RIS308412 bijlage 2
Tekst van het document
NO
Aw art. 3 Ab art. 8
NO+O
Aw art. 3, 8 en 10
Antwoord: Ja * Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? Antwoord: Ja * Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden? Antwoord: Ja 6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar Antwoord: Nee archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van
41
nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende Zo ja, welke? dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van Zo nee, waarom niet? de minister van OCW ontvangen? Antwoord: N.v.t.
c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg Zo nee, waarom niet? (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Antwoord: N.v.t. Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd. d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding Zo nee, waarom niet? opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Antwoord: N.v.t. Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).
7. Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te Antwoord: Ja bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn
42
NO+O
NO+O
Ab art. 7
NO+O
Ab art. 8
Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)
a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke Wat is de omvang van NO+O overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor overgebrachte archieven sinds het aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening? vorige verslag in meters / dossiers / GB (wat van toepassing is)?
b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?
Antwoord: onbekend Is er een overzicht van deze archiefbescheiden?
c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?
Antwoord: ja (akten burgerlijke stand) Is per archiefbestand aan te geven NO+O wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden?
NO+O
Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12
Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12
Antwoord: nog niet gereed gemaakt voor overbrenging
7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder Antwoord: Ja van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?
7.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
Antwoord: nee
8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden
43
NO+O
Ab art. 9.3
NO+O
Aw art. 13.3-4
Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen a. Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?
Antwoord: Ja
Antwoord: Ja
O
Aw art. 14, 17 en 19
O
Aw art. 14, 17 en 19
O
Aw art. 14, 17 en 19 Gemw art. 229 Who art. 9
Antwoord: Ja
Antwoord: Ja
d. Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen Zo ja, op welke wijze? daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Toelichting: In beginsel mogen voor levering van alle digitaal Antwoord: ja aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht.
8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging a. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van Zo nee, bij welke overbrenging(en) overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het niet? college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging Antwoord: Ja, zie toelichting schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Toelichting: De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden. b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies Zo nee, bij welke overbrenging(en) ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats? niet? Antwoord: Ja
44
O
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
VNG Handreiking Beperkt waar het moet
c. Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?
Antwoord: Ja
d. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening Zo nee, bij welke overbrenging(en) gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van niet? de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Antwoord: Ja e. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de Zo nee, bij welke overbrenging(en) archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de niet? openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? Antwoord: Ja
O
O
O
AVG art. 89 Adviesrapporten van UAVG art. 22 KVANBRAIN over ev. privacybescherming Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10 Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
Toelichting: Het college kan de openbaarheid van archieven voor de overdracht naar het gemeentearchief beperken. Deze beperking staat vermeld in de verklaring van overbrenging en in de inventarissen. De gemeentearchivaris kan toestemming geven tot inzage van deze archiefbescheiden na toestemming van de oorspronkelijke zorgdrager.
8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
* Zijn er bescheiden waarvan de openbaarheid langer dan 75 jaar is beperkt? Antwoord: N.v.t. Zie toelichting 8.2 * Zo ja, is daarvoor een machtiging aangevraagd?
45
O
Aw art . 15
VNG Handreiking Beperkt waar het moet
Antwoord: N.v.t. 8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels Antwoord: Ja geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. b. In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Is dit wel/niet voorgevallen? Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd? Antwoord: Ja c. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van Is dit wel/niet voorgevallen? een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd? Antwoord: N.v.t.
O
Aw art. 17
O
Aw art. 17
O
Who art. 3 en 4
Toelichting: Voor het Haags Gemeentearchief is het “Reglement bezoek studiezaal” van toepassing. In dit Reglement zijn een aantal regels gesteld over het gebruik van fotoapparatuur op de studiezaal, het raadplegen van kwetsbare archiefstukken en een verbod op archiefstukken te schrijven of gebruik te maken als ondergrond voor het maken van aantekeningen. Bij overdracht van archiefbescheiden naar het gemeentearchief, is het mogelijk archiefstukken uit te sluiten van openbaarheid. Op grond van het bepaalde in artikel 17 van de Archiefwet kan raadpleging worden geweigerd. 8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a. Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn Is dit wel/niet voorgevallen? wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende Antwoord: Ja overheidsorgaan? b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en Antwoord: Ja financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. Toelichting: Het is mogelijk dat collega instellingen en musea archiefbescheiden kunnen lenen voor bepaalde tijd.
46
O
Aw art. 3, 18 en 19
O
Aw art. 3, 18 en 19
8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik a. Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. b. Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?
Antwoord: Ja, zie toelichting
O
Aw art. 14 en 17
Om welk handvest gaat het?
O
Geen
Antwoord: Ja, zie toelichting Toelichting: Op de studiezaal geldt een reglement, dit is in te zien op de website van het Haags Gemeentearchief. Het gemeentearchief neemt deel aan de Kwaliteitsmonitor van de brancheorganisatie KVAN/Brain die elke twee jaar wordt georganiseerd. Daarnaast voert het gemeentearchief evaluaties uit naar de tevredenheid van de studiezaal bezoekers. 8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoeken gebruiksreglement?
Antwoord: Ja
47
O
Geen