Agendabundel
Tekst van het document
Bundel - Commissie Burgerzaken van 12 september 2023 Agenda bijlagen 1 Opening 19:00 uur 2.a Vaststellen concept besluitenlijst Buza d.d. 4-7-2023 Concept Besluitenlijst raadscommissie 4 juli 2023 Burgerzaken 2.b Toezeggingenlijst (afgedaan tussen 22-6 en 30-8-2023) Toezeggingen afgedaan tussen 22-6 en 30-8-2023 2.c Actieve informatieplicht en passieve informatieplicht 2.d Terugkoppeling vanuit verbonden partijen 3 Herstelplan Xonar; Gemeenteblad 2023/65 19:10 - 20:10 uur Weth. Van Dijk Mw. Boer Bijlage 3 en 4 zijn niet openbaar en liggen ter inzage op de griffie Raadsvoorstel 65 Herstelplan Xonar Raadsvoorstel 65 (bijlage 2) Brief XONAR - Jeugdregio ZL in zake aanvraag incidentele financiele steun Herstelplan XONAR Raadsvoorstel 65 (Bij bijlage 2) financiele onderbouwing bijdrage XONAR beter leesbaar Raadsvoorstel 65 (bijlage 5) Monitoringsvoorstel 20230614 Raadsvoorstel 65 (bijlage 6) Zorgcontinuïteit XONAR Raadsvoorstel 65 (bijlage 7) Memo jeugdautoriteit Raadsvoorstel 65 (bijlage 8) Risicoparagraaf (002) Raadsvoorstel 65 (bijlage 9) herstelplan XONAR RIB - Vragen en antwoorden over herstelplan Xonar 4 Sluiting 20:10 uur
BESLUITENLIJST VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE RAADSCOMMISSIE BURGERZAKEN VAN DE GEMEENTE BRUNSSUM GEHOUDEN OP DINSDAG 4 JULI 2023 OM 19:00 UUR IN DE RAADZAAL
1 van 3 Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Burgerzaken van 4 juli 2023
Besluitenlijst van de openbare vergadering van de raadscommissie Burgerzaken, gehouden op dinsdag 4 juli 2023 om 19:00 uur in de raadzaal. Aansluitend vergadert de rekencommissie. Beide vergaderingen zijn openbaar. Van deze vergadering zijn geluids- en/of video-opnamen beschikbaar via: YouTube kanaal van de Gemeenteraad Brunssum kanaal 1 https://www.youtube.com/watch?v=oR5Dhn9UmE0 AANWEZIG COMMISSIE BURGERZAKEN: Voorzitter:
Dhr. F.G. Joosten (VVD)
Burger-commissieleden:
Mw. M.G.H. Kessels (PAK, woordvoerder) Mw. S.H. Hallingse (Lijst Brunssum Lokaal, woordvoerder) Mw. S.L.F. Gulpen (VVD, woordvoerder) Dhr. R.M. Klement (BBB Lijst Palmen, toehoorder) Mw. B.H. Arts-Robeerts (SP, woordvoerder) Dhr. J.A. Arts (SP) Mw V.J.G.M. Braam (PvdA, toehoorder) Dhr. S.J.H. L'Espoir (Lijst Brunssum Lokaal, toehoorder) Dhr. G. Fober (Lijst Borger, woordvoerder) Dhr. L.C.C. Hermans (Lijst Borger) Dhr. J.H.J. Janssen (PAK, toehoorder) Mw. A. Lust-van Goinga (Lijst Borger, toehoorder) Mw. D.C.M. van Oppen (VVD) Dhr. L.J.H. Snackers (BBB Lijst Palmen, woordvoerder) Mw. M.Y. van Leusden-Brüning Mw. V. Hermans Dhr. P. Peeters Mvr. Houben (agendapunt 3), Dhr. Van Goethem (agendapunt 4) Dhr. Smeijsters, (agendapunt 3) Dhr. Moonen en dhr. Van Laanen SMO-raad (agendapunt 3)
Raadsleden:
Collegeleden: Notulist (griffier): Ambtelijke ondersteuning: Externe ondersteuning: Participanten: Afwezig met afmelding:
Agendapunt 1: Opening De voorzitter opent de vergadering om 19:00 uur. Agendapunt 2a: Vaststellen concept besluitenlijst Burgerzaken d.d. 23-5-2023 De besluitenlijst van de commissie burgerzaken van 23 mei 2023 wordt ongewijzigd vastgesteld. Agendapunt 2b: Toezeggingenlijst (afgedaan tussen 18-5 en 21-6-2023) De toezeggingen met nummers 49 en 87 (2022) en 21,22,27,30,31,32,35,33,34,35, 36,37 en 38 (2023) zijn akkoord. Agendapunt 2c: Actieve informatieplicht & passieve informatieplicht In het kader van de actieve informatieplicht zijn geen mededelingen. In het kader van de passieve informatieplicht worden geen vragen gesteld. Agendapunt 2d: Terugkoppeling verbonden partijen Er is geen terugkoppeling vanuit de verbonden partijen. Agendapunt 3: Uitkomsten onderzoek verruimen inkomensgrenzen; Gemeenteblad 2023/32 Wethouder van Leusden geeft een toelichting op het voorstel en beantwoordt de gestelde vragen, ambtelijke ondersteund door mevrouw Houben en de heer Smeijsters van ISD-Bol. Toezegging 42 (4-7-2023 BUZA) Uitkomsten onderzoek verruimen minimabeleid Wethouder van Leusden zegt toe: een overzicht beschikbaar te stellen van de uitvoeringskosten van de verschillende percentages van het gebruik bij het verruimen van het minimabeleid. De commissie adviseert unaniem voor behandeling in de raad van het raadsvoorstel/besluit: 1.
Kennis te nemen van de uitkomsten van het onderzoek van ISD BOL naar het verhogen van de inkomensgrenzen inzake toezegging 81 (Verhoging inkomensgrens voor energietoeslag 2023) en 73 (Ruimhartiger minimabeleid) van 1 november 2022 2. De inkomensgrenzen behorende bij het minimabeleid voor Bijzondere Bijstand en participatie te handhaven. 2 van 3 Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Burgerzaken van 4 juli 2023
3. Kennisnemen van het besluit van B&W d.d. 12 juni jl. om huishoudens met een inkomen tot 120% (van het bijbehorende bijstandsniveau) onder geldende voorwaarden energietoeslag 2023 te verstrekken ad.€ 1.300 met de peildatum 1 januari 2023, deze zo mogelijk ambtshalve uit te betalen en de uitvoering wederom te beleggen bij ISD BOL 4. Kinderen, tot 18 jaar, uit minimahuishoudens met een inkomen tot 130% van het geldende bijstandsniveau een zomer- en winterkledingpakket beschikbaar te stellen en daarvoor structureel extra budget bij te ramen ad. € 100.000,00, via de begroting 2024 5. Hiermee te starten in 2023 met het winterkledingpakket vanaf september en dit in 2023 te dekken uit het beschikbare budget Armoede (630003/438103) 6. In te stemmen met de afhandeling van toezeggingen 81, 73(2022) en 24(2023), op basis van dit voorstel 7. Kennisnemen van het besluit van B&W dat de dierenvoedselbank blijvend ondersteund wordt door doorverwijzing via de ketenpartners armoede schuldhulpverlening en met de gebruikelijke communicatieactiviteiten en daarmee toezegging 67 af te handelen. 8. Het Noodfonds Minima structureel op te hogen met €25.000, in 2023 via het crisis- en herstelfonds en meerjarig via de begroting 2024 en verder, om maatwerk te kunnen bieden aan meer burgers met een acuut (financieel) probleem en de uitvoering bij CMWW te handhaven 9.
Kennisnemen van het onderzoek naar gratis OV en het besluit van het college d.d.12 juni dit niet aan te bieden in het kader van het minimabeleid De commissie adviseert unaniem het voorstel als bespreekstuk te behandelen in de raadsvergadering van 11 juli 2023. Agendapunt 4: Zienswijze Centrumregeling Opvang en beschermd wonen; Gemeenteblad 2023/53 Wethouder Hermans geeft een toelichting op het voorstel en beantwoordt de gestelde vragen, ambtelijk ondersteund door de heer van Goethem. De commissie adviseert unaniem voor behandeling in de raad van het raadsvoorstel/besluit: Met een positieve zienswijze te reageren op de concept gemeenschappelijke regeling "Centrumregeling regionale samenwerking Parkstad opvang en beschermd wonen Wmo 2024" met de volgende aanvullende boodschap: de gemeente Brunssum roept de gemeente Heerlen op om de overschotten op het taakveld Beschermd Wonen over het jaar 2024, als gevolg van het uitstel van de doordecentralisatie, op eerlijke wijze te verdelen of in te zetten (eventueel reserveren) ten behoeve van de taak Beschermd Wonen. De commissie adviseert unaniem het voorstel als akkoordstuk te behandelen in de raadsvergadering van 11 juli 2023. Agendapunt 5: Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 20.20 uur.
3 van 3 Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Burgerzaken van 4 juli 2023
Onderwerp Uitkomsten onderzoek verruimen minimabeleid
Datum Nummer Portefeuillehoud Datum reactie Afgedaan toezegging er 04-07-2023 42 Van Leusden 07-07-2023 Ja
Uniform urgentiebeleid woningtoewijzing
27-06-2023
41
Van Dijk
11-07-2023
Ja
Anterieure overeenkomst (Bp Raadhuisstraat)
12-06-2023
40
Van Dijk
10-07-2023
Ja
Bestemmingsplan Raadhuisstraat
12-06-2023
39
Van Dijk
10-07-2023
Ja
Compliment ISD-Bol
23-05-2023
29
Van Leusden
17-08-2023
Ja
Toelichting aanvraag vervoerspas all-inn pakket
23-05-2023
28
Hermans
27-06-2023
Ja
Gratis Openbaar Vervoer = overgenomen motie
09-05-2023
24
Van Leusden
11-07-2023
Ja
2e versie zienswijze
04-04-2023
20
Van der Rijt
14-07-2023
Ja
Gebruik daken wapendepots JFC
01-11-2022
82
Van Leusden
03-07-2023
Ja
verhoging inkomensgrens voor energietoeslag 2023
01-11-2022
81
Van Leusden
11-07-2023
Ja
Ruimhartiger minimabeleid (= overgenomen motie 16)
01-11-2022
73
Van Leusden
11-07-2023
Ja
Dierenvoedselbank(= overgenomen motie 5)
01-11-2022
67
Van Leusden
17-07-2023
Ja
Communicatie over de toegankelijkheid van het klimbos/park Het Plateau
23-02-2021
5
Janssen
28-08-2023
Ja
Kosten werkbudget Oostflank
22-09-2020
61
Van Leusden
26-07-2023
Ja
Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling opsteller Naam opsteller Bereikbaar onder Portefeuillehouder Raadsvergadering d.d. Uiterlijke datum
: 27-06-2023 : 202315422 : 2023/65 : Maatschappelijke ontwikkeling : Daphne Boer : +31455278502, daphne.boer@brunssum.nl : Jaimy van Dijk : 26-09-2023 : 26-09-2023
Bijlage 1: niet aanwezig (intern Maastricht) Bijlage 2: Aanvraag XONAR financiële steun herstelplan Bijlage 3: GEHEIM Herstelplan XONAR dec. 2022 Bijlage 4: GEHEIM Financieel addendum op herstelplan XONAR mei 2023 Bijlage 5: Monitoring herstelplan Bijlage 6: Zorgcontinuïteit Bijlage 7: Visie Jeugdautoriteit op herstelplan XONAR Bijlage 8: Risicoparagraaf Bijlage 9: Raadsvoorstel gemeente Maastricht Bijlage 10: Collegevoorstel gemeente Maastricht Aan de raad, 1. Onderwerp Raadsvoorstel Herstelplan Xonar Als de raad instemt met dit voorstel wordt er door de 16 samenwerkende gemeenten in Zuid-Limburg een incidentele financiële bijdrage aan XONAR verstrekt van maximaal € 8,0 mln. Het aandeel van gemeente Brunssum hierin bedraagt maximaal €138.211. Daarnaast zijn kosten gemoeid met de ondersteuning vanuit Maastricht en de regievoerder, deze kosten zijn volgens de raming voor Brunssum €16.658,43. Met deze financiële bijdrage wordt XONAR in staat gesteld om haar herstelplan uit te voeren en zo te komen tot een duurzaam gezonde bedrijfsvoering waarmee in de toekomst fluctuaties in omzet kunnen worden opgevangen. Stichting XONAR is een cruciale aanbieder van jeugdhulp in de regio Zuid-Limburg. Door het uitvoeren van het herstelplan inclusief de bijdragen van gemeenten hieraan kan de jeugdhulp aan ca.
2.500 kinderen, jongeren en hun gezinnen per jaar in onze regio nu en in de toekomst worden voortgezet. 2. Uitgangssituatie (WAAROM?) a. Aanleiding Op 6 juni 2023 hebben de 16 samenwerkende gemeenten in Zuid-Limburg van stichting XONAR (hierna: XONAR) het verzoek (zie bijlage 2) gekregen om een incidentele financiële bijdrage te verstrekken ten behoeve van duurzaam herstel van haar bedrijfsvoering om zo zorgcontinuïteit te kunnen bieden. Dit is het resultaat van een intensief traject dat XONAR met de samenwerkende gemeenten, de Jeugdautoriteit1, een onafhankelijk regievoerder en externe deskundigen heeft doorlopen nadat medio 2022 duidelijk werd dat er sprake was van een zorgelijke financiële situatie met een te laag financieel rendement. Onder een gezonde bedrijfsvoering wordt verstaan een reële meerjarenbegroting die een rendement van minimaal 2% laat zien zodat schommelingen in omzet en onvoorziene tegenvallers in de bedrijfsvoering kunnen worden opgevangen. b. Huidige situatie/probleemstelling XONAR is de grootste jeugdhulpaanbieder in Zuid-Limburg en biedt jaarlijks hulp aan ongeveer 2.500 kinderen en hun gezinnen in de regio. Dit betekent dat ca. 20% van alle jongeren met een vorm van jeugdhulp in Zuid-Limburg deze hulp 1
Jeugdautoriteit is een landelijk orgaan dat toezicht houdt op de continuïteit van jeugdhulp. Zie: www.jeugdautoriteit.nl
1
van XONAR ontvangt. XONAR biedt een breed palet aan hulpvormen: ambulante hulp, jeugdhulp met verblijf zoals pleegzorg en gezinshuizen en jeugdhulp in crisissituaties. XONAR heeft de transformatiegedachte zoals verwoord in de regiovisie van Zuid-Limburg hoog op de agenda staan. Steeds meer hulp die XONAR verleent zal verschuiven van verblijfshulp naar ambulante hulp. Naast jeugdhulp vervult XONAR ook een aantal andere maatschappelijke functies in de regio zoals de Vrouwenopvang (in Maastricht-Heuvelland en Westelijke Mijnstreek), het Centrum Seksueel Geweld en de (beschermde) opvang van alleenstaande minderjarige vreemdelingen of statushouders (in opdracht van COA2 en Nidos3). XONAR vervult hiermee een cruciale rol in het zorglandschap van gemeenten. Op peildatum 1 april 2023 kregen in totaal ca. 1.9804 unieke cliënten uit de regio Zuid-Limburg zorg vanuit XONAR. In gemeente Brunssum betrof het 34 cliënten. XONAR heeft haar verzoek om een incidentele financiële bijdrage aan de jeugdregio gesteld vanuit de zorgelijke financiële positie waarin zij zich bevinden. Wanneer de financiële situatie van een jeugdhulpaanbieder zorgelijk is, treedt conform landelijke afspraken in het convenant ‘Bevorderen continuïteit jeugdhulp’ een draaiboek5 in werking.
In dit draaiboek zijn de verantwoordelijkheden van aanbieder, jeugdautoriteit en jeugdzorgregio beschreven gericht op het bieden van zorgcontinuïteit. Onder continuïteit van jeugdhulp wordt in dit kader verstaan dat elke jeugdige passende hulp ontvangt zolang dat nodig is, en dat deze hulp, indien deze niet bij de huidige aanbieder gecontinueerd kan worden, gecontroleerd wordt overgedragen. Hieronder wordt ook verstaan om cliënten in lopende hulpverleningstrajecten zoveel mogelijk bij dezelfde behandelaar of begeleider te houden. De situatie rond XONAR is op basis van het draaiboek in onderling overleg door gemeenten en XONAR ingeschaald in trede 3: ‘zorgelijk’. Dit betekent dat er mogelijkheden worden gezien om in de bedrijfsvoering bij te sturen. Op basis hiervan heeft XONAR de opdracht gekregen om een herstelplan op te stellen om zo te komen tot een duurzaam herstel van de organisatie. Ook is vanuit trede 3 een regievoerder aangesteld en is een werkgroep gestart om als regio betrokken te zijn bij het herstelplan en de besluitvorming hierover voor te bereiden. De Jeugdautoriteit neemt deel in deze werkgroep. De financiële situatie van XONAR is – net als bij andere grote jeugdzorginstellingen in het land - sinds de stelselwijziging in 2015 achteruitgegaan. Sinds 2019 maakt XONAR jaarlijks verlies.
Tot en met 2022 konden deze verliezen nog binnen het weerstandsvermogen worden opgevangen, maar vanaf 2023 lukt dat niet meer. In 2022 zakte de solvabiliteit onder de norm van 20% en is de landelijke Jeugdautoriteit betrokken geraakt. M.i.v. 2023 staat de liquiditeit onder druk. De oorzaken voor de financiële problematiek bij XONAR zijn op hoofdlijnen: -
-
Inefficiënties in aansturing en organisatie-inrichting door o.a. een complex portfolio van zorg en een relatief hoog aantal managementlagen in de organisatie; Hogere overheadkosten dan is opgenomen in de tarieven die XONAR ontvangt; Hogere inzet van uren per zorgaanbod/cliënt dan is opgenomen in de tarieven door onder meer het ontbreken van sturing op deze inzet en relatief weinig productieve uren per FTE vergeleken met wat gangbaar is in de sector; Relatief veel complexe problematiek die niet goed past binnen de gemiddelde tarieven van de arrangementensystematiek; Te hoge zorgpersoneelskosten per FTE o.a. door een CAO die sneller is gestegen dan de tarieven, een hoger ziekteverzuim en hogere inhuur van personeel (ZZP) dan verondersteld in de tarieven; Niet volledig vergoede activiteiten waaronder vervoerskosten en niet-declarabele personeelsinzet voordat er met gemeenten overeenstemming is over de benodigde inzet. Weinig risicospreiding doordat XONAR vrijwel volledig afhankelijk is van inkomsten van gemeenten vanuit de Jeugdwet zonder andere financieringsstromen zoals Wet langdurige zorg (Wlz) of Zorgverzekeringswet (Zvw).
2 COA: Centraal Orgaan Opvang asielzoekers 3 Nidos: Stichting Nidos voert de voogdij of toezicht uit bij alleenstaande minderjarige vreemdelingen
4 Inclusief 480 unieke cliënten van XONAR die deze jeugdhulp via de coöperatie JENS ontvangen. Deze coöperatie biedt lokaal preventieve activiteiten en
ambulante jeugdhulp aan jeugdigen uit Heerlen, Landgraaf en Voerendaal. XONAR is een van de coöperanten. 5 Zie Draaiboek 'Continuïteit Jeugdhulp' | Convenant | Rijksoverheid.nl
2
Om weer toe te groeien naar een gezonde bedrijfsvoering heeft XONAR een herstelplan opgesteld. Dit herstelplan7 ligt wegens bedrijfsgevoelige informatie geheim ter inzage voor raadsleden. Het herstelplan bestaat op hoofdlijnen uit een interne reorganisatie en het afstoten/gecontroleerd overdragen van onderdelen die voor XONAR verlieslatend zijn. Daarnaast wordt een incidentele, financiële bijdrage aan de gemeenten uit Zuid-Limburg gevraagd. Ook wil XONAR graag fuseren met een andere zorgpartij, de Mutsaersstichting, om zo het draagvlak en de weerbaarheid van de organisatie te vergroten. Dit totaalpakket aan maatregelen moet ertoe leiden dat de zorgcontinuïteit voor de jongeren en gezinnen wordt geborgd. 3. Gewenste situatie (WAT? a. Wat willen we bereiken? Gemeenten zijn vanuit de jeugdwet verantwoordelijk voor het realiseren van een dekkend zorglandschap in de jeugdhulpregio. Wanneer een jeugdhulpaanbieder, die voor veel jeugdigen in de jeugdhulpregio zorg verleent, in de problemen komt, is het zorgdragen voor de continuïteit van de geleverde zorg een verantwoordelijkheid van de gemeenten. Dit is waarom XONAR een beroep doet op de gemeenten in de regio. Met een incidentele bijdrage vanuit alle gemeenten in de jeugdregio Zuid-Limburg is op korte termijn de zorgcontinuïteit te waarborgen.
De bijbehorende acties uit het herstelplan zullen moeten leiden tot duurzaam herstel van de organisatie in 2024. Onderdeel hiervan is het overdragen van verlieslatende onderdelen zoals Medisch Kinderdagverblijf (MKD), gespecialiseerde dagbehandeling DB Xtra, een deel van de leefhuizen (krimp van ca. 50%) en de deelname aan JENS. Het probleem hierbij ligt binnen de bedrijfsvoering van XONAR en is niet te wijten aan één of meerdere specifieke contracten. De continuïteit van zorg wordt gegarandeerd door andere aanbieders (met zoveel als mogelijk behoud van de relatie behandelaar-cliënt). Daarnaast krimpt XONAR naar een organisatie met minder managementlagen waarin meer gestuurd wordt op doelmatigheid van zorginzet. Bijlage 6 informeert u over het proces dat doorlopen wordt om continuïteit van zorg te garanderen voor de onderdelen die XONAR gaat overdragen. Indicatoren Het aantal jongeren op jaarbasis waarvoor regionaal continuïteit van zorg geborgd wordt bedraagt ca. 2.500 waarvan ca. 34 uit Brunssum. Buiten jeugdhulp om worden jaarlijks ca. 300 vrouwen (deels met kinderen) in de Vrouwenopvang van XONAR opgevangen (met verblijf of alleen ambulant) en verblijven ca. 50 alleenstaande minderjarige vreemdelingen bij XONAR. b.
Kaders 1. eerdere besluitvorming (BBV nr. ) Bijgevoegd collegevoorstel. 2. traject tot dusverre De gemeenteraden zijn met raadsinformatiebrieven en in een gezamenlijke raadssessie op 15 februari over het verbetertraject bij XONAR geïnformeerd. In de eerste week van juli worden nog aanvullende sessie georganiseerd in de subregio’s Maastricht-Heuvelland, Westelijk Mijnstreek en Parkstad. -
3. rol/ bevoegdheden college van B en W In te stemmen met doorgeleiding van bijgevoegd raadsvoorstel waarin de gemeenteraad voorgesteld wordt om een bedrag van maximaal € 138.211 toe te kennen aan stichting XONAR om de zorgcontinuïteit voor onze jeugdigen veilig te stellen.
6 Zie www.jeugdautoriteit.nl voor taken/positionering en het van toepassing zijnde Early Warning System
7 Het herstelplan is in december 2022 onder geheimhouding gedeeld met de betreffende portefeuillehouders. In december is ook een publieksversie verschenen. In mei
2023 is door de veranderde situatie t.o.v. het herstelplan van december een financieel addendum (bijlage 4 bij dit voorstel) aan het herstelplan toegevoegd. Dit addendum geeft inzicht in de financiële consequenties van de uiteindelijk voorgestelde maatregelen.
3
-
In te stemmen met doorgeleiding van bijgevoegd raadsvoorstel waarin de gemeenteraad voorgesteld wordt om een bedrag van € 16.658,43 toe te kennen aan centrumgemeente Maastricht voor de ondersteuningskosten van het proces rondom het herstelplan Xonar. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, eerste lid, onder c Wet open overheid, voor onbepaalde tijd geheimhouding op te leggen op de documenten bijlage 3 Herstelplan XONAR dec. 2022 en bijlage 4 Financieel addendum op herstelplan XONAR mei 2023. De geheime documenten op grond van artikel 88, lid 2 van de Gemeentewet te verstrekken aan de raad.
• • •
4. algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal) Jeugdwet Draaiboek continuïteit jeugdhulp Centrumregeling Zuid-Limburg
-
-
5. past het voorstel in de strategische visie/ relatie met uitvoeringsagenda? Ja, het bieden van zorgcontinuïteit past binnen deze visie. 6. relatie met programmabegroting/ financiële gevolgen In totaliteit verzoekt XONAR de jeugdhulpregio Zuid-Limburg om een incidentele financiële bijdrage van max. € 8,0 mln. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: a. b. c.
Frictiekosten:€ 1,9 mln. Reorganisatiekosten:€ 2,4 mln. Transitiekosten personeel:€ 3,7 mln.
Totaal regio Zuid-Limburg € 8,0 mln. Ad a. De hulpvormen Medisch Kinderdagverblijf (MKD) en gespecialiseerde Dagbehandeling (DB Xtra) en een aantal kleinere onderdelen zijn voor XONAR structureel verlieslatend en worden daarom overgedragen. Daarnaast wordt een deel van de leefhuizen afgestoten. Tijdens de overgangsperiode (geen nieuwe instroom) is er sprake van leegstand door onvolledige bezetting. De kosten om de continuïteit van zorg voor de bestaande cliënten tijdens deze ‘leegloopperiode’ te borgen bedragen € 0,8 mln. voor MKD, € 0,5 mln. voor DB Xtra en € 0,6 mln. voor de leefhuizen. Ad b. De reorganisatiekosten bestaan voornamelijk uit inzet van externe expertise voor het opstellen van het herstelplan zoals de interim-bestuurder, juridische en financiële expertise. Ad c. Transitiekosten af te bouwen en over te dragen personeel (in totaal ca. 131 FTE). Om personeel dat afscheid moet nemen van XONAR te behouden voor de sector wordt samengewerkt met andere jeugdhulpinstellingen in de regio met als doel personeel zoveel mogelijk te behouden voor de sector. De bijdrage wordt aan XONAR verstrekt op basis van gerealiseerde kosten waarbij deze het genoemde maximum van € 8 mln. niet mogen overschrijden. Hierop zal een voorschot verstrekt worden van 60%. Vaststelling van de definitieve bijdrage vindt plaats op basis van een accountantsverklaring.
Eventuele meeropbrengsten uit de verkoop van vastgoed worden hierbij in mindering gebracht op de gemeentelijke bijdrage. Het verstrekken van de bijdrage aan XONAR door gemeenten vindt plaats onder strikte nadere voorwaarden die schriftelijk worden vastgelegd. Zo dient er voor 1 januari as. Een geactualiseerde begroting door XONAR te worden ingediend incl. meerjarenbegroting, productenraming en onderhoudsplan. Op de uitvoering van het herstelplan vindt monitoring plaats conform het monitoringsplan (bijlage 5). Conform het draaiboek Continuïteit Jeugdhulp is de verdeelsleutel voor de bijdrage van de 16 gemeenten vastgesteld op basis van het aantal jeugdigen in zorg per peildatum 1 juli 2022. Deze peildatum is vastgesteld toen bekend werd dat er sprake zou zijn van een herstelplan en een mogelijke financieringsvraag. De verdeling over de gemeenten is op basis van deze verdeelsleutel als volgt:
4
Maximale bijdrage per gemeente o.b.v. verdeelsleutel # cliënten in zorg per 01-072022: # cliënten Beek Beekdaelen Brunssum Eijsden-Margraten Gulpen-Wittem Heerlen Kerkrade Landgraaf Maastricht Meerssen Simpelveld Sittard-Geleen Stein Vaals Valkenburg aan de Geul Voerendaal Eindtotaal
38 54 34 24 13 634 187 170 382 21 16 257 60 16 31 31 1.968
% aandeel 1,93% 2,74% 1,73% 1,22% 0,66% 32,22% 9,50% 8,64% 19,41% 1,07% 0,81% 13,06% 3,05% 0,81% 1,58% 1,58% 100,00%
gevraagde steun € 8,0 mln. € 154.472 € 219.512 € 138.211 € 97.561 € 52.846 € 2.577.236 € 760.163 € 691.057 € 1.552.846 € 85.366 € 65.041 € 1.044.715 € 243.902 € 65.041 € 126.016 € 126.016 € 8.000.000
Het aandeel van Brunssum bedraagt max. € 138.211. Dit wordt meegenomen in de 2e Berap.
Naast deze kosten heeft de regio ook extra kosten gemaakt om te komen tot een breed gedragen herstelplan bij XONAR. Er is extra financiële capaciteit ingezet, een onafhankelijk regievoerder aangesteld (als onderdeel van het te volgen draaiboek continuïteit jeugdhulp), juridisch advies ingewonnen en geïnvesteerd in de bestuurlijke en ambtelijke afstemming tussen de 16 gemeenten De totale kosten van deze extra inzet worden geraamd op € 400.000 voor de regio. Deze kosten worden verdeeld op basis van de verdeelsleutel op basis van de centrumregeling Verwerving Jeugd Zuid-Limburg. Op basis van deze verdeelsleutel is de bijdrage van Brunssum 4,16%, omgerekend betekent dat een bedrag van € 16.658,43. Vervolg Met de financiële bijdragen van de gemeenten in Zuid-Limburg is XONAR in staat om het herstelplan uit te voeren en toe te groeien naar een rendement van minimaal 2% waarmee fluctuaties in de omzet binnen de reguliere bedrijfsvoering kunnen worden opgevangen. Gemeenten hebben bij de financiële bijdrage een aantal randvoorwaarden gesteld waaraan uitvoering zal worden gegeven: -
-
De Jeugdautoriteit onderschrijft de gekozen koers voor het uitvoeren van het herstelplan. Structurele monitoring van de uitvoering van het herstelplan en de bedrijfsvoering van XONAR op basis van een geactualiseerde meerjarenbegroting (incl. productenraming en onderhoudsplan) en periodiek door XONAR aan te leveren voortgangsinformatie die wordt voorgelegd aan gemeenten en de Jeugdautoriteit. (zie bijlage 5). Transparantie is nodig om met vertrouwen aan herstel te werken; Instemming bij het functieprofiel van de nieuwe bestuurder van XONAR zoals dat door de Raad van Toezicht zal worden opgesteld en advies bij de uiteindelijke benoeming;
5
-
-
De Jeugdautoriteit neemt kennis van de onderzoeksvragen en uitkomst van het zorgvuldigheidsonderzoek (due diligence) naar een mogelijke fusie van XONAR met de Mutsaersstichting. Als de situatie daar aanleiding toe geeft zal de Jeugdautoriteit interveniëren. Daarnaast is er afhankelijk van de fusievorm toestemming van gemeenten nodig om bestaande contracten over te laten gaan op de gefuseerde organisatie. Gemeenten kunnen hier (redelijke) voorwaarden aan verbinden. Daarnaast zal periodiek bestuurlijk overleg met XONAR gevoerd worden door een vertegenwoordiging van de 16 gemeenten waarbij de financiële stand van zaken en de voortgang van het herstelplan besproken worden.
Als onderdeel van het herstelplan gaat XONAR een aantal onderdelen overdragen naar andere zorgaanbieders. Er wordt een kernteam opgesteld dat dit proces zal begeleiden. Met ouders/verzorgers van de cliënten van XONAR wordt gekeken wat het beste is voor hun kind en worden afspraken gemaakt voor eventuele zorgoverdracht naar een andere zorgaanbieder. Het uitgangspunt hierbij is dat de relatie tussen behandelaar en cliënt zoveel als mogelijk behouden blijft zodat de vertrouwensrelatie die onderdeel uitmaakt van een hulpverleningstraject in stand blijft. De uitfasering van de af te stoten onderdelen moet gereed zijn voor 1 januari 2024. c. Argumenten en overwegingen 1.1 Op peildatum 1 april 2023 waren 1.980 jeugdigen in zorg bij XONAR. Jaarlijks (rekening houdend met in – en uitstroom) gaat het om ca. 2.500 jeugdigen. Om de continuïteit van zorg voor deze jongeren te borgen wordt een eenmalige, financiële bijdrage van de 16 samenwerkende gemeenten in Zuid-Limburg gevraagd. Hiermee groeit XONAR weer toe naar een gezonde bedrijfsvoering. Zodoende wordt voorkomen dat een groot aantal jongeren die nu gespecialiseerde jeugdhulp van XONAR ontvangt moet wisselen van zorgaanbieder en hulpverlener of een periode helemaal geen zorg en ondersteuning ontvangt. 1.2 Langer uitstellen van het besluit om financiële steun te verlenen is niet mogelijk in verband met de precaire financiële situatie.
Eerder dit jaar is door gemeenten al een vooruitbetaling van reeds beschikte bedragen geweest zodat XONAR aan haar financiële verplichtingen kan blijven voldoen. Indien in oktober de nu gevraagde incidentele steun niet beschikbaar komt, kan XONAR opnieuw niet aan haar financiële verplichtingen, met name aan haar personeel, voldoen en is een faillissement in het najaar van 2023 onontkoombaar. Een faillissement brengt met zich mee dat alle jeugdigen die vanuit XONAR zorg krijgen, onder gemeentelijke verantwoordelijkheid, overgedragen moeten worden naar andere jeugdhulpaanbieders. Dit scenario zal schade toebrengen aan jeugdigen en gaat daarnaast gepaard met hoge financiële kosten voor de gemeenten. Bovendien is het de vraag of er in Zuid-Limburg voldoende capaciteit bij andere aanbieders is om al deze zorg over te nemen. Om dit te voorkomen zetten we als jeugdhulpregio in op een duurzaam herstel voor XONAR. Dat sluit aan bij de opdracht die de jeugdhulpregio heeft als een zorgaanbieder in trede 3 zit. 1.3 XONAR heeft door het uitblijven van besluitvorming over de financiële bijdrage last van vraaguitval. Ouders en verwijzers kiezen voor zekerheid en plaatsen kinderen indien mogelijk bij andere zorgaanbieders. Daarnaast staat door uitstroom van personeel de continuïteit van zorg onder druk.
Hierdoor en door de precaire financiële situatie dient zo snel mogelijk duidelijkheid te komen over de toekomst van XONAR. 1.4 Om de voortgang van het herstelplan te volgen en tijdig bij te sturen is een monitoringsplan opgesteld (zie bijlage 5). Het aanleveren van periodieke voortgangsinformatie is één van de voorwaarden die gemeenten verbinden aan de financiële bijdrage. De Jeugdautoriteit zal minimaal nog een jaar betrokken blijven om te monitoren op de voortgang van het herstelplan. Daarnaast zal met de Raad van Toezicht overleg plaatsvinden over het profiel voor de nieuwe bestuurder van XONAR die de huidige interim-bestuurder zal opvolgen. Daarnaast zal periodiek bestuurlijk overleg met XONAR gevoerd worden waarbij de financiële stand van zaken en de voortgang van het herstelplan besproken worden. d. Opties en keuze Als de gemeenten in Zuid-Limburg niet bereid zijn tot het doen van de gevraagde incidentele bijdrage dient het volledige zorgaanbod (inclusief professionals, jeugdigen en ouders) overgedragen te worden aan andere 6
zorgaanbieders. Deze zorgoverdracht is een langdurig traject dat waarschijnlijk hogere kosten voor gemeenten met zich meebrengt zonder garanties op zorgcontinuïteit. Een faillissement is dan onvermijdelijk. Daarnaast bestaat het risico dat een deel van het personeel niet behouden blijft voor jeugdhulp terwijl er nu al krapte is op dat vlak. Als gemeenten niet in gezamenlijkheid tot een passende oplossing kunnen komen om de zorgcontinuïteit te borgen, dan zal de Jeugdautoriteit opschalen naar het ministerie van VWS in het kader van de stelselverantwoordelijkheid. Een dergelijke opschaling wordt ingezet als blijkt dat ondanks alle mogelijke inzet en pogingen om tot consensus te komen, de continuïteit van jeugdhulp risicovol blijft. In het uiterste geval zal het ministerie de regie over de zorgcontinuïteit overnemen en zo nodig overgaan tot indeplaatsstelling. Participatie De gemeenteraden van de 16 gemeenten in Zuid-Limburg zijn geïnformeerd in gezamenlijke raadsbijeenkomsten in februari en juli 2023. XONAR verzorgt de communicatie naar de jongeren/gezinnen die bij XONAR in zorg zijn, naar het eigen personeel en naar verwijzers en andere ketenpartners.
Het college van burgemeester en wethouders,
Burgemeester
Secretaris
7
Raadsbesluit Gemeentebladnr. Afdeling Registratiekenmerk
: 2023/65 : Maatschappelijke ontwikkeling : 202315422
De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2023/65; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 27-06-2023, afdeling Maatschappelijke ontwikkeling; Besluit: 1. Het toekennen van een eenmalige, financiële bijdrage van maximaal € 138.211 aan stichting XONAR om de zorgcontinuïteit voor onze jeugdigen veilig te stellen. 2. Het toekennen van € 16.658,43 aan centrumgemeente Maastricht voor de ondersteuningskosten van het proces rondom het herstelplan Xonar.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26-09-2023.
De Raad vernoemd,
Voorzitter
Griffier
8
Jeugdregio Zuid-Limburg T.a.v. Voorzitter mevr. A. Penn – te Strake T.a.v. Bestuurders G16 - Jeugdregio Zuid-Limburg Per e-mail verzonden: Frans.Mourmans@maastricht.nl
Maastricht,
6 juni 2023
Betreft Aanvraag XONAR incidentele financiële steun Herstelplan Ons kenmerk RvB.2023.0069/KV/DW
Geachte voorzitter Jeugdregio ZL en bestuurders Jeugdregio ZL,
Naar aanleiding van haar financiële situatie is Stichting XONAR (hierna; XONAR) op 6 juli 2022 in overleg met de Jeugdregio Zuid-Limburg en Jeugdautoriteit ingedeeld in trede 3: zorgelijk. Dat betekent dat er conform het draaiboek ‘Continuïteit Jeugdhulp” een herstelplan moet worden gemaakt. XONAR heeft een concept-herstelplan ‘Continuïteit verzekerd’ opgesteld en dit is in december 2022 aangeboden aan de bestuurders van de Jeugdregio ZL. De afgelopen maanden hebben XONAR en de werkgroep van uw Jeugdregio, in aanwezigheid van de regievoerder en de Jeugdautoriteit, intensief samengewerkt ten behoeve van het opstellen, toelichten en actualiseren van het herstelplan ‘Continuïteit verzekerd’ (december 2022). Conform afspraak ontvangt u bij deze het formele verzoek van XONAR voor het ontvangen van incidentele financiële steun bij de uitvoering van het herstelplan en de daaruit voortvloeiende frictiekosten. Om als cruciale jeugdhulporganisatie tot duurzaam herstel te komen en zorgcontinuïteit voor kwetsbare kinderen te kunnen bieden vraagt XONAR op basis van het geactualiseerde herstelplan een incidentele financiële bijdrage van in totaliteit 8 miljoen van de gemeenten. Wij betreuren dat XONAR in deze situatie is terechtgekomen en zien nadrukkelijk een rol voor onszelf weggelegd om onze bedrijfsvoering te verbeteren.
Ook willen wij invulling geven aan de beoogde transformatie in de jeugdhulpregio. Wij beseffen dat het overdragen van verliesgevende taken onvermijdelijk is en willen samen met u bouwen aan vertrouwen. Dit zullen we o.a. gaan doen door u transparant te informeren over de voortgang middels de reeds geplande tweewekelijkse monitorgesprekken. Daar waar nodig zal op basis van deze monitor worden bijgestuurd.
postadres postbus 5571 6202 XB Maastricht
bezoekadres Randwycksingel 35 6229 EG Maastricht
tel / fax T 043-6045555 F 043-6045566
internet www.xonar.nl
Ondanks alle geplande en in uitvoering zijnde verbetermaatregelen is er een incidentele financiële bijdrage nodig die uit de volgende onderdelen bestaat:
Wij danken de jeugdhulpregio, regievoerder en Jeugdautoriteit voor de samenwerking tot dusver en de bereidheid om samen tot oplossingen te komen. Wij zijn te allen tijde bereid om vragen te beantwoorden over deze aanvraag.
Met vriendelijke groet,
Drs. K. Verweij MMC Raad van Bestuur
postadres postbus 5571 6202 XB Maastricht
bezoekadres Randwycksingel 35 6229 EG Maastricht
tel / fax T 043-6045555 F 043-6045566
internet www.xonar.nl
Geheim
Onderwerp
Toelichting
Frictiekosten
Frictiekosten ontstaan doordat XONAR de verantwoordelijkheid neemt voor continuïteit van zorg voor bestaande cliënten. Hierdoor kan de dienstverlening in de transitieperiode minder efficiënt w orden uitgevoerd. Natuurlijke uitstroom van bestaande cliënten zal immers niet gepaard kunnen gaan met instroom van nieuwe cliënten
Reorganisatiekosten
Ondersteuningskosten
Transitiekosten:
Eenmalige subsidie in kader van behoud van banen in jeugdzorg. We willen dit gaan vormgeven w aardoor medewerkers o.a. kunnen w orden herplaatst bij andere jeugdzorginstellingen
Reorganisatiekosten i.v.m. uittreden JENS
Transitiekosten i.v.m. uittreden JENS
Onderbouwing Een leegstandvergoeding om Bijdrage in 2023 de zorgcontinuïteit van bestaande MKD cliënten te w aarborgen Een leegstandsvergoeding voor de hulpvorm DB Xtra, waarvan afscheid wordt genomen, maar in 2023 wel de zorgcontinuïteit gew aarborgd w ordt voor bestaande cliënten Leegstandvergoeding voor Leefhuizen, w aarvan afscheid wordt genomen in 2023, maar w aarvan wel de zorgcontinuïteit van cliënten reeds in zorg wordt gewaarborgd O.a. inhuur personeel t.b.v. herstelplan (inhuur interimbestuurder), inhuur externe partij t.a.v. herstelplan, juridische bijstand) Kosten boventallig personeel MKD (indicatie 25) Kosten boventallig personeel DB-Xtra (indicatie 15,64) Kosten boventallig personeel Leefhuizen Kosten boventallig personeel overhead (indicatie
Bijdrage
Ja Ja Ja Ja Ja Ja n.v.t. ivm hoge inzet ZZP
7,01)
Juridische bijstand
Personele kosten
Ja Ja Ja
Kosten boventallig personeel (indicatie 83,64 FTE). De frictiekosten voor JENS K2/K3 zijn gebaseerd op de transitievergoeding zoals die in de CAO jeugdzorg vermeld staat. In de CAO jeugdzorg is afgesproken de rekenmethode 2016 hiervoor te gebruiken. De transitievergoedingen zijn gebaseerd op leeftijd, dienstjaren daarbij wordt uitgegaan van het betalen van de transitievergoeding aan de overnemende partij, w aarmee de anciënniteit en hogere lonen van de medewerkers afgekocht w orden.
Totaal 1 ) M et plafondbedrag wordt bedoeld dat er s prake is van een maximaal bedrag. De c laim dient afgerekend te worden waarbij minder kos ten terugvloeien naar de gemeenten.
16
Plafondbedrag1
Ja
Plan van aanpak monitoring Herstelplan Xonar
Inleiding De monitoring die gekoppeld is aan het herstelplan heeft tot doel om de grote uitvoeringsopgave die volgt uit het herstelplan nauwgezet te volgen. De bestuurders van de 16 Zuid-Limburgse gemeenten hebben kenbaar gemaakt dat de nu volgende fase van uitvoering gericht moet zijn op het creëren van perspectief, het herstellen van vertrouwen en het verschaffen van transparantie. Dit plan van aanpak richt zich op de eerste pijler van dit drieluik: perspectief. Gezien de situatie bij XONAR en de urgentie om al snel verbeteringen door te voeren zal op de kortst mogelijke termijn met monitoring op de uitvoering van het concept herstelplan moeten worden opgestart. Dus ondanks dat het herstelplan niet definitief is zullen zaken nu al moeten worden opgepakt, met name die zaken die zich richten op de interne bedrijfsvoering en die geen besluitvorming van de gemeenten vereisen. In het herstelplan spreekt XONAR over twee herstelsporen. Spoor 1 betreft de standalone verbetering van XONAR en spoor 2 gaat uit van een fusie met een andere aanbieder. De verwachting is dat spoor 2 het meest voor de hand liggend is omdat XONAR als standalone organisatie kwetsbaar is, de eerste stappen op dit spoor zijn inmiddels al gezet. Er is sprake van een kleine schaal, weinig risicospreiding zowel geografisch als qua aanbod en het accent op specialistische zorg.
Juist in de transformatie gedachte is een mix tussen lichte en zwaardere vormen van zorg aan te raden. De aantrekkelijkheid van XONAR als fusiepartner zal mede worden bepaald door hoe gezond de organisatie is. Om die reden ligt er een nauw verband tussen de eventuele fusiepartner en de uitvoering van het herstelplan. Uit bovenstaande blijkt de ingewikkeldheid van de situatie. Juist om die reden is het verstandig om de monitoring op de voortgang van de uitvoering van het herstelplan al in te zetten. Bovendien zal het herstelplan gedurende het hele proces aan verandering onderhevig zijn. Dit komt doordat er aannames worden gedaan die in de praktijk nog hun beslag moeten krijgen. Continue monitoring en eventuele bijstelling is noodzakelijk om naar een duurzaam gezonde organisatie toe te groeien.
Monitoringsoverleg We starten met de uitvoeringsfase van het herstelplan, niet alles is nog voldoende uitgekristalliseerd en er is sprake van een dynamische doorontwikkeling die verschillende fasen gaat doorlopen. Dat heeft tot gevolg dat ook de monitoring nog in ontwikkeling is. We zullen gedurende het proces van de uitvoering van het herstelplan blijven werken aan de formulering van kwalitatief goede KPI’s zonder daarmee de uitvoeringsorganisatie extra te belasten. Gebruiken van informatie die er is en geen informatie opvragen die (nog) niet volledig aanwezig is. Om de monitoring goed te borgen binnen het proces van de
uitvoering van het herstelplan wordt een monitoringsoverleg georganiseerd bestaande uit verschillende leden van de diverse belanghebbenden.
Doel van het monitoringsoverleg Het monitoringsoverleg toetst de uitvoering van het herstelplan. Bij het niet realiseren van doelen zal vanuit het monitoringsoverleg actief worden bijgestuurd en zo nodig worden opgeschaald naar de portefeuillehouder binnen de G16 alsmede de drie wethouders die in verband met de gevoeligheid van het dossier ter versterking zijn toegevoegd
Samenstelling monitoringsoverleg De samenstelling van het monitoringsoverleg er als volgt uitzien:
Voorzitter werkgroep gemeenten Financial gemeenten Bestuurder XONAR Directeur Zorg XONAR Directeur Control & Bedrijfsvoering XONAR Accounthouder en financial Jeugdautoriteit Regievoerder Secretaris
Rollen, taken en verantwoordelijkheden belanghebbenden Jeugdautoriteit De Jeugdautoriteit zal vanuit haar verantwoordelijkheid een belangrijke rol vervullen in de monitoring. Primair beoogt de Jeugdautoriteit vanuit haar rol om discontinuïteit in de jeugdhulp te voorkomen en draagt bij aan de ontwikkeling van het jeugdhulpstelsel. De Jeugdautoriteit is onafhankelijk en geeft gevraagd en ongevraagd advies. De Jeugdautoriteit speelt een verbindende rol als partijen en er onderling niet uitkomen. De Jeugdautoriteit rapporteert haar bevindingen gevraagd en ongevraagd aan de staatssecretaris, de minister, gemeenten, jeugdzorgregio’s, de VNG en jeugdhulporganisaties. De inzet van de Jeugdautoriteit wordt nader toegelicht in het draaiboek continuïteit jeugdhulp.
Inspectie gezondheidszorg en jeugd Daarnaast is er een belangrijke rol weggelegd voor de inspectie (IGJ) zodra er sprake is van mogelijke discontinuïteit. IGJ beschrijft in de leidraad continuïteit jeugdhulp wanneer hier sprake van is. In hoofdlijnen worden daarin drie gevallen onderscheiden: a. Sluiting, faillissement en/of afstoten van zorgtaken b. Wachtlijsten c. Samenwerking binnen ketens en/of netwerken van zorgverleners De inspectie neemt geen deel aan het monitoringsproces maar wordt door de regievoerder wel op de hoogte gehouden over de voortgang.
Gemeenten Het is van belang dat gemeenten als opdrachtgever zich ook organiseren en met een afvaardiging deelnemen aan het monitoringsoverleg. Met het oog op slagvaardigheid zou de voorzitter van de
werkgroep en een financial van de gemeenten kunnen volstaan. Dit is afhankelijk van het mandaat dat de G16 bereid is om te geven.
Xonar XONAR zal deelnemen aan het monitoringsoverleg met een afvaardiging van drie personen. Allereerst de bestuurder vanuit zijn primaire verantwoordelijkheid voor XONAR, een financial vanwege haar expertise en een vertegenwoordiger vanuit de inhoud. XONAR zorgt voor tijdige aanlevering van rapportages waarvoor een standaardformat wordt ontwikkeld een zogeheten dashboard. Dit is in lijn met het advies van de Jeugdautoriteit. Het dashboard geeft inzicht op hoofdlijnen op basis van het herstelplan. Het dashboard wordt aangevuld met een beschrijvende rapportage waarbij meer (in detail) wordt ingegaan op de voortgang.
Regievoerder De regievoerder is als ‘kopman’ van het proces betrokken bij het monitoringsoverleg. Conform het draaiboek is zij aanspreekbaar op alle activiteiten rondom het herstelproces van XONAR. Zij bewaakt de tijdige aanlevering van stukken en is voorzitter van het monitoringsoverleg. Zij wordt daarbij ondersteund door een secretaris die tevens zorgt voor verslaglegging en de afhandeling van actiepunten.
Frequentie monitoringsoverleg In de aankomende fase zal er met regelmaat overleg moeten plaatsvinden omdat de omstandigheden in rap tempo wijzigen. Daarom wordt voorgesteld eenmaal per twee weken een monitoringsoverleg te organiseren. Zodra het zicht op duurzaam herstel ontstaat kan de frequentie in onderling overleg worden aangepast.
Formulering KPI’s De formulering van de KPI’s vormt een stevige uitdaging. Ze moeten voldoende aansluiten bij de kernpunten van het herstelplan én daarnaast kwalitatief onderbouwd kunnen worden. Het heeft immers geen zin om te sturen op KPI’s die niet beïnvloedbaar zijn of waarvan binnen de organisatie van Xonar onvoldoende of kwalitatief slechte informatie beschikbaar is., In een gezamenlijk overleg is op basis van de onderdelen in het herstelplan bepaald welke maatregelen cruciaal zijn voor het bereiken van perspectief en daarmee duurzaam herstel. Daarbij maken we onderscheid tussen een 4 tal onderdelen: a) de liquiditeit, b) het productportfolio, c)
de bedrijfsvoering én
d) de incidentele bijdrage Deze hoofdonderdelen zullen worden voorzien van indicatoren die volgen uit het herstelplan en die voorzien zijn van een streefwaarde en een planning. Ze sluiten aan bij de informatie die beschikbaar is binnen Xonar en zijn van groot belang voor de realisatie van het in de herstelplan geformuleerde doelstellingen.
Liquiditeit Hoofddoel van het herstelplan is het verbeteren van de liquiditeit. Via een maandelijkse geactualiseerde liquiditeitsplanning met daarbij de realisatie kunnen we beoordelen of de doelstelling van een minimaal noodzakelijk rendement van 2%-3% gerealiseerd wordt. De liquiditeit vormt de belangrijkste KPI in de monitor omdat hierin de realisatie van de andere KPI’s zichtbaar wordt. De liquiditeitsplanning wordt grotendeels gevormd door de indicatoren die onder de andere genoemde onderdelen vallen. Het monitoren van de cruciale indicatoren die volgen uit het herstelplan is noodzakelijk om te kunnen sturen op de liquiditeit.
Productportfolio Het herstelplan omvat een aantal maatregelen die het productportfolio beïnvloeden. Door het afstoten van activiteiten wordt de omzet verlaagd en daarmee heeft dit invloed op de liquiditeit. Het afstoten van activiteiten brengt frictiekosten met zich mee omdat afbouw van kosten veelal niet in lijn loopt met de verlaging van de inkomsten. De zorg continuïteit die gewaarborgd moet blijven is hier debet aan. Inzicht in de omzet die door het resterende portfolio blijft bestaan en het volgen van de realisatie op deze producten is noodzakelijk om eventuele neveneffecten tijdig te kunnen signaleren. Ook de ingezette transformatie zal invloed hebben op de omzet van het achterblijvende productportfolio en is daarmee een belangrijke indicator voor de liquiditeit. Naast bovenstaande zitten er in het achterblijvende productportfolio nog een aantal verlieslatende producten die via verbeterplannen volgend uit het P5 project op korte termijn (6 maanden) winstgevend gemaakt moeten zijn. Deze producten zijn als aparte indicator opgenomen omdat hier op termijn een besluit over genomen moet worden. Van groot belang voor de liquiditeit en daarmee samenhangend duurzaam herstel is de in- en uitstroom van clienten. Een dalend aantal clienten vormt een risico voor de liquiditeit en zal derhalve als indicator opgenomen moeten worden.
Voor de monitoring van het verwijsgedrag van gemeenten en de verdeling over het totaal aantal combinanten is op regionaal niveau een monitoring opgezet zodat de ontwikkeling van het aantal clienten bij Xonar geduid kan worden ten opzichte van het totaal aantal clienten op regionaal niveau. Een van de belangrijke indicatoren die in het herstelplan inzake de clienten is opgenomen is het aantal clienten dat zonder indicatie zorg ontvangt. We hebben gemeend dat dit een indicator is die in de monitoring een plaats moet krijgen daar dit een negatief effect heeft op de liquiditeit. Vanuit het P5 project is om met name de verblijfsproducten kostendekkend te maken een indicator opgenomen die de bedbezetting monitort.
Bedrijfsvoering Het herstelplan omvat in relatie tot het productportfolio een aantal keuzes die gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Met name het afstoten van producten heeft gevolgen voor de formatie en het hoge ziekteverzuim, de productiviteit, de overhead en het PNIL (personeel niet in loondienst) hangen hiermee nauw samen. Deze indicatoren zijn dan ook afzonderlijk opgenomen onder dit onderdeel.
Liquiditeitssteun De gevraagde liquiditeitssteun is 8 mln. Dit bedrag is opgebouwd uit een aantal afzonderlijke posten en is nadrukkelijk een plafondbedrag. De gevraagde steun wordt op basis van een voorschot gedeeltelijk betaald, de ontwikkeling van de realisatie zal in de monitoring een plek moeten krijgen.
Samengevat Bovenstaande onderdelen zijn voorzien van indicatoren. Deze zullen in de komende periode worden voorzien van een koppeling met het herstelplan en een doelstelling. Een nadere uitwerking zal dan ook noodzakelijk zijn maar we menen met onderstaand overzicht een sturingsinstrument te presenteren wat voldoende vertrouwen moet gaan geven in het perspectief op duurzaam herstel.
Onderwerp Liquiditeit Liquiditeit Productportfolio Omzetontwikkeling segmenten Afbouw producten Verblijf Deeltijd pleegzorg Clas Clienten Clienten zonder toewijzing Bedbezetting Bedrijfsvoering FTE’s PNIL Ziekteverzuim Normering formatie Productiviteit Overhead Operationeel herstel Verlagen ziekteverzuim Uittreding Jens Vastgoedportefeuille Liquiditeitssteun Frictiekosten MKD Frictiekosten DB Extra Leegstandsvergoeding leefhuizen Ondersteuningskosten Boventallig personeel Juridische bijstand Jens Personele kosten Jens
Start
Huidig
Doel
Toelichting
>2%
Ondergrens
-1,1 mln.
Verlaging baten Verhoging res. Verhoging res. Verhoging res.
-131,29
Verlaging formatie
-0,3 mln. -0,2 mln. -0,1 mln.
12%
Status
8% 1.300 -1,6 mln. -1,4 mln. -0,8 mln. 6,7 mln.
Verlaging lasten Verlaging lasten Verlaging lasten Verhoging baten
<= 0,8 mln. <= 0,5 mln. <= 0,6 mln. <= 1,9 mln. <= 1,9 mln. <= 0,5 mln. <= 1,8 mln.
Plafondbedrag Plafondbedrag Plafondbedrag Plafondbedrag Plafondbedrag Plafondbedrag Plafondbedrag
Bijlage Zorgcontinuïteit Zorgcontinuïteit Op 1 april 2023 heeft XONAR een definitief besluit genomen om een aantal hulpvormen af te stoten. Om de kwaliteit van zorg te garanderen en de zorgcontinuïteit voor cliënten en de relatie behandelaar- cliënten te waarborgen doorloopt XONAR een zorgvuldig gepland proces op zowel cliënt- als medewerkersniveau. Om dit te realiseren heeft XONAR de natuurlijke uitstroom van cliënten per hulpvorm in kaart gebracht en op basis van deze informatie ook per hulpvorm de datum bepaalt waarop medewerkers van de diverse hulpvormen in 2023 boventallig worden verklaard. Deze data variëren dus per hulpvorm. Voor MKD-medewerkers is dat bijvoorbeeld september 2023. Voor de hulpvormen MKD en DB Xtra (segment 3/4) hebben gemeenten ZL per 1 januari 2023 drie Combinaties gecontracteerd. XONAR is onderaannemer van de Combinatie Initiatiefgroep Jeugd ZL. Per 1 april 2023 zal XONAR geen nieuwe cliënten meer opnemen voor de hulpvormen MKD en DB Xtra. Nieuwe cliënten kunnen aangemeld worden bij een van de drie gegunde Combinaties. In het belang van de zorgcontinuïteit voor cliënten en een eventuele noodzakelijke overdracht van bestaande cliënten zal XONAR samenwerken met alle drie de gegunde Combinaties om tot kwalitatief verantwoorde oplossingsrichtingen te komen voor de bestaande cliënten.
Medisch Kleuterdagverblijf (MKD) XONAR heeft conform Herstelplan per 1 april 2023 definitief besloten om MKD-hulp te gaan beëindigen. Voor bestaande cliënten zal XONAR in 2023 de zorgcontinuïteit garanderen en/of cliënten in afstemming met cliënten/ouders, verwijzers en verantwoordelijke gemeenten gaan overdragen naar haar partners van de Initiatiefgroep Jeugd ZL of naar andere gegunde aanbieders en ketenpartners. Vanwege het voor XONAR niet kostendekkende arrangement MKD zal XONAR na 1 april 2023 geen nieuwe MKD-cliënten meer opnemen en/of verlengingen van bestaande cliënten uitvoeren. Verlengingen voor bestaande cliënten zullen in het tweede kwartaal 2023 alleen nog mogelijk zijn als XONAR een kostendekkend tarief ontvangt als onderaannemer van Initiatiefgroep Jeugd ZL; er van uitgaande dat in Q3 een nieuwe passende voorziening is gerealiseerd door de Initiatiefgroep Jeugd ZL. XONAR heeft per 1 april 2023 een overzicht gemaakt van alle bestaande MKD cliënten inclusief de duur van het lopende arrangement per cliënt. Zorgcontinuïteit cliënten MKD Op peildatum 1 april 2023 betreft dit 105 unieke MKD-cliënten waarvan: 24 MKD-cliënten uit gemeenten Heerlen, Landgraaf, Voerendaal (K3-JENS). De hulp voor deze 24 MKD-cliënten JENS zal gedurende 2023 ter overbrugging aangeboden worden via de MKD-groepen van XONAR.
JENS zal een transformatieplan voor MKD opstellen en een budget vrijmaken om in 2023 de transformatie verder vorm te geven in een nieuwe voorziening. In het kader van zorgcontinuïteit en behoud relatie behandelaar-cliënt vinden er op dit moment gesprekken met JENS plaats over het ‘overnemen’ van de bestaande MKD-medewerkers voor deze nieuwe voorziening. 18 MKD-cliënten van de zogenaamde Zorgklassen uit 13 gemeenten ZL. Pagina 1 van 6
Na de meivakantie zijn er nog 16 cliënten aanwezig. Voor 14 van deze 16 cliënten is er na de zomerperiode een vervolgplek gepland (o.a. onderwijs). Voor 2 kinderen is nu nog geen vervolgplek bekend; hierover vindt nog overleg plaats met betrokkenen. Voor de resterende 63 MKD-cliënten uit de 13 gemeenten ZL verwacht XONAR dat ongeveer 30 zeer complexe cliënten gebruik kunnen gaan maken van een nieuwe voorziening bij Mutsaersstichting (Penvoerder gegunde Combinatie Kracht van Dichtbij). Deze cliënten zullen in 2023 overgedragen worden door XONAR. Voor de andere MKD-cliënten zullen de leden van het Samenwerkingsverband Initiatiefgroep Jeugd ZL een passende voorziening voor deze kinderen ontwikkelen. Medewerkers Per 20 april 2023 zijn bij de verschillende MKD-groepen van XONAR in totaliteit 39 medewerkers werkzaam ( 29,7 FTE). Op basis van besluit Herstelplan zullen deze medewerkers boventallig worden verklaard en is de procedure Sociaal Plan op hen van toepassing (interne of externe mobiliteit). Mutsaersstichting heeft aangeboden dat medewerkers van XONAR desgewenst kunnen solliciteren op hun vacatures voor deze nieuwe voorziening. Deze medewerkers kunnen gedetacheerd worden bij Mutsaersstichting als zij de sollicitatieprocedure succesvol doorlopen.
Er zijn inmiddels diverse medewerkers van XONAR aangenomen voor deze nieuwe voorziening en is er sprake van behoud relatie behandelaar-cliënt. Dagbehandeling (DB) Xtra XONAR heeft conform Herstelplan per 1 april 2023 definitief besloten om Dagbehandeling (DB) Xtra te gaan beëindigen. Voor bestaande cliënten zal XONAR in 2023 de zorgcontinuïteit garanderen en/of cliënten in afstemming met cliënten/ouders, verwijzers en verantwoordelijke gemeenten gaan overdragen naar haar partners van de Initiatiefgroep Jeugd ZL of naar andere gegunde aanbieders en ketenpartners. XONAR zal na 1 april 2023 geen nieuwe cliënten DB Xtra meer opnemen. XONAR heeft per 1 april 2023 een overzicht gemaakt van alle bestaande cliënten DB Xtra inclusief de duur van het lopende arrangement per cliënt. Notabene: DB Xtra wordt niet aangeboden als K3-product van JENS. Dit product is de afgelopen jaren reeds getransformeerd naar de gebiedsteams van JENS (K2) onder de naam ROOTZ+. Voor JENS heeft dit besluit derhalve geen effect aangezien ROOTZ+ wordt gecontinueerd. Omschrijving DB Xtra Dagbehandeling (DB) Xtra is voor kinderen en jongeren tussen de 6 en 18 jaar en hun gezin, die thuis en/of op school vastlopen als gevolg van complexe gedragsproblemen, problemen met het reguleren van emoties en/of ontwikkelingsproblematiek.
In gezinnen kan er sprake zijn van handelingsverlegenheid, opvoedingsvragen of problemen in de onderlinge interactie op het gebied van communicatie, relaties of hiërarchie. Resultaat:
De gedragsproblemen van het kind/de kinderen zijn verminderd; De ouders ervaren minder opvoedingsbelasting en hun opvoedingsvaardigheden zijn vergroot; Het gezin heeft een sociaal netwerk en maakt daar gebruik van; Gezinnen zijn in staat samen problemen op te lossen. Uithuisplaatsing is voorkomen. Pagina 2 van 6
Werkwijze DB Xtra: De hulp kan uit verschillende onderdelen bestaan. Over het algemeen wordt gestart met individuele begeleiding door de gezinsbegeleider die aan het gezin wordt toegewezen. Hieraan kunnen kindgroep, gezinsgroep, kindtrainingen en oudertrainingen op maat worden toegevoegd. Op deze manier ontstaat er een compleet samenhangend aanbod van individuele, groepsgerichte, pedagogische en systemische begeleiding, kind- en oudertrainingen en indien nodig onderzoek en behandeling. Zorgcontinuïteit cliënten DB Xtra Zoals uit de omschrijving van DB Xtra blijkt is dit een unieke hulpvorm met een specifieke werkwijze en combinatie van diverse subproducten. Op peildatum 1 april 2023 betreft dit in totaal 57 unieke cliënten met de volgende arrangementen: -40 cliënten ontvangen een ambulant arrangement (Begeleiding Individueel) -35 cliënten ontvangen een arrangement voor groepsbehandeling (Behandeling Groep) -18 cliënten ontvangen beide arrangementen. De 40 cliënten met een ambulant arrangement (Begeleiding Individueel) zullen deze hulp via XONAR blijven ontvangen. De relatie behandelaar-cliënt blijft voor deze cliënten in tact. Uit het overzicht van de 35 cliënten groepsbehandeling blijkt dat het merendeel van deze cliënten een arrangement heeft dat in de zomerperiode ten einde loopt en de hulp ook daadwerkelijk beëindigd kan worden.
Voor de nog resterende cliënten met een arrangement voor groepsbehandeling (Behandeling Groep) zal in afstemming met cliënten/ouders, verwijzers en verantwoordelijke gemeenten op casuïstiek niveau op maat bekeken worden op welke manier en door welke gecontracteerde aanbieder de zorg voortgezet kan worden. In het kader van zorgcontinuïteit en behoud relatie behandelaar-cliënt zal XONAR tevens met deze andere gegunde aanbieders in gesprek gaan over ‘het overnemen’ van de betreffende medewerkers. Medewerkers Per 20 april 2023 zijn bij DB Xtra in totaliteit 18 medewerkers werkzaam ( 13,8 FTE). Op basis van besluit Herstelplan zullen deze medewerkers boventallig worden verklaard en is de procedure Sociaal Plan op hen van toepassing (interne of externe mobiliteit).
Echtscheidingenhulp XONAR heeft conform Herstelplan per 1 april 2023 definitief besloten om Echtscheidingenhulp te gaan beëindigen. Daarbij dient opgemerkt te worden dat XONAR zelfstandig heeft ingeschreven op segment Begeleiding voor het overbruggingsjaar 2023. Voor de jaren daaropvolgend heeft XONAR voor segment Begeleiding ingeschreven als onderaannemer van de Initiatiefgroep Jeugd ZL. Voor bestaande cliënten zal XONAR in 2023 de zorgcontinuïteit garanderen en/of in de overgangsperiode naar 2024 bestaande en nieuwe cliënten in afstemming met cliënten/ouders, verwijzers en verantwoordelijke gemeenten gaan overdragen naar haar partners van de Initiatiefgroep Jeugd ZL of naar andere gecontracteerde aanbieders . XONAR heeft per 1 april 2023 een overzicht gemaakt van alle bestaande cliënten Echtscheidingenhulp inclusief de duur van het lopende arrangement per cliënt. Omschrijving Echtscheidingenhulp XONAR Begeleide omgangsregeling (BOR)
Pagina 3 van 6
Een BOR wordt ingezet in een situatie waar na scheiding het contact en/of de omgang tussen het kind en de uitwonende ouder is gestopt. De BOR is erop gericht dat ouders van een begeleide omgang toe werken naar een onbegeleide omgang. Het uiteindelijke doel is dat ouders goed samenwerken rondom de opvoeding, er contact is met de beide ouders en het belang van het kind/de kinderen zo goed mogelijk is gediend. Nieuw Ouderschap Nieuw Ouderschap is erop gericht dat ouders na hun scheiding het ouderschap opnieuw vormgeven en de regie terugnemen over het ouderschap. Hierbij wordt het belang van het kind centraal gesteld. Het uiteindelijke doel is dat ouders goed samenwerken rondom de opvoeding, het kind contact heeft met beide ouders en het belang van het kind/de kinderen zo goed mogelijk is gediend.
Zorgcontinuïteit cliënten Echtscheidingenhulp Op peildatum 1 april 2023 betreft dit 22 unieke cliënten waarvan met de volgende arrangementen: -15 cliënten BOR (arrangement BOR 2-3/vrijwillig/Rechtbank) -9 cliënten Nieuw Ouderschap (arrangement Begeleiding Individueel) -2 cliënten ontvangen beide arrangementen Binnen de 3 gegunde consortia te weten Initiatiefgroep Jeugd ZL (CECL) , ECLG (Axnaga) en Kracht van Binnenuit (Plinthos, Yvoor, Anacare) is er kennis en expertise aanwezig om zowel BOR (begeleide omgangsregeling) als NO (Nieuw ouderschap) trajecten voor nieuwe cliënten vanaf eind 2023 te starten of vanaf eind 2023/2024 eventueel bestaande cliënten over te nemen. XONAR heeft al jaren een intensieve samenwerking met genoemde partners Echtscheidingenhulp. Een aantal van deze aanbieders hebben aangeboden om cliënten en medewerkers op termijn eventueel over te willen nemen. Indien aan de orde zal deze overdracht in afstemming met cliënten/ouders, verwijzers en verantwoordelijke gemeenten plaatsvinden. Medewerkers Per 20 april 2023 zijn bij Echtscheidingenhulp in totaliteit 2 medewerkers werkzaam (2 FTE). Op basis van besluit Herstelplan zullen deze medewerkers boventallig worden verklaard en is de procedure Sociaal Plan op hen van toepassing (interne of externe mobiliteit). De boventalligheid van deze medewerkers is gepland voor eind 2023.