Raadsvoorstel 01, bijlage 2 Eindrapport Veenweidebad
Tekst van het document
De kosten voor de onderhoudswerkzaamheden voor de bestrating en verlichting worden gedeeld tussen de gemeente en Brevé. In de brief van 12 december 2018 deelt de gemeente mee dat een deel van de kosten aan Brevé wordt doorbelast. Het is niet bekend of Brevé daadwerkelijk heeft bijgedragen in de kosten voor het onderhoud.
Beantwoording onderzoeksvraag De meeste aspecten uit de koopovereenkomst worden nageleefd. Er zijn enkele uitzonderingen:
42
•
Er is geen ondertekende splitsingsakte en er is geen jaarlijkse VvE-vergadering. De appartementsrechten zijn (nog) niet verdeeld in een splitsingsakte, waardoor nog geen VvE tot stand is gekomen.
•
De health club/fitnesscentrum zijn niet afgestemd met andere voorzieningen in het gebied. Lokale fitnessondernemers hebben aangegeven dat de komst van Optisport negatieve invloed had op hun business.
•
Het MOP van het gemeentelijke deel van het gebouw en het deel van Brevé worden niet met elkaar afgestemd.
3.4 Rol van de raad 21. Zijn alle gestelde raadsvragen goed, volledig en adequaat beantwoord? Feiten en analyse •
Er is een aantal criteria opgenomen in het normenkader (bijlage 2) om te bepalen of raadsvragen goed, volledig en adequaat worden beantwoord. De beantwoording van de raadsvragen wordt getoetst aan de criteria uit dit normenkader. Voor het beantwoorden van deze onderzoeksvraag richten we ons met name op de exploitatiefase van het zwembad. De informatie geeft antwoord op de vragen: de informatie gaat over het algemeen in op de gestelde vragen. De vragen worden (schriftelijk) aangehaald en hier wordt vervolgens een antwoord op gegeven.
•
De informatie geeft een compleet antwoord op de vragen. Er is voor de raad geen noodzakelijke informatie achterwege gebleven: de informatie geeft over het algemeen een beknopt antwoord op de vragen en er wordt regelmatig verwezen naar voorgaande documenten.
•
In de beantwoording van de vragen wordt niet bewust en/of opzettelijk beperkte informatie verstrekt: er is onvoldoende informatie om dit criterium te toetsen. Op basis van de bestudeerde informatie en de gesprekken lijkt informatie niet bewust te zijn achtergehouden en/of is opzettelijk beperkte informatie verstrekt.
•
De informatie biedt waar nodig inzicht in (nieuwe) ontwikkelingen, risico’s, resultaten en politiek relevante keuzevraagstukken: de informatie biedt, voor zover het college dat heeft, inzicht in de ontwikkelingen, risico’s, resultaten en keuzevraagstukken. Aan de andere kant wordt deze informatie in veel gevallen op hoofdlijnen en naar aanleiding van raadsvragen gegeven. Daarmee informeert het college de raad reactief en in veel gevallen pas achteraf.
•
De informatie draagt bij aan de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad: de informatie geeft over het algemeen inzichten die bijdragen aan de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad. Aan de andere kant wordt deze informatie vaak op hoofdlijnen en laat aangeleverd, waardoor de raad haar taken niet ten volle kan uitvoeren.
•
De informatie is tijdig, dat wil zeggen op een dusdanig moment aangereikt, dat de raad de informatie kan gebruiken voor het vervullen van haar rollen: de informatie over de afgelopen jaren (de exploitatiefase) loopt vaak achter. Voorbeeld is het recent verschaffen van de jaarrapportages.
•
De informatie is duidelijk en accuraat en is niet op verschillende manieren interpreteerbaar: de informatie wordt in veel gevallen op hoofdlijnen en laat aangeleverd. De informatie geeft in veel gevallen geen volledig antwoord op de gestelde vragen. Hierdoor is de informatie niet altijd duidelijk en accuraat en is informatie op verschillende manieren interpreteerbaar. Aan de andere kant stelde de raad in beperkte mate vervolgvragen om de antwoorden op de raadsvragen verder te verhelderen of te verduidelijken.
•
De informatie is toegankelijk voor de raad. Bij eventuele geheime informatie wordt dit duidelijk aangegeven en toegelicht: de meeste informatie is toegankelijk voor de raad. Vanwege bedrijfsgevoelige informatie is de informatie over de bedrijfsvoering van Optisport beperkt toegankelijk voor de raad. Sinds medio 2018 worden de raadsvragen meer volledig en meer uitgebreid beantwoord.
43
Beantwoording onderzoeksvraag De raadsvragen die tijdens de exploitatiefase worden gesteld, worden in het algemeen beknopt, laat en beperkt door het college beantwoord. Aan de andere kant was dit waarschijnlijk naar de beschikbare kennis en inzichten die het college heeft of destijds had. Op basis van de bestudeerde documenten kunnen we niet constateren dat het college bewust dan wel opzettelijk beperkte informatie heeft verstrekt. In veel gevallen lijkt het erop dat het college niet meer informatie had over de exploitatie (zie de antwoorden op andere vragen).
22. Is opvolging gegeven aan hetgeen in de rondetafelgesprekken/commissievergaderingen is overeengekomen? Feiten en analyse Gedurende de planning, realisatie en exploitatie van het Veenweidebad hebben verschillende rondetafelgesprekken (RTG) en commissievergaderingen plaatsgevonden. Hiernavolgend een (niet limitatief) overzicht van deze overleggen en kort samengevat hetgeen hierin is besproken en overeengekomen:
Datum
Overleg
Onderwerpen
4 februari 2002
Commissie Openbare Werken
Vaststellen locatie, het driebadenconcept, aanvullende voorzieningen en de financiële consequenties. Het college stelt de commissie voor om het raadsvoorstel niet in de raad van februari 2002 te behandelen.
14 oktober 2002
Commissie Openbare Werken
Bespreken uitkomsten instandhouding of uitbreiding van het zwembad.
2 december 2002
Commissie Openbare Werken
Reactie op de enquête om de burgers te raadplegen. Deze reacties worden opgenomen in de enquête.
12 februari 2003
Commissie Financiën en Commissie Openbare Werken
Bespreken van aanwending van reserves, een mogelijke derde variant voor het zwembad en de inhoud en wijze van raadpleging. Het college besluit om een derde variant in de enquête op te nemen en schakelt een extern bureau in om de enquête objectief uit te voeren.
6 mei 2003
Commissie Openbare Werken
Reactie op de inhoud en wijze van de peiling. Het college reageert dat zij de opmerkingen mee zal nemen in de bewonerspeiling.
10 november 2003
Commissie Openbare Werken
Bespreken van uitkomsten peiling en wens om de twee zwembaden eerst af te schrijven, voordat een nieuw zwembad komt. Het college neemt dit advies mee in haar besluit voor het nieuw te bouwen zwembad.
31 oktober 2007
Commissie Ruimte
Update vanuit de gemeente met voornemen om de aanbesteding te gunnen aan de combinatie Vaessen/Optisport.
30 november 2009
RTG
Voorkomen van de vervroegde sluiting van Het Veenbad en het borgen van de overgang van medewerkers naar het Veenweidebad.
18 januari 2010
RTG
Verstrekken van een aanvullende subsidie om Het Veenbad open te houden en het gescheiden zwemmen voor allochtone vrouwen.
14 juni 2010
RTG
Verstrekken van een exploitatiesubsidie aan een zwemvereniging.
13 september 2010
RTG
Agenderen van toegankelijkheid, concurrentiepositie/exploitatie en de prijs/kwaliteit verhouding van het nieuwe zwembad. Het college zegt toe om het bouwbesluit te onderzoeken, een gesprek tussen ondernemers en Optisport te faciliteren en het verstrekken van informatie over de nieuwe tarieven.
Oktober 2012
Raadscommissie Inwonerszaken en Samenleving
Bespreken van de quickscan van de rekenkamercommissie. Het college spreekt af om opnieuw in gesprek te gaan met Optisport, onder andere over de openingstijden
44
Datum
Overleg
Onderwerpen
20 januari 2014
Raadscommissie Inwonerszaken en Samenleving
Bespreken van de beantwoording van de raadsvragen van CU-SGP door BMC. Een vertegenwoordiger van Optisport is uitgenodigd en legt een verklaring af.
In de bestudeerde documentatie komt een uitvoerig beeld naar voren van hetgeen dat in de RTG/Commissievergaderingen wordt besproken. De uitkomsten van deze overleggen worden meegewogen in de collegebesluiten en krijgen in de meeste gevallen een vervolg. Met name bij de voorbereidingen van het nieuw te bouwen zwembad tot de opening van het Veenweidebad wordt de raad zowel in RTG/commissievergaderingen als in raadsvergaderingen nauw betrokken.
Beantwoording onderzoeksvraag Over het algemeen wordt opvolging gegeven aan de onderwerpen die in de RTG en commissievergaderingen is besproken en overeengekomen. Er zijn acties overeengekomen waar de gemeente verder uitvoering aan geeft. Zo wordt het voorstel van een nieuwe variant voor het nieuwe zwembad in de enquête opgenomen, wordt de reactie op de enquête meegenomen in de verdere uitwerking en wordt de overgang van de medewerkers naar het nieuwe zwembad uitvoerig besproken en door de gemeente opgepakt.
23. Heeft de gemeenteraad haar controlerende rol voldoende opgepakt, mede in samenhang met de uitkomsten van de quickscan van de rekenkamercommissie en de daarin gegeven adviezen? Feiten en analyse Het normenkader in bijlage I2 noemt een aantal criteria om te bepalen of de raad haar controlerende rol voldoende vervult. In deze rol controleert de raad of het college het beleid voor de realisatie en exploitatie van het zwembad goed uitvoert en of het college haar bestuurstaken goed vervult. De uitvoering van de raad wordt getoetst aan de volgende criteria: •
De raad heeft gebruik gemaakt van haar sturingsmogelijkheden: de raad heeft ten tijde van de planning en realisatie van het Veenweidebad (periode tot 2010) veelvuldig gebruik gemaakt van haar sturingsmogelijkheden, in de vorm van bijvoorbeeld het initiatiefrecht en vragenrecht. Naar aanleiding van verzoeken van raadsleden voert de rekenkamercommissie een quickscan uit, dat vervolgens leidt tot een onderzoek onder (potentiële) zwembadgebruikers. Gedurende de exploitatiefase van het Veenweidebad maakt de raad minder gebruik van haar sturingsmogelijkheden. Eind 2017 vraagt de raad aanvullende informatie aan het college over de splitsingsakte, de garantieverklaring en de financiële verantwoording van de exploitatie van het Veenweidebad. Dit leidt tot de wens voor nader onderzoek, welke door de raad in maart 2018 wordt ingesteld.
•
De raad heeft aantoonbaar de verstrekte informatie goed tot zich genomen: dit blijkt onder meer uit het feit dat de raad vaak verduidelijkende en vervolgvragen stelt naar aanleiding van de door het college verstrekte informatie. Zo uit de raad voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure haar zorgen over de wijze van exploitatie, de onzekerheid van het aantal bezoekers en de omvang van de commerciële voorzieningen.
•
De raad heeft duidelijke en adequate vragen gesteld aan het college schriftelijk dan wel mondeling: bij onduidelijke en onvolledige antwoorden zijn vervolgvragen gesteld of is doorgevraagd: de raad stelt de afgelopen jaren duidelijke en adequate vragen om te worden geïnformeerd. Raadsleden stellen vervolgvragen indien informatie onvoldoende of niet toereikend is. Zo wordt er doorgevraagd om de splitsingsakte boven tafel te krijgen en worden aanvullende vragen gesteld over de bankgarantie en financiële verantwoording van Optisport. Aan de andere kant had de raad deze onderwerpen eerder en meer regelmatig op kunnen pakken. Daarnaast wordt op sommige onderwerpen onvoldoende doorgepakt. Zo is er nog steeds geen splitsingsakte. De raad heeft voldoende toegezien op de naleving van de vooraf gestelde kaders (in de vorm van doelen, kwaliteitscriteria en/of randvoorwaarden): de raad heeft gedurende planning
45
en realisatiefase van het zwembad voldoende toegezien op de gestelde kaders. De raad heeft in de aanloop toegezien op de varianten voor het zwembad en de locatiekeuze. Gedurende de realisatie heeft de raad toegezien op de overgang van de medewerkers van Het Veenbad naar het Veenweidebad. Gedurende de exploitatie van het Veenweidebad heeft de raad in mindere mate toegezien op de kaders zoals die zijn gesteld in de DBMO-overeenkomst, programma van eisen en Nota van Uitgangspunten. De raad heeft na de opening van het zwembad verschillende keren vragen gesteld over de openingstijden, toegangsprijzen en de bezoekersaantallen, al heeft dit niet tot veranderingen in de exploitatie geleid. De afgelopen periode heeft de raad toegezien op de uitwerking van de bankgarantie, de splitsingsakte en de inbreng van eigen middelen. Naar aanleiding van verzoeken van raadsleden voert de rekenkamercommissie in 2012 een quickscan uit. De quickscan van de rekenkamercommissie leidt tot de volgende uitkomsten: •
De in de raad vastgestelde afspraken met betrekking tot bouw en exploitatie van het Veenweidebad zijn onvoldoende SMART geformuleerd en Optisport wordt veel ruimte is gelaten voor de exploitatie.
•
De quick scan geeft geen directe aanleiding tot nader onderzoek. Vervolgonderzoek kan worden gedaan naar de inschattingen die vooraf zijn gemaakt, en op basis waarvan de subsidie en begroting zijn vastgesteld.
•
De raad zou kunnen overwegen om een enquête uit te voeren onder de gebruikers en potentiele gebruikers van het Veenweidebad.
Eind 2013 wordt een enquête uitgevoerd naar de huidige gebruikers, de potentiële gebruikers, de openstelling en financiële aspecten en het effect van de fitnessfaciliteit op het aantal bezoekers. Na dit onderzoek blijft het een tijd stil rondom het Veenweidebad. Het college geeft beperkt informatie en de raad stelt in beperkte mate vragen over het Veenweidebad. Ook heeft het meer SMART formuleren van afspraken geen vervolg gekregen. De raad had haar controlerende taak beter in kunnen vullen. De raad had andere prioriteiten en had weinig aandacht voor het Veenweidebad. Dit verschilt echter per partij. Een aantal oppositiepartijen (CU-SGP, D66 en RVB (laatste 1,5 jaar)) stelden regelmatig kritische vragen. Dankzij deze vragen wordt de Quick Scan uitgevoerd en is er aandacht op de splitsingsakte en bankgarantie. Er wordt echter weinig doorgevraagd. Zo is er na de Quick Scan vanuit de raad weinig actie ondernomen om de afspraken met Optisport te herzien.
Beantwoording onderzoeksvraag Op basis van de bestudeerde documenten constateren wij dat de raad haar controlerende taak met name in de (pre)bouwfase voldoende heeft opgepakt. De raad had haar taak beter in kunnen vullen gedurende de exploitatiefase. Hierin ligt vooral een taak in het toetsen van de doelen, criteria en randvoorwaarden aan de afspraken uit de DBMO-overeenkomst.
24. Is de gemeenteraad op dit moment met betrekking tot de overeenkomst aangaande het zwembad in ‘control’? Zo dit niet het geval is, wat moet men doen om weer in ‘control’ te geraken? Feiten en analyse Het normenkader in bijlage 2 definieert een aantal criteria om te bepalen of de raad in control is. Voor de raad geldt dat zij op hoofdlijnen inzicht dient te krijgen in de informatie, dat passend is bij het vervullen van haar kaderstellende en controlerende rol. Het al dan niet in control zijn door de raad wordt getoetst aan de criteria:
46
•
Inzicht in de financiële situatie: de raad krijgt door raadsvragen in 2017 inzicht in de jaarrapportages, deze jaarrapportages bieden inzicht in de exploitatie en de ontwikkeling van kosten en opbrengsten. De onderlinge financiële verrekeningen komen hierin niet naar voren.
•
Inzicht in de functionaliteitseisen en outputspecificaties: de raad is bekend met de functionaliteitseisen en outputspecificaties, zoals opgenomen in de Nota van Uitgangspunten. Deze Nota van Uitgangspunten is in de raadsvergadering van december 2006 vastgesteld.
•
Inzicht in de uitvoering van diensten en producten: de raad heeft niet direct inzicht in de uitvoering van de diensten en producten en in hoeverre dit overeenkomt met de afspraken uit de functionaliteitseisen en outputspecificaties. De dagelijkse verantwoordelijkheid voor de uitvoering van diensten en producten ligt met name bij het college.
•
Inzicht in inhoudelijke ontwikkelingen: de raad krijgt door raadsvragen inzicht in de inhoudelijke ontwikkelingen, zoals openingstijden, tarieven en aantal bezoekers. Dit is periodiek en niet structureel.
•
Inzicht in de risico’s betreffende de exploitatie en financiële zaken: de raad benoemt in de raadsvergadering van december 2006 een aantal zorgpunten. Deze zorgpunten hebben betrekking op de exploitatie en financiële zaken van het nieuw te bouwen zwembad. De beheersing van deze risico’s is geen onderdeel van gesprek en er lijkt verder niet over te zijn gesproken. De raadsvragen van juni 2018 beschrijven de sturingsmogelijkheden, zoals de bankgarantie en inbreng van eigen kapitaal, om risico’s betreffende de exploitatie en financiële zaken te mitigeren.
•
Inzicht in verdeling van rollen en verantwoordelijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: de raad heeft geen inzicht in de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden. Dit inzicht ligt met name bij het college.
•
Inzicht in de onderlinge verhoudingen en afhankelijkheden van de bij de realisatie en exploitatie betrokken partijen: de raad heeft geen zicht op de onderlinge verhoudingen en afhankelijkheden van betrokken partijen.
•
Inzicht in de sturingsmogelijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: de raad heeft beperkt inzicht in de sturingsmogelijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De raad heeft in het verleden gekozen voor een constructie dat de risico’s bij de opdrachtnemer legt, de raad is bekend met de bankgarantie en inbreng van eigen middelen, maar de sturingsmogelijkheden in de vorm van afstemming en rapportage (zoals vastgelegd in de DBMO-overeenkomst) worden niet genoemd en zijn mogelijk minder of niet bekend.
•
Inzicht in de voortgang en ontwikkelingen, ook naar de toekomst toe: de raad heeft weinig inzicht in de voortgang en (toekomstige) ontwikkelingen.
Hiertoe heeft de raad de volgende instrumenten: •
Rapportagelijnen (frequentie, mate van detaillering): met informatienota’s wordt de raad op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen van het Veenweidebad
•
Evaluaties (frequentie): het Rekenkameronderzoek, de enquête onder (toekomstige) zwembadgebruikers en dit raadsonderzoek
Interventies naar aanleiding van rapportages: in sommige gevallen intervenieert de raad naar aanleiding van de onderzoeken. Zo zijn naar aanleiding van het rekenkameronderzoek raadsvragen gesteld, wat vervolgens heeft geleid tot de uitvoering van een enquête onder (toekomstige) bezoekers van het zwembad. Het meer SMART formuleren van afspraken heeft geen vervolg gekregen. De raad lijkt haar controlerende taak het afgelopen jaar meer en beter in te vullen. Dit onderzoek draagt bij aan de controlerende taak van de raad ook om meer in control te raken.
Beantwoording onderzoeksvraag Tijdens (het begin van) de exploitatiefase (2013-2017) heeft de raad haar controlerende taak beperkt uitgevoerd. De raad lijkt op dit moment meer in control. Ten opzichte van een aantal jaar terug heeft de raad meer informatie
47
over de exploitatie en lijkt de raad meer te interveniëren met vragen. De raadsvragen, het opvragen van informatie en instellen van het onderhavige onderzoek zijn middelen om meer in control te raken.
3.5 Algemeen 25. Is aan alle wederzijdse verplichtingen tussen gemeente en Optisport De Ronde Venen op een juiste wijze invulling gegeven? In de voorgaande onderzoeksvragen zijn vrijwel alle verplichtingen en de invulling van de afspraken besproken. In de DBMO-overeenkomst zijn afspraken vastgelegd over het ontwerp, de realisatie, het onderhoud en de exploitatie van het zwembad. Daarnaast zijn afspraken over de controle en verantwoording opgenomen, om de afspraken met Optisport te controleren en waar nodig bij te sturen. Op basis van het hiervoor vermelde blijkt dat niet aan alle wederzijdse verplichtingen op de juiste wijze invulling is gegeven. Gemakshalve verwijzen wij hier naar de antwoorden op de vorige vragen.
26. Gevraagd wordt inzicht te geven met betrekking tot de stakeholders/betrokken partijen Veenweidebad en hun onderlinge verhoudingen? De onderlinge verhoudingen tussen partijen en personen zijn beschreven in hoofdstuk 2.6.
48
4. Conclusies en aanbevelingen Op verzoek van de gemeenteraad hebben wij een onderzoek uitgevoerd naar het Veenweidebad. Het doel van dit onderzoek is inzicht verschaffen in de gang van zaken rond de voorbereiding, aanbesteding, realisatie en exploitatie van het Veenweidebad. Het onderzoek doet dit door middel van het beantwoorden van 26 onderzoeksvragen die zijn opgesteld door een klankbordgroep van raadsleden. Dit hoofdstuk bevat de conclusies op hoofdlijnen en naar onderzoeksvraag. De laatste paragraaf gaat in de op de aanbevelingen naar aanleiding van het onderzoek.
4.1 Conclusie op hoofdlijnen Op basis van de documenten en de gesprekken trekken wij de volgende eerste conclusies: 1.
De afspraken en verplichtingen betreffende de planning, bouw, exploitatie en onderhoud van het Veenweidebad zijn uitgebreid vastgelegd in de Nota van Uitgangspunten, het programma van eisen en de DBMO-overeenkomst. De bouw lijkt goed te zijn verlopen. Tot en met de opening van het Veenweidebad is het college en de raad nauw betrokken bij de ontwikkelingen –zowel college als raad lijken in deze periode in control. De gemeente lijkt zich vooraf niet bewust te zijn geweest van de voor- en nadelen van de DBMOovereenkomst. Een DBMO-overeenkomst wordt over een langere periode afgesloten en legt de risico’s van de exploitatie grotendeels bij de markt. Aan de andere kant betekent dit ook dat de marktpartij ruimte krijgt in de uitvoering en exploitatie. De gemeente komt als het ware op afstand te staan. De gemeente kan deze afstand beperken door duidelijke afspraken te maken binnen de DBMO-overeenkomst.
2.
De afspraken in de DBMO-overeenkomst zijn weinig SMART geformuleerd, hetgeen vooral consequenties heeft voor de exploitatie. Het contract geeft zo vooral ruimte aan de exploitant en weinig ruimte voor de gemeente. Mogelijke aanpassingen zijn afhankelijk van de opdrachtnemer en hebben vaak financiële gevolgen.
3.
Gedurende de exploitatie van het Veenweidebad ebt de aandacht van de gemeente weg. Hierdoor verliest de gemeente grip op de gemaakte afspraken, zoals vastgelegd in de DBMO-overeenkomst. Er wordt beperkt uitvoering gegeven aan (periodieke) afstem- en verantwoordingsmomenten en de gemeente maakt weinig tot geen gebruik van haar controle- en sturingsmogelijkheden om zicht te krijgen en houden op de exploitatie van het Veenweidebad. Aanleiding hiervoor is de urgentie van het dossier (het stond niet hoog op de agenda) en de vele personele wisselingen bij de gemeente en Optisport. In deze periode lijkt het college niet in control te zijn. Ruim zeven jaar na de opening gaat het college/de ambtelijke organisatie medio 2018 meer sturen richting de exploitant.
4.
In de periode 2010 – 2017 en met name vanaf 2012 zijn er verschillende signalen geweest dat er zaken niet goed gingen bij de exploitatie van het zwembad. Op een aantal signalen heeft het college en de ambtelijke organisatie ad hoc gereageerd. De DBMO-overeenkomst bood in de meeste gevallen weinig houvast om meer inzicht te krijgen in de exploitatie en om hier corrigerend op te treden. Aan de andere kant zijn de controle- en sturingsmogelijkheden die de gemeente wel heeft niet ten volle benut.
5.
Een enkel raadslid stelt vragen aan het college. De informatievoorziening van het college naar de raad is in veel gevallen beknopt en is reactief van aard. Dit lijkt niet altijd door onwelwillendheid van het college te komen, maar komt met name omdat het college onvoldoende inzicht en grip heeft op de exploitatie van het zwembad.
6.
De gemeente lijkt op dit moment meer in control. Bestuurlijk en ambtelijk houdt de gemeente sinds medio 2018 veel meer een vinger aan de pols. Waar nodig wordt geïntervenieerd en er is meer grip op de situatie. Een aantal aandachtspunten is afgerond. Aan de andere kant is er een aantal aspecten nog steeds niet afgehandeld. Er zijn verschillende controle- en sturingsmogelijkheden die de gemeente nog meer in control kan brengen. De raad lijkt haar controlerende taak de afgelopen jaren meer en beter in te vullen.
49
4.2 Antwoord op de onderzoeksvragen In de volgende tabel geven we per onderzoeksvraag een korte conclusie.
Onderzoeksvraag
Antwoord
Totstandkoming van het zwembad 1. Hoe is het proces om tot de bouw van een nieuw zwembad te komen verlopen? En is het proces (locatiekeuze, inwonersraadpleging, etc.) op een goede wijze gevoerd?
Dit proces lijkt op een goede wijze te zijn uitgevoerd. De raad is nauw betrokken bij de bewonerspeiling. Daarnaast zijn de uitkomsten van de bewonerspeiling en het onderzoek van Marktplan Adviesgroep naar de locatie meegenomen in de overwegingen en besluitvorming van het college.
2. Is bij het doorlopen van de procedure tot de opening van het Veenweidebad voldaan aan de op dat moment vigerende wet- en regelgeving en is dit in overeenstemming met de gemaakte afspraken?
De procedure voldoet aan de op dat moment vigerende wet- en regelgeving, al is het DBMO-contract niet op alle punten werkbaar en uitvoerbaar. De wensen en eisen zijn niet in detail geformuleerd, de outputspecificaties zijn onvoldoende helder uitgewerkt om de prestaties van de opdrachtnemer te kunnen toetsen en de clausule om scopewijzigingen voor te stellen is onduidelijk.
3. Is in de lijn met de gemaakte afspraken op een correcte wijze invulling gegeven aan de ontwerp- en bouwaspecten van de DBMOovereenkomst van 17 januari 2008, zo nee, op welke punten niet?
De meeste aspecten uit de DBMO-overeenkomst die zijn gericht op de bouwaspecten, zijn op een correcte wijze ingevuld. De DBMO-overeenkomst gaat beperkt in op de kwaliteit die is afgesproken. Over meer en minder werk worden duidelijke afspraken gemaakt (zoals het niet aanleggen van een lift). Uitzondering is het gedeeltelijk volgen van de boeteclausule. Het bedrag is lager dan het bedrag dat is afgesproken en is met gesloten beurzen in het zwembad geïnvesteerd.
Exploitatie van het zwembad 4. Is in de lijn met de gemaakte afspraken op een correcte wijze invulling gegeven aan de exploitatieaspecten van de DBMOovereenkomst van 17 januari 2008, zo nee, op welke punten niet?
5. Zijn de diensten en producten die het zwembad aanbiedt in lijn met hetgeen bij de aanbesteding werd overeengekomen?
Veel afspraken uit de DBMO-overeenkomst en Nota van Uitgangspunten bieden zo veel ruimte, dat er geen gevolg aan is gegeven zonder consequenties. Veel afspraken zijn zo algemeen geformuleerd dat moeilijk is vast te stellen of deze juist zijn ingevuld. De DBMO-overeenkomst heeft een aantal onderdelen die niet zijn uitgewerkt, zoals bijvoorbeeld bepaalde kwaliteitseisen. Een deel van de afspraken is op een correcte wijze ingevuld. Een deel van de afspraken niet zoals: •
De overleggen tussen gemeenten en Optisport worden tot medio 2018 niet met regelmaat uitgevoerd.
•
De gemeente heeft een wijziging in de exploitatie voorgesteld: de openstelling in de zomer. De gemeente heeft hier hieraan betaald. Vervolgens zijn er geen wijzigingen voorgesteld.
•
Wat betreft de afspraken over de bankgarantie en het weerstandsvermogen wordt pas veel later (na 2018) invulling gegeven.
•
De gemeente heeft niet alle sturingsmogelijkheden zoals afspraken, afstemming, monitoring en verantwoording benut. De exploitatieverantwoording had bijvoorbeeld weinig aandacht. De gemeente vroeg niet naar de verantwoording, terwijl daar wel aanleiding voor was.
Optisport biedt baanzwemmen, vrijzwemmen, groepslessen en zwemlessen aan. Ook is het de thuisbasis van twee zwemverenigingen. De doelstelling van het zwembad is het dienen van het algemeen maatschappelijk belang. De diensten en producten zijn niet gespecificeerd in de aanbesteding. In de Nota van Uitgangspunten staat het zwembad op een ‘evenwichtige wijze beschikbaar en opengesteld’ dient te zijn. Dergelijke weinig SMARTafspraken geeft Optisport de ruimte hieraan een eigen invulling te geven.
50
Onderzoeksvraag
Antwoord
6. Wat is de (financiële) bedrijfsvoering vanaf moment van opening van het zwembad Veenweidebad tot aan heden? Voldoet de bedrijfsvoering aan de overeengekomen voorwaarden, zoals de voorwaarden met de Health Club en de samenwerking met Optisport Uithoorn?
Op basis van de beschikbare informatie is de financiële bedrijfsvoering van Optisport uitsluitend inzichtelijk op hoofdlijnen en weinig transparant. Veranderingen zijn moeilijk of niet te verklaren. Er zijn onduidelijkheden over bijvoorbeeld de ontwikkeling van de baten, de lonen en salarissen en bedrijfslasten en eventuele kruissubsidiëring van de Health Club. Dit geldt ook voor Optisport Uithoorn in de cijfers van het Veenweidebad. Er zijn geen afspraken gemaakt over het inzichtelijk maken van de financiële bedrijfsvoering. Op basis van de DBMO-overeenkomst hoeft Optisport niet meer financiële verantwoording af te leggen dan zij nu doet. De exploitatie en bijbehorende risico’s valt geheel onder de verantwoordelijkheid van Optisport. De DBMO-overeenkomst bevat een aantal verplichtingen die gedeeltelijk zijn opgevolgd: •
De bankgarantie om de bouw en het ontwerp zeker te stellen is niet verstrekt voorafgaand aan de bouw van het zwembad.
•
De bankgarantie om de huur, het onderhoud en de exploitatie zeker te stellen dateert van 17 januari 2019. Dit is later dan afgesproken.
•
Er is geen invulling gegeven aan de boete voor het niet nakomen van de afspraken over de bankgaranties.
•
Optisport heeft het eigen vermogen op 20 maart 2018 van € 18.000 aangevuld met € 58.000, tot € 75.000. Omdat Optisport geen winst heeft geboekt wordt besloten dit bedrag niet te verhogen tot € 100.000. Hiermee is dit bedrag niet conform de afspraken uit de overeenkomst.
7. Waarom wordt de jaarlijkse (geïndexeerde) exploitatiebijdrage verhoogd met de jaarlijkse (geïndexeerde) huur?
Het huurbedrag wordt verrekend in de exploitatiebijdrage. Dit sluit aan bij de afspraken uit de Nota van Uitgangspunten en de DBMO-overeenkomst. Er is hiervoor gekozen vanwege belasting technische redenen.
8. Hoe zijn de onderlinge financiële verrekeningen en afdrachten tussen de betrokken partijen (vastgoed, zwembad, fitness)?; Zijn deze verrekeningen overeengekomen met de gemeente en vastgelegd in overeenkomst(en)?
De exploitant mag commerciële activiteiten organiseren in het zwembad. Er is niets vastgelegd over de commerciële voorzieningen en de financiële verrekeningen tussen betrokken partijen. Optisport Health Club huurt de fitnessruimte van Brevé. De gemeente is hier niet bij betrokken.
9. Zijn de faciliteiten die Optisport Health Club B.V. van het zwembad gebruikt in lijn met de overeenkomst? En staat daar een passende vergoeding tegenover?
De financiële stromen en urenverantwoording tussen Optisport Health Club B.V. en Optisport De Ronde Venen B.V. is voor de gemeente ondoorzichtig. Wij hebben op basis van de overlegde financiële gegevens niet kunnen vaststellen of er wel of geen kruissubsidiëring is tussen de beide Optisport BV’s. Optisport Health Club B.V. betaalt jaarlijks € 17.000 voor het gebruik van het zwembad. Wij hebben de onderbouwing van deze verrekening niet kunnen vaststellen en kunnen niet beoordelen of de hoogte passend is
10. Waarom vallen er drie accommodaties uit Uithoorn in Optisport De Ronde Venen B.V.?
Het is bij Optisport niet bekend waarom de locaties in Uithoorn in de financiële bedrijfsvoering van Optisport De Ronde Venen zijn opgenomen. Ook is onduidelijk welk effect dit heeft gehad op de financiële cijfers.
11. Wordt het MOP conform overeenkomst met de gemeente uitgevoerd?
Het MOP wordt conform de overeenkomst iedere vijf jaar opgesteld. De onderhoudswerkzaamheden lijken conform het MOP te worden uitgevoerd. In het MOP wordt ingegaan op het klein onderhoud (voor rekening Optisport) en groot onderhoud (gemeente). Soms is onduidelijk wat onder klein en groot onderhoud valt. Optisport heeft een aparte MOP met Brevé voor dat deel van het gebouw. Onduidelijk is hoe beide MOPs worden afgestemd. Optisport en de gemeente voeren sinds medio 2018 regelmatig gesprekken en zijn er afspraken gemaakt zodat de gemeente de naleving van het MOP beter kan controleren.
12. Wordt voor het groot onderhoud voldoende gereserveerd om het onderhoud uit te kunnen voeren?
De gemeente reserveert € 117.000 per jaar voor het groot onderhoud. Er is niet het beeld dat de gemeente onvoldoende middelen heeft om het groot onderhoud uit te kunnen voeren.
51
Onderzoeksvraag
Antwoord
13. Waarom wijkt het aantal ingeschatte bezoekers af van het aantal daadwerkelijke bezoekers??
De belangrijkste oorzaken voor het verschil het geschatte aantal bezoekers en daadwerkelijk aantal bezoekers zijn:
14. Was er sinds de ingebruikname van het Veenweidebad aanleiding voor corrigerend optreden door de gemeente? Als dat het geval was, heeft de gemeente daar op een juiste wijze invulling aangegeven?
•
het externe bureau is te optimistisch geweest in de verwachte bezoekersaantallen
•
er is bij de schatting rekening gehouden met bezoekers aantrekkende faciliteiten die niet gerealiseerd zijn (ligweide, glijbanen)
•
de relatief weinig openstellingsuren
•
de relatief hoge toegangsprijs
•
de concurrentie van omliggende zwembaden
•
een weinig aantrekkelijk interieur en een matige locatie.
In de overeenkomst is opgenomen dat de gemeente De Ronde Venen de mogelijkheid heeft om de exploitatie te controleren en zo nodig wijzigingen voor te stellen, om de publiekrechtelijke belangen te waarborgen. Optisport zou zich open moeten stellen om deze wijzigingen door te voeren, tenzij zwaarwegende belangen van Optisport zich daartegen verzetten. De voorwaarden voor een publiekrechtelijk en zwaarwegend belang zijn echter niet nader uitgewerkt. De gemeente stond op afstand van de exploitatie van het Veenweidebad. De betrokken ambtenaren en wethouder wisten beperkt wat er speelde. De gemeente heeft weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om corrigerend op te treden. De gemeente heeft ook niet gezocht naar de ruimte om corrigerend op te treden. Dit werd nagelaten omdat de gemeente vreesde dat Optisport dan extra geld zou vragen. De gemeente heeft een aantal keer geprobeerd om afspraken aan te passen en corrigerend op te treden. In de praktijk kwam het er op neer dat het wijzigen van de afspraken uit de DBMO-overeenkomst werd gecompenseerd. De zomersluiting is een voorbeeld hiervan.
15. Hoe heeft de gemeente de afgelopen jaren toezicht gehouden op het functioneren en de financiën van het Veenweidebad?
Sinds de opening van het zwembad tot medio 2018 is er zeer beperkt (toe)zicht geweest van de gemeente op de exploitatie en gang van zaken van het Veenweidebad. De belangrijkste oorzaken zijn: geen prioriteit van de bestuurders, sterke wisselingen van personen bij gemeente en Optisport, onduidelijkheid waar de eindverantwoordelijkheid binnen de gemeente lag en wie het vaste aanspreekpunt was. Sinds het aantreden van een nieuwe ambtenaar en locatiemanager (Optisport) medio 2018 is het toezicht op en het contact tussen gemeente en Optisport sterk verbeterd.
16. Is het college op dit moment met betrekking tot de overeenkomst aangaande het zwembad in ‘control’? Zo dit niet het geval is, wat moet men doen om weer in ‘control’ te geraken?
Bestuurlijk en ambtelijk houdt de gemeente sinds medio 2018 veel meer vinger aan de pols, wordt waar nodig geïntervenieerd en is er veel meer grip op de situatie. Een aantal aandachtspunten, zoals de bankgarantie, dat voorheen openstond, is afgerond. Aan de andere kant is een aantal aspecten (nog steeds) niet afgehandeld. Zo is er geen splitsingsakte waarin de verantwoordelijkheden van de gemeente en van Brevé zijn vastgelegd. Ons inziens liggen er mogelijkheden om nog meer in control te raken. Zo liggen er mogelijkheden in het verhogen van de frequentie van rapportages, evaluaties en overleggen en terugkoppeling om vooraf zicht te hebben en te houden op het nakomen van de gemaakte afspraken. Daarnaast kan het college meer doorvragen op de financiële verantwoording en inhoudelijke ontwikkelingen, om haar inzicht te vergroten.
Grondeigendom 17. Een derde partij heeft een deel van de grond onder het gebouw in eigendom, welk deel van de grond is van wie?
Brevé Beheer B.V. is eigenaar van de grond voor de aanvullende voorzieningen (health club). De gemeente en Brevé Beheer zijn gezamenlijk eigenaar van het gebouw.
52
Onderzoeksvraag
Antwoord
18. Is een akte van ruiling met de medeeigenaar nodig c.q. gewenst?
Een splitsingsakte is nodig om het gebouw en verantwoordelijkheden van de gemeente en Brevé Beheer op te delen en een VvE mogelijk te maken. Op die manier leggen de partijen de verantwoordelijkheden voor beheer en onderhoud vast. In de documenten en gevoerde gesprekken komt de argumentatie niet eenduidig naar voren waarom een Akte van Ruiling nodig c.q. gewenst is. Er is geen Akte van Ruiling nodig om tot een splitsingsakte te komen.
19. Waarom wordt voorgesteld om met gesloten beurzen 1/100ste van ieder bezit daarbij aan de ander te leveren, terwijl het bezit dat dan wordt overgedragen niet gelijk groot is en dus beduidend in waarde verschilt?
In de documenten en gevoerde gesprekken komt de argumentatie voor een 1/100ste deel niet eenduidig naar voren. De vraag is daarom niet te beantwoorden.
20. Zijn de voorwaarden in de koopovereenkomst tussen de gemeente en Brevé Beheer B.V. nageleefd?
De meeste aspecten uit de koopovereenkomst worden nageleefd. Er zijn enkele uitzonderingen: •
Er is geen ondertekende splitsingsakte en er is geen jaarlijkse VvEvergadering. De appartementsrechten zijn nog niet verdeeld in een splitsingsakte, waardoor nog geen VvE tot stand is gekomen.
•
De health club/fitnesscentrum zijn niet afgestemd met andere voorzieningen in het gebied. Lokale fitnessondernemers hebben aangegeven dat de komst van Optisport negatieve invloed had op hun business.
•
Het MOP van de gemeentelijke deel van het gebouw en deel van Brevé worden niet met elkaar afgestemd.
Rol van de raad 21. Zijn alle gestelde raadsvragen goed, volledig en adequaat beantwoord?
De gestelde raadsvragen zijn in de meeste gevallen op beknopte wijze beantwoord. Het college heeft de raad vaak laat en beperkt geïnformeerd. De raad stelde in beperkte mate vervolgvragen om de antwoorden op de raadsvragen te verhelderen of te verduidelijken.
22. Is opvolging gegeven aan hetgeen in de rondetafelgesprekken/commissievergaderingen is overeengekomen?
In het algemeen is opvolging gegeven aan hetgeen dat in de RTG/commissievergaderingen is besproken en overeengekomen.
23. Heeft de gemeenteraad haar controlerende rol voldoende opgepakt, mede in samenhang met de uitkomsten van de Quick Scan van de rekenkamercommissie en de daarin gegeven adviezen?
De raad had haar controlerende taak beter in kunnen vullen. De raad had andere prioriteiten en had weinig aandacht voor het Veenweidebad. Dit verschilt echter per partij. Een aantal oppositiepartijen stelde regelmatig kritische vragen. Dankzij deze vragen wordt de Quick Scan uitgevoerd en is er aandacht op de splitsingsakte en bankgarantie. Er wordt echter weinig doorgevraagd. Zo is er na de Quick Scan vanuit de raad weinig actie ondernomen om de afspraken met Optisport te herzien.
24. Is de gemeenteraad op dit moment met betrekking tot de overeenkomst aangaande het zwembad in ‘control’? Zo dit niet het geval is, wat moet men doen om weer in ‘control’ te geraken?
De raad lijkt haar controlerende taak het afgelopen jaar meer en beter in te vullen. Dit onderzoek draagt bij aan de controlerende taak van de raad, om meer in control te raken.
53
4.3 Aanbevelingen Op basis van het onderzoek naar het Veenweidebad komen wij tot de volgende aanbevelingen die vooral bedoeld zijn voor soortgelijke projecten die de gemeente tot stand wil laten komen waarbij de exploitant op afstand staat: •
Overweeg van te voren goed of een DBMO-contract het meest passend is.
•
Betrek bewoners en raad goed bij het proces om tot besluitvormig te komen over de bouw.
•
Bepaal van te voren die inhoudelijke eisen waar je als gemeente op wil sturen gedurende de exploitatie. Maak duidelijke SMART-geformuleerde afspraken over bijvoorbeeld bepaalde kwaliteitseisen (zoals openingstijden, aan te bieden producten en dienst of bezoekersaantallen). Realiseer je wel dat hoe meer eisen je stelt, hoe hoger doorgaans de financiële bijdrage zal worden. De gemeente kan de afweging maken om bepaalde risico’s of kosten op zich te nemen, om tot betere afspraken te komen die passen bij de beoogde invulling.
•
Maak duidelijke afspraken over beheer en onderhoud. Reserveer hiervoor voldoende middelen.
•
Specificeer de procesafspraken met de exploitant in de DBMO. Maak de afspraken, afstemming en verantwoording zo duidelijk mogelijk; formuleer ze SMART. Houd je gedurende de exploitatie aan deze afspraken en zorg voor opvolging en monitoring van deze afspraken. Vraag bij de exploitant om inzicht in de documenten en vraag door bij eventuele onduidelijkheden over bijvoorbeeld de financiën. Maak gebruik van de interventiemogelijkheden die de overeenkomst biedt.
•
Voer elk kwartaal ambtelijk overleg met de exploitant. Zorg ook voor goede informele contacten zodat ook tussendoor snel kan worden gereageerd en zo nodig geïntervenieerd. Voer één keer per jaar bestuurlijk overleg met de exploitant. Rapporteer één keer per jaar aan de raad over de voortgang van de exploitatie, zowel inhoudelijk als financieel.
•
Maak één bestuurder eindverantwoordelijk voor het toezien op de uitvoering van de afspraken. Maak één ambtenaar eindverantwoordelijk voor het toezien op de uitvoering van de afspraken. Daar komen alle lijntjes samen. Zorg er voor dat alle kennis in huis is om de exploitant aan te sturen. Indien specifieke kennis ontbreekt, huur deze kennis in. Draag continu zorg voor goede archivering en dossieropbouw op één plaats en onder verantwoordelijkheid van de eindverantwoordelijk ambtenaar. Dit helpt ook bij een goede overdracht naar andere betrokkenen.
•
Zorg voor een volledig dossier en houd de ontwikkelingen en documenten bij in dit dossier. Zorg ervoor dat alle afspraken, nota’s, gespreksverslagen en financiële jaarverslagen in het dossier worden opgenomen.
Specifieke aanbevelingen voor het Veenweidebad zijn de volgende: •
De exploitatie lijkt op dit moment behoorlijk verlieslatend. Het contract met Optisport loopt in 2030 af. Denk nu al vast na hoe het verder moet.
•
Zorg op korte termijn voor duidelijkheid over de verdeling van grondoppervlak tussen de gemeente en Brevé Beheer. De splitsingsakte is nog steeds niet rond en de gemeente loopt een risico zolang de splitsingsakte niet is ondertekend. Bij grote investeringen aan eigendom-overschrijdende delen van het pand is het niet duidelijk wie welk deel moet betalen.
•
Vergroot het inzicht in de financiële bedrijfsvoering van Optisport. Het is op basis van dit onderzoek niet mogelijk om uitspraken te doen over onderlinge financieringsstromen en onterechte subsidiëring. Als er mogelijk sprake is van of twijfel over onterechte subsidiëring aan het fitnesscentrum of aan overige accommodaties van Optisport, dan dient de gemeente dat uit te kunnen sluiten. Optisport heeft aangegeven bereid te zijn documenten te overleggen die ingaan op de gedetailleerde bedrijfsvoering van het zwembad en het fitnesscentrum.
54
Onderzoek Veenweidebad
Bijlagen
55
Bijlage 1. Onderzoeksvragen van de klankbordgroep2 Totstandkoming van het zwembad •
Is het proces (locatiekeuze, inwonersraadpleging, etc.) om te komen tot de bouw van een nieuw zwembad op een goede wijze gevoerd?
•
Is bij het doorlopen van de procedure tot de totstandkoming van het Veenweidebad voldaan aan de op dat moment vigerende wet- en regelgeving en is dit in overeenstemming met de gemaakte afspraken?
•
Is in de lijn met de gemaakte afspraken op een correcte wijze invulling gegeven aan alle aspecten van de DBMO van 17 januari 2008, zo nee, op welke punten niet?
Exploitatie van het zwembad •
Is in de lijn met de gemaakte afspraken op een correcte wijze invulling gegeven aan alle aspecten van de DBMO van 17 januari 2008, zo nee, op welke punten niet?
•
Inzichtelijk maken van de specifieke (financiële) bedrijfsvoering vanaf moment van opening van het zwembad Veenweidebad tot aan heden en of deze voldoet aan de overeengekomen voorwaarden, los van de Health Club en de samenwerking met Optisport Uithoorn, en of enige andere rechtspersoon waarmede Optisport De Ronde Venen is gelieerd?
•
Waarom wordt op de op zich al lage huur ook nog eens een 100% huursubsidie verstrekt door een jaarlijkse vaste geïndexeerde exploitatiebijdrage met een zelfde bedrag te verhogen?
•
Hoe zijn de onderlinge financiële verrekeningen en afdrachten tussen de betrokken partijen (vastgoed, zwembad, fitness); Zijn deze voorzien c.q. overeengekomen met de gemeente en berusten deze op met de gemeente gesloten overeenkomst(en); is sprake van ongewenste onderlinge subsidiëring?
•
Hoe kan het dat de speciaal voor de exploitatie van het Veenweidebad opgerichte B.V. ook drie voorzieningen in Uithoorn exploiteert?
•
Zijn de diensten/producten die het zwembad aanbiedt in lijn met hetgeen bij de aanbesteding werd overeengekomen?
•
Zijn de faciliteiten die Optisport Healthclub van het zwembad gebruikt/huurt in lijn met de overeenkomst en staat daar een passende, met betrekking tot een dergelijke voorziening elders voor soortgelijk gebruik voor dergelijke voorzieningen te betalen vergoeding tegenover?
•
Wordt het MOP conform overeenkomst met de gemeente uitgevoerd?
•
Wordt voor het planmatig onderhoud voldoende gereserveerd om het onderhoud uit te kunnen voeren?
•
Hoe kan het aantal bezoekers 109.000 lager liggen dan wat oorspronkelijk geraamd is? Hoe kan het dat het aantal van 66.000 bezoekers zelfs lager ligt dan het aantal bezoekers van de voormalige zwembaden in Vinkeveen en Mijdrecht?
•
Was er sinds de ingebruikname van het Veenweidebad aanleiding voor corrigerend opgetreden door de gemeente? Als dat het geval was, heeft de gemeente daar op een juiste wijze invulling aan gegeven?
•
Hoe kan het dat er blijkbaar jarenlang geen ordentelijk toezicht is geweest op het functioneren en de financiële gang van zaken van het Veenweidebad?
•
Is het college op dit moment met betrekking tot de overeenkomst aangaande het zwembad in ‘control’? Zo dit niet het geval is, wat moet men doen om weer in ‘control’ te geraken?
Tijdens de uitvoering van het onderzoek is gebleken dat een deel van de onderzoeksvragen van de klankbordgroep suggestief geformuleerd waren. Berenschot heeft de vragen met goedkeuring neutraler geherformuleerd. 2
56
Grondeigendom •
Een derde partij heeft een deel van de grond onder het gebouw in eigendom, welk deel van de grond is van wie?
•
Is een akte van ruiling met de mede-eigenaar wel nodig c.q. gewenst?
•
Waarom wordt voorgesteld om met gesloten beurzen 1/100ste van ieder bezit daarbij aan de ander te leveren, terwijl het bezit dat dan wordt overgedragen niet gelijk groot is en dus beduidend in waarde verschilt?
•
Zijn de voorwaarden in de koopovereenkomst van 23 januari 2008 met betrekking tot de verkoop van grond door de gemeente aan Brevé Beheer B.V. ten behoeve van de commerciële ruimtes nageleefd?
Rol van de raad •
Zijn alle gestelde raadsvragen goed, volledig en adequaat beantwoord?
•
Is opvolging gegeven aan hetgeen in de rondetafelgesprekken/commissievergaderingen is overeengekomen?
•
Heeft de gemeenteraad haar controlerende rol voldoende opgepakt, mede in samenhang met de uitkomsten van de quick scan van de rekenkamercommissie en de daarin gegeven adviezen?
•
Is de gemeenteraad op dit moment met betrekking tot de overeenkomst aangaande het zwembad in ‘control’? Zo dit niet het geval is, wat moet men doen om weer in ‘control’ te geraken?
Algemeen •
Is aan alle wederzijdse verplichtingen tussen gemeente en Optisport De Ronde Venen op een juiste wijze invulling gegeven?
•
Gevraagd wordt inzicht te geven met betrekking tot de stakeholders/betrokken partijen Veenweidebad en hun onderlinge verhoudingen?
57
Bijlage 2. Normenkader In deze bijlage treft u het normenkader voor het raadsonderzoek naar het Veenweidebad, voor de gemeente De Ronde Venen. Het normenkader is vastgesteld door de klankbordgroep. Dit normenkader dient behulpzaam te zijn bij het beantwoorden van enkele onderzoeksvragen met een meer normatief karakter, zoals deze geformuleerd zijn in de Onderzoeksopdracht Veenweidebad d.d. 29 november 2018. 1
Onderzoeksvraag: Is bij het doorlopen van de procedure tot de totstandkoming van het Veenweidebad voldaan aan de op dat moment vigerende wet- en regelgeving en is dit in overeenstemming met de gemaakte afspraken?
Wij hebben van de klankbordgroep begrepen dat de vigerende wet- en regelgeving betrekking heeft op de aanbestedingsprocedure. Gemeenten dienen zich te houden aan (Europese) aanbestedingsregels als het gaat om het inkopen van diensten, leveringen en werken. De gemeente De Ronde Venen heeft ten tijde van de aanbestedingsprocedure haar aanbestedingsbeleid vastgelegd in de Nota Inkoop en Aanbestedingsbeleid, gemeente De Ronde Venen hetgeen in november 2005 door het college is vastgesteld. Hierin is een aantal uitgangspunten gegeven, waarmee naar voren komt wat de gemeente De Ronde Venen belangrijk vindt op het gebied van inkoop en aanbesteding. De in het kader van dit onderzoek belangrijkste uitgangspunten zijn de volgende: •
De gemeente hanteert in principe bij inkopen de eigen inkoopvoorwaarden.
•
Indien de geschatte waarde van een opdracht boven het door de Europese Commissie vastgestelde drempelbedrag komt, zijn Europese aanbestedingsregels van toepassing. Deze regels zijn er op gericht om het inkoop- en aanbestedingsproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen. De volgende drempelbedragen zijn van toepassing;
•
Categorie
Werken
Leveringen / diensten
Openbaar aanbesteden vanaf
€ 250.000
€ 100.000
Europees aanbesteden vanaf
€ 5.923.624
€ 236.945
Wanneer de te verwachten voordelen van een andere aanbestedingsprocedure aantoonbaar groter zijn dan de gestelde drempelbedragen, dan kan hiervan worden afgeweken. In dat geval is toestemming van het college nodig. Criteria om van een aanbestedingsvorm af te wijken zijn:
•
-
complexiteit van het werk
-
uniformiteit van het werk
-
mate van specialisatie
-
als er sprake is van dwingende spoed
-
om redenen van bescherming van alleenrechten (auteurs of octrooirechten)
-
het bestaan van een jaarcontract of raamovereenkomst
-
kleine werken of verbouwingen
-
hoeveelheid aanbieders en concurrentie aan de aanbodzijde.
Vooraf zijn de selectie- en gunningscriteria vastgesteld door het college, waarop prijs en kwaliteit worden afgewogen. Er zijn twee mogelijke gunningscriteria:
•
-
De laagste prijs.
-
De economisch meest voordelige aanbieding.
Het bestek bevat ten minste de volgende onderdelen: -
De eisen en wensen van het gewenste product worden in het bestek duidelijk beschreven.
58
-
De opdracht voor het werk is objectief en nauwkeurig gespecificeerd.
-
De selectiecriteria bestaan uit uitsluitingscriteria en geschiktheidscriteria. Deze selectiecriteria zijn objectief en eenduidig.
-
Mogelijke gunningscriteria zijn het criterium laagste prijs of het criterium economisch meest voordelige aanbieding. Bij het criterium economisch meest voordelige aanbieding is vastgelegd welke factoren inhoud geven aan dit criterium en wat hun relatieve gewicht is.
•
De aanbestedingsprocedure wordt gestart indien de besluitvormingsprocedure is doorlopen en/of een toereikend budget beschikbaar gesteld is. De opdrachtgever onderzoekt of er voldoende budget is, en of dat budget voldoende is voor het gewenste product.
•
Op basis van een marktverkenning kan worden vastgesteld hoe groot de concurrentie is. Bestaat er veel concurrentie dan kan gekozen worden voor een niet openbare procedure omdat bij een openbare procedure mogelijk te veel offertes worden ontvangen. Voor een niet-openbare aanbesteding worden de aanmeldingen van gegadigden beoordeeld aan de hand van opgestelde selectiecriteria. Niet geselecteerden worden afgeschreven en geselecteerden worden uitgenodigd om in te schrijven.
Ten tijde van de aanbestedingsprocedure gelden de volgende voorwaarden van de Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2005. De gemeente De Ronde Venen heeft voor de aanleg van het Veenweidebad voor een niet-openbare aanbestedingsprocedure gekozen (aanbesteding met voorafgaande selectie, zoals genoemd in ARW 2005, art. 1.4.1., sub b). Ter aanvulling op de uitgangspunten van het Inkoop en Aanbestedingsbeleid zijn hierbij de volgende criteria relevant: •
De aanbesteding is algemeen bekend gemaakt en ondernemers mogen verzoeken om deel te nemen.
•
De aanbesteder nodigt een aantal geschikte gegadigden uit tot indiening van een inschrijving.
•
Het aantal uit te nodigen gegadigden moet groot genoeg zijn om mededinging te waarborgen en dient ten minste vijf te zijn, op voorwaarde dat er een voldoende aantal geschikte kandidaten is.
•
De aanbesteder bepaalt aan de hand van objectieve en niet-discriminerende criteria welke gegadigden hij uitnodigt.
In de aanbesteding van het Veenweidebad is er sprake van een DBMO-contract. Dit is een geïntegreerde contractvorm waarbij de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor het ontwerp en de bouw van het object, maar ook voor het onderhoud en de exploitatie van het zwembad. Hiermee wordt er, ten opzichte van een klassieke contractvorm, veel ruimte en flexibiliteit gelaten bij de opdrachtnemer. PIANOo, het expertisecentrum voor aanbesteden, heeft een handreiking opgesteld die helpt bij de afweging, toepassing en vormgeving van een DBMO-contract (PIANOo Handreiking DBM(O), de afweging, toepassing en vormgeving van een DBM(O) contract). De volgende criteria worden gehanteerd om te toetsen of er sprake is van een goed en werkbaar DBMO-contract: •
De feitelijke wensen en eisen van gebruikers zijn tot in detail geformuleerd in te leveren functionaliteitseisen.
•
De outputspecificaties om de prestaties van de opdrachtnemer te toetsen zijn helder geformuleerd.
•
Er is een contractuele afbakening opgenomen van de taken en activiteiten van de samenwerkende partijen.
•
Er is een clausule opgenomen die stelt dat scopewijzigingen mogelijk zijn.
•
De risico’s betreffende ontwerp, uitvoering en onderhoud zijn verdeeld over de opdrachtgever en opdrachtnemer.
•
Het is duidelijk welk bedrag de gemeente periodiek betaalt voor het beheer en onderhoud.
•
Boetes en/of kortingen zijn opgenomen in de afspraken met de opdrachtnemer.
59
2
Onderzoeksvraag: zijn alle gestelde raadsvragen goed, volledig en adequaat beantwoord?
Het goed, volledig en adequaat beantwoorden van de gestelde raadsvragen is onderdeel van het informeren van de raad door het college van burgemeester en wethouders. Ons inziens zijn voor het goed, volledig en adequaat beantwoorden van raadsvragen de volgende criteria van toepassing: •
De informatie geeft antwoord op de vragen.
•
De informatie geeft een compleet antwoord op de vragen. Er is voor de raad geen noodzakelijke informatie achterwege gebleven.
•
De informatie is niet formeel limitatief. In de beantwoording van de vragen wordt niet bewust en/of opzettelijk beperkte informatie verstrekt.
•
De informatie biedt waar nodig inzicht in (nieuwe) ontwikkelingen, risico’s, resultaten en politiek relevante keuzevraagstukken.
•
De informatie draagt bij aan de vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de raad.
•
De informatie is tijdig, dat wil zeggen op een dusdanig moment aangereikt, dat de raad de informatie kan gebruiken voor het vervullen van haar rollen.
•
De informatie is duidelijk en accuraat en is niet op verschillende manieren interpreteerbaar.
•
De informatie is toegankelijk voor de raad. Bij eventuele geheime informatie wordt dit duidelijk aangegeven en toegelicht.
3
Onderzoeksvraag: Heeft de gemeenteraad haar controlerende rol voldoende opgepakt, mede in samenhang met de uitkomsten van de Quick Scan van de rekenkamercommissie en de daarin gegeven adviezen ?
Bij de controlerende rol controleert de gemeenteraad of het college het beleid goed uitvoert en of het college haar dagelijkse bestuurstaken goed vervult. Voorgesteld wordt om de volgende criteria te gebruiken voor het voldoende vervullen van de controlerende rol: •
De raad heeft gebruik gemaakt van de volgende sturingsmogelijkheden: -
Inlichtingenplicht van het college.
-
Budgetrecht.
-
Indienen van moties.
-
Indienen van amendementen.
-
Initiatiefrecht.
-
Recht van interpellatie.
-
Vragenrecht (schriftelijke en mondelinge vragen).
•
De raad heeft aantoonbaar de verstrekte informatie goed tot zich genomen.
•
De raad heeft duidelijke en adequate vragen gesteld aan het college schriftelijk dan wel mondeling; bij onduidelijke en onvolledige antwoorden zijn vervolgvragen gesteld of is doorgevraagd.
•
De raad heeft voldoende toegezien op de naleving van de vooraf gestelde kaders (in de vorm van doelen, kwaliteitscriteria en/of randvoorwaarden). -
4
Recht van onderzoek.
Onderzoeksvraag: Is de gemeenteraad/het college op dit moment met betrekking tot de overeenkomst aangaande het zwembad in ‘control’?
Om in control te zijn, dienen de raad en het college voldoende inzicht en mogelijkheden te hebben om de overeenkomst aangaande het zwembad te beheersen, ofwel te sturen. Hiertoe zijn de volgende criteria opgesteld, om te bepalen of de raad en het college op dit moment in control zijn: •
Inzicht in de financiële situatie zoals de gemeentelijke bijdrage aan het zwembad, de exploitatie, ontwikkeling van kosten en opbrengsten en onderlinge financiële verrekeningen.
60
•
Inzicht in de functionaliteitseisen en outputspecificaties zoals gespecificeerd in het DBMO-contract.
•
Inzicht in de uitvoering van diensten en producten en in hoeverre dit overeenkomt met hetgeen in de functionaliteitseisen en outputspecificaties in de aanbesteding is overeengekomen.
•
Inzicht in inhoudelijke ontwikkelingen zoals openingstijden, tarieven en aantal bezoekers.
•
Inzicht in de risico’s betreffende. de exploitatie en financiële zaken van het zwembad en de beheersing daarvan.
•
Inzicht in verdeling van rollen en verantwoordelijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (inhoudelijk en financieel).
•
Inzicht in de onderlinge verhoudingen en afhankelijkheden van de bij de realisatie en exploitatie betrokken partijen.
•
Inzicht in de sturingsmogelijkheden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
•
Inzicht in de voortgang en ontwikkelingen, ook naar de toekomst toe (in ieder geval tot het einde van de contractperiode).
Er is een aantal middelen voor het college en de raad om in control te zijn: •
Rapportagelijnen (frequentie, mate van detaillering).
•
Evaluaties (frequentie).
•
Overleg en terugkoppeling met de opdrachtnemer (frequentie).
•
Interventies naar aanleiding van rapportages.
Het verschil tussen college en raad is dat de raad meer op hoofdlijnen inzicht dient te krijgen in deze informatie, passend bij het vervullen van haar kaderstellen en controlerende rol, dan het college. Voor het college geldt dat zij voldoende invloed en inzicht dient te hebben om haar bestuurdersrol en uitvoerende rol te vervullen.
61
Bijlage 3. Feitenrelaas
Datum
Feit
Gebeurtenis
Bron
September 2000
Bezoek van bedrijven om te spreken over de ontwikkeling van zwembaden
In september 2000 zijn vijf bedrijven uitgenodigd die vrijblijvend iets hebben verteld over het ontwikkelen en bouwen van zwembaden, te weten:
Brief van 4 mei 2001 van de gemeente De Ronde Venen betreft verslag bezoek zwembaden 22 maart 2001 (Lelystad en Sneek).
22 maart 2001
Bezoek aan zwembaden Lelystad en Sneek
1.
HEVO Bouwmanagement
2.
Pelikaan Bouw
3.
Van den Belt Bouwgroep B.V.
4.
Vaessen en Optisport
5.
Koppert + Koenis
Op 22 maart 2001 zijn 26 personen van de gemeente De Ronde Venen langs twee zwembaden gegaan. Er is gesproken met de gemeenten en exploitanten. De zwembadontwikkelaars waren niet aanwezig tijdens het bezoek. De twee zwembaden zijn geselecteerd uit het aanbod van vijf zwembadontwikkelaars waar eerder mee is gesproken. Er is specifiek voor een zwembad van Vaessen en Optisport gekozen, omdat zij een totaalpakket kunnen bieden (realiseren van het zwembad en het exploiteren van het bad). Voor een bezoek aan het zwembad van Koppert + Koenis is gekozen omdat zij gespecialiseerd zijn in het bouwen van zwembaden, gebruik maken van lokale aannemers en omdat zij betrokken waren bij de renovatie van Blijdrecht. Daarnaast waren de eerdere presentaties van Vaessen en Koppert + Koenis het meest aansprekend.
30 oktober 2001
Besluit van het college van B en W om akkoord te gaan met het plan van aanpak van Marktplan Adviesgroep
Op 30 oktober 2001 gaat het college akkoord met het plan van aanpak van Marktplan Adviesgroep voor het onderzoek naar de realisatie van het zwembad. Dit plan van aanpak wordt ter kennisname aangeboden aan de leden van de commissie openbare werken. Marktplan Adviesgroep gaat in dit onderzoek verder in op de locatiekeuze en een aantal ontwikkelvarianten voor het nieuw te bouwen zwembad. De begeleidende brief bij het plan van aanpak vermeldt dat de werkzaamheden van Marktplan Adviesgroep zich richten op periode van de conceptontwikkeling voor de realisatie, tot aan het moment van de daadwerkelijke selectie van de uitvoerende partijen voor de realisatie van het zwembad.