L. bijlage 2. Reactienota consultatieronde def.pdf
Tekst van het document
Reactienota consultatieronde Deze reactienota bestaat uit een reactie op de door 30 respondenten ingebrachte 154 opmerkingen in de consultatieronde en twee bijlagen: Bijlage 1: Toelichting op nieuwe procedure P&C-cyclus GR’en Bijlage 2: Staat van wijzigingen
1
Reactienota consultatieronde Plan van Aanpak voor Betere sturing op GR’en A. Reacties van Colleges van Burgemeester en Wethouders 1.
2.
3.
Respondent Coevorden (in afstemming met raadsleden geformuleerd)
Ingekomen reactie Raad en college herkennen de aanleiding om te komen tot dit plan van aanpak. De omvang in taken en verantwoordelijkheden van GR-en neemt toe, dus de behoefte aan meer grip en sturing is begrijpelijk en wenselijk. Raad en college zijn blij dat de griffiers met de VDG het initiatief hebben opgepakt en dat deze rapportage is opgesteld. Deze rapportage biedt mogelijkheden om de informatiepositie van de raad en daarmee de sturingsmogelijkheden voor de raad te versterken. Vraagpunt is wel wat een passende interventie is en welke keuzes kunnen worden gemaakt. De notitie is erg ambitieus, zien wij als een groeiproduct. Implementatie van de adviezen vraagt een aanzienlijke inzet van diverse betrokkenen.
2
Reactie werkgroep Ter kennisgeving aangenomen.
Aanpassing notitie Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
De extra inzet is sterk afhankelijk van de huidige werkwijze van partijen. Omdat er meerdere respondenten vreesden voor extra (werk)druk, is de voorgestelde procedure versimpeld, waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, dit levert rust en ruimte op in de procedure.
De procedure is versimpeld waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, zie bijlage 1.
Respondent 4. 5.
6.
Ingekomen reactie Het college ziet een aantal goede elementen. Het college ziet geen meerwaarde in bijeenkomsten van GR’en waarin eenzijdig informatie wordt verstrekt en heeft de voorkeur voor bijeenkomst waarbij sprake is van informatie-uitwisseling. Voor het college is een belangrijke rol weggelegd in de sturing op GR’en, maar die rol is onderbelicht in het stuk.
Reactie werkgroep Ter kennisgeving aangenomen. Dit wordt beoogd bij zowel het Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) als de Informatiemarkten (nu: Zomermarkten).
Aanpassing notitie Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
In de notitie is er bewust voor gekozen Deze opmerking heeft niet om geen onderscheid tussen raads-, geleid tot aanpassingen college-, burgemeesters- of gemengde regelingen te maken. Enerzijds omdat er praktisch vrijwel alleen college- en burgemeestersregelingen bestaan. Anderzijds omdat er wettelijk nauwelijks verschillen zijn tussen deze regelingen in rollen en verantwoordelijkheden. Alle Drentse regelingen vallen onder Hoofdstuk 1 van de Wgr (met uitzondering van de regelingen waarin ook provincies participeren) en moeten voldoen aan dezelfde voorschriften binnen dit hoofdstuk. Dit betekent dat al deze regelingen hun kaders, jaarrekening en ontwerpbegroting naar de raden moeten sturen en dat de sturingsverantwoordelijkheid daarmee ook in de eerste plaats bij de raden ligt. Het enige verschil tussen bijvoorbeeld een collegeregeling en een raadsregeling is dat bij een collegeregeling het college haar vertegenwoordiging in het bestuur 3
Respondent
Ingekomen reactie
7.
Het plan mist de flexibiliteit om keuzes te maken op basis van prioriteiten, wat passend bij de gemeenschappelijke regeling en de behoefte van raadsleden is.
8.
Ook is er zorg dat er in gezamenlijke bijeenkomsten minder ruimte is voor inhoudelijke verdieping en de lokale betekenis onvoldoende wordt belicht of hun doel voorbij schieten
Reactie werkgroep benoemt en ontslaat en dat dit bij een raadsregeling de raad is. De doelstelling van dit plan is om het proces voor alle stakeholders duidelijk, overzichtelijk en uniform te maken. Het slagen van een uniforme aanpak is wel afhankelijk van of iedereen meedoet. Als dit niet zo is, blijft het zoals het nu is en doet iedere GR en gemeente het anders. Dit kost voor zowel GR’en, als gemeenten veel extra tijd en energie. Dit plan kan echter niets afdwingen en bovendien leidt afgedwongen uniformiteit in sommige gevallen tot onredelijkheid. Daarom is in de notitie op drie punten duidelijker aangegeven welke ruimte voor differentiatie is. Deze zorg is voorstelbaar bij provinciale/regionale bijeenkomsten. Griffies kunnen hiermee ook rekening houden in de voorbereiding. Het voordeel van deze bijeenkomsten is dat deelnemers van elkaar horen wat er leeft en zo gemakkelijker tot intergemeentelijke samenwerking kunnen komen. Maar er is ook behoefte aan bijeenkomsten met een puur lokaal karakter. In de notitie is daarom aangepast dat één van de twee jaarlijkse overlegmomenten lokaal zal worden gehouden en de andere regionaal.
4
Aanpassing notitie
Op drie punten in de notitie is duidelijker aangegeven welke ruimte voor differentiatie of afwijking er is: - Financiële spelregels - Intensiteit betrokkenheid van de raad - Jaarlijks inhoudelijk overleg met de raad
De notitie is aangepast. Om te voldoen aan zowel de behoefte om lokaal de verdieping te kunnen zoeken als raden en GR’en als de behoefte om regionaal de afstemming te kunnen zoeken als raden, wordt voorgesteld om het Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) lokaal te houden. En de Informatiemarkt (nu: Zomermarkt) regionaal.
9.
10.
11.
Respondent Hoogeveen
Ingekomen reactie GR’en zijn gebaseerd op samendoen en solidariteit. In financieel moeilijke tijden kunnen die begrippen onder druk komen te staan en de voorgestelde werkwijze bemoeilijken
De voorstellen zijn vooral instrumenteel en dat is goed omdat daar nog veel verbetering mogelijk is Het is belangrijk om naast de financiën ook aandacht te hebben voor inhoud
12.
Graag een nadere uitwerking van het begrip Grip, wat wordt daarmee precies bedoeld, waar moet dit toe leiden en hoeveel grip is nodig?
13.
College onderschrijft het vroegtijdig meegeven van aandachtspunten en kaders 5
Reactie werkgroep Samendoen en solidariteit staan of vallen met het gedrag van mensen, maar voor het vinden van samenwerking kunnen structuren of instrumenten helpend zijn, die instrumenten biedt dit plan van aanpak aan. Het is aan betrokkenen om hier gebruik van te maken. Ter kennisgeving aangenomen.
Aanpassing notitie Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Dit is een breed gehoorde wens. Deels leveren duidelijkheid in de procedure en spelregels over de financiën ruimte om het meer over inhoud te hebben, daarnaast is in de procedure nog meer een knip gemaakt tussen bespreking van inhoud en van financiële stukken. Met Grip wordt bedoeld dat de raden voldoende mogelijkheden krijgen om invloed uit te oefenen op de GR’en. Een duidelijk en overzichtelijk proces dat in heel Drenthe wordt nageleefd zorgt ervoor dat de raden zich kunnen focussen op de inhoud en minder op de processen. En omdat alle raden in hetzelfde proces zitten, wordt het elkaar benaderen voor afstemming ook eenvoudiger. Het woord Grip heeft overigens wel tot verwarring geleid en is daarom genuanceerd. Ter kennisgeving aangenomen.
In de procedure is meer een knip gemaakt tussen bespreking van inhoud (in het voorjaar) en van financiële stukken (in de zomer) , zie bijlage 1..
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
De formulering is genuanceerd.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Respondent 14.
15.
16.
17.
18.
Ingekomen reactie College vraagt zich af of het IDO het aangewezen gremium is voor het zoeken van coalities met gedeelde belangen en vindt dat daarvoor het zwaartepunt bij de raden hoort te liggen
De werking van een verantwoordingsgesprek hangt af vooraf bereikte overeenstemming over kaders, graag toevoegen wat er verwacht wordt als dit niet het geval is College kan zich vinden in de opleggers en verzoekt de werking in de praktijk goed te monitoren en tijdig te evalueren College kan zich vinden in financiële spelregels, mits deze werkbaar zijn voor de GR’en College onderschrijft het uitgangspunt dat weerstandsvermogen aanwezig is bij deelnemers en ziet in de aanwezigheid van een algemene reserve die uitsluitend bedoeld is 6
Reactie werkgroep De voorbereiding van vrijwel alle besluitvorming in de raad begint bij een of meer ambtenaren. Die schrijft of schrijven een advies aan het college en het collegebesluit gaat met een vraag naar de raad. Het is dus niet gek om die lijn bij GR’en ook te volgen, waarbij het verschil is dat hier niet alleen naar inhoud maar ook naar mogelijkheden voor samenwerking moet worden gekeken. Uiteraard is het niet aan ambtenaren om (politieke) coalities te sluiten, maar in het IDO kunnen wel mogelijke coalities worden ontdekt waarover ambtenaren hun colleges kunnen adviseren. Hier lijkt sprake te zijn van een misverstand. Het verantwoordingsgesprek is niet intergemeentelijk bedoeld. Het is een advies aan individuele raden om dit gesprek met hun AB-leden aan te gaan. De evaluatie van alle voorgestelde maatregelen is al opgenomen in de notitie.
Aanpassing notitie In de notitie is de volgende toelichting opgenomen: Uiteraard is het niet aan ambtenaren om (politieke) coalities te sluiten, maar in het IDO kunnen wel mogelijke coalities worden ontdekt waarover ambtenaren hun colleges kunnen adviseren.
Zie reacties van GR-directies
Zie reacties van GR-directies
In de financiële spelregels is een hardheidsclausule opgenomen zodat er ruimte blijft voor maatwerk wanneer de regels een onredelijke, onwenselijke of niet-realistische uitwerking hebben.
In de financiële spelregels is een hardheidsclausule opgenomen zodat er ruimte blijft voor maatwerk wanneer de regels een onredelijke,
In de notitie is het verantwoordingsgesprek van extra toelichting voorzien.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Respondent
19. Borger-Odoorn 20. 21. 22. 23.
24. Midden-Drenthe 25.
26.
Ingekomen reactie voor het opvangen van niet-begrote ontwikkelingen in loon- en prijspeil een manier om schommelingen in gemeentelijke bijdragen enigszins te dempen, houd ruimte voor maatwerk College staat positief tegenover de voorstellen Een goede, kansrijke poging om meer uniformiteit te bewerkstelligen De meerwaarde is de mogelijkheid om gerichte sturing te krijgen College is benieuwd naar reactie van GR-en Aandachtspunt is de extra ambtelijke inzet
Reactie werkgroep
Aanpassing notitie onwenselijke of nietrealistische uitwerking hebben.
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Zie reacties van GR-directies
Ter kennisgeving aangenomen. Ter kennisgeving aangenomen. Zie reacties van GR-directies De extra ambtelijke inzet is sterk afhankelijk van de huidige werkwijze van de gemeente. Omdat er meerdere respondenten vreesden voor extra (werk)druk, is de voorgestelde procedure versimpeld, waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, dit levert rust en ruimte op in de procedure. Ter kennisgeving aangenomen.
College kan zich vinden in lijn, reactie van raad is leidend. Voordeel is de voorgestelde procedure voor de behandeling van kaderbrieven en ontwerpbegrotingen
Meerdere respondenten vreesden voor extra (werk)druk, de voorgestelde procedure is versimpeld, de kaderbrief vervalt en de ontwerpbegroting eerder wordt aangeleverd. Ter kennisgeving aangenomen.
Ten aanzien van diverse gemeenschappelijke regelingen zoekt onze raad grip en betrokkenheid. Wij verwachten dat met het instellen van 7
De procedure is versimpeld waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, zie bijlage 1.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen De procedure is versimpeld waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, zie bijlage 1.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Respondent
27.
28.
29.
30.
Ingekomen reactie najaarsoverleg en verantwoordingsgesprek de rol van de raad wordt versterkt en de informatievoorziening wordt verbeterd Wel vraagt college nog goed te kijken naar de voorgestelde termijnen voor aanlevering en behandeling van de kaderbrief en ontwerpbegroting. Deze laten weinig tijd voor ambtelijke voorbereiding van de stukken Verder doen wij de suggestie om de kaderbrief en ontwerpbegroting eerder op de websites van de gemeenschappelijke regelingen te plaatsen, zodat deze reeds geraadpleegd kunnen worden. Wij laten het oordeel over een uniforme Drentse oplegger graag over aan onze raad. In Midden-Drenthe worden raadsvoorstellen over kaderbrieven en ontwerpbegrotingen van de gemeenschappelijke regelingen reeds op een uniforme manier aangeleverd. Wellicht dat nog gekeken kan worden naar een iets compactere vraagstelling voor de Drentse oplegger. Voor wat betreft de voorgestelde financiële spelregels verzoeken wij u deze bij alle gemeenschappelijke regelingen te controleren op haalbaarheid. 8
Reactie werkgroep
Aanpassing notitie
De voorgestelde procedure is versimpeld, waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, dit levert rust en ruimte op in de procedure, onder andere meer ruimte voor behandeling van de (ontwerp)begroting. Het is volgens de Wgr voor DB’s van GR’en een wettelijke verplichting om de kaderbrief en ontwerpbegroting rechtstreeks naar de deelnemende raden te sturen.
De procedure is versimpeld waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, zie bijlage 1.
Naar aanleiding van meerdere reacties is nog een keer gekeken naar eventueel overbodige informatie in de oplegger.
Er is nog eens gekeken naar welke informatie echt nodig is.
Zie reacties van GR-directies
Zie reacties van GR-directies
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Respondent 31. Assen 32.
33.
34.
Ingekomen reactie College waardeert werk en erkent dat dit een veelbesproken onderwerp is. College herkent niet het beeld van autonome financiële uitdijing van GR’en en vindt dat een discussie hierover pas kan als er een discussie over taken is geweest. College lijkt het prettig om een eenduidige werkwijze rond kaderbrieven af te spreken. College acht de opleggers nuttig, maar vindt deze nu nog te uitgebreid.
35.
College vindt dat er in de notitie te weinig aandacht is voor het stimuleren van richtinggevend debat en vraagt dit verder uit te werken.
36.
Het vervroegen van de kaderbrief is voor het college sterk afhankelijk van de haalbaarheid volgens de GR’en De behandelingsdatum voor P&Cstukken in de raden is een raadsaangelegenheid.
37.
9
Reactie werkgroep Ter kennisgeving aangenomen.
Aanpassing notitie Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze gebruikte formuleringen zijn wellicht De formuleringen zijn wat kort door de bocht, er is daarom genuanceerd. nuancering aangebracht.
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Naar aanleiding van meerdere reacties is nog een keer gekeken naar eventueel overbodige informatie in de oplegger. Met het Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) krijgen raden een extra instrument in handen om hun AB-leden richting mee te geven voor het besturen van hun GR’en. Verder is er bewust voor gekozen om niet in de behandeling van de P&C-stukken in de raden te treden, dat is iets van de raden zelf. Zie reacties van GR-directies
Er is nog eens gekeken naar welke informatie echt nodig is.
Dit klopt uiteraard, maar met deze notitie maken we juist afspraken naast de formele regels en bevoegdheden van alle spelers. We hanteren ook al zes jaar een aanleverdatum voor kaderbrieven en ontwerpbegrotingen die eerder is dan wettelijk vastgelegd en wat een GRaangelegenheid is. De GR’en houden zich
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Zie reacties van GR-directies
Respondent
Ingekomen reactie
38.
College verwacht geen verbetering door verlenging van kaderbriefproces.
39.
College lijkt het prettig om eenduidige financiële spelregels te hebben. Benieuwd naar reactie van GR’en, hun betrokkenheid is van belang. College heeft niet het gevoel dat er op dit moment sprake is van stuurloze GRen, zoals dit in het plan van aanpak wordt vermeld. De werkafspraken zijn omvangrijker dan tot op heden gehanteerd. Dit betekent structureel de nodige extra inspanningen. De vraag is dus of dit praktisch uitvoerbaar is. College weet ook niet of dit aansluit bij de behoefte van alle Drentse deelnemers. College vindt dat de invoering van de werkafspraken in ieder geval gefaseerd plaats zou moeten vinden.
40. 41. Emmen
42.
10
Reactie werkgroep hieraan ook al hoeven ze dat niet te doen. Het zou mooi zijn als raden dit voorbeeld volgen. Overigens is een groot voordeel van afspraken over behandeldata dat iedereen weet waar hij/zij aan toe is en hier al vroegtijdig rekening mee gehouden kan worden. Dit geeft rust en duidelijkheid. Op basis van diverse reacties is de procedure aangepast waarmee de kaderbrief komt te vervallen. Ter kennisgeving aangenomen. Zie reacties van GR-directies
Aanpassing notitie
De procedure is versimpeld waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, zie bijlage 1. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Zie reacties van GR-directies
Deze gebruikte formuleringen zijn wellicht De formuleringen zijn wat kort door de bocht, er is daarom genuanceerd. nuancering aangebracht. De extra inzet is sterk afhankelijk van de huidige werkwijze van de gemeente. Omdat er meerdere respondenten vreesden voor extra (werk)druk, is de voorgestelde procedure versimpeld, waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, dit levert rust en ruimte op in de procedure.
De procedure is versimpeld waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, zie bijlage 1.
Respondent 43.
44.
45. Meppel
46. Aa en Hunze 47. Noordenveld 48. Tynaarlo 49. De Wolden 50. Westerveld
Ingekomen reactie College onderschrijft de voorstellen inzake een eenduidige procedure en vorm van de kaderbrieven, alsmede het organiseren van najaarsbijeenkomsten, maar is van mening dat er ten tijde van het opstellen van de kaderbrief in november nog te veel onzekerheden aanwezig zijn. College benadrukt dat het aan de raad en griffie is om invulling te geven aan de rollen die voor de raden en griffies in de notitie worden benoemd. College kan geen prioriteit geven aan bespreking/bestudering van dit onderwerp, hoezeer het ook van belang is. Er zijn te veel andere urgente zaken die aandacht vragen (crisis en nasleep corona, problematiek sociaal domein, krappe financiën, drukte laatste bestuursjaar deze periode, etc.). College laat de inhoudelijke reactie over aan de raden en GR’en Niet gereageerd Niet gereageerd Niet gereageerd Niet gereageerd
11
Reactie werkgroep De voorgestelde procedure is versimpeld, waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, dit levert rust en ruimte op in de procedure, onder andere meer ruimte voor behandeling van de (ontwerp)begroting.
Aanpassing notitie De procedure is versimpeld waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, zie bijlage 1.
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
B. Reacties van Gemeenteraden 51.
52.
53.
54.
55.
56.
Respondent Midden-Drenthe
Ingekomen reactie Raad staat in grote lijnen positief tegenover de voorstellen die in deze notitie staan verwoord Aantal voorstellen sluit goed aan bij de praktijk zoals die in Zuid-West Drenthe al gebruikelijk is, zoals informatiemarkt en najaarsoverleg. Verantwoordingsgesprekken brengen de rol van de DB-leden meer in perspectief, sluiten aan bij onze werkafspraken en zien wij als een goede toevoeging. Raad is positief over de voorstellen die meer afstemming brengen in de agendering die ook aansluit bij de besluitvorming in de GR’en. Uniformiteit ten aanzien van de stukken zorgt bij raadsleden voor sneller inzicht bij het voorbereiden van de bespreking. Raad vraagt zich wel af of deze voorstellen ook haalbaar zijn bij de GR’en. Hetzelfde geldt voor de financiële afspraken. Meer grip op dat terrein voor de raad moet wel haalbaar zijn vanuit het perspectief van de GR’en.
12
Reactie werkgroep Ter kennisgeving aangenomen.
Aanpassing notitie Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Zie reacties van GR-directies
Zie reacties van GR-directies
Zie reacties van GR-directies
Zie reacties van GR-directies
Respondent
Ingekomen reactie Ten aanzien van de termijnen van aanlevering in de organisatie het IDO verwijst de raad naar de reactie van het college. Raad kan zich vinden in de voorstellen
Reactie werkgroep Zie reactie college Midden-Drenthe
Aanpassing notitie Zie reactie college MiddenDrenthe
Ter kennisgeving aangenomen.
59.
In het voorstel wordt de voordracht gedaan de zienswijzenprocedure te schrappen. De zienswijzenprocedure heeft echter een wettelijke basis in artikel 35 lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Wat is het voordeel van een dergelijk schrappen en kan dat zomaar in het licht van de wettelijke bepaling?
60.
In het voorstel wordt gesteld dat informatiemarkten niet leiden tot betere sturing door de raden. Op een andere plaats in het voorstel worden echter die informatiemarkten juist bepleit. Dat lijkt wat tegenstrijdig in het document.
Er is hier sprake van een misverstand. In de notitie wordt de zienswijzenprocedure voor de kaderbrief bedoeld, daarvoor is geen wettelijke basis. In de reactie wordt de zienswijzenprocedure voor de ontwerpbegroting bedoeld, daarvoor is een wettelijke basis maar daarvoor wordt in de notitie ook niet voorgesteld om die te schrappen. Overigens is op basis van andere reacties in de gewijzigde notitie het voorstel om de kaderbrief in zijn geheel te schrappen. Er is hier sprake van een misverstand. In de notitie wordt inderdaad gesteld dat informatiemarkten niet leiden tot betere sturing, er wordt dan ook niet gepleit voor informatiemarkten, maar de markten worden ook niet afgeschaft, omdat er wel behoefte aan lijkt te zijn. Wat wel wordt bepleit, is het Najaarsoverleg. In
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
57.
58.
Borger-Odoorn
13
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
61.
62.
Respondent
Ingekomen reactie
Assen
Raad vindt veel van de voorstellen herkenbaar en vindt dit een stap in de goede richting De informatie vanuit GR-en moet de raden bereiken op het moment dat zij hun eigen vertegenwoordigers in de GRen nog richtingen kunnen meegeven. Dus voordat er besluiten genomen worden in AB
63.
De informatie dient rechtstreeks van de GR naar de Raden gestuurd te worden omdat er toch al weinig tijd is voor de raden om te reageren.
64.
Raadsleden moeten zich er bewust van zijn in hoeverre zij goede input meegeven aan GR’en, raden moeten zich meer kaderstellend opstellen
65.
GR’en moeten in hun stukken meer verantwoording afleggen over gestelde
14
Reactie werkgroep sommige opzichten lijkt het Najaarsoverleg op de Informatiemarkt, maar er zijn ook verschillen en het doel is anders. Overigens is in de gewijzigde notitie de procedure aangepast waardoor de Informatiemarkten (nu Zomermarkten) waarschijnlijk meer toegevoegde waarde krijgen. Ter kennisgeving aangenomen.
Aanpassing notitie
De besluitvorming in de ABvergaderingen voordat P&Cstukken worden verstuurd naar raden was een fout in de voorgestelde procedure in de notitie, dit is in de gewijzigde notitie aangepast. Hier zijn we het mee eens, maar dit is gewoon de wettelijke verplichting, het is daarom overbodig om dit op te nemen in deze notitie. Deze reactie gaat over het gedrag van mensen. Deze notitie biedt mensen vooral instrumenten, maar kan mensen niet dwingen hun gedrag te veranderen. De werkgroep vindt dit een punt voor de bestuurders en politici. Die moeten kaders stellen, stukken
Dit is in de gewijzigde notitie aangepast, zie bijlage 1.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Deze reactie is ondervangen door de Wgr.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Respondent
66.
67.
68. 69. 70.
71.
Westerveld (per fractie gereageerd)
Ingekomen reactie kaders, die vind je nu nauwelijks terug in de stukken. De raad is content met de informatiemarkt en vindt een duidelijk onderscheid tussen de informatiemarkt en het najaarsoverleg van belang. Het voeren van een gesprek tussen de raad en het Algemeen Bestuur van een GR heeft meerwaarde. De raad heeft een kritische noot bij het democratische gehalte van een GR. Dat hangt samen met de organisatievorm en is ook afhankelijk van het aantal deelnemende gemeenten aan een GR. Wat de raad betreft moeten er zo min mogelijk GR-en zijn. De raadsfracties steunen de voorstellen
Reactie werkgroep controleren en daarop de GR aanspreken. Het onderscheid tussen Informatiemarkt (nu: Zomermarkt) en Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) is verduidelijkt, met name door de procedure aan te passen.
Aanpassing notitie
Het is deels aan raden en colleges zelf om te bepalen aan hoeveel GR’en een gemeente deel neemt, deels zijn GR’en ook van bovenaf opgelegd.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Ter kennisgeving aangenomen.
De raadsfracties onderkennen de beperkte invloed op GR’en Eén fractie vindt de tijd voor de consultatie is te kort
Ter kennisgeving aangenomen.
Jammer dat er geen raadsleden in de werkgroep zaten, wellicht bij tussentijdse evaluatie wel raadsleden betrekken
Bij GR’en zijn veel mensen en gremia betrokken. Er is bewust gekozen voor een kleine werkgroep met daarin vertegenwoordigers van colleges (burgemeesters), gemeentelijke organisaties (ambtenaren) en raden (griffiers) en vervolgens een brede consultatieronde voor alle andere
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Er is extra tijd gegeven, maar daarvan is geen gebruik gemaakt Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
15
Er is extra tijd gegeven, maar daarvan is geen gebruik gemaakt.
De procedure en het onderscheid tussen Informatiemarkt (nu: Zomermarkt) en Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) is aangepast, zie bijlage 1.
Respondent
Ingekomen reactie
72.
Eén fractie vindt de opbrengst mager
73.
Bij het najaarsoverleg hangt veel af van de kwaliteit van de gespreksnotities en de aanwezige raadsleden
74.
Zorgen over provinciebreed najaarsoverleg
75.
Voeg toe dat GR’en schriftelijk en gemotiveerd dienen te reageren op binnengekomen reacties op kaderbrieven
16
Reactie werkgroep betrokkenen (alle Drentse collegeleden, raadsleden, GRdirecties en gemeentesecretarissen) Gezien de grote diversiteit van werkwijzen in Drenthe en het grote aantal betrokkenen met soms ook verschillende belangen, is deze opbrengst wat betreft de werkgroep voor dit moment het hoogst haalbare. Deze reactie gaat over het gedrag van mensen. Deze notitie biedt mensen vooral instrumenten, maar kan mensen niet dwingen hun gedrag te veranderen. Hier is sprake van een misverstand. Het Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) hoeft niet provinciebreed te worden georganiseerd. De bedoeling was regionaal, maar naar aanleiding van meerdere reacties is in de notitie nu opgenomen dat voorgesteld wordt dit overleg lokaal te houden. Dit is onderdeel van de nieuwe Wgr, daar wil de werkgroep niet op vooruit lopen, uiteraard staat het GR’en vrij om dit al wel te doen.
Aanpassing notitie
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
In de notitie wordt nu voorgesteld om het Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) lokaal te houden.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Respondent 76.
77. 78.
79.
80.
81.
Ingekomen reactie Waarom wordt het najaarsoverleg beperkt tot AB-leden? Waarom niet ook DB-leden en directeuren?
Drentse opleggers en Drentse financiële spelregels zijn flinke verbeteringen. Graag mogelijkheid open houden om te gaan experimenteren met gezamenlijke adviescommissies zoals voorgesteld in nieuwe Wgr De zomermarkten werken inderdaad niet in het komen tot gezamenlijke zienswijzen, het is daarom goed dat er verder gekeken wordt en de vraag is of de informatiemarkt gehandhaafd moet blijven. Het gelijktrekken van aanlevering en behandeling van stukken is essentieel voor het kunnen formuleren van gezamenlijke zienswijzen Een verdere uitwerking van inhoudelijke samenwerking lijkt een logische vervolgstap
17
Reactie werkgroep DB-leden zijn altijd ook AB-lid. Het DB wordt vanuit het AB gekozen. Voor directeuren is niet gekozen omdat dit overleg juist bedoeld is om de verhouding tussen raad en AB-lid te versterken en als raad je AB-lid een opdracht te kunnen meegeven. Ter kennisgeving aangenomen. Ter kennisgeving aangenomen.
Aanpassing notitie Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Het is niet aan de werkgroep maar aan de opdrachtgevers van de werkgroep, zijnde de Drentse Griffierskring en het VDG-bestuur om te beoordelen of een vervolgopdracht wenselijk is.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Respondent
Ingekomen reactie Er komt weer meer werk voor een raadslid bij, als deze in het bestuur zitting neemt. Voorstellen zijn herkenbaar
Reactie werkgroep Drenthe kent vrijwel geen GR’en meer waarin raadsleden in het bestuur zitten. Ter kennisgeving aangenomen.
Het echte probleem van de GR’en wordt er niet mee opgelost, daarom graag een vervolgopdracht aan de werkgroep: werk samenwerkingsvormen uit waarbij gemeenten geholpen worden die vormen van samenwerking tot stand te brengen die passen bij het doel van de samenwerking en democratische legitimiteit waarborgen (fundamentele systeemdiscussie) Complimenten en waardering
Deze systeemdiscussie gaat al op landelijk niveau plaatsvinden. Een eerste bijeenkomst wordt door de VNG gepland. Daarnaast is het niet aan de werkgroep maar aan de opdrachtgevers van de werkgroep, zijnde de Drentse Griffierskring en het VDG-bestuur om te beoordelen of een vervolgopdracht wenselijk is. Ter kennisgeving aangenomen.
86.
Krijgen hiermee raden daadwerkelijk meer grip?
87.
Staat inzet en opbrengst in verhouding?
Het meer grip krijgen is uiteindelijk ook iets wat raadsleden zelf voor elkaar moeten krijgen door de instrumenten te gebruiken die de wet biedt en nu worden aangevuld met deze notitie. De werkgroep kan mensen niet dwingen gebruik te maken van de instrumenten. De extra inzet is sterk afhankelijk van de huidige werkwijze van de gemeente. Omdat er meerdere respondenten vreesden voor extra (werk)druk, is de voorgestelde procedure versimpeld, waarbij de kaderbrief is komen te vervallen,
82.
83.
Tynaarlo
84.
85.
Hoogeveen (per fractie gereageerd)
18
Aanpassing notitie Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
De procedure is versimpeld waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, zie bijlage 1.
Respondent
88.
Ingekomen reactie
Samenwerking binnen GR’en blijft lastig omdat verschillende deelnemers verschillende belangen hebben.
89.
Meppel
90.
Noordenveld (fractievoorzitters)
91. 92. 93.
De Wolden Emmen Aa en Hunze
Raad kan zich vinden in de notitie, maar heeft 1 kanttekening: met name op punt 7 (Voor sturing op de GR-en is samenwerking van deelnemers van belang) is nog veel te winnen is, dus is het jammer dat de notitie dat open laat. In het verleden waren er ‘adoptieraadsleden’. Dat is een stille dood gestorven, maar wellicht kan eens gekeken worden of zoiets in andere delen van het land goed werkt/kan hiermee geëxperimenteerd worden. De Noordenveldse fracties zijn vooralsnog overwegend positief over de notitie en de insteek die wordt voorgesteld m.b.t. het verkrijgen van meer grip op de GR’en Niet gereageerd Niet gereageerd De notitie brengt een aantal uitvoeringsaspecten op het terrein van vorm, procedures en informatie samen.
19
Reactie werkgroep dit levert rust en ruimte op in de procedure. Samenwerking hoeft geen samenwerking van alle deelnemers in alle gevallen te zijn, binnen een GR kunnen deelnemers met een gezamenlijk belang elkaar opzoeken om zo sterker te staan dan alleen. Gezien de grote diversiteit van werkwijzen in Drenthe en het grote aantal betrokkenen met soms ook verschillende belangen, is de huidige opbrengst wat betreft de werkgroep voor dit moment het hoogst haalbare.
Aanpassing notitie
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
n.v.t. n.v.t. Ter kennisgeving aangenomen.
n.v.t. n.v.t. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Respondent
94.
Coevorden
Ingekomen reactie De werkgroep GRIP stelt voor een eenduidige procedure te hanteren voor de behandeling van kaderbrieven en ontwerpbegrotingen, een daarbij passend format voor kaderbrieven en ontwerpbegrotingen, financiële spelregels en het nakomen van gezamenlijke (informele) afspraken. Grotendeels komt deze dit voorstel overeen met de werkwijze zoals die wordt gehanteerd door de raadwerkgroep GR’en in Noord Drenthe (Aa en Hunze, Assen, Tynaarlo en Noordenveld). De ervaringen daarmee zijn positief. De raad van Aa en Hunze is van mening dat hier een goed voorstel ligt om de grip op de gemeenschappelijke regelingen in Drenthe te verbeteren. Zie reactie college Coevorden
20
Reactie werkgroep
Aanpassing notitie
n.v.t.
n.v.t.
C. Reacties van GR-directies Er zijn gesprekken gehouden op 26 en 28 mei en op 14 juli en daarnaast zijn er schriftelijke reacties binnengekomen. Om volledig te zijn maar niet te veel dubbelingen te krijgen in de lijst, zijn alleen die punten uit de groepsgesprekken opgenomen die niet al in de brieven zijn genoemd.
95.
Respondent Gesprek 26 mei (Publiek Vervoer, GGD, VRD, WPDA, RUD, Meerschap, Reestmond, EMCO), 28 mei (Recreatieschap, GKB, Stark) en 14 juli (GGD, VRD, Stark, Recreatieschap)
Ingekomen reactie De rol van het college wordt gemist. Ligt het primaat nu niet te veel bij de raad?
Reactie werkgroep In de notitie zit als één van de belangrijke punten dat collegeleden meer in hun rol worden gezet als AB-lid door bijvoorbeeld in gesprek te gaan met hun raden. Maar wettelijk ligt het primaat inderdaad bij de raad, daarvoor maakt het niet uit of een GR een college-, raads-, burgemeesters- of gemengde regeling is. Alle Drentse regelingen vallen onder Hoofdstuk 1 van de Wgr (met uitzondering van de regelingen waarin ook provincies participeren, die vallen onder hoofdstuk 4 met daarin vergelijkbare voorschriften) en moeten voldoen aan dezelfde voorschriften binnen dit hoofdstuk. Dit betekent dat al deze regelingen hun kaders, jaarrekening en ontwerpbegroting naar de raden moeten sturen en dat de sturingsverantwoordelijkheid daarmee ook in de eerste plaats bij de raden ligt. Het enige verschil tussen bijvoorbeeld een collegeregeling en een raadsregeling is dat bij een collegeregeling het college haar vertegenwoordiging in het bestuur benoemt en ontslaat en dat dit bij een raadsregeling de raad is.
21
Aanpassing notitie Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Respondent 96.
Ingekomen reactie Behoefte aan differentiatie tussen regelingen. Niet iedere regeling is/werkt hetzelfde.
97.
Financiële spelregels zijn handig, dan heb je daar geen discussie meer over.
98.
Tijd is knelpunt aan het einde van de procedure. Er is weinig tijd voor het verwerken van de zienswijzen van raden in de definitieve begroting.
99.
Onderling vertrouwen is bij GR’en erg belangrijk.
22
Reactie werkgroep De doelstelling van dit plan is om het proces voor alle stakeholders duidelijk, overzichtelijk en uniform te maken. Het slagen van een uniforme aanpak is wel afhankelijk van of iedereen meedoet. Als dit niet zo is, blijft het zoals het nu is en doet iedere GR en gemeente het anders. Dit kost voor zowel GR’en, als gemeenten veel extra tijd en energie. Dit plan kan echter niets afdwingen en bovendien leidt afgedwongen uniformiteit in sommige gevallen tot onredelijkheid. Daarom is in de notitie op drie punten duidelijker aangegeven welke ruimte voor differentiatie is. Ter kennisgeving aangenomen.
De procedure is aangepast. De aanlevering van de ontwerpbegroting bij de raden is twee weken naar voren gehaald en komt in de plaats van de kaderbrief. Daarnaast is de besluitvorming over de ontwerpbegroting in het AB geschrapt omdat dit strijdig is met de Wgr. Al met al ontstaat hierdoor meer tijd voor het uitbrengen en verwerken van zienswijzen. Deze notitie gaat vooral over structuur, vorm en instrumenten. Vertrouwen hangt grotendeels samen met gedrag, daar kan via deze notitie maar zeer beperkt invloed op uitgeoefend worden.
Aanpassing notitie Op drie punten in de notitie is duidelijker aangegeven welke ruimte voor differentiatie of afwijking er is: - Financiële spelregels - Intensiteit betrokkenheid van de raad - Jaarlijks inhoudelijk overleg met de raad
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. De procedure is aangepast, waarmee tegemoet gekomen wordt aan deze opmerking, zie bijlage 1.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Respondent 100.
Ingekomen reactie Najaarsoverleg is een goed idee maar komt voor sommige GR’en te vroeg in het jaar, dan valt er nog niets te zeggen over de begroting. Voor bijvoorbeeld leerwerkbedrijven wordt de financiële situatie voor het volgende jaar pas duidelijk in januari.
101.
Er is behoefte aan een knip tussen inhoud/politiek en financiën/bedrijfsvoering. Overleggen met raden gaan nu steeds over geld, terwijl er ook ruimte moet zijn om het over de inhoud te hebben.
102.
De voorgestelde afspraken zijn te instrumenteel.
23
Reactie werkgroep Op basis van meerdere reacties is de procedure vereenvoudigd en daarbij de kaderbrief geschrapt waardoor het Najaarsoverleg in het voorjaar kan worden gehouden. Tegelijkertijd is in de procedure een knip tussen inhoud en financiën opgenomen. Bij het Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) staat de inhoud centraal en hoeft de begroting dus nog niet bekend te zijn. De procedure is aangepast en daarbij is een knip tussen inhoud en financiën gemaakt. In de nieuwe procedure wordt er in het voorjaar een overleg gepland over inhoud en in de zomer over financiën c.q. de ontwerpbegroting. Daarnaast leveren de voorgestelde financiële spelregels meer ruimte op voor inhoud, omdat het geen zin meer heeft om over financiën te discussiëren als daarover de afspraken vast liggen. Dat klopt, maar daar is ook behoefte aan bij met name colleges en raden, zie ook hun reacties. Uiteraard staat of valt regionale samenwerking met het gedrag van mensen, maar daarvoor kunnen structuren of instrumenten helpend zijn, die instrumenten biedt dit plan van aanpak aan. Het is aan betrokkenen om hier gebruik van te maken.
Aanpassing notitie De procedure is aangepast, waarmee tegemoet gekomen wordt aan deze opmerking, zie bijlage 1.
De procedure is aangepast, waarmee tegemoet gekomen wordt aan deze opmerking, zie bijlage 1.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Respondent 103.
104.
105.
106.
107.
Ingekomen reactie Raadsleden moeten hun rol pakken en dus bijvoorbeeld ook aanwezig zijn bij georganiseerde bijeenkomsten.
Een coalitieakkoord tussen de deelnemers/vertegenwoordigers in het AB kan een goed instrument zijn. Pleit voor een toezichthoudend document (meerjarig). Dat wordt echter niet in deze nota meegenomen. Te veel vooraf afgestemde zienswijzen tussen verschillende deelnemers slaat het lokale politieke debat dood. Dit moet voorkomen worden.
Oplossing kan zijn dat raden gaan werken met raadsadviseurs/specialisten die zich verdiepen in een regeling. Oproep om GR’en meer te betrekken bij het verder vormgeven van de notitie.
24
Reactie werkgroep Er wordt al jaren geconstateerd dat de agendadruk voor raadsleden te hoog is. Volgens de meeste recente cijfers van het Nationaal raadsledenonderzoek besteedden raadsleden in 2019 gemiddeld 17,7 uur per week aan hun raadswerk en dit getal stijgt ieder jaar. Dit betekent dat raadsleden keuzes moeten maken. Om die reden wordt er in de notitie gepleit voor zoveel mogelijk gezamenlijke overleggen waarbij op één dagdeel overleggen met meerdere GR’en worden gecombineerd. Dit is zeker een interessante gedachte, maar wordt op dit moment als te vergaand beoordeeld door de werkgroep en is daarom niet overgenomen.
Aanpassing notitie Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Raden kunnen nooit gedwongen worden om intergemeentelijke zienswijzen onverkort te steunen, zij behouden hun lokale vrijheden. Het afstemmen van intergemeentelijke zienswijzen levert wel een sterkere positie in de GR op dan wanneer alle deelnemers individueel optreden en bovendien wordt het voor een GR overzichtelijker wat de raden willen. Dit voorbeeld is al genoemd in de notitie.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Er is afgesproken dat in klein comité verder gesproken zal worden met vier GRdirecteuren die zich daarvoor hebben
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Respondent
108.
109. Brief GGD, VRD
110.
111.
Ingekomen reactie
In het gesprek op 14 juli is verder doorgesproken over onderwerpen die op een andere manier al ter tafel waren gekomen. Het ging met name om ruimte voor differentiatie, de toon van de notitie, de soms tegenstrijdige wens van enerzijds gezamenlijke overleggen en anderzijds individuele overleggen en de P&C-procedure, in het bijzonder de kaderbrief. Al deze onderwerpen zijn op andere punten in deze reactienota van een reactie voorzien. Voorliggend plan biedt te weinig basis voor verbetering relatie GR – raden.
Kunnen zich niet vinden in de gebruikte formulering over bijvoorbeeld financiële uitdijing en stuurloze GR’en Waar is de probleemanalyse?
25
Reactie werkgroep aangemeld en dat daarnaast nog een GRbreed overleg zal plaatsvinden nadat alle opmerkingen uit de consultatie zijn verwerkt. Zie andere opmerkingen en reacties.
Aanpassing notitie
De relatie tussen GR’en en raden staat of valt met het gedrag van mensen, maar daarvoor kunnen structuren of instrumenten helpend zijn, die instrumenten biedt deze notitie aan. Het is aan betrokkenen om hier gebruik van te maken. Deze gebruikte formuleringen zijn wellicht wat kort door de bocht, er is daarom nuancering aangebracht. De voorstellen zijn voortgekomen uit vele opmerkingen van en gesprekken met bestuurders en politici. Daarnaast bouwt deze notitie voort op de VDG-notitie uit 2015.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Zie andere opmerkingen en reacties, zie ook bijlage 1.
De formuleringen zijn genuanceerd. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen
Respondent 112.
Ingekomen reactie Waarom zijn wij niet aan het begin al betrokken geweest?
Reactie werkgroep Bij GR’en zijn veel mensen en gremia betrokken. Er is bewust gekozen voor een kleine werkgroep met daarin vertegenwoordigers van colleges (burgemeesters), gemeentelijke organisaties (ambtenaren) en raden (griffiers) en vervolgens een brede consultatieronde voor alle andere betrokkenen (alle Drentse collegeleden, raadsleden, GR-directies en gemeentesecretarissen) waarbij in de consultatieronde extra aandacht is geweest voor de GR-directies waarmee meerdere gesprekken zijn gehouden. Ter kennisgeving aangenomen.
113.
Voorstander van Drentse afspraken over loon- en prijscompensatie
114.
Voorstander van meer uniformiteit van stukken middels formats
Ter kennisgeving aangenomen.
115.
Najaarsoverleg is lastig, omdat dit te vroeg is om iets zinnigs te kunnen zeggen, graag gezamenlijk nadenken over het meest geschikte moment om inhoudelijk met elkaar in gesprek te gaan.
116.
Voorstel: introduceer tweejaarlijkse begroting, zodat er meer voorspelbaarheid komt.
Onder andere naar aanleiding van deze reactie is de procedure nogmaals bekeken en vereenvoudigd waardoor er ruimte is ontstaat voor het verschuiven van het Najaarsoverleg naar het voorjaar. Daarnaast is er een knip gemaakt tussen inhoud en financiën. Het Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) is meer bedoeld voor een bespreking over de inhoud. Dit voorstel is voorgelegd aan de andere GR-directies tijdens het gesprek van 26 mei en hier bleek geen draagvlak voor.
26
Aanpassing notitie Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Het Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) is verschoven naar het voorjaar, zie bijlage 1.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Respondent 117. Brief Meerschap
Ingekomen reactie Steunt format
Reactie werkgroep Ter kennisgeving aangenomen.
118.
Planning is krap en de doorlooptijd bij de gemeente is lang
119.
Voorstel: laat de raden de kaderbrief schrijven en de GR’en die meenemen in de begroting, scheelt veel tijd en de raden zitten aan het stuur
Onder andere naar aanleiding van deze opmerking is de procedure nog eens bekeken en vereenvoudigd waarbij de kaderbrief is vervallen, zodat er meer ruimte en rust ontstaat. Dit is een interessant idee, dat echter niet strookt met de Wgr.
120.
Steunt standaardindexering
Ter kennisgeving aangenomen.
121. Brief RUD
Wens tot betere sturing wordt herkend
Ter kennisgeving aangenomen.
122.
Voorstel: adviseer de GR’en deze afspraken in hun GR’en op te nemen en zodoende vast te leggen
123.
Het opstellen van een gespreksnotitie voor het najaarsoverleg zou voor de RUD al in mei moeten
In de notitie staat dat ervanuit gegaan wordt dat besluitvorming over deze notitie in griffierskring en VDG-bestuur voorlopig voldoende is om de afspraken in de praktijk te brengen en dat bij de evaluatie na twee jaar moet blijken of dit inderdaad zo is of dat daar meer voor nodig is. Op basis van diverse reacties is de procedure aangepast waarbij het Najaarsoverleg (nu: Voorjaarsoverleg) naar het voorjaar is verschoven, waardoor deze reactie niet meer relevant is.
27
Aanpassing notitie Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. De procedure is versimpeld waarbij de kaderbrief is komen te vervallen, zie bijlage 1. De kaderbrief is op basis van andere reacties uit de procedure geschrapt. Deze opmerking heeft verder niet geleid tot aanpassingen. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. In de notitie is het advies opgenomen om na de evaluatie de afspraken op te nemen in de regelingen.
Door de aanpassing van de procedure, zoals bij eerdere reacties aangegeven, is deze
Respondent
Ingekomen reactie
Reactie werkgroep
124.
Proces kaderbrief te strak
Zie voorgaande reactie. In de nieuwe procedure is de kaderbrief komen te vervallen.
125.
November-december: Twee weken voorafgaand aan de AB vergadering worden de stukken verstuurd, is het de bedoeling dat de stukken breder verspreid worden? Wie plant het intergemeentelijke deelnemersoverleg (IDO)? Is dit met alle GR'en met alle raden?
Na overleg met de RUD is deze opmerking komen te vervallen.
126.
127.
Worden in de voorgestelde procedure (eerste week juni) regionale informatiemarkten bedoeld of individuele?
28
In deze notitie wordt geen voorstel gedaan over wie het IDO bijeen roept, deze praktische uitvoering wordt overgelaten aan de deelnemers van de diverse GR’en. Wat betreft de tweede vraag: het IDO is bedoeld als ambtelijk overleg, het gaat hier dus niet om een overleg met raden, het gaat om een overleg per GR van ambtenaren van alle deelnemers van een GR. Deze markten worden op dit moment regionaal georganiseerd, bijvoorbeeld in Noord-Drents of Zuidwest-Drents verband. De werkgroep lijkt het aannemelijk dat dit het geval blijft in de toekomst. Hierover is met name op 14 juli doorgesproken met een aantal GR-directeuren. Er is zowel behoefte aan gezamenlijk overleg voor afstemming als aan individueel overleg voor verdieping. Daarom wordt nu voorgesteld om het inhoudelijke overleg in
Aanpassing notitie reactie niet meer relevant, zie bijlage 1. Zie voorgaande reactie. In de nieuwe procedure is de kaderbrief komen te vervallen. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
De notitie is aangepast. Er wordt nu voorgesteld om het inhoudelijke overleg in het voorjaar lokaal te houden (gericht op verdieping) en het financiële overleg in de zomer regionaal (gericht op samenwerking).
Respondent
Ingekomen reactie
128.
Vaststellen ontwerpbegroting door directie/DB staat nu op maart/april, beter om hier april van te maken
129.
Steunt opleggers, GR vult gemeenschappelijk deel in, wel twee verschillende opleggers gebruiken van kaderbrief en ontwerpbegroting Viertal opmerkingen over financiële spelregels: 1. de verhouding loon-/prijsontwikkeling ligt bij de RUD anders 2. verduidelijken dat de deelnemersbijdrage niet gedurende het lopende begrotingsjaar wordt aangepast op het gebied van loon- en prijsindexatie 3. graag beter omschrijven wat wordt verstaan onder een beperkte weerstandscapaciteit 4. wordt een algemene reserve van maximaal 2,5% toegestaan of geadviseerd?
130.
131.
Uitvoering geven aan de nieuwe procedure na het zomerreces lijkt niet haalbaar
29
Reactie werkgroep het voorjaar lokaal te houden en het financiële overleg in de zomer regionaal. Op basis van diverse reacties is de procedure aangepast, waardoor deze reactie niet meer relevant is.
Ter kennisgeving aangenomen.
1. voor dit soort situaties is nog extra opgenomen dat er gemotiveerd afgeweken kan worden van de financiële spelregels 2. dit wordt al verduidelijkt in de toelichting in bijlage 2 3. in hetzelfde artikel is omschreven wat de maximale omvang van de algemene reserve van een GR mag zijn, deze reserve dient ook als weerstandsvermogen, de maximale weerstandscapaciteit bij de GR is dus gelijk aan de maximale omvang van de algemene reserve 4. de maximale algemene reserve wordt toegestaan De planning is door de hoeveelheid reacties aangepast en deze opmerking is daardoor niet meer relevant.
Aanpassing notitie
Door de aanpassing van de procedure, zoals bij eerdere reacties aangegeven, is deze reactie niet meer relevant, zie bijlage 1. Deze opmerking onderstreept wat al in de notitie staat. Op drie punten in de notitie is duidelijker aangegeven welke ruimte voor differentiatie of afwijking er is: - Financiële spelregels - Intensiteit betrokkenheid van de raad - Jaarlijks inhoudelijk overleg met de raad
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Respondent 132.
133.
134.
135. Brief WPDA
136.
Ingekomen reactie Deadline inleveren zienswijze op ontwerpbegroting spoort niet met de periode die wordt genoemd voor vaststellen begroting in AB
AB-lid heeft naast vertegenwoordigende rol voor de gemeente ook een verantwoordelijkheid als bestuurder van de GR, dit moet bij het Najaarsoverleg ook aan de orde komen. Het stuk geeft bewust geen advies voor hoe afstemming moet worden vormgegeven door raden, dit vervangen door het instellen van intergemeentelijke adviescommissies zoals voorgesteld in de ontwerp wijziging Wgr De tijd voor de consultatie was te kort om af te kunnen stemmen met bestuurders
Hoewel wij altijd voorstander zijn om de effectiviteit en de efficiëntie te verbeteren, de ene GR is de andere niet en primair ligt ons belang bij onze drie gemeenten. Kortom het streven naar eenduidigheid in procedure
30
Reactie werkgroep De stap ‘vaststellen definitieve begroting door Dir/DB’ is geschrapt omdat dit niet strookt met de Wgr. En het vaststellen van de begroting in het AB is op juli gezet. Volgens de Wgr stuurt het DB de ontwerpbegroting naar de raden met het verzoek zienswijzen in te dienen. En vervolgens stuurt het DB de ontwerpbegroting inclusief zienswijzen en haar reactie op de zienswijzen naar het AB ter vaststelling van de definitieve begroting. Het is aan AB-leden zelf om deze dubbele rol aan hun raden duidelijk te maken wanneer nodig.
Aanpassing notitie De stap ‘vaststellen definitieve begroting door Dir/DB’ is geschrapt. En het vaststellen van de begroting in het AB is op juli gezet, zie bijlage 1.
Zoals in het stuk staat is het een bewuste keuze geweest om niet in deze vrijheid van de raad te treden, bovendien is er bewust voor gekozen om niet vooruit te lopen op toekomstige wetgeving. De GR-directies, bestuurders, raadsleden en gemeentesecretarissen zijn bewust onafhankelijk van elkaar geconsulteerd, omdat zij allen een eigen rol hebben. Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Respondent
Ingekomen reactie en vorm moet geen doel op zich zijn of worden. Ook acties, die onder gemeente vallen, leggen een substantiële druk op het proces en de planning van onze GR. Vervroegen aanlevering kaderbrief levert druk op planning en onzekerheid op (financiële) inhoud op
Reactie werkgroep
Aanpassing notitie
Ter kennisgeving aangenomen.
139.
AB kaderbrief vast laten stellen levert extra planningsdruk op, is onnodig en ook niet wettelijk geregeld.
140.
Geen voorstander van de oplegger zoals nu voorgesteld. De gevraagd informatie is buitenproportioneel een deels moet die informatie al bekend zijn bij raadsleden, daarnaast dringt het centraal stellen van koude cijfers de inhoud en context naar de achtergrond en dat is onwenselijk. Beperk de gevraagde informatie, schrap de algemene informatie die al bekend moet zijn bij raadsleden en splits in twee opleggers, één voor kaderbrief en één voor begroting.
141.
AB moet geen rol hebben in vaststellen ontwerpbegroting en ook hier levert het onnodige druk op de planning op
Dit was een fout in de notitie. Kaderbrieven worden volgens de Wgr niet vastgesteld door het AB maar door het DB. Overigens is naar aanleiding van andere reacties de kaderbrief uit de procedure gehaald, zie daarvoor eerdere opmerkingen. Er is nog eens gekeken naar welke informatie echt nodig is. De algemene informatie mag als bekend worden verondersteld, maar is dat vaak niet en wel relevant. Bovendien levert het invullen van de algemene informatie slechts eenmalig beperkte extra inzet op. Dit is daarom niet gewijzigd in de notitie. De splitsing van opleggers in één voor kaderbrief en één voor begroting zit al in de notitie, maar is niet meer relevant door de eerder genoemde wijziging van de procedure. Ook dit was een fout in de notitie. Ontwerpbegrotingen worden volgens de Wgr niet vastgesteld door het AB maar door het DB en pas na het uitbrengen van
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen. Zie eerdere opmerkingen over de aanpassing van de procedure, zie bijlage 1. Zie eerdere opmerkingen over de aanpassing van de procedure, zie bijlage 1.
137.
138.
31
Zie eerdere opmerkingen over de aanpassing van de procedure.
Er is nog eens gekeken naar welke informatie echt nodig is.
De fout is hersteld, zie bijlage 1.
Respondent
142.
143. Brief Publiek Vervoer
144.
145.
146.
147.
148.
Ingekomen reactie
Geen voorstander van eenduidige financiële spelregels en hier ook geen behoefte aan omdat de financiële spelregels van Assen al jaren worden gevolgd. PV is een light GR die volgens de Wgr slechts inlichtingen hoeft te versterken maar geen verantwoording hoeft af te leggen. PV is qua begrotingsomvang relatief klein, is een pure uitvoeringsorganisatie en heeft geen beslissingsbevoegdheid over beleid. Een Najaarsoverleg zal voor PV een andere invulling hebben dan voor andere GR’en, niet alle gemeenten zitten in het bestuur en input voor een Najaarsoverleg zal in feite een soort (concept-)kaderbrief zijn. Het vervroegen van de aanleverdatum van de kaderbrief is voor PV geen probleem en nu al gewoonte. Het invullen van een oplegger per gemeente is gezien de formatie van PV (0,2 fte control) nagenoeg ondoenlijk, wel wil PV zich inspannen voor het invullen van het algemene deel van de oplegger. Het maximale weerstandsvermogen raadt PV af voor PV zelf, onder andere omdat dit indruist tegen afspraken die bij de oprichting van PV zijn gemaakt.
32
Reactie werkgroep zienswijzen door de raden voorgelegd aan het AB. Ter kennisgeving aangenomen.
Aanpassing notitie
Ter kennisgeving aangenomen.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Ter kennisgeving aangenomen.
Ter kennisgeving aangenomen.
Ter kennisgeving aangenomen.
Ter kennisgeving aangenomen.
De doelstelling van dit plan is om het proces voor alle stakeholders duidelijk, overzichtelijk en uniform te maken. Het slagen van een uniforme aanpak is wel afhankelijk van of iedereen meedoet. Als dit niet zo is, blijft het zoals het nu is en doet iedere GR en gemeente het anders.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen. Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Op drie punten in de notitie is duidelijker aangegeven welke ruimte voor differentiatie of afwijking er is:
Respondent
149.
Ingekomen reactie
Er is een diversiteit aan GR’en en het zou goed zijn om daar rekening mee te houden, bijvoorbeeld door de raden te laten kiezen op welke thema’s zij invloed willen hebben en daarop te focussen.
33
Reactie werkgroep Dit kost voor zowel GR’en, als gemeenten veel extra tijd en energie. Dit plan kan echter niets afdwingen en bovendien leidt afgedwongen uniformiteit in sommige gevallen tot onredelijkheid. Daarom is in de notitie op drie punten duidelijker aangegeven welke ruimte voor differentiatie is. Zie voorgaande reactie
Aanpassing notitie - Financiële spelregels - Intensiteit betrokkenheid van de raad - Jaarlijks inhoudelijk overleg met de raad Zie voorgaande reactie
D. Overige reacties Respondent 150. VDG-PHO Financiën
Ingekomen reactie Het PHO vraagt zich af of het nodig is om een weerstandsvermogen/reserve bij een GR te houden of dat deze bij gemeenten ondergebracht kunnen worden.
151.
De financiële regels gaan uit van een vanzelfsprekendheid van indexering, terwijl deze vanzelfsprekendheid er niet altijd is bij gemeenten. Daarbij neem je ook de prikkel weg bij GR’en om bij uitzettingen eerst te kijken naar efficiency-maatregelen zodat uitzettingen in eigen begrotingen kunnen worden opgevangen. Het PHO vraagt aandacht voor inhoudelijke advisering. Als deelnemers zeggen ‘vang het op binnen eigen begroting’ dan zeggen GR’en ‘zeg maar wat we dan niet meer hoeven te doen’. Voor deelnemers is die vraag vaak niet te beantwoorden omdat zij zelf te weinig inhoudelijke kennis
152.
Reactie werkgroep Dit punt is opgenomen in de financiële spelregels, onder ‘weerstandsvermogen c.q. algemene reserve’. Daar staat dat ‘de weerstandscapaciteit aanwezig is bij de deelnemers en beperkt bij de gemeenschappelijke regeling’. In bijlage 2 wordt toegelicht waarom het nodig is om de GR’en een beperkte algemene reserve wordt toegestaan. De werkgroep heeft hiervoor het voorbeeld van Noord-Holland Noord en het voorwerk van de VDG-PHO Financiën gevolgd. De werkgroep acht het ingewikkeld om de gevraagde prikkel te vangen in algemene financiële spelregels en beoordeelt dit bovendien als een politieke discussie die de werkgroep dan ook graag aan de politiek over laat.
Aanpassing notitie Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
Dit advies laten wij aan de gemeenten.
Advies opgenomen in de notitie.
34
Deze opmerking heeft niet geleid tot aanpassingen.
153. Kring gemeentesecretarissen
in huis hebben. Een oplossing daarvoor zou zijn dat er per GR gezamenlijk een ambtelijk specialist aangesteld wordt die inhoudelijk op goed niveau kan adviseren aan colleges (en raden). Niet gereageerd
n.v.t.
35
n.v.t.
BIJLAGE 1 Toelichting op nieuwe procedure P&C-cyclus GR’en Naar aanleiding van diverse reacties van respondenten op met name de gevreesde (bestuurlijke) drukte door de voorgestelde procedure voor de P&C-cyclus in de conceptnotitie, heeft de werkgroep de P&C-cyclus nog eens integraal onder de loep genomen en de voorgestelde procedure vergaand vereenvoudigd. De nieuwe procedure is opgenomen in de definitieve notitie. In deze bijlage worden de wijzigingen toegelicht en onderbouwd. Uitgangspunten Wettelijke kaders P&C (Wgr): - Het DB zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan GS. (Art 34 Lid 4) - Het AB stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. (Art 34 Lid 3) - Het DB zendt de begroting binnen 2 weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan GS. (Art 34 Lid 2) - AB stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. (Art 34 Lid 1) - Het DB zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden.