RC-rapport 2020 RIS309487

Als gevolg van de aanpassingen van de jaarstukken is het resultaat ten opzichte van de begroting gestegen van € 72 miljoen positief naar ruim € 84 miljoen positief. In het accountantsrapport zijn alle fouten en onzekerheden van meer dan € 0,1 miljoen opgenomen die niet (meer) zijn gecorrigeerd, conform de interne spelregels. Deze lijst is eveneens omvangrijker dan vorig jaar. Met de vaststelling van de jaarrekening worden deze bevindingen door de raad gesanctioneerd. Uiteraard is het zaak dat eventuele structurele gevolgen in komende begrotingen worden verwerkt. In de kwaliteit van de jaarrekening was de laatste jaren een opgaande lijn zichtbaar door opeenvolgende verbeteringen die zijn gerealiseerd in de verantwoording. De Rekeningencommissie heeft enkele resterende verbeterpunten met de wethouder Financiën besproken. Deze zijn in onderstaande paragrafen toegelicht.

3.2.2

Grondexploitaties: diverse aandachtspunten

In grondexploitaties van de gemeente Den Haag zijn kosten opgenomen die volgens het BBV niet zijn toegestaan (totaal € 9,8 miljoen). Over € 49,3 miljoen van de verantwoorde baten en lasten bestaan onzekerheden over de financiële rechtmatigheid, evenals in de onderbouwing van geprognosticeerde kosten (onzekerheid van € 8,8 miljoen). Het komt nog steeds voor dat grondexploitaties (onnodig) lang blijven openstaan of niet voldoende worden geactualiseerd. De Rekeningencommissie heeft opnieuw aandacht gevraagd van het college voor het tijdig afsluiten van grondexploitaties en vraagt het college hiervoor in de desbetreffende verordening duidelijke spelregels op te nemen en hierover te verantwoorden conform de criteria profijt, proportionaliteit en toerekenbaarheid (PPT). Voorts is het college gevraagd in de jaarrekening een heldere toelichting te geven als wordt afgeweken van de 10jaarstermijn die het BBV voorschrijft. De wethouder Financiën (FS): De wethouder FS erkent dat uit de accountantscontrole een omvangrijke hoeveelheid bevindingen met betrekking tot grondexploitaties naar voren zijn gekomen. Hij zegt toe om in zijn rol als wethouder 16

RIS309487

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

Stadsontwikkeling, samen met zijn college Balster, te onderzoeken welke principiële afwegingen hierbij moeten worden gemaakt. Een deel van de bevindingen heeft betrekking op de interpretatie van BBV-regelgeving. De wethouder wil aan de Accountantsdienst vragen hoe deze regels moeten worden uitgelegd, hoe hieraan kan worden voldaan en hoe ze kunnen worden verankerd in de organisatie. Voorts zegt hij toe om het vraagstuk inzake de 10-jaarstermijn bij grondexploitaties mee te nemen in de evaluatie van grondexploitaties. ▪

▪

Investeringen in de openbare ruimte bij grondexploitaties: uitgezocht wordt of investeringen in de openbare ruimte al dan niet tot grondexploitaties (kunnen) worden gerekend. De Rekeningencommissie vraagt het college dit vóór het einde van dit jaar af te ronden en de raad over de uitkomsten te informeren MPG: Voorts wordt het college gevraagd bij de vaststelling van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) een heldere toelichting te geven als wordt afgeweken van de 10jaarstermijn die het BBV voorschrijft.

3.2.3

Begrotingsoverschrijdingen: beter toelichten

In het BBV is voorgeschreven dat begrotingsoverschrijdingen in de jaarrekening goed herkenbaar dienen te zijn. In de programmarekening 2020 zijn begrotingsoverschrijdingen op programma’s echter summier toegelicht. Ook op enkele andere onderdelen voldoet de programmarekening niet aan het BBV. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd er voor te zorgen dat de komende jaarrekening 2021 voldoet aan het BBV. De wethouder Financiën & Stadsontwikkeling(FS): De wethouder FS zegt toe begrotingsoverschrijdingen expliciet toe te lichten in de jaarrekening.

3.2.4

Prognosticerende waarde tussentijdse informatie

Het jaar 2020 is afgesloten met een onverwacht voordelig resultaat van meer dan € 80 miljoen ten opzichte van de begroting. Het verschil met de begroting wordt onder meer veroorzaakt door lagere bestedingen als gevolg van de coronapandemie. Met name aan de kostenkant blijken verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de werkelijke realisatie. Het jaar 2020 was een bijzonder jaar door Covid-19, waardoor de voorspelbaarheid van de uitkomsten werd bemoeilijkt. Het is dan extra belangrijk om grip te houden op de financiën door middel van betrouwbare tussentijdse informatie. In de 8-maandsrapportage (RIS306618) was het voordelige resultaat echter nog niet zichtbaar. De Rekeningencommissie wil met de wethouder van gedachten wisselen over hoe de prognosticerende waarde van de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. De wethouder Financiën & Stadsontwikkeling(FS): De wethouder FS merkt op dat de prognosticerende waarde van de tussentijdse informatie dit jaar is gehinderd door onvoorspelbare gevolgen van de coronapandemie, zoals een tweede lockdown in het najaar van 2020. Ook ontving de gemeente aan het eind van 2020 extra geld van het rijk dat niet meer in het lopende boekjaar kon worden besteed. De wethouder wil van de tussentijdse informatievoorziening van de afgelopen drie jaar de oorzaken van verschillen in prognoses en uitkomsten nader onderzoeken.

Hij zegt toe in het najaar van 2021 een rapportage over deze analyse naar de Rekeningencommissie te sturen, waarbij ook een vergelijking zal worden gemaakt met de andere G4-steden.

3.2.5

Indicatoren in begroting en verantwoording

Met indicatoren wordt beoogd om op kernachtige wijze informatie te verstrekken over ontwikkelingen binnen een programma of beleidsveld. De indicatoren zijn ingedeeld in topindicatoren, prestatieindicatoren, effectindicatoren, kengetallen en Rijksindicatoren. De Rijksindicatoren zijn verplichte indicatoren om vergelijking tussen gemeenten mogelijk te maken. De overige indicatoren worden door het gemeentebestuur zelf vastgesteld. De indicatoren worden jaarlijks gepresenteerd in de begroting en verantwoord in de programmarekening. Indicatoren werden voor het eerst in de begroting voor 1997 opgenomen. In de daaropvolgende jaren zijn de indicatoren regelmatig geëvalueerd en 17

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

RIS309487

geactualiseerd, met name na verkiezingen. De laatste actualisatie vond plaats in 2019 op basis van een advies van een daartoe ingestelde duale werkgroep van raadsleden en de wethouder Financiën (RIS302829). Deze actualisatie is verwerkt in de jaarrekening 2019. Inmiddels zijn er 190 indicatoren opgenomen in de jaarrekening 2020. Een onderdeel van de reguliere accountantscontrole is het onderzoek naar de aansluiting van de indicatoren met de brongegevens en vindt daardoor jaarlijks op alle indicatoren plaats. Aanvullend wordt jaarlijks door de Accountantsdienst van een derde van de indicatoren de betrouwbaarheid en de eenduidigheid onderzocht en de toelichtingen in de programmateksten. Op deze manier komen over een periode van drie jaar alle indicatoren aan bod. Specifieke aandacht vragen indicatoren waarvoor de broninformatie niet tijdig beschikbaar is, waar de peildatum in het jaar erna ligt of waarvan de bronnen niet verifieerbaar zijn. Tijdens het voorgaande jaarrekeningonderzoek van de Rekeningencommissie is aan de orde gekomen dat van de indicatoren waarbij sprake was van significante afwijkingen tussen begroting en realisatie dit in 90% van de gevallen was toegelicht in de jaarrekening. De wethouder Financiën & Stadsontwikkeling (FS) heeft daarbij toegezegd dat dit nog verder wordt verbeterd.

De Rekeningencommissie kan zich vinden in het voorstel van de wethouder Financiën om de nu gekozen indicatoren in 2022 tegen het licht te houden. De Rekeningencommissie heeft zich in 2020 in een werkbespreking laten informeren het onderzoek naar de indicatoren in de programmarekening 2019. Deze scoorden hoog op aspecten als meetbaarheid en eenduidigheid. In de teksten in de programmarekening 2019 werd de uitkomst van 44% van de indicatoren nader toegelicht. Als sprake was van een afwijking van de begroting van 10% of meer was 90% van de indicatoren toegelicht. Voor wat betreft de aansluiting met brongegevens kwamen de percentages overeen met die van de voorgaande drie jaren. Overigens was over 2019 de aansluiting met de begroting slechts gedeeltelijk van toepassing vanwege de introductie van nieuwe indicatoren na de verkiezingen. Ook de indicatoren in de programmarekening 2020 zijn door de Accountantsdienst onderzocht. Vanwege tijdsdruk is behandeling van de rapportage hierover uitgesteld tot na de zomer.

18

RIS309487

4

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

Financiële rechtmatigheid

De juridische term rechtmatigheid houdt in dat een (voorgenomen) handelswijze in overeenstemming is met geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat de gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van de gemeente moeten voldoen aan de geldende weten regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden, aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden en raadsbesluiten. Van een overheidsorganisatie mag worden verwacht dat deze aan wet- en regelgeving voldoet en daarnaar handelt. Het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Hier is een duidelijke relatie met financiële beheershandelingen: er moet worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Jaarlijks stelt de raad het normenkader voor het rechtmatigheidsoordeel vast.

4.1

Rechtmatigheid inkopen: hardnekkig struikelblok

In totaal bedragen de inkopen zo’n € 900 miljoen. Uit de accountantscontrole komen voor wat betreft de reguliere inkopen fouten naar voren voor een bedrag van € 5,8 miljoen en onzekerheden ter grootte van € 3,9 miljoen. Rechtmatigheid inkopen en aanbestedingen Dit jaar zijn opnieuw onzekerheden of onjuistheden naar voren gekomen met betrekking tot de financiële rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen. Veel daarvan is terug te voeren op ontbrekende interne beheersingsmaatregelen voor inkopen. In 2020 zijn alleen interne controles uitgevoerd op de rechtmatigheid van de reguliere aanbestedingen. Een spendanalyse ontbrak; hiermee kan worden aangetoond dat inkopen in overeenstemming met de geldende Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben plaatsgevonden. Een dergelijke analyse is een vereiste als het college per 2022 zelf verantwoording moet afleggen over de financiële rechtmatigheid van zijn beleid. Ook is er nog geen volledig contractenregister, wordt de verplichte consultatie niet consistent toegepast en ontbreekt een geformaliseerd inkoopbeleid binnen de gemeente. Daarnaast wordt binnen de gemeente niet gewerkt met een verplichtingenadministratie en is de paragraaf niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen onvolledig.

De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd deze verbeterpunten expliciet op te nemen in de verbeterplannen voor de beheersorganisatie en voorrang te geven aan de uitvoering hiervan. De wethouder FS: Voor wat betreft het verbeteren van de interne beheersingsmaatregelen rond inkopen en aanbestedingen neemt de wethouder FS de aanbevelingen van de accountant over. Hij zegt toe dat gewerkt zal worden met een spendanalyse, dat het contractenregister wordt verbeterd en dat het proces aanvraag tot betalen wordt verbeterd. Ook wordt de onvolledigheid van de paragraaf niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen aangepakt. Deze verbetertrajecten zijn opgenomen in het programma ter verbetering van de beheersorganisatie. Hierover zal worden gerapporteerd in de toegezegde voortgangsrapportage over de verbetering van de beheersorganisatie die in het najaar van 2021 naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd.

4.2

Subsidie of aanbestedingsplichtige overheidsopdracht?

In 2019 is een notitie verschenen van de NBA-Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) over de controle op aanbestedingsrechtmatigheid, waarin specifiek wordt gewezen op het risico dat een door de gemeente verstrekte subsidie mogelijk als overheidsopdracht kwalificeert die ten onrechte niet is aanbesteed (SDO-notitie aanbestedingen). De accountant heeft de door de gemeente verstrekte subsidies in haar controle hierop getoetst. Hieruit is naar voren gekomen dat voor subsidies verstrekt in het kader van het welzijnsbeleid met een omvang van € 52,7 miljoen het onzeker is of deze

19

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

RIS309487

daadwerkelijk als subsidies kunnen worden aangemerkt, dan wel of deze als overheidsopdrachten moeten worden gezien. Aan deze subsidies aan welzijnsinstellingen zijn namelijk nadere voorwaarden verbonden. Wanneer aan de verstrekking van gelden nadere voorwaarden zijn verbonden kan sprake zijn van een overheidsopdracht die aanbesteed had moeten worden. In de huidige Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023 is geen afwegingskader opgenomen op basis van het aanbestedingsrecht. Naar aanleiding van de accountantscontrole heeft het college in een addendum op de jaarrekening deze onzekerheid toegelicht in een aanvullende tekst bij onderdeel 4.11 (niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen, pag. 458) in bijlage 2A1 (RIS308436, pag. 19). Vooralsnog gaat het college ervan uit dat de subsidies aan welzijnsinstellingen waaraan voorwaarden zijn verbonden terecht als subsidies zijn verstrekt en niet als overheidsopdracht gezien hoeven te worden. Wel kondigt het college aan dit aandachtspunt nader te zullen bezien, ook voor wat betreft de beleidsmatige en financiële consequenties. Het onderscheid tussen subsidie of (aanbestedingsplichtige) overheidsopdracht is voor de Rekeningencommissie meer dan een boekhoudkundig vraagstuk. Het gaat er ook om of overheidsgeld in het belang van de desbetreffende burgers doeltreffend, doelmatig en transparant wordt besteed.

Indien de facto sprake is van een overheidsopdracht is een subsidie aan een welzijnsinstelling mogelijk niet het geëigende instrument vanwege onder meer de geringe mogelijkheden om nakoming te bewerkstelligen. In deze context vraagt de Rekeningencommissie het college om voor de verstrekking van subsidies een afwegingskader te maken waarmee het onderscheid tussen subsidies en inkoop aan de hand van criteria kan worden bepaald en om dit vast te leggen in het gemeentebrede subsidiebeleid. De commissie heeft gevraagd om voor het thans als subsidie verstrekte geld voor welzijnswerk te onderzoeken of de classificatie subsidie op basis van dit afwegingskader kan worden onderbouwd. Tevens heeft de commissie het college gevraagd dit ook te onderzoeken voor andere subsidies waaraan nadere voorwaarden zijn verbonden. Uiteraard verwacht de commissie dat vervolgens bij de toekenning van toekomstige subsidies aan de hand van dit afwegingskader eerst wordt onderzocht of aan de criteria wordt voldaan, dat daarvan adequate vastlegging plaatsvindt en dat de naleving periodiek wordt gecontroleerd. De Rekeningencommissie wil dat de bestaande onduidelijkheid bij de eerstvolgende programmarekening is opgelost en heeft het college daarom gevraagd het afwegingskader en het te verrichten onderzoek vóór het einde van 2021 gereed te hebben.

Daarmee kan mede worden voorkomen dat subsidies voor welzijnswerk bij de komende accountantscontrole als onzekerheid voor de financiële rechtmatigheid worden beoordeeld. De wethouder Wonen, Wijken & Welzijn: De wethouder WWW merkt op dat de onzekerheid van € 52,7 miljoen rond subsidieverstrekking betrekking heeft op subsidies die slechts voor een deel binnen zijn portefeuille vallen. Voor de verstrekking van subsidies hanteert het college Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023. Onderdeel van deze kadernota is een afwegingskader waarin 14 criteria zijn opgenomen op basis waarvan wordt getoetst of sprake is van een subsidie of van een overheidsopdracht. De wethouder merkt op dat het gehanteerde kader voor subsidieverstrekking de afgelopen jaren niet is gewijzigd. Naar aanleiding van de bevinding van de gemeenteaccountant wil het college onderzoeken of het bestaande kader volstaat en of dit een verstandige en zuivere afweging oplevert. De wethouder zegt toe om samen met de wethouder Financiën te onderzoeken of het bestaande kader de juiste afweging oplevert, ook voor wat betreft de afdwingbaarheid van de beoogde beleidsuitkomsten. Dit moet zo objectiveerbaar mogelijk zijn. De Rekeningencommissie wordt aan het einde van 2021 over deze afwegingen en de onderbouwing hiervan geïnformeerd.

Op dit moment is het college bezig het welzijnsbeleid te herijken en de wethouder wil daarin de bestaande subsidiëring van welzijnsinstellingen betrekken. Daarbij wordt ook gekeken of bestaande subsidies (nog) voldoen aan het vigerende subsidiekader. De wethouder verwacht niet dat dit tot andere (principiële) keuzes leidt, maar tot een betere motivatie voor deze keuzes. Vooruitlopend op de uitkomsten merkt de wethouder op dat als wijziging van bestaande subsidierelaties wenselijk blijkt, dit pas met enige vertraging zal doorwerken in subsidies of overeenkomsten met instellingen. Te wijzigen subsidierelaties moeten een half jaar voorafgaand aan 20

RIS309487

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

de desbetreffende subsidiënten bekend worden gemaakt en kunnen dus niet per 2022 ingaan. Indien in plaats van een subsidierelatie wordt gekozen voor een overheidsopdracht brengt dit de zwaardere administratieve last met zich mee van een openbare aanbesteding. Naar de mening van de wethouder is een overheidsopdracht opportuun als sprake is van een voordeel voor een (markt)partij. Voor welzijnsbeleid ten behoeve van burgers acht hij subsidies een effectiever instrument.

4.3

Rechtmatigheidsverantwoording door college vanaf 2022

Tot nu toe informeerde de gemeenteaccountant de Raad over de juistheid, volledigheid én rechtmatigheid van de verantwoording. Het college wordt per 2022 echter zelf verantwoordelijk voor verantwoording over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. Concreet betekent dit dat vanaf 2022 het college moet aantonen dat de budgetten rechtmatig besteed worden door middel van een rechtmatigheidsverantwoording die onderdeel wordt van de jaarrekening. In de bedrijfsvoeringsparagraaf licht het college de afwijkingen, oorzaken en maatregelen toe. Hierdoor komt de verantwoordelijk daar te liggen waar deze thuishoort, namelijk bij het college. Zo zullen bijvoorbeeld inkopen die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed niet meer door de accountant maar door het college, als de daarop aan te spreken partij, aan de raad worden gemeld. Uiteraard geeft de accountant in het accountantsrapport een oordeel over de getrouwheid en volledigheid van de rechtmatigheidsrapportage van het college. Tekortkomingen hierin worden vermeld in het oordeel en accountantsverslag. Als de wet door het parlement wordt aangenomen zal de eerste rechtmatigheidsverklaring door het college in de jaarstukken over 2022 worden afgegeven, voorzien van een toelichting daarop in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

De bestaande zes criteria voor getrouwheid van de verantwoording worden dan uitgebreid met drie criteria voor verantwoording over rechtmatigheid: o begrotingscriterium: passen de mutaties binnen de begroting die de raad heeft geautoriseerd? o voorwaardencriterium: wordt aan gestelde voorwaarden voldaan in financiële beheershandelingen, bijvoorbeeld bij het afgeven van een vergunning (met betrekking tot onder meer recht, hoogte en duur)? o criterium voor misbruik & oneigenlijk gebruik: hoe wordt misbruik en oneigenlijk gebruik van de regels voorkómen? Reeds in het rapport van de Rekeningencommissie over de jaarrekening 2016 (RIS297207, par. 3.1.6) heeft de Rekeningencommissie gewezen op de te verwachten wetswijziging. Het college is toen gevraagd naar de aanpak en het tijdpad van de voorbereidingen daarvoor en deze vraag is in de daaropvolgende RC-rapporten (over 2017, 2018 en 2019) herhaald. In de zomer van 2020 heeft de Rekeningencommissie hierover de eerste brief van het college ontvangen (RIS305828). Dit bood echter beperkt inzicht in de aanpak en het tijdpad. Op 8 oktober 2020 is de nieuwe wethouder Financiën (toen net een paar dagen in functie) gevraagd naar de beheersmatige aanpassingen die nodig zijn om de verantwoording over (financiële) rechtmatigheid overeenkomstig de bedoeling van de wet gestalte te geven.

De Rekeningencommissie wilde weten in hoeverre het college op koers lag in de voorbereidingen hierop en wat het tijdpad is voor de nog te nemen stappen. De wethouder heeft toen laten weten op korte termijn de eerste concrete stappen te zetten (RIS305562, par. 8.2.4). Vervolgens heeft het college in een tweede brief (RIS308052) toegelicht dat de rechtmatigheidsverklaring een onderdeel is van het programma ter verbetering van de beheersorganisatie. Omdat het afleggen van verantwoordelijkheid over de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen nieuw is voor de organisatie, is door het college gekozen voor een ingroeimodel waarbij de komende jaren de benodigde kennis wordt overgedragen vanuit de Accountantsdienst. De komende periode zal hiermee worden proefgedraaid voor het proces voor Europese Aanbestedingen binnen het hoofdproces Inkoop & betalingen. Na afronding van de jaarrekeningcontrole 2020 stelt de gemeente in samenwerking met de Accountantsdienst een evaluatie op van de voortgang en ervaringen.

21

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

RIS309487

Er zijn nog verschillende stappen te nemen in aanloop naar de nieuwe situatie waarin het college verantwoording aflegt over rechtmatigheid. ▪ de verantwoordingsgrens moet worden vastgesteld. De raad kan aangeven met welke nauwkeurigheid hij verwacht te worden geïnformeerd over eventuele omissies en tekortkomingen, variërend van 0% tot 3% van de totale lasten van de begroting; ▪ de rapporteringsgrens voor de bedrijfsvoeringsparagraaf moet te worden bepaald; ▪ de controleverordening moet op de door te voeren wijzigingen worden aangepast; ▪ ook het normenkader voor rechtmatigheid kan worden opgeschoond; ▪ het college dient de raad te informeren over de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording wordt geborgd in de organisatie en in de planning & control-processen; ▪ de raad en het college moeten afspraken maken over de rollen van college, raad en accountant en over de kaders van de naleving van rechtmatigheidseisen: is er ruimte om gemotiveerd af te wijken van de regels, bijvoorbeeld bij aanbestedingen? En zo ja, wat zijn daarvoor de voorwaarden en marges? De Rekeningencommissie vraagt aandacht voor bovenstaande actiepunten van zowel de raad als het college en wijst op hetgeen hierover in het accountantsrapport is opgenomen. Voorts wordt het college gevraagd onderstaande punten van een schriftelijke reactie te voorzien.

▪ Uitkomsten evaluatie ‘ingroeimodel’ rechtmatigheidsverantwoording: het college wordt gevraagd de Rekeningencommissie te informeren over de uitkomsten van de evaluatie van het ‘ingroeimodel’ voor de rechtmatigheidsverantwoording die na de jaarrekeningcontrole 2020 wordt opgesteld. ▪ Rechtmatigheidsverantwoording en internal audit functie: in de brief die de Rekeningencommissie in de zomer van 2020 heeft ontvangen over de voorbereidingen op de wijziging in de rechtmatigheidsverantwoording (RIS305828) wordt vermeld dat de internal auditfunctie van de gemeente nog niet voldoet aan professionele standaarden met betrekking tot de inrichting van de auditfunctie, kennis en kwaliteit van de auditoren en de uitvoering van het werk. De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de planning en voortgang in de versterking van de interne beheersing in de vorm van tweedelijns- en derdelijnscontroles. Voorts wil de commissie weten of de gemeentelijke organisatie tijdig gereed is voor een rechtmatigheidsverantwoording door het college.

22

RIS309487

5

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

Informatietechnologie & informatieveiligheid

Op dit moment vinden veel veranderingen plaats binnen de organisatie voor Informatisering & Automatisering (I&A). Medio 2019 is gekeken naar ontwikkelingen binnen gemeenten en in de markt ten behoeve van de strategische personeelsplanning. Om een verbetering in de IT-dienstverlening ook op de toekomstige ontwikkelingen te laten aansluiten is de gehele I&A-keten geanalyseerd (RIS306872. RIS307573). In een werkbespreking is een en ander ambtelijk toegelicht door de directeur informatie & ICT/CIO (zie het RC-verslag van 10 februari 2021, RIS308152). Verbetering is nodig omdat er door de versnipperde organisatie voor IT-dienstverlening knelpunten in de samenwerking tussen de verschillende onderdelen in de I&A-keten waren en de leverbetrouwbaarheid van de dienstverlening aan diensten onder druk stond. Voorheen waren binnen de organisatie de taken voor wat betreft informatietechnologie (IT) ondergebracht in verschillende onderdelen. Strategie en kaderstelling vond plaats bij de directie Informatie binnen de Bestuursdienst. Adviesfuncties op het gebied van digitalisering en data waren ondergebracht in het bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC-I). De afdeling Automatisering van het Intern Dienstencentrum (IDC-A) was verantwoordelijk voor de uitvoering, zoals het beheer van het netwerk, datacenters en werkplekken.

Daarnaast was er nog een afdeling Informatiebeheer van het IDC, bestaande uit de voormalige archiefmedewerkers. Deze versnippering van de I&A-organisatie zorgde ervoor dat er veel overlap en dubbeling was in taken en er veel aparte lijnen liepen, zowel onderling als naar de afzonderlijke diensten en leveranciers. Bij leveranciers verandert de dienstverlening van het leveren en ondersteunen van fysieke systemen bij de gemeente naar zogenoemde cloud-dienstverlening via internet. Dit betekent dat het uitvoerende werk binnen de organisatie in de komende vijf à zes jaar sterk zal afnemen. In de externe omgeving spelen enkele belangrijke ontwikkelingen. De digitale transformatie zet sterk door en verandert van karakter. In plaats van omvangrijke projecten voor het implementeren van grote systemen bestaan veranderingen steeds vaker uit kleinere toepassingen die ook sneller worden vervangen door nieuwe technologie. De verandersnelheid van de technologie is dus groter geworden. Data wordt steeds meer als strategisch middel ingezet en digitale veiligheid en privacy worden steeds belangrijkere thema’s. De producten van leveranciers bestaan steeds meer uit clouddienstverlening. Op de IT-arbeidsmarkt is een steeds groter wordende schaarste aan IT-specialisten, met name in de uitvoering. De analyse van de I&A-keten heeft verschillende bevindingen opgeleverd.

Verwacht wordt dat een bundeling van de nu versnipperde I&A-keten een structurele besparing van € 2,2 miljoen per jaar kan opleveren vanaf 2024. Een verandering van de organisatie van een uitvoerende dienst naar een regievoerder wordt nodig geacht en de verantwoordelijkheidsverdeling en de strategische prioritering in de IT-governance moet worden verbeterd. Nu ervaren de diensten nog een te grote afstand tot de I&A-keten. Beoogd wordt de kwaliteit, doelmatigheid en snelheid van dienstverlening aan de diensten te verbeteren. De gewenste situatie is vertaald naar negen ontwerpcriteria waaraan moet worden voldaan, gericht op het dichter bij elkaar brengen van de diensten en de IT-dienstverlening, het sneller en flexibeler kunnen inspelen op behoeften en nieuwe ontwikkelingen, het beter invullen van de verantwoordelijkheden in de regiefunctie en het inrichten van transparante, snelle en eenvoudige besluitvorming en financiën. De dienst Automatisering krijgt daarbij meer een regiefunctie naar zowel de interne automatisering als de markt, betreffende onder meer contractmanagement en monitoring van de levering door leveranciers. Tot nu toe maakt elke dienst haar eigen portfolio voor automatisering. Beoogd wordt te komen tot een gemeentebrede sturing met behulp van een jaarplanning en voortgangsbewaking door de CIO.

Vanuit de IT-board van het gemeentelijk managementteam (GMT) vindt sturing plaats op de ontwikkeling van gemeentebrede IT-voorzieningen. Bij IT-voorzieningen voor één of enkele diensten wordt door één dienst gestuurd in samenwerking met de IT-organisatie.

23

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

RIS309487

Voor de transitie is gekozen voor een experimentele benadering vanuit een tijdelijke organisatie I&A gedurende twee à drie jaar. Veranderingen worden stapsgewijs geïmplementeerd, waarbij de medewerkers zo veel mogelijk worden betrokken. Op basis van de ervaringen van de komende twee jaar wordt de definitieve structuur ingevuld en vindt een afsluitende reorganisatie plaats. De vraagstukken die spelen bij de voorbereiding van de transitie naar de Omgevingswet waren aanleiding om hierin een ketengewijze benadering te kiezen. Automatisering en het beheer daarvan zijn tot nu toe organisatiegewijs ingericht, zonder daarbij de gehele gemeentelijke keten in beschouwing te nemen. Applicaties worden doorgaans in opdracht van een dienst ingericht en beheerd. Als daarbij geen rekening wordt gehouden met onderlinge afhankelijkheden in de collectief te beheren waardeketen heeft dit nadelige gevolgen voor de dienstverlening. De belangrijkste verandering in de nieuwe aanpak is dat de waardeketen (het hele proces) het uitgangspunt is voor digitalisering en niet de organisatiegrenzen van diensten. Met de desbetreffende dienst(en) wordt de waardeketen in kaart gebracht, waarbij voorwaarden worden gesteld aan het starten van verdere digitalisering van deze ketens. Zo moet vooraf vastgesteld worden welke dienst ketenverantwoordelijk is.

Deze ketenregisseur besluit uiteindelijk of en hoe processtappen worden gedigitaliseerd. De gemeentelijke diensten blijven daarbij verantwoordelijk voor de uitvoering van de eigen processen. Bij de controle past de Accountantsdienst in toenemende mate data-analyse toe op bestanden in geautomatiseerde systemen. Uit deze analyses blijkt dat bestanden vervuild zijn. Dit brengt het risico met zich mee dat verouderde of onjuiste gegevens worden gebruikt voor transacties. Ook bemoeilijkt het een doelmatige analyse op fouten en onregelmatigheden, zoals abusievelijke dubbele transacties. Met de toenemende digitalisering nemen ook de risico’s van kwetsbaarheden in het werken met geautomatiseerde systemen toe, met een verhoogde kans op bijvoorbeeld datalekken of cybermisdaad. Tekortkomingen in de digitale infrastructuur – of het verhelpen daarvan – kunnen leiden tot gemeentebrede verstoringen van processen. De impact daarvan wordt door de nieuwe thuiswerknorm nog eens vergroot.

5.1

Voortgang bewustwording datalekken: weinig progressie

De meldplicht voor datalekken is opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een Europese verordening die voor wat betreft de werking vergelijkbaar is met een Nederlandse wet. Het uitgangspunt is dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit noodzakelijk is voor een voldoende specifiek doel. De verwerkingsverantwoordelijke – in het geval van de gemeente is dat het college – dient er voor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens transparant is en dat de risico’s in kaart worden gebracht en beperkt. Daarnaast geeft de AVG betrokkenen onder meer het recht op toegang tot de eigen persoonsgegevens, het recht op correctie en op verwijdering van gegevens. De term betrokkene is van toepassing op de burger, maar dit kan voor de gemeente in zijn hoedanigheid als werkgever ook een werknemer zijn. In 2017 heeft in opdracht van de Rekeningencommissie een audit plaatsgevonden naar bewustwording over en kennis en naleving van de meldplicht datalekken (RIS 299271). Om de voortgang te meten is dit onderzoek in 2020 herhaald (RIS307562). In dit onderzoek is gemeten in hoeverre medewerkers van de gemeente Den Haag op de hoogte zijn van de meldplicht voor datalekken en in hoeverre men weet hoe hiermee moet worden omgegaan. De resultaten geven de stand weer van het najaar 2020. Ten opzichte van 2017 is niet echt een verbetering zichtbaar.

De uitkomsten van het onderzoek maken duidelijk dat aandacht voor dit onderwerp nodig blijft, zowel voor wat betreft inhoudelijke kennis van medewerkers over datalekken als het proces van melden van een datalek. De rechten van betrokkenen worden nu door de gemeentelijke diensten verankerd in de processen. Het is echter lastig om hiervan een totaalbeeld te krijgen, omdat ook de registers van verwerkingen decentraal worden vastgelegd. Uit de audit datalekken blijkt dat de kennis over hoe te handelen in geval van een datalek beter kan. Dit betekent dat de bewustwordingscampagne vooral op praktische handreikingen gericht moet worden. Voorts lijkt een hoger bewustzijn vooralsnog geen invloed te hebben op het gedrag van medewerkers.

24

RIS309487

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

De Rekeningencommissie wil meer inzicht in hoe de score van de gemeente Den Haag voor wat betreft het kennisniveau rond datalekken zich verhoudt tot andere gemeenten en zou dit in een volgende audit graag uitgezocht zien. Ten opzichte van de audit in 2017 lijken de scores nog niet veel te zijn veranderd. Na afloop van de awarenesscampagne wordt gemeten of de kennis over privacy is toegenomen. De Rekeningencommissie wil de audit datalekken dan herhalen. ▪

▪

▪

AVG-bewustzijn stijgt niet: uit de voortgangsmeting van de Rekeningencommissie naar de bewustwording over en kennis en naleving van de meldplicht datalekken (RIS307562) is gebleken dat ten opzichte van 2017 niet echt een verbetering zichtbaar is. De uitkomsten van het onderzoek maken duidelijk dat aandacht voor dit onderwerp nodig blijft, zowel voor wat betreft inhoudelijke kennis van medewerkers over datalekken als het proces van melden van een datalek. De Rekeningencommissie wil weten hoe het AVG-bewustzijn binnen de organisatie wordt verbeterd. Kennisniveau en doelgroepen: het benodigde kennisniveau met betrekking tot datalekken is functieafhankelijk. De awarenesscampagne richt zich daarom op vier doelgroepen, te weten het hogere management, het management, de werkvloer en de specialisten. Daarbij besteedt de campagne in het bijzonder aandacht aan de voorbeeldfunctie die van leidinggevenden uitgaat. Belangrijk is dat medewerkers in ieder geval weten waar ze een (vermoedelijk) datalek moeten melden. De Rekeningencommissie vindt het zorgelijk dat uit de audit blijkt dat deze procedure relatief onbekend is en vraagt het college dit te verbeteren. Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid: ook bij gemeenschappelijke regelingen zoals H10, de GGD of de MRDH moeten expliciete afspraken worden gemaakt over de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid.

Hoewel de mate van verantwoordelijkheid voor gegevensbescherming geen verband houdt met de omvang van de organisatie, neemt de gemeente Den Haag bij dit soort samenwerkingsverbanden als grote gemeente vaak veel verantwoordelijkheid op zich. De recente datalekken bij testlocaties van de GGD tonen hoe ingewikkeld deze gezamenlijke verantwoordelijkheid in de praktijk kan zijn: in regionale samenwerking werden lokaal gegevens geleverd aan een landelijk systeem. Vanwege de urgente behoefte aan informatie over het aantal besmettingen is hier mogelijk onvoldoende aandacht voor privacy geweest. De Rekeningencommissie vraagt het college na te gaan of bij alle samenwerkingsverbanden waarbij persoonsgegevens worden uitgewisseld duidelijke afspraken zijn gemaakt over de bescherming van deze gegevens.

5.2

Positionering FG

Intern wordt op privacy toezicht gehouden door de FG. Als externe toezichthouder heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bevoegdheden tot handhaving, bijvoorbeeld door het opleggen van boetes. De gemeente heeft in de aanloop naar de inwerkingtreding van de AVG in 2017 een FG aangesteld. De FG is een onafhankelijke interne toezichthouder in dienst van de organisatie. De FG is dus toezichthouder op de eigen werkgever en opereert daarom in een spanningsveld als ‘brenger van slecht nieuws’. Naast het risicogericht nagaan of privacywetgeving (AVG, Wet politiegegevens) wordt nageleefd, houdt de FG toezicht op beleid en auditing en heeft de FG een adviserende rol aan de hoogste bestuurder. Andere taken van de FG zijn het bevorderen van bewustwording en het optreden als contactpunt voor de AP. Onlangs is voorgesteld om een scheiding aan te brengen tussen de toezichthoudende rol die de FG heeft en het leidinggeven aan de privacy-organisatie in oprichting. De huidige privacy-organisatie is versnipperd over alle diensten van de gemeente. De meeste diensten hebben een (deeltijd) privacy officer. De bedoeling is deze functies te bundelen in een privacy-organisatie die zich bezighoudt met uitvoering en beleid, waarvan de FG geen deel zal uitmaken. De FG kan advies geven (bijvoorbeeld op DPIA’s), ook ongevraagd. In de (primaire) processen is privacy vaak een bijzaak.

Bij het stellen van beleidsdoelen wordt lang niet altijd vanaf het begin rekening gehouden met privacyaspecten, met andere woorden: er is nog geen sprake van privacy by design and default. Om als FG in deze context de naleving van de AVG goed te kunnen bevorderen is onafhankelijkheid een voorwaarde.

25

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

RIS309487

De Rekeningencommissie heeft de FG gevraagd jaarlijks aan de commissie te rapporteren over de naleving van de AVG en dit in een commissievergadering toe te lichten, bij voorkeur in de eerstvolgende vergadering na de jaarlijkse Dag van de Privacy in januari. Het college wordt gevraagd om in zijn schriftelijke reactie op het rapport in te gaan op onderstaande vraag. ▪ Positionering FG: de Rekeningencommissie vraagt het college te onderzoeken of met de huidige positionering van de FG de onafhankelijkheid voldoende kan worden gewaarborgd. Omdat de functie van FG nog betrekkelijk nieuw is, speelt deze vraag landelijk. Vooralsnog zijn hiervoor door gemeenten uiteenlopende keuzes gemaakt. Nu in de nieuwe organisatiestructuur een nadere invulling aan het functieprofiel van de Haagse FG wordt gegeven, vindt de commissie het van belang dat expliciet aandacht wordt besteed aan het waarborgen van de onafhankelijkheid van de functie van FG.

26

RIS309487

6

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

Verbonden partijen

Eén van de permanente aandachtspunten van de Rekeningencommissie is het beheer van verbonden partijen. Deelname in een verbonden partij kan voor de gemeente een alternatief zijn voor enerzijds het zelf uitvoeren van gemeentelijke taken of anderzijds het uitbesteden van deze taken. In 2020 heeft de Rekeningencommissie de jaarrapportage verbonden partijen 2019 (RIS305638) van het college ontvangen, waarmee verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde beheer ten aanzien van verbonden partijen. Omdat verbonden partijen op afstand staan van de gemeente – en daarmee ook van de raad – is het van belang om voldoende checks en balances in te bouwen voor het beheersen van risico’s samenhangend met verbonden partijen.

6.1

Jaarlijkse rapportage verbonden partijen 2018

Naar aanleiding van de jaarrapportage over 2018 (ontvangen in 2020) zijn verschillende vragen en waarnemingen naar voren gekomen. Het college wordt gevraagd hierop schriftelijk te reageren. ▪ Openbaarheid jaarstukken verbonden partijen: voor meerdere verbonden partijen is aangegeven dat de jaarstukken niet openbaar zijn. Zo ontbreken ook jaarstukken van verbonden partijen waar de gemeente Den Haag 100% van de aandelen in bezit heeft, zoals Haagse Milieu Services (HMS). De Rekeningencommissie wil weten waarom de raad geen jaarstukken van deze verbonden partij ontvangt en vraagt het college deze jaarstukken in het vervolg aan de raad te doen toekomen. ▪ WNT: enkele verbonden partijen vallen niet onder de Wet Normering Topinkomens (WNT), zoals de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). De Rekeningencommissie wil weten waarom deze verbonden partijen niet onder de WNT vallen. Ook wil de commissie weten of de controle op naleving van de WNT wordt uitgevoerd door de controlerend accountant van de desbetreffende verbonden partij. In de jaarrapportage is nog geen gehoor gegeven aan het verzoek van de commissie de bezoldigingen te kwantificeren. ▪ Rubricering jaarcijfers: als peildata zijn in de rapportage 1 januari en 31 december gekozen. Dit kan tot onduidelijkheden leiden voor wat betreft de verantwoording over de omzet en winst.

De Rekeningencommissie vraagt het college de peildata aan te passen. ▪ Verlies ROM Innovation Quarter en WOM Zuidwest: het negatieve resultaat van de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij (ROM) Innovation Quarter en de Wijkontwikkelingsmaatschappij (WOM) Den Haag Zuidwest wordt in de jaarrapportage niet nader toegelicht. De commissie wil inzicht krijgen in de achtergronden hiervan. ▪ Resultaatbestemming Wigo4IT: de Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd over de bestemming van het positieve resultaat (€ 39 miljoen) van Wigo4IT. ▪ Doorklikbaarheid: in sommige gevallen ontbreekt een link naar de (openbare) jaarrekening van de desbetreffende verbonden partij. In veel gevallen wordt slechts het algemene adres van de verbonden partij of het raadsinformatiesysteem (RIS) vermeld, vaak zonder digitale koppeling. Het zou de bruikbaarheid van deze rapportage ten goede komen als bij iedere verbonden partij consequent zou worden voorzien in een doorklikbare URL (het specifieke webadres) naar de jaarrekening. Voor een snelle duiding van de actuele ontwikkelingen verdient het aanbeveling om de hyperlinks naar relevante raadstukken te vermelden bij de beschrijving van de actuele ontwikkelingen.

6.2

Verbonden partijen: jaarrapportage, beleidskader en evaluatie

Van het college is een brief ontvangen over de beheersing van verbonden partijen, met enkele voorstellen over het moment waarop de jaarrapportage wordt toegezonden en over het beleidskader en de evaluatie van verbonden partijen (RIS307252). De jaarrapportage wordt voortaan iets later verzonden zodat daarin de meest actuele cijfers kunnen worden opgenomen. Daarmee wordt tegemoetgekomen aan de wens van de Rekeningencommissie om de rapportage nog in het jaar te ontvangen waarin de jaarcijfers over het voorafgaande jaar bekend worden. Daarnaast is het college voornemens het beleidskader voor verbonden partijen te herijken en

27

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

RIS309487

alle verbonden partijen te evalueren. Bij de herijking van het beleidskader wordt onder meer opnieuw gekeken naar de vereiste motivatie, onderbouwing en voorwaarden voor deelname in of oprichting van een verbonden partij. Ook wordt gekeken hoe andere gemeenten hiermee omgaan. Doel is op basis hiervan nieuwe spelregels vast te stellen. Daarna worden de bestaande verbonden partijen geëvalueerd aan de hand van deze nieuwe spelregels. ▪

▪ ▪

28

Timing jaarrapportage: de Rekeningencommissie waardeert dat de planning van de jaarrapportage is aangepast om zodoende hierin de meest actuele cijfers te kunnen opnemen. Het college wordt gevraagd om in de eerstvolgende rapportage de cijfers van zowel 2019 als 2020 op te nemen. Herijking beleidskader: het initiatief van het college om het beleidskader te herijken om op basis van de hieruit vast te stellen criteria deelname in de bestaande verbonden partijen te evalueren, wordt door de Rekeningencommissie met instemming ontvangen. Publicatie jaarstukken door verbonden partijen: in voorgaande jaarrapportages over verbonden partijen ontbrak bij een substantieel aantal verbonden partijen een concrete link naar de jaarrekening en het jaarverslag; soms werd volstaan met de vermelding van alleen een website, vaak zonder hyperlink. Daardoor is voor de Rekeningencommissie onvoldoende inzichtelijk of de jaarstukken van een verbonden partij online zijn gepubliceerd. Het college wordt gevraagd om in de jaarrapportage bij iedere verbonden partij een directe link naar de jaarstukken op te nemen. Indien geen jaarstukken zijn gepubliceerd dient dit duidelijk te worden vermeld in de jaarrapportage. Het college wordt gevraagd bij de desbetreffende verbonden partijen aan te dringen op het tijdig publiceren van jaarrekeningen en jaarverslagen.

Tevens vraagt de Rekeningencommissie hieraan bij de herijking van het beleidskader aandacht te besteden en duidelijke spelregels hiervoor vast te leggen.

RIS309487

7

Doelmatigheid

7.1

Definitie en afbakening

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

Doelmatigheid wordt gedefinieerd als de mate waarin het bereiken van een doel geschiedt tegen zo laag mogelijke kosten. Deze inzet van middelen kan worden uitgedrukt in termen van geld, personeel, materieel of tijd, of een combinatie hiervan. Van belang is hierbij het onderscheid tussen bedrijfsmatige doelmatigheid (prestaties ofwel output in de vorm van goederen of diensten) en doelmatigheid van beleid (de maatschappelijke effecten als gevolg van deze prestaties, ook wel outcome). Doelmatigheid van beleid behoort niet tot het onderzoeksterrein van de Rekeningencommissie, maar van de lokale Rekenkamer.

7.2

Programma DMO’s 2019-2020

In artikel 213a van de Gemeentewet is opgenomen dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid (en de doeltreffendheid) van het door hem gevoerde bestuur. De kaders voor dit onderzoek zijn vastgelegd in de gemeentelijke Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek Gemeente Den Haag. Het college heeft op 9 juli 2019 het programma voor doelmatigheidsonderzoeken (DMO’s) voor de jaren 2019 en 2020 vastgesteld, waarin de door het college uit te voeren onderzoeken beknopt worden toegelicht (RIS 303059). In het programma 2019-2020 zijn zes onderwerpen benoemd voor doelmatigheidsonderzoeken. Omdat de Rekeningencommissie zich specifiek richt op de doelmatigheid van beheer heeft zij twee onderzoeken die betrekking hebben op het gemeentelijk beheer geselecteerd voor behandeling in de Rekeningencommissie, te weten: ▪ Aantal ICT-systemen en ICT-kosten van de gemeente. De bestedingen aan ICT zijn sinds 2012 bijna verdubbeld. Naast beheerkosten zijn ook de investeringen flink toegenomen, onder meer voor het verbeteren en op peil houden van de informatieveiligheid. Binnen de gemeente zijn enkele honderden applicaties in beheer, waarvoor in veel gevallen substantiële kosten voor licenties gemoeid zijn. Veel van deze systemen zijn op dienstniveau aangeschaft.

▪ Financiële risico’s, in de BBV omschreven als “een kans op gevaar of schade met financieel gevolg van substantiële omvang”. Onverwachte financiële gevolgen kunnen optreden, ook bij goed financieel beheer. Dergelijke risico’s vangt de gemeente op door onder andere een voldoende weerstandsvermogen. Het gaat hier bij risico's zoals een hogere rente, nieuwe crisis, afhankelijkheid van het gemeentefonds, doorlooptijd van de facturen, etc. In het onderzoek wordt in kaart worden gebracht hoe de gemeente Den Haag zich voorbereidt op dergelijke risico's en hoe dit eventueel doeltreffender en doelmatiger kan worden bewerkstelligd. Beide onderzoekrapporten heeft de Rekeningencommissie opgenomen in haar termijnplanning, maar zijn tot op heden nog niet ontvangen.

29

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

8

RIS309487

Vooruitblik 2021-2022

Tot besluit van dit rapport wordt vooruitgekeken naar de komende periode tot aan het volgende jaarrekeningonderzoek. Gedurende het onderzoek naar de jaarrekening of tijdens vergaderingen daarvóór zijn onderwerpen naar voren gekomen die de Rekeningencommissie na de zomer wil agenderen. Onderstaand zijn deze onderwerpen kort toegelicht. ▪ ▪

▪

▪

▪

30

Auditrapportage indicatoren: als bijlage bij het accountantsrapport (RIS308965) heeft de Rekeningencommissie de auditrapportage over de indicatoren in de jaarrekening ontvangen (GAD/2021.69). De commissie besluit deze na de zomer separaat te agenderen. Advies aan nieuwe raad over indicatoren: de Rekeningencommissie wil aan het eind van deze raadsperiode van gedachten wisselen over mogelijkheden om het gebruik van indicatoren verder te ontwikkelen en de bevindingen uit de achtereenvolgende audits naar indicatoren gebruiken om een advies over indicatoren op te stellen voor de nieuwe raad. Aandachtpunten voor deze evaluatie zijn: o Tijdige peildata: bij indicatoren waarvan de peildata te laat zijn om nog in de jaarrekening te kunnen worden meegenomen, zijn de gegevens vaak afkomstig uit een externe bron. De peildata zijn in die gevallen doorgaans niet te beïnvloeden. o Toelichtingen op indicatoren: indien een indicator het gemiddelde is van meerdere meetgegevens kan het relevant zijn ook de onderlinge deviatie tussen gegevens te weten. De Rekeningencommissie wil nagaan hoe daar in de verantwoording beter inzicht in gegeven kan worden. o Verdeling indicatoren over programma’s: de Rekeningencommissie constateert dat indicatoren niet gelijkmatig over programma’s verdeeld zijn. Zo zijn er 32 indicatoren voor duurzaamheid en maar één voor financiën.

Dit zou een aandachtspunt kunnen zijn bij een toekomstige evaluatie van indicatoren. o Tussentijdse meting voor dashboards: naast indicatoren die beleidsresultaten op jaarbasis meten wil de Rekeningencommissie ook indicatoren die tussentijds inzicht geven in de voortgang, bijvoorbeeld in de vorm van dashboards. De commissie vindt het van belang dat hierover ook in andere commissies gesproken wordt. Planning herijking beleidskader en evaluatie verbonden partijen: de herijking van het beleidskader voor verbonden partijen wordt in de zomer van 2021 afgerond en vervolgens worden de nieuwe spelregels aan de raad voorgelegd. Dit wordt in de eerste Rekeningencommissievergadering na het zomerreces geagendeerd. De jaarrapportage over verbonden partijen volgt in het najaar van 2021 (uiterlijk november). In de tweede helft van 2021 worden alle verbonden partijen geëvalueerd. Het college is voornemens om de uitkomsten hiervan nog in deze raadsperiode aan de raad voor te leggen. Prognosticerende waarde tussentijdse informatie: het jaar 2020 is afgesloten met een onverwacht voordelig resultaat van meer dan € 80 miljoen ten opzichte van de begroting. Het verschil met de begroting wordt onder meer veroorzaakt door lagere bestedingen als gevolg van de coronapandemie. Met name aan de kostenkant blijken verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de werkelijke realisatie.

Het jaar 2020 was een bijzonder jaar door de coronapandemie, waardoor de voorspelbaarheid van de uitkomsten werd bemoeilijkt. Het is dan extra belangrijk om grip te houden op de financiën door middel van betrouwbare tussentijdse informatie. In de 8-maandsrapportage (RIS306618) was het voordelige resultaat echter nog niet zichtbaar. De Rekeningencommissie wil graag met de wethouder Financiën van gedachten wisselen over hoe de prognosticerende waarde van de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. Hiertoe wil de commissie dit onderwerp tevens betrekken in een werkbespreking of een eigen benen-op-tafel-sessie. Daarbij kan ook worden bekeken hoe (eerdere) controles gedurende het jaar kunnen bijdragen aan een actueler inzicht in de begrotingsuitvoering. De Rekeningencommissie wil aan de uitkomsten hiervan tevens aandacht besteden in de overdracht naar de Rekeningencommissie in de volgende raadsperiode. Programmagewijze behandeling jaarrekening en accountantscontrole: de Rekeningencommissie wil zich intern beraden op de wenselijkheid om in haar onderzoek naar de jaarrekening (ook) elk programma afzonderlijk te behandelen en hierover eveneens een advies opnemen in de overdracht naar de Rekeningencommissie in de volgende raadsperiode.

RIS309487

▪ ▪ ▪

Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020

Verbetering GRIP: na de zomer wil de Rekeningencommissie de vernieuwde GRIP-rapportage behandelen, voorzien van een analyse van de Accountantsdienst op beheersmatige bijzonderheden. Voorbereidingen Omgevingswet: de Omgevingswet treedt per 2022 gefaseerd in werking en heeft ook beheersmatig grote gevolgen. De Rekeningencommissie laat een quick scan uitvoeren hiernaar, die in een werkbespreking zal worden toegelicht. Recente tekorten op overhead: het programma Overhead was in 2018 zowel financieel als beheersmatig nog niet op orde en had een resultaat van € 11,9 miljoen negatief. Bij de behandeling van de jaarrekening 2019 kwam naar voren dat gedurende dat jaar flink was bijgestuurd om het tekort op de bedrijfsvoering terug te dringen. In de begroting 2020 is een extra taakstelling opgenomen voor de bedrijfsvoering. Er was een structureel tekort van € 6 miljoen, waarvoor in de begroting 2021 een incidentele oplossing is gevonden. In het najaar van 2020 heeft de Rekeningencommissie de wethouder EID gevraagd naar de voortgang van de herstelplannen met betrekking tot de bedrijfsvoering, waaronder de oplossing voor de structurele component in het financiële tekort. Voor structurele bezuinigingen werd onder meer gekeken naar het op orde brengen van de basis, versobering van de interne dienstverlening en procesverbeteringen.

De Rekeningencommissie wil nader onderzoeken hoe het tekort op het programma Overhead structureel is opgelost en in het bijzonder kijken naar de bestendigheid ervan.

31