3 Nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen 2021

4429492

Gemeente Delft

Reserves, voorzieningen en investeringen 2021

Financiën/P&C (versie 23 november 2020)

1.

Inleiding ........................................................................................................................................ 2

2.

Begrippenlijst ............................................................................................................................... 3

3.

Reserves ........................................................................................................................................ 5

4.

3.1.

Algemene reserve ................................................................................................................ 5

3.2.

Bestemmingsreserves ......................................................................................................... 6

3.3.

Stille reserves ....................................................................................................................... 7

3.4.

Informatievoorziening ........................................................................................................ 7

Voorzieningen .............................................................................................................................. 8 4.1. Onderscheid voorzieningen ................................................................................................... 8 4.2.

5.

Informatievoorziening ........................................................................................................ 9

Investeringen ............................................................................................................................. 10 5.1.

Onderscheid investeringen .............................................................................................. 10

5.2.

Informatievoorziening ...................................................................................................... 11

Bijlage 1 : Uitvoeringsregels reserves ........................................................................................... 12 Overzicht hogere wet- en regelgeving ....................................................................................... 12 Overzicht reserves ........................................................................................................................ 13 Uitvoeringsregels .......................................................................................................................... 15 Informatievoorziening ................................................................................................................. 17 Bijlage 2: Uitvoeringsregels voorzieningen ................................................................................. 18 Overzicht hogere wet- en regelgeving ....................................................................................... 18 Overzicht voorzieningen .............................................................................................................. 18 Uitvoeringsregels .......................................................................................................................... 21 Informatievoorziening .................................................................................................................

21 Bijlage 3: Uitvoeringsregels investeringen .................................................................................. 22 Overzicht hogere wet- en regelgeving ....................................................................................... 22 Overzicht investeringen ............................................................................................................... 23 Uitvoeringsregels .......................................................................................................................... 26 Informatievoorziening ................................................................................................................. 27 Bijlage 4: Spelregels rentebeleid .................................................................................................... 28 Overzicht hogere wet- en regelgeving ....................................................................................... 28 Uitvoeringsregels .......................................................................................................................... 29

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

1

1. Inleiding Reserves, voorzieningen en investeringen beïnvloeden de financiële positie van de gemeente. Met name het begrotingssaldo, het weerstandsvermogen, het bezit (activa) en de stadsschuld wijzigen door het gebruik van reserves en voorzieningen en door investeringen. Om die reden is het van belang dat de betekenis van deze posten helder is en dat de regels voor het gebruik eenduidig zijn. Reserves zijn vrij besteedbaar en bestemd voor het afdekken van risico’s, het egaliseren van baten en lasten en het dekken van incidenteel beleid. Voorzieningen zijn verplicht en worden ingesteld voor verplichtingen en verliezen, voor risico’s, voor kosten in een volgend jaar en voor het verantwoorden van verplichtingen tegenover derden. Investeringen gaan over uitgaven met een meerjarig nut waarvoor we kapitaallasten ramen in de exploitatie. In de Financiële verordening is vastgelegd dat het college eenmaal in de vier jaar een geactualiseerde nota aanbiedt aan de gemeenteraad. De raad heeft de vorige nota vastgesteld in december 2016. De nieuwe nota beschrijft voor de komende vier jaar hoe de gemeente Delft omgaat met reserves, voorzieningen en investeringen. Financiële verordening (artikel 9 en 11): - Het college biedt ter vaststelling éénmaal per vier jaar een (geactualiseerde) nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen aan.

In deze nota worden aanvullende bestuurlijke uitgangspunten, kaders en uitvoeringsregels vastgelegd. - In de nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen stelt de raad de kaders vast met betrekking tot: a. de vorming en besteding van reserves en voorzieningen en het rentebeleid; b. de informatievoorziening over reserves en voorzieningen door het college aan de raad.

In de nota staan de bestuurlijke uitgangspunten, kaders en uitvoeringsregels voor het instellen en gebruiken van reserves en voorzieningen en voor het plannen en uitvoeren van investeringen. De regels zijn een nadere uitwerking van actuele wet- en regelgeving, met name het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Financiële verordening. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige nota zijn: - Het advies van de commissie R&A over de inzet van Algemene reserve is verwerkt (zie uitvoeringsregel 2) - De afrekening van gesloten circuits is onderdeel van het resultaat (zie uitvoeringsregel 8) - De tekst in de nota is verduidelijkt en bevat meer toelichting (o.a. begrippenlijst, het Integraal HuisvestingsPlan, effecten voor de financiële positie). In de bijlagen zijn de uitvoeringsregels opgenomen voor concrete voorstellen met betrekking tot reserves, voorzieningen en investeringen. Daarnaast zijn ook uitvoeringsregels voor het rentebeleid opgenomen. Elke bijlage begint met een overzicht van de relatie met overige kaders (BBV, Financiële verordening) en een nadere duiding. Daarna volgen de specifieke uitvoeringsregels. Van de uitgangspunten en kaders kan in uitzonderingsgevallen gemotiveerd worden afgeweken, zolang dit niet strijdig is met hogere wet- en regelgeving.

De nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen treedt in werking met ingang van 1 januari 20211 en vervangt de Nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen uit 2016 (raadsbesluit 2871439). 1

Dit betekent dat de uitvoeringsregels van toepassing zijn op de Jaarstukken 2020 en alle cyclusdocumenten in 2021 e.v.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

2

2. Begrippenlijst Aan de linkerkant van de balans (debetzijde) zijn alle activa te vinden. Deze worden ook wel de bezittingen genoemd. Er zijn vaste activa (bijvoorbeeld gerealiseerde investeringen zoals gebouwen) en vlottende activa (bijvoorbeeld vorderingen, liquide middelen). De balans is het overzicht van bezittingen, schulden en het eigen vermogen op een bepaald moment. Op de balans zie je hoe de bezittingen gefinancierd zijn. Daarom moeten activa en passiva altijd met elkaar in evenwicht zijn. De balans laat zien hoe de financiële positie van de gemeente is. Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. De bestemmingsreserves zijn onderdeel van het eigen vermogen. Het budgetrecht van de gemeenteraad betreft de bevoegdheid om financiële middelen beschikbaar te stellen. Door de begroting vast te stellen geeft de gemeenteraad het college toestemming om geld uit te geven aan de afgesproken activiteiten (zie artikel 189 Gemeentewet). Het eigen vermogen is een post op de balans en wordt gevormd door de algemene reserve, de bestemmingsreserves en het gerealiseerde resultaat. De omvang van het eigen vermogen wordt bepaald door het saldo van bezittingen en schulden. De exploitatie geeft een overzicht van de verwachte c.q.

gerealiseerde lasten, baten, stortingen en onttrekkingen en laat per jaar zien of per saldo sprake is van een voor- of nadeel. Een gesloten circuit is een bepaald taakveld plus overige aangerekende kosten (overhead, fictieve BTW, RBG) waarvan de totale kosten geheel worden gedekt uit een specifieke inkomstenbron, anders dan de algemene dekkingsmiddelen. Het saldo van baten en lasten wordt in beginsel toegevoegd of onttrokken aan een bestemmingsreserve met een egalisatiefunctie op basis van een voorstel bij de jaarstukken. De afschrijvingskosten en rentelasten vormen samen de kapitaallasten en zijn een belangrijke vaste kostenpost binnen de exploitatie. De omvang van de jaarlijkse kapitaallasten wordt bepaald door de hoogte van de investeringen, de termijn waarin het actief wordt afgeschreven en de methode van afschrijven. In Delft hanteren we voor alle investeringen de lineaire afschrijfmethode: de afschrijvingslasten blijven gedurende de afschrijvingstermijn gelijk en de rentelasten nemen jaarlijks af. Het bedrag aan kapitaallasten laat een dalend verloop zien. Alles wat langer meegaat dan één jaar, bijdraagt aan de doelen van de gemeente en een zekere omvang heeft is een investering. Het nut strekt zich uit over meer dan één jaar, de lasten verdelen we over de jaren waarop de investering betrekking heeft (afschrijving).

Na het in gebruik nemen van de investering wordt deze geactiveerd en overgeboekt naar de activa. Vanaf dat moment wordt over de investering afgeschreven en rente toegerekend. De rechterkant van de balans (creditzijde) bevat de passiva: het eigen vermogen (reserves) en het vreemd vermogen, onderverdeeld in voorzieningen, vaste schulden, vlottende schulden en verplichtingen die volgend jaar tot betaling komen (overlopende passiva). De solvabiliteit geeft aan in welke mate de gemeente in staat is om aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Dit wordt uitgedrukt door de verhouding tussen het eigen vermogen en het balanstotaal (hoe hoger het eigen vermogen, hoe beter de solvabiliteit).

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

3

Voorzieningen zijn gevormd voor (1) verplichtingen, verliezen en risico’s die onzeker zijn, maar redelijkerwijs te schatten, (2) het gelijkmatig verdelen van kosten (van vervangingsinvesteringen) die in een volgend jaar worden gemaakt (waarvoor een heffing wordt geheven) en (3) van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. De voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen. Het vreemd vermogen omvat de balansposten voorzieningen, vaste schulden, vlottende schulden en verplichtingen die in een volgend jaar tot betaling komen (‘overlopende passiva’).

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

4

3. Reserves Reserves zijn onderdeel van het eigen vermogen en in beginsel vrij besteedbaar. Ze kunnen ingezet worden als buffer, dekking, financiering of voor egalisatie van lasten over de jaren. De inzet is van invloed op het financiële resultaat en op de solvabiliteit. Op de lange termijn kan dit van invloed zijn op de financiële weerbaarheid van de gemeente. Impact financiële positie Effect op: Begrotingssaldo

Eigen vermogen

Stadsschuld

Bezit

-/+/+

+/+ -/-

n.v.t. n.v.t.

n.v.t. n.v.t.

Reserves Storting in een reserve Onttrekking aan een reserve

Een reservemutatie beïnvloedt het begrotingssaldo positief (onttrekking) of negatief (storting) en is onderdeel van het resultaat. Het resultaat wordt verrekend met het eigen vermogen. Incidentele reservemutaties tellen niet mee voor het structurele begrotingsevenwicht en het kengetal structurele exploitatieruimte. Reservemutaties wijzigen de omvang van het eigen vermogen. Voor zover dit de Algemene reserve betreft, wijzigt ook de beschikbare weerstandscapaciteit. Het eigen vermogen laat zien voor welke omvang er geen schulden op het bezit rusten (solvabiliteit). Een belangrijke notie hierbij is dat reserves over het algemeen niet liquide zijn (geen ‘cash’). Dit betekent dat dekking van uitgaven uit een reserve tot een financieringsbehoefte leidt die de stadsschuld vergroot. Inzet van een reserve betekent een verschuiving van het eigen vermogen naar het vreemd vermogen. Hierdoor daalt de solvabiliteitsratio. Een toename van de schuld leidt tot hogere schuldquotes.

Het instellen van een reserve, het toevoegen (doteren) en het onttrekken van middelen aan reserves vallen onder het budgetrecht van de raad. Mutaties van reserves worden door middel van een begrotingsvoorstel voorgelegd aan de raad, inclusief een toelichting op het bestedingsdoel, de omvang en de beoogde inzet. In de programmabegroting en de jaarstukken staan overzichten van de reserves met het bestedingsdoel per reserve en de geplande c.q. gerealiseerde toevoegingen en onttrekkingen. Hiermee is voor de gemeenteraad duidelijk wat de omvang is en welke mutaties zijn gepland c.q. gerealiseerd. We kennen twee soorten reserves: de Algemene reserve en bestemmingsreserves. Functies van reserves zijn: • Bufferfunctie: voor het opvangen van financiële risico’s. • Bestedingsfunctie: het dekken of financieren2 van incidentele exploitatielasten. • Egalisatiefunctie: het egaliseren van lasten en baten voor een afgebakend deel van de begroting.

3.1. Algemene reserve De Algemene reserve heeft een permanent karakter en functioneert als buffer voor het opvangen van exploitatietekorten en risico’s. De minimale omvang hangt af van het risicoprofiel. Ten behoeve van de bufferfunctie van de Algemene reserve wordt het resultaat van de gemeentelijke jaarrekening toegevoegd of onttrokken. Daarnaast voegen we het niet bestemde 2

Financiering is alleen mogelijk als tegenover de reserve voldoende liquide middelen staan.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

5

saldo van bestemmingsreserves toe aan de Algemene reserve. Dit gebeurt op basis van een jaarlijkse herijking van de bestedingsplannen voor de bestemmingsreserves. Voor de minimaal benodigde omvang van de Algemene reserve houden we rekening met het gemeentelijk risicoprofiel. Er is geen landelijk voorgeschreven werkwijze voor het bepalen van het risicoprofiel en de omvang van de benodigde weerstandscapaciteit. In de programmabegroting en de jaarstukken staat jaarlijks een toelichting op de onderbouwing en laten we de verhouding zien tussen de Algemene reserve (beschikbare weerstandscapaciteit) en het risicoprofiel (benodigde weerstandscapaciteit). De beschikbare weerstandscapaciteit is in principe toereikend als de som van de risico’s kleiner dan of gelijk is aan het saldo van de Algemene reserve. Voor de beoordeling van de beschikbare weerstandscapaciteit gebruiken we de volgende risicomatrix: Waardering A B C D E F

Ratio (weerstandscapaciteit t.o.v. risicoprofiel) Betekenis >2 Uitstekend 1,4 < X < 2,0 Ruim voldoende 1,0 < X < 1,4 Voldoende 0,8 < X < 1,0 Matig 0,6 < X < 0,8 Onvoldoende < 0,6 Ruim onvoldoende

(bron: provincies / Universiteit Tw ente)

Als de Algemene reserve groter is dan de benodigde weerstandscapaciteit is het resterende saldo niet bestemd. Dit biedt bestedingsmogelijkheden om incidentele uitgaven te dekken. NB: structurele tekorten moeten worden afgedekt door aanpassing van lasten en baten in de begroting. Stortingen in en onttrekkingen aan de algemene reserve vinden plaats op basis een begrotingsvoorstel en bij het bepalen van het rekeningresultaat. Voorstellen voor inzet van de niet bestemde ruimte in de Algemene reserve kunnen gaan over een toevoeging aan een bestemmingsreserve en/of een bijdrage aan de exploitatie. De criteria en uitvoeringsregels hiervoor zijn opgenomen in bijlage 1.

3.2. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves zijn tijdelijk en hebben een bestedings- of egalisatiefunctie3. Aan elke bestemmingsreserve heeft de raad een specifiek bestedingsdoel verbonden. Bestemmingsreserves worden gevormd om binnen een bepaalde tijd een bepaald beleidsdoel te realiseren of voor de egalisatie van ongewenste schommelingen van lasten en baten in een afgebakend deel van de begroting. Bij egalisatiereserves is altijd sprake van inkomsten, bijvoorbeeld uit een tarief (gesloten circuits), huurbaten (Vastgoed) of het gemeentefonds (voor zover verbonden met een zeker doel). Bestemmingsreserves zijn niet bedoeld om structurele lasten te dekken waarvoor de exploitatie onvoldoende middelen biedt. Wanneer dat gebeurt, leeft de gemeente feitelijk boven haar stand omdat zij dit nooit lange tijd kan volhouden. Uitzonderingen hierop zijn toegelicht in de programmabegroting.

3

Het BBV kent geen nader onderscheid tussen bestemmingsreserves. Voor de beheersing van de bestemmingsreserves maken we in Delft het hier vermelde onderscheid.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

6

Nieuwe bestemmingsreserves worden ingesteld door de raad. Dit gebeurt via een afzonderlijk raadsbesluit waarin een toelichting staat op de instelling, een eventuele looptijd en de voorwaarden voor het gebruik van de reserve. In de cyclusdocumenten houden we rekening met reservemutaties, mede op basis van de actuele bestedingsplannen voor de inzet van de bestemmingsreserves. Voorstellen voor een storting in of een onttrekking aan een bestemmingsreserve worden ter besluitvorming aan de raad voorgelegd en moeten passen binnen het bestedingsdoel van de betreffende bestemmingsreserve. De criteria en uitvoeringsregels voor de planning en realisatie van reservemutaties zijn opgenomen in bijlage 1.

3.3. Stille reserves Stille reserves bestaan uit de meerwaarden van bezittingen (activa) die niet zijn gewaardeerd op de balans en die - indien men dat zou willen - verkoopbaar zijn. Stille reserves kunnen aan de orde zijn bij bijvoorbeeld onroerend goed (inclusief gronden) en/of in de vastgelegde waarde van aandelen (zoals de aandelen Eneco t/m 2019). De voorwaarde dat de activa verkoopbaar moeten zijn, beperkt echter de omvang van de stille reserves. De activa die op de balans staan, zetten we over het algemeen in voor de bedrijfsvoering en gemeentelijke taken waardoor directe verkoop uitgesloten is (bijv. schoolgebouwen). Voor aandelen (Stedin, BNG) geldt dat ze veelal niet verhandelbaar zijn.

3.4. Informatievoorziening Het college informeert de gemeenteraad tweemaal per jaar – bij de programmabegroting en bij de jaarstukken – over het actuele doel, saldo en het verloop van de reserves in het begrotingsjaar en het verslagjaar.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

7

4. Voorzieningen Waar bestemmingsreserves een hoge mate van beleidsvrijheid kennen, is dat bij voorzieningen niet het geval. Kenmerkend voor voorzieningen is dat het college deze moet vormen voor verplichtingen of risico’s. Om die reden worden voorzieningen tot het vreemd vermogen gerekend. Het achterwege laten van de vorming van een benodigde voorziening kan de zogenoemde getrouwheid van de financiële positie schaden.

Impact financiële positie Voorzieningen Dotatie aan een voorziening Besteding van een voorziening

Effect op: Begrotingssaldo

Eigen vermogen

Stadsschuld

Bezit

-/n.v.t.

-/n.v.t.

n.v.t. -/-

n.v.t. n.v.t.

Een dotatie aan een voorziening is een last in de exploitatie en heeft een nadelig effect op het begrotingssaldo. Een besteding van een voorziening is niet zichtbaar in de exploitatie maar wordt direct in mindering gebracht op de voorziening die op de balans staat (balansmutatie). Hierdoor daalt het vreemd vermogen. Voorzieningen zijn onderdeel van het vreemd vermogen en bepalen mede de financieringsbehoefte. Omdat tegenover de voorzieningen over het algemeen geen liquide middelen staan, leidt de inzet van voorzieningen tot een verschuiving binnen het vreemd vermogen van voorzieningen naar schuld (solvabiliteit wijzigt niet). De dotaties verhogen het vreemd vermogen (solvabiliteit verslechtert) en leiden tot hogere schuldquotes. Als de voorziening wordt gebruikt voor renovatie of groot onderhoud en hierdoor de levensduur van bezit toeneemt, behoudt het activum zijn waarde. Over de instelling en de benodigde omvang van een voorziening neemt de raad een besluit voor zover hierover een bestuurlijke afweging is te maken. Zo mogelijk vallen voorzieningen vrij bij de jaarstukken ten gunste van het rekeningresultaat. Het toevoegen van middelen aan de voorziening is als last opgenomen in de exploitatie. Het saldo van de voorziening is zichtbaar op de balans. Het onttrekken van middelen aan een voorziening is een mutatie op de balans.

4.1. Onderscheid voorzieningen Specifieke feiten en omstandigheden geven aanleiding om een voorziening te treffen. In het BBV (artikel 44) is sprake van voorzieningen voor de volgende situaties: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten (bijvoorbeeld een juridische claim); b. op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen, waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren; d. bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven; e. van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden, met uitzondering van de voorschotbedragen verkregen vanuit de EU en overheid.

Toelichting:

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

8

Ad. a en b. Verplichtingen, verliezen en risico’s hangen samen met gebeurtenissen of situaties in het lopende jaar of voorgaande jaren die kosten met zich meebrengen. De noodzaak van toevoegingen aan en/of bestedingen ten laste van voorzieningen behorend tot categorie a (bijvoorbeeld voorziening Wethouderspensioenen) en b (bijvoorbeeld voorziening Achterstallig onderhoud) wordt beoordeeld aan de hand van de feiten en omstandigheden die bekend zijn bij het opstellen van de jaarstukken (zie Toelichting op de balans in de jaarstukken). Door het gebruik van schattingen kunnen waarderingen sterk uiteenlopen. Voor aangewezen schattingen wordt vastgelegd welke methode (met inbegrip van modellen) is toegepast, welke aannames zijn gedaan en welke gegevens zijn gebruikt voor de waardering. Ad c en d. Via een voorziening kunnen noodzakelijke middelen opzij worden gezet voor toekomstige uitgaven aan groot onderhoud (bijvoorbeeld voorziening Onderhoud sporthallen). De benodigde dekking van de voorziening kan onderdeel zijn van een heffing die gevraagd wordt (bijvoorbeeld voorziening Toekomstige vervanging riool). Hiermee voorkomen we dat er plotseling een of twee jaar grote uitgaven zijn en daarna weer lange tijd niet. Jaarlijks wordt een vast bedrag ‘gespaard’ door middel van een storting in de voorziening.

Voorwaarde voor bestedingen en/of toevoegingen is een actueel onderhoudsplan of vervangingsschema (bijvoorbeeld het Gemeentelijk Rioleringsplan). Ad e. Niet bestede middelen van derden voor een specifiek doel horen bij de voorzieningen. Te denken valt aan de ontvangen bijdragen (niet zijnde EU- of overheidsbijdragen) waarvan de besteding over enkele jaren wordt uitgesmeerd (bijvoorbeeld voorziening Begraafplaatsen, voorziening Projecten RMD). Voorwaarde voor bestedingen en/of toevoegingen is een actueel bestedingsplan.

4.2. Informatievoorziening Het college informeert de gemeenteraad twee maal per jaar – bij de programmabegroting en de jaarstukken – over de stand van de voorzieningen. Voorziene toevoegingen en/of onttrekkingen van middelen aan voorzieningen worden daarbij inzichtelijk gemaakt.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

9

5. Investeringen Investeringen zijn verzamelde uitgaven voor een bepaald doel waarvan de inwoners en/of bezoekers van Delft meerjarig nut hebben. Om die reden zetten we de verzamelde uitgaven als bezit op de balans (activeren) en brengen we de jaarlijkse waardedaling in mindering op het actief (afschrijven). De afschrijving komt elk jaar ten laste van de exploitatie. Aan de investeringen worden rentekosten toegerekend die ten laste van de exploitatie komen. Afschrijving en rente vormen samen de kapitaallasten. Impact financiële positie Investeringen Meer investeren

Effect op: Begrotingssaldo

Eigen vermogen

Stadsschuld

Bezit

n.v.t.

n.v.t.

-/-

+/+

Bij investeringen die in gebruik zijn genomen, horen kapitaallasten (afschrijvingen en rentekosten) die de jaarlijkse waardevermindering tot uitdrukking brengen en als last zichtbaar worden in de exploitatie. Kapitaallasten leggen een beslag op het begrotingssaldo. Het effect is budgettair neutraal als dekking beschikbaar is door een onttrekking aan de reserve Dekking kapitaallasten. Voor zover geen eigen middelen worden ingezet, is financiering van de investeringen benodigd. Dit leidt tot ophoging van de schuld en tot rentekosten. Omdat investeringen een meerjarig nut hebben, zetten we de verzamelde uitgaven als bezit op de balans (activeren). De jaarlijkse waardedaling van het actief wordt bepaald door de afschrijving die elk jaar ten laste komt van de exploitatie. Bij de besluitvorming over de programmabegroting stelt de raad het meerjarige investeringsprogramma vast. Dit betekent dat de raad de totale ramingen van de individuele investeringen goedkeurt. Dit betreft bestaande en nieuwe investeringsvoorstellen. Voor de investeringen in onderwijshuisvesting gebruiken we het Integrale HuisvestingsPlan (IHP) dat elke vier jaar wordt opgesteld. Bij de kadernota voegen we de jaarschijf toe voor het laatste jaar van de meerjarenraming. Na ingebruikname van een investering, wordt in het volgende jaar gestart met afschrijven.

De duur van het afschrijven wordt bepaald door de levensduur van de investering en is nader omschreven in de Financiële verordening. Gemeenten zijn vrij om de wijze van afschrijving te bepalen. In Delft hanteren we voor alle investeringen de lineaire afschrijfmethode: de afschrijvingslasten blijven gedurende de afschrijvingstermijn gelijk en de rentelasten nemen jaarlijks af. Het bedrag aan kapitaallasten laat een dalend verloop zien. Bij deze methode worden de lasten minder naar de toekomst geschoven dan bij de annuïtaire afschrijfmethode: het totale bedrag aan afschrijving en rente blijft gedurende de gebruiksduur gelijk. Het rentepercentage bepaalt de mate waarin het rentedeel daalt en het afschrijvingsdeel stijgt.

5.1. Onderscheid investeringen Investeringen zijn divers naar hun aard (uitbreiding, vervanging), frequentie, en te hanteren afspraken (generiek: investeringsprogramma of specifiek: bijv. voor het IHP). De uitvoeringsregels gaan over vervangings-, uitbreidingsinvesteringen en investeringen in bedrijfsmiddelen. De frequentie (eenmalig, periodiek) is hierbij geen onderscheidend criterium voor opname in het investeringsprogramma.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

10

Het vaststellen van de programmabegroting door de raad betreft ook het investeringsprogramma. Het investeringsprogramma bestaat uit drie delen: • Investeringsplan: concrete investeringen (op basis van een uitvoeringsplan) • Investeringsplan – bedrijfsmiddelen: concrete investeringen • Investeringsagenda: voornemens tot investeren voor de komende periode.

5.2. Informatievoorziening In de kadernota en de programmabegroting worden voorstellen voor nieuwe en gewijzigde investeringen voorgelegd. Het actuele investeringsprogramma, inclusief een overzicht van mutaties (van ‘Agenda’ naar ‘Plan’, nieuw, herfasering), staat in de begroting en wordt jaarlijks vastgesteld door de raad. Bij de najaarsrapportage rapporteren we over het uitvoeringsjaar van het actuele investeringsplan uit de ontwerp programmabegroting. Bij de jaarstukken legt het college verantwoording af aan de raad over de realisatie van het laatst vastgestelde investeringsplan.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

11

Bijlage 1 : Uitvoeringsregels reserves Overzicht hogere wet- en regelgeving De uitvoeringsregels voor de reserves passen binnen de volgende kaders: 1. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Reserves: Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel

16 17 19 20 23 27 28 42 43 54 76

Paragraaf Grondbeleid Overzicht baten en lasten in de begroting Toelichting overzicht baten en lasten Uiteenzetting financiële positie Toelichting meerjarenraming Overzicht baten en lasten in de jaarrekening Toelichting overzicht baten en lasten Eigen vermogen Eigen vermogen op de balans Toelichting op de balans Activa en reserves

De regels voor reserves in het BBV gaan over de beleidsuitgangspunten voor grondzaken (artikel 16), toevoegingen en onttrekkingen in begroting en jaarrekening (artikel 17, 19, 23, 27, 28), de stand en het verloop (artikel 20), de afbakening van het eigen vermogen (artikel 42, 43), de aard en reden en toevoegingen en onttrekkingen (artikel 54) en de waardering van activa waarop reserves in mindering zijn gebracht (artikel 76). Uitwerking BBV

In Delft zijn alle stortingen en onttrekkingen aan reserves geraamd bij de algemene dekkingsmiddelen (Financieel gezond). Hierdoor kan in de overige begrotingsprogramma’s de nadruk liggen op de inhoudelijke afwegingen ten aanzien van beleidskeuzes en op de uitvoering daarvan. Het onderscheid tussen enerzijds beleidskeuzes en anderzijds de dekking van die keuzes vergroot de transparantie van het resultaat per programma. 2. Financiële verordening Reserves: Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel Artikel

1 2 3 6 7 9 11 18

Gesloten circuit en bestemmingsreserve Uitwerking raadsbevoegdheid t.a.v. begroting Rapportage over afwijkingen Verantwoording over afwijkingen Wijziging van de begroting Nota Reserves, Voorzieningen en Invest. Nota Reserves, Voorzieningen en Invest. Onderhoud kapitaalgoederen

De regels voor reserves in de Financiële verordening gaan over de afrekening van gesloten circuit met een bestemmingsreserve (artikel 1), goedkeuring van stortingen en onttrekkingen in begroting en jaarrekening (artikel 2, 7), tussentijdse rapportage en verantwoording over afwijkingen (artikel 3, 6), de frequentie en inhoud van de nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen (artikel 9, 11) en de dekking van het onderhoud kapitaalgoederen uit reserves (artikel 18).

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

12

3. Overig De notitie Delftse aanpak risico’s in beeld (2016) beschrijft hoe college en raad interactie hebben over strategische risico’s en dossiers waar college en raad extra aandacht voor hebben.

Overzicht reserves De gemeente Delft kent 27 reserves, naast de Algemene reserve zijn er 26 bestemmingsreserves. In onderstaande tabel zijn de reserves weergegeven: Algemene reserve Algemene reserve Bestemmingsreserve Bestemmingsreserves beleidsuitvoering Fonds ‘transities voor duurzame en economische innovaties’ Reserve Automatiseringsmiddelen Reserve beleid en uitvoering Reserve Bovenwijkse voorzieningen Reserve Centrale vervanging meubilair Reserve Maatregelen coronacrisis Reserve Cultureel Erfgoed Delft Reserve Dekking kapitaallasten Reserve Egalisatie maatschappelijke voorzieningen Reserve Enqueterecht raad Reserve Gemeentelijke huisvesting Reserve Investeringsplan Reserve Onderwijshuisvesting Reserve Openbare ruimte Reserve Parelfonds Reserve Schieoevers Reserve Sociaal domein Reserve Stad Reserve Vak Reserve Voorbereidingskosten FD 2040 Bestemmingsreserves Egalisatie exploitatie Egalisatiereserve Omgevingsvergunningen Reserve Reiniging Reserve Riolering Reserve Decentralisatie-uitkering Vrouwenopvang Reserve MO/BW/Begeleiding Reserve Vastgoed

Toelichting: -

Structurele reservemutaties In principe zijn toevoegingen en onttrekkingen aan reserves incidenteel van aard. In een beperkt aantal gevallen is ook sprake van structurele reservemutaties. Voorwaarde voor structurele onttrekkingen dat de reserve toereikend is om de lasten over de gehele looptijd te kunnen dekken (bijvoorbeeld kapitaallasten die gedekt worden uit de bestemmingsreserve Dekking kapitaallasten). Kanttekening is wel dat bij vervangingsinvesteringen, zodra de looptijd is verstreken en de reserve is uitgeput, alternatieve dekking moet worden gezocht. Het is daarom raadzaam deze dekking te beperken.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

13

Een overzicht van de incidentele en structurele reservemutaties is onderdeel van de bijlage Incidentele baten en lasten in de programmabegroting en jaarstukken. -

Boven- of ondergrenzen voor bestemmingsreserves Als het gewenst is om een onder- of bovengrens te hanteren voor het saldo van de een bestemmingsreserve wordt dit toegelicht en verwerkt in het bestedingsplan dat verplicht is voor elke bestemmingsreserve. Bij afwijking van het saldo volgt een voorstel voor aanpassing.

-

Bestemmingsreserves met egalisatiefunctie (Vrouwenopvang, MO/BW/Begeleiding, Vastgoed)) Het doel van bestemmingsreserves met een egalisatiefunctie is het opvangen van ongewenste schommelingen in lasten en baten voor een afgebakend deel van de begroting. Bij egalisatiereserves is altijd sprake van inkomsten, bijvoorbeeld uit een tarief (gesloten circuits), huurbaten (Vastgoed) of het gemeentefonds (voor zover verbonden met een zeker doel).

-

Gesloten circuits (Omgevingsvergunningen, Reiniging en Riolering) Een gesloten circuit betreft een gemeentelijke taak waarvan de totale kosten in principe worden gedekt uit een specifieke inkomstenbron, anders dan de algemene dekkingsmiddelen. Door wetgeving is bepaald dat de opbrengsten onderdeel blijven van het gesloten circuit. De inkomsten uit tarieven mogen voor de gesloten circuits maximaal kostendekkend zijn. Voor het bepalen van de kostprijs houden we rekening met de lasten op het taakveld en overige kosten (overhead, BTW, RBG). In de paragraaf Lokale heffingen is een compleet overzicht met een berekening van de kostendekkendheid van de tarieven opgenomen (conform BBV).

-

NB: het taakveld geef geen compleet beeld van baten en lasten omdat de overige kosten ontbreken.

Het gesloten circuit rekent af met een bestemmingsreserve met egalisatiefunctie. Het af te rekenen saldo wordt gebaseerd op de gerealiseerde kostendekkendheid. -

Rekeningresultaat Om de transparantie van het rekeningresultaat en de mutatie van de Algemene reserve te vergroten, worden uitsluitend de mutaties van reserves met een bestedingsfunctie en de afrekening van gesloten circuits verwerkt in het rekeningresultaat. De afrekening van de gesloten circuits in het rekeningresultaat waarborgt het wettelijke bestedingsdoel. Alle overige afrekeningen met reserves met een egalisatiefunctie maken onderdeel uit van het voorstel voor bestemming van het resultaat. Als gevolg van dit uitgangspunt is de opbouw van het rekeningresultaat en de mutatie van de Algemene reserve als volgt.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

14

Bepaling van het resultaat A Saldo van de programma's B Saldo van de algemene dekkingsmiddelen

€ € -

C

Saldo van baten en lasten (resultaat voor bestemming)

D E

Afrekening reserves met een bestedingsfunctie Afrekening gesloten circuits met reserve met egalisatiefunctie

F

Rekeningresultaat (resultaat na bestemming)

F

Rekeningresultaat (resultaat na bestemming)

G H

Voorstel voor bestemming van het resultaat na bestemming: Afrekening overige reserve met egalisatiefunctie Overige voorstellen

€ € -

I

Verrekening met de Algemene reserve (F-G-H)

€ -

€ € -

Uitvoeringsregels Voor de Algemene reserve gelden de volgende uitvoeringsregels.

Uitvoeringsregel 1. Het positieve (negatieve) resultaat van de gemeentelijke jaarrekening wordt toegevoegd (onttrokken) aan de Algemene reserve. Het financiële effect van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, verwerken we in de gemeentelijke jaarrekening.

Uitvoeringsregel 2. Voor de inzet van de niet bestemde ruimte in de Algemene reserve kunnen begrotingsvoorstellen worden voorgelegd aan de raad. Hierbij gelden de volgende criteria en uitvoeringsregels: • begrote mutaties met als tegenhanger een bestemmingsreserve worden voor het volledige bedrag als realisatie geboekt; • bij een begrote bijdrage aan de exploitatie wordt een onttrekking gerealiseerd op basis van de werkelijke beleidsuitgaven in het betreffende begrotingsjaar tot een maximum van de raming; • voor tussentijds bijgestelde prognoses van het financiële beeld voor het lopende jaar worden geen mutaties in de Algemene reserve begroot en derhalve ook niet tussentijds in de realisatie geboekt.

Uitvoeringsregel 3. De benodigde weerstandscapaciteit (op basis van het risicoprofiel) wordt in mindering gebracht op het saldo van de Algemene reserve ter bepaling van de vrij besteedbare ruimte in de Algemene reserve (= beschikbare weerstandscapaciteit).

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

15

Voor de bestemmingsreserve gelden de volgende uitvoeringsregels.

Uitvoeringsregel 4. Bestemmingsreserves worden ingesteld en opgeheven bij raadsbesluit.

Uitvoeringsregel 5. Criteria voor het instellen en het aanhouden van een bestemmingsreserve met een bestedingsfunctie: 5.1. het doel van bestemmingsreserves is zo geformuleerd dat de raad de bestedingen van de reserves kan toetsen; 5.2. een bestedingsplan is verplicht bij de instelling en wordt jaarlijks geactualiseerd; 5.3. uitsluitend incidentele uitgaven worden gedekt of gefinancierd ten laste van een bestemmingsreserve.

Uitvoeringsregel 6. Financiële mutaties van bestemmingsreserves met een bestedingsfunctie verwerken we als volgt: 6.1. stortingen en onttrekkingen worden geraamd in de cyclusproducten of in een separate begrotingswijziging; 6.2. stortingen worden gerealiseerd op basis van de raming; 6.3. onttrekkingen worden gerealiseerd op basis van de werkelijke beleidsuitgaven in het betreffende begrotingsjaar tot het maximum van de raming.

Uitvoeringsregel 7. Criteria voor het instellen en aanhouden van een reserve met een egalisatiefunctie: 7.1. per reserve is gedefinieerd welke lasten en/of baten (taakveld) in de exploitatie voor egalisatie in aanmerking komen; 7.2. per reserve stellen we jaarlijks in de begroting de toereikendheid vast (op basis van het bestedingsplan).

Uitvoeringsregel 8. Financiële mutaties van bestemmingsreserves met een egalisatiefunctie verwerken we als volgt: 8.1. stortingen en onttrekkingen worden geraamd in de cyclusproducten of in een separate begrotingswijziging. Voor gesloten circuits ramen we uitsluitend stortingen als het saldo van de reserve waarmee wordt afgerekend, moet worden aangevuld; 8.2. in de jaarstukken nemen we per egalisatiereserve op basis van de realisatie een afrekenvoorstel op. Voor de gesloten circuits4 is dit voorstel onderdeel van het resultaat. Voor de overige egalisatiereserves is het afrekenvoorstel onderdeel van Voorstel tot bestemming van het resultaat.

4

De mate van kostendekkendheid is de basis van de afrekening met de betreffende reserve.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

16

Informatievoorziening Het college informeert de gemeenteraad tweemaal per jaar – bij de programmabegroting en bij de jaarstukken – over het saldo en het verloop van de reserves van het begrotingsjaar en het verslagjaar. In de programmabegroting staat de volgende informatie over de reserves: • doel van de reserve; • stand van reserve (jaar t-2 / jaar t-1 / jaar t); • geplande stortingen en onttrekkingen (jaar t-1 / jaar t / jaar t+1 / jaar t+2/ jaar t+3); • toelichting op de onttrekkingen van het jaar t (begrotingsjaar); • einde looptijd reserve; • overzicht van alle structurele en incidentele stortingen en onttrekkingen. In de jaarstukken staat de volgende informatie over de reserves: • doel van de reserve; • stand per 1/1 en stand per 31/12; • mutaties van het verslagjaar; • overzicht van alle structurele en incidentele stortingen en onttrekkingen.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

17

Bijlage 2: Uitvoeringsregels voorzieningen Overzicht hogere wet- en regelgeving De uitvoeringsregels voor de voorzieningen passen binnen de volgende kaders: 1. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Voorzieningen: Artikel 2 Artikel 20 Artikel 41 Artikel 44 Artikel 45 Artikel 55 Artikel 62 Artikel 63

Voorzieningen en bespaarde rente Uiteenzetting financiële positie Vaste passiva Vorming van voorzieningen Rentetoevoeging aan voorzieningen Toelichting op de balans Investeringen en activa Waardering voorzieningen

Notitie Materiële Vaste Activa

De regels voor voorzieningen in het BBV gaan over rente (artikel 2, 45), de stand en het verloop (artikel 20), de afbakening van de vaste passiva (artikel 41), de situaties waarvoor voorzieningen worden gevormd (artikel 44), de toelichting op aard en reden (artikel 55), het in mindering brengen van voorzieningen op investeringen (artikel 62) en de waardering van passiva (artikel 63). In de Notitie Materiële vaste activa (januari 2020) is de stellige uitspraak opgenomen dat bij achterstallig onderhoud een voorziening moet worden gevormd. Het is niet meer toegestaan om het achterstallig onderhoud financieel in te lopen binnen een termijn van vier jaar. Wanneer een gemeente onvoldoende financiële middelen heeft om een voorziening achterstallig onderhoud te vormen zal dit tot een negatieve algemene reserve kunnen leiden. 2. Financiële verordening Voorzieningen: Artikel 9 Artikel 11 Artikel 12 Artikel 18 Bijlage 1

Nota Reserves, Voorzieningen en Invest. Nota Reserves, Voorzieningen en Invest. Voorzieningen en kostprijsberekening Onderhoud kapitaalgoederen Voorziening Riolering

De regels voor voorzieningen in de Financiële verordening gaan over de frequentie en inhoud van de nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen (artikel 9, 11), het betrekken van voorzieningen bij kostprijsberekening (artikel 12) en de dekking van het onderhoud kapitaalgoederen uit voorzieningen (artikel 18). In bijlage 1 staan de regels voor sparen voor toekomstige vervanging van riolering.

Overzicht voorzieningen De gemeente Delft kent 17 voorzieningen. In onderstaande tabel zijn de voorzieningen weergegeven:

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

18

Voorzieningen Voorzieningen verplichtingen / verliezen Wethouderspensioenen Sanering Buitenwatersloot 312 Voorziening Werkse! Voorziening Grondpositie Nieuwe haven Amoveren putten GR grondwater Voorzieningen tbv risico's Businesscase onvoorzien Voorziening Achterstallig onderhoud Voorzieningen gelijkmatige verdeling lasten Voorziening Onderhoud sporthallen Voorziening toekomstige investeringen waarvoor een heffing kan worden geheven. Toekomstige vervanging riool Voorzieningen middelen van derden Tentoonstelling Pieter de Hoogh Gift Prinsenhof Voorziening Recreatieschap Midden-Delfland Voorziening Volkshuisvestingsfonds Voorziening Afgekochte grafrechten Voorziening Archeologie Spoorzone Voorziening Arboretum Heempark-Korftlaan

Toelichting: - Schattingen De hoogte van voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico’s wordt gebaseerd op schattingen. Voor de hiermee samenhangende geldbedragen geldt een voorbehoud van schattingsonzekerheid als gevolg van inherente beperkingen in kennis of gegevens. Als gevolg daarvan kunnen de resultaten van de waarderingen sterk uiteenlopen. Voor aangewezen schattingen wordt vastgelegd welke methode (met inbegrip van modellen) is toegepast, welke aannames zijn gedaan en welke gegevens zijn gebruikt voor de waardering. - Onderscheid schuld, voorziening en risico Of sprake is van een schuld, voorziening of risico wordt bepaald door de mate van zekerheid. Dit is nader toegelicht in onderstaand. Aanvullend geldt dat de aanleiding voor het instellen van een voorziening in het verleden ligt (of in het lopende boekjaar) en dat risico’s gaan over gebeurtenissen de toekomst.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

19

Mate van zekerheid over het verlies of de verplichting

Mate van zekerheid over de omvang van het bedrag

Zeker

Redelijkerwijs in te schatten

Zeker

Waarschijnlijk

Kans aanwezig

Schuld

Opnemen als voorziening

(onderbouwde berekening)

Niet redelijkerwijs in te schatten

Risico: opnemen in de paragraaf Weerstandsvermogen

- Voorzieningen voor kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt Voor voorzieningen die worden gevormd om onderhoudslasten van een kapitaalgoed over een aantal jaren te egaliseren, gelden de volgende eisen: • een door de raad vastgesteld onderhoudsplan of beheerplan; • het onderhoudsplan dient actueel te zijn, d.w.z. maximaal 5 jaar oud (tussentijdse bijstelling is verplicht bij afwijking in de staat van het onderhoud). NB: de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen in de programmabegroting geeft inzicht in de actualiteit van de beheerplannen; • meerjarig inzicht in de uitgaven per jaar (planperiode 5 tot 10 jaar); • saldo van de voorziening inclusief de meerjarige toevoeging is toereikend voor de geplande uitgaven; • aangegeven is ten laste van welk taakveld voor welk bedrag een toevoeging plaatsvindt. -

Voorzieningen die bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen In Delft betreft dit de voorziening Toekomstige vervanging riool. De voorziening moet toereikend zijn om de benodigde uitgaven te kunnen bekostigen. De onderbouwing van de voorziening (planning, ramingen van investeringen) staat in het Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) dat periodiek geactualiseerd wordt. Aan de hand van dit beheerplan kan worden bezien of het saldo van de voorziening en daarmee de geplande dotaties nog toereikend zijn. Indien wordt voorzien dat de voorziening in de toekomst niet toereikend is, vergt dit bijstelling van de jaarlijkse dotaties. De aard van de voorziening vereist hierbij dat de omvang van de dotaties jaarlijks van een vergelijkbaar niveau zijn. Hier kan dus niet eenmalig een piek in zitten, ook niet bij de actualisatie van het beheerplan. Een eenmalige storting in de voorziening is alleen toegestaan als op korte termijn (t+1) een negatief saldo dreigt te ontstaan.

- Voorzieningen voor van derden verkregen middelen Een schenking of een legaat die specifiek besteed dienen te worden, vallen onder de categorie ‘van derden verkregen middelen met een specifiek bestedingsdoel’. De dotatie vindt plaats ten laste van het taakveld Treasury. Wanneer de gemeente de schenking niet in hetzelfde begrotingsjaar waarin deze verkregen wordt, kan of wil besteden, vormen we een voorziening. Een terugbetalingsregeling is geen absolute voorwaarde.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

20

Uitvoeringsregels Uitvoeringsregel 9. De gemeenteraad stelt een voorziening in op basis van een afzonderlijk raadsbesluit indien een bestuurlijke afweging mogelijk is. Dit betreft met name voorzieningen voor kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt (BBV artikel 44, lid 1c) en voor bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen (BBV artikel 44, lid 1d).

Uitvoeringsregel 10. Als de verplichtingen en/of de risico’s verminderen of komen te vervallen, valt (een deel van) de voorziening vrij. Vrijval van de voorziening gebeurt: 10.1. als correctie op de lasten (verlaging dotatie); 10.2. bij het opstellen van de jaarstukken ten gunste van het rekeningresultaat. NB: het is niet toegestaan om een bijdrage aan de exploitatie te ramen ten laste van voorzieningen.

10.3. Dotaties (toevoegingen) zijn een last in de exploitatie en gebaseerd op de (schatting van de) benodigde omvang van de voorziening. 10.4. Bestedingen (onttrekkingen) zijn niet zichtbaar in de exploitatie en worden in mindering gebracht op de balanspost Voorzieningen. 10.5. Bij het opstellen van de jaarstukken bepaalt het college op basis van de beschikbare informatie of de actuele stand van de voorzieningen toereikend is. 10.6. De noodzaak van toevoegingen aan en/of bestedingen van voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en/of risico’s (situatie a en b) wordt beoordeeld aan de hand van de feiten en omstandigheden die zich voordoen bij het opstellen van de jaarstukken. 10.7. De mutaties van voorzieningen voor kosten in een volgend begrotingsjaar, vervangingsinvesteringen en/of van derden verkregen middelen (situaties c t/m e) zijn gebaseerd op bestedingsplannen, onderhoudsplanningen, vervangingsschema’s en dergelijke.

Informatievoorziening Het college informeert de gemeenteraad tweemaal per jaar – bij de programmabegroting en de jaarstukken – over de stand van de voorzieningen. In de programmabegroting staat de volgende informatie over de voorzieningen: • Indeling conform BBV doel van de voorziening en saldo vanaf jaar t-2 t/m jaar t+3; • geplande mutaties (jaar t-1 t/m jaar t+3). In de jaarstukken staat de volgende informatie over de voorzieningen: • indeling conform het BBV; • doel van de voorziening en saldo jaar t-1, saldo jaar t; • mutaties in het verslagjaar.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

21

Bijlage 3: Uitvoeringsregels investeringen Overzicht hogere wet- en regelgeving De uitvoeringsregels voor de investeringen passen binnen de volgende kaders: 1. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Investeringen: Artikel 1 Artikel 13 Artikel 20 Artikel 35 Artikel 44 Artikel 51 Artikel 52 Artikel 54 Artikel 59 Artikel 61 Artikel 62 Artikel 63 Artikel 64 Artikel 65

Investering met economisch nut Rentetoevoeging aan investeringen Uiteenzetting financiële positie Materiële vaste activa Vervangingsinvesteringen Afschrijvingen Toelichting op de balans Toelichting op de balans Activeren Activeren Investeringen en activa Waardering activa Afschrijvingen Buitengebruikstelling activa

Notitie Materiële Vaste Activa

Notitie Materiële Vaste Activa

De regels voor investeringen in het BBV gaan over de omschrijving van investeringen met economisch nut (artikel 1), de beleidsvoornemens voor rentetoerekening (artikel 13), het onderscheid in soorten investeringen (artikel 20), de afbakening van de materiële vaste activa (artikel 35), voorzieningen voor vervangingsinvesteringen (artikel 44), de methode van afschrijving (artikel 51), verloop activa door (des)investeringen (artikel 52), het verloop van reserves door afschrijving (artikel 54), activering (artikel 59, 61, 62, 63), afschrijvingen (artikel 64) en waardevermindering (artikel 65). Toelichting BBV Investeringen met economisch nut zijn alle investeringen waarmee middelen kunnen worden verworven (bijv. een tarief) of die verhandelbaar zijn (bijv. een auto). Het gaat hierbij nadrukkelijk om de mogelijkheid middelen te verwerven. De mate van kostendekkendheid is niet relevant voor de vraag of een investering een economisch nut heeft. Het onderscheid in de categorieën investeringen (economisch nut, maatschappelijk nut) wordt gehanteerd bij de presentatie van de balans in de jaarstukken. Buiten de benoemde categorieën investeringen die het BBV onderscheidt, kennen we de bijdragen aan activa in eigendom van derden. Onder voorwaarden is het toegestaan om bijdragen aan investeringen in eigendom van derden te activeren.

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, als: • er sprake is van een investering door een derde; en • de investering bijdraagt aan de publieke taak; en • de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een manier zoals is overeengekomen; en • de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Voor alle investeringen geldt: • activeren is verplicht;

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

22

• • •

extra afschrijving is niet toegestaan; bijdragen van derden moeten we in mindering brengen op de investering; bijdragen uit reserves mogen we niet in mindering brengen op de investering.

In het BBV is expliciet een aantal posten opgenomen dat niet geactiveerd mag worden: • Tekorten/onrendabele top (regel is: verlies nemen als het zich voordoet). • Bestemmingsplannen (regel is: er is geen sprake van het realiseren van een actief / investering). • Hertaxatie WOZ (regel is: betreft jaarlijkse kosten die rechtstreeks ten laste komen van exploitatie). • Programma stedelijke vernieuwing (regel is: betreft een plan en/of een ontwikkeling die niet geldt ter voorbereiding en/of realisering van een actief). • Bodemsanering (regels is: kosten worden behandeld als een verlies, dat wil zeggen als last nemen in de exploitatie of opnemen in de desbetreffende grondexploitatie). • Kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde (regel is: voorwerpen houden hun waarde en leiden niet tot afschrijving). • Kosten van (klein en groot) onderhoud (regel is: als last nemen in de exploitatie).

1. Financiële verordening Investeringen: Artikel 2 Artikel 3 Artikel 6 Artikel 9 Artikel 12 Artikel 23 Artikel 24 Bijlage 1

Uitwerking raadsbevoegdheid t.a.v. begroting Rapportage over voortgang Verantwoording over voortgang Nota Reserves, Voorzieningen en Invest. Voorzieningen en kostprijsberekening Informatie in de administratie Registratie activa Afschrijvingsbeleid

De regels voor investeringen in de Financiële verordening gaan over goedkeuring van investeringen in het investeringsprogramma in begroting (artikel 2), tussentijdse rapportage en verantwoording over voortgang (artikel 3, 6), de frequentie en inhoud van de nota Reserves, Voorzieningen en Investeringen (artikel 9), kosten voor voorzieningen voor activa (artikel 12), informatie over investeringsbudgetten (artikel 23) en de activa-administratie (artikel 24). In bijlage 1 staan de regels voor waardering en afschrijving van activa.

Overzicht investeringen Alleen investeringen uit het investeringsplan worden in uitvoering genomen. Een investeringsvoornemen gaat van agenda naar plan als een concreet uitvoeringsplan is vastgesteld door het Directie Team (DT). Een uitvoeringsplan bevat in ieder geval de volgende informatie: • beschrijving van de werkzaamheden (kwaliteit, personele inzet) en het te bereiken effect; • een planning (start- en einddatum); • een financiële paragraaf, inclusief dekkingsplan en fiscale toets; • een risico-inventarisatie. Voor de aanschaf van bedrijfsmiddelen en een voorbereidingskrediet is een uitvoeringsplan geen vereiste. De criteria om een nieuwe investering op te nemen in de investeringsagenda zijn: • de uitvoering van het project betreft een wettelijke taak en/of • het project draagt bij aan de strategische doelstelling van de gemeente. Onderwijshuisvesting

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

23

De gemeente heeft de wettelijke zorgplicht om te voorzien in adequate huisvesting voor het primair, voortgezet en (voortgezet) speciaal onderwijs. De investeringen in onderwijshuisvesting zijn opgenomen in het Integraal Huisvestingsplan (IHP) dat in overleg met de schoolbesturen wordt opgesteld. Het IHP heeft een looptijd van 16 jaar waarbij de eerste 4 jaar van definitief zijn, de volgende 4 jaar concreet en de laatste 8 jaar indicatief. Het IHP wordt iedere 4 jaar geactualiseerd en ter vaststelling aangeboden aan de Raad. Indien zich tussentijds nieuwe ontwikkelingen voordoen die betrekking hebben op de definitieve en concrete periode (eerste acht jaar), worden deze met aparte raadsvoorstellen aan de gemeenteraad voorgelegd. Hierbij hoort ook een voorstel voor verwerking in het investeringsprogramma van de gemeente Delft. Voor de uitvoering van het IHP is de vastgestelde programmabegroting het financiële kader. De investeringen in de eerste 4 jaar van het IHP zijn opgenomen in het investeringsplan en de investeringsagenda. In de kadernota (jaar t) vindt een afweging plaats over de investeringsvoorstellen in het IHP voor jaar t+4. Voor de afbakening van investeringen is een helder onderscheid tussen onderhoud en investeringen in bestaande kapitaalgoederen van belang.

Hierbij geldt dat onderhoud instandhouding als resultaat heeft en investeringen leiden tot waardeverhoging van het bezit (actief) omdat de gebruiksduur en/of de capaciteit toeneemt of de kwaliteit verbetert (besparing energieverbruik, verbeteren productieproces etc.). Het afschrijven op de investering die een verlenging van de levensduur oplevert, heeft betrekking op de resterende levensduur. Ter verduidelijking enkele voorbeelden: Onderhoud Vervanging van een rioleringspomp; geen waardevermeerdering (levensduur, capaciteit) Vervanging dakbedekking; gebruiksduur verander niet Het op niveau houden van het huidige areaal (bijv. bomen in parken) Uitgaven die gepland zijn in een onderhouds- of beheerplan waardoor functionaliteit niet wijzigt (bijv. opnieuw straten van wegen;) Gedeeltelijke vervanging van houten bruggen Vervangen toplaag van een kunstgrasveld (eventueel via reserve Beleid en uitvoering) Het vervangen van enkele lichtmasten

Investering Reconstructie riolering; leidt tot verlengde gebruiksduur en/of capaciteitsverbetering Vervanging gemaal; leidt tot nieuwe gebruiksduur Permanente uitbreiding school; leidt tot capaciteitsuitbreiding en waardevermeerdering Renovatie van parken Vervangen oud voor nieuw (bijv. oude kademuur wordt vervangen, aanleg nieuwe weg, aanleg rotonde ter vervanging van een kruispunt) Volledige vervanging een houten brug of renovatie van een stenen brug (levensduur verlengend) Aanleg van een kunstgrasveld (onderlaag, drainage en toplaag). Het vervangen van lichtmasten in een wijk

Bij investeringen is het onderscheid tussen kosten/opbrengsten, lasten/baten en uitgaven/inkomsten van belang voor een goed begrip: • Kosten en opbrengsten gaan over de totale waarde van de investering en bepalen het fysieke resultaat (bezit op de balans). • Uitgaven en inkomsten gaan over de daadwerkelijke betalingen en ontvangsten en bepalen het ‘cash’ resultaat (schuld). • Lasten en baten zijn toe te rekenen aan een verslagjaar en bepalen het resultaat in jaarrekening (rekeningresultaat).

Nota reserves, voorzieningen en investeringen

24

In het onderstaande schema is het onderscheid toegelicht. Resultaat (exploitatie) in de jaarstukken Term

Criterium

Kosten

In geld uitgedrukte waarden van hetgeen wordt opgeofferd om te kunnen werken of te produceren.

Lasten

Kosten die zijn toe te rekenen aan de verslagperiode (matching).

Uitgaven

Het moment van betalen, heeft geen relatie met het resultaat.

Opbrengst

In geld uitgedrukte voordelen die ontstaan door verkoop van goederen en/of diensten alsmede opgelegde aanslagen belastingen, leges en ontvangen subsidies.

Baten

Opbrengsten die zijn toe te rekenen aan de verslagperiode (matching).

Inkomsten

Het moment van ontvangst heeft geen relatie met het resultaat.

Investeringen

Totaal bedrag van de kosten jaaronafhankelijk en jaar overschrijdend. Dit zijn directe en indirecte kosten die toe te rekenen zijn aan de periode waarover verslag wordt gedaan.

Banksaldo

Totaal bedrag van de opbrengsten jaar onafhankelijk en jaaroverschrijdend.

Alle opbrengsten die zijn toe te rekenen aan de periode waarover verslag wordt gedaan.

Banksaldo

Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, waarderen we af op het moment van buitengebruikstelling. Dit betekent dat we de restant boekwaarde als last moeten nemen. Op het moment van afstoten van een actief moeten we de boekwinst of het boekverlies (verschil tussen eventuele verkoopopbrengst en restant boekwaarde) als last verantwoorden. De boekwinst of het boekverlies mag in geen geval worden verrekend5 met de aanschaf- of verkrijgingsprijs van een nieuw actief, omdat de gemeente bij een eerstvolgende vervanging afhankelijk wordt van een nog onbekende opbrengst (voorzichtigheidsbeginsel).

5

Stellige uitspraak commissie BBV.

Nota reserves, voorzieningen en investeringen