Bijlage 2 20220622 kpi toezichtverslag informatiebeheer 2021 (1)_Optimized
Tekst van het document
Zo ja, maakt documentatie over de conversie/ migratie deel uit van de verklaring?
NO +O
Ar art. 25
* Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema? * Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaat
NO
Aw art. 5 en 9 Ab art. 2-5
Leidraad migratie (WFA)
Er worden geen verklaringen opgesteld maar de gemeentearchivaris wordt wel geïnformeerd over migraties en conversies. De gang van zaken bij conversies en migraties wordt niet op formele wijze gedocumenteerd.
6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?
Ja. Deze gegevens liggen vast in de selectielijst. Bewaartermijnen worden in het algemeen bepaald op basis van het resultaat bij het afsluiten van een zaak. Dit geldt ook voor de vakapplicaties.
s vastgelegd? Op welk moment, direct of later? b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020.
* Zo nee, is de geldende selectieof vernietigingslijst bekend? * Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld / vastgesteld?
NO
Aw art. 5 Ab art. 2-5
c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?
* Zo ja, Is deze in een SIO behandeld / vastgesteld? * Zo ja, wordt die gebruikt voor alle archiefbescheiden? * Zo nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel?
NO
Geen
d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev.
Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)?
NO
Aw art. 5 Ab art. 2-5
Selectielijsten 2012, 2017 en 2020 Selectielijst 1983
Ja, zij het met enkele lokale aanvullingen en afwijkingen (zie ook onder KPI 5.1). Bij wijziging van de landelijke lijst worden alle bewaartermijnen en eventuele afwijkingen herzien. Sommige vakapplicaties hebben een eigen selectielijst gebaseerd op de landelijke lijst. Deze selectielijsten worden voorgelegd aan de gemeentearchivaris.
Niet van toepassing.
Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking
Ja. De hotspotmonitor is vastgesteld in het SIO en door het college.
Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020, 2017) 6.4. Vernietiging en verklaringen a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en back-ups.
* Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd? * Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? * Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd? * Worden kopieën systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging? * Voorziet het backupbeleid in vernietiging van back-ups na maximaal 1 jaar? Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard?
NO
Aw art. 3 Ab art. 8
Ja. Zowel wat betreft het zaaksysteem als de vakapplicaties is de vernietiging helemaal up-todate. De concept-vernietigingslijst wordt voorgelegd aan de proceseigenaar. Eventuele opmerkingen worden verwerkt voordat wordt overgegaan tot het opstellen van de definitieve vernietigingslijst en de uitvoering van de vernietiging. Back-ups worden niet langer dan een jaar bewaard.
b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
* Worden de archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvin gen) gespecificeerd? * Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? * Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?
NO
Aw art. 3 Ab art. 8
De definitieve vernietigingslijst bevat alle genoemde onderdelen. Eventuele persoonsgegevens worden op basis van de AVG uit de lijst verwijderd. Een verklaring van vernietiging wordt door de zorgdrager echter niet opgesteld.
Zo ja, welke?
NO +O
Aw art. 3, 8 en 10
Nee.
6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven? Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of nietoverheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de
uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk. b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?
Zo nee, waarom niet?
NO +O
Aw art. 8
c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.
Zo nee, waarom niet?
NO +O
Ab art. 7
d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).
Zo nee, waarom niet?
NO +O
Ab art. 8
7. Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij
Niet van toepassing.
Handreiking Strategisch Informatieoverle g (SIO)
Niet van toepassing.
Niet van toepassing.
met redenen omkleed’ correct in de praktijk? 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn Wat is de omvang van overgebrachte archieven sinds het vorige verslag in meters / dossiers / GB (wat van toepassing is)?
NO +O
b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?
Is er een overzicht van deze archiefbescheiden?
NO +O
Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12
De digitale overbrenging is in voorbereiding. Het e-depot is nog vrij nieuw en de procedures moeten nog worden afgestemd.
c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?
Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden?
NO +O
Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12
Praktisch, omdat procedures nog bedacht en afgestemd moeten worden.
7.2. Verklaringen van overbrenging
Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12
De analoge overbrenging ligt volledig op schema. De overbrenging van digitale archiefbescheiden is een nieuwe activiteit; we staan nu voor de overbrenging van de eerste digitale dossiers.
a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of edepotvoorziening?
In 2021 is 458 strekkende meter archief overgebracht naar het gemeentearchief. De digitale overbrenging heeft zich vooralsnog beperkt tot gesubstitueerde bouwdossiers. Wanneer binnenkort ook een eerste set digital born archiefmateriaal kan worden overgebracht, wordt ook een procedure opgesteld en getoetst.
Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?
NO +O
Ab art. 9.3
Ja.
NO +O
Aw art. 13.3-4
Niet van toepassing.
a. Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen?
O
Aw art. 14, 17 en 19
Ja.
b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?
O
Aw art. 14, 17 en 19
Ja.
c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?
O
Aw art. 14, 17 en 19 Gemw art. 229
Ja. De eind 2021 vastgestelde gemeentelijke legesverordening vermeldt uitsluitend kosten voor het laten maken van een geauthentiseerde reproductie.
7.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen
d. Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Toelichting: In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht.
Zo ja, op welke wijze?
O
Who art. 9
a. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Toelichting: De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.
Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?
Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
O
AVG art. 89
Ja.
8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging
c. Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de Algemene
VNG Handreiking Beperkt waar het moet
Ja.
Ja.
Adviesrapporte n van KVANBRAIN over
Ja.
verordening gegevensbescherming (AVG)?
UAVG art. 22 ev.
privacybescher ming Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbesch erming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebehee r bij de overheid
d. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?
Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
Ja.
e. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?
Zo nee, bij welke overbrenging(en) niet?
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
Ja.
* Zijn er bescheiden waarvan de openbaarheid
O
Aw art . 15
8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot
VNG Handreiking
Niet van toepassing.
opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?
langer dan 75 jaar is beperkt? * Zo ja, is daarvoor een machtiging aangevraagd?
Beperkt waar het moet
8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
O
Aw art. 17
Ja. Deze regels zijn opgenomen in de ‘Huisregels’ die via de website kunnen worden geraadpleegd.
b. In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd?
Is dit wel/niet voorgevallen?
O
Aw art. 17
Dit is niet voorgevallen.
c. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd?
Is dit wel/niet voorgevallen?
O
Who art. 3 en 4
Niet van toepassing.
Is dit wel/niet voorgevallen?
O
Aw art. 3, 18 en 19
Dit is niet voorgevallen. Ambtenaren die overgebrachte archiefbescheiden willen raadplegen, maken hiervoor een afspraak bij het gemeentearchief.
8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a. Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?
b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
O
Aw art. 3, 18 en 19
Nee.
O
Aw art. 14 en 17
Ja. Deze regels zijn opgenomen in de ‘Huisregels’ die via de website kunnen worden geraadpleegd.
O
Geen
Nee.
O
Geen
Ja. De collectie is toegankelijk via het archievenoverzicht op de website. Ook de ‘Huisregels’ kunnen via de website worden geraadpleegd.
8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik a. Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement. b. Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?
Om welk handvest gaat het?
8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?