Rapport evaluatie ODRU - De Ronde Venen 30-03-2022

Scenario: Huidige situatie verbeteren Een derde optie is om de huidige situatie te continueren met misschien enkele aanpassingen en verbeteringen in de uitvoering van het werk, de harde kant. De grote uitdaging zit dan vooral aan de hardnekkige kant van het elkaar meer vinden, het werken aan het onderlinge vertrouwen en de samenwerking. Daarbij wordt de samenwerkingsvorm en de werkverdeling verder intact gelaten, dus het politiek verklaren van dossiers en het samen in één systeem werken, blijft. Deze optie vereist twee zaken. Ten eerste dient er helderheid over de afbakening van het proces te zijn. De processen doorlopen via de principes van lean management met de betrokkenen zelf is daarbij ons advies. Vastlegging en vervolgens naleving is daarbij de leidraad voor betekenisvolle verbetering. Het tweede aspect dat deze optie eventueel nog levensvatbaar kan maken is een flinke veranderkundige inspanning. Tijdens het lean traject kan daar een begin mee gemaakt worden. Er zullen een aantal interventies nodig zijn om de samenwerking tussen medewerkers op het niveau te brengen dat vereist is voor dit soort samenwerkingsverbanden. Welke interventies valt nu nog niet aan te geven. Zonder de vereiste aandacht voor de hardnekkige kant van de situatie, is deze optie een vorm van pappen en nathouden die niet voldoende toekomstbestendig en waarschijnlijk ook kansloos is.

PAGINA 32 VAN 36

Kwaliteit: Aan de kwaliteitscriteria 2.2. wordt in dit scenario voldaan. De ODRU heeft hiervoor de mensen en kennis in huis en besteedt doorlopende aandacht aan opleiding. De problemen die afnemers ervaren, de toegenomen bureaucratie als gevolg van het ‘extra loket’, blijft bestaan. Verbeterde samenwerking en afstemming kunnen bijdragen aan het verminderen van dit probleem, maar het niet verhelpen, gezien het inherent is aan het diffuse ontkoppelmoment. Dit maakt ook dat de kwaliteit van besturing en afstemming een probleem blijft. Ook hier kunnen door meer contact, transparantie en vertrouwen stappen worden gezet, maar de systemische kern van het probleem wordt er niet mee verholpen. Kosten: Ook op het gebied van de beheersbaarheid van de kosten zijn verbeterslagen mogelijk. De ingezette trend naar meer inzicht en transparantie door middel van kengetallen, zijn hier een voorbeeld van. Echter, de basis van de opdrachtgever-opdrachtnemer relatie met uitvoering op basis van uren, waarbij zowel het aantal uren per vergunning, als de kosten per uur groeien, zal niet snel anders worden. Meer éénduidigheid in het beleid (en in relatie tot andere gemeenten) kan mogelijk wel bijdragen aan het meer profiteren van de schaalgrote en daarmee een kostenreductie/minder sterke groei van de kosten. Kwetsbaarheid: Deze vorm van samenwerken is kwetsbaar en niet toekomstbestendig.

Het diffuse ontkoppelmoment leidt tot risico’s in de onderlinge afstemming, het inrichten van werk- en ICT-processen en het daadkrachtig inspelen op externe ontwikkelingen. Dit zijn de ‘offers’ die gebracht worden voor het expliciet een plek geven van het lokaal bestuur in het vergunningsproces. Kansen voor medewerkers: Medewerkers ontbreekt het in deze vorm aan duidelijkheid: waar kan/moet ik van zijn, waar is de ander voor? Consistentere afstemming en verhelderde (samen)werkafspraken kunnen hierin helpen, maar in de basis beperkt de versnippering van de taken over twee organisaties de ontwikkelkansen voor medewerkers. Immers, je kan je niet volledig op één domein ontwikkelen, omdat de uitvoering verspreid zit. Dit scenario vraagt veel aandacht van het management en een zeer pro-actieve rolopvatting. In een vruchtbare samenwerking benutten leidinggevenden tegenstellingen, kijken ze naar de lange termijn, sluiten ze mensen in en niet uit, geven ze geen antwoorden, maar stellen ze vragen. Ze gaan voorop in voorbeeldgedrag, met name voor wat betreft respect en waardering voor de andere partij. Managers zijn boegbeeld van de samenwerking en doen tegelijk permanent onderhoudswerkzaamheden. Zij gaan van brandjes blussen naar een managementstijl die permanent gericht is op preventie.

Dit zijn zaken die nadrukkelijk meegenomen kunnen worden bij de mogelijke selectie van een mogelijke nieuwe teamleider.

PAGINA 33 VAN 36

7. TOT SLOT Wat we tot slot willen meegeven is dat ondanks alle gesignaleerde perikelen we vertrouwen hebben in een positieve uitkomst. Wij hebben zonder uitzondering gesproken met bevlogen en gedreven mensen die zich sterk betrokken voelen bij hun vak en hun organisatie. Vakmensen die het goede willen voor de leefomgeving in hun gebied en/of de gemeente. Dat lijkt ons een uitstekende basis waarop keuzes kunnen worden gemaakt die voldoende toekomstbestendig zullen zijn. Cruciale factor daarbij is dat de rollen zuiver zijn en dat de afbakening van taken voor iedereen duidelijk is.

PAGINA 34 VAN 36

BIJLAGE A) Overzicht documenten Documenten Discussienota toekomst VTH-taken Ronde Venen versie 0.2 Seinstra vd Laar (ODRU als adviesbureau) Plan van Aanpak, 21 november 2017 vastgesteld door college Basisdocument overdracht taken van DRV naar ODRU, 23 januari 2018 vastgesteld door college Businesscase overdracht taken De Ronde Venen aan ODRU” (23 mei 2018) Raadsbesluit: vaststellen businesscase inzake taakoverdracht VTH-taken van DRV naar ODRU Dienstverlenings-overeenkomst ODRU: Jaarverslag en jaarrekening 2019 & 2020 Kwarap 2020; Kwarap 2021 Vastgestelde begroting 2022 Ontwerp Kadernota 2023 Kwaliteitscritieria 2.2 (2019) Link Kwaliteitscriteria 2.2. Jaarstukken DRV: Link Jaarstukken DRV Nieuwe organisatiestructuur: samen voor elkaar Getekende werkafspraken: taakverdeling DRV en ODRU Tussentijdse evaluatie ODRU VTH (raadsinfonota 11 feb 2020) ODRU Ontwikkeling van kengetallen in 2021 Bouwproducten Brief gedeeltelijke uittreding uit ODRU door gemeente Montfoort

Taakverdeling De Ronde Venen en ODRU (versie 20 februari 2020)

PAGINA 35 VAN 36

B) Gesprekken Functies (aantal)

Datum & tijd

Wethouder (o.a. milieu, groen en openbare ruimte +

08-12-2021 – 45 min

lid AB ODRU) Wethouder (o.a. ruimtelijke ordening,

08-12-2021 – 45 min

bestemmingsplan Buitengied- West, maatschappelijk vastgoed en natuur) Groepsgesprek DE RONDE VENEN (7)

09-12-2021 – 90 min

Groepsgesprek ODRU (6)

14-12-2021 – 90 min

Directeur ODRU

15-12-2021 – 45 min

Afdelingshoofden ODRU (2)

21-12-2021 – 60 min

Medewerkers team I&A (2)

06-01-2022 – 60 min

Grote afnemer 1

18-01-2022 – 45 min

Grote afnemer 2

18-01-2022 – 45 min

Welstand

21-01-2022 – 45 min

Veiligheidsregio Utrecht (VRU)

25-01-2022 – 45 min

Programmamanager Omgevingswet

20-01-2022 – 45 min

IJsselstein

04-02-2022 – 60 min

PAGINA 36 VAN 36