RIS307339 Bijlage

19 | nieuwe perspectieven Onderzoek naar de levensvatbaarheid van Stichting Energie Academie

Ons advies is om zo snel als mogelijk te starten met het opstellen van een business case voor de Energie Academie onder regie van gemeente Den Haag. Daarbij dient de missie, visie, strategie, organisatie, concrete activiteiten, doelstellingen, randvoorwaarden, financiën en wijze van samenwerking met opdrachtgever en opleidingspartijen (inclusief rollen en verantwoordelijkheden) tot uitdrukking te komen. Dit hebben wij gerangschikt vanuit de vier onderdelen van de driehoek:

Ambitie & Strategie  Maak een business case waarbij missie, visie en strategie worden beschreven. Betrek daarbij van begin af aan stakeholders en committeer hen concreet aan de doelstellingen en uitvoeringen. Neem ten minste de onderdelen mee in de business case die hierna zijn aangegeven.  Beschrijf het opdrachtgevers- en opdrachtnemerschap inclusief governance, onderlinge afhankelijkheden en risicomanagement.  Beschrijf zo concreet mogelijk wat de eventuele samenwerkingspartijen aan middelen (in tijd, mensen of geld) inbrengen. Hierdoor wordt het gedeelde belang benadrukt en kunnen partijen zich committeren aan dezelfde onderdelen.  Overweeg in de business case of de stichting als rechtsvorm het meest geëigende vehikel is om dit vorm te geven. Feitelijk spreken wij over een doorstart van het concept van de Energie Academie en de vraag is of de stichting als rechtsvorm opgeheven dient te worden en de doorstart in een andere rechtsvorm gemaakt moet worden. Een vorm die gemeente Den Haag - als belangrijke sponsor - meer zeggenschap biedt. Hierbij is het dan van belang om de subsidiestromen die gepaard gaan met de huidige verplichtingen goed af te wikkelen.  Maak (hernieuwde) afspraken met opleidingspartijen en werkgevers om te voorkomen dat de uitplaatsingen die onderdeel zijn van het verdienmodel van de stichting, door anderen worden uitgevoerd.

 Ga bij deze (hernieuwde) afspraken in op de onvrede bij de opleidingspartijen en werkgevers waarmee momenteel wordt samengewerkt (dit sentiment is dermate hevig, dat het een voortzetting van de samenwerking op korte termijn in de weg kan staan).  Overweeg samenwerkingen te verkennen met nieuwe partijen en werkgevers die bereid zijn leermeesters te sponsoren en die niet betrokken waren bij de bestuurswissel in het beginstadium.  Overweeg om een Raad van Advies in te stellen met leden die geworteld zijn in de Haagse samenleving, de materie kennen, bekend zijn met en ervaring hebben in politiek-bestuurlijke omgeving, het onderwijsveld kennen en bekend zijn met de wensen van werkgevers.  Werk de governance structuur van begin af aan zo concreet mogelijk uit. Bezie daarbij ook de verschillende opties zoals: zelf doen (als gemeente), gemeentelijke BV/NV, stichting, maatschappelijke BV, onderbrengen bij een bestaande organisatie. Finance & Control  Stel op basis van de uitgangspunten zoals benoemd in de business case de begroting 2021 op. De begroting 2021 bevat naast het cijfermatige overzicht uit een kwalitatieve toelichting per begrotingspost.  Stel op basis van de begroting 2021 een meerjarenprognose op voor de jaren 2022 t/m 2024 waarin de financiële ontwikkeling van de stichting wordt geschetst.

Neem daar in mee op welke wijze de gemeente Den Haag de bekostiging meerjarig ziet: subsidie en/of inkoop van trajecten.  Breng de financiële processen in kaart en voorzie deze van een duidelijke procesbeschrijving.  Leg het systeem van interne controle vast in een handboek en maak jaarlijks, in overleg met de accountant, een plan over de insteek van de interne controle.

20 | nieuwe perspectieven Onderzoek naar de levensvatbaarheid van Stichting Energie Academie

 



Maak inzichtelijk welke investeringen noodzakelijk zijn en neem deze op in de begroting voor de komende periode. Verbeter de liquiditeitspositie van de stichting. Voor het komende boekjaar dient een liquiditeitsprognose opgesteld te worden waarbij aansluiting wordt gezocht met de uitgangspunten van de business case en begroting. Ga over op -vanuit het oogpunt van sturing op de organisatie- een systeem van maand- en kwartaalrapportages. In de maand- en kwartaalrapportages dienen de werkelijke cijfers te worden afgezet tegen de begrote cijfers en eventuele verschillen nader worden geanalyseerd. Op basis van de werkelijke cijfers is het aan te bevelen om een jaarprognose op te stellen en deze in de kwartaalrapportages actualiseren.

Organisatie: processen, mensen & systemen  Breng de hoofdprocessen in kaart en voorzie deze van een duidelijke procesbeschrijving.  Sluit daarbij aan bij gemeentelijke werkprocessen en aanpak zoals te lezen in de leidraden werkgeversdienstverlening en kandidaatdienstverlening van gemeente Den Haag.  Investeer in een keurmerk4 dat richting opleidingspartijen, werkgevers en financiers vertrouwen biedt dat de dienstverlening van voldoende kwaliteit is. Daarnaast kan dit keurmerk als vehikel werken om de interne organisatie te professionaliseren.  Identificeer per proces de aanwezige risico’s en mitigeer deze door middel van interne beheersingsmaatregelen.  Investeer in een leerlingenvolgsysteem dat transparante en betrouwbare sturingsinformatie biedt.  Voorzie de procestekeningen zoals door de stichting opgesteld van een duidelijke procesbeschrijving. Een procesbeschrijving is een beschrijving van een proces waarin Wie (welke functionaris/functie), Wat (de handeling) en Hoe (de vastlegging) moet worden vastgelegd. Op basis hiervan komt naar voren hoe de functiescheiding is geregeld en of er op die functiescheiding kan worden gesteund voor de interne beheersing van de organisatie. Transformatie  Maak een hoofdplanning met een routekaart van dit proces. Daarin zijn de bestuurlijke en ambtelijke stappen, inclusief ‘go’ en ‘no-go’ momenten, opgenomen.

 Maak een detailplanning per maatregel voorzien van een transparante en duidelijke planning op maand- en week-niveau. Wij hebben een voorbeeld met te zetten stappen om te komen tot een dergelijke business case opgenomen in bijlage C.

4

Een gebruikelijk keurmerk in deze sector is het keurmerk Blik op werk.

21 | nieuwe perspectieven Onderzoek naar de levensvatbaarheid van Stichting Energie Academie

Bijlage A. Geraadpleegde documenten                   

Subsidieaanvraag Energie Academie Definitief projectplan 2019 – aanvraag werk uit energietransitie Projectplan Energie Academie getekend Definitieve begroting 2020 Memo met aangepaste begroting 2021 en prognose begroting 2022 Beschikking 2019 gemeente Den Haag Perspectief op werk Haaglanden Subsidiebeschikking 2020 Governance Stichting Energie Academie Subsidieaanvraag 2019 Werkafspraken Stichting Energie Academie 2020 Brief verantwoording Stichting Energie Academie Verantwoording van uitgaven en rapportage Gescande documenten verklaring accountant Concept jaarrekening 2019 Stichting Energie Academie Leerlingenverloop vanaf september 2019 Procestekeningen Stichting Energie Academie Inhoudelijke verantwoording 2019 tot en met Q2020 Toekomstplan Stichting Energie Academie

22 | nieuwe perspectieven Onderzoek naar de levensvatbaarheid van Stichting Energie Academie

Bijlage B. Geïnterviewden          

Dhr. P. van Alphen, Voorzitter Raad van Toezicht, Stichting Energie Academie Dhr. P. van Haagen, Directeur-bestuurder ad interim, Stichting Energie Academie Dhr. R. van Kooij, Coördinator, Stichting Energie Academie Dhr. P. Traub, Traubstuc Dhr. S. Yeyden, Beroepentuin Dhr. O. Polders, Haagbouw Mw. M. Stam, Directeur Den Haag Werkt, Gemeente Den Haag Mw. M. Pelzer, Programmamanager Den Haag Werkt, gemeente Den Haag Dhr. M. Blokdijk, Projectmanager, Gemeente Den Haag Mw. J. van Niel, Organisatieadviseur, Gemeente Den Haag

23 | nieuwe perspectieven Onderzoek naar de levensvatbaarheid van Stichting Energie Academie

Bijlage C.

Stappenplan business case

In dit figuur zijn de stappen om te komen tot een business case met bijbehorende activiteiten en resultaten uitgewerkt. Dit stappenplan kan geraadpleegd worden bij het komen tot een nieuwe business case van de Stichting Energie Academie.

24 | nieuwe perspectieven Onderzoek naar de levensvatbaarheid van Stichting Energie Academie

nieuwe perspectieven In de nieuwe economie doen kansen zich sneller voor dan ooit. Nieuwe spelregels geven een boost aan zakelijk werken. En een nieuwe generatie staat klaar om het anders te doen. Beter, slimmer, innovatiever. Wie succesvol wil ondernemen, moet zelf ook vernieuwen. Open staan voor verandering. En met open vizier kijken naar de mogelijkheden die voor ons liggen. Nieuwe perspectieven, dát is wat BDO u wil bieden. En kan bieden, dankzij onze unieke combinatie van lokale marktkennis en een internationaal netwerk. Persoonlijke dienstverlening en een professionele aanpak. BDO helpt u graag om vanuit een andere invalshoek naar uw business te kijken. Zodat u de juiste beslissingen neemt om uw organisatie sterker, wendbaarder en succesvoller te maken. Of u nu een mkbbedrijf, familiebedrijf, publieke organisatie of internationale onderneming bent. BDO kijkt graag met u vooruit. Samen komen we tot nieuwe inzichten en nieuwe kansen in uw markt. Samen creëren we nieuwe perspectieven.

25 | nieuwe perspectieven voor Onderzoek naar de levensvatbaarheid van Stichting Energie Academie