Agendabundel

Bundel - Commissie Algemeen bestuurlijke aangelegenheden van 27 juni 2023 1 2.a 2.b 2.c 2.d 3

4

5

Opening 19:00 uur Vaststellen concept besluitenlijst ABA d.d. 30-5-2023 Concept Besluitenlijst raadscommissie 30 mei 2023 ABA.docx Toezeggingenlijst (afgedaan tussen 18-5 en 21-6-2023) Toezeggingen afgedaan tussen 18-5 en 21-6-2023.docx Actieve informatieplicht en passieve informatieplicht Terugkoppeling vanuit verbonden partijen Vaststelling aanvullende toetsingscriteria voor de aanwijzing van een lokale publieke media-instelling; Gemeenteblad 2023/49 19:10 - 19:40 uur Burg. Van der Rijt Dhr. Castermans Raadsvoorstel 49 Vaststelling aanvullende toetsingscriteria voor aanwijzing van een lokale publieke media-instelling.docx Initiatiefvoorstel klankbordgesprekken burgemeester; Gemeenteblad 2023/31 19:40 - 20:10 uur Fracties Lijst Borger, VVD en PvdA 27-6-2023; B&W besluit 1. Ten aanzien van het initiatiefraadsvoorstel inzake ‘Commissie klankbordgesprekken burgemeester’ geen wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. 2. Burgemeester Van der Rijt onthouden van deelname aan beraadslaging en besluitvorming over dit voorliggend voorstel vanwege de in dit voorstel vervatte overwegingen.

Initiatiefraadsvoorstel 31 verordening klankborgesprekken burgemeester 2023.docx Initiatiefraadsvoorstel 31 (bijlage) Handreiking-burgemeesters-benoeming-herbenoeming-klankbordgesprekken-en-afscheid 2020.pdf Initiatiefraadsvoorstel 31 (bijlage) verordening klankborgesprekken burgemeester 2018.docx Initiatiefraadsvoorstel 31 (bijlage) verordening klankborgesprekken burgemeester 2023.docx Sluiting 20:10 uur

BESLUITENLIJST VAN DE OPENBARE VERGADERING VAN DE RAADSCOMMISSIE ALGEMEEN BESTUURLIJKE AANGELEGENHEDEN VAN DE GEMEENTE BRUNSSUM GEHOUDEN OP DINSDAG 30 MEI 2023 OM 19:00 UUR IN DE BURGEMEESTER QUINTZAAL

1 van 3 Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Algemeen bestuurlijke aangelegenheden van 30 mei 2023

Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie algemeen bestuurlijke aangelegenheden, gehouden op dinsdag 30 mei 2023 om 19:00 uur. Deze vergadering is openbaar en wordt gehouden in burgemeester Quintzaal. Parallel vergadert de commissie Middelen in de raadzaal. Beide vergaderingen zijn openbaar. Van deze vergadering zijn geluids- en/of video-opnamen beschikbaar via: https://brunssum.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/3833ec33-d410-41d0-a682-329c025bce82 AANWEZIG COMMISSIE ALGEMEEN BESTUURLIJKE AANGELEGENHEDEN: Voorzitter:

Dhr. F.G. Joosten (VVD

Burger-commissieleden:

Dhr. N. Renkens (PAK) Dhr. B.J.N. Driessen (Lijst Brunssum Lokaal) Dhr. A.G. de Haas (VVD) Mw. J.H. Smeets (PvdA) Mw. B.H. Arts-Robeerts (SP) Mw. M.E.J. Baten-Werink (Lijst Borger) Dhr. S.J.H. L'Espoir (Lijst Brunssum Lokaal) Dhr. L.C.C. Hermans (Lijst Borger) Mw. S. Offermans (PAK) Mr. J.M.H. Palmen (BBB Lijst Palmen) Mw. W.J.F. van der Rijt Niet aanwezig Dhr. N.C.P. Meijers Dhr. Van der Wijst (agendapunt 3); Mvr. Ruijpers en dhr. Akkermans (agendapunt 4), Mvr. Bocken (agendapunt 5) Dhr. Nijsten (Zorg- en veiligheidshuis), Mvr. Boekesteijn (VRZL) Geen

Raadsleden:

College: Secretaris: Notulist (plv griffier): Ambtelijke ondersteuning: Externe ondersteuning: Participanten:

Agendapunt 1: Opening De voorzitter opent de vergadering om 19:00 uur. Agendapunt 2a: Vaststellen concept besluitenlijsten algemeen bestuurlijke aangelegenheden d.d. 4-4-2023 De besluitenlijsten van de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden van 4 april 2023 worden ongewijzigd vastgesteld. Agendapunt 2b: Vaststellen toezeggingenlijst (afgedaan tussen 30-3-2023 en 17-5-2023) De toezeggingen met nummers 79 (2021); 95 (2022); 8, 13, 14, 17 en 19 (2023) zijn akkoord. Deze toezeggingen worden als afgedaan beschouwd. Agendapunt 2c: Actieve informatieplicht en passieve informatieplicht In het kader van de actieve informatieplicht zijn er geen mededelingen. In het kader van de passieve informatieplicht wordt de brief aan raad nr. 27 inzake het verzoek schorsing- cq vernietiging raadsbesluit besproken. De voorzitter van de raad ligt het proces toe aan de vergadering. Agendapunt 2d: Terugkoppeling vanuit verbonden partijen Portefeuillehouder van Dijk zal binnenkort de raad informeren over de extra subsidie die voor het centrumplan is binnengehaald. Burgemeester van der Rijt geeft, naar aanleiding van een vraag van Lijst Brunssum Lokaal, een toelichting over de gemeenschappelijke brief van 18 burgemeesters en Gouveneur over de opvang van asielzoekers.

Agendapunt 3: Treffen van de Gemeenschappelijke regeling Zorg- en veiligheidshuis; Gemeenteblad 2023/9 De voorzitter geeft aan dat beslispunt 2 een verschrijving betreft en derhalve niet aan de orde is. De datum van de raadsvergadering is 12 juni in plaats van 13 juni. De portefeuillehouder geeft een toelichting op het voorstel en beantwoordt de gestelde vragen, ambtelijk ondersteund door de heer van der Wijst en de heer Nijsten (zorg- en veiligheidshuis). De heer Nijsten biedt aan om op uitnodiging een nadere toelichting te geven over de werkzaamheden van het zorg- en veiligheidshuis. Toezegging 33 (30-5-2023 ABA) Bijlage taken zorg- en veiligheidshuis Burgemeester van der Rijt zegt toe voorafgaand aan de raadsvergadering de bijlage met de taken van het zorg- en veiligheidshuis nog wordt toegezonden. Toezegging 34 (30-5-2023 ABA) Tweede versie raadsvoorstel 2023/9 2 van 3 Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Algemeen bestuurlijke aangelegenheden van 30 mei 2023

Burgemeester van der Rijt zegt toe dat er een tweede versie van het raadsvoorstel wordt opgesteld met de aanpassing dat de begroting nog moet worden vastgesteld alsmede dat beslispunt 2 vervalt en de datum van de raadsvergadering wordt aangepast. De commissie adviseert in meerderheid, met uitzondering van de fractie BBB Lijst-Palmen, voor behandeling in de raad van de tweede versie van het raadsvoorstel/besluit: 1. Kennis te nemen van het principebesluit tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling Zorg- en Veiligheidshuis overeenkomstig bijgevoegde conceptregeling De commissie adviseert in meerderheid, met uitzondering van de fracties VVD, PvdA en SP, het voorstel als bespreekstuk te behandelen in de raadsvergadering van 12 juni 2023. Agendapunt 4: Jaarstukken 2022 en Begroting 2024 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg; Gemeentebladnummer 2023/34 De portefeuillehouder geeft een toelichting op het voorstel en beantwoorden de gestelde vragen, ambtelijk ondersteund door mevrouw Ruijpers, de heer Akkermans en mevrouw Boekesteijn (Veiligheidsregio ZuidLimburg). Toezegging 35 (30-5-2023 ABA) Specificatie egalisatiefonds Burgemeester van der Rijt zegt toe een specificatie verloop van het saldo egalisatiefonds MCC 2022 op te vragen.

Toezegging 36 (30-5-2023 ABA) Tweede versie raadsvoorstel 2023/34 Burgemeester van der Rijt zegt toe zorg te dragen voor een tweede versie van het raadsvoorstel waarin de vermelding van begroting 2023 wordt gewijzigd in begroting 2024. De commissie adviseert unaniem voor behandeling in de raad van de tweede versie van het raadsvoorstel/besluit: Bijgevoegde zienswijze in te dienen omtrent de Jaarstukken 2022 en Begroting 2024 van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg. De commissie adviseert in meerderheid, met uitzondering van de fractie BBB Lijst Palmen, het voorstel als akkoordstuk te behandelen in de raadsvergadering van 12 juni 2023. Agendapunt 5: Stadsregio Parkstad Jaarstukken 2022, eerste begrotingswijziging 2023 en ontwerpbegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027; Gemeentebladnummer 2023/38 De portefeuillehouder geeft een toelichting op het voorstel en beantwoorden de gestelde vragen, ambtelijk ondersteund door mevrouw Bocken. Toezegging 37 (30-5-2023 ABA) Tweede versie raadsvoorstel 2023/38 Burgemeester van der Rijt zegt toe de verschrijving (op bladzijde 3 onder c) in een definitief raadsvoorstel aan te passen. De commissie adviseert in meerderheid, met uitzondering van de fractie BBB Lijst Palmen, PAK en Lijst Brunssum Lokaal om de zienswijze niet aan te passen.

De commissie adviseert in meerderheid, met uitzondering van de fractie BBB Lijst Palmen voor behandeling in de raad van de tweede versie van het raadsvoorstel/besluit: 1. Kennis te nemen van de voorlopige jaarstukken 2022 van Stadsregio Parkstad Limburg met een voorlopig positief resultaat van € 343.000; 2. Kennis te nemen van de eerste begrotingswijziging 2023 van Stadsregio Parkstad Limburg van € 175.000, die voor Brunssum leidt tot een extra bijdrage van € 18.267 in 2023 en hiertegen bijgevoegde zienswijze in te dienen; en 3. Kennis te nemen van de ontwerpbegroting van 2024 en de meerjarenraming 2025 – 2027 van Stadsregio Parkstad Limburg waarbij de gemeentelijke bijdrage voor Brunssum voor 2024 is vastgesteld op € 597.455 en hiertegen bijgevoegde zienswijze in te dienen. De commissie adviseert in meerderheid, met uitzondering van de fractie BBB Lijst Palmen, het voorstel als akkoordstuk te behandelen in de raadsvergadering van 12 juni 2023. Agendapunt 6: Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 20:53 uur.

3 van 3 Besluitenlijst van de vergadering van de raadscommissie Algemeen bestuurlijke aangelegenheden van 30 mei 2023

Onderwerp

Datum toezegging

Nummer

Portefeuillehouder

Datum reactie

Afgedaan

Besluitvorming mbt

06-09-2022

49

Van der Rijt

23-05-2023

Ja

01-11-2022

87

Van Leusden

31-05-2023

Ja

04-04-2023

22

Van der Rijt

31-05-2023

Ja

04-04-2023

21

Van der Rijt

30-05-2023

Ja

23-05-2023

32

Van Dijk

31-05-2023

Ja

23-05-2023

31

Van Dijk

02-06-2023

Ja

23-05-2023

30

Van Leusden

06-06-2023

Ja

23-05-2023

27

Hermans

13-06-2023

Ja

30-05-2023

38

Van Dijk

30-05-2023

Ja

evaluatie Wet Inburgering Nav de aangehouden moties “Pilot basisbanen en MIJN Centrum” Aanpassen beleidsplan communicatie Budget communicatie en kosten Zo Nieuws Sociale veiligheid (Bp Raadhuisstraat) Woningmarktprogra mma 2023 e.v. (Bp Raadhuisstraat) Rapportage trendbreuk Toelichting kosten Omnibuzz BSGW zienswijze

Tweede versie

30-05-2023

37

Van der Rijt

06-06-2023

Ja

30-05-2023

36

Van der Rijt

06-06-2023

Ja

30-05-2023

35

Van der Rijt

12-06-2023

Ja

30-05-2023

34

Van der Rijt

06-06-2023

Ja

30-05-2023

33

Van der Rijt

12-06-2023

Ja

raadsvoorstel 2023_38 Tweede versie raadsvoorstel 2023_34 Specificatie egalisatiefonds Tweede versie raadsvoorstel 2023_9 Bijlage taken zorgen veiligheidshuis

Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. : 6 juni 2023 Registratiekenmerk : 202302433 Gemeentebladnr. : 2023/49 Afdeling opsteller : Bestuurszaken Naam opsteller : Fons Castermans Bereikbaar onder : +31455278633, fons.castermans@brunssum.nl Portefeuillehouder : Wilma van der Rijt Raadsvergadering d.d. : 11 juli 2023 Uiterlijke datum : 11 juli 2023 Motivatie datum: Raadsbesluit dient binnen één week na de raadsvergadering van 11 juli 2023 kenbaar gemaakt te worden aan het Commissariaat voor de Media Aan de raad, 1. Onderwerp Vaststelling aanvullende toetsingscriteria voor de aanwijzing van een lokale publieke media-instelling 2. Uitgangssituatie (WAAROM?) a. Aanleiding In een brief van 2 mei 2023 van het Commissariaat voor de Media aan de gemeente Brunssum wordt de gemeenteraad gevraagd om aanvullende toetsingscriteria voor de aanwijzing van een lokale publieke mediainstelling vast te stellen. b. Huidige situatie/probleemstelling Momenteel is de Stichting ZO-NWS de lokale publieke media-instelling voor de gemeente Brunssum. Per gemeente kan slechts één lokale publieke media-instelling aangewezen zijn. Het besluit over de aanwijzing van een lokale publieke media-instelling gebeurt door het Commissariaat voor de Media, telkens voor een periode van 5 jaar.

De huidige aanwijzing van ZO-NWS voor de gemeente Brunssum loopt formeel tot 23 januari 2025, maar zal hoogstwaarschijnlijk eerder door het Commissariaat voor de Media worden ingetrokken. Dat heeft te maken met het volgende. Stichting ZO-NWS heeft momenteel een aanwijzing voor drie gemeenten, te weten Brunssum, Beekdaelen en Voerendaal. Bij het Commissariaat heeft ZO-NWS nu een aanvraag ingediend voor een uitbreiding. Deze nieuwe aanvraag heeft betrekking op verkrijging van een aanwijzing als lokale publieke media-instelling in de gemeenten Brunssum, Beekdaelen, Heerlen, Kerkrade, Simpelveld en Voerendaal. Het Commissariaat heeft deze aanvraag in behandeling genomen. Dat brengt met zich mee dat het Commissariaat de procedure, ter verkrijging van een lokale publieke media-instelling voor de gemeenten Brunssum, Beekdaelen en Voerendaal, niet laat doorlopen tot januari 2025, maar per direct heeft opengesteld. Dat openstellen betekent dat ook andere gegadigden een aanvraag mogen indienen voor verkrijging van een aanwijzing als lokale publieke media-instelling voor de gemeente Brunssum (en Beekdaelen en Voerendaal). Het indienen van een aanvraag kan tot 4 juli 2023. De gemeente zal in juli 2023 van het Commissariaat een brief ontvangen met de ingediende aanvraag/aanvragen.

Voordat het Commissariaat uit de aanvraag/aanvragen een lokale publieke media-instelling aanwijst, vraagt zij de gemeenteraad eerst om advies. Die adviserende taak ziet toe op het toepassen van verschillende criteria, waaronder wettelijke toegangscriteria (artikel 2.61, tweede lid, Mediawet 2008). Daarnaast - en daar gaat het hier om in dit raadsvoorstel - kan de gemeenteraad ook aanvullende toetsingscriteria vaststellen. Die aanvullende criteria spelen een rol als er meer dan één aanvrager is ter verkrijging van een aanwijzing als lokale publieke media-instelling. De gemeenteraad toetst dan de aanvragers aan deze aanvullende criteria en brengt op basis daarvan een voorkeursadvies uit aan het Commissariaat over de vraag welke aanvrager het meest geschikt is om de functie van lokale publieke media-instelling voor onze gemeente in de komende vijf jaar uit te oefenen.

Het Commissariaat vraagt nu aan de gemeenteraad om op voorhand de aanvullende criteria vast te stellen, als voorbereiding op een scenario waarbij straks mogelijk twee of meer aanvragen bij het Commissariaat worden ingediend voor de gemeente Brunssum. 3. Gewenste situatie (WAT? a. Wat willen we bereiken? Het tijdig vaststellen van criteria op basis waarvan de gemeenteraad later het Commissariaat voor de Media kan adviseren, ten behoeve van de procedure voor de aanwijzing van een lokale publieke media-instelling voor de gemeente Brunssum. b.

Kaders 1. eerdere besluitvorming (BBV nr. ) Nvt. 2. traject tot dusverre Nvt. 3. rol/ bevoegdheden college van B en W Nvt. 4. algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal) - Mediawet 2008 - Vernieuwingsconvenant gemeenten-lokale omroepen 2015-2018 5. past het voorstel in de strategische visie/ relatie met uitvoeringsagenda? Nvt. 6. relatie met programmabegroting/ financiële gevolgen Nee.

c. Argumenten en overwegingen Het Commissariaat voor de Media heeft in de brief van 2 mei 2023 verwezen naar voorbeeld-toetsingscriteria. In dit voorstel zijn deze voorbeelden één op één overgenomen. Voor de weging wordt geadviseerd uit te gaan van een puntenscore van 0 tot en met 2. • • •

0 is onvoldoende 1 is voldoende 2 is goed

Afstemming over deze criteria heeft plaatsgevonden met de andere gemeenten waarop de aanvraag van ZO-NWS betrekking heeft voor verkrijging van een aanwijzing als lokale publieke media-instelling, namelijk de gemeenten Beekdaelen, Heerlen, Kerkrade, Simpelveld en Voerendaal. Aanvullende toetsingscriteria Criterium Representativiteit en functioneren pbo Uit hoeveel stromingen/leden bestaat het pbo? Is het functioneren van het pbo goed geborgd (bv. duidelijke taakomschrijving, hoe vaak komt het pbo bij elkaar)? Aansluiting op diversiteit en informatiebehoefte inwoners In hoeverre richt het media-aanbod zich op de geografische leefomgeving van de inwoners van de gemeente? Heeft de aanvrager een onderbouwd plan om aan de

Weging

Onderbouwing

informatiebehoefte van verschillende doelgroepen (inwoners) van de gemeente te voldoen? Is er een markt-, luister-, kijk- en/of klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd? In hoeverre is er in de beleidsplannen/programmering aandacht voor actueel lokaal nieuws en lokale activiteiten (bijvoorbeeld continue uitzending, liveprogrammering, aantal nieuwsbulletins) en voor cultuur en educatie? Speelt de aanvrager in op trends en ontwikkelingen in het mediagebruik (inclusief digitalisering)? Aanbodkanalen en platforms Via welk mediakanaal of welke mediakanalen zal het media-aanbod verspreid worden (bijvoorbeeld radio, televisie, internet, sociale media)? Samenwerkingen met lokale partners en/of organisaties Geeft de aanvrager inzicht in de samenwerkingen die hij aangaat met (lokale) partners, zoals: onderwijs, bibliotheken, culturele organisaties, sportinstellingen en/of andere media-instellingen? Als de aanvrager een nieuwe organisatie is, kan gevraagd worden om intentieverklaringen met mogelijke samenwerkingspartners Interactie en participatie inwoners In hoeverre geeft de aanvrager vorm aan interactie met inwoners van de gemeente? In hoeverre is sprake van burgerparticipatie bij het verzorgen van het media-aanbod? Heeft de aanvrager een solide vrijwilligersbestand? Zorgt de aanvrager ervoor dat hij goed vindbaar/bereikbaar is voor inwoners voor eventuele vragen/opmerkingen/suggesties

Professioneel geborgde organisatie Heeft de aanvrager een transparante organisatiestructuur, met duidelijk belegde taken en verantwoordelijkheden (denk aan bestuur/pbo/redactie)? Is de redactionele onafhankelijkheid geborgd (bijvoorbeeld in statuten, samenwerkingsovereenkomsten)? Financiële situatie Is het aannemelijk dat de aanvrager de komende vijf jaar financieel stabiel is? Heeft de aanvrager een onderbouwde en realistische begroting opgesteld? d. Opties en keuze De raad wordt geadviseerd de bovengenoemde criteria vast te stellen en aansluitend zowel kenbaar te maken aan het Commissariaat als openbaar kenbaar te maken via de website van de gemeente.

Als de gemeente ervoor kiest om géén aanvullende toetsingscriteria vast te stellen, dan zal er een loting plaatsvinden in het geval er sprake is van meer dan één aanvrager. In dat geval zal de gemeente geen voorkeursadvies kunnen uitbrengen op basis van een kwaliteitsmeting, maar bepaalt het toeval de uiteindelijke aanwijzing. Als er géén aanvullende criteria worden vastgesteld, dan wordt de gemeenteraad slechts gevraagd of de aanvragers voldoen aan de wettelijke toegangscriteria. Deze zijn als volgt: • Is de aanvrager een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid? • Heeft de aanvrager tot doel het uitvoeren van de lokale publieke mediaopdracht, gericht op de gemeente(n) waarvoor de aanvraag is ingediend? • Heeft de aanvrager een programmabeleidsbepalend orgaan (pbo) dat representatief is voor de belangrijkste maatschappelijke, culturele, geestelijke en godsdienstige stromingen die voorkomen in de gemeente? Het college van burgemeester en wethouders,

Burgemeester

Secretaris

Raadsbesluit Gemeentebladnr. Afdeling Registratiekenmerk

: 2023/49 : Bestuurszaken : 202302433

De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2023/49; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 6 juni 2023, afdeling Bestuurszaken; Besluit: De aanvullende toetsingscriteria, zoals vermeld onder punt 3c. van dit raadsvoorstel, vast te stellen voor het afgeven van een voorkeursadvies aan het Commissariaat voor de Media ten behoeve van de aanwijzing van een lokale publieke media-instelling in de gemeente Brunssum. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 juli 2023.

De Raad vernoemd,

Voorzitter

Griffier

Initiatief raadsvoorstel Commissie Klankbordgesprekken Burgemeester Collegeverg. d.d. : N.v.t. Registratiekenmerk : Gemeentebladnr. : 2023/31 Afdeling : N.v.t. Behandeld ambt. : N.v.t. Bereikbaar onder : N.v.t. Behandelvoorstelnr. : Portefeuillehouder : n.v.t. Onderwerp : Commissie klankbordgesprekken burgemeester Raadsverg. d.d. : 11 juli 2023 Uiterlijke datum : N.v.t. Aan de raad, 1. Onderwerp Commissie klankbordgesprekken burgemeester 2. Uitgangssituatie a. Aanleiding De aanleiding is het opstappen van twee leden uit de commissie klankbordgesprekken burgemeester. b. Huidige situatie/ probleemstelling Op grond van de huidige verordening “van de gemeenteraad van de gemeente Brunssum houdende regels klankbordgesprek Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018” , bestaat de commissie uit 2 coalitie- en 2 oppositieleden. Door het opstappen van twee commissieleden is de commissie niet voltallig en voldoet niet langer aan artikel 2 lid 1 van de verordening. De geheimhouding als zijnde bepaalt in artikel 5 lid 2 zorgt voor een gebrek aan informatie over de reden van opstappen. Dit is een reden voor de coalitiepartijen om niemand af te vaardigen voor de commissie. De huidige verordening voorziet niet in de herbemensing van de commissie. Middels dit initiatiefvoorstel wordt met een wijziging van de verordening en de samenstelling van de commissie het probleem opgelost. 3.

Gewenste situatie a. Wat willen we bereiken? - Een actualisatie van de verordening klankbordgesprekken burgemeester

1

b. Kaders Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018(versie 2) Handreiking klankbordgesprekken 2021 Handreiking burgemeesters Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het ministerie van BZK december 2020 c. Argumenten en overwegingen Het is wenselijk dat de gemeenteraad regelmatig het functioneren van de burgemeester evalueert. Verder is het wenselijk dat de burgemeester - in het kader van een zorgvuldig personeelsbeleid - er recht op heeft regelmatig tijdens de ambtsperiode van de raad te horen hoe over functioneren wordt gedacht. De huidige samenstelling van de commissie houdt een onevenredige vertegenwoordiging van de raad in. Vanwege de op de commissie berustende geheimhouding betekent dit verder dat niet iedere fractie op de hoogte is van de voorbereidende handelingen en inhoud van de gesprekken. De huidige verordening is niet toereikend om de evenredigheid en functionaliteit van de commissie te waarborgen. De volgende argumenten worden aangedragen om de huidige verordening in te trekken: a. Geheimhouding: Op basis van de gemeentewet en de handreiking klankbordgesprekken ligt er een bijzondere geheimhouding op de commissie klankbordgesprekken burgemeester. Dit betekent dat alleen leden van de commissie kennis mogen nemen van de informatie.

Om een evenredige verdeling van geheime informatie te bewerkstelligen is een commissie bestaande uit alle fracties gewenst. b. Samenstelling: De huidige samenstelling van de commissie is geen evenredige vertegenwoordiging van de raad. Om deze evenredigheid te garanderen is het wenselijk dat alle fracties de mogelijkheid krijgen een commissielid aan te leveren, bij voorkeur de fractievoorzitter. c. Verordening: De huidige situatie bewijst dat de verordening klankbordgesprekken burgemeester niet toereikend is. Zowel voor evenredigheid als oplossen van problemen komt de verordening tekort. Voorgesteld wordt om een nieuwe verordening aan te nemen die meer houvast biedt voor het oplossen van onvoorziene problemen. d. Opties en keuzes a. Ontbinden huidige commissie Na het opstappen van twee commissieleden kan niet meer aan het quorum voldaan worden. Zoals eerder aangegeven blijkt het benoemen van nieuwe commissieleden niet mogelijk. Met het ontbinden van de huidige commissie en het instellen van een nieuwe, kan het proces opnieuw opgestart worden. b. Intrekken huidige verordening en aannemen nieuwe verordening Het probleem met de her bemensing en het voldoen aan het quorum kan niet worden opgelost met de huidige verordening. Gesteld wordt om een nieuwe verordening aan te nemen die betere handvaten geeft voor dit soort situaties.

De nieuwe verordening moet zorgen voor een samenstelling en quorum dat zowel evenredige vertegenwoordiging als voortgang van het proces waarborgt. Een commissie bestaande uit alle fractievoorzitters en een quorum van de helft plus één zorgen voor deze waarborging. 2

c. Commissie opnieuw bemensen Het is een optie om de zittende commissie simpelweg aan te vullen met nieuwe leden, met of zonder nieuwe verordening. Echter, gelet op de probleemstelling en eerder gemaakte argumenten ligt hier niet de voorkeur. Een geheel nieuwe commissie zorgt dat het proces met een schone lei kan aanvangen. Overwegend de eerder genoemde argumenten wordt voorgesteld om de huidige commissie te ontbinden, de huidige verordening in te trekken en een nieuwe verordening aan te nemen. 4. Bijlagen -

-

Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2023 Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Brunssum houdende regels klankbordgesprek Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018 Handreiking burgemeesters Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het ministerie van BZK december 2020

Namens de gezamenlijke fracties PvdA, VVD Brunssum en Lijst Borger

3

Raadsbesluit Gemeentebladnr.

: 2023/31

Afdeling

: N.v.t.

Registratiekenmerk :

De Raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2023/31; Gehoord het Presidium 20-06-2023, Gelezen/gehoord de zienswijze van het college van burgemeester en wethouders. Besluit: 1. De zittende commissie klankbordgesprekken burgemeester te ontbinden. 2. De “Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Brunssum houdende regels klankbordgesprek Verordening klankbordgesprekken burgemeester 2018” in te trekken. 3. De verordening klankbordgesprekken burgemeester 2023 vast te stellen. 4. En de volgende personen in de commissie af te vaardigen: a. b. c. d. e. f. g.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van …

De Raad voornoemd,

Voorzitter

griffier

4

Handreiking burgemeesters Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid

Versie december 2020 Dit bestand wordt met regelmaat geactualiseerd. Heeft u nu de laatste versie voor zich?

U kunt dit checken op: www.PolitiekeAmbtsdragers.nl

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties In samenwerking met Necker van Naem

2

Inleiding

Een ambt in ontwikkeling vraagt om een actuele handreiking Het ambt van burgemeester is voortdurend in ontwikkeling. Zo zijn de bevoegdheden van de burgemeester op het terrein van openbare orde en veiligheid uitgebreid en heeft de burgemeester een wettelijke verantwoordelijkheid voor het bevorderen van de bestuurlijke integriteit van de gemeente gekregen. Ook hebben zich rond het selecteren en functioneren van burgemeesters nieuwe praktijken ontwikkeld die vragen om handvatten voor degenen die erbij betrokken zijn. Daarbij bestaat de ambitie om te werken aan een goede balans en mix van mensen in het openbaar bestuur en wordt gewerkt aan het realiseren van een balans tussen de 40-60% vrouw-man in het bestuur. De omgeving waarin burgemeesters werken verandert eveneens: de decentralisaties in het sociale domein hebben een integrale lokale beleidsafweging belangrijker gemaakt, de intensiteit van intergemeentelijke samenwerking neemt verder toe, het medialandschap is ingrijpend gewijzigd en in het (digitale) samenspel tussen overheid en samenleving ontstaan initiatieven. Burgemeesters staan daardoor voor nieuwe uitdagingen. Die uitdagingen brengen verwachtingen met zich mee. Zo krijgt de rolinvulling van de burgemeester als bestuurder op het terrein van openbare orde en veiligheid meer aandacht, onder andere in relatie tot ondermijnende criminaliteit.

Burgemeesters worden ook steeds meer als persoon beoordeeld door burgers, pers en politici. En de verhouding tussen de gemeenteraad en de burgemeester is een andere dan die jaren geleden was. Tegelijk wordt nog altijd van burgemeesters verwacht dat zij gezagsvol boven de partijen staan, het gezicht van gemeente en gemeenschap vormen en als verbinder optreden tussen maatschappelijke en bestuurlijke partijen.

3

Verschillende van deze ontwikkelingen en verwachtingen vragen om een actualisatie van bestaande handreikingen rond de benoeming van burgemeesters, het voeren van klankbordgesprekken met burgemeesters, herbenoeming en afscheid van burgemeesters. In het bijzonder is deze handreiking op de volgende punten vernieuwd: • De handreiking is aangepast aan nieuwe wet- en regelgeving, waaronder de ‘Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’ van 2017. • In deze handreiking is meer aandacht voor een divers en inclusief openbaar bestuur. Dit raakt aan verschillende elementen van deze handreiking. Van het opstellen van de profielschets bij de zoektocht naar een nieuwe burgemeester, tot aan de samenstelling van de vertrouwenscommissie en de selectie van kandidaten. • De handreiking is aanscherpt op basis van gebruikerservaringen met de vorige handreiking. Zo blijft de handreiking beantwoorden aan actuele vragen rondom de verschillende procedures.

Handreiking biedt geen blauwdruk, maar wel bouwstenen en houvast Deze handreiking schrijft niet voor hoe de processen van benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming en afscheid nemen exact verlopen. Ze biedt evenmin een blauwdruk voor een succesvol benoemingsproces, geslaagde klankbordgesprekken, een voorspoedige herbenoemingsprocedure of een goede manier van afscheid nemen. Wél biedt de handreiking procesmatige houvast en bruikbare bouwstenen voor de praktijk. Dat gebeurt in de vier delen waaruit de handreiking is opgebouwd: (1) benoeming, (2) klankbordgesprekken, (3) herbenoeming en (4) afscheid nemen en ontstaan vacature. De delen hangen met elkaar samen zoals verbeeld in de afbeelding op de volgende pagina.

De handreiking en het wettelijk kader Deze handreiking is geen vervanger van het wettelijk kader. Wetgeving is en blijft leidend. De handreiking biedt ook geen samenvatting van alle wetsbepalingen en regelingen. Wie verdieping of exacte duidelijkheid zoekt, kan bijvoorbeeld terecht in de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’. De handreiking biedt een praktische houvast voor betrokkenen, maakt afwegingen zichtbaar en geeft tips voor de invulling van de procedures. De handreiking wil zo bijdragen aan vertrouwelijkheid, zorgvuldigheid en kwaliteit en mogelijkheden bieden voor betrokkenen om eigen accenten te leggen.

4

5

Over de handreiking

Doel De handreiking wil met praktische ondersteuning bijdragen aan de kwaliteit, zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en het maatwerk van procedures rond benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming en afscheid nemen van burgemeesters. Inhoud De handreiking bestaat uit vier delen: benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming en het deel afscheid nemen en ontstaan vacature.

Benoeming

Klankbordgesprekken

Gaat over de procedure van Kroonbenoeming van een burgemeester

Gaat over het voeren van periodieke, niet-vrijblijvende gesprekken over wederzijdse ervaringen en verwachtingen, tussen een burgemeester en een delegatie uit de gemeenteraad

Herbenoeming

Afscheid nemen en ontstaan vacature

Gaat over de herbenoemingsprocedure van een zittende burgemeester

Gaat over situaties waarin een zittende burgemeester het ambt neerlegt of moet neerleggen en hoe het dan verder moet

6

Elk deel biedt procesmatige houvast, geeft suggesties en biedt richting om tot maatwerk te komen in de eigen situatie. Vaste onderdelen in de delen zijn de kopjes ‘Resultaat’, ‘Betrokkenen’ en ‘Keuzemarge en Tips’. Voor wie De handreiking kent verschillende doelgroepen: • de gemeenteraad; • de raadsgriffier (als eerste ondersteuner van de gemeenteraad, secretaris van de vertrouwenscommissie en hoofd van de griffie); • de vertrouwenscommissie (inclusief ondersteuning en adviseurs); • sollicitanten op een burgemeestersvacature; • zittende burgemeesters; • de commissaris van de Koning; • de kabinetschef (als eerste adviseur van de commissaris van de Koning bij burgemeestersaangelegenheden en hoofd van het kabinet). Keuzemarges Maatwerk in benoeming, klankbordgesprekken, herbenoeming en afscheid nemen vereist dat betrokkenen zich de inhoud van de procedures eigen maken en van daaruit tot eigen keuzes komen. De handreiking helpt hierbij. Navigeren Snel de weg vinden in de handreiking kan op twee manieren. Ten eerste kunt u vanuit de inhoudsopgave direct naar iedere gewenste paragraaf. Ten tweede staan er onderaan elke pagina ‘snelknoppen’. Die stellen u in staat om snel te schakelen tussen de delen van de handreiking en bieden u de mogelijkheid om altijd terug te keren naar de inhoudsopgave.

Totstandkoming De handreiking is opgesteld in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en is uitgevoerd door Necker van Naem. Ten behoeve van het ophalen van gebruikerservaringen en wensen tot aanpassing of aanvulling zijn gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van BZK, het Nederlands Genootschap van Burgemeesters, de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, de Vereniging van Griffiers, en de Kring van Kabinetschefs. Na aanpassing aan de opgehaalde wensen en verwachtingen is een concept van de herziene handreiking getest bij vijf eindgebruikers.

Tips • De handreiking is een ‘gebruiksvoorwerp’: pak het deel van de handreiking erbij dat in uw situatie aan de orde is. • Overweeg in het inwerkprogramma voor nieuwe gemeenteraden het samenvattende processchema en een verwijzing naar deze handreiking op te nemen zodat de gemeenteraad weet wat de burgemeester doet en op welke manieren de gemeenteraad hierbij betrokken is. • Wanneer hieraan behoefte bestaat, is verdere verdieping op de inhoud van deze handreiking aan te brengen door bijvoorbeeld intercollegiale consultatie, contact met het kabinet van de provincie of via raadpleging van de Gemeentewet en circulaires.

7

Inhoudsopgave

1. Benoeming

2. Klankbordgesprekken

Introductie op het deel Benoemen

10

Introductie op het deel Klankbordgesprekken

64

Stap 1 / Procesduidelijkheid verkrijgen na ontstaan vacature

11

Stap 1 / Inrichten van de klankbordgesprekken

67

Stap 2 / Vroegtijdig voorbereidingen treffen voor uitvoering 13 benoemingsprocedure

Stap 2 / Voorbereiden op het klankbordgesprek

73

Stap 3/ Opstellen van de profielschets en verordening

21

Stap 3 / Voeren van een goed gesprek

76

Stap 4/ Vaststellen van de profielschets door de gemeenteraad

38

Stap 4 / Verslaglegging en archivering

79

Stap 5/ Openstellen vacature en reacties door sollicitanten

40

Stap 5 / Communicatie met de commissaris van de Koning

81

Stap 6/ Selectie van kandidaten

42

Stap 7 / Beoordeling kandidaten door de vertrouwenscommissie 46

Stap 8 / Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie

52

Stap 9 / Besloten en open raadsvergadering over de aanbeveling 55

Stap 10 / Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en benoeming bij Koninklijk Besluit

55

Stap 11 / Beëdiging burgemeester in de gemeente

61

8

3. Herbenoeming

4. Afscheid nemen en ontstaan vacature

Introductie op het deel Herbenoeming

83

Introductie op het deel Afscheid nemen en ontstaan vacature

103

Stap 1 / Opstarten van de herbenoemingsprocedure

85

1 / Vrijwillig afscheid: ontslag op eigen aanvraag

104

Stap 2 / Overleg tussen gemeenteraad en de commissaris van de Koning

86

2 / Onvrijwillig afscheid: ongevraagd ontslag

105

Stap 3 / Opstellen van de verordening op de vertrouwenscommissie die de aanbeveling voorbereidt

89

3 / Uitkeringsregeling 108

Stap 4 / Voorbereiding van het herbenoemingsgesprek

92

4 / Waarnemend burgemeester

Stap 5 / Voeren herbenoemingsgesprek met de burgemeester en opstellen conceptaanbeveling

94

Stap 6 / Vaststellen van aanbeveling in besloten vergadering

97

Stap 7 / Toezending aanbeveling aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

100

Stap 8 / Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en herbenoeming bij Koninklijk Besluit

101

9

109

1.

Benoeming

Introductie op het deel benoeming Artikel 6 van de Gemeentewet bepaalt dat in elke gemeente een burgemeester is. Dit deel gaat over de benoemingsprocedure van een burgemeester. Artikel 61 van de Gemeentewet vormt hiervoor de basis. Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de burgemeester op voordracht van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties bij Koninklijk Besluit voor de duur van zes jaar wordt benoemd. Tijdpad van de totale procedure De procedure voor een Kroonbenoeming neemt al snel meer dan acht maanden in beslag. Dit is gerekend vanaf de aankondiging van het afscheid van de zittende burgemeester tot en met de installatie van de nieuwe burgemeester. Zeker wanneer de procedure de zomer beloopt of er zich bijzondere omstandigheden voordoen neemt de benoemingsprocedure al snel flink wat tijd in beslag. Het tijdpad is daarom maatwerk. Het is gebruikelijk dat raadsgriffier en kabinetschef daarover overleggen. In de benoemingsprocedure gelden diverse deadlines. Een markant moment is bijvoorbeeld dat de gemeenteraad binnen vier maanden na openstelling van de vacature zijn aanbeveling doet voor de nieuwe burgemeester. Belangrijkste betrokkenen bij benoeming De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt een burgemeestersvacature open.

De commissaris van de Koning ziet toe op een ordelijk verloop van het gehele benoemingsproces, rapporteert over de uitvoering van de procedure rechtstreeks aan de minister en maakt uit alle sollicitanten een selectie van kandidaten die hij of zij geschikt acht. De commissaris van de Koning wordt hierbij ondersteund door zijn of haar kabinet. De kabinetschef is de contactpersoon voor gemeenten bij burgemeestersaangelegenheden en de eerste adviseur van de commissaris van de Koning. Over het profiel van de nieuwe burgemeester spreekt de commissaris van de Koning met de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft een grote rol in de benoeming van een burgemeester, omdat hij het profiel voor de nieuwe burgemeester vaststelt en een aanbeveling aan de minister van

10

Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties doet voor de nieuwe burgemeester. Een vertrouwenscommissie uit de gemeenteraad heeft tot taak die aanbeveling voor te bereiden. De vertrouwenscommissie wordt daarbij ondersteund door de griffier, die de secretaris van de vertrouwenscommissie is en als eerste ondersteuner van de gemeenteraad optreedt als procesbewaker. Meestal is een wethouder de adviseur van de vertrouwenscommissie en in de praktijk is vaak de plaatsvervangend griffier dan wel de gemeentesecretaris toegevoegd als plaatsvervangend secretaris. Op voordracht van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt een burgemeester benoemd bij Koninklijk Besluit. Proces Een benoemingsprocedure bestaat uit 11 stappen: 1. Procesduidelijkheid verkrijgen na ontstaan vacature 2. Vroegtijdig voorbereidingen treffen voor uitvoering benoemingsprocedure 3. Opstellen van de profielschets en verordening 4. Vaststellen van de profielschets door de gemeenteraad 5. Openstellen vacature en reacties door sollicitanten 6. Selectie van kandidaten 7. Beoordeling kandidaten door de vertrouwenscommissie 8. Verslag van Bevindingen van de vertrouwenscommissie 9. Besloten en open raadsvergadering over de aanbeveling 10 .

Voordracht door minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en benoeming bij Koninklijk Besluit 11.Beëdiging burgemeester in de gemeente Alle stappen brengen acties en keuzes met zich mee die hierna worden geschetst en besproken.

Stap 1 / Procesduidelijkheid verkrijgen na ontstaan vacature

Resultaat • De gemeenteraad is op de hoogte van de procedure voor benoeming van een nieuwe burgemeester en heeft de globale planning van activiteiten en tijdpad scherp. Betrokkenen • De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: heeft de bevoegdheid tot het openstellen van de vacature. • De commissaris van de Koning: neemt het initiatief voor het tijdpad van de benoemingsprocedure. • De kabinetschef van de provincie: maakt een tijdsplanning en neemt de benoemingsprocedure in ieder geval door met de raadsgriffier. • De gemeenteraad: geeft bij de raadsgriffier aan welke informatiebehoefte hij heeft. • De raadsgriffier: voorziet de gemeenteraad van gewenste en benodigde informatie over de benoemingsprocedure.

11

Een benoemingsprocedure is geen alledaagse aangelegenheid. Er komt ook veel bij kijken. De aankondiging van vertrek door de zittende burgemeester roept dan ook direct vragen op. Bijvoorbeeld: Wat is wettelijk geregeld en wat niet? Wie neemt het initiatief voor het in gang zetten van de vacature? Op welk moment en met wie vindt overleg plaats? Wanneer geldt geheimhouding? De eerste stap is daarom duidelijkheid te krijgen over het proces. De commissaris van de Koning neemt veelal het initiatief voor de planning van de procedure. Namens hem nodigt de kabinetschef de raadsgriffier, en meestal ook de beoogde voorzitter van de vertrouwenscommissie, in een vroeg stadium uit voor een gesprek om de procedure gezamenlijk door te nemen. Vroegtijdige afstemming is namelijk van groot belang voor een soepel verloop van de procedure. De provincie houdt daarbij zoveel mogelijk rekening met wensen van de gemeenteraad; met alle betrokkenen wordt gezocht naar een passend tijdpad. De raadsgriffier voert ook het gesprek met de gemeenteraad over de behoefte aan procesmatige ondersteuning en de informatiebehoefte van de gemeenteraad. Dat doet hij of zij veelal in nauwe afstemming met de beoogde voorzitter van de vertrouwenscommissie. Vervolgens bewaakt de raadsgriffier namens de gemeenteraad de procesgang.

Keuzemarge • De hoeveelheid en aard van de informatie over de benoemingsprocedure die wordt gedeeld met de gemeenteraad is afhankelijk van zijn informatiebehoefte. Tips • Verstrek pas informatie aan de gemeenteraad en derden over het tijdpad nadat het gesprek met de kabinetschef heeft plaatsgevonden. Onvoldoende afstemming tussen gemeente en provincie kan leiden tot een valse start. Het in externe communicatie moeten herroepen van een foutieve planning is een voorbeeld van een valse start. • Stel als raadsgriffier de fractievoorzitters in een kort gesprek op de hoogte van de globale routing. Op die manier valt de eerste informatiebehoefte te stillen en enige onzekerheid over wat er allemaal komt kijken bij een benoemingsprocedure weg te nemen. Een alternatief is dat de raadsgriffier een korte notitie schrijft aan de gehele gemeenteraad met informatie over de benoemingsprocedure. • Houd er rekening mee dat ook inwoners, maatschappelijke organisaties, pers en ambtenaren benieuwd zullen zijn naar het proces. Overweeg om op de gemeentelijke website enige basisinformatie over het verloop van de procedure op te nemen. Let daarbij goed op welke informatie wel en niet gedeeld mag worden over het verloop van de procedure, bijvoorbeeld daar waar het gaat over het tijdspad.

12

Stap 2 / Vroegtijdig voorbereidingen treffen voor uitvoering benoemingsprocedure Resultaat • De benoemingsprocedure is qua doorlooptijd gepland. Het budget voor de procedure is geraamd. En voorbereidingen zijn getroffen voor een goed verloop van de inhoudelijke werkzaamheden. Betrokkenen • De gemeenteraad: bepaalt binnen de regels van de Gemeentewet en circulaires de werkwijze van de vertrouwenscommissie. • De raadsgriffier: ondersteunt en adviseert de (afvaardiging uit de) gemeenteraad bij het bepalen van de werkwijze en werkt planningen uit.

De aandacht voor de benoemingsprocedure verdwijnt wat naar de achtergrond op het moment dat het aangekondigde vertrek is ‘geland’ en de planning van de benoeming van de nieuwe burgemeester is vastgesteld. Toch zijn er al belangrijke voorbereidingen te treffen. Het is niet efficiënt en vanuit vertrouwelijkheid ook niet wenselijk dat de hele raad zich even intensief bezighoudt met de benoemingsprocedure. De raadsgriffier neemt in de voorbereidingen het voortouw met een delegatie uit de raad, waarbij het wel belangrijk blijft dat de overige raadsleden geïnformeerd zijn over (de stand van) het proces en de rechten van de raad in de procedure. Het verdient een grote voorkeur dat deze afvaardiging gedurende de procedure betrokken blijft. Daarmee wordt de procesmatige voortgang en inhoudelijke continuïteit in de benoemingsprocedure gewaarborgd. Om die reden is deze afvaardiging veelal de ‘vertrouwenscommissie in oprichting’ of wordt in een vroeg stadium de vertrouwenscommissie bij raadsbesluit al ingesteld. Die laatste mogelijkheid heeft als voordeel dat er snel helderheid is over de formele werkwijze van de vertrouwenscommissie, maar betekent wel dat je vroeg in de procedure te maken hebt met de geheimhoudingsplicht die op de procedure rust.

Dit kan weer tot verwarring leiden over wat in de fase van het opstellen van de profielschets wel en niet buiten de vertrouwenscommissie kan worden gedeeld. De gemeenteraad maakt zijn eigen afweging tussen de twee mogelijkheden. De formele werkwijze van de vertrouwenscommissie wordt vastgelegd in een verordening die de gemeenteraad vaststelt. Hieraan voorafgaand valt aan te bevelen om een praktisch plan van aanpak of draaiboek voor de gehele benoemingsprocedure te maken. Dat dient als checklist voor het treffen van voorbereidingen en geeft houvast in de uitvoering. In dit stadium van de benoemingsprocedure vallen voorbereidingen te treffen op de volgende vier onderwerpen: 1. samenstelling en ondersteuning van de vertrouwenscommissie (in oprichting); 2. oriëntatie op het ambt; 3. externe ondersteuning; 4. praktische zaken in relatie tot het tijdpad.

13

2.1 Samenstelling en ondersteuning van de vertrouwenscommissie (in oprichting) 2.1.1 De leden van de vertrouwenscommissie De leden van de vertrouwenscommissie zijn gemeenteraadsleden. Ieder lid heeft één stem in de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie heeft een cruciale rol in de benoemingsprocedure doordat zij de aanbeveling van de gemeenteraad voorbereidt. De gemeenteraad bepaalt daarom de samenstelling van de vertrouwenscommissie. Het is belangrijk de vertrouwenscommissie dusdanig samen te stellen dat deze op een breed draagvlak binnen de gemeenteraad kan rekenen. Niet in de laatste plaats omdat de leden van de vertrouwenscommissie na het aanbieden van de profielschets vanwege de geheimhouding geen terugkoppeling kunnen geven aan hun fracties. Daarnaast geldt dat elk lid van de vertrouwenscommissie één stem heeft, ongeacht de getalsmatige verhoudingen tussen partijen in de gemeenteraad. Het aanbevelen van een burgemeesterskandidaat is immers geen politieke kwestie. Fracties gaan voor zichzelf na of zij plaats willen nemen in de vertrouwenscommissie en, zo ja, wegen goed af wie uit de fractie voor de werkzaamheden in aanmerking komt. Dit kunnen fractievoorzitters zijn, maar dat hoeft zeker niet.

In algemene zin is het aantrekkelijk als de samenstelling van de vertrouwenscommissie divers is in termen van persoonlijkheid, ervaring in de raad en affiniteit met aspecten van het burgemeestersambt. Dat zorgt voor een meer evenwichtige werving. Ook de manvrouwverhouding in de vertrouwenscommissie is punt van aandacht, net als de diversiteit in termen van culturele achtergronden. De commissaris van de Koning heeft een actieve rol in het signaleren en bewaken van een evenwichtige samenstelling van de vertrouwenscommissie. Het ministerie van BZK adviseert dat in ieder geval één vrouw onderdeel is van de vertrouwenscommissie. Dit kan gezien worden als een absoluut minimum; idealiter is de man-vrouwverhouding in de vertrouwenscommissie gelijkwaardiger. Voor deelname aan een vertrouwenscommissie is verder flexibiliteit in de agenda’s een voorwaarde. Ook is belangrijk dat de deelnemers aan de vertrouwenscommissies hiervoor voldoende tijd vrij maken. Het tijdsbeslag is namelijk groot en de werkzaamheden vinden plaats naast reguliere activiteiten binnen en buiten de politiek. Wel geldt dat leden van de vertrouwenscommissie, ingevolge artikel. 3.1.2. lid 1 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, voor de duur van de activiteiten tijdens de procedure aanspraak maken op een maandelijkse toelage. In het tweede lid van artikel 3.1.2.

is bepaald dat de (waarnemend) burgemeester de duur van die activiteiten vaststelt. Het is aan te raden dat de (waarnemend) burgemeester bij de vaststelling hiervan zoveel mogelijk de formele momenten in de benoemingsprocedure aanhoudt. De namen van de raadsleden die plaats hebben de vertrouwenscommissie moeten bij raadsbesluit worden vastgesteld of in de verordening worden genoemd. Ook de adviseur moet bij naam worden genoemd. Het volstaat niet alleen te stellen dat de vertrouwenscommissie bestaat uit bijvoorbeeld ‘de huidige fractievoorzitters’. Dit omdat het fractievoorzitterschap een partijaangelegenheid is en geen officiële gemeentelijke status heeft.

14

2.1.2 Omvang van de vertrouwenscommissie Het aantal leden van de vertrouwenscommissie is niet aan wettelijke grenzen gebonden. Ook is het geen wettelijke vereiste dat alle fracties zijn vertegenwoordigd in de vertrouwenscommissie. Het is aan de gemeenteraad om de omvang en de samenstelling van de vertrouwenscommissie te bepalen. Meestal zijn alle fracties uit de gemeenteraad vertegenwoordigd in de vertrouwenscommissie. Een aandachtspunt is om te kiezen voor een samenstelling die klein genoeg is om slagvaardig te werken en die groot genoeg is om het gestelde vertrouwen door de gemeenteraad waar te maken. Een samenstelling van de vertrouwenscommissie met vertegenwoordigers uit alle fracties zorgt voor breed draagvlak in de gemeenteraad, maar kan soms ten koste gaan van de slagvaardigheid van de vertrouwenscommissie wanneer een raad uit veel fracties bestaat. Een smallere samenstelling van de vertrouwenscommissie kan slagvaardiger zijn, maar vereist wel een goede check op het draagvlak in de gehele gemeenteraad. 2.1.3 Ondersteuning van en advisering aan de vertrouwenscommissie Naast de leden is er een secretaris van de vertrouwenscommissie. Dat is altijd de raadsgriffier. Het is mogelijk om een plaatsvervangend secretaris te benoemen, maar dat is niet verplicht.

Als hiervoor wordt gekozen, dan is dat in de praktijk vaak de gemeentesecretaris, maar het kan ook de plaatsvervangend raadsgriffier zijn. De gemeentesecretaris mag daarbij uitdrukkelijk geen formele adviesrol vervullen; hij of zij fungeert als plaatsvervangend secretaris van de vertrouwenscommissie. Het is een keuze of de plaatsvervangend secretaris aanwezig is bij werkzaamheden van de vertrouwenscommissie in het geval dat de secretaris zelf niet verhinderd is. Wel bestaat de mogelijkheid om één of meerdere wethouders als adviseur(s) toe te voegen aan de vertrouwenscommissie. Dat gebeurt vaak vanuit de overweging dat de toekomstig burgemeester nauw zal samenwerken met de overige leden van het college. De gemeenteraad heeft bij uitstek een goed beeld van de gewenste ambtsinvulling richting de gemeenschap en binnen de werksfeer van de gemeenteraad. Een wethouder als adviseur kan ook aanvullende perspectieven inbrengen over de gewenste ambtsinvulling binnen het bestuurlijkorganisatorisch domein en zo een belangrijke bijdrage leveren aan de vertrouwenscommissie. Het is daarom raadzaam om een wethouder als adviseur aan de vertrouwenscommissie toe te voegen. Het toevoegen van meerdere wethouders is, gelet op de omvang van de vertrouwenscommissie en de werkbaarheid, niet aan te bevelen, al kunnen de omstandigheden er wel om vragen.

Sowieso geldt dat het aan te bevelen is de hoeveelheid adviseurs en ondersteuning te beperken gezien de vereiste geheimhouding. In alle gevallen geldt dat het toevoegen van adviseurs niet verplicht is en iets is waartoe de gemeenteraad besluit. Bovendien geldt dat de secretaris, de plaatsvervangend secretaris en eventuele adviseur(s) géén stemrecht hebben. Mogelijkheden om het gehele college een advies uit te laten brengen over de geschiktheid van kandidaten zijn er uitdrukkelijk niet. De vertrouwenscommissie, inclusief een eventueel als adviseur toegevoegde wethouder, is immers gebonden aan geheimhouding over alles wat zich afspeelt binnen de vertrouwenscommissie. Vooraf moet duidelijk zijn welke ruimte de vertrouwenscommissie biedt aan de adviseur, zodat hierover later geen ruis ontstaat.

15

Voorbeelden van invullingen door adviseurs zijn: • input leveren voor de profielschets; • in de voorbereiding op sollicitatiegesprekken helpen bij het opstellen van vragen; • participatie op bepaalde momenten tijdens de sollicitatiegesprekken; • de vertrouwenscommissie beraadslaagt na eerst de adviseur te hebben gehoord; • deelname aan beraadslagingen van de vertrouwenscommissie en geven van een advies over geschiktheid van kandidaten.

2.1.4 Vervanging van leden van de vertrouwenscommissie Er kunnen zich bijzondere omstandigheden voordoen die erom vragen dat een lid van de vertrouwenscommissie wordt vervangen, bijvoorbeeld bij (langdurige) ziekte van een van de leden als ook van de secretaris, de plaatsvervangend secretaris of een adviseur. Vervanging is dan mogelijk. Wel geldt, gelet op de vertrouwelijkheid, dat vervanging in principe alleen mogelijk is tot het moment dat de vertrouwenscommissie de selectie van kandidaten heeft opgehaald bij de commissaris van de Koning. In het geval van (langdurige) ziekte van een raadsgriffier is het aan te bevelen de plaatsvervangend griffier het resterende deel van de procedure als secretaris te laten optreden. Vervanging van leden van de vertrouwenscommissie vergt een raadsbesluit en is definitief voor de verdere duur van de procedure – tijdelijke waarneming is onwenselijk, ook al komt bijvoorbeeld een raadslid terug van ziekteverlof tijdens de procedure. Ook voor de andere betrokkenen bij de vertrouwenscommissie, zoals de griffier en een eventuele wethouder, geldt dat tijdelijke waarneming onwenselijk is. 2.1.5 Teambuilding in de vertrouwenscommissie In een vertrouwenscommissie is een constructieve samenwerkingssfeer nodig.

Een dergelijke sfeer ontstaat vaak spontaan, maar is zeker voor de griffier en de voorzitter van de vertrouwenscommissie iets om gedurende de hele procedure in het oog te houden. Zelfs als er een natuurlijke samenwerking bestaat kan het geen kwaad om de intenties vooraf te delen, zo nu en dan de peilstok in de samenwerking te steken en oog te hebben voor momenten van gezamenlijke ontspanning. Deelnemers aan de vertrouwenscommissie mogen vanwege de opgelegde geheimhouding niet terugvallen op de fractie, het college of de achterban. Het bijzondere is dus dat leden van de vertrouwenscommissie, die verschillende achtergronden hebben, wel gezamenlijk moeten optrekken. Dit betekent dat eventueel bestaande gevoeligheden of actuele politieke kwesties geen rol mogen spelen. En er dient sprake te zijn van inclusie: geen van de leden mag zich buitengesloten voelen. Noch vanwege haar of zijn achtergrond, noch om welke andere reden dan ook. Om die reden is van belang om ‘teambuilding’ een plek te geven. Een voorbeeld hiervan is om gezamenlijk te lunchen of te dineren. Houdt dan ook rekening met de voorschriften van bepaalde religies ten aanzien van eten en drinken. Maar ook het operationaliseren van de werkwijze in een conceptverordening en het uitspreken van verwachtingen dragen bij aan het teamgevoel.

Het teamgevoel wordt ook versterkt door gezamenlijk een training te volgen in het voeren van sollicitatiegesprekken.

16

2.1.6 Externe ondersteuning De vertrouwenscommissie (in oprichting) bepaalt zelf in hoeverre behoefte bestaat aan externe ondersteuning. Aangezien een benoemingsprocedure geen alledaagse aangelegenheid is, is externe ondersteuning aan te bevelen. De commissaris kan de vertrouwenscommissie helpen bij het vinden van passende externe ondersteuning. Momenten in de benoemingsprocedure waarop externe ondersteuning van toegevoegde waarde kan zijn, zijn de volgende: • organiseren van een consultatie onder inwoners, bedrijven en instellingen; • advies en ondersteuning bij het opstellen van de profielschets; • advies en training over selecteren zonder vooroordelen; • teambuilding in de vertrouwenscommissie; • training in voorbereiding op de sollicitatiegesprekken met kandidaat-burgemeesters; • uitvoeren van een specifiek burgemeestersassessment door een geaccrediteerd psychologisch bureau. Voor de gemeenteraad en de vertrouwenscommissie vormen het opstellen van een profielschets, het toetsen van kandidaat-burgemeesters en het voorbereiden van de aanbeveling voor een nieuwe burgemeester een unieke ervaring. Gebruikmaken van externe ondersteuning op deze momenten helpt om scherpte aan te brengen waar nodig, tips te krijgen waar het kan, en behoed te worden voor valkuilen.

Externe ondersteuning wordt door enkele gespecialiseerde bureaus geboden, maar ook valt te denken aan het benutten van kennis en ervaring van bijvoorbeeld een raadsgriffier van een naburige gemeente of een (voormalig) burgemeester. Om het bewustzijn van commissieleden op het punt van een inclusieve en evenwichtige selectie nog verder te vergroten kan overwogen worden om een training 'selecteren zonder vooroordelen' te volgen, bijvoorbeeld de training die is ontwikkeld door het College voor de Rechten van de Mens. Ook kan de vertrouwenscommissie verzoeken dit thema te laten integreren in de training voor het voorbereiden op de sollicitatiegesprekken. Het overwegen van de wenselijkheid van externe ondersteuning geldt niet alleen voor de inhoud van de benoemingsprocedure, maar ook voor de bemensing van de raadsgriffie. Voor de raadsgriffier (als secretaris van de vertrouwenscommissie) brengt de benoemingsprocedure een groot tijdsbeslag met zich mee. Consequentie daarvan is een verminderde beschikbaarheid voor het reguliere griffiewerk. In de capaciteitsplanning van de raadsgriffie is het raadzaam hierop te anticiperen, bijvoorbeeld via een onderlinge vervanging of door tijdelijke inhuur van extra capaciteit.

De gemeenteraad kan, als werkgever van de griffie, ook tijdelijke extra middelen beschikbaar stellen, zodat de ondersteuning door de griffie op alle aspecten ongehinderd doorgang kan vinden.

17

2.2 Oriëntatie op het ambt van burgemeester Burgemeesters zijn ‘veelkunners’. Een vertrouwenscommissie moet zich goed inlezen en inleven in het werk van een burgemeester. Daarbij gaat het niet alleen om het eigen beeld van wat een burgemeester doet, maar ook om wat anderen (intern en extern) verwachten en wensen van de burgemeester. Naast een goed inzicht geeft een oriëntatie op het ambt input voor de profielschets en biedt het aanknopingspunten voor het opstellen van goede vragen voor de sollicitatiegesprekken. 2.2.1 Een veelzijdig ambt vereist een breed inzicht Het burgemeesterschap is een veelzijdig en bijzonder ambt. Een burgemeester heeft verschillende verantwoordelijkheden en rollen en dient die situationeel op verschillende manieren inhoud te geven. Het ene moment is de burgemeester voorzitter van de raad, dan weer onderhandelaar in de regio, vervolgens het gezicht van de gemeente bij een representatieve gebeurtenis, waarna zij of hij het gezag voert over de politie bij een oproer tijdens een evenement, et cetera. Het is voor leden van de vertrouwenscommissie van wezenlijk belang om een goed beeld te vormen van karakteristieken van het burgemeestersambt.

Daarbij valt te denken aan antwoorden op vragen als: Wat doen burgemeesters zoal op een dag? Wie ontmoeten zij in hun dagelijks werk? Welke uitdagingen en risico’s bestaan er voor burgemeesters? Welke valkuilen liggen er voor burgemeesters op de loer in hun functioneren? Wat betekent het dat burgemeesters vaak worden aangeduid als verbinders? Wat betekent het voor burgemeesters dat zij zelf onderwerp van discussie kunnen worden? Hoe komen burgemeesters tot een besluit over een veiligheidskwestie als zij niet alle informatie bezitten? Hoe vinden zij de balans tussen de noodzakelijke harde en de even onmisbare zachte eigenschappen? 2.2.2 Schriftelijke en mondelinge bronnen voor oriëntatie De website van het Nederlands Genootschap van Burgemeesters biedt actuele informatie over het ambt en ook geeft de website www.politiekeambtsdragers.nl inzicht. Daarnaast zijn er diverse publicaties over burgemeesters beschikbaar. Denk aan het rapport 'Te veel van het goede?' (2021) waarin de staat van het burgemeestersambt wordt beschreven. Het boek ‘Onder Burgemeesters’ (2012) geeft een praktische inkijk in het werk van burgemeesters en is geschreven door burgemeesters. Een andere suggestie dan ‘inlezen’ is om een gesprek aan te gaan. Bijvoorbeeld door de zittende burgemeester of een burgemeester uit de omgeving te bevragen op het ambt.

Of door iemand uit te nodigen die juist een heel specifiek aspect van het ambt kan belichten, zoals de directeur van een veiligheidsregio of een officier van justitie. De waarde van zulke gesprekken reikt verder dan een oriëntatie op het ambt.