01. GR Jaarrekening 2020, Jaarverslag 2020, Kadernota 2022 en ontwerpbegroting 2022 van het BHIC RV.docx

documentnr.: D/21/273330 - zaaknr.: Z/21/278041

Raadsvoorstel Onderwerp

: Jaarverslag 2020, jaarrekening 2020 en ontwerp-begroting 2022 van het Brabants Informatie Centrum (BHIC)

Datum

: 11 mei 2021

Portefeuillehouder

: A.S.F. van Asseldonk

Afdeling

: Bedrijfsvoering/DIV, ICT en Facilitair/DIV

Commissie

: Inwoners en Bestuur

In te vullen door de griffie

:

Nummer raadsvoorstel

:

Datum commissie

: 8 juni 2021

Agendapunt commissie

:

Datum raad

: 22 juni 2021

Agendapunt raad

:

Samenvatting voorstel Het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) heeft de Ontwerpbegroting 2022 aangeboden aan de 14 deelnemende gemeenten, 2 waterschappen en het Rijk. De gemeenteraad krijgt de mogelijkheid om zijn zienswijze ten aanzien van deze Ontwerpbegroting kenbaar te maken. De gemeenteraad heeft geen zienswijze ingediend dienen op de Kadernota 2022 van het BHIC. De Ontwerpbegroting sluit aan op de eerder vastgestelde Kadernota. Het voorstel is met de Ontwerpbegroting 2022 BHIC in te stemmen en de raad te adviseren geen zienswijze in te dienen. Voorstel besluit 1.

Kennis te nemen van het Jaarverslag 2020 en de Jaarrekening 2020 van het Brabants Historisch Informatie Centrum;

2.

Geen zienswijze in te dienen over de ontwerpbegroting 2022 van het Brabants Historisch Informatie Centrum.

Financiën De budgetten worden geïndexeerd conform vigerende regelgeving. Bij deze methodiek wordt bij het opstellen van de begroting steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage. Het verschil met het definitieve rijks-indexeringspercentage wordt steeds in de eerst volgende begroting verwerkt. Het indexeringspercentage voor de begroting 2022 bedraagt 1,46%. De bijdrage aan het BHIC is gebaseerd op het inwonertal. De bijdrage per inwoners bedraagt na indexering € 3,89,-. Dit komt neer op een totale bijdrage van € 49.600,-. Voor de gemeentelijke begroting 2022 heeft dit de volgende financiële gevolgen:

1

Budget in gemeentelijke begroting 2022

€ 48.900,-

Bijdrage 2022 BHIC

€ 49.600,-

Verschil

€

700,-

Bovenstaand structureel verschil van € 700,- wordt veroorzaakt door de indexering van 1,46%. Het verschil wordt verwerkt in de begroting 2022 Land van Cuijk/begroting 2022 gemeente Grave. Wettelijk kader en beleidskader Het wettelijke kader wordt gevormd door de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, de Gemeentewet en de Gemeenschappelijke Regeling “ Brabants Historisch Informatie Centrum”. Communicatie en participatie N.v.t. Duurzaamheid Nu het BHIC het onderhoud van de Citadel in eigen beheer heeft gekregen, zal duurzaamheid zeker een onderdeel hiervan uit gaan maken. Gemeenschappelijke regeling/samenwerkingsverband Naam gemeenschappelijke regeling/samenwerkingsverband: Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) Deelnemende gemeenten: Bernheze, Boekel, Boxmeer, Boxtel, Cuijk, Grave, Landerd, Meierijstad, Mill en Sint Hubert, Oss, Sint Anthonis, Sint-Michielsgestel, Uden, Vught, Waterschap AA en Maas, Waterschap De Dommel en het Rijk. Adoptiegemeente: : Gemeente Meierijstad.

Toelichting op het voorstel Inleiding Het BHIC is een gemeenschappelijke regeling. Het bestuur van het BHIC heeft de Jaarrekening 2020, het Jaarverslag 2020 en de Ontwerpbegroting 2022 opgesteld en wil deze stukken vaststellen. Het bestuur van het BHIC stelt de deelnemende gemeenten en de waterschappen in de gelegenheid hun zienswijze over de Ontwerpbegroting kenbaar te maken. Voorgestelde beslissing(en) met argumenten en afwegingen 1. Vaststelling van de jaarrekening kent geen bedenkingenprocedure Conform de Wet Gemeenschappelijke Regelingen kent de vaststelling van de jaarrekening geen procedure waarbij de raad bedenkingen of zienswijzen kan indienen. De raad wordt wel geïnformeerd over de jaarrekening. De jaarrekening is door de accountant gecontroleerd en goedgekeurd. En geeft een positief bedrijfsresultaat over 2020 € 32.123,--. Dit resultaat wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve edepot infrastructuur.

2

2. De Begroting 2022 en de meerjarenbegroting 2022-2025 sluiten aan op de kadernota 2022 De gemeenteraad heeft in haar vergadering van 4 februari 2021 besloten om de kadernota 2022 waarin aangegeven is de uitgezette koers van het BHIC te steunen. De begroting 2022 (en meerjarenbegroting 2022-2025) is een uitwerking van deze Kadernota en geeft daarom ook geen aanleiding tot het maken van op- of aanmerkingen. Kanttekeningen 1.

De begroting 2022 van het BHIC past binnen het bestaande beleid.

2.

De jaarrekening 2020 is door het bestuur van het BHIC vastgesteld.

3.

Toevoegen batig saldo 2020 aan de bestemmingsreserve e-depot infrastructuur.

4.

Huisvestingskosten

1. De begroting 2022 en de meerjarenbegroting 2022-2025 zijn structureel sluitend, ondanks dalende opbrengsten. Begin maart 2021 heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten. Deze gelden (€ 160.100) worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC op het leveren van edepotdiensten aan onze deelnemers. Het Ministerie heeft verzocht de beëindiging in de begroting 2022 te verwerken. Naast deze ombuiging is er met een beperkte voorlopige indexatie gerekend voor stijgende lonen en prijzen van 1,46% (1,5% voorlopige index 2022 minus 0,04% correctie vastgestelde index 2020). Zoals gebruikelijk wordt de indexering (later) gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister van OCW vastgestelde indexeringspercentage. De begroting 2022 is in overeenstemming met de Kadernota 2022. De gemeenteraad heeft geen reden gehad om een zienswijze in te dienen op de Kadernota 2022. De daaruit voorvloeiende ontwerpbegroting 2022 geeft daarom ook geen aanleiding tot het maken van opof aanmerkingen. 2. Overeenkomstig de Wet Gemeenschappelijke Regelingen kent de vaststelling van de jaarrekening geen procedure waarbij de raad bedenkingen of zienswijzen kan indienen. De raad wordt wel geïnformeerd over de jaarrekening.

De jaarrekening van het BHIC is door de accountant gecontroleerd en goedgekeurd en geeft een positief resultaat over 2020 van € 32.123,--. Dit resultaat wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve e-depot infrastructuur. 3. Om de ambitie ‘Het BHIC beschikt over een volwaardig e-depot’ te realiseren, zijn twee bestemmingsreserves gevormd. Een bestemmingsreserve e-depot infrastructuur en een bestemmingsreserve e-depot uitvoering. De bestemmingsreserve e-depot infrastructuur bestaat uit positieve exploitatiesaldi. Het BHIC zet deze gelden in om portalen voor het ontsluiten en toegankelijk maken van digitaal overgedragen archief mogelijk te maken. Ook zet ze deze middelen in voor de kosten van onder andere een goede netwerkbeveiliging. De bestemmingsreserve e-depot uitvoering bestaat eveneens uit positieve jaarrekeningsaldi.. Deze middelen zet het BHIC in om in eigen beheer een e-depot te ontwikkelen. De expertise die daarvoor nodig is, huurt het BHIC in. De extra toevoegingen vanuit de positieve exploitatiesaldi van de afgelopen jaren zorgen ervoor dat de ontwikkeling van het e-depot door kan gaan, zonder dat hiervoor de komende jaren een extra bijdrage van de deelnemers wordt gevraagd.

3

Wanneer er sprake is van een volledig werkend e-depot zal hiervoor, op termijn naar verwachting € 1,10 per inwoner, betaald moeten worden, het valt immers onder de wettelijke taken. Het bedrag van € 1,10 is het meest recent genoemde bedrag. Het BHIC is dus voorzichtig met het in rekening brengen van een bedrag. De onderbouwing van de kosten van het E-depot zal de komende jaren op basis van ervaringscijfers helder worden. De bestemmingsreserve E-depot wordt nu gebruikt voor de kosten van de ontwikkeling van een E-depot voor de deelnemers van het BHIC. 4. Vanaf 2019 is voor een proefperiode van drie jaar het eigenaarsonderhoud van De Citadel door het Rijksvastgoedbedrijf overgedragen aan het BHIC. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft wel eigenaar van het rijksgebouw. Doordat het BHIC nu verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud stijgt de compensabele BTW voor de deelnemende gemeenten. Dit zorgt ervoor dat per saldo onze bijdrage iets lager wordt. Met instemming van het Rijksvastgoedbedrijf mag het te behalen voordeel van het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel, binnen de doelstellingen van het BHIC, vrij worden besteed. Er is nog wel een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de deelnemende gemeentes.

Dat wil niet zeggen dat de deelnemende gemeentes niet indirect zouden kunnen profiteren van het voordeel, bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van het e-depot, digitalisering en verbetering van de dienstverlening. Bij het in onderhoud nemen van De Citadel wordt het BHIC geacht te handelen “als ware zij eigenaar”. De Citadel is een voormalig fort gebouwd in de 17e eeuw. Voor de risico’s die hiermee samenhangen is een bestemmingsreserve gevormd. In 2021 wordt deze proefperiode geëvalueerd. Uitvoering, risico’s en evaluatie Het BHIC informeren dat er geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen over de Ontwerpbegroting 2022. Overige politiek relevante informatie N.v.t. Conclusie 1.

Kennis te nemen van het Jaarverslag 2020 en de jaarrekening 2020 van het Brabants Historisch Informatiecentrum.

2.

Geen zienswijze in te dienen over de Ontwerpbegroting 2022 van het BHIC.

Bijlagen Bijlage 1. Raadsbesluit Bijlage 2. Jaarrekening 2020 BHIC Bijlage 3. Jaarverslag 2020 BHIC Bijlage 4. Ontwerpbegroting 2022 Bijlage 5. Kadernota 2022 BHIC Bijlage 6a. B&W advies adoptiegemeente Bijlage 6b. Raadsinformatiebrief adoptiegemeente Overige bijlagen N.v.t.

4

Raadsplanning (bestuurlijke planning) Dit voorstel leidt tot de volgende wijziging in de raadsplanning: N.v.t. Toelichting: N.v.t. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Grave,

Th.M.M. Hoex MMO secretaris

drs. A.S.F. van Asseldonk burgemeester

5