RIS310440 Bijlage
Tekst van het document
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
51
Vier van de 82 partijen hebben bezwaar gemaakt. Twee beroepszaken lopen nog. Die vier bestaan uit twee die minder hadden gekregen en twee die afgewezen waren. De twee afgewezen instellingen zijn in beroep gegaan. Het advies is het advies, het staat. Er moeten wel heel zwaarwegende elementen zijn waardoor de gemeente daarvan af zou wijken. Daaraan vasthouden heeft veel werk gescheeld. Dit proces wordt onderschat, het is zeer intensief voor alle partijen. Wijziging naar zes in plaats van vier jaar zou goed zijn.
Financieel kader In totaal is er jaarlijks een budget van 44,25 miljoen beschikbaar in de Cultuurnotaperiode 2021‑2024.
Fonds Podiumkunsten Totstandkoming beleidskader Bij de afronding van de regeling 2017-2020 stelde FPK zich de vraag hoe een nieuwe regeling eruit zou kunnen zien. Daarbij speelde mee dat de toen bestaande regeling nog stamde uit de tijd van de bezuinigingen op cultuur. Dat betekende onder andere dat FPK geen instellingssubsidies mocht verlenen, louter activiteitensubsidies (rekenregel op basis van het aantal voorstellingen). Dat werd als te beperkend ervaren. Voor de periode 2021-2024 werd een instellingssubsidie weer mogelijk. De opzet van de nieuwe regeling werd mede bepaald door de omvang van de Rijks-BIS en de opdracht van de minister aan het FPK. De BIS bleek met ingang van 2021 in omvang toe te nemen en het beschikbare budget voor de meerjarige subsidies bij FPK nam af. Er was behoefte bij FPK om het onderscheid tussen BIS en FPK-vierjarigen helder te maken en te voorkomen dat nieuwe en kleinere instellingen buiten de boot zouden vallen. Op het moment dat het FPK de contouren van de regeling had bedacht (al voordat de opdracht bekend was) heeft het FPK deze voorgelegd aan focusgroepen bestaande uit podiumkunstinstellingen uit de verschillende disciplines. In 9 sessies is dit met behulp van dilemma’s met het veld besproken. Er is gekozen voor een getrapt systeem van drie categorieën instellingen.
Het idee om voor drie categorieën te kiezen in de regeling was al een idee van het FPK, er werden al langer vraagtekens geplaatst bij het toepassen van dezelfde meetlat bij alle aanvragers. De categorie met de grootste instellingen (categorie III) zou oorspronkelijk ruimte bieden aan meer aanvragers, maar door de uitbreiding van de BIS ging dat niet door. Andere wijzigingen waren: •
Instellingssubsidie en minder strenge voorwaarden waardoor instellingen vrijer zijn in de besteding van de subsidie, daardoor zijn meer soorten activiteiten mogelijk.
•
Eigen inkomstennorm is vervallen, vanaf categorie II moest aanvrager aangeven hoe het, het gevraagde subsidiebedrag dacht te verdubbelen. Hoe maakt niet zoveel uit, maar geeft wel
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
52
inzicht in lokaal draagvlak. Aanvrager moest het aannemelijk maken, nu instellingen eindje op weg zijn in de uitvoering wordt duidelijker of voornemen wel of niet gehaald wordt. Indien nodig wordt met instellingen overlegd of bijstelling van FPK-subsidiebedrag verstandig is om terugbetaling aan het einde te voorkomen.
Indienen subsidieaanvraag Alle instellingen die overwegen een aanvraag in te dienen kunnen vooraf in gesprek met FPK. Zij kunnen tips krijgen, de regeling wordt uitgelegd en soms krijgt een instelling ook een ‘doe maar niet’ advies. Het FPK is hier open in. Er is geen mogelijkheid om een conceptaanvraag te bespreken (bij andere regeling FPK bestaat die wel). Na het indienen van aanvragen is geen toelichting meer mogelijk. Na indiening checkt FPK of de aanvragen ontvankelijk zijn. Er is sprake van een getrapt systeem. Verwijzing naar de documenten waar de tabellen in staan: •
Festivalsubsidies: pagina 2
•
Productiesubsidies: pagina 2.
Er is geen variatie in de vereisten voor de aanvraag: ongeacht hoe groot de instelling, de aanvraag is hetzelfde.27 Die variatie zit wel in de voorwaarden en criteria.
Advisering door de Adviescommissie Er zijn drie commissies voor de meerjarige productiesubsidies, verdeeld over de drie verschillende categorieën. Elke categoriecommissie bestaat uit acht adviseurs plus een onafhankelijk voorzitter. Er zijn vijf commissies voor de meerjarige festivalsubsidie, verdeeld over 5 landsdelen: De vijf festivalcommissies hebben – naast de voorzitter – een vaste kern van twee commissieleden, aangevuld met drie adviseurs uit het desbetreffende landsdeel. Voor het invullen van de Adviescommissies maakt FPK gebruik van een pool met 200 adviseurs, als er nog leden missen met een specifieke expertise worden die in het netwerk gezocht. Het FPK gaat wanneer alle aanvragen binnen zijn na of kandidaat-leden in de aanvragen worden genoemd. Als dat zo is, dan wordt diegene van de lijst kandidaat-leden gehaald. De samenstelling en onafhankelijkheid van de commissie moet klip en klaar zijn, ook om gedoe achteraf te voorkomen. De Adviescommissies hebben onafhankelijke voorzitters die apart worden benoemd en wat verder van de inhoud afstaan, zij oordelen niet mee. De procedure was als volgt: eerst adviseerden disciplinecommissies over het eerste criterium dat geldt voor alle categorieën (artistieke kwaliteit op basis van werk van de maker en activiteitenplan), daarna vond de advisering over de andere criteria plaats in integraal samengestelde commissies per
27 https://fondspodiumkunsten.nl/content/subsidieregeling/i_132/Richtlijnenproducties.pdf
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
53
categorie. Niet alle leden vonden het fijn om slechts over een deel van een aanvraag te kunnen oordelen. De gevolgde procedure lijkt nog steeds als de beste optie in iets wat toch heel ingewikkeld is: interdisciplinair beoordelen en toch de discipline-expertise behouden. Voor de commissies werd tijdens de eerste vergaderdagen door het bureau van het fonds een uitwerking van de toetsingscriteria opgesteld. Door de vorm van de regeling waarbij aanvragers voor een staffel kiezen adviseert de commissie niet over het subsidiebedrag. FPK leidt aanvragers naar een bedrag toe en vindt dan dat er ook niet op het bedrag beknibbeld moet worden. Op basis van de criteria plaatst de commissie de aanvragen in een rangorde. Een gemeente gaat vaak uit van een exploitatietekort, vaste bedragen zijn echter duidelijker. Diversiteit en Inclusie werden geborgd door het toepassen van de Code (vinkje in de aanvraag), een Reflectie (dient als nulmeting) en daarnaast zaten beide onderwerpen geïntegreerd in de andere onderdelen van de beoordeling. Alle Adviescommissieleden hebben introductiebijeenkomsten bijgewoond voorafgaand aan de start van de advisering, waarin uitleg werd gegeven over de procedure en de uitwerking van de criteria. De adviezen gaan naar de directeur/bestuurder en zij stelt vast. Het besluit wordt gepubliceerd.
Aanvragers krijgen geen conceptadviezen voor reactie en kunnen geen zienswijzen indienen. Daarna bestaat de mogelijkheid van bezwaar en daarna beroep. Deze deelregeling blijft waarschijnlijk (met aanpassingen). Ontwikkelingen die daarop van invloed zijn: •
Hoe gaat het stelsel eruit zien?
•
Opdracht van OCW aan het FPK kan veranderen
•
Budget, + 15 miljoen is tot en met 2024
•
Hoe ontwikkelt categorie I zich, de kleinere instellingen.
Ook de toepassing van de Codes zou afgestemd kunnen worden. Vooraf is lastiger, de vragen die een gemeente zoals Den Haag aan een instelling stelt (beleidskader) zijn anders dan die van een landelijk cultuurfonds.
Financieel kader Het beschikbare budget voor de periode 2021-2024 is jaarlijks € 20 miljoen voor de meerjarige productiesubsidie en € 6,1 miljoen voor de meerjarige festivalsubsidie. (Voor COVID is een aparte regeling. Voor deze regeling is maximaal 24 miljoen euro beschikbaar.)
Door het beperkte budget moest het FPK met een B-lijst werken (positief, geen subsidie). Net voor Prinsjesdag kwam de minister met extra budget van 15 miljoen om die B-lijst alsnog te honoreren (voor 95% van het ingetekende bedrag. Het extra geld was een resultaat van de lobby (vanuit de sector). Er waren wel veel minder bezwaren door het extra geld. In de Tweede Kamer zijn alleen nog veranderingen ten aanzien van de BIS (OCW) behandeld.
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
54
4.2
Vergelijking met Den Haag Totstandkoming beleidskader en subsidieregeling Sectoranalyse: Utrecht en Amsterdam stellen voorafgaand aan het formuleren van het beleidskader een analyse op van de culturele sector. In Utrecht stelt de visitatiecommissie de analyse op aan de hand van de tussentijdse gesprekken met de culturele instellingen, in Amsterdam stelt de Kunstraad deze analyse op. In Rotterdam koos de RRKC dit keer voor een analyse van de sector door reflectie op de vier beleidsuitgangspunten. De analyses worden uitgevoerd door externe adviesraden, niet door de gemeente zoals in Den Haag en verschijnen voorafgaand aan het opstellen van de beleidslijnen.
Participatie bij voorbereiding beleidskader FPK heeft de contouren van haar regeling in 9 focusgroepsessies besproken met de instellingen en daarna de regeling opgesteld. Amsterdam start met een beleidsbrief contouren Kunstenplan die in verschillende sessies met instellingen en de gemeenteraad wordt besproken. Met de opbrengst daarvan stelt de gemeente in afstemming met de sector de Hoofdlijnen kunst en cultuur 2021 – 2024 op.
Lange termijnvisie van Rotterdam en Utrecht Door Rotterdam is er een uitgangspuntennota opgesteld op basis van input van de sector met een lange termijn visie op cultuur. Deze beslaat het hele cultuurbeleid. Door Utrecht is een nieuwe cultuurvisie geschreven (tot 2030) en de cultuurnota is een concretisering daarvan voor de betreffende 4 jaar.
Gemeenteraadsleden vooraf betrekken Amsterdam betrekt de raadscommissie in de eerste fase van het proces onder andere door kennismaking met instellingen (bezoeken en presentaties) en contact met het AFK. Bovendien worden ‘technische sessies’ georganiseerd om de raadsleden inzicht te geven in wat hun taak is en hoe de regeling van het proces in elkaar zit (dit is met name omdat het Amsterdamse systeem erg complex is). Ook Rotterdam benadrukt dat het betrekken van de gemeenteraad aan de voorkant het proces voor de raad transparant maakt.
Diversiteit en inclusie Alle gemeenten legden nadruk op diversiteit en inclusie in hun beleidskaders. In Amsterdam leidde het al in deze eerste fase tot discussie, in andere steden leidde het op andere momenten in het proces tot discussie. Dit blijkt een heikel punt in de algemene zin en dat heeft te maken met een gebrek aan definitie: wat valt er onder diversiteit en inclusie? Het komt ook door hoe weinig het te
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
55
kwantificeren is wanneer wat inclusief en divers is. En als laatste factor speelt ook mee hoe groot die eis kan zijn voor kleine organisaties.
Visitatieprocedure Utrecht heeft als enige in de G4 een visitatieprocedure.
Basisinfrastructuur Zowel Amsterdam als Rotterdam (dit keer voor het eerst) maken gebruik van een Basisinfrastructuur. In feite maakt ook Utrecht gebruik van een Bis maar noemt dit niet zo, in Utrecht wordt door de gemeenteraad besloten over een aantal instellingen dat gegarandeerd subsidie krijgt, omdat het onmogelijk is deze buiten de subsidies te laten vallen.
Indiening subsidieaanvragen door instellingen Oriënterende gesprekken Fonds Podiumkunsten biedt instellingen de kans om vooraf in gesprek te gaan over de aanvraag voor tips, een uitleg van de regeling en een initiële inschatting of een instelling überhaupt kans maakt. In Amsterdam is er ook gelegenheid voor een gesprek voorafgaand aan de aanvraag, net zoals in Den Haag.
Getrapt systeem Door FPK wordt een getrapt systeem gebruikt van drie categorieën met vaste subsidiebedragen. De eisen zijn hetzelfde voor iedere instelling, maar de criteria waarop een instelling wordt beoordeeld zijn zwaarder per categorie. FPK werkt ook met een inschrijving op vaste bedragen, wat discussie over de hoogte van het subsidieadvies voorkomt.
Fases In Amsterdam wordt eerst bepaald welke instellingen op de functies in de Bis terechtkomen. De instellingen die daarbij buiten de boot vallen krijgen de kans om hun aanvraag ook bij het AFK te laten beoordelen.
Advisering door de Adviescommissie Externe organisatie adviseert over aanvragen In Amsterdam adviseert en besluit het AFK, de Kunstraad adviseert over de subsidieaanvragen ABis. In Rotterdam adviseert de Rotterdamse Raad voor Kunst en Cultuur over de aanvragen voor het Cultuurplan. Utrecht heeft een Adviescommissie die werkt met externe commissiesecretarissen. Utrecht lijkt wat betreft organisatie van Adviescommissie nog het meest op Den Haag, omdat
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
56
Utrecht de advisering niet onderbrengt bij een permanente (advies)Raad of Fonds zoals in Amsterdam en Rotterdam.
Commissies per discipline In Amsterdam en Rotterdam richten de Kunstraad, het AFK en de RRKC Adviescommissies in op thema of discipline. Ook wordt rekening gehouden met integrale beoordeling, in Amsterdam door de onderlinge afstemming tussen het AFK en de Kunstraad en in Rotterdam doordat de RRKC een aparte integrale commissie inricht. In Utrecht is besloten af te stappen van disciplinecommissies. In plaats daarvan worden aanvragen beoordeeld door maatwerkcommissies, toegesneden op de aanvraag. FPK kiest voor twee stappen: de disciplinecommissie oordeelt op artistieke kwaliteit, wanneer die voldoende is gaat de aanvraag naar integraal samengestelde categoriecommissies.
Leden van de Adviescommissie In Amsterdam en Rotterdam en bij FPK wordt bij de inrichting van Adviescommissies gecontroleerd op mogelijke belangenverstrengeling. In Den Haag is hier bij gesprekken met nieuwe leden expliciet naar gevraagd. In Utrecht ligt die verantwoordelijkheid bij de commissie; bij twijfel volgt overleg. Overal wordt naar een goed evenwicht gezocht tussen onafhankelijkheid en kennis van de stad en sector.
Totstandkoming Meerjarenbeleidsplan (MJB) Rol en positie gemeenteraad Anders dan in Den Haag hebben de gemeenteraden van Utrecht, Rotterdam en Amsterdam niet ingegrepen op het collegebesluit over de verdeling van de subsidies (en het onderliggende advies van de Adviescommissie). Mogelijk omdat de rol van de gemeenteraad in deze gemeenten eerder duidelijk was gemaakt (zie eerder dit advies). Alleen afwijkingen op de door de gemeenteraad eerder vastgestelde inhoudelijke en financiële kaders, zoals het beschikbaar stellen van aanvullend budget, zijn in deze gemeenteraden aan de orde geweest.
Hors Concours Amsterdam, Rotterdam en Utrecht hebben alle drie een categorie instellingen waarvan vooraf vaststaat dat de subsidie niet kan worden beëindigd. Aanvragen worden dus vooral inhoudelijk getoetst. Amsterdam heeft een A-Bis bestaande uit voor de stad essentiële culturele functies, Rotterdam heeft met ingang van 2021 een Rotterdamse basis. In Utrecht betreft het een aantal vooraf aangewezen instellingen. Intermediaire functies zoals cultuureducatie zijn in Amsterdam en Rotterdam geen onderdeel meer van de adviestrajecten. De gemeenteraden stellen met het beleidskader vast om welke functies en instellingen het gaat.
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
57
Zienswijze/feitelijke correcties Nergens wordt ruimte gegeven voor het indienen van een zienswijze. Wel geven alle gemeenten ruimte voor feitelijke correcties als ze een conceptadvies terugleggen bij de instellingen, het FPK niet. Die feitelijke correcties leveren vaak discussie op. Het gaat bij feitelijke onjuistheden om cijfers, meetbare zaken, terwijl voor de instellingen het ook belangrijk kan zijn een correctie door te voeren op de bepaling dat ze al dan niet ‘inclusief’ zijn. Utrecht was ontevreden over haar eigen handelen in dit deel van de procedure, Utrecht heeft instellingen twee dagen van te voren conceptadviezen voorgelegd ter correctie, maar dat niet goed genoeg gecommuniceerd waardoor de kleinere instellingen niet wisten dat dit het moment was van correcties.
Financieel kader De verschillen in financieel kader, berekend naar bedrag per inwoner, zijn als volgt:
Gemeente
Inwoneraantal
Budget x 1 miljoen
Per inwoner
Amsterdam
870.000
109
125,-
Rotterdam
650.000
85
130,-
Den Haag
550.000
56
102,-
Utrecht
360.000
44
122,-
NB. afgeronde bedragen en budget bij start MJB procedures (2019).
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
58
5
Samenvatting In de periode mei-oktober 2021 evalueerde DSP-groep het proces van de totstandkoming van het Haagse Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2021-2024, oftewel het MJB. Het doel van de evaluatie luidt: Komen tot een MJB-procedure die efficiënter en effectiever uitgevoerd wordt, breed gedragen wordt en waarin de rollen en taken van alle betrokken partijen op voorhand duidelijk zijn vastgelegd. Het is voor iedereen volstrekt duidelijk wie wanneer waarover adviseert of besluit.
Daarbij formuleren we de volgende hoofdvraag: Op welke punten kan de gemeente Den Haag zijn systematiek, financiële stelsel en proces van het Meerjarenbeleidsplan verbeteren?
Binnen de evaluatie is het MJB-proces opgedeeld in vier processtappen: Totstandkoming beleidskader en subsidieregeling
Indiening subsidieaanvragen door instellingen
Advisering door de Adviescommissie
Totstandkoming MJB
Aan de hand van deze processtappen is het onderzoek uitgevoerd en ook het rapport volgt de vier stappen. In deze samenvatting staan we per processtap stil bij de belangrijkste conclusies en alle aanbevelingen. We nemen hierin alle aanbevelingen op, omdat deze in iedere processtap verband houden met elkaar.
Methode Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen is op verschillende manieren informatie verzameld. Op basis van een uitgebreide documentenanalyse stelden we een feitelijke beschrijving op van het MJBproces. Dit resulteerde in een chronologische beschrijving van de verschillende processtappen. In mei en juni 2021 voerden we achttien (groeps-)gesprekken met in totaal zestig personen, verspreid over de betrokken groepen (culturele instellingen, gemeente, Adviescommissie, gemeenteraad). Daarnaast zijn alle 103 culturele instellingen die een subsidieaanvraag indienden uitgenodigd om deel te nemen aan een online enquête. Hierop reageerden 59 instellingen. In september en oktober organiseerden we vier lerende sessies waarin de verschillende betrokkenen konden reageren op de eerste bevindingen en suggesties voor verandering. Daarnaast voerden we een vergelijking uit met de verdeling van de subsidies voor de periode 2021-2024 in de andere steden binnen de G4 en de Rijksfondsen. Op basis van een analyse van de opbrengst is de definitieve rapportage opgesteld.
Stap 1: Totstandkoming Beleidskader en Subsidieregeling De eerste processtap blijkt cruciaal voor het verloop van de rest van het MJB-proces. Zaken die aan het begin van het vorige proces niet goed verliepen werkten tot aan het einde van het proces negatief door. Zo was het voor gemeenteraadsleden onduidelijk wat hun rol was bij het op- en vaststellen van het
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
59
beleidskader. Daarnaast was er door een reorganisatie onvoldoende ervaring, kennis en geheugen op het terrein van cultuurbeleid en de sector bij de ambtelijke organisatie. Het uiteindelijke beleidskader werd als te breed en te weinig concreet ervaren; sommige thema’s en beoordelingscriteria waren onvoldoende uitgewerkt. Onder meer deze bevindingen hebben geleid tot de volgende aanbevelingen: Knip de totstandkoming van het beleidskader en de subsidieregeling op in twee stappen: 1) visie lange termijn en hoofdlijnen ambities eerstkomende vier jaar 2) beleidskader (inclusief subsidieregeling en financieel kader) •
De visie op de lange termijn en de ambities voor de eerstkomende vier jaar (ad 1) komen tot stand op basis van een (externe) analyse van het Haagse cultuurveld (sectoranalyse/verkenning), een sessie met de gemeenteraad en sessies met het culturele veld. De gemeenteraad stelt deze visie en ambities vast.
•
Vervolgens vindt de uitwerking van de ambities voor het beleidskader en de subsidieregeling plaats inclusief het financiële kader (ad 2).
•
Neem in het kader ook op of en welke instellingen of functies sowieso gemeentelijke subsidie zullen ontvangen of een andere positie binnen de procedure moeten krijgen (bijvoorbeeld systeeminstellingen of instellingen die gemeentelijke collecties beheren).
•
Tijdens de uitwerking van de ambities voor het beleidskader en de subsidieregeling vinden themabijeenkomsten plaats met de sector (kleinere bijeenkomsten waar meer ruimte is voor verdieping, met hoogstens één grootschalige aftrapsessie).
•
De gemeenteraad stelt het beleidskader vervolgens vast (kaderstellende verantwoordelijkheid).
Organiseer (technische) sessies met de gemeenteraad waarin de procedure, rollen en verantwoordelijkheden worden besproken. Hou wel oog voor potentiële nieuwe aanvragers. Ook zij moeten kunnen participeren tijdens dit traject. De analyse van het Haagse cultuurveld kan daarbij helpen. Hou het aantal beleidsthema’s beperkt en dus werkbaar voor de Adviescommissie (maximaal 5). Behoud één MJB waartoe alle instellingen die een meerjarensubsidie ontvangen toe behoren (binnen de sector bestaat geen grote behoefte voor de invoering van een aparte regeling of een basisinfrastructuur). Wel kan in het MJB aangegeven worden welke instellingen een bijzondere positie hebben (bijvoorbeeld systeeminstellingen en collectiebeherende instellingen). Daarnaast kan een getrapt systeem van inschrijving worden toegevoegd, waarbij de subsidieregeling wordt opgedeeld in verschillende categorieën, afhankelijk van de gewenste subsidieomvang. Deze eerste processtap is cruciaal voor het verloop van de rest van het MJB-proces. Tijdens het vorige MJB-proces werkte het verloop van deze stap tot aan het einde negatief door. Het is aan te raden om bij het komende MJB-proces eenmalig wat meer tijd uit te trekken om deze processtap zorgvuldig te doorlopen, in afstemming met gemeenteraad en culturele sector.
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
60
Stap 2: Indienen subsidieaanvragen door culturele instellingen Een grote meerderheid van de instellingen ervaart de subsidieaanvraag als toegankelijk. Wel is het als nieuwe aanvrager lastiger, omdat het reilen en zeilen van het proces nog onbekend is. Daarnaast ervaren kleine instellingen het proces als zeer tijdsintensief. Het subsidieformat werd als te dwingend ervaren met weinig ruimte voor flexibiliteit en lef, wat leidde tot uniformiteit. Bovendien waren beoordelingscriteria niet altijd helder. Tot slot ervaren instellingen het als vervelend dat de planning van het indienen van de aanvragen afwijkt van andere (landelijke) subsidieverstrekkers. Deze bevindingen hebben geleid tot de volgende aanbevelingen: De aanvraag voelt voor instellingen als een te strak format, wat leidt tot uniformiteit en een gebrek aan lef. Geef in de aanvraag iets meer ruimte voor toelichting. Ruimte voor bijlagen is niet wenselijk, want dit zorgt voor grote verschillen tussen instellingen, waarbij instellingen met meer menskracht een voordeel kunnen hebben. Daarnaast is het voor de Adviescommissie van belang dat de aanvragen goed te vergelijken en te beoordelen zijn. Laat het indienen van de subsidieaanvraag gelijk lopen met andere (landelijke) subsidieaanvragen (OCW, cultuurfondsen). Maak het indienen geheel papierloos, in plaats van fysiek in drievoud aanleveren.
Stap 3: Advisering door de Adviescommissie Het contact tussen instellingen en Adviescommissie werd door een grote groep instellingen als onprettig en onvoldoende ervaren. De kennismakingsgesprekken waren onprettig, soms met andere personen dan vooraf aangekondigd. Bovendien is er juist behoefte aan een gesprek na het indienen van de aanvraag. En hoewel activiteiten van alle instellingen door de Adviescommissie bezocht zijn, was dit niet voor alle instellingen duidelijk. Er is kritiek op de samenstelling van de Adviescommissie, die onvoldoende kennis van de Haagse cultuursector zou hebben. Daarnaast heeft de benoeming van een van de commissieleden als directeur van een Haagse instelling voor veel onmin gezorgd. Uiteindelijk kon een meerderheid van de instellingen zich niet vinden in het advies, was de onderbouwing onduidelijk en werd de toon als onnodig scherp ervaren. Onder meer deze bevindingen hebben tot de volgende aanbevelingen geleid: Bouw meer continuïteit/geheugen/kennis van de Haagse cultuursector op binnen een Adviescommissie, door een deel van de commissie te laten bestaan. Maak gebruik van een getrapt systeem van aan- en aftreden van commissieleden. Voor de installatie van de Adviescommissie spreekt het voor zich dat het Reglement Adviescommissie goed in elkaar zit en in afstemming met Juridische Zaken wordt opgesteld.
Tegelijkertijd is niet ieder incident te voorkomen. Waak voor het dichttimmeren van het reglement, omdat ook in de toekomst op basis van vertrouwen tussen de Adviescommissie en de gemeente gewerkt zal moeten worden.
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
61
Voer tussentijdse visitaties 28 in, zodat er sprake is van meerdere contactmomenten tussen instelling en Adviescommissie. Een beoordeling komt dan voor een instelling minder ‘uit de lucht vallen’. Verzoek de Adviescommissie om de positief beoordeelde aanvragen in het advies op een volgorde te plaatsen (prioritering) en aan te geven tot waar het financieel kader reikt (zaaglijn) zodat duidelijk wordt welke instellingen eventueel wel een positief advies hebben gekregen maar geen subsidie. Zorg ervoor dat er een administratie is van de bezoeken aan instellingen en wees hier transparant over naar de instellingen toe. Bouw daarnaast een gespreksmoment in tussen instelling en Adviescommissie na het indienen van de aanvraag. Verzwaar de integrale afweging, zodat instellingen die tussen disciplines invallen goed beoordeeld kunnen worden (en ook tussen budgetten). Zorg wel voor disciplinekennis. Maak helder wat er van instellingen verwacht wordt met betrekking tot diversiteit en inclusie en hoe dit wordt meegewogen in het advies. Maak diversiteit en inclusie daarnaast onderdeel van de integrale beoordeling in de verschillende commissies in plaats van in een aparte subcommissie. Een voorzitter van de Adviescommissie dient iets van de inhoud af te staan en geen onderdeel uit te maken van de inhoudelijke besluitvorming.
Breid de ambtelijke voortoets (procedureel, waarbij gekeken wordt of de begroting en aanvraag compleet zijn) waar nodig uit met een ambtelijke toelichting bij de aanvraag. Bij sommige instellingen (bv. met een specifieke geschiedenis of waar net geïnvesteerd is in een accommodatie) waar de kennis van beleidsadviseurs van belang is voor de advisering, kan die vooraf (via bijvoorbeeld een voorblad) aan de Adviescommissie worden meegegeven. Bouw na het uitbrengen van de adviezen voldoende ruimte in voor instellingen om te reageren op feitelijke onjuistheden in het conceptadvies en geef aan wat er met een reactie van een instelling gebeurt. Het gebundelde advies inclusief de verwerking van de reacties van de instellingen op de conceptadviezen wordt vervolgens overhandigd aan de wethouder.
Stap 4: Totstandkoming Ontwerp-MJB en MJB Alle betrokken partijen zijn ongelukkig over het verloop van de laatste processtap en een groot deel van de betrokkenen is ronduit negatief. De aanpassingen van het college van B en W op het advies van de Adviescommissie waren niet voor alle betrokkenen even duidelijk. Met name het amendement in de gemeenteraad heeft het proces ernstig verstoord. Het was voor betrokkenen niet meer duidelijk wie leidend was in de besluitvorming en wat de status van het advies van de Adviescommissie was. Bovendien is met de ingreep het vertrouwen in de gemeente en tussen de instellingen onderling geschaad. De rolverdeling tussen Adviescommissie, B&W (wethouder) en gemeenteraad is onduidelijk. De bevindingen in deze processtap hebben geleid tot de volgende aanbevelingen: 28
De visitatie bestaat uit een gesprek tussen leiding en bestuur/RVT van de instelling met leden van de adviescommissie en betrokken ambtelijk accounthouder. Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van voortgang uitvoering beleid, ontwikkelingen, knelpunten etc.
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
62
De rol- en taakverdeling tussen het college van B en W en de gemeenteraad kan duidelijker en transparanter. De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende rol. Het college is belast met de uitvoering binnen de grenzen van de door de raad vastgestelde kaders. Het zwaartepunt van de betrokkenheid en verantwoordelijkheid van de gemeenteraad dient daarom bij de start van het proces te liggen; bij het vaststellen van de beleidsvisie, het beleidskader en het financieel kader. Het college van B en W neemt vervolgens binnen deze kaders en op basis van het advies van een onafhankelijke Adviescommissie besluiten over de subsidies aan de instellingen. Het dient aanbeveling om de systematiek van het MJB (op papier en in de praktijk) in overeenstemming te brengen met de hierboven geschetste rolverdeling. Met deze rolverdeling ziet deze laatste processtap er als volgt uit: •
De Adviescommissie overhandigt het advies aan het college van B&W;
•
De beleidsafdeling stelt in afstemming met de wethouder de bestuurlijke reactie op het advies en het verdeelvoorstel voor de meerjarige subsidies op;
•
Het college van B&W stelt dit vast;
•
De instellingen die een aanvraag hebben ingediend ontvangen een aankondiging van het besluit;
•
Te overwegen valt om voor de instellingen met een negatief advies een overgangsperiode, inclusief nazorg in te bouwen;
•
Bij de begrotingsbehandeling in november is het verdeelbesluit als bijlage opgenomen in de gemeenteraad (ter informatie of ter instemming).
Binnen deze opzet wordt de zienswijze afgeschaft. Ruimte voor instellingen om te reageren op het advies vindt plaats in de vorige processtap. Tevens volgt na beschikking de mogelijkheid tot bezwaar en beroep.
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
63
Bijlage 1 – Deelvragen 1
Algemeen 1
Wat waren veranderingen in het MJB-proces ten opzichte van de vorige cyclus 2017-2020?
2
In hoeverre is de gemeente Den Haag in staat geweest de uitgangspunten van het beleidskader te vertalen naar een transparant en inzichtelijke beoordelingsprocedure met heldere criteria die resulteerden in kwalitatief hoogwaardige adviezen met een breed gedragen uitkomst?
3
Voelden alle partijen zich voldoende betrokken gedurende het proces?
4
Waren de rollen en taken voor alle betrokken partijen duidelijk?
5
In hoeverre zijn de ingezette middelen efficiënt ingezet? In hoeverre had dit efficiënter gekund? Zijn sommige processtappen overbodig?
2
Totstandkoming Beleidskader en Subsidieregeling 1
Hoe zijn het Beleidskader en de Subsidieregeling tot stand gekomen?
2
In hoeverre zijn de ingezette middelen in dit onderdeel efficiënt ingezet? In hoeverre had dit efficiënter gekund? Zijn sommige activiteiten overbodig?
3
In hoeverre heeft dit onderdeel van het proces geleid tot voor eenieder duidelijk en breed gedragen Beleidskader en Subsidieregeling?
4
In hoeverre was het voor betrokken partijen duidelijk welke rollen en taken eenieder had binnen dit onderdeel?
5
Op welke punten kan de gemeente Den Haag de totstandkoming van het Beleidskader en de Subsidieregeling verbeteren?
3
Indienen subsidieaanvragen door culturele instellingen 1
Hoe verliep de procedure rondom het indienen van de subsidieaanvragen door culturele instellingen?
2
In hoeverre zijn de ingezette middelen van de gemeente in dit onderdeel efficiënt ingezet? In hoeverre had dit efficiënter gekund? Zijn sommige activiteiten overbodig?
3
In hoeverre was het voor betrokken partijen duidelijk welke rollen en taken eenieder had binnen dit onderdeel?
4
Was het voor alle betrokken partijen duidelijk welke instellingen wel of niet beoordeeld zouden worden?
5
Is de subsidieregeling binnen de huidige systematiek toegankelijk voor alle culturele instellingen? Zo nee, hoe zou dat anders kunnen? Zijn er instellingen die beter buiten de adviesprocedure gehouden kunnen worden?
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
64
6
Op welke punten kan de gemeente Den Haag de indiening van de subsidieaanvragen door culturele instellingen verbeteren? Is verandering in de systematiek voor aanvragen nodig en zo ja, hoe?
4
Advisering door de Adviescommissie 1
Hoe, door wie en op grond waarvan is de commissie samengesteld? En wat is hun opdracht?
2
Hoe is de advisering door de Adviescommissie tot stand gekomen?
3
In hoeverre zijn de ingezette middelen van de gemeente in dit onderdeel efficiënt ingezet? In hoeverre had dit efficiënter gekund? Zijn sommige activiteiten overbodig?
4
In hoeverre heeft dit onderdeel van het proces geleid tot voor eenieder duidelijke, kwalitatief hoogwaardige en breed gedragen adviezen?
5
In hoeverre was het voor betrokken partijen duidelijk welke rollen en taken eenieder had binnen dit onderdeel?
6
Zijn de beleidsrichtlijnen voor beoordeling van de aanvragen werkbaar geweest voor de Adviescommissie?
7
Op welke punten kan de gemeente Den Haag de advisering door de Adviescommissie verbeteren?
5
Totstandkoming Ontwerp-MJB en MJB 1
Hoe is het Ontwerp-MJB en MJB tot stand gekomen (inclusief beroep en bezwaarprocedures, korting en beëindigingsprocedure, steunbetuigingen, zienswijzerapport, amendement)?
2
In hoeverre zijn de ingezette middelen in dit onderdeel efficiënt ingezet? In hoeverre had dit efficiënter gekund? Zijn sommige activiteiten overbodig?
3
In hoeverre heeft dit onderdeel van het proces geleid tot een voor eenieder duidelijk en breed gedragen MJB?
4
In hoeverre was het voor betrokken partijen duidelijk welke rollen en taken eenieder had binnen dit onderdeel?
5
Op welke punten kan de gemeente Den Haag de totstandkoming van het Ontwerp-MJB en het MJB verbeteren?
6
Vergelijking 1
Hoe verhoudt het MJB-proces van de gemeente Den Haag zich tot die van de andere steden (G4) en de Rijksfondsen, op de verschillende onderdelen van het proces en, indien inzichtelijk, op het gebied van efficiency, effectiviteit, draagvlak en duidelijkheid van rollen en taken?
2
Waar zitten verschillen? Op welke punten kan de gemeente Den Haag leren van het MJBproces van de Rijksfondsen en andere gemeenten?
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
65
3
Is het nodig om meer lijn aan te brengen in de inhoudelijke beoordeling van de Rijksfondsen en die van de gemeente Den Haag? Welke consequenties brengt dat met zich mee?
DSP-groep
RAPPORT ─ Meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur 2021 - 2024
66
DSP-groep BV Van Diemenstraat 410 1013 CR Amsterdam +31 (0)20 625 75 37
dsp@dsp-groep.nl KvK 33176766 www.dsp-groep.nl
DSP-groep is een onafhankelijk bureau voor onderzoek, advies en management, gevestigd aan de IJ-oevers in Amsterdam. Sinds de oprichting van het bureau in 1984 werken wij veelvuldig in opdracht van de overheid (ministeries, provincies en gemeenten), maar ook voor maatschappelijke organisaties op landelijk, regionaal of lokaal niveau. Het bureau bestaat uit 40 medewerkers en een groot aantal freelancers.
Dienstverlening Onze inzet is vooral gericht op het ondersteunen van opdrachtgevers bij het aanpakken van complexe beleidsvraagstukken binnen de samenleving. We richten ons daarbij met name op de sociale, ruimtelijke of bestuurlijke kanten van zo’n vraagstuk. In dit kader kunnen we bijvoorbeeld een onderzoek doen, een registratie- of monitorsysteem ontwikkelen, een advies uitbrengen, een beleidsvisie voorbereiden, een plan toetsen of (tijdelijk) het management van een project of organisatie voeren.
Expertise Onze focus richt zich met name op de sociale, ruimtelijke of bestuurlijke kanten van een vraagstuk. Wij hebben o.a. expertise op het gebied van transitie in het sociaal domein, kwetsbare groepen in de samenleving, openbare orde & veiligheid, wonen, jeugd, sport & cultuur.
Meer weten?
Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of om een afspraak te maken. Bezoek onze website www.dsp-groep.nl voor onze projecten, publicaties en opdrachtgevers.