RIS307490 Feitenrapport onderzoek geheimhouding

Merendeel praktische stappen niet genomen Naast de besluiten die rondom een besloten vergadering moeten worden genomen, is er een aantal praktische stappen die rondom het besloten vergaderen dienen plaats te vinden. Of deze stappen zijn genomen is in de tabel hieronder weergegeven.242 Praktische stappen

1. Het sluiten van de deuren volgens procedure

Wel

Niet

4

1

241

Gemeentewet artikel 23, lid 4.

242

De stappen zijn terug te vinden in de Gemeentewet (art 25) en het reglement van orde.

88

2. De notulen zijn zichtbaar geheim

4

1

3. Notulen zoveel mogelijk woordelijke weergave (raad)

1

0

4. Verspreidingswijze notulen van de raad door ter inzage legging

0

1

5. Expliciete vaststelling van de notulen van het besloten deel van de raads- of commissievergadering

4

1

6. Vaststelling van de notulen van het besloten deel van de raadsvergadering in de eervolgende besloten raadsvergadering

0

1

7. Presentielijst tekenen

1

4

8. Filmapparatuur uit

5

0

Hieronder zijn de praktische stappen t.a.v. besloten vergaderen van de geselecteerde casussen toegelicht. Punt 1: Bij vier commissievergaderingen is ter herleiden dat minimaal één van de aanwezigen beslotenheid verlangt of de voorzitter dit nodig acht. Van de besloten raadsvergadering is niet op te maken wie verzocht heeft om het besloten deel (door voorzitter of door 1/5e deel aanwezige leden). Alle vijf de besloten vergaderingen zijn aangekondigd op de agenda. Punt 2: Van één besloten commissievergadering, is de geheimhouding op de notulen naderhand opgeheven middels een commissiebesluit. Op de vier andere notulen is zichtbaar dat deze geheim zijn: het is op rood papier geprint en op elk staat ‘geheim’ vermeld. De precieze vermeldingswijze wisselt per geval, bij de één staat er enkel ‘geheim’, op een ander staat een geprint kader inclusief vermelding van de uitzonderingsgronden. Het is opvallend dat er wel zichtbaar geheimhouding vermeld staat op notulen, terwijl in de notulen een expliciet besluit over de geheimhouding van het behandelde ontbreekt. Hoewel er geen geheimhouding op

89

het behandelde is gelegd zijn de notulen overigens niet openbaar, tenzij de raad anders beslist..243 Punt 3 en 4: De notulen van de besloten vergaderingen van de raadscommissies zijn expliciet door de raadscommissies vastgesteld (zie punt 5), waarmee de rekenkamer veronderstelt dat deze ook beschikbaar zijn gesteld aan de commissieleden. Voor de raad geldt specifiek dat in het reglement van orde is opgenomen dat de notulen van besloten raadsvergaderingen zoveel mogelijk een woordelijke weergave moeten hebben.. Het verslag dat de rekenkamer heeft kunnen inzien was woordelijk. Zolang de notulen van de besloten raadsvergadering niet zijn vastgesteld, dienen zij volgens het reglement van orde gedurende ten minste tweemaal vierentwintig uur vóór elke volgende openbare vergadering ter inzage te liggen in de ruimte voor vertrouwelijke stukken in de leeskamer van de raad. De griffie heeft echter aangegeven dat de notulen beschikbaar zijn gesteld aan de fracties. Punt 5: In de notulen van 14 februari 2019 staat dat de notulen van 20 december 2018 zijn vastgesteld. Er wordt in de notulen geen melding gemaakt van de vaststelling van de notulen van het besloten gedeelte van 20 december 2018. In art. 23 lid 4 van de gemeentewet is opgenomen dat van het besloten deel een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt. Dit afzonderlijke verslag dient derhalve ook apart vastgesteld te worden.

In het Reglement van Orde staat daarnaast dat de notulen van de besloten vergadering in de eerstvolgende besloten vergadering worden vastgesteld. Omdat er geen nieuwe besloten vergadering heeft plaatsgevonden is dit niet gebeurd. . Het reglement heeft hierover het volgende vastgelegd: “De notulen worden afzonderlijk gehouden en in de volgende besloten vergadering vastgesteld. Zolang zij niet zijn vastgesteld, liggen zij gedurende ten minste tweemaal vierentwintig uur vóór elke volgende openbare vergadering ter inzage in de ruimte voor vertrouwelijke stukken in de leeskamer van de raad”.244 Aangezien de raad niet vaak besloten vergadert, zou het volgens het reglement geruime tijd kunnen duren voordat deze worden vastgesteld. In de praktijk kan het echter ook voorkomen dat, indien er geen opmerkingen zijn, het verslag in een openbare vergadering wordt vastgesteld. In dat geval is het aan te raden om expliciet te vermelden dat het een geheim verslag betreft. Punt 6: De notulen van het besloten deel van de commissievergaderingen worden in de praktijk expliciet via de advieslijst van de commissievergadering vastgesteld. Van één commissie is

243

Gemeentewet, artikel 23, lid 4.

244

Reglement van Orde, artikel 41, lid 6.

90

deze bij de vaststelling openbaar gemaakt, de overige drie zijn vastgesteld en niet openbaar gemaakt. . Punt 7: Alle aanwezigen bij een besloten vergadering moeten een presentielijst ondertekenen. Van de vijf onderzochte vergaderingen is slechts bij één van de notulen de presentielijst bijgevoegd. Voor de vier overige vergaderingen is het onbekend of er een presentielijst is getekend. Punt 8: De filmapparatuur moet uitgeschakeld worden voorafgaand aan het besloten deel. Van alle vijf de vergaderingen is de uitzending gestopt na aankondiging van het besloten deel.

91

7. Kennisneming, registratie en archivering 7.1 Inleiding Dit hoofdstuk gaat over de wijze waarop kennisgenomen kan worden van geheime stukken, de wijze waarop geheime stukken geregistreerd worden en de wijze van archivering.

7.2 Wettelijk kader De wet kent geen regels over de wijze waarop de geheime informatie ter beschikking moet worden gesteld aan degenen die daar kennis van mogen nemen. Daarnaast is in de wet ook niet vastgelegd op welke wijze geheime stukken geregistreerd moeten worden. Archivering van geheime bestuurlijke stukken is neergelegd in de Archiefwet. De Archiefwet maakt geen onderscheid in de archivering van stukken die wel of niet geheim zijn. In het algemeen betreffen te archiveren stukken, stukken die ouder zijn dan 50 jaar.245 De stukken die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, op enkele uitzonderingen na (zoals bepaald in artikelen 15, 16 en 17), openbaar en voor ieder kosteloos te raadplegen.246 Archiefwet hoofdstuk 5 heeft betrekking op het archiefbescheiden van gemeenten. Volgens artikel 30 lid 1 stelt de gemeenteraad een archiefverordening vast.

7.3 Gemeentelijk beleid In deze paragraaf wordt het gemeentelijk beleid met betrekking tot de kennisname, registratie en archivering van geheime stukken beschreven. In de volgende paragrafen worden 4 bevindingen beschreven aan de hand van de normen. In paragrafen 7.3.1 t/m 7.3.3 is het beleid beschreven over kennisneming, registratie en archivering.

7.3.1 Beleid m.b.t. kennisneming Norm In het gemeentelijk beleid staat het proces

Voldaan?

Bevinding Bevinding 25

beschreven van kennisneming

Bevinding 25 In het gemeentelijk beleid staat het proces van kennisneming deels beschreven. In het beleid is vastgelegd welke kring binnen het college kennis kan nemen van geheime stukken. Voor de raad is het proces van kennisneming beschreven. Echter, ten aanzien van het delen

245

Tweede Kamer der Staten Generaal, Memorie van toelichting ‘Regelen betreffende de openbaarheid van

bestuur (Wet openbaarheid van bestuur’, 19859, punt 5b, p.11. 246

Archiefwet, artikel 14.

92

van geheime stukken die door het college aan de commissie zijn verzonden geldt dat alle raadsleden, fractievertegenwoordigers en -medewerkers hier kennis van kunnen nemen. Voor stukken die onder geheimhouding met de raadscommissie worden gedeeld zou de raad de geheimhouding moeten bekrachtigen en verschuift de verantwoordelijkheid voor het opheffen van de geheimhouding van het college naar de raad. Daarnaast is niet eenduidig vastgelegd wanneer stukken voor de raad alleen ter inzage worden gelegd of wanneer deze in tweevoud in de fractiepostbussen worden gelegd. Toelichting Zowel het college als de raad(scommisies) en de burgemeester kunnen kennis nemen van geheime stukken wanneer deze met hen gedeeld worden. De wijze van kennisname staat deels beschreven in het gemeentelijk beleid.

Kennisname door het college In het geldende beleid is vastgelegd waar de kring uit bestaat die kennis mag nemen van de geheime stukken die bij het college berusten. In het reglement van orde collegevergaderingen staat in artikel 3 sub 5 vermeld wie kennis neemt van de agenda en vergaderstukken van het college. Naast de collegeleden, worden de agenda en vergaderstukken ook beschikbaar gesteld aan: ‘de gemeentesecretaris, de directeur Communicatie, algemeen directeuren, sectordirecteuren, bestuursadviseurs, woordvoerders van collegeleden, uitvoerend secretarissen, Bureau Gemeentesecretaris en medewerkers aan wie het Gemeentelijk Management Team toestemming heeft gegeven’.247 Gemeenteambtenaren zijn, naast de Gemeentewet, tot geheimhouding verplicht, middels de door hen afgelegde ambtseed/-belofte.248 Externe medewerkers dienen een geheimhoudingsverklaring te tekenen.249

Kennisname door de raad In het gemeentelijk beleid staat de kring die kennisneemt van de geheime stukken bij de raad en commissie beschreven. In 2006 is bepaald dat fractiemedewerkers toegang hebben tot geheime informatie en gebonden zijn aan geheimhoudingsplicht. De fractievoorzitter tekent een verklaring voor de

247

RIS304603 Collegebesluit ‘Reglement van orde collegevergaderingen Den Haag 2020’, gemeente Den haag, vastgesteld door het college op 13 februari 2020 248

https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Actueel/%27s-Gravenhage/46160.html, bezocht: 8 juni 2020.

249

https://denhaag.sharepoint.com/sites/werknet/portalen/peno/Paginas/Veelgestelde-vragen-over-de-inhuur-vanuitzendkrachten.aspx, bezocht: 8 juni 2020.

93

geheimhouding door de fractiemedewerkers.250 Hierover is ook per brief in 2018, naar aanleiding van een verschil van inzicht tussen het college en de raad over bekrachtiging van geheimhouding, gecommuniceerd aan de fractievoorzitters. In die brief is aangegeven dat geheime stukken alleen beschikbaar zijn voor raadsleden, fractievertegenwoordigers, fractieen griffiemedewerkers.251 Geheimhouding is de tegenhanger van openbaarheid. In beginsel hebben slechts raadsleden recht kennis te nemen van een geheim stuk dat aan de raad wordt verstuurd. Uit de aard van de werkzaamheden (en hun wettelijke positie) volgt het recht op kennisneming door de griffier en griffiemedewerkers. Het staat raadsleden niet vrij informatie te delen met anderen, die geen eigen recht op die informatie hebben, dat zou immers neerkomen op schending van de geheimhoudingsplicht. Raadsleden en fracties kunnen dus ook niet zelf de kring van geheimhouders uitbreiden met anderen. De raad, die (evt. na bekrachtiging) de regie heeft over de geheimhouding, kan dat wel (maar daar dient dan wel expliciet toe besloten te worden). Hoe groter de kring van geheimhouders, hoe groter echter het risico op lekken.252 De fractievoorzitter dient er zorg voor te dragen dat fractiemedewerkers de verplichting tot geheimhouding op gelijke wijze als leden van de raad in acht nemen.

Hierbij dient de fractievoorzitter een verklaring te ondertekenen dat hij akkoord is met toezending van geheim stukken aan de medewerkers van zijn of haar fractie. Pas daarna hebben fractiemedewerkers toegang tot geheime informatie.253 De Gemeentewet regelt de positie van fractiemedewerkers niet. Zij zijn geen lid van de raad en hebben hierdoor in beginsel geen recht op kennisneming van geheime stukken. De raad is voor de geheime stukken die bij de raad berusten bevoegd de kring van mensen die kennisnemen van de geheime informatie uit te breiden, met bijvoorbeeld fractiemedewerkers.254 Daarnaast valt het op dat de verklaring wordt getekend door de fractievoorzitter, en niet door de betreffende fractiemedewerker zelf. Overigens kan een fractiemedewerker wel individueel strafrechtelijk vervolgd worden bij het schenden van de geheimhoudingsplicht. 255 In de regeling wordt echter alleen aangegeven dat wanneer een fractiemedewerker de

250

RIS137846 Raadsvoorstel ‘Regeling informatievoorziening en geheimhoudingsplicht fractiemedewerkers’, gemeente Den Haag, vastgesteld door de gemeenteraad op 14 september 2006. 251

‘Afspraken geheimhouding’, Griffie, 6 juni 2018; ‘Geheimhouding: 10 regels voor de raad’, 6 juni 2018, p. 3.

252

Schriftelijke reactie van prof. mr. S.A.J. (Solke) Munneke, geaccordeerd op 24 november 2020.

253

‘RIS137846 Raadsvoorstel ‘Regeling informatievoorziening en geheimhoudingsplicht fractiemedewerkers’, gemeente Den Haag, vastgesteld door de gemeenteraad op 14 september 2006. 254

Schriftelijke reactie van prof. mr. S.A.J. (Solke) Munneke, geaccordeerd op 24 november 2020.

255

Dat volgt uit artikel 272 Sr, en het individuele, persoonlijke karakter van het strafrecht.

94

geheimhouding schendt hij/zijn kan worden uitgesloten van de toegang tot geheime stukken. Artikel 2 van de regeling bepaalt dat een fractiemedewerker toegang heeft tot geheime stukken die ter inzage liggen voor de raad, alsook geheime stukken die aan leden van de raad en raadscommissies worden gezonden. Een onderscheid zou gemaakt moeten worden tussen stukken die onder geheimhouding aan de raad worden gestuurd en stukken die onder geheimhouding aan een commissie worden gestuurd. Stukken die aan een commissie worden verstrekt, zijn niet per definitie toegankelijk voor niet-commissie leden. Dit dient afzonderlijk geregeld te worden.256 Doordat conform artikel 2 van de regeling geheime stukken aan raadscommissies ook aan de fracties worden verzonden/voor fracties ter inzage worden gelegd, kunnen alle raadsleden en fractiemedewerkers kennis nemen van deze geheime stukken. Tot slot heeft het presidium in 2018 besloten dat alle leden van de raad, lid zijn van alle raadscommissies (zie ook paragraaf 4.3.1). Zodra het college een stuk naar de raadscommissie stuurt wordt daarmee de facto de hele raad geïnformeerd en zou de raad ook voor deze stukken de geheimhouding moeten bekrachtigen.

Verspreidingswijze voor de raad Er zijn twee verspreidingswijzen voor geheime stukken binnen de raad: 1.

De geheime stukken worden in tweevoud in de fractiepostbussen gelegd. Er wordt één exemplaar bewaard bij de griffie in een kast, in de commissiemap. Daarnaast ontvangt de griffier, de plaatsvervangend griffier en de voorzitter van de commissie een exemplaar. In totaal worden er 33 kopieën van het origineel gemaakt.257

2.

Ter inzage legging van de geheime stukken bij de griffie. Raadsleden en fractiemedewerkers kunnen de stukken inzien bij de griffie. Middels een lijst (naam, datum, paraaf) houdt de griffie bij wie de stukken heeft ingezien.258

In het beleid is niet eenduidig vastgelegd wanneer geheime stukken alleen ter inzage worden gelegd of wanneer deze in tweevoud via de postbussen van de fracties worden verspreid. In het reglement van orde van de gemeenteraad is opgenomen dat geheime stukken onder berusting bij de griffier blijven en dat de leden van de raad inzage krijgen. In de werkafspraken geheimhouding is opgenomen dat geheime stukken in tweevoud op rood aan

256

Uit artikel 82 lid 1 Gemw volgt dat geregeld moet worden op welke wijze raadsleden die geen lid van een commissie zijn, inzage hebben in de stukken waarop die commissie geheimhouding heeft opgelegd daarbij kan bovendien een uitzondering op dat inzagerecht worden gemaakt in het openbaar belang. Het is dus in het wettelijk systeem niet zonder meer vanzelfsprekend dat ook niet-commissieleden kennis kunnen nemen van de betreffende geheime commissiestukken. Voor niet raadsleden zal dit dan destemeer gelden. Overigens staat in de internetconsultatieversie dat een (geheim) stuk dat naar een commissie gaat ook ter kennis van alle andere raadsleden worden gebracht. Maar dat is gebaseerd op het eigen gelijke inlichtingenrecht van raadsleden (169) en dus niet zonder meer te transplanteren naar niet-raadsleden als fractiemedewerkers. Bron: Schriftelijke reactie van prof. mr. S.A.J. (Solke) Munneke, geaccordeerd op 24 november 2020. 257

‘Handleiding geheime stukken (voor intern gebruik)’ 12 juni 2018, p.2.

258

‘Handleiding geheime stukken (voor intern gebruik)’ 12 juni 2018, p.2.

95

de fracties ter beschikking worden gesteld. Alleen wanneer het stuk te omvangrijk is, wordt het ter inzage bij de griffie gelegd.259 In het reglement van orde van de raad staat dat geheime stukken onder berusting blijven van de griffier en dat raadsleden inzage krijgen in die stukken.260 De terminologie ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’ lopen in het reglement door elkaar heen, zoals het voorbeeld hieronder illustreert. Artikel 14, lid 3: “Stukken waarvan de voorzitter het niet wenselijk acht een afdruk bij te voegen worden, al dan niet vertrouwelijk, in de leeskamer van de raad voor de leden ter inzage gelegd.” Artikel 8, lid 3: “Indien over stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het bepaalde in het eerste en tweede lid onder berusting bij de griffier. De leden van de raad krijgen inzage in deze stukken.” Artikel 14 ziet toe op de lijst van ingekomen stukken. Wanneer hier bijvoorbeeld persoonsgegevens instaan, kan de voorzitter beslissen de lijst niet openbaar te publiceren maar alleen ter inzage te leggen. Als het stuk als vertrouwelijk wordt aangemerkt, kan de kennisneming beperkt blijven. Op dat moment is er echter geen sprake van geheimhouding of van een juridische status.

Het geeft hooguit een indicatie dat bij een wob-verzoek het stuk hoogstwaarschijnlijk niet openbaar gemaakt zou worden.

Kennisname na besloten vergaderen Daarnaast is de kring van mensen die kennisnemen van geheime informatie die binnen besloten vergaderingen wordt besproken relevant. In artikel 41 van het reglement van orde staat het besloten vergaderen beschreven. Lid 3 beschrijft dat raadsleden de geheimhouding van het behandelde en de stukken in acht nemen tot de raad haar opheft. Die geheimhouding geldt ook “voor de andere personen, die bij de behandeling tegenwoordig waren of die anderszins van het behandelde of van de stukken kennis nemen.”261 De notulen van de besloten vergadering worden volgens het reglement van orde ter inzage gelegd in “in de ruimte voor vertrouwelijke stukken in de leeskamer van de raad.”262

259

Afspraken geheimhouding stukken: geactualiseerde versie, onderdeel ‘Geheimhouding: regels voor de raad’, 9 september 2019. 260

'Reglement van orde voor de vergaderingen en voor andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2014', gemeente Den Haag, laatste wijziging 20 maart 2019, artikel 8, lid 3. 261

‘Reglement van orde voor de vergaderingen en voor andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2014', gemeente Den Haag, laatste wijziging 20 maart 2019, artikel 41, lid 3. 262

‘Reglement van orde voor de vergaderingen en voor andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2014', gemeente Den Haag, laatste wijziging 20 maart 2019, artikel 41, lid 6.

96

7.3.2 Beleid m.b.t. registratie Norm

Voldaan?

Bevinding

In het gemeentelijk beleid staat het proces

Bevinding

beschreven van registratie

26

Bevinding 26 In het gemeentelijk beleid wordt enkel vermeld dat het college een register bijhoudt van geheime stukken die door het college met de raad en/of commissies worden gedeeld. In het gemeentelijk beleid is niet opgenomen hoe het college dit dient te registreren. Daarnaast staat in het beleid niets geschreven over de registratie van geheime stukken die binnen een bestuursorgaan (college, raad of raadscommissie) blijven en dus niet gedeeld worden. Toelichting Voor een uitgebreide toelichting op het register dat wordt bijgehouden, zie paragraaf 5.3.3 en paragraaf 5.4.1.

7.3.3 Beleid m.b.t. archivering Norm In het gemeentelijk beleid staat het proces

Voldaan?

Bevinding Bevinding 27

beschreven van archivering

Bevinding 27 In het gemeentelijk beleid staat het proces van archiveren van geheime stukken beperkt beschreven. Toelichting Het gemeentelijk beleid met betrekking tot archivering is beperkt. De Archiefverordening Den Haag stelt dat het college zorg draagt “voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid […] ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.”263 In

263

Archiefverordening Den Haag 2018, artikel 2 lid 1.

97

deze verordening wordt geen onderscheid gemaakt tussen de archivering van openbare en geheime stukken. In een interne handleiding van de griffie staan twee zinnen over het archiveren van geheime stukken: 1. “Geheime stukken worden bij de griffie bewaard in de afgesloten ruimten (laden/kasten of kamer)” 2. “geheime commissiestukken apart archiveren met een verwijzing in het openbare dossier”. 264 De griffie ontvangt afschriften van het originele geheime stuk. Volgens een geïnterviewde is archivering van het originele geheime stuk de verantwoordelijkheid van de diensten.265

Informatiebeheer Via het intranet van de gemeente is terug te vinden dat het IDC (Intern Dienstencentrum) papieren dossiers beheert “die door afdelingen afgestoten zijn en die nog niet zijn overgedragen naar het Haags Gemeente Archief (HGA).”266 Een andere pagina op het intranet schrijft: “De afdeling Informatiebeheer van het IDC heeft de zorg voor duurzame analoge archivering, rekening houdend met wet- en regelgeving. Bewaartermijnen worden toegekend door IDC Informatiebeheer op basis van daartoe vastgestelde criteria. Blijvend te bewaren (eeuwigdurend) materiaal berust bij het Haags gemeente Archief.”267 In een plan van aanpak van DIV-DIM wordt geschreven dat over een aantal jaren een groot deel van het papieren archief vernietigd kan worden, de archieven die overblijven zijn van historische waarde en zullen na bewerking overgedragen worden aan het Haags Gemeentearchief (HGA).268 Een geïnterviewde geeft aan dat voor geheime stukken dezelfde procedure geldt als voor openbare stukken,.269

7.4 Praktijk In deze paragraaf wordt ingegaan op de praktische uitvoering van de kennisname van geheime stukken, de registratie van geheime stukken en de wijze van archivering. In de volgende paragrafen worden 4 bevindingen beschreven. Op bevinding 28 en 30 zijn geen norm van toepassing, op bevinding 29 wel.

264

‘Handleiding geheime stukken (voor intern gebruik)’ 12 juni 2018, p.2.

265

Interview ambtelijke organisatie.

266

https://denhaag.sharepoint.com/sites/werknet/voorzieningen/Paginas/Dossiers-opvragen.aspx, bezocht: 26 februari 2020.

267

https://denhaag.sharepoint.com/sites/werknet/voorzieningen/Paginas/Archiveren-.aspx, bezocht: 3 maart 2020.

268

‘Detail Ontwerp & Plan van Aanpak DIV/DIM. Informatiebeheer: het digitale geheugen voor de stad’, 24 januari 2017, p. 9.

269

Interview ambtelijke organisatie.

98

7.4.1 Kennisname in de praktijk Bevinding 28 De wijze waarop kennis kan worden genomen van geheime stukken bemoeilijkt het uitoefenen van de controlerende taak van de raad. Toelichting

Raad Stukken worden ter inzage gelegd of in tweevoud verspreid onder de fracties. Enkele raadsleden en fractievertegenwoordigers geven aan dat het ter inzage leggen van stukken belemmerend werkt.270 Als iemand stukken wil inzien die ter inzage liggen, moet diegene daarvoor tekenen, dat wordt per stuk bijgehouden. Een fractiemedewerker mag zo’n geheim stuk ook inzien. Als stukken ter inzage liggen zien automatisch ook bepaalde medewerkers van de griffie die stukken aangezien zij deze verwerken. Griffie- en raadsmedewerkers zijn ook ambtenaren die een geheimhoudingsplicht hebben (ambtseed).271 In de praktijk vinden 14 raadsleden en fractievertegenwoordigers het terecht dat niet alle geheime stukken worden verdeeld over de postvakjes, maar in sommige gevallen alleen ter inzage worden gelegd (zie onderstaande grafiek). Een deel van de raadsleden en fractievertegenwoordigers vindt deze werkwijze belemmerd voor het uitvoeren van hun rol. Dit is te zien in onderstaande afbeeldingen.

270

Werkbespreking met raadsleden en fractievertegenwoordigers geheimhouding, 11 maart 2020.

271

Interview ambtelijke organisatie.

99

Ter inzage legging geheime stukken Op het moment dat een stuk ter inzage ligt bij de griffie, kan een stuk enkel tijdens kantooruren geraadpleegd worden. Ook geven raadsleden en fractievertegenwoordigers aan dat zij stukken niet kunnen kopiëren, waardoor het risico ontstaat dat feiten vertroebelen, en een technisch onderbouwde discussie en/of een bepaald standpunt innemen bemoeilijkt wordt. Voor openbare stukken gebruiken raadsleden een digitale omgeving: NotuBox. Raadsleden geven aan dat een afgesloten gedeelte voor geheime stukken binnen deze omgeving praktischer werkbaar zou zijn.272

7.4.2 Centrale registratie Norm

Voldaan?

Bevinding

Geheimhouding wordt door bestuursorganen

Bevinding

geregistreerd.

39

Bevinding 29 De verschillende bestuursorganen registreren niet elk alle geheime stukken binnen hun orgaan. Alleen de geheime stukken die het college naar de raad of raadscommissies stuurt worden bij het college centraal geregistreerd. Toelichting Binnen het college worden niet alle geheime stukken centraal geregistreerd. Geïnterviewden binnen verschillende diensten geven aan dat bijvoorbeeld een dienst een eigen registratiesysteem voor de bestuurlijke stukkenstroom beheert273, of een persoonlijke registratie over de stukken die naar het college zijn gegaan274, of een lijst met alle stukken die gezien zijn ter juridische controle275. In geen van de genoemde registratiewijzen bij de diensten wordt geregistreerd dat op een stuk geheimhouding is gelegd. BGS houdt een register bij voor geheime stukken; dit betreffen enkel geheime stukken die door het college met de raad of commissie gedeeld worden, zoals is vastgelegd in het gemeentelijk beleid. In

272

Werkbespreking met raadsleden en fractievertegenwoordigers geheimhouding, 11 maart 2020 en enquête onder raadsleden en fractievertegenwoordigers, februari 2020. 273

Interview ambtelijke organisatie.

274

Interview ambtelijke organisatie.

275

Interview ambtelijke organisatie.

100