Bijlage 6. RANU Jaarverslag en rekening 2025

Jaarverslag Jaarrekening

2025 Regionaal

Historisch

Vecht en Venen

Centrum

Vastgesteld in bestuursvergadering 20 april 2026

1

2

Voorwoord Voor u liggen de jaarstukken 2025 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), de gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Het algemeen bestuur van het RHCVV heeft deze stukken in 2026 besproken en, in afwachting van behandeling door de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten, voorlopig vastgesteld. Met deze jaarstukken wordt tevens een periode afgesloten. Per 1 januari 2026 is de Gemeenschappelijke Regeling verdergegaan als bedrijfsvoeringsorganisatie onder de naam Regionaal Archief Noordwest Utrecht. In deze jaarstukken wordt nog de naam RHCVV gehanteerd, omdat verslag wordt gedaan over het verslag- en boekjaar 2025, waarin deze naam nog van kracht was. We kijken terug op een jaar waarin het RHCVV zijn werkzaamheden in de volle breedte heeft voortgezet en de wettelijke en aanvullende taken zorgvuldig heeft uitgevoerd. Zowel het beheer van de archieven als de advisering aan gemeenten, de ontwikkeling van de dienstverlening en de uitbreiding van educatieve en publieksactiviteiten laten zien dat de ingezette ontwikkeling van de organisatie in 2025 verder is doorgezet. Ook is verder gebouwd aan de zichtbaarheid van het archief in de regio, onder meer via tentoonstellingen, activiteiten en samenwerking met partners.

Tegelijkertijd was 2025 een jaar waarin de organisatie zich heeft ontwikkeld onder complexe omstandigheden, met een combinatie van doorontwikkeling, groeiende vraag en de voorbereiding op de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling. Binnen deze context zijn keuzes gemaakt in prioritering en is met inzet van de organisatie de continuïteit van de taakuitvoering geborgd. In de programmaverantwoording vindt u de inhoudelijke verantwoording over de programmadoelen, werkzaamheden en projecten in 2025. In de jaarrekening worden de inzet van middelen en de financiële resultaten over 2025 verantwoord. De jaarstukken 2025 bestaan uit: • het jaarverslag / de programmaverantwoording; • de paragrafen; • de jaarrekening 2025. In deze jaarstukken zijn de vier beleidslijnen gevolgd van het RHCVV: 1. Toezicht en Advies 2. Verwerven en Beheren 3. Beschikbaarstellen en Dienstverlening 4. Beleven en Ontmoeten De in dit verslag opgenomen resultaten waren niet mogelijk geweest zonder de inzet van medewerkers, vrijwilligers, deelnemende gemeenten, partners en subsidiegevers. Wij spreken hiervoor onze grote waardering en dank uit. Met dit jaarverslag sluit het RHCVV een betekenisvolle periode af. Tegelijk vormt 2025 de basis voor de volgende fase, waarin Regionaal Archief Noordwest Utrecht verder bouwt aan een duurzame, toegankelijke en zichtbare archiefdienst voor de regio.

Breukelen, 20 april 2026 Namens het Regionaal Archief Noordwest Utrecht Secretaris- directeur drs. Roosmarijn Ubink

3

Inhoud Over het RHCVV ......................................................................................................... 5 I. Jaarverslag 2025 ..................................................................................................... 8 Beleidsvisie 2020-2024/2025-2030......................................................................... 9 Inhoudelijk resultaat 2025 ................................................................................... 10 Financieel resultaat / resultaatbestemming ............................................................ 11 Programmaverantwoording 2025 .......................................................................... 12 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies .......................................................................... 12 Beleidslijn 2: Verwerven en beheren ..................................................................... 16 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en dienstverlening ................................................ 24 Beleidslijn 4: Beleven en ontmoeten ..................................................................... 31 Zichtbaarheid en communicatie ............................................................................ 42 Organisatie ........................................................................................................ 45 II.

Paragrafen ........................................................................................................... 49 III. Jaarrekening 2025 ............................................................................................... 55 Balans per 31 december 2025 .............................................................................. 56 Staat van Baten en Lasten 2025........................................................................... 57 Kasstroomoverzicht 2025 .................................................................................... 58 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling .................................................. 59 Toelichting op de balans ...................................................................................... 61 Niet uit de balans blijkende verplichtingen en rechten ............................................. 64 Toelichting op de Staat van baten en lasten ........................................................... 65 Wet normering topinkomens (WNT) ...................................................................... 70

4

Over het RHCVV Inleiding De gemeente produceert, verzamelt en ontvangt veel informatie: documenten, rapporten, brieven, e-mails, besluiten, vergunningen en videotulen. In de Archiefwet en aanverwante regelgeving is vastgelegd hoe lang deze informatie bewaard moet worden en dat deze in goede, geordende en toegankelijke staat moet worden gebracht en gehouden. Een goede informatiehuishouding en archivering is essentieel voor de bedrijfsvoering van de gemeente, voor het afleggen van verantwoording en voor de uitvoering van andere wetgeving, zoals de Wet open overheid (Woo). Daarnaast vormen archieven een belangrijke bron voor historisch onderzoek. Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is als archiefinstelling een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht, met Stichtse Vecht als centrumgemeente. Het RHCVV houdt toezicht op de informatiehuishouding van de deelnemende gemeenten, beheert hun archieven en stelt deze, conform de Archiefwet en de Wet hergebruik van overheidsinformatie, beschikbaar voor burgers en andere gebruikers. Daarbij wordt rekening gehouden met wettelijke beperkingen, zoals privacy en openbaarheidsbeperkingen. De collectie van het RHCVV vormt het cultuurhistorische geheugen van de drie gemeenten.

In 2025 beheerde het RHCVV ruim vier kilometer papieren archief en een groeiende hoeveelheid digitale archieven in het e-depot. De oudste stukken dateren uit de vijftiende eeuw, de jongste uit de eenentwintigste eeuw. Naast overheidsarchieven beheert het RHCVV ook particuliere archieven van personen, bedrijven, kerken en verenigingen uit de regio. Dit jaarverslag heeft betrekking op het laatste volledige jaar waarin het RHCVV als zodanig heeft gefunctioneerd. Per 1 januari 2026 is de organisatie voortgezet onder de naam Regionaal Archief Noordwest Utrecht. In dit verslag wordt nog de naam RHCVV gehanteerd, conform de situatie in 2025. Geschiedenis Het RHCVV is de rechtsopvolger van het Streekarchivariaat Vecht en Venen, een samenwerkingsverband dat in 1997 werd opgericht door de gemeenten Abcoude, Breukelen, Loenen, Maarssen, Maartensdijk en De Ronde Venen. Met de toetreding van de gemeente De Bilt in 2002 werd de samenwerking verder uitgebreid. In 2009 werd het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen opgericht. De archieven van de deelnemende gemeenten werden samengebracht in de nieuw gebouwde archiefbewaarplaats in Breukelen. Door gemeentelijke herindelingen in 2011 ontstonden de huidige gemeenten Stichtse Vecht en De Ronde Venen. In 2014 trad de gemeente Weesp toe tot de regeling. Na de bestuurlijke fusie met Amsterdam in 2022 trad Weesp weer uit.

Sindsdien bestaat de Gemeenschappelijke Regeling uit de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Taken conform archiefwet en GR overeenkomst 2014 De Archiefwet regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige én toekomstige generaties deze bronnen kunnen raadplegen. De drie gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum. De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling 2014 is: • Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de drie gemeenten (en Gemeenschappelijke Regelingen); • Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze drie gemeenten en de Gemeenschappelijke Regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

5

Missie en Visie RHCVV Archieven vormen een actieve graadmeter van de democratie (en zijn geen passieve ondersteuning ervan). De mate van raadpleegbaarheid van archief is recht evenredig met het democratische gehalte van de samenleving die het archief in kwestie bewaart. Archiefdiensten zijn niet louter bewaarinstellingen, maar hebben een belangrijke maatschappelijke rol te vervullen. Naast het houden van toezicht op de informatiehuishouding, zorgt de gemeentearchivaris er als directeur voor dat het RHCVV er als archiefdienst voor iedereen is die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van de archieven, collecties en diensten. Het RHCVV is een deskundige partner van de aangesloten overheden bij het borgen van de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van hun (digitale) archieven. Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Overheidsinformatie vormt het geheugen van overheidsorganisaties. Archieven zijn nodig voor democratische controle door burgers van deze overheidsorganisaties die aan hen hun bestaansrecht ontlenen. De collectie van het RHCVV vormt daarnaast het (cultuurhistorische) geheugen van de drie aangesloten gemeenten en is daardoor een spiegel van de samenleving.

Voor de inwoners fungeert het RHCVV ook als hét expertisecentrum voor de geschiedenis en archieven van de regio. We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker. Kernwaarden RHCVV Betrouwbaar Door voortdurend te werken aan het verbreden, opdoen en verspreiden van kennis, blijven we de betrouwbare partner die de gemeenten nodig hebben. Innovatief We hebben de moed om nieuwe uitdagingen aan te gaan, we zijn niet roekeloos. We leren van wat we doen en zetten steeds weer in op verbetering.

Toegankelijk We luisteren naar onze gebruikers, begrijpen wat ze nodig hebben en staan open voor hun wensen en behoeften. We richten ons op een breed publiek door een laagdrempelige dienstverlening van goede kwaliteit. Verbindend Wij geloven in de kracht van samen. Mensen verbinden, geschiedenis en mensen met elkaar verbinden maakt de samenleving sterker.

Bestuur Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten. In 2025 bestond het bestuur uit:  dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester gemeente Stichtse Vecht)  dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen) tot 11 november, dhr. C. van Uden (wethouder Cultuur gemeente De Ronde Venen) vanaf 11 november 2025  dhr. M. Fränzel (waarnemend burgemeester De Bilt) tot 28 mei, dhr. M.C. Haverkamp (burgemeester De Bilt) vanaf 28 mei 2025 Adviserend lid van het algemeen bestuur is mw. R.W. Ubink (directeur-archivaris van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen). Op uitnodiging van het algemeen bestuur is mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Bestuursvergaderingen 2025 Het algemeen bestuur vergaderde op 10 april, 11 september en 7 november 2025. In deze vergaderingen zijn onder meer de jaarrekening 2024, de meerjarenbegroting 2026 en de herziening van de Gemeenschappelijke Regeling besproken en vastgesteld.

6

Organisatie • Directie (directeur-archivaris) • Afdeling Bedrijfsvoering • Inhoudelijke afdelingen: Toezicht en Advies Collecties Dienstverlening Erfgoed en Educatie Locaties Het RHCVV beheert een archiefbewaarplaats in Breukelen, Schepersweg 6e. Netwerkpartners Het RHCVV maakt deel uit van een actief netwerk van archief- en erfgoedinstellingen op landelijk, provinciaal en regionaal niveau. De organisatie is aangesloten bij onder meer KVAN/BRAIN, het Netwerk Digitaal Erfgoed en het Kennisnetwerk Informatie & Archieven. Daarnaast wordt samengewerkt met andere archiefdiensten in de regio, onder andere op het gebied van digitale duurzaamheid en e-depotontwikkeling. Op erfgoedgebied werkt het RHCVV samen met musea, bibliotheken en historische verenigingen. Deze samenwerking draagt bij aan kennisdeling, gezamenlijke projecten en een groter bereik van het regionale erfgoed.

7

I. Jaarverslag 2025

8

Beleidsvisie 2020-2024/2025-2030 Relatie jaarrekening 2025 met meerjarenbeleid Het jaar 2025 stond in het teken van continuïteit in de uitvoering van de kerntaken én verdere doorontwikkeling van de organisatie langs de lijnen uit de meerjarenbegroting 2025–2028 en de in 2023 uitgevoerde toekomstverkenning naar een vitaal en robuust RHCVV. In 2025 is gewerkt binnen de bestaande beleidskaders. Tegelijkertijd is voorbereid op een nieuwe beleidsperiode. De vaststelling van een geactualiseerde beleidsvisie is voorzien in 2026. De werkzaamheden in 2025 zijn uitgevoerd langs de vier beleidslijnen zoals opgenomen in de meerjarenbegroting 2025–2029: Toezicht en Advies Verwerven en Beheren Beschikbaar stellen en Dienstverlening Beleven en Ontmoeten Context en ontwikkelingen De informatiehuishouding van overheden blijft sterk in ontwikkeling. Informatie ontstaat in toenemende mate in digitale systemen, ketens en netwerken. Dit vraagt blijvende aandacht voor het waarborgen van vindbaarheid, betrouwbaarheid en duurzame toegankelijkheid. Daarnaast hebben landelijke ontwikkelingen invloed op de taakuitvoering van het RHCVV, zoals: • de Wet open overheid (Woo), met nadruk op actieve openbaarmaking; • de Omgevingswet, die nieuwe eisen stelt aan informatiebeheer in ketens; • de ontwikkeling van Common Ground, die leidt tot andere vormen van informatieopslag en beheer.

Deze ontwikkelingen vragen om intensivering van kennis, advisering en het structureel inrichten van archivering in processen en applicaties, binnen de beschikbare capaciteit en met gerichte prioritering. Binnen deze beleidsperiode is daarnaast ingezet op het in balans brengen van de kerntaken van het RHCVV. Dit betekent dat de erfgoedtaak nadrukkelijker in samenhang wordt uitgevoerd met toezicht, beheer en dienstverlening. Erfgoed vervult daarbij een belangrijke rol. Het draagt bij aan historisch besef, maatschappelijke samenhang en bevordert het gebruik van archieven. Door archieven toegankelijk en beleefbaar te maken, wordt niet alleen kennis gedeeld, maar ook verbinding gelegd tussen inwoners, generaties en hun leefomgeving. Erfgoedactiviteiten maken daarmee integraal onderdeel uit van de taakuitvoering van het RHCVV, maar vragen tegelijkertijd om een zorgvuldige afweging binnen de beschikbare middelen. Digitale ontwikkeling als structurele opgave Een belangrijke opgave blijft het beheren en duurzaam toegankelijk houden van digitale archieven. Informatie ontstaat steeds minder in overzichtelijke, lineaire structuren en steeds vaker verspreid over verschillende systemen en applicaties.

Dit brengt nieuwe vraagstukken met zich mee op het gebied van: authenticiteit betrouwbaarheid context en verantwoording Deze vraagstukken vragen om doorontwikkeling van kennis, systemen en samenwerking tussen archiefdiensten en gemeenten. De toenemende complexiteit en omvang van digitale informatie vragen om aanvullende expertise en structurele inzet, deze is voorzien in de meerjarenbegroting. Speerpunten 2025–2029 Op basis van de toekomstverkenning is in 2025 gewerkt aan de volgende speerpunten: het verder ontwikkelen van toezicht, digitaal informatiebeheer en digitale dienstverlening; het versterken van de positie en zichtbaarheid van het RHCVV binnen de ambtelijke organisaties van de deelnemende gemeenten; het vergroten van de regionale zichtbaarheid en het stimuleren van archiefgebruik, zowel fysiek als digitaal; het voortzetten en waar mogelijk intensiveren van samenwerking met andere archiefdiensten, onder meer op het gebied van e-depot en digitale ontwikkelingen.

9

Inhoudelijk resultaat 2025 In de volgende hoofdstukken wordt per beleidslijn inhoudelijk teruggeblikt op 2025. Binnen de beschikbare capaciteit zijn keuzes gemaakt in de uitvoering, waarbij prioriteit is gegeven aan wettelijke taken en risico’s. Hieronder volgt een verkort overzicht van de resultaten. Toezicht en Advies informatiehuishouding aangesloten gemeenten: In 2025 stond het toezicht op het informatiebeheer in het teken van het verder versterken van de basis van de informatiehuishouding bij de deelnemende gemeenten, in combinatie met een toenemende vraag naar advisering. De jaarlijkse toezichtsrapporten zijn uitgebracht en de gemeenten hebben hierover verantwoording afgelegd aan de provincie Utrecht via het Interbestuurlijk Toezicht (IBT). De wettelijke advisering door het RHCVV is in 2025 net als in 2024 geïntensiveerd. Vraagstukken van de gemeenten richtten zich met name op de vertaling van wettelijke kaders naar de praktijk van een digitaliserende overheid, onder andere op het gebied van kwaliteitszorg, systeeminrichting en digitale migraties. De omvang van de advisering verschilde per gemeente, met een duidelijke toename in De Bilt, een stabiel beeld in De Ronde Venen en een lichte groei in Stichtse Vecht.

Naast de formele toezichts- en adviesrol heeft het RHCVV gemeenten ondersteund bij het versterken van de randvoorwaarden voor het rechtmatig en duurzaam informatiebeheer en bij het omgaan met bewaren van nieuwe informatievormen. Kennisdeling en samenwerking bleven hierbij een belangrijk onderdeel, onder meer via kennismiddagen, SIO’s, TIO’s en platformoverleggen. In 2025 is tevens de actualisering van het toezichtskader verder opgepakt, waarmee wordt gewerkt aan een toekomstbestendige uitvoering van het toezicht op het informatiebeheer binnen de gemeenten. Verwerven en Beheren: In 2025 heeft het RHCVV gewerkt aan het duurzaam beheren, toegankelijk maken en verder ontwikkelen van de archiefcollectie. De collectie is uitgebreid door wettelijke overbrenging van archieven van de gemeenten en door acquisitie van particuliere archieven (32 schenkingen). De overbrenging van papieren archieven vond plaats binnen de beschikbare depotcapaciteit. De geplande uitbreiding van de depotruimte is nog niet gerealiseerd, waardoor keuzes zijn gemaakt in de uitvoering. Digitale overbrenging bevond zich in 2025 nog in de voorbereidende fase, waarbij het RHCVV de benodigde voorzieningen heeft ingericht en gemeenten werken aan de voorbereiding van hun digitale archieven. De toegankelijkheid van de collectie is verder verbeterd.

Het aantal archiefbeschrijvingen nam toe met circa 60.000 en de registratie van de studiezaalbibliotheek is afgerond. Tegelijkertijd is het collectiebeheersysteem opgeschoond, wat de kwaliteit en bruikbaarheid van de ontsluiting heeft vergroot. Binnen het meerjarenproject achterstanden zijn zestien archieven (116 meter) toegankelijk gemaakt. Daarnaast is geïnvesteerd in digitalisering, het e-depot en het behoud van archieven, onder meer via restauratie en materiële verzorging. Beschikbaarstellen (ambtenaren en burgers): In 2025 heeft het RHCVV verder invulling gegeven aan zijn taak om archieven en collecties beschikbaar en toegankelijk te maken voor inwoners, onderzoekers en gemeenten. De dienstverlening is verder ontwikkeld, met een kleine verschuiving naar digitale toegang. Dit komt onder meer tot uiting in een lichte daling van het aantal studiezaalbezoeken en een toename van digitale informatieverzoeken. Met de introductie van scannen on demand voor de ambtelijke dienstverlening is een belangrijke stap gezet in het verder digitaliseren van de dienstverlening. Tegelijk bleef de studiezaal van belang voor archieven die nog niet digitaal beschikbaar zijn of waarvoor wettelijke beperkingen gelden.

Ook is geïnvesteerd in gebruikersondersteuning via cursussen en workshops en zijn, op basis van de kwaliteitsmonitor, verbeteringen doorgevoerd in de digitale toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid van de dienstverlening. Erfgoed beleven en ontmoeten: In 2025 heeft het RHCVV invulling gegeven aan zijn taak om archieven te verbinden met de samenleving door middel van tentoonstellingen, activiteiten en educatieve programma’s. Met name rond het thema 80 jaar vrijheid is, in samenwerking met gemeenten en erfgoedpartners, een breed publiek bereikt en zijn nieuwe doelgroepen betrokken. Door archiefmateriaal te duiden en te presenteren in een maatschappelijke en historische context is bijgedragen aan het vergroten van historisch besef en de toegankelijkheid van erfgoed voor inwoners en onderwijs.

10

Financieel resultaat / resultaatbestemming Het RHCVV heeft een algemene reserve en door het bestuur aangewezen bestemmingsreserves. Volgens de begrotingsuitgangspunten, bestuurlijk vastgesteld in januari 2018, bedraagt de minimale omvang van de algemene reserve 5% van de begrote lasten. De algemene reserve fungeert als buffer voor de reguliere bedrijfsvoering om incidentele tegenvallers op te vangen. Op basis van de begroting 2025 bedraagt deze norm ultimo 2025 € 143.820. De algemene reserve bedraagt, in afwachting van de definitieve bestemming van het resultaat, per 31 december 2025 eveneens € 143.820 en voldoet daarmee aan de vastgestelde ondergrens. Het resultaat over 2025 bedraagt € 286.614. Het positieve resultaat over 2025 heeft een incidenteel karakter en hangt grotendeels samen met het gedurende het jaar niet volledig invullen van vacatures. Hierdoor zijn lagere personeelslasten gerealiseerd dan begroot. Het resultaat wijkt daarmee af van de structurele exploitatie en veroorzaakt geen structurele ruimte voor toekomstige jaren. Over de bestemming van dit resultaat dient het algemeen bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening nog een besluit te nemen.

11

Programmaverantwoording 2025 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies Rol en betekenis van het toezicht Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en -archieven vormen het fundament voor goed bestuur, efficiënte bedrijfsvoering en transparantie naar de samenleving. Alleen met een goed ingerichte digitale en papieren informatiehuishouding kunnen overheidsorganisaties hun taken adequaat uitvoeren, democratische verantwoording afleggen en recht- en bewijszoekende burgers en historische onderzoekers van betrouwbare informatie voorzien. Het archiefwettelijk toezicht van het RHCVV in 2025 is daarmee geen op zichzelf staande vakinhoudelijke activiteit, maar een wezenlijk onderdeel van de bestuurlijke controleketen. De gemeentearchivaris houdt toezicht op het informatie- en archiefbeheer van de deelnemende gemeenten op grond van artikel 32, lid 2 van de Archiefwet 1995, artikel 3 van de Gemeenschappelijke Regeling RHCVV en de archiefverordeningen en regelingen van de gemeenten De Bilt, De Ronde Venen en Stichtse Vecht. Het toezicht richt zich op zowel papieren als alle inmiddels veelsoortige digitale informatie en omvat de gehele levenscyclus van informatie: van vorming en beheer tot bewaring, vernietiging en overbrenging.

1.1 Toezicht, rapportages en verantwoording In 2025 bracht de gemeentearchivaris de jaarlijkse toezichtsrapporten uit aan de colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten. In deze jaarverslagen wordt beoordeeld in hoeverre informatiehuishouding en archivering voldoen aan de wettelijke eisen, en worden aanbevelingen gedaan voor verdere verbetering. De colleges informeerden – als zorgdrager en bestuurlijk eindverantwoordelijke – de gemeenteraad over deze bevindingen en legden via het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) verantwoording af aan de provincie Utrecht. De toezichtinformatie over 2025 per gemeente is nader uitgewerkt in de afzonderlijk toegezonden toezichtsrapporten. De bevindingen uit het toezicht bevestigen dat het toezicht structureel bijdraagt aan de beheersing en ontwikkeling van het informatiebeheer. In onderstaande paragrafen worden de belangrijkste ontwikkelingen en accenten in het toezicht en de advisering over 2025 toegelicht. Het archiefwettelijk toezicht beperkt zich niet tot het uitbrengen van toezichtsrapportages, maar omvat ook de reguliere toetsing van concrete handelingen binnen het informatiebeheer van de gemeenten. Daarbij ziet de gemeentearchivaris erop toe dat archiefbescheiden gedurende hun gehele levenscyclus – van vorming tot en met vernietiging of blijvende bewaring – rechtmatig en zorgvuldig worden beheerd.

In 2025 is in dat kader toezicht gehouden op onder meer de volgende onderdelen van het informatieen archiefbeheer bij de gemeenten: • Vernietiging van archiefbescheiden; • Digitale vervanging van papieren archiefbescheiden; • Migratie en conversie van digitale informatie; • Overbrenging van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats, en zo nodig beperkte openbaarstelling, indien relevant. 1.2 Wettelijke adviezen in 2025 Naast het reguliere toezicht heeft de gemeentearchivaris in 2025 intensief invulling gegeven aan de adviserende taak. Deze adviezen zijn essentieel om informatiebeheer meteen bij ontstaan ('archiving by design') rechtmatig in te richten. De focus lag dit jaar op vertaling van wettelijke kaders naar de praktijk van een digitaliserende overheid. De advisering richtte zich op drie hoofdlijnen:

12

• • •

beleid en kwaliteitszorg: ondersteunen bij het opstellen van praktische instrumenten die de basis van het informatiebeheer versterken; systeem- en applicatiebeheer: toetsen van procesapplicaties en zaaksystemen aan archiefwettelijke normen (zoals MDTO en duurzame toegankelijkheid of DUTO); migratie en conversie: waarborgen van de context en betrouwbaarheid van informatie bij de overgang naar nieuwe digitale omgevingen.

Onderstaand overzicht geeft een beeld van de omvang van de advisering in 2025 en laat zien dat het RHCVV structureel betrokken is bij het informatiebeheer van de gemeenten. Ten opzichte van 2024 is het aantal adviezen in De Bilt duidelijk toegenomen, terwijl dit in De Ronde Venen nagenoeg gelijk is gebleven. In Stichtse Vecht is sprake van een lichte stijging. Deze verschillen illustreren dat de vraag naar advisering per gemeente kan variëren, afhankelijk van de ontwikkeling van de informatiehuishouding en lopende trajecten in dat jaar.

Focus 2025 op rechtmatig en betrouwbaar informatiebeheer Ook in 2025 gingen de meeste vragen over hoe de gemeenten de basis van het informatiebeheer op orde kunnen krijgen en houden. Dat wil hier zeggen dat de fundamentele randvoorwaarden voor rechtmatig en betrouwbaar informatiebeheer in de praktijk worden gerealiseerd. Dit vraagt onder meer aandacht voor: • Voldoende mensen, tijd en budget reserveren voor informatiebeheer en dit vastleggen in een meerjarenplanning; • Een actuele bewaarstrategie en een metadataschema (MDTO) hebben, en deze ook echt toepassen; • Een volledig, geordend overzicht opstellen en bijhouden van alle informatie (papier én digitaal, ook bij ketenpartners); • Kwaliteitszorg inrichten, met concrete controles in de applicaties waarin de informatie zich bevindt; • zorgen voor deugdelijke bewaaromgevingen: papieren archiefruimtes en digitale systemen die aan de geldende normen voldoen; • risicovolle processen borgen en deze uitvoeren volgens heldere procedures, zoals digitale vervanging door scannen, migratie en conversie, waardering en vernietiging, overbrenging en beschikbaarstelling; • tot slot ook nieuwe informatievormen (websites, databases, video-opnamen van raadsvergaderingen, social media, e‑mail, chatberichten en nog veel meer) structureel meenemen in beleid en beheer.

Als de basis op orde is, kunnen gemeenten duurzaam voldoen aan de wetgeving en gelijktijdig inspelen op digitale ontwikkelingen. 1.3 Kennisdeling en Samenwerking Naast de wettelijke adviezen legden de gemeenten in 2025 uiteenlopende (kennis)vragen aan het RHCVV voor. De onderwerpen varieerden van vraagstukken rond de huisvesting van archiefruimtes tot afspraken over naamgevingsconventies van digitale bestanden.

13

Kennismiddagen In het kader van kennisdeling organiseerde het RHCVV op 2 oktober 2025 samen met het Archief Gooi en Vechtstreek een kennismiddag voor de deelnemende gemeenten. Onderwerpen waren onder meer de impact van de nieuwe Archiefwet en de rol van AI in het informatiebeheer van gemeenten.

SIO, TIO en platformoverleg Binnen het informatiebeheer van gemeenten zijn verschillende overlegstructuren ingericht om sturing, afstemming en kwaliteitsborging van het informatie- en archiefbeheer te ondersteunen. Deze overlegvormen maken onderdeel uit van de wijze waarop gemeenten invulling geven aan hun verantwoordelijkheid voor een goed ingerichte en beheerde informatiehuishouding, zoals vastgelegd in de Archiefwet en onderliggende regelgeving. Per gemeente wordt ongeveer twee keer per jaar een Strategisch Informatieoverleg (SIO) gehouden. Het SIO is een wettelijk voorgeschreven overleg waarin de gemeente invulling geeft aan haar zorgplicht voor het informatiebeheer. In dit overleg worden onder meer beleidsmatige keuzes, risico’s en ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer besproken. Het SIO adviseert de gemeente gevraagd en ongevraagd over strategische vraagstukken rond de informatiehuishouding. De organisatie, voorbereiding en verslaglegging van het overleg liggen bij de gemeente. De gemeentearchivaris neemt deel aan het overleg vanuit haar toezichthoudende en adviserende rol. Naast de SIO’s worden door de gemeenten vijf à zes keer per jaar Tactische Informatieoverleggen (TIO’s) georganiseerd. In deze overleggen worden de plannen en de voortgang van het informatiebeheer besproken.

De TIO’s hebben een informerend karakter en dragen bij aan de vertaling van beleid naar uitvoering. De adviseur digitale informatie en archiefinspecteur nemen deel aan deze overleggen. In het periodieke platformoverleg van het RHCVV nemen de regievoerder deel. Deze bijeenkomsten vinden iedere zes tot acht weken plaats en bieden ruimte voor actieve kennisuitwisseling, het delen van ervaringen en het coördineren van gezamenlijke initiatieven. Deze overlegstructuren dragen bij aan een samenhangende inrichting van het informatiebeheer binnen de gemeenten en versterken de verbinding tussen beleid, uitvoering en toezicht. 1.4 Actualisering Toezichtskader In 2025 is de verdere uitwerking van het toezichtskader voor het Regionaal Archief opgestart. Een toezichtskader beschrijft de wijze waarop het toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de deelnemende gemeenten wordt vormgegeven en uitgevoerd. In afstemming met de gemeenten wordt gewerkt aan een gedragen en toekomstbestendig kader. De afronding en bestuurlijke vaststelling van het kader is voorzien in 2026.

14

15

Beleidslijn 2: Verwerven en beheren Rol en betekenis verwerven en beheren Het RHCVV beheert in zijn archiefbewaarplaats in Breukelen ruim 4 strekkende kilometer papieren archief en steeds meer digitaal archief. De oudste stukken dateren uit de late middeleeuwen, zoals een fragment van een rekening of een misfundatieboek. De jongste stukken zijn uit de 21e eeuw. De collectie bestaat uit gemeente- en particuliere archieven, onder meer van bedrijven, verenigingen en kerken. Archiefstukken zijn er in vele vormen: papieren dossiers, boeken, foto’s, kaarten, digitale foto’s, e-mails, social-mediaberichten. De collectie groeit door periodieke wettelijke overbrenging van de archieven van de gemeenten en van Gemeenschappelijke Regelingen. Daarnaast neemt het RHCVV met enige regelmaat archieven en collecties van particulieren op, als zij een aanvulling zijn voor de cultuurgeschiedenis van de regio. De Archiefwet 1995 schrijft voor dat overheden hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te beheren en bewaren. Dit betekent dat archieven: • vindbaar moeten zijn; • in samenhang moeten worden beschreven; • materieel in goede staat moeten verkeren; • duurzaam raadpleegbaar moeten blijven. De informatie moet dus makkelijk te vinden en te raadplegen zijn voor gebruikers, zowel de gemeenten zelf als inwoners en onderzoekers.

Dat is belangrijk omdat archieven een recht- en bewijsfunctie hebben. Daarnaast verantwoordt de overheid door inzage te bieden in archieven, haar gevoerde beleid. Deze beleidslijn staat daarom in het teken van het duurzaam bewaren, toegankelijk maken en verrijken van de collectie, zowel in fysieke als digitale vorm. In dit jaarverslag wordt een aantal werkzaamheden, resultaten, overbrengingen en schenkingen toegelicht.

2.1 Overbrenging archieven gemeenten Op grond van de Archiefwet worden archieven van overheidsorganisaties in principe na twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Daarmee worden deze archieven duurzaam bewaard en toegankelijk gemaakt voor raadpleging. Overbrenging is niet alleen een fysieke verplaatsing, maar ook het moment waarop archieven overgaan van gemeente naar archiefdienst als beheerder en openbaar worden en beschikbaar komen voor inwoners, onderzoekers en de gemeenteraad. Analoge (papieren) archieven De depots hebben in 2025 hun maximale capaciteit bereikt. Dit betekent dat niet alle archieven konden worden overgebracht volgens planning, waardoor spanning ontstaat met de wettelijke overbrengingstermijnen. In 2025 is een groot deel van de bevolkingsadministratie van De Ronde Venen overgebracht naar het RHCVV. Het betreft 30,7 strekkende meter persoons- en archiefkaarten uit de periode 1939–1993.

Daarnaast heeft de gemeente De Bilt aanvullingen op reeds eerder overgebrachte archieven overgebracht, en zijn nog enkele Biltse registers van de Burgerlijke Stand bij het RHCVV ondergebracht: • Hinderwetvergunningen gemeente Maartensdijk (1950–2000); • Stichting Kunst & Cultuur (1992–2000); • Registers, klappers en tafels Burgerlijke Stand (1822–1975); • Bouwvergunningen gemeente Maartensdijk (aanvulling); • Divers fotomateriaal (1983–2013); • Bouwvergunningen gemeente De Bilt (aanvulling); • Bouwvergunningen gemeente Maartensdijk (aanvulling). De totale omvang van de aanvullingen vanuit De Bilt bedraagt circa 2,5 strekkende meter. In verband met de beschikbare depotcapaciteit is het aantal overbrengingen in 2025 beperkt gebleven. De uitbreiding van de depotcapaciteit, die in 2025 was voorzien, is nog niet gerealiseerd.

16

Hierdoor was het noodzakelijk om keuzes te maken in de uitvoering van overbrengingen, waarbij prioriteit is gegeven aan archieven die vanuit beheer en risico de meeste aandacht vroegen. Overbrenging digitale archieven In 2025 lag bij digitale overbrenging het accent nog op voorbereiding en procesinrichting bij de gemeenten. Dit betekent dat in 2025 nog geen digitale archieven konden worden overgebracht. Digitale overbrenging vraagt om een goede voorbereiding in de gehele informatieketen. Dit betekent dat zowel het e-depot als de informatiehuishouding van de gemeenten hierop ingericht moeten zijn. Digitale overbrenging vraagt om digitale bewerking, waaronder het afsluiten van zaken, het op orde brengen van dossiers en metadata en het bewerken van archieven tot een duurzame en overdraagbare staat.

2.2 Toegankelijkheid archieven en collecties Toegankelijkheid collectie in cijfers Archieven worden ontsloten met behulp van toegangen, zoals inventarissen, plaatsingslijsten, indexen of andere beschrijvingsmiddelen. Een toegang bestaat uit een samenhangend geheel van beschrijvingen waarmee archiefstukken vindbaar en raadpleegbaar worden gemaakt. Het aantal archiefbeschrijvingen van een archiefinstelling geeft daarbij een preciezer beeld van de omvang en de toegankelijkheid van de archieven, dan alleen het aantal toegangen, omdat grote archieven meer beschrijvingen bevatten dan kleine archieven. Toegankelijkheid archieven en collectie tussen 2021-2025 Toegangen Archiefbeschrijvingen totaal Waarvan personen Waarvan bouwvergunningen Waarvan titels bibliotheek Waarvan beschrijvingen in de beeldbank Opendatasets

2021

2022

2023*

2024

2025

952 1.716.554

979 1.995.919

776 1.946.178

749 2.005.533

884.304 27.208 9.967 21.172

1.021.490 54.089 13.366 23.815

756* 1.584.691 * 799.839* 60.374* 5.757* 9.171*

822.593 62.634 7.780 9.286

844.279 65.515 11.039 9.312

1.186

1.300

821*

933

913

* In de cijfers is de uittreding van Weesp in 2022 duidelijk zichtbaar. Doordat een deel van de archieven is overgebracht naar het Stadsarchief Amsterdam en uit de systemen van het RHCVV is verwijderd, zijn de toegankelijkheidscijfers in 2023 gedaald. Toelichting cijfers De stijgende lijn heeft zich in 2025 voortgezet. Deze groei is met name zichtbaar in het aantal archiefbeschrijvingen, dat in 2025 met bijna 60.000 is toegenomen. Dit geeft een goed beeld van de voortgang in de ontsluiting van de collectie. Het project registratie van de studiezaalbibliotheek is in 2025 afgerond. Het aantal beschreven en daarmee toegankelijke titels is ten opzichte van 2024 met circa 42% toegenomen, en daarmee bijna verdubbeld ten opzichte van de situatie vóór aanvang van het project. Verder valt op dat het aantal toegangen en opendatasets is afgenomen ten opzichte van 2024. Dit is het gevolg van een opschoningsproject in het collectiebeheersysteem, waarbij oude en dubbele toegangen zonder onderliggende beschrijvingen zijn verwijderd. Deze ‘dubbele’ toegangen waren een restant van het overzetten van een analoge naar een digitale werkwijze en droegen in de digitale omgeving niet bij aan de vindbaarheid van informatie. Op papier kan het handig zijn om verwijzingen te maken in archiefinventarissen naar verschillende deelarchieven die anders moeilijk vindbaar zijn.

In een digitale omgeving kan de gehele collectie ineens worden doorzocht, waardoor dergelijke verwijzingen hun nut verliezen. Door deze opschoning is de kwaliteit en bruikbaarheid van de ontsluiting verbeterd en is het collectiebeheersysteem overzichtelijker geworden.

17

Ontsluiting van fysieke archieven en collecties Deze werkzaamheden vergroten de bruikbaarheid en vindbaarheid van de collectie en zorgen ervoor dat archieven beter vindbaar en dus zichtbaar en beschikbaar komen voor gemeenten, inwoners en onderzoekers. Er is in 2025 gewerkt aan het beter toegankelijk maken van verschillende archieven. Zo is er gewerkt aan de digitale toegankelijkheid van de Biltsche Courant. De scans van de jaargangen 1947-1954 zijn nu online beschikbaar, de collectie is beschreven tot en met 1988. Hiermee wordt een belangrijke bron voor de lokale geschiedenis beter toegankelijk gemaakt voor inwoners en onderzoekers. Ook zijn er 20 archieven op fysieke plaats in het depot geregistreerd, waarmee hun vindbaarheid is verbeterd. Verder is er gewerkt aan de inventarisatie van de archieven van de gemeente Mijdrecht 1961-1970 en de nalatenschap van lokaal onderzoeker en amateurhistoricus Willem Mooij. Daarnaast zijn er ook in omvang kleinere maar historisch waardevolle archieven toegankelijk gemaakt, zoals dat van de politieke partij Streekbelangen Gemeente Stichtse Vecht en het persoonlijk archief van voormalig verzetsstrijder uit de Tweede Wereldoorlog Ab Degen uit Maarssen.

Tot slot zijn er aanvullingen beschreven van vier strekkende meter op het gemeentearchief van Kockengen 1811-1988 en twee strekkende meter op het gemeentearchief van Vinkeveen en Waverveen 1971-1988. Inzet vrijwilligers bij nader toegankelijk maken archieven Vrijwilligers leveren een waardevolle aanvullende bijdrage op het toegankelijk maken van archieven, door onder meer het uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden zoals indexering (bijvoorbeeld op namen of trefwoorden) en het opnieuw verpakken van archieven in zuurvrije opbergmaterialen en -dozen. Hiermee dragen zij bij aan het verbeteren van zowel de toegankelijkheid als de bewaaromstandigheden. Het toegankelijk maken van archieven door beschrijvend inventariseren blijft specialistisch werk, dat hoofdzakelijk wordt uitgevoerd door geschoolde medewerkers.

2.3 Meerjarenproject toegankelijkheid archieven Het RHCVV beheert een aantal (gemeente)archieven dat nog niet of onvoldoende toegankelijk is. In 2022 is de inventarisatie afgerond van de conditie en toegankelijkheid van de papieren archieven en collecties, op basis waarvan een meerjarenplan is opgesteld om deze achterstanden weg te werken. Naast de inzet van vaste medewerkers en vrijwilligers is voor de uitvoering van dit plan namelijk aanvullende inzet van externen noodzakelijk. In 2025 zijn binnen dit meerjarenproject binnen het beschikbare budget zestien archieven toegankelijk gemaakt, met een gezamenlijke omvang van 116 strekkende meter. De gerealiseerde voortgang in 2025 ligt iets hoger dan op basis van de gebruikelijke normering voor bewerking van archief vooraf was voorzien. Dit hangt samen met de aard van de in dit jaar bewerkte archieven. Zo betrof een deel van het volume van 116 strekkende meter, het gemeentearchief Wilnis 1940–1988 (circa 38 meter). Dit archief was, in verhouding tot andere archieven die bewerkt zijn, eenvoudiger te bewerken. De bewerkingstijd kan per archief sterk variëren, afhankelijk van factoren zoals ordening, complexiteit en staat van het archief. De gerealiseerde efficiëntie in 2025 is daarmee niet zonder meer representatief voor de resterende achterstanden. a.

Toelichting op bewerkte archieven In de uitvoering van het meerjarenproject werden in 2025 de verschillende typen archieven bewerkt. Nadat in het eerste halfjaar voornamelijk kerk-, sport- en muziekarchieven zijn bewerkt, lag de nadruk in de tweede helft van het jaar op archieven uit de categorieën onderwijs en, wederom, kerken en

18

religie. Kerkarchieven spelen een belangrijke rol bij de reconstructie van de geschiedenis van de streek en vormen daarmee een wezenlijk onderdeel van het regionale geheugen. Tegelijkertijd zijn deze archieven vaak omvangrijk en vragen zij specialistische bewerking. Om die reden, en vanwege hun cultuurhistorische waarde, heeft dit type archief binnen het project prioriteit gekregen. b.

Bewerkte archieven 2025 Toegan Gemeente g Archief

Omvan g

Type archief

Stichtse Vecht

1091

Hervormde gemeente Nigtevecht

5,24 Kerk

Stichtse Vecht

1080

Gereformeerde Kerk Nigtevecht

1 Kerk

De Bilt

0963

Hervormde gemeente Bilthoven

11,5 Kerk

De Ronde Venen

1094

RK Parochie Cosmas en Damianus Abcoude

13,5 Kerk

Stichtse Vecht

0694

IJsclub Maarsseveen en Omstreken

0,5 Sport

De Bilt

0765

IJsclub Het Biltse Meertje

3,5 Sport

De Ronde Venen

0798

Korfbalvereniging De Vinken Vinkeveen

Stichtse Vecht

0876

Stichting Muziekonderwijs Breukelen

1,5 Muziek

De Bilt

1446

Muziekvereniging Kunst en Genoegen

1,5 Muziek

De Ronde Venen

0799

Brassband Concordia Vinkeveen

De Bilt

1442

SGP De Bilt-Maartensdijk

De Bilt

1371

De Ronde Venen

1146

School met de Bijbel Groenekan Maarten van der Vaartschool scholengemeenschap Midreth

De Bilt

1342

Vereniging Montessorischool Bilthoven

De Ronde Venen

0871

Agrarisch transportbedrijf Van der Marel

De Ronde Venen

1050

Gemeente Wilnis 1940-1988

9 Sport

4 Muziek 0,75 Politiek 4,5 Onderwijs – 14,24 Onderwijs 4 Onderwijs 4 Economie 37,8 Gemeente

2.4 Digitale archieven en e-depot Een steeds groter deel van het collectiewerk bestaat uit het beschrijven, beheren en beschikbaar stellen van digitaal gevormde archieven. Het gaat hierbij om uiteenlopende informatievormen, zoals tekstbestanden, databases, spreadsheets, digitale foto’s en online bronnen zoals websites en social media. In 2025 is gewerkt aan de digitale ontsluiting van verschillende archieven en collecties, waaronder archieven van lokale verenigingen, beeldcollecties en online bronnen: Archief of collectie Nederlandse Christen Vrouwenbond (NCVB) Passage afdeling Wilnis Nederlandse Christen Vrouwenbond (NCVB) Passage afdeling Wilnis 19462017 Nederlandse Christen Vrouwenbond Passage afdeling Mijdrecht Prentbriefkaarten Vechtstreekmuseum Archiveren eigen website rhcvechtenvenen.nl Archiveren website exlibriswereld.nl Archiveren Instagrampagina RHCVV Fotoarchief amateurfotograaf Gerhard Hof Fotoarchief amateurfotograaf Otto Vrijhof Foto’s Opgraving Huis Ter Aa Foto’s archief bejaardencomité Wilnis Foto’s IJsclub Het Biltse Meertje

Toegangscode 1697, 1698, 1699 0702 0902 0697 0980 0707 0980 1804 1815 1805 0680 0765

E-depot als voorziening Het duurzaam toegankelijk houden van deze digitale informatie vraagt om een andere aanpak dan bij papieren archieven. Hiervoor beschikt het RHCVV over een e-depotvoorziening: een digitale archiefbewaarplaats waarin archieven veilig worden opgeslagen en ook op langere termijn

19

raadpleegbaar blijven. In 2025 is verder gewerkt aan de ontwikkeling en inrichting van deze voorziening, zodat digitale archieven duurzaam kunnen worden beheerd en beschikbaar gesteld. Daarnaast is gewerkt aan de inrichting en verdere ontwikkeling van het werkproces voor digitale overbrenging van overheidsarchieven. Hierbij zijn onder meer intakeformulieren en checklists ontwikkeld en toegepast. Deze instrumenten maken het mogelijk om digitale archieven op een gecontroleerde en reproduceerbare wijze over te brengen en duurzaam toegankelijk te houden.

2.5 Restauratie, materiële verzorging en digitalisering Restauratie en conservering Het RHCVV werkt structureel aan het restaureren en conserveren van archiefstukken die in slechte materiële staat verkeren. Deze werkzaamheden zijn gericht op het stabiliseren van de fysieke staat van de stukken, zodat verdere achteruitgang wordt voorkomen en de stukken duurzaam raadpleegbaar blijven. Het restaureren gebeurde binnen het budget dat de gemeenten jaarlijks voor restauratie beschikbaar stellen. Daarbij is prioriteit gegeven aan archieven en collecties waarvan de fysieke staat directe gevolgen had voor de raadpleegbaarheid en het behoud. In 2025 is voor alle deelnemende gemeenten gewerkt aan meerjarige restauratieprojecten. Voor De Bilt is verder gewerkt aan het herstel van stukken uit het archief van de Hervormde gemeente Westbroek, een project dat in 2022 is gestart. Gezien de slechte staat van de stukken betreft dit een bewerkelijk en langdurig traject. Het archief heeft een grote cultuurhistorische waarde; het oudste stuk dat het RHCVV uit De Bilt beheert, afkomstig uit dit archief, dateert uit 1515. Naar verwachting wordt de restauratie in 2026 afgerond. Voor De Ronde Venen is de in 2023 gestarte restauratie voortgezet van kwetsbare stukken uit de oude dorpsarchieven van Abcoude en Baambrugge, in het bijzonder uit het gerechtsarchief Abcoude-Baambrugge (1656–1813).

Voor Stichtse Vecht is verder gewerkt aan het restaureren en, waar nodig, reinigen van het negentiende-eeuwse gemeentearchief van Tienhoven. Dit traject, gestart in 2023, loopt door tot in 2026. Daarnaast zijn enkele stukken uit het archief van de hervormde gemeente Nigtevecht gerestaureerd. Ook binnen het meerjarenproject voor het wegwerken van achterstanden is aandacht besteed aan restauratie. Hierbij zijn onder meer archieven van het waterschap Westbroek, de scheepswerf Kok uit Vinkeveen en wagenmakerij en rijwielhandel Gebroeders De Haan uit Loenen, evenals affiches uit de kunstcollectie van de gemeente Stichtse Vecht, behandeld. Deze stukken waren in een zodanig slechte staat dat raadpleging niet mogelijk was; na restauratie zijn zij weer toegankelijk voor onderzoek en gebruik.

20

Materiële verzorging van archieven Met inzet van medewerkers, vakantiekrachten en vrijwilligers is in 2025 gewerkt aan de materiële verzorging van archieven. Deze werkzaamheden zijn gericht op het in goede staat brengen en houden van archiefstukken, zodat zij duurzaam bewaard en verantwoord geraadpleegd kunnen worden. Materiële verzorging omvat onder meer het verwijderen van schadelijke materialen zoals roestende hechtmechanieken (bijvoorbeeld nietjes) en plastic, en het opnieuw verpakken van archieven in zuurvrije omslagen en dozen. Hiermee wordt de fysieke staat van de archieven gestabiliseerd en verdere achteruitgang voorkomen. In 2025 zijn specifiek drie vrijwilligers geworven voor de materiële verzorging. Hierdoor kon deze activiteit structureel worden versterkt. De vrijwilligers leveren een belangrijke bijdrage door na inventarisatie van archieven, met name binnen het achterstandenproject, direct de materiële verzorging uit te voeren. Hierdoor zijn archieven na bewerking niet alleen inhoudelijk toegankelijk, maar ook fysiek geschikt voor gebruik en langdurige bewaring. Digitalisering Om archieven beter toegankelijk en duurzaam raadpleegbaar te maken voor zowel gemeenten als inwoners, digitaliseert het RHCVV jaarlijks een deel van de collectie binnen de beschikbare budgetten. In de periode 2025–2030 wordt deze inzet verder geïntensiveerd.

In 2025 lag de nadruk op digitalisering vanuit zowel toegankelijkheid als behoud. Zo is een deel van het oud-rechterlijk archief gedigitaliseerd om de raadpleegbaarheid te vergroten en tegelijkertijd de fysieke stukken te ontzien. Daarnaast is ingezet op het veiligstellen van audiovisueel materiaal. Dragers van beeld en geluid – zoals videobanden, filmspoelen en audiocassettes – zijn gevoelig voor veroudering, temperatuur en luchtvochtigheid en formatverval, waardoor het risico op informatieverlies aanzienlijk groter is dan bij papieren archieven. Om deze reden zijn in 2023 alle gemeentelijke audiovisuele collecties in kaart gebracht en beschreven, waarna de digitalisering projectmatig is uitgevoerd. Medio 2024 is deze digitalisering afgerond door een specialistisch digitaliseringsbedrijf. In 2025 is gewerkt aan de verdere ontsluiting van dit materiaal. Gezien de omvang en urgentie van dit traject is hiervoor gebruikgemaakt van het digitaliseringsbudget van meerdere jaren (2023–2025). Hiermee is prioriteit gegeven aan het veiligstellen van kwetsbaar erfgoed. In 2025 heeft het RHCVV een interne scanvoorziening ingericht voor audiovisueel materiaal. Hiermee kan het RHCVV zelf kleinere en urgente digitaliseringsopgaven uitvoeren, bijvoorbeeld het digitaliseren van in onbruik geraakte audiovisuele dragers, zoals langspeelplaten (LP’s), cassettetapes en videobanden.

Een groot deel van het audioarchief van Radio Ronde Venen is op deze wijze dit jaar gedigitaliseerd. De werkzaamheden worden in 2026 voortgezet.

Het eeuwenoude archief van de Hervormde gemeente Maarssen bij binnenkomst in het RHCVV 2.6 Acquisitie van particuliere archieven Naast overheidsarchieven beheert het RHCVV ook particuliere archieven. Deze archieven vullen de overheidsarchieven aan en geven inzicht in het bredere maatschappelijk, cultureel en economisch leven in de regio.

21

Het RHCVV mocht ook in 2025 weer een groot aantal particuliere archieven toevoegen aan de collectie. In totaal zijn er 32 schenkingen van archiefmateriaal ontvangen van particulieren, variërend van in omvang kleine tot grote schenkingen Zo werd onder meer een map met krantenknipsels verworven, waarin een belangrijk deel van de geschiedenis van zwembad ’t Kikkerfort in Breukelen is vastgelegd. Daartegenover staan omvangrijke archieven, zoals dat van de Hervormde gemeente Maarssen, dat teruggaat tot de zeventiende eeuw, het archief van de meer dan honderd jaar oude Vrijwillige Brandweer Mijdrecht en een aanvulling op het archief van de Biltse zangvereniging Zang Veredelt. Het RHCVV hanteert bij de acquisitie van particuliere archieven een gerichte en selectieve werkwijze. Aangeboden archieven worden getoetst aan het acquisitieprofiel en, indien zij een relevante aanvulling vormen op de collectie, opgenomen in de archiefbewaarplaats. Het RHCVV benadert in beginsel niet actief organisaties om archieven over te dragen, maar maakt hier een bewuste uitzondering voor archieven van bijzondere betekenis voor de regionale geschiedenis. Zo is in 2025 actief ingezet op de verwerving van het archief van de Hervormde gemeente Maarssen.

Links: De schenking van het archief van de Vrijwillige brandweer Mijdrecht. Midden: de schenking, het vaandel van de Koninklijke Gemengde Zangvereniging Zang Veredelt uit De Bilt. Rechts: ingelijst ‘welkomstlied’ uit 1931 voor de nieuwe burgemeester Röell van Breukelen-Nijenrode. Geschonken door zijn nazaten.

2.7 Historische bibliotheek De historische bibliotheek van het RHCVV vormt een belangrijke aanvulling op de archieven en ondersteunt historisch onderzoek naar de regio. De collectie wordt gericht uitgebreid met publicaties die relevant zijn voor de geschiedenis van het werkgebied of die onderzoekers helpen bij het interpreteren van archiefmateriaal. De bibliotheek ondersteunt niet alleen zelfstandig historisch onderzoek, maar ook het duiden en interpreteren van archiefmateriaal in bredere historische context. Ook in 2025 is de bibliotheek verder aangevuld met publicaties die inhoudelijk aansluiten op de collectie. Zo biedt de Atlas van historische verdedigingswerken in Nederland – Utrecht een relevant kader voor onderzoek naar de militaire geschiedenis van de regio, waarin het werkgebied van het RHCVV een prominente rol speelt door de aanwezigheid van de Oude en Nieuwe Hollandse Waterlinie en de Stelling van Amsterdam. Hetzelfde geldt voor onderzoek naar de religieuze geschiedenis van de regio. Het recent verschenen Handboek Nederlandse Kerkgeschiedenis biedt in twee delen een overzicht en richting die van waarde is bij het gebruik van kerkelijke archieven.

22

23

Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en dienstverlening Rol en betekenis van beschikbaar stellen en dienstverlening Het RHCVV stelt op grond van de Archiefwet en de Wet hergebruik van overheidsinformatie archieven en collectiedata beschikbaar voor raadpleging en hergebruik. Hiermee wordt invulling gegeven aan het recht van inwoners op informatie en wordt bijgedragen aan transparantie van het overheidshandelen. Archieven en collecties van het RHCVV zijn voor een breed publiek toegankelijk, zowel fysiek in de studiezaal als digitaal via de website. De dienstverlening richt zich op uiteenlopende gebruikers, waaronder inwoners, onderzoekers, studenten en gemeentelijke organisaties. Zij raadplegen archieven voor uiteenlopende doeleinden, zoals historisch onderzoek, juridische of

Totaal aantal bezoeken studiezaal 2019–2025 1500 1000

1300 578

500 0

2019

2020

1267

1183

1231

1156

2022

2023

2024

2025

797

2021

administratieve vragen en werkzaamheden binnen de overheid. Het RHCVV ondersteunt deze gebruikers via verschillende kanalen, waaronder de studiezaal, de website en contactmogelijkheden zoals e-mail, chat en telefoon. In de afgelopen periode is de digitale dienstverlening verder ontwikkeld en is ingezet op het vergroten van de zichtbaarheid van het RHCVV binnen de deelnemende gemeenten en bij een breder publiek. Ook is het gebruik van archieven actief gestimuleerd, onder meer door cursussen en workshops.

3.1 Gebruik Studiezaal en digitale dienstverlening Er werden gemiddeld 30 archiefstukken per dag aangevraagd, met pieken in de zomer en het najaar. In 2025 werd de studiezaal 1.156 keer bezocht, een lichte daling ten opzichte van 2024. Deze ontwikkeling past binnen een bredere verschuiving naar digitale raadpleging en sluit aan bij de behoefte van gebruikers om archieven tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen raadplegen. De toename van gedigitaliseerd archiefmateriaal en de verdere ontwikkeling van digitale dienstverlening maken het voor gebruikers mogelijk om bepaalde archieven op afstand te raadplegen, voornamelijk op gebied van genealogie. Hierdoor verandert de rol van de studiezaal geleidelijk van primaire toegangspoort tot de archieven naar een aanvullende voorziening voor onderzoek dat niet digitaal kan plaatsvinden. Het RHCVV speelt hierin actief in op veranderend gebruik door het verder ontwikkelen van digitale dienstverlening en het verbeteren van online toegang tot archieven. Voor gemeenten betekent dit dat informatie sneller beschikbaar is en minder afhankelijkheid bestaat van fysieke raadpleging in de studiezaal. De studiezaal blijft daarbij van belang, onder meer voor archieven die nog niet digitaal beschikbaar zijn of die vanwege wettelijke beperkingen, zoals auteursrecht en privacywetgeving (AVG), uitsluitend op locatie geraadpleegd kunnen worden.

De avondopenstelling (donderdagavond 18.00–21.00 uur) bleef ook in 2025 goed bezocht. Deze voorziening voorziet in een duidelijke behoefte om archieven ook buiten reguliere werktijden te kunnen raadplegen. Tijdens deze momenten zijn tevens activiteiten georganiseerd, zoals workshops en cursussen, waarmee het RHCVV het gebruik van archieven actief stimuleert.

24

3.2 Onderzoeksdoelen: van erfgenaam tot SGP Het RHCVV wordt dagelijks benaderd voor een breed scala aan onderzoeksvragen. Deze zijn grofweg te verdelen in drie hoofdcategorieën: bouwvergunningen, historisch onderzoek en familieonderzoek. In de praktijk lopen deze categorieën regelmatig in elkaar over. Zo combineren gebruikers genealogisch onderzoek vaak met onderzoek naar huizen of eigendomsgeschiedenis. De verdeling van bezoekers naar onderzoeksdoel is in 2025 nagenoeg gelijk gebleven aan 2024. Bouwvergunningen vormen met 56% de grootste categorie. Dit onderstreept het belang van het RHCVV voor inwoners en gemeenten bij vragen over de woonomgeving, zoals verbouwingen en eigendomsgeschiedenis. Voor oudere vergunningen kunnen zowel inwoners als ambtenaren terecht bij het RHCVV, terwijl recente vergunningen nog bij de gemeenten berusten. Een deel van de bouwvergunningen is inmiddels digitaal beschikbaar, met name van Stichtse Vecht. Voor deze archieven is fysieke raadpleging niet altijd meer nodig en kunnen aanvragen digitaal worden afgehandeld. In de komende jaren wordt deze digitale beschikbaarheid verder uitgebreid, onder meer via scannen on demand. Daarmee wordt de toegankelijkheid voor inwoners en gemeenten verder vergroot en sluit de dienstverlening beter aan bij de behoefte aan snelle en laagdrempelige toegang tot informatie.

Top 10 geraadpleegde fysieke archieven 2025 Toegang

Archief

1.

1610

2.

1602

Woonomgeving De Bilt, bouwvergunningen, 18871987 Woonomgeving Abcoude, bouwvergunningen, 1941 (mei)-2010 (september)

3. 4.

1011 1655

5.

1641

6. 7. 8.

Aantal opvragingen 677 537

223 219

1021

Gemeente Abcoude, 1941-1990 Woonomgeving Vinkeveen en Waverveen, bouwvergunningen, 1971-1988 Woonomgeving Mijdrecht, bouwvergunningen, 19411988 Gemeente De Bilt, 1932-1987

1024 0977

Gemeente Loenen, 1811-1943 Hervormde gemeente Waverveen, 1592-2016

124 106

9.

1666

106

10.

1020

Woonomgeving Wilnis, bouwvergunningen, 19401988 Gemeente De Bilt, 1988-2000

204 146

99

Deze ontwikkeling is ook zichtbaar in het gebruik van de fysieke collectie. In de top 10 van geraadpleegde archieven domineren de bouwarchieven, naast enkele gemeentelijke en kerkelijke archieven. Dit bevestigt dat archieven niet alleen een historische waarde hebben, maar ook een belangrijke rol spelen in actuele maatschappelijke en bestuurlijke vragen.

25

Historisch onderzoek trok 38% van de bezoekers en omvat een breed scala aan vragen, variërend van juridisch en administratief onderzoek tot academisch en lokaal historisch onderzoek. Zo wordt het archief gebruikt voor het traceren van erfgenamen, kadasteronderzoek, explosievenonderzoek en studie. De ontsluiting van het archief van de plaatselijke kiesvereniging Maartensdijk-De Bilt van de Staatkundig Gereformeerde Partij (SGP) leidde in 2025 tot extra belangstelling voor dit archief. Familieonderzoek vindt grotendeels digitaal plaats en vertegenwoordigde in 2025 circa 6% van de fysieke bezoeken. Veel genealogische bronnen zijn digitaal toegankelijk via de website. Voor aanvullende ondersteuning kunnen gebruikers gebruikmaken van de chatdienst.