Collegebrief 15 april 2025 over ZNTM Terugkoppeling vragen tijdbalk 25 maart 2025

Aan de gemeenteraad van ‘s-Hertogenbosch

Uw brief van

:

Uw kenmerk

:

Afdeling

:

Zaaknummer

:

Datum

:

Onderwerp

:

Ref. : M. van Duuren 04 april 2025 Tel. : 06-1517 48 62 E-mail : m.vanduuren@s-hertogenbosch.nl SB/CULT Bijlage(n : 13 17817102 15 april 2025 terugkoppeling vragen tijdbalk 25 maart 2025

Geachte raadsleden, Op 25 maart 2025 ontving u van ons de gevraagde informatie uit de motie ‘Toekomst van het Theater aan de Parade: inzicht vóór verantwoording en een besluit’ (gemeenteraadsvergadering van 26 februari jl.). Vrijdag 4 april jl. ontvingen wij van de vijf fracties Leefbaar ’s-Hertogenbosch, De Bossche Groenen, gewoon ge-DREVEN, Partij voor de Dieren en VOOR Den Bosch aanvullende vragen behorende bij de beschikbaar gestelde tijdbalk “vanaf 1 januari 2023”. Met deze brief verstrekken wij de antwoorden op de gestelde vragen. De ontvangen brief met de vragen is opgenomen in bijlage 1. Voor het leesgemak hebben wij in deze brief alleen de vragen overgenomen die door de vijf fracties zijn gesteld.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Overzicht vragen tijdbalk 25 maart 2025 1. Vraag: Wij zouden graag het verslag ontvangen van deze informele aandeelhoudervergadering Antwoord: Wij zorgen dat het verslag van de informele aandeelhoudersvergadering op eenzelfde manier aan uw raad wordt aangeboden via Notubiz als de overige verslagen van reguliere aandeelhoudersvergaderingen.

2. Vraag: Om welke accountant gaat het hier? Is dit de accountant van ZNTM? Antwoord: De accountant betreft ESJ Audit & Assurance B.V., dit is de accountant van ZNTM b.v.

3. Vraag: Welke aanbevelingen/adviezen van de accountant betreft het? Graag ontvangen we de betreffende aanbevelingen/adviezen Antwoord: De aanbevelingen en adviezen zijn door de accountant van ZNTM b.v. opgenomen in Management letter 2021, versie donderdag 29 september 2022. Deze managementletter is opgenomen als Bijlage 2 managementletter 2022 v29 september.

4. Vraag: De aandeelhouder stelde het beleidsplan Theater aan de parade ‘Zichtlijnen 20242027’ onder een aantal voorwaarden vast. Wat waren de voorwaarden? Graag ontvangen wij deze set aan voorwaarden Antwoord: De voorwaarden die door ons als aandeelhouder zijn meegegeven om het beleidsplan ‘zichtlijnen 2024-2027’ vast te stellen zijn: 1) Periodieke rapportages De raad van commissarissen en de directie rapporteren - binnen zes weken na afloop van ieder kwartaal - aan de aandeelhouder over: • Een update van de financiële resultaten; • Een duiding van deze financiële resultaten, inclusief een doorkijk op de meerjarenbegroting; • over de genomen maatregelen bij tegenvallende resultaten en risico’s; • de programmering van het TPfonds inclusief een overzicht van de inkomsten en uitgaven. • vaste formatiebezetting • de bespelingsmatrixen, de bezoekersaantallen en activiteiten 2) De uitvoering van de plannen vindt qua vaste formatie plaats, passend bij de programmering en sluitende en gezonde begroting. 3) Na het aanspreken van de risicoreserve ad € 800.000, - worden zodanige maatregelen nemen dat deze reserve binnen twee jaar weer op orde is. 4) In de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering wordt een jaarplan voorgelegd, waarin een finetuning plaatsvindt van de aangekondigde doorontwikkeling op het vlak van o.a.

het aanboren nieuwe doelgroepen, meer focus op diversiteit en inclusie, innovatie e.d. 5) In de aandeelhoudervergadering van het najaar 2024 wordt een meerjarenbeleidsplan en – begroting voorgelegd door ZNTM b.v., voor de jaren 2025-2030.

2

5. Vraag: Wij zouden graag zowel het subsidiebesluit als het aanvullende subsidiebesluit 0805-2023 ontvangen Antwoord: Het subsidiebesluit 2023 van 8 december 2022 voor ZNTM b.v. is opgenomen in bijlage 3 ZNTM 2023 Subsidiebesluit. De aanvullende beschikking van 8 mei treft u aan als bijlage 4 ZNTM 2023 aanvullend Subsidiebesluit.

6. Vraag: Wij vragen u een explicitering van deze zorgelijke signalen? Wij ontvangen ook graag de betreffende correspondentie (e-mails, apps, etc.) die de ambtelijke organisatie heeft ontvangen Antwoord: Op 23 augustus ’is ambtelijk een conceptbrief van de bestuurder van ZNTM b.v. ontvangen met daarin een aantal financiële zorgen die de bestuurder tijdens de volgende vergadering wil bespreken. Deze brief is opgenomen in Bijlage 5 ZNTM concept schadebrief 23 augustus.

7. Vraag: We lezen “De RvC zei toe onderzoek te doen…”. Waren de zorgelijke signalen met betrekking tot mogelijke nieuwe financiële problemen bij de RvC bekend? Graag ontvangen wij de brief waarin de afspraken bevestigd worden. Antwoord: Deze brief treft u aan in Bijlage 6 ZNTM afspraken 8 september 2023.

8. Vraag: Graag ontvangen wij de correspondentie tussen gemeenten en ZNTM over het hier boven gestelde. Antwoord: Correspondentie per e-mail met ZNTM b.v. is opgenomen in bijlage 7 ZNTM afstemming voorlopige cijfers 1e half jaar 2023.

9. Vraag: De RvC is nog doende met het toegezegde onderzoek in de aandeelhoudersvergadering van 8 september. Graag explicitering over “Eerste signalen zijn dat geen nieuwe zaken aan het licht zijn gekomen en dat de accountant nauw betrokken is bij de stappen van de RvC.” Welke accountant was dat van de gemeente of ZNTM? Graag ontvangen we de duiding van de accountant m.b.t. de “eerste signalen zijn dat geen nieuwe zaken aan het licht zijn gekomen”? Antwoord: Het overleg van 11 oktober 2023 betreft een tussentijds overleg tussen wethouder en RvC. De RvC heeft tijdens dit overleg aangegeven dat er na het gesprek van 8 september 2023 het interne onderzoek in samenwerking met de accountant van ZNTM b.v. ESJ Audit & Assurance B.V. is opgestart. Tijdens deze bijeenkomst heeft de RvC aan de wethouder aangegeven dat uit het voorlopige onderzoek door de RvC en de accountant van ZNTM b.v. geen nieuwe informatie naar boven is gekomen die nieuwe zaken op de financiële situatie of bedrijfsvoering zijn vastgesteld dan reeds op 8 september door de RvC met ons als aandeelhouder heeft gedeeld.

10. Vraag: Graag ontvangen wij het concept-onderzoek, de versie voorafgaand aan de rectificatie Antwoord: Het besproken conceptonderzoek van 20 november 2023 is een conceptstuk geweest zonder officiële status. Het conceptonderzoek zoals aangegeven op de tijdlijn is opgenomen in Bijlage 8 Conceptonderzoek 20 november 2024.

3

11. Vraag: Graag ontvangen wij de correspondentie over “Er is nog steeds onvoldoende zicht ………………..”. Antwoord: De ambtelijke mail is opgenomen als Bijlage 9 Reactie periodieke afstemming Tp/afd cultuur

12. Graag ontvangen wij de brief aan de RvC van 12-12-2023. Antwoord: De brief is opgenomen als Bijlage 10 ZNTM Reactie onderzoek RvC en vervolg

13. Vraag: Graag ontvangen wij de brief 02-02-2024 van de RvC. Antwoord: De brief van 2 februari 2024 van de RvC van ZNTM b.v. is opgenomen als Bijlage 11 ZNTM onderzoek RvC.

14. Vraag: Graag ontvangen wij de mail van 14-02-2024. Antwoord: De ambtelijke mail is opgenomen als Bijlage 12 Financiële verslaglegging ZNTM

15. Vraag: Graag ontvangen we het verslag van het overleg van 10-04-2024. Antwoord: Dit betreft een informeel overleg tussen de wethouder en RvC. Er is hiervan geen verslag gemaakt.

16. Vraag: Graag ontvangen wij de verslagen van de bijeenkomsten van 13-05 en 30-05. Antwoord: Deze overleggen betreffen de ambtelijke afstemming over de aangeleverde cijfers van ZNTM over het eerste kwartaal van 2024. Van deze overleggen zijn geen verslagen gemaakt.

17. Graag ontvangen wij het verslag van het overleg van 15 mei 2024. Antwoord: Dit betreft informeel een overleg tussen de wethouder en RvC. Er is hiervan geen verslag gemaakt.

18. Vraag: Graag ontvangen wij het in deze vergadering voorliggende “bestuursverslag c.q. verslag van de RvC” en met welke teksten in het bestuursverslag de aandeelhouder niet kon instemmen? Antwoord: Het betreffende bestuursverslag maakt onderdeel uit van de (concept)jaarrekening 2023 van ZNTM b.v. Dit document bevat bedrijfsgevoelige informatie. Daarom hebben wij besloten de (concept)jaarrekening 2023 onder geheimhouding aan uw raad beschikbaar te stellen. De reden hiervoor is dat in de jaarrekening bedrijfsgevoelige informatie over de bedrijfsvoering en financiële sturing van ZNTM b.v. is opgenomen. Om zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de wens van de eerdergenoemde vijf fracties om over deze informatie te beschikken vóór de vergadering van de commissie Sociaal van woensdag 16 april 2025, kunnen de betreffende stukken op dezelfde dag onder geheimhouding vanaf 18:00 uur worden ingezien. Een ambtelijke vertegenwoordiger is deze avond tussen 18:00 uur en 19:00 uur aanwezig in het bestuurscentrum.

4

Mocht dit niet uitkomen vragen wij u contact op te nemen (m.vanduuren@s-hertogenbosch.nl) om een afspraak te maken om de stukken in te zien op een tijdstip dat past. De conceptjaarrekening 2023 met de voorgestelde tekstuele wijzigingen is beschikbaar 16 april. Op basis van deze opmerkingen is de definitieve jaarrekening over 2023 aangepast.

19. Vraag: Is dit besproken met de wethouder, in College geweest en heeft dit tot een besluit geleid en een rapportage? Antwoord: Ja, over de financiële situatie is ambtelijk met de wethouder gesproken. De wethouder was er dus ook mee bekend, maar dit was zeer kort voordat de aandeelhoudersvergadering van 18 september 2024 plaatsvond. De wethouder heeft de stand van zaken mondeling gedeeld in de collegevergadering van 16 september 2024 waarin het collegevoorstel over de aandeelhoudersvergadering van 18 september 2024 geagendeerd stond. Er is in deze collegevergadering geen besluit over genomen, omdat dit geen onderdeel was van de agenda van de betreffende aandeelhoudersvergadering. Het college heeft eerst de directie van ZNTM b.v. de gelegenheid gegeven om een toelichting te geven. Dit doet niets af aan het feit dat de wethouder wel degelijk verrast en verbaasd was over de ontstane situatie, mede gezien de boodschap die was afgegeven tijdens de aandeelhoudersvergadering van 4 juli 2024.

20. Vraag: Wij zouden graag beide versies (10e en 16e september) van de financiële cijfers van het eerste halfjaar ontvangen? Uit het verslag van de Aandeelhoudersvergadering van 18 september maken wij op dat de wethouder niet op de hoogte was van de financiële versie 1e halfjaar in bezit van de ambtelijke organisatie. Is die constatering juist? Antwoord: De financiële situatie is ambtelijk met de wethouder gesproken. De wethouder was met deze informatie bekend, maar dit was zeer kort voordat de aandeelhoudersvergadering van 18 september 2024 plaatsvond. Wethouder heeft de stand van zaken mondeling gedeeld in de collegevergadering van 16 september 2024 waarin het collegevoorstel over de aandeelhoudersvergadering van 18 september 2024 geagendeerd stond. De aanvulling op de kwartaalrapportage van 16 september betrof de aanlevering van de rapportage over de activiteiten en bezoekersaantallen ingevuld in het juiste format. De kwartaalrapportage over de eerst zes maanden van 2024 is onder geheimhouding in te zien aangezien dit bedrijfsgevoelige informatie betreft. De reden hiervoor is dat in de kwartaalrapportages informatie over de bedrijfsvoering en financiële sturing van ZNTM b.v. is opgenomen.

Om zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de wens om over de informatie te beschikken vóór de vergadering van de commissie Sociaal van woensdag 16 april 2025, kunnen de betreffende stukken op dezelfde dag onder geheimhouding vanaf 18:00 uur worden ingezien. Een ambtelijke vertegenwoordiger is deze avond tussen 18:00 uur en 19:00 uur aanwezig in het bestuurscentrum. Mocht dit niet uitkomen vragen wij u contact op te nemen (m.vanduuren@shertogenbosch.nl) om een afspraak te maken om de stukken in te zien op een tijdstip dat past.

21. Vraag: Graag ontvangen wij de vragen en opmerkingen over de meerjarenraming voorafgaand aan en tijdens de aandeelhoudersvergadering.

5

Antwoord: Van het ambtelijk overleg met ZNTM b.v. over de meerjarenraming is geen verslag gemaakt.

22. Vraag: Graag ontvangen wij het concept-beheerplan en de finale versie als die voorhanden is? Antwoord: Het Beheerplan 2025 gemeente ’s-Hertogenbosch - ZNTM b.v. is toegevoegd in Bijlage 13 Beheerplan 2025 ZNTM b.v.

23. Vraag: Graag ontvangen wij het verslag van het ambtelijk gesprek met ZNTM b.v. over openstaande vragen en opmerkingen over de voorlopige cijfers over 2024 en de meerjarenraming behorend bij het strategisch plan ‘De kunst van balans. Antwoord: Hier zijn geen verslagen van gemaakt.

Wij vertrouwen erop uw technische vragen hiermee voldoende te hebben beantwoord. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van ‘s-Hertogenbosch

De gemeentesecretaris,

De burgemeester,

Drs. B. van der Ploeg

drs. J.M.L.N. Mikkers

Bijlage(n) Bijlage 1 Theater-vragen-tijdbalk-april-fin 4 april 2025 Bijlage 2 managementletter 2021 v 29 september Bijlage 3 ZNTM 2023 Subsidiebesluit Bijlage 4 ZNTM 2023 Aanvullende subsidiebesluit Bijlage 5 ZNTM concept schadebrief 23 augustus Bijlage 6 ZNTM afspraken 8 september 2023. Bijlage 7 ZNTM afstemming voorlopige cijfers 1e half jaar 2023 Bijlage 8 Conceptonderzoek 20 november 2024 Bijlage 9 Reactie periodieke afstemming Tp/afd cultuur Q32023 Bijlage 10 ZNTM Reactie onderzoek RvC en vervolg Bijlage 11 ZNTM onderzoek RvC Bijlage 12 ZNTM conceptbrief contouren strategisch plan ZNTM. Bijlage 13 Beheerplan 2025 ZNTM b.v.

6

Bijlage 1 theater-vragen-tijdbalk-april-fin 4 april 2025 ’s-Hertogenbosch 4 april 2025 Geacht college, U heeft ons op 25 maart een brief doen toekomen waarin vervat de reactie van het college op de motie mbt het Theater dossier: “ Toekomst van het Theater aan de Parade: inzicht vóór verantwoording en een besluit”. In die motie hebben we u verzocht te voorzien in een tijdbalk “vanaf 1 januari 2023, met daarop opgenomen op welke momenten het college door het theater over de financiën is geïnformeerd en wat de inhoud daarvan was.” U heeft daarin voorzien waarvoor onze dank. Na bestudering van het document hebben wij aanvullende vragen, die wij onderstaand in de kaders in de door u aangeleverde tijdlijn hebben opgevoerd. Tevens zouden wij alle correspondentie tussen de RvC van het Theater en de gemeente willen ontvangen. Afhankelijk van de beantwoording op onze vragen en verzoek zullen wij ons beraden op de vervolg stappen als het gaat om de verantwoording betreffende het Theater-dossier. Met vriendelijke groet, Paul Kagie Judith Hendrickx Sjef van Creij Eileen Samshuijzen Joep Gersjes Rinie Mees

Tijdlijn besluiten en relevante ontwikkelingen rond ZNTM b.v. Vragen om nadere informatie zijn in de kaders opgenomen.



Informele aandeelhoudersvergadering ZNTM b.v. 9 december 2022: een informele aandeelhoudersvergadering vanwege het feit dat de beslispunten nog niet ‘gereed’ waren. In deze vergadering maakten we als aandeelhouder onze zorgen kenbaar over een aantal zaken binnen ZNTM b.v. Het betrof onder meer het niet gereed zijn van de meerjarenramingen beleidsplan. Hierop hebben wij de RvC van ZNTM b.v. aangesproken om meer actief toe te zien op o.a.:

- De ontwikkeling van een realistisch toekomstplan binnen de gestelde kaders en - De opvolging van enkele aanbevelingen/ adviezen van de accountant.

1. Wij zouden graag het verslag ontvangen van deze informele aandeelhoudervergadering 2. Om welke accountant gaat het hier? Is dit de accountant van ZNTM?

1

3. Welke aanbevelingen/adviezen van de accountant betreft het? Graag ontvangen we de betreffende aanbevelingen/adviezen?

 Aandeelhoudersvergadering 29 maart 2023: als aandeelhouder stelden we het beleidsplan Theater aan de parade ‘Zichtlijnen 2024-2027’ onder een aantal voorwaarden vast. Redenen voor het stellen van voorwaarden: De meerjarenbegroting van ZNTM bv gaf ons nog geen gerust beeld voor de toekomst: o De komende drie jaren is er nog geen sluitende begroting, o De komende drie jaren moet ZNTM b.v. zijn reserves aanspreken, o Het positief resultaat vanaf 2027 is klein en o Meerdere risico’s en aannames – waaronder energiekosten en horecaopbrengsten – zijn onzeker. - Als aandeelhouder gaven we verder aan dat de b.v. maatregelen diende te nemen om de reserve binnen twee jaar weer op orde te brengen. - Als aandeelhouder gaven we aan in het najaar 2023 een geactualiseerd meerjarenbeleidsplan en – begroting te ontvangen voor de jaren 2025-2030. 4. De aandeelhouder stelden het beleidsplan Theater aan de parade ‘Zichtlijnen 2024-2027’ onder een aantal voorwaarden vast. Wat waren de voorwaarden? Graag ontvangen wij deze set aan voorwaarden.  Communicatie naar gemeenteraad: Raadsinformatiebrief (publicatie op 30 maart2023/lijst ingekomen stukken raadsvergadering 9 mei 2023)  Aanvullend subsidiebesluit 8 mei 2023: Vanaf 1 juni 2023 moeten door ZNTM b.v. kwartaalrapportages worden aangeleverd in plaats van halfjaarcijfers.

We hebben ZNTM b.v.expliciet gevraagd om hierin weer te geven:  Een update van de financiële resultaten, met korte duiding, inclusief een begroting van het huidige jaar, een prognose t/m einde jaar en een doorkijk op de meerjarenbegroting,  De genomen maatregelen bij tegenvallende resultaten en risico’s,  Een overzicht met de vaste formatie en de flexibele schil. Vanuit financieel oogpunt, maar ook werkgeverschap/Fair Practic,  Een overzicht van de bespelingsmatrixen en activiteiten met de bezoekersaantallen  en  De programmering / het TPfonds, inclusief een overzicht van de inkomsten en uitgaven. 5. Wij zouden graag zowel het subsidiebesluit als het aanvullende subsidiebesluit 08-05-2023 ontvangen.

2

 Augustus 2023: ambtelijk werden zorgelijke signalen ontvangen vanuit de organisatie van ZNTM b.v. over mogelijke nieuwe financiële problemen waardoor vraagtekens ontstonden over de in maart 2023 vastgestelde meerjaren documenten. 6. Wij vragen u een explicitering van deze zorgelijke signalen? Wij ontvangen ook graag de betreffende correspondentie (e-mails, apps, etc.) die de ambtelijke organisatie heeft ontvangen.  8 September 2023: mede naar aanleiding van de ontvangen signalen vond een gesprek plaats met (een delegatie van) de RvC van ZNTM b.v. over de signalen die ambtelijk waren ontvangen in augustus 2023. En om de RvC te vragen hierover advies aan ons als aandeelhouder uit te brengen. De RvC heeft immers formeel ook een adviserende rol aan de aandeelhouder. De RvC zei toe onderzoek te doen en hierover op korte termijn schriftelijk advies uit te brengen. De RvC gaf mondeling te kennen de zorgen die wij als aandeelhouder ervaarden, te delen. Ook is met de RvC-delegatie afgesproken de onderlinge contacten te intensiveren en waar mogelijk intensief samen op te trekken. Wij bevestigden de gemaakte afspraken in een brief. 7. We lezen “De RvC zei toe onderzoek te doen…”. Waren de zorgelijke signalen met betrekking tot mogelijke nieuwe financiële problemen bij de RvC bekend? Graag ontvangen wij de brief waarin de afspraken bevestigd worden.

 13 september 2023: ontvangst voorlopige cijfers 1e half jaar 2023, inclusief een prognose t/m einde jaar. Het verwachte resultaat over 2023 is -/-58.000 euro. De rapportage voldoet niet aan de vereisten zoals die zijn opgenomen in de beschikking: 1. Er wordt onvoldoende inzicht gegeven in de verwachte omzet versus inkoop, waardoor cijfers niet goed te vergelijken zijn met de begroting. 2. De cijfers over 2023 zijn niet goed te vergelijken met het voorgaand jaar door een andere manier van presentatie van de cijfers. Ook de omzet en inkopen zijn onvoldoende gespecificeerd. 3. Er wordt onvoldoende inzicht verschaft in de vaste formatie en flexibele schil. Het aantal fte. is bij navraag aangeleverd maar er is geen vergelijking gemaakt met voorgaande jaren en het is niet verder toegelicht. 4. De bespelingsmatrix en activiteiten met de bezoekersaantallen zijn niet aangeleverd voor 2023. (We zijn later akkoord gegaan dat deze pas vanaf 2024 worden aangeleverd.) 5. De programmering van het TP fonds is niet aangeleverd. (We zijn later akkoord gegaan dat deze pas vanaf 2024 worden aangeleverd). Zaken die het meest opvallen: o Er is een negatief verlies op de horeca van 210.000 euro ( incidenteel). Hoofdoorzaak is de opstart van de horeca in het nieuwe theater, de extra kosten voor Carnaval en het Gran Gala du Kwek (in verband met het plaatsen van een tent) en Opera op de Parade.

o Afrekening van de energiekosten van 50.000 euro van het tijdelijk onderkomen aan de St.Jorisstraat ( door herrekening 2022 en 2023). Dit wordt opgelost door lagere personeelskosten als gevolg van latere instroom medewerkers. Aan ZNTM b.v. is tevens gevraagd rekening te houden met het advies waarom de RvC door ons als aandeelhouder is gevraagd waar het gaat om de houdbaarheid van de 3

meerjarenbegroting. De analyse van de kwartaalcijfers moet daarbij in lijn zijn. 8. Graag ontvangen wij de correspondentie tussen gemeenten en ZNTM over het hier boven gestelde.  11 Oktober 2023: overleg van de wethouder Cultuur met een delegatie van de RvC over de financiële situatie en het grip krijgen hierop. De RvC zegt toe om uiterlijk 30 oktober 2023 terugkoppeling te geven over het gevraagde onderzoek. Eerste signalen zijn dat geen nieuwe zaken aan het licht zijn gekomen en dat de accountant nauw betrokken is bij de stappen van de RvC. De RvC geeft aan het theater te willen door ontwikkelen na de opening en dat hierbij mogelijk een andere bestuurder beter bij past. Tijdens dit overleg kondigde de voorzitter van de RvC onverwachts zijn vertrek aan per 2 maart 2024. 9. De RvC is nog doende met het toegezegde onderzoek in de aandeelhoudersvergadering van 8 september. Graag explicitering over “Eerste signalen zijn dat geen nieuwe zaken aan het licht zijn gekomen en dat de accountant nauw betrokken is bij de stappen van de RvC.” Welke accountant was dat van de gemeente of ZNTM? Graag ontvangen we de duiding van de accountant mbt de “eerste signalen zijn dat geen nieuwe zaken aan het licht zijn gekomen”?  Op 14 november 2023 rappelleerde de projectdirecteur bij de RvC omdat deze het financieel onderzoek nog niet had toegestuurd.

Om deze reden is de ingeplande aandeelhoudersvergadering verschoven naar 15 december 2023.  Op 20 november 2023 ontvingen wij het onderzoek van de RvC én bestuurder. Dit onderzoek is als concept behandeld. Heeft geen formele status gekregen en is later gerectificeerd (februari 2024). 10. Graag ontvangen wij het concept-onderzoek, de versie voorafgaand aan de rectificatie.  29 november 2023: Ontvangst van de voorlopige cijfers t/m 3e kwartaal 2023, inclusief de prognose t/m einde van het jaar. Het verwachte resultaat over 2023 is -/-58.000 euro en wijkt niet af van de eerder ontvangen halfjaar rapportage. Er is nog steeds onvoldoende inzicht in de punten 1 t/m 3 zoals genoemd bij de voorlopige cijfers 1e half jaar 2023. 11. Graag ontvangen wij de correspondentie over “Er is nog steeds onvoldoende zicht ………………..”.  Brief aan de RvC van ZNTM b.v. op 12 december 2023. In deze brief reageren wij als aandeelhouder op het onderzoek van RvC én bestuurder. We constateren dat er waar het gaat om de demarcatie geen groot verschil van inzicht is. We geven onder meer aan dat we uitgaan van een huur van sec het gebouw en overname door het theater van de inventaris en theatertechniek, met als uitgangspunt dat het theater juridisch eigenaar wordt.

We geven aan dat voor de vorderingen van 1,5 miljoen euro en van 750.000 euro een betalingsregeling kan worden afgesproken, maar dat we ook onderzoek kunnen doen naar financiering/lening door ons als gemeente. In alle gevallen zullen de kosten echter voor rekening komen van ZNTM b.v. Daarnaast geven we aan dat dag horeca op basis van het geldende bestemmingsplan niet is toegestaan tenzij deze ondersteunend is aan de culturele programmering. We constateren tevens dat de toets van ‘Zichtlijnen’ en de doorkijk naar een 4

sluitende meerjarenbegroting te weinig ondernemerschap laat zien waar het gaat om alternatieven voor inkomstenverhoging, bijvoorbeeld door het geleidelijker opbouwen van het personeelsbestand. We wijzen er bovendien op dat de WOZ waarde en daarmee ook het gebruikersdeel van de WOZ voor ZNTM b.v. de komende jaren stijgt en dat hiermee rekening gehouden moet worden in de meerjarenbegroting. 12. Graag ontvangen wij de brief aan de RvC van 12-12-2023.  Aandeelhoudersvergadering 15 december 2023: We namen als aandeelhouder de volgende besluiten: 1. Het vaststellen van de jaarrekening 2022 van ZNTM b.v. met de aantekening dat de bestuurder en de RvC onvoldoende hebben gestuurd op een adequate vermogensontwikkeling. En dat adequate bijsturing noodzakelijk is. 2. Het verlenen van decharge onder de voorwaarde dat de RvC: o zich committeert aan de opdracht tot ingrijpen om te komen tot een financieel stevig fundament vanaf 2027 voor de b.v. o zich committeert aan de maatregelen en voorgestelde oplossingen van de aandeelhouder, zoals verwoord in de notulen van 29 maart 2023 en ons schrijven aan de RvC d.d. 12 december 2023. o de brief van de RvC over het onderzoek van RvC én bestuurder d.d. 20 november 2023 conform het verzoek van de aandeelhouder rectificeert.

20 december 2023 Op verzoek van ZNTM is een afspraak gemaakt om ambtelijk nader toe te lichten hoe de tussentijdse rapportages moeten worden aangeleverd. Hiervoor is een format ontwikkeld met als uitgangspunt de begroting en de meerjarenraming uit ‘Zichtlijnen’.  Op 2 februari 2024 ontvangen we definitieve brief van de RvC over hun onderzoek naar de financiële situatie. Hierin stelt deze dat er op basis van de huidige inzichten er een realistische maar strakke ambitie is die in lijn is met de eerdere (financiële) prognoses uit ‘Zichtlijnen’. Daarbij is wel de beperkte reservepositie een belangrijk aandachtspunt. Gevraagd wordt om nadere afspraken te maken over de vorderingen van onze gemeente. 13. Graag ontvangen wij de brief 02-02-2024 van de RvC.  Communicatie naar gemeenteraad: 10e Voortgangsrapportage over o.a. onderzoek naar houdbaarheid meerjarenbegroting, achterblijven reserve opbouw, voornemen uitbreiding RvC (publicatie op 6 februari 2024).  Aandeelhoudersvergadering 7 februari 2024 we namen als aandeelhouder onder meer de volgende besluiten: o aanscherping van de governance rond werving en selectie RvC-leden en o het bij ZNTM b.v. aandringen om - op korte termijn - een plan van aanpak op te stellen inzake omgang openstaande gemeentelijke vorderingen (1,5 miljoen en 750.000).  8 februari 2024: Ontvangst voorlopige cijfers over het jaar 2023.

Voorlopig resultaat is -/16.000 euro. De aangeleverde rapportage is niet volledig en niet conform afspraak. Op 14 februari 2024 is er opnieuw een mail verstuurd naar ZNTM met het verzoek de rapportages aan te leveren conform de voorwaarden zoals opgenomen in de beschikking.

5

14. Graag ontvangen wij de mail van 14-02-2024.  1 maart 2024: Opening van het nieuwe Theater aan de Parade door Koning WillemAlexander.  10 april 2024: Overleg van de wethouder Cultuur met leden van de RvC over de stand van zaken rondom de exploitatie. 15. Graag ontvangen we het verslag van het overleg van 10-04-2024.  13 mei 2024 (en 30 mei 2024 na verduidelijkende vragen op de aangeleverde cijfers): Ontvangst voorlopige cijfers 1e kwartaal 2024 met prognose t/m einde jaar. Voorlopig resultaat is -/-415.000 euro. Per saldo wordt een afwijking van 150.000 euro verwacht ten opzichte van de meerjarenraming behorend bij bedrijfsplan ‘Zichtlijnen’ (-/- 256.000 euro). ZNTM b.v. geeft aan dat er geen indicaties zijn dat de begroting niet gehaald zou worden op basisprogrammering projecten verhuur en horeca. Waar het gaat om horeca is rekening gehouden met 50.000 euro extra opstart kosten voor de operatie (betreft een overschrijding). Er is verder onduidelijkheid over de huisvestingskosten huurcontract en samenhangende posten. Ten onrechte was er de aanname dat de huurprijs inclusief alle belastingen zou zijn. Dit betekent 150.000 extra kosten (deze zijn niet in deze cijfers meegenomen). Energiekosten zouden 50.000 euro hoger uitkomen en zit in de prognose. Verder worden extra kosten gemeld voor marketing van 50.000 euro.

Overige opvallende zaken: De begroting is naar aanleiding van het onderzoek door de RvC én bestuurder bijgesteld ten opzichte van de begroting uit het bedrijfsplan ‘Zichtlijnen’. Het resultaat van -/- € 265.000 euro voor 2024 is gelijk gebleven Belangrijkste aanpassingen van de begroting zijn: o Horecaomzet en kosten zijn naar beneden bijgesteld omdat de daghoreca functie nog niet uitgeoefend gaat worden. Per saldo 57K nadeel o Hogere personeelskosten door structureel effect van CAO verhoging. 155K Nadeel o De openingskosten zijn lager begroot. 150K voordeel 16. Graag ontvangen wij de verslagen van de bijeenkomsten van 13-05 en 30-05.  15 mei 2024: Overleg van de wethouder Cultuur met leden van de RvC over de stand van zaken rondom de exploitatie en de versterking van het bestuur van ZNTM b.v. Verzoek om een strategisch plan op te stellen om te komen tot een duurzame gezonde financiële toekomst van het theater. 17. Graag ontvangen wij het verslag van het overleg van 15 mei 2024.  Communicatie naar gemeenteraad: bericht in raadsinformatiebulletin over verzoek om strategisch plan aan RvC om bedrijfsplan ‘Zichtlijnen’ waar te kunnen maken (30 mei 2024).  Aandeelhoudersvergadering 4 juli 2024: Als aandeelhouder namen we de volgende besluiten:  Het cijfermatig vaststellen van de jaarrekening (bepaalde informatie ontbrak nog en er was sprake van tekstuele onjuistheden).

 Versterking van het bestuur van de b.v. door de heer Almering te benoemen als tijdelijk (tot ultimo januari 2025) extra bestuurder naast de heer Kühne. Deze versterking is onder meer

6

 





gewenst vanwege de invulling van de financiële en personele portefeuille en het opstellen van een strategisch plan t.b.v. de toekomst van ZNTM b.v. De benoeming van twee nieuwe commissarissen. Hierbij hebben wij te kennen gegeven dat voortaan het protocol Werving, selectie en (her)benoeming dient te worden gehanteerd. Het als gemeente intrekken van de vordering van 1,5 miljoen euro met de gelijktijdige toezegging van ZNTM b.v. dat deze dit bedrag in oktober 2024 in de vorm van een dividenduitbetaling uitbetaalt aan onze gemeente t.b.v. het project Nieuwbouw theater. Het niet op korte termijn vorderen van de tweede vordering van 750.000 euro. Afgesproken is dat gemeente en ZNTM b.v. dit najaar samen verkennen in welke leningsvorm, binnen welke termijn en met welke marktconforme rente dit bedrag aan de gemeente terugbetaald wordt. De toezending van een brief, waarin u de RvC en het bestuur van de b.v. de contouren meegeeft waarbinnen het - in ontwikkeling zijnde - strategisch plan opgesteld dient te worden.

 Communicatie naar gemeenteraad: bericht in extra raadsinformatiebulletin over aanstellen extra zakelijk directeur ZNTM b.v. (8 juli 2024).  Aandeelhoudersvergadering van 18 september 2024: we namen als aandeelhouder de volgende besluiten: o Het vaststellen van de jaarrekening 2023 onder de voorwaarde dat € 85.000 wordt gecorrigeerd in het boekjaar 2024 en met de opmerking dat we niet instemmen met een aantal teksten in het bestuursverslag c.q. verslag van de RvC. o Het verlenen van decharge aan het bestuur van ZNTM b.v. in het besef dat vanaf medio 2024 het bestuur tijdelijk versterkt is vanwege de gezamenlijke erkenning – met RvC en bestuurder dat deze versterking noodzakelijk is. o Het verlenen van decharge aan de RvC van ZNTM b.v. in het besef dat de RvC sinds 2024 samen met ons als aandeelhouder de financiële zorgen erkent waarin de b.v. verkeert en de RvC actie onderneemt, waaronder het strategisch plan. o Instemmen met de herbenoeming van mw. Van berkel en dhr. Jurgens als leden van de RvC. 18. Graag ontvangen wij het in deze vergadering voorliggende “bestuursverslag c.q.

verslag van de RvC” en met welke teksten in het bestuursverslag de aandeelhouder niet kon instemmen?  Communicatie naar gemeenteraad: vertrouwelijke toelichting door wethouder Van der Geld op 26 september 2024 aan het presidium en de fractievoorzitters over het onderzoek van de zakelijk directeur naar de financiën en de slechte prognose op basis van de concept kwartaalcijfers.  10 september 2024 Ontvangst rapportage 1e half jaar 2024 met prognose t/m einde jaar Verwacht resultaat voor 2024 is -/- 1.372.000 euro ten opzichte van begroot € -/- 265.000 uit bedrijfsplan ‘Zichtlijnen’ (en herbevestigd in de brief van ZNTM b.v. van 2 februari 2024). ZNTM geeft als verklaring dat het hierbij gaat om de categorieën theater, overloop 2023 en bouw. Bij theater ligt de oorzaak in het opstellen van het budget en de werkelijke prestatie van het theater (-/- 306.000 euro). Bij overloop zijn dit kosten welke begroot waren in 2023 en toen niet gemaakt zijn, maar wel in 2024 (-/-100.000 euro) en daarnaast kosten inzake de bouw (-/- 501.000 euro). Hierin zijn kosten opgenomen door latere oplevering van het theater dan eerder gepland en problematiek rondom energiekosten. Daarnaast is in deze post ook de WOZ opgenomen (eerder geen rekening mee gehouden) en onder meer de kosten voor de aanstelling van de zakelijk directeur. Verklaring van ZNTM b.v.

voor de extra overschrijding dan waar in ‘Zichtlijnen’ al rekening mee was gehouden: 7

-/- 165.000 euro lager resultaat basisprogrammering -/- 136.000 euro ticketing -/- 160.000 euro personeelskosten -/- 177.000 euro team horeca -/- 140.000 euro energiekosten -/- 90.000 euro operationele huisvestingskosten door latere oplevering -/- 100.000 euro openingskosten -/- 164.000 euro WOZ -/- 33.000 euro bouwkosten -/- 58.000 euro overige posten 19. Is dit besproken met de wethouder, in College geweest en heeft dit tot een besluit geleid en een rapportage? Niet in de “tijdlijn” opgenomen In het verslag van de aandeelhoudersvergadering van 18 september lezen we: “A.Kuhne meldt dat er twee versies zijn van de financiële cijfers van het eerste halfjaar: de versie van 10 september en de versie van 16 september. De wethouder is op de hoogte van de versie van 10 september, terwijl de ambtelijkeorganisatie bekend is met de versie van 16 september.” In het zelfde verslag lezen we: “De aandeelhouder geeft zijn eerste reactie . Hij moet zoeken naar woorden en is verrast en is verbijsterd en geeft aan dat hij dit moet laten bezinken. Hij merkt op dat tijdens de vorige Algemene Vergadering van Aandeelhouders (4 juli 2024 PK) de bestuurder heeft aangegeven dat de exploitatie op orde was en dat de bouw gerelateerde kosten een probleem vormden in de huisvestingslaste.” In het zelfde verslag lezen we: “Reflectie van de RvC: wij waren door de bestuurder, A.

Kuhne in juni/juli geïnformeerd over de problemen met betrekking tot de huisvestingskosten. Aanpassingen naar de toekomst waren noodzakelijk, zodat er een duurzaam theater wordt gerealiseerd. De RvC is op 6 september geïnformeerd over de tegenvallende financiele resultaten, waarop de RvC net als de aandeelhouder, verrast reageerde.” 20. Wij zouden graag beide versies (10e en 16e september) van de financiële cijfers van het eerste halfjaar ontvangen? Uit het verslag van de Aandeelhoudersvergadering van 18 september maken wij op dat de wethouder niet op de hoogte was van de financiële versie 1e halfjaar in bezit van de ambtelijke organisatie. Is die constatering juist?  Extra aandeelhoudersvergadering 8 oktober 2024: we namen als aandeelhouder de volgende besluiten: o Instemmen met de overeengekomen vaststellingsovereenkomst tussen het bestuur van ZNTM b.v. en dhr. Kühne als bestuurder van ZNTM b.v. o Benoeming van dhr. Almering als zelfstandig bestuur van ZNTM b.v. per 8 oktober 2024.

8

 Communicatie naar gemeenteraad: bericht in extra raadsinformatiebulletin over vertrek van dhr Kühne als bestuurder van ZNTM b.v. (8 oktober 2024).  12 december 2024: Ontvangst van het strategisch plan ‘De kunst van balans’ van ZNTM b.v. inclusief meerjarenraming.  12 december 2024: Ontvangst financiële cijfers derde kwartaal en forecast 2024. Verwacht resultaat 2024 is -/- 1.315.000 euro ten opzichte van begroot -/- 265.000 euro uit bedrijfsplan ‘Zichtlijnen’ (en herbevestigd in de brief van ZNTM b.v. van 2 februari 2024). De meerjarenprognose toont zonder extra bijdragen gemeente een nadeel in 2025 van €1.065.000 en structureel vanaf 2029 een nadeel van € 355.000. Om dit nadeel op te lossen stelt ZNTM b.v. een incidentele bijdrage voor van € 1miljoen gespreid over 5 jaar, € 300.000 incidentele bijdrage voor reorganisatie in 2025 en een structurele verhoging van de subsidie van € 300.000.  Aandeelhoudersvergadering van 18 december 2024: We namen als aandeelhouder de volgende besluiten: o Het vaststellen van het concept-strategisch plan 2025-2029 van ZNTM b.v. (actualisatie meerjarenbeleidsplan Zichtlijnen), met als uitgangspunt het scenario ‘Cultureel Ondernemerschap’ en uitgaande van een ingroeimodel onder de volgende voorwaarden en voorbehouden: 1) dat jaarlijks de basisprogrammering wordt geëvalueerd in de aandeelhoudersvergadering.

2) dat van de kant van de gemeente geen voornemen is om de gemaakte demarcatieafspraken met ZNTM b.v. te herzien (dit in tegenstelling tot wat wordt aangegeven in het strategisch plan) en dat met dit onderdeel van het strategische plan dan ook niet kan worden ingestemd. 3) dat gezien het feit dat ZNTM b.v. vanwege de financiële situatie minder reserveert voor onderhoud, dit enkel aanvaardbaar is onder de strikte voorwaarde dat wel onderhoudscontracten worden afgesloten die onder meer nodig zijn met het oog op de veiligheid van personeel en bezoekers. En dat het MJOP in 2027 wordt geactualiseerd om te kijken wat nodig is vanaf 2028 en wat dit betekent voor de begroting en exploitatie van ZNTM b.v. voor de jaren erna. 4) dat de gepresenteerde meerjarenbegroting op onderdelen aangepast wordt in overleg tussen ZNTM b.v. en gemeente, zodat uiterlijk 10 januari 2025 er een goed onderbouwde en voor de gemeente aanvaardbare herziene sluitende meerjarenbegroting definitief kan worden vastgesteld. o Instemmen met de voorgestelde (1) hoofdcompetentie van de nieuw te werven – en straks weer enige - bestuurder, (2) de bezuinigingen binnen het management (terugbrengen van het aantal MT-leden ten opzichte van de eerdere plannen in ‘Zichtlijnen’) en (3) de planning behorend bij de werving van de nieuwe bestuurder.

Tevens kondigden we aan: o Een raadsvoorstel voor te bereiden over een investeringsimpuls ad in totaal € 1 miljoen voor ZNTM b.v. voor een periode van maximaal vijf jaar. Deze impuls is bedoeld voor de doorontwikkeling van de theaterorganisatie en de financiering van de frictie- en transitiekosten. Dit met als doel om zo de bedrijfsvoering op orde te brengen. o Een bestemmingsplanwijziging te starten ter verruiming van de exploitatiemogelijkheden van ZNTM b.v. o Het innen van de openstaande vorderingen van resp. 1,5 miljoen euro en 750.000 euro van de gemeente ’s-Hertogenbosch op ZNTM b.v. uit te stellen tot minimaal 31 9

december 2028. Voorafgaand en tijdens de aandeelhoudersvergadering hebben wij vragen gesteld over en opmerkingen gemaakt over de meerjarenraming. Dit betrof met name de 300.000 euro voor huisvestingskosten die ongedekt in de meerjarenraming opgenomen bleek te zijn. Dit leidde ertoe dat de meerjarenraming niet kon worden vastgesteld tijdens de aandeelhoudersvergadering. ZNTM b.v. deed de toezegging om de meerjarenraming aan te passen en begin januari 2025 deze toe te sturen aan u als aandeelhouder. 21. Graag ontvangen wij de vragen en opmerkingen over de meerjarenraming voorafgaand aan en tijdens de aandeelhoudersvergadering. Niet in de “tijdlijn” opgenomen. In de (concept-) notulen van de aandeelhoudersvergadering van 18 december 2024 lezen we het volgende onder agendapunt 3a. “Kennisnamen van het concept-beheerplan ZNTM b.v. inclusief de beheermaatregelen ten aanzien van de governance.” “De voorzitter vraagt naar het doel van het concept beheerplan. J. van der Zweth antwoordt dat het doel is om scherper vast te leggen hoe wij ons tot elkaar verhouden (rol zuiverheid) en om de daarbij behorende rollen goed te duiden.” “Vanuit de RvC worden de volgende opmerkingen op het concept beheerplan gemaakt: - Het lijkt er op of er geen vertrouwen is als men dit beheerplan leest.

- De RvC vindt vier keer per jaar een Algemene Vergadering van Aandeelhouders te veel, twee maal per jaar is voldoende. - Wat is de rolverdeling en verantwoordelijkheid.” 22. Graag ontvangen wij het concept-beheerplan en de finale versie als die voorhanden is?  Communicatie naar gemeenteraad: bericht in raadsinformatiebulletin met procedurele update (19 december 2024 en 16 januari 2025).  10 januari 2025: Ambtelijk gesprek met ZNTM b.v. over openstaande vragen en opmerkingen over de voorlopige cijfers over 2024 en de meerjarenraming behorend bij het strategisch plan ‘De kunst van balans’. Naar aanleiding van de vragen en opmerkingen van de gemeente wordt geconcludeerd dat een realistische en gedegen meerjarenprognose iets meer tijd gaat kosten. Ook wordt aan ZNTM gevraagd om duidelijkheid wat de mogelijkheden en onmogelijkheden van de meerjarenprognose zijn in relatie tot de ambities. 23. Graag ontvangen wij het verslag van het ambtelijk gesprek met ZNTM b.v. over openstaande vragen en opmerkingen over de voorlopige cijfers over 2024 en de meerjarenraming behorend bij het strategischplan ‘De kunst van balans.  30 januari 2025: Ontvangst van aangepaste meerjarenraming inclusief begeleidende brief van ZNTM b.v.

10

 Communicatie naar gemeenteraad: brief gedateerd op 4 februari aan de gemeenteraad over het strategisch plan en de meerjarenraming. Daarin gaan we in op de noodzaak om: 1. een tijdelijke investeringsimpuls te geven aan ZNTM b.v. van 1 miljoen euro verspreid over maximaal vier jaar, 2. een structurele extra subsidie te verstrekken aan ZNTM b.v. en 3. de openstaande vorderingen op ZNTM b.v. niet eerder te innen dan 1 januari 2029 (publicatie 6 februari 2024).

11

Management letter 2021

Hieronder staan alle aanbevelingen die onze accountant ESJ heeft gedaan in hun managementletter van 2021. Per onderdeel hebben wij een toelichting en of opvolging opgenomen.

Versie donderdag 29 september 2022 Boekjaar

Proces/onderwerp

Item

Verantwoordelijk

Status

2019

Personeel

Personele mutaties sleutelfunctionarissen

Directie

2020

Financiën

Betaalrechten vorige directeur

Directie

Opgevolgd

2020

IT

Rol van wijzigen van stamrecht crediteuren beperken tot een enkeling

CFO

Opgevolgd

2020

IT

Het loggen inschakelen van crediteuren gegevens

CFO

Opgevolgd

2019

2019

IT

Financiën

AO/IB handboek inzake IT. Hier de vastlegging van procedures omtrent IT en de monitoring van onder andere rechten en rollen

Opzetten goed stelsel van managementinformatie

CFO

CFO

open

open

open

2019

Organisatie

Beschrijven van de processen

CFO

open

2019

BTW

Screening van de verwerking btw

CFO

open

2020

Financiën

Eigen vermogen vs bestemming

Directie

open

2021

Nieuwbouw

Tijdig afstemmen gemaakte financiële afspraken met de gemeente over wijze financieren eigen investeringen icm begroting komende jaren

Directie

open

Mate van urgentie

Opvolging 2022

Dit item is opgevolgd en het punt is hiermee gesloten. De logging is ingeschakeld en het punt is hiermee gesloten. De logging is ingeschakeld en het punt is hiermee gesloten. In het voorjaar van 2023 presenteert IT Efficiency de In het najaar van 2021 is er aan IT Efficiency opdracht verleend om alle inrichting van het appplicatielandschap. Met daarin procedures te inventariseren, vast te leggen en te implementeren in "komende" afgestemd en vastgelgd de rollen, taken en IT-systemen. Alle stakeholders inclusief de controle en de organisatie zijn hierbij verantwoordelijkheden voor alle medewekers die hiermee actief betrokken. Dit proces loopt nu. te maken hebben. Daarnaast zal voor de zomer 2023 vanuit de nieuwe facilitaire dienst de taken en verantwoordelijkheden voor het ICT beheer vastgelegd en vastgesteld worden. De rapportage en verslaglegging wordt dit voorjaar gedeeld met accountant en RvC.

In de opdracht van de huidige controller is nadrukkelijk opgenomen om de ingezette weg van optimaliseren en implementeren management informatie te vervolgen. De eerste resultaten zijn hiervan zichtbaar doordat we het nu op maandelijks niveau inzichtelijk hebben. De verwachting is dat dit in het voorjaar van 2023 geoptimaliseerd is. De implementatie van het planningsysteem Yesplan zal hier een belangrijke rol in spelen.

CFO/Financiën

Alleen voor intern gebruik

Aantrekken controller/fin. Manager alsmede invulling afdeling bedrijfsvoering

Directie

open

Vanaf mei 2022 zijn we gestart met een maandelijkse financiële rapportage. Deze rapportage zal steeds verder ontwikkeld worden om te voorzien in de infomatiebehoefte van de organisatie. Door de procesbeschrijving vanuit IT Efficiency en de implementatie van YESplan en de projectorganisatie in Afas zal de informatiebehoefte steeds beter bekend zijn, zodat hierin ook voorzien kan worden. De beschrijving hiervan is op de volgende RvC vergadering van 9 december beschikbaar.

Voor 1 april 2023 is de visie opgesteld en gedeeld over hoe In het najaar van 2021 is er aan IT Efficiency opdracht verleend om alle het nieuwe Theater aan de Parade Projectmatig gaat procedures te inventariseren, vast te leggen en te implementeren in "komende" werken. Daarin past ook een beschrijving van alle IT-systemen. Het resultaat wordt verwacht in het eerste kwartaal van 2023. hoofdprocessen op taak- en verantwoordelijkheidsniveau. Deze worden nu onder begeleiding van IT Efficiency in de verschillende werkgroepen in de organisatie opgesteld en daarna door MT en directie vastgesteld. Dit einddocument is voor 1 april 2023 beschikbaar.

We nemen het advies over en we verwachten dit in het voorjaar van 2023 op te pakken. Op dit moment houdt de branchevereniging zich hier ook mee bezig en wij volgen dit. Zodra de branchevereniging met een advies is gekomen, zullen wij dit volgen. Dit punt staat op de agenda om op te pakken in het najaar van 2022.

Dit punt staat op de agenda om op te pakken in het najaar van 2022.

Dit punt staat op de agenda om op te pakken in het najaar van 2022. 2021

Status en verwacht eindresultaat naar GROEN

In 2019 en 2020 hebben er veel mutaties plaatsgevonden. Vanaf najaar 2021 is er sprake van een stabiel MT. De bezetting van deze posities is in ieder geval tot 31-12-2023 geborgd en daarmee is dit punt afgehandeld.

Voor 1 november hebben we onze visie gereed over de wijze waarop wij omgaan met de BTW op kaartverkoop. Deze visie wordt gedeeld in de RvC vergadering van 9 december 2022. Daarin nemen we het advies van de branchvereniging mee. Voor 1 december 2022 hebben de gesprekken met de gemeente hierover plaatsgevonden. Resultaat daarvan wordt gedeeld in de vergadering van 9 december a.s. Voor 31 december 2022 heeft TP haar meerjarenbegroting voor alle huisvestingslasten geactualiseerd. De resutlaten daarvan worden in het voorjaar van 2023 in de AvA besproken. De keus is gemaakt op zoek te gaan naar een Controller. Momenteel wordt onderzocht hoe de procedure hiervoor moet worden ingericht. Zeker nu Sander aangegeven heeft graag verder te willen in deze rol binnen TP. Definitief voorstel zal in de RvC vergadering van 9 december a.s. besproken worden. Rob Almerink is aangesloten op dit traject.

RVC september 2022

Het bestuur van Zuid Nederlandse Theater Maatschappij (ZNTM) B.V. Postbus 1160 5200 BE 's-HERTOGENBOSCH

Uw brief van : Ref. : Ab van de Wakker Uw kenmerk : Tel. : (073) 615 5332 Afdeling : SB/CULT E-mail : gemeente@s-hertogenbosch.nl Zaaknummer : 13433113 Datum : 8 december 2022 Onderwerp : Subsidiebesluit BCB 2021-2024, aanvullend besluit 2023 Dossiernummer : 23.000030 (BCB 2021-2024) Geacht bestuur, Op 17 december 2020 ontving u een verleningsbeschikking voor de Bossche Culturele Basis 2021-2024. Daarin staat dat u jaarlijks aanvullend besluit ontvangt over het subsidiebedrag voor het betreffende subsidiejaar. Hieronder leest u ons besluit. Het aanvullend subsidiebesluit 2023 Wij verlenen u subsidie van maximaal € 3.435.780,00 voor het jaar 2023, conform het subsidiebesluit 2021-2024. Zoals u bent geïnformeerd in de mail van dd. 20-09-2021, maken we geen aparte subsidieafspraken voor de jaren 2022 t/m 2024. Voor de subsidieafspraken gaan we uit van het meerjarenplan dat u hebt ingediend bij uw subsidieaanvraag. Wel verwachten we van u dat u ons op de hoogte brengt indien er aanzienlijke wijzigingen plaatsvinden. De voorwaarden en verplichtingen uit onze eerdere besluiten blijven onverkort van kracht met uitzondering van de onderdelen waarop met dit besluit expliciet wordt afgeweken. Betaling Wij maken het bedrag als voorschot over op uw IBAN NL65ABNA0264160266.

De betaaldata en de bedragen zijn als volgt: 01-01-2023 01-02-2023 01-03-2023 01-04-2023 01-05-2023 01-06-2023 01-07-2023 01-08-2023 01-09-2023 01-10-2023 01-11-2023 01-12-2023

€

286.315,00 286.315,00 286.315,00 286.315,00 286.315,00 286.315,00 286.315,00 286.315,00 286.315,00 286.315,00 286.315,00 286.315,00 www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Verantwoording subsidie 2023 Voor de verantwoording van de subsidie 2023 verwijzen wij u naar onze eerdere subsidiebesluiten voor de Bossche Culturele Basis 2021-2024. Uiterlijk 1 juni 2024 moet deze informatie bij ons binnen zijn. Vergoeding bij vermogensvorming U betaalt in een aantal gevallen een vergoeding als de aan u betaalde subsidie tot vermogensvorming heeft geleid. Deze vergoeding betaalt u bij de gebeurtenissen die in artikel 4:41 lid 2 van de Awb zijn genoemd. Bij de berekening van de vergoeding houden wij rekening met het percentage gesubsidieerd inkomen ten opzichte van uw gehele inkomen. In de praktijk is dit hoogstwaarschijnlijk vooral van toepassing als uw organisatie ophoudt met de werkzaamheden waarvoor u subsidie ontvangt. Terugbetalen Houdt u zich niet aan de regels en de verplichtingen die horen bij de subsidie? Dan kan dat gevolgen hebben voor de hoogte van de subsidie. Dit betekent dat u (een deel van) het betaalde voorschot moet terugbetalen. Let op! Subsidie is afkomstig uit gemeenschapsgeld, hier moet altijd zorgvuldig mee worden omgegaan. Er kunnen omstandigheden zijn waardoor tijdens of na de subsidieactiviteiten de subsidie gewijzigd, verlaagd of ingetrokken wordt.

Hoe kwamen wij tot dit besluit? Wij hebben uw aanvraag om subsidie beoordeeld op basis van: de Algemene wet bestuursrecht (Awb); de Algemene subsidieverordening ’s-Hertogenbosch (ASV); de Beleidsregels Algemene Subsidieverordening ’s-Hertogenbosch; de Cultuurnota: Cultuur Maakt Mensen; het raadsvoorstel toelichting cultuurbegroting 2021-2024; de begroting 2023. De ASV en de Beleidsregels Algemene Subsidieverordening ’s-Hertogenbosch vindt u op de gemeentelijke website: www.s-hertogenbosch.nl/subsidies. Bent u het niet eens met ons besluit? Wilt u uitleg over dit besluit? Neem dan contact met ons op. Bent u het niet eens met dit besluit? U kunt op twee manieren bezwaar maken. Online op de website www.s-hertogenbosch.nl. Gebruik de zoekterm ‘bezwaar maken’, log in met DigiD en vul alle gegevens in. Schrijf een brief naar het college van burgemeester en wethouders, t.a.v. Sector SB, Postbus 12345, 5200 GZ ’s-Hertogenbosch. Zet in uw brief in ieder geval: uw naam, adres, met welk besluit u het niet eens bent, waarom u het niet eens bent met ons besluit, de datum en uw handtekening. Stuur een kopie van deze brief mee. Zorg ervoor dat uw bezwaar binnen zes weken na het versturen van deze brief in ons bezit is.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Gezonde inwoners Wij zetten ons als gemeente in voor meer gezonde en gelukkige jaren voor onze inwoners. Daarbij willen we de gezondheidsverschillen verkleinen door meer inwoners in een kwetsbare situatie hun kwaliteit van leven te vergroten. Wij vinden het belangrijk dat ook u als subsidieontvanger maximaal bijdraagt aan de gezondheid van onze inwoners. Daarom verzoeken wij u om gezonde voeding en beweging te stimuleren en roken, alcohol, middelengebruik en ongezond voedsel zoveel mogelijk te weren. Communicatie-uitingen Cultuur is een belangrijke kernwaarde voor de stad en dat stralen wij graag gezamenlijk uit. We verwachten dan ook uw medewerking aan de citymarketingcampagne van ’s-Hertogenbosch, Cultuurstad van het Zuiden. Deze samenwerking houdt onder andere in dat u verwijst naar Cultuurstad van het Zuiden in al uw marketing- en communicatie-uitingen, digitaal of in printvorm. U kunt uw activiteiten ook onder de aandacht brengen via de website visitdenbosch.nl en de social media kanalen van visitdenbosch. Voor het stijlboek, de logoset of meer informatie kunt u contact opnemen met redactie@denboschpartners.nl. Hebt u nog vragen? Neem gerust contact op. De contactgegevens staan bovenaan deze brief. Houd het zaaknummer en dossiernummer bij de hand of zet ze in uw mail. Beide nummers staan bovenaan deze brief.

Wij wensen u veel succes met de activiteiten van uw organisatie in 2023. Hoogachtend, Namens burgemeester en wethouders van ‘s-Hertogenbosch, Het hoofd van de afdeling Cultuur,

drs. J. van der Zweth. Deze beschikking is digitaal aangemaakt en is daarom niet voorzien van een handtekening

Dossiernummer: 23.000030

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Het bestuur van Zuid Nederlandse Theater Maatschappij (ZNTM) B.V. Postbus 1160 5200 BE 's-HERTOGENBOSCH

Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk Zaaknummer Datum Onderwerp Dossiernr.

: : : SB/CULT : 13433113 : 8 mei 2023 : Aanvullend verlening subsidie 2023 : 23.000030 BCB 2021-2024

Ref. : Ab van de Wakker Tel : (073) 615 5332 E-mail : gemeente@s-hertogenbosch.nl

Geacht bestuur, Op 17 december 2020 ontving u een verleningsbeschikking voor de Bossche Culturele Basis 2021-2024. Daarin staat dat u jaarlijks aanvullend besluit ontvangt over het subsidiebedrag voor het betreffende subsidiejaar. Het aanvullend subsidiebesluit 2023 Op 8 december 2022 ontving u een aanvullend besluit voor het jaar 2023. 2e aanvullend subsidiebesluit 2023 In de verleningsbeschikking van 17 december 2020 staat dat u vóór het einde van het 3e kwartaal de 1e halfjaarcijfers inclusief prognose naar het einde van het jaar aanlevert. In afwijking hiervan leggen wij aan u de verplichting op om vanaf 1 juni 2023 kwartaalrapportages aan te leveren. De kwartaalrapportages ontvangen wij graag binnen een termijn van zes weken na afloop van ieder kwartaal en bieden: 1. Een update van de financiële resultaten, met korte duiding, inclusief een begroting van het huidige jaar, een prognose t/m einde jaar en een doorkijk op de meerjarenbegroting; 2. De genomen maatregelen bij tegenvallende resultaten en risico’s; 3. Een overzicht met de vaste formatie en de flexibele schil. Vanuit financieel oogpunt, maar ook werkgeverschap/Fair Practice; 4. Een overzicht van de bespelingsmatrixen en activiteiten met de bezoekersaantallen; 5. De programmering / het TPfonds inclusief een overzicht van de inkomsten en uitgaven.

De voorwaarden en verplichtingen uit onze eerdere besluiten blijven onverkort van kracht. met uitzondering van de onderdelen waarop met deze brief expliciet wordt afgeweken.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Bent u het niet eens met ons besluit? Wilt u uitleg over dit besluit? Neem dan contact met ons op. Bent u het niet eens met dit besluit? U kunt u op twee manieren bezwaar maken. - Online op de website www.s-hertogenbosch.nl. Gebruik de zoekterm ‘bezwaar maken’, log in met DigiD en vul alle gegevens in. Schrijf een brief naar het college van burgemeester en wethouders, t.a.v. Sector SB, Postbus 12345, 5200 GZ ’s-Hertogenbosch. Zet in uw brief in ieder geval: uw naam, adres, met welk besluit u het niet eens bent, waarom u het niet eens bent met ons besluit, de datum en uw handtekening. Stuur een kopie van deze brief mee. Zorg ervoor dat uw bezwaar binnen zes weken na het versturen van deze brief in ons bezit is. Hebt u nog vragen? Neem gerust contact met ons op. De contactgegevens staan bovenaan deze brief. Houd het zaaknummer en dossiernummer bij de hand of zet ze in uw mail. Beide nummers staan bovenaan deze brief. Hoogachtend, Namens burgemeester en wethouders van ‘s-Hertogenbosch, Het hoofd van de afdeling Cultuur, drs. J. van der Zweth Deze beschikking is digitaal aangemaakt en is daarom niet voorzien van een handtekening

Dossiernummer: 23.000030

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Concept Schade brief

’s-Hertogenbosch, 23 augustus 2023

Geachte Aandeelhouder, We verheugen ons op het moment van 16 oktober aanstaande, wanneer wij de sleutel ontvangen van het nieuwe Theater aan de Parade. Met groot respect en lof kijken bij terug hoe in de afgelopen periode het nieuwe theater gebouwd is. Naast de enorme bijdrage van de gemeente ‘s-Hertogenbosch, de verwachte huur inkomsten In de toekomst doet de Zuid-Nederlandse Theater Maatschappij ook een aantal grote investeringen in het nieuwe theater. Op de vergadering van 22 september delen wij graag een aantal zorgen die we op het financiële vlak zien ontstaan en benoemen en onderzoeken wat de weg is naar mogelijke oplossingen in de toekomst. Doel is om direct na de opening op 1 maart 2024 hierover duidelijkheid te hebben in een meerjarig perspectief. In februari 2023 hebben wij onze meerjarenbeleidsplan en de sluitende begroting met akkoord van het College van Burgemeester en Wethouders gedeeld met de gemeenteraad. We hebben daarin afspraken gemaakt en vastgelegd over: Nieuwe huur: In het meerjarenbeleidsplan hebben we de aangegeven huur van € 1.295.000,- opgenomen. Een toename van ruim € 750.000,- welke we volwaardig voor onze rekening hebben genomen. Dividend: Als eerste is de afspraak gemaakt dat uit de algemene reserve dividend wordt uitgekeerd van € 1.500.000,- waarmee het volwaardige Theater technisch bestek uitgevoerd kan worden.

Inrichting: Daarnaast is er een bijdrage van € 750.000,- als bijdrage voor verschillende onderdelen van de inventaris. De afspraken zijn hiervoor gemaakt in maart 2022. Dit bedrag zou ook in de vorm van een dividend uitgekeerd moeten worden hierover zijn we in geprek. Sinds februari 2023 zien wij de volgende financiële uitdagingen op ons pad komen: 801.000 pot: In het raadselbesluit van oktober 2018 is een budget toegekend aan de Zuid Nederlandse Theater Maatschappij om kosten ten behoeve van de bouw ontwikkeling te kunnen financieren met een maximum van € 801.000. In 2018 ging men uit van opleveren in de zomer van of het voorjaar van 2023 . Met de kennis van nu weten we dat de opening gerealiseerd wordt op 1 maart 2024. Door late oplevering en een intensieve aanspraak op de bijdragen van theater aan de parade aan het bouwproces zien we een overschrijding in deze kostenpost aankomende van €250.000,- tot €300.000,- in maart 2024. Eerder is aangegeven dat het 300k zou zijn echter we doen er nu alles aan om dit bedrag te verlagen. Het ziet er nu naar uit dat we het kunnen verlagen naar 260k.

´Spie 2”: In de zomer van 2023 zijn we geconfronteerd met een offerte voor het aanbrengen van LAN en WLAN verbindingen in het nieuwe Theater. In demarcatie een verantwoordelijkheid voor het Theater. Vanwege de bouwkundige beperkingen in het nieuwe theater is er heel lang gezocht naar een oplossing om in het kader van veiligheid op alle etages, inclusief kelder, goed bereik te hebben. In de zomer van 2023 kwam hiervoor de oplossing. Dit vraagt om een extreem grote extra investering van € 425.000. Een post van deze omvang is niet meegenomen in de berekening. En mag ook gezien worden als een grote tegenvaller. Extra investeringen: In het beleidsplan zijn we uitgegaan van een investeringslast van € 50.000,- per jaar welke overeenkomt met een investering van max € 500.000. We zien de meest basale investeringen oplopen tot meer dan € 750.000,-. Hiervoor dienen we een aanpassing te maken in de MJB waardoor de afschrijvingskosten stijgen van 50k naar 150k per jaar, los van de financiering hiervan. Lening: In de afspraak een bijdrage voor inrichting te doen van € 750.000 was de verwachting dat wij dit bedrag de afgelopen jaren konden sparen. Met name met de door invloed van corona is hier maar €408.000,- van gerealiseerd. Om wel aan deze verplichting te voldoen sluiten van een lening af bij Cultuur en Ondernemen van € 500.000.