B2 - B&W - Raadsinformatiebrief rapport archiefaudit gemeente Brummen D477368

Gemeente Brummen Postbus 5 6970 AA BRUMMEN

Brummen Ons kenmerk Uw kenmerk Onderwerp

: 24 februari 2026 : Z119454/D476069 : : Raadsbrief aanbieden inspectieverslag

Verzonden d.d.: 24 februari 2026

Geachte gemeenteraad, Toezichtsinformatie Wij moeten elk jaar toezichtsinformatie naar de provincie sturen. Dat staat in de Verordening systematische toezichtinformatie Provincie Gelderland. Die is in maart 2023 in werking getreden. De toezichtsinformatie bestaat uit Kritische Prestatie Indicatoren (KPI). De KPI's moeten samen met een jaarverslag of een inspectieverslag van het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) verzonden worden. Controleren van de zorgdrager Het college van burgemeester en wethouders is de zorgdrager van het archief dat bij de gemeente ligt. De gemeenteraad controleert het college. Om die reden sturen wij de gemeenteraad de KPI’s die gaan over ons archief. Die kan zo het college hun controlerende rol uitvoeren. Inspectieverslag Dit jaar hebben we een inspectie uit laten voeren op onze informatievoorziening. Dit gaat niet alleen over het archief, maar over de gehele informatievoorziening van de gemeente Brummen. De laatste keer dat we een inspectie hebben laten uitvoeren is in 2020. Er is toen door de gemeente ingezet op het verbeteren van haar informatiehuishouding. De resultaten staat weergegeven in dit verslag.

Engelenburgerlaan 31 6971 BV Brummen Postbus 5 6970 AA Brummen Telefoon (0575) 56 82 33 Fax (0575) 56 82 88 E-mail: gemeente@brummen.nl

Z119454/D476069

Blz. 2 van2

Met vriendelijke groeten, burgemeester en wethouders van Brummen,

H. Matser secretaris

Bijlage(n):

ir. J.N. Rozendaal burgemeester (wnd.)

- Verslag audit gemeente Brummen 2025 versie 1.0

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de Kritische Prestatie Indicatoren Gemeente Brummen

Door: Versie: Datum:

Pim Oxener (DOCFactory) 1.0 17 december 2025

In opdracht van:

Regionaal Archief Zutphen Kees Schultz, archiefinspecteur

Revisiegeschiedenis Versie 0.7 0.8

0.9 1.0

Revisie Eerste concept, bestemd voor interne review Opmerkingen Peter Glebbeek verwerkt. Concept bestemd voor review door de gemeente Brummen (Bram Bosma) Concept bestemd voor review door het Regionaal Archief Zutphen (Kees Schultz) Definitieve versie

Pagina 2 van 22

Door Pim Oxener Pim Oxener

Datum 12-11-2025 20-11-2025

Pim Oxener

03-12-2025

Pim Oxener

17-12-2025

Inhoudsopgave 0.

Managementsamenvatting ........................................................................................ 5

1.

Verantwoording .......................................................................................................6

1.1

KPI-procedure .........................................................................................................6

1.2

Verslaglegging 2024-2025 ......................................................................................... 7

1.3

De situatie in Brummen ............................................................................................7

2.

De Kritische Prestatie Indicatoren...............................................................................9

2.1

Lokale regelingen ................................................................................................... 10

2.1.1

Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Brummen ......... 10

2.1.2

Gemeenschappelijke Regelingen ....................................................................... 10

2.1.3

Beoordeling en te ondernemen acties ................................................................ 11

2.2

Middelen en mensen ............................................................................................... 12

2.2.1 2.3

Beoordeling en te ondernemen acties ................................................................ 12

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot ..................................................... 13

2.3.1

Archiefruimte gemeente Brummen .................................................................... 13

2.3.2

Archiefruimte Vada ......................................................................................... 13

2.3.3

Archiefbewaarplaats RAZ ................................................................................. 13

2.3.4

E-depot ......................................................................................................... 13

2.3.5

Beoordeling en te ondernemen acties ................................................................ 14

2.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht ............................................................................. 15

2.4.1

Kwaliteitssysteem ........................................................................................... 15

2.4.2

Inspectie en toezicht ....................................................................................... 15

2.4.3

Beoordeling en te ondernemen acties ................................................................ 15

2.5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden .. 16

2.5.1

Informatie in beeld ......................................................................................... 16

2.5.2

Metadataschema ............................................................................................ 17

2.5.3

Opslagformaten .............................................................................................. 17

2.5.4

Toegankelijkheid van archiefbescheiden ............................................................ 17

2.5.5

Duurzame opslag en bewaring van archiefbescheiden .......................................... 17

2.5.6

Beoordeling en te ondernemen acties ................................................................ 17

2.6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .................................................................................................. 19

2.6.1

Vervanging .................................................................................................... 19

2.6.2

Converteren en migreren ................................................................................. 19

2.6.3

Selectie en vernietiging ................................................................................... 19

2.6.4

Vervreemding ................................................................................................ 20

2.6.5

Beoordeling en te ondernemen acties ................................................................ 20

Pagina 3 van 22

2.7

Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats .................. 21

2.7.1

Beoordeling en te ondernemen actie ................................................................. 21

3. Geraadpleegde bronnen ................................................................................................. 22

Pagina 4 van 22

0. Managementsamenvatting In dit verslag wordt aan de hand van vastgestelde prestatie-indicatoren een beeld gegeven van de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente Brummen en de mate waarin aan de eisen wordt voldaan die de Archiefwet en -regelgeving oplegt aan overheidsorganen. Dit verslag maakt deel uit van het toezicht dat de aangewezen gemeentearchivaris uitoefent op basis van Archiefwet 1995, artikel 32. De gemeente Brummen heeft het volgende op orde (score groen): •

Het overbrengen van te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats

Voor het volgende is aandacht benodigd (score oranje): • •

•

Organiseer een formele inspectie van de archiefruimten van de gemeente. Zorg voor voldoende middelen (en mensen) voor het wegwerken van achterstanden, het leveren van noodzakelijke begeleiding van de medewerkers van de gemeente en het organiseren van (taak)vervanging bij uitval van medewerkers. Bij de vorige audit is vermeld dat de situatie rond de decentrale applicaties bij de gemeente Brummen reden tot zorg is. Die zorg is, ondanks geconstateerde verbeteringen, onverkort actueel: zorg voor voldoende over- en inzicht, metadatering en een bewaarstrategie waardoor alle informatie in goede, geordende en toegankelijke staat komt en blijft. Gebeurt dit onvoldoende, dan blijven risico’s bij de informatieverstrekking van de gemeente aan haar burgers (op termijn) aanwezig.

Aangaande het volgende is (directe) actie benodigd (score rood): •

•

• •

De gemeente Brummen beschikt nog altijd niet over een vastgesteld kwaliteitssysteem, waardoor onvoldoende toetsbaar is dat er structureel wordt gewerkt aan de kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding. Actualiseer de plannen hiervoor en voer het in. Het Handboek vervanging is sinds 2020 niet geactualiseerd. Dat was bij de vorige audit al problematisch, nu is het urgent dit aan te pakken. Vooral de bijlagen dienen te worden geactualiseerd, zeker in relatie tot het in te voeren kwaliteitssysteem. Realiseer het voornemen tot nalopen van Gemeenschappelijke Regelingen op archiefbeheer. Activeer het SIO en voer hotspotlijst en hotspotmonitor in.

In vergelijking met andere gemeenten in de regio Zutphen scoort de gemeente Brummen minder goed. Vervolgstappen zijn dat het college van B&W dit verslag naar de gemeenteraad stuurt in het kader van horizontale verantwoording; de raad kan dit verslag gebruiken voor zijn toezichtstaak. Nadat de raad het verslag heeft vastgesteld, ontvangt de Provincie Gelderland een afschrift van het verslag.

Pagina 5 van 22

1. Verantwoording 1.1

KPI-procedure

Ingevolge artikel 32 van de Archiefwet 1995 wijst de gemeente Brummen een gemeentearchivaris aan, die toezicht uitoefent op het beheer van (overheids)informatie door de gemeentelijke organen. De archivaris van het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) oefent deze taak uit, op basis van het Aanwijzings- en benoemingsbesluiten Informatiebeheer Gemeente Brummen 1, onder meer uitgewerkt in de dienstverleningsovereenkomst (DVO) die de gemeente Brummen heeft gesloten met de gemeente Zutphen, waarvan het RAZ organisatorisch gezien deel uitmaakt.2 Het verslag dat u in handen heeft is opgesteld in opdracht van de archiefinspecteur van het RAZ. Het beslaat het jaar 2024-2025 en geeft aan de hand van 7 prestatie-indicatoren een beeld van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente Brummen aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Deze zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren (‘Archief-KPI’s’), heeft de VNG in 2011 vastgesteld en zijn in april 2013 geactualiseerd.3 In overleg met de opdrachtgever is besloten KPI 8 buiten deze audit te houden. Dit rapport betreft dus hoofdzakelijk niet overgebrachte informatie. KPI 8 zal worden meegenomen in de inspectie van de gemeente Zutphen, waar het RAZ het gemeentearchief voor is. In dit verslag worden de KPI’s voorzien van beoordelingen. Deze beoordelingen zijn: • • •

Adequaat, geen actie benodigd; gevisualiseerd door de kleur groen. Redelijk adequaat, aandacht benodigd; gevisualiseerd door de kleur oranje. Niet-adequaat, onvoldoende en (liefst directe) actie benodigd, gevisualiseerd door de kleur rood.

Is de score van alle KPI’s groen, dan voldoet de (informatiehuishouding binnen) de gemeente aan de vereisten die de Archiefwet stelt, te weten het in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden van informatie. En met deze basis is de gemeente in staat te voldoen aan de verantwoordelijkheden en taken die zij heeft, onder meer richting haar inwoners. In het kader van horizontale verantwoording stuurt het college van B&W dit verslag naar de raad. De raad kan het verslag gebruiken voor zijn toezichtstaak, zoals vastgelegd in de Archiefverordening Brummen 2020, artikel 3. Nadat het verslag is aangeboden en vastgesteld door de gemeenteraad, ontvangt de Provincie Gelderland een afschrift van het verslag.4 Overigens heeft de Provincie Gelderland een aantal toezichtdomeinen geprioriteerd, waaronder Archief en Informatiebeheer. In het Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2025-2028 benoemt de provincie de volgende onderdelen binnen Archief en Informatiebeheer als speerpunt: • •

Systeemtoezicht op tijdige en volledige aanlevering van actuele informatie over minstens alle 16 toezichtcriteria5 uit de provinciale verordening; Het correct en volledig doorlopen van het horizontale verantwoordingsproces;6

Gepubliceerd in het Gemeenteblad van de gemeente Brummen 2020 nr. 327424, dd. 10 december 2020. Dienstverleningsovereenkomst inzake het beheren van archiefbescheiden van de gemeente Brummen door Regionaal Archief Zutphen, dd. 21 december 2022. Deze DVO beslaat de periode 2023-2025 en kan stilzwijgend met twee jaar worden verlengd. 3 In de loop van 2020 heeft de VNG de KPI’s herzien en teruggebracht van 10 tot 8. Voor deze audit is afgesproken KPI 8, die vooral betrekking heeft op de archiefbewaarplaats, buiten beschouwing te laten. Deze komt ter sprake in een toekomstige audit bij de gemeente Zutphen. 4 Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht (2025-2028) van de Provincie Gelderland, p.8 (PDF), via website van Provincie Gelderland (geraadpleegd 22 oktober 2025). 5 Vastgelegd de bijlage van het Definitief Besluit Verordening Systematische Toezichtinformatie (PS2022-934) 6 Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht (2025-2028) van de Provincie Gelderland, p.18-20 (PDF), via website van Provincie Gelderland (geraadpleegd 22 oktober 2025). 1 2

Pagina 6 van 22

1.2

Verslaglegging 2024-2025

Nadat de vorige audit in 2020 sterk werd bepaald door de lockdown maatregelen die waren ingesteld om de Covid 19-pandemie te kunnen beheersen, kon de audit in 2025 zonder beperkingen worden uitgevoerd. Daarbij is de volgende aanpak gehanteerd: •

• •

Het mailen van een vragenlijst, gebaseerd op het eerdergenoemde KPI-model, de vragenlijst van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) en op RODIN. In overleg met het RAZ hanteerde DOCFactory bij deze audit voor het eerst een vragenlijst met open vragen waarbij alle aspecten uit het KPI-model aanbod komen en de gegeven antwoorden zoveel mogelijk dienden te worden onderbouwd door documenten. Op deze wijze kreeg de auditor vooraf al een goed beeld en kon hij tijdens de audit verdiepende vragen stellen. In vervolg op de ingevulde vragenlijst is op 9 oktober 2025 een bezoek aan het gemeentehuis van Brummen gebracht. Pim Oxener van DOCFactory heeft de gesprekken in opdracht van het RAZ uitgevoerd. Op basis van de vragenlijst, het bezoek en de toelichtende gesprekken heeft Pim Oxener dit verslag opgesteld.

Wij danken onze gesprekspartners bij de gemeente Brummen hartelijk voor hun inzet, tijd en bijdragen aan de totstandkoming van dit verslag.

1.3

De situatie in Brummen

In dit verslag wordt de situatie aangaande de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente Brummen in 2024-2025 behandeld. In 2020 is door DOCFactory een door omstandigheden beperkte audit uitgevoerd. In het verslag van deze audit7 werd de situatie van het informatiebeheer als volgt gekenmerkt: ‘er is veel werk in uitvoering’. Helaas moet na afloop van de audit in 2025 worden geconstateerd dat deze karakterisering nog onverkort van toepassing is: er is heel veel werk in uitvoering. De gemeente Brummen heeft in 2020 ingezet op het verbeteren van haar informatiehuishouding. Het resultaat van deze inzet is echter beperkt zichtbaar, vooral door personele en organisatorische aanpassingen. Wel is vastgesteld dat delen van het proces goed, georganiseerd en betrokken worden aangepakt, maar dat het plaatsen hiervan in een systematisch beleid en ondersteunende systemen achterwege is gebleven. Vooral dit laatste is harder nodig dan ooit. Knelpunten die wij signaleren betreffen op hoofdlijnen: • • • •

Digitaal informatiebeheerbuiten Decos JOIN; Kwaliteitsbewaking van zowel digitale informatie als de bijbehorende beleids-, proces- en proceduredocumenten; Vernietiging, migratie en conversie van digitale informatie; Ontbrekende plannen voor bewerking van analoge en decentrale digitale archiefbescheiden.

Dit leidt tot de volgende acties: • • • •

Vul het applicatieportfolio aan en geef van elke applicatie aan of er archiefwaardige informatie in wordt bewaard, hoe en waar de gegevens zijn opgeslagen en beheerd (waardering en selectie), hoe de back-up is geregeld en of de applicaties voldoen aan de gestelde ISO-norm 8. Stel het toegepaste metadataschema (TMLO) vast en onderzoek de aanpassingen naar MDTO. Stel een bewaarstrategie op en laat deze vaststellen. In het verlengde hiervan, stel een beleid op voor conversie en migratie van digitale archiefbescheiden en voer dit uit. Werk in overleg met het RAZ een beleid en toepasbaar overzicht nader uit betreffende standaard, duurzame (open)bestandsformaten, mede met het oog op het e-depot, en implementeer dit binnen de gemeente Brummen (en dan specifiek bij de decentrale vakapplicaties).

7 Glebbeek, P. (2021) Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond

van Kritische Prestatie Indicatoren. Rijswijk: DOCFactory BV 8 Het betreft hier vooral de in de Archiefregeling gesteld norm voor eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur NEN-ISO 2082:2008, sinds 2021 NEN-ISO 16175-1:2020.

Pagina 7 van 22

•

• • • • •

• • • • •

Ontwikkel een kwaliteitssysteem voor de gemeente Brummen, waarmee voorgaande aanbevelingen direct (kunnen) worden geborgd en toetsbaar gemaakt (kunnen) worden, en voer dit in. Actualiseer in combinatie hiermee het Handboek Vervanging en de bijlagen. Leg de voorgestelde actualisatie en het kwaliteitssysteem voor aan de gemeentearchivaris. Ontwikkel een strategie voor het behouden en doorgeven van opgedane kennis en ervaring (kennismanagement). Formaliseer een taakvervanging in geval van uitval voor de medewerkers (van het Team Informatiebeheer). Actualiseer het ontruimingsplan voor de fysieke archiefruimte en zorg ervoor dat het onderdeel uitmaakt van het calamiteitenplan van de gemeente. Test alle veiligheidsmaatregelen uit door een zogenaamde tafeloefening, zoals gebruikelijk in de hulpverlening. Werk de achterstanden in bewerking volgens planning verder weg. Maak het project met betrekking tot het overbrengen van bouwvergunningen af en gebruik de opgedane kennis en ervaring voor het verder realiseren van een aansluiting van de gemeente Brummen op het e-depot van het RAZ. Organiseer een pilot voor het overbrengen van het te bewaren digitale archief van na 2016. Start met het periodiek organiseren van het SIO, zoals is voorgenomen, en start met de hotspotmonitor. Realiseer het voornemen tot nalopen van Gemeenschappelijke Regelingen op archiefbeheer.

Reserveer een budget voor inhuur van tijdelijke externe ondersteuning voor het implementeren van noodzakelijke kwaliteitssystemen, een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en het wegwerken van achterstanden. Maak afspraken voor een inspectie van de archiefruimten die de gemeente in gebruik heeft. Zorg voor aandacht voor de locaties van belangrijk erfgoed – zoals de kunstcollectie van de gemeente Brummen in lokale en regionale calamiteitenplannen 9.

Als geheel komen wij tot de conclusie dat de gemeente Brummen nog altijd veel te verbeteren heeft aangaande haar archief- en informatiebeheer, waarvan men zich bewust is. De intentie hiertoe die de gemeente in 2020 toonde, blijkt onverkort aanwezig. De eindscore is rood, vooral omdat er op belangrijke, in 2020 geconstateerde tekortkomingen geen vooruitgang is geconstateerd. Hierbij tekenen wij aan dat de aanwezige intentie hierin verbetering aan te brengen noodzakelijkerwijze dient te worden ondersteund met middelen en motivatie door de organisatie wil de gemeente Brummen in de volgende jaren concrete verbeteringen kunnen tonen.

Dit is een een uitwerking van de opmerking hierover op p.9 van het Regionaal Risicoprofiel 2025-2028 van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland. 9

Pagina 8 van 22

2. De Kritische Prestatie Indicatoren Het verslag volgt de opbouw van de 8 KPI’s zoals deze in 2020 door de VNG zijn geactualiseerd. Deze zijn de volgende: 1. Lokale regelingen – voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Zie verder 2.1. 2. Middelen en mensen – kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en (kwalitatief ter zake kundige) mensen zij hiervoor ter beschikking stelt? Zie verder 2.2. 3. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot - zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Zie verder 2.3. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht - werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Zie verder 2.4. 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden - geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Zie verder 2.5. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Zie verder 2.6. 7.

Overbrenging van archiefbescheiden - brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Zie verder 2.7. In overleg met de opdrachtgever is besloten KPI 8 buiten de audit te houden. De gemeente Brummen heeft deze taak door middel van een dienstverleningsovereenkomst voor de periode 2023 t/m 2025 (met mogelijke verlenging tot 2027) uitbesteed aan het Regionaal Archief Zutphen. Deze KPI wordt beoordeeld bij de archiefinspectie van de gemeente Zutphen.

Pagina 9 van 22

2.1

Lokale regelingen

2.1.1 Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Brummen

De raad van de gemeente Brummen heeft op 23 april 2020 conform artikelen 30 eerste lid) en 32 (tweede lid) van de Archiefwet 1995 de Archiefverordening gemeente Brummen 2020 vastgesteld. Een nadere uitwerking van deze archiefverordening is de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Brummen 2020, waarin de gemeentesecretaris is aangewezen als beheerder van de (niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte) archiefbescheiden. Deze verantwoordelijkheid is binnen de gemeente Brummen niet gemandateerd. Het hier uitgevoerde toezicht is gebaseerd op artikel 34 lid 2 van de Archiefwet 1995. Daarin wordt bepaald dat de gemeentearchivaris onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995. Naast de Archiefwet 1995 betreft dat het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling 2009 en de daaruit voortvloeiende Archiefverordening gemeente Brummen 2020 en de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Brummen 2020.

Het College van B&W heeft met het Aanwijzings- en benoemingsbesluit Gemeentearchivaris, Strategisch Informatie Overleg, Archiefbewaarplaats 10 formeel de archivaris van het RAZ benoemd om de wettelijke verplichtingen, zoals deze gelden voor decentrale overheden, in de Archiefwet 1995 zijn gesteld, uit te voeren.11 De bestaande Dienstverleningsovereenkomst inzake het beheren van archiefbescheiden van de gemeente Brummen door Regionaal Archief Zutphen, is in 2022 opnieuw afgesloten voor de periode 2023-2025 en kan telkens stilzwijgend met twee jaar worden verlengd. Ook voorziet het Aanwijzings- en Benoemingsbesluit in de instelling van een Strategisch Informatie Overleg (SIO)12, waarvan de rol nader wordt beschreven in de Beheerregeling 2020 en de inrichting nader is uitgewerkt in een beleidsnotitie, eind 2020 opgesteld.13 In dit document wordt eveneens voorzien in een hotspotmonitor.14 Bij deze inspectie is vastgesteld dat deze voornemens nog altijd niet zijn geconcretiseerd. In twee gevallen is een deel van het archiefbeheer uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij: de website van de gemeente Brummen wordt via Archiefweb.eu duurzaam veiliggesteld.15 Het te vernietigen fysieke archief is sinds 2012 ondergebracht bij Vada Archieven in Nijverdal. 16

2.1.2 Gemeenschappelijke Regelingen

De gemeente Brummen beschikt over een register van Gemeenschappelijke Regelingen waarin de gemeente participeert, te raadplegen via Overheid.nl.17

Besloten in de vergadering van het College B&W van Brummen d.d.27 augustus 2019. Waar in dit document wordt gesproken over ‘gemeentearchivaris’ dient dus in aanmerking te worden genomen dat dit de archivaris van het RAZ betreft die deze taak uitvoert. 12 De instelling van een SIO is gebaseerd op de Archiefbesluit 1995, artikelen 3 en 3a (herziening in 2012). Doel is om een structureel overleg te introduceren waarin alle disciplines op het gebied van informatiehuishouding vertegenwoordigd zijn. 13 ‘Inrichting Strategisch Informatie Overleg (SIO)’, door Jan Hasselt, d.d. 18 december 2020. 14 Gebaseerd op Archiefbesluit 1995, artikel 5.1.e. Aan de hand van een hotspotmonitor kunnen archiefbescheiden worden uitgezonder van reguliere vernietiging omdat zij voldoen aan een van de volgende criteria: • Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de gemeente Brummen die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media. • Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de gemeente Brummen die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en het debat over de kwestie maakt veel emoties los.

• Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de gemeente Brummen. • Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept. 15 Te raadplegen via https://brummen.archiefweb.eu/. 16 ‘Overeenkomst van bewaarneming’ (12.005977) met Vada Archieven BV, dd 12 juli 2012, wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd. 17 Zie https://almanak.overheid.nl/40941/Gemeente_Brummen (geraadpleegd 29 oktober 2025). Hier staat dat de gemeente Brummen op 22 opktober 2025 heeft aangegeven dat de weergegeven informatie correct is. 10 11

Pagina 10 van 22

Aandachtspunt vanuit de gemeente Brummen is om bij het participeren in nieuw te vormen Gemeenschappelijke Regelingen te voorzien in een paragraaf die specifiek het archiefbeheer betreft. Bij tenminste twee van de Gemeenschappelijke Regelingen is niet duidelijk op welke wijze de taken en bevoegdheden door de gemeente zijn overgedragen. In de bij het Besluit Mandaatregeling Brummen, dat op 17 april 2025 is genomen, behorende Mandaatregeling en het Mandaatregister wordt geen enkele taak met betrekking tot het archief als gemandateerd genoemd 18.

2.1.3 Beoordeling en te ondernemen acties De lokale regelgeving voldoet grotendeels aan de wettelijke eisen maar is op de verschillende geconstateerde punten sinds de vorige audit niet aangepast. Dit heeft vooral betrekking op het starten met hotspotlijst en hotspotmonitor en nalopen van de Gemeenschappelijke Regelingen op het aspect archiefbeheer. Aangezien de invoering van de Archiefwet is voorzien in 2026, is het verstandig hier een enigszins afwachtende houding aan te nemen. Daarna is er flink wat werk aan de winkel. Te ondernemen acties: -

Start met het periodiek organiseren van het SIO, zoals is voorgenomen. Start met een hotspotlijst en een hotspotmonitor. Realiseer het voornemen tot nalopen van Gemeenschappelijke Regelingen op archiefbeheer.

Mandaatregister 2025 (D452824) en Mandaatregeling gemeente Brummen 2025 (D447264) zijn bijlagen van het Raadsbesluit Mandaatregeling Brummen 2025 (D453419) dat op 17 april 2025 door de gemeenteraad van Brummen is genomen. 18

Pagina 11 van 22

2.2

Middelen en mensen

In 2025 waren er op papier voldoende middelen beschikbaar. Het Procesteam Informatiebeheer beschikte over 6,32 FTE 19. Daarbij werden aanvullende diensten, zoals archiefinspectie, via de afgesloten DVO afgenomen van het RAZ. Hiertoe betaalt de gemeente Brummen een jaarlijkse vergoeding. De betrokken medewerkers zijn voldoende gekwalificeerd, door opleiding en/ of opgedane ervaringen. Wel is er sprake van achterstanden, zoals wordt vermeld in 2.6.3. Ten opzichte van de audit in 2020 is de omvang van de achterstanden nauwelijks verminderd. Hieruit mag worden geconcludeerd dat tijdelijke uitbreiding van het Procesteam, bijvoorbeeld door inschakeling van externe deskundigheid, noodzakelijk is om de achterstanden weg te werken. Het project digitalisering bouwvergunningen kan niet binnen budget worden afgerond waardoor de ingehuurde extra menskracht wegvalt. De afronding dient binnen de beschikbare formatie te worden gedaan en heeft meteen gevolgen voor de uitvoering van de dagelijkse taken. Als een project zoals de implementatie van een kwaliteitssysteem onvoorzien vertraging oploopt, blijkt het gereserveerde budget herbestemd. Duidelijk is opnieuw dat gezien de complexe archiefvorming (intensieve) begeleiding vanuit het Procesteam een belangrijke randvoorwaarde is.

De uitvoering hiervan blijft beperkt tot het geven van instructie in gebruik van JOIN door de Functioneel beheerder op verzoek. Zo’n instructie zou deel uit dienen te maken van de standaard inwerkprocedure van nieuwe medewerkers. Desgevraagd bleek ook dat het bij de bestaande formatie moeilijk is om voor medewerkers (taak)vervanging bij uitval te organiseren. Dat gebeurt nu adhoc door collega’s en dient binnen de beschikbare tijd te worden uitgevoerd. Dit aspect werd ook gesignaleerd als kwetsbaar punt in de organisatie van de gemeente Brummen in het eindrapport van het onderzoek naar de bestuurlijke toekomst van Brummen.20 In 2020 was de gemeente Brummen voornemens om DIV een transitie te laten ondergaan naar Procesteam Informatiebeheer, onder meer als gevolg van de overgang naar zaakgericht werken. Deze transitie is nog altijd niet afgerond, onder meer door andere inzichten over deze transitie van de huidige coördinator en adviseur Informatiebeheer. Ook bleken hiervoor beschikbaar gestelde budgetten na de personele wisseling niet langer beschikbaar.

2.2.1 Beoordeling en te ondernemen acties De gemeente Brummen beschikt over voldoende middelen en voldoende gekwalificeerde medewerkers om de dagelijkse taken op het gebied van Informatiebeheer te kunnen uitvoeren. Er is onvoldoende ruimte voor het wegwerken van achterstanden, het leveren van noodzakelijke begeleiding van de medewerkers van de gemeente en het organiseren van taakvervanging bij uitval. Te ondernemen acties: -

Verhoog het budget voor incidentele uitgaven zodanig dat achterstanden binnen twee jaar kunnen worden weggewerkt. Organiseer binnen de bestaande formatie of door uitbreiding ervan achtervang voor de belangrijkste taken van het Procesteam Informatiebeheer. Voer een verplicht te volgen introductie in de afgesproken werkwijzen bij het informatiebeheer voor alle nieuwe medewerkers van de gemeente in.

Op basis van de LOPAI-norm informatiebeheer (1 fte IB op 25 medewerkers), zou dit getal voor de 182 medewerkers van de gemeente Brummen (Jaarstukken 2023, p.95) 7,28 kunnen te zijn. 20 Moventem (R. Koster, R. Swieringa en N. Berghuis) (2025) Eindrapport Bestuurlijke Toekomst . Brummen: gemeente Brummen. p.12. 19

Pagina 12 van 22

2.3

Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot

2.3.1 Archiefruimte gemeente Brummen

In 2013 heeft de gemeente Brummen haar nieuwe gemeentehuis in gebruik genomen, samen met een nieuwe archiefruimte. Destijds is deze ruimte geïnspecteerd (met inachtneming van de relevante bepalingen uit de Archiefregeling), waarbij enkele aandachtspunten naar voren kwamen. Verschillende van deze aandachtspunten – voldoende afstand tussen de stellingen en de muur, het aanbrengen van een drempel om binnenstromend water te voorkomen, het aanbrengen van een hoofdschakelaar buiten de archiefruimte, het beschikbaar hebben van een vaste telefoonlijn in de archiefruimte – bleken bij een globale inspectie niet te zijn gerealiseerd. Ook de meetapparatuur van het klimaat in de archiefruimte vertoont nog teveel uitval. In de archiefruimte waren onnodige dozen en ander verpakkingsmateriaal aanwezig. Afgezien van een mogelijke bron van ongedierte belemmeren deze een vlotte redding van archiefbescheiden in geval van een calamiteit. Duidelijk zichtbare instructies hoe in geval van een calamiteit te handelen waren niet aanwezig. De toegang tot de archiefruimte is mogelijk via een tag. Alleen leden van de teams Informatiebeheer, Burgerzaken, Bedrijfshulpverlening en de bodes hebben toegang. Het team Informatiebeheer heeft vanaf de werkplek zicht op de kluisdeur. Geconstateerd werd dat de kluisdeur tijdens werkzaamheden langere tijd op een kier bleef staan.

Burgerzaken archiveert voornamelijk analoog. Deze gegevens worden bewaard in een afgesloten ruimte met kluis in het oude deel van het gemeentehuis. De gemeente heeft het voornemen ook deze archivering digitaal (in Key2Burgerzaken) af te handelen. Men werft een functioneel beheerder voor deze applicatie om dit te kunnen inrichten. In het rapport van de vorige inspectie werd aangegeven dat de gemeente Brummen een inspectie van de archiefruimte voor het verkrijgen van een actuele stand van zaken wenselijk achtte. Ondanks het voornemen van het RAZ deze in de jaren daarna uit te voeren, is dat niet gelukt. Zo’n inspectie is noodzakelijker dan ooit. Het RAZ is voornemens in 2025 of 2026 een bezoek te brengen.

2.3.2 Archiefruimte Vada

De gemeente huurt sinds 2012 bij Vada Archieven BV in Nijverdal archiefruimte voor de opslag van te vernietigen analoog archief. De archiefruimte van Vada voldoet naar eigen zeggen aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling. 21 Deze ruimte dient bij de voorgenomen inspectie in 2025 of 2026 wel te worden meegenomen.

2.3.3 Archiefbewaarplaats RAZ

Volgens het Aanwijzings- en benoemingsbesluit Gemeentearchivaris, Strategisch Informatie Overleg, Archiefbewaarplaats is het RAZ aangewezen als archiefbewaarplaats voor de gemeente Brummen. In de DVO tussen de gemeenten Brummen en Zutphen, afgesloten in 2022 met als looptijd 2023-2025, worden de daarbij te verrichten diensten nader bepaald. De archiefbewaarplaats van het RAZ voldoet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling. Ook voor deze ruimte bestaat het voornemen deze in 2025 of 2026 formeel te inspecteren.

2.3.4 E-depot

Het RAZ heeft het e-depot van Archivematica operationeel. Dit wordt geleverd door Vitec Memorix BV te Heerhugowaard. Op de site van het RAZ zijn de Bouwvergunningen 1921-1945 in het e-loket digitaal ‘zichtbaar’, de Bouwvergunningen 1946-1980 (deels), Bouwvergunningen 1980-1999 en de Bouwvergunningen 2000-2010 (gaandeweg v.a. 2025) zijn ‘opvraagbaar’. In de praktijk blijken veel dossiers digitaal te moeten worden opgevraagd en zijn van sommige dossiers – bijvoorbeeld dat van de villa waarin het gemeentehuis indertijd is ondergebracht – alleen de vergunningen digitaal raadpleegbaar. Het project is nog niet afgerond. Voor de speciaal hiervoor aangetrokken medewerker is geen budget meer waardoor het restant van het project door het Procesteam Informatiebeheer, naast hun bestaande werkzaamheden wordt afgerond. Zie ook 2.2. In de loop van 2026 zullen de permanent te bewaren digitale archiefbescheiden van de gemeente Brummen in het e-depot worden opgenomen 21

Mail van Vada aan Brummen, dd. 20 oktober 2025.

Pagina 13 van 22

Het digitale bouwvergunningenarchief van de gemeente Brummen (totaal nu 17.268 dossiers) is het beste via adres en huisnummer benaderbaar. Van een ingevoerd adres is in ieder geval een plattegrond met huisnummers beschikbaar. Het is mogelijk om bijvoorbeeld te zoeken op het soort bouwwerk, maar dan moet de gemeente Brummen als filter worden ingesteld. Zoeken op de namen van aanvrager, eigenaar, bouwkundige of aannemer is niet mogelijk. De gemeente Brummen beschikt over een vastgesteld en actueel informatieveiligheidsbeleid. 22 Het beleid is onder meer gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), waarvan de VNG heeft bepaald dat deze standaard verplicht is. In het beleid worden onder meer de organisatie van de informatiebeveiliging (zoals de rollen) gedefinieerd en wordt de (blijvende) actualiteit van geborgd. De gemeente Brummen heeft ook maatregelen genomen inzake het maken van back-ups en het herstellen. Met Decos, leverancier van JOIN, heeft de gemeente een standaard Service Level Agreement afgesloten. Doordat JOIN een SAAS-toepassing is, liggen bij de leverancier alle verantwoordelijkheden inzake het veiligstellen en beschikbaar houden van digitale gegevens en applicatie. De gemeente Brummen beschikt over een vastgesteld calamiteitenplan voor de fysieke archiefruimte23. Dit plan is in februari 2023 vastgesteld.

Daarin is aangegeven in welke stellingen in de archiefruimte de analoge archieven staan die als eerste, tweede en derde gered moeten worden in geval van een calamiteit. In het plan wordt aangegeven dat het niet geldt voor ‘digitale gegevens en documentenbestanden’. In het gemeentehuis worden digitale gegevens verwerkt en opgeslagen op servers in de serverruimte op de eerste verdieping en in een afgeschermde ruimte op de zolder. Hier staat ook de kunstcollectie van de gemeente. Deze zijn niet in het calamiteitenplan opgenomen. Het plan is op details – zoals de lijst met archiefmedewerkers – niet actueel. Het verdient aanbeveling een dergelijke ontruiming te oefenen, bijvoorbeeld aan de hand van een tafeloefening, gebruikelijk in de hulpverlening. Zeker omdat wordt aangegeven dat dat nog niet eerder is gebeurd. De gemeente Brummen is, via het RAZ, aangesloten bij Van Waarde Documentenwacht, tevens is de functie van conservator/ behoudsmedewerker belegd.

2.3.5 Beoordeling en te ondernemen acties De archiefbewaarplaats en het e-depot van de gemeente Brummen voldoen aan de eisen zoals gesteld in de Archiefregeling. Dat kan niet worden vastgesteld voor de archiefruimte in het gemeentehuis, daar de laatste, formele inspectie meer dan 12 jaar geleden heeft plaatsgehad en een globale inspectie al omissies oplevert. De gemeente Brummen beschikt over een actueel en geborgd informatieveiligheidsbeleid. Tevens is een calamiteitenplan voor de archiefruimte opgesteld en vastgesteld. Te ondernemen acties: -

Actualiseer het calamiteitenplan en breid het uit naar opslagruimten voor digitale informatie en de opslag van de kunstverzameling in het gemeentehuis. Organiseer op zo kort mogelijke termijn een formele inspectie van de archiefruimte. Neem daarin ook de afgesloten ruimte van Burgerzaken en de gehuurde ruimte bij Vada mee. Test alle veiligheidsmaatregelen uit door een zogenaamde tafeloefening, zoals gebruikelijk in de hulpverlening, met de nadruk op ontruiming van de archiefbescheiden uit de archiefruimte zelf. Voltooi het project met betrekking tot het overbrengen van bouwvergunningen en gebruik de opgedane kennis en ervaring voor het verder realiseren van een aansluiting van de gemeente Brummen op het e-depot van het RAZ.

Op 19 december 2023 heeft het Brummense College van B&W bij besluit het ‘Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Brummen 2024-2028’ definitief vastgesteld. 23 Hasselt, D.J. en C.J. Witteveen (2023) Calamiteitenplan Archiefkluis. Brummen: gemeente Brummen. 22

Pagina 14 van 22

2.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

2.4.1 Kwaliteitssysteem

Tijdens de vorige inspectie is vastgesteld dat de gemeente niet beschikte over een functionerend kwaliteitssysteem. Als bijlage bij het Handboek Vervanging bestond een Kwaliteitsplan Informatiebeheer, daterend uit 2016 met als status concept, met daarin het voornemen om dit plan te vervangen door een vastgesteld Beleid Informatiebeheer gemeente Brummen 2021-2024. Destijds werd gesteld ‘dat bij de gemeente Brummen […] meerdere bouwstenen aanwezig [zijn] die fors kunnen bijdragen aan de realisatie van een kwaliteitssysteem zoals het overzicht van werkprocessen dat centraal wordt bijgehouden en is gebaseerd op het Model-DSP. Ook het ingerichte vervangingsproces biedt voldoende mogelijkheden.’ Als gevolg hiervan is in 2022 door de toenmalige Adviseur informatiebeheer opdracht gegeven een Handboek Kwaliteit Informatiebeheer gemeente Brummen op te stellen. Dit document is in november 2022 gereedgekomen. Door het vertrek van de adviseur is het implementeren van de aanpak uit de Handboek stil komen te liggen en zijn voor deze inspectie dezelfde versies van bovengenoemde documenten beschikbaar gesteld. De gemeente erkent de achterstand op dit gebied die deels het gevolg is van een andere benadering van de invoering van een kwaliteitssysteem, deels een gevolg van onvoldoende ruimte in tijd en middelen. Zie ook 2.2.

De gemeente heeft sinds 2020 een conceptbeleidsplan informatiebeheer dat sinds de vorige inspectie niet is afgemaakt of vastgesteld. Procedures zijn alleen formeel beschreven in het kader van het proces vervanging. Informeel worden ze wel vastgelegd. Er bestaat ook een ‘levend’ Wordbestand Criteria postverwerking met aanwijzingen voor het uitvoeren van processen informatiebeheer. Door zijn lengte (39 pagina’s) en het informele karakter mist het nu voldoende overzicht, structuur en autoriteit en is het minder bruikbaar als maatstaf voor een gewenste werkzijde. Het is duidelijk dat de gemeente de noodzaak van de invoering van een kwaliteitssysteem onderkent en dat ook op een zorgvuldige en gedragen wijze in de organisatie gestalte wil geven. Mede gezien de aanbevelingen hiertoe in het vorige rapport, is dit wel een zaak van zeer dringende urgentie geworden.

2.4.2 Inspectie en toezicht

In 2022 heeft de gemeente Brummen opnieuw een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten voor de jaren 2023-2025 met de gemeente Zutphen, waarin onder meer is bepaald dat de archivaris een verslag uitbrengt. Deze overeenkomst is in 2025 door de gemeente ‘stilzwijgend’ met twee jaar verlengd. Deze verlenging is wel schriftelijk bevestigd. Dit verslag past in het in de DVO genoemde verantwoording van het archieftoezicht; conform hetgeen is bepaald in de DVO wil men dit in een jaarlijkse frequentie uitvoeren. Sinds de vorige inspectie is de verslaggeving alleen gebaseerd op het jaarverslag van het RAZ. Een goed functionerend kwaliteitssysteem onderbouwt deze rapportering omdat jaarlijkse zelfevaluatie daar deel van uitmaakt. Het verslag zal gerapporteerd worden aan het college, waarna het college uiteindelijk de raad, in het kader van de horizontale verantwoording, zal informeren. Dit verslag zal in het voorjaar van 2026 ook aan de provincie worden aangeboden. 24

2.4.3 Beoordeling en te ondernemen acties De gemeente Brummen beschikt nog altijd niet over een vastgesteld kwaliteitssysteem, waardoor onvoldoende toetsbaar is dat er structureel wordt gewerkt aan de kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding. Te ondernemen acties: -

Actualiseer de ontwikkelde plannen voor een kwaliteitssysteem en voer het voortvarend in. Actualiseer het beleidsplan Informatiebeheer en stel het vast.

Dit zal bijdragen aan de in Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht 2025-2028 door de provincie benoemde speerpunten voor het archief- en informatiebeheer. (Zie ook p.6 van dit verslag) 24

Pagina 15 van 22

2.5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden De gemeente Brummen werkt bijna volledig digitaal. Analoge informatie heeft plaatsgemaakt voor een digitale variant, onder meer door het toepassen van vervanging van fysieke informatie. Bovendien is veel informatie al digitaal bij creatie (digital born) of ontvangst. De afdeling Burgerzaken archiveert nog analoog. Elektronisch ondertekenen vindt nog niet plaats waardoor er een analoge documentstroom noodzakelijk blijft om documenten te ondertekenen. Op 1 juni 2026 streeft de gemeente naar invoering van de hiervoor noodzakelijke faciliteiten geleverd door ValidSign. In 2018 is het zaaksysteem Decos JOIN ingevoerd. Hierin wordt het grootste deel van zaken opgeslagen, uitgevoerd via workflows en gearchiveerd. Gearchiveerde documenten worden in JOIN automatisch omgezet naar het voor langdurige bewaring geschikte bestandsformaat Pdf/A-1b. Wel wordt aangegeven dat de adoptie van Decos JOIN in de organisatie zeer beperkt is. Naast Decos JOIN beschikt de gemeente ook over de zogenoemde decentrale applicaties, zoals Youforce (HRM), LEEF (VTH) en NotuBiz (verslaglegging bestuur). Onlangs is daar ZorgNed voor het sociale domein bijgekomen. Bij de invoering van de laatste applicatie heeft het Team Informatiebeheer intensief meegewerkt.

Het streven van het team is om de inrichting van de decentrale applicaties zo aan te passen dat de archiefwaardige informatie daarin gewaardeerd en vernietigd kan worden. Vooral de recordmanager wordt hierbij in toenemende mate betrokken. Op deze wijze kan ook de metadatering in overeenstemming gebracht worden met het TMLO. Permanent te bewaren digitale informatie zal uiteindelijk berusten in het e-depot, dat in beheer is bij het RAZ.

2.5.1 Informatie in beeld

In artikel 3 van de Archiefwet wordt gesteld dat overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Hieruit volgt in artikel 18 van de Archiefregeling dat er een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij het overheidsorgaan berustende archiefbescheiden beschikbaar moet zijn. In aanvulling hierop (Archiefregeling art. 23) staat dat de zorgdrager ervoor moet zorgen dat er in dit overzicht ook alle relevante digitale bestanden te identificeren zijn waarmee de bij hem berustende digitale archiefbescheiden leesbaar of waarneembaar zijn te maken. De gemeente Brummen beschikt over een actueel en logisch samenhangend overzicht, waarvoor gebruik wordt gemaakt van i-Navigator, op basis van het Model-DSP. Dit overzicht wordt handmatig beheerd en is voor zo’n 70% actueel. Uitbreiding naar de catalogus van JOIN (zaaktypen.nl), applicaties, architectuur en risico-inventarisatie is voorzien. Ook wil men de inhoud van netwerkschijven – de w-schijf – inventariseren, ordenen en de relevante delen verplaatsen naar een cloudomgeving.

Er is een applicatieportfolio met alle 61 applicaties zonder dat erbij staat of er archiefwaardige informatie in wordt bewaard, hoe en waar de gegevens worden opgeslagen en beheerd (waardering en selectie), hoe de back-up is geregeld – doorgaans uitbesteed aan de leveranciers – en of de applicaties voldoen aan de gestelde ISO-norm 16175:1. De omvang van de digitale informatie binnen de gemeente kan alleen worden uitgedrukt in het aantal zaken in JOIN en die bedraagt 66.370. De gemeente heeft een verwerkingsregister uit 2024 waaruit te herleiden is welke (persoons)gegevens in welke applicaties worden opgeslagen en welke bewaartermijnen ervoor gelden. Dat register lijkt niet actueel en niet alle velden zijn eenduidig ingevuld. Dit heeft tot gevolg dat de gemeente Brummen niet alle bij haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat kan brengen en bewaren. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor de verstrekking door de gemeente van juiste, volledige en voldoende authentieke informatie aan haar burgers binnen de vereiste tijden. Dat blijkt bijvoorbeeld uit de gemiddelde behandeltermijn van een Woo-verzoek bij de gemeente Brummen, 145 dagen waar maximaal 42 dagen zijn verplicht zijn.

Pagina 16 van 22

Ook kan de gemeente zo onvoldoende zorg dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

2.5.2 Metadataschema

De gemeente Brummen beschikt nog niet over een definitief vastgesteld metadataschema. In Decos JOIN wordt metadatering toegepast, waarbij het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is ingericht. TMLO is in juli 2021 vervangen door Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) en wordt door het Nationaal archief niet langer ondersteund of doorontwikkeld. 25 Omdat het MDTO nog niet is geïmplementeerd bij het e-Depot en omdat de bestuurlijke toekomst van Brummen nog niet zeker is, is invoering ervan uitgesteld. De toegepaste metadatering maar vooral de in Decos JOIN ingerichte logbestanden en versiebeheer zijn waarborgen voor de authenticiteit van de informatie. In de decentrale applicaties wordt metadatering niet of op onvoldoende niveau toegepast. Het feit dat het Team Informatiebeheer in toenemende mate wordt gevonden bij inrichting en gebruik van deze applicaties, is een positieve ontwikkeling. Kwetsbaar blijft dat de kennis en ervaring die hierbij wordt opgedaan, niet formeel wordt vastgelegd. Het gebruik van i-Navigator om de werkprocessen buiten Decos JOIN in beeld te brengen, is hierbij een belangrijke factor.

2.5.3 Opslagformaten

Decos JOIN biedt de mogelijkheid uiteenlopende bestandsformaten in te lezen, die afkomstig zijn vanuit andere kantoorapplicaties. Alleen voor de Officebestanden en pdfs is een viewer ingebouwd. Voor het raadplegen van andere bestandsformaten dient gebruik gemaakt te worden van een externe viewer. De meest gebruikte bestandsformaten zijn .pdf, .docx en .msg. Deze bestandsformaten komen voor in de Norm voorkeursformaten van het Nationaal Archief 26 die door de gemeente wordt gehanteerd. Archiefbescheiden die zijn vervangen volgens de daarvoor geldende procedures en het vervangingsbesluit (zie verder 2.6), worden opgeslagen in PDF/A. Voor zover bekend wordt in de decentrale vakapplicaties zelf niet voldoende voorzien in open opslagformaten.

2.5.4 Toegankelijkheid van archiefbescheiden

De gemeente Brummen kan voor de analoge archiefbescheiden en de digitale archiefbescheiden in Decos JOIN garanderen dat deze binnen een redelijke tijd kunnen worden gevonden. Voor de digitale informatie buiten Decos JOIN is dit minder het geval. Wel helpt het gebruik van de zoekapplicatie MyLex het Team digitale informatie in de verschillende opslagmedia sneller te lokaliseren.

2.5.5 Duurzame opslag en bewaring van archiefbescheiden

De gemeente Brummen gebruikt duurzame materialen en verpakkingsmaterialen bij de opslag van analoge archiefbescheiden. Digitale archiefbescheiden die op gegevensdragers stonden, zijn overgezet naar een netwerkomgeving, die voldoende wordt geback-upt. Hoewel niet in beleid vastgelegd, is de regel dat voor deze opslag alleen of de netwerkomgeving of een applicatie met archiefmodule worden gebruikt. Opslag van gegevens in de omgeving van Microsoft Teams wordt geblokkeerd en ontmoedigd. Alhoewel men er blijk van geeft zich bewust te zijn van de noodzaak tot duurzaam bewaren van digitale archiefbescheiden, beschikt de gemeente Brummen niet over een bewaarstrategie.

2.5.6 Beoordeling en te ondernemen acties De situatie binnen de informatiehuishouding rond ordening, authenticiteit en context vraagt bij de gemeente Brummen nog altijd om aandacht. Een van de belangrijkste redenen hiervoor betreft de decentrale applicaties, waar onvoldoende in- en overzicht is aangaande de digitale archiefbescheiden die zich hierin bevinden.

25 26

https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/tmlo (geraadpleegd 5 november 2025). Deze handreiking is te vinden via de site van het Nationaal Archief (geraadpleegd 5 november 2025).

Pagina 17 van 22

Te ondernemen acties: -

Stel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht op van alle archiefwaardige digitale informatie (soorten/ typen/bestandsformaten) buiten Decos JOIN. Maak een gewogen keuze voor het te hanteren metadataschema (TMLO of MDTO) en voer deze keuze zoveel mogelijk in. Organiseer een formele wijze van vastleggen van kennis omtrent het inrichten en gebruik van decentrale applicaties. Stel een bewaarstrategie op en vast. Werk in overleg met het RAZ een beleid en toepasbaar overzicht betreffende standaard, duurzame (open)bestandsformaten nader uit, mede met het oog op het e-depot, en implementeer dit binnen de gemeente Brummen (en dan specifiek bij de decentrale applicaties).

Borging en toetsing van voornoemde aanbevelingen kunnen worden bewerkstelligd aan de hand van het in 2.4.1. vermelde kwaliteitssysteem.

Pagina 18 van 22

2.6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

2.6.1 Vervanging

In 2020 heeft de gemeente Brummen een vernieuwd Handboek Vervanging vastgesteld en in gebruik genomen. De gemeentearchivaris heeft in 2020 een positief advies afgegeven aangaande het handboek, met daarbij enkele aanbevelingen. 27 De belangrijkste worden opnieuw herhaald: -

Bij grote wijzigingen dient het Handboek Vervanging voorgelegd te worden aan de archivaris voor tussentijds advies, een en ander conform de wijzigingsprocedure. Voor kleine wijzigingen is geen advies nodig van de archivaris. Daar waar nodig wordt deze geïnformeerd. De bijlagen dienen up-to-date te worden gehouden (en te worden voorgelegd aan de archivaris conform de vorige aanbeveling). Voer periodieke audits uit op het vervangingsproces. Maak daarbij onderscheid tussen de routinematige en de retrospectieve vervanging. Lopen theorie (het handboek) en praktijk nog in de pas met elkaar? Zorg voor een goede uitvoering van de kwaliteitscontroles (onder andere op basis van het vierogenprincipe). Ook hierbij is er een onderscheid in de kwaliteitscontroles bij routinematige en bij retrospectieve vervanging.

Helaas blijkt bij deze audit dat het Handboek Vervanging na 2020 niet is bijgewerkt. Het wordt ook niet actief bijgehouden. In het vorige verslag werd al vastgesteld dat de bijlagen geactualiseerd dienen te worden. De noodzaak hiervoor is sinds de vorige audit alleen maar urgenter geworden.

2.6.2 Converteren en migreren

Ten opzichte van de vorige audit is er geen wijziging geconstateerd in de aanpak of het beleid ten aanzien van conversie of migratie. Dit vindt nog altijd projectmatig plaats. In geval van aanpassing of vervanging van bestaande applicaties, stelt IT een strategie voor migratie en conversie op. Er is geen formele verslaglegging, een opgemaakte verklaring of een officiële toetsing. Wel wordt het Team Informatiebeheer betrokken bij deze trajecten. Als er informatie is vastgelegd, is dat in JOIN te vinden. Zo is een rapport over de conversie van informatie van de uitgefaseerde applicaties CiVision en iSamenleving naar ZorgNed geregistreerd. De gemeente Brummen maakt gebruik van de geldende selectielijst die door de Vereniging der Nederlandse Gemeenten (VNG) zijn opgesteld. Dit is van toepassing voor zowel analoge als digitale archiefbescheiden. Deze selectielijst is in JOIN geïmplementeerd. Door het afsluiten van zaken wordt de bij het resultaat behorende bewaartermijn automatisch toegekend. Vanuit de selectielijst wordt de mogelijkheid geboden om vanwege de lokale situatie af te wijken, hiertoe is de hotspotmonitor geïntroduceerd. 28 De gemeente Brummen heeft besloten tot de inrichting van SIO, maar heeft dit nog niet gerealiseerd; zie ook 2.1.1. Een hotspotlijst of hotspotmonitor heeft de gemeente niet.

2.6.3 Selectie en vernietiging

De termijnen van alle relevante en van toepassing zijnde selectielijsten, zoals (actualisaties op) die uit 2012, 2017 en 2020 zijn in Decos JOIN geïmplementeerd. Te vernietigen archiefbescheiden worden met de vernietigingsmodule van Decos JOIN na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn vernietigd. Hiertoe wordt een verwijderingslijst op zaakniveau gegenereerd en, na verwerkt commentaar van de archiefinspecteur en de goedkeuring door de archivaris, uitgevoerd en vastgelegd in JOIN.29 Wel is men ertoe overgegaan een opgave van de documenten in de vernietigde dossiers gedurende beperkte tijd beschikbaar te houden om vragen van medewerkers naar documenten te kunnen beantwoorden. Advies van de archivaris van het RAZ met betrekking tot het 'Handboek Vervanging Archiefbescheiden gemeente Brummen 2020' (hierna te noemen: het 'Handboek Vervanging'), gedateerd 28 juli 2020. Het Besluit Vervanging van de gemeente Brummen is genomen op 18 augustus 2020. 28 In 2017 geïntroduceerd (geraadpleegd 20 februari 2021). Gebaseerd op artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995. 29 Het vernietigen vindt plaats na een akkoord van twee betrokken functionarissen, te weten de functioneel beheerder JOIN en de recordmanager. 27

Pagina 19 van 22

Ook van de analoge archiefbescheiden zijn de wettelijke bewaartermijnen grotendeels vastgelegd. Voor deze archiefbescheiden vindt vernietiging plaats volgens vastgelegde procedures door een gespecialiseerd bedrijf nadat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Dit gebeurt overigens pas nadat de gemeentearchivaris de concept-vernietigingslijst heeft goedgekeurd en machtiging hiertoe heeft gegeven. Overigens is er een achterstand van bij het bewerken en waarderen van circa 101 meter analoog archief uit de periode 2000-2016. De gemeente wil deze achterstand gedurende 2026 en 2027 wegwerken door twee meter per werkweek te laten aanpakken door een ‘ervaren fulltimer’. 30 Hiervoor bestaat geen archiefbewerkingsplan. Wel dient opgemerkt te worden dat de geleverde overzichten van de 24.044 fysieke dossiers die zich in de archiefruimte bevinden niet volledig lijken en geen helder overzicht bieden. De vernietiging van digitale archiefbescheiden in decentrale applicaties lijkt nog niet volledig op orde. Immers, ook hier geldt een verplichting tot vernietiging, zoals uit hoofde van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De noodzaak hiertoe is in beeld bij het Team Informatiebeheer, informatie uit de applicatie LEEF is betrokken bij de recente vernietiging van digitale informatie31.

2.6.4 Vervreemding

In 2025 is geen sprake geweest van vervreemding van archiefbescheiden.

2.6.5 Beoordeling en te ondernemen acties Het Handboek Vervanging is nu wel dringend toe aan actualisering. Vooral de documenten (bijlagen) van het Handboek zijn onvoldoende actueel. Ook de relatie tot onderdelen van het in te voeren kwaliteitssysteem is essentieel. Te ondernemen acties: -

-

30 31

De actualisatie van het Handboek Vervanging is urgent, met de nadruk op invoering van een kwaliteitssysteem. Leg de plannen voor invoering van het kwaliteitssysteem voor aan de gemeentearchivaris. Stel een protocol op voor de vernietiging van analoge en digitale archiefbescheiden. Neem bij het laatste alle decentrale applicaties op waar archiefbescheiden in worden bewaard. Omschrijf de rollen van de functionarissen die bij vernietiging betrokken zijn en hoe en waar de bewijzen van vernietiging worden vastgelegd. Stel een beleid op voor conversie en migratie van archiefbescheiden en voer dit uit. Stel een archiefbewerkingsplan voor de 101 meter analoge archiefinformatie op. Voer een hotspotlijst en een hotspotmonitor in.

Volgens Pivot/DocDirect vraagt het bewerken van een strekkende meter analoog archief om 10-12 uur werk. Ondertekende Verklaring van vernietiging van archiefbescheiden (Z102097/D462393) dd. 18 juni 2025 en Akkoordverklaring te vernietigen archiefbescheiden 2025 (Z102097/D461823) dd. 11 juni 2025.

Pagina 20 van 22

2.7

Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats

De gemeente Brummen heeft de te bewaren archiefbescheiden tot en met 1999, op enkele dossiers na, overgebracht naar de archiefbewaarplaats in Zutphen (waar ze ook als inventaris in het archiefoverzicht worden gemeld). Het laatste analoge blok 2000-2009 is nog niet volledig bewerkt maar hoeft pas in 2030 te zijn overgebracht. Vanaf 2017 zijn de archiefbescheiden volledig digitaal en dient overbrenging digitaal plaats te vinden. Hiervoor zijn nog geen voorbereidingen getroffen, ook al omdat vanwege de onzekere bestuurlijke toekomst nog niet duidelijk is naar welk e-depot deze informatie zal worden overgebracht. De bouwdossiers heeft de gemeente laten digitaliseren. Deze zijn voor het grootste deel overgebracht naar het RAZ. (Zie ook 2.3.4) Er resteert nog 2,5 stelling digitaal te maken dossiers. Het budget reikt niet ver genoeg om de hiervoor aangetrokken medewerker lang genoeg in dienst te houden om het project helemaal af te ronden. Het laatste deel zal in 2026 door het Team Informatiebeheer binnen de reguliere werktijd worden afgemaakt. De digitaal gemaakte dossiers omgevingsvergunningen van na 2017 treden volgens het Besluit en Handboek Vervanging in de plaats van de analoge dossiers. Die worden na controle vernietigd.