RIS308412 bijlage 2
Tekst van het document
Verslag Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen (KPI) 2020 Wet Revitalisering Generiek Toezicht
Versie Opstellers
1.0 Otto van der Meij en Emiel Mettes
Hoofdstuk, paragraaf en vraag
Deelvragen
1. Lokale regelingen
1
NO/O
Links naar de wet- en regelgeving
Links naar praktijknormen en/of handreikingen
Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
Ja
1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
Zo ja: * Wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Antwoord: 14 mei 2018. Besteedt deze aandacht aan: * Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1) Antwoord: Ja * Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachte en niet overgebrachte archiefbescheiden. Antwoord: Ja * Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) Antwoord: Ja * Beschikbaarstelling gegevens voor publicatie en verantwoording toezicht (art. 4) Antwoord: Ja
2
NO+O
Aw art. 30.1 Aw art. 32.2
VNG model archiefverordening
* Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5)
b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?
Antwoord: Ja Antwoord: Ja
NO+O
Aw art. 30.1 Aw art. 32.2
NO+O
Archiefverordening van de gemeente
1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor).
Zo ja: * Wanneer is de beheerregeling (of het besluit) vastgesteld? Antwoord: 4 september 2018 Besteedt de regeling aandacht aan: * Taken van de beheerder (art. 3) Antwoord: Ja * Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris. (wie geeft advies over wat) (art. 4) Antwoord: Ja
* Overdracht en ter
3
VNG model beheerregeling informatiebeheer
beschikkingstelling van archiefbescheiden (art. 5) Antwoord: Ja * Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (art. 6) Antwoord: Ja 1.3. Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? Toelichting: Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).
Antwoord: Ja Het SIO is ingebed in het MT Tijdelijke Organisatie informatie en automatisering: de gemeentearchivaris wordt als agendalid utigenodigd als het onderwerp informatiebeheer op de agenda staat. Zo ja: * Is in dit SIO ook een onafhankelijke deskundige benoemd? Antwoord: Nee * Welke taken of bevoegdheden zijn, naast de wettelijk verplichte (6.3.d. en 6.5.c), bij het SIO belegd? Antwoord: Zie artikel 4 van de beheerregeling informatiebeheer Den Haag 2018 [RIS 300439]
4
NO+O
Toelichting op de wijziging van het Archiefbesluit in 2012
VNG model aanwijzingsen benoemingsbesluiten Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)
1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.
Antwoord: ja
NO
Aw art. 4 Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70
Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen)
NO
Aw art. 40
Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen) Handreiking informatieveiligheid en samenwerkingsverbanden
* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Antwoord: Nee * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Antwoord: nvt
1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang
Antwoord: ja * Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Antwoord: Nee * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? bijvoorbeeld een archiefbewaarplaats aangewezen, een archivaris aangewezen, het uitbestede archiefbeheer geregeld in de vorm van bijvoorbeeld een mandaatregeling, en de informatieveiligheid geregeld?
5
gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.
Antwoord: n.v.t. * Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen ook dergelijke bepalingen op over de noodzakelijke voorzieningen voor het archiefbeheer? Antwoord: n.v.t.
b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Toelichting: Voor nadere uitleg van het landelijke GR-register, ook in relatie tot art. 27 van de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeentenprovincies-en-waterschappen/gemeenschappelijke-regelingen.
Antwoord: ja Zo nee: * Bevat het (eigen) register per gemeenschappelijke regeling in ieder geval: de deelnemers; Antwoord: nvt de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; Antwoord: nvt de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; Antwoord: nvt het adres en de plaats van vestiging; Antwoord: nvt
6
NO
Wgr art. 27
Landelijk GR-register
of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld? Antwoord: nvt * Is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden? Antwoord: nvt
1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten.
Antwoord: ja (zie mandaatregeling)
NO+O
Awb Titel 10.1
NO+O
BW boek 6 Gemw art. 160 en 165
* Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen? Antwoord: Ja * Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren? Antwoord: Ja
1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt
Antwoord: deels; zie de Toelichting
7
met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5
Per geval: * Is er een dienstverleningsovereenkomst? * Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Antwoord: zie toelichting * Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen, bijvoorbeeld in de vorm van een escrowregeling? Antwoord: zie toelichting * Zijn er maatregelen getroffen in geval(len) van externe dataopslag, bijvoorbeeld bij vakapplicaties (al dan niet in de cloud)? Antwoord: zie toelichting * Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkersovereenkomsten gesloten? Antwoord: zie toelichting.
Toelichting:
8
Deels, als de uitbesteding gebeurt door de keten informatiebeheer wel; bijvoorbeeld in het geval van externe archiefopslag van in principe te vernietigen archief via Mondial Movers en Oasis . Als de uitbesteding gebeurt door de diensten zonder betrokkenheid van de keten informatiebeheer is er geen zicht op. Overigens gelden dan de inkoopvoorwaarden GIBIT waarin ook informatie- en archiefbeheer onderdeel van uitmaakt.
1.8. Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad? Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad worden gepubliceerd. DROP wordt beheerd door KOOP, Kennisen Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/voor-overheden/gemeentenprovincies-en-waterschappen/drop
Antwoord: ja * Zo nee, hoe geschiedt publicatie en bekendmaking dan wel?
NO
Wet elektronische publicaties (voorstel van wet)
Gemeenteblad
2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
Antwoord: 5935 (k euro)
Toelichting: De bedragen voor zorg en beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden worden niet als zodanig opgevoerd. De totale budgetten voor de afdelingen die zich hiermee bezighouden bedragen: - informatiebeheer IDC kstdr E652110 & E652120 1.771 - informatiebeheer BEC kstpl E583400 1.354 - HGA DPZ kstdr K541100 t/m K541400 2.705 - BSD 1 FTE s12 105 totaal budget 2020 (k euro) 5.935 Deze budgetten omvatten echter ook andere taken. Daarnaast is onbekend welke budgetten voor zorg en beheer elders in de organisatie aanwezig zijn.
9
2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.qhet beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.
* Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar? Welk bedrag is gereserveerd voor de in de Toelichting benoemde kosten?
NO+O
Aw art. 30.2
NO+O
Aw art. 32
Antwoord: Zie toelichting bij 2.0
2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop?
* Wat is de totale omvang in fte van: a) medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken? Antwoord: ca. 10.000; in principe doet elke medewerker van de gemeente iets met informatiebeheer Antwoord: Zie toelichting 2 * Wat is de omvang in fte van de medewerkers die zijn belast met het informatiebeheer uitgesplitst naar functiesoort?
10
Circa 60 FTE Betrokken afdelingen : BSD, directie informatie en ICT (strategie, beleid, kaders), Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum. informatiebeheer (tactisch en functioneel beheer) en Intern Dienstcentrum. afdeling informatiebeheer (operationeel) Centrale Vastgoedorganisatie Den Haag, griffie, Den Haag werkt Strategisch 1, Tactisch 26,7, Operationeel 41.09
* Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen? Antwoord: Deels. In 2021 zal worden gestart met een gemeentebrede bewustwordingscampagne om te zorgen dat medewerkers zorgvuldiger omgaan met informatie. b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase;
Zo ja, * van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting bij deze vraag.
11
NO+O
Aw art. 32
• dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: • ontsluiting; • materiële verzorging (o.a. zuurvrije verpakking), • aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden (digitaal depot, edepot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.
Antwoord: De (voorbereiding van de) overbrenging van de informatie naar de archiefbewaarplaats.
* wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)? Antwoord: Papier: restant na een jaar project is 5200 m1 semi-statische dossiers en 1167 m1 losse stukken Digitaal: onbekend, niet te bepalen vanwege het omvangrijk informatielandschap.
* en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken? Antwoord: Papier 22 manjaren voor 10 km. Digitaal, onbekend * waarom zijn deze achterstanden ontstaan? Antwoord: Achterstallig onderhoud.
* zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien? Antwoord:
12
Papier nee; wel zijn er nog papieren dossiers over de periode 2019-2020 (substitutie IRIS) die buiten dit bewerkingstraject vallen. Digitaal bestaat er een risico dat zonder maatregelen een nieuwe digitale achterstand ontstaat.
* is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? Zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond? Antwoord: Papier: Vierjarig traject met financiering voor 3 jaar)) afgerond in 2022/2023. De te bewaren archieven zijn daarmee nog niet gereed voor overbrenging (nog apart traject voor nodig)!
Beheerders van archiefbewaarplaatsen vermelden hier hoe groot het percentage voor het publiek ontsloten/niet-ontsloten archieven is, gelet op het geheel aan archiefbescheiden en het percentage materieel goed/nog niet goed verzorgde archieven. De deelvragen dienen apart beantwoord te worden ten
13
c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?
aanzien van de nietovergebrachte (N-O) en de overgebrachte (O) archieven. * Zo ja, welke?
NO+O
Aw art. 32
NO+O
Aw art. 32
NO+O
Aw. Art. 32
NO+O
Aw art. 32
Antwoord: Nee
2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)
* Per functie aangeven: vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. Antwoord: verschilt van MBO tot WO * Zijn er medewerkers in opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden? Antwoord: ja voortdurend; leergang recordmanagement VHIC (diverse niveau’s) * Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)?
b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?
c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?
Antwoord: 2% van de loonsom Zo nee, welke niet? Zie 2.2b voor voorbeelden. Antwoord: Ja Zo ja, welke? Antwoord: Nee
14
2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.
* Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort (archivaris / archiefinspecteur / overig)?
NO+O
Aw art. 32.2
Rekennorm formatie (inter-)gemeentelijke archiefinspectie (LOPAI/KVAN/BRAIN, 2010)
NO
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59
Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs
NO
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59
Antwoord: van 4 (tot 01-09-2020) naar 5 per 15-10-2020); één archivaris, drie archiefinspecteurs, één adviseur
3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
Antwoord: Ja
3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?
Antwoord: de volgende locaties: Spui 70; Oasis; MondialMovers * Door wie is dat vastgesteld? En wanneer? 1995 en 2015 * Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?
b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?
Antwoord: ja Antwoord: Ja
15
c. Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO-16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.
* Is er een overzicht van deze applicaties?
NO
Geen
O
Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 27-41, 4757 en 59
Antwoord: ja; informatieplattegrond en apart overzicht applicaties in BlueDolphin * Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteit van de afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie / conversie van archiefbescheiden? Antwoord: nee
3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?
* Zo ja, welke? * Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats? Antwoord: Ja, gemeentelijke archiefbewaarplaats (Spui 70). * Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet? Antwoord: Ja, voldoet aan de eisen
16
VNG model aanwijzings- en benoemingsbesluiten Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs
b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?
Antwoord: Ja
O
Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 27-41, 4757 en 59
a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Toelichting: E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een edepot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/
* Zo ja, welk(e)?
O
Aw art. 21.1 Ab art. 13
b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?
* Wie heeft geconstateerd dat het aan de eisen voldoet? En wanneer?
O
Aw art. 21.1 Ab art. 13
3.3. E-depot(s)
Antwoord: Nee
CoreTrustSeal Nestor Seal ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot
* Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen edepot? * Geef voor het e-depot aan of dit aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet? * Is het e-Depot gecertificeerd en zo ja hoe?
Antwoord: Zie toelichting Toelichting: De gemeente heeft geen eigen E-depot. In 2021 wordt een verkennend onderzoek E-depot uitgevoerd door het Haags Gemeentearchief.
17
3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Toelichting: Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.
Antwoord: ja
NO+O
Wet veiligheidsregio’s art. 3
Handreiking Regionaal Risicoprofiel Links naar de risicoprofielen van de Veiligheidsregio's
NO+O
Geen
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven (LOPAI, 2002) Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w. hoe volledig is dit plan? Antwoord: Calamiteitenplan 2019
3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)? Toelichting: De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/kennisproducten-ibd/
Ten aanzien van analoge archiefbescheiden: Antwoord: Er is een risico inventarisatie uitgevoerd en de onderkende risico's zijn: waterschade; brand; diefstal. Het plan is gericht op het beperken van de schade, er is een overeenkomst met de documentenwacht om in geval van waterschade direct de beschadigde documenten te behandelen. Bij het optreden van een calamiteit zijn er noodmaterialen voorhanden om direct de aangetaste archiefdelen te kunnen verpakken. * Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w. hoe volledig is dit plan?
18
* Wordt het LOPAI-model gevolgd?
Antwoord: Ja * Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak? Antwoord: onbekend * Zijn de autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n) resp. archiefbewaarplaats(en) ingericht?
b. Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)
Antwoord: Ja Zo ja, welke?
NO+O
Geen
Handreiking crisisorganisatie in collectiebeherende instellingen (RCE, 2016)
NO+O
Ar art. 16
KIDO
Antwoord: een ruimte in de nabijheid van de archiefbewaarplaats (ergens in het gemeentehuis)
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?
Antwoord: Ja
4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures,
Antwoord: ja (eigen systeem)
19
processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden b. Zo ja, welk systeem?
Besteedt het systeem aandacht aan: * Beleid (KIDO hoofdstuk 3) Antwoord: Ja * Organisatie (KIDO hoofdstuk 4) Antwoord: Ja * Operationele inrichting van het informatiebeheer (vgl. KIDO hoofdstuk 5) Antwoord: Ja * De onderscheidenlijk informatiebeheerprocessen (KIDO hoofdstuk 6-9)? Antwoord: Ja * Zijn er intern normen vastgesteld waaraan het informatiebeer moet voldoen en waarop structureel periodiek wordt getoetst?
20
NO+O
Ar art. 16
c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?
Antwoord: Ja; zogeheten kwaliteitsniveaus 1 t/m 5; toetsing mbv jaarlijkse enquete * Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo ja, welke?
NO+O
Ar art. 16
Antwoord: Ja; kwaliteitsmeting * In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften? Antwoord: deels; er start een bewustwordingscampagne in 2021
* Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PDCA)? Antwoord: Ja; aanpassing van het systeem
4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark a. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?
Antwoord: Ja
O
(Aw art. 31)
b. Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem?
Antwoord: Nee
O
Geen
21
KIDO
Toelichting: Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 4.1 op basis van Ar art. 16).
Zo ja, om welk kwaliteitszorgsysteem gaat het?
c. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?
Antwoord: Ja
O
Geen
Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven KVAN/BRAIN
a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van nietovergebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten.
Antwoord: Ja
NO+O
Aw art. 32.1, 32.2 en 32.3 Aanpassingswet Wnra art. 8.0
VNG model aanwijzings- en benoemingsbesluiten
b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?
Antwoord: Ja
NO+O
Aw art. 32.1
NO
Aw art. 32.2
4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris
Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd Antwoord: N.v.t.
4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de
Antwoord: Ja * Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten
22
VNG model archiefverordening
Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.
het inspectieverslag wel aan de orde stelt. Antwoord: Ja * Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? Antwoord: Wordt geagendeerd in een collegevergadering * Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? Antwoord: Ja
4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.
Antwoord: Ja * Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archiefKPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt. Antwoord: ja * Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag
23
O
Aw art. 32.1
VNG model archiefverordening
bij het college onder de aandacht te krijgen? Antwoord: geagendeerd bij het college * Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? Antwoord: ja 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het Antwoord: Ja systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch * Gaat het om één overzicht of meer NO+O samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, overzichten? Hier worden geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het overzichten bedoeld van de werkelijk archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? aanwezige documenten en Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en zaken/dossiers. In dit overzicht documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit staat, kort samengevat, om welke beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere archiefbescheiden het gaat, waar informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de deze te vinden is (fysieke noemer 'vakapplicaties'. locatie/applicatie) en of het om te Bij deze KPI zijn twee zaken van belang.
bewaren of te vernietigen 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart archiefbescheiden gaat; heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, Antwoord: verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere De gemeente beschikt sinds 2019 over applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, een Informatieplattegrond waarin een moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het actueel, compleet en logisch opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in samenhangend overzicht van niet-
24
Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 18 en 23
gebruik zijn. overgebrachte archiefbescheiden is 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering weergegeven. Het overzicht is nog niet wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers volledig (nu voor circa 80 % gevuld); bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op zorgen over de actualiteit van de netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te beschreven processen (hoe up to date is archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat het overzicht). de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het * Op welk niveau (documenten, gebruik van sociale media. dossiers, vakapplicaties, databases Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in etc.) worden ze bijgehouden? het archiefbeheersysteem. Antwoord: De informatieplattegrond beschrijft de vindplaats van gemeentelijke informatie die niet in een gemeentelijke informatiebeheerapplicatie is opgenomen. Dit gebeurt o.a. op procesen afdelingsniveau. De processen, thema's en subthema's die gedefinieerd zijn in de Informatieplattegrond voorzien 3 stamtabellen in DMS.
DMS beschrijft gemeentelijke informatie middels de Minimale Metadataset op documentniveau, zaak / dossier(zaak)niveau, procesniveau, behandelaarsniveau en legt de technische gegevens van de informatie vast * Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke? Antwoord:
25
Nee, maar hier worden wel plannen voor ontwikkelt. Dienst Publiekzaken en Sociale Zaken en werkgelenheid hebben in 2020 ook een PoC uitgevoerd.
* Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)? Wordt bijvoorbeeld de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden? Antwoord: Voor (nog) niet overgedragen archiefbescheiden geldt de vastgestelde Minimale Metadataset * Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties beschikbaar? Antwoord: Ja, in Blue Dolphin is een applicatieoverzicht opgenomen. Dit heeft louter als doel om een overzicht te hebben welke applicaties er in huis zijn. In de Informatieplattegrond staan deze applicaties ook vermeld, maar hierbij is ook aangegeven welke procesinformatie in welke apllicatie staat, wat de B/V-termijn is etcetera. Het betreft dus een beschrijving over de
26
gemeentelijke informatie en bevat niet de gemeentelijke informatie zelf
* Wordt in het geordend overzicht ook bijgehouden of en waar er sprake is van (een bepaald soort) persoonsgegevens? Antwoord: Dit wordt bijgehouden in een verwerkingsregister
* Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn? Antwoord: onbekend * Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen? Antwoord: Nee * Zijn ook alle gemeentelijke websites en de sociale mediakanalen van gemeente en bestuurders in het overzicht opgenomen? Antwoord: websites wel, social media niet
27
5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk * Heeft de organisatie de NO+O der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met beschrijving van metagegevens behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende vastgelegd in een metagegevens kunnen worden vastgesteld? metagegevensschema? Toelichting: Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdieping_metagegevens. Antwoord: Invulling van KPI 5.2a.1 – 5.2a.5: De Minimale Metadataset is niet Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden gebaseerd op TMLO of NEN-normen worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 5.2 maar op vigerende wet- en regelgeving. moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de TMLO / NEN zijn louter richtlijnen en gebruikte postregistratie-, zaak- of documentmanagementsystemen en vakapplicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om geen wet- of regelgeving. Middels de de hieronder bij KPI 5.2a.1 t/m 5.2a.5 geformuleerde vereisten vast Minimale Metadataset kan de gemeente haar informatie delen, te leggen.
In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook vinden, interpreteren, beheren, gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief relateren en beveiligen, en de goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek (inhoudelijke) eigenschappen van een noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef informatie-element vast leggen of aan op welk niveau de KPI is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de toekennen. De doelen van de metadataset zijn meerledig; aan de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem hand van de metadata kan worden voor de gehele collectie. aangetoond dat informatie authentiek en integer is, is de context duidelijk (informatie te interpreteren), wordt informatie toegankelijk en vindbaar en kan de informatie beheerd worden. Ook metadata van technische aard zijn nodig om bijvoorbeeld de juiste applicatie te openen. Omdat zowel TMLO als Minimale Metadataset zijn gebaseerd op wet- en regelgeving passen zij naadloos in elkaar [volgens CIO Office]
28
Ar art. 17 en 19
TMLO versie 1.1 (2014) MDTO (consultatieversie, april 2020)
* Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd? Antwoord: In DMS, maar nog niet in de overige gemeentelijke applicaties. Hiervoor moet een implementatietraject worden vastgesteld en uitgevoerd (by design) Geef per overzicht, vakapplicatie, database etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of dit voor de punten 5.2a.1 t/m 5.2a.5 het geval is. Antwoord: onbekend a.1. de inhoud, structuur en verschijningsvorm; * Worden Toelichting: In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als archiefbescheiden/dossiers beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata inhoudelijk beschreven? over: - Identificatiekenmerk; Antwoord: Ja - Uiterlijke vorm (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier); * Gaat het om analoge of digitale - Inhoudsomschrijving; archiefbescheiden? - Datering. Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al Antwoord: beide vastgelegd in de sjablonen die voor digitale documenten worden gebruikt. * In geval van digitale archiefbescheiden: wordt het opslagformaat vastgelegd?
a.2. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;
Antwoord: Ja Wanneer?
29
NO+O
Ar art. 17
NO+O
Ar art. 17
Ja, middels het metadataveld 'datum' (geeft de datum van ontvangst of creatie van het informatie element aan) Door wie? Ja, middels de metadatavelden 'naam behandelaar', 'functie', 'accountnaam', 'afdeling' en 'dienst'
Uit hoofde van welke taak of werkproces? Ja, zie metadatavelden 'proces'. 'thema' en 'subthema' a.3. de samenhang met andere archiefbescheiden;
* Worden archiefbescheiden logisch NO+O met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming? Antwoord: deels (afhankelijk van het proces) * Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? Antwoord: nee * Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in het geval van bezwaar- of beroepszaken?
30
Ar art. 17
Antwoord: Ja, zie de metadatavelden 'proces', 'thema', 'subthema' en 'gemeenschappelijk kenmerk' a.4. de uitgevoerde beheeractiviteiten;
* Worden de bewaartermijn, de conversie / migratie en de (andere) wijziging(en) van de archiefbescheiden vastgelegd?
NO+O
Ar art. 17
NO+O
Ar art. 17
Antwoord: In DMS zorgen de velden 'proces' , 'resultaattype' en 'einddatum' er voor dat de bewaar- en vernietigingstermijnen automatisch kunnen worden uitgevoerd op basis van de vigerende Selectielijst * Worden de archiefbescheiden, in geval van verwijdering uit het beheersysteem of uit de vakapplicatie, opgenomen in een specificatie bij een verklaring van vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging? Antwoord: Verklaringen van vernietiging worden in DMS als apart informatie element opgenomen en ontsloten a.5. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting: Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de
Antwoord: ja
31
technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant. 5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te * Is alle informatie die onder de NO+O bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de Archiefwet valt met behulp van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? genoemde metagegevens terug te Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar vinden en leesbaar te maken? zijn met behulp van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan Antwoord: ja, in DMS mbv de worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte Minimale Metdataset archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening. * Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst?
Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 20
Website DigiToegankelijk Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid
Aw art. 21.1 Ab art. 11
Goedgekeurde printers (COT)
Antwoord: ja * Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG? Antwoord: Ja 5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) Zo ja, kort aangeven welke. materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te Antwoord: Ja. bewaren) archiefbescheiden?
32
NO+O
Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.
5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en – omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten.
De gemeentelijke organisatie gebruikt papier dat voldoet aan NEN 2728. Papier dat aan deze norm voldoet kan voor een periode van tenminste 100 jaar zonder noemenswaardige achteruitgang van de kwaliteit worden bewaard.
Antwoord: Ja, zie toelichting
Ar art. 3-8 en Geschikt papier (LOPAI, 14-15 2013)
NO+O
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13
Archiefregeling bijlage 2 (ICN-kwaliteitseisen)
Toelichting: Door de gemeente wordt van duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van (te bewaren) archiefbescheiden gebruik gemaakt. Voor archieven is het wettelijk verplicht om verpakkingsmaterialen en etiketten te gebruiken die aan ICN-kwaliteitseisen voldoen. Deze eisen zijn opgesteld door het Instituut Collectie Nederland (ICN). De volgende materialen worden binnen de gemeente gebruikt: 1. Omslagen en mappen: De omslagen en mappen (van CIB zuurvrij karton) zonder hechtmechaniek voldoen aan kwaliteitseis ICN-1. 2. Archiefdozen: Deze golf kartonnen archiefdozen, van VNG, zijn gemaakt van zuurvrij archiefkarton en voldoen aan kwaliteitseis ICN 4/10. Deze eis geldt voor archiefbescheiden die rechtstreeks in contact komen met het karton. 3. Hechtmechanieken: De hechtmechanieken, JalemaClipex, voldoen aan kwaliteitseis ICN-12. 4. Etiketten: Voor de omslagen en mappen wordt gebruik gemaakt van Zetes; labels 32x120mm gecoat TTE papier permanent klevend en voor archiefdozen de VNG-1025256/000 zelfklevende etiketten.
5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet)
* Wordt het klimaat in archiefruimten NO+O en/of archiefbewaarplaats systematisch gemonitord? Zo ja, waren er afgelopen jaar overschrijdingen in temperatuur of luchtvochtigheid? Antwoord: Ja; geen overschrijdingen
33
Ab art. 11
Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs
in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats. 5.7. Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal * Is er vastgesteld beleid ten aanzien NO+O informatiebeheer op basis van standaarden? van duurzaam beheer van digitale Toelichting: Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. archiefbescheiden? In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering.
Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer, informatiebeveiliging, Antwoord: Ja is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Het strategisch beleid en de daarbij zie daarvoor behorende kaders ten aanzien van het https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/baselineinformatiebeheer zijn vastgelegd in een informatiebeveiliging-overheid-bio/ aantal documenten: • een technische architectuurplaat waarin de gewenste relatie tussen de Haagse informatiebeheersystemen is vastgelegd alsmede een bijbehorend memo waarin is beschreven wat er moet gebeuren om deze gewenste situatie te bereiken; • in de Haagse Documentaire Referentie Architectuur (HADORA) en nu IRMA; • de Baseline informatiehuishouding gemeente Den Haag. * Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief?
34
Geen
RODIN versie 2 (2017) Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) GEMMA Softwarecatalogus
Antwoord: n.v.t. * Werkt de gemeente op basis van GIBIT? Antwoord: Ja * Werkt de gemeente op basis van de GEMMA Softwarecatalogus? Antwoord: Ja * Maakt de gemeente regelmatig back-upkopieën van informatie, en worden deze kopieën getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. BIO item 12.3)? Antwoord: Ja
5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? Toelichting: Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).
Zo ja: welke? Antwoord: Er zijn een aantal dienst- en proces specifieke metadata in gebruik.
5.9. Opslagformaten
35
NO+O
Ar art. 24
TMLO versie 1.1 (2014) MDTO (consultatieversie, april 2020)
Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
* Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? Antwoord: Ja, zie toelichting
NO+O
Ar art. 26.1
Lijst open standaarden Forum Standaardisatie Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief
* Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet? Antwoord: N.v.t. Toelichting: ja: DMS Plato is in staat om een groot aantal verschillende bestandsformaten duurzaam op te staan. De gemeente heeft er voor gekozen voorlopig alleen PDF a-1a en PDF a-1b te accepteren voor gescande documenten. Deze formaten voldoen aan de open standaard. Voor archivering in het DMS gebruikt de gemeente zo veel als mogelijk open standaarden. In processystemen zal wellicht informatie zitten die niet aan de open standaarden voldoet. Bij de toekomstige uitfasering van systemen zal verder waar mogelijk zoveel mogelijk voor opslag in een open bestandsformaat worden gekozen.
5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van * Heeft de gemeente een overzicht de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? in welke systemen/applicaties zich Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen informatieobjecten bevinden waar ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat gedrag een rol speelt bij het vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet begrijpen van de vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3Dinformatieobjecten? bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende Antwoord: nee informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor . opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie. 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening Zo ja, welke? van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Antwoord: n.v.t. Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie
36
NO+O
Ar art. 17, 21 en 22
NO+O
Ar art. 26.2-3 Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), hoofdstuk 10
http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie). b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?
Hoe?
NO+O
Antwoord: N.v.t. c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van * Is in de laatste 5 jaar (of: sinds de NO+O archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de vorige meting) digitaal archief encryptiesleutel verstrekt? overgebracht waarop encryptie was toegepast? * Zo ja, is de sleutel ook meegeleverd?
Ar art. 26.2-3
Ar art. 26.2
Antwoord: N.v.t. Toelichting: Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie en encryptie. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of Antwoord: Ja context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren * Zo ja, voor welke (categorieën) NO+O archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna archiefbescheiden? de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd Antwoord: (Gemeenteblad). toegevoegd in 2020: begraven DSB; horeca DSB; onderwijshuisvesting OCW; subsidies OCW
37
Aw art. 7 Ab art. 6.1
* Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd? Antwoord: ja. * Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd? Antwoord: Ja b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de * Wanneer het om blijvend te vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de bewaren bescheiden gaat, komen te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? dan alle aspecten benoemd in de Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het archiefregeling art. 26b aan de vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om orde? retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van * Zo nee, welke niet? archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van Antwoord: Ja (zie concernrichtlijn archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de vervanging archiefbescheiden) digitalisering van de gehele informatiehuishouding. c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot Antwoord: Ja vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
NO+O
Ab art. 6.1 Handreiking vervanging BW art. 2:10, archiefbescheiden, versie lid 4 2.0 Ar art. 26b
NO+O
Ab art. 6.2 en Handreiking vervanging 8 archiefbescheiden, versie Ar art. 26b 2.0
6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer * Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een NO+O aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de vorige meting) conversie/migratie archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? toegepast? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar Antwoord: ja andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is * Indien conversie of migratie niet is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk toegepast, heeft de gemeente er is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie. dan zicht op of nog aan de eisen van
38
Ar art. 25
geordende en toegankelijke staat wordt voldaan? Antwoord: N.v.t. b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Zo ja, maakt documentatie over de Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de conversie/ migratie deel uit van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en verklaring? aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Antwoord: N.v.t. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem. 6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe * Wordt van archiefbescheiden de op de gemeentelijke archiefbescheiden? bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema?
NO+O
Ar art. 25
NO
Aw art. 5 en 9 Ab art. 2-5
Leidraad migratie (WFA)
Antwoord: ja * Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Antwoord: Ja Op welk moment, direct of later? Antwoord: Direct b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie Antwoord: Ja NO van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? * Zijn er (voor onderdelen van de Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 gemeentelijke organisatie) ook geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken andere selectielijsten van kracht? Zo in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd ja, welke, en zijn deze in een SIO 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden behandeld / vastgesteld? van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of
39
Aw art. 5 Ab art. 2-5
Selectielijsten 2012, 2017 en 2020 Selectielijst 1983
ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Antwoord: Nee, wel voor sommige Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor verbonden partijen jongere archieven geldt de lijst uit 2020. c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? Antwoord: Nee
d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev.
NO
Zo ja, Is deze in een SIO behandeld / vastgesteld? * Zo ja, wordt die gebruikt voor alle archiefbescheiden? * Zo nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel? Antwoord: Nee NO
Geen
Aw art. 5 Ab art. 2-5
Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)?
6.4. Vernietiging en verklaringen a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in * Worden de wettelijke NO aanmerking komende archiefbescheiden? bewaartermijnen gehanteerd? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, Antwoord: Ja uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en backups. * Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? Antwoord: Ja * Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd? Antwoord: Ja
40
Aw art. 3 Ab art. 8
Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020, 2017)
* Worden kopieën systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging? Antwoord: onbekend * Voorziet het back-upbeleid in vernietiging van back-ups na maximaal 1 jaar? Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard?
b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
Antwoord: Nee; soms externe leveranciers * Worden de archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd?