L. bijlage 2. Reactienota consultatieronde def.pdf

(Art 34b) - Het DB zendt de ontwerpbegroting acht weken voordat zij aan het AB wordt aangeboden toe aan de raden. (Art 35 Lid 1) - De raden kunnen bij het DB hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het DB voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het AB wordt aangeboden. (Art 35 Lid 3) - Nadat deze is vastgesteld, zendt het AB zo nodig, de begroting aan de raden, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen. (Art 35 Lid 4) Wettelijke procedure P&C: KADER(BRIEF) - Voor 15 april T-1: DB zendt algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden BEGROTING - Voor 6 juni T-1: DB zendt ontwerpbegroting aan de raden - Raden kunnen bij het DB hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen - DB voegt de commentaren waarin de zienswijzen zijn vervat bij de ontwerpbegroting - Voor 1 augustus T-1: AB stelt begroting vast - Voor 1 augustus T-1: DB zendt begroting binnen twee weken na vaststelling aan GS - Na vaststelling zendt AB zo nodig, de begroting aan de raden - De raden kunnen bij GS hun zienswijze naar voren brengen JAARREKENING - Voor 15 april T+1: DB zendt voorlopige jaarrekening aan de raden - Voor 15 juli T+1: AB stelt jaarrekening vast - Voor 15 juli T+1: DB zendt jaarrekening binnen twee weken na vaststelling aan GS Afspraken uit het Advies VDG-werkgroep

wijziging Wgr uit 2015 - Spreek een ‘Drentse lijn’ af over de omgang met kaderbrieven. 36

- Zend de kaderbrief vóór 1 februari rechtstreeks naar de deelnemende gemeenteraden. - Zend de ontwerpbegroting vóór 1 mei rechtstreeks naar de deelnemende gemeenteraden. Wensen: - Eenduidigheid (door duidelijkheid en dus voorspelbaarheid) (Colleges en Raden) - Ontkoppeling inhoudelijk gesprek GR’en-raden en behandeling P&C-cyclus (GR-directies) - Ruimte voor differentiatie tussen GR’en (GR-directies) - Gevoel van invloed bij raden vergroten (Raden) - Intergemeentelijke samenwerking en afstemming (Raden, principe achter GR’en) - Verduidelijken vertegenwoordigende rol AB-leden (Raden) - Ambtelijk vooroverleg (VDG-PHO Financiën) - Houd de procedure behapbaar (Divers) Voorgestelde procedure in conceptnotitie Datum Augustus

Actie Gemeenschappelijke Regeling Voorbereiden gespreksnotities Najaarsoverleg en deze versturen naar AB-leden van deelnemende gemeenten1

Eerste week september

Voorbereiding Najaarsoverleg in PHO en vaststellen gespreksnotitie voor Najaarsoverleg1 Griffie verzendt notities naar raad1 Voorbereiding Najaarsoverleg in fractievergaderingen1 Najaarsoverleg tussen woordvoerders uit de raad en AB-leden van GR-en1

Half september Tweede helft september Eerste week oktober Oktober-November November-December

Actie gemeente Input leveren voor gespreksnotities Najaarsoverleg1

Schrijven kaderbrief Dir/DB: vaststellen kaderbrief Bespreken concept-kaderbrief in PHO Intergemeentelijk deelnemersoverleg2 Bespreken uitkomst overleg in PHO

December Voor 15 december3 Januari Januari Voor 28 februari7 Voor 1 maart Januari-Maart Maart-April April Voor 1 mei Mei Mei Eerste week juni Juni

AB: vaststellen kaderbrief Kaderbrief naar deelnemende raden Bespreken kaderbrief in PHO Bespreken kaderbrief in college Bespreken kaderbrief in raad7 Verzending reactie naar GR4 Schrijven ontwerpbegroting Dir/DB: vaststellen ontwerpbegroting AB: vaststellen ontwerpbegroting Ontwerpbegroting naar raden Bespreken ontwerpbegroting in PHO Bespreken ontwerpbegroting in B&W Informatiemarkt GR-en5 Verantwoordingsgesprek raden met eigen AB-leden6 Bespreken ontwerpbegroting in raad7 Indienen zienswijzen bij GR

Voor 30 juni7 Voor 1 juli Juni Juni-Juli Voor 1 augustus

Verwerken zienswijzen in begroting Dir/DB: vaststellen definitieve begroting AB vaststellen definitieve begroting Aanbieden begroting aan GS en raden

37

Eventueel zienswijze indienen bij GS

Opmerkingen bij procedure uit conceptnotitie: - Bij zowel de kaderbrief als de ontwerpbegroting heeft het AB geen formele rol. De kaderbrief is volgens de wet een DB-bevoegdheid. De begroting moet volgens de wet als ontwerp door DB naar de raden worden gestuurd voordat deze aan het AB wordt aangeboden, waarna het AB over de definitieve begroting beslist. - De wet zegt niets over hoe een kaderbrief eruit moet zien, de wet zegt slechts dat het DB de ‘algemene financiële en beleidsmatige kaders’ naar de raad stuurt voor 15 april. Met andere woorden: de kaderbrief kan worden afgeschaft als voor 15 april op een andere manier deze kaders naar de raad worden gestuurd, bijvoorbeeld in de vorm van de ontwerpbegroting. - Het Najaarsoverleg staat in dit schema over de financiële jaarcyclus van GR’en, maar juist doordat dit gepland staat op een moment dat er nog een financiële stukken zijn, kan dit overleg gebruikt worden voor een gesprek over inhoud in plaats van financiën. - Het Najaarsoverleg staat nu erg vroeg gepland, één en een kwart jaar voordat het begrotingsjaar begint.

Als de drukte van de kaderbrief kan worden geschrapt door deze te vervangen door behandeling van de ontwerpbegroting in april, ontstaat er ruimte om het Najaarsoverleg later te plannen, bijvoorbeeld in februari en als dit overleg niet direct over de begroting gaat, maakt het ook minder uit wanneer dit overlegt wordt in de cyclus. - In de procedure mist de jaarrekening. Nieuwe procedure in definitieve notitie Datum December

Actie Gemeenschappelijke Regeling Voorbereiden gespreksnotities Voorjaarsoverleg1 en deze versturen naar AB-leden van deelnemende gemeenten

Januari

Voorbereiding Voorjaarsoverleg in PHO en vaststellen gespreksnotitie voor Voorjaarsoverleg Griffie verzendt notities naar raad Voorbereiding Voorjaarsoverleg in fractievergaderingen Voorjaarsoverleg tussen woordvoerders uit de raad en ABleden van GR-en

Eind januari Begin februari Voor Voorjaarsvakantie (Voorjaarsvakantie start tussen 10 en 26 februari) Februari-Maart Maart-April Voor 15 april Voor 15 april Tweede helft april Mei

Schrijven ontwerpbegroting2 Dir/DB: vaststellen ontwerpbegroting Ontwerpbegroting naar raden Voorlopige jaarrekening3 naar raden

Mei Mei Juni Voor 15 juni Voor 1 juli Begin juli

Voor 15 juli Juli Voor 1 augustus

Actie gemeente Input leveren voor gespreksnotities Voorjaarsoverleg

DB formuleren commentaren op de zienswijzen en deze met de ontwerpbegroting versturen naar AB AB vaststellen jaarrekening en verzending naar GS AB vaststellen definitieve begroting Aanbieden begroting aan GS en raden

38

Kennisnemen van jaarrekeningen Zomermarkt GR-en4 Intergemeentelijk deelnemersoverleg (IDO)5 Bespreken ontwerpbegroting in PHO Bespreken ontwerpbegroting in B&W Verantwoordingsgesprek6 raden met eigen AB-leden Bespreken ontwerpbegroting7 in raad Indienen zienswijzen bij GR

Eventueel zienswijze indienen bij GS

Toelichting op de procedure 1. Vlak voor de Voorjaarsvakantie gaan raden in het Voorjaarsoverleg (voorheen Najaarsoverleg) in gesprek met GR’en over inhoudelijke dilemma’s, uitdagingen, ontwikkelingen en wensen. Om een effectief Voorjaarsoverleg te kunnen houden wordt vanuit de GR’en, in afstemming met de AB-leden, hiervoor een korte gespreksnotitie gestuurd waarin wordt aangegeven welke inhoudelijke dilemma’s, uitdagingen en ontwikkelingen er worden voorzien. Deze gespreksnotitie is nadrukkelijk geen financieel stuk en ook niet een soort kaderbrief. Het is een korte notitie, die ter voorbereiding op het overleg in de fracties kan worden besproken om hun inbreng in het overleg te bepalen. In het gesprek kunnen raadsleden over de gespreksnotitie verduidelijkende vragen stellen, richtingen, kaders en eigen wensen meegeven. Dit hele gesprek wordt op inhoud gevoerd zonder daar al te veel de financiën bij te betrekken, hiermee sluit dit instrument aan bij de wens van GR’en om ruimte te hebben voor het inhoudelijk gesprek naast de gesprekken over financiën. Bij voorkeur wordt het Voorjaarsoverleg georganiseerd met individuele raden, zodat ingegaan kan worden op lokale thema’s. Ook verdient het de voorkeur om dit gesprek vooral te voeren tussen raden en hun vertegenwoordigers in de GR-besturen (de AB-leden) en niet in de eerste plaats met de directeuren.

Op deze manier kunnen raden opdrachten meegeven aan de vertegenwoordigers voor hun werkzaamheden in het bestuur van de GR, tegelijkertijd weten de vertegenwoordigers dan beter wat hun raden van hen verwachten. In formeel-financiële zin krijgen zij later eventueel ook nog een opdracht mee in de vorm van zienswijzen op de ontwerpbegroting. Tot slot verdient het voorkeur om meerdere Voorjaarsoverleggen op één moment te plannen, parallel dan wel na elkaar, om agendadruk bij raden tegen te gaan. Maar ook hiervan kan afgeweken worden, bijvoorbeeld wanneer voor een specifieke GR een ander moment in het jaar logischer is. Zowel de organisatie van het Voorjaarsoverleg als de regie op de voorbereiding ervan ligt bij de griffiers. 2. Wettelijk is het DB van een GR verplicht om uiterlijk 15 april de ‘algemene financiële en beleidsmatige kaders’ naar de raad te sturen, hieruit is de kaderbrief ontstaan. Veel GR’en, colleges en raden worstelen met dit instrument. Tegelijkertijd is er in 2015 in Drents verband afgesproken om de ontwerpbegroting uiterlijk 1 mei naar de raden te sturen om voldoende tijd te hebben voor het formuleren van zienswijzen. Ook in de ontwerpbegroting staan uiteraard de kaders uit de kaderbrief, maar dan veel meer ingevuld.

Door de aanlevertermijn van de ontwerpbegroting nog twee weken te vervroegen, naar 15 april, voldoet het DB aan de wettelijke eis zonder een aparte kaderbrief te hoeven opleveren. Het afschaffen van kaderbrief voorkomt veel bestuurlijke drukte die overbodig wordt als de ontwerpbegroting vroeg in het jaar kan worden opgeleverd. Bij sommige GR’en is het nu gebruikelijk om de ontwerpbegroting te laten vaststellen door het AB, aan de andere kant is het soms gebruikelijk om de definitieve begroting te laten vaststellen door het DB. Beide werkwijzen stroken niet met de Wgr. In de wet staat expliciet dat de ontwerpbegroting door het DB naar de raden wordt gestuurd, voordat deze inclusief zienswijzen van de raden en commentaar op de zienswijzen aan het AB wordt aangeboden ter vaststelling. Omdat deze werkwijzen in strijd zijn met de Wgr zijn deze geschrapt in de voorgestelde procedure. Ook dit levert tijdswinst en meer rust op. Bovendien voorkomt dit de bekende spagaat van AB-leden die als AB-lid al hebben ingestemd met de ontwerpbegroting en vervolgens na behandeling in de raad een zienswijze van hun raad in het AB moeten verdedigen bij de vaststelling van de definitieve begroting. 3. Wettelijk is het DB van een GR verplicht om uiterlijk 15 april een voorlopige jaarrekening naar de raden te sturen.

De wet zegt verder niet wat de raden met de jaarrekening kunnen of mogen doen, maar de algemene lezing is dat raden deze ter informatie krijgen toegestuurd.

39

4. In de eerste versie van het Drentse Plan van Aanpak stond dat de Werkgroep de Zomermarkt GR’en (voorheen Informatiemarkt GR’en) overbodig vond, maar dat er behoefte aan bleek te zijn en dit instrument daarom in tact bleef. In hun reactie hebben diverse GR’en aangegeven behoefte te hebben aan het uit elkaar halen van gesprekken met de raad over inhoud en over financiën. Die gedachtelijn volgend kan de Zomermarkt juist weer een goede rol vervullen. Door in het voorjaar een Voorjaarsoverleg te introduceren over puur de inhoud, zie toelichting 1, kan de Zomermarkt toegespitst worden op een gesprek over financiën met als basis de zojuist opgeleverde ontwerpbegroting. Omdat deze Zomermarkten vooral gaan over de ontwerpbegrotingen en de eventueel in te dienen (intergemeentelijke) zienswijzen, heeft het bij de Zomermarkten de voorkeur om deze regionaal te organiseren, dus tegelijkertijd met verschillende raden. En even als bij de Voorjaarsoverleggen is er gezien de agendadruk van raden voorkeur op Zomermarkten te houden met meerdere GR’en tegelijk. In tegenstelling tot het Voorjaarsoverleg is het bij de Zomermarkt logischer om raden in gesprek te laten gaan met de directeuren van de GR’en. Ten eerste omdat de AB-leden nog niet met de ontwerpbegroting hebben ingestemd (zie toelichting 2).

Ten tweede omdat de AB-leden nog in gesprek komen met hun raden in de eigen raadsbehandelingen van de ontwerpbegrotingen. De invulling van de Zomermarkten ligt bij de griffiers, waarbij wordt meegegeven dat het doel is dat er goede wederzijdse uitwisseling van informatie plaatsvindt tussen raden en GR-en. 5. Om binnen intergemeentelijke samenwerkingsverbanden daadwerkelijk invloed te kunnen uitoefenen is het belangrijk om als deelnemers gezamenlijk punten in te brengen en dus op zoek te gaan naar gemeenschappelijke belangen van meerdere deelnemers. Het aangewezen moment daarvoor is de tijd tussen oplevering van ontwerpbegroting en vaststelling van definitieve begroting, voordat de ambtelijke advisering richting de eigen colleges plaats vindt. De werkgroep GRIP adviseert om dit instrument toe te voegen en voor iedere GR een Intergemeentelijk Deelnemersoverleg (IDO) te introduceren. Dit overleg is het meest effectief als dit alleen een overleg van ambtenaren van de deelnemende gemeenten is en erop is gericht om coalities te vinden met gemeenschappelijke belangen, zodat AB-leden samen op kunnen trekken bij de behandeling van de ontwerpbegroting in de raad en de begroting in de AB-vergadering.

Uiteraard is het definitief vormen van gelegenheidscoalities een rol van de politiek, maar in het IDO kan ambtelijk verkend worden welke gemeenschappelijke belangen er tussen deelnemers zijn, zodat de ambtenaren hun collegeleden hierover kunnen informeren. Overigens is er bij sommige GR’en al sprake van een soort IDO (VRD, GGD, RUD), maar niet altijd met de doelstelling zoals hierboven beschreven. 6. Aangezien de AB-leden van GR’en naast hun GR-bestuurlijke verantwoordelijkheid ook een gemeentebestuurlijke verantwoordelijkheid hebben die wordt gecontroleerd door de raad is het vanzelfsprekend dat er verantwoording wordt afgelegd van gevoerd beleid door deze ABleden. Dit Verantwoordingsgesprek kan op meerdere momenten en manieren worden vormgegeven, maar een combinatie met de behandeling van de ontwerpbegroting in de raad lijkt het meest voor de hand liggend en kost het minst extra tijd of agendadruk. 7. Voor sturing op de GR-en is samenwerking van deelnemers van belang, zoals al bij voorgaande punten genoemd. Voor de behandeling van de ontwerpbegrotingen adviseert de werkgroep GRIP aan de gemeenteraden om die samenwerking te zoeken en zoveel mogelijk tot gelijkluidende of zelfs gezamenlijke zienswijzen te komen. Deze stap is echter niet opgenomen in het overzicht, omdat raden dit op verschillende manieren kunnen invullen.

Zo kan er gekozen worden voor: • Afstemming via partijlijnen • Advisering via intergemeentelijke raadswerkgroepen • Raadsrapporteurs • Intergemeentelijke adviescommissies (voorstel in nieuwe Wgr) 40

De werkgroep laat de wijze waarop samenwerking wordt gezocht aan de raden. Een voorwaarde voor het kunnen samenwerken is wel dat in alle raden de ontwerpbegrotingen op ongeveer hetzelfde moment worden behandeld, daarom is in het overzicht hiervoor een uiterlijke datum voor behandeling in de raden opgenomen. Met deze afspraken wordt ook duidelijkheid gegeven aan de GR-en. Net als de wijze van samenwerking laat de werkgroep ook de precieze wijze van behandeling aan de raden. Hiervoor zijn bijvoorbeeld de volgende mogelijkheden: • Rechtstreeks bespreken in (een bijeenkomst van) de raad, al of niet in aanwezigheid van AB-leden • Eerst behandeling in het college en vervolgens een raadsvoorstel behandelen in de raad • Een (voor)bespreking in een intergemeentelijke raadswerkgroep en/of commissie (zie ook wijziging Wgr) met besluitvorming in afzonderlijke raden

41

BIJLAGE 2 Staat van wijzigingen Onderdeel Titel en inleiding

Wijziging De negatieve terminologie zoals ‘sturing’, ‘grip’ en ‘financiële uitdijing’ is vervangen of toegelicht.

Vervolg na definitieve besluitvorming

Aan het vervolg is toegevoegd dat geadviseerd wordt om na de evaluatie over twee jaar de nieuwe afspraken te verwerken in de diverse gemeenschappelijke regelingen. De kaderbrieven zijn uit de procedure en dus uit de notitie gehaald. Hiermee samenhangend is de aanleverdatum voor ontwerpbegrotingen vervroegd en het Najaarsoverleg naar het voorjaar geschoven. Tegelijkertijd zijn er in de procedure een aantal punten aangepast aan de Wgr. Uiteraard is hiermee ook de oplegger kaderbrieven komen te vervallen. Er is bij de toelichting van de procedure toegevoegd dat het mogelijk is voor een raad om van bepaalde GR’en te bepalen dat zij niet de hele procedure hoeven te volgen.

Procedure P&C-cyclus GR’en

Intergemeentelijk deelnemersoverleg (IDO)

Er is bij de toelichting van de procedure toegevoegd dat het mogelijk is om het jaarlijkse inhoudelijke overleg (Voorjaarsoverleg) op een ander moment te houden wanneer dat voor een bepaalde GR logischer is. In de notitie is de volgende toelichting opgenomen: Uiteraard is het niet aan ambtenaren om (politieke) coalities te sluiten, maar in het IDO kunnen wel mogelijke coalities worden ontdekt waarover ambtenaren hun colleges kunnen adviseren. 42

Toelichting Verschillende respondenten gaven aan zich niet te herkennen in de terminologie, deze niet te kunnen plaatsen en/of zich eraan te storen. Door de afspraken in de regelingen op te nemen, worden deze ook formeel vastgelegd. Zie de bijlage bij de reactienota voor een uitgebreide toelichting op de nieuwe procedure.

Niet iedere GR weegt politiek en financieel even zwaar, het moet daarom mogelijk zijn om als raad richting een GR aan te geven dat het tijdig inleveren van de verplichte stukken voldoende is en de uitgebreide procedure niet hoeft te worden gevolgd. Niet voor iedere GR is het voorjaar het meest logische moment om in gesprek te gaan met raden. Daarom is hierop een uitzondering mogelijk gemaakt. -

Verantwoordingsgesprek

Er is extra toelichting gegeven.

Lokaal of regionaal overleg

Om tegemoet te komen aan zowel de behoefte aan verdieping als de behoefte aan samenwerking is ervoor gekozen om het Voorjaarsoverleg lokaal te maken en de Zomermarkt regionaal te houden. De oplegger is vereenvoudigd

Oplegger ontwerpbegroting

Financiële spelregels

Aan de financiële spelregels is een hardheidsclausule toegevoegd waarmee GR’en gemotiveerd kunnen afwijken van de regels wanneer de regels leiden tot onredelijkheid of onbillijkheid

Slotopmerkingen

Er is een opmerking toegevoegd over het belang van gedrag van betrokkenen en het daadwerkelijk gebruiken van de aangereikte instrumenten. Er is een opmerking toegevoegd van de VDG-PHO Financiën die haar zorg uitspreekt over de aanwezige kennis in de gemeentehuizen over de beleidsterreinen van de GR’en.

43

Het was bij sommige respondenten onduidelijk of het hier ging om een lokaal of een regionaal gesprek en bovendien werd veel extra werk gevreesd. -

Op verzoek van diverse respondenten is nog eens goed gekeken naar overbodige informatie in de oplegger en is deze informatie geschrapt. Niet alle GR’en kunnen voldoen aan alle financiële spelregels, om te voorkomen dat er onwenselijke situaties ontstaan wordt GR’en toegestaan af te wijken van de regels. Dit is een reactie op opmerkingen van respondenten over het instrumentele karakter van de notitie. Dit is een reactie op een opmerking van de VDG-PHO Financiën.