E15 - Burgemeester en wethouders gemeente Brummen - Raadsinformatiebrief 1e voortgangsrapportage implementatie Berenschot
Tekst van het document
Gemeenteraad van Brummen Postbus 5 6970 AA BRUMMEN
Brummen Ons kenmerk Uw kenmerk Onderwerp
Verzonden d.d.: 22 juli 2021 : 20 juli 2021 : Z061551/D360934 : : Aanbiedingsbrief 1e voortgangsrapportage implementatie rapport Berenschot “Naar een evenwichtig sociaal domein”
Beste leden en steunfractie leden van de gemeenteraad,
Op 17 december 2020 heeft de gemeenteraad besloten om scenario 3 in het rapport Berenschot te kiezen als opdracht aan het college om te gaan implementeren. In april 2021 is het informatie- en communicatieplan “implementatie rapport Berenschot” aan de raad aangeboden. Onderdeel van het informatie- en communicatieplan “implementatie rapport Berenschot” is dat we als college de raad per kwartaal gaan informeren over de voortgang van de implementatie. Wij bieden u nu de 1 e voortgangsrapportage “implementatie rapport Berenschot Naar een evenwichtig sociaal domein" aan. Binnen het project basis op orde bedrijfsvoering wordt er hard en met succes gewerkt aan het verbeteren van de werkprocessen, het interne controlesysteem en de juistheid van de registraties, cijfers en data. Hiermee leggen we een goede basis voor de toekomstige rapportages en een monitor sociaal domein. In de eerste voortgangsrapportage doen wij u hier uitgebreid verslag over. Naar de toekomst toe willen wij “smart” gaan rapporteren op individueel bouwsteen niveau inclusief financiële tussenresultaten per bouwsteen. Op basis van de motie van 17 december 2020 hebben wij een informatie- en communicatieplan “implementatie rapport Berenschot” aangeboden.
Bij de bespreking van dit informatie- en communicatieplan “implementatie rapport Berenschot” in het Forum is door u aangegeven dat deze informatievoorziening vanuit het college aansluit bij uw wensen en de aangenomen motie van de raad. Daarom hebben we het format van het informatie- en communicatieplan “implementatie rapport Berenschot” gebruikt voor de 1e voortgangsrapportage. Het is hierdoor een zeer uitgebreid document geworden wat veel ambtelijke capaciteit en inzet gevraagd heeft. Als college willen we graag met de raad in gesprek over de vraag: welke informatie voor de raad nu noodzakelijk en wenselijk is om de controlerende taak van de raad goed te kunnen uitvoeren. In de huidige vorm is er nu soms op zeer detail uitvoeringsniveau verslag gedaan en de vraag is of dit echt nodig en wenselijk is. Bij de bespreking van het informatie- en communicatieplan ”implementatie rapport Berenschot is door u gevraagd om alsnog een overzicht “planning implementatie Berenschot” te kunnen ontvangen. Dit overzicht sturen we u hierbij toe.
Z061551/D360934
Blz. 2
Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Brummen,
N.L.J.J. Dusink secretaris
Bijlage: 1
A.J. van Hedel burgemeester
Meerjarenplanning implementatie rapport Berenschot 2021 Jan Maand 1 1 Looptijd implementatietraject 2 Start implementatietraject 3 Projectplannen bouwstenen en Basis op Orde 4 Opstellen implementatieplan college 5 Vaststellen implementatie college 6 Opstellen informatie- communicatieplan voor raad 7 Informatie- en coomunicatieplan naar raad 7 Kwartaalrapportages college 8 Kwartaalrapportages raad Bouwstenen & Basis Op Orde 9 Bouwsteen J1 10 Bouwsteen J2 11 Bouwsteen J3 12 Bouwsteen J4 13 Bouwsteen J5 14 Bouwsteen J6 15 Bouwsteen W1 16 Bouwsteen W2 17 Bouwsteen W3 18 Bouwsteen W4 19 Bouwsteen W5 20 Bouwsteen P1 21 Bouwsteen P2 22 Bouwsteen P3 23 Bouwsteen P5 24 Bouwsteen Basis op orde bedrijfsvoering 25 Basis op Orde cultuurveranderingstraject 26 Basis op Orde 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur 🔔 △ ♵ ¥
Pijldatum Beslismoment raad Kwartaalrapportage Collegebesluit ter info naar raad
feb mrt april mei juni juli aug sept okt nov dec 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
♵
♵
2022 2023 Jan feb mrt april mei juni juli aug sept okt nov dec Jan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1
♵
🔔 🔔
🔔 🔔 🔔 🔔
♵
♵
♵
♵
△
feb mrt april mei juni juli aug sept okt nov dec 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
♵
♵
♵
🔔 🔔 🔔 🔔
🔔 🔔 🔔 🔔
🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔
🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔
🔔 ¥
¥
¥ ¥
¥ △
🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔 🔔
△
△
△ ¥
¥
1e voortgangsrapportage Implementatie Rapport Berenschot
`naar een evenwichtig sociaal domein`
1
Inhoudsopgave 1.
Inleiding ...............................................................................................................................................................3
2.
Financiële monitor ..........................................................................................................................................4
a) Jeugdzorg.............................................................................................................................................................5 b) Wet Maatschappelijke ondersteuning ....................................................................................................7 c)
Werk en Inkomen..........................................................................................................................................10
3.
De implementatie in 2021.........................................................................................................................15
4. Inzicht in de voortgang van de implementatie bouwstenen en projecten Basis op Orde 2021 .............................................................................................................................................................................16 a) Bouwstenen .....................................................................................................................................................16 b) Trajecten Basis op Orde .............................................................................................................................45 5.
Besteding budget voor de basis op orde in de bedrijfsvoering.................................................52
6.
Overzicht beslismomenten gemeenteraad ........................................................................................52
7.
Communicatie met de gemeenteraad...................................................................................................53
2
1. Inleiding Op basis van het informatie- en communicatieplan implementatie rapport Berenschot “Naar een evenwichtig sociaal domein” wordt aan de raad de 1e voortgangsrapportage aangeboden. Het informatie- en communicatieplan is gebaseerd op de motie van raad waarin is aangegeven op welke wijze en op welke onderdelen de raad geïnformeerd wil worden door het college over de implementatie. Een belangrijk onderdeel van het implementatietraject is het onderdeel de basis op orde brengen in de bedrijfsvoering. Het rapport van Berenschot heeft inzicht gegeven op welke onderdelen er verbeteringen nodig zijn. Een belangrijke constatering in het onderzoek van Berenschot was dat de registraties, cijfers en data TVE niet altijd betrouwbaar waren. Ook is geconstateerd dat er onvoldoende competenties en formatie binnen de bedrijfsvoering aanwezig was. Op 04 maart 2021 heeft de raad besloten om voor 2021 een incidenteel bedrag van € 160.000 beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve om de basis in de bedrijfsvoering Team Voor Elkaar (TVE) op orde te gaan brengen. Voor 2022 en volgende jaren zijn deze de structurele lasten van € 160.000 meegenomen in het financieel herstelplan in de Perspectiefnota 2022-2025. Op 14 mei 2021 is de goedkeuring van de provincie ontvangen voor de begrotingswijziging die nodig was gezien het raadsbesluit van 04 maart 2021.
Verderop in deze 1e rapportage geven wij u inzicht in de bestedingen van dit budget. Er is na het akkoord van de provincie geïnvesteerd in het zorgen dat er adequate formatie aanwezig is om het reguliere werk in de bedrijfsvoering goed te kunnen doen. Met een juiste basis aan medewerkers kan er gewerkt gaan worden aan het op orde gaan brengen van de bedrijfsvoering. Prioriteit heeft in de eerste maanden het verwerken van achterstanden gehad alsmede het aanbrengen van correcties om te zorgen dat de registraties juist zijn en daarmee ook cijfers en data betrouwbaar zijn. Recent heeft een externe business analist een QuickScan onderzoek naar de systemen, processen en bemensing binnen de bedrijfsvoering gedaan. Het rapport wordt op korte termijn verwacht. Naar aanleiding van het dit rapport kunnen onderbouwde vervolgstappen worden gezet om de bedrijfsvoering op orde te krijgen en om de doelstellingen te realiseren. Gezien de stand van zaken in de bedrijfsvoering TVE is het nu nog niet mogelijk om in deze 1e voortgangsrapportage aan de raad te rapporteren op individueel bouwsteen niveau. De stuurinformatie met KPI’s is in ontwikkeling. Voor een paar bouwstenen zijn de monitor gegevens vrijwel klaar, maar voor een aantal anderen moet er nog werk gedaan worden. In deze 1e voortgangsrapportage wordt daardoor vooral beschrijvend aangegeven wat de stand van zaken op 01 juli 2021 is.
In de komende voortgangsrapportages zullen er steeds meer monitorgegevens aan de raad beschikbaar gesteld gaan worden. Daarmee zal de volgende voortgangsrapportage ook meer inzicht gaan bieden.
3
2. Financiële monitor Vooraf In deze 1e voortgangsrapportage bieden wij de Raad een 1e versie van de financiële monitor aan die in ontwikkeling is. Het geeft daarmee nog niet het volledige inzicht wat gewenst is. Er is in de afgelopen maanden hard gewerkt om stappen te zetten in het proces om de basis op orde te brengen in de bedrijfsvoering. Dit proces van de basis op orde brengen vraagt tijd en geduld omdat we echt van ver moeten komen. Voor het college is de juistheid en betrouwbaarheid van cijfers en gegevens belangrijk. Daarom presenteren we nu het financiële inzicht op basis van data en cijfers waarvan we weten dat deze juist en betrouwbaar zijn. Waar nog qua juistheid en betrouwbaarheid aan gewerkt moet worden zoals de prognose van de kosten tot en met het einde van het jaar volgt later in een volgende rapportage. In de komende rapportages willen we ook inzicht gaan bieden in de realisatie van de ombuigingen per bouwsteen. Ook hiervoor geldt dat er gewerkt wordt in de bedrijfsvoering aan het beschikbaar krijgen van de juiste cijfers en data en dat hiervoor tijd nodig is om dit betrouwbaar inzichtelijk te gaan maken. De urgentie om hier voortvarend aan te werken is er, maar het kan niet sneller dan mogelijk en realistisch is.
Inleiding De monitor sociaal domein geeft inzicht in de voornaamste cijfers van het sociaal domein over onder andere het gebruik van zorg en ondersteuning en de kosten ervan. We hebben dit in kaart gebracht voor de zorg en ondersteuning die loopt via de Jeugdwet, Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Participatiewet. De financiële monitor geeft een verdiepend inzicht in hoe het gaat in het sociaal domein in onze gemeente. De data helpen om trends en knelpunten tijdig te signaleren en waar nodig bij te sturen. Het is belangrijk bij het lezen te beseffen dat de cijfers niet op zichzelf staan, maar altijd vragen om uitleg en duiding. Deze eerste versie heeft betrekking op de eerste 5 maanden van 2021. Omdat grafieken en tabellen nu handmatig opgezet moeten worden en wij de juistheid en betrouwbaarheid van cijfers willen bewaken, kan juni 2021 nog niet worden meegenomen. Het is de bedoeling om de financiële monitor verder uit te breiden met meer informatie over het gebruik van zorg en ondersteuning en met een prognose van kosten per onderdeel tot en met het einde van het jaar.
Toelichting op de term kosten In de overzichten hanteren we de term “kosten” die nodig zijn. In de totaaloverzichten voor de programmaonderdelen Wmo en Werk en Inkomen is er echter sprake van saldering van opbrengsten en kosten. Hiermee wijken we licht af van wat via de P&C cyclus aan de raad gemeld wordt.
a) Jeugdzorg1
1 In deze overzichten zijn de baten en de lasten samengevoegd om de raad een globaal en realistisch inzicht te
bieden in de financiële ontwikkelingen In de overzichten per categorie is er geen sprake van het samenvoegen van baten en lasten In de begroting en daarmee P&C cyclus werkt de baten kant anders. In het 4
Jeugdzorg Kosten t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 6.000.000
5.168.593
5.000.000 4.000.000 Begroting 2021
3.000.000
Werkelijke kosten t/m mei 2021
1.524.861
2.000.000 1.000.000 2021
Per categorie Jeugdzorg per categorie Kosten t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 (x € 1000) 1.437 826
rg zo gd Je u
e er ig Ov
-b es ri ng
ss e
lij
la
nd e Je
ug
dr
ec
la k er tw
rm in g
n ie rz
vo o ke
er k tw aa M
Begroting 2021
M
aa
24%
27%
21 9%
ni ng e
ht rb
ve
rb ve k er
tw aa M
lij
fz lij
er tw aa
M
nt e la Am bu
404
366
fl ic
w aa r
Z GG k
ed hu vo op in id
26%
29%
g
en
33%
ch e
34%
be
ge le
1.087
1.027
lp
Bedrag
1.600 1.400 1.200 1.000 800 600 400 200 -
In de uitvoering van de Jeugdzorg lopen de voorzieningen voor cliënten vaak over meerdere jaren. De voorzieningen worden niet alleen aangegaan bij beschikking door de gemeente, maar vaak ook door verwijzing van onder meer huisartsen, specialisten en gecertificeerde instellingen. De 'vraag' naar Jeugdzorg is daarom vaak moeilijk in te schatten. De afgelopen jaren is de ervaring dat jeugdzorgaanbieders in de 1e maanden van het jaar veel minder geleverde zorg factureren omdat men druk is met het jaarwerk en de kader van de implementatie van de bouwstenen Berenschot is het wenselijk om de ontwikkeling aan de baten kant en die van de lastenkant afzonderlijk te verbijzonderen en te tonen. 5
productverantwoordingen naar gemeenten toe. De facturering over de 1e maanden van het jaar volgt dan later in het jaar. Met deze ervaring moeten bovenstaande grafieken wel gelezen worden.
Voorzieningen jeugdzorg lopend jaar Het is belangrijk dat we als gemeente de totale (financiële) verplichtingen die met voorzieningen zijn aangegaan, blijven monitoren. De ervaring leert, dat de totale verplichting in het lopende jaar niet volledig zal leiden tot uitgaven/kosten. Behandelingen kunnen stoppen en worden gewijzigd. Er sprake is van een jaarlijks wisselende uitnutting van de betreffende voorzieningen. In die gevallen wordt niet de gehele voorziening gebruikt. Alleen de uitgaven/kosten komen ten laste van de begroting.
Jeugdzorg 2017-2021 9.000
7.748
8.000
6.387
Bedrag
7.000
6.221
6.000 5.000
5.849
3.979
4.000
Bedrag voorzieningen
3.000
Bedrag Betaald
2.000 1.000 2017
2018
2019
2020
2021
Jaar
Uitnutting voorzieningen
6
Bedrag Voorzieningen
Bedrag Betaald
Uitnutting
2017
3.979
3.203
81%
2018
7.748
3.756
48%
2019
6.387
4.077
64%
2020
6.221
4.146
67%
2021
5.849
1.145
20%
b) Wet Maatschappelijke ondersteuning2 Wmo Kosten t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 8.000.000 7.098.924 7.000.000 6.000.000 5.000.000 Begroting 2021
4.000.000
Werkelijke kosten t/m mei 2021 3.000.000
2.406.951
2.000.000 1.000.000 Totaal Wmo
Per categorie
2 In deze overzichten zijn de baten en de lasten samengevoegd om de raad een globaal en realistisch inzicht te
bieden in de financiële ontwikkelingen In de overzichten per categorie is er geen sprake van het samenvoegen van baten en lasten In de begroting en daarmee P&C cyclus werkt de baten kant anders. In het kader van de implementatie van de bouwstenen Berenschot is het wenselijk om de ontwikkeling aan de baten kant en die van de lastenkant afzonderlijk te verbijzonderen en te tonen. 7
3.000
Categoriën Begeleiding en Huishoudelijke Hulp Kosten t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 (x € 1000,-) 2.465
2.500
Bedrag
2.000 1.495 1.500 1.000 500
25%
573
28%
21%
Begroting 2021 Werkelijke kosten t/m mei
112 24%
Begeleiding individueel ZIN
Begeleiding groep ZIN
Huishoudelijke Hulp via PGB
Huishoudelijke Hulp ZIN
ZIN = zorg in natura PGB = persoonsgebonden budget
Andere categoriën Wmo Kosten t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 (x € 1000,-) 300
260
Bedrag
250 192
200
156
150
50
Begroting 2021
30%
100
36%
28%
Werkelijke kosten t/m mei
18 46%
WMO maatwerkvz indiv vervoer PGB
WMO maatwerkvz indiv vervoer ZIN
WMO maatwerkvz rolstoelen
WMO maatwerkvz woonvoorziening
Voorzieningen Huishoudelijke Hulp lopend jaar 8
De huishoudelijke hulp (zorg in natura) is een grote post binnen de Wmo en neemt ongeveer één derde deel van de Wmo-begroting 2021 in. Ook hier geldt, dat de voorzieningen over meerdere (kalender)jaren kunnen lopen. Onderstaande tabel geeft aan, dat de totale financiële verplichtingen van het lopende jaar met betrekking tot de voorzieningen huishoudelijke hulp over de jaren 2017-2020 aanzienlijk zijn gestegen en in 2021 afnemen.
Huishoudelijke Hulp 2017-2021 3.500 3.065 2.805
3.000 2.516
Bedrag
2.500 2.000
2.112 1.840 Bedrag voorzieningen
1.500
Betaald Bedrag 1.000 500 2017
2018
2019
2020
2021
Jaar
Uitnutting
Totaal Verplichtingen 2017 1.840 2018 2.112 2019 2.516 2020 3.065 2021 2.805
Betaald 1.403 1.513 2.005 2.280 767
Uitnutting 76% 72% 80% 74% 27%
De totale financiële verplichtingen in het lopende jaar van de voorzieningen huishoudelijke hulp zullen normaal gesproken niet volledig worden gebruikt. De hulp kan immers door verschillende oorzaken worden gestopt of gewijzigd, waardoor de uitnutting van de totale voorzieningen niet volledig is. Alleen de uitgaven/kosten komen ten laste van de begroting.
9
c) Werk en Inkomen3 Werk en Inkomen Kosten t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 6.000.000
5.053.260 5.000.000
4.000.000
Begroting 2021
3.000.000
Werkelijke kosten t/m mei 2021 1.894.348
2.000.000
1.000.000
2021
3 In deze overzichten zijn de baten en de lasten samengevoegd om de raad een globaal en realistisch inzicht te
bieden in de financiële ontwikkelingen In de overzichten per categorie is er geen sprake van het samenvoegen van baten en las-ten. Bij Werk en Inkomen worden de inkomsten en uitgaven van uitkeringen verbijzonderd. In de begroting en daarmee P&C cyclus werkt de baten kant anders. In het kader van de implementatie van de bouwstenen Berenschot is het wenselijk om de ontwikkeling aan de baten kant en die van de lastenkant afzonderlijk te verbijzonderen en te tonen 10
Per categorie Werk en Inkomen per categorie Kosten t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 (x € 1000,-) 3.000 2.539 2.500
Bedrag
2.000 1.500
44%
1.000
Begroting 2021
705 482
500
46%
378
346
24%
32%
460 46%
75
16%
24%
Werkelijke kosten t/m mei 2021
ni ng rz
en sv oo m
In ko
hu lp
ve
rl
ie
en
in g
ei d Sc
hu
lp
M
in im ab
el
ta js bi e
de r on jz
Bi
bi ge m
en e
nd
ri ng oe Ui tv
js
ta
nd
kf it er W Al
Re -in te gr
at
ie
en
pa r
Br
tic
um
ip
m
at
en
ie
-
Onder Algemene Bijstand Uitvoering worden de uitvoeringskosten Apeldoorn verantwoord. In de bovenstaande grafieken zijn de Rijksvergoeding en de uitkeringen aan cliënten van zowel de Algemene Bijstand als de Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers (TOZO) uit de totalen van begroting en werkelijke uitgaven gehaald. Deze worden hieronder verbijzonderd.
11
Inkomsten en Uitgaven Algemene Bijstand t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 4.662
5.000
4.435
4.500 4.000
Begroting 2021
3.500 3.000 2.500 2.000
33%
Werkelijke inkomsten/uitgaven t/m mei 2021
29%
1.500 1.000 500 Algemene bijstand, inkomsten van rijksvergoeding
Algemene bijstand, uitgaven uitkeringen IOAZ, IOAW, BZ, bbz
Categorie Werkfit Brummen Kosten t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 (x € 1000,-) 2.500 1.945
Bedrag
2.000 1.500 1.000 500
Begroting 2021 934
44% 37%
340 23%
Werkelijke kosten t/m mei 2021
Werkfit, kosten uitvoering
Werkfit, loonkosten WSWmedewerkers
Werkfit, opbrengsten detachering
Onder WerkFit Brummen worden de loonkosten voor WSW-medewerkers verantwoord samen met de opbrengsten uit detachering (positief getoond in de grafiek). Onder de uitvoeringskosten vallen de kosten voor het personeel, de begeleidingskosten voor beschut werk, re-integratie en arbeidsmatige dagbesteding en de kosten voor arbeid medische onderzoeken en de loonwaarde metingen. Een deel van deze uitvoering wordt door Larcom gedaan. 12
Categorie Inkomensvoorziening Kosten t/m mei 2021 t.o.v. begroot 2021 450 407
407
400
350
80%
314
80%
300
250
200
150
100
22% 51
50
34
33
28 0%
0%
16%
Uitkering IOAW -50
Uitkering IOAZ
Uitkering -2%BZ
Uitkering Bijstand vr zelfstandigen (Bbz)
Overige kosten
Uitkering Inkomsten TOZO-regelingTOZO-regeling
De inkomsten met betrekking tot de TOZO-uitkeringen staan positief in de grafiek. Bij uitkering BZ is er sprake van een terugbetaling waardoor er sprake is van een negatief percentage.
13
Ontwikkeling Actieve Uitkeringen
Aantal Actieve Uitkeringen 2020-2021 (per kwartaal/maand) 350
300
250
291
298 281
280
271
265
269
270
266
242
200 Aantal Uitkeringen (excl. TOZO) 150
Aantal uitkeringen TOZO 84
100
82 48
50
80 61
60
44
43
April
Mei
2020 Mrt
Juni
Sept
Dec
2021 Jan
Feb
Mrt
TOZO = Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers
14
3. De implementatie in 2021 Bouwstenen De volgende bouwstenen zijn in 2021 in uitvoering gebracht: 1) Bouwsteen J1 pilot Praktijk Ondersteuner Huisartsen (POH) Jeugd bij alle huisartsen 2) Bouwsteen J2 budgetplafonds jeugd 3) Bouwsteen J3 samenwerking met het onderwijs 4) Bouwsteen J4 inzet kortdurende cliëntondersteuning Jeugd verbeteren/vergroten4 5) Bouwsteen J5 maatwerkvoorzieningen in groepsverband uitvoeren5 6) Bouwsteen J6 aanscherpen en handhaving op beleid omtrent (leerlingen)vervoer 7) Bouwsteen W1 instroom en intensiteit van huishoudelijk hulp verkleinen 8) Bouwsteen W2 inzet kortdurende cliëntondersteuning Wmo verbeteren/vergroten6 9) Bouwsteen W3 gerichtere inzet hulpmiddelen 10)Bouwsteen W4 kritischer toewijzen begeleiding groep en begeleiding individueel 11)Bouwsteen W5 voorliggende voorzieningen strategischer en doelmatiger inzetten7 12)Bouwsteen P1: incidentele kosten voor opstart WerkFit daadwerkelijk omzetten structurele baten 13)Bouwsteen P2 structurele tekorten op uitvoering Wsw en Participatiewet afbouwen 14)Bouwsteen P3 de marge op detacheringstarieven onderzoeken en op termijn de detacheringstarieven aanpassen 15)Bouwsteen P5 door procesverbeteringen zonder extra formatie een 10%-stijging van de instroom coronacrisis opvangen
Basis op Orde Naast de implementatie van de bouwstenen geeft het rapport Berenschot de nodige aanbevelingen om de basis op orde te gaan brengen binnen het TVE. Om hiervoor te gaan zorgen zijn er een aantal projecten gestart: 16)Basis op Orde bedrijfsvoering 17)Basis op Orde cultuurveranderingstraject 18)Basis op Orde 1 gezin, 1 plan 1 regisseur
4 De implementatie van deze bouwsteen zal in samenhang met Bouwsteen W2 inzet kortdurende
cliëntondersteuning Wmo verbeteren/vergroten worden vormgegeven. 5 Deze bouwsteen zal naar verwachting eind 2021 in uitvoering komen, er nu nog geen projectplan opgesteld. 6 De implementatie van deze bouwsteen zal in samenhang met Bouwsteen J4 inzet kortdurende cliëntondersteuning Jeugd verbeteren/vergroten worden vormgegeven. 7 De implementatie van deze bouwsteen zal na de zomer in 2021 starten 15
4. Inzicht in de voortgang van de implementatie bouwstenen en projecten Basis op Orde 2021 a) Bouwstenen 1) Bouwsteen J1 pilot Praktijk Ondersteuner Huisartsen (POH) Jeugd bij alle huisartsen (Projectleider Monique Nuhn) Doelen Het versterken van de samenwerking met de huisartsen op het gebied van jeugdzorg. We willen samen met huisartsen een kwalitatief betere jeugdzorg bieden: laagdrempelig, snel beschikbaar en beter op elkaar afgestemd. De effectiviteit van de samenwerking met de huisartsen op het gebied van jeugdhulp resulteert in een verlaging van de kosten. De POH-jeugd biedt kortdurende lichte jeugdhulp. Het gebruik of de inzet van zwaardere zorg minderen of voorkomen. Stand van zaken per 01.07.2021 De samenwerking met de huisartsen en de POH-jeugd krijgt steeds duidelijker vorm. Tussen de huisartsen, huisartsmanager, projectleider is er structureel tweemaal per jaar een overleg, Voor deze bouwsteen heeft er een extra overleg plaatsgevonden met de huisartsen om het projectplan te bespreken en om draagvlak voor de gemeentelijke aanpak te hebben. Dit gesprek over het projectplan is positief verlopen. Daarnaast zien we dat de POH-jeugd en de huisartsen de samenwerking zoeken met de consulenten TVE en de gedragswetenschapper TVE voor overleg en afstemming over casuïstiek.
Deze afstemming gaat niet alleen over ‘wie doet wat’, maar ook over wat is de best passende hulp voor een kind en ouder. De POH-jeugd biedt zelf kortdurende lichte jeugdhulp en dit moet tot een kostenbesparing leiden. Wat hiervan de effecten zijn op de totale kosten jeugdhulp is nu nog niet zichtbaar en meetbaar beschikbaar vanuit de bedrijfsvoering TVE. De verwachting is dat dit in het derde kwartaal 2021 wel beschikbaar is. Op dit moment is wel zichtbaar dat er ook in Brummen conform het landelijk beeld sprake is van een toename van zwaardere en intensieve jeugdzorg waarschijnlijk als gevolg van de coronacrisis. In 2020 zijn aan aantal landelijke onderzoeken gepubliceerd die deze ontwikkeling als gevolg van de coronacrisis voorspelden. Zoals hierboven aangegeven is het zichtbaar dat vanwege de aanhoudende coronacrisis de jeugdzorg problematiek bij kinderen en jongeren soms wat zwaarder is. Of dit in de samenwerking met de huisartsen met de POH-Jeugd ook zichtbaar en merkbaar is dat gaan we binnenkort met de huisartsen en de POH-Jeugd bespreken. Projectresultaten Nu wordt 9% van de totaal afgeronde/verwezen trajecten door POH Jeugd (9 stuks) doorverwezen naar Team voor Elkaar. In 2021 moet dit stijgen naar 15%.
In 2022 moet dit stijgen naar 20% Een afname van het aantal beschikkingen door de huisartsen met 34 beschikkingen per jaar (afgezet tegen het jaar 2019) Per jaar een ombuiging van € 93.300 netto. In 3 jaar wordt 279.000 netto omgebogen Een later te bepalen8 aantal minder beschikkingen specialistische jeugdzorg per jaar 8 Op dit moment is het nog niet mogelijk om hier een concreet aantal te benoemen. In de
bedrijfsvoering TVE wordt gewerkt aan het betrouwbaar beschikbaar stellen van de noodzakelijke data. 16
Stand van zaken per 01.07.2021 In juli 2021 zal Proscoop een rapportage beschikbaar stellen zodat we in het derde kwartaal kunnen beoordelen of er afgeronde/verwezen trajecten door POH Jeugd zijn doorverwezen naar het TVE. Een projectteam werkt samen met de bedrijfsvoering TVE aan een monitor voor de POH Jeugd. Deze is in ontwikkeling. De verwachting dat er in het derde kwartaal 2021 inzicht gegeven kan worden in een afname/toename van het aantal verwijzingen door huisartsen en daarmee beschikkingen jeugdzorg. Een projectteam werkt samen met de bedrijfsvoering TVE aan een monitor voor de POH Jeugd. Cijfers en data over specifiek het aantal beschikkingen specialistische jeugdzorg is nog niet gereed. Mijlpalen in 2021 Geactualiseerde praktische, leesbare en begrijpbare informatie op B1 niveau over de toegang tot Jeugdzorg in de gemeente Brummen op website van de gemeente is gereed in december 2021 Vanaf juni 2021 wordt een beschikkingsbrief aan alle ouders, verzorgers, jongeren gestuurd die gebruik maken van jeugdhulp op verwijzing van een arts zonder bemiddeling van TVE. Evaluatie POH Jeugd gereed en besproken in stuurgroep met huisartsen in november 2021.
Projectplan voor 2022 gereed en vastgesteld door stuurgroep in december 2021 Stand van zaken per 01.07.2021 De website van de gemeente Brummen is aangepast met geactualiseerde praktische, leesbare en begrijpbare informatie op B1 niveau over de toegang tot Jeugdzorg. Ouders en verzorgers en jongeren ontvangen vanaf juni 2021 een beschikkingsbrief wanneer er gebruik gemaakt wordt van jeugdzorg op verwijzing van een huisarts. De evaluatie POH-Jeugd zal in november 2021 zoals voorzien samen met de huisartsen plaatsvinden. In december 2021 zal zoals voorzien een nieuw projectplan gereed zijn Maatschappelijke effecten Naast kostenefficiëntie is het maatschappelijk effect dat jeugdhulp snel en laagdrempelig ingezet wordt. Jeugdigen worden niet onnodig doorverwezen en jeugdigen ontvangen dichtbij en snel zorg en/of begeleiding. Gemeente en huisartsen zijn gezamenlijk bewust van de kosten en de ruimte die we samen hebben binnen het budget van jeugdhulp. Zowel de zorg vanuit het TVE als de zorg (verwijzingen) door de huisartsen wordt bekostigd uit hetzelfde (jeugd)budget. We zijn niet alleen verantwoordelijk voor het financieel resultaat voor de uitgaven voor jeugd, we nemen deze verantwoordelijkheid ook samen. Stand van zaken per 01.07.2021 De POH-Jeugd is laagdrempelig en snel toegankelijk binnen de deelnemende huisartsen en er wordt veel gebruik gemaakt van de POH-Jeugd.
In juli 2021 ontvangen we als gemeente een rapportage van Proscoop met data en cijfers. In de volgende rapportage kunnen we cijfers en data melden. In de gesprekken met huisartsen is een van de belangrijke onderwerpen de betaalbaarheid van de jeugdzorg in de gemeente Brummen. Door meer over kosten van jeugdzorg trajecten te praten en inzicht te geven in de kosten van trajecten ontstaat er meer financieel bewustzijn bij de huisartsen zo constateren we. Participatie De huisartsen, de POH-jeugd en de consulenten van Team voor Elkaar werken met elkaar samen volgens “trede 4 samen handelen” van de Participatieladder. Ook de scholen in Brummen worden actief betrokken volgens “trede 4 samen handelen”. Hierin wordt samengewerkt met de projectleider bouwsteen J3 samenwerking met het onderwijs. Conform “Trede 1 informeren” van de Participatieladder wordt de samenwerking bij de andere ketenpartners zoals zorgaanbieders, gecertificeerde instellingen en overige artsen onder de aandacht gebracht. Conform “Trede 1 informeren” wordt de Maatschappelijke Advies Raad zal over de voortgang 17
van de samenwerking met de huisartsen worden geïnformeerd. Stand van zaken per 01.07.2021 Zoals elders aangegeven wordt er samengewerkt tussen de POH-Jeugd, huisartsen en TVE en zien we dat deze samenwerking steeds beter vorm krijgt. Er is een samenwerking met de scholen en de bouwsteen J3. De POH-jeugd en de scholen weten elkaar te vinden. De bekendheid en de rol van de POH-jeugd èn de bekendheid over de samenwerking tussen TVE en de POH-Jeugd kan op de scholen wel verbeterd worden. De samenwerking met de zorgaanbieders is een punt van aandacht geworden. Vanuit de huisartsen is er een sterke wens om vanuit de zorgaanbieders jeugdzorg een terugkoppeling en verslaglegging te ontvangen. Op dit moment is deze er niet of summier. Er is nog geen overleg met de Maatschappelijke Advies Raad over de voortgang van de samenwerking met de huisartsen.
2) Bouwsteen J2 budgetplafonds jeugd (Projectleider Esther Hermans) Doelen We motiveren aanbieders om kritischer te zijn op het inzetten van jeugdhulp en lichtere of minder intensieve zorg in te zetten. Het instellen van budgetplafonds per aanbieder is een middel om het gesprek hierover te voeren. We voeren het gesprek met aanbieders over transformatie9. We hebben een gedeelde visie op transformatie en het anders organiseren van Jeugdzorg. Aanbieders komen tot zorginhoudelijke vernieuwing, nieuwe werkwijzen en samenwerkingsrelaties met alle brede voorzieningen rond jeugd en opvoeding, inclusief jeugdwelzijnswerk. Deze vernieuwingen leiden tot kostenbesparingen. Aanbieders initiëren kostenbesparende maatregelen en voeren die uit. Ze signaleren en anticiperen tijdig op het bereiken van budgetplafonds: ze nemen aan het begin van het jaar initiatief om het plafond niet te bereiken. De consulenten in het TVE voeren actieve casusregie en monitoren of beoogde resultaten van de ingezette jeugdhulp worden gehaald. Zij bespreken dit met de aanbieders. De aanbieders weten het TVE te vinden voor overleg met betrekking tot intensiteit en trajectduur, afschaling en inzet van andere vormen van preventieve- of groepsgerichte ondersteuning. Inwoners blijven tevreden over de kwaliteit van de jeugdhulp.
Stand van zaken per 01.07.2021 Voor 2021 zijn er voor 5 jeugdzorgaanbieders budgetplafonds ingesteld. Bij 1 van de 5 aanbieders is dit plafond al in juni 2021 bereikt. Een andere aanbieder nadert het plafond op korte termijn. Redenen hiervoor zijn: meer inzet van deze aanbieder vanwege kortere wachttijden vergeleken met andere aanbieders, de uitstroom van cliënten neemt af, trajecten duren gemiddeld langer, het beoogde afschalen van zorg blijkt lastig vanwege steeds complexer wordende zorg- en behandelvraag. Bij de drie andere aanbieders die het budgetplafond nog niet bereikt hebben, zijn we extra alert op signalen. Het afschalen van zorg blijkt lastig vanwege steeds complexer wordende zorg- en behandelvraag. Volgens aanbieders ligt hier een duidelijke relatie met de coronacrisis. In 2020 zijn een aantal landelijke onderzoeken gepubliceerd die deze ontwikkeling als gevolg van de coronacrisis voorspelden. Met de aanbieders die het plafond hebben bereikt of 9 Met transformatie bedoelen we niet alleen het inzetten van lichtere, goedkopere of minder
intensieve zorg maar ook het samen met jeugdhulp-aanbieders verkennen en inzetten van andere mogelijkheden en samenwerkingen die bijdragen aan kwaliteit en mogelijkheden om de jeugdhulp betaalbaar te houden. 18
gaan bereiken maken we afspraken over lopende trajecten en nieuwe instroom. Indien passende alternatieven ontbreken en/of de hulpvraag niet langer kan worden uitgesteld maken we aanvullende (financiële) afspraken. Met alle 5 jeugdzorgaanbieders zijn tot nu toe 1 of 2 constructieve gesprekken gevoerd, In deze gesprekken is stil gestaan bij de ontwikkeling van het zorggebruik en de prognose van de kosten voor het jaar 202. Andere thema’s zijn de duur van trajecten, verlengingen, het afschalen van zorg, de samenwerking tussen aanbieders, het verwijsgedrag en de afstemming tussen aanbieder en het TVE. In de gesprekken is duidelijk geworden dat de urgentie daar is om met elkaar samen te werken ten behoeve van kortere wachttijden en afschalen van zorg. Voor individuele aanbieders is het moeilijk om effectief te zijn in het afschalen van zorg. Door een betere samenwerking kunnen we hier verbetering in brengen. De 5 jeugdzorgaanbieders zijn open over de problematiek van de wachtlijsten in de jeugdzorg als gevolg van personeelstekort. Naast de wachtlijst leidt dit personeelstekort tot meer knelpunten: hoge werkdruk bij bestaand personeel, ziekte door overbelasting en het gewenste afschalen van zorg lukt hierdoor maar beperkt. Tegelijkertijd zien we ook positieve ontwikkelingen: aanbieders van jeugdzorg vinden elkaar sneller en beter.
Ook zijn er gezamenlijke initiatieven om nog meer te gaan samenwerken. Een voorbeeld hiervan is dat aanbieders een gezamenlijke triage houden. Dit voorkomt dat de client van de ene naar de andere organisatie wordt doorgestuurd. De cliënt wordt hierdoor sneller geholpen met passende zorg. Ook wordt er innovatief samengewerkt gericht op het sneller afschalen van zorg. Bij het afschalen van zorg naar ambulante begeleiding blijft de oorspronkelijke zorgorganisatie betrokken om in combinatie met de ambulante begeleiding de kwaliteit van zorg en ondersteuning te kunnen blijven garanderen. Dit verlaagt de drempel van het afschalen van zorg. Met de aanbieders zijn afspraken gemaakt over een betere afstemming met TVE met betrekking tot de intensiteit van de zorg en de trajectduur, ook bij vervolgbeschikkingen. Dit is een groeiproces van elkaar beter leren vinden en begrijpen. Het is een aandachtspunt voor TVE om proactief casusregie te voeren gezien de werkdruk in het TVE. Er zijn geen signalen ontvangen van ontevreden cliënten. Projectresultaten We hebben inzicht in ontwikkeling voorzieningen en kosten bij de aanbieders Jeugdzorg. We signaleren tijdig het bereiken van budgetplafonds en kunnen sturen op ’normaliseren’ en afschalen.
We zien afschaling door een kortere trajectduur en verschuiving naar inzet minder intensieve/ambulante jeugdhulp, groepsgerichte jeugdhulp en algemene voorzieningen. We hebben wachtlijsten en wachttijden per aanbieder in beeld Zo krijgen we 'grip op kosten’ en regie op transformatie. We realiseren een ombuiging van € 50.000 gedurende 3 jaar. Inwoners blijven tevreden over de kwaliteit van de jeugdhulp. Team voor elkaar werkt goed samen met de aanbieders jeugdhulp Stand van zaken per 01.07.2021 We hebben zicht op de gedeclareerde kosten per zorgvorm bij de 5 aanbieder en kunnen deze kosten vergelijken met de kosten over de voorgaande jaren. Er is nog niet bij alle aanbieders duidelijk zicht op welke kosten voor reguliere jeugdzorg is en welke kosten crisiszorg betreft. Crisiszorg heeft een hoge impact en is tegelijkertijd moeilijk beïnvloedbaar. Bij de aanbieders ontstaat er meer inzicht in de kosten van de jeugdzorg en de urgentie om de jeugdzorg betaalbaar te houden. De beoogde projectresultaten zien we tot nog toe niet terug: de trajectduur wordt langer in plaats van korter door een complexere problematiek mede als gevolg van de coronacrisis. Ook de beweging naar meer ambulante jeugdhulp, groepsgerichte jeugdhulp en algemene voorzieningen wordt nog onvoldoende gemaakt. We hebben wachttijden bij aanbieders goed in beeld.
Aanbieders informeren hierover actief op hun eigen website. De wachttijden blijven lang. In de komende gesprekken is onderwerp van gesprek hoeveel cliënten uit Brummen dit betreft en wordt uiteraard ook besproken welke mogelijkheden er zijn om tot een oplossing wellicht elders te komen Op dit moment lijkt de ombuiging voor 2021 niet gerealiseerd te worden. Zoals eerder in deze 19
voortgangsrapportage aangegeven is er door de coronacrisis sprake van een complexere problematiek bij kinderen en jongeren. De zorg om deze complexe problematiek te behandelen kost meer geld in plaats van minder. Of inwoners tevreden zijn met de kwaliteit van jeugdhulp daar kunnen we nu nog niets over zeggen., In het najaar 2021 een regionaal thematisch onderzoek plaats vinden bij aanbieders op het thema individuele begeleiding en de wijze waarop men de zorg heeft georganiseerd. Op dit moment zijn er geen meldingen van ontevreden inwoner over de jeugdzorg. Ondanks corona en het thuiswerken worden er eerste goede stappen gezet in het elkaar beter leren kennen door aanbieders en het TVE. Met de versoepelingen in het rijksbeleid corona is elkaar fysiek zien en spreken straks meer mogelijk. Dit zal positief gaan bijdragen aan het proces. Mijlpalen in 2021 Gewenste stuurinformatie op aanbiederniveau is ingericht en beschikbaar in kwartaal 2. Eind 2021 zijn met de 5 aanbieders 3 gesprekken gevoerd en hebben de gemeente en de aanbieders samen een eenduidig zicht op de ontwikkelingen en kosten van jeugdhulp. Het is in kwartaal 4 duidelijk of, en zo ja welke mogelijkheden tot afschalen er ingezet (gaan) worden. Er zijn afspraken gemaakt over samen monitoren van resultaten.
Er wordt het 3e kwartaal een besluit over met welke aanbieders aanvullend een budgetplafond wordt afgesproken en op welke manier dit plafond wordt berekend. Eind 2021 declareren de aanbieders structureel binnen een maand de geleverde zorg. Stand van zaken per 01.07.2021 De stuurinformatie op aanbiederniveau is vanuit de bedrijfsvoering TVE beschikbaar. Doorontwikkeling hiervan is nodig om het structureel met de meest actuele informatie en cijfers beschikbaar te gaan stellen. Op dit moment zijn er met de 5 aanbieders is 1 of 2 gesprekken gevoerd. Daarmee liggen we op schema. In de gesprekken zien we dat er een gedeeld beeld ontstaat over de ontwikkelingen van kosten van de jeugdhulp alsmede de urgentie om de jeugdhulp betaalbaar te houden. Een besluit over met welke aanbieders aanvullend een budgetplafond wordt afgesproken en op welke manier dit plafond wordt berekend is in voorbereiding. In de gesprekken met de aanbieders is continu aandacht voor de urgentie om binnen een maand de geleverde zorg te factureren. Maatschappelijke effecten Het hanteren van budgetplafonds kan betekenen dat jeugdigen (onbedoeld) langer moeten wachten op hulp. Het risico op wachtlijsten bestaat. Daarnaast kan het betekenen dat een jeugdige niet voor een bepaalde vorm van hulp geen volledig vrije keuze van aanbieder meer heeft. Dit kan leiden tot ontevredenheid en onbegrip.
Als niet adequaat wordt gehandeld kan het in het ergste geval leiden tot een juist groter beroep op zorg. Doel van de transformatie is om de jeugdhulp beschikbaar en betaalbaar te houden. Inzetten op normaliseren, afschalen naar een lichtere vorm van hulp en hulp in groepsverband in plaats van individueel, kan door (ouders van) jeugdige cliënten worden ervaren als een aantasting van wat waar ze menen recht op hebben. Daarnaast kan het leiden tot negatieve beeldvorming over de gemeente Brummen. Stand van zaken per 01.07.2021 Het hanteren van budgetplafonds is in eerste instantie bedoeld om in gesprek te gaan en blijven met voor de gemeente Brummen (financieel) relevante aanbieders. Het bereiken van een budgetplafonds betekent niet direct dat er geen zorg meer mag worden gegeven door de aanbieders. Op individueel niveau en per unieke situatie wordt voor de inwoner de beste oplossing gezocht. Dan kan zijn bij de aanbieder die het plafond bereikt is, maar kan ook elders gebeuren. Het belang van de inwoner is hierin leidend en bepalend. We hebben nog geen inzichten in eventuele effecten als (onbedoeld) langer moeten wachten op hulp en/of langere wachttijden. Evenmin in het feit dat een jongere voor een bepaalde vorm van hulp geen volledig vrije keuze van aanbieder meer heeft.
Maar gezien de reeds bereikte plafonds bij 2 aanbieders en de naar verwachting te bereiken plafonds bij de overige aanbieders kan dit wel gaan ontstaan. We zijn hier alert op. 20
Participatie We betrekken en consulteren de werkgroep Jeugd van de Maatschappelijke Adviesraad (MAR) conform trede 2 van de Participatieladder. We informeren de werkgroep Jeugd over het Plan. Samen volgen we de maatschappelijke effecten van de ingezette interventies. In geval er signalen vanuit de Brummense samenleving in relatie tot het (anders) toekennen komen zullen deze in de werkgroep Jeugd worden besproken. We vragen jeugdigen en hun ouders naar hun tevredenheid over de geboden Jeugdhulp. Relevante signalen uit deze gesprekken bespreken we met de werkgroep Jeugd van de MAR, aanbieders, consulenten en andere betrokkenen. We informeren verwijzers zoals (huis)artsen en gecertificeerde instellingen over de financiële schaarste en het instellen van budgetplafonds. We werken samen met SWB aan betere aansluiting tussen voorliggende voorzieningen en maatwerkvoorzieningen Jeugdhulp. Waar nodig organiseren we aanvullende voorliggende (groeps)voorzieningen. We denken nog na over andere vormen van participatie in dit project zoals een klankbordgroep jeugdige ervaringsdeskundigen. Stand van zaken per 01.07.2021 Op het onderdeel participatie is nog onvoldoende actie op ondernomen. Prioriteit is gegeven aan het beschikbaar krijgen van data en cijfers voor de stuurinformatie. Met de Maatschappelijke Adviesraad (MAR) is nog niet gesproken.
Er is nog niet actief aan jeugdigen en hun ouders gevraagd naar hun tevredenheid over de geboden jeugdhulp. Op individueel niveau is er uiteraard tussen consulent en jeugdige en ouders contact. Er is nog geen actie ondernomen om (huis)artsen en gecertificeerde instellingen over de financiële schaarste en het instellen van budgetplafonds te informeren. Er heeft nog geen afstemming plaatsgevonden met Stichting Welzijn Brummen over de vraag hoe we beter aansluiting kunnen vinden met algemene voorzieningen. Er zijn nog geen stappen gezet om te komen tot een klankbordgroep jeugdige ervaringsdeskundigen.
3) Bouwsteen J3 Samenwerken met onderwijs (Projectleider Ans Borninkhof) Doelen Samen met consulenten van Team voor Elkaar, primair onderwijs en voorscholen (gekoppeld aan de scholen) zo preventief mogelijk lichte zorgvragen bij jonge kinderen signaleren en normaliseren. Deze zorgvragen worden tijdig bij de ouders onder de aandacht gebracht en de ouders worden hier eventueel in ondersteund om deze problemen zelf of in hun netwerk op te lossen (vergroten van de ouderbetrokkenheid). Met als doel belemmeringen in de ontwikkeling van de kinderen te minimaliseren. Soms komen deze voort uit de thuissituatie. Het doel is niet te snel maatwerk toe te kennen, maar ook niet te laat hulp in te zetten. Daar waar ouders met ondersteuning er toch niet uitkomen wordt in overleg met onderwijs en ouders vroegtijdig interventies ingezet om duurder maatwerk in de toekomst te voorkomen. Hierbij wordt nadrukkelijk ook gekeken naar interventiemogelijkheden vanuit het onderwijs. In het eerste jaar starten we met 4 verschillende werkwijzen per school. Er worden met de scholen en de consulenten TVE die betrokken zijn bij de scholen afspraken gemaakt over een bepaalde werkwijze per school, zodat een vergelijking van de verschillende werkwijzen mogelijk wordt. Uiteindelijk moet in het derde jaar gekozen worden voor een bepaalde werkwijze.
Bevorderen van de inzet van kortdurende cliëntondersteuning dat door consulenten van Team voor Elkaar wordt uitgevoerd op de scholen. De consulenten werken conform het leefringenmodel 21
en het uitgangspunt 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur. Door ook in te zetten op de voorscholen is het doel dat er minder verwijzingen via de huisarts gaan verlopen door een betere werkwijze op de voorscholen en scholen. Stand van zaken per 01.07.2021 Met de 7 betrokken scholen hebben de startgesprekken plaatsgevonden. Bij deze gesprekken zijn ook de voorscholen (kinderopvang) betrokken die gekoppeld zijn aan deze 7 scholen. Alle scholen en de kinderopvang zijn enthousiast over de samenwerking. In de gesprekken is het doel en zijn de doelstellingen van de samenwerking besproken en zijn er werkafspraken gemaakt. Een Mbo student heeft een afstudeeronderzoek binnen het TVE uitgevoerd. Twee van de betrokken scholen in deze bouwsteen zijn betrokken bij het afstudeeronderzoek. In het onderzoek is gekeken wat er nodig is om te komen tot een goede en brede samenwerking tussen het basisonderwijs en een sociaal wijkteam zoals het TVE. Wanneer het onderzoeksrapport gereed is dan worden de uitkomsten en de adviezen besproken worden met betrokken scholen en consulenten TVE. Over de andere doelen van deze bouwsteen is gezien de startfase op de 7 scholen nu nog weinig te melden Projectresultaten Vermindering aantal maatwerkvoorzieningen in 2021: 4, 2022: 6, 2023: 9 Dit betekent jaarlijks een ombuiging van € 16.666. In het 3e jaar wordt een keuze gemaakt voor de beste werkwijze.
Dit zal in een rapportage worden toegelicht. In deze rapportage wordt ook inzichtelijk welke mogelijkheden er zijn voor meer inclusief onderwijs en de uitvoering van maatwerk jeugdhulp in de school. Stand van zaken per 01.07.2021 Binnen de bedrijfsvoering TVE wordt er gewerkt aan het beschikbaar krijgen van de noodzakelijke stuurinformatie voor deze bouwsteen. Of het resultaat 4 minder maatwerkvoorzieningen en een ombuiging van € 16.666 gerealiseerd gaat worden is niet nog niet in te schatten. Het is nog steeds voorzien dat er in het derde jaar een keuze gemaakt wordt voor de beste werkwijze Mijlpalen in 2021 Evaluatie van de werkwijzen vindt 4x per jaar plaats. De verslagen hiervan worden met elkaar gedeeld en waar nodig nader besproken. Per kwartaal wordt de stand bijgehouden van het aantal toegekende maatwerktrajecten 0-12 jaar. Per kwartaal wordt ook bijgehouden in hoeveel gevallen een maatwerktraject mogelijkerwijs voorkomen kon worden. We houden per kwartaal bij in hoeverre er minder vragen binnenkomen bij informatie en advies over kinderen tussen 0-12 jaar. We rapporteren hier 2x per jaar over aan de stuurgroep. Stand van zaken per 01.07.2021 Er hebben evaluatiegesprekken plaatsgevonden met de scholen die als eerste gestart zijn. Daar waar al een kwartaal een consulent op school aanwezig is voor een ochtend, worden de korte lijnen en de afstemming als positief ervaren.
Er is ook met 17 ouders gesproken over hun ervaringen. 13 ouders hebben aangegeven dat ze de stap naar het TVE normaliter niet snel en makkelijk zouden zetten. Nu een consulent op school aanwezig is, is de drempel veel lager voor deze 13 ouders. Op basis van de evaluatiegesprekken is de indruk dat er met kortdurende clientondersteuning op school inzet van maatwerk kan worden voorkomen. Maar voor deze bouwsteen is de stuurinformatie nog in ontwikkeling binnen de bedrijfsvoering TVE. Aandachtspunt in de samenwerking tussen onderwijs en TVE is de vraag “wat kunnen we wel of niet van elkaar verwachten”. Gezien de korte periode van samenwerking is dat niet vreemd. Het eerdergenoemde afstudeeronderzoek zal naar verwachting handvaten gaan bieden om hier samen aan te werken. Ander aandachtspunt is dat het op school werken voor de consulenten TVE meer tijd kost dan eerder voorzien. De stuurinformatie voor deze bouwsteen is in ontwikkeling. 22
Maatschappelijke effecten Het verstrekt het zelfvertrouwen en eigen regie van ouders. Incidenteel kan het ook leiden tot ontevredenheid omdat ouders van mening zijn dat ze niet krijgen waar ze recht op te hebben. Om inzicht te krijgen in de ervaring van ouders naar aanleiding van wijzigingen door deze bouwsteen vragen we ouders hun mening bij afronding van ieder traject kortdurende cliëntondersteuning. Hierdoor monitoren we of er signalen zijn die zicht geven op maatschappelijke effecten. In de kwartaalrapportages zullen we hier inzicht in geven. Stand van zaken per 01.07.2021 Er zijn geen meldingen of signalen van ontevreden ouders. Een eerste evaluatie laat juist een ander beeld zien, ouders zijn tevreden met een laagdrempelige aanwezigheid van consulenten TVE op school. Op dit moment zijn er nog geen gegevens beschikbaar die zicht geven op de ervaring van ouders na een traject kortdurende cliëntondersteuning. Participatie Samen met scholen wordt conform “Trede 2 Consulteren/Adviseren” van de Participatieladder besproken en besloten hoe de verschillende uit te proberen werkwijzen uitgevoerd gaan worden. Ook wordt samen met de scholen de uitvoering per kwartaal geëvalueerd. Ouders worden (conform Trede 1 informeren van de Participatieladder) door scholen geïnformeerd over deze werkwijze.
Gedurende 3 jaar zal ouders gevraagd worden (conform “Trede 2 Consulteren/Adviseren” van de Participatieladder) hoe ze het ingezette traject ervaren hebben. En waar zij eventueel verbeteringen zien. De MAR zal (conform Trede 1 informeren van de Participatieladder) over het project worden geïnformeerd. Stand van zaken per 01.07.2021 Alle betrokken scholen hebben in hun nieuwsbrief aan ouders informatie opgenomen over de samenwerking met TVE. De consulent krijgt hiermee een vast gezicht op school. Met MAR is in een gesprek gesproken over de bouwsteen en de samenwerking met het onderwijs. De MAR geeft aan dit een mooie ontwikkeling te vinden. Er is afgesproken dat we de voortgang met de MAR blijven bespreken zodat de MAR actief kan meedenken Met een aantal scholen heeft er een evaluatiegesprek plaatsgevonden. Zie eerder tekst hierover. Met de andere scholen volgt dit later.
4) Bouwsteen J4 en W2 inzet kortdurende cliëntondersteuning Jeugd verbeteren/vergroten (Projectleider Martin van Boheemen) Doelen Het vergroten en verbeteren van cliëntondersteuning en zorgen dat er makkelijker, laagdrempelig gebruik gemaakt kan worden van ondersteuning als algemene en voorliggende voorziening. Hierdoor hoeft er geen gebruik te worden gemaakt van relatief dure trajecten van gespecialiseerde, gecontracteerde aanbieders. Het betreft hier uitsluitend lichte ondersteuningstrajecten. Door het meer inzetten van cliëntondersteuning, door het zoveel mogelijk overhevelen van maatwerkvoorzieningen naar een algemeen toegankelijke voorziening, wordt een besparing op de inzet van maatwerkvoorzieningen gerealiseerd. Het moet vanzelfsprekender en aantrekkelijker worden voor inwoners om in eerste instantie met kortdurende cliëntondersteuning te gaan werken in plaats van het melden van een behoefte aan maatwerk ondersteuning. Cliëntondersteuning moet sneller en eenvoudiger beschikbaar zijn, geen wachttijden hebben en er moet sprake zijn van minder regeldruk 23
Kortdurende cliëntondersteuning is snel beschikbaar, kortdurend en resultaatgericht en hierop wordt actief gestuurd. Kortdurende cliëntondersteuning is bedoeld om als voorliggende algemene voorziening de eigen kracht van de inwoner te vergroten, te onderzoeken of er binnen het sociale netwerk van de cliënt hulp geboden kan worden of er een beroep gedaan kan worden op overige vrij toegankelijke (algemene) voorzieningen. Het verbeteren van de interne processen en aanscherping van het methodische kader voor de uitvoering in het TVE leidt tot betere resultaten met minder inzet van uren. Er is directe sturing via een goede monitoring op de resultaten van de kortdurende cliëntondersteuning Stand van zaken per 01.07.2021 Clientondersteuning wordt volop aangeboden door het TVE, ook aan hulpvragers die gelijk vragen hebben over mogelijke maatwerkvoorzieningen. Echter, de caseloads van clientondersteuners zitten nu nog erg vol (hier wordt actie op ondernomen door langlopende ondersteuningstrajecten af te sluiten). Daarnaast is het ook zaak dat het aanbod voor kortdurende clientondersteuning volgens dezelfde methode uniform aangeboden en uitgevoerd. Een methodiek (5 gesprekkenmodel) wordt momenteel uitgewerkt en ingevoerd in het TVE Het is nu nog te vroeg om te concluderen of inwoners de keuze voor kortdurende clientondersteuning aantrekkelijker vinden vanwege de voordelen ervan.
Er is een start gemaakt met een monitor om de resultaten van kortdurende clientondersteuning goed in beeld te krijgen. Projectresultaten Kortdurende cliëntondersteuning wordt door de medewerkers van Informatie & Advies (via o.a. de inloopspreekuren of telefonisch contact) direct aangeboden zonder dat de inwoner op een wachtlijst terecht komt. Er wordt gelijk een afspraak gemaakt voor een verkennend gesprek en aansluitend wordt er direct en in samenwerking met de inwoner een ondersteuningsplan opgesteld. De daarin gestelde doelen zijn allen SMART beschreven en dus uitvoerbaar en meetbaar. Inwoner en cliëntondersteuner werken samen aan deze doelen. Er vindt geregeld evaluatie plaats waarbij doelen en plan bijgesteld kunnen worden Er is elke week een weekstart met alle cliëntondersteuners waarbij de belangrijke actiepunten van die week worden besproken. De cliëntondersteuners zijn in staat gestructureerd en planmatig te werken. Zij zijn analytisch, doortastend en kunnen goed inschatten welke acties moeten worden uitgezet om de zelfstandigheid en zelfredzaamheid van de cliënt te vergroten. Cliëntondersteuners nemen zo min mogelijk acties of werkzaamheden van de inwoner over, zij laten de regie bij de inwoner. Zij leggen de nadruk op het vergroten van vaardigheden van de inwoner (en zijn sociale netwerk) en vergroten daarmee de eigen kracht.
Clientondersteuners zijn kostenbewust en maken mede op basis daarvan keuzes bij het bepalen van de best passende hulp of ondersteuning. Cliëntondersteuners zijn onderling kritisch, scherp en in staat elkaar feedback te geven en feedback te ontvangen. Eind 2021 is er een businesscase voor de jaren 2022 en 2023 gereed. Stand van zaken per 01.07.2021 Het onderdeel Informatie/Advies/Clientondersteuning van het TVE zijn meerdere keren bijeengeweest. Er is een inventarisatie gemaakt van openstaande trajecten clientondersteuning per consulent. Er is overeenstemming over de werkwijze, de analyse, de plannen en de daaruit voortkomende acties die allemaal in een applicatie moeten zijn opgesteld zodat meetbaar gemaakt wordt wat de resultaten zijn. De lang openstaande trajecten clientondersteuning zijn allemaal besproken, gecontroleerd, aangepast en/of afgesloten. Hierdoor ontstaat ruimte voor nieuw op te pakken trajecten die anders mogelijk tot een maatwerkvoorziening zouden leiden. De werkwijze wordt om volgens het methodisch kader, kortdurend de juiste hulp te bieden (het vijf gesprekken model). De actuele voortgang en acties zijn regelmatig met de clientondersteuners in het TVE besproken. 24
Vanwege Corona is het niet gelukt dit iedere week met alle consulenten te organiseren. De bijeenkomsten zijn gericht op beheersing van de caseload, de kwaliteit van de analyse, uitvoerbaarheid van het plan van aanpak en de meetbaarheid van resultaten. Mijlpalen in 2021 Vanaf juni 2021 is het cliëntvolgsysteem binnen het TVE geoptimaliseerd Eind juni 2021 is er meer duidelijkheid over welke deskundigheidsbevordering voor kortdurende cliëntondersteuning nodig is en binnen het opleidings- en scholingsplan TVE zal hierin gaan worden voorzien. In december 2021 is er een betrouwbare monitor voor cliëntondersteuning. In december 2021 wordt een toename van cliëntondersteuning zichtbaar. Verwacht wordt dat ook een daling te zien is in de inzet van maatwerkvoorzieningen In december 2021 is alle informatie gereed voor een businesscase cliëntondersteuning. Hieruit zal blijken of de huidige bezetting voldoende is om de verwachte toename van hulpvragen te verwerken. Stand van zaken per 01.07.2021 Het clientvolgsysteem is geoptimaliseerd voor alle werkzaamheden aan de ‘voorkant’. Dit wil zeggen: het verstrekken van informatie en advies en het bieden van clientondersteuning. De applicatie iSamenleving is volledig ingericht om als instrument bij het werk te gebruiken en bij een goed gebruik ervan vindt er goede registratie plaats die kan dienen als stuurinformatie.
Er wordt reeds gewerkt aan een monitor om de registratiegegevens in iSamenleving te verwerken tot een goede monitor met benodigde stuurinformatie. Vastgesteld is dat er gewerkt gaat worden volgens het 5-gesprekkenmodel. Er wordt actief gezocht naar instructiemateriaal/opleiding om dit methodisch en succesvol in te zetten Verwacht wordt dat er in december voldoende informatie beschikbaar is om tot een businesscase te komen. Maatschappelijke effecten De ondersteuning aan de inwoner kan sneller starten want er is geen onderzoek via het keukentafelgesprek nodig. Er hoeft geen eigen bijdrage door de inwoner betaald te worden en er is voor zowel de inwoner als gemeente minder administratie- en regeldruk. Inwoners zullen moeten gaan wennen aan voor hen de nieuwe vorm van ondersteuning Stand van zaken per 01.07.2021 De vernieuwde werkwijze is nog onvoldoende ingezet en de maatschappelijke effecten zijn nog niet zichtbaar of meetbaar. Participatie Er wordt samen met de inwoner conform “Trede 4 samen handelen” van de Participatieladder een ondersteuningsplan opgesteld. In het jaarlijkse cliëntervaringsonderzoek wordt onderzocht of de inwoner tevreden is met deze dienstverlening. We betrekken actief de Maatschappelijke Adviesraad (MAR) conform trede 2 van de Participatieladder. Stand van zaken per 01.07.2021 Volgens de nieuwe werkwijze wordt samen met de inwoner plan opgesteld.
De tevredenheid van de inwoner is nog niet inzichtelijk en meetbaar. Dit zal per traject worden vastgesteld. De Maatschappelijke Adviesraad (MAR) is nog niet actief betrokken bij deze bouwsteen. Dit zal later in het jaar plaatsvinden
25
5) Bouwsteen J6 aanscherpen en handhaving op beleid omtrent (leerlingen)vervoer (Projectleider Ans Borninkhof) Doelen Het verminderen van de kosten voor leerlingenvervoer. Dit willen we bereiken door bij nieuwe aanvragen strakker de verordening te handhaven op toekenning naar alleen de dichtstbijzijnde geschikte school. Een nieuwe verordening leerlingenvervoer die aan de hand van de Brummense praktijk goed uitvoerbaar is en die bijdraagt aan kostenreductie. Aangepast leerlingenvervoer (met een busje of taxi) moet meer een uitzondering worden dan de regel in Brummen. Er worden afspraken gemaakt met het Samenwerkingsverband over communicatie met ouders over toekenningen van leerlingenvervoer in relatie tot de meest geschikte dichtstbijzijnde school. Stand van zaken per 01.07.2021 De aanvraagperiode voor het schooljaar 2021-2022 is verstreken. Er zijn bij aanvang van het schooljaar minder aanvragen ingediend dan verwacht mocht worden. Er zullen waarschijnlijk nog aanvragen gaan binnenkomen. De regels van de huidige verordening zijn voor nieuwe aanvragers strak gehanteerd, waardoor we kunnen stellen dat niemand gebruik maakt van de regeling leerlingenvervoer zonder dat het noodzakelijk is. Met regiogemeenten heeft een verkennend gesprek plaatsgevonden hoe zij staan ten opzichte van bepaalde wijzigingen in de verordening.
Besloten is om gezamenlijk als regiogemeenten hierover het gesprek aan te gaan met het Samenwerkingsverband. Draagvlak bij het Samenwerkingsverband is gewenst bij aanpassingen in het beleid omdat het belangrijk is dat het Samenwerkingsverband in de toekomst dezelfde informatie gaat delen met ouders alvorens een schoolkeuze gemaakt wordt. Deze bijeenkomst met het Samenwerkingsverband vindt plaats op 23 september 2021 Een nieuwe verordening leerlingenvervoer is nog steeds voorzien Projectresultaten In 2023 zijn er 4 beschikkingen leerlingenvervoer minder afgegeven. Dit leidt in 2023 tot een ombuiging van € 17.000. In 2021 wordt € 0 omgebogen In 2022 wordt € 8.500 omgebogen In 2021 wordt € 8.500 omgebogen Een nieuwe Verordening leerlingenvervoer Stand van zaken per 01.07.2021 Op dit moment zijn er nog geen cijfers en data beschikbaar vanuit de bedrijfsvoering TVE om een beeld te geven over het aantal beschikkingen leerlingenvervoer. De aanvraagperiode is verstreken, maar de ervaring leert dat er de komende tijd nog aanvragen leerlingenvervoer ontvangen gaan worden. De besluitvorming nieuwe Verordening Leerlingenvervoer is voorzien in januari/februari 2022 26