AANBIE~2

De financiële prognose Onze financiële prognose voor het einde van het jaar geeft aan dat we 2022 eindigen met een positief exploitatiesaldo van € 200K. Dit positieve saldo wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere bedrijfsvoeringkosten en het niet benutten van de begrote kosten voor Onvoorzien.

22

Tabel: De financiële prognose voor 31-12-2022

23

Onze financiële prognose is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

Onze baten: •

• •

De deelnemersbijdrage is gebaseerd op het vastgestelde Jaarprogramma 2022. Het beschikbare, restant budget voor het ontwikkelprogramma wordt met € 40K overschreden. Deze overschrijding wordt gedekt uit de daarvoor opgenomen reserve. Leges komen lager uit dan de begroting. De projectbaten komen € 260K lager uit dan begroot. In totaliteit gaat het om € 1.000K. De projecten worden neutraal verwerkt in de exploitatie. Aan de lastenkant staat hetzelfde bedrag als aan de batenkant.

Onze lasten: •

•

•

•

•

•

Loonsom: Er is rekening gehouden met de nu bekende mutaties in de formatie. Onze vaste formatie per 1 april 2022 is 131 FTE. De gemiddelde bezetting over heel 2022 is in de prognose berekend op 141 fte, waar in de begroting uitgegaan werd van 147 fte. Het verschil van 6 fte wordt veroorzaakt door het later invullen van uitstaande vacatures en het gedeeltelijk invullen van vacatureruimte via inhuur. Inhuur: De gemiddelde inhuur over de eerste 4 maanden van 2022 bedraagt 23 FTE. De Inhuur voor 2022 is ingeschat op basis van de daadwerkelijk te verwachten kosten (uren en tarief). Hierbij is rekening gehouden met de extra inzet voor het realiseren van de productie van het Jaarprogramma en de aanvullende projecten. Frictiekosten: Met een aantal medewerkers zijn gesprekken gaande, welke mogelijk kunnen leiden tot frictiekosten. Het betreft voornamelijk transitievergoedingen die betaald worden bij uit diensttreden na het bereiken van de maximale doorbetalingsplicht bij ziekte. De totale frictiekosten voor 2022 worden geschat op € 40K. De bedrijfsvoeringkosten: Volgens de trend van de eerste 4 maanden 2022 en de jaarrekening 2021. Incidentele lasten: In de prognose is rekening gehouden met kosten voor het aanpassen van de processen in de loop van 2022 in het kader van de Omgevingswet. Verlof: Er is geen rekening gehouden met de mutatie voorziening verlof.

Geen begrotingswijziging De huidige financiële begroting geeft nog geen aanleiding voor een nieuwe begrotingswijziging. Bij de 8maanden rapportage zal dit opnieuw beoordeeld worden.

24

5

Mens en organisatie De effecten van twee jaar werken onder corona zijn merkbaar in de organisatie. We zijn op zoek naar een nieuwe balans tussen thuis- en kantoorwerken en leveren grote inspanningen om het ziekteverzuim op te lossen. Bovendien hebben we te maken met een capaciteitsprobleem. Het zijn grote thema's die we niet uit de weg gaan maar actief oppakken. Onze ontwikkelagenda krijgt bovendien een nieuwe impuls door meer in control te komen voor de Planning & Control Cyclus. Vanuit de Vereniging van Drentse Gemeenten is een voorstel gedaan om brede planning te ontwikkelen die onze organisatie transparanter maakt. De implementatie van zaakgericht schrijven geeft ons op termijn een beter inzicht in de kentallen.

5.1

Algemeen

We zien drie duidelijke ontwikkellijnen waarbinnen verschillende inspanningen moeten leiden tot een bijdrage aan de strategische koers: -

Implementatie Omgevingswet Risicogericht werken Informatiegestuurd werken

Deze belangrijke ontwikkellijnen werken door in de voortgang van de onderwerpen genoemd in de hoofdstukken 5 en 6.

De bedrijfsvoering in relatie tot de coronacrisis Het begin van 2022 schetst ten opzichte van voorgaande jaren en positiever beeld met betrekking tot COVID-19. Meer en meer zien we elkaar weer op kantoor en fysieke overleggen keren terug. We hanteren nog steeds een 50/50 regel voor wat betreft de balans tussen kantoor- en thuiswerken. We zien dat de afgelopen periode een zware wissel heeft getrokken op medewerkers en deels dus ook op de uitvoering. Dit effect zullen we nader moeten onderzoeken. Toch overheerst een positief gevoel. Want ondanks de verzwarende omstandigheden is de uitvoering doorgegaan en hebben we ontwikkelingen opgepakt. We hebben ons steeds aangepast aan de afstandsbeperkende maatregelen.

5.2

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuimcijfer komt in de maand april 2022 uit op 10,32%, dit is iets lager dan het ziekteverzuimcijfer in april 2021. Het ziekteverzuim van 1 januari 2022 tot en met april 2022 ligt gemiddeld op 11,47%, aanzienlijk hoger dan het verzuimpercentage in dezelfde periode vorig jaar (8,66%). Het voortschrijdend verzuim (het gemiddelde verzuim van 12 achtereenvolgende maanden) bedraagt tot en met april 10,42%.

25

Figuur: Het ziekteverzuim tot en met april 2022, in relatie tot de jaren 2017 tot en met 2021

Het grootste verzuimpercentage (gemiddelde tot en met april 2022) is te vinden in de categorie lang verzuim (43 t/m 365 dagen). Dit bedraagt 6,75%. Het kort verzuim (0 t/m 7 dagen) ligt op 0,97%, het middellang verzuim (8 t/m 43 dagen) ligt op 1,38% en het extra lang verzuim (366 t/m 730 dagen) ligt op 2,38%. Deze percentages zijn allemaal hoger dan in 2021, met uitzondering van het middellang verzuim, dit is gedaald ten opzichte van 2021. Verzuimbegeleiding blijven we onverminderd inzetten, zowel vanuit de eigen organisatie als vanuit de daarvoor ingezette arbodienst. Het doel hiervan is om sneller tot interventies te komen en meer persoonlijke aandacht voor de zieke medewerker te hebben, waardoor eerder in het proces vastgesteld kan worden wat er nodig is voor een zo spoedig mogelijk herstel. Een afname van het totale ziekteverzuim tot onder de begrote 7% ligt voor dit jaar nog niet in de lijn der verwachtingen. Wel wordt nadrukkelijk ingezet op het afsluiten van een aantal langlopende verzuimdossiers. Er is geconstateerd dat in de verzuimcijfers van 2021 onjuistheden zitten. Het sterke vermoeden bestaat dat de cijfers waar we nu mee werken te hoog zijn en de verzuimcijfers van de RUD Drenthe over 2021 in werkelijkheid dus lager zijn. We zijn momenteel samen met onze arbodienst bezig om te kijken wat de oorzaak is van deze mogelijke onjuistheden.

De vergelijking die in de bovenstaande tekst wordt gemaakt met de cijfers van het voorjaar 2021 zijn nog gebaseerd op de gegevens die we tot op heden hebben gebruikt. Kijkend naar het extra lange verzuim is uitstroom in de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) voor een aantal zieken helaas onvermijdelijk. Het verzuim is slechts voor een deel werkgerelateerd en derhalve beperkt te beïnvloeden. Het hoge verzuim in de eerste maanden van 2022 is deels te verklaren door de nasleep van de COVID-19 crisis. Een deel van de medewerkers is uitgevallen vanwege klachten als gevolg van de Omikron-variant. Over het ziekteverzuim wordt u separaat geïnformeerd.

Hybride werken Er zit geen beperking meer op het werken op kantoor. Medewerkers hebben de keuze om op kantoor te werken of vanuit huis. In principe worden alle overleggen hybride aangeboden, tenzij er specifiek voor wordt gekozen om een overleg digitaal of fysiek te houden. De inrichting van de werkplekken is nog steeds gebaseerd op de 1,5 meter-maatregel, waarmee we dus nog op ongeveer de helft van het aantal werkplekken zitten. Tot op heden levert dit geen problemen op met de bezetting op kantoor. Wel is duidelijk dat de huidige inrichting van de beide kantoren niet meer aansluit bij de nieuwe manier van werken (hybride). Er zijn onder andere te weinig ruimtes op kantoor waar men zich kan terugtrekken om te (beeld)bellen. 26

5.3

Informatie sturing

Wet politiegegevens (WPG) audit verplichting Vanwege de verplichte WPG-audit is een onderzoek uitgevoerd naar de opzet, het bestaan en de werking van beheersmaatregelen die dienen te waarborgen dat we voldoen aan de wettelijke eisen van de WPG en het Besluit politiegegevens buitengewoon opsporingsambtenaren. Alle organisaties met Boa’s in dienst, zijn verplicht om één keer per vier jaar een externe audit uit te laten voeren. Deze audit zal later dit jaar plaatshebben.

Aanschaf en implementatie Bodem Informatiesysteem (BIS) Begin 2022 zijn we gestart met de aanschaf van een ander BIS. Hiervoor zijn er inmiddels meerdere gesprekken geweest met een leverancier. Parallel daaraan zijn interne randvoorwaarden, wensen en eisen besproken. De nieuwe leverancier heeft de digitaal beschikbare data en opties voor datamigratie verkend. We staan nu in de startblokken voor daadwerkelijk opdrachtverlening voor de al verkende datamigratie en leverantie van het BIS.

Zaakgericht schrijven Op 21 februari is ons nieuwe tijdschrijfsysteem live gegaan. Vanaf dat moment wordt er dus zaakgericht tijd geschreven. Een projectgroep is actief geweest met het inrichten van het systeem. Een veelheid van rekenregels met betrekking tot HRM gerelateerde aangelegenheden moesten worden herijkt en vervolgens worden geïntegreerd. Daarnaast is een zeer grote hoeveelheid data vanuit LOS overgezet. Vervolgens is er een handleiding gemaakt voor alle medewerkers, zijn instructies verzorgd, waren er vragenuurtjes en is het systeem uitvoerig getest en aangepast. Het systeem draait nu ruim twee maanden.

Aanbesteding LOS Het contract van ons huidige zaaksysteem LOS zou aflopen op 1 september 2023. Dat betekent dat al in begin 2022 gegund zou moeten zijn aan een eventueel nieuwe partij. Hiervoor is een Europese aanbesteding noodzakelijk. Het in de markt zetten en begeleiden van een dergelijke aanbesteding is erg arbeidsintensief. Na de gunning begint het proces van implementatie. Ook dit is een zeer arbeidsintensief proces. De markt merkt veel druk en kan niet altijd aan de vraag voldoen. Dit komt voor een belangrijk deel doordat de Omgevingswet diverse keren is uitgesteld. We hebben besloten dat we het huidige contract willen verlengen. Hiertoe zijn diverse procedures doorlopen zoals een publicatie van dit voornemen op TenderNed. Op dit voornemen is vanuit de markt geen bezwaar gekomen en daarom wordt ons huidige contract verlengd met 2 jaar tot 1 september 2025.

Digitale uitwisseling documenten RUD Drenthe en deelnemers (StanDUR) Alle gemeenten zijn akkoord met de invoering van de StanDUR. Deze gaat conform planning in per 1 juli. Wij zijn er klaar voor en ook alle gemeenten geven aan voor de zomer klaar te zijn met hun voorbereidingen. De werkwijze is van invloed op de afspraken met betrekking tot de Omgevingswet.

5.4

Overig

Projectmatig werken We voeren altijd een veelheid aan projecten uit. Dit zijn zowel interne projecten ten behoeve van organisatieontwikkeling als externe projecten voor opdrachtgevers. Dit jaar willen we het projectmatig werken verder optimaliseren.

27

Huisvesting Dit jaar kijken we kritisch naar de huidige huisvesting. Door de groei van de organisatie, technische ontwikkelingen en zeker ook de veranderende manier van werken als gevolg van corona, is dit noodzakelijk. De eerste fase van dit project bestaat uit een goede huisvestingsvisie. Intern is voor dit project een klankbord- en kerngroep ingericht. Voor wat betreft het opstellen van de visie willen we ons laten ondersteunen door een extern bureau. De eerste gesprekken hiervoor vonden plaats in mei.

28

6

Leren en ontwikkelen Ontwikkelen is groei. De Omgevingswet opleiding (intern) vraagt met name de eerste periode van 2022 veel tijd. Daarnaast zijn er ketentesten waar wij veel input leveren en die bijdragen aan de opbouw van kennis. We zetten ook in op het vergroten van het zelf organiserend vermogen binnen onze organisatie, zijn actief bezig met werving en zoeken we actief samenwerking op de HR-thema’s.

6.1

Implementatie Omgevingswet

In februari 2022 is de Omgevingswet nogmaals uitgesteld. Waarschijnlijk wordt de nieuwe wet in januari 2023 van kracht.

Opleiding (in samenwerking met OD-nl) In de afgelopen vier maanden is verder gewerkt de voorbereiding op de komst van de wet. De basisopleidingen Omgevingswet voor de teams Vergunningen, Toezicht en Handhaving, Bodem en Advies zijn afgerond. Ook het MT heeft in een enkele sessie kennisgemaakt met de kernpunten van de nieuwe wet die van invloed zijn op onze taken. In de loop van het jaar krijgen de procesondersteuners en de medewerkers van het Bedrijfsbureau een introductietraining van een dagdeel. Er zijn de afgelopen periode veel nieuwe medewerkers in dienst getreden. Voor hen wordt in de tweede helft van het jaar de basisopleiding georganiseerd. Vanwege het nieuwe uitstel van de wet is het voor sommige medewerkers straks meer dan het een jaar geleden dat ze de basisopleiding hebben gehad. Daarom is besloten tot een opfriscursus van een dagdeel voor alle medewerkers in Q4.

DSO en zaaksysteem De afgelopen maanden stonden in het teken van de uitwerking van de regionale procesafspraken in het zaaksysteem LOS. Inmiddels zijn de processen vergunningverlening, advies en melding geïmplementeerd en wordt gewerkt aan het proces vooroverleg. Voor de komende periode staan de Product Diensten Catalogus (PDC) en de Zaaktypecatalogus (ZTC) op de rol. Vanaf maart nemen we actief deel aan de regionale ketentesten van het Omgevingsplatform Drenthe (OPD). Het doel is te komen tot werkafspraken tussen de ketenpartijen. Denk daarbij aan onderwerpen als termijnen, aan te leveren stukken, op te leveren producten, en dergelijke. In de komende periode staan meerdere ketentesten op stapel, zodat alle relevante processen worden getest en alle ketenpartners de gelegenheid krijgen om actief deel te nemen.

Mandaatregeling In de afgelopen periode is gewerkt aan de aanpassing van de mandaatregeling aan de nieuwe wet. De ontwerpregeling is in april afgerond en gaat op ronde voor behandeling in het DB (mei) en het AB (juni).

Brieven, standaarden In de tweede helft van het jaar staat op het programma de aanpassing van vergunningteksten, handhavingsbrieven en overige standaardbrieven.

Milieubelastende activiteiten Dit is een onderdeel van de uitwerking van de Omgevingswet. Deze zal worden opgestart in het tweede trimester.

29

Overdracht bodemtaken in het kader van de Omgevingswet Om voor Bodem voorbereid te zijn op de Omgevingswet wordt momenteel een spoorboekje opgesteld waarin alle stappen benoemd worden die nodig zijn om straks klaar te zijn voor de Omgevingswet. Het spoorboekje is naar verwachting begin juni 2022 gereed en wordt afgestemd met de opdrachtgevers van de RUD en het OPD. Onderdeel van de activiteiten is de organisatie van Omgevingswet met gemeenten, waterschappen en provincie. Hiervoor zijn dit jaar zijn vier kennis- en inspiratiesessies over Bodem ingepland en voor 2023 nog eens vier. Er is aansluiting gezocht bij het hierna genoemde project regionale schakelpunten (RSP) van de VNG om te komen tot een regionale en landelijke kennisinfrastructuur.

6.2

Project Employer Branding noordelijke omgevingsdiensten

Begin dit jaar hebben de ODG, de FUMO en de RUD Drenthe de krachten gebundeld om samen te werken aan meer naamsbekendheid van de Omgevingsdiensten in het Noorden onder werkzoekenden. Hiervoor werken we samen met een extern bureau dat is gespecialiseerd in het neerzetten van een sterk werkgeversmerk, de zogenaamde Employer Branding. De noordelijke omgevingsdiensten zoeken de samenwerking op het vlak van verschillende HR-thema’s. We ontwikkelen samen traineeships, een onboarding- en exit beleid en werk- en leertrajecten voor zij-instromers. Ook op vlak van communicatie werken we samen. Zo starten we namens de noordelijke Omgevingsdiensten een arbeidsmarktcampagne en zullen we samen optrekken in de contacten met hogescholen en banenbeurzen. Begin dit jaar is de strategie ontwikkeld en is er gekozen voor een creatief concept voor de arbeidsmarktcampagne. Deze zomer wordt de campagne uitgewerkt en in het najaar ingezet.

6.3

De RUD beweegt

We zijn aan het veranderen, of we willen of niet. En verandering is groei. Om een wendbare organisatie (zoals de Omgevingswet van ons vereist) te zijn wordt gekoerst op het vergroten van het zelf organiserend vermogen binnen de organisatie. Hiervoor gaan we verder, onder aanvoering en begeleiding van de gidsen met het toepassen van een aantal instrumenten welke ons moeten helpen om dit te bereiken. Onder deze instrumenten kunnen genoemd worden: • Anders overleggen; • Beschrijven en toekennen van rollen; • Oplossingsgerichte besluitvorming; • Eigenaarschap en het nemen van verantwoordelijkheid; • Teamontwikkeling.

6.4

Opleidingen en trainen

Naast de komst van de Omgevingswet en de problematiek rondom het aannemen van goed personeel is het uitrusten van onze medewerkers met de juiste kennis een belangrijk onderdeel van de opleidingen. Hiervoor moeten we voldoen aan de VTH-kwaliteitscriteria. Door het verschuiven van de focus is daar nu iets minder tijd voor en worden gedeelten doorgeschoven tot na het inwerkingtreden van de Omgevingswet. Waar wel aandacht voor is, is de inzet van trainees. Hierdoor wordt feitelijk geïnvesteerd in personeel door een werk- en leertraject intern vorm te geven. Dit betaalt zich later uit met veel nieuwe kennis en inzichten en het perspectief om bij onze organisatie aan de slag te gaan. Tot slot zal het op termijn bijdragen aan de productie.

6.5

Regionaal VTH beleid/ Uniform Uitvoerings- en Handhavingsstrategie.

Vorig jaar is de eerste fase van de uniform uitvoerings- en handhavingsstrategie (U&H-strategie) qua voorbereiding afgerond. Daarmee wacht enkel nog besluitvorming. Inmiddels wordt voorzichtig gestart met de oriëntatie op fase twee. Hoe dit eruit gaat zien is nog niet duidelijk. 30

Bijlage. Drentse maat per deelnemer (peildatum 30-042022) Drentse maat

Uren planning

Uren realisatie

% besteed

Gemeente Aa en Hunze

3.803

1.075

28%

Gemeente Assen

5.338

1.193

22%

Gemeente Borger-Odoorn

4.395

1.365

31%

Gemeente Coevorden

6.237

2.009

32%

Gemeente De Wolden

5.968

1.269

21%

Gemeente Emmen

16.341

4.492

27%

Gemeente Hoogeveen

7.679

1.351

18%

Gemeente Meppel

5.937

1.476

25%

Gemeente Midden-Drenthe

8.117

2.023

25%

Gemeente Noordenveld

3.476

1.046

30%

Gemeente Tynaarlo

3.691

828

22%

Gemeente Westerveld

4.478

1.153

26%

Provincie Drenthe

13.949

4.146

30%

Totaal Drentse maat

89.409

23.426

26%

niet Drentse maat per deelnemer (peildatum 30-04-2022) niet Drentse maat Gemeente Aa en Hunze

Uren planning

Uren realisatie

% besteed

925

376

41%

3.747

973

26%

750

378

50%

Gemeente Coevorden

2.333

495

21%

Gemeente De Wolden

2.032

633

31%

Gemeente Emmen

9.671

2.413

25%

Gemeente Hoogeveen

3.262

733

22%

Gemeente Meppel

1.657

602

36%

Gemeente Midden-Drenthe

2.593

830

32%

Gemeente Noordenveld

1.571

430

27%

Gemeente Tynaarlo

1.471

710

48%

Gemeente Westerveld

1.183

864

73%

Provincie Drenthe

19.386

4.836

25%

Totaal niet Drentse maat

50.581

14.274

28%

Gemeente Assen Gemeente Borger-Odoorn

31