Bijlage bij beantwoording Kaderbrief GGD regio Utrecht, rapportage 2e periode 2020

BERAP 2020-2 GGDrU

42

DE ORGANISATIE OP ORDE ontwikkelingen Als organisatie zijn we in beweging om de basis op orde te krijgen. Met een stevige basis halen we meer uit ons werk en onze mensen. En werken we aan een bedrijfsvoering die tegen een stootje kan, zodat we altijd en overal inwoners, gemeenten en samenwerkingspartners kunnen bedienen. Organisatie ontwikkeling Onderdeel van de bestuursagenda is onze organisatieontwikkeling. We werken aan een flexibele, wendbare en toekomstbestendige organisatie. Een organisatie waarin professionals de ruimte krijgen om talenten optimaal te ontwikkelen en in te zetten om zo buiten meer bij te dragen. In de eerste twee maanden van dit jaar hebben onze activiteiten gericht op Zelforganisatie, Ik in Beweging en ons Leiderschapsprogramma doorgang gevonden zoals afgesproken was. Vanaf half maart hebben we onze activiteiten gericht op Zelforganisatie, Ik in Beweging en ons Leiderschapsprogramma moeten annuleren. Alle activiteiten in de periode half maart – half juli zijn komen te vervallen. Het stopzetten van bovengenoemde activiteiten betekende ruimte voor medewerkers en managers om zich in te zetten in onze werkzaamheden ter bestrijding van het coronavirus. Daar waar mogelijk vinden training/scholing, ontmoetingen binnen teams en als managers online plaats. Echter dit vervangt niet de programma’s zoals deze bedoeld waren.

Nu vanaf 1 september zoveel mogelijk reguliere werkzaamheden opgepakt worden, willen we, met in achtneming van de 1,5 m regel, een aantal activiteiten, waar nodig op aangepaste wijze, gericht op Zelforganisatie en Leiderschap weer gaan oppakken. Alles onder het voorbehoud van coronaontwikkelingen.

BERAP 2020-2 GGDrU

43

DE ORGANISATIE OP ORDE ontwikkelingen Digitalisering financiële administratie De medewerkers van Financiën en de HR-administratie zijn sinds 1 juli gestopt met hun werkzaamheden bij het Coronabedrijf en weer teruggekeerd in hun huidige rol. Dit betekent dat we ook weer aan de slag kunnen met verschillende projecten. In oktober starten we met het verder digitaliseren van de financiële administratie zodat we onze crediteuren sneller kunnen betalen. Ook gaan we aan de slag met het nog beter registreren van onze contracten en het automatiseren van HR processen.

BERAP 2020-2 GGDrU

44

EIGENTIJDSE DIENSTVERLENING ontwikkelingen Voortgang GGiD Het programma GGiD loopt conform afspraken zoals eind januari 2020 met het algemeen bestuur gedeeld. De leverancier heeft volgens afspraken op 31 juli 2020 een tussenoplevering gedaan, waarmee de GGD in staat is om te bepalen of de voortgang gelijk loopt aan de plannen. Deze toetsing vindt momenteel plaats, een eerste indicatie ziet er positief uit. Gebruikerstesten worden in een doorlopende planning uitgevoerd. Dit stelt ons steeds in staat om de uitgangspunten en de vertaling (bouw) van deze uitgangspunten te toetsen in de “praktijk”. Covid-19 zorgt op programma- en projectniveau qua inzet deskundigen voor een continue spagaat. Alhoewel GGiD als project aangemerkt is als kritisch, wordt van de deskundigen ook veel gevraagd rondom de bestrijding van Covid-19. Te denken valt aan het trainen van externe resources, coördinatie en bij het opschakelen het leveren van uitvoerende handen.

Implementatie GGiD Inmiddels zijn de eerste teambijeenkomsten geweest waar de toekomstige gebruikers van GGiD kennis maken met de nieuwe programmatuur. Deze bijeenkomsten zijn een mix van on- en offline en laten zien dat ook de uiteindelijke opleiding met een dergelijke mix mogelijk is. Rode draad in de reacties is dat de programmatuur er overzichtelijk uitziet en de werking redelijk intuïtief is. Natuurlijk is er in de bijeenkomsten maar een klein deel van de functionaliteit doorlopen en zal het nog de nodige opleiding verwachten. Het doel van de bijeenkomsten is om de gebruikers steeds opnieuw kennis te laten maken met de programmatuur, zodat het straks al bekend voorkomt en meer inhoudelijk opgeleid kan worden. Uitspraak belastingdienst inzake aangevraagde ruling De belastingdienst heeft in haar brief van 14 juli jongstleden kenbaar gemaakt dat zij niet instemt met de aangevraagde ruling op de te betalen vertragingsschade inzake de bouw van het GGiD. Dit betekent dat de drie deelnemende GGD-en over de vertragingsschade alsnog BTW verschuldigd zijn. Dit heeft een kostenverhogend effect op de bouwkosten. GGDrU kan het aandeel hierin (zijnde 1/3 deel) binnen de beschikbare financiële middelen opvangen. BERAP 2020-2 GGDrU

45

EIGENTIJDSE DIENSTVERLENING ontwikkelingen

Doorontwikkeling Informatisering & Automatisering (I&A) Vanwege Corona heeft I&A de afgelopen 6 maanden forse inspanningen geleverd om het Corona-bedrijf 7 dagen per week te faciliteren en zijn alle reguliere processen en projecten stilgelegd. In de afgelopen periode is een vaste IT-ondersteuning voor het Corona-bedrijf ingeregeld om de reguliere I&A-capaciteit vrij te maken. Met ingang van 1 september zijn de reguliere bedrijfsprocessen weer opgestart en wordt de doorontwikkeling van I&A en de daarmee samenhangende projecten weer opgestart. Vernieuwing van de telefonie omgeving GGD regio Utrecht heeft ingeschreven op GT Connect van VNG om daarmee telefooncentrale en callcenter-functionaliteit te vernieuwen. Als gevolg van Corona is deze migratie tijdelijk stilgelegd. In december 2020 zal het migratieproject worden hervat. Verbouwing hoofdkantoor De Dreef Als onderdeel van het strategisch huisvestingsplan, was het doel om voor 1 april jongstleden een programma van eisen gereed te hebben voor de verbouwing/nieuwe inrichting Dreef 5 en de financiële kosten. Daarvoor was een projectleider ingehuurd, die in januari en februari voortvarend met de voorbereidingen van start gegaan is. Door de Corona uitbraak is dit stil komen te liggen vanaf begin maart. Inmiddels is een nieuwe projectleider aangesteld en zijn de voorbereidingen weer opgepakt.

BERAP 2020-2 GGDrU

46

OVERIGE FINANCIËLE INFORMATIE

BERAP 2020-2 GGDrU

47

OVERIGE FINANCIËLE INFORMATIE: Investeringen Gebruik van kredietfaciliteiten

Omschrijving Gronden en terreinen

Restant krediet per 31-12-2019 -

Toegekend Verwacht Beschikbaar Verwachte Mutaties krediet restant krediet per 1- investeringe kredieten begroting krediet 31-121-20 n 2020 2020-1 2020-0 2020 -

Bedrijfsgebouwen Utrechtseweg 3-5/Velduil Amersfoort Totaal bedrijfsgebouwen

41.799 41.799

-

41.799 41.799

-

-

41.799 41.799

Machines, apparaten en installaties Echoscreen/gehoorscreen Audio- en bloeddrukmeters, weegschalen Totaal machines, apparaten en installaties

135.000 151.550 286.550

48.000 48.000

183.000 151.550 334.550

183.000 151.550 334.550

-

-

Overige materiële vaste activa Programma/projectkosten DD JGZ Stoelen/tafel/kasten Bureaustoelen Koelkasten Koffieautomaten Diverse inventaris ICT beheerstools & security ICT Netwerk & Connectiviteit ICT hardware & printers ICT aanschaf ivm corona (declarabel VWS) ICT telefonie ICT projectkosten Totaal overige materiële vaste activa

1.140.377 160.187 104.272 20.000 70.000 29.369 13.215 133.461 1.670.881

19.000 6.000 20.000 45.000

1.140.377 160.187 19.000 104.272 6.000 40.000 70.000 29.369 13.215 133.461 1.715.881

25.000 15.000 80.000

-6.000

20.000 70.000 25.000 60.000 135.000 35.000 80.000 545.000

25.000 45.000 135.000 30.000 229.000

1.140.377 135.187 4.000 24.272 20.000 14.369 8.215 53.461 1.399.881

130.000 130.000

-

130.000 130.000

105.814 105.814

-

24.186 24.186

-

-

-

-

93.000

2.222.230

985.364

Vervoermiddelen Logistiek voertuigen Totaal voertuigen Investeringen maatschappelijk nut Totalen

2.129.230

BERAP 2020-2 GGDrU

229.000

1.465.866

48

Overige financiële informatie: Investeringen

Toelichting • Bij categorie ‘Machines, apparaten en installaties’ geldt dat de in 2020 te verwachten investeringen niet uit zullen komen boven het in 2020 beschikbare krediet. Bij de categorie ‘Overige materiële vaste activa’ geldt datzelfde voor de activa die onder de inventaris vallen. Bij de computerapparatuur ligt het anders; bij een aantal activa is een kredietaanpassing nodig. Op basis van de tot op heden gedane investeringen en de verwachting voor de komende maanden is een bijstelling nodig bij hardware en printers, bij netwerk en connectiviteit, bij telefonie en bij de ITaanschaf in verband met de inzet die nodig is in de bestrijding van het coronavirus. Het gaat hierbij om investeringen die gedaan zijn in het begin van de Corona-crisis zoals mobiele telefonie, notebooks en monitoren. Meerkosten in het kader van Corona worden gedeclareerd bij het ministerie van VWS. • Ten slotte is bij categorie Vervoersmiddelen in 2020 geen kredietuitbreiding nodig. De auto’s die voor dit jaar op de planning stonden om te worden vervangen zijn vervangen binnen het beschikbare krediet.

BERAP 2020-2 GGDrU

49

Risico-inventarisatie Risicokaart actualisatie 2020

BERAP 2020-2 GGDrU

50

RISICO'S GGDRU exclusief Reizigersadvisering en GGiD

Nr

Categorie

Risico-inventarisatie

Oorzaak

Impact/Risicobedrag

Actiepunt

Benodigd weerstandsvermogen huidige risicoinventarisatie

Risicoinventarisatie januari 2020

12.000

12.000

A. INTERNE BEDRIJFSVOERING A1.

A2.

A3.

Europees aanbesteden

ICT omgeving (infrastructuur)

Voldoen AVG

Intern is er niet bij iedereen kennis Er wordt niet voldaan aan de m.b.t. aanbesteden aanbestedingsregels

Telefooncentrale 'end-of-life' en 'end-of-support'

Veranderde wetgeving

Mogelijke problemen mbt de telefooncentrale wegens gebrek aan onderdelen en support

Niet voldoen aan AVG

Inkoopkalender wordt gehanteerd, en intern bekendheid aanbestedingsregels. Voor het Corona-bedrijf via MS Teams een telefooncentrale geïmplementeerd. Ook mogelijk voor reguliere organisatie (afhankelijk van de huidige aanbesteding). Organisatorische inbedding georganiseerd. (Nieuwe) richtlijnen implementeren.

-

3.000

200.000

200.000

Fluctuatie kindaantallen

Vanaf 2018 financiering JGZ obv kindaantallen

Structurele lasten bij fluctuatie opbrengsten

Op te vangen door natuurlijk verloop medewerkers

1.500

1.500

Asielzoekers specialistische taken

Wisselende instroom van asielzoekers en

Structurele lasten bij fluctuatie opbrengsten

Op te vangen door tijdelijke krachten

1.500

1.500

A6.

Asielzoekers JGZ

Aanbesteding JGZ dienstverlening bij asielzoekers

Structurele lasten bij fluctuatie opbrengsten

Op te vangen door tijdelijke krachten

30.000

30.000

A7.

Tekort gekwalificeerd (medisch) personeel

Lastig personeel vinden

Onvoldoende capaciteit en kennis voor werk

Werven en opleiden specifieke functie

30.000

30.000

A4.

A5.

B. SAMENWERKING IN DE GR B1.

Ombuigingen

Intensiveringen noodzakelijk, ombuiging noodzakelijk ter financiering

Ombuigingen worden niet uitgevoerd conform plan

Monitoren stand van zaken met betrekking tot ombuigingen

320.000

320.000

B2.

Maatwerk

Aansluiten behoefte gemeente en afname vraag maatwerk door gemeente

Structurele lasten bij fluctuatie opbrengsten

Aanhouden flexibele schil van medewerkers

30.000

30.000

B3.

Toezicht WMO

Opdracht loopt tot en met 1 september 2020

Verliezen of afslanken van opdracht

In AB april 2020 besluit continuering toezicht WMO. Na 1,5 jaar een evalatie over werkwijze en bekostiging.

-

1.500

C. EXTERNE ONTWIKKELINGEN C1.

Risico Inventarisatie & Evaluatie

Nog niet alle benodigde RI&E zijn uitgevoerd

Uitvoeren van werk door medewerkers GGDrU

Uitvoeren en vervolg geven aan RI&E

7.500

7.500

C2.

Langdurige calamiteit

Onvoldoende bezetting

Impact op de operaties maar op voorhand niet te kwantificeren

Er zijn afspraken met GGD-en/RIVM over tijdelijke ondersteuning en gemeenten zijn ook ondersteunend

12.000

12.000

Structurele personenlasten

Vinger aan de post houden bij VWS, VWS heeft aangegeven dat zo een subsidie niet zomaar gestopt wordt, de intentie is uitgesproken om bestaande structuren te behouden.

60.000

60.000

C3.

Stoppen subsidie seksuele gezondheid

Mogelijke veranderingen in wetgeving

BERAP 2020-2 GGDrU €

704.500

€

709.000

51

Risico-inventarisatie RISICO'S Reizigersvadvisering

Nr

Categorie

Oorzaak

Impact/Risicobedrag

Actiepunt

Fluctuatie vraag vaccinatie

Structurele lasten bij fluctuatie opbrengsten

Aanhouden flexibele schil van medewerkers

Benodigd weerstandsvermogen

Vorig jaar

30.000

30.000

A. INTERNE BEDRIJFSVOERING

RA1. Vraag naar reizigersvaccinatie

B. SAMENWERKING IN DE GR C. EXTERNE ONTWIKKELINGEN

RISICO'S GGiD

€

Nr

Categorie

Oorzaak

Impact/Risicobedrag

Actiepunt

Betreft de bouw van een nieuw digitaal dossier met twee andere GGD-en. Tests geven aan dat software nog niet uitgerold kan worden. Uitloop van oplevering is aan de orde.

Incidenteel hogere kosten in zowel bouwfase als licentiekosten bestaande software (verlengen van Afhankelijk van de ontwikkeling van gebruik). Mogelijk ook het GGiD worden vervolgstappen aanbestedingsrisico. Tevens later geformuleerd moment van realiseren ombuigingen.

30.000

€

30.000

Benodigd weerstandsvermogen

Vorig jaar

320.000

320.000

A. INTERNE BEDRIJFSVOERING B. SAMENWERKING IN DE GR

B3.

Aanbesteding GGiD

C. EXTERNE ONTWIKKELINGEN

€

BERAP 2020-2 GGDrU

320.000

€

320.000

52

Overhead / Algemene Dekkingsmiddelen financieel beeld Overhead (x €1.000)

Begroting 2020-1 tm aug

Realisatie tm aug 2020

Lasten

Baten

Overhead

15.271

0

-15.271

11.580

Geraamde totaal saldo van baten en lasten

15.271

0

-15.271

0

307

307

Mutaties reserves Geraamd resultaat

Algemene dekkingsmiddelen (x €1.000)

15.271

Saldo Lasten

Prognose 2020 jaar

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

22

-11.557

22.906

0

-22.906

23.268

22

-23.246

11.580

22

-11.557

22.906

0

-22.906

23.268

22

-23.246

0

307

307

0

461

461

0

461

461

330 -11.250

22.906

461 -22.445

23.268

307 -14.963 11.580

Begroting 2020-1 tm aug

Begroting 2020-1 jaar

Realisatie tm aug 2020

Begroting 2020-1 jaar

483 -22.785

Prognose 2020 jaar

Lasten

Baten

Saldo Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Algemene dekkingsmiddelen

0

72.210

72.210

0

38.173

38.173

0

108.315

108.315

0

109.293

109.293

Geraamde totaal saldo van baten en lasten

0

72.210

72.210

0

38.173

38.173

0

108.315

108.315

0

109.293

109.293

Mutaties reserves

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Geraamd resultaat

0 72.210

72.210

0 38.173

38.173

0 108.315 108.315

0 109.293 109.293

Toelichting Bij de Overhead is een overschrijding van €in de lasten te zien. Aan de ene kant is er sprake van een onderschrijding in de lasten van de reguliere bedrijfsvoering door het niet aanspreken van de post voorzien en de nog niet aangesproken investeringsruimte voor de verbouwing van de Dreef 5. Aan de andere kant is de verwachting dat de meerkosten gerelateerd aan Corona hoger uitpakken dan eerder ingeschat. Deze meerkosten worden gedeclareerd bij het ministerie van VWS en worden derhalve gedekt door hogere baten (bij de algemene dekkingsmiddelen) en leiden niet tot een tegenvaller. Deze hogere meerkosten bestaan uit hogere huisvestingskosten bij de teststraten en hogere ICT-kosten in verband met het aantrekken van extra extern personeel voor de uitvoering van met name Bron- en contact onderzoek. BERAP 2020-2 GGDrU

53

OVERIGE INFORMATIE

BERAP 2020-2 GGDrU

54

Verzuimcijfers 2020

Verzuimpercentage per maand Periode 2 – vergelijking 2019/2020

Meldingsfrequentie per maand Periode 2 – vergelijking 2019/2020

Verzuimduur per maand Periode 2 – vergelijking 2019/2020 2019

dagen

2020

dagen

Mei

7,30

Mei

7,77

Juni

6,24

Juni

6,42

Juli

7,82

Juli

6,89

Augustus

8,95

Augustus

7,98

Gemiddeld

7,58

Gemiddeld

7,27

2019

%

2020

%

2019

2020

Mei

4,68%

Mei

4,05%

Mei

0,08

Mei

0,05

Juni

3,72%

Juni

3,45%

Juni

0,05

Juni

0,05

Juli

4,43%

Juli

3,81%

Juli

0,07

Juli

0,07

Augustus

4,32%

Augustus

3,48%

Augustus

0,04

Augustus

0,04

Gemiddeld

4,28%

Gemiddeld

3,69%

Gemiddeld

0,06

Gemiddeld

0,05

Het verzuim binnen de organisatie is gedaald in vergelijking met dezelfde periode in 2019. • • •

Het verzuimpercentage is gedaald met 0,59% (van 4,28% naar 3,69%). De meldingsfrequentie is daarbij ook gedaald met 0,01 (van 0,06 naar 0,05). De verzuimduur is gedaald met 0,31 (van gemiddeld 7,58 dagen naar gemiddeld 7,27 dagen).

BERAP 2020-2 GGDrU

55

Omvang Organisatie • Begrote formatie 2020: 454,75 fte • Bezetting in fte per 10 augustus 2020: 455,13 fte (exclusief externe inhuur en stagiaires) • Aantal medewerkers in loondienst: 631 + 325 uitzendkrachten die op oproep/flexibele basis worden ingezet, 5 stagiairs, 14 ZZP-ers en 37 gedetacheerden. • Van de 325 uitzendkrachten zijn 287 uitzendkrachten, die de GGDrU komen versterken met de werkzaamheden rond het Coronavirus (peildatum 10 augustus)

BERAP 2020-2 GGDrU

56

Klachten 2020 GGDrU hecht veel waarde aan de mening van de inwoners van regio Utrecht. Dit draagt bij aan het verbeteren van onze dienstverlening. Aantal klachten tot en met augustus 2020: 110 Aantal klachten tot en met augustus 2019: 29 Het aantal klachten is toegenomen vanwege de hoeveelheid aan werkzaamheden door het Coronabedrijf wegens de coronacrisis. Van de 110 klachten tot en met augustus 2020 gaan er 80 over het Coronabedrijf (juni tm augustus 78.993 bellers callcenter GGD en 139.032 bezoekers teststraten GGDrU) 24 over JGZ (aantal reguliere contactmomenten op jaarbasis: 147.064), 5 over reisadvies (aantal cliënten op jaarbasis: 31.119) en 1 over OGGZ (aantal cliënten op jaarbasis: 549). Conclusie tot augustus 2020: • Alle klachten volgen de juiste procedure; • Klagers waarderen het serieus nemen van hun klacht en snel contact opnemen door managers, teamleiders, coördinatoren en klachtenfunctionaris. • Veel klachten die betrekking hebben op het Coronabedrijf gaan over de wachttijd van de uitslagen. Mede sinds de invoering van de DigiD-inzage in augustus is het aantal klachten over de uitslagen afgenomen. • Naar aanleiding van de klachten zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd in de processen.

BERAP 2020-2 GGDrU

57

Datalekken 2020/ AVG

Van een datalek is sprake als persoonsgegevens ergens terecht komen, waar ze niet horen of die verloren gaan. Bij sommigen is een (verwaarloosbaar) laag risico, bij anderen is het risico hoger. Als een potentieel risico bestaat voor de privacy van de betrokkene, wordt een datalek gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Als een hoog risico bestaat voor de privacy van de betrokkene, wordt dit ook aan de betrokkene gemeld. Bij iedere melding wordt onderzocht wat er fout is gegaan en wat kan worden verbeterd om in het vervolg te voorkomen. Deze verbeteringen worden ingevoerd door de afdeling of op niveau van de organisatie, indien het de hele organisatie betreft. In de periode januari tot en met augustus zijn zestien (16) meldingen binnen gekomen. • 7 van deze meldingen zijn niet gemeld aan de AP omdat hiervan is gesteld dat deze een laag risico betreffen voor de privacy van de betrokkene. • 9 van deze meldingen zijn gemeld bij de AP omdat sprake was van een potentieel risico voor de betrokkene. • 5 van deze meldingen die gemeld zijn van de AP, zijn ook gemeld aan de betrokkene omdat een groot risico bestond voor hun privacy.

BERAP 2020-2 GGDrU

58