Delft Support jaarverslag 2021

48

Delft Support Jaarverslag 2021

We zien dat de periodes van strenge lockdowns, en dus oplopende coronabesmettingen, bij ons ook voor een hoger verzuim zorgen. We kunnen echter niet stellen dat het hogere verzuim alleen door corona veroorzaakt wordt. We hebben dit jaar met opvallend veel langdurige verzuimgevallen te maken.

Instroom Wij hebben in 2021 36 medewerkers in loondienst weten aan te nemen. Het inwerken vergde extra inspanning, en het leren kennen van alle thuiswerkende collega’s duurt langer. Maar we hebben ons extra ingespannen om iedereen toch een warm welkom te geven. We zijn erg blij dat we met deze nieuwe instroom in loondienst niet alleen onze vertrekkende collega’s konden vervangen, maar dat we zelfs met 16 medewerkers zijn gegroeid. Dit om ons primaire proces en de vraag hierin te ondersteunen.

In 2021 hadden we een iets hogere meldingsfrequentie; iedere medewerker meldde zich gemiddeld 1,6 keer ziek in 2021. In 2020 lag dit gemiddelde op 1,37 ziekmeldingen per medewerker. De gemiddelde ziekteduur per ziektemelding is echter flink gestegen van 14,04 dagen in 2020 naar 20,48 dagen in 2021. Conclusie: we hebben ons vaker ziekgemeld in 2021 dan in 2020 en elke ziekmelding duurde ruim 30% langer dan in 2020. (Zie tabel hiernaast).

2. Verzuimcijfers Het verzuim is ten opzichte van 2020 nog verder gestegen. Vergeleken met de landelijke cijfers is dat niet de trend. Toch denken wij dat de nadelen van veelal thuiswerken in onze branche in 2021 pijnlijk zichtbaar zijn geworden. Naast enkele medewerkers met corona hebben we ook een aantal medewerkers bij wie de combinatie werk en privé in een disbalans is geraakt. Mogelijk was dit niet gebeurd als we minder hadden thuisgewerkt. In onderstaande grafiek is het ziekteverzuim per maand weergegeven voor zowel 2020 (de roze kolom) als 2020 (de blauwe kolom).

3. Vertrouwenspersoon & bedrijfsmaatschappelijk werk Delft Support maakt gebruik van de diensten van het Centrum voor Vertrouwenspersonen Plus (CVP+) waar meerdere vertrouwenspersonen bij zijn aangesloten. Jaarlijks stellen zij een jaarverslag op dat wordt besproken met directie, HR en OR. Uit het jaarverslag van CVP+ blijkt dat er in 2021 acht medewerkers contact hebben opgenomen met een vertrouwenspersoon.

Ziekteverzuim 2020 en 2021 per maand 2020

2021

12% 10% 8% 6% 4% 2% 0%

jan

feb

mrt

apr

mei

jun

jul

aug

sep

okt

nov

dec

Verzuimcijfers 2021

2020

Verzuimpercentage

9,3%

6,7%

Meldingsfrequentie

1,6

1,37

Gemiddelde ziekteduur in dagen 20,48

14,04

49

Delft Support Jaarverslag 2021

Uit het verslag blijkt dat medewerkers zich onveilig voelden en dat zij het lastig vonden dit met hun leidinggevende bespreekbaar te maken. De vertrouwenspersoon heeft hen hierbij ondersteund. Dit rapport wordt jaarlijks ook besproken met CVP+ en met OR. Bij eerdere signalen heeft het management van Delft Support stappen ondernomen om dit op te pakken. Begin 2021 heeft CVP+ nog per team een voorlichtingsbijeenkomst gehouden over wat zij doen. Er zijn bij CVP+ geen kwesties binnen gekomen die direct of indirect verband hielden met corona. Delft Support maakt voor bedrijfsmaatschappelijk werk gebruik van de diensten van Werkse! Gedurende het afgelopen jaar hebben we onze medewerkers herhaaldelijk gewezen op de mogelijkheid om hiervan gebruik te maken. In 2021 hebben enkele mensen dit ook daadwerkelijk gedaan. Voor 2022 hebben we moeten uitkijken naar een andere aanbieder. Die hebben we inmiddels gevonden. In onze wekelijkse updates rond corona hebben we ook actief verwezen naar zowel de vertrouwenspersonen als het bedrijfsmaatschappelijk werk.

De Ondernemingsraad Het jaar 2021 stond voor de Ondernemingsraad (OR) van Delft

Support voor een deel in het teken van corona en de effecten daarvan op de medewerkers. De OR heeft aandacht gevraagd voor het invoeren van een passende thuiswerkvergoeding en een aanpassing van de reiskostenvergoeding. De OR hecht belang aan een vergoedingenstelsel dat recht doet aan de situatie van zoveel mogelijk medewerkers. De OR heeft zich laten adviseren door een externe partij en heeft ook de medewerkers betrokken. De OR is in 2021 goed zichtbaar en vindbaar geweest voor de medewerkers. Het aantal medewerkers dat formeel en informeel de OR raadpleegt neemt toe. Daarnaast heeft de OR korte lijnen onderhouden met de directeur-bestuurder en de HR-adviseur. Vanwege het vertrek van een OR-collega hebben we in mei 2021 tussentijdse verkiezingen georganiseerd. Dick Hoogendijk is toen gekozen als nieuw lid. Daarna kon de OR weer volledig bemand haar taak vervullen.

de training hebben we een goede traditie voortgezet: de directeur-bestuurder en HR-adviseur schoven ook weer aan bij een deel van de training. De OR heeft in 2021 ook weer een artikel 24-overleg gehad, samen met de directeur-bestuurder, de HR-adviseur en de voorzitter van de RvC. Dit ‘benen op tafel’-overleg heeft als doel om de algemene gang van zaken te bespreken en vooruit te kijken naar het komende half jaar. De zittingstermijn van de huidige OR loopt af. De afgelopen drie jaar heeft de OR kunnen bouwen aan een stevige en stabiele medewerkersvertegenwoordiging, waarbij goed, kritisch en constructief overleg plaatsvond met de directeur-bestuurder en HR. Begin 2022 gaat een nieuwe OR verder bouwen op deze basis.

In juni 2021 heeft de OR scholing gevolgd bij SBI Formaat. De OR heeft daar onder andere gesproken over nieuwe vormen van medezeggenschap, waarbij alle medewerkers zo goed mogelijk betrokken worden bij de besluitvorming. En tijdens

Van links naar rechts; Stephanie Daudeij, Lisette van den Broek, Dick Hoogendijk, Etmien Girigoria, Corrie van Dongen

De OR heeft aandacht gevraagd voor het invoeren van een passende thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding.

50

Delft Support Jaarverslag 2021

Onze organisatie

Delft Support zorgt ervoor dat inwoners van Delft toegang krijgen tot hulp en ondersteuning. Dat doen we als zelfstandige organisatie, in opdracht van de gemeente Delft. Onze professionals zijn bevlogen, betrokken en willen het verschil maken in het leven van Delftenaren – jong en oud.

Wij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke Ondersteuning (Wmo). Ook zetten we waar nodig instrumenten in uit de OGGZ, de Wvggz, Participatiewet, Wet Schuldhulpverlening en de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie (RMC) voor (kwetsbare) jongeren tussen de 16 en 27 jaar. Onze werkzaamheden zijn als volgt: • Wij brengen (outreachend) samen met de inwoner (en eventueel het huishouden waar hij deel van uitmaakt) de zorgbehoefte in beeld en zoeken samen naar een oplossing; • Wij komen samen tot één ondersteuningsplan (sociaal domein-breed) waarin resultaten worden afgesproken; • In het proces naar een ondersteuningsplan kunnen wij al ondersteuning bieden of gericht maatwerk inzetten als dat nodig is; • Delft Support blijft de regisseur op dit plan en bespreekt ook de voortgang met de inwoner en de betrokken partijen. En spreekt aan waar nodig; • Het kan zijn dat we dwang en drang toepassen, als: - de veiligheid van een van de gezinsleden in het geding is; - de veiligheid van de omgeving in het geding is; - het gedrag van inwoners van negatieve invloed is op de veiligheid voor de omgeving of maatschappelijke onrust kan veroorzaken.

Onze missie Wij organiseren de samenhang in de hulp en ondersteuning. Dat is onze missie. Professionals van Delft Support vervullen een regierol. We brengen samen met de inwoner de hulpvraag in beeld en maken een plan van aanpak. Daarin benoemen we resultaten waaraan de inwoner wil werken. Als regisseur bieden we zelf hulp of we bepalen met de inwoner of inzet van een andere organisatie nodig is. Wij onderhouden het contact als de inzet van andere organisaties nodig is en evalueren of gewenste resultaten behaald worden. Onze ambitie Eraan bijdragen dat elke inwoner van Delft een waardevol leven leidt. Dat is onze ambitie. We willen dat elke Delftenaar de kans krijgt om zich naar vermogen te ontwikkelen en mee kan doen in onze samenleving. Onze kernwaarden Dit zijn onze kernwaarden. Zo werken wij: • Vanuit de bedoeling • Met passie en compassie • Toegankelijk • Aansluitend bij de vraag

51

Delft Support Jaarverslag 2021

• Vakbekwaam • Vanuit het regieprincipe • Kostenbewust • Integraal • Gevraagd en ongevraagd advies gevend • Resultaatgericht • Betrokken • Maatwerk biedend • Uitgaand van eigen kracht. Het management Edith van den Berg is directeur-bestuurder. Het management bestaat verder uit Marjolein Borgers (manager Team Jeugd sinds 1 juni 2021), Jasper Hartelust (manager Team Wmo), Daniëlle Laros (manager Sociaal Team en Jongerenacademie), Margriet van der Lingen (coördinator Bedrijfsvoering) en Willemijn Renes (bestuurssecretaris).

Organisatieontwikkeling richting 2025

Bedrijfsvoeringsteam

Het management en de senioren van alle teams met de adviseurs communicatie, HR, business control en adviseur uitvoering sociaal domein vormen met elkaar de ‘Bende van Zestien’. Deze groep van mensen komt regelmatig bij elkaar om samen te sparren over de toekomst van Delft Support.

Het bedrijfsvoeringteam ondersteunt de professionals in het primair proces bij hun dagelijks werk, zodat zij zich kunnen richten op de zorgtrajecten. Door de continu veranderende weten regelgeving en alle lopende projecten is goede afstemming nodig binnen de regio, het management, de professionals en/ of de ondersteuning. Alle collega’s binnen het bedrijfsvoeringteam hebben specifieke aandachtsgebieden en daarnaast hebben de collega’s van de ondersteuning een gezamenlijke opdracht. Zij hebben regelmatig overleg om processen waar nodig aan te passen of te verbeteren. Een belangrijk onderdeel hierbij is het optimaal inrichten en benutten van nieuwe mogelijkheden binnen onze applicatie voor het primaire proces.

In het najaar heeft de Bende van Zestien met elkaar gesproken over onze Agenda 2025. Wat willen we bereiken in 2025? En wat is dan nu nodig? Zowel voor de cliënt, voor de medewerkers als voor het management kwamen we tot mooie doelstellingen. Ideeën als ‘de cliënt is baas over zijn eigen leven en nu écht’ kwamen voorbij. Maar wat is daar dan voor nodig van het systeem? En wat betekent dat voor onze medewerkers? Welk leiderschap verwachten we van medewerkers en hoe helpen wij als management daarbij? En: wat betekent dat voor onze leiderschapsstijl? Deze middag vormde een eerste verkenning waar we DS breed en ook met mensen van buiten mee aan de slag gaan richting zomer 2022.

Links: Het management Van links naar rechts: Marjolein Borgers, Willemijn Renes, Jasper Hartelust, Daniëlle Laros, Edith van den Berg, Margriet van der Lingen Rechts: Bende van zestien

Organogram

52

Delft Support Jaarverslag 2021

Inwoners Delft

Gedragswetenschappers Team Wmo

Meldpunt Bezorgd

Team Jeugd

Sociaal Team

Jongerenacademie

Directeurbestuurder Bedrijfsvoeringsteam

Eigenaar

Staf

Raad van commissarissen

Opdrachtgever

53

Delft Support Jaarverslag 2021

Positie als BV De gemeente Delft en Delft Support werken vanuit een strategisch partnerschap. Daarbij werken we samen aan gemeenschappelijke doelen en ambities. De samenwerking gaat erom hoe we die doelen kunnen bereiken, rekening houdend met elkaars belangen en posities. We onderkennen daarbij elkaars rollen, verantwoordelijkheden en kwaliteiten. Deze mensen, expertise, middelen benutten we om samen de afgesproken resultaten te bereiken. Prestatieovereenkomst In de prestatieovereenkomst hebben we onze gezamenlijke doelstellingen en de wederzijdse verwachtingen in de samenwerking vastgelegd. Daarnaast beschrijft de overeenkomst de vereiste inspanningen van Opdrachtgever en Opdrachtnemer om te komen tot het realiseren van de gezamenlijke ambitie/doelstellingen. De vereiste inspanningen zijn vertaald in prestatieindicatoren en een gedeelde ontwikkelagenda. Enkele prestatieindicatoren vragen nog een doorontwikkeling. Daar gaan we in het aankomende jaar mee aan de slag. In de gesprekken rondom de prestatieovereenkomst komen we steeds meer tot een gezamenlijke beeld over de rollen en de te behalen resultaten. Dichtbij op afstand.

Governance overeenkomst De governance betreft de rol van de directeur/bestuurder en de RvC van de vennootschap, en de rol van opdrachtgever en de rol van aandeelhouder van de gemeente. We zijn met de gemeente in overleg over een nog duidelijkere structuur voor de driehoek eigenaar – opdrachtgever - opdrachtnemer. En evaluatie hierover is in het najaar naar de gemeenteraad gestuurd. De aanbevelingen hieruit worden nu verder uitgewerkt. Dienstverleningsovereenkomst De Dienstverleningsovereenkomst (DVO) beschrijft de dienstverlening van de gemeente Delft aan Delft Support. In 2020 hebben we deze overeenkomst geëvalueerd. Hier zijn een aantal aandachtspunten uitgekomen op zowel operationeel, tactisch als strategisch niveau. Een aantal punten hebben we het afgelopen jaar opgepakt. Een aantal krijgen in het jaar 2022 aandacht. Overkoepelend gezien zijn de afspraken en processen steeds helderder geworden en is de samenwerking op de meeste onderdelen constructief en goed.

Raad van Commissarissen (RvC) Opnieuw een coronajaar In 2021 beleefden we opnieuw een coronatijd. Een jaar waarin klanten en medewerkers van Delft Support geconfronteerd bleven met aanpassingen, beperkingen of zorgen die het leven en werken soms behoorlijk ingewikkeld maakten. De pandemie heeft ook laten zien hoe belangrijk het is om te zorgen dat mensen in moeilijke omstandigheden de juiste zorg kunnen krijgen. Wij realiseren ons terdege dat dit veel gevraagd heeft van iedereen. Als Raad van Commissarissen (RvC) danken we alle medewerkers van Delft Support, onze partners in de keten en de opdrachtgever. Want wij dragen met elkaar in de keten de verantwoordelijkheid voor het bereikte resultaat. Het bewijst dat onderlinge verbondenheid de basis is om inwoners van Delft te kunnen helpen die extra hulp, ondersteuning en zorg van de gemeente nodig hebben. Toezicht De RvC houdt toezicht op de organisatie Delft Support en levert ‘control’ en ‘support’, rekening houdend met de belangen van alle stakeholders. Dit toezicht vindt plaats in lijn met het vastgestelde Reglement van de RvC van Delft Support (d.d. 28 augustus 2018), de opdracht in de aanstellingsbrief en met inachtneming

De gemeente Delft en Delft Support werken samen vanuit een strategisch partnerschap.

54

Delft Support Jaarverslag 2021

van de Governancecode Zorg. Alle hoofd- en nevenactiviteiten van de leden van de RvC zijn getoetst op mogelijke belangenverstrengeling of de schijn hiervan. Ook heeft de RvC een zelfevaluatie uitgevoerd om te reflecteren op het eigen handelen en functioneren. Agenda De RvC is in 2021 zes keer bijeen geweest in een reguliere vergadering, altijd met inachtneming van de dan geldende coronamaatregelen. Naast de reguliere bespreking van de voortgang van de bedrijfsvoering en de planning- en controlcyclus hebben we op de agenda ruimte gemaakt om stil te staan bij de uitdagingen die de coronacrisis met zich meebracht voor de organisatie, medewerkers en cliënten van Delft Support. Ook hebben we gesproken met de medezeggenschap over de ontwikkelingen binnen de organisatie. Deze constructieve gesprekken zijn belangrijk om voeling te houden met de organisatie. Wij waarderen dit contact zeer. Dat geldt ook voor het overleg met de leden van het managementteam van Delft Support. Zij geven met energie richting aan de verdere doorontwikkeling van de organisatie na afronding van het eerste deel van het Next Level-traject. Medewerkers worden betrokken en uitgenodigd om actief vorm te geven aan de wijze van samenwerken en de organisatie. De fase waarin Delft Support

is terechtgekomen, rechtvaardigt dat er meer aandacht is voor de rol als aantrekkelijk werkgever. Ook hierover is afgelopen jaar met de RvC gesproken. Wisselingen 2021 stond ook in het teken van een aantal wisselingen. Op bestuurlijk niveau, waarbij wethouder Harpe de portefeuille Jeugd, Onderwijs, Integratie en Emancipatie heeft overgenomen van wethouder Van der Woude die lid geworden is van de Tweede Kamer. Tevens heeft een wissel plaatsgevonden binnen de RvC. Na een zorgvuldige procedure, waarin we meerdere kandidaten hebben gesproken, is Jean Paul Andela aangetreden als nieuwe voorzitter. Hij volgt daarmee Hans Goedhart op die een volledige periode als voorzitter heeft volgemaakt en daarmee zijn taak heeft overgedragen. De andere leden, Yvonne van Mierlo en Bartho Boer, zijn beiden herbenoemd. Graag maken we van de gelegenheid gebruik om Hans Goedhart op deze plek te bedanken voor zijn inzet, betrokkenheid en het plezier waarmee hij de eerste jaren geholpen heeft om Delft Support in de nieuwe structuur uit de startblokken te laten komen. AvA In april en oktober hebben we in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) stilgestaan bij de jaarverantwoording en

begroting. Delft Support is financieel gezond en in control en kan terugkijken op een goed jaar, waarin de toegang tot zorg en ondersteuning op een efficiënte wijze is georganiseerd. Tevens zijn de Prestatieovereenkomst en de werking van de Governance overeenkomst besproken. De openheid in de AvA draagt bij aan het functioneren van de organisatie Delft Support en de structuur waarbinnen de organisatie functioneert. Werken vanuit een stevige basis De veranderingen in het Sociaal Domein blijven elkaar in hoog tempo opvolgen, waarbij de druk op budgetten en de organisatie onverminderd blijft. Uiteraard is het aan Delft Support om hier vanuit professionaliteit mee om te gaan, en te zorgen dat inwoners van Delft altijd en overal kunnen rekenen op ondersteuning. De ontwikkeling die Delft Support de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, maakt dat er een stevige basis is om deze vraag op een goede manier aan te kunnen. Tegelijkertijd leiden veranderingen in wet- en regelgeving en de wens vanuit de gemeente om projectmatig te werken tot extra druk op een organisatie die toch al stevig belast is. Het is belangrijk om hier voldoende oog voor te blijven houden, zodat de dienstverlening aan inwoners op niveau blijft, net als de werkomstandigheden voor medewerkers. Zij vormen de basis.

Bartho Boer, lid RvC

“Als Raad van Commissarissen willen we nadrukkelijk onze waardering uitspreken voor alle medewerkers van Delft Support voor hun inzet, flexibiliteit en volharding om in lastige omstandigheden klaar te blijven staan voor mensen die dat nodig hadden.”

Raad van Commissarissen, v.l.n.r.: Jean Paul Andela, Yvonne van Mierlo, Bartho Boer

55

Delft Support Jaarverslag 2021

Deze basis is belangrijk om vervolgens de toegevoegde waarde van Delft Support verder te kunnen vergroten. De best mogelijke uitvoering gaat namelijk hand in hand met een adviesfunctie en de innovatiekracht die nodig zijn om de dienstverlening in het Sociaal Domein voor Delft ook in de toekomst op niveau te houden. Het is onze inzet als RvC om vanuit die visie ook komend jaar onze rol en verantwoordelijkheid in te vullen. Rooster van aftreden De RvC leden kennen een rooster van aftreden. Dat betekent dat per 1 april 2021 zowel de voorzitter als de leden moesten aftreden. Beide leden wilden een tweede termijn beschikbaar zijn als lid van de RvC. De voorzitter heeft in 2021 afscheid genomen.

Functies en nevenfuncties RVC Jean Paul Andela, voorzitter • Voorzitter gebiedscommissie Delfshaven • Projectmanager gemeente Rotterdam Yvonne van Mierlo Algemeen directeur Ergon Participatiebedrijf Nevenfuncties naast Delft Support: • Voorzitter Raad van Commissarissen bij WonenBreburg • Voorzitter Raad van Toezicht LEV Groep Helmond • Lid Raad van Toezicht bij Markieza, academie voor herstel en ervaringsdeskundigheid • Lid Raad van Advies UWV Sociaal Medische Zaken en UWV Werkbedrijf • Bestuurslid Thomas de Villanova (goede doelen stichting) • Bestuurslid Arte (goede doelen stichting) Bartho Boer Chief Corporate Communications & CSR bij KPN Nevenfuncties naast Delft Support: • Lid Stuurgroep Haya van Somerenstichting • Trainer VVD en VVD Internationaal • Voorzitter van het bestuur van het KPN Mooiste Contact Fonds

Voor ons zit maatschappelijk verantwoord ondernemen in ‘kleine dingen’.

56

Delft Support Jaarverslag 2021

Duurzaamheid

Communicatie

Als overheidsorganisatie hebben wij de verantwoordelijkheid om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Voor ons zit dat in ‘kleine dingen’; omdat wij verbonden zijn aan de gemeente Delft, hebben wij weinig directie inkoop. Daarvoor liften wij mee op de duurzame inkoop van de gemeente.

We hebben in 2021 op verschillende manieren communicatie ingezet. Uiteraard was coronacommunicatie ook dit jaar belangrijk. Niet alleen intern, naar de medewerkers toe, maar ook extern, naar cliënten en inwoners. We hebben iedereen op de hoogte gehouden van onze aangepaste dienstverlening.

Wanneer we iets bestellen voor onze medewerkers, letten wij er wel op dat we hiermee duurzaamheid nastreven. Zo kiezen we bewust voor lokale ondernemers die oog hebben voor maatschappelijke belangen, zoals de Firma van Buiten. De brownies die we bij hen hebben besteld, zijn bezorgd door Fierfietskoerier.nl. Ook laten we al ons drukwerk drukken door Printplezier, eveneens een sociale onderneming. Onze chocoladeletters voor Sinterklaas en andere chocolade-attenties bestellen wij al jaren bij het Blauwe Hek. Al deze ondernemingen hebben mensen in dienst met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Voorbeelden van communicatie in 2021 • Nieuwe website! De nieuwe website is mooi, duidelijk, in heldere taal op B1-niveau en moet leiden tot betere dienstverlening en minder vragen bij het loket. • Sinds 2021 hebben we drie bloggers: zij plaatsen om de beurt een blog op ons intranet, waarin zij hun mening geven over de actualiteit, reflecteren op een persoonlijk verhaal of ons meenemen in hun verrassende gedachtegang. • Next level: op verschillende manieren en momenten hebben we aandacht besteed aan Next Level. Aantal volgers social media (met name LinkedIn) sterk gegroeid • (van 769 naar 935 volgers in een jaar). Aandacht voor zowel werkgerelateerde zaken als ook verbinding en werkplezier. Heeft geleid tot grotere bekendheid DS, blijkt uit de werving.

• Steeds meer medewerkers gebruiken intranet actief en zien het

nut van intranet. Verbinding op intranet groeit, aantal actieve gebruikers groeit, aantal likes en reacties stijgt. Steeds meer werkgroepen gebruiken intranet om informatie te delen en samen te werken. • Nieuwe rubriek op de website: Zo werkt Delft Support. Hierin vertellen collega’s anoniem over één casus die veel indruk heeft gemaakt. • LVB-communicatie. Voor mensen met lvb hebben we twee informatiebladen gemaakt, voor Wmo en voor het Sociaal Team. • De resultaten uit de enquête van eind 2020 hebben we gebruikt om de interne en externe communicatie van DS te verbeteren (bijvoorbeeld: inzet casussen, betere factsheets, nieuwe website) Communicatie-ontwerpteam opgericht. De communicatie• adviseur van Delft Support heeft het communicatie-ontwerpteam opgericht; een club van mensen, uit elk team één, die het leuk vinden om mee te denken over communicatie. Ze hebben al veel goede suggesties gedaan en leveren echt een bijdrage aan betere communicatie.

De nieuwe website moet leiden tot betere dienstverlening en minder vragen bij het loket.

57

Delft Support Jaarverslag 2021

Financiële verantwoording De financiële verantwoording als geheel loopt via de jaarrekening van de gemeente. Onze accountant heeft dit jaar voor het eerst een interim controle uitgevoerd op de financiële processen van onze BV. Uit deze controle kwamen geen urgente bijzonderheden aan het licht. De accountant is tevreden over de inrichting van onze processen. Wel heeft hij ons een aantal aandachtspunten en adviezen meegegeven. Het eerste aandachtspunt is onze liquiditeit, dus of wij altijd voldoende geld hebben om aan onze kortlopende betalingsverplichtingen te kunnen voldoen. Gedurende het afgelopen jaar waren er een aantal momenten waar dit niet het geval was. Dit kwam met name door de facturering en betaling van onze projecten. Dit hopen we in de toekomst te voorkomen met de inzet van een Coördinator Projecten. Die ziet erop toe dat we ingezette projecturen tijdig factureren. En kunnen we dat voorkomen door eventuele voorfinanciering van onze projecten.

Verder heeft onze accountant gekeken naar onze financiële beheersmaatregelen. Die zijn op orde. Gezien de beperkte omvang van Delft Support blijft dit wel een continu aandachtspunt en dan met name de functiescheiding. We blijven dit dan ook monitoren in onze Planning & Control cyclus. Als laatste punt heeft onze accountant aandacht gevraagd voor cybercriminaliteit. Mede door corona is deze vorm van criminaliteit fors gestegen. Door de inzet van onze Functionaris Gegevensbescherming hebben wij hier al aandacht voor. Toch gaan we de komende periode samen met onze opdrachtgever opnieuw bekijken of de huidige beheersmaatregelen op dit gebied nog voldoen aan de meest recente ontwikkelingen.

Onze financiële beheersmaatregelen zijn op orde.

Stationsplein 1 2611 BV Delft www.delftsupport.nl