04. Risicoanalyse Dorpsplan Langenboom

RISICOANALYSE DORPSPLAN LANGENBOOM

RELATIE Risico ID

Risico

Oorzaak

BEHEERSING

FINANCIEEL RISICO

Gevolg

Maatregel

Eigenaar en voortgang

Juridisch (ruimtelijk) 1 of wettelijk

Juridische onherroepelijkheid bouwplannen. Afhankelijkheid van derden voor a. verbouw kerk: aspecten monumentaliteit realisatie van bouwplannen door en horeca (verbouw moet passend zijn mogelijke bezwaren tegen ruimtelijke binnen monumentaal karakter en procedures / vergunningen, die niet of horecabestemming moet mogelijk zijn met pas na herhaalde onderbouwing toegestane afstand tot omliggende kunnen worden opgevangen of woningen) weerlegd. b. (nieuw)bouw sportaccommodatie: aspect Niet deugdelijk zijn van onderzoeken / verkeer/parkeren (verkeersbewegingen op ruimtelijke onderbouwing van Dennendijk, voldoende parkeren) aspecten. c. herontwikkeling locatie De Wis voor woningbouw: aspecten woningprogrammering, maatvoering en parkeren (ruimte binnen woningprogramma, contouren en maatvoering huidige sporthal in verhouding met toekomstige woonbebouwing, voldoende parkeren)

Aanvullende onderzoeken nodig. Vertraging oplevering verbouwde kerk, nieuwbouw sportaccommodatie en realisatie woningbouw op locatie De Wis.

Tijdig starten met onderzoeken, ruimtelijke onderbouwing en ruimtelijke procedures. Er wordt ingezet op een integraal bestemmingsplan en daar waar reactie komt op een planonderdeel kan geschakeld worden naar een afzonderlijke procedure voor de desbetreffende locatie binnen het dorpsplan. N.B. Recent bestemmingsplan voor locatie D'n Bens is goede referentie voor ruimtelijke onderbouwing.

Actie: Afstemming in gemeentelijke projectgroep. Eigen Kweek, Gemeente, Bouwpartners en adviseurs. N.B. Bij uitzetten van onderzoeken vindt afstemming plaats over de noodzakelijke diepte van onderzoek. Ook de inschatting dat gebruiks- en bouwmogelijkheden binnen aanwezige of aan te brengen bestemmingen in rechte in stand blijven (Rechtbank- of Raad van State-proof) maakt hier onderdeel van uit.

Verhoogde kosten planologisch traject en proceskosten: RISICO € 15.000 - 25.000

2

Contractering met bouwpartners. Wijze van Eventuele reactie van andere contracteren met bouwpartners zou geïnteresserde bouwpartijen op aanleiding kunnen zijn voor andere contractering met bouwpartners. geïnteresserde bouwpartijen om op verdere Onduidelijkheid over planvorming te reageren. De verwachting is verantwoordelijkheid en aanspreekbaar dat andere partijen niet snel bereid zullen zijn van bouwpartners in het traject zijn de gevraagde contractvorm aan te gaan van ontwerp en uitvoering. en de (bovenmatige) inspanningen te leveren als gevolg van lokale betrokkenheid. Onjuiste contractering zou kunnen betekenen dat bouwpartners niet gehouden zijn binnen gemaximeerde financiële prijzen de afgesproken werkzaamheden te verrichten.

Vertraging realisatie door eventuele aanpassing contractering / aanbesteding werken. De kosten van niet duidelijk afgesproken werkzaamheden blijven voor rekening van de initiatiefnemer (Eigen Kweek)

Zorgen voor goede opbouw contractering met beoogde bouwpartners en daarbij behorende opsomming en demarcatie van uit te voeren werkzaamheden voor een overeengekomen (en gemaximeerde) prijs.

Actie: Afstemming gemeente, Eigen Kweek met bouwpartners ten aanzien van clausulering Design & Buildovereenkomst (kerkverbouw en nieuwe sportaccommodatie) en (ontwikkel)overeenkomst woningbouw locatie De Wis N.B. Uitvoering eerder gegeven juridische adviezen ten aanzien van aanbesteding en fiscaliteit

Verhoogde kosten als gevolg van misinterpretatie van uit te voeren werkzaamheden: RISICO: € 5.000 50.000

3

Tegenvallers in samenwerking tussen betrokken partijen ten aanzien van de uitwerking ontwerpen of toepassing van regelgeving en beleid. Daarbij kan worden aangetekend dat de ontwerpen die zijn meegenomen, beperkte vrijheidsgraden hebben.

Vertraging realisatie door eventuele noodzakelijke aanpassingen en verlenging van de doorlooptijd

Naarmate het project vordert blijven er minder vrijheidsgrasen over en neemt het risico af. In de raming behorende bij het ontwerp voor de sportaccommodatie is reeds een programma van eisen afgeprijsd. Dit programma van eisen dient zo snel mogelijk te worden 'vastgeklikt'. Het programma van eisen voor de kerk is ook concreet geformuleerd. Hier geldt dat zo snel mogelijk een afbakening van het programma van eisen op het niveau van afzonderlijke ruimten moet worden gemaakt.

Actie: Eigen Kweek doorloopt traject Verhoogde kosten concretisering functioneel programma door verwerking niet van eisen met verenigingen en gecalculeerde en bouwpartners binnen reeds alsnog te honoreren vastgelegde financiële kaders (eerdere eis/wens in functioneel programma: RISICO: ramingen). Door middel van de informatiegids voor verenigingen is er € 5.000 - 50.000 duidelijk gemaakt welke adviesrondes worden doorlopen.

Organisatorisch (maatschappelijk)

Onderschatting van het proces verbonden aan de uitwerking van ontwerpen en toepassing van aanwezige regels en beleid

Technisch

4

Voorbehoud toetreden tot de Langenboomse Stakeholders krijgen een andere Vereniging (voorkant van het te doorlopen opvatting over hun deelname c.q. proces). positie in het dorpsplan. Eenzijdige aanpassing of niet doorzetten van afspraken door stakeholders op ingezette koers (afgegeven intentie). Hier gaat het dan om het reeds verkregen commitment van (sport)verenigingen en het doorlopen traject met de parochie / bisdom wat betreft de aankoop van kerk en pastorie.

Verenigingen worden bij nader inzien Bij alle verenigingen is het commitment toch geen lid van de LV. Vertraging opgehaald, wat in het bijzonder geldt en/of wijziging van de opzet van de voor de verenigingen die vastgoed beoogde omnivereniging. Mogelijke inbrengen en de relatie met de financiële consequenties of blokkering parochie. In de vervolfase wordt van het plan wanneer in het geding gestuurd op het zo spoedig mogelijk zijnde vastgoed niet beschikbaar vastleggen van een structuur voor de komt (kerk en kantine SES). omnivereniging en het afronden van de transactie met de parochie.

Actie: De verenigingen nemen deel in een proces opgezet door Eigen Kweek waarbij de doelstellingen en concreet functioneren van de LV aan de hand van conceptstatuten worden gedeeld en afgesproken. N.B. Met parochie/bisdom is definitieve overeenstemming bereikt over de aankoop van kerk en pastorie, tegen de in de stiko afgesproken aankoopprijs

5

Tegenvallende vrijwilligersinbreng gedurende Teruglopende ledenaantallen en de realisatie van het dorpsplan en beheer vrijwilligersinzet van de gerealiseerde accommodaties, of uittreders nadat de accommodaties in gebruik zijn genomen (achterkant van het te doorlopen proces).

Niet rondkrijgen van met name de berheerorganisatie en daaraan gekoppelde negatieve gevolgen voor de exploitatie (inhuurkosten).

Inzet op het continueren bestaande vrijwilligersinzet (sport)verenigingen en borgen vrijwilligersinzet in structuur omnivereniging. Deze gevraagde inzet van vrijwilligers maakt ook onderdeel uit van de doelstellingen van de LV. Als de situatie van teruglopende vrijwilligersinzet zich voordoet kan de LV zich ook nog richten op het genereren van sponsorgelden.

Actie: In overleg tussen Eigen Kweek Extra kosten inhuur in en de verenigingen wordt in de verband met beheer en onderhoud statuten van de LV de inbreng (omvang, duur, et cetera) van accommodatie: deelnemende verenigingen bepaald. RISICO € 5.000 N.B. Prijzen van accommodatiegebruik 15.000 op jaarbasis zijn gemiddeld genomen vergelijkbaar met de huidige situatie. Om te voorkomen dat gebruikers niet tevreden zijn over de nieuwe ruimten/faciliteiten wordt bij uitwerking programma van eisen op niveau specifieke ruimten de customer journey doorlopen, zodat verenigingen / gebruikers meedoen in de totstandkoming.

6

Tegenvallers in de voorbereiding van De organisatie van de achtereenvolgende de realisatie of tijdens de bouw fasen in de uitvoering van planonderdelen van het dorpsplan sluiten onvoldoende op elkaar aan fasering. Na het inrichten van de structuur en de aankoop van de kerk kan de start / oplevering bouw- en verbouw kerk en sportaccommodatie met daarna de herontwikkeling van De Wis een langere doorlooptijd vergen.

Oplopende kosten voor instandhouding bestaande locatie De Wis

Transitieoverleg gemeente met De Wis. Actie: In kaart brengen financiële moelijkheden / armslag in exploitatie De basisafspraak is dat De Wis De Wis. medewerking verleend aan een transitie.

Geen: kosten instandhouding De Wis maken geen onderdeel uit van dorpsplan.

7

Onvoldoende aansluiting tussen de realisatie Uiteenlopende planning van van de accommodaties en de openbare werkzaamheden of discrepantie tussen ruimte. Uitgangspunt is dat de ingrepen in de opvattingen over kwaliteit op te openbare ruimte beperkt blijven. leveren openbare ruimte.

Eventuele onwenselijke beheersituaties gedurende een te overbruggen tijdspanne

Afstemming programma van eisen voor inrichting openbare ruimte. Indien nodig kunnen tijdelijke maatregelen worden getroffen.

8

Tegenvallers in het bouwproces op bouwkundig of installatietechnisch vlak. Uitgangspunt is dat dit risico is afgeprijsd in de prijsvaste aanbieding.

Noodzakelijke aanpassingen aan het ontwerp en herstelwerkzaamheden als het gaat om gebreken aan bestaande accommodaties

Voor de kerk is sprake van een Actie: Risico van tegenvallers in bouwproces wordt door bouwpartners zorgvuldige opname en een gedetailleerd en Eigen Kweek ook opgenomen in meerjarenonderhoudsprogramma. Het functioneel progamma van eisen en gebouw van SES is eveneens zorgvuldig als zodanig afgeprijsd. In geval van technische tegenvallers zonder dat er onderhouden. Voorafgaand aan de realisatie kan een nulmeting worden een relatie is met het uitgevoerd. De kans op verborgen overeengekomen programma van gebreken is uitermate klein. Het risico eisen bestaat de opgave om daarmee van onvolkomenheden in het ontwerp samenhangende kosten op te vangen ligt bij de bouwpartners (Design & binnen het gemaximeerde bedrag Build). (door verschuiving van of bezuiniging op kosten)

Extra kosten in verband met in overeenstemming brengen met kwaliteitseisen: RISICO € 5.000 15.000 Geen: verhoogde kosten van werkzaamheden binnen het bouwproces hebben geen gevolgen omdat gemaximeerde bedragen worden afgesproken. Zonder contractuele afspraak gemaximeerde prijs op vastgesteld functioneel programma van eisen zal uitvoering niet plaatsvinden.

Technische onvolkomenheden in het ontwerp of tevoorschijn komen van verborgen gebreken aan bestaande accommodaties

Actie: Afstemming Eigen Kweek met ontwerpers en gemeente over meenemen openbare ruimte in het ontwerp.

Geen: zonder deelname partijen die vastgoed inbrengen zal ook het dorpsplan niet worden voortgezet. Dit is randvoorwaardelijk voor vervolg.

Financieel

9

Financiële tegenvallers op het moment van contracteren op maximum prijzen (turn key) met bouwpartners en gedurende de looptijd (financiële tegenvallers als gevolg van afwijking in fasering en doorlooptijd). N.B. Risico in uitvoering ligt nadrukkelijk bij LV.

Verhoging kosten realisatie, Gestegen bouwprijzen, aanpassing in fasering in de periode tussen geraamde verhoging proceskosten kosten VO en uitvoering.

In de ramingen zijn posten onvoorzien opgenomen. In de totale stichtingskostenopzet die is opgesteld zijn ook bedragen voor indexering van bouwkosten opgenomen. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om binnen de stichtingskostenopzet bezuinigingen te realiseren.

Actie: Gecombineerde actie van Eigen Kweek en bouwpartners vergelijkbaar met technische onvolkomenheden die zich voordoen bij planuitvoering. In geval van financiële tegenvallers zonder dat er een relatie is met een afwijking van het overeengekomen programma van eisen bestaat de opgave omdoor middel van verschuiven of bezuinigen binnen het gemaximeerde bedrag te blijven.

Geen: verhoogde kosten als gevolg van hogere prijsniveaus werkzaamheden hebben geen gevolgen omdat gemaximeerde bedragen worden afgesproken. Zonder contractuele afspraak gemaximeerde prijs op vastgesteld functioneel programma van eisen zal uitvoering niet plaatsvinden.

Actie: Eigen Kweek zet direct na begrotingsbesluit gemeente aanvraag uit voor BOSA-subsidiabele onderdelen kostenraming bij Dienst Uitvoering Subsidies aan instellingen (DUS-I)

Lagere opbrengst: ingeschat RISICO: € 5.000 - 50.000

10 Niet bereiken van de geraamde Lagere grondslag BOSA-toekenning subsidieniveaus. In de stichtingskostenopzet is nu alleen rekening gehouden met de BOSAsubsidie op basis van een conservatieve inschatting van subsidiabele kosten.

Lagere opbrengsten dan geraamd

Met een conservatief ingeschatte grondslag in verband met subsidiale kosten voor een BOSA-toekenning lijkt dit risico zeer gering. Er wordt naast de BOSA-subsidie ook getracht andere subsidiemogelijkheden aan te spreken.

11 Niet realiseren residuele grondwaarde en afwijken van geadviseerde route De Wis

Ontbreken van marktconformiteit wat betreft grondwaarde en afwijken juiste (rechtstreekse) verkoop van De Wis

Lagere opbrengsten voor het dorpsplan vanuit de herontwikkeling van locatie De Wis dan geraamd. Tevens onnodige juridische en/of fiscale complicaties.

In de advisering over de ontwikkeling Actie: Overeenkomst op te stellen van de locatie De wis is door de tussen gemeente en beoogd gemeente de voorkeur uitgesproken bouwpartner waarin naast de voor de traditionele grondroute . In de gegarandeerde residuele waarde een overeenkomst met de beoogd regeling omtrent nabetaling wordt bouwpartner wordt de opgenomen bij gebleken marktconformiteit, vast te stellen door marktconformiteit. een taxatie, als voorwaarde gesteld. In de stiko is nu vooralsnog een bedrag van € 600.000 opgenomen als residuele waarde.

Geen: zonder overeenstemming over de residuele waarde, marktconformiteit en een nabetaling bij een hoger vastgestelde waarde zal het plan niet tot uitvoering worden gebracht.

12 Fiscale aspecten/btw. Bijdrage die de gemeente doet wordt belast met btw.

Gemeentelijke bijdrage wordt aangemerkt als kostprijsverhogend. indien er sprake is van een relatie tussen de bijdrage en een prestatie door de stichting aan de gemeente

Gemeente krijgt btw mogelijk niet terug.

In afstemming tussen Stichting Eigen Kweek en gemeente vermijden, dat de gemeente bij de uitvoering van het Dorpsplan inzet op een exploitatieopdracht aan de stichting of opdrachtverlening in die richting.

Geen: zonder overeenstemming over het feit dat sprake is van een zuiver particulier initiatief zal het plan niet tot uitvoering worden gebracht.

Actie: Vooraf afstemmen met de Belastingdienst op basis van het uitgangspunt, dat in casu geen sprake is van uitvoering van een exploitatieopdracht aan de Stichting Eigen Kweek vanuit de gemeente, waarvoor de stichting wordt betaald en de subsidie wordt aangemerkt als een vergoeding voor een prestatie die belast is met btw. Het Dorpsplan betreft geheel een particulier initiatief, waaraan de gemeente zonder enige vorm van opdrachtverlening, haar medewerking verleend middels het verstrekken van bijdragen.

12 Niet realiseren batig resultaat in exploitatie. Belangrijkste risicoposten.

Tegenvallende horecainkomsten bij LV; Noodzaak om te bezuinigen binnen de exploitatie. tegenvallende onderhoudskosten accommodaties

Binnen de exploitatiebegroting is een Actie: Overeenkomst op te stellen buffer aanwezig is om tegenvallers op door Eigen Kweek met te vangen. Horecainkomsten kunnen horecaondernemer op basis van zijn met name positief worden beïnvloed concept voor horecainrichting- en door de optimalisatie van het gebruik activiteiten. Vrijwilligersinzet door van de accommodaties voor verenigingen wordt onderdeel van dorpsactiviteiten en gezamenlijke toetreding tot LV. inkoop. Dit wordt ook beoogd binnen de LV in samenwerking met de beoogd horecaondernemer. Door de horecaondernemer wordt op korte termijn een concept voor de horecainrichting en -activiteiten gepresenteerd. De onderhoudskosten worden met name beïnvloed door de mogelijkheden om vrijwillgers in te zetten en aan te sluiten bij de huidige manier van onderhoud van kerk en sportaccommodatie.

Resterend RISICO (inschatting): hogere kosten onderhoud en tegenvallende opbrengsten horeca € 10.000 - 20.000