Begroting 2022

BEGROTING 2022

(inclusief meerjarenraming 2023-2025)

Begroting 2022 (inclusief meerjarenraming 2023-2025)

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Begroting 2020

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1. Inleiding ..................................................................................................................... 3 2. Uitgangspunten en financieel kader ........................................................................... 4 2.1 Uitgangspunten opstellen begroting ........................................................................... 4 2.2 Financieel kader....................................................................................................... 5 3. Programma Bedrijfsvoering........................................................................................ 6 3.1 Relevante beleidskaders ........................................................................................... 7 3.2 Dienstverlening ....................................................................................................... 7 3.3 Human resource management .................................................................................. 8 3.4 Informatievoorziening & Informatieveiligheid ............................................................. 10 3.5 Automatisering en facilitaire dienstverlening .............................................................. 12 3.6 Planning & control ..................................................................................................

13 3.7 Juridische zaken ..................................................................................................... 13 3.8 Beheer openbare ruimte - en tractie ......................................................................... 15 3.9 Uitvoering sociaal domein ........................................................................................ 15 3.10 Beleidsindicatoren................................................................................................. 17 3.11 Wat mag het kosten? ............................................................................................ 18 4. Overzicht algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien .............................................. 22 5. Paragrafen ................................................................................................................ 23 5.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................. 23 5.2 Financiering ........................................................................................................... 24 5.3 Bedrijfsvoering ....................................................................................................... 29 Vaststelling programmabegroting 2022 ........................................................................

30 Bijlage 1 ........................................................................................................................ 31

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

2

Begroting 2020

Inleiding

1. Inleiding Voor u ligt de begroting 2022, inclusief de Meerjarenraming 2023-2025 van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO). De SWO werkt in opdracht van de gemeenten De Wolden en Hoogeveen. Eventuele effecten op de SWO die voortvloeien uit de begrotingen van beide gemeenten worden met een begrotingswijzing op de voor u liggende begroting verwerkt. Ook deze begroting kwam tot stand in de periode van de COVID-19 crisis met lockdown, avondklok en economische gevolgen daarvan voor inwoners en ondernemers. Dit kan ook gevolgen hebben voor de begrotingen van de gemeenten later dit jaar. De ontwikkelingen kunnen we nu niet meenemen in deze begroting. Wij richten ons op de bedrijfsvoeringsontwikkelingen. Mocht in de loop van 2021 meer zicht komen op de effecten van de COVID-19 crisis, dan bieden wij deze aan in een begrotingswijziging bij de raden. De gemeenten hebben aangegeven geen financiële ruimte te hebben om tot beleidsuitbreiding over te gaan. We hebben het als onze opgave gezien dit te beperken. Een extra inzet voor informatieveiligheid is echter noodzakelijk om de cyberaanvallen ook in 2022 af te kunnen wenden. Daarnaast hadden wij al de nodige uitdagingen om de samenwerkingsorganisatie vorm te geven richting de toekomst.

De uitvoering van de transformatie in het sociaal domein, de komst van de Omgevingswet, de verbeteringen in de dienstverlening, de versterking van de financiële functie en de vele informatisering trajecten maken de SWO tot een boeiende organisatie om in te werken en te besturen. De gemeenteraden van De Wolden en Hoogeveen hebben de gelegenheid om een zienswijze op deze begroting in te dienen, waarna wij deze zullen vaststellen. Namens het bestuur,

K.B. Loohuis voorzitter

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

3

Begroting 2020

Uitgangspunten en financieel kader

2. Uitgangspunten en financieel kader 2.1 Uitgangspunten opstellen begroting Financiële richtlijnen Voor een gezond financieel beleid moet de meerjarenbegroting voldoen aan de meest recente BBVrichtlijnen (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten). Uitgangspunt van het BVV is dat de begroting en jaarstukken voldoen aan de informatiebehoefte van de gemeenteraad. Bij de totstandkoming van de SWO is de begroting van de SWO opgesteld op basis van de inbreng van beide gemeenteraden. Bij het opstellen van de Meerjarenbegroting 2022-2025 hebben we rekening gehouden met het formaliseren van ontwikkelingen zoals opgenomen in de begrotingen 2021 van beide gemeenten en met ontwikkelingen op basis van nieuwe inzichten zoals de jaarrekening 2020 van de SWO. De colleges van de gemeente De Wolden en Hoogeveen hebben een helder kader meegegeven voor de opstelling van de begroting van de SWO: • Ga uit van een beleidsarme begroting bij beide gemeenten. • Bezuinig in de komende jaren verder op de samenwerkingsorganisatie. • Zelfs bij onvermijdelijke uitgaven wordt gekeken of deze binnen de begroting opgevangen kunnen worden. Op basis van deze ontwikkelingen en nieuwe inzichten onderkennen wij de volgende financiële kaders: Actualisatie van de loonsom • De begroting 2022 is cijfermatig de basis voor de Meerjarenbegroting 2022-2025. • Formaliseren van ontwikkelingen uit 2021.

Het gaat om besluiten die in 2021 in beide gemeenten zijn genomen en waarbij er geen begrotingswijzing is gemaakt voor de SWO. Binnen de begroting van beide gemeenten gaat het over bestaande budgetten en verloopt dus budgettair neutraal voor beide gemeenten. Bijlage 1 geeft een specificatie van deze besluiten. • Cao-ontwikkelingen 2022. We maken onderscheid tussen loon- en prijscompensatie. Gemeenten ramen hun algemene uitkering uit het Gemeentefonds doorgaans op basis van constante prijzen. Dit betekent dat we de meerjarenramingen hiervan corrigeren voor loon- en prijsstijgingen. De loonstijging als gevolg van de cao voor beide gemeenten wordt gecompenseerd via het Gemeentefonds. Met dit uitgangspunt bepalen we ook de baten en lasten voor de jaren na 2022 op basis van constante prijzen. • Administratief-technisch. Het salaris van personeel, dat nog niet op het maximum van de functieschaal zit, stijgt jaarlijks met één periodiek. De organisatie kent een bijzondere financieringssystematiek. Er wordt gewerkt met het destijds gekozen uitgangspunt “zero based-budgeting”. (Alleen de werkelijke kosten inbrengen en jaarlijks met de partijen afrekenen). Dit houdt in dat de stijging jaarlijks berekend en ingebracht wordt. • Bezuinigingen. In de begroting 2021 van gemeente Hoogeveen en gemeente De Wolden is een bezuiniging opgedragen aan de SWO.

Daarnaast bevat de kaderbrief 2021 van gemeente De Wolden een bezuiniging in het kader van de herijking sociaal domein. De opgedragen bezuinigingen zijn verwerkt in de bijdrage zoals opgenomen in bijlage 1. • Extra taken en speerpunten. Deze begroting is opgesteld op basis van een beleidsarme begroting van beide gemeenten. Echter de volgende ontwikkelingen kunnen niet binnen de bestaande begroting worden opgevangen, maar moeten wel worden uitgevoerd: Informatieveiligheid Borging van privacy en informatieveiligheid is belangrijk. De dreiging van misbruik van persoons- en bedrijfsgegevens neemt de laatste jaren enorm toe. De risico's voor de bedrijfscontinuïteit, financiële schade of imagoschade worden daardoor ook groter. Informatieveiligheid vereist meer én continu aandacht en inzet. Dit vraagt met name capaciteit en competenties op het gebied van privacy, regie/coördinatie (beleid, processen, controleonderzoeken), technische beveiliging en het verhogen van het beveiligingsbewustzijn. Dit lukt helaas niet binnen de bestaande capaciteit en middelen. Er is structureel extra geld nodig voor inzet van menskracht. Om hieraan te voldoen is in 2022 een budget nodig van € 166.500 oplopend naar € 215.000 in 2025. Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

4

Begroting 2020

-

Uitgangspunten en financieel kader

Juridische zaken Voor digitale informatiebronnen, een database voor lokale ondernemers om deze beter te betrekken bij een aanbestedingstraject, en een DAS-aankoopplatform om het inhuurproces te kunnen ondersteunen, is een budget van € 20.000 benodigd.

Actualisatie van de overige budgetten Voor de overige budgetten (materiële kosten) gaan we uit van de meest actuele prijzen/kosten, zoals uit de jaarrekening 2021 blijkt. Bijstelling gebeurt op 'realisatie-basis'. Voor 2022 gaat het om een bedrag van € 141.000.

2.2 Financieel kader Toekomstige investeringen In de begroting vermelden we voor de komende jaren de benodigde investeringen zoveel mogelijk. We activeren vervolgens deze investeringen en schrijven ze af. Uitgangspunt hierbij is dat de dekking van de rente en afschrijving zoveel mogelijk plaats vindt binnen de bestaande, beschikbare financiële ruimte (vrijval kapitaallasten). In de praktijk blijkt dat de nieuwe kapitaallasten hoger zijn dan de vrijvallende kapitaallasten. In de begroting 2022 nemen we een raming op, rekening houdend met de vrijvallende kapitaallasten en de nieuwe kapitaallasten volgens de investeringsplanning. Om praktische (administratieve) redenen rekenen we nieuwe investeringen die uitsluitend ten laste van één van de twee gemeenten komen, ineens af. Dit betekent dat de betreffende gemeente deze bijdrage in financiële activa van derden (SWO) op de balans brengt (activeert) en de kapitaallasten op de eigen begroting raamt. Alle nieuwe investeringen waarbij sprake is van gemeenschappelijk gebruik van voorzieningen door beide gemeenten en de SWO, brengen we in bij de SWO. Het gaat dan om facilitaire zaken zoals inventaris en om investeringen in informatiseringsmiddelen en ICT. Belangrijke argumenten hiervoor zijn: • Het beheer en onderhoud.

• Spreiding van vervangingsinvesteringen over meerdere jaren, (hiermee spreiden we de jaarlijkse kosten, maar ook de benodigde capaciteit voor de uitvoering). • Een eenduidige financieringsmethodiek. De toekomstige extra investeringen in voertuigen en ander materieel zijn nog onvoldoende helder en onderbouwd om al in de begroting op te nemen. Zodra hier meer duidelijkheid over bestaat, leggen we dit met een apart besluit aan het bestuur voor. Incidentele baten en lasten De organisatie verwacht in 2022 geen incidentele baten of lasten.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

5

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

3. Programma Bedrijfsvoering Missie De missie van de samenwerkingsorganisatie luidt: We werken voor twee gemeenten. We zijn een betrouwbare partner voor de twee besturen en onze inwoners. We zetten ons maximaal in, leveren maatwerk en houden daarbij rekening met de eigen identiteit, cultuur en de specifieke kenmerken van de twee gemeenten. Visie De visie is gebaseerd op de vier resultaatgebieden die we in onze strategische koers hebben benoemd, te weten Klant, Medewerkers, Maatschappij en Bestuur. • Onze dienstverlening kenmerkt zich door de kernwaarden eenvoud, maatwerk en vertrouwen. Samen zorgen we voor een passende dienstverlening aan de samenleving. • Onze uitstekende medewerkers werken met trots en plezier samen in de organisatie. • Wij zijn een innovatieve en flexibele organisatie, die zich verbindt met onze samenleving. • Wij zijn aanspreekbaar op een vooruitstrevende uitvoering van de bestuurlijke opdrachten. Trends en ontwikkelingen in de bedrijfsvoering De ontwikkelingen in de gemeenten staan nooit stil en daarom staat onze organisatie niet stil. De SWO werkt continu aan haar ontwikkeling. De SWO wil: • een goede en (financieel) gezonde organisatie zijn, • een goede werkgever die zicht bewust is dat de resultaten alleen met bevlogen medewerkers gerealiseerd kunnen worden, • en een flexibele en lenige dienstverlener voor haar inwoners in opdracht van de besturen.

Daarom spelen we in op maatschappelijke ontwikkelingen, nieuwe en gewijzigde wetgeving, technologische ontwikkelingen en ambities van de twee gemeentebesturen. De Koers 0528 hebben we gelopen van 2018 tot 2020. De lessen die we geleerd hebben, nemen we mee in onze verdere ontwikkeling. Uit het medewerkersbetrokkenheidsonderzoek (MBO) van 2021 gaan ook weer ontwikkelpunten komen. Ook dat is input voor de organisatieontwikkeling. In 2020 zijn diverse rapporten verschenen die bijdragen aan financieel sterke gemeenten en organisatie: ‘De samenredzaamheid van Hoogeveen’, ‘Op weg naar een schone lei voor Hoogeveen’ en ‘Adviesrapport gemeente De Wolden’. In deze rapporten staan aanbevelingen voor de organisatie, waaraan we ook in 2022 werken. We gaan ook in 2022 door met ons streven om te komen tot een optimale dienstverlening gebaseerd op de vastgestelde visies. Om deze doelen te bereiken voeren we een scala aan activiteiten uit. Deze worden vervat in een jaarplan. We herijken onze organisatieontwikkeling naar aanleiding van medewerkersbetrokkenheidsonderzoeken (MBO's). Ook de leidinggevenden hebben hierin een belangrijke rol. We zijn in 2021 gestart met diverse organisatieontwikkelingsprojecten die vormgeven aan onze koers, ook in 2022. Drie sturingslijnen We werken volgens de drie sturingslijnen: programmasturing, lijnsturing en projectsturing.

Dit blijft ook in 2022 de kern van onze sturing. In 2021 zorgen we voor heldere afspraken over het functioneren van deze sturingsprincipes in de organisatie.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

6

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

3.1 Relevante beleidskaders De SWO voert activiteiten uit binnen de volgende gestelde kaders: 1. Gemeenschappelijke regeling 2014 2. Kostenverrekenmodel 2014 3. Besluit mandaat, volmacht en machtiging 2019 4. Treasurystatuut 2015 5. Financiële verordening 2020 6. Budgethoudersregeling 2015 7. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018 8. Diverse personeelsregelingen 2015/2016/2017/2018/2020 9. Controleverordening 2015 10. Missie, visie en contourennota 2014 11. Visie Dienstverlening 2021-2025 2021 12. Strategische koers (Koers0528) 2018 13. Visie op Informatieveiligheid 2018 14. Integraal beleid Informatieveiligheid 2018 15. Visie op Informatievoorziening (iVisie) 2019 16. Informatiebeleid 2019 17. Visie moderne werkomgeving 2020 18. IT-strategie 2020 19. Visiedocument juridische kwaliteit 2016 20. Nota klachtbehandeling 2017 21. Integriteitsbeleid 2020 22. Veiligheidsbeleid (kantoor)gebouwen en buitendienstlocaties SWO 2020

3.2 Dienstverlening Verwachtingen van de samenleving Diverse technologische en maatschappelijke ontwikkelingen veranderen de dienstverlening en de omgang van inwoners en bedrijven met de gemeente. Inwoners verwachten dat de gemeente dezelfde dienstverlening biedt als commerciële bedrijven. Ook willen inwoners en bedrijven meedenken over en invloed hebben op oplossingen voor hun vraagstuk. Daarnaast willen en kunnen ze meer online zakendoen met de gemeente. Hierdoor vermindert het fysieke bezoek aan het gemeentehuis, of van medewerkers aan klanten. De maatregelen rond COVID-19 hebben deze ontwikkeling versneld. En tot slot kan de gemeente steeds beter informatie over wat klanten belangrijk vinden benutten om de dienstverlening in zijn algemeenheid te verbeteren en passend contact voor iedereen te bieden. Visie Dienstverlening 2021-2025 Om goed op deze ontwikkelingen in te spelen wordt van ons gevraagd steeds te redeneren en te handelen vanuit de vraag van de inwoner. Dit geldt voor alle takken van sport van de gemeente. Van het sociaal domein tot de fysieke leefomgeving en de gemeentewinkel. Want dienstverlening is van ons allemaal. In alle werkvelden van de gemeente, bij transformaties (sociaal domein) en invoering van nieuwe wetgeving (bijvoorbeeld de Omgevingswet) moeten we ons steeds afvragen waaraan de inwoner behoefte heeft en hoe daarop kunnen aansluiten.

Deze klantgerichte beweging hebben we benadrukt in onze nieuwe visie Dienstverlening. Deze luidt We zorgen dat onze dienstverlening passend is, zodat iedereen de dienstverlening krijgt die hij nodig heeft. Uitvoeringsplan dienstverlening SWO Om de visie te vertalen naar de praktijk maakt de SWO een uitvoeringsplan. Uitvoering vindt vooralsnog plaats binnen de huidige budgetten van de SWO. Als het uitvoeringsplan medio 2021 gereed is, komen we bij u terug. In 2022 werken we vanuit dit plan. Hierin ligt de focus op hoe we de diensten uitvoeren en wat we gaan doen om onze dienstverlening door te ontwikkelen.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

7

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Hoe We handelen vanuit vier kernwaarden. De kernwaarden bepalen onze identiteit als dienstverlener, ook naar de samenleving toe. Bij acties en plannen voor de inwoner vragen we onszelf steeds af of we handelen vanuit één of meerdere van de vier kernwaarden. En nog belangrijker, we vragen of inwoners en ondernemers dit ook zo ervaren. De kernwaarden zijn: 1. Eenvoud: we maken het gemakkelijk voor de klant 2. Maatwerk: we zijn flexibel en oplossingsgericht 3. Samen: we werken samen met en voor de klant 4. Vertrouwen: we geven vertrouwen aan de klant Wat We werken aan vier ontwikkelsporen: 1. Optimaal digitaal: we gebruiken bij voorkeur het digitale kanaal voor standaardproducten. 2. Verbinden en ontmoeten: we zijn beschikbaar voor persoonlijk contact waar nodig en gewenst. 3. DNA in onze dienstverlening: professionele dienstverleners die handelen vanuit onze kernwaarden eenvoud, maatwerk, samen en vertrouwen. 4. Betrouwbaar fundament: de diensten die we leveren en de manier waarop we dit doen is betrouwbaar.

3.3 Human resource management Trends en ontwikkelingen Op het gebied van HRM zien we de volgende trends en ontwikkelingen op ons afkomen: • De medewerker van de toekomst • Voortdurende verandering in vraag en aanbod arbeid De financiële positie van onze gemeenten dwingt ons extra kritisch te kijken naar de manier waarop we ons werk doen en hoe we onze medewerkers inzetten. Ook in 2022 blijven we kritisch ten aanzien van het openstellen van vacatures. Aan de hand van een afwegingskader vindt een zorgvuldige beoordeling plaats over het wel of niet invullen van vacatures. We benutten de bezuinigingsopgave om te werken aan een optimale, efficiënte inrichting van werkzaamheden en teams. Speerpunten De bovenstaande trends en ontwikkelingen hebben we vertaald naar speerpunten en schematisch verwerkt in tabellen. Per activiteit hebben we aangegeven wat de gevolgen zijn voor het bestuur, de maatschappij, klanten, medewerkers en de benodigde middelen. De medewerker van de toekomst Het actief betrekken van inwoners en organisaties bij de publieke zaak en het faciliteren en stimuleren van initiatieven van inwoners vraagt een veranderende rol van de overheid. Ook de Omgevingswet, die naar verwachting op 1 januari 2022 ingaat, onderschrijft deze veranderende rol. Daarnaast is de omgeving waarin we werken sterk aan verandering onderhevig.

De bezuinigingsopgaven, de continue digitale ontwikkelingen maar ook de veranderende opvattingen over tijd- en plaats onafhankelijk werken hebben invloed op de werk- en privésituatie. Onze visie op de moderne werkomgeving gaat in 2022 plaats onafhankelijk werken meer ondersteunen. Dit vraagt flexibiliteit en creativiteit van onze medewerkers. Ook in 2022 besteden we hier aandacht aan door de benodigde, specifieke vaardigheden in houding en gedrag van onze medewerkers verder te ontwikkelen. Het aanbod in SKIK zullen we nog beter afstemmen op ontwikkeling en vraag. Vitale medewerkers zijn weerbaar, flexibel en gemotiveerd. Daarom zetten we ons in samenspraak met onze bedrijfsmaatschappelijk werkster en de bedrijfsarts (waar mogelijk preventief) in voor activiteiten voor het welzijn en de vitaliteit van onze medewerkers. Op die manier proberen we uitval van medewerkers zoveel mogelijk te voorkomen.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

8

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Ook de rol van het management is hierin cruciaal. De ontwikkelingen vragen van onze leidinggevenden een doorlopende afweging tussen enerzijds een grote behoefte en noodzaak aan gemeenschappelijke en duidelijke doelen en anderzijds maatwerk en aandacht voor de individuele medewerker. De ontwikkelingen die de komende jaren op ons afkomen vragen een strategische advisering vanuit HR. HR moet daarom de thema’s op tafel krijgen, gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen en samen met management en bestuur van de organisatie vormgeven aan een gezamenlijk visie op de medewerker van de toekomst. Activiteit

Ontwikkelen van visie op de medewerker van de toekomst

Gevolgen voor bestuur

De SWO blijft in staat om haar opdracht te voldoen.

Gevolgen voor maatschappij

De SWO beschikt over medewerkers die beschikken over de juiste vaardigheden in houding en gedrag om doorlopend te kunnen anticiperen op de veranderende rol van de overheid in de maatschappij.

Gevolgen voor klanten

We bedienen inwoners, ondernemers en andere externe partijen met medewerkers die flexibel en lenig zijn en handelen vanuit een faciliterende en stimulerende rol.

Gevolgen voor medewerkers

Medewerkers verbinden zich aan onze organisatie en zijn in staat flexibel en lenig om te gaan met de veranderende rol die van ze gevraagd wordt, nu en in de toekomst.

Middelen

2022 -

2023 -

2024 -

2025 -

I/S Incidenteel Structureel

Voortdurende veranderingen in vraag en aanbod arbeid We bevinden ons in een periode die zich kenmerkt door nogal wat veranderingen in vraag en aanbod van arbeid. Enerzijds merken we dat we een aantal hbo/wo-vacatures maar lastig kunnen invullen. Anderzijds dwingt onze financiële positie ons kritischer te zijn op de invulling van eventuele vacatures. Ook in 2022 blijven we werken aan onze presentatie als aantrekkelijk werkgever. Het ruime aanbod aan vacatures biedt onze huidige medewerkers kansen op een baan elders. In relatie tot de krapte op de arbeidsmarkt bedenken we creatievere oplossingen voor het invullen van vacatures. Waar nodig passen we maatwerk toe. Tegelijkertijd vraagt interne mobiliteit in 2022 nadrukkelijk onze aandacht. Ook in 2022 proberen we tijdig in te spelen op veranderingen in de organisatie en eventuele functies die verdwijnen. Door de medewerkers goed te kennen en te weten wie welke potentie en ambitie heeft, kunnen we de interne doorstroom van medewerkers optimaal benutten. Ook voor onze leidinggevenden geldt dat we in hun ontwikkeling investeren door opleidingen, training en coaching. Zij spelen een cruciale rol in dit proces. Deze inzet draagt ook bij aan het behouden van ervaren en getalenteerd personeel. We blijven investeren in opleiden en trainen, talentontwikkeling en werken aan de kwaliteit van (persoonlijk) leiderschap.

We ondersteunen de medewerkers en de leidinggevenden hierin ook door de verdere invoering van het nieuwe E-HRM-systeem. Het te ontwikkelen beleid op duurzame inzetbaarheid, waarin loopbaanbeleid en vitaliteitsbeleid samenkomen, biedt kaders en instrumenten die bijdragen aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

9

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Activiteit

Duurzaam inspelen op verandering vraag en aanbod personeel

Gevolgen voor bestuur

De SWO blijft in staat om haar opdracht te voldoen doordat ze over voldoende gekwalificeerde medewerkers beschikt.

Gevolgen voor maatschappij

Een hoge medewerkerstevredenheid draagt bij aan de zichtbaarheid als aantrekkelijk werkgever voor (potentiële) sollicitanten.

Gevolgen voor klanten

Klanten worden bediend door uitstekende medewerkers.

Gevolgen voor medewerkers

Medewerkers blijven duurzaam inzetbaar voor de SWO. Medewerkers leren hun functie en taken te bezien in het geheel van de ontwikkelingen die daarop van invloed zijn en hoe zij deze samen met collega's kunnen vertalen naar kansen voor hun eigen functie en ontwikkeling. (Potentiële) medewerkers ervaren de organisatie als een aantrekkelijke werkgever bij wie zij graag (willen) werken.

Middelen

2022 -

2023 -

2024 -

2025 -

I/S Incidenteel Structureel

3.4 Informatievoorziening & Informatieveiligheid Informatievoorziening Eind 2019 hebben we de visie op informatievoorziening en het informatiebeleid vastgesteld. Belangrijke speerpunten zijn: • De verbetering van de digitale dienstverlening en informatievoorziening. • Beter sturen met data (informatiegedreven werken). • Het moderniseren van de bedrijfsvoering. • De organisatie laten meegroeien met de eisen en dynamiek van de 21ste eeuw. • Het verstevigen van de positie van informatiemanagement en automatisering in de organisatie. Het realiseren van deze speerpunten wordt echter belemmerd door een aantal factoren. Informatie- en projectmanagement De modernisering van de bedrijfsvoering is een grotere uitdaging geworden in de afgelopen jaren. Het achterstallig onderhoud (bijvoorbeeld verouderde applicaties die vervangen moeten worden) is groter geworden. De bedrijfsvoering krijgt hier steeds meer last van, omdat moderne functionaliteit ontbreekt en veel werk inefficiënt wordt uitgevoerd. Verder is gebleken dat met name in 2021 een onrechtmatige situatie is ontstaan, omdat bepaalde applicaties niet correct zijn aanbesteed. De directie heeft een strakke meerjarenplanning vastgesteld (2021-2024) om deze aanbestedingen zo spoedig mogelijk uit te voeren, zodat de onrechtmatige situatie met ingang van 2025 is opgeheven.

Dit zijn grote trajecten die grote impact hebben en veel inzet vragen van onder andere I-adviseurs en I-projectmanagers. Ook leggen externe verplichte ontwikkelingen zoals de Omgevingswet, Wet open overheid, de nieuwe Archiefwet en de Digitale Agenda 2024 een claim op de organisatie. Dit staat op gespannen voet met de ambitie op andere terreinen juist door te ontwikkelen (digitalisering interne bedrijfsprocessen, dienstverlening). Functioneel Applicatiebeheer Optimale ondersteuning van de informatievoorziening, digitale bedrijfsprocessen en gegevensuitwisseling (met steeds meer ketenpartners) vereist professioneel applicatiebeheer. Bij een groot aantal applicaties is echter geen beheerder toegewezen. Daarnaast verschuift de rol applicatiebeheer meer naar regie richting de leverancier omdat meer applicaties "in de cloud" worden geplaatst. De hiervoor vereiste bezetting en competenties zijn momenteel op onvoldoende niveau. Er is onderzocht in hoeverre dit door middel van formatieve verschuivingen is op te vangen. Helaas blijkt dit zeer beperkt te zijn, waardoor er onvoldoende capaciteit beschikbaar is om cruciale processen en applicaties goed te ondersteunen en borgen. ICT/Automatisering Bovenstaande situatie heeft ook impact op het technisch applicatie- en netwerkbeheer (ICT/automatisering).

De capaciteit en competenties op ICT-gebied moeten meegroeien met de ontwikkelingen en organisatie. Bovendien wordt de behoefte én afhankelijkheid van goede informatievoorziening steeds groter, terwijl de techniek, het beheer en de veiligheid steeds complexer wordt. Dit staat op gespannen voet met elkaar. Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

10

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Dit vereist borging, meer capaciteit en specifieke kennis en competenties. Daarnaast is door het implementeren van nieuwe producten en diensten het beheer toegenomen (met name in het afgelopen jaar met de introductie van het nieuwe werken en Microsoft 365). Meer medewerkers hebben een laptop en een smartphone ter beschikking gekregen. Mobiele apparatuur vergt meer beheer dan vaste werkplekken én er zijn dus meer apparaten te beheren. Voor het toegenomen beheer is dan ook meer werkplek- en technisch beheercapaciteit nodig. Ontwikkeling digitale vaardigheden en datavaardigheid Tot slot constateren we dat de digitale vaardigheid van medewerkers steeds meer achterblijft ten opzichte van de digitale ontwikkelingen. Gevolg hiervan is dat niet efficiënt wordt gewerkt en dat de meerwaarde van 'digitaal werken' onderbenut blijft. En het werken met en interpreteren van data vormt een steeds grotere rol binnen het takenpakket. De basis moet dus op orde. Maar het wegwerken van het achterstallig onderhoud, het op orde brengen van functioneel applicatiebeheer, het uitvoeren van een groot aantal Europese en meervoudig onderhandse aanbestedingen van nieuwe systemen binnen een relatief korte tijd lukt niet binnen de beschikbare capaciteit en middelen. Het verbeteren van de digitale vaardigheid en weerbaarheid van de medewerkers vraagt ook extra, continue inspanning.

Daartegenover staat dat de SWO de dienstverlening en sturingsmogelijkheden van de gemeenten ook wil én moet optimaliseren. Het op orde brengen van de basis en tegelijkertijd realiseren van slagkracht en doorontwikkeling is een enorme uitdaging. Hiervoor is de komende jaren op bovenstaande terreinen structureel extra geld nodig voor onder andere menskracht (inhuur/werving), de invoering van ondersteunende applicaties/voorzieningen en het uitbesteden van bepaalde producten en diensten. Risico is anders dat 'de achterstanden' nog groter worden, de continuïteit van de bedrijfsprocessen in gevaar komt en dat de ambities van de gemeenten en SWO niet gerealiseerd kunnen worden. Hierover volgt zo spoedig mogelijk een uitgewerkt advies aan het bestuur. Activiteit

Informatievoorziening

Gevolgen voor bestuur

Meer in control op informatievoorziening, rechtmatigheid. Vergroting slagkracht digitalisering dienstverlening.

Gevolgen voor maatschappij

Optimalisatie & digitalisering dienstverleningsprocessen

Gevolgen voor klanten

Betere digitale dienstverlening

Gevolgen voor medewerkers

Digitaal en datavaardiger, digitaal weerbaarder. Vergroting slagkracht, professionalering, borging.

Middelen

2022 pm pm

2023 pm pm

2024 pm pm

2025 pm pm

I/S Incidenteel Structureel

Voor meer achtergrondinformatie: iVisie en Informatiebeleid Informatievoorziening (2019) Digitale Agenda 2024 Meerjarenprogramma Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering 2020-2024 Informatieveiligheid Het waarborgen van privacy en informatieveiligheid wordt steeds belangrijker. De gemeenten en SWO hebben veel data van onze inwoners en ondernemers en we hebben hun vertrouwen gekregen hier goed mee om te gaan. Er worden steeds meer gegevens uitgewisseld, opgeslagen en bewust verzameld over inwoners, ondernemers, ketenpartners en bedrijfsvoering. De dreiging van misbruik van persoons- en bedrijfsgegevens neemt de laatste jaren enorm toe door bijvoorbeeld hackpogingen, randsomware, identiteitsfraude of het verhandelen van privégegevens. De risico's voor de bedrijfscontinuïteit, financiële schade of imagoschade worden daardoor ook groter. Recente gebeurtenissen zoals bij de Hof van Twente, Universiteit Maastricht en de GGD laten zien welke enorme gevolgen dit kan hebben. Informatieveiligheid is al lang geen vraagstuk meer van ICT, maar voor de gehele organisatie (van bestuurder tot individuele medewerker). Het vraagt meer én continu aandacht en inzet.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

11

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Dit vraagt met name capaciteit en competenties op het gebied van privacy, regie/coördinatie (beleid, processen, controleonderzoeken) en technische beveiliging. Belangrijk daarbij is het verhogen van het beveiligingsbewustzijn bij bestuur, management en medewerkers. Hierdoor worden niet alleen beveiligingsrisico's "vanuit de mens" voorkomen, maar ontstaat ook inzicht in de uitdagingen en dilemma's rondom privacy en informatieveiligheid. De grootste uitdaging is bij te blijven en de veiligheid op acceptabel niveau te houden. Dit is een race tegen hackers en andere kwaadwillenden. Een race die we nooit kunnen winnen. Toch moeten we er alles aan doen om de gemeenten en de SWO zo veilig en weerbaar mogelijk te maken en de risico's te beperken. Dit vormt een speerpunt voor de komende jaren. Er is structureel extra geld nodig voor inzet van menskracht. Dit is een onvermijdelijke uitgave. Op basis van het meegegeven kader is gekeken of dit binnen de bestaande budgetten op gevangen kon worden. Helaas lukt dit niet binnen de bestaande capaciteit en middelen. Activiteit

Informatieveiligheid

Gevolgen voor bestuur

Borging van privacy, informatieveiligheid en continuïteit

Gevolgen voor maatschappij

Geen

Gevolgen voor klanten

Borging privacy

Gevolgen voor medewerkers

Borging privacy, vergroting veiligheidsbewustzijn

Middelen

2022

2023

2024

2025

166.500

195.000

215.000

215.000

I/S Incidenteel Structureel

Daarnaast zijn extra middelen nodig voor het vergroten van 'veiligheidsbewustzijn', de implementatie van veiligheidssystemen en het uitbesteden van producten en diensten aan professionele partijen. We proberen deze kosten binnen bestaande budgetten op te vangen. Voor meer achtergrondinformatie: Agenda Digitale Veiligheid 2020-2024 Resolutie Digitale Veiligheid De 10 bestuurlijke principes voor informatiebeveiliging Dreigingsbeeld Informatiebeveiliging 2021-2022

3.5 Automatisering en facilitaire dienstverlening Automatisering In 2022 werkt de afdeling Automatisering verder aan de IT Strategie. Met die strategie vertalen we de Visie op Informatievoorziening in een plan en planning voor selectieve outsourcing. Ook werken we verder aan (proces)verbetering. Enerzijds vanuit de ambitie om meer kwaliteit te leveren en anderzijds vanuit noodzaak. Een goed voorbeeld van dat laatste zijn de toenemende eisen voor van informatieveiligheid. Verder voeren we naar verwachting in 2022 de volgende projecten uit: • Periodieke vervanging van laptops. • Vervanging van Netwerkcomponenten (switches, routers e.d.). • Periodieke vervanging van smartphones. • Aanbesteding van een raamovereenkomst voor IT-hardware. • Vervanging of outsourcing van de serverruimte (serverkasten, koeling, noodstroomvoorziening, inbraak- en brandblusapparatuur etc.). Facilitaire dienstverlening In 2022 wordt de moderne werkomgeving verder vormgegeven. Na de proef volgt een uitvoeringsplan. Op basis van dit uitvoeringsplan wordt ook het 10-jaren investering/vervangingsplan herijkt, zodat deze weer aansluit bij de moderne werkomgeving. Onderdelen die daarin zeker een plekje krijgen zijn de bedrijfsrestaurants in Hoogeveen en Zuidwolde. Afhankelijk van de keuzes kan dit leiden tot een (Europese) aanbesteding.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

12

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

In 2022 wordt uitvoering gegeven aan het vierde jaar van het 10-jaren investering/vervangingsplan voor de facilitaire voorzieningen: • Inrichting bedrijfsrestaurant/keuken Hoogeveen en Zuidwolde. • Inrichting bestuurskamers Hoogeveen. • Start met de herinrichting kantoor- en werkruimten in de hoofdgebouwen op basis van de visie “Moderne werkomgeving”. Verder staat in 2022 een (Europees) inkooptraject gepland voor de consumptieve artikelen.

3.6 Planning & control Planning & control ondersteunt het bestuur en management bij sturing geven aan de processen en mensen binnen de organisatie. De planning & control-cyclus geeft de bestuurder en het management concrete handvatten om (bij)sturing te geven aan de activiteiten binnen de organisatie. De p&c-producten moeten bijdragen aan de transparantie en stuurbaarheid van de organisatie. Ook zijn we continu bezig met het vereenvoudigen van het p&c-instrumentarium. Een speerpunt van de organisatieontwikkeling SWO is het deelproject ’Versterking financiële organisatie’. In het rapport “Een schone lei” staan verbeterpunten om Hoogeveen verder "in control" te brengen. Beide colleges hebben de verbeterpunten verder aangescherpt. We trekken hierbij zoveel mogelijk samen op met de twee gemeenten. Met het versterken van de financiële organisatie willen we meer grip krijgen op de financiën van Hoogeveen, De Wolden en de SWO. De versterking van de financiële organisatie bevat meerdere aspecten: 1. Positie en invulling van de controlfunctie en de relatie tot andere controlgebieden. 2. Versterking van het budgetbeheer. 3. Actualisering van het financiële beleid, waaronder conservatief begroten en rationeel beheer. In januari 2021 hebben we een visie op financial control gemaakt, waarin deze aspecten terugkomen.

We gaan in 2022 en de jaren daarna door met de versterking van de financiële organisatie. Activiteit

Versterken financiële organisatie

Gevolgen voor bestuur

Meer grip en focus krijgen om bij te sturen op de financiële situatie

Gevolgen voor maatschappij

Geen

Gevolgen voor klanten

Meer stuurinformatie over de financiële situatie

Gevolgen voor medewerkers

Meer inzicht in financiële resultaten die als onderlegger voor de beleidsvoorbereiding kan worden toegepast.

Middelen

2022 -

2023 -

2024 -

2025 -

I/S Incidenteel Structureel

3.7 Juridische zaken Juridisch Wet open overheid Na een lang wetgevingstraject is het nu vrijwel zeker dat de Wet open overheid (Woo) er komt en we daar in 2022 mee te maken krijgen. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur. Het uitgangspunt van de wet blijft: 'openbaar, tenzij'. Dit vraagt van de gemeente dat ze meer informatie uit eigen beweging publiceert en voor iedereen toegankelijk maakt. Dat gaat ook gevolgen hebben voor de informatiehuishouding van de gemeente. De wet wordt in fases ingevoerd en er is vanuit het Rijk structureel en incidenteel geld toegezegd. Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

13

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Juridische informatiebronnen De juridische adviseurs gebruiken op dit moment nog hoofdzakelijk niet-digitale bronnen, zoals boeken en tijdschriften, om hun kennis op peil te houden, zodat zij bestuur en organisatie goed kunnen adviseren. Het duurt nu lang voordat alle juridische adviseurs over dezelfde informatie kunnen beschikken. Een overstap naar juridische digitale informatiebronnen gaat het werk inhoudelijk verbeteren en maakt het efficiënter. Daarbij kunnen huidige abonnementen op nietdigitale vakliteratuur worden opgezegd. De overstap naar abonnementen op digitale informatiebronnen kost ongeveer € 7.000 per jaar meer. Activiteit

Aanschaf abonnement op digitale juridische informatiebronnen

Gevolgen voor bestuur

Juridische adviezen op basis van de meest actuele jurisprudentie

Gevolgen voor maatschappij

Juridische kwaliteit van besluitvorming neemt toe

Gevolgen voor klanten

Juridische adviezen op basis van de meest actuele jurisprudentie

Gevolgen voor medewerkers

Juridische adviezen op basis van de meest actuele jurisprudentie

Middelen

2022

2023

2024

2025

7.000

7.000

7.000

7.000

I/S Incidenteel Structureel

Inkoop Database voor lokale ondernemers In 2022 komen we met een database voor lokale ondernemers. Zij kunnen zich in die database registeren als potentiële opdrachtnemer. We willen zo de (juiste) lokale ondernemers betrekken bij een aanbestedingstraject en het aantal lokale ondernemers die voor een aanbestedingstraject worden uitgenodigd verhogen. In 2021 onderzoeken we diverse scenario’s. Geschatte kosten € 5.000. Activiteit

Aanschaf database voor registratie lokale ondernemers als potentiele opdrachtnemer

Gevolgen voor bestuur

Meer opdrachten verstrekken aan lokale ondernemers

Gevolgen voor maatschappij

Ondersteuning lokale ondernemers

Gevolgen voor klanten

Meer kansen op opdrachten voor lokale ondernemers

Gevolgen voor medewerkers

Toegankelijke informatie

Middelen

2022 5.000

2023

2024

2025

I/S Incidenteel Structureel

Module Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) In 2021 evalueren we het huidige inhuurproces. Eén van de uitkomsten kan zijn dat er een DASaankoopplatform wordt ingericht. Het huidige aanbestedingsplatform Negometrix biedt een DASmodule aan. Mocht de uitkomst zijn dat een DAS de meest ideale oplossing is dan kan deze module via Negometrix worden afgenomen. Geschatte kosten: € 8.000.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

14

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Activiteit

Aanschaf DAS-module

Gevolgen voor bestuur

Rechtmatige inhuur

Gevolgen voor maatschappij

Transparante wijze van inhuur

Gevolgen voor klanten

Transparante wijze van meedoen bij aanbestedingen

Gevolgen voor medewerkers

Mogelijkheid om werkzaamheden verder te professionaliseren

Middelen

2022 8.000

2023

2024

2025

I/S Incidenteel Structureel

2e lijn-inkoopadviseur Bedrijfsbureau Fysieke Leefomgeving (FLO) Het bedrijfsbureau FLO zou gebaat zijn bij het aanstellen van een 2e lijn-inkoopadviseur/inkoper. Deze functie is voorzien, maar momenteel niet aanwezig. De eenheid FLO doet de meeste inkopen en aanbestedingen, namelijk 58%. De 3e lijn-inkoopadviseurs zijn nu veel tijd kwijt met 1e en 2e lijn-inkoopwerkzaamheden voor FLO. Dit gaat ten koste van beleidsontwikkeling en Europese aanbestedingscapaciteit. Ook dit onderstreept het belang om binnen deze eenheid een 2e lijninkoopadviseur aan te stellen. We proberen dit binnen de bestaande budgetten op te vangen.

3.8 Beheer openbare ruimte - en tractie Materieel In 2020 heeft het Centraal Management Team (CMT) de opdracht gegeven voor een onderzoek naar alles wat rijdt en rolt in de gemeente (tractie) en de daarbij bijbehorende investeringsvraag. We hebben daarop onderzoek laten doen naar de aanwezige en noodzakelijke tractie en de daarbij behorende investeringsvraag. We moeten nu keuzes maken met de daarbij passende investeringsvraag. De uitwerking van het besluit wordt, na instemming van het bestuur, met een begrotingswijziging verwerkt in de meerjarenbegroting.

3.9 Uitvoering sociaal domein In het sociaal domein wordt sinds het vierde kwartaal van 2020 gewerkt aan het ‘Herontwerp Sociaal Domein’. De bestuurlijke en financiële ontwikkelingen bij de beide gemeenten en de opdracht rondom de gewenste ontwikkeling van het sociaal domein gaven het bestuur en de beide colleges aanleiding om eerst voor zichzelf de balans op te maken. Dat heeft erin geresulteerd dat het herontwerp sociaal domein nu feitelijk volgens drie opdrachten en sporen verloopt: 1. Het Herontwerp Sociaal Domein in Hoogeveen 2. De Herijking Sociaal Domein in De Wolden 3. De ontwikkeling van het sociaal domein binnen de organisatie. Vanzelfsprekend is er sprake van samenhang tussen deze drie. Immers, de SWO voert voor beide gemeenten het sociaal domein uit en beleidsmatige keuzes kunnen dus effect hebben op deze uitvoering. Aan de andere kant heeft de SWO ook een eigenstandige positie en verantwoordelijkheid. Vooral als het gaat om de wijze waarop de dienstverlening en bedrijfsvoering zijn ingericht. In deze begroting gaan wij alleen in op deze ontwikkeling. Voor de (voorgenomen) beleidswijzigingen van de beide gemeenten verwijzen wij naar de kaderbrieven van Hoogeveen en De Wolden. Voor de dienstverlening en bedrijfsvoering in het sociaal domein gaan op vier sporen zitten: 1.

Positioneren Dit gaat over het positioneren van de uitvoering in het sociaal domein in relatie tot beleid en bestuur en de positie in organisatie overstijgende gremia, zoals regionale samenwerkingsverbanden. 2. Digitaliseren De uitvoering van het sociaal domein vraagt om een forse ontwikkeling, als het gaat om digitaliseren, zowel voor wat betreft de klantprocessen als de uitvoering. Het streven is om volledig papierloos te werken en via digitale kanalen (met een hoge mate van selfservice) met inwoners te communiceren, voor zover dat mogelijk en wenselijk is. Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

15

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

3. Stroomlijnen Sinds de decentralisaties zijn er tal van proeven en initiatieven gestart om innovatie te bevorderen, ‘door te breken’ in situaties die stagneerden in de reguliere lijn en beter in te spelen op specifieke meervoudige problemen. Hierdoor is een lappendeken aan initiatieven ontstaan. Nu is het zaak om deze bij elkaar te brengen, waarbij het goede wordt behouden en de slagkracht wordt vergroot. 4. Budgetteren Het gaat hier niet alleen om ‘budgetteren’ in euro’s, maar om meer grip te krijgen op de verschillende financiële stromen. Het gaat dan om ontwikkeling van management-informatie, vergroten van inzicht bij onze zorgpartners etc. Hierbij zoeken we aansluiting bij de visie Dienstverlening 2021-2025 en het uitvoeringsplan wat hieruit voortvloeit. Voor 2022 hebben we de volgende speerpunten: Activiteit

Implementatie Beschermd Wonen

Gevolgen voor bestuur

Beschermd Wonen wordt uitgevoerd in Zuidwest-Drents verband namens Hoogeveen als centrumgemeente. Het budget komt daarmee ook bij Hoogeveen te liggen. Hierin is o.a. uitvoeringsbudget opgenomen. Waarschijnlijk wordt deze taak ook uitgevoerd voor Meppel en Westerveld.

Gevolgen voor maatschappij

Beschermd Wonen wordt dichterbij georganiseerd. Maar als het goed is merkt de maatschappij weinig van deze verandering.

Gevolgen voor klanten

Inwoners en partners kunnen in de eigen regio terecht.

Gevolgen voor medewerkers

Uitbreiding werkzaamheden en een nieuwe 'tak van sport'

Middelen

2022 -

2023 -

2024 -

2025 -

I/S Incidenteel Structureel

Activiteit

Voorbereiding woonplaatsbeginsel

Gevolgen voor bestuur

Het nieuwe woonplaatsbeginsel regelt de knelpunten die in het oude woonplaatsbeginsel bestonden, zoals verantwoordelijkheid voogdijplaatsingen als dit jeugdigen van buiten de gemeente betreft, continuïteit zorg bij verhuizingen e.d.

Gevolgen voor maatschappij

n.v.t.

Gevolgen voor klanten

Bij voogdijplaatsingen blijft de gemeente van herkomst (financieel) verantwoordelijk. Bij afschaling c.q. vervolghulp kan dit beter worden geregeld.

Gevolgen voor medewerkers

Het nieuwe woonplaatsbeginsel vraagt aanpassingen van onze huidige processen op onderdelen en implementatie hiervan. Het zwaartepunt van de voorbereidingen zal in 2021 liggen. We moeten weten wat de gemeente van herkomst is, bijvoorbeeld t.a.v. voogdijplaatsingen via GI’s. Ook voogdijplaatsingen elders van jeugdigen uit Hoogeveen komen per 2022 onder onze financiële verantwoordelijkheid te vallen.

Middelen

2022 -

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

2023 -

2024 -

2025 -

I/S Incidenteel Structureel

16

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Activiteit

Implementatie PGB 2.0

Gevolgen voor bestuur

PGB2.0 draagt bij aan een efficiëntere afhandeling van dossiers, beter inzicht in de verschillende zorgfuncties en een rechtmatigere, minder fraudegevoelige en goedkopere uitvoering van het pgb-trekkingsrecht.

Gevolgen voor maatschappij

-

Gevolgen voor klanten Gevolgen voor medewerkers

Het doel van PGB2.0 is in de eerste plaats zorgen voor een betere ondersteuning van de budgethouder en zijn/haar zorgverlener. -

Middelen

2022 -

2023 -

2024 -

2025 -

I/S Incidenteel Structureel

3.10 Beleidsindicatoren Onderstaande beleidsindicatoren zijn met ingang van 2018 een verplicht onderdeel van de begroting van gemeenschappelijke regelingen. Alle kosten van de SWO die niet tot de overhead behoren, rekenen we toe aan de programma’s bij de beide gemeenten. Dit maakt dat vergelijking met andere gemeenten op dit onderdeel bijna niet mogelijk is. Dit komt doordat vergeleken wordt met de totale lasten van de SWO in plaats van de begrotingsomvang van beide gemeenten. Rekening 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Fte per 1.000 inwoners

9,7

9,8

9,3

9,3

9,3

9,3

Fte per 1.000 inwoners

9,7

9,8

9,3

9,3

9,3

9,3

Kosten als % van totale loonsom

7,0%

7,3%

6,7%

6,7%

6,7%

6,7%

Totale kosten van inhuur externen

3.476.122

4.000.000

3.700.000

3.700.000

3.700.000

3.700.000

Beleidsindicator

Formule

Formatie Bezetting

Externe inhuur

Overhead kosten

% van totale lasten

44,1%

39,9%

37,3%

37,3%

37,3%

37,3%

Apparaatskosten

Kosten per inwoner

€ 752

€ 768

€ 790

€ 790

€ 790

€ 790

De apparaatskosten per inwoner stijgen ten opzichte van de jaarrekening. Dit komt doordat in de prognose er uitgegaan wordt van een minimale toename van het inwoneraantal. Dit terwijl de apparaatskosten, als gevolg van de cao-ontwikkelingen wel toenemen. Hierdoor stijgen de lasten per inwoner. Definitie fte: Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Definitie formatie: Betreft de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat van de organisatie voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari of rekeningjaar 31 december. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan in de vorm van een vacature. De formatie is exclusief de inzet van personeel voor piekwerkzaamheden, ziektevervanging en inhuur voor extra klussen of projecten. Definitie bezetting: Betreft het werkelijk aantal fte dat werkzaam is bij de organisatie. In de bezetting zijn ook medewerkers die niet op een formatieve plek geplaatst zijn meegenomen. Daarnaast maken ook fte's ingezet voor piekwerkzaamheden, ziektevervanging en inhuur voor extra klussen of projecten onderdeel uit van de bezetting.

Overhead Onderdeel van het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is dat we als gemeenschappelijke regeling met ingang van de jaarrekening 2018 onderscheid moeten maken in de kosten die we maken bij de uitvoering van ons primaire proces en de kosten die we maken voor de ondersteuning van dit proces. De kosten van het primaire proces worden toegerekend aan verschillende programma’s van beide gemeenten.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

17

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Alle kosten voor de ondersteuning van dit proces zijn opgenomen in het overzicht overhead. Onder overhead verstaan we de kosten die gericht zijn op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hierbij moet gedacht worden aan (loon)kosten van bijvoorbeeld de directie en de eigen (staf)afdelingen. Verder vallen de kosten voor de administratie, automatisering en huisvesting onder de overhead. De verdeling van de personeelskosten is per medewerker door de teamleiders beoordeeld door vast te stellen op welke taakvelden de betreffende medewerkers werkzaamheden verrichten. Dit is de basis voor de verdeling van de personeelskosten naar de taakvelden. Onderdeel van de taakvelden is het taakveld overhead. Voor de toerekening van de personeelskosten, ICT, huisvesting, tractie en facilitaire kosten aan de overhead is dezelfde systematiek gevolgd.

3.11 Wat mag het kosten? Exploitatie

Toelichting Zoals beschreven bij de financiële richtlijnen in hoofdstuk 2 bepalen diverse ontwikkelingen de bijdrage aan de SWO. De ontwikkelingen die effect hebben op de verschillende kostencategorieën en niet conform het meegegeven kader binnen de begroting opgevangen kunnen worden, zijn hieronder toegelicht. Personeelslasten Uitgangspunt is de jaarschijf 2022 in de begroting 2021. We hebben de volgende wijzigingen verwerkt: Bezuinigingen Hoogeveen legt aan de SWO een bezuiniging van € 1.000.000 op, oplopend naar € 1.750.000 in 2024. Het gaat hier om een bezuiniging op werkzaamheden voor Hoogeveen. Deze bezuiniging is niet van invloed op de dienstverlening aan gemeente De Wolden. De Wolden legt een bezuiniging van € 200.000 op vanaf 2022. Daar komt nog een bezuiniging bij van € 120.000 rond de herijking van het sociaal domein.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

18

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Cao-ontwikkelingen 2022 We maken onderscheid tussen loon- en prijscompensatie. Voor de begroting 2022 zijn de definitieve indexatiecijfers niet op tijd bekend. Voor de loon- en prijsontwikkeling gaan we uit van de schatting van het Centraal Planbureau. Dat is een stijging van 1,8% (€ 929.000) in 2021 en 1,5% van de loonsom (€ 759.000) in 2022. Administratief-technisch Het salaris van personeel, dat nog niet op het maximum van de functieschaal zit, stijgt jaarlijks met één periodiek. We nemen hiervoor € 383.000 op in de begroting. Besluiten vanuit 2020 en 2021 Besluiten vanuit 2020 die nog vertaald moeten worden in de begroting van de SWO. Dit zijn voor beide gemeenten budget-neutrale wijzigingen (-/- € 212.700). Het gaat daarbij om; nog administratief te verwerken bezuinigingen; een correctie op de inbreng doordat beide gemeenten een eigen gemeentesecretaris bekostigen; formatie voor economische ontwikkeling en de uitvoering van SvN-regelingen voor gemeente De Wolden. Overige trends en ontwikkelingen Extra personeel voor het waarborgen van privacy en informatieveiligheid vraagt om een aanvullend budget van €166.500. Interne zaken De schoonmaakkosten stijgen met 2,3%. We verhogen het budget met € 7.200.

Voor digitale informatiebronnen, een database voor lokale ondernemers om deze beter te betrekken bij een aanbestedingstraject, en een DAS-aankoopplatform om het inhuurproces te kunnen ondersteunen, is € 20.000 nodig. Kapitaallasten De kapitaallasten die verband houden met de investeringen, zoals hieronder beschreven bij de Investeringen, worden toegerekend aan de bedrijfsvoeringsmiddelen. Daarom staan deze kosten niet in bovenstaande tabel. Automatisering De licentiekosten voor software nemen elk jaar toe. Het budget moet daarom met € 55.000 worden verhoogd (is 2% van het budget). Tractie- wagenpark De kosten voor verzekeringspremies zijn de afgelopen jaren gestegen. Hierdoor zullen wij jaarlijks € 36.000 meer moeten betalen. Het budget van motorrijtuigenbelasting moet met € 10.000 worden opgehoogd. De kosten voor brandstof nemen met € 25.000 toe en voor het klein gereedschap moet voortaan € 8.000 meer worden betaald. Op basis van de jaarrekening 2020 zijn de kapitaallasten (rente en afschrijving) bijgesteld. Dit betekent dat de kapitaallasten in 2021 € 31.600 lager en in 2022 € 27.100 hoger zijn. Ook de bedragen voor 2023 en 2024 zijn bijgesteld en de nieuwe "jaarschijf 2025" is toegevoegd.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

19

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Investeringen Omschrijving

Jaar

Begroting 2021

Restant jaarrekening 2020

Mutatie Begroting 2022

Digitalisering dienstverlening

2021

420.000

150.841

570.841

2022

460.000

460.000

2023

460.000

460.000

2024

460.000

460.000

2025 Totaal Bedrijfsmiddelen automatisering

1.800.000

460.000

460.000

150.841

460.000

2.410.841

70.000

-335.000

990.000

2021

1.255.000

2022

330.000

350.000

680.000

2023

961.000

150.000

1.111.000

2024

1.315.000

2025

Bedrijfsmiddelen tractie

Bedrijfsmiddelen facilitair

-30.000

1.285.000

155.000

155.000

360.000

4.221.000

Totaal

3.861.100

70.000

2021

392.000

41.844

2022

344.000

344.000

2023

163.000

163.000

2024

308.500

308.500

2025

0

Totaal

1.207.500

42.000

2021

300.000

287.384

2022

300.000

300.000

2023

300.000

300.000

2024

300.000

300.000

2025 Totaal Eindtotaal investeringen

433.844

390.000

390.000

2.772.500

1.639.344 587.384

300.000

300.000

1.200.000

287.384

300.000

1.787.384

8.068.500

550.0699

1.440.000

10.058.569

Algemene toelichting In bovenstaande tabel zijn de investeringen voor de jaren 2021 tot en met 2025 opgenomen. We hebben de wijzigingen ten opzichte van de investeringen in de begroting 2021 opgenomen. We lichten ze hieronder per onderdeel toe. Daarnaast hebben we restantkredieten uit de jaarrekening 2020 doorgeschoven naar de jaarschijven 2021 en 2022. Digitalisering dienstverlening & bedrijfsvoeringsprocessen Bij het digitaliseren van de externe dienstverlening voeren we steeds meer projecten met een digitale component uit en optimaliseren en digitaliseren we processen. Dit vraagt om investeringen in mensen (onder andere projectmanagementcapaciteit, inhuur expertise) en middelen (invoering en beheer informatiesystemen). Voor 2025 hebben we alleen het reguliere jaarlijkse budget van €460.000 opgenomen. Bedrijfsmiddelen automatisering We stellen de begroting op aan de hand van de behoefte van medewerkers aan ICT-middelen en de afschrijftermijn van middelen voor een periode van vier jaar. Automatisering verandert heel erg snel en door verandering in de behoefte, ingezette middelen, prioriteit en factoren van buitenaf kunnen we alleen het eerste jaar realistisch begroten. De jaren daarna baseren we op gelijkblijvende omstandigheden. Elk jaar scherpen we de begroting daarom verder aan om in overeenstemming te blijven met de realiteit.

Ten opzichte van de begroting van 2021-2024 is er een aantal aanpassingen. De verschillen worden hieronder per jaar toegelicht.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

20

Begroting 2020

Programma Bedrijfsvoering

Voor 2021 was €1.255.000 aan investeringen begroot. Dit was onder andere bedoeld voor het vervangen van de ICT-apparatuur op de werkplekken en de netwerkinfrastructuur. De visie op de moderne werkomgeving heeft echter een effect op de inrichting van de ICT-apparatuur. We zetten meer laptops in voor alle medewerkers en minder vaste werkplekken. Door de Covid-19 crisis is dit in een stroomversnelling gekomen en is de inzet van laptops vervroegd. In plaats van in 2021 zijn de laptops al in 2020 gekocht en ingezet. Dit heeft ook een effect op de ICT-infrastructuur. In plaats van vaste netwerkaansluitingen is door de komst van de laptops veel meer behoefte aan Wifi. In 2021 wordt daarom de wifi-capaciteit in de gebouwen uitgebreid. Na de COVID-19 crisis wordt duidelijk of de wifi-capaciteit voldoende is en welke investeringen voor de overige netwerkcomponenten nodig zijn. De verwachting is dat dit pas in 2022 kan worden gerealiseerd. Daarom is een bedrag van € 390.000 doorgeschoven naar 2022. Ook is in 2022 een deel van de smartphones afgeschreven en moeten deze worden vervangen. Hiervoor is € 115.000 begroot. In 2022 wordt de eerste stap gezet om de centrale IT-omgeving extern te hosten. Hiervoor is € 55.000 begroot. De aanbesteding van de VNG voor de telefonieomgeving waar SWO aan deelnam, is stopgezet. Dit betekent dat dit doorschuift naar 2022. Hiervoor is € 80.000 begroot.

De investeringen voor 2023 nemen met € 151.000 toe, omdat de extra laptops die in 2020 zijn aangekocht in 2023 zijn afgeschreven en moeten worden vervangen. Bovenstaande heeft ook een klein effect in 2024 op de afgeschreven apparatuur. Er is iets minder apparatuur dat is afgeschreven. Voor 2025 waren er nog geen investeringen geraamd. De afgeschreven apparatuur heeft een vervangingswaarde van € 155.000. Overige investeringen zijn nog niet bekend. Bedrijfsmiddelen facilitair Medewerkers zijn gebaat bij goede werkomstandigheden. Een belangrijk aspect daarvan zijn de facilitaire voorzieningen, zoals bureaus en bureaustoelen. Maar ook de inrichting van vergaderruimtes en presentatiemogelijkheden dragen bij aan de werkomstandigheden. Door deze op tijd te vervangen, bereiken we dat de medewerker beschikt over goed materiaal. Dit draagt bij aan de tevredenheid van de medewerkers. We hebben daarom een tienjarenplan opgesteld om de inventaris binnen de hoofdgebouwen van de SWO te vernieuwen. Vanaf 2022 is het tienjarenplan aangepast, zodat deze aansluit bij de visie op de moderne werkomgeving. Per saldo wordt er niet meer uitgegeven en blijft de jaarlijkse investering van € 300.000 gelijk. Voertuigen en ander materieel De SWO heeft voertuigen en overig materieel in gebruik voor het onderhoud van de openbare ruimte.

Er is niet genoeg geld om alle voertuigen en overig materieel tijdig te kunnen vervangen. Bovendien hebben de bezuinigingen effecten op het aantal voertuigen en het overig materieel (tractie). We hebben onderzoek laten doen naar de aanwezige en noodzakelijke tractie en de daarbij behorende investeringsvraag. We moeten nu keuzes maken met de daarbij passende investeringsvraag. De uitwerking van het besluit wordt, na instemming van het bestuur, met een begrotingswijziging verwerkt in de meerjarenbegroting. Dit betekent dat we de uitgaven/investeringen voor voertuigen en ander materieel nog hebben gebaseerd op het 'oude' plan. Hierdoor is er geen verschuiving in de jaren 2022 tot en met 2024. Voor het jaar 2025 hebben we op basis van het vervangingsschema het daarvoor benodigde budget in 2025 van € 390.000 opgenomen.

Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

21

Begroting 2020

Overzicht algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien

4. Overzicht algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Zie voor een toelichting op de mutatie van de gemeentelijke bijdrage paragraaf 3.10. De bijdrage bedraagt per gemeente: