RIS307202 bijlage Beantwoording technische vragen OCC aan rekenkamer

Het ontwikkelen van zo’n profiel kost tijd en vooral, geld.’ In de gesprekken die wij in het kader van dit onderzoek hebben gevoerd met de instellingen die onderdeel uit gaan maken van het OCC of mee gaan werken aan de programmering, wordt door deze instellingen aangegeven dat extra culturele ambities extra geld kosten. In deze griprapportage is aangegeven ‘Stand 27 augustus 2013’. Voor dit onderzoek is gesproken met alle toekomstige huurders van het OCC en met diverse afdelingen van de gemeente die betrokken zijn bij de ontwikkeling/realisatie en het eigendom/beheer van het complex. Deze gesprekken zijn vertrouwelijk. In voetnoot 294 is opgenomen dat de genoemde bedragen ons door

46

RIS307202 – 8 December 2020

HSP74

Hoe betrouwbaar is deze info?

HSP75

In latere versies van het Bedrijfsplan zijn de bedragen door deskundigen bijgesteld. Met welke tarieven rekenen zij? Is dit geen betere referentie? Pag. 121: Bedrijfsplan was volgens de Rekenkamer in 2013 een bijlage bij het het raadsbesluit. Feitelijk was het een geheim stuk dat pas in 2014 door het latere college openbaar is gemaakt. Is dat juist?

HSP76

HSP77

Pag. 122: Zijn de nog oudere bedrijfsplannen uit 2012 inmiddels openbaar gemaakt?

HSP78

Pag. 123: Volgens het bedrijfsplan van DMC, dat ter kennisname aan de gemeenteraad is voorgelegd, was de huisvesting van het KC 'budgetneutraal'. In werkelijkheid zou DMC op basis van de gegevens uit 2014 jaarlijks € 0,95 mln. toeleggen op de huisvesting van het KC. Feitelijk is dit toch gecompenseerd door de exploitatiesubsidie van 0,9 mln.? Pag. 125: Op basis van welke criteria is de selectie van 17 elementen gemaakt?

HSP79

HSP80

Pag. 127: Het raadsbesluit (inclusief het PvE) is op deze elementen onvoldoende dwingend gebleken en/of de kaders uit het raadsbesluit zijn onvoldoende bewaakt om

de gemeentelijke organisatie zijn gecommuniceerd. Volgens de gemeentewet artikelen 183 en 184 heeft de rekenkamer recht op alle informatie die bij het college aanwezig is. Het door het college niet aanleveren van betrouwbare informatie zou in strijd zijn met deze bepalingen. De rekenkamer vertrouwt erop dat alle aangeleverde informatie betrouwbaar is en heeft geen reden iets anders aan te nemen. Deze vraag valt buiten het kader van ons onderzoek. Zie onder meer de toelichting op de aanpassing van de afbakening van ons onderzoek in paragraaf 1.1 van het bestuurlijk rapport. Voor zover onze informatie strekt is er nooit geheimhouding opgelegd op het bedrijfsplan. In het ‘gewijzigd rv Kredietaanvraag Spuiforum’ (RIS260021 van juli 2013) is een overzicht opgenomen van de bijlagen. Onder het kopje ‘vertrouwelijk’ is hier het bedrijfsplan 2013 opgenomen. Als één van de bijlagen bij dit raadsvoorstel staat op het RIS echter het betreffende bedrijfsplan (RIS260021_bijlage_Bedrijfsplan_Spuiforum_201 8_DMC). Op 23 februari 2010 heeft de gemeenteraad een Bedrijfsplan Dans- en Muziekcentrum Cultuurforum Spui ontvangen (RIS170854b). Voor zover wij hebben kunnen achterhalen zijn er verder geen andere bedrijfsplannen opgesteld of openbaar gemaakt. De relatie die de vraagsteller hier legt, hebben wij in ons onderzoek niet geconstateerd.

We hebben voor de aspecten tijd, proces en kwaliteit een selectie gemaakt van relevante onderwerpen uit de kaderstelling voor het OCC. Daarbij is ook gekeken naar onderwerpen die in de discussies in de raad/raadscommissie over de ontwikkeling van het OCC aan de orde zijn geweest. Wij concluderen dat de wijze waarop het college als opdrachtgever uitvoering heeft gegeven aan de gekozen contractvorm op onderdelen strijdig is met het uitgangspunt van die contractvorm 47

RIS307202 – 8 December 2020 aanpassingen in de uitvoering ten opzichte van het PvE tegen te gaan. Er is afgeweken van het DBM-contract dat voortvloeide uit het raadsbesluit van 2014. Het afwijken is een politiek-bestuurlijke keuze geweest en geen noodzakelijkheid. Dit heeft niets te maken met de kwaliteit van het raadsbesluit. Is de Rekenkamer er van op de hoogte dat ook vastgehouden had kunnen worden aan het contract?

HSP81

Pag. 130: Er is reeds aangevangen met werkzaamheden nog voordat vergunningen definitief zijn geworden. Waren de vergunningen nog niet verleend of nog niet onherroepelijk?

HSP82

Er is afgeweken van procesafspraken mbt DO en TO. Welke overlegmogelijkheden biedt het contract met de bouwer over afwijkingen van procesafspraken?

HSP83

Is het afwijken van de procesafspraken schadelijk geweest voor de voortgang van de bouw of heeft dit de bouw juist bespoedigd?

HSP84

Pag. 131: Afspraken over de beweegbare vloer waren niet duidelijk voor de raad. Welke raadsleden hebben dit beweerd?

HSP85

Door het als Pluspakket op te nemen werd het uitgesloten als oplossing voor de flexibiliteit. Kan de Rekenkamer dit hard maken?

(Conclusie 2). Deze conclusie is gebaseerd op bevindingen die zich richten op de afspraken die de gemeente met de instellingen heeft gemaakt over hun betrokkenheid bij het ontwerpproces (vervat in de samenwerkingsovereenkomst van 2013 en de allonges daarbij) en op de wijze van regievoering door de gemeente op het ontwerpproces. Zie tevens de beantwoording van vraag VVD2, waarin we kort ingaan op het ontwerpproces zoals dat beschreven is in Hoofdstuk 2 van deel 2. Hier blijkt onder meer dat de gemeente al in februari 2018 in overleg was met de instellingen over aanpassingen van het ontwerp en rekening hield met meerkosten als gevolg van de extra wensen van de instellingen. Wij zijn hier uitgegaan van de bronnen die in de voetnoot (130) worden aangehaald, waarin sprake is van het nog niet definitief zijn van vergunningen. We hebben niet aanvullend onderzocht of dit betekent dat ze nog niet verleend of nog niet onherroepelijk waren, omdat zoals we op p. 130 ook aangeven de werkzaamheden nog zouden mogen beginnen voordat de vergunningen onherroepelijk zijn. Dit hebben wij niet onderzocht.

Een toelichting op de reden daarvan is opgenomen bij bevinding 7 van deel 2: ‘Beantwoording van deze vraag vergt […] een diepgaande analyse van de aard, inhoud en strekking van het aanzienlijke aantal wijzigingen dat in het dossier is aangetroffen, waarbij ook aanvullende toelichtingen van contractpartijen van betekenis zijn’. Omdat de focus van dit onderzoek niet op de rechtmatigheid ligt, is deze diepgaande analyse niet uitgevoerd. Wij constateren bij bevinding 7 van deel 2 dat deze wijzigingen hebben geleid tot ‘een aanmerkelijk andere (uitvoering van de) opdracht dan ten tijde van de aanbesteding daarvan was voorzien’. In hoeverre dit schadelijk of positief is geweest voor de voortgang, hebben wij niet onderzocht. Zoals in voetnoot 342 aangegeven baseren wij die uitspraak op verschillende bronnen, waaronder schriftelijke vragen van raadsleden, en interviews met externen. Een pluspakket was in deze aanbesteding een ‘extra’ aanbod bovenop de eisen uit het Programma van Eisen (en de vraagspecificatie). Een aanbieder krijgt extra punten in de 48

RIS307202 – 8 December 2020

HSP86

HSP87 HSP88

HSP89

HSP90

HSP91

Zowel in de gemeenteraad als bij de instellingen (de huurders van het OCC) heeft het beeld bestaan dat de formulering van een 'gewenste beweegbare vloer' in het programma van eisen gelezen moest worden als harde eis en dat een beweegbare vloer noodzakelijk zou zijn. Waar staat in het PvE dat een beweegbare vloer gewenst is? En bij welke raadsleden is dat beeld bestaan? En bij welke instellingen? Met welke externe partijen heeft de Rekenkamer gesproken over de beweegbare vloer? Heeft de Rekenkamer er zicht op hoe straks wordt voorzien in flexibel gebruik van de zaal? Pag. 133: Ondanks de toezegging van het college aan de raad dat met de DBMconstructie een hoogwaardige afwerking gewaarborgd is, blijkt deze waarborg in de praktijk onvoldoende te zijn geweest. Welke specialistische kennis heeft de Rekenkamer (ingehuurd) om te kunnen beoordelen of de afwerking al dan niet hoogwaardig is? Pag. 134: Volgens de Rekenkamer was de motie over de Welstand overbodig. Echter het college is wettelijk niet verplicht om advies van de Welstandscommissie over te nemen. Is de Rekenkamer daar van op de hoogte?

beoordeling van de bieding bij het aanbieden van door de opdrachtgever omschreven pluspakketten. Het idee achter een DBM contract is dat de aannemer in zijn/haar bieding komt met een ontwerpoplossing voor de gestelde eisen. Waar het gaat om de gevraagde flexibiliteit was één mogelijke ontwerpoplossing het leveren van een beweegbare vloer. Deze is door het college echter als pluspakket meegenomen in de uitvraag en daarmee als extra kwaliteit bóvenop het programma van eisen. Pluspakketten leveren zoals aangegeven de bieder extra punten op in de beoordeling. Het is daarom voor een aanbieder niet doelmatig een beweegbare vloer als pluspakket níet op te nemen in de bieding (en dus punten te missen), maar deze vervolgens wél als ontwerpoplossing voor één van de eisen in het programma van eisen aan te bieden. Zoals in noot 337 is opgenomen, staat dit op pagina 15 van het Functioneel en Ruimtelijk programma van eisen van 29 september 2014: ‘Om zowel klassieke concerten alsook concerten met versterkte muziek (pop etc.) alsook commercieel medegebruik zo goed als mogelijk te kunnen faciliteren is een vlakke vloer die hellend gemaakt kan worden gewenst.’ Zie de beantwoording bij vraag HSP84 (gevraagde informatie staat in een voetnoot in het rapport). Zie de beantwoording van vraag HSP73. Een overzicht van de gesprekken is tevens opgenomen in de bronnenlijst bij het onderzoek.

Nee, deze vraag valt buiten het kader van dit onderzoek. In de toelichting op de hier aangehaald bevinding wordt de onderbouwing daarvan gegeven. Cruciaal is de tekst: ‘Ondanks dat de instellingen ingestemd hebben met dit programma van eisen, vonden ze voorstellen die volgens de gemeente voldeden aan het programma van eisen, van onvoldoende kwaliteit. Daarop heeft de gemeente de aannemer verzocht tegen betaling extra kwaliteit toe te voegen’. In de voetnoot waarnaar hier wordt verwezen staat dat dit overbodig is omdat de Wabo stelt dat een omgevingsvergunning altijd geweigerd moet worden wanneer sprake is van strijd met redelijke eisen van welstand. Daarnaast wordt in de voetnoot opgemerkt: ‘In de praktijk betekent de motie vooral een verzoek aan het college om 49

RIS307202 – 8 December 2020

HSP92

Pag. 137: Volgens de Rekenkamer heeft de raad zich expliciet heeft uitgesproken voor het volledig realiseren van de fietsparkeerplaatsen in het OCC-gebouw. Wanneer heeft de raad dit uitgesproken?

HSP93

Pag. 139: Het college heeft de kosten hiervan voor rekening van de gemeente genomen, terwijl in de Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en de instellingen is opgenomen dat de instellingen zelf eventuele meerkosten moeten betalen die het gevolg zijn van aanpassingen in het ontwerp die op verzoek van de instellingen. Heeft het college hier een verklaring voor gegeven aan de Rekenkamer? Pag. 147: Kosten overkapping overgeheveld en verrekend met grondprijs Sonate. Wat kostte het stadsbalkon en hoeveel kostte de expeditiehof?

HSP94

HSP95 HSP96 HSP97

Hoe kan een expeditiehof tevens stadsbalkon zijn? En als twee maal voor hetzelfde betaald is kan het geld toch teruggevorderd worden? Pag. 150: Hoe hoog was de grondbieding in 2015 van Boele en van Eesteren en hoe hoog die van Heijmans?

HSP98

En hoe hoog was de raming van de gemeente?

HSP99

Pag. 153: De € 7,5 mln. voor 2020 heeft het college in 2017 binnen het Meerjaren

bij een eventueel negatief advies van de welstandscommissie niet alsnog de omgevingsvergunning te verlenen (de Wabo geeft het college deze mogelijkheid).’ Zie hiervoor de toelichting bij de bevinding waar de vraag betrekking op heeft. In RV94 2014, dictum punt IX: ‘ten opzichte van het functioneel en ruimtelijk programma van eisen Onderwijs- en Cultuurcomplex, 29 september 2014, de fietsenstalling met 900 plaatsen uit te breiden’. In het Programma van Eisen staat op p. 31 ‘minimaal 500 fietsen van medewerkers, studenten en bezoekers' gestald moeten kunnen worden’. Beiden zijn door de gemeenteraad vastgesteld met de besluitvorming op 7 november 2014. In de vraagspecificatie (VS1.1.3) staat op p. 43 ‘het gebouw [te] voorzien van een fietsenberging voor minimaal 1.500 fietsen, voor onder andere medewerkers, studenten en bezoekers’ Tijdens het proces van feitelijk wederhoor heeft de gemeentelijke organisatie aangegeven dat dit een politiek besluit is geweest.

We hebben in het kader van dit onderzoek niet de kosten voor stadsbalkon/expeditiehof becijferd. In de bevinding waar de vraag betrekking op heeft, constateren wij alleen dat in ruil voor het uitvoeren van dit deel van het OCC een korting van € 0,5 mln. op de grondprijs werd gegeven. Het stadsbalkon is gesitueerd op het dak van de expeditie. Deze vraag valt buiten het kader van ons onderzoek. Het antwoord op deze vraag is vertrouwelijk in het kader van art. 2.57 van de aanbestedingswet. De rekenkamer mag geen informatie openbaar maken die naar zijn aard vertrouwelijk is. Het antwoord op deze vraag is vertrouwelijk in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) art. 10, lid 1 onder c en 2 onder b. Vooraf bestemmen moet niet verward worden met er over kunnen beschikken. De rekenkamer 50

RIS307202 – 8 December 2020

HSP100

HSP101

Investeringsprogramma (MIP) apart gehouden als risicovoorziening voor mogelijke tegenvallers in het project OCC zonder de gemeenteraad een voorstel voor te leggen voor de herbestemming van deze vrijvallende middelen. Hoe kan het college in 2017 over geld uit 2020 beschikken en apart houden? Wanneer is dit bedrag feitelijk vrijgevallen?

Pag. 156: In antwoord op schriftelijke vragen stelt het college in 2016 dat Cadanz het OCC moet bouwen binnen het maximale budget, gebaseerd op de met de raad afgesproken kaders en dat Cadanz geen ruimte heeft om daar eenzijdig van af te wijken of concessies aan te doen. Daaruit blijkt dat het college de gemeenteraad op diverse momenten onjuist heeft geïnformeerd over dit

gaat overigens bij de beschrijving van de wijze waarop met deze vrijval is omgegaan, uit van de toelichting van het college in de genoemde bronnen. Hoe dit financieel technisch daadwerkelijk is uitgevoerd, valt buiten het kader van ons onderzoek.

Als een bedrag is begroot is voor het jaar 2020, kan het alleen in dat jaar vrijvallen en ingezet worden voor iets anders. Voor de ontwikkeling op het Spuiplein van een cultuurforum wordt sinds het begrotingsjaar 2010 geld op de begroting bestemd. In de begrotingsjaren tot en met 2014 zijn bedragen voor een totaal van € 17,5 mln. apart gezet, welke gebruikt zijn als incidentele dekkingsmiddelen (hiermee kunnen lasten direct genomen worden). Dit geld is ‘gespaard’ in de Reserve Grote Projecten. Ditzelfde is gedaan in de jaren 2015 en 2016 voor een bedrag van € 10,4 mln. Vanaf het begrotingsjaar 2017 is er structureel op de begroting € 7,5 mln. beschikbaar. Elk jaar dat hiervan niet gebruik gemaakt hoeft te worden, omdat het gebouw nog niet is opgeleverd, valt dit bedrag vrij. Wanneer je vooraf al weet dat de oplevering naar een later tijdstip verschuift, kan je dus ook al vooraf afspraken maken over de besteding van in de toekomst vrij te vallen geld. Op deze manier zijn met het raadsbesluit in 2014 de vrij te vallen bedragen voor de jaren 2017 en 2018 (totaal dus € 15 mln.) ingezet als dekking voor de extra kosten voor het OCC. 2019 is niet benut voor het OCC, maar meegenomen in de herverdeling van middelen binnen het MIP (wat is besloten in de begroting van 2017).

2020 is, zoals beschreven, in 2017 informeel bestemd voor het OCC en in 2018 formeel met het besluit over de packagedeal toegevoegd aan het budget voor het OCC, net als € 5 mln. van de vrijvallende middelen van het begrotingsjaar 2021. De vraag heeft betrekking op bevinding 45, waarin wij constateren dat in 2016 al duidelijk was dat er vertraging op zou treden in de realisatie van het OCC en dat de als gevolg daarvan vrij te vallen middelen over het begrotingsjaar (zie hierboven) ingezet werden als extra middelen voor het OCC, met andere woorden: in 2016 werd al afgeweken van de kaders door 1) het uitlopen in de planning en 2) en reserveren van extra middelen bovenop het 51

RIS307202 – 8 December 2020

HSP102

onderwerp. Hoe kon het college volgens de Rekenkamer in 2016 weten dat het college in 2018 (met de Package deal) zou afwijken van de kaders en Cadanz ruimte zou geven? Pag. 158: Vrijval kapitaallasten 2020 die nu toegevoegd wordt onder het mom dat dit onderdeel is van 'het huidige budget', maar gewoon onderdeel is van dit raadsbesluit. Met de woorden “onder het mom” suggereert de Rekenkamer kwade opzet van het college. Is dit juist?

HSP103

Pag. 164: De 30 mln. bestaat voor de helft uit de 15 mln. gebouwsponsoring. Hoe kan een vrijval van een incidentele investering ineens gelijk gesteld worden met een dekkingsbron?

HSP104

En is het juist dat de dekking door sponsorgeld pas in 2020 is weggevallen en aangepast middels het raadsvoorstel ‘Actualisering dekkingsbesluit Amare’ van juni 2020?

HSP105

Over de Bestuurlijke reactie Pag. 253: Wat overblijft zijn enkele documenten die niet aangeleverd waren, wat in het kader van het feitelijk wederhoor alsnog gebeurd is. Is dit juist?

door de raad toegezegde investeringskrediet. Wij relateren de beantwoording van SV zoals door de vraagsteller aangehaald aan deze afwijking van het kader en niet aan de packagedeal. Wij hebben de achterliggende reden niet onderzocht en hebben dus ook niet de bedoeling de beschreven suggestie te wekken. Wel constateren we dat de betreffende middelen niet, zoals wel aangegeven door het college, onderdeel uitmaakten van het projectbudget, maar daar pas met het betreffende raadsbesluit aan zijn toegevoegd. De totale kosten voor ontwikkeling en realisatie van het OCC worden voor een groot deel gedekt met een te activeren bedrag op de begroting (dit komt hiermee op de balans te staan en wordt gedurende 40 jaar afgeschreven, hiervoor zijn op de begroting structureel dekkingsmiddelen opgenomen). Een kleiner deel van de kosten wordt gedekt uit incidentele middelen. Die bestaan deels uit daadwerkelijk gespaard geld en deels uit verwachte sponsorinkomsten. Omdat als gevolg van verandering in de regels (BBV) een groter bedrag geactiveerd moest worden, was er minder van het incidentele bedrag nodig om alle kosten te dekken. Dit niet benodigde bedrag was in totaal € 30 mln., bestaande uit € 15 mln. al gespaard geld en € 15 mln. nog te realiseren sponsorinkomsten. In bevinding 12 constateren we overigens dat deze € 15 mln. sponsorinkomsten niet zeker is. Nee, dit is niet juist.

In 2020 is besloten dat het niet (meer) realistisch is te verwachten dat met sponsoring een bedrag van € 15 mln. bijeengehaald kon worden. Zoals al aangegeven constateren wij in bevinding 12 dat al in 2014 duidelijk was dat er geen garantie bestond dat dit bedrag ook zou worden opgehaald en in bevinding 13 dat als gevolg van het niet rekening houden met de benodigde afdracht van btw over sponsorinkomsten de netto-opbrengst van € 15 mln. aan sponsorinkomsten € 12,4 mln. zou zijn. Er was dus feitelijk geen (gegarandeerde) dekking voor dit bedrag op het moment van besluitvorming in 2014. Nee, wij verschillen van inzicht met het college over de aard van aangeleverde stukken. Zie ook de beantwoording van vraag HSP 27, 28 en 29.

52

RIS307202 – 8 December 2020

HSP106

HSP107

Zijn alle documenten nu aangeleverd door het college? Pag. 260: Wat vindt de Rekenkamer van de opvatting van het college dat de naar rato van m2 methodiek van de Rekenkamer onjuist is?

Voor vervangingsinvesteringen voor installaties zou na de afschrijvingsperiode nieuw krediet moeten worden gevraagd

Wij herkennen ons niet in de kritiek van het college, daarnaast wijzen we erop dat dit een reactie is op feiten zoals weergegeven in het feitenrapport. Wij hebben conform de verordening op de rekenkamer het feitenrapport voor feitelijk wederhoor voorgelegd aan de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie heeft uiteindelijk 3 maanden de tijd gehad om tot een volledige reactie te komen, waar in de verordening een termijn van 4 weken was opgenomen. Alle onderbouwde geconstateerde onjuistheden zijn door ons verwerkt en alle opmerkingen die niet zijn overgenomen, hebben wij voorzien van een onderbouwing. Het bestuurlijk wederhoor is bedoeld, ook conform de verordening op de rekenkamer, voor een reactie op de conclusies en aanbevelingen. Wij zijn slechts op een beperkt aantal punten in de feitenreactie van het college ingegaan, omdat in het feitelijk wederhoor alle onjuistheden aan de orde zijn geweest. Met betrekking tot de opmerking over de m2 methodiek merken we op dat wij, in tegenstelling tot wat het college aangeeft, de bespelingsovereenkomsten wel hebben betrokken bij de berekening van baten voor DMC en dat we de lasten voor DMC voor het beheer van de overige ruimten dan welke aan de instellingen worden onderverhuurt ook hebben meegenomen in onze berekening. Deze lasten hebben wij namelijk naar rato omgeslagen over alle huurders (dus ook DMC) van het OCC.

Het kan zo zijn dat in werkelijkheid het gebruik van de vierkante meters in het gebouw anders verdeeld zal zijn over de onderhuurders, maar op basis van alle beschikbare gegevens hebben wij gekozen voor een zo betrouwbaar mogelijke verdeling van lasten en baten over de instellingen. We hebben daarbij alle gegevens die voorhanden waren, betrokken. Zie voor een totaaloverzicht tabel 14 op p. 168. en tabel 12 op p. 167 voor een overzicht van de verdeling van de vierkante meters naar de gebruikers. Bij ‘algemeen’ is hier aangegeven dat deze vierkante meters verdeeld zijn over alle gebruikers. Dat is in overeenstemming met de verordening Financieel beheer en beleid. In de destijds vigerende versie van deze verordening werd (samenvattend) geregeld dat 53

RIS307202 – 8 December 2020 staat in het raadsvoorstel uit 2014. Is dit juist en wat zijn daarover de regels?

HSP108

HSP109

HSP110

HSP111

CUSGP1

CUSGP2

Pag. 283: Discussienota van 11 mei 2018. Welke varianten/scenario’s mbt de package deal lagen er in 2018 bij de coalitieonderhandelingen op tafel volgens de Rekenkamer? Over het Raadsvoorstel van de Rekenkamer Pag. 10: Daarmee gaat het college eraan voorbij dat de bewuste onderdelen onlosmakelijk onderdeel uitmaken van het Programma van Eisen voor het OCC en in het raadsvoorstel uit 2014 beschreven zijn als onderdeel van het gebouw 'waarmee in de kosten rekening is gehouden’. Waar in het programma van eisen staat dat? Pag. 13: In totaal gaat het om circa € 12 mln. kosten voor de aanschaf van de garage, ruim € 5 mln. voor de verbouw (het door ons opgenomen bedrag) en een geraamde € 15 mln. opbrengst voor de verkoop. Waar heeft de Rekenkamer deze informatie gevonden? Pag. 14: Het college verleent het DMC dezelfde subsidie als in de periode 20172021. Waarom heeft de Rekenkamer niet gekeken naar de bedragen die RO en DMC jaarlijks gaan ontvangen vanuit het Meerjarenbeleidsplan Kunst en Cultuur 2021-2024?

CU/SGP · De Rekenkamer constateert dat de €4,1 miljoen die betaald is voor de gevelaanpassing Schedeldoekshaven onterecht door de gemeente is betaald. Is het duidelijk ten laste van welke budget de €4,1 mln is geboekt? · Hoe kan het, juridisch gezien, dat deze gevelaanpassing is gerekend als extra

investeringsvoorstellen van dekking voorzien moeten zijn en welke afschrijvingstermijnen aangehouden moeten worden. Met betrekking tot vervangingsinvesteringen was alleen geregeld dat alleen wanneer níet sprake is van de noodzaak van vervangingsinvesteringen, gebruik gemaakt kan worden van incidentele dekking van kapitaallasten. Ook in de huidige verordening gelden vergelijkbare regels. De discussienotitie is een agendastuk bij het bestuurlijk overleg Spuikwartier. Wij hebben geen inzage in stukken die bij de coalitieonderhandeling zijn gebruikt. Zie ook de beantwoording van vraag HSP6

In ons nawoord, waar de vraag naar verwijst, geven wij aan dat dit in het raadsvoorstel van 2014 is beschreven. De volledige tekst is ‘Met alle bovengenoemde zaken is rekening gehouden in de begroting van kosten’ (RIS276520, RV94 2014, p. 7).

Deze informatie is afkomstig uit de geheime grondexploitatie Spuikwartier van oktober 2014.

We hebben in ons nawoord de subsidie van de hoofdhuurder opgenomen. Voor wat betreft NDT en RO geldt dat de situatie complexer is, omdat er meer subsidie is gevraagd, voornamelijk ter dekking van de toegenomen huur, en deze extra subsidie deels is toegekend. Hiermee wordt de essentie van ons nawoord op dit punt niet anders. Een precieze weergave van de toegekende subsidie in relatie tot de activiteiten die daar tegenover staan, vergt nader onderzoek. Zie de beantwoording van vraag SOS1.

De vraag valt buiten het kader van dit onderzoek.

54

RIS307202 – 8 December 2020

CUSGP3

CUSGP4

CUSGP5

CUSGP6

CUSGP7

CUSGP8

CUSGP9

kosten buiten het contract om? Heeft de Rekenkamer daar zicht op? · Hoe kan het dat de fietsenstalling uit de overeenkomst en dus uit het budget van het OCC gehaald is terwijl het eenduidig onderdeel is van de vraag- en aanbodspecificatie van de gemeenteraad? · Is het budget fietsenstalling aan het bouwbudget/ aanneemsom weer toegevoegd? Zo ja, hoe kan dat terwijl het al onderdeel uitmaakte van de vraag en het aanbod? Welke transacties hebben er plaats gevonden en welke kosten of werkzaamheden zijn er met deze transactie gedekt? · Kan de Rekenkamer aangeven waarom de aanpassingen aan het Spaghettiwerk –die 100% voorspelbaar en kwantificeerbaar waren als onderdeel van het OCC project– op enig moment buiten vraagspecificatie, aanbiedingsontwerp en projectbudget geplaatst zijn en schijnbaar als onderdeel van een ander project ten laste van een ander budget uitgevoerd zijn? · De werkzaamheden met betrekking tot het Spaghettiwerk waren duidelijk als een onderdeel van de DBM overeenkomst aangeboden en zijn door Cadanz uitgevoerd. Deze werkzaamheden waren dus in de aanneemsom verwerkt.

Kan de Rekenkamer aangeven hoe de post van € 700.000 overgegaan is naar de aanneemsom van Cadanz en waartoe dit budget is aangewend? · Is het correct dat Retail tweemaal in de Grex voorkomt met een eigen Grex en als onderdeel van de Grex van het OCC? Zo ja wat is het doel van 2 maal geld reserveren voor Retail? · Indien Retail duidelijk benoemd is in de vraagspecificatie en in het aanbod verwerkt is hoe is het mogelijk dat dit nu volgens het college géén onderdeel zou uitmaken van het project? · Is het niet normaal om onder de gegeven omstandigheden de lasten van het Retail als onderdeel van het project te nemen en de eindwaarde als baten toe te voegen?

Wij hebben geconstateerd dát het is gedaan, maar geen onderzoek gedaan naar de achterliggende redenen.

Onderscheid moet worden gemaakt tussen de bekostiging van de fietsparkeerplekken die onderdeel uitmaken van het PvE en de extra fietsparkeerplaatsen. De eerste worden betaald uit het investeringskrediet, de tweede uit de grondexploitatie.

Nee, zie ook beantwoording vraag CUSGP3.

Zie de beantwoording van vraag SOS15.

Zie de beantwoording van vraag SOS25

Zie de beantwoording van vraag CUSGP3

Onderscheid moet gemaakt worden tussen ‘het project’ en de dekking van de kosten. De retail is een investering en moet dus geactiveerd worden (conform Besluit Begroten en Verantwoorden). Met het besluit RV94 uit 2014 heeft de gemeenteraad een investeringskrediet 55

RIS307202 – 8 December 2020

CUSGP10

CUSGP11

CUSGP12

CUSGP13

CUSGP14

CUSGP15

CUSGP16

CUSGP17

· Weet de Rekenkamer hoe en waarvoor de middelen uit de Grex voor het OCC en de Grex retail overgeheveld zijn naar de realisatie van het OCC? · Is bekend hoeveel parkeerplaatsen er vervallen door de ontwerpkeuzen welke Boele & van Eesteren | Visser & Smitbouw in/onder het OCC in de Spuigarage (ASR) en Turfmarkt? Hoeveel zekerheid is er dat dit voor een optimale exploitatie van het Amare complex geen enkel probleem zal zijn? · Is duidelijke hoeveel compensatie, voor niet aan ASR terug te leveren parkeerplaatsen, de gemeente zal moeten betalen? · Kan de Rekenkamer aangeven waarom, ondanks de eerdere afspraken met de toekomstige huurders, er toch besloten is te gaan voor een DBMconstructie? Is er in documenten terug te vinden wat de risico’s van een DBMconstructie in dit geval waren? · Is de Rekenkamer van mening dat er voldoende deskundigheid in de ambtelijke organisatie aanwezig was destijds om over te gaan tot het aangaan van de DBMconstructie? · Is het aan de Rekenkamer bekend dat Heijmans tussentijds de aanbesteding voor het OCC verlaten had? Later is Heijmans met een andere architect weer toegetreden tot de aanbesteding.

Kon dat binnen de voorwaarden die van toepassing waren op de aanbesteding? · Weet de Rekenkamer of Heijmans op verzoek van de gemeente in tweede instantie alsnog heeft deelgenomen aan de aanbesteding? · Is het bij de Rekenkamer bekend wat de grondwaarde was die BvE|V&S becijferde bij haar inschrijving?

beschikbaar gesteld waarvan dit onderdeel deel uitmaakt. Hiermee zijn de kosten van de investering gedekt (lees van de realisatie). Opbrengsten uit huur worden als baat meegenomen in de vastgoedexploitatie en hebben als gevolg dat de gemeente zelf minder lasten heeft voor de afschrijving en rente. Inkomsten uit verkoop worden ingezet voor het (ineens) afschrijven van het actief. Zie de beantwoording van vraag SOS15

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Zie beantwoording van de vraag VVD4.

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Nee, dit is op basis van de door ons ontvangen informatie niet duidelijk geworden.

Zie beantwoording vraag CUSGP15

Ja, maar dit bedrag is vertrouwelijk op grond van de aanbestedingswet art. 2.57. De rekenkamer

56

RIS307202 – 8 December 2020

CUSGP18

CUSGP19

CUSGP20

CUSGP21

CUSGP22

CUSGP23

CUSGP24

CUSGP25

· Is bekend wat de oorspronkelijke waardebepaling was door BvE|V&S (voor de grond) behorende bij de stedenbouwkundige visie van BvE|V&S? · Is bekend op welke gronden Heijmans heeft kunnen overtuigen om af te wijken van de Visie bij het winnende OCC aanbod en de daaraan verbonden grondwaarde en dat de gemeente tevreden zou moeten zijn met een grondwaarde die meer dan waarschijnlijk fors lager is dan de minimum waarde die bij de aanbesteding als hard criterium gold? Is bij de rekenkamer bekend waarom het college de verkeerde definitie van het begrip “weerstandsvermogen” heeft gebruikten of dit (financiële) consequenties heeft gehad voor het project? Bij bevinding 46: is het bij de rekenkamer bekend waarom de raad niet werd geïnformeerd over het pakket van ontwerpaanpassingen begin 2018? Is bij de rekenkamer duidelijk of de coalitiepartijen die op 29-05-2018 een akkoord sloten dat dit gebouw niet conform vastgestelde uitgangspunten en randvoorwaarden zou worden afgerond? Is de rekenkamer duidelijk waarom de €1,7 miljoen voor het dekken van extra bouwrente niet in het dictum is opgenomen? Is het de rekenkamer duidelijk wat hiervan de consequenties zijn? bij Bevinding 51: is uit de achterliggende documenten te achterhalen wat de redenen van het college waren om de feiten zo te presenteren dat alles er voordeliger uit zag? Is bijvoorbeeld te lezen dat er politieke druk is op de

ambtenaren om de cijfers zo gunstig mogelijk te presenteren? Over tegenvallers · Is de Rekenkamer van mening dat de gegadigden voor de aanbesteding ontoereikende informatie over de opstallen hebben ontvangen, zodat zij de risico’s niet goed konden inschatten?

kan geen informatie die naar zijn aard vertrouwelijk is, openbaar maken. Ja, maar dit bedrag is vertrouwelijk op grond van de aanbestedingswet art. 2.57. De rekenkamer kan geen informatie die naar zijn aard vertrouwelijk is, openbaar maken. Nee, dit valt buiten het kader van dit onderzoek.

Nee.

Nee.

Nee, dit valt buiten het kader van dit onderzoek.

Nee, we hebben niet de reden onderzocht die ten grondslag ligt aan het niet opnemen hiervan. In het kader van het feitelijk wederhoor heeft de ambtelijke organisatie aangegeven dat deze dekking in de begroting 2019-2022 verwerkt is en daarmee door de raad vastgesteld. Er is dus verder geen consequentie. Nee, en overigens valt dit buiten het kader van dit onderzoek.

Dit valt buiten het kader van het onderzoek.

57

RIS307202 – 8 December 2020 CUSGP26

CUSGP27

CUSGP28

CUSGP29

CUSGP30

CUSGP31

CUSGP32

CUSGP33

· Is de Rekenkamer van mening dat de gegadigden voor inschrijving onvoldoende in staat zijn geweest om het noodzakelijke onderzoek te doen, zodat ze niet in staat waren de risico's in te schatten? · Is de Rekenkamer van mening dat gegadigden voldoende mogelijkheden hebben gehad om tijdens de respectievelijke dialoogronden aanvullende vragen te stellen? · Kan de Rekenkamer bevestigen dat de inschrijver middels de inschrijving heeft verklaard de ontwikkeling en de realisatie voor haar rekening en risico te kunnen realiseren? · Waarom konden Cadanz en Sonate nadat de locatierisico’s in de prijsvorming bij de aanbesteding door de rechtsvoorgangers van Sonate adequaat ingeschat zijn, toch begrip vinden voor het compenseren van hun ondernemingsrisico’s waar Sonate en Cadanz hebben verklaard het project voor eigen rekening en risico te realiseren? · Kan de Rekenkamer onderschrijven dat bij toename van de omvang van het commerciële programma deze groei voor een groot deel een verschuiving van relatief lage waarde met een hoog risico naar een hogere waarde met een lager risico oplevert? Zo nee, waarom klopt deze redenering niet? · Kan de Rekenkamer onderschrijven dat groei in de sfeer van de hogere appartementen en penthouses per m2 méér waarde genereert dan de lagere verdiepingen zonder zon of uitzicht? · Kan de Rekenkamer aangeven waarom de ontwikkelaar/aannemer gezien alle

tegenvallers kennelijk geen baas is over haar eigen planning en keuze van bouwmethoden? · Een van de onderdelen van de packagedeal waren de extra kosten als gevolg van een ingewikkelde ondergrond (holle ruimtes, etc.) Kan de Rekenkamer aangeven hoe het kan dat de ontwikkelaar/aannemer niet op de hoogte was dat er onder onderheide vloeren holtes ontstaan en dat er op de locatie Spui

Dit valt buiten het kader van het onderzoek.

Dit valt buiten het kader van het onderzoek. We kunnen op basis van de ons aangeleverde informatie wel aangeven dat er in het kader van de dialoogfase verschillende vragenrondes zijn geweest. Nee, dit valt buiten het kader van het onderzoek.

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

58

RIS307202 – 8 December 2020

CUSGP34

CUSGP35

CUSGP36

CUSGP37 CUSGP38 CUSGP39 CUSGP40

CUSGP41

GL1

GL2

grondwaterstromingen zijn die Wareco in kaart heeft gebracht? · Kan de Rekenkamer aangeven hoe het College heeft beoordeeld of laten beoordelen in hoeverre ‘niet te voorziene holtes onder kelders’ en ‘verrassende rivieren onder de grond’ een reële basis zijn voor een gesprek over onvoorziene omstandigheden, die aanleiding kunnen zijn voor verrekening van meerkosten? Over de sociale huurwoningen · Wat is er bekend bij de rekenkamer over sociale woningbouw binnen dit project? Hoeveel sociale huurwoningen met totaal aantal vierkante meters GBO waren er vastgelegd in het ontwikkelplan op basis waarvan de grondwaarde bij aanvang bepaald is? · Hoeveel m2 GBO sociaal waren er verwerkt in het schetsontwerp? · Hoeveel m2 GBO sociaal waren er verwerkt in het Voorlopig ontwerp? · Hoeveel m2 GBO sociaal waren er verwerkt in het definitief ontwerp? · Hoeveel m2 GBO sociaal waren er verwerkt in de aanvraag omgevingsvergunning? · Zijn er andere ontwikkelingen bekend waar de afspraak met een ontwikkelaar wordt gemaakt dat de woningen tegen kostprijs aan een corporatie moet worden aangeboden, terwijl diezelfde ontwikkelaar de kostprijs bepaalt? Is dit een normale gang van zaken? GL 1.3 informatieverstrekking - kan op een manier ook aangegeven worden hoe lang er op de ontbrekende stukken gewacht wordt? 3.

Financiele Kaderstelling, p 68 Dank voor de tabel, dit maakt het inzichtelijker hoe de Rekenkamer tot de bedragen is gekomen. Uit dit hoofdstuk blijkt ook hoe ingewikkeld een project van deze omvang financieel in elkaar zit, vanaf het begin. Over de kosten die niet onderdeel waren van de kredietverstrekking: op welk moment zijn deze kosten wel door de raad

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Voorzover informatie over de sociale woningbouw relevant was voor het onderzoek, is dat opgenomen in het rapport. Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek. Dit valt buiten het kader van ons onderzoek. Dit valt buiten het kader van ons onderzoek. Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Dit valt buiten het kader van ons onderzoek.

Zie de bijlage 1 voor een reconstructie van de informatievoorziening bij het onderzoek.

Er zijn geen bedragen onrechtmatig besteed. Een deel van de in de tabel opgenomen kosten werd in het raadsbesluit van 2014 wel meegenomen, alleen niet als onderdeel van het investeringskrediet. Dit betreft de toename op het negatieve resultaat van de grondexploitatie Wijnhavenkwartier (€ 9,2 mln.), de gemaakte kosten voor het oude plan (€ 7,1 mln.) en de risicoreservering (totaal € 7,8 mln). De € 8,4 mln. bouwkosten maakt onderdeel uit van de grondexploitatie. Met de begroting stelt de 59

RIS307202 – 8 December 2020 goedgekeurd, bv als onderdeel van de programmabegroting? Of is ook dit niet gebeurd? In hoeverre is het gebruikelijk in Den Haag volgens de Rekenkamer om een grondexploitatie van een groot bouwproject wel of niet op te nemen in de ‘ all in’ realisatiekosten?

GL3

GL4

GL5

GL6

Legenda bij figuren 6 en 7 p 71 en 72: Bij 6 staat in lichtblauw 1,1 miljoen afwaarderen oude theaters, maar is het niet ingekleurd. Bij 7 is wel lichtblauw ingekleurd maar staat de 1,1 miljoen niet in de legenda. Graag een check op de legenda’s en de figuren P 75: 0,5 miljoen voor langer openhouden theaters. Zou het qua transparantie niet nog beter zijn om deze kosten uit beide plaatjes te halen? De kosten waren namelijk niet zo zeer onderdeel van een ontwikkelplan, maar kosten die ontstonden door vertraging van (politieke) besluitvorming P 76: In de voetnoot wordt verwezen naar een nota over grondexploitatie van 2018. Welke vorm van grondexploitatieberekening was in 2013/2014 gebruikelijk binnen de gemeente Den Haag, nominale waarde of NCW?

P 79, figuur 12: Heeft de raad op een ander moment ingestemd (expliciet) met de verslechterde grondexploitatie van het Wijnhavenkwartier (met 9,2 miljoen)?

gemeenteraad ook het meerjarenprogramma grondexploitaties vast (MPG), waar deze grondexploitatie onderdeel van uitmaakt. Het afwaarderen van de oude theaters (€ 1,1 mln.) is ook via de begroting vastgesteld. Het is gebruikelijk om bij de kosten van een ontwikkeling ook de benodigde kosten voor het dekken van een eventueel tekort op een bij het project betrokken grondexploitatie mee te nemen. Het tekort op de toenmalige grondexploitatie voor het Spuiforum werd ook gedekt uit het ter beschikking gestelde investeringskrediet. Aangepaste figuren zijn opgenomen in bijlage 2.

De kosten voor het doorexploiteren maken onderdeel uit van het budget voor de ontwikkeling en realisatie van het Onderwijs- en Cultuurcomplex. Dit is vastgesteld met het raadsbesluit van november 2014. Daarom hebben wij ze ook zo in het overzicht opgenomen. Beide waarden worden gebruikt, maar hebben zoals in ons rapport aangegeven elk een ander doel. De nominale waarde is het totaal van kosten, zonder daar een verrekening van de rente in mee te nemen. De netto contante waarde wordt berekend om de waarde te berekenen op een bepaald moment, zo dat de financiële gevolgen voor de exploitatie op dat betreffende moment inzichtelijk zijn. Het gebruik van de verschillende waarden is niet veranderd in de tijd. Wel wordt de gemeenteraad sinds de invoering van de GRIP rapportages op een consistente wijze geïnformeerd over de ontwikkeling van de saldo’s van grondexploitaties, waarbij zowel de nominale waarde als NCW worden gebruikt. De gemeenteraad heeft met het nemen van het besluit van november 2014 tevens ingestemd met het dekken van het verslechterde resultaat op de grondexploitatie Wijnhavenkwartier.

60

RIS307202 – 8 December 2020

GL7

5.2 p 87 Reserve grondbedrijf Uit de eerder gegeven definitie van grondexploitatie blijkt dat dit een som is van lasten en baten. Waarom kunnen tegenvallers bij de realisatie in de bouw dan niet onderdeel zijn van die lasten (en dus van de reserve)? Is hier jurisprudentie op of is dit een definitie interpretatie? Of misschien anders gesteld: waarom kunnen mogelijke kosten niet onderdeel zijn van de grondexploitatie?

(dictum punten VII. En VIII, derde aandachtsstreep). Het realiseren van een gebouw is een investeringsproject. Conform het Besluit begroten en verantwoorden (BBV) en de verordening Financieel beheer en beleid, dienen investeringen geactiveerd te worden. Dit betekent dat de waarde van het gebouw opgenomen wordt op de balans en in een periode van (meestal) 40 jaar wordt afgeschreven. Het is niet in overeenstemming met het BBV en de verordening om een investeringsproject op te nemen in een grondexploitatie.

61

RIS307202 – 8 December 2020

Bijlage 1. reconstructie informatieverstrekking datum

categorie

betreft

Volg- Beschrijving nr

7-mrt16

Kennisgev ing

5-apr-16

uitvraag

29-jul16

ontvangst

23-mei17

herinneri ng

26-jun17

herinneri ng

28-jun17

reactie

Reactie van contactpersoon (DSO) dat de informatie onderweg is, met excuus voor de vertraging.

28-jun17

herinneri ng

3-jul-17

ontvangst

19-dec17

uitvraag

17-jan18

ontvangst

In persoon overleg met projectsecretaris OCC over aanlevering stukken. Hierbij wordt aangegeven dat de herziene bedrijfsexploitatie met 2nd opinion van een externe deskundige, nog niet bij het college is geweest en dat het daarom nog niet ter beschikking wordt gesteld. Ontvangst van 5 ontbrekende stukken (hard copy) uit de uitvraag van 5 april 2016. Met betrekking tot de gevraagde geactualiseerde versie van het Bedrijfsplan DMC wordt aangegeven 'nog niet beschikbaar'. 3 Kennisgeving start onderzoek en informatieverzoek 12 documenten die tijdens de verkenning niet zijn geleverd. Gevraagde leverdatum 10 januari. Aanlevering van gevraagde informatie d.d. 19 dec 2017, met uitzondering van: - overzicht van geschillen tussen gemeente en Cadanz, onder de vermelding 'nvt'.

1 Kennisgeving per mail aan AD DSO van start verkenning naar het OCC. Geen informatieverzoek. Mail van 7 maart 2016 van Rekenkamer Den Haag aan AD DSO. verzoek aan contactpersoon DSO (OG) om informatie. Betreft 14 documenten (zie stuknummers 1 t/m 14 Bronnen OCC tab oud bronnen opvragen)

vragen

Ontvangst in hardcopy van 7 documenten van uitvraag 5 april. De rekenkamer heeft hier geen reactie op verzonden. 2 (een jaar later) De rekenkamer stuurt na telefonisch overleg met DSO een mail met een herinnering met betrekking tot 5 documenten die in juni 2016 niet zijn aangeleverd en stelt tevens 7 inhoudelijke vragen over het OCC project. De rekenkamer stuurt een mail met een herinnering aan de mail van 23 mei, naar aanleiding waarvan tot dat moment geen reactie is ontvangen.

62

RIS307202 – 8 December 2020 26-jan18

uitvraag

13-feb18

herinneri ng

15-feb18

uitvraag

5-mrt18

herinneri ng

19-mrt18

herinneri ng

3-apr-18

uitvraag

12-apr18

herinneri ng

13-apr18

ontvangst

herinn ering

4 Verzoek via mail aan contactpersoon OCC / projectsecretaris om overleg over nieuwe informatieverzoek. Geen specifieke documenten gevraagd wel aangegeven dat het gaat om bouwtekeningen, vertrouwelijke stukken aan de raad en de vraagspecificatie. overleg met bestuursadviseur wethouder Wijsmuller. Boodschap: gevraagde informatie is beschikbaar, maar kan niet per ommegaande geleverd worden omdat er binnen de organisatie, hetzij ophoog ambtelijk danwel bestuurlijk niveau, eerst toestemming voor moet worden gegeven. 5 brief aan wethouder Wijsmuller en cc GS. Zorg over moeilijke informatieverstrekking en weergave van gesprek van 13 februari 2018. Tevens nu expliciet geformuleerd verzoek om het volledige Dossier van de grondexploitatie Spui en WH, de vastgoedexploitatie, de bedrijfsexploitatie en het bestuurlijk dossier waaronder alle geheime stukken. Aangegeven wordt dat het verzoek dossiers betreft en niet afzonderlijke stukken. Digitaal aan te leveren binnen een week na dagtekening. De rekenkamer verstuurt een email aan de gemeentesecretaris. Verwezen wordt hierin naar de brief van 15 februari. Van de gevraagde informatie is op dat moment alleen de vraagspecificatie en in hard copy ontvangen. Het verzoek aan de GS is voor een laatste maal te bemiddelen om zaken te regelen voor een digitale overdracht van de gevraagde informatie.

Overleg tussen de gemeentesecretaris en de rekenkamer. Hierbij wordt door de GS alle medewerking toegezegd aan het onderzoek. Overeengekomen wordt dat de Rekenkamer specifieke verzoeken neerlegt bij de organisatie, waarna deze de gevraagde informatie zo snel mogelijk via een gedeelde netwerkschijf beschikbaar stelt. Na dit overleg is op verschillende momenten informatie opgevraagd en vervolgens aangeleverd 6 verzoek om informatie gericht aan projectsecretaris. Betreft 35 documenten en diverse vragen bij de VEX en de GREX. Op dezelfde dag worden alle eerder in hard copy geleverde documenten digitaal op de gedeelde netwerkschijf geplaatst. mail aan projectsecretaris met verzoek stand van zaken beantwoording van de vragen van 3 april. Aanlevering van beantwoording van de gestelde vragen, met uitzondering van twee vragen over de GREX. Geen documenten aangeleverd van uitvraag 3 april.

63

RIS307202 – 8 December 2020 19-apr18

uitvraag

herinn ering

20-apr18

ontvangst

8-mei18

uitvraag

herinn ering

30-mei18

herinneri ng

uitvraa g

2-jun-18

ontvangst

4-jun-18

herinneri ng

13-jun19

ontvangst

18-jun18

herinneri ng

5-jul-18

herinneri ng

ontvan gst

uitvraa g

7 verzoek om informatie gericht aan projectsecretaris. Betref 7 documenten en aanvullende vragen bij VEX. Ook herinnering aan de twee openstaande vragen GREX en de gevraagde documenten van 3 april. Reactie van projectsecretaris met overzicht van aangeleverde documenten respectievelijk stand van zaken van uitvraag. Reactie van projectmedewerker met beantwoording van de twee openstaande vragen GREX. 8 verzoek om informatie gericht aan projectsecretaris. Betreft 2 documenten. Tevens herinnering aan 4 nog niet ontvangen documenten. 9 Herinnneringsmail over de mail van 8 mei aan de projectsecretaris en medewerker. Geen van de verzoeken van 8 mei is op dat moment gehonoreerd. In totaal zijn er nog 30 documenten uit eerdere verzoeken niet aangeleverd. Daarnaast met dezelfde mail aanvullend verzoek om informatie. Betreft 13 documenten, aanvullende vragen naar aanleiding van de beantwoording van vragen van 5 april en twee nieuwe vragen. Reactie medewerker projectbureau via mail waarin beantwoording van (aanvullende) vragen gesteld op 30 mei Bevestiging ontvangst beantwoording d.d. 2 juni via mail van RK aan contactpersoon. Tevens herinnering aan openstaand verzoek om aan te leveren documenten (nog niets geleverd). mail van contactpersoon met overzicht van op gedeelde schijf geplaatste documenten (19). 6 uitgevraagd documenten worden nog uitgezocht.

Van 3 documenten wordt aangegeven dat deze geheim zijn en niet worden aangeleverd. Vraagt bij een aantal documenten om toelichting Mail rekenkamer aan projectsecretaris en contactpersoon. Bevat gevraagde toelichting en herinnering met betrekking tot 15 nog niet aangeleverde documenten uit eerdere uitvragen van 3 april, 8 en 30 mei. 10 herinneringsmail mbt mail van 18 juni. twee punten op de gedeelde schijf geplaatst, waarvan één daarvan was aangegeven dat dat verzoek niet meer actueel was (plantekeningen). Overige punten nog niet aangeleverd. Zelfde dag tevens vraag gesteld over de VEX voor het commerciële programma binnen het OCC

64

RIS307202 – 8 December 2020 10-jul18

herinneri ng

reactie

herinneringsmail RK aan projectorganisatie. Geen reactie meer ontvangen na versturen mail van 5 juli. Dezelfde dag reageert contactpersoon dat ze er mee bezig is en diezelfde dag alles wil aanleveren.

13-jul18

ontvangst

17-jul18

herinneri ng

21-aug18

herinneri ng

31-aug18

ontvangst

4-sep18

herinneri ng

5-sep18

uitvraag

6-sep

herinneri ng

6-sep18

uitvraag

7-sep18

uitvraag

7-sep18

herinneri ng

herinn ering

Mail met beantwoording vraag over VEX commerciële programma gesteld op 10 juli. Daarnaast herinnering met betrekking tot overige openstaande punten (waar nog geen reactie op is ontvangen). Herinneringsmail dat nog niet alle documenten zijn aangeleverd.

uitvraa g

11 Brief Rekenkamer aan wethouder Revis. Ter kennisgeving van uitbreiding onderzoek met analyse contract en contractmanagement. In de brief ook herinnering dat 30 documenten die eerder zijn opgevraagd, nog niet zijn geleverd (gespecificeerd in bijlage). Tevens verzoek om informatie met betrekking tot achterliggende stukken bij de Packagedeal (3 punten/documenten). Mail van contactpersoon met overzicht van aangeleverde documenten. Van 6 documenten wordt aangegeven dat dat verzoek nog is uitgezet. Reactie rekenkamer aan contactpersoon. Dank en opgemerkt dat er nog punten openstaan.

ontvan gst

12 Mail rekenkamer aan contactpersoon met verzoek overzicht van alle VTW's. Dit wordt dezelfde dag op de gedeelde schijf geplaatst. Mondeling overleg rekenkamer - contactpersoon (informeel). Daarbij opheldering over te weinig concreet verzoek om verslagen, daarom zijn deze niet aangeleverd 13 Mail rekenkamer aan financieel deskundige (naam gekregen van contactpersoon) dir financiën, cc aan projectsecretaris. Betreft vragen over de financiële opbouw van RV94. 14 mail rekenkamer aan contactpersoon, met verwijzing naar overleg van 6 september. Verzoek tot leveren van verslagen van overleggen: - tussen OG en ON - tussen gemeente en gebruikers - collegevergaderingen waar OCC op agenda heeft gestaan. mail rekenkamer aan projectsecretaris met overzicht (excel) van stand van zaken geleverde/nog niet geleverde informatie. 14 documenten uit eerdere uitvragen zijn nog niet geleverd. Tevens herbevestiging van verzoek om verslagen (nu ook verslagen stuurgroep vermeld). 65

RIS307202 – 8 December 2020 1-okt-18

ontvangst

1-okt-18

herinneri ng

3-okt

ontvangst

3-okt-18

uitvraag

10-okt18

herinneri ng

12-okt18

uitvraag

23-okt18

ontvangst

6-nov18 7-nov18

uitvraag

9-nov18

uitvraag

Mail contactpersoon waarin aangegeven wordt dat verslagen van 4D overleggen (gemeente met instellingen) en Stuurgroepoverleggen (bestuurlijk / project intern) zijn geplaatst op gedeelde schijf. reactie rekenkamer aan projectsecretaris. Aangegeven wordt dat in de geleverde verslagen verschillende missen (die wel worden genoemd in andere verslagen wanneer ze zijn vastgesteld). Betreft verslagen van overleggen eind juni en begin juli 2018. mail van contactpersoon waarin aangegeven wordt dat de beantwoording van de vragen over de financiële opbouw RV94 van 6 september is geplaatst op de gedeelde schijf. Tevens mail van contactpersoon waarin wordt aangegeven dat de op 1 okt gevraagde ontbrekende verslagen zijn geplaastst op de gedeelde schijf. 15 mail rekenkamer aan contactpersoon, medewerker projectbureau en medewerker financiën. Dank voor aanleveren beantwoording financiële opbouw. Aanvullende vraag met betrekking tot tekort van 0,5 mln in de dekking. Bevinding hierover voor feitelijke wederhoorreactie voorgelegd via gedeelde schijf. Herinnering rekenkamer aan medewerker financiën over aanvullende vraag/vraag over ontbrekende dekking van 0,5 mln. van 3 oktober.

ontvan gst

Wordt zelfde dag geplaastst. mail van contactpersoon. Beantwoording aanvullende vraag mbt dekkingstekort is geplaatst op gedeelde schijf. 17 Mail rekenkamer aan projectsecretaris. Verzoek om 10 documenten. 18 Mail rekenkamer aan projectsecretaris met verzoek om 3 documenten.

uitvraag

13-nov18

ontvangst

27-nov18

uitvraag

Zelfde dag reactie: komt er binnen drie dagen op terug. 16 Mail rekenkamer aan projectsecretaris met verzoek bedrijfsplan 2012

ontvan gst

19 Mail rekenkamer aan projectsecretaris met verzoek om 1 document (enkele bijlages). Deze worden dezelfde dag op de gedeelde schijfgeplaatst. mail van projectsecretaris aan rekenkamer met een update van verzoeken van 6 en 7 november. Volgens dit overzicht zijn alle gevraagde stukken geplaatst op de gedeelde schijf 21 Mail rekenkamer aan projectsecretaris met verzoek om 2 documenten. 66

RIS307202 – 8 December 2020 28-nov18

ontvangst

4-dec18

uitvraag

12-dec18

uitvraag

16-jan19

uitvraag

24

24-jan19

uitvraag

25

28-jan19

herinneri ng

29-jan19

herinneri ng

30-jan19

uitvraag

5-feb-19

herinneri ng

7-feb-19

herinneri ng

18-feb19

ontvangst

19-feb19

herinneri ng

5-mrt19

herinneri ng

19-mrt19

ontvangst

22

herinn ering

23

26

uitvraa g

reactie

27

Mail projectsecretaris aan rekenkamer. Eén van de gevraagde documenten is geplaatst, het tweede is uitgezet. Mail met verzoek aan medewerker Financiën. Vragen over regels mbt vrijval van kapitaallasten binnen gemeente. Mail rekenkamer aan projectsecretaris en contactpersoon. Aanvullende vraag (1 document) en herinnering aan enkele andere documenten, waaronder verslagen die op 7 september zijn opgevraagd (van collegevergaderingen) Brief aan wethouder Revis. Betreft verzoek om informatie met betrekking tot de packagedeal, te leveren voor 25 januari 2015. Mail rekenkamer aan projectsecretaris met verzoek tot aanleveren van een grondexploitatie Wijnhavenkwartier, versie juni 2016. Informeel overleg rekenkamer - BA Revis, waarin aangegeven wordt dat wij nog wachten op een reactie op de brief van 16 januari. Mail rekenkamer aan BA Revis. Referentie aan gesprek van een dag eerder en de verwachting die daaruit was ontstaan enige reactie te zullen ontvangen, wat niet is gebeurd. Ook verwijzing naar verband met de planning van het onderzoek. Mail rekenkamer aan projectsecretaris en contactpersoon (medewerker projectbureau). Verzoek om levering van één document. Mail rekenkamer aan projectsecretaris en contactpersoon. Herinnering aan eerder gedane verzoeken. Betreft 7 documenten die op verschillende momenten zijn opgevraagd en nog niet geleverd.

Daarnaast aanvullend verzoek voor 6 documenten. Voorzitter rekenkamer brengt brief van 16 januari 2019 in persoon onder de aandacht bij de bestuursondersteuner van de wethouder. Plaatsing op gedeelde schijf van 6 documenten die sinds 1 januari 2019 zijn opgevraagd

Mail rekenkamer aan projectsecretaris met bevestiging ontvangst en herinnering aan openstaande documenten. ontvan Ambtenaar herinnert mij aan een document dat hij gst heeft aangeleverd en vraagt of we dat hebben ontvangen. Ik kan het niet vinden en herinner de projectsecretaris hieraan. Zelfde dag reactie; het stuk was naar de verkeerde interne afdeling gezonden en is inmiddels aan ons aangeleverd. Aanlevering van 2 documenten die uitgevraagd zijn op 16 februari 67

RIS307202 – 8 December 2020 1-apr-19

uitvraag

ontvan gst

Uitvraag van 8 aanvullende documenten Zelfde dag reactie en ontvangst van (voor zover van toepassing) 8 van de 8 op 1 april uitgevraagde documenten.

68

RIS307202 – 8 December 2020

Bijlage 2. Figuren 6 en 7 uit het feitenrapport aangepast.

Figuur 6. Overzicht kosten gebiedsontwikkeling. Niet meegenomen zijn de kosten voor realisatie van het OCC.

69

RIS307202 – 8 December 2020

Figuur 7. Overzicht van de kosten voor ontwikkeling en realisatie van het OCC ten tijde van het raadsbesluit Kaders en kredietaanvraag Gebiedsontwikkeling Spuikwartier, november 2014.

70