Bijlage 2 20220622 kpi toezichtverslag informatiebeheer 2021 (1)_Optimized
Tekst van het document
Hoofdstuk, paragraaf en vraag
Deelvragen
NO /O
Links naar de wet- en regelgevin g
Links naar praktijknorme n en/of handreikingen
Gemeente ’s-Hertogenbosch 2021
Zo ja: * Wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan: * Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1) * Taken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachte en niet overgebrachte archiefbescheiden. * Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) * Beschikbaarstelling gegevens voor publicatie en verantwoording toezicht (art. 4) * Opname in de
NO +O
Aw art. 30.1 Aw art. 32.2
VNG model archiefverordeni ng
De archiefverordening is op 22 april 2014 vastgesteld door de gemeenteraad van ’sHertogenbosch. Er is niet voorzien in een artikel over de opname van particuliere archieven.
1. Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1. Archiefverordening a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
archiefbewaarplaat s van archieven van particulieren (art. 5) b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?
NO +O
Aw art. 30.1 Aw art. 32.2
NO +O
Archiefvero rdening van de gemeente
Ja.
1.2. Beheerregeling informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor).
Zo ja: * Wanneer is de beheerregeling (of het besluit) vastgesteld? Besteedt de regeling aandacht aan: * Taken van de beheerder (art. 3) * Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris . (wie geeft advies over wat) (art. 4) * Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (art. 5) * Verantwoordelijkhe den ten aanzien van de
VNG model beheerregeling informatiebehee r
Het Besluit Informatiebeheer is op 22 april 2014 vastgesteld en geeft invulling aan de genoemde onderdelen.
archiefbewaarplaat s (art. 6) 1.3. Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld? Toelichting: Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor (KPI 6.3.d) en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd (zie Handreiking).
Zo ja: * Is in dit SIO ook een onafhankelijke deskundige benoemd? * Welke taken of bevoegdheden zijn, naast de wettelijk verplichte (6.3.d. en 6.5.c), bij het SIO belegd?
NO +O
Toelichting op de wijziging van het Archiefbesl uit in 2012
VNG model aanwijzings- en benoemingsbes luiten Handreiking Strategisch Informatieoverle g (SIO)
Ja. In het SIO wordt een breed scala aan onderwerpen besproken, zonder dat expliciet is vastgelegd. De onafhankelijke deskundige wordt alleen ingeschakeld bij het opstellen en vaststellen van de hotspotmonitor.
* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen?
NO
Aw art. 4 Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70
Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkings verbanden (Verbonden Partijen)
Niet van toepassing. De laatste wijziging was de toevoeging van de gemeente Maasdonk op 1 januari 2014.
1.4. Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding. 1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden
a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Toelichting: Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. [Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt in een GR, is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld in KPI 1.4. Het college is dan niet langer archiefzorgdrager.] Als medeoprichter van een GR is het college verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt belegd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan creatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkingsverbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV,
* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? * Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Is bijvoorbeeld een archiefbewaarplaat s aangewezen, een archivaris aangewezen, het uitbestede archiefbeheer geregeld in de vorm van bijvoorbeeld een mandaatregeling, en de informatieveiligheid geregeld? * Neemt de gemeente in samenwerkingsove reenkomsten met private partijen ook dergelijke bepalingen op over de noodzakelijke voorzieningen voor het archiefbeheer?
NO
Aw art. 40
Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkings verbanden (Verbonden Partijen) Handreiking informatieveilig heid en samenwerkings verbanden
In de afgelopen vijf jaar is hiervan geen sprake geweest. Op verzoek van het SIO is in 2018 het archief- en informatiebeheer van verbonden partijen geïnventariseerd. Deze inventarisatie gaf geen aanleiding tot het nemen van aanvullende maatregelen.
VOF). De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft archiefbescheiden behorende bij uitgeplaatste taken worden hier niet bevraagd, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Toelichting: Voor nadere uitleg van het landelijke GR-register, ook in relatie tot art. 27 van de Wgr, zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-enwaterschappen/gemeenschappelijkeregelingen.
Zo nee: * Bevat het (eigen) register per gemeenschappelijk e regeling in ieder geval: de deelnemers; de wettelijke voorschriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsver band worden beheerst; de bevoegdheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en de plaats van vestiging; of een openbaar lichaam of een gemeenschappelijk orgaan is ingesteld? * Is er een overzicht van andere
NO
Wgr art. 27
Landelijk GRregister
De gemeente ’s-Hertogenbosch heeft een eigen register op de website gepubliceerd. Daarnaast zijn de gemeenschappelijke regelingen ook opgenomen in het landelijke GR-register.
samenwerkingsver banden? 1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten.
* Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen? * Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?
NO +O
Awb Titel 10.1
Ja, Deze zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. De bevoegdheden worden uitgevoerd door gemandateerde ambtenaren.
Per geval: * Is er een dienstverleningsov ereenkomst? * Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelij kheid? * Zijn er maatregelen getroffen in het kader van faillissement,
NO +O
BW boek 6 Gemw art. 160 en 165
De gemeente werkt met verschillende applicaties die elders worden gehost (SaaS-oplossingen). Het gaat hierbij steeds om een ‘technische‘ hosting, waarbij het beheer van de infomatie (bijvoorbeeld vernietiging) in gemeentelijke hand blijft. Op iedere applicatie zijn de voorwaarden van GIBIT van toepassing, en steeds is een verwerkersovereenkomst afgesloten.
1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of edepot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire
Door het gemeentearchief zijn enkele taken op het gebied van archiefbeheer uitbesteed. In verband met de huur van een archiefbewaarplaats en een archiefruimte zijn dienstverleningsovereenkomsten gesloten met respectievelijk het BHIC te ’s-Hertogenbosch en CINTAS te Turnhout (België).
informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5
beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen, bijvoorbeeld in de vorm van een escrowregeling? * Zijn er maatregelen getroffen in geval(len) van externe dataopslag, bijvoorbeeld bij vakapplicaties (al dan niet in de cloud)? * Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkersovereen komsten gesloten?
Een deel van de digitale archiefbescheiden en metadata van het gemeentearchief is opgeslagen in een extern datacenter, namelijk het collectiebeheersysteem Atlantis. Met leverancier Deventit is momenteel nog geen escrowovereenkomst afgesloten waarmee bij een eventueel faillissement van de leverancier de toegang tot de gegevens gewaarborgd is. Op de overeenkomst voor het e-depot van Preservica zijn de bepalingen uit GIBIT van toepassing. Een specifieke escrow-overeenkomst is voor het e-depot (nog) niet afgesloten.
1.8. Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/ gemeenteblad? Toelichting: De inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties is gepland voor 1 januari 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmakingen van de overheid via DROP op https://www.officielebekendmakingen.nl/ gemeenteblad worden gepubliceerd. DROP wordt beheerd door KOOP,
* Zo nee, hoe geschiedt publicatie en bekendmaking dan wel?
NO
Wet elektronisc he publicaties (voorstel van wet)
Gemeenteblad
De publicatie vindt plaats via DROP. De implementatie voor de WEP loopt. De ingangsdatum van deze wet is uitgesteld naar 1 januari 2023.
Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties, zie https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/gemeenten-provincies-enwaterschappen/drop 2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? 2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.
* Wat is het totale bedrag dat is opgevoerd op de begroting van het lopende jaar? Welk bedrag is gereserveerd voor de in de Toelichting benoemde kosten?
NO +O
Aw art. 30.2
Een ruwe schatting van de jaarlijkse kosten voor de zorg en het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden komt uit op 1.825.000 euro. Dit bedrag kan als volgt worden gespecificeerd: -Salarislasten cluster SIM BAZ-M&D: 375.000 euro; -Huur externe archiefruimte SIM: 25.000 euro; -Aankoop, ontwikkeling en onderhoud DMS/RMA + webarchivering 225.000 euro; -Salarislasten Gemeentearchief: 825.000 euro; -Huisvesting Gemeentearchief (incl. externe depotruimte): 184.000 euro; -E-depot: 85.000 euro; -Overige lasten: 106.000 euro.
2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Toelichting: Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te werken. Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; • dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: • ontsluiting; • materiële verzorging (o.a. zuurvrije verpakking), • aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden (digitaal depot, e-depot).
Zo ja, * van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting bij deze vraag. * wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)? * en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken? * waarom zijn deze achterstanden ontstaan? * zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien? * is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? Zo ja, op welke termijn worden de werkzaamheden opgepakt en afgerond? Beheerders van archiefbewaarplaat sen vermelden hier
NO +O
Aw art. 32
De gemeente ’s-Hertogenbosch heeft geen achterstanden met betrekking tot de nietovergebrachte archiefbescheiden. Wat betreft de naar het gemeentearchief overgebrachte archiefbescheiden is sprake van achterstanden op het gebied van de materiële verzorging en de ontsluiting van een aantal particuliere archiefblokken. Ook is een toetsing van de aanwezige archieven aan mogelijke openbaarheidsbeperkingen nog niet afgerond. De achterstand op het gebied van ontsluiting betreft een omvang van naar schatting 250 strekkende meter archief, wat neerkomt op circa 3 procent van de totale omvang van de in het gemeentearchief bewaarde archieven en collecties. Naar schatting behoeft zo’n veertig procent van de archieven en collecties aandacht met betrekking tot de materiële verzorging. Deze achterstanden zijn deels het gevolg van andere prioriteiten die in het verleden in de organisatie zijn gesteld, deels ook van een onvolledige formatie (ontbreken van een behoudsmedewerker). Inmiddels zijn de voorbereidingen getroffen om op korte termijn extra mensen en middelen te kunnen inzetten.
Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet. Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.
hoe groot het percentage voor het publiek ontsloten/nietontsloten archieven is, gelet op het geheel aan archiefbescheiden en het percentage materieel goed/nog niet goed verzorgde archieven. De deelvragen dienen apart beantwoord te worden ten aanzien van de nietovergebrachte (NO) en de overgebrachte (O) archieven.
c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?
* Zo ja, welke?
NO +O
Aw art. 32
Niet van toepassing.
* Per functie aangeven: vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. * Zijn er medewerkers in
NO +O
Aw art. 32
De formatie van het cluster Informatiebeheer dat werkt voor het hele concern is 4,53 Fte.
2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)
SIM BAZ-M&D/IB functienaam Recordmanager Medewerker digitaal werken Senior adviseur informatievoorziening Auditor/kwaliteitsmedewerker informatie management
formatie uren fte 36,00 1,00 59,00 1,64 36,00 1,00 32,00 0,89
opleiding? Zo ja, welke opleiding en wanneer af te ronden? * Wat is het opleidingsbudget (per medewerker / afdeling)?
Totaal
163,00
4,53
Gemeentearchief functienaam Teamcoördinator/gemeentearchivaris Medewerker studiezaal Senior archivist Adviseur digitaal archiveren/econservator Beheerder digitale informatie Medewerker acquisitie/inventarisatie Beheerder Beeld en Geluid Assistent beeldbeheer Bibliothecaris Totaal
formatie uren fte 36,00 1,00 76,00 2,11 32,00 0,89 32,00 0,89 36,00 1,00 32,00 0,89 36,00 1,00 32,00 0,89 16,00 0,45 328,00 9,12
b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?
Zo nee, welke niet? Zie 2.2b voor voorbeelden.
NO +O
Aw. Art. 32
Ja, met uitzondering van het behoud (materiële verzorging) van de naar het gemeentearchief overgebrachte archiefbescheiden.
c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?
Zo ja, welke?
NO +O
Aw art. 32
Niet van toepassing.
* Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort (archivaris / archiefinspecteur / overig)?
NO +O
Aw art. 32.2
2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de
Rekennorm formatie (inter)gemeentelijke archiefinspectie (LOPAI/KVAN/ BRAIN, 2010)
Momenteel worden de inspectietaken uitgevoerd door de gemeentearchivaris. Dit is van tijdelijke aard: in de loop van 2022 plaatst het gemeentearchief een vacature voor een archiefinspecteur (0,8-1 fte).
gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? 3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?
* Door wie is dat vastgesteld? En wanneer? * Geef voor elke archiefruimte aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?
b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? c. Beschikt het college over applicaties DMS / RMA en vakapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen ISO16175-2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor
* Is er een overzicht van deze applicaties? * Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteit van de afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie / conversie
NO
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 2746, 57 en 59
Checklists van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecte urs
De gemeente beschikt over twee archiefruimten in het Stadskantoor en een op de locatie Helftheuvel, waar uitsluitend informatie wordt bewaard die op korte termijn te vernietigen is.
NO
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 2746, 57 en 59
De te bewaren archiefbescheiden staan in de archiefruimte in het Stadskantoor.
NO
Geen
Ja. Er is een overzicht in een procesmanagementtool. Naast een centraal zaaksysteem (Djuma) en RMA (M365) zijn er verschillende vakapplicaties die fungeren als digitale archiefruimten en die voldoen aan de eisen voor het uitvoeren van informatiebeheertaken. In applicaties met ontbrekende functionaliteit wordt niet gearchiveerd.
informatiebeheer. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in DMS / RMA en vakapplicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.
van archiefbescheiden?
3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?
* Zo ja, welke? * Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaat s? * Geef voor elke archiefbewaarplaat s aan of deze aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet?
b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?
O
Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 2741, 47- 57 en 59
O
Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 2741, 47- 57 en 59
O
Aw art. 21.1 Ab art. 13
VNG model aanwijzings- en benoemingsbes luiten Checklists van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecte urs
In art. 27 van het Besluit Informatiebeheer is het pand van het gemeentearchief aan de Bloemenkamp 50 aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. Deze voldoet aan alle wettelijke eisen. Daarnaast huurt het gemeentearchief depotcapaciteit in de archiefbewaarplaats van het BHIC te ’sHertogenbosch en in een archiefruimte van de firma Oasis te Turnhout (België).
Ja.
3.3. E-depot(s) a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen edepot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op
* Zo ja, welk(e)? * Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de
CoreTrustSeal Nestor Seal ED3, Eisen Duurzaam
De gemeente beschikt over een e-depot van Preservica voor de duurzame bewaring en toegankelijkheid van te bewaren digitaal archiefmateriaal.
basis van de Archiefregeling voldoet? Toelichting: E-depot is een nietwettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een e-depot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van e-depots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/
gemeente gelegen e-depot? * Geef voor het edepot aan of dit aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet? * Is het e-Depot gecertificeerd en zo ja hoe?
b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?
* Wie heeft geconstateerd dat het aan de eisen voldoet? En wanneer?
Digitaal Depot
Het gaat om een gemeentelijk e-depot waarbij gebruik wordt gemaakt van de software en storage van Preservica in een cloud-oplossing (Microsoft Azure). Het e-depot voldoet aan alle eisen, met uitzondering van beschikbaarstelling aan het publiek. Het e-depot is nog niet als zodanig gecertificeerd. Wel is het e-depot van het Nationaal Archief, dat ook van Preservica gebruik maakt, gecertificeerd.
O
Aw art. 21.1 Ab art. 13
Ja, het e-depot wordt gebruikt voor te bewaren archiefbescheiden. Bij de selectie en aanbesteding (begin 2021) heeft geen externe audit plaatsgevonden. Wel is gebruik gemaakt van de GIBIT-regels van de VNG. Preservica heeft zich in de archiefwereld bewezen als een betrouwbare en goed functionerende e-depot-oplossing.
3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Toelichting: Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.
Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w. hoe volledig is dit plan?
NO +O
Wet veiligheidsr egio’s art. 3
Handreiking Regionaal Risicoprofiel Links naar de risicoprofielen van de Veiligheidsregio 's
De Veiligheidsregio Brabant-Noord heeft een risicoprofiel opgesteld, waarvan de meest actuele versie dateert van 2019. Het profiel besteedt ook aandacht aan de risico’s met betrekking tot cultureel erfgoed en archieven, zij het niet specifiek met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling daarvan.
Ten aanzien van analoge archiefbescheiden: * Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w. hoe volledig is dit plan? * Wordt het LOPAImodel gevolgd? * Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak? * Zijn de
NO +O
Geen
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenpla n voor archieven (LOPAI, 2002) Baseline Informatiebeveil iging Overheid (BIO)
De gemeente ’s-Hertogenbosch heeft in 2021 het calamiteitenplan informatiebeheer geactualiseerd.
3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)? Toelichting: De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele
Met betrekking tot de te bewaren archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats aan de Bloemenkamp beschikt de organisatie over een in 2012 vastgesteld calamiteitenplan. In 2021 is een begin gemaakt met de actualisering van dit calamiteitenplan. Dit plan is niet gebaseerd op het model van LOPAI. Op regelmatige basis vindt in het gemeentearchief aan de Bloemenkamp een ontruimingsoefening plaats. Hierbij ligt de nadruk op de BHV-aspecten, niet op de CHV.
kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst. nl/kennisproducten-ibd/
autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n) resp. archiefbewaarplaat s(en) ingericht?
b. Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)
Zo ja, welke?
NO +O
Geen
Handreiking crisisorganisatie in collectiebehere nde instellingen (RCE, 2016)
Nee.
NO +O
Ar art. 16
KIDO
Ja. Per afdeling is een informatiebeheerplan opgesteld. In deze plannen staan de gebruikte applicaties, datasets en aandachts- en verbeterpunten. Deze plannen zijn opgenomen in de procesmanagement-tool en daarbij voorzien van normen. Deze tool biedt overzicht over eventueel voorkomende tekortkomingen, maar zou nog kunnen worden doorontwikkeld door steekproeven en meetmomenten te automatiseren.
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? 4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van
taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden b. Zo ja, welk systeem?
Besteedt het systeem aandacht aan: * Beleid (KIDO hoofdstuk 3) * Organisatie (KIDO hoofdstuk 4) * Operationele inrichting van het informatiebeheer (vgl. KIDO hoofdstuk 5) * De onderscheidenlijk informatiebeheerpr ocessen (KIDO hoofdstuk 6-9)? * Zijn er intern normen vastgesteld waaraan het informatiebeer moet voldoen en waarop structureel periodiek wordt getoetst?
NO +O
Ar art. 16
c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?
* Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo ja, welke? * In hoeverre zijn
NO +O
Ar art. 16
De bedoelde procesmanagement-tool is Mavim.
KIDO
Kwaliteitscontroles worden uitgevoerd door rapportage en monitoring van informatiesystemen, op initiatief van medewerkers digitaal werken. Het betreft reguliere controles op bijvoorbeeld volledigheid. Daarnaast worden regelmatig audits
medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervo orschriften? * Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PDCA)?
informatiebeheer uitgevoerd. Deze audits vinden plaats op verzoek van een afdeling. Behandelaren worden geïnformeerd over de normen door middel van webinars en een interactief naslagwerk in de informatiesystemen. Er worden met regelmaat audits uitgevoerd, gevraagd en ongevraagd. De resultaten hiervan worden vertaald naar verbeterpunten. De opvolging van deze aandachtspunten wordt gemonitord en gerapporteerd aan het management.
4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/ben chmark a. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? b. Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Toelichting: Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 4.1 op basis van Ar art. 16). c. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?
Zo ja, om welk kwaliteitszorgsyste em gaat het?
O
(Aw art. 31)
Het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats berust bij het gemeentearchief, dat onderdeel is van de afdeling Erfgoed.
O
Geen
Het gemeentearchief werkt niet met een kwaliteitszorgsysteem.
O
Geen
Kwaliteitsmonit or Dienstverlening
Het gemeentearchief neemt telkens deel aan de periodieke Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven van beroepsvereniging KVAN en
Archieven KVAN/BRAIN
brancheorganisatie BRAIN, het meest recent in 2019.
VNG model aanwijzings- en benoemingsbes luiten
De huidige gemeentearchivaris is op 25 januari 2022 door het college aangewezen.
4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van nietovergebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten. b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?
NO +O
Aw art. 32.1, 32.2 en 32.3 Aanpassin gswet Wnra art. 8.0
Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?
NO +O
Aw art. 32.1
* Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt. * Wat wordt gedaan om de inhoud van
NO
Aw art. 32.2
Ja.
4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.
VNG model archiefverordeni ng
Ja, door middel van een jaarlijks verslag op basis van de archief-KPI’s wordt voldaan aan de wettelijke regelmaat. De inhoud van het verslag wordt besproken in het SIO van de gemeente ’s-Hertogenbosch en met de wethouders (portefeuillehouder Informatie en portefeuillehouder Erfgoed).
het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? * Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uitgebracht? 4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.
* Zo ja, is dit een verslag op basis van de voorliggende archief-KPI's? Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde stelt. * Wat wordt gedaan om de inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen? * Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet
O
Aw art. 32.1
VNG model archiefverordeni ng
Ja, door middel van een jaarlijks verslag op basis van de archief-KPI’s wordt voldaan aan de wettelijke regelmaat. De inhoud van het verslag wordt besproken in het SIO van de gemeente ’s-Hertogenbosch en met de wethouders (portefeuillehouder Informatie en portefeuillehouder Erfgoed).
worden uitgebracht? 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? 5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze KPI zijn twee zaken van belang. 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden,
* Gaat het om één overzicht of meer overzichten? Hier worden overzichten bedoeld van de werkelijk aanwezige documenten en zaken/dossiers. In dit overzicht staat, kort samengevat, om welke archiefbescheiden het gaat, waar deze te vinden is (fysieke locatie/applicatie) en of het om te bewaren of te vernietigen archiefbescheiden gaat; * Op welk niveau (documenten, dossiers, vakapplicaties,
NO +O
Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 18 en 23
Ja. In de procesmanagement-tool staan alle processen, applicaties en datasets opgesomd. In deze tool is ook per dataset het gebruik van persoonsgegevens (en classificatie) en risicoanalyse informatieveiligheid vastgelegd. Daarnaast is er een Bossche selectielijst: dit is de landelijke selectielijst aangevuld met zaaktypen en enkele lokale afwijkingen van bewaartermijnen. Deze uitzonderingen worden in alle gevallen voorgelegd aan de gemeentarchivaris. Per vakapplicatie met informatiebeheerfunctie (digitale archiefruimte) is er ook een overzicht van archiefbescheiden en bewaartermijnen. De bewaking hiervan is belegd bij de recordmanager en opgenomen in een meerjarenvernietigingsplanning. Netwerkschijven worden nog veel gebruikt door afdelingen. Zij zijn op de risico’s daarvan gewezen in de informatiebeheerplannen. Als alternatief hiervoor zijn project- en teamsites ingericht in M365. In M365 is vooralsnog basaal informatiebeheer ingericht maar dit wordt doorontwikkeld in 2022. Het gebruik van
moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn. 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media. Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.
databases etc.) worden ze bijgehouden? * Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogu s? Zo ja welke? * Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)? Wordt bijvoorbeeld de omvang in meters resp. GB/TB bijgehouden? * Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties beschikbaar? * Wordt in het geordend overzicht ook bijgehouden of en waar er sprake is van (een bepaald soort) persoonsgegevens ? * Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan
netwerkschijven en M365 wordt gemonitord om de transitie in beeld te houden en eventueel bij te sturen. De hoofdwebsite wordt gearchiveerd door een externe leverancier. De overige websites zijn in een eigen webarchief opgenomen. De agenda’s van bestuurders worden gearchiveerd. De mailboxen en berichtendiensten van medewerkers worden niet gearchiveerd. Medewerkers zijn geïnstrueerd belangrijke mail en berichten op te slaan in de digitale archiefruimten. Wat betreft de overgebrachte archieven zijn niet alle aanwinsten en nog te bewerken archieven consequent opgenomen in het collectiebeheersysteem Atlantis (zie ook onder 2.2).
de openbaarheid zijn? * Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen? * Zijn ook alle gemeentelijke websites en de sociale mediakanalen van gemeente en bestuurders in het overzicht opgenomen? 5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende metagegevens kunnen worden vastgesteld? Toelichting: Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/V erdieping_metagegevens. Invulling van KPI 5.2a.1 – 5.2a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 5.2 moet op verschillende niveaus worden
* Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevenssche ma? * Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd? Geef per overzicht, vakapplicatie, database etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of dit voor de
NO +O
Ar art. 17 en 19
TMLO versie 1.1 (2014) MDTO (consultatievers ie, april 2020)
Het metadataschema is in ontwikkeling. Er heeft in 2019 een mapping plaatsgevonden van het toenmalige zaaksysteem Verseon met het e-depot (TMLO), om vast te stellen of het zaaksysteem voldoende metadata bevatte om aan TMLO te kunnen voldoen. Het vastleggen van metadata wordt in informatiesystemen zoveel mogelijk afgedwongen (verplichte velden, instructie) en door middel van refereren naar basis- en kernregistraties. Dit komt de kwaliteit ten goede. De (meta)data van de overgebrachte archieven bevinden zich in het collectiebeheersysteem Atlantis van de firma Deventit. Het gemeentearchief beheert circa duizend verschillende archieven en collecties, waarvan er
beantwoord: 1) of de gebruikte postregistratie-, zaak- of documentmanagementsystemen en vakapplicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 5.2a.1 t/m 5.2a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de KPI is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.
punten 5.2a.1 t/m 5.2a.5 het geval is.
a.1. de inhoud, structuur en verschijningsvorm; Toelichting: In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: - Identificatiekenmerk; - Uiterlijke vorm (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier); - Inhoudsomschrijving; - Datering. Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al
* Worden archiefbescheiden/ dossiers inhoudelijk beschreven? * Gaat het om analoge of digitale archiefbescheiden? * In geval van digitale archiefbescheiden: wordt het opslagformaat vastgelegd?
854 zijn voorzien van een inventaris of plaatsingslijst. De beschrijvingen uit deze inventarissen en plaatsingslijsten zijn nog maar ten dele op stuksniveau ingevoerd in het collectiebeheersysteem.
NO +O
Ar art. 17
Bij aanbestedingen en intakeverzoeken worden applicaties en oplossingen beoordeeld op de mogelijkheid met betrekking tot metadata. Zo worden er bijvoorbeeld eisen gesteld ten aanzien van een uniek identificatiekenmerk.
vastgelegd in de sjablonen die voor digitale documenten worden gebruikt. a.2. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;
Wanneer? Door wie? Uit hoofde van welke taak of werkproces?
NO +O
Ar art. 17
De vakapplicaties zijn zaakgericht ingericht, en vastgelegd wordt wie de eigenaar van een specifieke zaak is. Per werkproces wordt in Mavim vastgelegd welke applicaties worden gebruikt, inclusief bewaartermijnen, datasets, etcetera.
a.3. de samenhang met andere archiefbescheiden;
* Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaa kvorming? * Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? * Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in het geval van bezwaarof beroepszaken?
NO +O
Ar art. 17
Ja. In het zaaksysteem kun je zaken onderling relateren. Vakapplicaties bieden die mogelijkheid niet altijd.
a.4. de uitgevoerde beheeractiviteiten;
* Worden de bewaartermijn, de conversie / migratie en de (andere) wijziging(en) van de
NO +O
Ar art. 17
Ja. Zie boven.
archiefbescheiden vastgelegd? * Worden de archiefbescheiden, in geval van verwijdering uit het beheersysteem of uit de vakapplicatie, opgenomen in een specificatie bij een verklaring van vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging? a.5. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting: Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.
NO +O
Ar art. 17
NO +O
Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 20
5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken
* Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3
Website DigiToegankelij k Weten of vergeten? Handreiking
Ja. Bij de vernieuwing van de gemeentelijke websites in 2021 is er voor gezorgd dat deze voldoen aan de genoemde richtlijn.
is? Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.
genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken? * Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidver klaring geplaatst? * Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG?
voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbesch erming in samenhang met de Archiefwet in de dagelijkse praktijk van het informatiebehee r bij de overheid
5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en
Zo ja, kort aangeven welke.
NO +O
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 3-8 en 14-15
Goedgekeurde printers (COT) Geschikt papier (LOPAI, 2013)
Vooralsnog heeft de gemeente niet gekozen voor omzetting naar duurzame bestandsformaten. Wel zijn ten behoeve van de opname in het e-depot PDF/A-bestanden aangeleverd.
interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.
Er is een aanzet gegeven tot een meer vastomlijnd preserveringsbeleid, maar dit dient nog verder te worden uitgewerkt.
5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en –omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten.
Zo ja, kort aangeven welke.
NO +O
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13
Archiefregeling bijlage 2 (ICNkwaliteitseisen)
Ja. De gebruikte verpakkingsmaterialen voldoen aan de kwaliteitseisen van ICN. Wel is het zo dat een gedeelte van de naar het gemeentearchief overgebrachte archiefbescheiden is verpakt in materialen die niet aan de huidige eisen voldoen.
* Wordt het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaat s systematisch gemonitord? Zo ja, waren er afgelopen jaar overschrijdingen in temperatuur of luchtvochtigheid?
NO +O
Ab art. 11
Checkliststs van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecte urs
Het klimaat in de archiefruimten in het stadskantoor wordt automatisch gemonitord, via een koppeling met de reguliere klimaatinstallatie van het gebouw.
5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren
Het klimaat in de archiefbewaarplaats van het gemeentearchief wordt systematisch en op afstand gemonitord. Als gevolg van een nietwerkende internetverbinding heeft deze monitoring in 2021 gedurende enkele maanden niet gefunctioneerd. Er heeft zich enige tijd een overschrijding van de temperatuur voorgedaan.
(en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats. 5.7. Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Toelichting: Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer, informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), zie daarvoor https://www.informatiebeveiligingsdienst. nl/product/baselineinformatiebeveiliging-overheid-bio/
* Is er vastgesteld beleid ten aanzien van duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden? * Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief? * Werkt de gemeente op basis van GIBIT? * Werkt de gemeente op basis van de GEMMA Softwarecatalogus? * Maakt de gemeente regelmatig backupkopieën van informatie, en worden deze kopieën getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. BIO item 12.3)?
NO +O
Geen
RODIN versie 2 (2017) Gemeentelijke Inkoopvoorwaar den bij IT (GIBIT) GEMMA Softwarecatalog us
Bij iedere inkoop of wijziging van informatiesystemen is de afdeling Informatiebeheer betrokken in het zogenaamde pre-intaketeam. De oplossingen worden daar getoetst aan de eisen van informatiebeheer. Daarnaast draait Informatiebeheer mee in de beoordeling van aan te schaffen applicaties. De GIBIT is een standaardeis in aanbestedingen van informatiesystemen. De eisen van de BIO zijn vertaald naar onze technische architectuur en ook dit is een standaardeis in aanbestedingen.
5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? Toelichting: Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).
Zo ja: welke?
NO +O
Ar art. 24
TMLO versie 1.1 (2014) MDTO (consultatievers ie, april 2020)
Niet van toepassing.
* Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? * Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?
NO +O
Ar art. 26.1
Lijst open standaarden Forum Standaardisatie Handreiking voorkeursforma ten Nationaal Archief
Er is geen specifiek beleid om zoveel mogelijk met open standaarden te werken. Dit is en het verleden wel onderzocht maar werd destijds met de kantoorautomatisering niet wenselijk of mogelijk geacht.
* Heeft de gemeente een overzicht in welke systemen/applicatie s zich
NO +O
Ar art. 17, 21 en 22
5.9. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Toelichting: In een digitale omgeving
Ja. Er is bepaald dat, naast een duurzaam formaat, ook het originele formaat wordt bewaard.
moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.
informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten?
5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompress ie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie).
Zo ja, welke?
NO +O
Ar art. 26.2-3
Baseline Informatiebeveil iging Overheid (BIO), hoofdstuk 10
Gebruik van encryptie is in de organisatie niet toegestaan. Wanneer het wordt toegepast bij uitwisseling met externen moet een nietgeëncrypte versie van de informatie worden bewaard. Compressie door zippen is toegestaan mits dit niet ten koste gaat van de toegankelijkheid van de informatieobjecten in de ZIP.
b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?
Hoe?
NO +O
Ar art. 26.2-3
Ja.
c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
* Is in de laatste 5 jaar (of: sinds de vorige meting) digitaal archief overgebracht waarop encryptie was toegepast? * Zo ja, is de sleutel ook meegeleverd?
NO +O
Ar art. 26.2
Bij overbrenging wordt geen encryptie toegepast.
* Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden? * Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd? * Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?
NO +O
Aw art. 7 Ab art. 6.1
Ja, Het besluit voor vervanging van archiefbescheiden in digitale archiefruimten is genomen op 15 februari 2017. Dit besluit is gepubliceerd. De originelen worden zes weken na scannen vernietigd.
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).
b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.
* Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de archiefregeling art. 26b aan de orde? * Zo nee, welke niet?
c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
NO +O
Ab art. 6.1 BW art. 2:10, lid 4 Ar art. 26b
Handreiking vervanging archiefbescheid en, versie 2.0
In het vervangingsproces zijn kwaliteitsmaatregelen genomen voor het waarborgen van een goede weergave van het origineel. Hierbij zijn alle aspecten van artikel 26b meegenomen.
NO +O
Ab art. 6.2 en 8 Ar art. 26b
Handreiking vervanging archiefbescheid en, versie 2.0
Het vervangingsbesluit is gepubliceerd, maar er is na vernietiging van de originelen geen verklaring van vervanging opgesteld.
NO +O
Ar art. 25
6.2. Converteren en migreren a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere
* Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast? * Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan
Conversie en migratie worden toegepast bij het vervangen en uitfaseren van informatiesystemen. Informatiebeheer borgt dat de informatie geordend en toegankelijk blijft tot de bewaartermijn is verstreken of de informatie kan worden overgebracht naar het e-depot. In de afgelopen 5 jaar heeft een enkele keer migratie plaatsgevonden naar de opvolgers van een bepaalde toepassing, bijvoorbeeld van
software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICTprotocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.
de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?
Verseon naar Djuma, van Wijzer naar Zorgned en van Raet naar Afas. Om het aantal migratiemomenten te beperken, is het de bedoeling hiervoor ook de Digitale Archief Ruimte (DAR) te gaan inzetten.
b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.