D. Managementletter 2021 Samenwerkingorganisatie De Wolden Hoogeveen.pdf
Tekst van het document
Headline Verdana Bold Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen Managementletter 2021 Januari 2022
Deloitte Accountants B.V. Eemsgolaan 15 9727 DW Groningen Postbus 980 9700 AZ Groningen Nederland
Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9870 www.deloitte.nl
Aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen Raadhuisplein 24 7901 BW HOOGEVEEN Onderwerp
Managementletter 2021
Behandeld door
B.K. Bakker RA 088 288 0044
Datum
28 januari 2022
Ons kenmerk
22013F24B4/DD
Geacht bestuur, Wij hebben conform onze opdrachtbevestiging d.d. 22 november 2021, als onderdeel van de controle van de jaarrekeningen 2021 van de gemeente Hoogeveen, de gemeente De Wolden en de gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (hierna: de Samenwerkingsorganisatie), de interim-controle uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekeningen van de Samenwerkingsorganisatie, de gemeente Hoogeveen en de gemeente De Wolden. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn.
De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijken daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie voorkomende tekortkomingen. De bevindingen en aanbevelingen kunnen worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het bestuur als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekeningen. Graag lichten wij deze rapportage en onze bevindingen en aanbevelingen nader aan u toe. Wij spreken onze waardering en dank uit voor de inspanningen die de organisatie heeft geleverd om dit in een relatief kort tijdbestek mogelijk te maken, en voor de medewerking die ons gedurende het verrichten van onze interim-controlewerkzaamheden, in het bijzonder door uw IC-medewerkers, is verleend. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.
drs. H. Kuperus RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2021’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
01
Managementsamenvatting
02
03
Managementsamenvatting
Bevindingen 2021
© 2022 Deloitte The Netherlands
Jaarrekeningcontrole
4
04
Bevindingen interim-controle 9
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 24
Bijlagen Bijlagen
27
22013F24B4/DD/3
01 Managementsamenvatting
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/4
Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Inleiding Algemeen Wij hebben tijdens de interim-controle de procesrisico’s onderzocht en ons primair gericht op de opzet, het bestaan en (waar mogelijk) de werking van de interne-beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekeningen 2021. In deze managementsamenvatting geven wij onze belangrijkste boodschappen. In hoofdstuk 2 (‘Bevindingen interim-controle’) hebben wij de bevindingen vanuit de interim-controle in detail toegelicht en in hoofdstuk 3 (‘Aandachtspunten jaarrekeningcontrole’) hebben wij de planning en de prioriteiten van de jaarrekeningcontroles opgenomen. Onze opdracht dient in samenhang te worden gezien met de jaarrekeningcontroles van de gemeente Hoogeveen, de gemeente De Wolden en de Samenwerkingsorganisatie. Belangrijke uitgangspunten voor onze controle zijn de auditplannen 2021 die wij met de auditcommissie van de gemeente Hoogeveen hebben besproken en met de financiële werkgroep van de gemeente De Wolden zullen bespreken. In deze managementletter geven wij u inzicht in de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de Samenwerkingsorganisatie, voor zover wij deze relevant geacht hebben voor de jaarrekeningcontroles.
Onze samenwerking – onze gezamenlijke blik vooruit Het afgelopen controlejaar, tevens ons eerste jaar als nieuwe accountant, is een bewogen en bijzonder jaar geweest. De COVID-19 pandemie en het ‘werken op afstand’ hebben er in onze optiek aan bijgedragen dat wij elkaar in onze samenwerking niet altijd konden vinden en de communicatie bij tijd en wijle stroef verliep. Samen met u hebben wij de samenwerking tijdens de controle van afgelopen jaar geëvalueerd en lering getrokken uit de zaken die niet goed gingen of voor verbetering vatbaar waren. Wij willen dan ook graag, samen met u, een punt zetten achter het afgelopen jaar, en ons richten op de jaren die voor ons liggen. Samen met u streven wij ernaar om een duurzame en prettige werkrelatie op te bouwen. “Communicatie is de sleutel tot succes” Een essentieel onderdeel om te bouwen aan een duurzame en prettige werkrelatie is de onderlinge communicatie. Wij hebben met elkaar aan de start van dit controlejaar duidelijke afspraken gemaakt over elkaars rollen en verantwoordelijkheden en de wijze van communiceren. Dit is wat ons betreft de basis voor onze verdere samenwerking en wij zullen ons hieraan volledig committeren. Een belangrijk onderdeel van onze afspraken is de zogenoemde ‘escalatieladder’.
Hierop zullen wij een beroep doen op die momenten wanneer het proces anders loopt dan verwacht, en het vinden van de juiste aanspreekpunten binnen uw organisatie van groot belang is. Ook zijn er concrete afspraken gemaakt over periodieke contactmomenten zodat wij elkaar tussentijds goed op de hoogte houden van de voortgang van de controle en relevante ontwikkelingen tijdig besproken kunnen worden. Wij hebben een frisse start gemaakt bij de uitvoering van de interim-controle. Onze ervaringen zijn positief en de contacten met uw organisatie zijn goed. De interne audit heeft haar rol als eerste aanspreekpunt tijdens de interim-controle goed ingevuld, en heeft hiermee als ‘linking pin’ gefungeerd tussen uw organisatie en ons. Eveneens heeft zij een eerste review uitgevoerd op de aanlevering vanuit uw organisatie en hierdoor was de kwaliteit van de aanlevering geborgd. Wij hebben dit als prettig ervaren en hebben afgesproken deze werkwijze voort te zetten tijdens de jaarrekeningcontrole. Wij zijn van mening dat de basis voor de jaarrekeningcontrole op een juiste en gezamenlijke wijze is vormgegeven en kijken daarom ook uit naar de verdere samenwerking in dit proces.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/5
Managementsamenvatting Onze belangrijkste boodschappen Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Algemene indruk van de interne beheersing en uw organisatie Wij hebben vorig jaar geconstateerd dat uw organisatie volop in beweging is en opereert in een dynamisch speelveld. U bent ambitieus om zaken te veranderen of anders aan te pakken. Dit is in de basis een positieve instelling, echter constateren wij dat de realisatie of concrete opvolging van aanbevelingen op onderdelen achterblijft bij de ambities. Wij constateren in het verlengde hiervan ook dat er beperkte opvolging heeft plaats gevonden ten aanzien van onze interim-bevindingen en aanbevelingen van voorgaand jaar. Gezien de ontwikkelingen van het afgelopen jaar hebben wij daar begrip voor, maar tegelijkertijd past het opvolgen van de aanbevelingen ook juist in uw ambitie om de dingen beter te doen. Het is daarom zaak onze aanbevelingen nu voortvarend op te pakken en te zorgen dat wij volgend jaar kunnen rapporteren dat zaken zijn opgelost. Uw ambitie om de kwaliteit van de organisatie te verbeteren, hebben wij weliswaar nog niet teruggezien in de opvolging van onze aanbevelingen, maar wel in de opdracht van de directie, en het bestuur van beide gemeentes, om de kwaliteit van de samenwerkingsorganisatie te laten onderzoeken en verbetermogelijkheden te identificeren en te implementeren. Dit heeft ertoe geleid dat er een extern onderzoek (‘Doorlichting SWO’) is uitgevoerd.
Hierbij is gekeken naar wat goed gaat en wat beter kan binnen de samenwerkingsorganisatie. De uitkomsten van deze rapportage legt wat ons betreft dan ook de vinger op de zere plekken binnen de samenwerkingsorganisatie, waarbij een omvangrijk aantal verbeterpunten en aanbevelingen zijn meegegeven aan de organisatie. De directie is gevraagd om op basis van het uitgevoerde onderzoek, en de daarin opgenomen aanbevelingen, een adviesrapport op te stellen. Dit heeft geresulteerd in de rapportage ‘Van Eiland naar Wij-Land’. In deze rapportage zijn concrete actiepunten opgenomen voor de belangrijkste thema’s, met als doel om te komen tot een realistische verbeteropgave verspreid over een langere periode en de organisatie hiermee niet teveel te belasten. Wij zien het adviesrapport als een goed hulpmiddel voor het monitoren van de organisatieontwikkeling en de ambities van de samenwerkingsorganisatie. Waar mogelijk zullen wij, als onderdeel van ons natuurlijke adviesfunctie, u van adviezen voorzien. In deze management letter, en de bijbehorende bijlage, hebben wij getracht om een betere duiding te geven aan de prioritering van onze interimbevindingen voor de organisatie. Zo hebben wij de belangrijkste bevindingen, en dus met de hoogste prioritering, als het gaat om het opvolgen van onze aanbevelingen, opgenomen in hoofdstuk 2 van deze rapportage.
De overige interim-bevindingen met een lagere prioriteit hebben wij opgenomen in een separate bijlage bij deze management letter. Dit betekent overig niet dat deze bevindingen niet van belang zijn voor het verbeteren van de interne beheersomgeving van uw organisatie. Wij hebben gekozen voor deze wijze van rapporteren om samen met uw organisatie te kijken waar u op dit moment het beste de energie in kunt steken en hiermee te focussen op de belangrijkste zaken vanuit deze rapportage.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/6
Managementsamenvatting Managementsamenvatting
Onze belangrijkste boodschappen
Bevindingen
Onze werkzaamheden met betrekking tot fraude Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn.
Jaarrekeningcontrole
Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het dagelijks bestuur en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, het algemeen bestuur. Indien de aanwijzing betrekking heeft op een van de gemeenten, geldt dat de accountant dit bespreekt met het college en de gemeenteraad (of auditcommissie dan wel financiële werkgroep).
Bijlagen
Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met vertegenwoordigers van uw organisatie, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Wij constateren dat u aandacht heeft voor frauderisico’s binnen uw organisatie en de interne-beheersingsmaatregelen heeft ingericht met als doel om (materiële) fraude, waar mogelijk, te voorkomen. Concrete voorbeelden hiervan betreffen onder andere de aanwezige functiescheiding in het proces van betalen en de aanwezige functiescheiding in het proces van muteren en controleren van crediteurenstamgegevens, zoals het IBAN nummer, van crediteuren in het inkoopproces. Hoewel wij vaststellen dat er het afgelopen jaar stappen zijn gezet en wij tevens zien dat er binnen de gemeente bewustwording is van en aandacht is voor fraude, ontbreekt op dit moment echter nog wel een overkoepelende frauderisicoanalyse waarbij alle risico’s en beheersmaatregelen op één centrale plek samenkomen.
Wij zijn van mening dat het opstellen en/of actualiseren van een overkoepelende frauderisicoanalyse een belangrijke manier is om een gedegen discussie te voeren over frauderisico’s en de beheersing hiervan, binnen de diverse geledingen van uw organisatie en die van de beide gemeentes. Eveneens laat de directie hiermee expliciet het belang van het beheersen van frauderisico’s binnen de organisatie zien, waarmee invulling wordt gegeven aan het tonen van voorbeeldgedrag als het gaat om dit onderwerp. Wij adviseren u daarom om de aanbeveling bij ‘bevinding 7 Risicomanagement: ontbreken frauderisicoanalyse’ uit hoofdstuk 2 van deze rapportage op korte termijn op te volgen. Daarnaast gaan wij bij de jaarrekeningcontrole, wat onze beroepsregels van ons verlangen, zelfstandig werkzaamheden uitvoeren die erop zijn gericht om het risico van het ‘omzeilen’ van de interne-beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/7
Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Onze belangrijkste boodschappen Frauderisico’s bij de jaarrekeningcontrole De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het bestuur. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. In de auditplannen van beide gemeentes is onze initiële frauderisicoanalyse verwoord. Op basis van onze uitgevoerde interim-werkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in onze controleaanpak, rekening houdend met de toegezegde vervolgacties door de SWO zoals uiteen is gezet bij de significante bevindingen in het onderdeel managementreactie. Rechtmatigheidsverantwoording Uw gemeente dient vanaf het boekjaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken. Dit betekent dat de organisatie zelfstandig vaststelt of – rekening houdend met de verantwoordingsgrens - wordt voldaan aan het normenkader waarin de relevante wet- en regelgeving is opgenomen.
De verantwoordingsgrens geeft aan vanaf welke omvang het totaal van de onrechtmatigheden, verantwoord moet worden in de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Verder is het belang om de in P&C-cyclus voor boekjaar 2022 rekening te houden met wijzigingen die voortkomen uit deze ontwikkeling. Ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording dienen ook de volgende acties te worden genomen: • •
Aanpassen van de Verordening 213 (controleverordening) aan de hand van de gewijzigde wettekst. In de huidige controleverordening is opgenomen dat de accountant de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten alsmede balansmutaties dient vast te stellen. Dit wordt de verantwoordelijkheid van het college. Overeenkomstig de Kadernota Rechtmatigheid dient de Verordening 212 (Financiële verordening) te worden aangepast. In de kadernota staat beschreven welke aanpassingen moeten en kunnen worden verwerkt.
Om in 2022 klaar te zijn voor deze rechtmatigheidsverklaring dient er een plan van aanpak opgesteld te worden. Wij adviseren dit plan af te stemmen met de gemeenteraad. Ook dienen de toleranties voor het komende jaar door de raad te worden vastgesteld. Wij hebben nadere informatie over dit onderwerp opgenomen in ‘bijlage B - Rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten’ van deze management letter.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/8
02 Bevindingen interim-controle
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/9
Bevindingen interim-controle Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Uitgevoerde werkzaamheden U heeft ons opdracht gegeven om de jaarrekeningcontroles van uw organisatie uit te voeren. Een onderdeel van onze controle betreft de interimcontrole, waarbij wij op basis van gesprekken met sleutelfunctionarissen en onderbouwende documentatie de interne beheersing en risicobeheersing van de Samenwerkingsorganisatie beoordelen. Deze beoordeling vindt plaats in het kader van onze jaarrekeningcontrole. Voor een nadere duiding van de reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij naar bijlage A. Onze bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in deze managementletter hebben als doel de directie en het dagelijks bestuur te ondersteunen in het proces van het voortdurend verbeteren van de interne beheersing en risicobeheersing van de Samenwerkingsorganisatie.
In overeenstemming met onze risico-inschatting hebben wij de implementatie en/of de effectieve werking van de naar onze mening belangrijkste beheersingsmaatregelen beoordeeld voor de periode die loopt van januari 2021 tot en met september 2021 met betrekking tot de volgende processen: • Grondexploitatie* • Inkopen en betalingen (waaronder EU-aanbesteden) • Plaatselijke belastingen en heffingen (PLBH) • Uitkeringen • M&O Beleid Tozo • Wmo • Jeugdzorg • Subsidieverstrekkingen • Personeel/salaris • Verbonden partijen • Het proces van financiële verslaggeving inclusief memoriaalboekingen • Risicomanagement Wij hebben onze bevindingen als volgt gerapporteerd: 1. Procesbevindingen met de hoogste prioriteit en/of impact op de interne beheersing zijn opgenomen als onderdeel van deze management letter. 2. Procesbevindingen met een lagere prioriteit en/of impact op de interne beheersing zijn opgenomen in een bijlage met procesbevindingen horende bij deze management letter. Hiermee trachten wij uw organisatie te helpen om prioritering aan te brengen in de verdere ontwikkeling van de interne beheers omgeving. Verder hebben wij organisatie gevraagd om input te leveren ten aanzien van de verwachte termijn waarin opvolging wordt gegeven aan elke aanbeveling. Wij verwachten dat uw organisatie zich zal committeren aan deze afspraken.
Wij zullen periodiek de voortgang hiervan bespreken met uw organisatie, zodat wij op de hoogte blijven van de voortgang.
* De actualisatie van de grondexploitaties is een jaarlijks proces welke plaats bij het opstellen van de jaarrekening. Wij zullen dit proces beoordelen tijdens de jaarrekeningcontrole in het voorjaar van boekjaar 2022.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/10
Bevindingen interim-controle Managementsamenvatting
Uitgevoerde werkzaamheden Reikwijdte IT-werkzaamheden Het primaire doel van een controle van de jaarrekening is om een verklaring af te geven bij die jaarrekening. Voor dit doel inventariseren wij de IT-omgeving, risico’s en (significante) tekortkomingen op de volgende drie gebieden: •
Toegangsbeveiliging: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de IT-systemen en alleen voor zover deze toegang nodig is voor het uitvoeren van de werkzaamheden uit hun taakomschrijving.
•
Jaarrekeningcontrole
Systeemverandering: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alle veranderingen in het IT-systeem moeten worden geautoriseerd en die ervoor zorgen dat de veranderingen effectief getest zijn voor de implementatie.
•
Datacentrum en netwerkactiviteiten: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat centrale IT-activiteiten ingepland en gemonitord worden, dat de data kunnen worden hersteld in het geval van falen van het systeem en dat de fysieke toegang tot de IT-systemen effectief beveiligd is.
Bijlagen
Als onderdeel van onze reguliere IT-werkzaamheden zullen wij de opzet en het bestaan van de General IT Controls (GITC’s) beoordelen van drie applicaties: HRM Systeem, Civision Middelen en Civision Samenleveringszaken, als ook van de onderliggende databases en Windows AD.
Bevindingen
In aanvulling hierop zullen wij als onderdeel van onze nulmeting van de IT-omgeving de volgende werkzaamheden verrichten: • Verkrijgen van inzicht in de maturity (volwassenheid) van de IT Governance en Informatieveiligheid (o.a. de beoordeling van het beleid). • Het opstellen van een routekaart voor de versterking van IT Controls binnen uw IT-omgeving. En • Het analyseren van de rollen en rechten in de applicatie Civision Middelen door middel van een extractietool. Wij hebben met de werknemers binnen uw organisatie afspraken gemaakt over de uitvoering van deze werkzaamheden en hebben dit reeds concreet gemaakt. De uitvoering van onze werkzaamheden staat gepland in week 47 en 48 van boekjaar 2021. In een separate rapportage zullen wij u informeren over de uitkomsten van onze nulmeting, waaronder onze observaties en aanbevelingen op de verscheidene onderdelen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/11
03. Procesbevindingen
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/12
Bevindingen interim-controle Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole
Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze controlebevindingen. Van elke bevinding hebben wij geëvalueerd of deze bevinding significant is voor onze controle. Een significante bevinding houdt in dat dit ofwel leidt tot een frauderisico ofwel tot een verhoogde kans op een materiële fout in de jaarrekening.
Procesbevindingen
Status 2021
Status 2020
1. Financial reporting – memoriaalboekingen: het vier-ogenprincipe op memoriaalboekingen wordt niet afgedwongen (significant) 2. Financial reporting – rapportages: beperkte zichtbaarheid controles en onduidelijke verantwoordelijkheden
3. Financial reporting – bewaken en monitoren van investerings- en exploitatiekredieten
Bijlagen
4. Europees aanbesteden: de inhoudelijke analyse van de spendanalyse is voor verbetering vatbaar
5. Inkopen en betalingen: de controle op de prestatielevering van inkopen is niet zichtbaar 6. Inkopen en betalingen: de verplichtingenadministratie is onvolledig 7. Risicomanagement: ontbreken frauderisicoanalyse (significant)
8. Lonen en Salarissen: waarborg melding uitdiensttreding ontbreekt 9. Inrichting administratie: de administratie van de SWO is niet ingericht op taakveldniveau
Legenda:
© 2022 Deloitte The Netherlands
Nieuwe bevinding
Eerder gerapporteerde bevinding; niet opgelost
Bevinding opgelost/beheersing voldoende
Eerder gerapporteerde bevinding; gedeeltelijk opgelost of acties in gang gezet De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/13
Bevindingen interim-controle Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole
Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze controlebevindingen. Van elke bevinding hebben wij geëvalueerd of deze bevinding significant is voor onze controle. Een significante bevinding houdt in dat dit ofwel leidt tot een frauderisico ofwel tot een verhoogde kans op een materiële fout in de jaarrekening.
Verwachte follow-up
Procesbevindingen 1. Financial reporting – memoriaalboekingen: het vier-ogenprincipe op memoriaalboekingen wordt niet afgedwongen (significant)
Boekjaar 2021 / 2022
2. Financial reporting – rapportages: beperkte zichtbaarheid controles en onduidelijke verantwoordelijkheden
Boekjaar 2021 / 2022
3. Financial reporting – bewaken en monitoren van investerings- en exploitatiekredieten
Bijlagen
1e kwartaal 2022
4. Europees aanbesteden: de inhoudelijke analyse van de spendanalyse is voor verbetering vatbaar
Reeds opgevolgd in 2021
5. Inkopen en betalingen: de controle op de prestatielevering van inkopen is niet zichtbaar
Boekjaar 2021 / 2022
6. Inkopen en betalingen: de verplichtingenadministratie is onvolledig
Boekjaar 2021 / 2022
7. Risicomanagement: ontbreken frauderisicoanalyse (significant)
1e kwartaal 2022
8. Lonen en Salarissen: waarborg melding uitdiensttreding ontbreekt
1e kwartaal 2022
9. Inrichting administratie: de administratie van de SWO is niet ingericht op taakveldniveau
Boekjaar 2023
Legenda:
© 2022 Deloitte The Netherlands
Nieuwe bevinding
Eerder gerapporteerde bevinding; niet opgelost
Bevinding opgelost/beheersing voldoende
Eerder gerapporteerde bevinding; gedeeltelijk opgelost of acties in gang gezet De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/14
1. Financial reporting – memoriaalboekingen: het vier-ogenprincipe op memoriaalboekingen wordt niet afgedwongen Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole
Bevinding 2020 en 2021
Het doorvoeren van memoriaalboekingen in de financiële administratie vindt plaats via een automatische workflow. Wij hebben vastgesteld dat in deze workflow de toepassing van het vier-ogenprincipe niet wordt afgedwongen. Dit geldt overigens alleen in de gevallen dat een budgethouder een memoriaalboeking doorvoert. Daarnaast constateren wij dat de mogelijkheid bestaat om rechtstreeks (niet via de automatische workflow) een memoriaalboeking te verantwoorden in de financiële administratie. Via deze werkwijze wordt de toepassing van het vier-ogenprincipe eveneens niet gegarandeerd. Opvolging 2021 Wij hebben geconstateerd dat het proces niet is gewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar. De huidige inrichting van dit proces is, mede gezien de significantie van onze bevinding, niet gewenst. Wij verwachten dan ook dat hier op korte termijn opvolging aan wordt gegeven. Significant risico
Bijlagen
Het risico bestaat dat onrechtmatige dan wel onjuiste memoriaalboekingen worden verantwoord in de administratie, waardoor er sprake is van een onjuiste en/of onrechtmatige informatievoorziening. Aanbeveling
Gezien het significante karakter van deze bevinding is het van belang dat u de volgende maatregelen treft: • In de automatische workflow op te nemen dat voor alle memoriaalboekingen het vier-ogenprincipe wordt afgedwongen. • De mogelijkheid om rechtstreeks boekingen in de financiële administratie door te voeren, ongedaan te maken. • Een periodieke controle uit te voeren op de memoriaalboekingen die rechtstreeks worden verantwoord in de financiële administratie. Tevens is het van belang dat door middel van een steekproef de juistheid en rechtmatigheid van deze memoriaalboekingen vastgesteld worden. Wij verwachten bij de jaarrekeningcontrole dat: • De afdeling interne audit een steekproef uitvoert op de memoriaalboekingen om vast te stellen dat deze boekingen juist en rechtmatig zijn. Reactie management
We maken gebruik van een autorisatieflow waar het merendeel van de memoriaalboekingen in worden gevalideerd. Daarnaast is er in 2021 een training gestart om budgethouders meer inzicht te geven in hun verantwoordelijkheid. Wat wij kunnen toevoegen aan het proces om periodiek vanuit de administratie en control met een budgethouder in gesprek te gaan en vastlegging te maken van de situatie op dat moment inclusief alle wijzigingen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/15
2. Financial reporting – rapportages: beperkte zichtbaarheid controles en onduidelijke verantwoordelijkheden Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Bevinding 2020 en 2021
Voor de diverse P&C-rapportages (o.a. de begroting en tussentijdse rapportages) hebben wij vastgesteld dat er sprake is van een beperkte zichtbaarheid van de erop uitgevoerde controles. Daarnaast bestaat er bij een aantal controles onduidelijkheid over de verantwoordelijkheden binnen uw organisatie. Ter illustratie hebben wij een aantal voorbeelden opgenomen: • Met betrekking tot de begroting en de tussentijdse begrotingswijzigingen geldt dat er geen zichtbare controle op de invoer in de administratie wordt uitgevoerd. • Met betrekking tot de tussentijdse rapportages geldt dat er geen zichtbare controle op de juistheid van de gegevens in de rapportages plaatsvindt. • Met betrekking tot het beheer van de tussenrekeningen geldt dat er geen duidelijkheid bestaat omtrent de verantwoordelijken per tussenrekening. Daarnaast is niet zichtbaar welke controles worden uitgevoerd per tussenrekening. Update 2021 Wij merken op dat de gemeente bezig is met het project ‘versteviging van de financiële functie’ en het aanpassen, en hiermee verbeteren, van de P&C-cyclus. Wij verwachten dat onze aanbevelingen ten aanzien van de P&C-rapportages worden meegenomen in dit proces. Risico
Door het ontbreken van de zichtbaarheid alsook vanwege onduidelijke verantwoordelijkheden kan er sprake zijn van (bewuste of onbewuste) fouten die niet worden opgemerkt. Aanbeveling
Wij raden u aan om: • Duidelijke procedures en richtlijnen op te stellen voor het proces ‘financial reporting’ en deze schriftelijk vast te leggen. Hieruit dient te blijken welke controles uitgevoerd moeten worden, wie verantwoordelijk is voor dergelijke controles en wie bewaakt dat deze controles tijdig (en zichtbaar) zijn uitgevoerd. • De zichtbaarheid van de controles bij het opstellen van rapportages te verhogen, minimaal op de hierboven genoemde onderdelen. Reactie management
We zijn in 2021 gestart met het project versterken van de financiële functie. Toegevoegd onderdeel hierbij is de inhoudelijke vernieuwing van de Planning en Control cyclus waarbij ook de contouren geschetst gaan worden voor de komende jaren.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/16
3. Financial reporting – bewaken en monitoren van investerings- en exploitatiekredieten Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Bevinding 2020 en 2021
Wij hebben vastgesteld dat: • Er geen zichtbare controles in het inkoopproces (eindcontrole facturen) alsook bij de maandafsluiting worden uitgevoerd op de juistheid van de bestedingen per krediet. • Er geen duidelijke richtlijnen en procedures zijn opgesteld voor het uitvoeren en vastleggen van een (tussentijdse) analyse van de begrotingsrechtmatigheid van investerings- en exploitatiekredieten. Update 2021 Wij merken op dat de gemeente bezig is met het project ‘versteviging van de financiële functie’ en het aanpassen, en hiermee verbeteren, van de P&C-cyclus. Wij verwachten dat onze aanbevelingen ten aanzien van het bewaken en monitoren van kredieten worden meegenomen in dit proces. Risico
Het risico ontstaat dat er onrechtmatige of onjuiste boekingen op kredieten/budgetten plaatsvinden of dat onrechtmatige of onjuiste overboekingen tussen kredieten/budgetten plaatsvinden. Tevens bestaat het risico dat overschrijdingen van kredieten niet tijdig worden geïdentificeerd, waardoor de rechtmatigheid in het geding kan komen. Aanbeveling
Wij raden u aan om: • Een controle uit te voeren in het inkoopproces en/of bij de maandafsluiting, waarbij een van het proces onafhankelijke functionaris (niet zijnde de budgethouder) de juistheid van de bestedingen per krediet vaststelt. • Duidelijke richtlijnen en procedures op te stellen voor het uitvoeren en vastleggen van de (tussentijdse) analyses van de begrotingsrechtmatigheid van investerings- en exploitatiekredieten. • De bovengenoemde analyse, inclusief de overwegingen ten aanzien van de rechtmatigheid van overschrijdingen op basis van de kadernota rechtmatigheid, zichtbaar vast te leggen. Reactie management
Vanuit financial control zijn wij in 2021 met een analyse gestart voor een integrale toetsing van alle lopende en nieuwe kredieten. Wij verwachten in het eerste kwartaal 2022 hier de uitkomsten van en de aanbevelingen om dit proces in control te verkrijgen. Hierbij wordt ook de volledige koppeling met de activaregistratie gemaakt. Vaststellen of alle aanwezige activa nog actueel is maakt geen onderdeel uit van deze analyse dat is een groeiproces voor de komende periode.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/17
4. Europees aanbesteden: de inhoudelijke analyse van de spendanalyse is voor verbetering vatbaar Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole
Bevinding 2020
Maandelijks voert de afdeling interne audit een spendanalyse uit op de bestedingen van de afgelopen vier jaar van de gemeente. Bij deze controle wordt per crediteur boven de aanbestedingsgrens een tekstuele toelichting gegeven (op basis van de uitgevoerde controle en onderliggende documentatie) over de rechtmatigheid van de bestedingen. Wij hebben geconstateerd dat de analyse en toelichting op onderdelen verbeterd kan worden. In onze aanbeveling hebben wij deze verbeterpunten uitgewerkt. Opvolging 2021
Wij hebben tijdens de jaarrekeningcontrole 2020 vastgesteld dat onze aanbevelingen zijn opgevolgd, en dat hiermee de kwaliteit van de inhoudelijke spendanalyse van voldoende niveau is. Hiermee is deze bevinding opgelost.
Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/18
5. Inkopen en betalingen: de controle op de prestatielevering van inkopen is niet zichtbaar Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole
Bevinding 2020 en 2021
In het inkoopproces geeft een prestatieverklaarder (niet de budgethouder) akkoord op de prestatielevering van inkoopfacturen in het systeem. Het is echter niet zichtbaar op grond van welke controlemaatregelen/-documentatie de prestatielevering wordt goedgekeurd door de prestatieverklaarder. Update 2021 Wel merken wij op dat de gemeente het project ‘versteviging van de financiële functie’ is gestart om onder andere de budgethouders meer bewust en verantwoordelijk te maken voor de aantoonbaarheid en documentatie omtrent prestatielevering. Hiermee wordt verwacht dat op afzienbare termijn de procedures rondom de controle op de prestatielevering worden verbeterd. Risico
Het risico bestaat dat onrechtmatige inkopen plaatsvinden, leveringen niet of onjuist hebben plaatsgevonden en inkoopfacturen dus ten onrechte worden betaald.
Bijlagen
Aanbeveling
Wij raden u aan om: • De procedure van de (controle op de) prestatielevering in het inkoopproces te actualiseren en hierbij duidelijke normen en richtlijnen te creëren voor het zichtbaar vaststellen van de prestatielevering, waarbij duidelijk wordt gemaakt welke onderbouwing hiervoor gehanteerd is. Bij voorgenoemde actualisatie adviseren wij tevens gebruik te maken van de BADO-notitie ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties’. Reactie management
In de nieuwe training voor het budgethouderschap is hier nadrukkelijk aandacht voor. Stelling is dat iedere budgethouder deze verantwoordelijkheid heeft en als de collega dit niet waar kan/wil maken is het de vraag of iemand dan nog wel deze verantwoordelijkheid mag dragen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/19
6. Inkopen en betalingen: de verplichtingenadministratie is onvolledig Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Bevinding 2020 en 2021
In uw budgethoudersregeling is opgenomen dat aangegane verplichtingen boven € 5.000 door de (eerste) budgethouder en -beheerder dienen te worden geregistreerd. Wij hebben vastgesteld dat deze regel in de praktijk onvoldoende wordt nageleefd. Als gevolg hiervan heeft u onvoldoende inzicht in de verplichtingen die zijn aangegaan. Update 2021 Wij hebben geen verbeteringen in dit proces geconstateerd waardoor deze bevinding ook geldt voor het huidige jaar. Risico
Het risico bestaat dat: • De verantwoording van uw schuldposities onvolledig is. • Overschrijdingen op budgetten en kredieten niet tijdig worden geïdentificeerd, met een mogelijk (begrotings)rechtmatigheidsrisico. Aanbeveling
Wij raden u aan om: • In het inkoopproces een controle in te richten waarbij wordt vastgesteld of alle verplichtingen (boven de interne richtlijn) zijn geregistreerd in de verplichtingenadministratie. • De afdeling interne audit periodiek een steekproef te laten uitvoeren om vast te stellen dat alle verplichtingen (boven de interne richtlijn) zijn geregistreerd. Reactie management
In de training voor het budgethouderschap is hier aandacht voor. Budgethouder is primair verantwoordelijk.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/20
7. Risicomanagement: ontbreken frauderisicoanalyse Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole
Bevinding 2020 en 2021
Bevinding ML 2020: Wij hebben vastgesteld dat het opstellen en/of periodiek actualiseren van een frauderisicoanalyse geen zichtbaar onderdeel vormt van de internebeheersingsomgeving. Update 2021: Zie hiervoor de toelichting in de managementsamenvatting op pagina 7. In 2021 zijn er verdere stappen gezet, maar u beschikt nog niet over een overkoepelende frauderisicoanalyse. (fraude)Risico
Het risico bestaat dat u niet voldoende inzicht heeft in de potentiële frauderisico’s en de beheersing van deze risico’s. Hiermee loopt u het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat, die vatbaar zijn voor fraude en die onopgemerkt blijven.
Bijlagen
Aanbeveling
Vanwege het significante karakter van deze bevinding is het van belang dat u uiterlijk voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2021 (bij voorkeur eerder) een frauderisicoanalyse opstelt, waarin het volgende (niet limitatief) is opgenomen: ➢ Het definiëren van specifieke en relevante frauderisico’s en de beschrijving van hieraan gekoppelde beheersingsmaatregelen. ➢ Het formuleren van een conclusie per risico, waarbij rekening wordt gehouden met kans en impact, in hoeverre een risico wordt afgedekt, dan wel geaccepteerd wordt (‘risk appetite’) door uw organisatie. Hiermee geeft u als directie concrete invulling aan uw primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude. Reactie management
Al in het jaarwerk 2020 zijn wij voor de gemeente Hoogeveen gestart met een andere werkwijze. Deze voeren wij ook door voor SWO en de Wolden. Integrale sturing en verantwoordelijkheid op processen zijn wij aan het inrichten en vergt ook een langere adem.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/21
8. Lonen en Salarissen: waarborg melding uitdiensttreding ontbreekt Managementsamenvatting Bevindingen
Bevinding 2021
Wij hebben geconstateerd dat de verantwoordelijkheid voor het doorgeven van uitdienstmutaties voor medewerkers in vaste dienst van de SWO is belegd bij de leidinggevende. Indien een leidinggevende per abuis niet of niet tijdig het signaal afgeeft, bestaat de mogelijkheid dat een medewerker onterecht wordt uitbetaald in de periode na zijn uitdiensttreding. Er zijn door ons geen overige waarborgen, achteraf in het proces, geïdentificeerd waardoor dit risico wordt gemitigeerd. Risico
Jaarrekeningcontrole
Het risico bestaat dat er ten onrechte uitbetalingen plaatsvinden aan ex-medewerkers omdat de uitdiensttreding niet tijdig is verwerkt in de salarisadministratie. Dit risico ziet toe op medewerkers met een vaste aanstelling. Voor medewerkers met een tijdelijk of inhuur contract geldt dat een application control ervoor zorgt dat de uitbetaling tijdig (na passeren datum einde dienstverband) gestaakt wordt.
Bijlagen
Aanbeveling
Wij raden u aan om: • Maandelijks een analyse uit te laten voeren door de leidinggevende en/of budgethouder op de verzamelloonstaat met als doel, vast te stellen dat er geen salarisbetalingen worden verricht aan medewerkers die hier geen recht op hebben. Reactie management
Waarborging datum uit diensttreding nemen wij mee in het nieuw in te richten werkproces per 1 januari 2022 waarbij wij ook gebruik maken van nieuw ondersteunende geautomatiseerde processen van Afas.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/22
9. Inrichting administratie: de administratie van de SWO is niet ingericht op taakveldniveau Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Bevinding
De administratie van de SWO is niet ingericht op taakveldniveau, waardoor een handmatige overzetting naar taakveldniveau moet plaatsvinden alvorens de verantwoording in de rapportages en jaarstukken kan plaatsvinden. De primaire inrichting van de SWO sluit hiermee niet aan op de meest actuele inrichting van de baten en lasten zoals opgenomen in het BBV. Deze methode leidt ertoe dat periodiek een extra handmatige handeling uitgevoerd moet worden. Update 2021 Wij hebben tijdens de jaarrekeningcontrole 2020 kunnen vaststellen dat de verantwoording en verdeling op taakveldniveau juist en in overeenstemming met de notitie Overhead van de commissie BBV is opgenomen. Wij merken hierbij wel op dat er geen uniform proces aanwezig is bij de toerekening per taakveld en de gehanteerde toerekening niet wordt getoetst aan de notitie Overhead van de BBV. Ook achten wij de systematiek van de handmatige overzetting onnodig complex, en zijn wij van mening dat het anders inrichten van de administratie kan bijdragen aan een efficiënter en effectiever proces. Wij hebben vastgesteld dat de notitie ‘kosten overhead en kosten verdeling’ is opgesteld om het proces van de verdeelsystematiek binnen de SWO aan te passen op termijn.
Het doel van deze notitie is om het proces systematisch en uniform in te regelen en de verantwoordelijkheid voor de toerekening per taakveld/activiteit te beleggen bij de budgethouder. Wij ondersteunen de aanbevelingen in deze notitie. Aanbeveling
Wij raden u aan om: • De administratie van de SWO in te richten op taakveldniveau zoals dit is opgenomen in het BBV . • Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2021 een interne evaluatie op te stellen, waaruit blijkt of de gehanteerde verdeelsleutel voor de verdeling naar taakvelden in overeenstemming is met de notitie Overhead van de commissie BBV. Reactie management
Dat is een juiste constatering. De borging en uitwerking hiervan zit in het project versterken financiële functie onder het sub project: Vernieuwing P&C-cyclus. Verwachte implementatie is 2023.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/23
03 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/24
Aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 Managementsamenvatting Bevindingen
Jaarrekeningcontrole
Bijlagen
Planning Tekst
Tekst
Het schema van de jaarrekeningcontrole ziet er op hoofdlijnen als volgt uit voor de samenwerkingsorganisaties als beide gemeentes: Periode
Activiteit
Week 47 en 48
IT- werkzaamheden
Week 49 - 51
Diverse voorcontroles (o.a. EU-aanbesteden, subsidies en dossiercontroles sociaal domein)
Week 4 – 7
Diverse voorcontroles (o.a. L&S, liquide middelen, langlopende schulden en maken selecties) en afronding voorcontroles week 49-51
Week 7 – 10
Jaarrekeningcontrole – volledig team Deloitte
Week 12 - 13
Afwikkeling controle SWO
Week 13 – 14
Bestuurlijke bespreking accountantsverslag SWO
Week 14
Afgifte controleverklaring SWO
Week 16 -18
Afwikkeling controle gemeentelijke jaarrekeningen, inclusief controle sociaal domein.
Week 16 – 17
Bestuurlijke bespreking accountantsverslagen gemeentelijke jaarrekeningen
25 mei 2022
Bespreken accountantsverslag auditcommissie gemeente Hoogeveen
11 mei 2022
Bespreken accountantsverslag financiële werkgroep gemeente De Wolden
Mei 2022
Afgifte controleverklaring gemeente Hoogeveen
Mei 2022
Afgifte controleverklaring gemeente De Wolden
Mochten er gedurende het proces omstandigheden zijn die het noodzakelijk maken dat bovenstaande afspraken worden herzien, dan zullen wij in overleg met uw organisatie nieuwe afspraken maken met u. Wij verwachten ook dat u tijdig met ons in overleg treedt op het moment dat dergelijke omstandigheden zich voordoen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/25
Aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 Managementsamenvatting Bevindingen
Tekst
Tekst
Prioriteiten van de jaarrekening
Prioriteiten van de jaarrekening
Voorafgaand aan de controle delen wij graag de speerpunten van de jaarrekeningcontrole met u. Wij verwachten dat u intern gepaste aandacht zult geven aan de onderstaande (speer)punten:
Wij vragen verder specifiek u aandacht voor de onderbouwing en verantwoording van de volgende jaarrekeningposten:
•
Jaarrekeningcontrole •
Bijlagen
Onderbouwing van de controle van Europees aanbesteden, inclusief een toetsing van de volledigheid van de informatie a.d.h.v. het format van Deloitte.
•
Onderbouwing van de grondexploitaties, inclusief een intern controleverslag (position paper) omtrent de interne toets van de waardering van de grondexploitaties.
•
Onderbouwing van de voorzieningen, inclusief een positionpaper waarin per voorziening de belangrijkste uitgangspunten en wijzigingen ten opzichte van voorgaand jaar worden toegelicht.
•
Verantwoording sociaal domein: wij verwachten het ingevulde format voor de bepaling van de balanspositie, inclusief productieverantwoordingen, cliënttevredenheidsonderzoeken en dossiercontroles.
•
Onderbouwing van de begrotingsrechtmatigheid aan de hand van de kadernota rechtmatigheid (programma’s en kredieten), en adequate toelichting van overschrijdingen met passende onderbouwing.
•
Opsteldossier SiSa-bijlage, met als specifiek aandachtspunt de verantwoording van de Tozo-regeling en de opvolging van de IB-signalen.
•
© 2022 Deloitte The Netherlands
Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole 2020 vastgesteld dat op diverse formele onderdelen van de jaarstukken (o.a. verloopoverzichten, grondslagen) niet werd voldaan aan de vereisten in de BBV. Wij verwachten een gedegen analyse van de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van de door ons verstrekte hulpmiddelen (checklist BBV, modelrapport jaarstukken), om vast te stellen dat de jaarstukken voldoen aan de vereisten van de BBV.
•
Overlopende posten (activa en passiva) gerelateerd aan subsidies, waaronder de juiste verantwoording (in overeenstemming met het BBV) van het verloopoverzicht per subsidie.
•
De langlopende financiële verplichtingen onder de NiBoReV, inclusief een gedegen onderbouwing van de volledigheid van deze verplichtingen.
•
De begrijpelijkheid en overzichtelijkheid van de onderbouwing en specificaties van de overboeking binnen de SWO van productgroepen naar taakvelden, inclusief een review van de interne audit.
•
De aansluiting op taakveldniveau tussen de doorbelasting vanuit de SWO en de verantwoording in de gemeentelijke jaarrekeningen.
•
De doorlooptijd van aanlevering van selecties, vooral bij de selecties waarbij de prestatielevering onderdeel is van de oplevering (o.a. investeringen in activa en inkopen, goederen en diensten).
Gebruikmaken van de hulpmiddelen Het college van de gemeenten, respectievelijk de directie van de Samenwerkingsorganisatie is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. Om een goede invulling te geven aan deze verantwoordelijkheid, bieden wij u jaarlijks diverse hulpmiddelen aan. Deze hulpmiddelen betreffen: • Checklist jaarverslaggeving • Modelrapport jaarstukken • SiSa-werklijsten • Format position paper grondexploitaties • Format position paper voorzieningen • Format sociaal domein • Format uitwerking EU-aanbesteding Met deze hulpmiddelen kunt u de kwaliteit van de jaarstukken en het balansdossier verder verbeteren.
Een accurate WNT-verantwoording, inclusief, waar nodig, tijdige inzet van deskundigen. De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/26
04 Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/27
Bijlage A: Opdracht en reikwijdte controle Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
Opdracht en reikwijdte controle Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controleinformatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2021, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van samenwerkingsorganisatie, de gemeente Hoogeveen en gemeente De Wolden, met inachtneming van de voorschriften uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De jaarrekeningcontrole bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en het testen van de interne controle die is gerelateerd aan en relevant is voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controleomgeving die relevant is voor ons oordeel over de jaarrekening. Dit rapport is gebaseerd op onze interim-werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2021. Onze controlewerkzaamheden strekken niet verder dan noodzakelijk om een oordeel af te geven over de jaarrekening van 2021. De controle is daarom primair gericht op de aandachtsgebieden die door de accountant als relevant zijn beoordeeld voor de jaarrekeningcontrole.
Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om fraudeonderzoek uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen en observaties hebben gerapporteerd dan nu zijn opgenomen in deze managementletter.
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/28
Bijlage B: De belangrijkste actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Impact COVID-19 (1/2)
COVID-19 heeft sinds 2020 een grote impact gehad op de Nederlandse samenleving. Ook beide gemeentes (Hoogeveen en De Wolden) ondervinden nog steeds de gevolgen van dit virus en de financiële impact voor de gemeente blijft ook belangrijk voor onze accountantscontrole. Sinds 2020 zijn wel de belangrijkste bijzonderheden (extra kosten, minder opbrengsten) voor de gemeente in beeld. Desalniettemin blijkt het in onze optiek belangrijk om de belangrijkste aandachtspunten en ontwikkelingen onder u aandacht te brengen. #1 Tozo-regeling Eén van de maatregelen die het kabinet gebruikt om ondernemers te steunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandige ondernemers aan tot het sociaal minimum indien dit door de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. In 2020 zijn de Tozo-regelingen 1.0 en 2.0 afgerond en via de SiSa-bijlage aan het ministerie verantwoord. Tozo 3.0 is gestart op 1 oktober 2020 en loopt door tot 1 april 2021. Tozo 4.0 is in werking getreden per 1 april 2021 en liep af op 1 juli 2021. De laatste Tozo periode (Tozo 5.0) is aangevangen op 1 juli 2021 en heeft een looptijd tot 1 oktober 2021. Het uitvoeren van Tozo is een taak van de gemeenten. Uw gemeente maakt grofweg in twee categorieën kosten: uitkeringskosten en uitvoeringskosten.
Het Rijk vergoedt in beginsel alle kosten die de gemeenten moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening, met daar tegenover de rijksvergoeding ervan. De verantwoording over de bestedingen vindt net als over 2020 plaats via de SiSa-bijlage in de jaarrekening. De rechtmatigheidseisen in Tozo vormen het uitgangspunt voor het normenkader waaraan de in- en de externe accountant toetsen. Gezien de specifieke aard van deze transactiestroom, en het feit dat deze activiteit (relatief) nieuw is en de omvang ervan materieel, hebben wij nader inzicht verkregen in het proces, de applicatie en interne-beheersingsmaatregelen. #2 Waarborgen en garanties De gemeente beoordeelt jaarlijks welke waarborgen en garantstellingen zijn verstrekt voor opname in het overzicht van waarborgen en garantstellingen in de jaarstukken. Wij verzoeken u om ook voor 2021 een analyse uit te voeren op de instellingen (zoals woningbouwcorporaties, sportverenigingen en culturele instellingen), met daarin een uiteenzetting van de impact van COVID-19 de kredietwaardigheid van de betreffende instelling voor het komende jaar en daarmee de inschatting van de mogelijke financiële risico’s die de gemeente loopt in geval aanspraak wordt gedaan op een verstrekte garantie.
#3 Subsidieverstrekkingen en vaststellingen Beide gemeentes verstrekken jaarlijks een omvangrijk, en materieel, bedrag aan subsidies aan verschillende instellingen. De doelen variëren van inwonersinitiatieven tot welzijnswerk en van sport tot cultuur. Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 hebben wij geconstateerd dat u vanuit de basisfilosofie handelt, namelijk het niet willen laten omvallen van instellingen en lokale ondernemers als gevolg van COVID-19. U bent momenteel bezig met het besluit omtrent de prestatielevering van subsidieverstrekkingen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/29
Bijlage B: De belangrijkste actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
Impact COVID-19 (2/2)
#4 Voorziening dubieuze debiteuren Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 hebt u verschillende steunmaatregelen getroffen. Eén van deze steunmaatregelen betreft de mogelijkheid van uitstel van betaling door lokale ondernemers (o.a. voor diverse belastingen). Als gevolg van het uitstellen van betalingen en het oprekken van betaaltermijnen kan sprake zijn van een stijging in uw debiteurenpositie per einde boekjaar. Deze toegenomen debiteurenpositie zal leiden tot een gemengde samenstelling van uw debiteurenpositie, namelijk: debiteuren die, ondanks COVID-19, op een reguliere wijze de facturen betalen, en debiteuren die gebruikmaken van de steunmaatregel, en die derhalve op een later moment de facturen voldoen. Wij willen u in het kader van de jaarrekeningcontrole 2021 vragen om een uitgebreide analyse op te stellen inzake de waardering en de inbaarheid van uw debiteurenpositie per balansdatum. #5 Sociaal domein De coronacrisis heeft veel invloed (gehad) op de werkzaamheden binnen het sociaal domein. Voor zorgaanbieders binnen de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning zijn er landelijke afspraken gemaakt over de financiering binnen het sociaal domein tijdens de coronacrisis.
Gemeente Hoogeveen en De Wolden volgen in de basis de lijn van deze landelijke afspraken waarbij de gemeente in 2020 afspraken met zorgaanbieders heeft gemaakt over de coronacompensatie en meerkosten. De coronacompensatie is afgewikkeld in de jaarrekening 2020 en loopt niet meer door in 2021. In 2021 kunnen wel noodzakelijke meerkosten (bijvoorbeeld voor mondkapjes) worden vergoed. De gemeente registreert alle aanvragen voor de meerkosten en evalueert kritisch of daadwerkelijk sprake is van noodzakelijke meerkosten. Voor de jaarrekeningcontrole onderkennen wij net als voorgaand jaar in ieder geval aandachtspunten met betrekking tot de inbaarheid van leningen, aanspraken op de garantiestellingen, de gemaakte prestatieafspraken met betrekking tot de subsidies en de vergoeding van meerkosten bij de Wmo en de Jeugdhulp.
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/30
Bijlage B: De belangrijkste actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
© 2022 Deloitte The Netherlands
Schattingsposten
Het management is primair verantwoordelijk voor de in de jaarrekening gemaakte schattingen en onderliggende veronderstellingen, waaronder de gekozen inputvariabelen zoals de rentevoet, prijsstijgingen, etc. Ook is het college verantwoordelijk voor de beheersingsactiviteiten rond het maken van deze schattingen, inclusief de onderbouwing van uw veronderstellingen met betrouwbaar bewijsmateriaal. Deze activiteiten moeten borgen dat de schattingen in de gegeven omstandigheden redelijk zijn en dat deze op de juiste wijze zijn vastgelegd en toegelicht. De uitkomsten van de schattingen kunnen in aanzienlijke mate van invloed zijn op de door uw gemeente gebruikte prestatiemaatstaven, zoals het resultaat. Dit belang rechtvaardigt periodiek overleg tussen het college en de gemeenteraad, en een kritische houding ten opzichte van de wijze waarop de schattingen zijn gemaakt, de motivatie van de gebruikte waarderingsmethodiek, en de redelijkheid van de belangrijkste veronderstellingen waarop het college de schattingen heeft gebaseerd. Bij het uitvoeren van onze controle nemen wij de controlestandaarden in acht. In 2020 is de controlestandaard “540 De controle van schattingen en de toelichtingen daarop” aangepast.
Deze aanpassingen zijn erop gericht om meer handvatten te verstrekken voor het verkrijgen van toereikende controleinformatie, zodat de betrouwbaarheid van de gemaakte inschattingen kan worden vastgesteld. Per jaarrekeningcontrole zullen wij kennisnemen van de aanwezige schattingsposten. Tijdens de interim-controle en bij de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij al belangrijke dossiers zoals de grondexploitaties, en de hieraan ten grondslag liggende position papers, met uw medewerkers besproken. Wij verzoeken u per jaareinde per schattingspost de aangeleverde position paper te gebruiken, inclusief de van toepassing zijnde controle-informatie waaruit de betrouwbaarheid van de schattingspost blijkt
De Samenwerkingsorganisatie | Managementletter 2021
22013F24B4/DD/31
Bijlage B: De belangrijkste actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (Bbz 2004)
ingang van 1 januari 2020 is het Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (Bbz 2004) gewijzigd. Tijdens de interim-controle hebben wij met uw medewerkers gesproken over de wijze waarop documentatie vastgelegd dient te worden en welke journaalposten (nieuwe financieringssystematiek Rijk) moeten worden gemaakt. De belangrijkste wijzigingen betreffen: 1. De vernieuwing van de financieringssystematiek voor het Bbz 2004. • een belangrijke wijziging hierin betreft de middelen levensonderhoud. Deze middelen worden toegevoegd aan de gebundelde uitkering artikel 69 Pw. De verwerking van de baten vindt plaats volgens de verwerkingssystematiek van de gebundelde uitkering artikel 69 Pw. Dit betekent dat de ontvangen baten ten goede komen aan het totaal van gebundelde uitkering artikel 69 Pw. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen ‘oude’ vorderingen (van vóór 1 januari 2020) en ‘nieuwe’ vorderingen (vanaf 1 januari 2020). Bij het bepalen van de terugbetalingsverplichting aan het Rijk per 31 december 2020 dient u rekening te houden met deze wijziging; • met ingang van 1 januari 2020 geldt er voor de Bbz-kapitaalverstrekking een nieuwe, vereenvoudigde financieringssystematiek, waarin het financiële risico van het verstrekken van Bbz-kapitaal in belangrijke mate is verlegd van het Rijk naar de verstrekkende gemeente.