Bijlage 6. RANU Jaarverslag en rekening 2025

Onderzoeksdoelen studiezaal 2025

3.3 Dienstverlening aan gemeenteambtenaren Ambtenaren vormen een belangrijke doelgroep in de dienstverlening van het RHCVV. Zij maken gebruik van archiefstukken en informatie voor de uitvoering van hun werkzaamheden, zoals beleidsvorming, vergunningverlening en juridische vraagstukken. Het aantal ambtelijke informatieverzoeken is in 2025 licht gedaald ten opzichte van 2024. Tegelijkertijd is sprake van een verschuiving in het type verzoeken. Het aantal verzoeken vanuit de afdelingen Burgerzaken is afgenomen, terwijl het aantal verzoeken naar bouwdossiers is toegenomen (De Bilt en Stichtse Vecht) of gelijk gebleven (De Ronde Venen). Ook vanuit andere afdelingen, samengevat onder de noemer ‘historisch onderzoek’, is het aantal verzoeken gestegen. Het betreft onder meer vragen over verkeersbesluiten, bestemmingsplannen, luchtfoto’s, wegenleggers, grondruil, begraafadministratie en parkeervergunningen. Deze vragen illustreren de brede inzet van archiefinformatie binnen de gemeentelijke organisatie. De drie aangesloten gemeenten dienden – in verhouding tot hun inwoneraantal – een vergelijkbaar aantal verzoeken in. Ambtenaren van Stichtse Vecht benaderden het RHCVV iets vaker dan die van De Ronde Venen en De Bilt.

In 2025 kregen alle nieuwe medewerkers van de gemeente Stichtse Vecht, in het kader van hun inwerkprogramma, weer een rondleiding bij het RHCVV en de tentoonstelling ‘De stem van het volk’ dan wel ‘Leven na de Bevrijding’. Tijdens deze kennismaking kregen zij inzicht in de taken en functies van het RHCVV. Deze rondleidingen dragen bij aan het bewustzijn van het belang van archiefbeheer en stimuleren het gebruik van archieven binnen de gemeentelijke organisatie. (zie foto)

26

Ambtelijke verzoeken 2024 100

80

80 60 40

40

45 30 26

20

44 30

15 10

0 De Bilt

Bouwdossier Historisch onderzoek

De Ronde Venen

Stichtse Vecht

Burgerzaken

Ambtelijke verzoeken 2025 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

80 53 37 11 De Bilt

Bouwdossiers

55

48

3

11

12

De Ronde Venen Stichtse Vecht

Burgerzaken

Historisch onderzoek

3.4 Digitale dienstverlening Burgers en ambtenaren verwachten in toenemende mate dat overheidsinformatie digitaal beschikbaar is. Deze ontwikkeling hangt samen met de verdere digitalisering van de samenleving en wordt ondersteund door wet- en regelgeving, zoals de Wet hergebruik overheidsinformatie en Open Data. Het RHCVV speelt hierop in door digitale dienstverlening te bieden via e-mail, chat en de website. In 2025 is deze dienstverlening uitgebreid met de introductie van scanning on demand voor ambtenaren. Het grootste deel van het contact met gebruikers verloopt digitaal. In 2025 steeg het aantal informatieverzoeken via e-mail met 13,6%. De stijging was zichtbaar bij alle drie de gemeenten, met de grootste toename bij Stichtse Vecht (+22%), gevolgd door De Ronde Venen (+11%) en De Bilt (+9%). Tegelijkertijd is het gebruik van de chatdienst afgenomen (-18%). De digitale dienstverlening verschuift deels van chat naar e-mail, met name bij meer inhoudelijke informatieverzoeken. Het RHCVV biedt ondersteuning via deze kanalen, met nadruk op persoonlijke en inhoudelijke dienstverlening, er wordt geen gebruik gemaakt van chatbots. Net als in voorgaande jaren heeft een groot deel van de vragen betrekking op bouwvergunningen. Daarnaast wordt de chatfunctie gebruikt voor algemene vragen, zoals openingstijden van tentoonstellingen en de toegankelijkheid van het gebouw.

De cijfers over websitebezoek en gebruik, gebaseerd op Google Analytics, zijn in 2025 beïnvloed door wijzigingen in het gebruik van de website, zoals interne zoekfuncties en de inzet van chatfunctionaliteiten. Hierdoor geven deze cijfers geen volledig representatief beeld van het daadwerkelijke gebruik door bezoekers. Om die reden zijn de cijfers dit jaar terughoudend geïnterpreteerd en ligt de nadruk in de duiding op andere vormen van gebruik, zoals digitale informatieverzoeken.

27

3.5 Scanning on demand Scannen on demand is een vorm van dienstverlening waarbij archiefstukken op verzoek worden gedigitaliseerd en digitaal beschikbaar worden gesteld, zodat informatie sneller en op afstand kan worden geraadpleegd. Het RHCVV zet in op de verdere ontwikkeling van deze dienstverlening. Hiermee wordt ingespeeld op de groeiende behoefte van zowel ambtenaren als inwoners om archieven digitaal te raadplegen en informatieverzoeken efficiënter af te handelen. In 2025 is scannen on demand geïntroduceerd voor de ambtelijke dienstverlening. Daarmee is een belangrijke stap gezet in het verder digitaliseren van de dienstverlening. In 2026 wordt deze werkwijze verder doorontwikkeld. Archiefstukken worden als dossier integraal gedigitaliseerd en de aangevraagde stukken worden digitaal beschikbaar gesteld. Hierdoor kunnen gebruikers zelf de benodigde informatie selecteren en wordt hergebruik van scans mogelijk. Daarnaast worden de scans van het gehele dossier duurzaam opgeslagen in het collectiebeheersysteem en – indien wettelijk toegestaan – ook gelijk beschikbaar gesteld via de website. Hierdoor kunnen scans vaker worden hergebruikt en wordt herhaald werk voorkomen. Daarmee draagt scannen on demand niet alleen bij aan een betere dienstverlening, maar ook aan de structurele vergroting van de digitale toegankelijkheid van de collectie.

3.6 Publiekstevredenheid en kwaliteitsmonitoring In 2025 is geen publieksonderzoek uitgevoerd, omdat dit onderzoek tweejaarlijks plaatsvindt. De resultaten uit de kwaliteitsmonitor van 2024 geven het meest recente beeld van de waardering van de dienstverlening. Bezoekers waardeerden met name de deskundigheid en behulpzaamheid van medewerkers; de totale dienstverlening werd beoordeeld met een 7,3. De uitkomsten van de kwaliteitsmonitor zijn in 2025 gebruikt om de dienstverlening verder te verbeteren, met name op het gebied van digitale toegankelijkheid en gebruiksgemak.

3.7 Cursussen en workshops Het vinden en interpreteren van informatie in archieven is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Met cursussen en workshops ondersteunt het RHCVV gebruikers bij het doen van onderzoek en het gebruik van archiefbronnen. Tegelijk vormen deze activiteiten een laagdrempelige manier om nieuwe doelgroepen kennis te laten maken met het archief. In 2025 bestond het aanbod uit een combinatie van meerdaagse cursussen en kortdurende workshops, onder meer op het gebied van genealogie, paleografie en archiefonderzoek. Om een breed publiek te bereiken, werden de meeste activiteiten zowel overdag als in de avond aangeboden. Cursus stamboomonderzoek - mei / juni 2025 In het voorjaar organiseerde het RHCVV twee cursussen stamboomonderzoek voor beginnende onderzoekers. Deelnemers leerden hoe zij met behulp van archiefbronnen hun familiegeschiedenis kunnen reconstrueren en zelfstandig verder onderzoek kunnen doen.

28

Cursus paleografie – september / oktober 2025 In het najaar werden twee cursussen paleografie aangeboden. In deze cursussen leerden deelnemers oude handschriften lezen en interpreteren, zodat zij historische archiefstukken beter kunnen begrijpen en gebruiken voor onderzoek. Cursus levensverhalen schrijven – oktober 2025 Onder begeleiding van externe docent Lyda Westerink, werkten deelnemers aan het schrijven van hun eigen levensverhaal, waarbij archiefonderzoek werd gebruikt om persoonlijke en familiegeschiedenissen te verdiepen. Workshop zoeken in het archief – gehele jaar In 2025 werd drie keer een workshop ‘zoeken in het archief’ georganiseerd. Deze workshop bood deelnemers een praktische introductie in het gebruik van archieven. Tijdens de bijeenkomst leerden zij hoe het archief is opgebouwd, welke bronnen beschikbaar zijn en hoe zij deze – met name via digitale systemen – effectief kunnen doorzoeken. De workshop had een interactief karakter, waarbij deelnemers onder begeleiding zelfstandig aan de slag gingen met zoekvragen. Workshop Archiefonderzoek – Tweede Wereldoorlog – december 2025 In januari 2025 was er in de landelijke media veel aandacht voor de openbaarwording van oorlogsarchieven. Dit leidde ook bij het RHCVV in de loop van het jaar tot een merkbare toename in het aantal vragen over de Tweede Wereldoorlog.

Mede naar aanleiding hiervan organiseerden wij op 11 december de workshop Archiefonderzoek – Tweede Wereldoorlog. Tijdens de workshop werden deelnemers stap voor stap begeleid in hun zoektocht door de archieven. Zij leerden waar en hoe zij relevante informatie over de oorlog kunnen vinden en hoe zij deze bronnen effectief kunnen gebruiken. De workshop voorzag in een duidelijke behoefte. Vanwege de grote belangstelling wordt deze in 2026 opnieuw aangeboden.

29

30

Beleidslijn 4: Beleven en ontmoeten Rol en betekenis beleven en ontmoeten. Archieven als verbindende kracht tussen verleden, heden en toekomst Archieven vormen een verbindende kracht tussen heden, verleden en toekomst. Ze zijn een belangrijke bron van kennis over de geschiedenis van de regio. Zij bieden inzicht in het ontstaan en de ontwikkeling van de leefomgeving en maken zichtbaar hoe het verleden doorwerkt in het heden. Daarmee hebben archieven niet alleen een historische waarde, maar ook betekenis voor actuele maatschappelijke en lokale vraagstukken. Tegelijkertijd zijn archieven niet altijd direct toegankelijk of begrijpelijk voor een breed publiek. De betekenis van archiefstukken komt vaak pas tot stand in samenhang met andere bronnen en historische context. Dit vraagt om duiding en vertaling, die voor veel gebruikers een drempel kan vormen, niet iedereen is ervaren met het doen van onderzoek of hierin geïnteresseerd. Het RHCVV vervult hierin een actieve rol door archiefinformatie toegankelijk te maken en te vertalen naar een breder publiek. Door onderzoek, duiding en presentatie worden archiefstukken in een begrijpelijke context geplaatst en verbonden met grotere historische en maatschappelijke ontwikkelingen. Deze rol krijgt vorm via tentoonstellingen, lezingen, workshops en educatieve programma’s voor verschillende doelgroepen.

De samenwerking met erfgoedpartners, onderwijsinstellingen en lokale gemeenschappen maakte het mogelijk om historische verhalen op toegankelijke wijze te presenteren. Daarmee kregen archieven niet alleen een plek als bewaarplaats van het verleden, maar ook als bron voor kennis en reflectie in het heden. 4.1 Tentoonstellingen In 2025 heeft het RHCVV zes tentoonstellingen gerealiseerd en ondersteund. Een belangrijk deel hiervan stond in het teken van 80 jaar vrijheid. De tentoonstellingen vonden plaats zowel in het RHCVV als op locaties in de gemeenten, in samenwerking met erfgoedpartners. Met tentoonstellingen geeft het RHCVV invulling aan zijn rol om archieven toegankelijk en betekenisvol te maken voor een breed publiek. Door archiefmateriaal te duiden en te presenteren in samenhang met actuele en historische thema’s, worden archieven beter begrijpelijk en bruikbaar voor inwoners, onderwijs en andere gebruikers. De stem van het volk. Ontwikkeling van de democratie in Nederland vanaf 1795 Deze tentoonstelling, geopend in december 2023, was tot en met 31 januari 2025 te zien en trok in totaal meer dan 3.000 bezoekers. De tentoonstelling liet aan de hand van archiefstukken en interactieve elementen zien hoe de democratie in Nederland zich vanaf de Bataafse tijd heeft ontwikkeld en welke rol inwoners daarin hebben gespeeld.

De tentoonstelling, mede mogelijk gemaakt door een subsidie van het Cultuurfonds Stichtse Vecht, werd in 2025 genomineerd voor de Utrechtse Erfgoedprijs.

31

32

Het loopt in de papieren, 80 jaar vrijheid in de regio In samenwerking met het Poldermuseum in Waverveen werd van 25 april tot en met 10 mei een tentoonstelling georganiseerd over de beleving van de Tweede Wereldoorlog in de regio. Om écht te begrijpen hoe het was om te leven tijdens de Tweede Wereldoorlog, moet je teruggaan naar de bronnen die de werkelijkheid van die tijd vastlegden. Denk aan krantenknipsels, bonnen, kaartenbakken en administratieve stukken. Feiten en administratieve gegevens vertellen slechts een deel van het verhaal. Het gaat ook om de verborgen verhalen van de mensen achter deze documenten. Aan de hand van originele documenten en beeldmateriaal werd inzicht gegeven in de beleving van de oorlogsjaren in de regio. De tentoonstelling werd mede mogelijk gemaakt door een bijdrage van gemeente De Ronde Venen. De tentoonstelling trok ruim 250 bezoekers. Leven na de Bevrijding. Vieren, rouwen en opbouwen Deze tentoonstelling belichtte de periode na 1945, waarin onder andere vreugde, wederopbouw en verwerking na de oorlog centraal staan. De tentoonstelling neemt de bezoeker aan de hand van originele archiefstukken, foto’s, kranten en voorwerpen uit de regio mee naar een turbulente periode van hoop en opbouw, maar ook rouw. De tentoonstelling werd mede mogelijk gemaakt door bijdragen van Cultuurfonds Stichtse Vecht.

In 2025 trok de tentoonstelling ruim 1.300 bezoekers. De tentoonstelling bevatte diverse interactieve elementen voor verschillende doelgroepen, zoals een volgordepuzzel van krantenkoppen en de mogelijkheid om een eigen Marshallplan samen te stellen. Daarnaast waren er een herinneringenbord en verdiepende literatuur beschikbaar. Op basis van foto’s uit de collectie werd een bevrijdingskleurplaat ontwikkeld, die op Bevrijdingsdag werd verspreid over acht kernen in de regio. Bezoekers konden gebruikmaken van een tekst- en puzzelboekje die hen door de tentoonstelling begeleidden. Als onderdeel van de tentoonstelling werd in de centrale hal een tijdlijn over de Tweede Wereldoorlog geplaatst, die bijdraagt aan het trekken van bezoekers naar de tentoonstelling en het archief.

33

34

Leven na de Bevrijding in gemeente De Bilt Van 1 tot en met 30 augustus was een lokale variant van de tentoonstelling te zien in het gemeentehuis van De Bilt, met specifieke aandacht voor lokale verhalen uit deze gemeente.

Van Nederlands-Indië naar Nederland: sporen van een gedeeld verleden Van 11 augustus tot en met 11 oktober was in het atrium van het RHCVV een tentoonstelling te zien van de Stichting Educatie en Herdenking WO II Nederlands-Indië (Stichtse Vecht). Het RHCVV stelde ruimte en faciliteiten beschikbaar en ondersteunde bij de inrichting. De tentoonstelling trok circa 200 bezoekers. Foto-expositie: 80 jaar vrijheid in Breukelen Van 14 november 2025 tot en met 9 januari 2026 was in het atrium een foto-expositie te zien over 80 jaar vrijheid. Samengesteld door de Historische Kring Breukelen, de Historische Kring Maarssen en Philip Burggraaf, een lokale onderzoeker en verzamelaar uit Breukelen. De tentoonstelling sloot aan op de gespreksmiddag die het RHCVV organiseerde met de Historische Kring Breukelen over lokale verhalen uit de Tweede Wereldoorlog, op vrijdag 14 november. Op de tentoonstelling kwamen circa 160 bezoekers af. 4.2 Publicaties Vrijheidskranten In het kader van 80 jaar vrijheid verschenen in de gemeenten De Ronde Venen en Stichtse Vecht vrijheidskranten. Beiden waren een gezamenlijke uitgave van de gemeenten, de lokale historische kringen en het RHCVV. Ze bevatten onder andere lokale verhalen uit oorlogstijd en uit voormalig Nederlands-Indië, foto’s en een kinderpagina.

Het RHCVV leverde inhoudelijke bijdragen aan de krant van De Ronde Venen en coördineerde de samenstelling en realisatie van de uitgave voor Stichtse Vecht. In deze uitgave werd tevens een fotowedstrijd aangekondigd, waarvan de inzendingen zijn opgenomen in de collectie van het RHCVV. Tijdschriften historische verenigingen Het RHCVV leverde ook in 2025 bijdragen aan publicaties van historische verenigingen in de regio, waaronder artikelen voor de Historische Vereniging Proosdijlanden.

Tijdlijn Als onderdeel van de tentoonstelling Leven na de Bevrijding is in de centrale hal een grote tijdlijn over het ontstaan, verloop en einde van de Tweede Wereldoorlog bevestigd. Deze trekt veel bekijks van mensen die eigenlijk

35

36

4.3 Lezingen, rondleidingen en activiteiten Het RHCVV organiseert gedurende het jaar diverse activiteiten voor verschillende doelgroepen, in veel gevallen in samenwerking met erfgoedpartners. Een groot deel van de activiteiten stond in het teken van herdenken en vieren van 80 jaar vrijheid. Een selectie uit de activiteiten in 2025. 11 januari – Open dag RHCVV Tijdens een open dag op zaterdag 11 januari konden bezoekers de tentoonstelling De stem van het volk bezoeken en deelnemen aan workshops, rondleidingen en studiezaalactiviteiten.

14 februari – Ruilmiddagen historisch plaatjesboek In aansluiting op de spaaractie van het Jumbo historisch plaatjesboek over Breukelen, Kockengen en Nieuwer Ter Aa organiseerde het RHCVV in 2025, samen met partners, meerdere ruilmiddagen. Deze trokken gezamenlijk ruim 210 bezoekers, van wie het merendeel niet eerder bij het RHCVV was geweest. 25 maart – Interactieve lezing Vechtse Plussers Een interactieve lezing door adviseur erfgoed en educatie Suzanne Lekkerkerker in Vechtstreekmuseum over de lokale geschiedenis van de kernen van gemeente Stichtse Vecht.

het

28 maart – Lezing ontwikkeling democratie Een lezing over de ontwikkeling van de democratie, door Wouter van Dijk in samenwerking met cursusproject SWIB, in aansluiting op de tentoonstelling De stem van het volk. 12–15 augustus – Activiteitenweek Leven na de Bevrijding In de openingsweek van de tentoonstelling Leven na de Bevrijding werden diverse activiteiten georganiseerd, waaronder rondleidingen en themabijeenkomsten. 19 september – Lezing Nederlands-Indië In samenwerking met Stichting Educatie en Herdenking WO II NederlandsIndië (Stichtse Vecht) werd een lezing georganiseerd over de ruim 300.000 mensen die na de Tweede Wereldoorlog vanuit Nederlands-Indië naar Nederland kwamen. De lezing trok ruim 50 bezoekers. 14 november – Gespreksmiddag Tweede Wereldoorlog In samenwerking met de Historische Kring Breukelen werd een bijeenkomst georganiseerd waarin deelnemers persoonlijke verhalen uitwisselden over de oorlogstijd. De middag bouwde voort op gesprekken uit 2019 en 2020 tussen verschillende inwoners van Breukelen. Zij kwamen destijds twee keer samen om herinneringen te delen over gebeurtenissen in Breukelen en omgeving tijdens de Tweede Wereldoorlog. De gesprekken zijn gefilmd en vormden nu de leidraad voor de gespreksmiddag.

Aan de hand van gespreksvragen en fragmenten met persoonlijke verhalen uit de oorlogstijd werden in verschillende groepjes door ruim 20 deelnemers verhalen uitgewisseld.

37

38

4.4 Activiteiten voor kinderen en gezinnen Het RHCVV ontwikkelt activiteiten om ook jonge doelgroepen kennis te laten maken met archieven en geschiedenis. Hierbij wordt ingezet op speelse en toegankelijke werkvormen, die aansluiten bij de belevingswereld van kinderen. In 2025 zijn onder meer activiteiten georganiseerd waarbij kinderen op een interactieve manier het archief konden ontdekken, bijvoorbeeld door speuractiviteiten, kleurplaten en gezinsrondleidingen. Hiermee wordt de drempel tot het archief verlaagd en wordt een eerste kennismaking met erfgoed gestimuleerd. Een selectie van de activiteiten in 2025. Januari–februari – Loepenjacht Een speuractiviteit voor kinderen in de studiezaal en het atrium. Kinderen vanaf 4 jaar gingen op zoek naar loepen. Er was ook een puzzelvariant voor kinderen vanaf 8 jaar, natuurlijk met een prijsje. 20 oktober – Gezinsrondleidingen herfstvakantie Interactieve rondleidingen waarbij gezinnen kennismaakten met hoe archief bewaard wordt in de depots, hoe deze vindbaar zijn en oud schrift leerden schrijven. 4.5 Onderwijs en educatie Het RHCVV zet actief in op educatie via het onderwijs om jongeren kennis te laten maken met de lokale geschiedenis en het gebruik van archieven. Schoolklassen bezoeken het archief voor rondleidingen en educatieve programma’s, vaak in aansluiting op tentoonstellingen.

Daarnaast wordt samengewerkt met partners in het onderwijs en erfgoedveld. Hieronder volgt een selectie van de activiteiten Lesproject Basisscholen (samenwerking met Kunst Centraal en Landschap Erfgoed Utrecht) In 2025 werd voor groep 5 en 6 van De Ronde Venen en voor de groepen 5/6 en een enkele groep 7 van een deel van Stichtse Vecht een les verzorgd over 'De Buurt in Beeld'. Het project ‘De Buurt in Beeld’ laat de leerlingen onder andere kennismaken met het archief, waar ze zelf ook op onderzoek uit gaan. Ze bestuderen verschillende kaarten van de gemeente en ontdekken hoe je zelf je omgeving in kaart kunt brengen. Voor de basisscholen in De Ronde Venen werd een reizende lestas ontwikkeld, die in februari en maart langs de verschillende scholen ging. In de tas zaten diverse opdrachten met kaarten uit hun woonplaats en andere plaatsen in de gemeente, die de kinderen gezamenlijk onderzochten. De leerlingen uit Stichtse Vecht kwamen in mei en juni langs in het archief. 17 schoolklassen uit de kernen Breukelen, Loenen aan de Vecht, Nigtevecht en Vreeland bekeken en vergeleken oude en nieuwe kaarten, tekenden hun eigen schoolplein en namen natuurlijk een kijkje in het depot. Ze leerden hoe je stukken in een depot kunt vinden en bekeken een kaart van Joan Blaeu uit 1640.

Net als voor de kinderen, was het voor veel ouders die met de leerlingen meekwamen de eerste kennismaking met het regionale archief. Beroepenfeest On Stage (4 maart) Deelname aan een beroepenmarkt met meer dan 1.000 scholieren, gericht op kennismaking met het werkveld. Lesmateriaal verkiezingen (29 oktober) Lesmateriaal over democratie werd beschikbaar gesteld aan scholen, gebaseerd op de tentoonstelling De stem van het volk. De kleurplaten, DIY protestborden, stemviltjes en democratie-memory werden ingezet voor een les over democratie.

39

Archiefles (13 november) Leerlingen van de groepen 7 en 8 uit de basisschool in Nieuwer Ter Aa maakten kennis met het archief en oud schrift tijdens een bezoek aan tentoonstelling en depot. Training onderzoek slavernijverleden (3 en 17 november) In samenwerking met de provincie Utrecht werd een training georganiseerd voor onderzoekers en organisaties, ter ondersteuning van lokaal onderzoek door medewerkers van gemeenten, historische kringen, lokale onderzoekers, comités 30 juni/1 juli en andere lokale organisaties die zich bezighouden met onderzoek naar het slavernijverleden, binnen ons werkgebied en gemeenten die daaraan grenzen. Maatschappelijke stage Drie scholieren liepen stage bij het RHCVV en maakten kennis met werkzaamheden rond beheer en toegankelijkheid van archieven. Ze werkten bijvoorbeeld mee aan diverse taken, zoals het ompakken van archiefmateriaal, het digitaliseren van foto’s en het labelen van archiefdozen. Daarnaast verkenden ze de website en beeldbank van het RHCVV via gerichte zoekopdrachten. 4.6 Samenwerkingspartners en kennisdeling Samenwerking en kennisdeling vormen een belangrijk onderdeel van de werkwijze van het RHCVV. Als regionaal archief werkt het RHCVV samen met erfgoedinstellingen, overheden en onderwijs- en onderzoeksorganisaties.

Deze samenwerking maakt het mogelijk om kennis te ontwikkelen en te delen, expertise te bundelen en een breder publiek te bereiken. Daarmee wordt niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening versterkt, maar ook de zichtbaarheid en toegankelijkheid van het regionale erfgoed. In 2025 is hier op verschillende manieren invulling aan gegeven, onder meer via projecten, educatieve activiteiten en deelname aan netwerken. UU RNO-subsidie – project MESOE Het RHCVV neemt deel aan de buitenkring van het project MESOE (Multiperspectivistische Erfgoededucatie door Samenwerking tussen Onderwijs en Erfgoedinstellingen netwerken in Utrecht en Rotterdam). In dit project wordt onderzocht hoe erfgoedinstellingen en scholen beter kunnen samenwerken om in het onderwijs ruimte te bieden aan verschillende perspectieven, met name in diverse klassen. Het RHCVV neemt deel aan dit netwerk, met als doel kennis op te doen en deze te delen binnen de organisatie en het werkgebied. Venster op de Vecht (vensteropdevecht.nl) In samenwerking met de gemeente Stichtse Vecht heeft het RHCVV de website Venster op de Vecht vernieuwd. Deze interactieve website biedt inzicht in de ontwikkeling van landschap en cultuurhistorie in de regio en deelt ook informatie van de gemeente Stichtse Vecht over archeologie en landschap. De website wordt onder meer gebruikt als informatiebron voor onderwijs en publieksactiviteiten.

De vernieuwde website is op 15 december 2025 feestelijk gelanceerd door de wethouder Cultuur van gemeente Stichtse Vecht tijdens een bijeenkomst bij het RHCVV.

Bibliotheek Utrechtse Venen In samenwerking met de bibliotheek in Abcoude is een workshop stamboomonderzoek verzorgd, in het kader van de landelijke campagne Heel Nederland Leest. De workshop sloot aan bij het weggeefboek Onder de paramariboom van Johan Fretz.

40

41

Zichtbaarheid en communicatie In 2025 heeft het RHCVV actief ingezet op het vergroten van de zichtbaarheid en naamsbekendheid in de regio. Door inzet van eigen communicatiekanalen, samenwerking met partners en gerichte publieksactiviteiten zijn zowel bestaande als nieuwe doelgroepen bereikt. Het thema 80 jaar vrijheid vormde hierbij een belangrijk uitgangspunt in de communicatie. Nieuwsbrieven In 2025 zijn vier nieuwsbrieven en twee nieuwsflitsen verzonden, met informatie over tentoonstellingen, activiteiten en projecten. Het aantal abonnees groeide van 589 in december 2024 naar 681 in december 2025 (en 724 begin 2026). De nieuwsbrieven werden bovengemiddeld goed geopend, wat wijst op een betrokken en geïnteresseerd publiek. Een ander positief punt is de openingsratio van de nieuwsbrieven en nieuwsflitsen in 2025. De nieuwsbrieven werden gemiddeld door 64,64% (variërend tussen 63,20 en 66,50) van de ontvangers geopend. Volgens De Nederlandse E-mail Marketing Benchmark 2025 lag in 2024 de gemiddelde COR (Confirmed Open Rate) op 44,93%.* De gemiddelde Click Through Rate (CTR)/ klikratio lag in 2024 gemiddeld op 5,95%. De gemiddelde Click to Open (CTO) van de nieuwsbrieven en nieuwsflitsen van het RHCVV lag in 2024 op 10,46%. Over het algemeen scoren de verstuurde nieuwsbrieven en nieuwsflitsen dus bovengemiddeld.

Sociale media Het RHCVV communiceerde via verschillende online kanalen, waaronder Facebook, Instagram, LinkedIn en BlueSky. Daarbij is bewust ingezet op een gerichte aanpak per platform en doelgroep. Het aantal volgers nam op vrijwel alle kanalen toe, met name op LinkedIn (+90 volgers) en BlueSky (van 50 naar 163 volgers). Via sociale media is niet alleen informatie gedeeld, maar ook interactie gestimuleerd en zijn nieuwe doelgroepen bereikt. Media-aandacht Het RHCVV kreeg in 2025 regelmatig aandacht in regionale media, onder meer rondom tentoonstellingen, activiteiten en publicaties. Deze publiciteit droeg bij aan de zichtbaarheid van het archief en het bereiken van een breder publiek in de regio. Podcasts en digitale content In 2025 is op initiatief van het RHCVV de vijfdelige podcastserie 80 jaar vrijheid in Stichtse Vecht geproduceerd. In deze serie werden lokale verhalen, archiefstukken en persoonlijke ervaringen rond de Tweede Wereldoorlog belicht. De podcast werd ruim 800 keer beluisterd en bereikte via aanvullende korte video’s op sociale media een breder publiek.

Zie een van de afleveringen: https://rtvstichtsevecht.nl/nieuws/artikel/podcast-80-jaar-vrijheid-herinneren-herdenken-eneducatie-aflevering-4 Campagnes en fysieke zichtbaarheid Naast online communicatie is ingezet op zichtbaarheid in de openbare ruimte, onder meer via advertenties, social media campagnes en een postercampagne in de regio. Ook was het RHCVV aanwezig bij evenementen, markten en Open Monumentendag. Door op locatie zichtbaar te zijn en in gesprek te gaan met bezoekers zijn nieuwe doelgroepen bereikt en is de bekendheid met het archief vergroot.

42

43

44

Organisatie In 2025 stond de verdere ontwikkeling van het RHCVV in het teken van het versterken van de robuustheid en toekomstbestendigheid van de organisatie. Het onderzoek Robuust RHCVV vormt hierbij een belangrijk richtinggevend kader. Dit onderzoek richt zich op de vraag hoe het RHCVV zich zodanig kan ontwikkelen dat het ook op langere termijn zijn wettelijke taken duurzaam, kwalitatief en efficiënt kan blijven uitvoeren. In lijn met deze koers is in 2025 verder gewerkt aan de professionalisering van de organisatie. De nadruk lag daarbij op het verbeteren van werkprocessen, het versterken van de interne organisatie en het vergroten van de slagkracht. Deze ontwikkeling is noodzakelijk om adequaat te kunnen inspelen op maatschappelijke en technologische veranderingen, zoals de toenemende digitalisering van informatie en de groeiende complexiteit van archiefbeheer. De doorontwikkeling van het RHCVV is een meerjarig proces. In 2025 zijn hierin verdere stappen gezet, die de basis vormen voor de keuzes en ontwikkelingen in de komende jaren. Governance en Gemeenschappelijke Regeling In 2025 is daarnaast intensief gewerkt aan de voorbereiding van de overgang naar de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling per 1 januari 2026. Deze transitie is grotendeels door de eigen organisatie uitgevoerd. Daarbij is gebruikgemaakt van externe expertise op juridisch, HR- en arbeidsrechtelijk terrein.

Ook is actief ingezet op het zorgvuldig betrekken van medewerkers bij deze ontwikkeling. Dit heeft geleid tot een beheersbare en zorgvuldige overgang naar de nieuwe organisatievorm. Aanleiding voor de wijziging waren wijzigingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (2022), de uittreding van de gemeente Weesp en knelpunten in de bestaande regeling. De eerdere constructie sloot niet volledig aan bij de juridische vorm en de feitelijke werkwijze van de organisatie, wat leidde tot onduidelijkheden in governance en verantwoordelijkheden. Met de herziening is het RHCVV met ingang van 2026 formeel ingericht als een bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid. Daarmee sluit de juridische structuur beter aan bij de praktijk en is een duidelijker kader ontstaan voor sturing, samenwerking en verantwoording. Personeel en organisatie De ontwikkeling naar een toekomstbestendige organisatie vraagt om blijvende investering in medewerkers. In 2025 is ingezet op deskundigheidsbevordering, kennisdeling en het versterken van competenties, zodat de organisatie beter kan inspelen op ontwikkelingen binnen het vakgebied, met name op het gebied van digitaal informatiebeheer. Daarnaast is in 2025 een herwaardering van de functies uitgevoerd op basis van het HR21functiegebouw.

Hiermee zijn functies opnieuw beschreven en gewaardeerd, zodat deze beter aansluiten bij de huidige werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Dit draagt bij aan een transparante en toekomstbestendige inrichting van de organisatie. Formatie In 2025 is de formatie uitgebreid van circa 13,7 fte naar 16,5 fte. Deze uitbreiding volgt uit de toekomstverkenning Robuust RHCVV, waarin is vastgesteld welke capaciteit nodig is om de wettelijke taken op een adequaat niveau te kunnen blijven uitvoeren. De uitbreiding van de formatie is met name gericht op het versterken van de inhoudelijke taakvelden: • Toezicht en Advies: uitbreiding met 1 fte voor een adviseur digitale informatie, vanwege de toenemende complexiteit en hoeveelheid (wettelijke) adviesvragen vanuit gemeenten. • Collectiebeheer: uitbreiding voor applicatiebeheer en archiefbeheer, onder meer in verband met digitalisering, het e-depot en het wegwerken en voorkomen van achterstanden. • Dienstverlening: uitbreiding van capaciteit voor digitale dienstverlening en ‘scanning on demand’, evenals versterking van de coördinatie op dit terrein. Deze ontwikkeling hangt samen met de groei van digitale archiefvorming bij de overheid, de toenemende eisen vanuit wet- en regelgeving en de verdere ontwikkeling van het RHCVV als kennisen adviescentrum voor de deelnemende gemeenten.

Door te investeren in capaciteit en specialistische kennis wordt de organisatie minder kwetsbaar en beter in staat om haar taken duurzaam uit te voeren

45

Personele bezetting en werving Hoewel in voorgaande jaren de werving succesvol verliep, bleek het in 2025 lastiger om vacatures te vervullen. Dit hangt samen met de krapte op de arbeidsmarkt, met name voor specialistische functies binnen het archief- en informatiedomein. Zo kon de functie van archiefinspecteur, na het vertrek in zomer 2025, niet direct worden ingevuld. Ook voor de functies van adviseur digitale archieven en manager bedrijfsvoering bleek het aanbod van geschikte kandidaten beperkt. Deze functies vragen om specifieke expertise en ervaring, terwijl er landelijk veel vraag is naar vergelijkbare profielen bij archiefdiensten. Daarnaast was er sprake van tijdelijke uitval van de directeur. Hoewel werkzaamheden waar mogelijk door de directeur vanaf afstand zijn voortgezet, heeft dit in een kleine organisatie, waarin functies en verantwoordelijkheden nauw met elkaar verweven zijn, impact gehad op de voortgang van onder andere aansturing, bedrijfsvoering en werving van nieuwe medewerkers. De continuïteit van de bedrijfsvoering en taakuitvoering is in deze periode in belangrijke mate geborgd door het kernteam, bestaande uit de coördinatoren van de verschillende taakvelden.

Zij hebben, in aanvulling op hun reguliere verantwoordelijkheden, gezamenlijk zorggedragen voor de voortgang van de werkzaamheden en de interne afstemming, waardoor de organisatie haar taken is blijven uitvoeren. In 2025 konden niet alle vacatures volledig worden opgevuld. Om de continuïteit van de taakuitvoering te waarborgen, is voor een deel van de werkzaamheden tijdelijke externe inhuur ingezet, met name op het gebied van toezicht en advisering. Desondanks was het niet mogelijk om de volledige formatiebehoefte in te vullen. Dit heeft er mede toe geleid dat een deel van het beschikbare personeelsbudget in 2025 niet geheel is benut. De beperkte invulbaarheid van vacatures hangt mede samen met de positie van het RHCVV als kleine organisatie binnen een competitieve arbeidsmarkt. In vergelijking met grotere gemeenten en organisaties zijn de doorgroeimogelijkheden, schaalgrootte en arbeidsvoorwaarden beperkter, terwijl de gevraagde expertise juist specialistisch en schaars is. Dit maakt het aantrekken van gekwalificeerd personeel extra uitdagend. Tegelijkertijd biedt het RHCVV een inhoudelijk interessant werkveld met een breed takenpakket en veel zelfstandigheid, maar dit weegt in de huidige arbeidsmarkt niet altijd op tegen de voordelen die grotere organisaties kunnen bieden.

In de komende periode wordt daarom ingezet op het versterken van de organisatie, het vergroten van de aantrekkelijkheid als werkgever en het verder ontwikkelen van samenwerkingsvormen en flexibele inzet van capaciteit. Hierbij wordt onder meer gekeken naar samenwerking met andere archiefdiensten, kennisdeling en het efficiënter inzetten van beschikbare expertise.

Vrijwilligers Het RHCVV is trots op de inzet van zijn vrijwilligers, die met hun kennis, enthousiasme en betrokkenheid een belangrijke rol spelen in nader toegankelijk maken van onze archieven. Hun passie en toewijding dragen bij aan het behoud en de toegankelijkheid van ons regionale erfgoed. Het RHCVV kan rekenen op de inzet van 18 vrijwilligers, die op verschillende manieren bijdragen aan het zichtbaar en toegankelijk maken van het erfgoed van onze regio. Hun inzet is van grote waarde voor zowel het beheer als de ontsluiting van de archieven. De inzet van vrijwilligers draagt niet alleen bij aan de uitvoering van werkzaamheden, maar versterkt ook de maatschappelijke betrokkenheid bij het RHCVV en het erfgoed in de regio. In 2025 is het vrijwilligersteam verder versterkt met drie nieuwe vrijwilligers. Zij houden zich bezig met de materiële verzorging van archieven, zoals het ontnieten en herverpakken van archiefmateriaal, het signaleren van kwetsbare stukken en het treffen van conserverende maatregelen. Dankzij hun zorgvuldige inzet blijven archieven duurzaam behouden en raadpleegbaar voor toekomstige generaties.

46

Een groot deel van de vrijwilligers zet zich in voor het indexeren van archieven. Door akten, registers, fotomateriaal, prentbriefkaarten en andere archiefstukken zorgvuldig te beschrijven (en soms ook te digitaliseren) maken zij het onderzoekers, inwoners en geïnteresseerden mogelijk om sneller en gerichter informatie te vinden via onze website. Het indexeren vraagt nauwkeurigheid, geduld en historische belangstelling – kwaliteiten die onze vrijwilligers in ruime mate inbrengen. Dankzij hun inzet worden steeds meer archiefbestanden digitaal doorzoekbaar, en daardoor veel toegankelijker Een kleinere groep vrijwilligers richt zich op het inventariseren van particuliere archieven. Doordat zij archieven systematisch ordenen, beschrijven en structureren, kunnen onderzoekers en bezoekers snel zien wat een archief bevat en hoe het is opgebouwd. Het inventariseren vraagt niet alleen nauwkeurigheid, maar ook inzicht in archiefvorming en historische context. De vrijwilligers die dit werk uitvoeren, bezitten die expertise en aandacht. Dankzij hun inzet kunnen steeds meer archieven worden ontsloten, waardoor ze beter te raadplegen zijn voor het publiek.

Onze vrijwilligers (op alfabetische volgorde) Pauline Bakker, Jan Blom, Elly van Dijk, Ellen Drees, Wil van Ede, Irma Gondrie, Ingrid Groenewegen, Nel van Haaften, Leo den Hertog, Henny Jansen, Wilma de Kruijter, Ron Moers, Ad Nielen, Ron Noordenbos, Beb Stam, Wilma Storimans, Meine Visser en Cees Zaal.

47

48

II. Paragrafen

49

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen is een indicator voor de financiële gezondheid en is te definiëren als de mate waarin het RHCVV in staat is onverwachte tegenvallers c.q. risico’s op te vangen teneinde zijn taken voort te kunnen blijven zetten. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. de weerstandscapaciteit, zijnde middelen en mogelijkheden waarover het RHCVV beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Inventarisatie weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en de mogelijkheden die het RHCVV heeft om onverwachte kosten (risico’s) op te kunnen vangen. Het RHCVV heeft een algemene reserve en door het bestuur aangewezen bestemmingsreserves. Ten aanzien van de algemene reserve is door het bestuur bepaald, dat deze minimaal op 5% van de begrote lasten van het komende jaar moet bedragen (ultimo 2025 € 143.820). De bestemmingsreserves bedragen ultimo 2025 € 252.564. In totaal bedraagt het eigen vermogen inclusief het nog te bestemmen resultaat 2025 € 682.998. Dit is 31% van het balanstotaal. Inventarisatie van de risico’s In 2025 had het RHCVV te maken met een aantal strategische, operationele, financiële en compliance risico’s.

Deze hangen samen met de aard van de organisatie, de fysieke en digitale archiefopgaven en externe ontwikkelingen zoals wetgeving en huisvesting. De belangrijkste risico’s zijn hieronder toegelicht. a. Capaciteit archiefbewaarplaats en klimaatinstallatie De Archiefwet 1995 schrijft voor dat blijvend te bewaren archieven na de wettelijke termijn moeten worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Begin 2024 bevond zich circa 4,5 kilometer archief in de depots. De archiefbewaarplaats heeft in 2025 de maximale capaciteit bereikt. Terwijl op basis van inventarisaties de behoefte bestaat aan circa 2.000 strekkende meter extra capaciteit. De uitbreiding van de archiefbewaarplaats (optopping) is vertraagd ten opzichte van de oorspronkelijke planning. Waar eerder werd uitgegaan van oplevering in 2025 en later medio 2026, wordt op basis van de huidige inzichten uitgegaan van realisatie in het voorjaar van 2027. Als gevolg hiervan kunnen gemeenten hun archieven momenteel niet overbrengen naar de archiefbewaarplaats. Dit belemmert de naleving van de wettelijke overbrengingstermijnen en heeft ook gevolgen voor de tijdige openbaarmaking en beschikbaarstelling van archieven. Daarnaast functioneert de klimaatinstallatie in de depots structureel niet naar behoren.

Hierdoor ontstaan risico’s voor de bewaarcondities van archiefmateriaal, met name door schommelingen in temperatuur en luchtvochtigheid, die op termijn kunnen leiden tot aantasting van archiefstukken. De tijdelijke maatregelen die zijn getroffen bieden geen structurele oplossing en leiden bovendien tot beperkingen in de afsluitbaarheid van de depots, wat risico’s met zich meebrengt voor veiligheid en beheer. Daarnaast is bekend dat onderdelen van de installatie vanaf 2027 niet meer leverbaar zijn, waardoor het risico op uitval en het niet kunnen herstellen van storingen toeneemt. Het bestuur heeft hierover in december 2025 het college van de centrumgemeente als eigenaar schriftelijk verzocht om nadere afspraken over planning, uitvoering en structurele oplossingen. Dit samenstel van factoren vormt een belangrijk operationeel en compliance-risico voor het RHCVV en de deelnemende gemeenten.

50

b.

Achterstanden in toegankelijkheid van in 2009 overgenomen archieven. Uit een in 2022 uitgevoerde inventarisatie blijkt dat een deel van de sinds 2009 overgebrachte archieven niet voldoet aan de wettelijke eis van een goede, geordende en toegankelijke staat. Deze achterstanden zijn ontstaan bij de overdracht van archieven, waarbij destijds onvoldoende afspraken zijn gemaakt over materiële staat en metadata. In 2025 is, conform de meerjarenplanning en begroting, gestart met het wegwerken van deze achterstanden. In het eerste uitvoeringsjaar is voortgang gerealiseerd en zijn de eerste archieven bewerkt en toegankelijk gemaakt. Op basis van eerdere berekeningen wordt uitgegaan van een doorlooptijd van circa tien jaar. De uitvoering van dit traject kent echter onzekerheden. De omvang en complexiteit van de werkzaamheden kunnen in de praktijk afwijken van de oorspronkelijke inschatting, wat gevolgen kan hebben voor doorlooptijd en kosten. Daarnaast is de uitvoering afhankelijk van de beschikbaarheid van specialistische kennis en capaciteit. Het risico bestaat dat archieven gedurende langere tijd niet voldoen aan de wettelijke toegankelijkheidseisen, waardoor de raadpleegbaarheid en bruikbaarheid voor gemeenten, inwoners en onderzoekers beperkt blijft.

c.

Demarcatie servicekosten en huur ontbreekt Sinds 2020 bestaat er onzekerheid over de verdeling van verantwoordelijkheden voor groot en klein onderhoud (demarcatie) tussen verhuurder en huurder(s). Deze demarcatie is noodzakelijk om de servicekosten en huisvestingslasten structureel en correct te kunnen ramen. Hoewel de demarcatie aanvankelijk gepland stond voor 2024, is deze per begin 2026 nog niet vastgesteld. In 2025 is door de verhuurder gestart met het traject, maar dit heeft nog niet geleid tot een concreet en volledig uitgewerkt voorstel, onder meer doordat een actueel overzicht van de installaties en onderhoudsverantwoordelijkheden ontbreekt. Het ontbreken van duidelijkheid over de demarcatie leidt tot aanhoudende onzekerheid in de meerjarenraming van de huisvestingskosten. Daarnaast bestaat het risico dat toekomstige onderhouds- en vervangingskosten niet tijdig of onvolledig worden voorzien, wat kan leiden tot financiële tegenvallers. Het RHCVV is voor de oplossing van dit vraagstuk afhankelijk van de voortgang bij de verhuurder.

d.

De klimaatinstallaties van het depot zijn aan het einde van hun levensduur. De klimaatinstallaties van de archiefbewaarplaats naderen het einde van hun technische levensduur. Dit leidt tot toenemende onderhoudskosten en een groter risico op storingen. Daarnaast zijn onderdelen van de installaties vanaf 2027 niet meer leverbaar, is door de leverancier aangegeven, wat de kwetsbaarheid verder vergroot. De klimaatinstallaties zijn essentieel voor het op peil houden van stabiele temperatuur- en luchtvochtigheidscondities, zoals vereist op grond van de Archiefregeling. Schommelingen in deze condities kunnen leiden tot versnelde achteruitgang van archiefmateriaal en vormen daarmee een risico voor het duurzaam behoud van de collectie. Vervanging van de installaties is de verantwoordelijkheid van de verhuurder en was voorzien in samenhang met de uitbreiding van de archiefbewaarplaats. Door de vertraging in dit traject is ook de vervanging van de klimaatinstallaties onzeker geworden. Het RHCVV is voor een structurele oplossing afhankelijk van de voortgang bij de verhuurder. In de tussentijd wordt ingezet op monitoring en beheer om de risico’s zoveel mogelijk te beperken.

e.

Beperkte verzekering archieven en collecties Het RHCVV heeft sinds 2009 in lijn met het beleid van centrumgemeente gemeente Stichtse Vecht, geen reconstructieverzekering afgesloten voor de in de depots aanwezige archieven en collecties. Het bestuur heeft dit besluit op 12 mei 2021 formeel bekrachtigd. Het ontbreken van een reconstructieverzekering betekent dat bij een calamiteit (zoals brand of waterschade) de schade aan archieven en collecties niet financieel kan worden gecompenseerd. Dit risico wordt als beperkt ingeschat, gezien de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen op grond van de Archiefregeling en de aanwezige beveiligings- en beheersmaatregelen. Het RHCVV beschikt over een door Gedeputeerde Staten goedgekeurde archiefbewaarplaats (2009), voorzien van onder meer klimaatbeheersing, brand- en inbraaksignalering en

51

waterdetectie. Daarnaast is een collectiehulpverleningsplan opgesteld, waarin prioriteiten zijn vastgelegd voor het veiligstellen van archieven bij calamiteiten. Per 1 januari 2026 heeft het RHCVV verschillende verzekeringen afgesloten voor de bedrijfsvoering. Hoewel de kans op schade wordt beperkt door deze maatregelen, blijft het restrisico bestaan dat onherstelbaar verlies van archiefmateriaal optreedt. f.

Onzekerheid rond wijziging Archiefwet. De voorgenomen wijziging van de Archiefwet is op het moment van opstellen van dit verslag nog niet door de Eerste Kamer vastgesteld. De datum van inwerkingtreding is daarmee onzeker. De voorgestelde wetswijziging bevat ingrijpende aanpassingen, waaronder de verkorting van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar en de overgang van een documentgericht naar een informatiegericht stelsel. Deze wijzigingen zijn gericht op het eerder beschikbaar stellen van overheidsinformatie en sluiten aan bij de verdere digitalisering van de informatiehuishouding. De exacte gevolgen voor de taakuitvoering van het RHCVV zijn op dit moment nog niet volledig te overzien. Met name de impact van de stelselwijziging naar een informatiestelsel kan gevolgen hebben voor processen rond beheer, overbrenging en beschikbaarstelling van archieven. Het RHCVV volgt de ontwikkelingen actief en bereidt zich, samen met de deelnemende gemeenten, voor op mogelijke aanpassingen in werkwijze en capaciteit.

Beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's Conform artikel 10.6 van de GR kan het algemeen bestuur bij een negatief saldo besluiten dit saldo geheel of gedeeltelijk te vorderen bij de deelnemers in de verhouding waarin zij bijdragen aan de exploitatiekosten. In 2023 hebben de gemeenten het tekort over 2023 aangezuiverd, zonder dat er liquiditeitsproblemen ontstonden. Verder worden de gemeenten regelmatig geïnformeerd over bijzondere financiële ontwikkelingen, zodat eventueel tijdig maatregelen kunnen worden genomen. Kengetallen en beoordeling daarvan Kengetallen

2.024

2.025

Netto schuldquote *

-15%

-20%

Solvabiliteitsratio

28%

31%

Structurele exploitatieruimte

-6%

-4%

* De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote. De netto schuldquote neemt af van –15% naar –20%. Dit betekent dat de organisatie meer liquide middelen en vorderingen heeft dan schulden. De financiële buffer is in afwachting van de bestemming van het resultaat 2025 verbeterd en wijst op een financieel gezonde situatie met een beperkte schuldenlast. De solvabiliteitsratio gaat van 28% naar 31%, wat betekent dat het aandeel eigen vermogen in het totaal vermogen is toegenomen. De financiële buffer is in afwachting van de verdeling van het resultaat 2025 verbeterd. De structurele exploitatieruimte verbetert van –6% naar –4%. Dit betekent dat het structurele tekort in de exploitatie kleiner is geworden en dat de structurele baten en lasten dichter bij elkaar zijn komen te liggen. De financiële positie ontwikkelt zich daarmee in positieve richting. De exploitatie is echter nog niet structureel in evenwicht, omdat er nog steeds een structureel tekort bestaat en een deel van de lasten is gedekt met reserves. Tot en met 2025 kwam de dekking met name uit onttrekkingen uit de Bestemmingsreserve uittreding Weesp. Onderhoud kapitaalgoederen Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de gemeente Stichtse Vecht.

52

Beleidskader en financiële consequenties Het RHCVV heeft de beschikking over een concept/ongetekende huurovereenkomst gedateerd 1 december 2008. In het concept staat dat de huur is aangegaan voor 20 jaar ingaande 15 november 2008 (art 4.1). Na afloop van de deze periode wordt, tenzij zes maanden tevoren is opgezegd, de overeenkomst stilzwijgend verlengd. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de consumentenprijsindex (CPI) (art. 7.1 en 7.2). Het water- en energieverbruik komen ten laste van de huurder. Jaarlijks zal op basis van het geregistreerde verbruik worden afgerekend (art. 7.5). Het RHCVV betaalt het team Vastgoed van centrumgemeente Stichtse Vecht een jaarlijkse vergoeding voor het beheer van het huurcontract. De kosten hiervan zijn onderdeel van de huursom. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder, terwijl het klein onderhoud van de klimaatinstallaties, lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. In 2020 is gestart met het in kaart brengen van de demarcatie van de onderhoudskosten en gebruikerskosten. Gepland was in2024 de afspraken hierover te finaliseren, doordat deze berekening onderdeel uitmaakt van een groter traject van huurbepalingen bij Stichtse Vecht is dit nog niet gefinaliseerd, verwachting is dat dit Q2 2026 wordt afgerond.

In december 2023 heeft de gemeenteraad van Stichtse Vecht de reservering voor de voorbereiding beschikbaar gesteld. Oorspronkelijk was de verwachting dat de uitbreiding van de archiefbewaarplaats in 2025 gereed is zou zijn. Inmiddels is de verwachting dat, de uitbreiding medio 2027 in gebruik kan worden genomen. Een raming van de huurverhoging als gevolg van de uitbreiding is opgenomen in de vastgestelde begrotingen 2025 en 2026.

Financiering De begroting van het RHCVV wordt nagenoeg geheel gefinancierd door de drie gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. De begroting bestaat voor ruim 98% uit de omslagbijdrage inclusief de 2% opslag. De overige baten komen voort uit aparte taken in opdracht van de gemeenten, leges, boekenverkoop en verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. De mogelijkheden voor het RHCVV om extra inkomsten te genereren zijn beperkt. Met de invoering van de Wet Hergebruik mogen archiefdiensten, bij het voldoen aan een verzoek om hergebruik, niet méér kosten in rekening brengen dan de marginale verstrekkings-kosten. Dit zijn de kosten die een archiefdienst maakt voor het vermenigvuldigen, verstrekken en verspreiden van informatie naar aanleiding van een verzoek om hergebruik. Archieven mogen kosten die zij in het algemeen maken voor het digitaliseren van archiefbescheiden dus niet terugverdienen door middel van de tarieven. Tot en met 2025 kwam het RHCVV, doordat het deel uitmaakte van de centrumgemeente Stichtse Vecht, niet in aanmerking voor schatkistbankieren. De financieringsbehoefte wordt geheel gedekt door de drie deelnemende gemeenten.

Bedrijfsvoering Beleidsplan 2020-2024 In 2025 is gewerkt binnen de bestaande beleidskaders uit de beleidsvisie 2020–2024 en de meerjarenbegroting 2025–2029, mede in samenhang met de uitkomsten van de toekomstverkenning naar een robuust RHCVV. De ontwikkeling van een nieuwe beleidsvisie voor de periode vanaf 2026 is in voorbereiding. Personeel en organisatie Het RHCVV had in 2025 een begrote formatie van 16,51 fte. De medewerkers waren formeel in dienst bij de gemeente Stichtse Vecht; de personeelskosten werden volledig doorbelast aan het RHCVV. Voor personele zaken en salarisadministratie is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met de afdeling Mens en Organisatie van de gemeente Stichtse Vecht.

53

2025 stond daarnaast in het teken van de voorbereiding op de overgang naar de bedrijfsvoeringsorganisatie Regionaal Archief Noordwest Utrecht (RANU). Per 1 januari 2026 zijn alle medewerkers met behoud van rechten overgegaan naar deze nieuwe organisatie. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Deze kaders zijn leidend voor de inrichting en uitvoering van het interne informatiebeheer. Financieel beheer De jaarstukken 2025 zijn opgesteld met ondersteuning van een externe adviseur. De financiële administratie wordt sinds 2023 gevoerd door Non Profit Support. Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed aan IT Synergy en vastgelegd in een SLA. Het archiefmanagementsysteem, de opslag van digitale collecties en de hosting van de website zijn ondergebracht bij De Ree Archiefsystemen. Binnen de formatie is een applicatiebeheerder verantwoordelijk voor het functioneel beheer; het technisch beheer is uitbesteed. Informatiebeveiliging Voor informatiebeveiliging is budget opgenomen binnen de posten digitale archivering, digitale dienstverlening en kantoor-ICT. Het RHCVV sluit voor het informatiebeveiligingsbeleid aan bij de kaders van de centrumgemeente.

Activiteiten erfgoed Voor aanvullende activiteiten op verzoek van gemeenten wordt gewerkt met het cafetariamodel, waarbij kosten worden doorberekend. Voor basisactiviteiten die hier niet onder vallen, wordt jaarlijks een geïndexeerd budget van € 10.000 beschikbaar gesteld. Milieubeleid Het RHCVV voert, binnen de mogelijkheden van het gehuurde pand en de eigen bedrijfsvoering, een terughoudend maar gericht milieubeleid. Eerder zijn al maatregelen getroffen zoals ledverlichting, zonwerende folie en afvalscheiding. Verdere verduurzaming vindt plaats waar dit binnen de huisvestingssituatie en de verantwoordelijkheid van huurder en verhuurder mogelijk is. Rechtmatigheid Het RHCVV heeft in 2025 gewerkt aan de verdere inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording, in lijn met de geldende wet- en regelgeving. In het kader van de overgang naar de nieuwe organisatie (RANU) worden deze processen in 2026 verder doorontwikkeld en geborgd.

Verbonden partijen Het RHCVV heeft geen financieel belang in andere partijen.

54

III. Jaarrekening 2025

55

Balans per 31 december 2025 31-12-2025

31-12-2024

€

€

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

242.831

96.987

27.525

82.575

Financiële vaste activa Langlopende vordering op Amsterdam Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen

30.071

119.434

230

15.786

BTW

110.829

49.615

Overige overlopende activa

12.836

Debiteuren

8.649 153.966

193.484

Liquide middelen Bank

1.785.721

1.173.697

Kas

432

248 1.786.153

1.173.945

2.210.475

1.546.991

Algemene reserve

143.820

119.958

Bestemmingsreserves

252.564

187.554

Resultaat van het boekjaar

286.614

124.999

682.998

432.511

102.758

0

PASSIVA Vaste passiva Eigen vermogen

Voorzieningen Niet opgenomen verlofdagen Vlottende passiva Netto vlottende schulden < 1 jaar Schulden aan openbare lichamen

1.188.649

970.927

Crediteuren

145.306

47.191

Overige overlopende passiva

90.764

96.362 1.424.719

1.114.480

2.210.475

1.546.991

56

Staat van Baten en Lasten 2025 Rekening 2025

Begroting 2025

Rekening 2024

Verschil €

BATEN Bijdrage deelnemende gemeenten Bijdrage 2% opslag Bijdragen achterstanden

2.283.550 45.671 205.500

2.283.550 45.671 205.500

0 0 0

1.681.101 33.622 0

Baten deelnemende gemeenten

2.534.721

2.534.721

0

1.714.723

10.675

0

10.675

13.558

19.775

0

17.000 0

-8.555 1.532

12.461 1.450

Totaal baten

2.575.148 2.551.721

23.427

1.742.192

LASTEN Personeelskosten Beschikbaarstelling en Dienstverlening Archief- en Collectiebeheer Erfgoed activiteiten Achterstanden wegwerken Projecten in opdracht Projectkosten Robuust Huisvestingskosten Algemene kosten Afschrijvingen Rente en bankkosten

1.451.245 23.609 87.374 31.411 205.025 10.675 34.523 414.694 91.333 14.093 -39.321

1.711.600 26.900 99.900 10.900 205.500 0 28.396 525.400 79.500 11.000 500

260.355 3.291 12.526 -20.511 475 -10.675 -6.127 110.706 -11.833 -3.093 39.821

1.213.571 19.589 79.956 13.177 0 13.558 18.545 330.132 80.408 11.000 -47.721

Totaal lasten

2.324.661

2.699.596

374.935

1.732.215

Saldo voor mutaties reserves

250.487

-147.875

-398.362

9.977

MUTATIES RESERVES Toevoeging algemene reserve met 2% opslag Onttrekking algemene reserve boven 5% drempel

-45.671 29.437

-45.671 25.302

0 -4.135

-33.622 0

Toevoegingen bestemmingsreserves Onttrekkingen bestemmingsreserves

-200.561 252.922

-25.302 193.546

175.259 -59.376

0 148.644

36.127

147.875

111.748

115.022

286.614

0

-286.614

124.999

Specifieke inkomsten Subsidies / bijdragen van derden voor erfgoedactiviteiten Overige baten incl. leges Verhuur archiefruimte

Totaal mutaties reserves SALDO

19.775 8.445 1.532

Ten behoeve van het inzicht zijn in de jaarrekening 2025 en begroting 2025 de kosten op een meer bij de organisatie passende wijze gerubriceerd en gepresenteerd. De vergelijkende cijfers over 2024 zijn vergelijkbaar met de rekening 2025 weergegeven.

57

Kasstroomoverzicht 2025 2025

2024

€

€

Saldo van baten en lasten

286.614

124.999

Afschrijvingen

14.093

11.000

Mutatie voorzieningen

102.758

0

Cash flow

403.465

135.999

Af- resp. toename uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Toe- resp. afname netto vlottende schulden < 1 jaar

39.518

267.501

310.239

476.326

Verandering netto werkkapitaal

349.757

Operationele kasstroom Investeringen materiële vaste activa

753.222 -159.937

Toename financiële vaste activa Afname financiële vaste activa

879.826 -30.935

0

0

55.050

82.575

Kasstroom uit investeringsactiviteiten

-104.887

Ontvangen 2% opslag Mutatie algemene reserve

743.827

51.640

45.671

33.622

-146.808

0

65.010

-148.644

Mutatie bestemmingsreserves Aanzuivering vermogen door gemeenten

0

0

Kastroom uit financieringsactiviteiten

-36.127

-115.022

Toe- resp. afname liquide middelen

612.208

816.444

Liquide middelen per 1 januari

1.173.945

357.501

Kasstroom boekjaar Liquide middelen per 31 december

612.208

816.444

1.786.153

1.173.945

Werkkapitaal Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen Netto vlottende schulden < 1 jaar Werkkapitaal

153.966

193.484

1.786.153

1.173.945

1.940.119

1.367.429

-1.424.719

-1.114.480

515.400

252.949

58

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Algemeen Algemene waarderingsgrondslagen De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Ten behoeve van het inzicht zijn in de jaarrekening 2025 en begroting 2025 de kosten op een beter bij de organisatie passende wijze gerubriceerd en gepresenteerd. De vergelijkende cijfers over 2024 zijn vergelijkbaar met de rekening 2025 weergegeven.

Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. Afschrijving van de activa vindt plaats vanaf het jaar volgend op de investering. De nota “Waardering en Afschrijving Vaste Activa 2020” van Stichtse Vecht wordt gehanteerd voor de activering en afschrijvingstermijnen. Financiële vaste activa De onder de financiële vaste activa opgenomen vorderingen worden gewaardeerd op nominale waarde. Bij de waardering wordt rekening gehouden met eventuele waardeverminderingen. Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar De vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. Liquide middelen De liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking van de organisatie. Eigen vermogen De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven.