E10 - B&W - Raadsinformatiebrief 5e voortgangsrapportage implementatie naar een evenwichtig sociaal domein D412567

De processen zijn voor iedereen binnen het TVE beschikbaar en raadpleegbaar. Nieuwe processtappen of werkwijzen zijn met betrokken consulenten doorgesproken. Werkinstructies zijn eveneens beschikbaar. • Door de werkzaamheden aan de monitor voor het Sociaal Domein komen regelmatig bijzonderheden aan het licht (bevindingen). Deze worden verzameld in een apart hoofdstuk in de monitor, genaamd ‘datakwaliteit’. Al deze issues worden onderzocht en zijn vaak terug te leiden tot een onduidelijkheid in de werkwijze. Op basis van bevindingen wordt het proces aangescherpt en de werkinstructie aangepast. Dit leidt tot een continu proces van verbeteren van zowel datakwaliteit als proces. Voortgang periode januari – augustus 2022 Alle processen zijn vorig jaar in kaart gebracht en in de periode januari – augustus is gewerkt aan verfijning en actualisering. Dit is een continu proces van verbeteren en aanscherpen. De processen zijn voor iedereen binnen het TVE beschikbaar en raadpleegbaar. Nieuwe processtappen of werkwijzen zijn met betrokken consulenten doorgesproken. Werkinstructies zijn eveneens beschikbaar. Door de werkzaamheden in 2022 aan de monitor voor het Sociaal Domein komen regelmatig bijzonderheden aan het licht (bevindingen). Deze worden verzameld in een apart hoofdstuk in de monitor, genaamd ‘datakwaliteit’.

Al deze issues worden onderzocht en zijn vaak terug te leiden tot een onduidelijkheid in de werkwijze. Op basis van bevindingen wordt het proces aangescherpt en de werkinstructie aangepast. Dit leidt tot een continu proces van verbeteren van zowel datakwaliteit als proces. Voortgang periode september 2022 – april 2023 Alle processen zijn in kaart gebracht sinds de start van het verbetertraject. Hiernaast vindt een continu proces van aanvullen, wijzigen, actualiseren plaats waarbij het uitgangspunt een voortdurende procesverbetering is volgens de PDCA cyclus. De processen zijn voor iedereen binnen het TVE beschikbaar en raadpleegbaar. Nieuwe processtappen of werkwijzen worden met betrokken consulenten doorgesproken. Werkinstructies zijn eveneens beschikbaar. De basis voor procesverbeteringen zijn bevindingen uit verschillende bronnen zoals: • Het wekelijks overleg administratie, financiën, applicatiebeheer, kwaliteit en data-analist • De verschillende lean werkoverleggen • Interne controles en accountantscontroles • Eventueel binnengekomen klachten en bezwaren • De monitor sociaal domein • Overige signalen 97

Op basis van bevindingen wordt het proces aangescherpt en de werkinstructie aangepast. Dit leidt tot een continu proces van verbeteren van zowel datakwaliteit als proces. Een van de openstaande doelstellingen is het integraal werken in de vorm van 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur. Dit is deels een methodische opgave die met werkafspraken kan worden bereikt. Maar deels is het ook afhankelijk van de inrichting van het clientvolgsysteem dat momenteel zaak georienteerd is ingericht i.p.v. casus georiënteerd. Door integraal werken te bevorderen wordt op uitvoeringsniveau steeds meer volgens dit principe gewerkt. De applicatie systemen moeten nog volgen. Systemen en monitoring De systemen zijn zo efficiënt mogelijk ingericht en volgen de processen. Systemen zijn de belangrijkste instrumenten voor medewerkers om overzicht en inzicht in werkzaamheden te verkrijgen en te behouden. Er zijn duidelijke afspraken over het gebruik van de verschillende systemen De verzamelde gegevens (data) wordt gebruikt voor het opstellen van stuurinformatie gepresenteerd in een dashboard. Stand van zaken per 01.07.2021 Het frontofficesysteem iSamenleving in het TVE is geoptimaliseerd voor de inhoudelijke werkzaamheden van consulenten. Dit systeem biedt ook de mogelijkheid om maatwerkvoorzieningen gereed te maken en door te geleiden naar het backoffice systeem.

In het frontofficesysteem zijn de komende tijd nog belangrijke verbeteringen in te voeren met betrekking tot het doorgeleiden van voorzieningen. Een voorbeeld is de verbetering van de doorgeleiding van voorzieningen op productniveau voor de uitvoering Jeugd. Dit verbeteren betekent een ontlasting van de backoffice en het verkleinen van foutgevoeligheid. Voortgang in de periode 01 juli tot 01 oktober 2021 • Systemen zijn steeds beter op het proces afgestemd. Vervuiling van ‘data’ wordt zoveel mogelijk aan de voorkant voorkomen. • Er is een Quick Scan uitgevoerd naar het gebruik van applicaties, de datakwaliteit, toekomstige benodigdheden om een volwaardige monitor voor het Sociaal Domein op te stellen. Resultaat is een rapport waarin de mogelijkheden worden benoemd en waarin aangegeven wordt welke stappen er gezet moeten worden om deze doelstellingen te behalen. • Er zijn overzichten met eenvoudige stuurinformatie beschikbaar. • Er wordt met een externe data analist gewerkt aan een interactieve monitor sociaal domein in Power BI. Met Power BI kun we databronnen verbinden en daar vervolgens rapporten van aanmaken die inzicht geven in de data. Basis voor het inrichten ervan zijn de overzichten van de applicatiebeheerder geweest. Dit is al beschikbaar in Power BI. Doel is om alle benodigde overzichten inclusief financiële informatie beschikbaar te hebben voor het einde van 2021.

Hiermee wordt flink vooruitgelopen op de doelstellingen van dit project. Evaluatie implementatie 2021 • Systemen zijn steeds beter op het proces afgestemd. Vervuiling van ‘data’ wordt zoveel mogelijk aan de voorkant voorkomen. • Er is een monitor voor het Sociaal Domein opgesteld op basis van overzichten die in het verleden zijn opgesteld voor de uitvoering Jeugd en Wmo. Ook is een deel van de KPI’s voor de bouwstenen ingericht. De monitor is ingericht vanuit het backoffice systeem via het programma Power Bi van Microsoft. Het valideren van de monitor heeft veel tijd in beslag genomen en nog steeds komen er af en toe data-issues aan het licht. De basis van de monitor staat. Een koppeling met het financieel systeem wordt nu gerealiseerd zodat ook de financiële data en informatieonderdeel is van de monitor. We lopen in de ontwikkeling van de monitor sociaal domein aanzienlijk voor op de planning. Voortgang periode januari – augustus 2022 De systemen zijn steeds beter op het proces afgestemd. Vervuiling van ‘data’ wordt zoveel mogelijk aan de voorkant voorkomen. Er is een monitor voor het Sociaal Domein opgesteld voor de uitvoering Jeugd en Wmo. De monitor is ingericht vanuit het backoffice systeem via het programma Power Bi van Microsoft. Het valideren van de monitor heeft in 2021 veel tijd in beslag genomen en nog steeds komen er af en toe da98