11.03 - Bijlage 2 Nota Verbonden Partijen 2019

21

Nota Verbonden Partijen 2019  Bij GR’en zijn kiezen we er in principe niet voor om meerdere portefeuillehouders in het AB of DB van de GR zitting te laten nemen, om de bestuurlijke complexiteit niet te veel toe te laten nemen (proportionaliteit). Een uitzondering is GR IJsselgemeenten, met twee portefeuillehouders en twee betrokken afdelingen.

4.5. Afwegen van bestuurlijke betrokkenheid Alle gemeenschappelijke regelingen verdienen aandacht, maar specifiek in de volgende gevallen is extra betrokkenheid gewenst: als de bestuurlijke invloed groot is als het financieel belang groot is of als de maatschappelijke risico’s groot zijn. In de onderstaande tabel hebben we per onderdeel een aantal indicatoren uitgewerkt. Afhankelijk van de score op deze indicatoren, komt de GR in het basis, standaard of extra ‘pakket’. Hiermee bedoelen we dat bij het basis pakket minder bestuurlijke betrokkenheid gewenst is, bij het standaard pakket gemiddeld en bij het extra pakket juist meer. In welk pakket een GR valt, wordt bepaald door alle indicatoren te scoren. In principe bepaalt de kolom met de meeste scores het pakket, tenzij er speciale redenen zijn voor een uiteindelijk totaaloordeel, bijvoorbeeld als er concrete financiële risico’s zijn die tijdelijk extra aandacht vragen. Gewenste bestuurlijke betrokkenheid Basis (+) Standaard (++) Bestuurlijke invloed Aantal deelnemende gemeenten Wie is grotendeels verantwoordelijk voor het maken van het beleid? Financieel belang Hoe hoog is de jaarlijkse bijdrage aan de GR? Wat is de solvabiliteit volgens de jaarrekening? (ev/tv) Wat is de liquiditeit volgens de jaarrekening? (current ratio) Zijn de activiteiten vanuit hun aard financieel risicovol, vb.

bij moeilijk te voorspellen projecten of bij open einde regelingen? Zijn er concrete financiële risico’s die niet door de GR zelf opgevangen kunnen worden? Maatschappelijk risico Voert de GR activiteiten uit voor kwetsbare groepen in de samenleving? (vb. mensen in bijstand of jeugdhulp) Voert de GR activiteiten uit met betrekking tot kwetsbare infrastructuur? (vb. veiligheid of volksgezondheid)

Extra (+++)

10 of meer Grotendeels GR

4-10 Zowel gemeente als GR

2 of 3 Grotendeels gemeente

< N 500

N 500 – N 1.500

> N 1.500

> 50%

25-50%

< 25%

> 1,2

0,8-1,2

< 0,8

Laag risico

Gemiddeld risico

Hoog risico

Waarschijnlijk niet

Misschien wel, misschien niet

Waarschijnlijk wel

Niet of nauwelijks

Deels

Grotendeels

Niet of nauwelijks

Deels

Grotendeels

22

Nota Verbonden Partijen 2019

5. Vennootschappen en coöperaties 5.1. Wat zijn vennootschappen en coöperaties? Vennootschappen en coöperaties zijn organisaties die, in tegenstelling tot gemeenschappelijke regelingen, niet volgens het publiekrecht maar volgens het privaatrecht zijn georganiseerd. Volgens de regels van het privaatrecht kunnen gemeenten hier als aandeelhouder (vennoot) of als coöperatief lid aan deelnemen. Er zijn verschillende soorten vennootschappen: naamloze vennootschappen (nv’s), besloten vennootschappen (bv’s), vennootschappen onder firma (vof’s), commanditaire vennootschappen (cv’s) en maatschappen. In de praktijk van gemeenten komen deze laatste drie soorten niet of nauwelijks voor als verbonden partij. Voor nv’s en bv’s is kenmerkend dat er aandeelhouders zijn: de eigenaren. Bij nv’s zijn aandelen in principe overdraagbaar naar andere partijen, terwijl dit bij bv’s (zoals de naam al zegt) beperkt is tot een besloten kring. De risico’s voor aansprakelijkheid van de eigenaren zijn beperkt bij nv’s en bv’s, omdat deze een eigen rechtspersoonlijkheid hebben. Bij een vof, die vaak voor kleinere bedrijven wordt opgericht, is er wel hoofdelijke aansprakelijkheid. Een variant op de vof is de cv, waarbij er een onderscheid is tussen stille / commanditaire vennoten en beherende vennoten. Deze eerste zijn alleen financieel betrokken.

Tot slot zijn er maatschappen, waarbij enkele partijen onder een gemeenschappelijke naam een beroep uitoefenen. Een coöperatie is een bijzondere vereniging en dus formeel niet een vennootschap. De leden van de coöperatie storten niet op aandelen, maar kunnen wel storten op een ledenrekening. Dat is het bedrag dat de leden inbrengen en waar ze een jaarlijkse vergoeding voor ontvangen. Een vorm van een coöperatie is een onderlinge waarborgmaatschappij. De leden hebben stemrecht in een coöperatie. Alle Capelse verbonden partijen in deze categorie zijn nv’s of bv’s. We beperken ons verder in dit hoofdstuk tot deze categorie.

5.2. Bevoegdheden van de raad en het college Het besluit tot oprichting van of deelname in een vennootschap is de bevoegdheid van het college. De voorwaarde is echter wel dat het college dit doet met het oog op het “publiek belang”. Ook moet het college de raad in de gelegenheid stellen om wensen en bedenkingen in te brengen op het ontwerpbesluit (art. 160 lid 2 Gemeentewet). Behalve dit algemene wettelijke kader, kunnen er ook specifieke afspraken door het college en de raad worden gemaakt. De raad kan bijvoorbeeld bepalen dat het college de begroting en jaarrekening van de verbonden partij ter kennisname verstrekt, of dat de raad goedkeuring moet verlenen bij essentiële besluiten zoals een statutenwijziging. Vanwege het budgetrecht van de gemeenteraad heeft de raad de bevoegdheid om goedkeuring te verlenen voor de aankoop van aandelen. De raad heeft geen rechtstreekse sturingsbevoegdheid op vennootschappen, omdat dit de verantwoordelijkheid is van het college. Wel is het college eraan gehouden om verantwoording af te leggen aan de raad over het door hem gevoerde bestuur. De raad heeft ook de bevoegdheid om de gemeentelijke rekenkamer om een onderzoek te vragen over verbonden partijen of over de inbreng van het college hierin. Ook kan de raad een onderzoekscommissie instellen om zelf onderzoek te doen naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur (art.

155a Gemeentewet).

5.3. P&C-cyclus Vennootschappen zijn ten aanzien van hun P&C-cyclus gebonden aan de regels van het privaatrecht. Een belangrijk verschil met publiekrechtelijke organisaties is dan ook dat zij niet verplicht zijn om een openbare begroting op te stellen.

23

Nota Verbonden Partijen 2019 Wel geldt er de verplichting om een jaarrekening op te stellen. Nv’s, bv’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn verplicht om de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). De specifieke termijnen voor het deponeren van de jaarrekening zijn afhankelijk van het type rechtspersoon, maar vrijwel altijd geldt: binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar maakt het bestuur de jaarrekening op en stuurt deze naar de aandeelhouders; de aandeelhouders kunnen 5 maanden uitstel aanvragen, maar moeten daarna wel binnen 2 maanden de rekening vaststellen. De maximale termijn is dus 5+2=7 maanden (zonder uitstel) of 5+5+2=12 maanden (met uitstel). Beursgenoteerde vennootschappen moeten hun jaarrekening behalve bij de KvK ook deponeren bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Als aandeelhouder of lid ontvangen wij altijd de jaarrekeningen van vennootschappen. Ook begrotingen en tussenrapportages ontvangen we, als deze gemaakt worden.

5.4. Aandachtspunten voor governance Veel afspraken over de governance van vennootschappen zijn vastgelegd in de Corporate Governance Code (voorheen: Code-Tabaksblat en Code-Frijns). Deze Code moet in ieder geval door beursgenoteerde vennootschappen worden nageleefd, volgens het principe van “pas toe of leg uit”. De code is daarnaast ook nuttig voor niet-beursgenoteerde organisaties Voor diverse branches in de non-profit en semi-publieke sector zijn er ook branche specifieke governance codes of gedragscodes ontwikkeld. Veel vennootschappen hebben “two-tier” structuur, waarbij er een onderscheid is tussen een uitvoerend bestuur en een toezichthoudend bestuur. Dit laatste heet een raad van commissarissen (RvC). Vennootschappen kunnen overigens ook kiezen voor een “one-tier” bestuur. In de praktijk van onze gemeente zijn er twee categorieën vennootschappen waar we in participeren: 1. Deelname in nv’s en bv’s samen met veel andere partijen, waarbij soms het financieel belang domineert; 2. Deelname in nv’s en bv’sals enige partij of met enkele partijen, waarbij er meestal een nauwe verbinding is tussen de doelstellingen van de gemeente en die van de verbonden partij.. Onder categorie 1 vallen, op 1-1-2019: Eneco Holding NV.; Stedin NV.; Evides NV.; Bank Nederlandse Gemeenten NV.; Dataland BV.

Onder categorie 2 vallen, op 1-1-2019: Irado NV.; Isala Theater BV.; Rijksmonument Dorpsstraat 164 te Capelle aan den IJssel BV.; Sportief Capelle BV. Van deze vennootschappen hebben alleen Dataland BV en Rijksmonument Dorpsstraat 164 te Capelle aan den IJssel BV geen raad van commissarissen. Beiden typen vragen een eigen governance. In de onderstaande tabel geven we enkele aandachtspunten weer. Governance aandachtspunten Sturing

Vennootschappen en coöperaties Op welke stoel zit de gemeente?

Instrumenten

 In Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) en soms bezit de gemeente aanvullende bevoegdheden  Bij categorie 1 (veel deelnemers) doorgaans minder invloed dan bij categorie 2 (weinig deelnemers)  Statutaire taken AVA, zoals benoeming en ontslag van bestuurders, vaststellen beloningsbeleid voor bestuurders. vaststellen jaarrekening, wijziging van statuten, invloed bij majeure beslissingen

24

Nota Verbonden Partijen 2019

Algemene uitgangspunten Capelle

Verantwoording

Rapportages

Overige mogelijkheden voor verantwoording Aansluiting met Capelse P&Ccyclus? Algemene uitgangspunten Capelle Toezicht

Beheersing

Wie is primaire toezichthouder? Bevoegdheden toezichthouder

 Categorie 2 soms: prestatie-afspraken vastleggen in of aanvullend aan Dienstverleningsovereenkomst (DVO)  Actieve deelname in AVA  Indien mogelijk samenwerking met andere aandeelhouders  Stimuleren dat partij zich conformeert aan branche specifieke governance code  Jaarrekening  Geen wettelijke verplichting voor begroting, maar is er vaak wel, vooral bij categorie 2  Zie bij GR (geldt vooral voor categorie 2)  Verschilt, bij categorie 2 is aansluiting wel gewenst  Categorie 2: gewenst is dat er een begroting is, eventueel tussentijdse rapportages; gewenst is dat risico’s in kaart worden gebracht en dat er geïnformeerd wordt als er actuele dossiers zijn  Raad van commissarissen (indien aanwezig)

 Aanstellen directie / bestuur  Goedkeuren jaarrekening (evt. begroting)  Sportief Capelle BV: deze bevoegdheden liggen bij AVA Overige partijen met  AVA (vb. recht om vragen te stellen, recht van toezichthoudende enquête) rol  Accountant (controle jaarrekening)  Gemeenteraad (indirect via college)  Bevoegdheden en verdeling hiervan verschilt per rechtspersoon Algemene  College neemt geen zitting in RvC, maar kan uitgangspunten wel, als deze bevoegdheid er is, een extern Capelle deskundige voordragen  Indien taken in mandaat: afspraken over accountantscontrole i.v.m. invloed op rechtmatigheid CapelleDaar waar de gemeente het recht heeft om personen te benoemen in een bestuur of RvC, benoemt zij geen oudraadsleden, oud-collegeleden en oudambtenaren binnen een termijn van 1 jaar na aftreden of uit dienst treden  Bij vennootschappen in categorie 2 maken wij afspraken met de RvC over de informatie die de RvC opneemt in de jaarlijkse verantwoording in het jaarverslag. Wij zetten erop in dat tenminste de volgende informatie opgenomen wordt a) naam en taakopdracht van de toezichthouders, b) aantal gehouden vergaderingen, c) verklaring van onafhankelijkheid, d) de belangrijkste onderwerpen die besproken zijn en de betrokkenheid van de RvT hierbij. Indien mogelijk leggen we de afspraken in statuten vast.

Rollen  Categorie 1: primair vertegenwoordiging in AVA, geen vertegenwoordiging college in RvC, maar

25

Nota Verbonden Partijen 2019

Mogelijke instrumenten

Algemene uitgangspunten Capelle

vaak wel als aandeelhouder benoemingsrecht RvC  Categorie 2: vertegenwoordiging in AVA, eveneens meestal betrokken als opdrachtgever; college neemt geen zitting in RvC, maar kan wel, als die bevoegdheid er is, een extern deskundige benoemen  In algemene zin is het belangrijk om transparant te zijn over verschillende rollen vb. subsidie relatie, eigenaar van pand, aandeelhouder  Opvragen rapportages van interne of externe toezichthouders  Duidelijke afspraken maken over gewenste te ontvangen informatie, o.a. KPI’s  Gemeente zorgt zelf ook voor goede beheersing van eigen werkzaamheden  Categorie 1: voor interne functiescheiding zijn ambtelijk behalve de accounthoudende afdeling ook juridische zaken en financiën betrokken bij advisering van de portefeuillehouders; er is geen functiescheiding binnen het college  Categorie 2: er zijn 2 portefeuillehouders betrokken, 1 als opdrachtgever die met bestuur spreekt en eventueel de DVO opstelt en 1 met eigenaarsrol die zitting neemt in de AVA; uitzondering: Dorpsstraat 164, waarbij we geen opdrachtgeversrol hebben; ambtelijk zijn behalve de accounthoudende afdeling ook juridische zaken en financiën betrokken bij advisering van de portefeuillehouders

5.5. Afwegen van bestuurlijke betrokkenheid Alle vennootschappen verdienen aandacht, maar specifiek in de volgende gevallen is extra betrokkenheid gewenst: als de bestuurlijke invloed groot is, als het financieel belang groot is, of als de maatschappelijke risico’s groot zijn. Gewenste bestuurlijke betrokkenheid Basis (+) Standaard (++) Bestuurlijke invloed Aantal deelnemende partijen Wie is grotendeels verantwoordelijk voor het maken van het beleid? Financieel belang Hoe hoog is de jaarlijkse bijdrage aan de partij? Of: hoe hoog is het jaarlijks dividend? Wat is de solvabiliteit volgens de jaarrekening? (ev/tv) Wat is de liquiditeit volgens de jaarrekening? (current ratio) Zijn de activiteiten vanuit hun aard financieel risicovol, vb. bij moeilijk te voorspellen projecten of bij open einde regelingen?

Extra (+++)

10 of meer Grotendeels partij

2-10 Zowel gemeente als partij

Enig deelnemer Grotendeels gemeente

< 500

500 – 1.500

> 1.500

>50%

25-50%

<25%

>1,2

0,8-1,2

<0,8

Laag risico

Gemiddeld risico

Hoog risico

26

Nota Verbonden Partijen 2019 Zijn er concrete financiële risico’s die niet door de partij zelf opgevangen kunnen worden? Maatschappelijk risico Voert de partij activiteiten uit voor kwetsbare groepen in de samenleving? Voert de partij activiteiten uit met betrekking tot kwetsbare infrastructuur? (vb. veiligheid of volksgezondheid)

Waarschijnlijk niet

Misschien wel, misschien niet

Waarschijnlijk wel

Niet of nauwelijks

Deels

Grotendeels

Niet of nauwelijks

Deels

Grotendeels

27

Nota Verbonden Partijen 2019

6. Stichtingen en verenigingen 6.1. Wat zijn verenigingen en stichtingen? Verenigingen en stichtingen zijn net als vennootschappen en coöperaties georganiseerd volgens het privaatrecht. Een stichting kan alleen bij notariële akte worden opgericht en heeft volledige rechtsbevoegdheid. Verenigingen kunnen ook volledige rechtsbevoegdheid hebben, maar dan alleen als deze bij notariële akte worden opgericht. Dit is niet verplicht: verenigingen kunnen ook opgericht worden bij een onderhandse akte of mondelinge overeenkomst. In dat geval is er sprake van een beperkte rechtsbevoegdheid. In de onderstaande tabel geven we enkele overeenkomsten en verschillen tussen een stichting en een vereniging weer. Stichting Geen leden Verplichte inschrijving Kamer van Koophandel Kan erven en onroerende goederen bezitten (zoals panden), als de statuten daarin voorzien Verplichte instelling van bestuur Geen hoofdelijke aansprakelijkheid van bestuurders Verbod op winstuitkering aan bestuurders

Vereniging Wel leden Geen verplichte inschrijving Kan erven en onroerende goederen bezitten, maar alleen als er een volledige rechtsbevoegdheid is en de statuten dit toestaan Verplichte instelling van bestuur + algemene ledenvergadering Geen hoofdelijke aansprakelijkheid, behalve bij verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid Verbod op uitkeringen aan oprichters of bestuurders

We hanteren het uitgangspunt dat de gemeente alleen participeert in verenigingen met een volledige rechtsbevoegdheid. Voor een gemeentelijke organisatie past het namelijk om de eigen rollen formeel vast te leggen. Op 1-1-2019 participeert de gemeente in 3 stichtingen, die zij zelf heeft opgericht: Stichting Capelle Werkt, Stichting Centrum voor Jeugd en Gezin Capelle aan den IJssel en Stichting Welzijn Capelle.

6.2. Bevoegdheden van de raad en het college Het besluit tot oprichting van of deelname in een stichting of vereniging is primair de bevoegdheid van het college. De voorwaarde is echter wel dat het college dit doet met het oog op het “openbaar belang”. Ook moet het college de raad in de gelegenheid stellen om wensen en bedenkingen in te brengen op het ontwerpbesluit (art. 160 lid 2 gemeentewet). Behalve dit algemene wettelijke kader, kunnen er ook specifieke afspraken door het college en de raad worden gemaakt. De raad kan bijvoorbeeld bepalen dat het college de begroting en jaarrekening van de verbonden partij ter kennisname verstrekt, of dat de raad goedkeuring moet verlenen bij essentiële besluiten zoals een statutenwijziging. De raad heeft geen rechtstreekse sturingsbevoegdheid op stichtingen en verenigingen, omdat dit de verantwoordelijkheid is van het college. Wel is het college eraan gehouden om verantwoording af te leggen aan de raad over het door hem gevoerde bestuur. De raad heeft ook de bevoegdheid om de gemeentelijke rekenkamer om een onderzoek te vragen over verbonden partijen of de inbreng van het college hierin. Ook kan raad een onderzoekscommissie instellen om zelf onderzoek te doen naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur (art. 155a Gemeentewet).

6.3. P&C-cyclus Stichtingen en verenigingen zijn ten aanzien van hun P&C-cyclus gebonden aan de regels van het privaatrecht. Een belangrijk verschil met publiekrechtelijke organisaties is dan ook dat zij niet verplicht zijn om een begroting op te stellen. Wel zijn zij verplicht om een jaarrekening op te stellen. Deze dient

28

Nota Verbonden Partijen 2019

bij stichtingen vastgesteld te worden door het bestuur en bij verenigingen door de algemene ledenvergadering. Jaarrekeningen van stichtingen en verenigingen moeten ook gedeponeerd te worden bij Kamer van Koophandel, als deze in twee opeenvolgende boekjaren minimaal € 6 miljoen per jaar omzetten. Bij de stichtingen die voor ons een verbonden partij zijn, ontvangen wij in ieder geval een begroting en jaarrekening.

6.4. Aandachtspunten voor governance Veel stichtingen hebben een bestuursstructuur met een bestuur (of raad van bestuur) en een raad van toezicht (RvT). Het instellen van een raad van toezicht is echter niet wettelijk verplicht. Voor de 3 stichtingen die op dit moment verbonden partij voor de gemeente zijn, hebben Centrum voor Jeugd en Gezin en Welzijn Capelle een RvT en Capelle Werkt niet. De gemeente houdt niet alleen toezicht op de stichting, maar ook toezicht op de RvT (metatoezicht). Voor alle drie stichtingen geldt dat we onze zeggenschap niet hoeven te delen met andere gemeenten. Omdat de gemeente deze 3 stichtingen zelf heeft opgericht, zijn er specifieke governance-eisen met betrekking tot deze rechtspersonen, waarbij het college specifieke bevoegdheden heeft. Behalve governance eisen zijn ook eisen voor quasi-inbesteden van belang. Dit hebben wij toegelicht in paragraaf 2.7. In de tabel hieronder gebruiken we het woord ‘disfunctioneren’, als reden om in te kunnen grijpen bij een stichting of om informatie te ontvangen. De rekenkamer Capelle aan den IJssel heeft in haar onderzoek Verbinden is vooruitzien (2018) aanbevolen om richtlijnen over ingrijpen bij disfunctioneren op te nemen in deze nota. Er is geen eenduidige definitie van het begrip disfunctioneren, waardoor er altijd zorgvuldig door de gemeente beargumenteerd moet worden waarom er sprake van is.

Bij disfunctioneren is het in ieder geval van belang dat het publiek belang dat de stichting uitvoert, in het geding komt. In de tabel hieronder geven we enkele governance aandachtspunten weer. Governance aandachtspunten Sturing

Stichtingen en verenigingen Op welke stoel zit de gemeente?

 Meestal specifieke bevoegdheden college, vastgelegd in statuten

Instrumenten

 Hangt van statuten af, maar mogelijkheden zijn: benoemen bestuursleden; indien van toepassing: benoemen leden raad van toezicht; geven van aanwijzingen  In statuten vastleggen van type besluiten waarbij goedkeuring college nodig is (vb. aangaan leningen, wijzigen statuten, aanvragen faillissement, vaststellen begroting, vaststellen visie en meerjarenstrategie, ingrijpende wijzigingen takenpakket, aangaan duurzame samenwerking andere partijen)  Stimuleren dat partij zich conformeert aan branche specifieke governance code  Gemeente heeft de mogelijkheid om in te grijpen bij disfunctioneren. Deze mogelijkheid kan bijvoorbeeld zijn: het geven van aanwijzingen, het ontslaan van bestuursleden (zie voor instrumenten het kader hierboven).  Jaarrekening  Geen wettelijke verplichting voor begroting, maar is er vaak wel

Algemene uitgangspunten Capelle

Verantwoording

Rapportages

29

Nota Verbonden Partijen 2019

Overige mogelijkheden voor verantwoording Aansluiting met Capelse P&Ccyclus? Algemene uitgangspunten Capelle

Toezicht

Beheersing

 Zie bij GR  Verschilt, aansluiting is wel gewenst

 Bespreken verantwoordingsinformatie in een overleg  De gevraagde verantwoordingsinformatie is voldoende om vast te kunnen stellen of er eventueel sprake is van disfunctioneren. Wie is primaire  Raad van toezicht (indien aanwezig) toezichthouder?  Indien RvT (nog) niet aanwezig: gemeente Bevoegdheden  Goedkeuren jaarrekening (evt. begroting) door toezichthouder raad van toezicht (indien aanwezig) en soms college Overige partijen met  Accountant (controle jaarrekening) toezichthoudende  Gemeenteraad (indirect via college) rol Algemene  Gemeente houdt toezicht op stichting en ook op uitgangspunten de RvT (metatoezicht) Capelle  Daar waar de gemeente het recht heeft om personen te benoemen in een bestuur of RvT, benoemt zij geen oud-raadsleden, oudcollegeleden en oud-ambtenaren binnen een termijn van 1 jaar na aftreden of uit dienst treden  Indien taken in mandaat: afspraken over accountantscontrole i.v.m. invloed op rechtmatigheid Capelle  Bij stichtingen met een RvT maken wij afspraken met de RvT over de informatie die de RvT opneemt in de jaarlijkse verantwoording in het jaarverslag. Wij zetten erop in dat tenminste de volgende informatie opgenomen wordt a) naam en taakopdracht van de toezichthouders, b) aantal gehouden vergaderingen, c) verklaring van onafhankelijkheid, d) de belangrijkste onderwerpen die besproken zijn en de betrokkenheid van de RvT hierbij.

Indien mogelijk leggen we de afspraken in statuten vast. Rollen  Scheiding rollen eigenaar en opdrachtgever  Transparantie over verschillende belangen in / bij stichting Mogelijke  Duidelijke afspraken maken over te ontvangen instrumenten informatie, o.a. KPI’s Algemene  Gemeente zorgt zelf ook voor goede beheersing uitgangspunten van eigen werkzaamheden Capelle  Voor interne functiescheiding zijn er twee portefeuillehouders betrokken, 1 als opdrachtgever die met bestuur spreekt en DVO opstelt en 1 met bestuurlijk toezichthouderrol die tenminste 1x per jaar met het bestuur spreekt over in ieder geval de jaarrekening ; ambtelijk zijn behalve de accounthoudende afdeling ook juridische zaken en financiën

30

Nota Verbonden Partijen 2019

betrokken bij advisering van de portefeuillehouders

6.5. Afwegen van bestuurlijke betrokkenheid Alle stichtingen en verenigingen verdienen aandacht, maar specifiek in de volgende gevallen is extra betrokkenheid gewenst:   

Als de bestuurlijke invloed groot is, bijvoorbeeld als er weinig andere partijen deelnemen; Als het financieel belang groot is, bijvoorbeeld als de jaarlijkse exploitatiebijdrage hoog is of als er grote financiële risico’s zijn; Als de maatschappelijke risico’s groot zijn, bijvoorbeeld als de verbonden partij activiteiten uitvoert voor een kwetsbare groep mensen. Gewenste bestuurlijke betrokkenheid Basis (+) Standaard (++)

Bestuurlijke invloed Aantal deelnemende partijen Wie is grotendeels verantwoordelijk voor het maken van het beleid? Financieel belang Hoe hoog is de jaarlijkse bijdrage aan de partij? Wat is de solvabiliteit volgens de jaarrekening? (ev/tv) Wat is de liquiditeit volgens de jaarrekening? (current ratio) Zijn de activiteiten vanuit hun aard financieel risicovol, vb. bij moeilijk te voorspellen projecten of bij open einde regelingen? Zijn er concrete financiële risico’s die niet door de partij zelf opgevangen kunnen worden? Maatschappelijk risico Voert de partij activiteiten uit voor kwetsbare groepen in de samenleving? Voert de partij activiteiten uit met betrekking tot kwetsbare infrastructuur? (vb. veiligheid of volksgezondheid)

Extra (+++)

10 of meer Grotendeels partij

2-10 Zowel gemeente als partij

Enig deelnemer Grotendeels gemeente

< 500

500 – 1.500

> 1.500

>50%

25-50%

<25%

>1,2

0,8-1,2

<0,8

Laag risico

Gemiddeld risico

Hoog risico

Waarschijnlijk niet

Misschien wel, misschien niet

Waarschijnlijk wel

Niet of nauwelijks

Deels

Grotendeels

Niet of nauwelijks

Deels

Grotendeels

31

Nota Verbonden Partijen 2019

7. Overige gerelateerde partijen 7.1. Wat zijn overige gerelateerde partijen? Onder overige gerelateerde partijen verstaan wij partijen die niet strikt aan de criteria voldoen voor een verbonden partij, maar waar wij wel een duidelijk financieel of bestuurlijk belang hebben. In de Notitie Verbonden Partijen 2016 doet de Commissie BBV de aanbeveling om ook oog te hebben voor partijen die formeel geen verbonden partij zijn, maar daar wel in de buurt komen. De commissie doelt hierbij op partijen waar wel een bestuurlijk belang is (zeggenschap), maar strikt genomen geen financieel belang. In de praktijk is het tegenovergestelde ook mogelijk: een sterk financieel belang, maar formeel geen bestuurlijk belang.

We beschouwen de volgende organisaties als ‘overige gerelateerde partijen’: - Een organisatie waar we een benoemingsrecht hebben voor een bestuurder of een lid van de raad van toezicht (= ‘indirect’ bestuurlijk belang); - Een organisatie waar we het recht hebben om deel te nemen als bestuurslid (= bestuurlijk belang), maar er geen financieel belang is; - Een organisatie waar we een primaire garantstelling van meer dan € 1 miljoen (oorspronkelijk bedrag) voor een lening aan hebben verstrekt, dat wil zeggen dat we als eerste partij garant staan als de partij niet aan de aflossingsverplichting kan voldoen (= financieel belang); - Een organisatie waar we een secundaire of tertiaire garantstelling van meer dan € 1 miljoen (oorspronkelijk bedrag) voor een lening aan hebben verstrekt, dat wil zeggen dat er vóór ons nog andere partijen garant staan (= financieel belang); - Een organisatie die een jaarlijkse subsidie groter dan € 250.000 ontvangt (= financieel belang); - Een organisatie waar we een lening van meer dan € 1 miljoen aan hebben verstrekt (= financieel belang). Per 1 januari 2019 gaat het om de volgende overige gerelateerde partijen. Categorie Benoemingsrecht Bestuurslid Primaire garantstelling > 1.0003 Secundaire / tertiaire garantstelling > 1.000 Subsidie > 2504

Leningen > 1.000

1. Stichting BLICK op Onderwijs (Boeiend Leren In Capelle en Krimpen) 2. Stichting Begraafplaats en Crematorium Schollevaar 3. Stichting tot Exploitatie van de Capelse Golfbaan 4. Stichting IJsselland Ziekenhuis 5. Stichting Zorgbeheer de Zellingen - Verpleeghuis Rijckehove 6. Stichting Havensteder 7. Stichting Vestia 8. Stichting Woonzorg Nederland 9. Stichting Bibliotheek aan den IJssel 10. Stichting Beheer en Exploitatie Kinderboerderij Klaverweide 11. Stichting Kunstzinnige Vorming Rotterdam (SKVR) N.v.t.

7.2. Bevoegdheden van de raad en het college Vrijwel altijd zijn de bevoegdheden van het college bij deze partijen beperkter dan bij formele verbonden partijen. Als het college besluit een nieuwe organisatie op te richten, zoals een stichting of BV, dan is het college gehouden aan artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet. Dit betekent dat het college een procedure moet doorlopen, waarbij de raad gevraagd wordt om wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Dit is ongeacht de mate van zeggenschap die het college in deze organisatie

3

Rijksmonument Dorpsstraat 164 heeft ook een primaire garantstelling hoger dan 1.000, maar dit is een verbonden partij en geen overige gerelateerde partij. 4 Ook Isala Theater BV ontvangt een subsidie hoger dan 250, maar dit is een verbonden partij en geen overige gerelateerde partij.

32

Nota Verbonden Partijen 2019

heeft, als deze eenmaal is opgericht. Als het college besluit om deel te nemen in een reeds bestaande organisatie en dus een bestuurlijk belang aan te gaan, is de genoemde procedure ook vereist.

7.3. P&C-cyclus Wij vinden het belangrijk om overige gerelateerde partijen niet onnodig te belasten met verantwoordingsvragen. Tegelijkertijd vinden wij het belangrijk om wel enige betrokkenheid te hebben bij deze partijen. De activiteiten van deze partijen raken namelijk aan ons bestuurlijk of financieel belang. In een enkel geval hebben wij de bevoegdheid om de jaarrekening van deze partijen mede vast te stellen. In alle andere gevallen vragen wij van deze partijen ook om hun jaarrekening aan ons toe te sturen, zodat wij daarvan kennis kunnen nemen. Als uit deze jaarrekening blijkt dat er aanleiding is tot zorgen, dan gaan wij hierover het gesprek aan met de partij. Bij sommige overige gerelateerde partijen ontvangen we om andere redenen al de jaarrekeningen, bijvoorbeeld omdat deze partijen dit verplicht zijn vanuit hun statuten (stichting BLICK), op basis van ons garantstellingenbeleid of op basis van de Algemene Subsidieverordening (grote subsidies). Om deze partijen een plek te geven in onze eigen P&C-cyclus, nemen we standaard in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en jaarrekening de volgende onderdelen per partij op:    

Wat ons bestuurlijk belang is (als deze er is); Wat ons financieel belang is (als deze er is); De financiële consequenties voor ons in het begrotingsjaar; Ontwikkelingen bij de partij.

Volgens het BBV is het niet verplicht om deze informatie op te nemen. Om deze reden is de informatie over deze partijen beknopter dan de informatie over ‘echte’ verbonden partijen. In bijlage C staat een standaard opzet van de paragraaf verbonden partijen.

7.4. Aandachtspunten voor governance Voor overige gerelateerde partijen geldt dat we op een grotere afstand staan dan bij ‘echte’ verbonden partijen. Wij beschouwen de inrichting van een goede governance vooral als de verantwoordelijkheid van de gerelateerde partij zelf. Tegelijkertijd vinden wij het wel belangrijk om op een aantal onderdelen betrokken te zijn, vanwege de raakvlak met onze belangen. Voor de meeste van deze partijen geldt dat we geen bevoegdheden hebben om in te kunnen grijpen bij disfunctioneren. Voor deze categorie is er een lager niveau van interne beheersing voldoende. Zo is interne functiescheiding (ambtelijk of op het niveau van het college) normaal gesproken niet van toepassing. Sturing

Op welke stoel zit de gemeente?

Instrumenten Algemene uitgangspunten Capelle Verantwoording

Rapportages

Overige mogelijkheden voor verantwoording

Overige gerelateerde partijen  Verschilt per situatie  Vb. geen zeggenschap, maar financiële belangen  Vb. indirect zeggenschap, zoals benoemingsrecht  Bevoegdheden zijn meestal beperkt  Bij nieuw op te richten overige gerelateerde partijen maken we afspraken, zodat we de mogelijkheid hebben om in te grijpen bij disfunctioneren  Jaarrekening: niet altijd is er een verplichting om deze te verstrekken, maar we vragen er wel naar  Idem bij begroting  Overige mogelijkheden zijn meestal beperkt

33

Nota Verbonden Partijen 2019

Aansluiting met Capelse P&Ccyclus? Algemene uitgangspunten Capelle

Toezicht

 Beknopte informatie per partij opnemen in onze paragraaf verbonden partijen  Bij nieuw op te richten overige gerelateerde partijen maken we afspraken, zodat de gevraagde verantwoordingsinformatie voldoende is om vast te stellen of er eventueel sprake is van disfunctioneren  Verschilt

Wie is primaire toezichthouder? Bevoegdheden  Verschilt toezichthouder Overige partijen met  Verschilt toezichthoudende  College treedt in ieder geval op als rol gesprekspartner  Soms is gemeenteraad de gesprekspartner Algemene uitgangspunten Capelle

Beheersing

 Verschilt

Rollen Mogelijke instrumenten Algemene uitgangspunten Capelle

 Bij nieuw op te richten overige gerelateerde partijen maken we afspraken met een eventuele RvT of RvC over de informatie die de RvT of RvC opneemt in de jaarlijkse verantwoording in het jaarverslag  Verschilt  Verschilt  Gemeente volgt ontwikkelingen in het beleidsveld waar de gerelateerde partij zich bevindt  Gemeente zorgt zelf ook voor goede beheersing van eigen werkzaamheden

7.5. Afwegen van bestuurlijke betrokkenheid De bestuurlijke betrokkenheid bij overige gerelateerde partijen is in beginsel laag, oftewel basis (+). Alleen als er aanleiding is om meer aandacht te besteden aan deze partijen, zullen wij dit doen. Dit kan bijvoorbeeld zo zijn als er actuele dossiers zijn die aandacht vragen, op beleidsmatig of financieel gebied. De betrokkenheid kan dan verhoogd worden naar standaard (++) of extra (+++).

34

Nota Verbonden Partijen 2019

Bijlage A. Overzicht wettelijke kaders BBV Relevante Wetsartikelen BBV Uit het Besluit Begroting en Verantwoording zijn de volgende artikelen van belang voor verbonden partijen. Artikel 1 1. In dit besluit wordt verstaan onder: (…) b. verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft; c. financieel belang: een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt; d. bestuurlijk belang: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht; e. deelneming: een participatie in een besloten of naamloze vennootschap, waarin de provincie onderscheidenlijk gemeente aandelen heeft; (…) 2. In dit besluit wordt onder verbonden partij mede verstaan een Europese groepering voor territoriale samenwerking als bedoeld in artikel 1 van verordening (EG) nr. 1082/2006 van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 5 juli 2006 betreffende een Europese groepering voor territoriale samenwerking (EGTS) (PbEU L 210) waarin de provincie onderscheidenlijk gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft.

Artikel 5 Verbonden partijen worden niet geconsolideerd in de begroting en jaarstukken. Artikel 8 (…) 3. Het programmaplan bevat per programma: a. (…) b. de wijze waarop ernaar gestreefd zal worden die effecten te bereiken, en de betrokkenheid hierbij van verbonden partijen; c. (…) Artikel 9 (…) 2. De begroting bevat ten minste de volgende paragrafen, tenzij het desbetreffende aspect bij de provincie onderscheidenlijk gemeente niet aan de orde is: (…) f. verbonden partijen; (…) Artikel 15

35

Nota Verbonden Partijen 2019

1. De paragraaf betreffende de verbonden partijen bevat ten minste: a. de visie op en de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen; b. de lijst van verbonden partijen, die wordt onderverdeeld in: 1°. gemeenschappelijke regelingen; 2°. vennootschappen en coöperaties; 3°. stichtingen en verenigingen, en, 4°. overige verbonden partijen; c. de lijst van verbonden partijen. 2. In de lijst van verbonden partijen wordt ten minste de volgende informatie opgenomen: a. de wijze waarop de provincie onderscheidenlijk de gemeente een belang heeft in de verbonden partij en het openbaar belang dat ermee gediend wordt; b. het belang dat de provincie onderscheidenlijk de gemeente in de verbonden partij heeft aan het begin en de verwachte omvang aan het einde van het begrotingsjaar; c. de verwachte omvang van het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar; d. de verwachte omvang van het financiële resultaat van de verbonden partij in het begrotingsjaar; e. de eventuele risico’s, als bedoeld in artikel 11, eerste lid, onderdeel b, van de verbonden partij voor de financiële positie van de provincie onderscheidenlijk gemeente.

Artikel 26 Het jaarverslag bevat de paragrafen die ingevolge artikel 9 in de begroting zijn opgenomen. Ze bevatten de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen. Artikel 36 In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. kapitaalverstrekkingen aan: 1. deelnemingen; 2. gemeenschappelijke regelingen; 3. overige verbonden partijen; b. leningen aan: 1. openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; 2. woningbouwcorporaties; 3. deelnemingen; 4. overige verbonden partijen; c. (…)

Stellige uitspraken en aanbevelingen Commissie BBV De Commissie BBV heeft in de Notitie Verbonden Partijen 2016 de volgende stellige uitspraken een aanbevelingen gedaan over verbonden partijen. Stellige uitspraken moeten opgevolgd worden. Aanbevelingen moeten niet opgevolgd worden, maar dit wordt wel aanbevolen. Stellige uitspraak 1 Bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen moeten als directe lasten op de taakvelden worden geboekt. De bijdragen worden aan de lastenkant bij gemeenten en batenkant bij gemeenschappelijke regelingen verwerkt zonder afsplitsing van de overhead naar het taakveld Overhead. Aan de lastenkant bij de gemeenschappelijke regelingen vindt de afsplitsing van de Overhead op het taakveld overhead wel plaats.

36

Nota Verbonden Partijen 2019

Stellige uitspraak 2 Wanneer de gemeenschappelijke regeling overheadtaken van de gemeente uitvoert, dan wordt de bijdrage voor deze gemeentelijke overheadtaken aan de lastenkant bij gemeenten en batenkant bij gemeenschappelijke regelingen wel op het taakveld Overhead begroot en verantwoord. Aanbeveling In het geval dat formeel juridisch geen sprake is van een verbonden partij door het ontbreken van een financieel belang zoals gedefinieerd in het BBV, maar er wel sprake is van:  een structurele bekostiging in overwegende mate van (de activiteiten van) een organisatie via één of meer geldstromen (begrotingsfinanciering, subsidie en overeenkomst van opdracht); én  een bestuurlijke belang; beveelt de Commissie BBV aan om deze organisaties gezien het maatschappelijke of algemene belang en de mogelijke risico’s toch op te nemen in de paragraaf verbonden partijen.

Overzicht wijzigingen BBV in 2016 In het Wijzigingsbesluit BBV van 5 maart 2016 zijn de volgende wijzigingen met betrekking tot Verbonden Partijen doorgevoerd:  Dat per programma de betrokkenheid van verbonden partijen op het realiseren van de beoogde effecten wordt toegelicht (= toevoeging aan art. 8 lid 3b);  Dat de lijst van verbonden partijen ingedeeld wordt in 4 categorieën: gemeenschappelijke regelingen, vennootschappen en coöperaties, stichtingen en verenigingen en overige verbonden partijen (= toevoeging aan art. 15 lid 1c);  Dat in de paragraaf Verbonden Partijen per partij wordt aangegeven op welke wijze de gemeente een belang heeft (= wijziging van art. 15 lid 2a);  Dat in de paragraaf Verbonden Partijen per partij wordt aangegeven wat de eventuele risico’s zijn voor de financiële positie van de gemeente (= toevoeging aan art. 15 lid 2e).

37

Nota Verbonden Partijen 2019

Bijlage B. Literatuuroverzicht Algemene literatuur over verbonden partijen Commissie BBV (2012). Verbonden partijen en aanbesteding. Commissie BBV (2014). Notitie verbonden partijen. Commissie BBV (2016). Notitie verbonden partijen. Concern Auditing, gemeente Rotterdam (2015). Opportunity Management MRDH (Kansen & Risico’s) & Weerstandsvermogen. Cultuur+Ondernemen (2016). Governance Code Cultuur. De 9 principes. Deloitte (2006). Handboek Verbonden Partijen. Twee voeten in één sok. Deloitte (2016). Verbonden partijen van de 65 gemeenten in de provincie Zuid-Holland. Greef, R.J.M.H. de; Huntjens, L.C.L. en Oud, N.M (2012). Verbonden Partijen, de Lusten en Lasten van Verzelfstandiging. Nederlands Tijdschrift voor Bestuursrecht, februari 2012. Kennisplatform Intergemeentelijke Samenwerking (2011). Samenwerking in beweging. De lappendeken voorbij. Laan, O. (2012). Juridische Vormgeving van Samenwerking. Vastgoedrecht 2012-1. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2015). Handreiking Verzelfstandiging en Samenwerking bij Decentrale Overheden. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; Vereniging van Nederlandse Gemeenten (2015). Intergemeentelijke Samenwerking Toegepast. Provincie Zuid-Holland (2002). Beleidskader voor het Toezicht op het Oprichten van en Deelnemen in privaatrechtelijke Rechtspersonen door Gemeenten en Gemeenschappelijke Regelingen.

Rekenkamer Capelle aan den IJssel (2018). Verbinden is vooruitzien. Onderzoek naar de bestuurlijke relaties met verbonden stichtingen. Teulings, C. N., Bovenberg, A. L., & van Dalen, H. P. (2003). De Calculus van het Publieke Belang. (Ministry of Economic Affairs Report; Nr. 03 ME 18). The Hague: Kenniscentrum voor Ordeningsvraagstukken. Vereniging van Nederlandse Gemeenten (2012). Grip op Samenwerken. Vereniging van Nederlandse Gemeenten (2012). Netwerkend Werken aan Economische Structuurversterking. Vereniging van Nederlandse Gemeenten (2014). Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking. Vereniging van Nederlandse Gemeenten (2015). Handreiking Publiek-Publieke Samenwerking en het Aanbestedingsrecht. Vereniging van Nederlandse Gemeenten (2016). Handreiking attributie, mandaat en delegatie. Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (2000), Borgen van het publiek belang. Nota’s verbonden partijen van andere gemeenten

38

Nota Verbonden Partijen 2019

Gemeente Alblasserdam (2015). Nota Verbonden Partijen. Gemeente Delft (2018). Nota Verbonden Partijen 2018-2021. Gemeente Dordrecht (2013). Nota Verbonden Partijen. Gemeente Gouda (2005). Nota Verbonden Partijen. Gemeente Krimpen aan den IJssel (2016). Discussienota Verbonden Partijen. Gemeente Lansingerland (2016). Nota Verbonden Partijen 2016-2020. Gemeente Rotterdam (2011). Beleidskader Deelnemingen 2011-2014. Gemeente Rotterdam (2014). Beleidskader Verbonden Partijen 2014-2018. Rekenkamercommissie Den Haag (2013). Verbonden Partijen gemeente Den Haag. Beheersing en Toezicht. Rekenkamercommissie Zuidplas (2013). Verbonden Partijen. Een Handreiking voor het aansturen van, beheersen van en toezicht houden op Verbonden Partijen.

39

Nota Verbonden Partijen 2019

Bijlage C. Standaard opzet paragraaf verbonden partijen Volgens het BBV (art. 15 lid 1a) bevat de paragraaf verbonden partijen de “visie op en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen”. Hierin kunnen we elementen uit deze nota opnemen. Verder nemen we een samenvattend overzicht van de gewenste bestuurlijke betrokkenheid op (zie paragraaf 2.8 van deze nota). Verder bevat de paragraaf de lijst met verbonden partijen (art. 15 lid 1b), die ingedeeld wordt in: 1. 2. 3. 4.

Gemeenschappelijke regelingen; Vennootschappen en coöperaties; Stichtingen en verenigingen; Overige verbonden partijen.

In deze lijst nemen we per verbonden partij de volgende informatie op. Wettelijk verplichte informatie (art. 15 lid 2 BBV):      

De wijze waarop we een belang hebben; Het openbaar belang wat er gediend is (synoniem: publiek belang); Het verwachte belang aan het begin en aan het einde van het begrotingsjaar (bestuurlijk en financieel); De verwachte omvang van het eigen en vreemd vermogen van de verbonden partij aan het begin en aan het eind van het begrotingsjaar; Het verwachte financiële resultaat van de verbonden partij in het begrotingsjaar; De eventuele risico’s voor het weerstandsvermogen van de gemeente.

Overige informatie:          

Soort verbintenis: gemeenschappelijke regeling, deelneming, dienstverleningsovereenkomst etc.; De vestigingsplaats van de verbonden partij; Welke portefeuillehouder en welke ambtelijke afdeling verantwoordelijk is; De taak of doelstelling van de verbonden partij; Het begrotingsprogramma waar de verbonden partij aan gerelateerd is; De overige deelnemende partijen in de verbonden partij; Financiële consequenties voor ons in het begrotingsjaar; Informatie over bepalingen over periodieke beoordeling en de mogelijkheid om uit te treden; Ontwikkelingen bij de verbonden partij; De mate van gewenste bestuurlijke betrokkenheid (basis, standaard, extra).

Tot slot nemen we voor de volgende categorie informatie op, zij het beperkter dan de andere categorieën: 5. Overige gerelateerde partijen De informatie is:    

Wat ons bestuurlijk belang is (als deze er is); Wat ons financieel belang is (als deze er is); De financiële consequenties voor ons in het begrotingsjaar; Ontwikkelingen bij de partij.

40

Nota Verbonden Partijen 2019

Bijlage D. Verschillen en overeenkomsten met de Nota 2013 Er zijn veel overeenkomsten tussen de nota’s. Veel informatie uit 2013 bleek nog actueel. Tegelijkertijd is de nota in zijn geheel herschreven en heeft deze een andere structuur gekregen. De structuur van de Nota 2013 volgt een aantal thema’s, terwijl de structuur van de Nota 2019 de sinds 2016 verplichte indeling in groepen verbonden partijen volgt. De inhoud van de hoofdstukken ‘planning en control’ en ‘wettelijk kader’ uit de Nota 2013 komen in de Nota 2017 verspreid over de hoofdstukken terug. De beslisboom kwam in 2013 terug in de bijlage, maar in 2019 in hoofdstuk 3. Hoofstukindeling Nota 2013 1. Voorwoord 2. Inleiding en aanleiding 3. Visie op verbonden partijen 4. Planning en Control 5. Beleidskader verbonden partijen 6. Wettelijk Kader 7. Implementatie 8. Bijlagen a. Uitgewerkt format paragraaf verbonden partijen b. Stappenplan bij deelname aan een verbonden partij (beslisboom) c. Ontwikkelingen deelnemingen 2004 tot heden d. Wettelijke bepalingen

Hoofdstukindeling Nota 2019 Voorwoord 1. Wat zijn verbonden partijen? 2. Visie op verbonden partijen 3. Beleidskaders bij in- en uittreding 4. Gemeenschappelijke regelingen 5. Vennootschappen en coöperaties 6. Stichtingen en verenigingen 7. Overige gerelateerde partijen 8. Bijlagen a. Overzicht wettelijke kaders BBV b. Overzicht verbonden partijen c. Literatuuroverzicht d. Standaard opzet paragraaf verbonden partijen e. Verschillen en overeenkomsten met de Nota 2013

Belangrijkste wijzigingen Inhoudelijk zijn dit de belangrijkste wijzigingen: 1. Verwerken wijzigingen uit het nieuwe BBV, waaronder de verplichte indeling in vier categorieën en het verplicht opnemen van eventuele risico’s (zie ook bijlage A); 2. Maken van een overzicht van mogelijke risico’s die zich voordoen bij verbonden partijen (hoofdstuk 2); 3. Toevoegen van een nieuwe categorie “overige gerelateerde partijen” voor partijen die officieel geen verbonden partij zijn, maar waar we wel nauw bij betrokken zijn, op advies van de Commissie-BBV (hoofdstuk 7); 4. Toevoegen van afwegingskaders voor bestuurlijke betrokkenheid, per categorie verbonden partij (hoofdstuk 4 t/m 7); 5. Uitwerken van governance richtlijnen per categorie verbonden partij (hoofdstuk 4 t/m 7). Onderwerp Definitie van verbonden partijen

Nota 2013 Ja, in H 2 en H 6.1

Dilemma’s van verbonden partijen Overzicht huidige verbonden partijen Aandacht voor overige gerelateerde partijen, die formeel net geen verbonden partij zijn Algemene visie op verbonden partijen Motieven voor en nadelen van deelname Omschrijving wat het publiek belang is Beleidskaders voor het wel of niet deelnemen in een verbonden partij

Ja, verspreid over de nota Ja, in H 2

Nota 2019 Ja, in H 2, aangevuld met concrete voorbeelden van financieel en bestuurlijk belang Ja, in H 3 Ja, in H 1

Nee, valt buiten beschouwing (zie H 2.3)

Ja, zie H 7, op advies van de Commissie-BBV

Ja, in H 3.1

Ja, H 3, herschreven maar inhoudelijk niet gewijzigd Ja, in H 3, ongewijzigd

Ja, in H 3.2 Ja, in H 3.3 Ja, in H 3.3 en in bijlage met beslisboom

Ja, in H 2, aangevuld met interpretatie van WRR Ja, in H 3, uitgewerkt met concrete richtlijnen. Beslisboom overnemen

41

Nota Verbonden Partijen 2019

WRR-criteria voor goed overheidsbestuur als eisen aan GR’en Onderscheid verschillende type GR’en Belang van governance (sturen, verantwoorden, controleren en beheersen)

Ja, in H 3.4

Spelregel dat er een risico-analyse plaatsvindt

Ja, in H 4.1

Spelregel dat er een toezichtarrangement is

Ja, in H 4.1

Algemeen uitgangspunt dat het college en niet de raad de gemeente vertegenwoordigt in GR Algemeen uitgangspunt dat ambtenaren in beginsel geen gemeentelijke vertegenwoordiging vervullen Algemeen uitgangspunt dat als we aandelen bezitten, de wethouder financiën ook naast het beleidsinhoudelijk collegelid betrokken is

Ja, in H 4.2

in H 3, toevoegen keuze stap afweging risico’s en schrappen optie PPS vanwege nieuwe indeling in categorieën Nee, komt niet terug. Is vanzelfsprekend wettelijk kader voor overheidslichamen Ja, in H 4, nieuwe indeling volgens gewijzigde Wgr gebruikt Ja, in de hoofdstukken per categorie verbonden partij, aangevuld met concrete aandachtspunten per onderdeel Ja, in H 3 als criterium voor nieuwe verbonden partijen en in het algemeen in de afwegingskaders voor bestuurlijke betrokkenheid. De checklist risico’s uit H 2 kan hierbij nuttig zijn Ja, in H 3, wordt nu governancekader genoemd als criterium voor nieuwe verbonden partijen. Governance instrumenten worden in afzonderlijke hoofdstukken beschreven Ja, in H 3.

Ja, in H 4.2

Ja, in H 3

Ja, in H 4.2

Verbonden partijen: domein van raad of college? Standaardopzet paragraaf verbonden partijen

Ja, in H 4.3

Beschrijven rol ambtelijke organisatie en functie van Kring van Gemeentesecretarissen Benoemen van categorie PubliekPrivate Samenwerking

Ja, in H 4.5

Alleen overnemen voor vennootschappen met weinig deelnemers (categorie 2), niet meer noemen wethouder financiën maar dat er 2 wethouders betrokken zijn. Voor ambtelijke functiescheiding worden behalve de accounthoudende afdeling ook de afdeling financiën en juridische zaken betrokken. Ja, in de hoofdstukken per type verbonden partij Ja, in bijlage, opzet is uitgebreid met eisen uit BBV-wijziging 2016 en eisen uit deze nota bij “overige gerelateerde partijen” Komt niet meer terug. Nota focust op rollen raad en college

Model voor maken van risicoanalyse per verbonden partij

Ja, in H 7.1

Belang van periodieke beoordeling

Ja, in H 7.2

Ja, in H 3.4 Ja, op diverse plaatsen

Ja, in H 4.5

Ja, in H 6.3

Ja, in H 1, echter benoemen dat dit geen aparte categorie is, maar dat deze ingedeeld kan worden onder bestaande categorieën Ja, verder gedetailleerd uitgewerkt in de hoofdstukken per categorie (afwegingskader gewenste bestuurlijke betrokkenheid) Ja, in H 3, uitgangspunt voor periodieke evaluatie

42

Bijlage E. Samenvattend overzicht governance aandachtspunten In dit overzicht geven we een totaaloverzicht van de governance aandachtspunten weer. De aandachtspunten staan ook benoemd in de hoofdstukken 4, 5, 6 en 7.

Sturing

1. Gemeenschappelijke regelingen Op welke stoel zit de  Primair: in algemeen gemeente? bestuur (AB) van GR, soms ook in dagelijks bestuur (DB)  Invloed verder door samenwerking met andere gemeenten (rol college) of indienen zienswijze bij begroting (rol raad)  Mate van invloed gemeente verschilt per GR Instrumenten  Goedkeuren begroting, begrotingswijzigingen en jaarrekening (AB); indienen zienswijzen begroting (raad)  Benoemen accountant (AB)  Vaststellen beleidskaders, visie en meerjarenplanning (AB)  Maken van outputafspraken en indicatoren (AB)  Overige bevoegdheden AB en DB uit Wgr

Algemene uitgangspunten Capelle

 Alleen collegeleden nemen zitting in AB (geen ambtenaren of

2. Vennootschappen en 3. Stichtingen en coöperaties verenigingen  In Algemene Vergadering van  Meestal specifieke Aandeelhouders (AVA) en soms bevoegdheden college, bezit de gemeente aanvullende vastgelegd in statuten bevoegdheden  Bij categorie 1 (veel deelnemers) doorgaans minder invloed dan bij categorie 2 (weinig deelnemers)

 Statutaire taken AVA, zoals benoeming en ontslag van bestuurders, vaststellen beloningsbeleid voor bestuurders. vaststellen jaarrekening, wijziging van statuten, invloed bij majeure beslissingen  Categorie 2 soms: prestatieafspraken vastleggen in of aanvullend aan Dienstverleningsovereenkomst (DVO)

 Actieve deelname in AVA  Indien mogelijk samenwerking met andere aandeelhouders

4. Overige gerelateerde partijen  Verschilt per situatie  Vb. geen zeggenschap, maar financiële belangen  Vb. indirect zeggenschap, zoals benoemingsrecht

 Hangt van statuten af, maar  Bevoegdheden zijn mogelijkheden zijn: meestal beperkt benoemen bestuursleden; indien van toepassing: benoemen leden raad van toezicht; geven van aanwijzingen  In statuten vastleggen van type besluiten waarbij goedkeuring college nodig is (vb. aangaan leningen, wijzigen statuten, aanvragen faillissement, vaststellen begroting, vaststellen visie en meerjarenstrategie, ingrijpende wijzigingen takenpakket, aangaan duurzame samenwerking andere partijen)  Stimuleren dat partij zich  Bij nieuw op te richten conformeert aan branche overige gerelateerde specifieke governance code partijen maken we

Nota Verbonden Partijen 2019

Verantwoording

1. Gemeenschappelijke regelingen raadsleden), uitzondering Hitland

2. Vennootschappen en coöperaties  Stimuleren dat partij zich conformeert aan branche specifieke governance code

Rapportages

 Begroting  Eventueel tussentijdse rapportages  Jaarrekening

 Jaarrekening  Geen wettelijke verplichting voor begroting, maar is er vaak wel, vooral bij categorie 2

Overige mogelijkheden voor verantwoording

 Thema bijeenkomsten  Audit naar kwaliteit organisatie  Benchmark  Certificeren werkprocessen  Beleidsevaluaties  Ja, verplicht vanuit BBV

 Zie bij GR (geldt vooral voor categorie 2)

3. Stichtingen en 4. Overige gerelateerde verenigingen partijen afspraken, zodat we de  Gemeente heeft de mogelijkheid hebben om mogelijkheid om in te grijpen in te grijpen bij bij disfunctioneren. Deze disfunctioneren mogelijkheid kan bijvoorbeeld zijn: het geven van aanwijzingen, het ontslaan van bestuursleden (zie voor instrumenten het kader hierboven).  Jaarrekening  Jaarrekening: niet altijd is er een verplichting om  Geen wettelijke verplichting deze te verstrekken, maar voor begroting, maar is er we vragen er wel naar vaak wel  Idem bij begroting  Zie bij GR  Overige mogelijkheden zijn meestal beperkt

 Verschilt, bij categorie 2 is aansluiting wel gewenst

 Verschilt, aansluiting is wel gewenst

 Gewenst dat GR ook tussentijdse rapportages opstelt  Gewenst dat GR actief informeert bij actuele dossiers

 Categorie 2: gewenst is dat er  Bespreken  Beknopte informatie per een begroting is, eventueel verantwoordingsinformatie in partij opnemen in onze tussentijdse rapportages; een overleg paragraaf verbonden gewenst is dat risico’s in kaart partijen  De gevraagde worden gebracht en dat er verantwoordingsinformatie is  Bij nieuw op te richten geïnformeerd wordt als er actuele voldoende om vast te overige gerelateerde dossiers zijn kunnen stellen of er partijen maken we eventueel sprake is van afspraken, zodat de disfunctioneren. gevraagde verantwoordingsinformatie voldoende is om vast te stellen of er eventueel sprake is van disfunctioneren

Aansluiting met Capelse P&Ccyclus? Algemene uitgangspunten Capelle

 Verschilt

44

Nota Verbonden Partijen 2019

Toezicht

Wie is primaire toezichthouder?

1. Gemeenschappelijke regelingen  Algemeen bestuur (AB)

 Aanstellen dagelijks bestuur (DB) en directeur  Vaststellen begroting en jaarrekening  Overige bevoegdheden uit Wgr Overige partijen met  Gemeenteraad (indirect toezichthoudende rol via college en direct door indienen zienswijzen)  Evt. auditcommissie GR Evt. toezicht hogere overheden Bevoegdheden toezichthouder

Algemene uitgangspunten Capelle

 Belang dat er altijd een vorm van toezicht is belegd

2. Vennootschappen en coöperaties  Raad van commissarissen (indien aanwezig)  Aanstellen directie / bestuur  Goedkeuren jaarrekening (evt. begroting)  Sportief Capelle BV: deze bevoegdheden liggen bij AVA  AVA (vb. recht om vragen te stellen, recht van enquête)  Accountant (controle jaarrekening)  Gemeenteraad (indirect via college)  Bevoegdheden en verdeling hiervan verschilt per rechtspersoon  College neemt geen zitting in RvC, maar kan wel, als deze bevoegdheid er is, een extern deskundige voordragen  Indien taken in mandaat: afspraken over accountantscontrole i.v.m. invloed op rechtmatigheid Capelle  Daar waar de gemeente het recht heeft om personen te benoemen in een bestuur of RvC, benoemt zij geen oud-raadsleden, oudcollegeleden en oud-ambtenaren binnen een termijn van 1 jaar na aftreden of uit dienst treden  Bij vennootschappen in categorie 2 maken wij afspraken met de RvC over de informatie die de RvC opneemt in de jaarlijkse

3. Stichtingen en verenigingen  Raad van toezicht (indien aanwezig)  Indien RvT (nog) niet aanwezig: gemeente  Goedkeuren jaarrekening (evt. begroting) door raad van toezicht (indien aanwezig) en soms college

4. Overige gerelateerde partijen  Verschilt

 Accountant (controle jaarrekening)  Gemeenteraad (indirect via college)

 Verschilt  College treedt in ieder geval op als gesprekspartner  Soms is gemeenteraad de gesprekspartner

 Verschilt

 Gemeente houdt toezicht op  Bij nieuw op te richten stichting en ook op de RvT overige gerelateerde (metatoezicht) partijen maken we afspraken met een  Daar waar de gemeente het eventuele RvT of RvC recht heeft om personen te over de informatie die de benoemen in een bestuur of RvT of RvC opneemt in RvT, benoemt zij geen oudde jaarlijkse raadsleden, oudverantwoording in het collegeleden en oudjaarverslag ambtenaren binnen een termijn van 1 jaar na aftreden of uit dienst treden  Indien taken in mandaat: afspraken over accountantscontrole i.v.m. invloed op rechtmatigheid Capelle  Bij stichtingen met een RvT maken wij afspraken met de RvT over de informatie die

45

Nota Verbonden Partijen 2019

1. Gemeenschappelijke regelingen

Beheersing

Rollen

 Benoemen wie eigenaarsrol en wie opdrachtgeversrol invult (AB of DB), soms is onderscheid moeilijk te maken omdat AB het DB kiest  Oppassen voor ‘dubbele petten’ bestuurders

Mogelijke instrumenten

 Vastleggen mandaat vertegenwoordiger gemeente

2. Vennootschappen en coöperaties verantwoording in het jaarverslag. Wij zetten erop in dat tenminste de volgende informatie opgenomen wordt a) naam en taakopdracht van de toezichthouders, b) aantal gehouden vergaderingen, c) verklaring van onafhankelijkheid, d) de belangrijkste onderwerpen die besproken zijn en de betrokkenheid van de RvT hierbij. Indien mogelijk leggen we de afspraken in statuten vast.

3. Stichtingen en 4. Overige gerelateerde verenigingen partijen de RvT opneemt in de jaarlijkse verantwoording in het jaarverslag. Wij zetten erop in dat tenminste de volgende informatie opgenomen wordt a) naam en taakopdracht van de toezichthouders, b) aantal gehouden vergaderingen, c) verklaring van onafhankelijkheid, d) de belangrijkste onderwerpen die besproken zijn en de betrokkenheid van de RvT hierbij. Indien mogelijk leggen we de afspraken in statuten vast.  Categorie 1: primair  Scheiding rollen eigenaar en  Verschilt vertegenwoordiging in AVA, geen opdrachtgever vertegenwoordiging college in  Transparantie over RvC, maar vaak wel als verschillende belangen in / aandeelhouder benoemingsrecht bij stichting RvC  Categorie 2: vertegenwoordiging in AVA, eveneens meestal betrokken als opdrachtgever; college neemt geen zitting in RvC, maar kan wel, als die bevoegdheid er is, een extern deskundige benoemen  In algemene zin is het belangrijk om transparant te zijn over verschillende rollen vb. subsidie relatie, eigenaar van pand, aandeelhouder  Opvragen rapportages van  Duidelijke afspraken maken  Verschilt interne of externe over te ontvangen toezichthouders informatie, o.a. KPI’s

46

Nota Verbonden Partijen 2019

Algemene uitgangspunten Capelle

1. Gemeenschappelijke regelingen  Vastleggen mogelijkheid tot uittreden GR  Beschrijven procedures voor risicoanalyse en beheersing  Afspraken met GR over melden bij financiële of beleidsmatige afwijkingen  Functiescheiding AB / DB  Gesprek aanvragen na publicatie rapportages  Interne beheersing is primair verantwoordelijkheid van GR (gemeente staat op afstand)  Gemeente zorgt zelf ook voor goede beheersing van eigen werkzaamheden  Bij GR’en zijn kiezen we er in principe niet voor om meerdere portefeuillehouders in het AB of DB van de GR zitting te laten nemen, om de bestuurlijke complexiteit niet te veel toe te laten nemen (proportionaliteit). Een uitzondering is GR IJsselgemeenten, met twee portefeuillehouders en twee betrokken afdelingen.