Nota Bestuurlijke Rolneming & Verbonden Partijen 2025

29

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

5 Samen doen in verbonden partijen: beleidsuitgangspunten In hoofdstuk 3 is toegelicht wat wordt verstaan onder samenwerken in een verbonden partij. Hoofdstuk 4 beschrijft de keuzes om te komen tot een bepaling van de vorm van de verbonden partij. In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten gegeven voor de inrichting van een verbonden partij en de onderlinge relaties. Uitgangspunt is de toepassing van ‘goed bestuur’. Goed bestuur kan concreet worden gemaakt aan de hand van governanceprincipes. Governance omvat processen, gewoontes, beleid, wetten en regels die van betekenis zijn voor de manier waarop mensen een organisatie sturen, besturen, beheersen en controleren. Governance heeft ook betrekking op de relaties tussen de verschillende (groepen van) betrokkenen (‘stakeholders’) en de doelen van de organisatie. In deze tijd van toenemende complexiteit in de samenleving en de grotere schaal waarop veel organisaties werken is er een groeiende behoefte aan verantwoording en transparantie. Good governance staat voor het bewaken en toepassen van ethisch geïnspireerde waarden; integriteit, recht doen aan de belangen van alle betrokkenen, maatschappelijk ondernemen, toepassing van overeengekomen regels en codes 18 . In dit hoofdstuk worden deze waarden uitgewerkt voor de praktijk in Delft.

5.1 Governance verbonden partijen Goed Bestuur houdt in dat er een hechte samenhang moet zijn tussen sturen, beheersen, toezicht houden en verantwoorden. Figuur 7 toont hoe deze samenstellende delen zich tot elkaar verhouden.

Figuur 7: Samenstellende delen van Governance

18 Zowel in het bedrijfsleven als in non-profitorganisaties zijn governancecodes (of Codes

voor Goed Bestuur) ontwikkeld. Zo zijn er bijvoorbeeld afzonderlijke codes ten behoeve van woningcorporaties, gezondheidszorg, onderwijs en cultuur. Ook is er een Nederlandse code voor goed openbaar bestuur (Beginselen van deugdelijk overheidsbestuur).

30

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

De genoemde onderdelen van goed bestuur hebben als uitgangspunt de volgende uitwerking : • op basis van met de deelnemers gemaakte afspraken wordt er richting gegeven aan het realiseren van de (beleids)doelen (sturen); • maatregelen en procedures worden ingevoerd en gehandhaafd zodat de bestuurders een grote mate van zekerheid krijgen dat de organisatie gericht blijft op de uitvoering en onzekerheden of afwijkingen gemeld worden (beheersen); • de juiste informatie wordt verschaft over de taakuitvoering (verantwoorden); • de gemeente (en eventuele andere partners) wordt/worden in staat gesteld om te toetsen dat de beleidsdoelen worden gerealiseerd en ook dat de taakuitvoering aan gestelde eisen voldoet (toezicht houden). In de volgende paragrafen worden de uitgangspunten op de verschillende governance aspecten (sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden) verder uitgewerkt.

5.2 Beleidsuitgangspunten bij sturen Bij sturen gaat het over de vertegenwoordiging van de gemeente in besturen en het aansprakelijkheids- en beloningsbeleid. 5.2.1 Vertegenwoordiging Het vertegenwoordigingsbeleid past binnen de afgesproken rolverdeling tussen college en raad. Figuur 8 toont de bestuurlijke verantwoordelijkheden.

Figuur 8: Bestuurlijke verantwoordelijkheden

Verbonden partijen zijn de primaire aangelegenheid van het College (Gemeentewet art. 160), wat passend is bij de duale verhoudingen. De Wgr geeft de mogelijkheid voor een raadsregeling en voor een gemengde college- én raadsregeling. De gemeente kent één gemengde GR als verbonden partij, namelijk de MRDH. De 31

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

overige GR-en, waar de gemeente aan deelneemt, zijn collegeregelingen (zie bijlage A). We hanteren de volgende regels voor de gemeentelijke vertegenwoordiging in het bestuur van een gemeenschappelijke regeling: − Er wordt onderscheid gemaakt tussen beleidsrijke en beleidsarme gemeenschappelijke regelingen (zie ook Bijlage A). Bij beleidsrijk draait het om bestuurskracht om beleidsmatig andere partijen te beïnvloeden. Bij beleidsarm ligt het accent op de uitvoering van taken, in de gemeenschappelijke regeling wordt geen beleid geformuleerd. De raad stelt de concrete indeling vast, op voorstel van het college.19 In beleidsarme regeling kan worden opgenomen dat meerdere deelnemende gemeenten gezamenlijk één bestuurslid aanwijzen.20 − Uitgangspunt is dat collegeleden deelnemen aan het (Algemeen) Bestuur van een Gemeenschappelijke Regeling. Voor beleidsrijke raads- of gemengde regelingen geldt dat raadsleden zouden mogen deelnemen aan het AB (Wgr art 13 lid 1), wat leidt tot vermenging van bestuurlijke en toezichthoudende rol. Dat past niet bij de scheiding van rollen in ‘good governance’. In voorkomend geval dient in de afweging van de raad betrokken te worden of er andere oplossingen zijn voor versterking van raadsbetrokkenheid en democratische legitimering, zoals extra eisen aan de informatievoorziening en tussentijdse verantwoording.

− Leden van het Dagelijks Bestuur (DB) worden gekozen door, én uit het midden van, het AB (Wgr art 14 lid 1). Collegeleden kunnen zich slechts laten vervangen door ander leden van het college. − De raad benoemt, op voordracht van het college, de gemeentelijke vertegenwoordiger, en de plaatsvervanger, in een gemengde regeling. Het college benoemt de gemeentelijke vertegenwoordiger in het (Algemeen) Bestuur van een collegeregeling en de vervanger en informeert de raad daarover. − De raden van de deelnemers kunnen gezamenlijk een verzoek indienen bij het bestuur van de GR voor een gezamenlijke raadsadviescommissie (Wgr art 24a). De regels voor de gemeentelijke vertegenwoordiging in vennootschappen (NV, BV) zijn: − Er is geen eigen gemeentelijke vertegenwoordiging in het toezichtsorgaan van een vennootschap (Raad van Commissarissen). Mogelijk wordt namens de gemeente een externe deskundige aangesteld. − Een aanvullende beleidslijn is, dat ex-wethouders de eerste twee jaar na hun vertrek uit het college niet in aanmerking kunnen komen om als gemeentelijke vertegenwoordiger te worden aangewezen. − Collegeleden vertegenwoordigen de gemeente in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van een vennootschap. Bij het regelen van de gemeentelijke zeggenschap in stichtingen, verenigingen en coöperaties geldt:

19

In de wet worden termen gebruikt als beleidsneutraal (bedrijfsvoering) en geen of een geringe beleidsmatige

component (uitvoeringstaken). Het onderscheid beleidsarm - beleidsrijk is niet in de wet geregeld. Delft heeft alleen de MRDH als beleidsrijk getypeerd. De VNG spreekt in zijn Handreiking intergemeentelijke samenwerking (2015) over ‘beleidsbepalende (en daarmee veelal beleidsrijke) taken’. 20 Bijvoorbeeld bij SbJH wijzen de colleges van Delft, Midden-Delfland, Rijswijk en Westland uit hun midden gezamenlijk één bestuurslid en één plaatsvervanger aan.

32

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

− − −

Er is geen eigen gemeentelijke deelname aan het bestuur. Wel is het gewenst dat namens de gemeente een externe deskundige als vertegenwoordiger wordt aangesteld. Ook hier geldt dat ex-wethouders de eerste twee jaar na hun vertrek uit het college niet in aanmerking komen om als gemeentelijke vertegenwoordiger te worden aangewezen. Collegeleden kunnen lid zijn van een Raad van Toezicht.

5.2.2 Aansprakelijkheid in privaatrechtelijke organisaties Een rechtspersoon op grond van het privaatrecht (BW) zoals vennootschappen, stichtingen en verenigingen, kan aansprakelijk worden gesteld voor nadeel of schade, ontstaan in verband met de operatie. Voor een behoorlijke vervulling van de bestuurstaak zijn de bestuurders gezamenlijk verantwoordelijk. Wanneer ernstige verwijtbaarheid bij de vervulling van de bestuurstaak wordt aangenomen, wordt dit het hele bestuur als collectief aangerekend en zijn de bestuurders voor de tekortkoming hoofdelijk aansprakelijk21. De individuele bestuurder kan zich hiervan bevrijden (disculperen) door het leveren van het bewijs dat hem/haar geen schuld treft, omdat de tekortkoming niet aan hem/haar te wijten is en hij/zij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden. Voor aansprakelijkheid van bestuurders (of directeur of toezichthouder) moet dus sprake zijn van een ernstige tekortkoming, waartoe te rekenen zijn: onbehoorlijke taakvervulling of wanbeleid, zoals het niet voldoen aan de administratieplicht of de publicatieplicht van de jaarrekening. Ook kan de bestuurder persoonlijk aansprakelijk zijn voor een onrechtmatige gedraging.

Bijvoorbeeld indien een bestuurder iemand door onjuiste informatie zover heeft gekregen aandelen te nemen, terwijl hij/zij wist dat die aandelen minder waard waren of bijvoorbeeld als een bestuurder, tegen beter weten in, heeft verklaard dat de BV geen crediteuren had. In de bedrijfspraktijk is het gebruikelijk dat de organisatie waar iemand zitting neemt in het bestuur zorgdraagt voor een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, ook wel Directors- & Officersverzekering (D&O) genaamd. Dit is ook het uitgangspunt voor de organisaties waar de gemeente aan deelneemt.

5.2.3 Beloning Het uitgangspunt van de gemeente voor de beloning van bestuurders van verbonden partijen is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)22. Daarbinnen wordt ook gekeken naar de vergelijkbaarheid in de semi-publieke of private markt. Zo kan bij een verbonden partij de beloning in de praktijk lager liggen dan de maxima genoemd in de WNT, bijvoorbeeld omdat het om een relatief kleine organisatie gaat. Dit geldt ook voor de vennootschappen (BV of NV) waarvan 100% van de aandelen in bezit van de gemeente Delft zijn, de dochterondernemingen. Uitgangspunt is ook dat de beloning 21

Voor publiekrechtelijke organisaties geldt niet dat de aansprakelijkheid doorgelegd kan worden naar (het privévermogen van) de bestuurders. 22 In 2024 is het algemene maximum € 233.000 inclusief belaste kostenvergoedingen en pensioenbijdrage werkgever. Voor zorginstellingen, zorgverzekeraars, onderwijsinstellingen en cultuur, woningbouwcorporaties en organisaties op het terrein van ontwikkelingssamenwerking gelden sectorale bezoldigingsmaxima. Jaarlijks worden de maxima aangepast bij ministeriële regeling (zie: informatie Ministerie BZK)

33

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

niet uit variabele en/of prestatieverbonden componenten bestaat, en dat een eventuele vertrekpremie, conform de praktijk in de publieke sector wordt bepaald. Voor de vergoeding van leden en voorzitter van Raad van commissarissen (RvC) of Raad van toezicht (RvT) is het uitgangspunt dat deze bescheiden van omvang is en tegelijk wel uitdrukking geeft aan de waardering voor de inzet. De vergoeding voor de RvC’s ligt ruim onder de maximale vergoeding voor leden en de voorzitter volgens de WNT (10% en 15%, respectievelijk, van het inkomen van de bestuurder). De vergoedingen worden geïndexeerd23 en de verhouding in beloning van leden tot voorzitter volgt de WNT (2:3). NV’s en BV’s zonder publiekrechtelijke bevoegdheden die een op winst gerichte onderneming drijven, vallen niet onder de reikwijdte van de WNT. Hierbij is het uitgangspunt dat hoe ‘publieker’ de verbonden partij is, hoe meer de beloning van de bestuurders moet zijn afgestemd op genormeerde beloningen in de (semi-)publieke sector. Voorbeelden in Delft zijn de BNG en Stedin. Ondernemingen als deze zijn overwegend publiek, én concurreren ook op de markt. Voor deze categorie wordt aangesloten bij de zogenaamde representatieve arbeidsmarktreferentiegroep24, of bij de gemaakte afspraak binnen de verbonden partij.

Sommige ondernemingen voeren activiteiten uit die een publiek belang dienen en zijn daarom ook (deels) in overheidshanden, maar het zijn ook commercieel georiënteerde organisaties. Soms concurreren ze (op de arbeidsmarkt) met grote buitenlandse bedrijven. Dit kunnen redenen zijn om de norm voor beloningen met een nader te bepalen factor te verhogen (denk hierbij aan bijvoorbeeld anderhalf of twee maal de WNT-norm). Voor de groep vennootschappen van gemengde publiek/privaat karakter die op winst gericht zijn, wordt voor het beloningsbeleid aangesloten bij het rijksbeleid voor beloningen bij staatsdeelnemingen (Nota Deelnemingenbeleid rijksoverheid 2022). In geval van een variabele beloning als financiële prikkel zal het uitgangspunt zijn het behalen van publieke en strategisch doelstellingen, op de langere termijn (orde grootte vier jaar), en meetbaar. Verder is het uitgangspunt dat de beloningsontwikkeling van het bestuur van de onderneming in beginsel die van de werknemers volgt en dat een eventuele vertrekpremie is gemaximeerd op één jaarsalaris.

5.3 Beleidsuitgangspunten bij beheersen Bij beheersen is het vooral van belang goede afspraken te maken over de rolverdeling van bestuurders. Het risico is dat de inhoud prevaleert, waar het ook van belang is te letten op de continuïteit van de organisatie. Bij verbonden partijen is het uitgangspunt dat de twee rollen (eigenaars- en opdrachtgeversrol)bestuurlijk worden belegd bij verschillende collegeleden (functionele scheiding). De rol als eigenaar omvat: − Formuleren van kaders voor de verbonden partij (de governance); CPB, Centraal Economische Plan (CEP), publicatie in maart jaar t, “prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers (%)' in het jaar t+1” 24 De jaarlijkse rapporten over beloning (renumeratie) staan op de sites van BNG en Stedin en Stedingroep. 23

34

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

− − − −

− −

De bepaling van de taak van de organisatie en de strategische ruimte, onder andere investeringsruimte en doelmatigheidseisen; Verantwoordelijk voor de realisatie binnen gestelde kaders; Bewaken van de continuïteit van de verbonden partij, door een zodanige voorziening van middelen van de organisatie dat zij goed kan functioneren (alle PIOFACH middelen, inclusief het werkgeverschap); Verbonden partijen zijn zelf verantwoordelijk voor hun fiscale positie. Echter, de gemeente is risico (mede)dragend voor de financiële gevolgen van de verbonden partijen en wordt geregeld ook zelf betrokken bijvoorbeeld in verband met btw-terugvraag via het Btw compensatie Fonds (BCF). Om eventuele fiscale risico’s vroegtijdig in beeld te krijgen is (jaarlijks) aandacht voor de fiscale kant van de samenwerking in de beheersingscyclus van belang. Bewaken van het financiële belang in de verbonden partij; Beheersen van de risico’s.

De rol als opdrachtgever houdt in: − Formuleren van de te leveren producten/diensten; − Afspraken maken over de levering (contract/dienstverleningsovereenkomst); − Bewaken van kwantiteit en kwaliteit van de levering; − Bewaken prijsstelling; − (Periodieke) evaluatie uitbestede diensten binnen de kaders van de eigenaar. Bij vennootschappen geldt: − Duidelijke afspraken op basis van overeenkomst of contract (opdrachtgeverrol); − Stemmen in Algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) bij een vennootschap (eigenaarsrol). 5.3.1 Dochterondernemingen Voor de beheersing bij dochterondernemingen gelden in aanvulling op het bovenstaande ook nog drie aandachtspunten. Ten eerste is het uitgangspunt dat de gemeente vanuit eigenaarschap van haar dochterondernemingen zoveel mogelijk één lijn hanteert, en dat er, met onderbouwing, maatwerk afspraken mogelijk zijn. Zo kan een dochteronderneming bijvoorbeeld verschillende vormen van financiering kennen, of er kan sprake zijn een noodzakelijk verschil in bedrijfsvoering ten behoeve van (efficiëntie in) de uitvoering, of het verschil in omvang van de organisatie of verantwoordelijkheden speelt een rol. Het tweede aandachtspunt betreft de indexering van de begroting van de dochteronderneming. Het uitgangspunt hiervoor is dat de indexering de methodologie volgt van de gemeente.

Op hoofdlijnen betekent dit in de praktijk dat de indexering afhankelijk is van de uitkering door het Rijk aan de gemeente. Tegelijkertijd worden cao-ontwikkelingen als onvermijdelijk beschouwd. Per dochteronderneming kunnen maatwerkafspraken worden gemaakt bijvoorbeeld omdat er één (of meer) andere cao(‘s) in gebruik is (zijn). Ten derde is de dochteronderneming verantwoordelijk voor ordentelijke behandeling van de relevante belastingen, zoals btw, werkgever- en werknemerslasten, fiscale voorzieningen voor personeel en eventuele vennootschapsbelasting. Belangrijk 35

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

hierbij op te merken dat de belastingdienst de gemeente ziet als een moedermaatschappij met haar 100%-deelnemingen als dochterondernemingen. Voor de juiste behandeling van fiscale aangelegenheden is het noodzakelijk dat de deelneming en de gemeente heldere afspraken hebben over de fiscale impact van onder meer onderlinge betalingen en dienstverlening (bijvoorbeeld teruggave btw via belastingdienst of via btw-compensatiefonds).

5.4 Beleidsuitgangspunten bij toezicht Toezicht is een functie die vooral binnen de verbonden partij goed, dat wil zeggen zo onafhankelijk mogelijk, moet zijn belegd. Bij gemeenschappelijke regelingen ligt de toezichtrol feitelijk bij het Algemeen Bestuur (AB). Het AB houdt dan toezicht op het Dagelijks Bestuur (DB). Bij vennootschappen is onafhankelijk toezicht essentieel en belegd bij de raad van commissarissen (RvC). Het uitgangspunt is dat de rollen gescheiden zijn, zowel voor bestuurders als voor ambtenaren. Dus de toezichtrol wordt belegd separaat van de rol van opdrachtgever vanuit de gemeente, als ook buiten het (dagelijks) bestuur van de opdrachtnemer. De raad van commissarissen heeft de taak om toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap, en de directie met raad terzijde te staan. Voor de zittingsduur van leden geldt als uitgangspunt een periode van 3 of 4 jaar. Goed functionerende commissarissen kunnen worden herbenoemd voor een tweede zittingstermijn. Het bedrijf kan daarmee profiteren van de kennis die de commissaris heeft opgedaan en dat is goed voor continuïteit van het bedrijf. Als leden van de raad van commissarissen te lang commissaris van een bedrijf blijven, kan dit ten koste gaan van het kritisch vermogen van de raad als leden enigszins vergroeid raken met het bedrijf (maximale zittingsduur 8 jaar).

5.5 Beleidsuitgangspunten bij verantwoorden Verantwoorden is de spiegel van sturen. Bij verantwoorden passen goede afspraken over (tussentijds) rapporteren op doelbereik of prestaties, afhankelijk van het type verbonden partij. Gemeenschappelijke regelingen moeten zorgen voor tussentijdse rapportages met nadruk op realisatie van bijdrage aan beleidsdoelstellingen en ontwikkeling van beleidsrisico’s. Vennootschappen moeten zorgen voor tussentijdse rapportages met nadruk op realisatie gebaseerd op harde KPI’s en financiële risico’s. De gemeente is zelf ook aan zet om vanuit de toezichtrol eisen te stellen aan de informatievoorziening. Naast de frequentie is daarbij de kwaliteit van de informatie van belang. De toepassing van prestatienormen en de transparantie van de opbouw van risico’s zijn onderwerpen waarop getoetst wordt. We kiezen bij gemeenschappelijke regelingen om dat in samenwerking met de andere deelnemende gemeenten te doen. Een van de instrumenten daarvoor is een gemeenschappelijke Kaderbrief van de colleges van B&W. Deze aanpak maakt het

36

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

ook mogelijk de werkwijze van de verschillende verbonden partijen te vergelijken en van elkaar te leren.25 5.5.1 Rechtmatigheidsverantwoording verbonden partij De verbonden partijen met een rechtspersoonlijkheid hebben een eigenstandige verantwoordingsplicht en die heeft ook betrekking op de rechtmatigheid. Dit is verschillend ingevuld voor organisaties op grond van het privaat recht of het publiek recht. Bij gemeenschappelijke regelingen (publiek recht) is de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de jaarrekening, net als bij de gemeente. Voor vennootschappen, stichtingen en coöperaties (privaat recht) is rechtmatigheid onderdeel van de accountantscontrole.

Het kan voorkomen dat de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente beïnvloed wordt door het niet-rechtmatig handelen van een verbonden partij, indien26; • in de regeling, statuten, oprichtingsakte of overeenkomst is geregeld dat voorwaarden aan de bijdrage zijn verbonden waaraan de instelling zich moet houden om niet gehele of gedeeltelijke vermindering van de bijdrage van de gemeente te krijgen; • de verbonden partij een mandaat heeft om namens en met geld van de gemeente te besteden, waarbij de gemeente feitelijk opdrachtgever is; • de verbonden partij een eigen rechtspersoonlijkheid heeft en een aanbesteding verricht terwijl deze verbonden partij binnen de gezagsstructuur van de gemeente werkzaamheden verricht voor de gemeente; • de verbonden partij geen eigen rechtspersoonlijkheid heeft (bijvoorbeeld Gemeenschappelijk Orgaan) en de opdracht daarmee feitelijk is verstrekt door de gemeente. Om die reden monitort de gemeente of één van bovenstaande gevallen aan de orde kan zijn. Indien dit het geval is, treedt de gemeente in overleg om dergelijk potentieel niet-rechtmatig handelen tijdig te signaleren en feitelijk niet-rechtmatig handelen te voorkomen.

25

Een door de gemeente toegepaste governancecode is Comply or explain/ Pas toe of leg uit. Dit is een aanpak waarbij aan organisaties en bedrijven de keus wordt gelaten: zij mogen zelf bepalen of zij zich aan een bepaalde code of regel zullen houden, maar als zij besluiten dat niet te doen moeten zij wel uitleggen waarom niet. 26 Zie: Kadernota Rechtmatigheidsverantwoording, Commissie BBV

37

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

6 Grip op verbonden partijen 6.1 Inleiding Zoals in hoofdstuk 5 is toegelicht, is de raad (mede) bepalend bij de op- en inrichting, en de eventuele uittreding of beëindiging van verbonden partijen, en is de sturing op de uitvoering door de verbonden partij primair de aangelegenheid van het college. De raad geeft hiervoor de kaders mee en controleert. Het verschil tussen deze taken lijkt redelijk duidelijk, maar in de praktijk blijkt de afbakening niet altijd eenvoudig. In dit hoofdstuk staan de rollen van college en raad centraal. Toegelicht wordt hoe de sturing en beheersing zijn ingericht om de (deel)belangen, van iedere deelnemer en van de verbonden partij organisatie, gezamenlijk af te wegen. Want het hoogste belang van alle betrokkenen is een maatschappelijk efficiënte en effectieve uitvoering door de verbonden partij. Hieruit volgt de betekenis voor de invulling van de kader stellende en controlerende rol van de raad. Daarnaast worden principiële kenmerken van samenwerken toegelicht om te komen tot het ervaren van grip op verbonden partijen. En ten slotte wordt het gebruik van evaluaties behandeld.

6.2 Belangen bij een verbonden partij Het college is verantwoordelijk voor de behartiging van het Delftse belang in een verbonden partij (zie Figuur 9). Dit belang, voortvloeiend uit de opdrachtgeversrol, vormt het fundament van de verbonden partij. Zonder opdracht vanuit de gemeente, is er in principe geen belang voor de gemeente om (mede-)eigenaar te zijn van een externe organisatie27. Net als de gemeente Delft, hebben de partners, waarmee in de verbonden partij wordt samengewerkt, hun belangen. De samenwerking is vaak gebaseerd op efficiency- (en kennis)voordelen door uitvoering op een groter schaalniveau. Als een deelnemer vervolgens eigen eisen stelt aan de producten of dienstverlening, dan kan dit nadelig zijn voor de efficiency en voor de bedrijfsvoering van de verbonden partij, en daarmee voor het gezamenlijke belang. Dan zal de verbonden partij de eisen niet inwilligen, tenzij daar afspraken over zijn gemaakt, eventueel tegen extra vergoeding. Bij de toetreding tot/oprichting van een verbonden partij dient de meerwaarde van de samenwerking te worden afgewogen tegen die beperking van invloed.

27

Dit geldt niet voor alle verbonden partijen van de gemeente en dan ligt de reden van de deelneming in een opdracht van het Rijk of is het historisch zo gegroeid (Stedin, BNG en Evides).

38

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

Figuur 9: Verhouding tussen College en verbonden partij

Naast de belangen van de opdrachtgever speelt bij verbonden partijen ook het eigenaarschap. Het belang van de eigenaar is de continuïteit, of instandhouding, van de organisatie. Dat belang richt zich onder meer op de kwaliteit en de tevredenheid van medewerkers, het ziekteverzuim, de aantrekkelijkheid als werkgever op een krappe arbeidsmarkt, en ook de tevredenheid van de klanten enzovoort. Een eventuele botsing van belangen tussen verschillende deelnemers zal moeten worden geadresseerd in de gezamenlijke bestuurs-, aandeelhouders- of ledenvergadering. Vanuit het eigenaarsbelang bewaakt de gemeente ook een gezond evenwicht tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer (=de verbonden partij). Want door het eigenaarschap van de verbonden partij zijn opdrachtgever en verbonden partij tot elkaar veroordeeld. De verbonden partij mag meestal niet elders opdrachten gaan werven. Daardoor zou de opdrachtgever de positie kunnen innemen om zo veel mogelijk productie te vragen tegen een zo laag mogelijke prijs. Anderzijds mag de opdrachtgever niet elders gaan ‘shoppen’ en daarmee heeft de verbonden partij een monopolie voor de uitvoering. Zo kan de verbonden partij een meer dan kostendekkend tarief willen hanteren. Bij gebrek aan het marktmechanisme bewaakt de gemeente met de eigenaarsrol het evenwicht tussen opdrachtgever en -nemer.

Het is van belang dat de gemeente intern de integrale afweging maakt tussen de verschillende belangen van de gemeente voorafgaand aan besluiten over verbonden partijen. Voorkomen moet worden dat in de voorbereiding van besluitvorming, of bij de besluitvorming zelf, één van beide belangen teveel de overhand heeft. Daarom wordt vanuit beide perspectieven de voorgenomen besluiten bezien. Dat betekent dat de rollen van opdrachtgever en eigenaar, zoveel mogelijk, bij verschillende functionarissen en/of bestuurders zijn belegd. Dit uit elkaar halen van de rollen ondersteunt de weging van de belangen. Die (af)weging dient intern dan ook gemaakt te worden, want uiteindelijk spreekt het college extern met één mond. Het collegelid 39

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

dat in de gezamenlijke algemene (bestuurs/aandeelhouders/leden)-vergadering zit dient het integraal afgewogen belang van Delft in te brengen, waar deze paragraaf mee begon.

6.3 Uitvoering bestuurlijke en ambtelijke rollen De weging van belangen met betrekking tot een verbonden partij binnen het college heeft een bestuurlijk en ambtelijk coördinatiemechanisme nodig. Hierna wordt toegelicht hoe dit binnen de gemeente Delft is georganiseerd, waarbij het uitgangspunt is dat mogelijke met elkaar conflicterende posities en belangen zoveel mogelijk gescheiden van elkaar zijn belegd én samenkomen doordat zij ambtelijk, of zo nodig in het college, tegen elkaar worden afgewogen. Rol verbonden partij De verbonden partij verzorgt de uitvoering van gemeentelijk beleid, wat vaak leidt tot producten of dienstverlening aan de samenleving in Delft. De kaders voor de uitvoering volgen uit de afspraken die de deelnemers met elkaar hebben gemaakt. Het bestuur heeft daarbij de verantwoordelijkheid voor de organisatie vanuit het perspectief van continuïteit, met bijzonder oog voor een gezonde bedrijfsvoering. Het bestuur van de verbonden partij stelt de begroting vast, evenals de jaarstukken van de verbonden partij. Voor GR-en geldt dat een collegelid van Delft zitting heeft in het (algemeen) bestuur van de verbonden partij, dat toe ziet op de uitvoering en de directievoering conform de afspraken. De verbonden partijen sturen de jaarstukken naar de raad en de GR-en sturen ook hun begroting voor zienswijze naar de raden.

De verbonden partij heeft hiermee zelf een rol in verantwoording afleggen aan de deelnemende raden en colleges. Rol College De verdeling van de verantwoordelijkheden tussen raad en college is vormgegeven in de wettelijke regelingen over deelname in de besturen of andere organen van verbonden partijen. In het algemeen geldt dat het college (of meerdere colleges – zie voetnoot 20) een lid aanwijst om zitting te nemen in het hoogste besluitvormende orgaan samen met de vertegenwoordigers van de andere deelnemers. Voor GR-en is dat het (algemeen) bestuur, voor vennootschappen de aandeelhoudersvergadering, en bij een coöperatie de algemene ledenvergadering. Voor de GR-en wijst het college dus, met uitzondering van de MRDH, de vertegenwoordigende bestuurders aan en, indien voorgeschreven in de regeling of wenselijk geacht, ook plaatsvervangers en informeert de raad daarover. Omdat de MRDH een gemengde college én raads-regeling is, worden hier bestuursleden door de raad aangewezen. Voor de vennootschappen zijn de bevoegdheden van het college bepaald in de statuten en deze betreffen onder meer de benoeming van de leden van de Raad van Commissarissen (RvC) en afstemming met de RvC over de benoeming van de directie. De (beleids)uitgangspunten voor de bevoegdheden zijn opgenomen in hoofdstuk 5.

Binnen het college worden het opdrachtgeversbelang en het (mede)eigenaarsbelang gescheiden belegd, waar dat nodig wordt geacht. Doorgaans wordt het 40

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

eigenaarschap bij de wethouder Financiën belegd en het opdrachtgeverschap bij de betreffende inhoudelijke wethouder(s), indien de opdrachtverlening (sturing) politiek van belang is. Onderwerpen die in het bestuur van een verbonden partij of in het overleg met een verbonden partij aan de orde komen en die voor Delft van belang zijn, moeten in het college afgestemd worden, voordat de Delftse vertegenwoordiging in de verbonden partij zijn stem uitbrengt. De sturing op de verbonden partij door het college moet in overeenstemming zijn met de afspraken in de regeling of de statuten. Het college moet in zijn relaties met de verbonden partijen bewerkstelligen dat de raad in staat wordt gesteld om de kaderstellende en controlerende rol te kunnen uitoefenen. Ambtelijke ondersteuning college Het college wordt bij de sturing op en deelname in verbonden partijen ambtelijk ondersteund door accounthouders. Het account voor de verbonden partij is in principe belegd bij het inhoudelijk verantwoordelijke cluster waar de verbonden partij ten dienste staat van de uitvoering van het beleid. Deze accounthouders nemen kennis van de concept-stukken van de verbonden partij en nemen deel aan ambtelijke regionale overleggen, die in veel gevallen zijn georganiseerd rond verbonden partijen.

Deze accounthouders dienen ervoor te zorgen dat kwesties die Delftse bestuurlijke standpunten vergen, op tijd in het college worden behandeld en, waar nodig, aan de raad worden voorgelegd. De accounthouders hebben regelmatig overleg met de bestuurder die deelneemt aan het bestuur van de betrokken verbonden partij, om te informeren en af te stemmen. Het kader hiervoor is dat bij besluitvorming de verschillende belangen expliciet besproken en afgewogen worden. Om dit te faciliteren worden de opdrachtgevers- en eigenaarsrol bij verschillende ambtelijke functionarissen belegd. Dit wordt aanbevolen wanneer er sprake is van een omvangrijke opdrachtverlening én een significant aandeel van de gemeente in de verbonden partij. De advisering voor de inhoudelijke zaken is belegd bij de betreffende clusterdirecteur (‘opdrachtgeversrol’) en voor organisatorische aangelegenheden (‘eigenaarsadvies’) bij de afdeling Controlling. Dit alles in nauwe onderlinge samenwerking en afstemming, zodat de ‘linkerhand’ weet wat de ‘rechter’ doet en andersom. Deze interne afstemming draagt er aan bij dat de gemeente uiteindelijk één standpunt bepaalt en naar buiten toe met één mond spreekt. Enkele verbonden partijen waar de gemeente geen (beleids)opdracht geeft voor de uitvoer van taken (Stedin, BNG, Evides), zijn integraal belegd bij de afdeling Controlling.

Rol van de raad: kaderstellen en controleren Omdat het college belast is met de sturing op en deelname aan de verbonden partij, heeft de raad de handen vrij om het college ter verantwoording te roepen zonder dat men zich als raadslid heeft verbonden aan bestuurlijke besluiten van het orgaan in kwestie. De raad kan zijn controlerende taak ten volle uitvoeren, mits de raad over tijdige en adequate informatie van het college beschikt. En het college beijvert zich om binnen de verbonden partij te borgen dat rekening wordt gehouden met de tijdsduur die nodig is voor de raad.

41

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

Vanuit de kaderstellende rol richt de raad zich met name op de doelstellingen en de ontwikkelingen in de toekomst. Het is derhalve van belang dat voor de raad duidelijk is hoe de producten of dienstverlening door de verbonden partij zich verhouden tot de doelstellingen van de gemeente. Ook kan de raad de kosten (de financiële bijdrage van de gemeente) die de gemeente maakt voor de producten/dienstverlening betrekken bij de kaderstelling en toetsing. De mogelijkheden voor de gemeenteraad om invloed uit de oefenen op verbonden partijen vloeien voort uit wettelijke bevoegdheden. Deze bevoegdheden van de raad verschillen in het publiek recht (Gemeenschappelijke regelingen: GR-en) en privaat recht (vennootschap, vereniging/coöperatie, stichting). De bevoegdheden die in de wetgeving vastliggen, kunnen aanvullend geregeld zijn in de GR of de statuten van een private verbonden partij. Het gaat om: • Besluiten tot toetreding, wijziging, uittreding of opheffing (Wgr art 1, GW art 160 lid 2) • Vaststellen regeling; met voor GR-en verplichte onderdelen over actieve informatieplicht, verantwoording, uittreding en burgerparticipatie. (resp.

Wgr art 17 lid 2 en 3, Wgr art 34b, Wgr art 9 lid 1 en Wgr art 10 lid 7 en 8) • Aanwijzen leden van het (Algemeen) Bestuur (Wgr art 13) • Zienswijze op ontwerp-begroting (GR-en) (Wgr art 35 lid 3) • Jaarrekening ter kennisname (Wgr art 34b) • (Gemeenschappelijk) rekenkameronderzoek (GW art 155h en art 184) • Gemeenschappelijk raads-adviescommissie GR-en (Wgr art 24a) Informatievoorziening aan de raad In de voorschriften voor de programmabegroting en de jaarstukken is voorzien in een paragraaf Verbonden partijen, zodat de raad een overzicht krijgt van deze samenwerkingsverbanden waarin de gemeente een bestuurlijk én financieel belang heeft. In deze overzichten wordt per verbonden partij het aandeel van de gemeente in de verbonden partij aangegeven, de motivatie voor deelname aan de verbonden partij en de relatie tot de doelstellingen met een verwijzing naar de desbetreffende programma’s. Tevens worden eventuele bijzonderheden en de belangrijkste risico’s benoemd die op dat moment aan de orde zijn. Specifieke informatie-afspraken met een verbonden partij worden tevens opgenomen in deze overzichten. Het format voor deze overzichten is achter in deze nota opgenomen (zie bijlage D). In de programma’s van de programmabegroting en de jaarstukken wordt, indien er ontwikkelingen zijn, toelichting gegeven op de inhoudelijke producten/dienstverlening van een verbonden partij.

Uit de actieve informatieplicht van het college vloeit voort dat het college de raad informeert over significante ontwikkelingen die gevolgen hebben voor het bereiken van beleidsdoelen. Dit kan ook betrekking hebben op de uitvoering door verbonden partijen. De verantwoordelijke portefeuillehouder verstrekt via de raadscommissies informatie over wat er in het bestuur van een verbonden speelt of heeft gespeeld. Zaken van inhoudelijk belang bij een verbonden partij worden, in principe, ingebracht in de relevante beleidscommissie. Zaken in verband met verbonden partijen in het algemeen worden, afhankelijk van het onderwerp, in de commissie Algemeen, commissie EFB of commissie Rekening & Audit besproken. 42

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

Naast informatieverstrekking door of via het college over een verbonden partij, gebeurt dit ook rechtstreeks door een verbonden partij aan raadsleden van de deelnemende gemeenten: • GR-en leveren (verplicht) hun begroting aan de raden voor zienswijze. De zienswijze procedure geldt daarnaast voor nader in de GR gespecificeerde besluiten. • de verbonden partijen leveren hun jaarverslag aan de raad over hun activiteiten inclusief de besteding van de middelen en afhankelijk van de afspraken eventuele aanvullende rapportages. De raad verkrijgt tevens informatie via eigen vertegenwoordiging in bestaande raadsadviescommissies van Gemeenschappelijke regelingen, zoals het geval is bij de MRDH, ODH en VRH. Het geheel aan bevoegdheden en afspraken die het sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden vastleggen, kortom de governance, is van essentieel belang, maar voor het ervaren van grip is meer nodig.

6.4 Grip door samen te wérken Afspraken als basis voor institutioneel vertrouwen De essentie van een verbonden partij is dat deelnemers er in samenwerken, de kosten delen en derhalve goedkoper uit zijn en/of betere dienstverlening voor de burgers organiseren. Als gevolg van de samenwerking kunnen tijd en middelen worden vrijgemaakt om investeringen te plegen, wat weer kan leiden tot betere of efficiëntere dienstverlening. Voor de gemeente betekent dit dat er goede afspraken moeten zijn (of worden) gemaakt over de doelstelling, het bestuur, de berekening van de bijdrage, de (financiële) aansprakelijkheid, en over de wijze van uittreden als de samenwerking niet meer wenselijk is. Logischerwijs zijn de afspraken wederzijds en dus bindt en verplicht de gemeente daarmee ook zichzelf. Belangrijke wijzigingen, in de samenwerking zoals uittrede van een deelnemer, dienen ook door iedere deelnemer besloten te worden. Deze onderlinge gelijkwaardigheid en de vastlegging van het commitment van íedere deelnemer legt de basis voor het zogenaamde institutionele vertrouwen. Persoonlijke interactie als basis voor grip Dus het complexe geheel aan governance-afspraken legt de basis voor institutioneel vertrouwen waarop de samenwerking kan functioneren. Maar de complexiteit van die afspraken geeft de betrokkenen vaak een gevoel onvoldoende grip te hebben.

Want er is sprake van meerdere belangen, de verantwoordelijkheid is indirect en de formele werkwijze met bijvoorbeeld zienswijze-brieven leidt tot lange doorlooptijden. Dit is onvermijdelijk en inherent aan verbonden partijen. Want anders dan bij samenwerken binnen een organisatie met hiërarchie, kent samenwerking tússen organisaties geen hiërarchie: niemand is de baas. Dus alles kan alleen maar met elkaar. Uiteraard leggen grote deelnemers, zoals Den Haag of de provincie Zuid-Holland, een groter gewicht in de schaal, maar ook zíj moeten er gezamenlijk uitkomen met de partners.

43

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

Juist in deze situaties is persoonlijk contact sterk aan te raden. Want bij het samenwerken met een gezamenlijk doel, met gelijke status zonder onderlinge competitie en ondersteund door regels en bestuur, precies zoals in verbonden partijen, blijkt uit onderzoek28 dat persoonlijk contact helpt. Het vermindert vooroordelen en wij/zij-denken en helpt tegen samenwerkings-problemen. En mocht zich een probleem voordoen in de samenwerking is het cruciaal te onderzoeken hoe het systeem van samenwerking verbeterd kan worden om herhaling te voorkomen. Het gezamenlijk lessen trekken op het niveau van de samenwerking kan het onderling vertrouwen verstevigen29, waar de schuldvraag het vertrouwen en de samenwerking kan ondergraven. Grip en invloed met een minderheidsbelang Meestal heeft de gemeente een minderheid, of zelfs kleine minderheid aan stemmen, net als de andere deelnemers. Voor effectieve invloed op de aansturing van de verbonden partij streeft de gemeente daarom naar samenwerking met de andere deelnemers via ambtelijke en bestuurlijke regionale afstemming en in eventuele gezamenlijke raadsadviesorganen om het publieke belang van Delft zo goed mogelijk te dienen. De verbonden partij faciliteert doorgaans de overleggremia, die in sommige gevallen ook onderscheiden worden naar regionale opdrachtgevers- en eigenarenoverleggen.

Contact en (fysieke) deelname aan de overleggen, en waar nodig zelf organiseren daarvan, is belangrijk voor invloed op de verbonden partij. Voor ambtenaren en bestuurders met opdrachtgevers- of eigenaarsrol, is het investeren in een goede relatie met andere deelnemers en met de (directie van de) verbonden partij wezenlijk voor het ervaren van grip op de verbonden partij. Zo wordt even de telefoon pakken voor een vraag of een werkbezoek afleggen meestal zeer gewaardeerd. De sleutel is het onderhouden van een relatie waarin de wederzijdse verwachtingen bekend zijn, er wederzijds (geïnformeerd) vertrouwen is en respect voor elkaars (soms tegengestelde) belangen. Grip en invloed van de raad op verbonden partijen Grip op verbonden partijen is de mate waarin de raad ervaart invloed te hebben op de verbonden partij. Dat wordt bepaald door: • het formele (stem)gewicht van de gemeente in de samenwerking; • of, en hoe zichtbaar, de partij bijdraagt aan de beleidsdoelen van de gemeente; • hoe de verbonden partij invulling geeft aan de bestaande governance afspraken en bijvoorbeeld tijdig haar jaarrekening oplevert, • het directe contact van de gemeenteraad met de verbonden partij. In enkele gevallen vormen één of meer leden van de raad met leden van andere raden van deelnemers in de regio een (financieel) adviesorgaan van de verbonden partij (MRDH, ODH, VRH).

De raad kan op werkbezoek gaan en/of de directie van een verbonden partij uitnodigen voor een presentatie of toelichting en bespreking van de begroting of jaarverslag in een raads- of commissievergadering (of bijeenkomst).

28 29

Gordon Allport, “The Nature of Prejudice”, Addison-Wesley, 1954 Fish, S., Munro, E., Bairstow, S., “Learning together to safeguard children: developing a multi-agency systems approach for case reviews”, SCIE, SCIEguide 24, 2009.

44

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

6.5 Evaluatie verbonden partijen De gemeente heeft een belangrijk deel van de uitvoering van haar (verplichte) taken en beleid belegd bij haar verbonden partijen. In financiële termen tellen de bijdragen aan de verbonden partijen op tot ongeveer 15% van de begroting30. De bijdragen vormen voornamelijk een vergoeding voor de (personele) kosten van de organisaties zelf, terwijl sommige verbonden partijen ook de besteding van de beleidsmiddelen voorbereiden of mede-bepalen. Zo bezien is de impact op de programmabegroting nog een stuk groter. In het kader van beleidsevaluaties zal de gemeente (en zullen andere deelnemers) regelmatig ook de beleidsuitvoering door een verbonden partij betrekken in een evaluatie-onderzoek. Dan is de vraag of de gemeente verbeteringen in haar beleid kan doorvoeren. Uitgangspunt is om dergelijk evaluatieonderzoek aan te kondigen bij de verbonden partij en de andere deelnemers en, na afloop, de uitkomsten met elkaar te delen. Object van onderzoek is dan het eigen beleid en niet de uitvoeringsorganisatie. Want het uitgangspunt voor de evaluatie van (het functioneren van) een verbonden partij, is dat daar in gezamenlijkheid toe wordt besloten. Voor het evalueren van de verbonden partij is het namelijk van groot belang dat de prestaties sterk afhankelijk zijn van het functioneren van het complexe systeem van samenwerking.

En daar maken de deelnemers zelf onderdeel van uit. Het betreft dan onder meer de inzet van eigen personeel in de governance, de eigen inhoudelijke inbreng in de sturing en de omvang van de financiële bijdrage. En het risico bestaat dat een onderzoek naar de verbonden partij, eenzijdig door een deelnemer, als een beoordeling, of zelfs beschuldiging, wordt ervaren. Alleen al de schijn dat de schuldvraag leidend is, kan, in potentie, het vertrouwen schaden. Daarmee zou de evaluatie, die bedoeld is om verbeteringen aan te brengen, in zichzelf al tot verslechtering van de verhoudingen kunnen leiden. Daarom is het uitgangspunt dat een evaluatie vanuit het perspectief van één deelnemer ónwenselijk is. Dus het uitgangspunt is dat alleen binnen het samenwerkingsverband besloten wordt tot evaluatie van (het functioneren van) de verbonden partij. Voor GR-en geldt dat de regeling een afspraak bevat over het al dan niet evalueren met een bepaalde frequentie of bij gerede aanleiding31. In het evaluatie-onderzoek kunnen natuurlijk prestaties vergeleken worden met doelstellingen en/of prestaties van andere (vergelijkbare) organisaties, maar de verbonden partij als het ware ‘afrekenen’ daarop is onwenselijk. De vraag moet zijn waar de oorzaak van eventueel inefficiënt of ineffectief opereren in gelegen is.

Dat kan zijn in (grote) verschillen tussen beleidsopdrachten van de deelnemers, of in onderling wantrouwen binnen de samenwerking, of in te weinig sturing door opdrachtgevers, of in onvoldoende interne beheersing bij de verbonden partij. Voor een goede evaluatie, die inzicht geeft om te komen tot verbeteringen van het systeem, dienen openheid en nieuwgierigheid naar het perspectief van de ander in de samenwerking voorop te staan in het evaluatieonderzoek. In de PB2025-2028 tellen de bijdragen aan de verbonden partijen in 2025 op tot 14,9% (€74 miljoen), van de totale begrotingsuitgaven. 31 Verplicht in de Wet gemeenschappelijke regelingen, sinds de wijziging per 1 juni 2022. 30

45

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

BIJLAGEN Bijlagen A, B, C en D bij deel II: Verbonden Partijen

46

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

Raads(R) en/of College(C)-regeling

type

Gemeenschappelijke regelingen Overige deelnemers

Naam

Avalex

C

Bvo

Beleidsarm (A) of rijk (R)

Tabel A: Overzicht verbonden partijen (per januari 2025)

Midden-Delfland, LeidschendamA Voorburg, Wassenaar, PijnackerNootdorp en Rijswijk GRB Delft- Rijswijk C Bvo Rijswijk A GGDVTH C OL Den Haag, Leidschendam-Voorburg, A (uitvoeringsorganisa Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, -ties GGDH en VTH) Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer SbJH: C Bvo Den Haag, Leidschendam-Voorburg, A Servicebureau Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Jeugd Haaglanden Rijswijk, Voorschoten, Wassenaar, Westland en Zoetermeer MRDH: R&C OL Albrandswaard, Barendrecht, Capelle R Metropoolregio aan den IJssel, Delft, Den Haag, Rotterdam Den Krimpen aan den IJssel, Haag Lansingerland, LeidschendamVoorburg, Maassluis, MiddenDelfland, Nissewaard, PijnackerNootdorp, Ridderkerk, Rijswijk, Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen, Voorne aan Zee, Wassenaar, Westland en Zoetermeer ODH: C OL Den Haag, Pijnacker-Nootdorp, A Omgevingsdienst Westland, Midden-Delfland, Haaglanden Leidschendam-Voorburg, Zoetermeer, Rijswijk, Wassenaar en de provincie Zuid-Holland RBG: Regionale C OL Schiedam, Vlaardingen en A Belasting Groep Hoogheemraadschap Delfland en Hoogheemraadschap Schieland en Krimpenerwaard VRH: C OL Den Haag, LeidenschendamA Veiligheidsregio Voorburg, Midden-Delfland, PijnackerHaaglanden Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland en Zoetermeer Coöperatie Naam Rol gemeente Andere leden Coöperatief Beheer Lid (AV) en Midden-Delfland, Maassluis, Westland Groengebieden

Midden- opdrachtgever Schiedam en Vlaardingen. Bestuur Delfland (CBG) 47

Nota Bestuurlijke rolneming & Verbonden partijen 2025

Naam Werkse! Holding

BV/ NV BV

Parkeren Delft

BV

Delft Support

BV

Yes!Delft

BV

Innovation Quarter (ROM)

BV

Stedin Holding

NV

Evides

NV

BNG

NV

geeft opdracht voor de uitvoering van het beheer aan Staatsbosbeheer. Vennootschappen (BV’s/NV’s) Rol(len) Overige aandeelhouders gemeente Aandeelhouder (enige); opdrachtgever taken en klant dienstverlening Aandeelhouder (enige), opdrachtgever taken, garantsteller Aandeelhouder (enige), opdrachtgever taken aandeelhouder TU Delft Services BV, Erasmus Universiteit Aandeelhouder Ministerie EZ, Provincie ZuidHolland, TU Delft, Erasmus MC, LUMC, Universiteit Leiden, Rotterdam, Den Haag, Leiden Dordrecht en Westland Aandeelhouder In totaal 42 gemeenten zijn aandeelhouder Aandeelhouder 17 gemeenten in Zuid-Holland GBE vormen Gemeenschappelijk Bezit Evides (50%); en 50% in bezit van Provincie Zeeland en 16 andere gemeenten Aandeelhouder Het Rijk en de Nederlandse gemeenten hebben resp. 51% en 49% van de aandelen

Tabel B: Centrumregelingen (NIET verbonden partijen) Wgr - collegeregelingen (per januari 2024): Naam Centrumregeling samenwerking gemalendiensten (NAD) Gemeenschappelijke regeling archeologie Delft en Westland Gemeenschappelijke regeling archeologie Midden-Delfland Gemeenschappelijke regeling archeologie Pijnacker-Nootdorp Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Midden-Delfland Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer PijnackerNootdorp Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Rijswijk

Centrumgemeente Andere deelnemers Pijnacker-Nootdorp Delft, LeidschendamVoorburg Delft Westland Delft

Midden-Delfland

Delft

Pijnacker-Nootdorp

Delft

Midden-Delfland

Delft

Pijnacker-Nootdorp

Delft

Rijswijk

48

Tabel C: Aandachtspunten bij de inrichting governance Voor vijf vormen verbonden partij (bron: Delftse Rekenkamer (2013) aangevuld vanwege wijzigingen Wgr) De tabel is ten opzichte van de vorige Nota Verbonden Partijen 2018 aangevuld met de Bedrijfsvoeringsorganisatie (bvo) (kolom 3). Deze organisatievorm is mogelijk geworden vanaf 2015 binnen de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Zie voor toelichting § 4.1.1 (p.23). Aandachtspunten bij vormen of toetreden verbonden Partij GR: Openbaar Lichaam (OL)

GR: bedrijfsvoeringsorganisatie (bvo)

Stichting (met zeggenschap)

Coöperatie

BV/NV

Afwegingen - Directe bestuurlijke invloed Veel vs weinig bestuurlijke afstand bij uitvoering gewenst - Rolvermenging

- Directe bestuurlijke invloed - Rolvermenging

- Directe bestuurlijke invloed - Rolvermenging

- Indirecte bestuurlijke invloed - Afstand

- Indirecte bestuurlijke invloed - Afstand

Focus op effectiviteit vs efficiëntie

Efficiëntie

Effectiviteit

Combinatie mogelijk

Efficiëntie

Sturen

Koers

Planning & control cyclus

10. Informatievoorziening / afspraken

Effectiviteit GR: OL

GR: bvo

Stichting (met zeggenschap)

Coöperatie

BV/NV

Duidelijk gezamenlijke (meerjaren) Duidelijk gezamenlijke doelstelling vastleggen in de (meerjaren) doelstelling regeling. vastleggen in de regeling.

In statuten vastgelegd doel is in Gezamenlijk tot een koers komen lijn met gemeentedoel. en deze vastleggen in statuten.

Loopt mee in de gemeentelijke P&C-cyclus cf. Wgr.

Loopt mee in de gemeentelijke P&C-cyclus cf. Wgr

Aansluiten van verantwoordings- Aansluiten van verantwoordings- Aansluiten van verantwoordingsmomenten op gemeentelijke momenten op gemeentelijke P&C- momenten op gemeentelijke P&C-cyclus (vastleggen in de cyclus. (vastleggen in de statuten). P&C-cyclus. (vastleggen in de statuten). statuten).

- Sturen door afspraken (ABbesluit) op bijdrage aan beleidsdoelstellingen binnen financiële kaders. - Realisatie-afspraken op beleidsdoelstellingen en ontwikkeling van beleidsrisico’s.

- Sturen door afspraken (bestuursbesluit) over doelstellingen binnen financiële kaders. - Realisatie-afspraken op doelstellingen en ontwikkeling van risico’s.

- Sturen door afspraken (overeenkomst of contract) op bijdrage aan beleidsdoelstellingen binnen financiële kaders. - Realisatie-afspraken op beleidsdoelstellingen en ontwikkeling van beleidsrisico’s.

49

In statuten vastleggen dat koersbepalende onderwerpen aan AvA, evt. via RvC, worden voorgelegd.

- Sturen door afspraken aan - Sturen door afspraken op beleidsdoelstellingen en financiële financiële doelstellingen (te doelstellingen (te leveren leveren prestaties en prestaties en bijbehorende bijbehorende financiering) binnen financiering). beleidskaders. - Realisatie van zakelijke afspraken - Realisatie-afspraken op harde op harde prestatie-indicatoren en prestatie-indicatoren binnen kwaliteitskaders.

de bijdrage aan beleidsdoelstellingen. Beheersen

Bestuurlijke rollen

GR: OL

GR: bvo

Stichting (met zeggenschap)

Coöperatie

BV/NV

- Duidelijke afspraken op basis - Duidelijke afspraken op basis - Duidelijke afspraken op basis - Duidelijke afspraken op basis - Duidelijke afspraken op basis van bestuursbesluit van bestuursbesluit van overeenkomst of contract van overeenkomst of contract van overeenkomst of contract (opdrachtgeverrol). (opdrachtgeverrol). (opdrachtgeverrol). (opdrachtgeverrol). (opdrachtgeverrol) - Stemmen in AB over - Stemmen in bestuur over - Eigenaarsrol invullen vanuit - Stemmen in algemene - Stemmen in AvA in de inhoudelijke koers vanuit inhoudelijke koers vanuit stichting. ledenvergadering (ALV) over de vennootschap (eigenaarsrol). opdrachtgeverrol en over opdrachtgeverrol en over - Ingrijpen door aanwenden koers van de coöperatie na - Ingrijpen door hard sturen op governance en financiën vanuit governance en financiën bestuursinvloed en sturen op afweging opdrachtgeverrol contractmanagement en eigenaarsrol (extra attentie bij vanuit eigenaarsrol (extra afspraken in overeenkomst. (inhoudelijk) en eigenaarsrol afwijkingen op gemaakte minderheidspositie). attentie bij (governance en financiële afspraken. - Ingrijpen kan direct door minderheidspositie). onderwerpen). bijvoorbeeld terugroepen van - Ingrijpen kan direct door - Ingrijpen door hard sturen op door de gemeente aangewezen bijvoorbeeld terugroepen van contractmanagement en bestuurders.

door de gemeente aangewezen afgewogen stemmen op de ALV. bestuurders.

- Zorg voor beïnvloedings- Zorg voor beïnvloedings- Zorg voor beïnvloedings- Zorg voor beïnvloedings- Zorg voor beïnvloedingsinstrumenten gerelateerd aan instrumenten gerelateerd aan instrumenten gerelateerd aan instrumenten gerelateerd aan instrumenten gerelateerd aan bandbreedtes van afwijkingen bandbreedtes van afwijkingen bandbreedtes van afwijkingen bandbreedtes van afwijkingen bandbreedtes van afwijkingen (beleidsmatige doelstellingen en (doelstellingen en financiële (beleidsmatige doelstellingen (financiën en kwaliteit en (financiën en kwaliteit) en Mogelijkheden tot ingrijpen financiële kaders). kaders). en financiële kaders). beleidsmatige kaders). beleidsmatige kaders. - Vastleggen van mogelijkheden - Vastleggen van - Vastleggen van voorwaarden - Zorg afspraken over - in contracten de looptijd tot uittreden en financiële mogelijkheden tot uittreden en van financiering. Afspraken beëindiging lidmaatschap en de vastleggen en wat de consequenties hiervan. financiële consequenties over tekorten, eventuele financiële consequenties financiële consequenties zijn hiervan. garanties etc. hiervan. bij niet-nakoming. Verantwoorden

Inhoud

Beoordelen succes /afwijkingen

GR: OL

GR: bvo

Zorg voor tussentijdse Zorg voor tussentijdse rapportages met nadruk op rapportages met nadruk op realisatie van bijdrage aan realisatie van bijdrage aan beleidsdoelstellingen en doelstellingen en ontwikkeling ontwikkeling van beleidsrisico’s. van risico’s.

Stichting (met zeggenschap)

Coöperatie

BV/NV

Zorg voor tussentijdse rapportages met nadruk op realisatie van bijdrage aan beleidsdoelstellingen en ontwikkeling van beleidsrisico’s.

Zorg voor tussentijdse rapportages over realisatie van afspraken en de bijdrage aan beleidsdoelstellingen en ontwikkeling van beleid- en financiële risico’s.

Zorg voor tussentijdse rapportages met nadruk op realisatie van op harde KPI’s en financiële risico’s.

- Rapportages geven inzicht in - Rapportages geven inzicht in - Rapportages geven inzicht in - Rapportages geven inzicht in - Rapportages geven inzicht in afwijkingen t.o.v. de afwijkingen t.o.v. de afwijkingen t.o.v. de afwijkingen zowel t.o.v. de afwijking t.o.v. de financiële beleidsmatige doelstellingen en doelstellingen en financiële beleidsmatige doelstellingen beleidsmatige doelstellingen en afspraken en de beleidsmatige

50

financiële kaders en de verklaringen hiervoor. - Periodiek gebruik maken van beleidsevaluaties.

Toezicht houden

GR: OL

kaders en de verklaringen en financiële kaders en de hiervoor. verklaringen hiervoor. - Periodiek gebruik maken van - Periodiek gebruik maken van evaluaties. beleidsevaluaties.

GR: bvo

Stichting (met zeggenschap)

financiële afspraken en de verklaringen hiervoor. - Periodiek gebruik maken van Beleidsevaluaties en benchmarks om te vergelijken met de markt. Coöperatie

- Geen standaardrol voor - Scheiding van rollen van toezicht vastgesteld. bestuurders en ambtenaren als - Toezicht eventueel formaliseren opdrachtgever en als eigenaar. via Raad van Toezicht in staturen.

kaders en de verklaringen hiervoor. - Periodiek gebruik maken van benchmarks om te vergelijken met de markt. BV/NV

Onafhankelijk toezicht

- Structuur levert gevaar op - Structuur levert gevaar op ‘dubbele petten’ op. ‘dubbele petten’ op. - Toezichtrol Algemeen Bestuur - Extra aandacht inrichting formaliseren toezicht en (financial) control is - Extra aandacht inrichting toezicht noodzakelijk. en (financial) control is noodzakelijk.

Informatietoezicht

- Er worden rapportages opgesteld - Er worden rapportages - Rapportages van - Rapportages van toezichthouders - Rapportages van door toezichthouders (intern en opgesteld door toezichthouders toezichthouders (intern of extern) (intern of extern) zijn vrij toezichthouders (intern of extern) extern) en deze zijn vrij (intern en extern) en deze zijn vrij zijn vrij beschikbaar (vastgelegd beschikbaar. zijn vrij beschikbaar. beschikbaar. beschikbaar. in statuten. - Functioneren van toezichthouders - Functioneren van - Functioneren van toezichthouders - Functioneren van - Functioneren van in RvC/auditcommittee wordt toezichthouders in in AB / internal control wordt toezichthouders in AB / internal toezichthouders in RvT wordt geëvalueerd. RvC/auditcommittee wordt geëvalueerd. control wordt geëvalueerd. geëvalueerd. geëvalueerd.

51

- Scheiding van rollen van bestuurders en ambtenaren als opdrachtgever en als lid van de raad van bestuur of raad van commissarissen waar ze de vennootschap vertegenwoordigen.

Bijlage D: format Paragraaf Verbonden partijen Naam van de verbonden partij (afkorting) Algemene informatie Vestigingsplaats Doel / openbaar belang

• • • • •

Zo mogelijk een link naar de website Korte aanduiding van het doel en welke andere organisaties deelnemen in de GR officiële plaats van vestiging Bondige beschrijving van de taak, of taken, die zijn opgedragen en welk belang wordt gediend bij de samenwerking.

Koppeling beleidsdoel(en)

• Koppeling van uitvoering aan beleidsdoel(en), bij voorkeur

Deelname wel/niet verplicht *

• Voor GR-en: benoeming van een eventuele verplichting in

kwantitatieve prestaties wettelijke zin of toelichting op onvermijdelijke praktijk.

• Korte schets van de praktische ontwikkeling(en) bij voorkeur Ontwikkelingen Rol van de gemeente t.o.v. verbonden partij ** Risico's (Financieel, bestuurlijk, maatschappelijk) Programma

met vermelding waar meer informatie is te vinden (zie in elk geval jaarstukken en begroting van de verbonden partij).

• Voor privaatrechtelijke organisaties nadere duiding van de rol van de gemeente als (mede)-bestuurder, eventueel opdrachtgever, en/of aandeelhouder, of lid RvC of RvT

• Bondige omschrijving van de risico’s van de verbonden partij. Eventuele risico’s voor de gemeente mbt de verbonden partij van voldoende omvang voor de PB worden opgenomen in het risicoprofiel in de paragraaf Weerstandsvermogen.

• Titel van het programma in de programmabegroting waar de verbonden partij onder valt.

• Benoeming van de rechtsvorm, met voor Gemeenschappelijke Rechtsvorm

regeling met aanduiding van het type (heden ofwel openbaar lichaam of bedrijfsvoeringsorganisatie)

* Dit onderdeel is niet opgenomen voor privaatrechtelijke organisaties (BV’s, NV’s, stichtingen, coöperatie) want die zijn allemaal niet wettelijk verplicht. ** Dit onderdeel is niet opgenomen bij GR-en, want daar geldt altijd dat de gemeente enerzijds het bestuur vormt, en anderzijds opdrachtgever is voor de taak of taken die bij de GR zijn belegd. Verder worden onderstaande financiële gegevens opgenomen voor alle verbonden partijen. En ook enkele kengetallen die door commissie BBV zijn voorgeschreven voor GR-en (en die de coöperatie ook publiceert). Kengetallen die structureel niet van toepassing zijn op de verbonden partijen (en wel verplicht te benoemen) zijn vooraan de paragraaf als zodanig opgenomen [medio 2024 geldt dat voor de indicatoren ‘grondexploitatie’ en ‘belastingcapaciteit’]. Het streven is dat in de gemeentelijke jaarstukken de gegevens worden opgenomen uit de jaarstukken van de verbonden partijen, maar als die nog niet zijn goedgekeurd én er zorgen om zijn, volgt de update later (meestal in de eerstvolgende gemeentelijke programmabegroting). Normaliter 52