DRK-Rapport Goed Bedoeld - Maatschappelijk verantwoord inkopen

23

Monitoring en evaluatie Het contractmanagement na de aanbesteding wordt vormgegeven door elk kwartaal met de aanbieders in gesprek te gaan. Dan worden de SROI-doelen en de uitvoering van het contract besproken. De SROI-doelen worden daarnaast getoetst door middel van het WIZZR- systeem, waarin de aanbieders hun invulling van SROI invoeren. SROI is opgenomen als inspanningsverplichting, niet als resultaatverplichting. Er is geen pressiemiddel als een aanbieder geen resultaat boekt op SROI. Mocht een opdrachtnemer de SROI niet realiseren, dan wordt dit besproken met de opdrachtnemer. In dat gesprek wordt bekeken hoe SROI, gezamenlijk met het Werkgevers Servicepunt, toch kan worden ingevuld. In de interviews is aangegeven dat er - ondanks een gebrek aan een pressiemiddel -in de praktijk meestal wel invulling wordt gegeven aan SROI. In het contract staat daarnaast dat de gemeente in het eerste jaar tweemaal een voortgangsrapportage ontvangt van de aanbestedende dienst. Voor het contract is er een contractmanager die een totaalbeeld heeft van de dienstverlening en dat in relatie brengt met de contractverplichtingen.

3.4 Rode draden casussen Hieronder worden de rode draden uit de casussen samengevat. • De rol van het inkoopteam verschilt per casus. In de Europese aanbesteding duurzaam gas en elektriciteit is een externe partij ingehuurd om het proces inhoudelijk te begeleiden. Dit is gedaan omdat het om een kennisintensief aanbestedingsproces gaat en er kennis nodig is die niet beschikbaar is binnen de gemeentelijke organisatie. In de andere casussen treedt het inkoopteam op als procesbegeleider. • Als procesbegeleider heeft het inkoopteam ook een rol in het opnemen van de MVI-doelen in de aanbestedingen. Uit de casus integraal onderhoud blijkt dat er door aandacht vanuit het inkoopteam aanvullende MVI-doelen zijn opgenomen in de aanbesteding. In de andere casussen is dit niet het geval. • Het is aan de afdelingen welk gewicht MVI-doelen krijgen ten opzichte van andere gunningscriteria. Uit de interviews blijkt dat MVI-doelen veelal minder gewicht krijgen, met het argument dat het meenemen daarvan kan leiden tot hogere kosten of een langere realisatieperiode • Per casus wordt verschillend gestuurd op MVI-doelen. In alle casussen wordt gestuurd op basis van informatie die al dan niet in de vorm van rapportages wordt aangeleverd door de leverancier. Deze rapportages worden vaak besproken in de periodieke gesprekken meestal eens per kwartaal.

In de ene casus ligt het initiatief voor het inplannen van de gesprekken bij de leverancier, terwijl in de andere casus de contractmanager dit proces bewaakt. • We zien dat in sommige gevallen geen contractueel pressiemiddel is opgenomen om te sturen op bijvoorbeeld SROI-doelen en er alleen een inspanningsverplichting is opgenomen. In andere gevallen is afgesproken dat als een leverancier gedurende een langere periode niet voldoet aan de realisatie van MVI-doelen, het contract ontbonden zal worden.

24

Hoofdstuk 4. Monitoring, evaluatie en realisatie Dit hoofdstuk beantwoordt de volgende deelvraag: 5. Hoe houdt de gemeente toezicht op realisatie van MVI-doelen en evalueert zij de gemaakte keuzes?

4.1

Toetsing en rapportage

Om te zorgen dat inkoop en aanbesteding ook daadwerkelijk bijdragen aan de beoogde MVIdoelen, is het belangrijk om zicht te houden op de realisatie van de gemaakte contractuele afspraken en de keuzes die gemaakt worden periodiek te evalueren. Evaluatie inkoop- en aanbestedingsbeleid De organisatie zorgt op verschillende manieren voor een evaluatie op de uitvoering van inkoop en aanbesteding. Periodiek heeft het inkoopteam interne besprekingen waarin de hoofdlijnen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden besproken. Zoals ook in §1.2 aangegeven is sinds de overgang van het GMT in het DT het onderwerp inkoop de afgelopen twee jaar geen structureel onderdeel meer van de agenda van het DT. Het inkoopteam voert elk kwartaal gesprekken met de contractmanagers om de spendanalyse (een analyse waarin de grootte van de uitgavenstromen per afdeling in kaart wordt gebracht) te bespreken en de verwachte veranderingen en aanbestedingen voor de komende periode te beoordelen. Incidenteel sluit het afdelingshoofd van de betreffende afdeling aan bij dit overleg. Dan worden de ontwikkelingen van het voorgaande kwartaal besproken. In het nieuwe MVOIactieplan is opgenomen dat de realisatie van MVI-doelen een vast onderdeel is van dit gesprek. Toetsing door de accountant De accountant toetst jaarlijks de rechtmatigheid van de inkoopprocessen.

De bevindingen van deze rechtmatigheidstoets worden gerapporteerd aan het gemeentelijke managementteam (nu: DT).31 De afdelingen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van interne controlewerkzaamheden, die worden getoetst door de auditfunctie. De externe accountant stelde in 2018 en 2021 in de managementletter dat er een risico ligt in het decentraal beleggen van verantwoordelijkheden in het huidige inkoopmodel.32 Het risico dat ontstaat door de manier waarop de gemeente het proces van inkoop heeft georganiseerd, is dat afdelingshoofden zich mogelijk niet altijd bewust zijn van de verplichting om de aanbestedingsregels te volgen en dat ze niet altijd het inkoopteam raadplegen wanneer dat noodzakelijk is. Daarnaast ontstaat door decentrale inkoop het risico dat meerdere afdelingen tegelijkertijd inkopen bij dezelfde leverancier. Hierdoor kunnen volgens de accountant aanbestedingsgrenzen worden overschreden zonder dat dat duidelijk is.

31

Inkoopbeleid Gemeente Delft 2017 – 2020, p. 12

32

Managementletter, audit 2018, PwC Accountants, gemeente Delft.

25

Verder blijkt uit de rapporten van de accountant dat soms ten onrechte niet Europees wordt aanbesteed in procedures waarbij dat wel had gemoeten. De omvang daarvan is van 2017 tot 2020 in grote mate verminderd, van 2,7 miljoen euro in 2017 naar 0,7 miljoen in 2020.33

4.2

Zicht op realisatie MVI-doelen

In het actieplan MVI uit 2019 zijn doelen opgenomen voor MVI, geordend naar de drie focuspunten: Innovatiegericht inkopen, Klimaatbewust inkopen en Circulair inkopen (zie bijlage 2). Over de realisatie van deze doelen is niet gerapporteerd. Er is geen dashboard of rapportage beschikbaar waarin is beschreven hoe het staat met de realisatie van de MVI-doelen. Het zicht op de bijdrage van de inkoop en aanbesteding aan de realisatie van MVI-doelen is daardoor beperkt. In een interview is van ambtelijke zijde op hoofdlijnen de realisatie van de MVI-doelen aangegeven. Daaruit blijkt het volgende: Bepaalde doelen zijn niet gerealiseerd omdat deze doelen te ambitieus zijn geformuleerd gezien de beschikbare middelen, capaciteit en kaders binnen de organisatie. Voorbeeld: -

De doelen om vanaf 2021 bij 100 procent van de Meervoudig Onderhandse Aanbestedingen en de aanbestedingen boven de 50.000 euro de beperking van CO2-uitstoot (klimaatbewust) en/of circulariteit als beoordelingscriterium toe te passen. De beperking van CO2-uitstoot is in een minderheid van de gevallen een beoordelingscriterium. Als het gaat om circulariteit dan zijn er slechts enkele succesvolle voorbeelden geweest.

Sommige doelen zijn nog niet gerealiseerd, maar daarbij is de gemeente naar eigen zeggen wel op de goede weg. Voorbeelden daarvan zijn: -

-

Het doel om in 2021 50 procent van de Europese aanbestedingen vooraf te laten gaan aan een marktonderzoek of marktconsultatie. Anno 2023 kan echter niet met zekerheid gesteld worden dat dit doel is gerealiseerd. Het doel om in 2021 100 procent van de Europese en Meervoudig Onderhandse Aanbestedingen met gebruik van Mercell of Tenderned in plaats van via de mail te laten verlopen. Hierbij is aangegeven dat aanbestedingen daar bijna altijd aan voldoen. Uitzonderingen komen voor bij aanbestedingen die worden uitgevoerd zonder betrokkenheid van team Inkoop.

Van enkele doelen is in de interviews aangegeven dat de gemeente daaraan geen uitvoering heeft gegeven of dat deze nog in de startfase zijn: -

33

Van het doel om in 2021 de kosten van alle aanbestedingen te beoordelen op basis van de LevensCyclusKosten (LCK)34 is aangegeven dat dit slechts één of twee keer is geprobeerd. Deze manier van beoordelen maken aanbestedingen complexer en vraagt daardoor ook meer tijd en kennis.

Managementletter, audit 2021, PwC Accountants, gemeente Delft.

34

Levenscycluskosten (Life Cycle Cost) van kapitaalintensieve goederen zijn alle kosten die door de eigenaar worden gemaakt om de systemen te verwerven, te exploiteren en af te stoten.

26

-

Van het doel om de eigen bedrijfsvoering van de gemeente in 2021 voor 50 procent klimaatneutraal te laten zijn, is aangegeven dat er gestart is met het opstellen van een ecologische voetafdruk maar dat daar geen verder vervolg aan gegeven is. Van het doel om startup in residence of een launching customer programma te starten is aangegeven dat daar niet mee is gestart. Deze initiatieven hadden een bijdrage moeten leveren aan innovatiegericht inkopen door een aanjagende kracht te zijn voor de innovatie bij startups. Ten aanzien van het doel om in 2021 in 80 procent van de aanbestedingen uitsluitend leveranciers te selecteren die aantoonbaar vooroplopen op het gebied van MVI is aangegeven dat zicht op realisatie ontbreekt. Het is complex, zo is aangegeven, om te toetsen of leveranciers vooroplopen met MVI. Een middel om die complexiteit te beperken is het werken met bijvoorbeeld een ISO-certificering. Bij Europese aanbestedingen vraagt de gemeente meerdere ISO-certificeringen uit. Vanuit team Inkoop wordt aangegeven dat certificaten geen goede indicatie zijn voor het voorop lopen in de markt.

-

-

Al met al is er beperkt zicht op de realisatie van de MVI-doelen. Voor zover het inzicht er wel is, laat het zien dat de gemeente een groot deel van de doelen niet heeft weten te realiseren.

4.3

Evaluatie Maatschappelijk verantwoord inkopen

Zicht op MVI door contractmanagement Op het moment dat de inkoop is afgerond, is het de verantwoordelijkheid van de contractmanager om de uitvoering van de overeenkomst in de gaten te houden. Dit moet de contractmanager doen door periodiek met de contractant over de voortgang van de gemaakte afspraken te spreken. In interviews is aangegeven dat er nog veel te winnen is als het gaat om het bijhouden en evalueren van de afspraken met contractanten als het gaat om MVI. Er wordt niet altijd gecontroleerd op de gemaakte afspraken in contracten. De in §4.1 genoemde gesprekken gaan vooral over de hoofdlijnen van het aanbestedingsbeleid. Er is minder aandacht voor specifieke aanbestedingen of aanbestedingsketens. Toepassing evaluatietool Bij elke aanbesteding moet de MVIZ-tool worden gebruikt. In deze tool kan worden aangegeven welke MVI-criteria zijn toegepast in een aanbesteding. In interviews is aangegeven dat de informatie in de tool niet altijd compleet is. De tool haalt de gegevens die opgenomen worden in Tenderned automatisch uit Tenderned, maar een deel van de gegevens moet handmatig worden ingevoerd. De tool wordt ingevuld door het inkoopteam. Bij de afdelingen wordt dit, bij gebrek aan capaciteit en vanwege lage prioriteit, niet gedaan.

De tool moet helpen bij het evalueren van de resultaten en het inzichtelijk maken van de verbetermogelijkheden.35 Het ontbreken van informatie beperkt echter de mate waarin de gemeente zichzelf kan evalueren en kan benchmarken met andere gemeenten. Dit maakt dat de gemeente niet goed inzichtelijk kan maken welke bijdrage aanbestedingen leveren in het realiseren van MVI-doelen.

35

Actieplan Maatschappelijk verantwoord inkopen, p. 6.

27

Prioriteit contractmanagement In interviews is aangegeven dat er meer sturing op het vastleggen van MVI-doelen mogelijk is. De MVI-doelen zijn nu vaak onvoldoende concreet opgenomen in de overeenkomst met de contractant. Door het gebrek aan concreetheid is het doel niet altijd duidelijk voor de contractmanager. Dit maakt het lastig om de voortgang van MVI-doelen te controleren. Daarnaast is aangegeven dat de monitoring ook niet altijd voldoet op het moment dat er wel KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicatoren) zijn opgenomen. Het inkoopteam heeft hier wel systemen voor beschikbaar, maar een consequente aansturing op het gebruik hiervan door de afdelingen behoeft nog verbetering. Het inkoopteam is bezig met de implementatie van een nieuw systeem voor contractmanagement. Dit systeem moet een beter beheer van afgesloten contracten bieden en geeft de mogelijkheid om KPI’s vast te leggen, zodat er beter contractmanagement mogelijk is.

Betrokkenheid van de gemeenteraad Naast de ambtelijke organisatie, heeft ook de gemeenteraad een rol in het controleren en beoordelen van het door de gemeente gevoerde beleid. De gemeenteraad ontvangt geen informatie over de maatschappelijke effecten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente. Ook zijn er geen vaste afspraken tussen de raad en het college over de wijze waarop de raad geïnformeerd wil worden op dit onderwerp. De betrokkenheid van de gemeenteraad is de afgelopen jaren beperkt geweest. Op de volgende momenten heeft de raad initiatief getoond of is betrokken geweest bij het inkoopbeleid: - Het inkoopbeleid 2017-2020 is in de commissie Economie, Financiën en Bestuur besproken en vervolgens door de raad voor kennisgeving aangenomen. - Op 10 november 2016 is een motie van GroenLinks en Fractie van Koppen aangenomen in de gemeenteraad met de opdracht om MVI op te nemen in het inkoopbeleid en dit voor te leggen aan de gemeenteraad.36 Dit heeft geresulteerd in het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, waarin de MVI-doelen binnen het inkoopbeleid worden beschreven. - In november en december 2019 is het actieplan besproken in de raad.37

36 37

Motie Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, GroenLinks & Fractie van Koppen, 10 november 2016. Actieplan Maatschappelijk verantwoord inkopen, College van B en W, 1 oktober 2019.

28

Bijlage 2:

MVI-doelen

Tabel 1. MVI-doelen per focusthema.38 Innovatiegericht inkopen

Klimaatbewust inkopen

Circulair inkopen

1

Medewerkers zijn bekend met de (doelen) MVI en de werkwijze innovatiegericht inkopen en betrekken de kennis in de markt op effectieve wijze.

Bij alle aanbestedingen > € 50.000 worden klimaatbewust (beperking van CO2 uitstoot) en/of mate van circulariteit opgenomen als beoordelingscriteria.

Percentage circulair inkopen van de totale inkoopuitgaven.

2

Alle EU-aanbestedingen worden voorafgegaan door een zorgvuldig marktonderzoek en waar wenselijk een marktconsultatie.

Alle (gemeentelijke) nieuwbouw is ‘van het gas los’ en bij nieuw- en (grootschalige) renovatie/ verbouw wordt gestreefd naar “minimaal nul of zelfs plus op de meter”/ energieneutraal.

Bij alle nieuwbouw wordt invulling gegeven aan de motie circulair bouwen en wordt het materialenpaspoort toegepast en opgenomen in het Madaster.

3

Europese en Meervoudige Onderhandse Aanbestedingen worden digitaal aanbesteed.

De interne organisatie/eigen bedrijfsvoering is klimaatneutraal.

4

Bij alle Meervoudige Onderhandse Aanbestedingen worden klimaatbewust (beperking van CO2 uitstoot) en/of mate van circulariteit opgenomen als beoordelingscriteria.

Bij alle aanbestedingen > € 50.000 worden klimaatbewust (beperking van CO2 uitstoot) en/of mate van circulariteit opgenomen als beoordelingscriteria. Bij alle aanbestedingen worden de kosten beoordeeld op basis van LevensCyclusKosten (LCK).

5

Bij alle aanbestedingen worden uitsluitend leveranciers geselecteerd/ uitgenodigd die aantoonbaar vooroplopen op het gebied van MVI, bijvoorbeeld deelname aan de PSO, CO2 ladder en/of beschikken over branche specifieke certificaten/ beleid op het gebied van MVI.

6

Uitvoeren ‘startup in residence’ programma, launching customer programma of vergelijkbaar traject om innovatiegericht inkopen te stimuleren.

38

Actieplan Maatschappelijk verantwoord inkopen, pagina 12-14.

29

Tabel 2. Uitwerking MVI-doelen per focusthema.39

30

39

Actieplan Maatschappelijk verantwoord inkopen, pagina 12-14.

31