Rapport Delftse Rekenkamer Samenwerking TU Delft - gemeente Delft

Rekenkameronderzoek naar de samenwerking gemeente Delft - TU Delft

13 juni 2022

Inhoudsopgave Bestuurlijke nota

4

Inleiding

5

Conclusies

6

Aanbevelingen

8

Bestuurlijke reactie

10

Nawoord van de Delftse Rekenkamer

13

Nota van Bevindingen

14

1.

Inleiding

15

1.1. Aanleiding en doel van het onderzoek 1.2. Onderzoeksvragen 1.2.1. Onderzoeksvragen 1.2.2. Scope 1.3. Normenkader 1.4. Aanpak 1.4.1. Aanpak op hoofdlijnen 1.4.2. Cases 1.5. Leeswijzer

15 15 15 16 16 18 18 18 19

2. Waarom wordt samengewerkt? 2.1. Ambities, doelen en belangen 2.1.1. Bevindingen 2.1.2. Analyse 2.2. Toetsing op het normenkader – waarom wordt samengewerkt?

3. Hoe wordt samengewerkt? 3.1. Governance 3.1.1. Bevindingen 3.1.2. Analyse 3.2. Uitvoering 3.2.1. Bevindingen 3.2.2. Analyse 3.3. Ontwikkelingen 3.3.1. Bevindingen 3.3.2. Analyse 3.4. Toetsing op het normenkader – hoe wordt samengewerkt?

20 20 20 23 24

26 26 26 28 28 28 30 30 30 32 32 2

4. Wat is het resultaat van de samenwerking?

34

4.1. Resultaten van de samenwerking 34 4.1.1. Bevindingen 34 4.1.2. Analyse 37 4.2. Evaluatie resultaten en samenwerking 38 4.2.1. Bevindingen 38 4.2.2. Analyse 39 4.3. Toetsing op het normenkader – wat is het resultaat van de samenwerking?39

5. Wat is de rol van de raad in de samenwerking?

41

5.1. Betrokkenheid en rolverdeling 41 5.1.1. Bevindingen 41 5.1.2. Analyse 42 5.2. Informatievoorziening 42 5.2.1. Bevindingen 42 5.2.2. Analyse 43 5.3. Toetsing op het normenkader – wat is de rol van de raad in de samenwerking? 44

Bijlage 1: toelichting bij de thema’s

45

Bijlage 2: achtergrond bij de cases

47

Case 1: Anterieure overeenkomst Campus Zuid Case 2: Acquisitie van Royal HaskoningDHV Case 3: Samenwerking rond overlast van studenten

47 48 49

Bijlage 3: overzicht van geïnterviewde personen

50

3

Bestuurlijke nota

4

Inleiding De stad Delft en de Technische Universiteit Delft (TU Delft) zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Er studeren meer dan 27.000 studenten aan de TU Delft en een groot deel daarvan woont in Delft. Op de universiteit werken ruim 6.000 mensen en de kennisinstelling trekt bedrijvigheid aan. Dit biedt kansen voor de stad en de TU Delft: van werkgelegenheid tot levendigheid. Maar kent ook een keerzijde: van overlast door studenten tot verkeersdrukte en te weinig woonruimte. De gemeente en universiteit hebben in 2014 afspraken gemaakt over het organiseren en uitvoeren van een gezamenlijke strategische agenda. Dit heeft geresulteerd in een convenant dat in 2016 is ondertekend door de burgemeester en de voorzitter van het College van Bestuur van TU Delft. Het doel van de samenwerking is het vormen van een sterke combinatie van stad en universiteit die internationaal concurrerend is. In het convenant, met een looptijd tot 2026, zijn de gemeente en TU Delft overeengekomen om hun samenwerking verder te concretiseren op de volgende vier samenwerkingsthema’s: 1. 2. 3. 4.

Stad als campus, campus als stad. Ecosysteem voor kennis & economie. Universitaire gemeenschap, stad en inwoners. Gezamenlijke Public Affairs agenda.

Gelet op het belang van deze samenwerking en omdat het convenant halverwege haar looptijd is, heeft de Delftse Rekenkamer onderzoek gedaan naar de samenwerking tussen de gemeente en de TU Delft. De hoofdvraag is: Hoe geeft de gemeente Delft de samenwerking met de TU Delft vorm en leidt dat tot de beoogde resultaten? In deze bestuurlijke nota presenteren wij de conclusies en aanbevelingen van dit onderzoek. De bijgesloten nota van bevindingen bevat de nadere onderbouwing van de conclusies en aanbevelingen. Daarin staat een uitgebreidere beschrijving van de opzet en werking van de samenwerking en zijn de bevindingen getoetst aan de onderzoeksnormen. Bij het lezen van de conclusies en aanbevelingen is het van belang om te weten dat het weliswaar een onderzoek naar de samenwerking met de TU Delft betreft, maar dat de Rekenkamer hierbij alleen wat kan en wil zeggen over de inzet die de gemeente in die samenwerking levert. De Rekenkamer onderzoekt de opzet en uitvoering van beleid van de gemeente. De Rekenkamer trekt nadrukkelijk geen conclusies over de bijdrage van de TU Delft aan de samenwerking en normeert deze bijdrage ook niet; dat is niet haar taak. Uiteraard hoopt de Rekenkamer wel dat de TU Delft ook lessen uit dit onderzoek kan trekken, waar de samenwerking haar voordeel mee kan doen. We bedanken de TU Delft voor hun bijdrage aan het onderzoek.

Door de gevoerde interviews en de feitencheck konden wij een completer beeld van de samenwerking krijgen. 5

Conclusies De samenwerking tussen de gemeente en de TU Delft is de afgelopen jaren tot bloei gekomen en heeft concrete resultaten opgeleverd. Er is een breed besef dat de gemeente en de universiteit ook gezamenlijke belangen hebben en op verschillende onderwerpen afhankelijk van elkaar zijn. Het convenant waarin inhoudelijke ambities en de wijze van samenwerking zijn afgesproken, draagt bij aan die gezamenlijkheid. De samenwerking heeft ook bijgedragen aan het vertrouwen en begrip voor elkaar. Op basis van de gesprekken en documenten zien we echter ook punten die de samenwerking nog verder kunnen verstevigen, op inhoud concreter kunnen maken en/of verbreden, of beter zichtbaar kunnen maken. Bij ieder punt formuleren wij een of twee aanbevelingen voor het college en in een geval voor de gemeenteraad. Conclusie 1: De structuur van de samenwerking is passend opgezet De samenwerking is zo vormgegeven dat deze aansluit bij het karakter van de activiteiten. De nauwe inzet en betrokkenheid van de burgemeester en de voorzitter van de TU Delft hebben er vanaf het begin voor gezorgd dat een samenwerkingsrelatie is opgebouwd waarbij de verschillende lagen vanuit beide organisaties elkaar snel en makkelijk weten te vinden. Doordat op directieniveau en binnen de thema’s regelmatig afstemming plaatsvindt, kunnen eventuele knelpunten snel worden opgelost.

Ieder thema geeft op eigen wijze invulling aan de sturing. De samenwerking is door deze governancestructuur minder afhankelijk geworden van de afzonderlijke bestuurders. De samenwerkingsstructuur wordt ook benut bij het oppakken van samenwerkingsinitiatieven die buiten (de vier thema’s van) het convenant opkomen. Daarbij is de aangebrachte structuur tussen counterparts die elkaar snel weten te vinden ook een belangrijk resultaat van de samenwerking. De kracht van deze samenwerking zit in de persoonlijke relatie. Dit maakt de uitvoering van projecten tegelijkertijd wel kwetsbaar bij verloop van betrokken medewerkers. Conclusie 2: Door beperkte capaciteit en middelen binnen de gemeente kunnen waarschijnlijk niet alle oorspronkelijke ambities gerealiseerd worden. Het convenant beschrijft hoe de samenwerking is ingericht en op welke thema’s de focus ligt. Het bevat echter geen concrete doelstellingen, geen financiële paragraaf en geen afspraken over inzet van mensen en middelen. Dit maakt dat de inzet van de partijen niet vooraf op elkaar is afgestemd. Het is de vraag of de huidige verdeling van inzet houdbaar is op de langere termijn. De gemeente heeft niet voor alle initiatieven voldoende geld of mensen beschikbaar gesteld om deze uit te voeren. Dit leidt er incidenteel toe dat de TU Delft projecten van de gemeente overneemt of financiert.

Deze disbalans is een potentieel risico voor de verdere samenwerking. Het kan ertoe leiden dat het enthousiasme zowel bij de TU als de gemeente minder wordt. We erkennen dat het beschikbaar stellen van een groter budget vanuit de gemeente lastig is, gelet op de financiële situatie. Het convenant loopt tot 2026. Op dit moment acht de 6

Rekenkamer het niet waarschijnlijk dat alle ambities uit het convenant gerealiseerd gaan worden. Vooral binnen het eerste thema (Stad als campus, campus als stad) kunnen naar verwachting de meeste projecten wel worden gerealiseerd, ook door impulsen van buitenaf zoals de samenwerking binnen de Metropoolregio of het Nationaal Groeifonds. Dergelijke impulsen kunnen ervoor zorgen dat deze projecten worden gerealiseerd ondanks de budgettaire beperkingen van de gemeente. Om de projecten binnen het tweede thema (Ecosysteem voor kennis & economie) te behalen zijn andere impulsen nodig, zoals het blijvend samenwerken aan het marketingplan (verhaal van Delft). Ook kunnen investeringen uit het InnovationQuarter ervoor zorgen dat het aantrekken van bedrijvigheid mogelijk blijft in de toekomst en het kennisecosysteem in Delft wordt versterkt. Thema 3 (Universitaire gemeenschap, stad en inwoners) wordt binnen de gemeente de komende jaren verder afgebouwd. Via de Meerjarenbegroting 2022-2025 is er onvoldoende budget beschikbaar gesteld. Hierdoor blijven kansen onbenut om kennis en expertise binnen de TU Delft in te zetten om maatschappelijke opgaven in de stad op te lossen, bijvoorbeeld op het vlak van duurzaamheid en de energietransitie. Dit kan ook afbreuk doen aan de verbinding tussen de stad en de TU Delft die beide partijen juist willen versterken.

De nadruk zal liggen bij thema’s 1 en 2 gericht op ruimtelijke en economische ontwikkeling, waarbij de impact op de inwoners van Delft waarschijnlijk minder zichtbaar zal zijn1. Conclusie 3: De samenwerking leidt tot concrete resultaten, maar die worden niet altijd zichtbaar gemaakt. Er wordt gewerkt vanuit een gezamenlijk verhaal en vanuit gedeelde belangen. De samenwerking leidt tot concrete resultaten die van meerwaarde zijn voor stad en universiteit. Zo zorgt de komst van het TNO MEC Lab en het hoofdkantoor Oldelft Ultrasound voor werkgelegenheid. De vestiging van Royal HaskoningDHV in Delft doet dat ook en geeft daarbij ook een verantwoorde invulling aan een historisch pand in samenspraak met omwonenden. Via Studenten Vrijwilligerswerk Delft zetten studenten zich in als vrijwilliger in de stad. En de TU Delft en gemeente trekken samen op in de lobby richting het Rijk als het gaat om bereikbaarheid en infrastructuur. Resultaten van de samenwerking zijn niet alleen te vinden in de concrete resultaten van de thema’s, ook de structuur en de inrichting ervan is al een resultaat op zich. Betrokkenen waarderen dat door het convenant meer inzicht is verkregen in elkaars en de gezamenlijke ambities, doelen en belangen en benadrukken dat het niet alleen nuttig maar ook leuk is om gezamenlijk op te trekken.

1

Thema 4 komt in onze conclusies bewust niet terug. De gezamenlijke public affairs agenda is overkoepelend zonder dat hier daadwerkelijk acties of activiteiten aan zijn verbonden die onderzocht konden worden. De ambitie hierachter is “waar nodig en nuttig gezamenlijk [op te treden] om de gecombineerde belangen van de TU en de gemeente te vertegenwoordigen en uit te dragen”.

7

Conclusie 4: Actuele ontwikkelingen vragen om actualisatie van het convenant Het convenant is opgesteld in 2016. Logischerwijs zijn er sindsdien nieuwe ontwikkelingen die aandacht vragen. Twee ontwikkelingen kwamen gedurende het onderzoek herhaaldelijk naar voren. De eerste betreft leefbaarheid in de woonwijken en het tegengaan van overlast door studenten. De tweede ontwikkeling is de groeiende vraag naar studentenhuisvesting. Bij de aanpak van overlast zijn gemeente en TU Delft gekomen tot een gezamenlijk beeld over hoe ze deze problematiek op willen lossen. Dat gezamenlijke beeld is er nog niet ten aanzien van de studentenhuisvesting en wie daarbij wat gaat doen. Beide ontwikkelingen zijn niet of beperkt expliciet gemaakt in het convenant, al komen ze in de praktijk vaak terug in de samenwerking tussen gemeente en TU. Daarom is het convenant toe aan een actualisatie van de ambities voor de samenwerking. Daarmee wordt ook tegemoetgekomen aan de motie die de raad heeft aangenomen in november 2021 waarin de raad stelt dat “studentenhuisvesting in de samenwerking tussen gemeente en universiteit, gezien de tekorten en de verantwoordelijkheden van de TU Delft hierin, één van de centrale thema’s zou moeten zijn”. Conclusie 5: De informatievoorziening stelt de raad beperkt in staat om de voortgang en de resultaten van de samenwerking te volgen.

De gemeenteraad is in 2016 geïnformeerd over de ontwikkeling van het convenant en heeft hierbij een zienswijze gegeven over het convenant en de invulling daarvan. Tijdens de looptijd kan de raad het convenant via moties laten aanpassen of actualiseren. De uitvoering van het convenant is een collegebevoegdheid. De raad wordt tussentijds geïnformeerd met collegeberichten, bijeenkomsten bij de TU Delft en in de P&C-cyclus over afzonderlijke projecten. Hierbij wordt niet altijd de link gelegd naar de samenwerking en het convenant. De raad heeft door de huidige informatievoorziening beperkt zicht op de relatie tussen input, output en outcome. Er is geen informatie over de werking en voortgang van de samenwerking in zijn geheel. Hierdoor kan de raad niet goed volgen hoe de samenwerking verloopt en wat het oplevert. Met de huidige informatievoorziening is de raad beperkt in staat om zijn controlerende rol in te vullen.

Aanbevelingen Op basis van bovenstaande conclusies komt de Rekenkamer tot een viertal aanbevelingen: Aanbeveling 1 (voor het college): Informeer de raad periodiek over de voortgang van de samenwerking met de TU Delft. Dit kan - met een afzonderlijke rapportage of als onderdeel van de P&C-cyclus - aan de hand van de volgende aspecten: 1) hoe verloopt de samenwerking, zowel op inhoud als proces, 2) wat wordt bereikt samen met de TU en hoe verhoudt zich dat tot de 8

gemeentelijke beleidsdoelen, 3) met welke inzet van mensen en middelen en 4) is actualisatie van de inhoudelijke ambities nodig? Maak daarbij duidelijk aan de raad welke ambities naar verwachting wel, niet of gedeeltelijk worden gerealiseerd en welke mogelijkheden het college ziet om externe financiering binnen te halen. Aanbeveling 2 (voor de gemeenteraad): Geef aan welke onderwerpen binnen de samenwerking prioriteit zouden moeten krijgen (het ‘wat’), maar houdt daarbij als raad afstand tot de uitvoering (het ‘hoe’). Bereid dit bijvoorbeeld voor in een ‘benen op tafel’-sessie met het college en ambtenaren over de gemeentelijke ambities en de gemeentelijke inzet voor het convenant. De bevindingen in dit rapport maken duidelijk dat de samenwerking de afgelopen jaren goed heeft gefunctioneerd, sterker is geworden en resultaten heeft opgeleverd. Dat is mede mogelijk doordat binnen de kaders van het convenant (de gestelde ambities) voldoende bewegingsvrijheid bestaat om samen met de TU naar oplossingen te zoeken. Het lijkt verleidelijk om daar als gemeenteraad directer op te sturen, bijvoorbeeld door specifieke en meetbare doelstellingen te formuleren en bij het college neer te leggen. De samenwerking is echter juist gebaat bij enige ruimte en een proces waarin het onderlinge vertrouwen kan groeien.

Dat vraagt om gezamenlijke inspanningen; het eenzijdig gaan formuleren van specifieke doelen en/of gaan sturen op de uitvoering door de gemeenteraad draagt daar volgens de Rekenkamer niet aan bij. Aanbeveling 3 (voor het college): Actualiseer samen met de TU Delft de ambities en bijbehorende projecten van het convenant gelet op zowel de actuele ontwikkelingen én de financiële mogelijkheden van de gemeente. Neem hierbij in ieder geval de onderwerpen waar de gemeenteraad prioriteit aan geeft in ogenschouw. Aanbeveling 4 (voor het college): Maak meer zichtbaar aan de inwoners van Delft wat de samenwerking oplevert. Laat zien hoe belangrijk de TU voor de gemeente is en wat de samenwerking de stad concreet oplevert, bijvoorbeeld als het gaat om werkgelegenheid en economische groei, verbeteren van de leefbaarheid en hoe inwoners en universitaire gemeenschap samen werken aan onderzoek of het toepassen van innovaties. Ook de zichtbaarheid van de gezamenlijke inspanningen richting rijk of binnen de metropoolregio kan groter.

9

Bestuurlijke reactie

Geachte heer Castenmiller, Met interesse hebben wij kennis genomen van uw rapport ‘Rekenkameronderzoek naar de samenwerking gemeente Delft-TU Delft’. Het rapport biedt raad, inwoners en andere geïnteresseerden inzicht in de manier waarop deze samenwerking in de afgelopen jaren gestalte is gegeven, waarbij ook bereikte resultaten zijn belicht. Op basis van uw onderzoek concludeert u dat de samenwerking tot bloei is gekomen en concrete resultaten heeft opgeleverd. Ook concludeert u dat het convenant waarin inhoudelijke ambities en de wijze van samenwerking zijn afgesproken, bijdraagt aan het gezamenlijk werken vanuit wederzijdse belangen en dat de samenwerking heeft bijgedragen aan het vertrouwen en begrip voor elkaar. Deze conclusie sterkt ons in de gekozen opzet en wij spreken hierbij dank uit naar allen die hun bijdrage leveren aan deze samenwerking, zowel in onze organisatie als natuurlijk ook binnen de TU Delft. U formuleert vervolgens een aantal deelconclusies, waarbij u punten aangeeft waarop de samenwerking nog verder zou kunnen worden verstevigd, op inhoud concreter zou kunnen worden gemaakt en/of verbreed, of beter zichtbaar zou kunnen worden gemaakt. Het college herkent deze deelconclusies, met een kanttekening bij deelconclusie 4.

U wijst daarin op twee nieuwe ontwikkelingen na opstelling van het convenant in 2016, die nu om een actualisatie vragen van de ambities voor de samenwerking. Op zichzelf onderschrijven wij deze conclusie. Uit de toelichting van de ontwikkeling rond de studentenhuisvesting zou echter kunnen worden opgemaakt dat de groei van de studentenaantallen en de behoefte aan studentenhuisvesting niet goed in beeld zijn. Wij wijzen er daarom op dat de gemeente, samen met DUWO en de TU, structureel de behoefte aan studentenhuisvesting monitort en

prognosticeert en op basis van die gegevens bepaalt wat er bijgebouwd moet worden. Het realiseren van de noodzakelijke studentenhuisvesting vraagt om voldoende passende locaties. Dat is niet eenvoudig, omdat er vaak ook andere ruimteclaims zijn. Dat maakt dat op de TU Campus Zuid geen permanente, maar tijdelijke huisvesting voor studenten wordt verkend. U verbindt aan de deelconclusies enkele aanbevelingen, zowel voor het college als de raad. Graag geven wij een reactie op de aanbevelingen aan het college. Aanbeveling 1: Informeer de raad periodiek over de voortgang van de samenwerking met de TU Delft. Dit kan - met een afzonderlijke rapportage of als onderdeel van de P&C-cyclus. Wij onderschrijven uw aanbeveling om de informatievoorziening aan de raad te intensiveren. In de eerste jaren na ondertekening van het convenant hebben wij jaarlijks gezamenlijk een bijeenkomst georganiseerd waarin de raad werd geïnformeerd over de resultaten van de samenwerking. Afgelopen jaren heeft dit vanwege de coronamaatregelen niet plaatsgevonden. Wij zullen dit weer organiseren. Daarnaast denken wij aan een jaarlijkse rapportage bij de jaarstukken. Aanbeveling 3: Actualiseer samen met de TU Delft de ambities en bijbehorende projecten van het convenant gelet op zowel de actuele ontwikkelingen én de financiële mogelijkheden van de gemeente.

Neem hierbij in ieder geval de onderwerpen waar de gemeenteraad prioriteit aan geeft in ogenschouw. Wij nemen tevens deze aanbeveling over. Aan een gezamenlijke actualisatie, zal gelet op de nieuwe bestuursperiode, eerst een actualisatie van de gemeentelijke ambities en mogelijkheden voorafgaan. Het is belangrijk dat de activiteiten uit het convenant en de lijnorganisaties goed op elkaar aansluiten. Voorbeeld hiervan is de studentenhuisvesting op de campus. De TU en de gemeente zijn het erover eens dat hier vervolg aan gegeven moet worden. Aanbeveling 4: Maak meer zichtbaar aan de inwoners van Delft wat de samenwerking oplevert. Laat zien hoe belangrijk de TU voor de gemeente is en wat de samenwerking de stad concreet oplevert, bijvoorbeeld als het gaat om werkgelegenheid en economische groei, verbeteren onderzoek of het toepassen van innovaties. Ook de zichtbaarheid van de gezamenlijke inspanningen richting rijk of binnen de metropoolregio kan groter. Wij onderschrijven deze aanbeveling, met de kanttekening dat in het onderzoek weinig aandacht is gegeven aan de communicatie over de samenwerking die al met inwoners plaatsvindt, via bijvoorbeeld de stadskrant, of TOP Delft, met name het Stadsgesprek tussen de burgemeester en de rector magnificus van de TU Delft, het Stadslab in Tanthof en bij het gezamenlijk optrekken bij studentenoverlast.

Over concrete resultaten wordt met inwoners meestal gecommuniceerd vanuit de inhoudelijke beleidslijnen. Binnen de samenwerking zullen wij onderzoeken hoe we de gezamenlijke inspanningen en de resultaten daarvan nog beter over het voetlicht kunnen brengen bij de inwoners van Delft. Overigens beschouwen we uw rapportage als een belangrijke bijdrage aan de zichtbaarheid van de samenwerking! De TU Delft heeft eveneens met interesse kennis genomen van uw rapport en onderschrijft de reactie van het college op de gedane aanbevelingen. Samen werken we aan een (nog) betere versie van Delft.

11

Tot slot Het rapport sterkt ons om in de komende jaren de samenwerking met de TU Delft, binnen de inmiddels goed bevallen structuur, voort te zetten. Punt van aandacht blijft de intenties van het convenant steeds goed te vertalen in de lijnorganisaties, de dagelijkse praktijk, zoals studentenhuisvesting en mobiliteit. Hierover zullen we in gesprek blijven met de TU. Wij bedanken u hierbij hartelijk voor uw bijdrage.

Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,

burgemeester

secretaris

12

Nawoord van de Delftse Rekenkamer De brief van het college van B&W over het eindrapport en de conclusies en aanbevelingen geeft geen aanleiding tot een uitgebreide reactie van de Delftse Rekenkamer. Het college ziet net als de Rekenkamer de noodzaak om de informatievoorziening aan zowel de gemeenteraad als de inwoners van Delft te intensiveren. Wij zullen de inspanningen van het college op dit punt met belangstelling volgen. We benadrukken hierbij dat het weliswaar logisch is om deze communicatie voor een groot deel vanuit de inhoudelijke beleidsterreinen te verzorgen, maar dat het hierbij belangrijk is om deze te verbinden met de samenwerking met de TU en de ambities zoals die in het convenant zijn vastgelegd. Betreffende het actualiseren van het convenant sluiten we ons aan bij de reactie van het college. Wij bevelen aan om de actualisatie vooraf te laten gaan door een actualisatie van de gemeentelijke ambities en mogelijkheden middels een open dialoog tussen raadsleden en de ambtelijke organisatie; resulterend in duidelijke prioriteitstelling door de gemeente. Nogmaals danken wij het college, de ambtelijke organisatie en de TU Delft voor de constructieve bijdrage aan dit onderzoek en hopen wij dat het bijdraagt aan het verdere succes van de unieke samenwerking tussen gemeente en TU. Dr. P. Castenmiller

Voorzitter Delftse Rekenkamer

Nota van Bevindingen

14

1. Inleiding 1.1. Aanleiding en doel van het onderzoek Delft profileert zichzelf als een stad van innovatie, kennis en studenten, met als slogan Creating History. De Technische Universiteit Delft (hierna: TU Delft) is de grootste organisatie, werkgever, onderwijsinstelling en grondbezitter in Delft. Door de grote rol die de universiteit speelt in de stad – en andersom – is een goede relatie tussen de gemeente en de universiteit van belang. De gemeente en universiteit hebben in 2014 afspraken gemaakt over het organiseren en uitvoeren van een gezamenlijke strategische agenda. Dit heeft geresulteerd in een convenant dat in 2016 is ondertekend door de burgemeester en de voorzitter van het College van Bestuur van TU Delft. Het doel van de samenwerking is het vormen van een sterke combinatie van stad en universiteit die internationaal concurrerend is. In het convenant, met een looptijd tot 2026, zijn de gemeente en TU Delft overeengekomen om hun samenwerking verder te concretiseren op de volgende vier samenwerkingsthema’s : • Stad als campus, campus als stad. • Ecosysteem voor kennis & economie. • Universitaire gemeenschap, stad en inwoners. • Gezamenlijke Public Affairs agenda. Daarnaast wordt in het convenant ingegaan op de samenwerkingsvorm. Het eigenaarschap is in beide organisaties belegd op bestuurlijk en ambtelijk niveau.

Dit onderzoek heeft tot doel om te onderzoeken hoe op dit moment invulling wordt gegeven aan de samenwerking en waar aandachtspunten zitten voor de samenwerking op de lange termijn2. 1.2. Onderzoeksvragen 1.2.1. Onderzoeksvragen Het doel van het onderzoek is vertaald in de volgende hoofdvraag: Hoe geeft de gemeente Delft de samenwerking met de TU Delft vorm en leidt dat tot de beoogde resultaten? De hoofdvraag is onderverdeeld in de volgende deelvragen: Waarom wordt samengewerkt? 1. Zijn de ambities en belangen tussen de gemeente en de TU Delft op elkaar afgestemd, duidelijk geformuleerd en uitgewerkt in doelen?

2

Het onderzoek is in opdracht van de Delftse Rekenkamer uitgevoerd door het bureau TwynstraGudde.

15

Hoe wordt samengewerkt? 2. Zijn duidelijke afspraken gemaakt over de organisatie, werkwijze en overige randvoorwaarden ter realisatie van de ambities en doelen? 3. Worden de organisatie en werkwijze uitgevoerd zoals afgesproken? 4. Zijn er nieuwe ontwikkelingen die van invloed zijn op de afgesproken ambities, doelen, organisatie, werkwijze en randvoorwaarden en hoe wordt hiermee omgegaan? Wat is het resultaat van de samenwerking? 5. Is het aannemelijk dat de afgesproken doelen en daarmee de ambities worden gerealiseerd? Wat is de rol van de raad in de samenwerking? 6. Op welke wijze is de raad betrokken bij de samenwerking tussen de gemeente en de TU en hoe houdt de raad zicht op de voortgang en resultaten van de samenwerking? 7. Wat is nodig om de samenwerking tussen de gemeente en de TU naar de toekomst (verder) te versterken? 1.2.2. Scope Dit onderzoek behelst de periode vanaf de start van het convenant in 2016 tot december 2021. Hierbij wordt gekeken naar de structuur van de samenwerking en de activiteiten die hierbinnen worden ontplooid. Ook kijken wij naar activiteiten die niet officieel worden geschaard onder het convenant, maar door betrokkenen wel worden gezien als onderdeel van of gevolg van de samenwerking binnen het convenant.

Hierbij merken wij dus op dat de samenwerking tussen de gemeente en de TU breder is dan alleen de samenwerking die gerelateerd kan worden aan het convenant. De Rekenkamer onderzoekt hierbij de uitvoering van beleid van de gemeente. De conclusies en aanbevelingen bij dit rapport zijn dan ook gericht op de gemeente en niet op de Technische Universiteit. De Rekenkamer dankt de TU voor hun bijdrage aan het onderzoek, omdat we daarmee een compleet beeld van de samenwerking konden krijgen. 1.3. Normenkader Om de onderzoeksvragen te beantwoorden wordt er gewerkt met een normenkader. Aan het einde van elk hoofdstuk wordt getoetst op het normenkader. Op basis hiervan worden de conclusies en aanbevelingen geformuleerd. In dit onderzoek is onderstaand normenkader toegepast.

16

Aspect Vraag Norm Waarom wordt 1 1. De ambities en belangen van de gemeente Delft sluiten aan op de samengewerkt? ambities en belangen van de TU Delft. 2. De gemeente Delft en de TU Delft geven aan dat sprake is van gezamenlijk ambities. 3. De gemeente en de TU Delft weten van elkaar waarom ze samenwerken. 4. De afgesproken ambities sluiten aan op de gemeentelijke beleidskaders. Bij de aanpassing van de gemeentelijke beleidskaders vindt afstemming plaats met de TU Delft waarop zo nodig bijstelling van de afspraken plaatsvindt. 5. De afgesproken ambities zijn concreet geformuleerd zodat herleidbaar is wat bereikt moet worden. 6. De afgesproken ambities zijn volledig vertaald in concrete en realistische doelen inclusief een haalbare planning. Hoe wordt 2, 3, 4 1. Er zijn afspraken gemaakt over de organisatie, werkwijze en overige samengewerkt? randvoorwaarden ter realisatie van de ambities. 2. Herleidbaar is wat de gemeente en wat de TU Delft doet ter uitvoering van de afspraken. 3. Er zijn voldoende middelen ter beschikking (capaciteit en geld) gesteld om de ambities te kunnen realiseren. 4. De gemeente heeft de uitvoering van de afspraken in de ambtelijke organisatie geborgd. 5. De organisatie en werkwijze worden uitgevoerd zoals afgesproken. 6.

Er wordt periodiek gemonitord op ontwikkelingen die de afgesproken ambities, organisatie, werkwijze en randvoorwaarden van de samenwerking kunnen beïnvloeden op basis waarvan zo nodig tot bijstelling van de afspraken wordt overgegaan. Wat is het 5 1. De afgesproken ambities en doelen zijn gerealiseerd of aannemelijk is resultaat van dat deze gerealiseerd gaan worden. de 2. De samenwerking en de resultaten daarvan worden periodiek samenwerking? geëvalueerd. Wat is de rol 6 1. De raad is betrokken geweest bij het formuleren en evalueren van de van de raad in gemeentelijke ambities en inhoudelijke doelen3. de 2. Er zijn op papier concrete afspraken gemaakt over de rolverdeling samenwerking? tussen het college en de gemeenteraad en deze afspraken worden in de praktijk nageleefd. 3. De raad vraagt en krijgt periodiek en tijdig de informatie die hij nodig heeft om de samenwerking te kunnen volgen en inhoudelijke prioriteiten aan het college mee te geven

3

Toelichting bij deze norm: Vanwege het strategische karakter van de samenwerking en het belang van de TU voor Delft menen wij dat de raad betrokken zou moeten zijn (geweest) bij formulering van de ambities van het convenant vanuit het perspectief van de gemeente. De opvattingen, suggesties en wensen van de raad zouden door het college gewogen moeten zijn en waar realistisch meegenomen in de gesprekken met de TU bij het opstellen van het convenant.

17

1.4. Aanpak 1.4.1. Aanpak op hoofdlijnen Het onderzoek is in zeven stappen uitgevoerd. Deze stappen zijn hieronder schematisch weergegeven:

Dit onderzoek is onderverdeeld in twee fases: een verkennende fase waarbij in het algemeen wordt gekeken naar de samenwerking, de opbouw en de resultaten, en een verdiepende fase waarbij meer inzicht wordt geboden in de samenwerking middels drie cases. Het onderzoek is gestart met een startgesprek (stap 1) waarin de onderzoeksvragen, de aanpak en het normenkader zijn vastgesteld. Vervolgens is gestart met de oriëntatie (stap 2) waarbij er een documentenstudie is uitgevoerd en er een interviewronde is gehouden met betrokkenen vanuit de gemeente en de TU Delft (zie voor een volledig overzicht van geïnterviewde personen ook bijlage 3). Vervolgens is de focus van de verdieping bepaald in samenspraak met de Rekenkamer (stap 3) en is er gestart met de casestudie (stap 4). Ook is in deze stap een raadssessie gehouden met een vertegenwoordiging van de gemeenteraad. De inzichten uit de documentenstudie, interviews, casestudie en de raadssessie zijn gebundeld tot een conceptrapportage (stap 5). Na bespreking met de Rekenkamer is dit rapport voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor uitgezet in de gemeente. Dit wederhoor is vervolgens verwerkt tot de eindrapportage (stap 6), waarna het rapport is opgeleverd aan en gepresenteerd is in de gemeenteraad (stap 7). 1.4.2.

Cases Tijdens de interviews in de oriënterende fase hebben de betrokkenen cases aangedragen die onderzocht zouden kunnen worden voor het verdiepende aspect van het onderzoek: • De anterieure overeenkomst gesloten in het kader van de ontwikkeling van Campus Zuid. • De acquisitie van Royal HaskoningDHV. • De samenwerking rond overlast door studenten. In bijlage 2 wordt een verdere beknopte achtergrond gegeven bij de cases.

18

1.5. Leeswijzer In dit rapport komen de volgende hoofdstukken aan bod: Hoofdstuk 2: in dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vraag ‘waarom wordt er samengewerkt’. Hierbij wordt gekeken naar de ambities en doelen van het convenant en de verschillende belangen van de gemeente en de TU Delft. Hoofdstuk 3: in dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vraag ‘hoe wordt er samengewerkt’. Hierbij wordt gekeken naar de organisatie van de samenwerking en de uitvoering hiervan. Hoofstuk 4: in dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vraag ‘wat is het resultaat van de samenwerking’. Hierbij wordt gekeken naar de resultaten van de samenwerking. Hoofdstuk 5: in dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vraag ‘wat is de rol van de raad in de samenwerking’. Hierbij wordt gekeken naar de betrokkenheid van de raad en de informatievoorziening aan de raad. Bijlage 1: in bijlage 1 worden de thema’s uitgebreid toegelicht. Bijlage 2: in bijlage 2 wordt een beknopte achtergrond gegeven van de cases. Bijlage 3: in bijlage 3 wordt een overzicht geboden van de geïnterviewde personen.

19

2. Waarom wordt samengewerkt? In dit hoofdstuk kijken we naar de motivatie achter de samenwerking tussen de gemeente en de TU Delft. Achtereenvolgens wordt stilgestaan bij de ambities, doelen en belangen van de gemeente en de TU Delft ten aanzien van de samenwerking (paragraaf 2.1). Vervolgens wordt er in paragraaf 2.2 een toetsing uitgevoerd op het normenkader. 2.1. Ambities, doelen en belangen 2.1.1. Bevindingen Deetman 2016 In 2016 is er een rapport verschenen door de commissie Deetman: ‘Delft, parel in de Randstad’. Dit rapport gaat in op de toekomst en beoogde ontwikkeling van Delft. Hierbij zijn aanbevelingen voor ambities opgesteld, die zijn onderverdeeld in vijf thema’s. 4 1. Delft als broedplaats voor de technische kenniseconomie Deze aanbevelingen zijn gericht op het ontwikkelen van Delft in relatie tot de TU Delft, vooral op het gebied van gebiedsontwikkeling. 2. Bereikbaarheid van Delft op de as Rotterdam-Den Haag Deze aanbevelingen zijn gericht op het versterken van de bereikbaarheid van Delft. 3. Delft als ‘must-see’ bestemming voor bezoekers en toeristen Deze aanbevelingen zijn gericht op de zichtbaarheid van Delft in de regio, in Nederland en wereldwijd. 4. De transformatie van de stad Deze aanbevelingen zijn gericht op de stedenbouwkundige transformatie van de stad. 5.

Versterking van de financiële positie Deze aanbevelingen zijn gericht op de financiën van de gemeente. Convenant en kwartiermakersadviezen Voortbouwend op het rapport Deetman, sluiten de gemeente Delft en de TU Delft in 2016 een convenant voor verdere samenwerking in de periode 2016-2026. Het convenant focust zich in lijn met de commissie Deetman op de volgende samenwerkingsthema’s: • Stad als campus, campus als stad. • Ecosysteem voor kennis & economie. • Universitaire gemeenschap, stad en inwoners. • Gezamenlijke Public Affairs agenda. Het rapport van de commissie Deetman vormt daarmee het startpunt van de ambities in het convenant. Het centrale doel van het convenant is “het vormen van een sterke combinatie van stad en universiteit die internationaal concurrerend is”.5 Daarbij zijn er vier thema’s onderscheiden die in 2017 verder zijn uitgewerkt in kwartiermakersadviezen. Hieronder is de kern van de thema’s kort toegelicht. Een toelichting op de ambities van de thema’s en de uitwerking hiervan in doelstellingen is opgenomen in bijlage 1.

4 5

Commissie Deetman, ‘Delft, Parel in de Randstad’, januari 2016. Convenant gemeente Delft – TU Delft 2016-2026, d.d. 1 november 2016.

20

Thema 1: stad als campus, campus als stad De ambitie van het eerste thema is “het zoveel mogelijk vanuit een gezamenlijk te verwezenlijken aanpak adequaat faciliteren van de campusontwikkeling in samenhang met die van de stad”. 6 Thema 2: ecosysteem voor kennis en economie De ambitie van het tweede thema is “het gezamenlijk aantrekken van bedrijvigheid passend binnen het Delftse ecosysteem, alsmede het verankeren van reeds aanwezige kennisintensieve bedrijven”. 7 Thema 3: universitaire gemeenschap, stad en inwoners Thema 3 van het convenant heeft als ambitie om “de verbinding [te] versterken tussen de universitaire gemeenschap en Delft met haar inwoners door het inzetten van talent, kennis en maatschappelijke betrokkenheid om zo meerwaarde te creëren voor de brede Delftse samenleving”. 8 Thema 4: gezamenlijke public affairs agenda Het laatste thema is overkoepelend zonder dat hier daadwerkelijk acties of activiteiten aan zijn verbonden. Hierbij wordt gefocust op het ontwikkelen van een gezamenlijke public affairs agenda, met als ambitie om “waar nodig en nuttig gezamenlijk [op te treden] om de gecombineerde belangen van de TU en de gemeente te vertegenwoordigen en uit te dragen”.9 Belangen Uit de interviews komt naar voren dat de gemeente en de TU gedeelde belangen hebben om samen te werken.

De TU Delft is van zichzelf een grote speler in de stad, onder andere op het gebied van werkgelegenheid, economische impact en grondbezit. De TU is daarbij afhankelijk van de gemeente op een aantal aspecten. Zo is de gemeente vanuit haar publieke rol verantwoordelijk voor het afgeven van vergunningen of het wijzigen van bestemmingsplannen. Andersom zorgt de aanwezigheid van de TU Delft als grote speler binnen de gemeente ook dat de gemeente belang heeft bij een goed functionerende samenwerking met de TU Delft. De ‘voetafdruk’ van de TU Delft binnen de gemeente is groot. De TU Delft zorgt middels haar derde kerntaak valorisatie (het benutten van kennis voor maatschappelijke doeleinden) voor versnelling van innovatie. Dit levert economische spin-off op die deels landt binnen de gemeentegrenzen en daarmee economische groei stimuleert. Daarnaast kan de gemeente profiteren van de kennis vanuit de TU Delft die ingezet kan worden bij maatschappelijke opgaven. Het inzetten van de kennis van de TU voor maatschappelijke opgaven sluit ook aan op het concept van de civic university. Dat de samenwerking vanaf 2016 meer wordt gestructureerd in de vorm van een convenant komt omdat beide partijen erkenden dat zij voor de lange termijn baat hadden 6

Kwartiermakersadvies ‘stad als campus, campus als stad’, d.d. 26 september 2017. Kwartiermakersadvies ‘ecosysteem voor kennis en economie’, d.d. 26 september 2017. 8 Kwartiermakersadvies ‘universitaire gemeenschap, stad en inwoners’, d.d. 26 september 2017. 9 Convenant gemeente Delft – TU Delft 2016-2026, d.d. 1 november 2016. 7

21

bij een meer geïntensiveerde samenwerking. Een individueel besluit van de TU Delft kan de gemeente direct raken en andersom. Ter illustratie: de TU Delft is eigenaar van een grote campus met openbare wegen die ook van belang zijn voor de bereikbaarheid van de stad. Of een besluit kan, vanwege verschillende bevoegdheden, niet eenzijdig worden genomen. Als de TU bijvoorbeeld de wens uitspreekt om parkeren op het universiteitsterrein te willen reguleren, dan is het uiteindelijk aan de gemeenteraad om een hier een besluit over te nemen. Zo is op 30 september 2021 ingestemd met het voorstel om op de campus 2509 parkeerplaatsen aan de openbaarheid te onttrekken, zodat op zes locaties op het universiteitsterrein door de TU betaald parkeren kan worden ingevoerd.10 Hoewel het gezamenlijk belang wordt erkend door betrokkenen zitten de gemeente en de TU Delft niet altijd met dezelfde belangen aan tafel. Dit is op zichzelf niet vreemd, omdat de gemeente vanuit verschillende rollen richting de TU acteert en vice versa. Dit speelde bijvoorbeeld bij de gebiedsontwikkeling Campus Zuid, die een zakelijke/financiële component heeft. Volgens (direct) betrokkenen heeft de geformaliseerde samenwerking onder het convenant ertoe bijgedragen dat dit proces met grote belangen voor beide partijen relatief soepel is verlopen (zie kader 1). Kader 1.

Uiteenlopende belangen bij anterieure overeenkomst Campus Zuid In november 2021 is door de gemeente en de TU Delft de anterieure overeenkomst (AO) getekend voor de ontwikkeling van Campus Zuid. De AO heeft als hoofddoel het wettelijke kostenverhaal van de gemeente te regelen. Dat leidt vanzelfsprekend tot tegenstrijdige belangen omtrent de hieraan verbonden kosten. De gemeente en de TU Delft hadden daarnaast een ander perspectief op de risicoverdeling van beroepsprocedures en de kosten daarvan. De gemeente was van mening dat als er beroepskosten gemaakt moesten worden, dat dit inspanningen van de gemeente zou vergen qua interne en externe deskundigheid. De gemeente vroeg zich af of die kosten ook verhaald kunnen worden. Vanuit de gemeente wordt aangegeven dat het zonde zou zijn als de relatie tussen de gemeente en de TU Delft onder druk zou komen te staan door een discussie op dit detailniveau. Deze discussie is voorgelegd aan de directeuren en door hen is een besluit genomen over de te doorlopen procedure. De TU Delft heeft ingestemd met de voorgestelde procedure vanwege het belang dat wordt gehecht aan het door laten gaan van de gebiedsontwikkeling. Het belang van de totale gebiedsontwikkeling gaat hierbij dus boven het eigen belang van de TU Delft in het licht van de beroepskostendiscussie.

Ook is tijdens het onderzoek het beeld ontstaan dat belangen van de gemeente en de TU Delft uiteen kunnen lopen als het gaat om het type bedrijvigheid dat zich vestigt bij de verschillende gebiedsontwikkelingen. Zo wordt vanuit de gemeente aangegeven dat de TU Delft vooral gericht zou zijn op het aantrekken van bedrijven die passen bij hun eigen richtlijnen en doelen (zoals innovatieve startups). De gemeente wil aan de andere kant een bredere bedrijvigheid zien in Delft. Bedrijvigheid die zich niet alleen richt op de hightech ambities van de TU Delft. 10

Raadsbesluit Vaststelling onttrekkingsbesluiten TU Delft, d.d. 30 september 2021.

22

Afstemming Betrokkenen geven aan dat de universiteit wordt meegenomen als nieuw beleid de TU raakt. Een voorbeeld hiervan is de betrokkenheid bij het nieuwe mobiliteitsprogramma. Hierover wordt aangegeven dat de TU Delft een te belangrijke speler is geworden in de stad om niet te betrekken vanwege haar grootte en de impact van haar studenten en medewerkers op de mobiliteit in de stad. Hierbij heeft de gemeente ook gebruik gemaakt van de beschikbare kennis van de TU Delft ten aanzien van toepassing van nieuwe technologie voor vervoersopgaven.11 2.1.2. Analyse In de kwartiermakersadviezen is een groot aantal inhoudelijke ambities opgenomen. Deze ambities zijn niet één op één vertaald in concrete doelstellingen. Dit is vooral het resultaat van het feit dat thema 2 en thema 3 werken met een steeds te actualiseren jaarplan en een plan van aanpak. Deze plannen lopen niet door tot het einde van het convenant in 2026. Als gevolg hiervan kan niet met zekerheid worden gezegd dat alle ambities zullen worden vertaald in doelstellingen. Ook zijn niet alle ambities in thema 1 vertaald naar doelen. Zo wordt het onderwerp studentenhuisvesting wel aangehaald in het kwartiermakersadvies, maar kwam dit onderwerp eerder niet terug op de agenda van thema 1, omdat het op dat moment nog geen groot probleem vormde.

Vanwege de oplopende studentenaantallen en de toenemende druk op de leefbaarheid in de stad (zoals onttrekking woningvoorraad door verkamering, overlast in woonbuurten) is er een Bestuurlijke Taskforce studentenhuisvesting ingesteld. Hoewel ‘studentenhuisvesting’ eerder nog niet sterk was verankerd in het convenant, wordt dit onderwerp nu wel breder opgepakt op de samenwerkingsagenda van thema 1. Ook de raad heeft hierop aangedrongen, middels een motie van 18 november 2021 over het opnemen van studentenhuisvesting in het convenant12. Geïnterviewde raadsleden uitten in het kader van dit onderzoek wel hun zorgen dat het op dit moment nog ontbreekt aan een eenduidig en gedragen beeld van de aanpak van de studentenhuisvestingsopgave. De gemeente en de TU Delft werken samen vanuit een gemeenschappelijk verhaal aan de stad en vanuit gedeelde belangen. Niet alle belangen van de gemeente en de TU Delft zijn op elkaar afgestemd, wat inherent is aan de eigenstandige rol en functie van beider organisaties waardoor belangen tussen beide partijen uitéén kunnen lopen. Tenslotte zijn veel van de doelstellingen in het convenant gericht op de ontwikkeling en de positie van de TU Delft, terwijl er minder doelstellingen zijn geformuleerd met concrete resultaten voor de inwoners van Delft. Met de doelstellingen voor de TU Delft worden doelstellingen van de gemeente veelal indirect bereikt.

Ze hebben vooral impact op de economie van de gemeente Delft, zowel direct door uitgaven van medewerkers en studenten in de stad om te wonen en te recreëren. Maar ook omdat de TU Delft bijdraagt

11 12

Mobiliteitsvisie 2040, gemeente Delft. Motie ‘actualiseren convenant TU Delft – Gemeente Delft’, d.d. 18 november 2021.

23

aan het versnellen van innovatie, spin offs creëert en een aantrekkelijk milieu creëert voor de vestiging van startups. In het gesprek met raadsleden kwam naar voren dat de directe impact op de inwoners van de stad voor sommigen van hen minder snel zichtbaar is. Zij hebben de indruk dat de voordelen die voort zouden moeten komen uit de samenwerking en het convenant vooral gericht zijn op de universiteit en minder op de stad. 2.2. Toetsing op het normenkader – waarom wordt samengewerkt? Groen: aan de vastgestelde norm is geheel voldaan Oranje: aan de vastgestelde norm is gedeeltelijk voldaan Rood: aan de vastgestelde norm is niet voldaan Aspect Norm Waarom wordt 1. De ambities en belangen van de gemeente Delft sluiten aan op de samengewerkt? ambities en belangen van de TU. 2. De gemeente Delft en de TU Delft geven aan dat sprake is van gezamenlijk ambities. 3. De gemeente en de TU Delft weten van elkaar waarom ze samenwerken. 4. De afgesproken ambities sluiten aan op de gemeentelijke beleidskaders. Bij de aanpassing van de gemeentelijke beleidskaders vindt afstemming plaats met de TU Delft waarop zo nodig bijstelling van de afspraken plaatsvindt. 5. De afgesproken ambities zijn concreet geformuleerd zodat herleidbaar is wat bereikt moet worden. 6. De afgesproken ambities zijn volledig vertaald in concrete en realistische doelen inclusief een haalbare planning.

De ambities zijn afgesproken en vastgelegd in het convenant en deze ambities sluiten hoofdzakelijk op elkaar aan. Ten aanzien van studentenhuisvesting is een beperkte gezamenlijke ambitie geformuleerd in het convenant, omdat dit destijds geen groot probleem vormde. Hier is lopende de samenwerking concretere invulling aan gegeven. Wij stellen daarom vast dat aan de eerste norm wordt voldaan, met de kanttekening dat voornoemd onderwerp wel een blijvend aandachtspunt is vanuit de raad. De ambities worden gepresenteerd als ambities van beide partijen, zonder daarbij onderscheid te maken tussen universiteit en gemeente. Daarmee is aan de tweede norm geheel voldaan. De TU Delft en de gemeente weten daarnaast van elkaar waarom er wordt samengewerkt. Beide partijen geven aan dat zij de samenwerking noodzakelijk achten. Vanuit hun eigen doelen en verantwoordelijkheden kunnen en willen de partijen niet meer langs elkaar heen werken. Daarmee is aan de derde norm geheel voldaan. De afgesproken ambities zijn in lijn met en afgestemd op de beleidskaders van de TU Delft en de gemeente. Daarmee is aan de vierde norm geheel voldaan. We constateren 24

dat de TU Delft wordt meegenomen bij aanpassingen in gemeentelijke beleidskaders wanneer deze betrokkenheid noodzakelijk wordt geacht. We stellen daarnaast vast dat de ambities voldoende helder en concreet zijn. De doelen die hieraan gekoppeld zijn vloeien duidelijk voort uit de actielijnen. Daarmee is aan de vijfde norm geheel voldaan. De ambities zijn gekoppeld aan doelstellingen met een planning, maar niet alle ambities zijn vertaald naar concrete doelen. Zo wordt thema 2 herijkt tot een vijfjarenplan en is voor thema 3 alleen een plan van aanpak beschikbaar voor 2021. Hierdoor is het onduidelijk of alle doelstellingen ook haalbaar zullen zijn. Daarmee is aan de zesde norm gedeeltelijk voldaan.

25

3. Hoe wordt samengewerkt? In dit hoofdstuk wordt gekeken naar de organisatie van de samenwerking. Hierbij komen de aspecten governance (paragraaf 3.1) en uitvoering (paragraaf 3.2) aan bod. Ook wordt inzichtelijk gemaakt welke ontwikkelingen van invloed kunnen zijn op de samenwerking of de ambities en doelen (paragraaf 3.3). Ten slotte wordt in paragraaf 3.4 een toetsing gedaan op het normenkader. 3.1. Governance 3.1.1. Bevindingen Governance van de samenwerking Na het tekenen van het convenant zijn er kwartiermakersgroepen ingesteld om inhoud te geven aan de thema’s. Daarnaast is er overkoepelend een stuurgroep en een coördinatieteam opgezet.13 De stuurgroep bestaat uit de voorzitter van het College van Bestuur van de TU Delft en de burgemeester en komt vijf keer per jaar bij elkaar. Het coördinatieteam bestaat uit de secretaris van de universiteit en de gemeentesecretaris. Het coördinatieteam bereidt de vergaderingen van de stuurgroep voor. De stuurgroep heeft geen beslissingsbevoegdheid binnen het convenant. De besluitvorming gebeurt door het College van Bestuur (CvB, TU Delft) en het College van Burgemeester en Wethouders. Nadat de kwartiermakersadviezen zijn opgeleverd is er een overleg ingesteld tussen voor thema 1, het vijftaloverleg.

Het vijftaloverleg bestaat uit de trekkers vanuit thema 1 en thema 2 – zowel vanuit de TU Delft als vanuit de gemeente – en de programmacoördinator van de samenwerking. Hiernaast is er voor thema 2 een driewekelijks overleg. Het vijftaloverleg en het thema-2 overleg agenderen voor het directeurenoverleg. Het directeurenoverleg bestaat in de praktijk uit één gemeentedirecteur, en twee directeuren vanuit de TU Delft.14 De overleggen die in thema 1 en thema 2 zijn georganiseerd bereiden voor aan het directeurenoverleg. Het directeurenoverleg informeert vervolgens de stuurgroep of de colleges als dit nodig is. Ook zijn er bestuurlijke overleggen tussen portefeuillehouders van beide organisaties (wethouders en leden van het CvB). Thema 3 heeft geen vertegenwoordiging in het directeurenoverleg, maar informeert de stuurgroep direct. Betrokkenen geven in een interne evaluatie die in juli 2021 is uitgevoerd aan dat mede hierdoor de verbinding tussen thema 1 en thema 2 aan de ene kant en thema 3 aan de andere kant minder zichtbaar is. De verbinding tussen thema 1 en thema 2 is zichtbaarder, al komt uit de interne evaluatie wel naar voren dat de plek van uitvoering van activiteiten nog onduidelijk kan zijn. Zo zouden activiteiten die eigenlijk thuishoren in het ene thema worden ondergebracht in het andere thema.

Betrokkenen geven aan dat de samenwerking en de governance gestoeld is op vertrouwen in elkaar, waarbij beide partijen elkaar op de hoogte houden van relevante ontwikkelingen of beslissingen. Op het niveau van de samenwerking zijn counterparts 13 14

Convenant gemeente Delft – TU Delft 2016-2026, d.d. 1 november 2016 Interne evaluatie convenant TU Delft – Gemeente Delft, d.d. 21 juli 2021.

26

georganiseerd die toezien op het geheel van de samenwerking. Ook worden er counterparts uit de organisaties bij elkaar gebracht binnen de thema’s, wat het onderlinge contact vergemakkelijkt. Vóór de formalisatie van de samenwerking via het convenant was het lastig om de relevante persoon binnen de andere organisatie te vinden. Met de komst van het convenant kennen beide organisaties elkaar beter en zijn de counterparts makkelijker en sneller te vinden, zo stellen betrokkenen. Betrokkenen waarderen dat de samenwerking in een semipermanente vorm is gegoten met duidelijke lijnen en regelmatige overleggen. Zij stellen wel dat de samenwerking voor een deel nog afhankelijk is van persoonlijke lijnen tussen de organisaties, die kwetsbaar zijn bij verloop van medewerkers en in het algemeen vanwege beperkte capaciteit. Betrokkenen bij het convenant zouden dan ook graag zien dat de samenwerking verder geborgd wordt in de organisatie, aangezien verloop regelmatig voorkomt. Tenslotte wordt benadrukt dat de huidige voorzitter van het College van Bestuur van de TU Delft en de burgemeester sterk betrokken zijn bij de samenwerking. Beide bestuurders hebben zich gecommitteerd aan het belang van een goede samenwerking. Dit straalt volgens betrokkenen ook positief af op de medewerkers van beide organisaties.

Governance binnen de thema’s Thema 1: stad als campus, campus als stad15 Binnen thema 1 is het vijftaloverleg opgericht dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van het programma en het aansturen van projectteams. Dit team bestaat uit de projectleiders, de trekker van het thema en het hoofd strategisch portfoliomanagement van de TU Delft. In het overleg wordt de agenda vastgesteld voor de projecten en daarmee de prioritering. Ook worden knelpunten besproken. De doelstellingen worden binnen thema 1 vooral op projectniveau opgepakt. De trekker wordt hierbij bepaald door de trekker die voor de opgave het meest logisch is, de meeste verantwoordelijkheid draagt of de meeste urgentie heeft op die opgave. Thema 2: ecosysteem voor kennis en economie16 Thema 2 is georganiseerd met overleggen per actielijn, en daarnaast is er een overkoepelend overleg waar de actielijnen samenkomen. Gemeente en TU trekken op bepaalde onderwerpen samen op richting onder meer provincie en InnovationQuarter (. ( leadsoverleg met de TU Delft, de gemeente en InnovationQuarter dat maandelijks plaatsvindt). Overkoepelend aan deze overleggen is er een afstemmingsoverleg met de trekkers vanuit de TU Delft en de gemeente.

Hierbij wordt de agenda bepaald van afzonderlijke actielijnen, gekeken naar de inhoudelijke koers en voortgang, afstemming over de inzet van mensen (fte) en middelen (budget) en de verhouding van deze inzet tussen de TU Delft en de gemeente. Thema 3: universitaire gemeenschap, stad en inwoners17

15

Kwartiermakersadvies ‘stad als campus, campus als stad’, d.d. 26 september 2017. Jaarplan 2021 Thema 2 convenant. 17 Plan van aanpak 2020-2022, d.d. 24 oktober 2019. 16

27

Thema 3 heeft een overleg tussen de opdrachtgevers (trekkers) vanuit de TU Delft en de gemeente die sturing en richting geven thema. De organisatie werkt ook met een projectteam, met daaronder specifieke teams voor de actielijnen Helpen & de Stad, Denken & de Stad, en Onderzoeken & de Stad. De actielijn Laten zien & de Stad staat hier los van. Binnen dit aspect is een apart gezamenlijk redactieoverleg ingesteld. Hierbij is ook de Stadskrant aanwezig, waarin een spread wordt geschreven met de resultaten van het thema. Betrokkenen geven aan dat er niet per se een prioritering bestaat in de projecten die binnen thema 3 worden opgepakt. Projecten worden opgepakt naar gelang betrokkenen tijd, capaciteit of een persoonlijke interesse hebben. 3.1.2. Analyse De governance van de samenwerking is verschillend georganiseerd tussen de thema’s en dit is ook gebonden aan het karakter van het thema. Aangezien thema 1 bijvoorbeeld een sterke fysieke component heeft met concrete, tastbare doelen is het vanzelfsprekend dat dit thema projectmatig wordt aangevlogen. Thema 3 daarentegen kent minder tastbare doelen en er wordt gewerkt vanuit beschikbare capaciteit en intrinsieke motivatie. Het feit dat de thema’s verschillend zijn georganiseerd leidt niet tot problemen. Tussen de verschillende thema’s is qua projecten niet zoveel overlap.

Alleen tussen thema 1 en thema 2 kan overlap ontstaan, maar deze thema’s kunnen elkaar ook versterken en hier wordt aandacht aan besteed in de governance. Met het gebrek aan prioritering binnen thema 3 loopt de samenwerking het risico op dit thema minder effectief te zijn. Betrokkenen geven aan dat projecten worden opgepakt op basis van capaciteit en persoonlijke interesse. Hierdoor bestaat het risico dat projecten die van belang zijn voor de stad waar minder interesse voor is niet of minder snel worden opgepakt. Daarbij komt dat de raad heeft ingestemd met het herstelplan en heeft besloten te bezuinigen op de middelen van de gemeente voor deze activiteiten18. Het gevolg hiervan is dat projecten met enthousiaste studenten /docenten niet altijd verzekerd zijn van participatie vanuit de gemeente. Dit kan afbreuk doen aan de verbinding tussen de stad en de TU Delft die beide partijen juist willen versterken. 3.2. Uitvoering 3.2.1. Bevindingen Wat betreft capaciteit en financiering is er weinig tot niets vastgelegd in het convenant en de thema’s. Zo heeft het convenant geen financiële paragraaf die de financiële verhoudingen tussen gemeente en TU vastlegt.19 Daarbij is er geen vast budget gereserveerd door de gemeente in de P&C-cyclus voor projecten binnen de samenwerking.20 Ook is niet vastgelegd hoeveel fte’s beide partijen inbrengen.

Betrokkenen geven aan dat hierdoor knelpunten ontstaan waaronder een disbalans tussen de inbreng van capaciteit bij samenwerkingsinitiatieven. De TU Delft zou weinig problemen hebben met het inzetten van capaciteit voor projecten, terwijl de gemeente 18

Raadsbesluit Programmabegroting 2022-2025, gemeente Delft, d.d. 4 november 2021 Convenant gemeente Delft – TU Delft 2016-2026, d.d. 1 november 2016 20 Programmabegroting 2022-2025, gemeente Delft, d.d. 1 oktober 2021. 19

28

deze capaciteit niet altijd kan leveren. Betrokkenen geven dan ook aan dat projecten vaak worden getrokken door de TU Delft, ook al zou de gemeente dit logischerwijs moeten trekken. Ter illustratie: de studentenambtenaar die is aangesteld bij de gemeente wordt gefinancierd door de TU Delft. Betrokkenen geven aan dat de disbalans in inzet meer naar voren komt bij thema 2 en 3 en minder bij thema 1. Zo wordt in meerdere gesprekken het voorbeeld genoemd dat de gemeente geen capaciteit heeft om studenten te begeleiden bij onderzoeken die betrekking hebben op de maatschappelijke opgaven in de stad (thema 3). De disbalans rond capaciteit en kennis komt verder expliciet naar voren in de casus ‘komst Royal HaskoningDHV naar Delft’. Zie ter illustratie onderstaand kader. Kader 2: Beperkte capaciteit en kennis aan zijde gemeente bij komst Royal HaskoningDHV De gemeente en de TU hebben onder thema 2 van het convenant samengewerkt aan de acquisitie van Royal HaskoningDHV naar Delft. De kansen van Delft zijn integraal aan Royal HaskoningDHV gepresenteerd in inclusief alle huisvestingsmogelijkheden. Hoewel de samenwerking hierop in de basis als positief is ervaren door beide partijen is het beeld ontstaan dat de aanwezig kennis en capaciteit binnen de gemeente in dit samenwerkingsinitiatief beperkt is geweest.

Vanuit de TU Delft is ervaren dat het marketingplan voor de stad – om een grote dienstverlener als Royal HaskoningDHV binnen te halen – zich te veel richtte op toerisme en maar beperkt waarde had als economisch product. Dit is erkend binnen de gemeente. Er is samengewerkt aan een betere economische ‘branding’ van de stad, waarbij medewerkers vanuit de TU Delft capaciteit hebben geleverd om, ook vanuit de rol van de gemeente opererend, hier een bijdrage aan te leveren. Om de samenwerking voor vergelijkbare acquisitietrajecten te verbeteren is afgesproken dat de gemeente in het vervolg gaat werken aan een marketingplan dat het economische verhaal van Delft goed duidt. Vanwege beperkte middelen en capaciteit is dat op dit moment nog niet voldoende gebeurd. Wat daarbij ook een belemmerende factor is, zo wordt aangegeven, is dat de specifieke opgedane kennis in de acquisitie van Royal HaskoningDHV persoonsgebonden is. Door verloop van medewerkers, zo blijkt nu, is ook relevante documentatie binnen de gemeente niet meer voorhanden. Op het moment dat de gemeente beperkt capaciteit kan leveren voor de samenwerking wordt dit niet gecompenseerd met een toename aan financiering door de gemeente.

Sterker nog, thema 3 wordt vanaf 2022 verder afgeschaald tot enkel de subsidie voor Studenten Vrijwilligerswerk Delft (SVD) omdat er verder geen budget meer beschikbaar is.21 Verdere initiatieven op dit thema zullen dan grotendeels in de lijn van de universiteit worden geborgd. Binnen de City Deal Kennis Maken22 worden de programma’s Helpen & de Stad en Onderzoeken & de Stad wel (deels) voortgezet.23 21

Programmabegroting 2022-2025, gemeente Delft, d.d. 1 oktober 2021. Een landelijk programma waarin wordt gewerkt aan het oplossen van maatschappelijke opgaven van steden door onderzoekers, docenten en studenten hierbij grootschalig te betrekken 23 Programmabegroting 2022-2025, gemeente Delft, d.d. 1 oktober 2021. 22

29

Wat volgens geïnterviewden aandacht nodig heeft is de borging van kennis en capaciteit die wordt opgedaan in de samenwerking in de organisaties. Betrokkenen geven aan dat inzet deels persoonsafhankelijk is en het lerend vermogen binnen de samenwerking hiermee ook gekoppeld is aan specifieke medewerkers. Connecties en kennis van individuen worden op sommige dossiers beperkt overgedragen aan nieuwe medewerkers, zo wordt aangegeven. Dit komt ook in de casus ‘komst Royal HaskoningDHV’ (zie voorgaand kader) naar voren. 3.2.2. Analyse Op dit moment is er een disbalans tussen de inzet van mensen en middelen van beide partijen. De gemeente heeft niet voor alle initiatieven voldoende capaciteit om projecten uit te voeren, waardoor de TU Delft projecten overneemt of initieert. Zo wordt thema 3 vanaf 2022 afgeschaald, zie 3.1.2. Het gebrek aan een financiële paragraaf en afspraken over het aantal fte maakt ook dat de inzet van de partijen niet op elkaar is afgestemd en kan worden afgedwongen. De TU Delft pakt nu vanuit een gezamenlijk belang projecten op, maar het is de vraag of de huidige verdeling van inzet houdbaar is op de langere termijn. Deze disbalans in capaciteit en middelen is op dit moment een groot risico voor de verdere samenwerking. Ook komt naar voren dat de samenwerking nog persoonsafhankelijk is.