Bijlage 3 Oprichtingsplan Risicobeheerfonds Nederlandse Gemeenten NV

4 FTE

11 FTE

3 FTE

10 FTE

Schadebehandeling

Σ

Contact center buiten kantoortijden

Sleutelfuncties: Risicomanagementfunctie, Actuariële functie, Compliance functie, Interne audit functie

1Zie bijlage voor indicatieve uitwerking van KPI’s per team, ter verdere detaillering en validering in uitwerkingsfase

■ 10.2

(Deels) multifunctionele teamsamenstelling, compactheid t.b.v. organisatie.

M a na g er

O.b.v. deze inschatting zal de business case geactualiseerd worden. Management team

Teams

Materiële impact voor gemeenten

Hieronder wordt een beeld geschetst wat er concreet gaat veranderen voor gemeenten indien wordt deelgenomen in het Risicobeheerfonds. Dit is een overzicht op hoofdlijnen. Bij het werven van gemeenten wordt in een Informatiepakket toegevoegd waar in detail de veranderingen en consequenties worden opgesomd. Impact voor verzekeringsambtenaren In de communicatie naar gemeenten en in het Wervingsplan voor gemeenten zal uitgebreid worden toegelicht wat de impact voor verzekeringsambtenaren zal zijn. Daarvoor zal een Impactteam Risicobeheerfonds worden gevormd dat is samengesteld uit verzekeringsambtenaren. Zij zullen betrokken worden bij het verder concreet maken van processen vaan het Risicobeheerfonds in relatie tot bestaande processen en processen van annexe risicothema’s. waarvoor het Risicobeheerfonds (nog) niet operationeel wordt.

50

Oprichtingsplan Risicobeheerfonds Nederlandse Gemeenten NV

10

Uitbesteding

Onderstaand overzicht geeft een beeld hoe activiteiten en processen gaan veranderen indien het in de scope komt van het Risicobeheerfonds. Van (huidige situatie)

Naar (nieuwe situatie)

Verzekeren

Financieel vangnet voor calamiteiten

Selectie bij acceptatie door de verzekeraar Geen selectie. Alle gebouwen automatisch verzekerd in het financieel vangnet

51

Voorwaarden per gemeente verschillend, en verschillend per gebouw

Gelijke voorwaarden voor alle gemeenten en alle gebouwen gelijk

Aparte clausules per gebouw

Geen clausules

Eigen risico’s veelal laag en verschillend per gemeente

Hoge eigen risico’s van € 2 per inwoner per schade tot maximaal € 8 per inwoner per jaar en voor alle gemeenten gelijk

Premies per gemeente per gebouw verschillend

Premies voor alle gemeenten gelijk per Risicolabel

Contractsduur voor bepaalde tijd

Contractsduur gekoppeld aan aandeel­ houderschap Risicobeheerfonds

Verzekeringsambtenaar (voor gebouwenverzekering)

Risicoadviseur voor gebouwen

Van (huidige situatie)

Naar (nieuwe situatie)

Verzekeringsprocessen

Processen financieel vangnet

Verzekeringen moeten aanbesteed worden

Is niet meer nodig

Aanmelden ieder gebouw

Is niet meer nodig door automatische koppelingen met externe databases

Geen of beperkte periodieke rapportages

Gestructureerde monitoring en transparante rapportage via het fonds

Individueel per gemeente, gebaseerd op commerciële modellen

Collectief berekend zonder winstmarges, wat lagere premies oplevert

Risicobeoordeling is fragmentarisch en afhankelijk van externe adviseurs

Uniforme risicolabels en fondsbrede risicorapportages

Individuele schadeafhandeling per gemeente

Gecentraliseerde en efficiënte schade­ afhandeling via het fonds

Informatievoorziening is versnipperd en afhankelijk van verschillende externe partijen

Uniforme en duidelijke informatie­ voorziening via het fonds

Oprichtingsplan Risicobeheerfonds Nederlandse Gemeenten NV

Van (huidige situatie)

Naar (nieuwe situatie)

Risicomanagement

Risicomanagement

Beperkt inzicht, afhankelijk van externe adviseurs

Uniform en volledig inzicht via risicolabels en risicorapportages

Schadepreventie is beperkt en incidenteel, Systematisch en gestimuleerd door afhankelijk van lokale prioriteiten fondsbrede preventiemaatregelen Risicobeheersing is fragmentarisch en lokaal georganiseerd

Collectief met focus op risicovermindering

Gemeenten werken vaak individueel

Collectieve aanpak en kennisdeling tussen gemeenten

Hoge en onvoorspelbare kosten bij schade

Stabiliteit door gedeelde kosten en collectieve afspraken

Afhankelijk van eigen capaciteit en expertise

Ondersteuning vanuit een centraal fonds

Voordelen gemeenten Het fonds biedt meer inzicht in gebouwspecifieke risico’s met risicolabels en ondersteunt preventieve maatregelen. Fluctuerende premies maken plaats voor stabiele tarieven, en complexe administratie wordt vervangen door een centrale, efficiënte werkwijze. Het fonds biedt een structurele en duurzame oplossing voor gemeentelijk risicobeheer.

52

Van (huidige situatie)

Naar (gewenste situatie)

Hoge verzekeringskosten door individuele premies

Lagere verzekeringskosten door collectieve schaalvoordelen

Afhankelijkheid van commerciële verzekeraars met winstoogmerk

Gebruik van een fonds zonder winstoogmerk en lagere kosten

Onvoldoende inzicht in vastgoedrisico’s

Beter inzicht in risico’s door risicolabels en preventieve maatregelen

Sterk fluctuerende premies door marktdynamiek

Stabiele en voorspelbare premies via het Risicobeheerfonds

Complexe administratie en jaarlijkse aanbesteding verzekeringsdiensten

Eenvoudige en centrale administratie met minder werkdruk

Oprichtingsplan Risicobeheerfonds Nederlandse Gemeenten NV

11 Implementatie activiteiten ■ 11.1

Vervolgactiviteiten en planning

De belangrijkste vervolgactiviteiten na het besluit tot oprichting van het Risicobeheerfonds zijn: • Werven van gemeenten; • Proces vergunningaanvraag DNB; • Verdieping operating model tot Implementatieplan; De vervolgactiviteiten zijn in de tijd gezet met de volgende planning.

Ti j d s p a d v a n p o s i t i e f V N G b e s t u u r s b e s l u i t t o t e n m e t g o l i f e febr

mrt

april

mei

juni

Besluit VNG bestuur

juli

aug

sept

okt

nov

dec

jan

febr

mrt

april

mei

Minimaal 30% gemeenten

Werven gemeenten Voorbereiden informeel gesprek DNB Informeel gesprek DNB DNB vergunningsaanvraag Voorbereiden operationalisatie

Indicatie 12 maanden

Indicatie 12 maanden

Operationalisatie Go life

53

Oprichtingsplan Risicobeheerfonds Nederlandse Gemeenten NV

Indicatie Q1 2027

juni

■ 11.2

Werven en het betrekken van gemeenten

Gewerkt wordt aan een Wervingsplan Gemeenten dat bestaat uit een aantal stappen: • Informeren van gemeenten • Enthousiasmeren van gemeenten • Het faciliteren van besluitvorming binnen gemeenten Enthousiaste gemeenten wordt een Informatiepakket aangeboden ten behoeve van besluitvorming door Gemeenteraad en College. Hiervoor wordt een generiek raadsvoorstel alsook een generiek collegevoorstel gemaakt. Gemeenten kunnen deze voorstellen aanpassen naar hun eigen situatie. Het programma management is beschikbaar om gemeenten in het besluitvormingsproces bij te staan. Gewerkt wordt vanuit een olievlek aanpak. Daarbij worden de ervaringen van succesvolle processen gebruikt om nieuwe gemeenten te faciliteren. Onderdeel van het Informatiepakket naar gemeenten zijn ook alle documenten en data die in het proces zijn gebruikt, inclusief DNB- vergunningsaanvraag. Het Risicobeheerfonds zal in haar communicatie naar gemeenten volledig transparant zijn, zoals zij dat nu toe naar stakeholders ook is geweest. De werving wordt gefaseerd uitgevoerd waarbij onderscheid wordt gemaakt naar verschillende type gemeenten in relatie tot de houding naar het Risicobeheerfonds.

Type gemeente

Wat willen ze weten?

Communicatiestrategie

Koplopers vooruitstrevende gemeenten, gemeenten met al actief risicomanagement

Hoe kan dit innovatie­­ver Deze gemeenten zien de kansen en zijn bereid om en slimmer? als eerste in te stappen. Ze kunnen fungeren als ambassadeurs en praktijkvoorbeelden voor andere gemeenten. We bieden hun intensieve ondersteuning en maken succesverhalen zichtbaar.

Eerste volgers gemeenten die behoefte hebben aan zekerheid en duidelijke voordelen

Wat zijn de voordelen en hoe implementeer ik dit?

Deze gemeenten willen meedoen, maar hebben concrete bewijzen en richtlijnen nodig. Webinars, informatiepakketten en rekentools helpen hen de overstap te maken. Bestuurders en controllers van koplopers delen hun ervaringen om vertrouwen te wekken.

Peloton (achterblijvers) gemeenten die afwachten en pas later instappen

Hoeveel kost het en hoeveel moeite is het?

Eenvoudige, heldere verhalen over kostenvoordelen en soepele implementatie zijn cruciaal. Zodra een kritische massa van gemeenten meedoet (minimaal 75%), volgen deze gemeenten vanzelf.

Er wordt naar toe gewerkt in kwartaal 2 van 2026 de ondergrens van 30% deelname (op basis van inwoneraantal) te halen. Dat is 12 maanden na de start van het werven van gemeenten. Als het nodig is, wordt voor het bereiken van deze ondergrens meer tijd genomen.

54

Oprichtingsplan Risicobeheerfonds Nederlandse Gemeenten NV

■ 11.3

Mensen, processen en systemen

Direct na een positief besluit van het VNG-bestuur vindt het ‘Informeel gesprek’ plaats. Dit is de eerste stap op weg naar een vergunningsaanvraag. Dit gesprek beoogt inzicht te geven in de kansen op het verkrijgen van een vergunning. Samen met KPMG wordt deze ontmoeting zorgvuldig voorbereid om de succeskans zo groot mogelijk te laten zijn. Deze voorbereiding is gestart begin januari 2025. Samen met KPMG is ingeschat dat dit gesprek de meeste kans op succes heeft als er ruggensteun is van het VNG-bestuur. Aan de hand van het materiaal dat dan gedeeld wordt met de DNB, wordt tijdens het gesprek ook een beeld gekregen van de doorlooptijd van de vergunningsaanvraag. Vooralsnog wordt gerekend met 12 maanden. ■ 11.4 Proces vergunningsaanvraag DNB Het operating model (zie hiervoor Bijlage 10 Blauwdruk) wordt verder uitgewerkt tot een implementatieplan. Dat gaat dan over uitwerking van de processen, koppelingen met bestaande gemeentelijke systemen, IT inkoop, uitbestedingskeuzes, samenwerkingsverbanden, organisatie-inrichting, locatie, etc. Voor het opstellen van dit implementatieplan wordt thans een planning gemaakt samen met de consultants met wie ook de Blauwdruk is gemaakt. In deze fase wordt met nauw met enkele gemeenten samengewerkt om zo goed mogelijk op de aanpalende processen aan te sluiten. Ook zal in deze fase gewerkt worden met een Klankbordgroep Gemeenten.

Hierin zullen Verzekeringsambtenaren deelnemen en ambtenaren uit andere voor implementatie relevante afdelingen. Met de werving is reeds begonnen, doch wordt pas een vervolg gegeven na een positief besluit.

55

Oprichtingsplan Risicobeheerfonds Nederlandse Gemeenten NV

12 Organisatie en communicatie na positief besluit ■ 12.1 Project governance Na een positief besluit wordt de governance van het programma als volgt: Naam team

Rol

Programma Board

Accorderen voorstellen van Roel Wever (vz), het Programma Management Leonard Geluk

Programma Control

Financieel control op voorstellen van het Programma Management

Peter Kattenburg (concerncontroller VNG)

Initiatiefgroep

Bestuurlijk klankbord

Roel Wever, Ton Heerts, Eric van Oosterhout, Aly van Berckel, Marianne van der Sloot

Programma Management

Uitvoeren algehele implementatie voorbereiding

Frank Elion (voorzitter), Christiaan Ravensbergen, Anouk Zevenbergen (IG&H), Inge van Zon (KPMG)

■ 12.2

Deelnemers

Voortgangscommunicatie naar VNG-bestuur

Het Programma Management zal het VNG-bestuur elk kwartaal op de hoogte houden van de voortgang met betrekking tot het werven van gemeenten en de vergunningsaanvraag bij de DNB.

56

Oprichtingsplan Risicobeheerfonds Nederlandse Gemeenten NV