Bijlage 1 Subsidiebeleid De Ronde Venen 2023 - 2030

Subsidiebeleid 2023-2030

Stapsgewijs meer grip op subsidie

1

Inhoud 1

Inleiding .................................................................................................................................................... 3 1.1

Grip op subsidies ................................................................................................................................ 3

1.3

Startnotitie . .......................................................................................................................................... 4

1.2 1.4 1.5

2

Doelstelling . ........................................................................................................................................ 3

Leeswijzer .............................................................................................................................................. 4 Samenvatting beleidsuitspraken ................................................................................................... 5

Beleidsuitspraken ............................................................................................................................... 8 2.1

Transparante inzet van subsidies .................................................................................................... 8

2.3

Rechtmatige inzet van subsidies . ................................................................................................... 11

2.2

Doelgerichte inzet van subsidies . .................................................................................................. 9

2.4 Toekomstgerichte inzet van subsidies .......................................................................................... 13

3

Verankering en uitvoering . ........................................................................................................ 15 3.1

Inleiding ................................................................................................................................................ 15

3.3

Subsidieverordening . ........................................................................................................................ 16

3.2

Subsidiejaarplan ................................................................................................................................. 15

3.4 Subsidieregelingen ............................................................................................................................ 16 3.5

Overige uitwerkingen ....................................................................................................................... 17

3.6 Uitspraken en onderzoeksvragen uit startnotitie . .................................................................... 21

Bijlagen ............................................................................................................................................................... 24 Bijlage 1: Startnotitie Subsidiebeleid . .................................................................................................... 24 Bijlage 2: Begrippen en afkortingen ....................................................................................................... 24

Bijlage 3: Verordeningen en regelingen De Ronde Venen ................................................................. 27 Bijlage 4: Jaarcyclus .................................................................................................................................... 29

Bijlage 5: Borging van de uitvoering . ..................................................................................................... 30

2

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

1 Inleiding 1.1 Grip op subsidies

De Ronde Venen verleent jaarlijks subsidies aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke partners. De gemeente geeft daarmee financiële ondersteuning aan activiteiten en voorzieningen die een bijdrage leveren aan de samenleving en gemeentelijk beleid. Er wordt op deze manier veel goed werk gedaan.

Er is behoefte aan meer grip op dit instrument. Subsidies zijn een belangrijk beleidsinstrument, maar het ontbreekt aan goed inzicht in welke subsidies de gemeente verstrekt, met welk doel en welke resultaten dit oplevert. Dit heeft tot gevolg dat burgemeester en wethouders en de gemeenteraad niet goed in staat worden gesteld om (bij) te sturen als dat nodig is.

Het subsidiebeleid biedt een kader voor verschillende juridische regelingen, sturingsdocumenten en procesverbeteringen. Daarmee krijgt de gemeente de instrumenten in handen om grip te krijgen op subsidies en straks te sturen op maatschappelijke effecten.

1.2 Doelstelling

De doelstelling van het subsidiebeleid is opgenomen in de Startnotitie en luidt: Het integraal verbeteren van het systeem van subsidieverstrekking zodat alle partijen hun rol in het systeem kunnen vervullen.

Een subsidie is een instrument waarmee de gemeente inwoners en organisaties in staat stelt om activiteiten te organiseren die bijdragen aan gemeentelijke beleidsdoelen en opgaven. Het

instrument geeft vorm aan samenwerking tussen de samenleving en de gemeente. Dit blijkt in de praktijk soms best ingewikkeld. De gemeente zoekt naar grondige verbeteringen, die tijd kosten om goed door te voeren. Het subsidiebeleid stelt kaders voor deze verbeteringen.

Integraal verbeteren

De doelstelling spreekt van integraal verbeteren. Het coalitieakkoord, het rekenkameronderzoek, bestuurlijke behandeling en beleidsstukken van andere gemeenten laten verschillende invals­ hoeken zien:

• De subsidieverstrekking kan transparanter: Inzicht voor inwoners, subsidiepartners en

gemeenteraad wordt beter. Het is duidelijk wat wordt gesubsidieerd, waarom dit gebeurt, hoeveel dit kost en wat het oplevert. (paragraaf 2.1)

• De subsidieverstrekking kan doelgerichter: Er wordt een sterkere relatie gelegd tussen de doelen

die de gemeente nastreeft en wat met de gesubsidieerde activiteiten wordt bereikt. (paragraaf 2.2)

• De subsidieverstrekking kan rechtmatiger: De juridische kaders worden op orde gebracht. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur zoals rechtsgelijkheid en voorkomen van willekeur zijn geborgd. (paragraaf 2.3)

• De subsidieverstrekking kan toekomstgerichter: Verder vooruitkijken en daartoe ook kritisch

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

3

terugkijken helpt alle betrokkenen om steeds stappen naar verbetering te blijven zetten. (paragraaf 2.4)

Stapsgewijs verbeteren

Meestal is verbeteren een lang traject van kleine stappen in de goede richting. Het subsidiebeleid

geeft aan waar de gemeente naar toe wil. De stappen hiernaartoe vragen inzet van alle betrokkenen. Het werken met een subsidiejaarplan vraagt waarschijnlijk een aantal cycli om samen uit te vinden welke informatie nodig is en hoe we deze op het juiste moment beschikbaar krijgen. Het

verder ontwikkelen van het werken met Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) vraagt dat we steeds

in gesprek blijven met onze partners en hen zorgvuldig meenemen. Het “stapsgewijs verbeteren” vraagt om focus op zichtbare verbeteringen en geduld voor wat nog beter kan.

1.3 Startnotitie

In juni 2023 heeft de gemeenteraad kennisgenomen van de “Startnotitie Subsidiebeleid, stapsgewijs verbeteren”. De Startnotitie stelt op basis van een analyse van het systeem van subsidieverstrekking dat twee nieuwe instrumenten nodig zijn: Subsidiebeleid en een subsidiejaarplan.

• Het subsidiebeleid biedt het kader voor hoe de gemeente het subsidie-instrument inzet en het bevat afspraken over het proces van subsidieverstrekking en verantwoording. Daarnaast

bepaalt het algemene subsidiebeleid hoe de raad in staat wordt gesteld zijn kaderstellende en controlerende taak te vervullen.

• Het subsidiejaarplan gaat over doelen, activiteiten en effecten. Subsidie ontvangende partijen

hebben beter evalueerbare doelen nodig om hun activiteiten op af te stemmen. En de gemeenteraad heeft behoefte aan inzicht in deze doelen, de uitgevoerde activiteiten en de maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, zodat desgewenst kan worden bijgestuurd.

In deze nota is het subsidiebeleid opgenomen. Het subsidiejaarplan heeft een langere voorbereiding nodig en volgt in het voorjaar van 2024. In de startnotitie is een aantal keuzes en onderzoeksvragen opgenomen. Deze zijn in het beleid verwerkt. Paragraaf 3.8 licht toe hoe dit is gedaan.

1.4 Leeswijzer

Per invalshoek doet het subsidiebeleid uitspraken over doelen, budgetten, activiteiten en processen. Een inhoudelijke toelichting staat in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 is opgenomen hoe de gemeente deze uitspraken wil verankeren in de uitvoering.

In bijlage 2 is een overzicht van vaker in dit beleid opgenomen begrippen en afkortingen opgenomen.

4

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

1.5 Samenvatting beleidsuitspraken Invalshoek

Transparante

Doelen

Beleidsuitspraak (uitgewerkt in hoofdstuk 2)

2.1.1 De gemeente geeft inzicht in de doelen waarvoor

subsidieverstrekking

subsidiepartners weten voor welke doelen subsidies

kunnen worden aangevraagd

2.1.2 Het is duidelijk voor welke doelen de subsidies bedoeld zijn

2.1.3 De gemeente verleent zo min mogelijk structurele

Budgetten

subsidies beschikbaar zijn, zodat potentiële

indirecte subsidies. In bestaande situaties wordt de

waarde van de geboden dienst of faciliteit verwerkt in een reguliere subsidie

2.1.4 De beschikbare middelen voor structurele subsidies zijn

herkenbaar binnen de beleidsbudgetten in de begroting

andere financiële kaders voor subsidiëring

subsidies

activiteiten de subsidie is bedoeld.

aanvraag van subsidies:

2.1.5 Het is duidelijk of sprake is van subsidieplafonds of

2.1.6 Het subsidieregister is informatief over verstrekte

Activiteiten 2.1.7 De aanvrager omschrijft concreet voor welke Processen

2.1.8 De gemeente hanteert een eenvoudig proces bij

• Het proces van subsidieverstrekking is duidelijk en

• De gemeente hanteert voor basis- en waarderings-­

makkelijk te vinden

subsidies jaarlijks dezelfde cyclus en informeert

vaste subsidiepartners

2.1.9 De gemeenteraad ontvangt jaarlijks bij de kadernota

Doelgerichte

2.2.1 De doelen geven de gemeente en de organisaties

Doelen

subsidieverstrekking

het subsidiejaarplan

houvast bij de subsidieaanvraag. De doelen zijn

evalueerbaar en haalbaar geformuleerd en het is

duidelijk hoe deze bijdragen aan overkoepelende

beleidsdoelen

partij duidelijk hoe de activiteiten bijdragen aan de

2.2.2 Bij de subsidieaanvraag maakt de subsidie ontvangende

subsidiedoelen.

subsidiepartners in staat om in te spelen op schomme-

Budgetten

2.2.3 Bestemmings- en/of egalisatiereserves stellen (grotere)

lingen in inkomsten en uitgaven door de jaren heen

standaardbedragen afhankelijk van het ledenaantal

2.2.4 Voor waarderingssubsidies hanteert de gemeente

van de vereniging

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

5

Activiteiten 2.2.5 Er komen verschillende soorten subsidies;

• Basissubsidies

• Waarderingssubsidies

• Subsidiebudget voor wisselende aanvragers

• Subsidies voor specifieke activiteiten of evenementen

(‘subsidiepot’)

• Uitvoeringssubsidie van rijks- en andere vaste

De voorwaarden zijn hierop afgestemd.

omvang van subsidies:

regelingen Processen

2.2.6 De gemeente hanteert de volgende grenzen voor de

• Middelgrote subsidies: Tussen € 10.000 en € 100.000

• Grote subsidies: Hoger dan € 100.000

met de omvang van de subsidieaanvraag. Bij middel-

2.2.7 De eisen van de gemeente zijn in overeenstemming

grote en grote subsidies werkt de gemeente met

organisatie houden contact over de voortgang van de

Rechtmatige

Doelen

2.3.1

subsidieverstrekking

Budgetten

2.3.2

Activiteiten 2.3.3

Processen

kritische prestatie indicatoren (KPI’s). Gemeente en uitvoering van activiteiten.

Subsidies dragen bij aan doelstellingen uit vastgesteld beleid zoals bedoeld in uitspraak 2.2.1, doelstellingen

uit de gemeentebegroting of wettelijke verplichtingen; andere subsidies worden afgebouwd of niet verstrekt. Voor alle subsidies gelden subsidieplafonds (met

verdeelregels), staan de subsidies in de begroting of is op een andere manier vastgelegd hoe een Open einderegeling te voorkomen

De subsidie-aanvrager levert bij de subsidieaanvraag alle informatie voor de beoordeling van de aanvraag

en legt achteraf verantwoording af over de besteding van de subsidie en de uitgevoerde activiteiten

2.3.4 De juridische grondslag van jaarlijkse subsidies is de

ASV 2017 en de algemene subsidieregeling, aangevuld

specifieke verordening

2.3.5

met een specifieke subsidieregeling en eventueel een

De Ronde Venen ontwikkelt en onderhoudt een aantal specifieke subsidieregelingen die de gemeentelijke beleidsvelden zo volledig mogelijk dekken

2.3.6 Het uitgangspunt “inkoop, tenzij…” geldt. Daarbij

6

• Kleine subsidies: Lager dan € 10.000

hanteert de gemeente heldere toetsingscriteria.

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

Toekomstgerichte

Doelen

2.4.1

Budgetten

2.4.2 In het subsidiejaarplan wordt vier jaar vooruitgekeken,

subsidieverstrekking

De Ronde Venen neemt vanaf 2026 in het subsidie-

jaarplan jaarlijks de uitkomst van een effectmeting op.

net als in de programmabegroting

geïndexeerd overeenkomstig de loon- en prijsindex die

2.4.3 Structurele basissubsidies worden standaard

de VNG publiceert en in de meicirculaire staat.

2.4.4 Voor waarderingssubsidies worden de

standaardbedragen elke vier jaar opnieuw bepaald.

komende jaren verder in samenwerking met

Activiteiten 2.4.5 De gemeente ontwikkelt het werken met KPI’s de

Processen

2.4.6 De gemeente werkt in overleg met de subsidiepartners

subsidiepartners

de subsidieverordening uit, met spelregels voor het meerjarig toekennen van subsidies

2.4.7 Eens in de vier jaar evalueert de gemeente samen met

de subsidiepartners het subsidiebeleid en stelt dit zo nodig bij.

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

7

2 Beleidsuitspraken 2.1 Transparante inzet van subsidies Subsidiedoelen

De inzet van subsidies om gemeentelijke beleidsdoelen te behalen werkt alleen als inwoners

en organisaties weten dat er subsidies beschikbaar zijn en weten met welk doel zij deze kunnen aanvragen. Een makkelijke vindplaats en begrijpelijke informatie zijn nodig. Zowel in de subsidieaanvraag als de subsidiebeschikking staan deze subsidiedoelen.

Sommige subsidies zijn niet zo makkelijk te herkennen, omdat de gemeente niet rechtstreeks financiële middelen ter beschikking stelt, maar een dienst of faciliteit. Denk aan het verhuren van

ruimte tegen een lagere prijs dan de kostprijs of aan het beschikbaar stellen van een webdomein. Op deze manier probeert de gemeente organisaties te helpen, maar dit komt de transparantie niet ten goede. Dit is geen probleem als het gaat om incidentele, kleinschalige ondersteuning. Het

werkt willekeur in de hand als het gaat om structurele diensten of faciliteiten die een substantiële economische waarde vertegenwoordigen. 2.1.1

2.1.2 2.1.3

De gemeente geeft inzicht in de doelen waarvoor subsidies beschikbaar zijn, zodat potentiële subsidiepartners weten voor welke doelen subsidies kunnen worden aangevraagd

Het is duidelijk voor welke doelen de subsidies bedoeld zijn.

De gemeente verleent zo min mogelijk structurele indirecte subsidies. In bestaande

situaties wordt de waarde van de geboden dienst of faciliteit verwerkt in een reguliere subsidie.

Budgetten

Een subsidie is een aanspraak op financiële middelen 1. Deze middelen zijn in de begroting vaak

opgenomen in beleidsbudgetten waaruit ook andere uitgaven worden gedaan. Daardoor kan

het lastig zijn om te herleiden hoeveel budget er voor bepaalde subsidies beschikbaar is. Hoeveel middelen in een begrotingsjaar daadwerkelijk zijn uitgegeven volgt uit het subsidieregister. Het subsidieregister is een overzicht van alle door de gemeente toegekende subsidies. Het wordt jaarlijks gelijk met de jaarrekening gepubliceerd.2

2.1.4 De beschikbare middelen voor structurele subsidies zijn herkenbaar binnen de 2.1.5

beleidsbudgetten in de begroting

Het is duidelijk of sprake is van subsidieplafonds of andere financiële kaders voor subsidiëring

2.1.6 Het subsidieregister is informatief over verstrekte subsidies 1 2

8

Definitie artikel 4:21 Awb: ‘de aanspraak op financiële middelen door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten’. De publicatie van het subsidieregister gebeurt via de begrotingsapp van De Ronde Venen: https://de-ronde-venen.begrotingsapp.nl/

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

Activiteiten

Transparantie werkt twee kanten op. De gemeente is duidelijk over welke middelen beschikbaar zijn en welke doelen worden nagestreefd. Van de aanvrager wordt verwacht dat hij minimaal inzicht

geeft in de activiteiten die hij met de subsidie uitvoert; vooraf bij de aanvraag en (bij middelgrote en grote subsidies) ook achteraf bij de verantwoording. De aanvrager levert ook informatie over doelmatigheid (2.2), rechtmatigheid (2.3) en toekomstgerichtheid (2.4). 2.1.7

De aanvrager omschrijft concreet voor welke activiteiten de subsidie is bedoeld.

Processen

In de subsidieverstrekking hebben subsidie ontvangende organisaties, gemeenteraad, burgemeester

en wethouders en de ambtelijke organisatie van de gemeente een rol. Er zijn kleine, middelgrote en

grote subsidies en diverse beleidsdoelen. Veel verschillen, maar ook één constante: Het proces van subsidieverstrekking en de informatievoorziening naar de raad is in grote lijnen altijd hetzelfde. Het

standaardiseren van deze jaarcycli is niet alleen efficiënt, maar vergroot ook het inzicht in de eigen rol van alle partijen en het systeem als geheel. 2.1.8

De gemeente hanteert een eenvoudig proces bij aanvraag van subsidies:

• Het proces van subsidieverstrekking is duidelijk en makkelijk te vinden

• De gemeente hanteert voor basis- en waarderingssubsidies jaarlijks dezelfde cyclus

en informeert vaste subsidiepartners

2.1.9 De gemeenteraad ontvangt jaarlijks bij de kadernota het subsidiejaarplan

2.2 Doelgerichte inzet van subsidies Subsidiedoelen

Subsidies worden ingezet om doelen te bereiken. Maar doelen zijn niet altijd heel duidelijk geformuleerd. Dat is lastig voor de aanvragers en de gemeente. Als beleidsdoelen in de beleids­ stukken niet duidelijk genoeg zijn, formuleert de gemeente samen met de partners concrete (evalueerbare) beleidsdoelen. 2.2.1

De doelen geven de gemeente en de organisaties houvast bij de subsidieaanvraag. De doelen zijn evalueerbaar en haalbaar geformuleerd en het is duidelijk hoe deze bijdragen aan overkoepelende beleidsdoelen

2.2.2 Bij de subsidieaanvraag maakt de subsidie ontvangende partij duidelijk hoe de activiteiten bijdragen aan de subsidiedoelen.

Budgetten

Net als bij de gemeentebegroting en de jaarrekening kan er bij (grotere) subsidiepartners een tekort

of een overschot zijn. Overschotten kunnen organisaties toevoegen aan egalisatiereserves (als risicoafdekking voor komende jaren) of bestemmingsreserves.3 Uiteraard is het de bedoeling dat 3

Nadere regels ten aanzien van het eigen vermogen en de reserves van de subsidieontvangers van de gemeente De Ronde Venen 2013 (https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR266936/1)

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

9

deze reserves worden ingezet voor de doelen waarvoor de subsidie is verstrekt. Als dit niet gebeurt, wordt de subsidie teruggevorderd.

De Ronde Venen kent verschillende relatief kleine subsidies ter ondersteuning en waardering van onder andere culturele verenigingen. De toegekende bedragen verschillen. Een aantal andere gemeenten hanteert standaardbedragen waar bepaalde verenigingen onder voorwaarden aanspraak op kunnen maken. Bij de voorwaarden gaat het bijvoorbeeld om het maken van een kort

verslag van de activiteit of fondsenwerving. Voor het invoeren van standaardbedragen komt er een overgangsregeling. Dit komt in de subsidieregeling voor waarderingsubsidies.

2.2.3 Bestemmings- en/of egalisatiereserves stellen (grotere) subsidiepartners in staat om in te spelen op schommelingen in inkomsten en uitgaven door de jaren heen

2.2.4 Voor waarderingssubsidies hanteert de gemeente standaardbedragen afhankelijk van het ledenaantal van de vereniging

Activiteiten

Wanneer de doelen concreter (evalueerbaar) zijn, wordt het voor subsidieaanvragers ook makkelijker om te onderbouwen hoe de voorgestelde activiteiten bijdragen aan deze doelen. Wat weer bijdraagt aan zorgvuldige toetsing van de aanvraag en de verantwoording achteraf.

Er zijn verschillende ‘soorten’ doelen en bijbehorende subsidies 4. Een subsidie die zich richt op het

stimuleren van iets nieuws vraagt om andere betrokkenheid van de gemeente dan een subsidie aan een organisatie die voorzieningen in stand houdt of een subsidie voor specifieke activiteiten. Dit onderscheid helpt bij het vastleggen van afspraken en KPI’s in de subsidiebeschikking. 2.2.5 Er komen verschillende soorten subsidies; • Basissubsidies

• Waarderingssubsidies

• Subsidiebudget voor wisselende aanvragers (‘subsidiepot’) • Subsidies voor specifieke activiteiten of evenementen

• Uitvoeringssubsidie van rijks- en andere vaste regelingen De voorwaarden zijn hierop afgestemd.

Processen

Een goed proces belast alle betrokkenen zo min mogelijk. Het proces waarborgt ook doelmatige inzet van de subsidies. En het tijdig informeren van betrokkenen. Het subsidieproces vraagt om duidelijkheid over wat de gemeente van subsidie ontvangende partijen verwacht voor de doelmatige

inzet van subsidies. Daarbij ligt het voor de hand minder zware eisen te stellen aan kleine subsidies en kleinere organisaties. De afspraken sluiten aan bij de omvang van de subsidie en de aard van de subsidieontvanger.

4

10

Voor de inhoudelijke toelichting op deze typen: zie paragraaf 3.4 (subsidieregelingen)

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

Gemeenten hanteren verschillende grenzen voor kleine, middelgrote en grote subsidies. Het idee

hiervan is om doelmatig te sturen: Eenvoudige eisen en verantwoording voor kleinere bedragen, zwaardere eisen en verantwoording voor grotere bedragen. Belangrijk is dat de grenzen aansluiten

bij de praktijk en dat de administratieve lasten voor de aanvragende organisatie hiertoe in redelijke

verhouding staan. In dit subsidiebeleid komt een grens van maximaal € 10.000 voor kleine subsidies en minimaal € 100.000 voor grote subsidies:

- Subsidies tot € 10.000 zijn vooral waarderingssubsidies. Daarbij gelden geen uitgebreide

afspraken en is de gemeente terughoudend met voorwaarden aan aanvraag en verantwoording.

- Er zijn weinig organisaties die meer dan € 50.000 subsidie ontvangen. Bijvoorbeeld stichting

Jongeren Actief en Handje helpen. Deze passen beter in de middelgrote categorie, omdat het gaat om organisaties die werken met veel vrijwilligers.

Wanneer één organisatie meerdere subsidies ontvangt worden deze opgeteld. Om het proces goed te laten verlopen is communicatie tussen de gemeente en organisaties belangrijk. En het vastleggen van de afspraken. Wanneer gemeente en organisatie elkaar regelmatig spreken over de afspraken, kunnen problemen snel worden verholpen.

2.2.6 De gemeente hanteert de volgende grenzen voor de omvang van subsidies: • Kleine subsidies: Lager dan € 10.000

• Middelgrote subsidies: Tussen € 10.000 en € 100.000 • Grote subsidies: Hoger dan € 100.000

2.2.7 De eisen van de gemeente zijn in overeenstemming met de omvang van de

subsidieaanvraag. Bij middelgrote en grote subsidies werkt de gemeente met kritische

prestatie indicatoren (KPI’s). Gemeente en organisatie houden contact over de voortgang van de uitvoering van activiteiten.

2.3 Rechtmatige inzet van subsidies Subsidiedoelen

De uitspraken 2.2.1 en 2.2.2 betekenen dat zowel de gemeente als de subsidie ontvangende partij

nadenkt over hoe de subsidie bijdraagt aan de beleidsdoelen van de gemeente. Als de subsidie geen bijdrage levert aan de beleidsdoelen, dan stopt de subsidie.

Een beleidsdoel kan ook volgen uit wetgeving. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het volwassenenonderwijs. De gemeente kan daarbij ook eigen beleidsdoelen hebben, maar moet partijen subsidiëren die de wettelijk verplichte activiteiten uitvoeren. 2.3.1

Subsidies dragen bij aan doelstellingen uit vastgesteld beleid zoals bedoeld in uitspraak 2.2.1, doelstellingen uit de gemeentebegroting of wettelijke verplichtingen; andere subsidies worden afgebouwd of niet verstrekt.

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

11

Budgetten

Veel subsidies staan in de begroting, maar zonder subsidieplafond. Volgens de wet moet de gemeente vaststellen welke middelen voor een subsidiedoel beschikbaar zijn en hoe de verdeling is. Zonder subsidieplafond is er geen wettelijke basis voor het weigeren van een subsidie. Daardoor ontstaat er onbedoeld een Openeinderegeling.

Een alternatief voor het vaststellen van een subsidieplafond is het werken met begrotingssubsidies. Dit is een goede optie voor grote jaarlijkse subsidies voor een vaste partner. In de begroting moet het maximale subsidiebedrag en de ontvangende organisatie dan expliciet genoemd staan.

Er zijn subsidies waarover de gemeente geen zeggenschap heeft, omdat het rijksgelden zijn. Dan staan de grenzen in de rijksregeling die de gemeente uitvoert. Tenslotte zijn er de incidentele

subsidies, zoals de corona- of energiesteun. Dan is er in het begin niet duidelijk hoeveel subsidie er nodig is. Deze staan beschreven in artikel 4:23 lid 3 sub d. Awb.

2.3.2 Voor alle subsidies gelden subsidieplafonds (met verdeelregels), staan de subsidies in de begroting of is op een andere manier vastgelegd hoe een Open einderegeling te voorkomen

Activiteiten

Organisaties en inwoners voeren activiteiten uit. Het is aan hen om te bepalen hoe ze dat

doen. De gemeente stelt wel voorwaarden op basis van de subsidieverordening en eventueel

subsidieregelingen. Deze voorwaarden liggen vast in de subsidiebeschikking. Voor de rechtmatige

afhandeling van een subsidieaanvraag zijn er twee formele momenten waarop de gemeente toetst of de activiteiten aan de voorwaarden voldoen. Vooraf bij het verlenen van de subsidie en

(bij middelgrote en grote subsidies) achteraf bij de vaststelling van de subsidie. Daarvoor is de gemeente afhankelijk van informatie van de aanvrager.

2.3.3 De subsidie-aanvrager levert bij de subsidieaanvraag alle informatie voor de beoordeling

van de aanvraag en legt achteraf verantwoording af over de besteding van de subsidie en de uitgevoerde activiteiten

Processen

De Algemene subsidieverordening De Ronde Venen 2017 (ASV 2017) regelt het proces van

subsidieverstrekking. De Subsidieregeling De Ronde Venen 2017 bepaalt voor welke beleidsvelden de ASV 2017 geldt. De ASV 2017 en subsidieregeling geven algemene kaders. Veel gemeentelijke subsidies gebruiken deze regelingen als enige juridische grondslag. Voor een aantal specifieke beleidsterreinen gelden specifieke regelingen of zelfs een specifieke verordening. Hierdoor kan

de gemeente toegesneden voorwaarden stellen aan de aanvraag, de activiteiten en het proces. Dit helpt bij het maken van afspraken met de subsidiepartner, het vastleggen van KPI’s en het onderbouwen van een eventuele weigering.

In de startnotitie Subsidiebeleid (bijlage 1) staat het verschil tussen subsidie en inkoop. De

12

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

informatie komt uit de Algemene wet bestuursrecht, de Europese aanbestedingsrichtlijnen en

de Aanbestedingswet. Toch is het niet altijd meteen duidelijk of sprake is van subsidie of inkoop.. Daarom hanteert de gemeente het uitgangspunt “inkoop, tenzij…”. Als de gemeenteactiviteiten kan

inkopen, dan heeft dat de voorkeur. Inkoop geeft de gemeente over het algemeen meer zeggenschap over het resultaat van de activiteiten.

2.3.4 De juridische grondslag van jaarlijkse subsidies is de ASV 2017 en de algemene

subsidieregeling, aangevuld met een specifieke subsidieregeling en eventueel een specifieke verordening

2.3.5 De Ronde Venen ontwikkelt en onderhoudt een aantal specifieke subsidieregelingen die de gemeentelijke beleidsvelden zo volledig mogelijk dekken

2.3.6 Het uitgangspunt “inkoop, tenzij…” geldt. Daarbij hanteert de gemeente heldere toetsingscriteria.

2.4 Toekomstgerichte inzet van subsidies Subsidiedoelen

De eerste prioriteit bij de verbetering van de informatievoorziening is het in samenhang presenteren van subsidies, doelen en uitgevoerde activiteiten. De gemeente spreekt met de subsidiepartners

concrete resultaten af. Daarmee is er nog geen antwoord op de vraag of het gewenste effect is bereikt. Voelen inwoners zich minder eenzaam? Vinden ze werk na het volgen van taallessen? Gebruiken

huishoudens minder energie? Dit is minder makkelijk te meten dan hoe vaak buurtkamers open zijn, hoeveel inwoners taaltrajecten volgen en hoeveel zonnepanelen er zijn gesubsidieerd.

Eerst moet de basisinformatie op orde zijn, voordat de gemeente aan de slag kan met het meten van effecten. Het voorstel is om hiermee klein te beginnen en dit uit te bouwen.

2.4.1 De Ronde Venen neemt vanaf 2026 in het subsidiejaarplan jaarlijks de uitkomst van een effectmeting op.

Budgetten

In de Rondeveense programmabegroting staat niet alleen de begroting voor het eerstvolgende

jaar, maar is ook een raming opgenomen voor de drie jaren daarna. Daarin zijn bijvoorbeeld verwachtingen verwerkt over kosten en opbrengsten, taken en beleidsplannen. De gemeente kan in

het subsidiejaarplan ook enkele jaren vooruitkijken. Dit biedt de gemeente en subsidiepartners de

kans om tijdig ontwikkelingen te verwerken. En kan dit een basis zijn voor het meerjarig verstrekken van subsidies, zoals bedoeld in beleidsuitspraak 2.4.6.

Met verschillende organisaties heeft de gemeente een langjarige subsidierelatie. Denk aan de Bibliotheek, welzijnsorganisaties of de dorpshuizen. De bedrijfsvoering van deze organisaties

drijft gedeeltelijk of vrijwel geheel op de gemeentelijke subsidie. Inflatie kan leiden tot financiële problemen of minder resultaten. In deze situaties is een realistische indexatie wenselijk.

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

13

2.4.2 In het subsidiejaarplan wordt vier jaar vooruitgekeken, net als in de programmabegroting 2.4.3 Structurele basissubsidies worden standaard geïndexeerd overeenkomstig de loon- en prijsindex die de VNG publiceert en in de meicirculaire staat.

2.4.4 Voor waarderingssubsidies worden de standaardbedragen elke vier jaar opnieuw bepaald.

Activiteiten

De afgelopen jaren is een start gemaakt met het ontwikkelen van kritieke prestatie indicatoren

(KPI’s) in subsidiebeschikkingen. KPI’s zijn essentieel om het gesprek met subsidiepartners te

voeren over te leveren en geleverde prestaties. Het vraagt een inspanning van de gemeente en

subsidiepartners om goede KPI’s te ontwikkelen. De basis is een set indicatoren voor activiteiten. De komende jaren komen daar indicatoren voor resultaten en effecten van de activiteiten bij. Zo nodig worden in overleg tussen gemeente en subsidiepartner de indicatoren bijgesteld.

2.4.5 De gemeente ontwikkelt het werken met KPI’s de komende jaren verder in samenwerking met subsidiepartners

Processen

Met een aantal subsidiepartners heeft de gemeente een langjarige subsidierelatie. Toch vragen deze partners elk jaar opnieuw subsidie aan en stelt de gemeente deze steeds opnieuw vast. Zowel

voor deze organisaties als voor de gemeente betekent dit een onnodige administratieve handeling. Het meerjarig toekennen van een subsidie neemt dit deels weg. De organisatie vraagt dan eens

in de drie of vier jaar de subsidie aan en ontvangt jaarlijkse voorschotten. Ook vindt jaarlijks de definitieve subsidievaststelling plaats. Het werken met een subsidiejaarplan borgt dat de gemeente

en subsidiepartner in goed contact blijven over eventuele ontwikkelingen met gevolgen voor de subsidie.

2.4.6 De gemeente werkt in overleg met de subsidiepartners de subsidieverordening uit, met spelregels voor het meerjarig toekennen van subsidies

2.4.7 Eens in de vier jaar evalueert de gemeente samen met de subsidiepartners het subsidiebeleid en stelt dit zo nodig bij.

14

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

3 Verankering en uitvoering 3.1 Inleiding

De beleidsuitspraken uit hoofdstuk 2 vragen om opvolging, Dit willen we goed en zorgvuldig doen. Dat vraagt inzet en tijd van alle betrokkenen. In dit hoofdstuk staat de implementatie van het beleid beschreven. Sommige acties zijn al opgepakt en het resultaat is als bijlage bij gevoegd. Voor andere acties is meer nodig. In dit hoofdstuk staan de globale aanpak en planning. Bijlage 5 laat zien hoe de uitvoering van alle beleidsuitspraken is geborgd.

3.2 Subsidiejaarplan

Met het subsidiejaarplan legt de gemeente een betere inhoudelijke relatie tussen de begrotingscyclus en de inzet van subsidies. Het subsidiejaarplan helpt de gemeenteraad om in de kadernota beleidsmatig (bij) te sturen op de inzet van subsidies.

Om dit te kunnen doen moet in het subsidiejaarplan informatie staan over:

- Beschikbare subsidies, welke soort subsidie het is en hoeveel ervan gebruik gemaakt wordt. - Beschikbare budgetten en welk regelend kader er is, bijvoorbeeld een subsidieplafond. - De doelen van de subsidies en hoe deze evalueerbaar en haalbaar verwoord zijn. - Risico’s voor het behalen van de doelstellingen.

- Verwachte en werkelijke effecten van de inzet van subsidies.

- Terugkijkend: Welke subsidies zijn verleend en welke resultaten zijn hiermee geboekt

- Vooruitkijkend: Welke subsidieaanvragen worden verwacht en welke ontwikkelingen zijn voorzienbaar.

Dit is veel informatie. In het kader van ‘stapsgewijze invoering’ gebruikt de gemeente een groeimodel.

Groeimodel subsidiejaarplan Jaar

2024

Omschrijving (elk jaar komt er een onderdeel bij)

In het eerste subsidiejaarplan (behandeling bij Kadernota 2025) staat de (financiële) informatie over verleende subsidies en de globale

Kernbegrippen Inzicht

resultaten, voor zover bekend. Er staat informatie over de verwachte aanvragen en de geraamde middelen. In dit plan richt de gemeente zich op het vergroten van inzicht in het inzetten van subsidies.

Dit subsidiejaarplan kijkt vooruit naar de doorontwikkeling van dit instrument als het gaat om het aanscherpen van doel en meten 2025

2026

van prestaties en effecten.

De relatie tussen beleidsdoelen en prestaties komt erbij.

Dit helpt de gemeenteraad om eventueel (bij) te sturen. En helpt subsidiepartners om een goede aanvraag te doen.

De planning is om bij de Kadernota 2027 een compleet subsidie- jaarplan te hebben. Met een duidelijk beeld van de inzet van subsidies. En zicht op gewenste effecten en ontwikkelingen.

Doelen en prestaties

Ontwikkeling en effecten

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

15

3.3 Subsidieverordening

Sinds 2017 geldt de Algemene subsidieverordening De Ronde Venen 2017 (ASV). De ASV is gebaseerd

op het toenmalige VNG-model. Met de vaststelling van het subsidiebeleid is aanpassing van de

ASV nodig. Dit gaat bijvoorbeeld om de aanpassing van de indeling in kleine, middelgrote en grote subsidies. Om het gebruik van de begrippen incidentele en structurele subsidies. En om het mogelijk maken van meerjarige subsidies.

De gemeente past de ASV aan met hulp van het huidige model van de VNG. Deze aanpassingen zijn ook bedoeld om het subsidieproces te vereenvoudigen.

De gemeenteraad ontvangt de aangepaste subsidieverordening in het eerste kwartaal van 2024.

3.4 Subsidieregelingen

Het plan is om specifieke subsidieregelingen te maken. In die regelingen komen inhoudelijke toetsingscriteria en voorwaarden. Zo weet de aanvrager waar een aanvraag aan moet voldoen. En dit helpt de gemeente bij het toetsen van een aanvraag.

Het is de bedoeling dat de subsidieregelingen duidelijkheid scheppen. En dat geldt ook voor het vaststellen van verschillende soorten subsidies: • Structurele ( jaarlijkse) basisssubsidies

Een basissubsidie is voor het ondersteunen van een organisatie die activiteiten uitvoert die bijdragen aan gemeentelijke beleidsdoelen. Het gaat zowel om steun voor de organisatie zelf als

om steun voor specifieke activiteiten. Gemeente en organisatie maken afspraken over budget, activiteiten en prestaties. Dit zijn vooral de middelgrote of grotere subsidies.

• Structurele ( jaarlijkse) waarderingssubsidies

Deze subsidie is een blijk van waardering voor de maatschappelijke inzet van verenigingen. Zonder uitgebreide afspraken, maar met een eenvoudige bepaling van de maximale hoogte

van de subsidie. Er gelden eenvoudige maar duidelijke voorwaarden aan de aanvraag en korte

verantwoording achteraf. Over dit alles vindt overleg plaats tussen de gemeente en organisaties. Dit zijn vooral de kleinere subsidies.

• Structureel subsidiebudget voor wisselende aanvragers (‘subsidiepot’)

De gemeente kent enkele specifieke budgetten om inwoners of organisaties op gang te helpen

of om gedrag te stimuleren. Kenmerk van deze budgetten is dat ook individuele inwoners om subsidie kunnen vragen. Denk aan het budget voor monumenten of bewonersinitiatieven.

• Incidentele subsidies voor specifieke activiteiten of evenementen

Dit kan gaan om activiteiten of evenementen die eenmalig zijn, maar ook om activiteiten of evenementen die periodiek terugkomen.

• Uitvoeringssubsidies van rijks- en andere vaste regelingen

De gemeente treedt soms op als uitvoerder van subsidiedoelen van anderen. Dit zijn vooral

specifieke uitkeringen (SPUK’s) van het rijk. Hiervoor zit de gemeente niet aan de knoppen als het gaat om de hoogte van het budget en de doelstellingen. De gemeente verzorgt wel de

subsidieverstrekking en maakt afspraken met de aanvragers over activiteiten en resultaten. Ook de regeling rond de bedrijven investeringszone (BIZ) valt onder deze categorie.

16

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

Basissubsidies

Voorstel regelingen

Bijzonderheden

beleidsveld, zoals onderwijs,

zijn hier al specifieke regelingen,

Subsidieregelingen maken per zorg en welzijn, sport, cultuur, milieu en duurzaamheid.

Waarderingssubsidies

Eén subsidieregeling voor alle waarderingssubsidies

Structureel subsidiebudget voor

Per pot een specifieke subsidieregeling

wisselende aanvragers Subsidies voor

Geen regeling

specifieke activiteiten of evenementen

Uitvoeringssubsidies

Specifieke (rijks)regeling

van rijks- en andere

vaste regelingen

Voor een aantal beleidsvelden zoals sport en onderwijs.

Voor de overige beleidsvelden worden deze uitgewerkt.

Een regeling voor harmonisatie van waarderingssubsidies wordt uitgewerkt.

Deze subsidies kennen

specifieke voorwaarden,

bijvoorbeeld voor monumenten of duurzaamheid. Als er nog geen regeling is, wordt die uitgewerkt.

Dit gaat meestal om ad hoc ondersteuning, waar geen

specifieke regeling voor te maken is.

Dit is afhankelijk van de

specifieke wet- en regelgeving.

In bijlage 3 staat een overzicht van nu geldende regelingen. Het college maakt de regelingen met het

bovenstaande schema. Dit gebeurt in 2024 en 2025. De gemeenteraad krijgt in het subsidiejaarplan informatie.

Het beleidsplan Maatschappelijk vastgoed stelt eisen aan de invulling van een specifieke subsidieregeling voor dorpshuizen. Er komt een aparte regeling voor de activiteiten en exploitatie van de dorpshuizen. Het gaat om subsidie voor groot onderhoud en verduurzaming.

3.5 Overige uitwerkingen Begroting en subsidieregister

In de programmabegroting is sinds enkele jaren een paragraaf subsidies en bijdragen opgenomen. Met informatie over ontvangen en verleende subsidies en bijdragen. Bij de jaarrekening is het

subsidieregister opgenomen, waarin verleende subsidies (en bijdragen) zijn opgenomen aan de hand van de programma’s in de begroting.

Het subsidiejaarplan wordt een bijlage bij de Kadernota en ondersteunt zo dit jaarcyclusproduct

inhoudelijk. Als het subsidiejaarplan financiële consequenties heeft, worden deze verwerkt in de

Kadernota. De paragraaf ‘subsidies en bijdragen’ in de begroting is een financiële weergave van de eventuele bijsturingen van de Kadernota (en daarmee van het subsidiejaarplan). Deze instrumenten

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

17

sluiten op elkaar aan. In 2024 is een check op volledigheid en juistheid nodig: Zijn alle subsidies opgenomen? Zijn dit allemaal subsidies of is het inkoop of een bijdrage?

De check op volledigheid geldt ook voor het subsidieregister. Dit instrument kan informatiever zijn, als de indeling hetzelfde is als van het subsidiebeleid. Bijvoorbeeld met het soortsubsidie en het beleidsdoel.

In de begroting zijn subsidies en andere bijdragen nu in één overzicht opgenomen. Het subsidiejaarplan richt zich specifiek op subsidies en maakt een verdeling naar soort subsidie. Het subsidiejaarplan kan helpen om in de paragraaf ‘subsidies en bijdragen’ van de begroting het

verschil tussen subsidies en overige bijdragen te verduidelijken. Ook kunnen subsidies en bijdragen

door consequente toepassing van kostencategorieën beter herkenbaar in de begroting komen. En kan de naamgeving van grootboeknummers beter op het beleidsveld worden afgestemd.

Uitgewerkte jaarcyclus

In bijlage 4 is de samenhang tussen de begrotingscyclus en de cyclus van subsidieverstrekking schematisch weergegeven. Deze jaarcyclus geldt met name voor jaarlijkse middelgrote en grote basissubsidies. Kleine subsidies worden bij de eerste beschikking meteen vastgesteld.

Het zwaartepunt van de afstemming tussen beide processen ligt in het eerste kwartaal van elk jaar. Dan wordt de informatie verzameld voor het subsidiejaarplan, zodat het als bijlage bij de Kadernota een rol kan spelen in de besluitvorming. Dit vraagt om een aanpassing in de samenwerking met

subsidiepartners. Bij de start van elk jaar spreken gemeente en subsidiepartner elkaar om terug en vooruit te kijken. Dit kan dan met name kwalitatief. De formele verantwoording volgt voor 1 mei.

Voor waarderings- en incidentele subsidies is geen specifieke jaarcyclus nodig. Dit geldt ook voor ‘subsidiepotten’, aangezien aanvragen gedurende het hele jaar binnenkomen.

Het is voldoende om bij de start van het jaar de benodigde informatie over verleende subsidies en eventuele ontwikkelingen te verzamelen.

In de verschillende subsidieregelingen neemt het college op of en hoe subsidieplafonds te hanteren. Als in de regeling zelf geen subsidieplafond staat, neemt het college hierover na vaststelling van de Kadernota een besluit. Dit besluit is dan onderdeel van de jaarcyclus.

Subsidies voor onderwijs en kinderopvang volgen een andere jaarcyclus, omdat daar een schooljaar is, in plaats van een kalenderjaar. Ook deze jaarcyclus houdt rekening met het subsidiejaarplan.

Aanpak Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s)

Het subsidiebeleid richt zich onder meer op het transparanter en doelmatiger inzetten van subsidies. Een subsidiejaarplan en een heldere jaarcyclus helpen daarbij. Maar dit heeft ook gevolgen voor de afspraken tussen gemeente en subsidiepartners. De inzet is om het verband tussen de subsidie en het beoogde doel duidelijker te maken. Daarvoor is het belangrijk dat de gemeente samen met

organisaties evalueerbare doelen formuleert. En is het belangrijk dat de subsidie ontvangende

18

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

partij in zijn aanvraag en verantwoording uitlegt hoe de activiteiten bijdragen aan deze doelen. Deze afspraken tussen gemeente en subsidiepartner worden verwoord met kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). Deze komen in de subsidiebeschikking bij middelgrote en grote jaarlijkse subsidies. De KPI’s worden het toetsingskader voor de subsidies. En spelen een belangrijke rol in de

voortgangsgesprekken en de verantwoording. De gemeente geeft geen operationele opdrachten, maar kijkt in hoeverre de organisaties de afspraken over KPI’s uitvoert.

KPI’s komen in principe in overleg tussen de gemeente en de subsidiepartner tot stand. Er is daarbij een directe relatie met het subsidiejaarplan. De KPI’s groeien de komende jaren mee met het

subsidiejaarplan. Bij de start gaat het om algemene voorwaarden aan ontvangende organisaties, waarbij onder meer de continuïteit van de prestaties een rol speelt. Resultaten en effecten worden steeds belangrijker.

De gemeente heeft veel subsidierelaties waarin deze ontwikkeling plaatsvindt. Dit vraagt om een

gestructureerde aanpak, zodat de toepassing van KPI’s vergelijkbaar gebeurt voor alle partners. Daarbij wordt rekening gehouden met de omvang van de subsidie en het aandeel professionals in

de organisaties. Met name bij grote subsidies en organisaties met veel professionals richten de KPI’s zich uiteindelijk ook op effecten.

Afwegingskader subsidie of inkoop

De gemeente hanteert het principe “inkoop, tenzij…”. Als gewenste activiteiten zijn uit te voeren via inkoop, heeft dit de voorkeur. In onderstaande tabel zijn de criteria opgenomen voor de afweging

inkoop of subsidie. De kolom met antwoorden die het beste aansluiten bij de situatie, is van toepassing.

In de zomer van 2023 is er in dit kader voor gekozen om de algemene voorzieningen voorliggend veld (Algemeen Maatschappelijk Werk, Pedagogisch Bureau en Sociale Raadslieden) niet meer via een subsidie te bekostigen, maar Europees aan te besteden. Criteria

Inkoop

Subsidie

gediend?

het rechtstreek belang van de

dient met name het algemeen

Welk belang wordt er

Wat is de intentie van

de gemeente en van wie

is het initiatief uitgegaan? Hoe is het verband tussen

De bekostiging dient met name gemeente.

Gemeente neemt het initiatief

tot de aanschaf van een product of dienst.

De betaling is gelijk aan de

de waarde van de betaling kostprijs en een winstmarge. en de prestatie? Wie heeft met name

zeggenschap over de in-

De gemeente.

De bekostiging en de uitvoering belang.

Gemeente is afwachtend.

Het initiatief ligt doorgaans bij de subsidieaanvrager.

De betaling is minder dan of gelijk aan de kostprijs. De subsidieontvanger.

vulling van de activiteiten?

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

19

Zijn er derden betrokken?

Nee, de activiteit is ten

Ja, de activiteit is ten behoeve

Is er sprake van commer-

Ja

Nee

ciële activiteiten?

behoeve van de gemeente zelf.

van derden (inwoners).

(Winst, kostprijs, onderneming, concurrentie?

Uit: Inkoop- en subsidiebeleid, Sociaal Domein 2019-2023, “Meedoen & Doelmatig” (4 september 2018)

Indirecte subsidies

Een subsidie “in natura” is vaak een hele praktische ondersteuning voor organisaties. Als het gaat

om kleine, tijdelijke voorzieningen is daar niets mis mee. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het uitlenen

van dranghekken voor een evenement of een buurtfeest. Bij het meer structureel bieden van

faciliteiten ontstaan vaak juridische risico’s. Het onder de kostprijs beschikbaar stellen van vastgoed

is sympathiek, maar werkt rechtsongelijkheid in de hand ten opzichte van organisaties die op de markt huren. Bovendien schuurt dit met de Wet Markt en Overheid. Ook het beschikbaar stellen

van een webdomein voor een organisatie kan rechtsongelijkheid betekenen. Daarnaast gelden voor

gemeentelijke webdomeinen specifieke richtlijnen, waaraan een vrijwilligers- organisatie niet altijd kan voldoen.

Het afbouwen van dit soort situaties gebeurt voor niet-kostendekkende huren in het kader van het

Beleidsplan Maatschappelijk vastgoed. Naar aanleiding hiervan wordt een methode vastgesteld

om een realistische huur te bepalen. Waar nodig ontvangt de organisatie subsidie om de huur te betalen.

In voorbereiding op de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer heeft de organisatie alle gemeentelijke webdomeinen tegen het licht gehouden. Voor websites in beheer van derden wordt een oplossing gezocht waarbij in overleg: • Het domein wordt opgezegd;

• Het domein wordt overgedragen aan de betrokken organisatie; • Het domein teruggaat in beheer van de gemeente.

Aanpak effectmeting

Het subsidiejaarplan groeit naar een instrument waarmee de effecten van de inzet van subsidies op gemeentelijke beleidsdoelen in beeld komen. Effecten zijn vaak minder ‘grijpbaar’ dan activiteiten en resultaten. Toch is het meten van effecten wel mogelijk. De jaarlijkse Monitor Sociaal Domein geeft een beeld van de ontwikkeling op een aantal doelen van de MAG. Deze legt geen directe relatie

met gesubsidieerde activiteiten, maar laat wel de trend zien. Ook voor het meten van effecten van

specifieke subsidies bestaan mogelijkheden. Bijvoorbeeld door cliënten die gebruik maken van voorzieningen te vragen naar hun ervaringen.

Het subsidiejaarplan 2027 wordt in het voorjaar van 2026 gemaakt. Om hierin een eerste oefening

met effectmeting te kunnen opnemen moet deze in 2025 worden uitgevoerd en in 2024 worden

voorbereid. In de doorontwikkeling hiervan kijkt de gemeente ook naar verbanden tussen effecten.

20

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

Het is interessant hoe bijvoorbeeld een cursus valpreventie kan leiden naar een actief lidmaatschap voor een sportvereniging.

Werkinstructies, standaarddocumenten en training

In de gemeentelijke organisatie werken veel medewerkers in verschillende domeinen aan

subsidieverstrekking. De jaarcyclus en werkwijze rond subsidieverstrekking wordt vastgelegd in uniforme werkinstructies over onder meer:

- Wie waarvoor verantwoordelijk is in de jaarcyclus;

- Het plannen van contactmomenten met subsidiepartners; - De inhoud van de overleggen met subsidiepartners;

- De verslaglegging en het vastleggen van afspraken en resultaten; - Het gebruik van het zaaksysteem; - Het gebruik van KPI’s.

Daarnaast worden formats opgesteld voor de belangrijkste documenten en formulieren in het

proces. De werkinstructies en standaarden worden toegepast in de jaarcyclus voor 2025 (te beginnen met de input voor het subsidiejaarplan 2025).

Bij de implementatie komen er trainingen over werkinstructies en standaarddocumenten. Om het

beleid op juridisch juiste wijze uit te kunnen voeren. In de trainingen komt ook aan de orde hoe de

gemeente een goede, maar zakelijke relatie met een subsidiepartner te onderhoudt. Bijvoorbeeld

met handelswijzen voor voortgangsgesprekken en wanneer een partij niet aan zijn verplichtingen voldoet.

Informatieverstrekking en website

In de loop van 2024 komen de eerste producten beschikbaar. Op basis hiervan wordt de huidige informatie op de website tegen het licht gehouden en zo nodig aangepast.

De informatie over subsidies wordt gemakkelijk vindbaar, mogelijk in een dashboard.

3.6 Uitspraken en onderzoeksvragen uit startnotitie

In de startnotitie Subsidiebeleid is een aantal voorlopige keuzes opgenomen. Deze zijn in dit

subsidiebeleid verwerkt, een stapje verder gebracht en/of in de planning van de uitvoering opgenomen:

Keuze 1

Keuze in Startnotitie

Verwerking in Subsidiebeleid

meetlat “inkoop, tenzij…” leggen met de

paragraaf 2.3 en beleidsuitspraak 2.3.6.

Grote subsidieontvangers opnieuw langs intentie om (op onderdelen) over te gaan naar inkoop, mits dit financieel niet

onevenredig negatief uitpakt en langjarige

Deze uitspraak wordt bevestigd in Uitvoering en borging zit in paragraaf 3.5.

(subsidie)relaties niet worden geschaad.

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

21

Keuze 2

De gemeente gebruikt het subsidiejaarplan als basis voor de jaarcyclus

Deze uitspraak wordt bevestigd in paragrafen 2.1 en 2.4 en

beleidsuitspraken 2.1.9 en 2.4.1 - 2.4.3.

Uitvoering en borging is opgenomen in

Keuze 3

Deze aanpak is beschreven in

Het subsidiebeleid gaat uit van

geleidelijk bijstellen en verbeteren

Keuze 4

Bovengrens differentiatie bijstellen

naar € 100.000 en eisen aanscherpen

paragraaf 3.2.

paragraaf 1.3 en komt tot uiting in de wijze van uitvoeren. Het subsidie­jaarplan en het werken met KPI’s

groeien in een aantal jaren naar de gewenste instrumenten.

Deze uitspraak wordt bevestigd in paragraaf 2.2 en uitspraak 2.2.6.

Deze wijziging werkt door in de

regelingen en de aanpak KPI’s.

Keuze 5

Toepassing Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) verder standaardiseren op voorgestelde wijze

subsidieverordening, subsidie-

Deze uitspraak wordt bevestigd in paragraaf 2.2 en 2.4 en

beleidsuitspraken 2.27 en 2.4.5. De uitvoering is opgenomen in paragraaf 3.5.

Naast deze keuzes stonden in de Startnotitie verschillende onderzoeksvragen. De antwoorden hiervan zijn in het subsidiebeleid verwerkt:

• Onderzoeksvraag 1: Welke typen subsidies zijn er, welke grondslag hebben ze en hoe is het budget

hiervoor georganiseerd? De inventarisatie hiervan is de basis van het voorstel voor soorten subsidies in paragraaf 2.2.

• Onderzoeksvraag 2: Hebben alle subsidies een grondslag die afdoende is? Of is aanvulling nodig? Veel subsidies worden verleend op basis van de ASV 2017 en de Subsidieregeling 2017. Dat is

formeel voldoende, maar geeft niet veel houvast bij eventuele afwijzing. Vandaar dat in paragraaf 2.3 is opgenomen dat subsidies zoveel mogelijk ook gebaseerd moeten worden op een specifieke regeling. Paragraaf 3.4 borgt de uitvoering.

• Onderzoeksvraag 3: Heeft de gemeente subsidieplafonds nodig en zo ja, hebben we dit voldoende geregeld en hoe maken we hier slimme keuzes in? In paragraaf 2.3 staat als beleidsregel dat

voor alle subsidies óf een subsidieplafond (inclusief verdeelregels) wordt opgenomen, óf een begrotingssubsidie óf dat op een andere manier is vastgelegd hoe een open einde wordt

voorkomen. Dit is op dit moment nog niet afdoende geregeld. Subsidieplafonds en andere oplossingen worden juridisch geborgd in de specifieke subsidieregelingen van paragraaf 3.4.

• Onderzoeksvraag 4: Hoe kan de gemeente de subsidierelaties met de grote subsidieontvangers verzakelijken? Veel van de beleidsregels dragen hieraan bij. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om het

22

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

werken met een vaste jaarcyclus, gestructureerd voortgangsoverleg, het werken met KPI’s, het

op orde brengen van de juridische basis en subsidieplafonds en het principe van ‘Inkoop, tenzij…’.

Dit zijn hulpmiddelen om de relatie met onze subsidiepartners professioneler in te vullen. Doorslaggevende factor is daarbij de manier waarop de gemeente hier invulling aan geeft. Dit vraagt om goede werkinstructies en standaarden, maar ook om opvolging.

• Onderzoeksvraag 5: Hoe kan de gemeente het inzicht in maatschappelijke effecten van subsidies verbeteren? Daarvoor is in paragraaf 2.4 opgenomen. Daarin staat dat we in het subsidiejaarplan ook uitkomsten van effectmetingen opnemen. Op termijn, want het subsidiejaarplan moet gaan groeien. Dit is in paragraaf 3.2 beschreven. In paragraaf 3.5 staat de uitwerking van een aanpak voor effectmeting als aparte actie opgenomen.

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

23

Bijlagen Bijlage 1: Startnotitie Subsidiebeleid

https://derondevenen.raadsinformatie.nl/document/12810764/1/Bijlage+1+Startnotitie+subsidiebeleid

Bijlage 2: Begrippen en afkortingen Aanbestedingswet

ASV

Awb

Basissubsidie

Nederlandse wet met regels rond inkoop en aanbesteding, met onder meer in artikel 1.1 definities van overheidsopdracht voor diensten, leveringen of werken

Algemene subsidieverordening Algemene wet bestuursrecht

Een basissubsidie is bedoeld voor ondersteuning van een

organisatie die activiteiten uitvoert die bijdragen aan gemeentelijke beleidsdoelen. Het gaat zowel om steun voor de organisatie zelf

als voor specifieke activiteiten. Er worden afspraken gemaakt over Begrotingssubsidie Bestemmingsreserve Egalisatiereserve Europese

aanbestedingsrichtlijnen Evalueerbaar formuleren

Incidentele subsidies

Indexatie Indirecte subsidies

budget, activiteiten en prestaties.

Subsidies waarbij de subsidieontvanger en de maximale subsidie in de begroting staan.

Reserve ter dekking van een vooraf vastgestelde bestemming, passend binnen de doelstelling van de organisatie. Ook wel schommelreserve genoemd.

In deze richtlijnen staan regels voor overheidsopdrachten boven

bepaalde bedragen. Nederland heeft de Europese aanbestedings­ richtlijnen geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012.

Doelstellingen van beleid zo formuleren dat het mogelijk is te

toetsen in hoeverre de doelen zijn behaald. Doelstellingen zijn concreet omschreven.

Subsidies voor specifieke projecten of activiteiten die buiten de

reguliere activiteiten van een organisatie vallen en waarvoor geen specifieke subsidieregeling geldt.

Aanpassing van de basissubsidies overeenkomstig de loon- en

prijsindex zoals de VNG publiceert en die in de meicirculaire staat. Ook wel subsidies ‘in natura’. De gemeente verleend een dienst of stelt faciliteiten beschikbaar die een waarde vertegenwoordigen.

Inkoop of overheidsopdracht Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel;

die tussen één of meer ondernemers en één of meer aanbestedende diensten (bv. gemeente) is gesloten;

En die betrekking heeft op de uitvoering van werken, de levering

van producten of de verlening van diensten in de zin van richtlijn KPI

SPUK

24

2014/24.

Kritische Prestatie Indicator Specifieke Uitkering

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

Structurele subsidies

Subsidies die jaarlijks of voor enkele jaren worden verstrekt, waarbij

Subsidie

De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan

de subsidierelatie in beginsel doorlopend is.

verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde

Subsidiebeleid Subsidiejaarplan

goederen of diensten. (Artikel 4:21 Algemene wet bestuursrecht) Algemene beleidskaders voor subsidieverstrekking en informatievoorziening rond subsidieverstrekking.

Een bijlage bij de Kadernota, waarin inzicht wordt gegeven in

beschikbare subsidies en doelen die hiermee worden nagestreefd. Daartoe wordt teruggekeken naar prestaties het jaar ervoor en

Subsidieplafond

vooruitgekeken naar ontwikkelingen in de aankomende jaren. Het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking krachtens een wettelijk

voorschrift (in dat geval een subsidieregeling) van bepaalde met

name genoemde subsidies (art 4:22 Awb). Het subsidieplafond en de

manier waarop het verdeeld wordt, moeten worden bekendgemaakt voorafgaand aan het tijdvak waarvoor het geldt (art 4:27 en 4:26

Awb). Hiermee worden openeindregelingen voorkomen. Hiervoor is een expliciet met name genoemd besluit nodig. Het opnemen van Subsidieregels of -regeling

een begrotingspost is niet voldoende.

De te subsidiëren activiteiten worden uitgewerkt in een nadere regeling. In de subsidieverordening is een delegatiebepaling

opgenomen op grond waarvan het college nadere regels kan stellen waarin onder meer de te subsidiëren activiteiten staan. Voor zover

van toepassing, wordt hierin ook bepaald welke doelgroepen voor de subsidie in aanmerking komen, hoe de subsidie wordt berekend en Subsidieregister Subsidieverstrekking,

verlening en vaststelling

hoe de subsidiebedragen worden uitbetaald.

Een overzicht van verstrekte subsidies en bijdragen dat jaarlijks bij de Jaarrekening wordt gevoegd.

Subsidieverstrekking is de overkoepelende term voor het volledige subsidieproces. Subsidieverlening is de voorlopige toekenning van subsidie, voorafgaand aan de activiteiten. Subsidievaststelling

vindt plaats na uitvoering van de activiteiten en verantwoording. In

specifieke bepaalde gevallen kan een subsidie gelijk bij de aanvraag Subsidieverantwoording Subsidieverordening

worden vastgesteld.

De informatie die een subsidie ontvangende partij verstrekt voor de subsidievaststelling.

De (algemene) subsidieverordening geeft een kaderregeling voor

het subsidieproces, die voor alle soorten subsidies van een gemeente (of een specifiek beleidsveld) toepasbaar is. Deze moet worden uitgevoerd met algemene en/of specifieke subsidieregels.

Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie |

25

Waarderingssubsidie

Een waarderingssubsidie is een blijk van waardering voor de

maatschappelijke inzet van lokale verenigingen. Zonder uitgebreide

afspraken, waarbij de hoogte van de subsidie zo eenvoudig mogelijk wordt bepaald. Er gelden eenvoudige maar duidelijke voorwaarden aan de aanvraag en korte verantwoording achteraf.

26

| Subsidiebeleid 2023 - 2030 > Stapsgewijs meer grip op subsidie

Bijlage 3: Verordeningen en regelingen De Ronde Venen Verordeningen Verordening

Vindplaats

De Ronde Venen 2017

https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR452345/1

De Ronde Venen 2022

http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR676029

Algemene subsidieverordening Verordening sociale woningbouw Subsidieverordening gemeentelijke monumenten en beeldbepalende panden De Ronde Venen 2015

http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR349152

Centrum Mijdrecht 2020 - 2024

http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR631633