2021-01-06 Notitie Klankbordgroep RNOB.docx

Klankbordgroep Raadsleden Regio Noordoost Brabant Voorwoord Op 19 februari 2020 heeft een Verenigde Voorbereidende Bijeenkomst voor raadsleden en AB-leden waterschappen plaatsgevonden. Op deze informele raadpleging over de inhoud van de nieuwe Samenwerkingsagenda van Regio Noordoost Brabant (RNOB) en de manier waarop we de samenwerking vorm gaan geven de komende jaren (convenant), zijn veel positieve reacties ontvangen. Deze notitie is een voorzet om mede invulling te geven aan de behoefte van raadsleden en AB-leden waterschappen om beter betrokken te worden bij de regionale samenwerking in RNOB. Het doel is om gemeenteraden en AB-waterschappen beter in positie te brengen zodat ze hun kaderstellende en controlerende rol adequaat kunnen vervullen. De klankbordgroep is een aanvulling op de noodzakelijke interne samenwerking tussen colleges/DB-waterschappen en gemeenteraden/ABwaterschappen bij alle deelnemers. Aanleiding Regionale samenwerking wordt bij de gemeenten en waterschappen ervaren als belangrijk en noodzakelijk maar tegelijkertijd ook ingewikkeld. Hierdoor ontstaat het ongemakkelijke gevoel er geen grip op te hebben en dat het regiobestuur onvoldoende rekening houdt met de wensen van de individuele deelnemers. Regionale begrotingen en visies waar alleen nog maar ja of nee tegen kan worden gezegd.

Of bestuurders die het ‘besturen’ – onbedoeld - laten ophouden bij de grenzen van hun eigen gebied. Regionaal samenwerken vraagt om een andere bestuurlijke insteek als werken op lokaal niveau. Resultaten zullen bijvoorbeeld niet altijd direct landen in de eigen gemeente maar toch draagt elk resultaat bij aan de leefbaarheid en welvaart van inwoners en bedrijven van alle gemeenten. Hoe ga je daarmee om? Raadsleden en AB-leden waterschappen willen:  Vooraf meedenken, niet alleen controleren achteraf.  Kaderstellend zijn voor de bestuurlijke samenwerking RNOB.  Regelmatig geïnformeerd worden over de doelen en behaalde resultaten, om haar controlerende taak goed te kunnen uitoefenen.  Inzicht hebben in de meerwaarde van de regionale samenwerking voor de regio en voor hun eigen gemeente. Dit vraagt om een goede interne afstemming tussen colleges/DB-waterschappen en gemeenteraden/AB-waterschappen in elke gemeente en waterschap. Maar ook om rechtstreekse communicatie tussen RNOB en de raadsleden en AB-leden waterschappen. Het nieuwe Samenwerkingsconvenant 2021-2024 en de Samenwerkingsagenda Richting 2030 bieden kansen om hierover met elkaar het gesprek aan te gaan en stappen te zetten. In het nieuwe Samenwerkingsconvenant van RNOB zijn afspraken vastgelegd hoe we uitvoering geven aan de Samenwerkingsagenda 2030. Nieuw daarin is de Klankbordgroep Raadsleden.

Dit nieuwe initiatief is één van de opbrengsten van de Raadsgroep Communicatie RNOB en van de ‘Regioreis’, waarin we de Samenwerkingsagenda hebben voorbereid. Ook is door inbreng vanuit de raadsleden en AB-leden waterschappen op het convenant haar positie in het convenant versterkt. De Klankbordgroep Raadsleden zal worden ondersteund door de adoptiegriffiers. Met de komst van deze klankbordgroep komt de Raadsgroep Communicatie RNOB te vervallen. Doel De Klankbordgroep Raadsleden geeft feedback over proces, relatie, technische agendering van inhoudelijke onderwerpen en de communicatieve en ontwikkelingsprocessen tussen gemeenteraden/AB-waterschappen en RNOB. De feedback bestaat uit (individuele) meningen, kennis en inzichten. Het geeft RNOB de gelegenheid om te reflecteren bij de klankbordgroep, maar het is zeker ook vice versa. Het doel is om met het klankborden de gemeenteraden/AB-waterschappen beter in positie te brengen om haar kaderstellende en controlerende taken uit te voeren. Hiermee wordt niet alleen de het bestuurlijk draagvlak verbeterd, maar draagt het ook bij aan een beter functionerende RNOB ten gunste van de inwoners, bedrijven en instellingen binnen de regio. 1

Rol en functioneren klankbordgroep Raadsleden In artikel 4 van het Samenwerkingsconvenant staat dat leden van gemeenteraden respectievelijk ABwaterschap deelnemen aan de klankbordgroep raadsleden; elke gemeente respectievelijk waterschap is hierin met maximaal twee leden vertegenwoordigd. Het ophalen van input bij de eigen raad respectievelijk AB-waterschap voorafgaand aan bijeenkomsten en het nadien informeren van de eigen raad respectievelijk AB-waterschap over wat er in de klankbordgroep is besproken. Naast raadsleden en AB-leden nemen deel aan de klankbordgroep: een griffier, een ambtelijk secretaris, de Regiomanager en enkele medewerkers van het regiobureau RNOB. Over de functies van de Klankbordgroep Raadsleden is vastgelegd in de samenwerkingsafspraken: 1. Meedenken over de inhoud van de regionale (thema)bijeenkomsten. 2. Adviseren over de verbinding tussen RNOB en de eigen raad c.q. gemeente en omgekeerd. 3. Bewaken van het proces om gemeenteraden op tijd en adequaat te informeren. In de uitvoering van deze functies, wordt de klankbordgroep betrokken bij:  Het proces voor het opstellen, evalueren en actualiseren van de Samenwerkingsagenda.  Het inrichten van de jaarplannen en jaarverslagen van RNOB, zodat deze tegemoetkomen aan de informatiebehoeften van de raadsleden en AB-leden waterschappen.

 Het programma van de regionale raadsledenbijeenkomsten over RNOB, georganiseerd door de griffiers.  De inrichting van de communicatiekanalen en informatievoorziening van RNOB.  De inrichting van belangrijke inhoudelijke dossiers waar een kaderstellende functie voor de individuele gemeenteraden en algemeen besturen is gekoppeld zodat in de individuele gemeenteraden het goede debat hierover kan plaatsvinden. Hoe zijn de raadsleden en AB-leden waterschappen deel van de regionale samenwerking Noordoost Brabant?  Gemeenteraden en waterschapsbesturen moeten kunnen ‘meegroeien’ in regionale dossiers en niet pas geconfronteerd worden met stukken vanuit de regio als deze al klaar zijn. Het is dus belangrijk om de communicatie en besluitvormingsprocessen goed in te richten. Daarom is het belangrijk om binnen de regionale samenwerking rechtstreekse afstemming te hebben tussen RNOB en de raadsleden en AB-leden waterschap.  De klankbordgroep is géén vervanging van lokale gemeenteraden en waterschapsbesturen. Geen getrapte democratie, maar de raadsleden en bestuursleden van het waterschap in een vroegtijdig stadium op belangrijke dossiers betrekken bij het proces. Informeren, van gedachten wisselen en meedenken hoe we de raden en AB-waterschappen het beste in stelling kunnen brengen.  De klankbordgroep opereert los van partijpolitiek.

Van de klankbordgroepsleden wordt verwacht dat ze vanuit gezamenlijk belang kunnen denken en dus een goede afweging kunnen maken tussen lokaal en regionaal belang. In de klankbordgroep worden geen besluiten genomen. Er wordt om (individuele) meningen, inzichten en kennis gevraagd. Praktische afspraken De volgende uitgangspunten worden gehanteerd:  De klankbordgroepsleden zijn zelf verantwoordelijk voor de organisatie van de bijeenkomsten. De voorzitter van de klankbordgroep is één van de deelnemende klankbordgroepsleden.  De klankbordgroep is licht van opzet (zonder groot ambtelijk apparaat erachter) met ondersteuning van het regiobureau (inclusief secretarisfunctie) en de adoptiegriffiers.  De bijeenkomsten van de klankbordgroep vinden 4x per jaar plaats (fysiek en/of digitaal).

2