A01 Jaarverslag en jaarrekening 2023 BBS
Tekst van het document
JAARVERSLAG 2023
Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Sociaal Domein Baarn Bunschoten Soest
INHOUD VOORAF .................................................................................................................................. 1 1.
INLEIDING .................................................................................................................... 4
2.
PROGRAMMA INKOMEN................................................................................................... 5
2.1.
Wat was de opdracht en wat hebben we bereikt? ............................................................ 5
2.2.
Prestatie-indicatoren ................................................................................................... 6
2.3.
Wat heeft het gekost? ................................................................................................. 9
3.
PROGRAMMA PARTICIPATIE .......................................................................................... 11
3.1.
Wat was de opdracht en wat hebben we bereikt? .......................................................... 11
3.2.
Prestatie-indicatoren ................................................................................................. 11
3.3.
Inburgering .............................................................................................................. 14
3.4.
Wat heeft het gekost? ............................................................................................... 15
4.
PROGRAMMA ZORGADMINISTRATIE EN SOCIALE/LOCALE TEAMS ...................................... 16
4.1.
Wat hebben we bereikt? ............................................................................................ 16
4.2.
Prestatie-indicatoren ................................................................................................. 16
4.3.
Wat heeft het gekost? ............................................................................................... 17
5.
PROGRAMMA OVERHEAD .............................................................................................. 18
5.1.
Wat hebben we bereikt? ............................................................................................ 18
5.2.
Prestatie indicatoren ................................................................................................. 18
5.3.
Wat heeft het gekost? ............................................................................................... 19
5.4.
Risico’s .................................................................................................................... 19
6.
VERPLICHTE PARAGRAFEN ............................................................................................ 20
6.1.
Inleiding .................................................................................................................. 20
6.2.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................... 20
6.3.
Financiering ............................................................................................................. 22
6.4.
Bedrijfsvoering ......................................................................................................... 22
7.
GEMEENTE BAARN ....................................................................................................... 25
7.1.
Resultaatafspraken Werk & Inkomen ........................................................................... 25
7.2.
Ontwikkeling klantenbestand, in- en uitstroom ............................................................. 25
7.3.
Meedoen naar vermogen ........................................................................................... 25
7.4.
Maatregelen en boetes .............................................................................................. 26
7.5.
Klachten en bezwaren ............................................................................................... 26
7.6.
Financieel overzicht gemeente Baarn........................................................................... 27
8.
GEMEENTE BUNSCHOTEN ............................................................................................. 29
8.1.
Resultaatafspraken Werk & Inkomen ........................................................................... 29
8.2.
Ontwikkeling klantenbestand, in- en uitstroom ............................................................. 29
8.3.
Meedoen naar vermogen ........................................................................................... 29
8.4.
Maatregelen en boetes .............................................................................................. 30
8.5.
Klachten en bezwaren ............................................................................................... 30
8.6.
Financieel overzicht gemeente Bunschoten .................................................................. 31
9. 9.1.
GEMEENTE SOEST ........................................................................................................ 33 Resultaatafspraken Werk & Inkomen ........................................................................... 33
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
2
9.2.
Ontwikkeling klantenbestand, in- en uitstroom ............................................................. 33
9.3.
Meedoen naar vermogen ........................................................................................... 33
9.4.
Maatregelen en boetes .............................................................................................. 34
9.5.
Klachten en bezwaren ............................................................................................... 34
9.6.
Schuldhulpverlening .................................................................................................. 34
9.7.
Financieel overzicht gemeente Soest ........................................................................... 36
10.
JAARREKENING .......................................................................................................... 39
10.1.
Grondslagen voor waardering en resultaatbestemming .................................................. 39
10.2.
Totaaloverzicht van Baten en Lasten ........................................................................... 40
10.3.
Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening ................................ 42
10.4.
Overzicht incidentele baten en lasten .......................................................................... 42
10.5.
Begrotingsrechtmatigheid .......................................................................................... 42
10.6.
Balans per 31 december 2023 .................................................................................... 44
10.7.
Sisa ........................................................................................................................ 48
10.8.
Controleverklaring accountant .................................................................................... 50
10.9.
Voorstel tot resultaatbestemming ............................................................................... 50
11.
BIJLAGEN .................................................................................................................... 51
11.1.
Bijdrage deelnemers organisatiekosten ........................................................................ 51
11.2.
Overzicht gerealiseerde baten en lasten per taakveld .................................................... 52
11.3.
Rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................. 52
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
3
1.
INLEIDING
Sinds 1 januari 2017 hebben de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest een groot aantal taken in het Sociaal Domein samengebracht in een eigenstandige Gemeenschappelijke Regeling, BBSUO. Binnen de GR zijn alle taken rond werk, inkomen, inburgering en zorgadministratie in de gemeenten belegd, plus het werkgeverschap voor de sociale teams en enkele maatwerktaken zoals schuldhulpverlening voor de gemeente Soest. De opdrachten zijn per gemeente vastgelegd in een Dienstverleningsovereenkomst, en samen met de resultaten opgenomen in dit Jaarverslag. 2023 was een jaar met verschillende gezichten. Na een aanvankelijke lichte daling van het bestand, groeide zoals verwacht het aantal mensen met een uitkering in de tweede helft van het jaar, vooral als gevolg van de vestiging van statushouders in de drie gemeenten. Gelukkig gingen net als voorgaande jaren opnieuw relatief veel inwoners met een uitkering mede dankzij onze inspanningen (weer) aan het werk. Mede daardoor bleef de bestandstoename in het derde en vierde kwartaal over het algemeen gering, en was over heel 2023 voor de drie BBS-gemeenten samen sprake van een gelijkblijvend aantal mensen met een uitkering. Een heel positief en belangrijk resultaat was de uitkomst van het klanttevredenheidsonderzoek dat we in het voorjaar hielden.
Een score van 8,3 is echt hoog voor een Sociale Dienst, en een aansporing om onze inspanningen op het vlak van dienstverlening door te zetten. We zijn ook blij met de afhandeling van nieuwe en / of sterk in omvang toegenomen taken. De als gevolg van wisselende wetgeving complexe verstrekking van de energietoeslag is net als in 2022 vrijwel zonder problemen verlopen, en de sterk gestegen vraag naar ondersteuning van Oekraïense vluchtelingen en vooral statushouders konden we goed opvangen. Datzelfde geldt voor een nieuwe wettelijke taak als de verantwoording voor de rechtmatigheid (zie paragraaf 6.4). De extra werkzaamheden, die vaak schoksgewijs tot ons komen en moeilijk voorspelbaar zijn, leidden soms wel tot duidelijk hogere en soms ook lagere uitgaven dan we vooraf hadden ingeschat. Dat neemt niet weg dat er in 2023 een professionele organisatie stond, die op een goede manier aan de opdrachten vanuit de gemeenten heeft voldaan.
Alle bedragen in de jaarrekening worden afgerond op duizendtallen. Daardoor kan de som der delen (marginaal) afwijken van de vermelde totalen. In de tussenrapportage 2023 hebben we inzicht gegeven in de financiële afwijkingen tot dan toe. Deze zijn niet opgenomen in het voorliggende jaarverslag. In dit jaarverslag rapporteren we de afwijkingen ten opzichte van de begroting.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
4
2.
PROGRAMMA INKOMEN
2.1.
Wat was de opdracht en wat hebben we bereikt?
Opdracht BBS zet in op de poortwachtersfunctie zodat er geen uitkeringen ten onrechte worden verstrekt. BBS hanteert de menselijke maat en past bij de uitvoering van wet- en regelgeving maatwerk toe. BBS informeert haar klanten actief over minimaregelingen.
Doelstelling Instroompercentage is niet hoger dan het landelijk gemiddelde. Voorkomen dat inwoners vastlopen in de hulpverlening, dakloos worden of in schulden raken. Klanten van de BBS zijn op de hoogte van de minimaregelingen.
BBS maakt een uitvoeringsplan op basis van het beleidsplan Toezicht en Handhaving Sociaal Domein.
Gereed in Q1.
BBS zet de ingezette verbetering van het debiteurenbeheer voort.
Het percentage vorderingen waarop wordt afgelost is conform de benchmark W&I. Aanvragen eenmalige energietoeslag 2023 worden correct en tijdig beoordeeld en betaald.
BBS verricht alle werkzaamheden en activiteiten die nodig zijn om de eenmalige energietoeslag 2023 goed uit te voeren. BBS voert voor Soest de schuldhulpverlening uit: • Loket Schulden (LS) doet de intake en geeft beschikkingen af in het kader van de Wgs. • LS is onderdeel van samenwerkingsverband GOOS (Geld op Orde Soest). • LS werkt samen met ketenpartners en handelt meldingen zoveel mogelijk af met het voorliggend veld (o.a. Schuldhulpmaatje, Welzin). • LS verwijst indien nodig door naar de Kredietbank of Zuidweg & Partners. • LS voert een onderzoek uit naar de klanttevredenheid.
Realisatie In de lente van 2023 is de ‘poort’ met meetbaar resultaat heringericht. Zeer gunstige uitkomst onderzoek naar klanttevredenheid geeft sterke indicatie van toepassing maatwerk. Door de energietoeslag hebben we veel nieuwe klanten gekregen, die we actief op de regelingen hebben gewezen. Bij toezicht en naleving zijn veel zaken sterk verbeterd, maar het ontbreekt nog aan een allesomvattend plan. De benchmark is er nog niet, maar debiteurenbeheer ontwikkelt zich goed. Is vrijwel probleemloos verlopen.
•
Intakegesprekken < 4 weken na melding, beschikkingen < 8 weken.
Is gerealiseerd.
•
Meer meldingen worden opgepakt in het voorliggend veld (o.a. Welzin, Schuldhulpmaatje).
Er was veel inzet van schuldhulpmaatjes, en er was extra aandacht voor vroegsignalering. Zo zijn veel schuldhulptrajecten voorkomen.
•
Is niet uitgevoerd.
Score1
Heeft niet plaatsgevonden.
Veruit de meeste doelstellingen zijn behaald, of het lijkt er op dat dat is gebeurd (de landelijke benchmark waar sommige resultaten tegen worden afgezet, verschijnt pas in de loop van het voorjaar). De twee onderdelen waar de doelstellingen niet (volledig) zijn gerealiseerd, betreffen zaken waarvoor stafcapaciteit nodig is. BBS heeft van begin af aan een verhoudingsgewijs heel beperkte staf, en wat we hebben, moesten we in 2023 opnieuw geheel inzetten op zaken met nog meer prioriteit, zoals de uitwerking van nieuwe wetgeving (energietoeslag) en het opzetten van processen voor nieuwe of sterk groeiende taken (Inburgering). Voor 2024 is een beperkte uitbreiding van de staf gevraagd. Wij hopen daarmee ook de openstaande kwesties te kunnen afronden. 1 Groen licht = de doelstelling is (vermoedelijk) gerealiseerd, geel licht = het is nog niet duidelijk of de doelstelling wordt gerealiseerd en / of de
doelstelling is deels gerealiseerd, rood licht = de doelstelling is (vermoedelijk) niet gerealiseerd. Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
5
2.2.
Prestatie-indicatoren
Omvang uitkeringsbestand Het totaal aantal huishoudens dat in de drie BBS-gemeenten een uitkering ontving, bleef in 2023 gelijk. Wel zijn er verschillen tussen de gemeenten: waar in Soest de jarenlange daling -vertraagddoorzette, en Baarn na een jaar van groei een daling te zien gaf, was in Bunschoten sprake van een forse stijging (+10%). De redenen zijn in eerdere rapporten al benoemd: Bunschoten heeft een erg lage ‘bijstandsquote’, waardoor nieuwe instroom die gelijk over het land wordt verdeeld (zoals met de statushouders) relatief zwaar weegt. Daarnaast zijn er met een lage bijstandsquote weinig mensen die snel aan het werk kunnen. Bunschoten kende vorig jaar dan ook relatief weinig uitstroom naar werk.
Bestandsontwikkeling 2020-2023 1400 12041168 11561157
1200 1000 800
679 644
629 619
600 400
357 351 361 355 168 173 166 183
200 0 Baarn
Bunschoten 2020
2021
Soest 2022
BBS
2023
Overigens is overal een trendbreuk opgetreden in de zomer. Tot die tijd nam het bestand af, daarna steeg het. De oorzaken zijn een toename van nieuwkomers (statushouders die zijn gehuisvest in de gemeenten) en minder uitstroom, vooral van mensen die zich vestigden als zelfstandige (zie p.9). Hoe de bestandsontwikkeling zich precies verhoudt tot de landelijke ontwikkeling, is nog niet bekend. De definitieve landelijke cijfers en de benchmark van gemeenten en organisaties van gelijke omvang, volgen pas in mei. Maar volgens voorlopige cijfers steeg landelijk het aantal mensen met een bijstandsuitkering met 1 a 2%, en daar tegenover doet BBS als geheel het dus een klein beetje beter. Instroom en gebruik van standaardvoorzieningen Het aantal aanvragen voor levensonderhoud bleef in 2023 vrijwel gelijk. Het aandeel nieuwkomers steeg van ruim 11 naar 20% van het totaal aanvragen (en van 13 tot 24% van de toekenningen).
Aantal aanvragen levensonderhoud en aandeel nieuwkomers 400
357
352
315
300
284
200 100
42
68
0 aanvragen
van wie nieuwkomers 2022
anderen
2023
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
6
Voor nieuwkomers geldt een aparte procedure. Indien zij een uitkering hebben op het moment dat ze in de gemeente worden gehuisvest, is voor hen de toekenning van de aanvraag levensonderhoud onderdeel van het inburgeringstraject. Van de andere aanvragen werden er in 2023 duidelijk minder toegekend: 79% tegen 84% in 2022. Dat komt door een beter functionerende screening aan de voorkant, de zogeheten Poort. Nadat de screening van potentiële klanten tijdens de Coronapandemie was bemoeilijkt, hebben we de Poort in ’23 opnieuw ingericht. Vanaf juni staat er een krachtig screeningsmechanisme, waarmee we sindsdien 10 onterechte aanvragen2 hebben kunnen afwijzen. Die verbetering zal ook in 2024 en verder zijn vruchten afwerpen. Het aantal aanvragen voor bijzondere bijstand is afgelopen jaar duidelijk gestegen. De duizenden mensen die een aanvraag deden voor de Energietoeslag (aanvragen die niet in onderstaande grafiek zijn opgenomen) zijn door het contact met BBS meer bekend geraakt met de mogelijkheden, en doen daar dus ook vaker een beroep op. Van alle aanvragen bijzondere bijstand is het percentage toekenningen licht gestegen, van 78 naar 80%.
Aanvragen en toekenningen bijzondere bijstand 3304
3500 3059
3044 3000
2663 2422
2500
2403
2000 1500 1000 500 0 2021
2022
2023
Doorlooptijden en afhandeling binnen wettelijke termijnen. De doorlooptijd bij aanvragen steeg licht. Dat is bij levensonderhoud soms een gevolg van onderzoek door Toezicht en Naleving (de screening van nieuwe aanvragen is verscherpt). De stijging was sterker bij de aanvragen bijzondere bijstand. De oorzaken daar zijn het grotere aantal aanvragen, en enkele gevallen van langdurig ziekteverzuim onder inkomensconsulenten. De gemiddelde doorlooptijd blijft wel ver onder de wettelijke termijn van 56 dagen. Gemiddelde doorlooptijd in kalenderdagen
Soort aanvragen
2021
2022
Levensonderhoud
26
31
2023
32 18 18 Bijzondere bijstand 25 Dat neemt niet weg dat we vaker te maken hadden met aanvragen die te lang bleven liggen, wat voor klanten erg vervelend kan zijn. Om dat te herstellen, zijn we bezig te onderzoeken hoe we de kwaliteit van de screening bij nieuwe aanvragen kunnen handhaven, maar de doorlooptijd ervan verkorten. Daarnaast leggen we meer nadruk op het snel afwikkelen van aanvragen bijzondere bijstand. Percentage afgehandelde aanvragen levensonderhoud in termijnen
2021
2022
2023
< 4 weken
67%
62%
55%
< 6 weken
17%
15%
19%
< 8 weken > 8 weken (langer dan de wettelijke termijn)
7%
13%
10%
9%
10%
15%
2 Het ging hier om aantoonbare pogingen tot fraude.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
7
Energietoeslag Net als in 2022, werd ook in 2023 een energietoeslag van Rijkswege verstrekt. De regeling was ingewikkeld en onduidelijk, met door het jaar heen wisselende berichten over wat de uiteindelijke voorwaarden voor uitbetaling zouden zijn. Dat leidde tot lastige keuzemomenten bij gemeenten, en soms tot misverstanden bij inwoners. Uiteindelijk kon de uitkering gelukkig in vrijwel alle gevallen heel snel en rechtmatig worden verstrekt. In totaal werd aan 3110 huishoudens in de drie BBS-gemeenten de toeslag voor 2023 verstrekt. Ondersteuning Oekraïners Ook de leefgeldregeling voor Oekraïners, door BBS uitgevoerd voor Baarn en Soest, liep in 2023 nog door. Over heel 2023 betrof het 210 mensen, 134 in Soest en 76 in Baarn. Vooral in Soest gaat het om een behoorlijke stijging ten opzichte van 2022 (toen ging het daar om 95 mensen, in Baarn om 68). Toezicht en Naleving (voorheen ‘Handhaving’) In 2023 is een grote slag gemaakt bij Toezicht en Naleving. Met tijdelijke extra inzet is de doelstelling om de Poort te versterken duidelijk gehaald (zie onderaan pagina 6), waarmee de extra inzet zich heeft terugverdiend. Daarnaast is de achterstand weggewerkt die tijdens Corona was ontstaan bij het oppakken van signalen. We kunnen signalen nu direct opvolgen. En tenslotte hebben we de alertheid onder klantmanagers voor fraude vergroot.
Het voorkomen van misbruik hoort onderdeel te zijn van de ‘toolkit’ van iedere klantmanager, net zoals het optimaal en klantgericht inzetten van de middelen voor degenen die daar recht op hebben. Maatregelen en Boetes In 2023 zijn er 19 maatregelen en boetes opgelegd, tegen 18 een jaar eerder. Het blijven relatief lage aantallen. BBS zet erop in om klanten zo mogelijk vooraf te spreken, waardoor maatregelen achteraf niet nodig zijn. Klachten en bezwaren Het aantal klachten was in 2023 3, tegen 5 in 2022 en 2021, 7 in 2020 en 12 in 2019. We proberen klanten altijd goed uit te leggen waarom we aanvragen afwijzen, en dat helpt. Het aantal bezwaarschriften dat werd ingediend nam sterk af, van 110 in 2022 tot 66 in 2023 (waarvan er slechts 2 gegrond werden verklaard). In 2022 riep de afhandeling van de Energietoeslag veel vragen op bij burgers (vragen die meestal naar tevredenheid beantwoord konden worden, overigens). Afgelopen jaar zijn we qua aantal bezwaren niet alleen weer terug op het niveau van voor de Energietoeslag, maar zelfs daaronder. Dat betekent ook dat de scherpere focus op misbruik van voorzieningen niet heeft geleid tot meer klachten en bezwaren. Terugvordering en Verhaal Zoals elke Sociale Dienst kent BBS veel vorderingen op klanten, onder andere als gevolg van de wet of het administratieve proces.
Zo wordt een uitkering pas formeel beëindigd geruime tijd nadat iemand is gaan werken. In de tussentijd wordt doorbetaald, en ontstaat automatisch een vordering. Daarnaast zijn bijvoorbeeld vorderingen ontstaan tijdens de Coronapandemie (TOZO en TONK). Hoogstwaarschijnlijk kan niet al het uitstaande geld worden geïncasseerd, omdat de (vroegere) klanten de middelen niet hebben. Maar met extra inzet zijn in 2023 honderden nieuwe betalingsafspraken gemaakt met klanten, en daardoor zal de komende jaren meer geld terugkomen dan al jarenlang gebruikelijk is. Overigens letten we er bij het maken van afspraken goed op dat deze billijk en haalbaar zijn, en (voormalige) klanten niet in nieuwe problemen storten.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
8
2.3.
Wat heeft het gekost?
Activiteiten
Rekening 2022
Inkomensregelingen, IOAW en IOAZ
17.138
Start begroting 2023 20.203
Begr. wijziging 2023
Totaal begroting 2023
Realisatie conform begroting
Saldo 2023
-
20.203
18.932
488
Loonkostensubsidie
551
Bbz Levensonderhoud en Bedrijfskrediet
53
317
-
317
157
160
Bijz. Bijstand en Minimaregelingen
2.649
2.668
-
2.668
3.102
-434
Personeelskosten Inkomensregelingen
2.783
2.348
295
2.643
3.133
-490
Uitvoeringsbudget Schuldhulpverlening
32
48
-
48
41
6
Personeelskosten Schuldhulpverlening
125
130
-
130
140
-10
Uitvoeringsbudget Inkomensregelingen
30
112
-
112
63
49
Levensonderhoud Tozo
120
-
-
-
-
-
Project Oekraïne
611
-
-
-
691
-691
4.936
-
-
-
4.598
-4.598
29.026
25.826
295
26.121
31.640
-5.519
Bijdrage Levensonderhoud Uitkeringen
-305
-352
-
-352
-325
-27
Bbz Levensonderhoud en Bedrijfskrediet
-163
-86
-
-86
-128
42
Bijz. Bijstand en Minimaregelingen
-150
-189
-
-189
-163
-26
-22.576
-25.199
-165
-25.364
-25.496
132
-611
-
-130
-130
-691
561
-4.936
-
-
-
-4.598
4.598
Levensonderhoud Tozo
-121
0
0
0
-50
50
Bedrijfskrediet Tozo
-164
0
0
0
-189
189
-29.026
-25.826
-295
-26.121
-31.640
5.519
-
-
-
-
-
Project Energietoeslag Lasten
Bijdrage gemeente Inkomensregelingen Bijdrage gemeente Oekraïne Bijdrage gemeente Energietoeslag
Baten Inkomen saldo
Saldo
-
783
Verklaring afwijkingen > € 100.000
lasten
488
160
-434
We gingen er in de begroting -met het CPB- vanuit dat het aantal uitkeringen en daarmee de kosten zouden stijgen. Voor Baarn en Bunschoten klopt dat, maar de gemeente Soest houdt geld over. De belangrijkste reden is dat de bij het opstellen van de begroting nog verwachte economische teruggang-na-Corona is uitgebleven, en dat er in het bestand van Soest -anders dan in Baan en Bunschoten- nog relatief veel mensen zaten die aan het werk konden. We houden geld over op Bbz-uitkeringen. Sinds de financiële verantwoordelijkheid voor de regeling (in 2020) bij de gemeente is gelegd, zijn we -vooral na afloop van de Coronapandemie- steeds meer gaan focussen op de levensvatbaarheid. Die is vaak beperkt, met als gevolg dat er minder mensen de regeling instromen komen dan eerder werd gedacht. Er is meer uitgegeven aan bijzondere bijstand. Dit verschil is deels toe te schrijven aan de stijging van het aantal toekenningen (zie pagina 7), en deels door de komst van statushouders, die ten tijde van de begroting nog niet voorzien was. Zij krijgen bij vestiging in de gemeenten inrichtingskosten, van gemiddeld ongeveer € 7500 per gezin.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
9
-490
-4.598
-691
De overschrijding wordt veroorzaakt door de volgende oorzaken: 1. de loonsverhoging uit de cao (-190k); 2. de groei van het aantal aanvragen bijzondere bijstand, terwijl juist bij Inkomen sprake was van langdurig zieken. Om de wachttijden niet te veel te laten oplopen, is extra personeel ingehuurd (-140k) (de reserve die voor verzuim is opgenomen, moet elders worden geboekt en is hier niet terug te zien); 3. de extra inzet op Toezicht & Naleving (p.6) en Terugvordering en Verhaal (p.8), die noodzakelijk was om de achterstanden weg te werken die tijdens Corona waren ontstaan, en zichzelf al heeft terugverdiend (samen -90k); 4. we huren al een aantal jaar geen Sociale recherche meer in, maar voeren die taken zelf uit bij Naleving en Toezicht; de besparing op de ene post was abusievelijk niet geboekt als uitgave op de andere (-70k). In de begroting voor 2023 waren geen kosten voor de Energietoeslag opgenomen. Alleen voor de uitvoering van de Energietoeslag is de begroting gewijzigd, niet voor de uitkeringen zelf. De gemeenten worden via het gemeentefonds gecompenseerd voor de incidentele uitgaven Energietoeslag. Dit betreft de uitvoering van de Regeling Opvang Oekraïne voor Baarn en Soest, waarvoor de gemeenten worden gecompenseerd. In de begroting voor 2023 waren geen kosten voor de ROO opgenomen. Alleen voor de uitgaven voor personeelskosten is de begroting gewijzigd.
Dat is altijd zo: voor uitkeringen worden gemeenten via de BUIGgelden gecompenseerd, en voor wijzigingen daarbinnen worden geen begrotingswijzigingen ingediend.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
10
3.
PROGRAMMA PARTICIPATIE
3.1.
Wat was de opdracht en wat hebben we bereikt?
Participatie Opdracht BBS heeft alle klanten in beeld.
BBS zorgt dat klanten zo effectief mogelijk duurzaam uitstromen naar werk, parttime of fulltime)
BBS voert in 2023 een bestandsanalyse uit op de categorie C en D.
Doelstelling Elke klant wordt bij binnenkomst ingedeeld in de groepen A, B, C, D. Indeling wordt tenminste jaarlijks gecheckt op actualiteit. Er is een aanzienlijke uitstroom van klanten naar passend werk. Er is in beeld welke reintegratievoorzieningen zijn ingezet.
BBS zet zich in om meer mensen uit de doelgroep Banenafspraak aan het werk te krijgen.
Beter in beeld krijgen welke instrumenten ingezet moeten worden voor cliënten met ontwikkelpotentieel richting arbeidsmarkt. Meer mensen zijn met loonkostensubsidie (lks) aan het werk.
BBS denkt mee over de uitvoering toekomstagenda werkbedrijf en neemt actief deel aan projecten/initiatieven die hieruit voortvloeien. BBS zet in op een actieve en lokale werkgeversbenadering.
BBS levert een actieve input/bijdrage op projecten die als doel hebben inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen. Actieve deelname in het WSP, met oog voor de lokale belangen.
3.2.
Realisatie Elke klant is ingedeeld.
Score3
7,2% van het bestand stroomde uit naar regulier betaald werk, bijna drie keer zo veel als de gestelde norm van 2,5%. De analyse is uitgevoerd.
Het aantal mensen dat aan het werk is met lks, steeg in 2023 met 24%, van 72 naar 89. De actieve bijdrage en input wordt gerealiseerd. De samenwerking met de partners binnen het WSP is goed.
Prestatie-indicatoren
Uitstroom naar Werk In 2023 startten 48 mensen uit het doelgroepenregister in een reguliere baan, al dan niet met loonkostensubsidie. Ook 83 anderen, niet uit het register, vonden werk. 29 mensen startten voor zichzelf. De totale uitstroom naar werk (160 mensen) bleef daarmee hoog, zoals gebruikelijk bij BBS. Dat is opvallend omdat het aantal mensen dat zich vanuit de uitkering vestigde als zelfstandige sterk afnam (van 63 in ’22 naar 29 vorig jaar), een direct gevolg van de betere begeleiding vooraf die we hebben ingezet. Dat de totale uitstroom toch nog zo hoog is, is te danken aan het werk van de Banenafspraak (zie pagina 11) en aan het ogenschijnlijke succes van de pilot met extra klantmanagers Werk, die na bekendmaking van de benchmark-gegevens geëvalueerd kan worden4. . Categorie Uitkeringsgerechtigden naar reguliere baan Mensen uit het doelgroepenregister begeleid naar reguliere baan met of zonder loonkostensubsidie Uitkeringsgerechtigden aan het werk als zelfstandige Totaal
Gerealiseerd 83 48 29 160
3 Zie voor uitleg van de scores de voetnoot op pagina 5. 4 We moeten de benchmark afwachten om te weten of de cijfers inderdaad hoog zijn vergeleken met vergelijkbare gemeenten en organisaties,
maar er zijn goede redenen om daar wel van uit te gaan. Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
11
Bestandsopbouw, maatschappelijke participatie, bestrijding eenzaamheid, samenwerking met maatschappelijke organisaties Vanaf eind 2019 zijn we gestart met het indelen in klanten op basis van hun afstand tot de arbeidsmarkt. De indeling zag er op 31 december 2023 als volgt uit: Indeling klantenbestand 36 149
173
410
670
A
B
C
D
E
A = kan in principe snel aan het werk (2,5%). B = mist bepaalde ‘skills’ (bv taal), maar kan starten als die zijn aangeleerd (12%). C = heeft grote problemen die werk belemmeren. Als die hanteerbaar worden, kan de stap alsnog gemaakt (46,5%). D = de eerste jaren niet in staat de stap te zetten (beperkte capaciteit door psychiatrische of fysieke problematiek of combinatie; ouderen; mensen in instellingen) (28,5%). E = niet gecategoriseerd: nog niet ingedeeld, in aanpassing of via het doelgroepenregister aan het werk (in totaal 10%). Bij de indeling valt een aantal zaken op: 1. Het totaal komt op 1438, veel meer dan 1157 die op pagina 6 wordt genoemd. In het laatste geval gaat het om huishoudens, het getal van 1438 heeft betrekking op het aantal volwassenen in die huishoudens. Bovendien worden niet-uitkeringsgerechtigden die via ons met loonkostensubsidie aan het werk zijn gegaan, ook meegeteld (maar niet ingedeeld in A, B, C of D). Zie bij punt 2. 2. Een op de 10 mensen valt in groep E, de niet-gecategoriseerden. Dat is soms het gevolg van het feit dat de situatie nog niet helemaal duidelijk is (ingeval mensen kort in de uitkering zitten), of dat de omstandigheden op korte termijn gaan wijzigen. Daarnaast zitten in deze categorie vele tientallen mensen uit het doelgroepenregister die via ons aan het werk zijn.
Ze zijn onze klanten (we begeleiden ze), maar ze hebben geen uitkering (meer) en hun afstand tot de arbeidsmarkt is nul (ze werken immers). Daardoor kunnen ze niet worden ingedeeld in een van de categorieën A tot en met D. 3. Het aantal mensen dat snel aan het werk kan, wordt elk jaar kleiner. Dat is een logisch gevolg van enerzijds de goede economie, en anderzijds (de relatief en absoluut) grotere aantallen mensen uit het doelgroepenregister en nieuw gevestigde statushouders, twee categorieën die gemiddeld verder van de arbeidsmarkt staan. In eerdere rapportages hebben we aangegeven op allerlei mogelijke manieren in te (willen) spelen op het veranderende klantenbestand. Dat doen we door meer aandacht aan de mensen te geven (zie bijvoorbeeld de op de vorige pagina genoemde pilot met extra klantmanagers Werk), maar ook door de klantmanagers nog sterker te maken in het benaderen en begeleiden van klanten (zie onder 6. Programma Overhead). Daarnaast zijn we heel actief richting werkgevers (zie onder WSP, pagina 12). Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
12
Doelgroepenregister en Banenafspraak Zoals aangegeven, hoort een groeiend deel van onze klanten tot het Doelgroepenregister. In 2023 zijn we erin geslaagd opnieuw meer mensen uit deze categorie op regulier werk met of zonder loonkostensubsidie (hierna: lks) te plaatsen, in totaal 48 tegen 39 een jaar eerder en 15 in 2021. In totaal waren in december ’23 89 mensen aan het werk met lks, tegen 72 een jaar eerder 5. Dat zijn erg goede resultaten6, zeker als we in ogenschouw nemen dat het voor een deel van de groep langere tijd kan duren voordat een plek is gevonden waar iemand kan en wil blijven. Het komt vaak voor dat klanten erg moeten wennen aan werken ‘an sich’. Zo zijn enkele klanten vorig jaar tot vier keer toe op een nieuwe baan geplaatst voordat het van beide kanten echt goed paste. Dat toont hoe belangrijk het is deze klanten te blijven begeleiden. Zonder die begeleiding, zouden veel mensen hun werk hoogstwaarschijnlijk snel weer kwijtraken en (al dan niet opnieuw) in de uitkering belanden. Beschut werk In de lente van 2023 is een voorzichtige start gemaakt met het plaatsen van inwoners uit de BBSgemeenten op beschut werkplekken. Tot dan toe waren er geen mogelijkheden voor mensen die meer kunnen en willen dan bij de dagbesteding zitten, maar (voorlopig) niet in aanmerking komen voor werk bij een reguliere werkgever, ook niet als daarvoor loonkostensubsidie wordt ingezet.
In totaal zijn in 2023 acht mensen aangemeld voor plaatsing op beschut werk. Daarvan waren er op 31 december vier aan het werk. De anderen konden het toch niet aan of zijn verhuisd. De aantallen zijn nog laag, het gevolg van het feit dat er eerder geen aanbod was, en mensen dus ook niet werden aangemeld. In de laatste maanden van het jaar werd meer en meer bekend dat beschut werk een mogelijkheid is, en groeide het aantal aanmeldingen gestaag. Regionale Samenwerking BBS speelt een actieve rol in de regionale samenwerking. Samen met het UWV en de gemeente Amersfoort zijn we nauw betrokken bij de (verdere) ontwikkeling van het Regionaal Werkcentrum in Amersfoort, dat in januari 2023 is geopend. Daarnaast speelden we onder meer een belangrijke rol bij de doorontwikkeling van regionale projecten voor nieuwkomers en andere anderstaligen. Tenslotte werken we op allerlei terreinen nauw samen met Amfors. De contacten worden van beide kanten als vruchtbaar en prettig ervaren. WSP De deelname in het WSP is vanaf 2022 overeenkomstig de afspraken uitgebreid van 1,8 naar 2,8 fte. Als BBS hebben we ervoor gekozen om deze fte vanwege de huidige arbeidsmarkt voornamelijk in te blijven zetten voor jobhunting. Dat werpt duidelijk vruchten af in het plaatsen van zowel reguliere klanten als klanten met een indicatie banenafspraak.
Verder is de samenwerking tussen de gemeente Nijkerk, de gemeente Amersfoort en BBS geïntensiveerd met betrekking tot het WSP, zodat er meer gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheden en talenten die het WSP biedt. De samenwerking is in oktober bekrachtigd met een regionale sessie over de toekomst van het WSP. Hierbij waren alle betrokkenen vanuit de gemeenten aanwezig. De uitkomsten van deze sessie zijn meegenomen in het regionale jaarplan, waar alle gemeenten samen met het UWV aan hebben gewerkt. BBS speelt van het begin af een voortrekkersrol bij het uitrollen van EVA, een digitale gids voor reintegratietrajecten. Tot slot is in 2023 gestart met gezamenlijke projecten in het kader van de werkgeversdienstverlening. De voornaamste projecten zijn projecten voor anderstaligen en het project voor vervanging van het klantvolgsysteem van het UWV. BBZ Zoals aan het begin van de paragraaf aangegeven, daalde de uitstroom naar de BBZ. Een belangrijke reden daarvoor is dat we tegenwoordig veel beter samen met de klant kijken naar de levensvatbaarheid van een op te richten bedrijf. Dat heeft een financiële reden: bij het mislukken van een nieuw bedrijf draaien gemeenten voor 90% van de BBZ-kosten op. Maar we hopen ook klanten te behoeden voor het stoppen van veel energie in een kansloos project, en de teleurstelling die gepaard gaat met de mislukking.
Een andere reden voor de scherpe afname van de uitstroom naar de BBZ in 2023, is dat er in het jaar daarvoor juist heel veel mensen een eigen bedrijf zijn gestart, na het wegebben van de Coronapandemie.
5 De getallen tellen niet op. Er zijn mensen die verhuizen naar een andere gemeente, met pensioen gaan, en vooral ook mensen die dusdanig
groeien in hun baan dat ze een ‘loonwaarde’ van 100% bereiken, en hun werkgevers dus geen loonkostensubsidie meer ontvangen. 6 Dat geldt nog extra als we het feit meenemen dat het vinden van gesubsidieerd werkplekken in de hele Eemland-regio al jarenlang achterblijft bij de landelijke cijfers. Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
13
Overigens helpen we bij BBS ook veel mensen die al en onderneming hebben, maar daarmee in de problemen komen. Een klein deel van hen krijgt ondersteuning vanuit onze BBZ-specialisten, een groter deel wordt doorverwezen naar gespecialiseerde partijen.
3.3.
Inburgering
In het kader van de Wet Inburgering 2021 voert BBS voor de drie gemeenten een aantal basistaken uit: de brede intake, de afname van de leerbaarheidstoets en het opstellen van het Persoonlijk plan Inburgering en Participatie (PIP). Daarnaast voert BBS casusregie, zorgen we voor het financieel ontzorgen van de inburgeraars gedurende tenminste 6 maanden en voor naleving. Ook behandelt BBS bezwaar- en beroepsprocedures in het kader van de Wet Inburgering. Voor deze taak gelden de volgende opdrachten: Opdracht
Doelstelling
Realisatie
BBS voert met Vluchtelingewerk de brede intake uit voor elke inburgeringsplichtige, en betrekt zo nodig derden om tot een goed plan te komen. BBS ziet met Vluchtelingenwerk toe op opstellen Persoonlijk plan Inburgering en Participatie (PIP) door de inburgeringsplichtige. BBS neemt de leerbaarheidstoets af en bespreekt deze met de taalschool. Van het advies kan worden afgeweken, mits goed onderbouwd en met instemming van de taalschool. BBS en Vluchtelingenwerk besluiten over de termijn voor financieel ontzorgen. BBS voert regie op het PIP, zorgt voor de noodzakelijke ondersteuning en begeleiding van de inburgeringsplichtige gedurende het inburgeringstraject. BBS beheert het handboek Inburgering waarin samenwerkingsafspraken staan met de externe partijen. BBS verzorgt de registratie en archivering van gegevens die verstrekt moeten worden aan het Ministerie. Deze gegevens worden ook aangeleverd in de kwartaalrapportages.
Integrale brede uitvraag over alle levensgebieden binnen de wettelijke termijn.
Is gerealiseerd.
Een gedragen PIP binnen de wettelijke termijn.
Is gerealiseerd.
Onderbouwing voor de gekozen leerroute binnen de wettelijke termijn.
Is gerealiseerd.
Voldoende tijd om toe te werken naar financiële redzaamheid. Iedere inburgeringsplichtige is in beeld.
Is gerealiseerd.
Er is een actueel naslagwerk voor de uitvoering.
Is gerealiseerd.
Voldoen aan de wettelijke plicht, informeren van de gemeenten.
Is gerealiseerd.
Score7
Is gerealiseerd.
Zoals in eerdere rapportages beschreven is het aantal nieuwkomers (dat wil zeggen inburgeringsplichtigen die in de gemeenten worden gehuisvest) in 2023 zeer snel gestegen, van nog geen 60 eind 2022 in drie BBS-gemeenten samen naar 291 in ‘23. Dat komt overeen met de in de tussenrapportage voorspelde ‘bijna 300’. Als gevolg van de schoksgewijze toekenning van woningen, was de groei niet gelijkmatig over het jaar, maar was vooral zeer sterk in het vierde kwartaal. Dat heeft tot gevolg dat we over het jaar heen in totaal minder geld hebben uitgegeven aan inburgering dan begroot, en dat er in Soest minder betaald hoefde te worden aan uitkeringen, omdat de extra instroom later kwam dan gedacht. 7 Zie voor uitleg van de scores de voetnoot op pagina 5.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
14
3.4.
Wat heeft het gekost?
Activiteiten
Rekening 2022
Start begroting 2023
Begr. wijziging 2023
Totaal begroting 2023
Realisatie conform begroting
140
306
-
306
185
120
1.414
1.473
-
1.473
1.696
-223
Studietoeslag
2
-
-
-
32
-32
Projecten & Maatwerk
-
-
15
15
-
15
Inburgering
42
208
-
208
42
166
Personeelskosten Inburgering
148
245
90
335
470
-135
1.745
2.232
105
2.337
2.425
-89
-1.745
-2.232
-105
-2.337
-2.425
89
-1.745
-2.232
-105
-2.337
-2.425
-89
Participatie (werk en activering) Personeelskosten Participatie (w&a)
Lasten Bijdrage gemeente Participatie (w&a) Baten
Saldo lasten
Saldo 2023
Verklaring afwijkingen > € 50.000
120 -223 166
-135
Er zijn minder externe trajecten ingekocht dan begroot. De afweging was dat uitstroom vaak eerder gerealiseerd kon worden met inzet van eigen mensen. Het verschil van de som van de twee posten (-223 + 120=-103k), is geheel toe te schrijven aan de cao. Bij Inburgering gaven we minder uit aan voorzieningen, omdat veel zaken vanuit de gemeenten zelf worden ingezet vanuit een ander budget (denk bijvoorbeeld aan taaltrainingen). Het tekort is deels een gevolg van de cao-stijging, deels van de kosten van inhuur om het werk te kunnen doen. De groei van de taken was veel groter dan vooraf (ook landelijk, bij de start van de nieuwe wet) was ingeschat, 1 van de redenen dat we tussentijds om extra mensen hebben moeten vragen (de laatste keer in januari 2024).
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
15
4.
PROGRAMMA ZORGADMINISTRATIE EN SOCIALE/LOCALE TEAMS
4.1.
Wat hebben we bereikt?
Opdracht
Doelstelling
Realisatie
BBS en de opdrachtgevende gemeenten zorgen voor een breed gedragen plan voor de harmonisering van de administratieve processen binnen de lokale teams, en richting de zorgadministratie.
Gedragen plan voor harmonisatie.
BBS en opdrachtgevende gemeenten zorgen samen voor implementatie van bovengenoemd plan. Hierbij is ook een heldere taakverdeling tussen de zorgadministratie en gemeenten BBS fungeert als lokale vraagbaak met betrekking tot de administratieve uitvoering van de belegde taken voor klantregisseurs en zorgaanbieders.
Succesvolle implementatie geharmoniseerde administratie. Heldere taakverdeling. Vraagbaak voor klantregisseurs en zorgaanbieders.
De harmonisatie wordt gerealiseerd door de invoering van regionale inkoop, maar de gemeenten hanteren op dit moment nog altijd aparte werkwijzen. De samenwerking verloopt goed, de taakverdeling leidt heel soms nog tot discussie. Nvt, loopt.
BBS signaleert extreme schommelingen in de zorguitgaven, en andere opvallende patronen in het declaratiegedrag van zorgaanbieders naar gemeenten toe.
Inzicht in uitgaven.
4.2.
Score8
Er is hier doorlopend aandacht voor.
Prestatie-indicatoren
Voorbereiding op invoering Regionale Inkoop Bij de zorgadministratie stond het afgelopen jaar veel in het teken van de invoering van Regionale Inkoop per 1 januari 2024, die behoorlijke gevolgen heeft voor de werkwijze bij de gemeenten en bij de zorgadministratie zelf. De voorbereiding en afstemming met de gemeenten verliepen in het eerste half jaar moeizaam, mede als gevolg van het uitvallen van enkele cruciale medewerkers aan onze kant. Door inhuur van enkele externe krachten kon de situatie tijdig in gunstige zin worden omgebogen. In de tweede helft van het jaar is goed samengewerkt met alle betrokken partijen, en een uitstekende basis gelegd voor de overgang naar de nieuwe situatie. Uitvoering administratieve taken De werklast van de Zorgadministratie is in 2023 groter geworden, met een stijging van 5% van het aantal beschikkingen in het kader van de Jeugdwet. Daar stond wel een kleine afname (-1%) van het aantal WMO-beschikkingen tegenover. Formele werkgeverstaak voor Sociale teams Ook in 2023 had BBS de rol van formeel werkgever voor de medewerkers van de Sociale Teams. Die complexe constructie vormde een van de aanleidingen om de inrichting van het Sociaal Domein in de drie BBS-gemeenten opnieuw tegen het licht te houden.
Die discussie over de inrichting mondde in het afgelopen najaar uit in de bestuursopdracht voor een nieuwe inrichting van het Sociaal Domein, die nu wordt uitgewerkt. Daarbij zal de huidige constructie tussen BBS en de medewerkers van de Sociale Teams in elk geval worden aangepast.
8 Zie voor uitleg van de scores de voetnoot op pagina 5.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
16
4.3.
Wat heeft het gekost?
Activiteiten
Rekening 2022
Start begroting 2023
Begr. wijziging 2023
Totaal begroting 2023
Realisatie conform begroting
Saldo 2023
660
683
-
683
838
-155
0
61
-
61
-
61
4.451
4.217
746
4.963
4.934
29
5.111
4.961
746
5.707
5.772
-65
-660
-744
-
-744
-838
94
Bijdrage Sociale Teams
-4.451
-4.217
-746
-4.963
-4.934
-29
Baten
-5.111
-4.961
-746
-5.707
-5.772
65
-
-
-
-
-
Personeelskosten Zorgadministratie Uitvoeringsbudgetten Zorgadministratie Personeelskosten Sociale Team Lasten Bijdrage gemeente Zorgadministratie
Zorgadministratie en Sociale Teams saldo
Saldo lasten -155 61
-
Verklaring afwijkingen > € 50.000 De personeelskosten vallen hoger uit dan begroot. Dat is deels het gevolg van de cao-verhoging (-51k), en deels van extra inhuur die noodzakelijk was vanwege uitval van een aantal cruciale medewerkers (-104) (zie paragraaf 5.2). De kosten worden deels gecompenseerd door het ontbreken van uitgaven binnen het Uitvoeringsbudget Zorgadministratie (-61k).
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
17
5.
PROGRAMMA OVERHEAD
5.1.
Wat hebben we bereikt?
2023 was het vierde en laatste jaar van de uitvoering van het 4-jarenplan dat eind 2019 is gepresenteerd aan de gezamenlijke gemeenteraden, waarin is geschetst hoe we door Rijnconsult in 2018 verwoordde pijnpunten wilden oppakken. De kern van het plan was het aanpakken van de ongezonde bedrijfscultuur. Die cultuur is inmiddels echt verleden tijd. Na de mooie uitslag van het medewerkerstevredenheidsonderzoek in 2022, is het ziekteverzuim in 2023 sterk gedaald, van 8,6% naar 6,3%9. We zouden het graag nog lager zien, maar met enkele langdurig zieken is dat moeilijk realiseerbaar. Het cijfer steekt wel gunstig af tegen het branchegemiddelde verzuim van 7,8% in 2023 (gedaald van 8,4% in 2022). Samenhangend met de veel gezondere bedrijfscultuur, is de manier waarop we worden ervaren door klanten, uiteindelijk degenen voor wie we in het leven zijn geroepen. In mei 2023 hielden we een klanttevredenheidsonderzoek, met als uitkomst een gemiddelde waardering van 8,310. Dat is bijna een vol punt hoger dan de uitkomst van hetzelfde onderzoek in 2018, en echt hoog voor een Sociale Dienst. Natuurlijk betekent dat niet dat er geen dingen fout gaan in de dienstverlening. Die gaan er wel. Het komt nog steeds voor dat we te veel vanuit regels denken, of ons te weinig bewust zijn van de heel ongelijke relatie die er nu eenmaal bestaat tussen onze klanten en onszelf.
Daarom hebben we ook in 2023 weer op veel manieren aandacht besteed aan de dienstverlening, onder andere door de inzet van thematische toneelvoorstellingen, die het bewustzijn van de medewerkers op dit vlak hebben vergroot. In ons vierjarenplan was ook aandacht voor werkprocessen en voor de rol van BBS richting andere partijen. Op beide vlakken is in 2023 opnieuw veel vooruitgang geboekt, zie daarvoor paragraaf 6.4. Tenslotte merkten we ook afgelopen jaar weer dat BBS in de kern een te kleine staf heeft om alles op te pakken dat door wijzingen in de samenleving, in beleid en in wetgeving opgepakt dient te worden. Daardoor moesten keuzes gemaakt worden, en konden enkele zaken niet (tijdig) gerealiseerd worden.
5.2.
Prestatie indicatoren
Opdracht
Doelstelling
Realisatie
BBS zet in op verdere digitalisering van de dienstverlening.
Aanvraagformulieren zijn voor inwoners digitaal in te vullen en te versturen.
BBS draagt zorg voor passende informatievoorziening in begrijpelijke taal.
Formulieren, brieven, beschikkingen en website zijn duidelijk voor burgers.
BBS zorgt voor een dalend ziekteverzuim.
Ziekteverzuim is gelijk aan of lager dan het landelijk gemiddelde. Tevredenheidsonderzoek externe partijen. Samen met gemeenten wordt
Nog niet gerealiseerd, door personeelsproblemen bij leveranciers en technische issues. Staat op de agenda voor de 1e helft van 2024. Veel is helder geformuleerd, maar er moet nog een slag worden geslagen om ALLE communicatie-uitingen op het gewenste niveau te krijgen. Een project daartoe staat op de agenda voor 2024. Het verzuim is gedaald van 8,6% in 2022 naar 6,3% in ‘23. Nog niet gerealiseerd, er is voorrang gegeven aan het klanttevredenheidsonderzoek.
BBS onderzoekt de tevredenheid van externe partijen over de
Score11
9 Dit is een gemiddelde! Het cijfer bij de inkomensconsulenten en de zorgadministratie was aanzienlijk hoger, waardoor we daar behoorlijk
hebben moeten inhuren. 10 Zie voor een uitgebreide beschrijving van de uitkomsten de Tussenrapportage 2023. 11 Zie voor uitleg van de scores de voetnoot op pagina 5. Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
18
samenwerking op het gebied van W&I. BBS blijft actief inzetten op integraliteit, samen met de sociale/lokale teams van Baarn, Bunschoten en Soest. BBS verleent haar dienstverlening W&I op de locaties Baarn, Bunschoten, Soest. Voor de gemeente Soest is BBS onderdeel van de integrale toegang Zorg Werk en Inkomen. BBS werkt met cliëntenparticipatie.
5.3.
een selectie van partijen gemaakt. Actieve inzet op nauwe samenwerking met sociale/ lokale Teams.
Er wordt veel contact gezocht met (medewerkers van) de sociale/lokale teams.
Dienstverlening W&I dicht bij de inwoners en de lokale teams. Actieve deelname aan de toegang in de gemeente Soest.
De dienstverlening van W&I is aanwezig op de drie gemeentehuizen.
Er is een actief cliëntenpanel welke minimaal één keer per kwartaal bijéénkomt en waar minimaal vijf actieve cliënten aan deelnemen.
Het cliëntenpanel is opgezet, en ingezet om mee te doen bij het klanttevredenheidsonderzoek. Maar de klanten zijn niet meer in staat deel te nemen, of zijn opgestapt. Voor 2024 staat een nieuwe poging op het programma.
Wat heeft het gekost?
Ondersteuning Activiteiten
Rekening 2022
Start Begr. Totaal Realisatie begroting wijziging begroting conform 2023 2023 2023 begroting
Saldo 2023
Personeelskosten Ondersteuning Primaire Proces
968
1.017
-
1.017
1.192
-175
Interventiespecialist
79
94
-
94
100
-6
2.316
2.413
9
2.422
2.322
100
Lasten
3.364
3.524
9
3.533
3.614
-81
Bijdrage Ondersteuning Primaire Proces
-3.364
-3.524
-9
-3.533
-3.456
-77
-158
158
Uitvoeringsbudgetten Ondersteuning Primaire Proces
Bijdrage Baten Interest Baten Ondersteuning saldo
Saldo lasten
-175
100
5.4.
-3.364 -
-3.524
-9
-3.533
-3.614
81
-
-
-
-
-
Verklaring afwijkingen
Het tekort wordt vooral veroorzaakt door de cao-verhoging, en daarnaast de inzet van een medewerker verbijzonderde interne controle (zie begrotingswijziging 2024; een rol die we al in de laatste maanden van 2023 hard nodig hadden). In de begroting is bij programma Ondersteuning een bedrag van 130k opgenomen voor ziekteverzuim. Dit bedrag is volledig ingezet voor ziekteverzuim bij BBS, maar bij teams (vooral Inkomen en Zorgadministratie).
Risico’s
Zie de verantwoording in Hoofdstuk 7. Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
19
6.
VERPLICHTE PARAGRAFEN
6.1.
Inleiding
In het besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staat aangegeven welke paragrafen verplicht opgenomen dienen te worden in de begroting. De paragrafen lokale heffingen, onderhoud kapitaalgoederen, verbonden partijen en grondbeleid zijn niet van toepassing voor BBS. De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing is deels van toepassing voor BBS omdat BBS geen weerstandsvermogen heeft. We besteden daarom alleen aandacht aan onze risico’s en de beheersing hiervan.
6.2.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
BBS is als organisatie zich bewust van het inherente risico van fraude dat zij, zowel intern als extern, loopt bij het uitvoeren van haar dienstverlening. Externe partijen moeten er op kunnen vertrouwen BBS en haar medewerkers op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. Er geldt een integriteitsbeleid en gedragscode voor medewerkers. Er is een vertrouwenspersoon aangesteld waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld. Onze (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en toegang heeft tot activa. Transparante besluitvorming, de governance structuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen moeten er voor zorgen dat fraude en/of non-compliance tijdig worden gesignaleerd. De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Gezien de activiteiten van BBS heeft informatiebeveiliging vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy en daarmee samenhangende reputatie een hoge prioriteit.
We werken daarbij samen met de RID. Onze security en privacy officer beoordeelt de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Het bestuur is van mening dat, met alle analyses en getroffen beheersingsmaatregelen, de risico’s met betrekking tot een beheerste en integere bedrijfsvoering inzichtelijk zijn en op een adequate wijze de aandacht krijgen. Overzicht risico’s Jaarlijks vindt bij de jaarrekening een evaluatie plaats van de mate waarin ingeschatte risico’s zich ook daadwerkelijk hebben voorgedaan en wat de financiële gevolgen daarvan zijn. In de tabel op de volgende pagina is dit inzichtelijk gemaakt.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
20
Onderwerp
Oorzaak
Gevolg
Kans
Hoger ziekteverzuim dan geraamd.
Afbouw verzuim lukt minder goed door werkdruk, arbeidsomstandig heden en/of persoonlijke omstandigheden.
Stijging kosten.
M
PM
Actief beleid vanuit MT en HR, nemen van vroegtijdige preventieve maatregelen.
Het verzuim was conform raming 6%, maar de begroting dekt maar 2%.Omdat kritische bedrijfsprocessen hard werden geraakt, moesten we extra inhuren.
Snel stijgend aantal klanten, te weinig capaciteit.
Economische verslechtering.
Stijging kosten, oplopende doorlooptijden.
H
PM
Snel handelen vanuit MT.
Het aantal klanten met een uitkering bleef gelijk. De opvang Oekraïners en energietoeslag leidden tot extra inhuur. Het aantal klanten bijzondere bijstand steeg.
Wet en regelgeving Zorgadministratie.
Verplichte wettelijke wijzigingen. Verplichte registraties en aanpassingen in de administratie die niet zijn meegenomen in basisdienstverlening van BBS.
Richtlijnen RISB zorgadministratie.
Niet voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Fraude (oneigenlijk gebruik van middelen)
Het in kaart brengen van mogelijke fraude risico’s.
Risico Beheersmaatregel bedrag Kans x omvang
L
Stijging kosten.
M
BBS en gemeenten houden governance op dit moment tegen het licht. Er wordt ook gekeken naar de administratieve impact van beleidskeuzes en/of wetgeving.
2023
Opgevangen door de vaste formatie. Geen effect in 2023.
L
PM
De FG/PO bij BBS en de adviseur Archief hebben veel acties ondernomen voor meer bewustwording bij medewerkers; gegevens op de website zijn up to date (privacystatement, verwerkersregister, recht op inzage e.d.); verwerkersovereenkomsten zijn opgesteld; datalekken worden geregistreerd, gerapporteerd en procesverbeteringen voorgeschreven.
In 2023 waren er nauwelijks nog datalekken.
L
PM
We hanteren functiescheiding en controleren hierop. Nieuwe medewerkers moeten een VOG overleggen. Er is een start gemaakt met in kaart brengen van de processen inclusief risico’s en beheersmaatregelen.
Er is meer ingezet op handhaving en toezicht. Minder instroom door prescreening en meer onderzoeken naar fraude door team Naleving & Toezicht.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
21
Veiligheidsrisico
Medewerkers kunnen tijdens hun werk en soms ook daarbuiten blootstaan aan agressie en het zoeken van ongewenst of ongepast contact.
L
PM
Medewerkers volgen trainingen over omgang met agressie. Daarnaast nemen we niet zichtbare veiligheidsmaatregel en.
Nav enkele agressie-incidenten in 2022 is in ’23 een nieuw agressieprotocol opgesteld. We besteden sowieso veel aandacht aan het onderwerp en de gevolgen ervan voor medewerkers.
De BBV schrijft voor dat een viertal financiële kengetallen (netto schuldquote, netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen, solvabiliteitsratio en structurele exploitatieruimte) opgenomen moeten worden onder dit onderdeel. Deze kengetallen zijn echter niet relevant, omdat BBS geen eigen vermogen heeft. Er wordt jaarlijks afgerekend met de deelnemende gemeentes.
6.3.
Financiering
Op basis van de gemeenschappelijke regeling doen de deelnemende gemeenten bij voorschot betalingen voor de uitvoering van de taken door BBS. Voor BBS is een liquiditeitenplanning opgesteld. We kunnen geen liquiditeitstekorten overbruggen omdat er geen rekening-courantkrediet is afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG). Een tekort wordt gedekt door de gemeenten.
6.4.
Bedrijfsvoering
Ontwikkeling bedrijfsvoering Aan BBS worden hoge eisen gesteld als het gaat om de kwaliteit van dienstverlening. De ontwikkeling van de bedrijfsvoering is dan ook vooral gericht op de dienstverlening richting de klanten, onze partners/netwerk en de gemeenten. In de bedrijfsvoering ligt het accent op: • informatieveilige, digitale ondersteuning van de processen; • de blijvende ontwikkeling van onze medewerkers; • de blijvende ontwikkeling van de interne beheersing. Dit alles binnen de mogelijkheden van capaciteit en middelen. In 2023 zijn de voor bedrijfsvoering geldende kaders en regelingen vastgesteld of geactualiseerd, waaronder de financiële verordening, de controleverordening, het controleprotocol ten behoeve van de controlewerkzaamheden van de accountant, de budgethouderregeling en het interne controleplan. Human Resource Management/Personeel Om personeel aan te trekken in deze huidige krappe arbeidsmarkt is er afgelopen jaar veel ingezet op het onder de aandacht brengen van BBS. Zo hebben we een site ‘werkenbijbbs’ in het leven geroepen en maken we actief gebruik van LinkedIn en andere bronnen. Een nog belangrijkere manier om mensen aan ons te binden, is om te beginnen met inhuur. Veel mensen die op die manier met ons in contact kwamen, wilden na verloop van tijd graag overstappen, omdat ze BBS dan inmiddels hebben leren kennen als een prettige, open organisatie.
Tenslotte hebben we ook, en opnieuw, mensen in dienst genomen die voorheen klant bij ons waren. Door al deze ‘sporen’ te combineren, is Werk en Inkomen er afgelopen jaar ondanks de krappe arbeidsmarkt bijna steeds in geslaagd om gaten in de dienstverlening te voorkomen. De stand van de arbeidsmarkt is ook een extra aansporing om te blijven inzetten op doorstroming van eigen medewerkers naar management- en staffuncties. Nadat we in de jaren ervoor zo onder anderen teamleiders, de controller en juridisch- en kwaliteitsmedewerkers konden aanstellen, kwamen daar 2023 een medewerker Verbijzonderde Interne Controle en een medewerker Communicatie bij. De focus op doorstroom draagt bij aan het positieve werkklimaat bij BBS.
Concept jaarverslag en jaarrekening 2023 3-4-2024
22
MD traject MT Het aanstellen van medewerkers in functies die ze nog niet eerder uitvoerden, brengt natuurlijk ook risico’s met zich mee. Mede met het oog daarop zijn we in 2023 met het MT een management development-traject gestart, dat het MT en de organisatie moet helpen in de verdere professionalisering. Project Klantmanagers Werk In augustus 2023 zijn we gestart met een breed project dat ons gaat helpen onze klanten nog beter te leren kennen en ze beter te kunnen begeleiden naar de hoogst mogelijke vorm van participatie. Dat zal onder andere gebeuren door meer inzet van de individuele competenties van medewerkers meer in te zetten, en beter passende registratie. Automatisering, digitalisering en archivering In 2023 hebben we een nieuw archiefsysteem geïmplementeerd, op een manier waarvoor we gecomplimenteerd zijn door de regionaal toezichthouder. Daarnaast is veel werk gestoken in de toekomstige uitbreiding van digitale mogelijkheden voor (communicatie met) onze klanten. Alle ICT-trajecten hebben ook vorig jaar weer vertraging opgelopen. De belangrijkste reden daarvoor is personeelsgebrek aan de kant van leveranciers. Daarnaast speelt mee dat BBS geen directe partner is van de Regionale Informatie Dienst waar we van afhankelijk zijn voor netwerkontsluitingen, systeembeheer en dergelijke.
Dit issue wordt meegenomen in de bestuursopdracht voor een nieuwe inrichting van het Sociaal Domein. AVG en Security In 2023 hebben we onze taken op het gebied van AVG en Security drastisch uitgebreid, mede genoodzaakt door het wegvallen van kennis op dat terrein in de gemeenten. Door diverse creatieve initiatieven van de AVG- en Security-officer is het privacy-bewustzijn in de organisatie sterk toegenomen (dat weten we omdat we het geregeld meten). Communicatie Vanaf de zomer van 2023 werken we met een eigen communicatiemedewerker. Als uitvoeringsorganisatie hebben we een geheel eigen communicatiebehoefte en -noodzaak richting onze klanten, en het is belangrijk dat we daar nu invulling aan kunnen geven. Organisatie inkoop en aanbestedingsbeleid In 2023 is er een nieuw inkoopbeleid vastgesteld, waardoor we issues meer op het gebied van aanbestedingen willen uitsluiten. Wet open overheid De openbaarheidsparagraaf is een nieuwe paragraaf in de begroting waarin aandacht wordt besteed aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering de Wet open overheid (Woo). Deze verplichting is opgenomen in artikel 3.5 van de Woo. Op 1 mei 2022 ging de Wet open overheid (Woo) in. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en heeft als doel een transparante overheid te bevorden en de informatiehuishouding van de overheid op orde te brengen.