A9 - Tribuut - Definitieve begroting 2024 en 2e begrotingswijziging 2023 Tribuut Belastingsamenwerking DOOR GROENLINKS
Tekst van het document
Van: Verzonden: Aan: CC:
Onderwerp: Bijlagen:
Secretariaat Tribuut <SecretariaatTribuut@tribuut.nl> woensdag 20 september 2023 17:16 gemeenteraad@apeldoorn.nl; Griffie; griffie@epe.nl; griffie@lochem.nl; raad@voorst.nl; griffie@zutphen.nl m.breukers-braakhuis@apeldoorn.nl; Bree, Edo van; jordy.van.drie@epe.nl; m.vanhouten@lochem.nl; m.brinkman@voorst.nl; c.leidelmeijer@zutphen.nl; h.vandenberge@apeldoorn.nl; Graaf, Steven van de; mbheere@epe.nl; a.degoede@lochem.nl; Rosmarijn Boender; r.verschure@zutphen.nl Definitieve begroting 2024 en 2e begrotingswijziging 2023 Tribuut Belastingsamenwerking Getekend bestuursbesluit 2e begrotingswijziging 2023.pdf; Getekend bestuursbesluit Toekomstplan en begroting 2024 - 2027.pdf; 8a. Toekomstplan en begroting 2024-2027.pdf; Aanbiedingsbrief definitieve begroting 2024 - 2027 en 2e begrotingswijziging 2023 Tribuut (sept 2023).pdf
Best griffiers, In de bijlage ontvangt u in opdracht van het bestuur van GR Tribuut Belasngsamenwerking de door het bestuur vastgestelde begrong 202 – 2027 en de 2e begrongswijziging 2023. Wilt u deze stukken aanbieden aan uw gemeenteraad? In de aanbiedingsbrief is kort een uitleg gegeven en de bestuursbesluiten zijn toegevoegd. In de aanbiedingsbrief staat ook een inhoudelijke reace op de door Gemeente Voorst ingediende zienswijze voor de begrong. De 2e begrongswijziging 2023 staat open voor een eventuele zienswijzen. Hartelijk groet, Bert Groot Wesseldijk Directeur 055 580 2222 info@tribuut.nl www.tribuut.nl Twitter: @Tribuut Facebook: Tribuut
1
Aan De gemeenteraden van Apeldoorn, Brummen, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen
Epe, september 2023 Betreft: aanbieding definitief toekomstplan en begroting 2024 - 2027 en tweede begrotingswijziging 2023
Geachte raadsleden, Namens het bestuur van Tribuut ontvangt u in de bijlagen het definitieve toekomstplan inclusief begroting 2024 - 2027 en een tweede begrotingswijziging 2023. Beide stukken zijn in de bestuursvergadering van 7 september jl. uitgebreid besproken en vastgesteld. Definitief toekomstplan en begroting 2024 - 2027 In april hebben wij het ontwerp toekomstplan en begroting aan u voorgelegd voor het indienen van zienswijzen. Van deze mogelijkheid heeft alleen de gemeenteraad van Voorst gebruik gemaakt. Deze zienswijze is door de gemeente Voorst al met u gedeeld. De zienswijze is in de vergadering toegelicht door de bestuurder uit Voorst en uitgebreid bediscussieerd. De strekking van de zienswijze is om maatregelen te nemen die gegronde bezwaren voorkomen (vooral die van bureaus die daarvoor proceskosten ontvangen) en snapt dat daarvoor eventueel kosten gemaakt moeten worden. Hieronder vindt u een weergave van die discussie als antwoord op de zienswijze: • Een extern onderzoek kan goed zijn, maar daarvoor lijkt het nu nog te vroeg. Niet alle bestuurders zijn overtuigd op dit moment een extern onderzoek uit te laten voeren. Mede ook omdat er nu geen opvolging kan worden georganiseerd op een onderzoek. Voor de eerste vergadering van volgend jaar, na een uitgebreide interne analyse, wordt het punt opnieuw geagendeerd.
• We zijn gestart met het opmaken van een verantwoordingsdocument. Een uitgebreide versie voor professionele partijen en een gemakkelijk leesbare samenvatting voor de inwoners. • De markt eerder en duidelijker communiceren van marktontwikkelingen nemen we mee in het communicatieplan. Hierbij hebben we ook uitdrukkelijk de hulp van de gemeenten nodig omdat die een veel beter bereik hebben. • Op het optimaliseren van het proces voor WOZ-bezwaarafhandeling zijn al stappen gezet. Ook gaan we Machine Learning (vorm van A.I.) gebruiken voor het beoordelen van onze huidige werkwijze. Voor het eerst bij de komende herwaardering (let wel: er wordt geen Machine Learning toegepast in het besluitvormingsproces. Het is slechts een middel om de waarde beter te kunnen onderbouwen). • We hebben de bezwaaruitspraken tekstueel aangepast. Vooral in de inleiding hebben we wat meer uitleg gegeven. • Informele interventie kan alleen voor indienen van een bezwaar. Op dat gebied zijn we een voorbeeld. Dit jaar hebben we ca. 8.600 afspraken met inwoners gehad om zonder formeel bezwaar de gegevens en de waarde te bespreken. Eenmaal ingediend, moeten we ook een schriftelijk afhandeling doen. • Tribuut voelt zich op dit moment nog niet verantwoordelijk voor het publiceren van alle referentieverkopen. We beschikken ook niet altijd over alle gegevens daarvoor.
• Binnenkort maken we een eerste analyse over de ingediende bezwaren. Na afsluiting van dit jaar zullen we dat ook uitgebreider doen.
Naar aanleiding van het laatste punt stelt het MT van Tribuut voor, zoals in het besluit beschreven, nu geen nieuwe plannen te maken of projecten te starten behalve de hiervoor beschreven punten. Er is op dit moment geen tijd voor vrij te maken en inhuur van specialisten is op dit moment, gezien de hectiek in de markt, nagenoeg onmogelijk. Ook applicatieleveranciers richten zich volledig op de afhandeling van bezwaren, zodat het niet realistisch is om nu andere aanpassingen in de systemen aan te vragen. Daarom stelt het MT voor tijdens de opmaak van begroting 2025 in maart 2024 ook te kijken naar de eventueel te nemen maatregelen voor 2024. Tweede begrotingswijzing 2023 Zoals in de brief van mei 2023 aan de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten al is toegelicht, is het aantal ingediende WOZ-bezwaren dit jaar explosief gestegen. De afhandeling van deze vele bezwaren gaat met veel kosten gepaard die we niet hebben begroot. Deze begrotingswijziging is de tweede voor 2023. De eerste begrotingswijziging is 21 oktober 2022 in het bestuur vastgesteld en eind vorig jaar aan u voorgelegd in verband met de toetreding van de gemeente Brummen tot de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut per 1 januari 2023. In die begrotingswijziging zijn ook wijzigingen meegenomen voor energie, hogere indexering, automatisering en uitbreiding van de formatie.
In totaal was dat een bedrag van € 290.000,- dat voor 2023 grotendeels is gedekt door de middelen uit de algemene reserve. Deze tweede begrotingswijziging komt voort uit het plan van aanpak voor de afhandeling van die grote hoeveelheid WOZ-bezwaren. Er moeten extra kosten worden gemaakt voor personele inhuur en verdere automatisering van processen om de bezwaren tijdig af te kunnen handelen. Voor gegronde bezwaren die zijn ingediend door gemachtigden (in de volksmond NoCureNoPay-bureaus) is Tribuut een proceskostenvergoeding verschuldigd. In het bestuursbesluit is uitgebreid beschreven wat er voor nodig is om deze bezwaren tijdig af te handelen en wat daarvan de extra kosten zijn, die niet gebudgetteerd zijn in de oorspronkelijk begroting. Op deze begrotingswijziging hebben de raden van de deelnemende gemeenten het recht om een zienswijze in te dienen. Mocht u een zienswijze willen indienen voor deze tweede begrotingswijziging, dan heeft u daarvoor formeel 12 weken de tijd. Dat houdt in dat u uiterlijk op 8 december 2023 uw zienswijze moet hebben ingediend. Met het bestuur is uitdrukkelijk besproken dat Tribuut prioriteit geeft aan het afhandelen van de bezwaren binnen de daarvoor gestelde tijdslijn. Daarvoor moet Tribuut de in de begrotingswijziging gevraagde middelen al direct gebruiken en kan daarvoor niet de zienswijzetermijnen afwachten.
In de bijlagen treft u de volgende stukken aan: 1. Definitief toekomstplan en begroting 2024 - 2027 2. Bestuursbesluit toekomstplan en begroting 2024 - 2027 3. Bestuursbesluit tweede begrotingswijziging 2023 Mocht u tijdens de behandeling van deze stukken in de raad een toelichting van mij willen ontvangen, dan ben ik daartoe graag bereid. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Tribuut Belastingcentrum
B.J. Groot Wesseldijk Directeur
tribuut belastingcentrum
Nota voor
Vergadering bestuur Tribuut Belastingsamenwerking
Datum
7 september 2023
Onderwerp
:
Doel voorstel
Van
Bijlage
Besluit vaststellen toekomstplan en begroting 2024 o informerend
:
o opiniërend
X besluitvormend
Bert Groot Wesseldijk
Toekomstplan en begroting 2024 Zienswijze gemeente Voorst
—
2027
Inleiding De ontwerpbegroting 2024 2027 is voorgelegd aan de raden voor zienswijzen. Dit heeft één reactie opgeleverd van de gemeenteraad van Voorst. Deze is toegevoegd in de bijlage. De andere gemeenten hebben besloten geen zienswijzen in te dienen. —
Toelichting De gemeenteraad van Voorst roept op een aantal maatregelen te nemen om daarmee te proberen het aantal toegekende bezwaren verder te beperken. Ze stelt daarbij dat ze het redelijk vindt daarvoor investeringen te doen. De genoemde maatregelen zijn grotendeels al in gang gezet en richten zich vooral op de uitvoering. Een deel kan worden gerealiseerd zonder inzet van extra budget. Denk aan extra communicatie en gebruik van aangepaste tekstblokken. Een betere uitleg van de totstandkoming van de waarde vraagt extra voorbereiding, maar kan met de huidige bezetting goed worden uitgevoerd. Het optimaliseren van processen en de inzet van Machine Learning (ML is een vorm van Al met gebruik van algoritme) voor het beoordelen van de WOZ-waarde vragen wel investeringen. De inzet van ML bij de WOZ-waardebepaling is nieuw. Dit kunnen we gebruiken voor het onderbouwen van de modelwaarden die we regulier al gebruiken. De ML-waarden worden op meer gegevens bepaald dan de huidige modellen en het algoritme leert zelf deze waardes te optimaliseren. De investering hiervoor zijn ca. € 10.000,- eenmalig en €7.000,- structureel. Het wordt geleverd door onze leverancier van de waarderingsapplicatie. Deze investeringen zijn al eerder voorgelegd (PvA bezwaarafhandeling) aan het bestuur met een inschatting van kosten daarbij.
Robotisering hebben we dit jaar al toegepast voor het inlezen van de bezwaren van NCNP-bureaus. We denken daar nog een slag verder in te kunnen maken. De kosten daarvoor vragen eenmalig een investering van € 17.500,- en ongeveer € 4.000,- structureel per jaar. Dit jaar willen we ook weer voormeldingen verzenden. Dit kunnen we goed gestructureerd organiseren met een extra module van ons huidige belastingpakket. Daarmee kunnen we gegevens toetsen bij eigenaren voordat de herwaardering definitief wordt gemaakt. Dat zal ook de bijdragen aan minder gegronde bezwaren is de verwachting. De kosten daarvoor zijn ongeveer € 17.000,- eenmalig en € 2.000,- structureel.
i7
tribuut belastingcentrum
Voor 2024 hebben we voor automatisering het budget geïndexeerd conform de september circulaire. Daarnaast hebben we €75.000,- opgenomen voor investeringen in de applicaties voor verbetering van processen en kwaliteit in de uitvoering. Dit is een ontwikkel budget. Met dat budget, vermeerderd met het feit dat we ook € 50.000,- onvoorzien in de begroting hebben opgenomen, moeten we de meeste kosten voor automatisering kunnen dekken. Dat is de reden dat we nu nog geen aanleiding zien de budgetten voor 2024 aan te passen 1-let is wel mogelijk dat we het budget voor automatisering voor 2025 en verder moeten bijstellen met deze investeringen, voor wat betreft het structurele deel daarvan. Uitgangspunt bij de investeringen in automatisering is dat we zoveel mogelijk aansluiten bij de huidige applicaties en leveranciers. Dat is meestal goedkoper, sneller te realiseren en er zijn geen koppelingen nodig voor uitwisseling van gegevens tussen applicaties. Dilemma voor het doorvoeren van verdere verbeteringen Er ontstaat echter een dilemma voor nieuwe projecten voor het verbeteren van processen, projecten voor nieuwe werkwijzen en het verbeteren van onze kwaliteit van de data, zoals bedoeld in de zienswijze. We moeten daar een evenwicht vinden in werkbare aanpassingen, applicatie-leveranciers die kunnen leveren wat we vragen en kundig personeel.
Om dit moment hebben we nog geen goed inzicht in de benodigde verbeteringen (nadere analyse van de toegekende bezwaren volgt later). Leveranciers van onze waarderings- en belastingapplicatie richten zich nu alleen op de korte termijn (afhandelen bezwaren) en kunnen geen andere verbeteringen oppakken. Door de landelijke trend van de grote hoeveelheid bezwaren is er geen geschikt personeel op de arbeidsmarkt te vinden, zelfs niet voor tijdelijk. Bovenstaande houdt in dat we, ondanks dat we alles op alles zetten met de huidige bezetting en de beschikbare middelen, mogelijk niet kunnen voorkomen dat we opnieuw in een situatie terechtkomen zoals nu in 2023 het geval. Eigenlijk willen we meer v55r in het proces komen en daarmee gegronde bezwaren voorkomen en de proceskosten in het bijzonder. Maar grote aanpassingen of projecten draaien is nu niet reëel omdat de mensen nu niet zijn te vinden en we zelf ook geen ruimte hebben dit te ontwikkelen of te begeleiden. We richten er ons daarom voorlopig op dat wat we wel redelijkerwijs kunnen realiseren en de hoogste prioriteit heeft. Dat betekent dat we het risico lopen dat we met een vergelijkbaar jaar als 2023 opnieuw noodmaatrelen moeten nemen om de stroom telefoontjes en bezwaren te handelen. Ook dat zal dan weer met extra kosten gepaard gaan.
Conclusie Er zijn dus te veel onzekerheden om een goed onderbouwd plan te maken en al helemaal om een beeld van de eventuele kosten. Daarom stelt het MT van Tribuut voor om pas tot een wijziging van de begroting 2024 over te gaan n het opmaken van de jaarrekening 2023 en parallel aan het opmaken van de begroting voor 2025. Beide zullen in maart 2024 worden afgerond. Rond 1 april 2024 weten we hoeveel bezwaren ingediend zijn over het belastingjaar 2024 en hoe eventuele maatregelen van het ministerie uitwerken. In de bestuursvergadering in de tweede helft van april kunnen we dan een goed onderbouwde prognose geven als blijkt dat de vastgestelde begroting voor 2024 niet toereikend is. Ondertussen gaat we de ingezette plannen voor verbetering van processen en kwaliteit wel doorvoeren en borgen. Dat geeft in ieder geval ruimte en verlaagt de werkdruk. Voor de inhuur voor de piek van volgend jaar zullen we voorwaarden opnemen tot verlenging van inzet, mocht dat nodig zijn.
27
tribuut be lasti ngcentrum
Besluit Het bestuur van Tribuut Belastingsamenwerking besluit; Bijeen in de vergadering d.d. 7 september 2023: • • •
De ontwerpbegroting 2024 —2027 ongewijzigd vast te stellen als definitieve begroting; De directie te verzoeken de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten te informeren over de ingediende zienswijzen en het bestuursbesluit; De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en de provincie als toezichthouder de begroting toe te sturen.
De voorzitter,
De ambtelijk sec tans,
Dhr. B.J. Groot Wesseldijk
37
Toekomstplan en begroting
Toekomstplan Tribuut en begroting 2024 - 2027 2024-2027
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
1
Inhoudsopgave Inhoud Voorwoord.................................................................................................................................................................. 3 1.
2.
Inleiding .............................................................................................................................................................. 4 1.1
Missie en visie............................................................................................................................................ 4
1.2
Doelstellingen ............................................................................................................................................ 4
1.3
Financiële uitgangspunten en kaders ........................................................................................................ 5
1.4
Overige ontwikkelingen .............................................................................................................................. 7
Programmabegroting 2024 ................................................................................................................................. 8 2.1
Waardebepaling ......................................................................................................................................... 8
2.2
Gegevensbeheer WOZ .............................................................................................................................. 9
2.3
Heffen ...................................................................................................................................................... 11
2.4
Invordering en kwijtschelding ................................................................................................................... 13
2.5
Frontoffice (beantwoording klantvragen) ................................................................................................. 15
2.6
Samenvatting programmaonderdelen ..................................................................................................... 16
3. Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................................... 17
4.
3.1
Personeel ................................................................................................................................................. 17
3.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................. 18
3.3
Risico’s ..................................................................................................................................................... 19
3.4
Financiële kengetallen ............................................................................................................................. 22
3.5
Overhead ................................................................................................................................................. 23
3.6
Financiering ............................................................................................................................................. 23
Financiële begroting ......................................................................................................................................... 25 4.1
Financiële begroting ................................................................................................................................ 25
4.2
Kostenverdeling per gemeente ................................................................................................................ 26
4.3
Balans ...................................................................................................................................................... 26
Bijlage 1: lasten per taakveld 2022 .......................................................................................................................... 27
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
2
Voorwoord Tijdens het schrijven van dit voorwoord weten we al dat het aantal bezwaren in 2023 explosief is gestegen. We hebben nog geen idee wat ervoor nodig is deze aantallen te verwerken en wat exact de financiële impact is. Toch hebben we een begroting opgemaakt. Op deze aantallen in 2024 hebben niet alleen de ‘no cure no pay bureaus’ invloed, die steeds beter hun gratis diensten weten te verkopen, maar ook de waardestijging en hopelijk de aangekondigde maatregelen van de staatssecretaris. Wat u in deze begroting leest, is in beginsel een indexering van de gewijzigde begroting 2023 die we vastgesteld hebben vanwege deelname van de gemeente Brummen aan de Gemeenschappelijke Regeling (GR). De gemeente Brummen is vanaf 1 januari 2023 aangesloten. De voorstellen zoals vastgesteld door het bestuur zijn in de kadernota verwerkt. In die kadernota zijn ook de maatstaven die gelden als verdeelsleutel voor de kosten vastgesteld. Beleidsuitgangspunten: •
•
• •
•
Tijdens het opmaken van de kadernota was het principeakkoord cao 2023 nog niet bekend. Inmiddels is dat wel het geval en zijn de loonkosten in de begroting voor 2024 e.v. gebaseerd op de nieuwe cao, ondanks dat deze nog niet definitief is vastgesteld. Er wordt verwacht dat dit akkoord in april definitief zal worden. De ICT-kosten zijn aangepast naar de nieuwe inrichting. Daarbij verwachten we dat we de nieuwe ICT-inrichting in 2023 kunnen realiseren. Dat is niet zeker. Vooral de besparing op het serverbeheer bij Apeldoorn hangt af van de versaasing (saas = Software As A Service) van onze applicaties. Daarvoor moet nog veel gebeuren. De inschatting is dat - na versaasing - de servers in Apeldoorn kunnen worden uitgeschakeld. Dit leidt tot een kostenbesparing van ca. € 90.000,-. Daarvoor komen kosten van licenties en software terug. In de kadernota is een bedrag voorgesteld van € 75.000,- uit de algemene reserve voor investeringen in automatisering en robotisering. Tribuut bereid zich in 2023 voor op het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring over het boekjaar 2023. Daarvoor willen we, in goed overleg met de accountant, onze eigen controles en de reproduceerbaarheid daarvan, verbeteren. Tribuut heeft in 2022 een traject in gang gezet om de informatiebeveiliging te moderniseren.
Daarvoor is geïnvesteerd in nieuwe laptops die centraal beheerd worden en zetten we meer applicaties in de cloud, zodat ze o.a. beveiligingsupdates sneller kunnen worden verwerkt. In 2023 zullen we de telefoons vervangen en ook deze zullen centraal beheerd worden en zijn daarmee beter beveiligd. Ook gaan we verder met het plan van aanpak om de privacy van onze klanten en personeel beter te beheren en verantwoorden. Dit zijn doorlopende processen die ook in 2024 en verder blijvend aandacht vragen.
De doorontwikkeling van Tribuut stopt natuurlijk nooit en een aantal thema’s zal ook de komende jaren in overleg met de deelnemende gemeenten worden ontwikkeld. Denk aan de Samenhangende Object Registratie (SOR) en beleidsharmonisering. De samenwerking met de deelnemende gemeenten is en blijft daarom van groot belang.
Bert Groot Wesseldijk Directeur
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
3
1.
Inleiding
Voor u ligt de begroting 2024-2027 van de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking. Tribuut voert de belastingtaak uit voor de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen. Tribuut is een bedrijfsvoeringsorganisatie met een enkelvoudig bestuur. Dat betekent dat de afzonderlijke gemeenten autonoom zijn in het opmaken van beleid voor lokale belastingen en dat Tribuut daar op efficiënte wijze uitvoering aan geeft. Tribuut heeft in januari 2023 een kadernota laten vaststellen met de begrotingsuitgangspunten en de maatstaven die de kostenverdeling naar de gemeenten bepalen. Deze maatstaven staan aan de basis van dit ontwerp voor wat betreft financiën.
1.1
Missie en visie
“Tribuut voert de belastingtaken WOZ, heffing en invordering uit voor haar deelnemers en adviseert over de optimale aanwending van het belastinginstrumentarium. Het is onze ambitie de beste belastingdienstverlener in de ‘regio’ te worden, met een ijzersterke prijs/kwaliteitverhouding, waar gemeenten graag hun belastingzaken aan uitbesteden en waarvoor medewerkers graag willen werken. Medewerkers en deelnemende gemeenten zijn trots op hun organisatie. De belastingorganisatie groeit zodanig dat dit ten goede komt aan klant en kwaliteit maar ook kostenverlagend is voor alle deelnemers. Daarbij is de Stedendriehoek en aangrenzende gemeenten het domein van mogelijke uitbreiding. De belastingorganisatie is een flexibele organisatie die kan inspelen op de snel veranderende behoeften van interne en externe klanten en staat daarbij borg voor een adequate uitvoering en het ophalen van de juiste belastingopbrengst.” Om deze missie en visie te realiseren, werkt Tribuut continu aan verbetering en ontwikkeling van haar medewerkers, producten en diensten, werkprocessen en ICT. Zij blijft in gesprek met deelnemende gemeenten zodat de organisatie goed in kan blijven spelen op hun behoeften op belastinggebied. Operationele performance, klanttevredenheid belastingplichtigen en gemeenten worden periodiek gemeten. Het personeelsbeleid is gericht op structurele ontwikkeling van medewerkers.
Het is van strategisch belang dat de belastingorganisatie verdergaand digitaliseert en innoveert op het gebied van ICT. De belastingorganisatie kiest niet voor de innovatorpositie maar is wel voorloper. Dit betekent dat het bewezen technologie toepast en niet als proeftuin dient voor ICT-experimenten.
1.2
Doelstellingen
Tribuut is een uitvoeringsorganisatie. Als organisatie zoeken we continu naar verbeteringen. De verbeteringen kunnen betrekking hebben op drie centrale elementen. Deze zijn kwaliteit, kosten en klanten.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
4
Kwaliteit
Kosten
Klanten
Klanten Kwaliteit is een onderwerp dat klanten op diverse manieren kunnen ervaren. Van invloed is toegankelijkheid (bijvoorbeeld bij vragen), snelheid van afhandeling (bijvoorbeeld van verzoeken) en de duidelijkheid van de online en offline communicatie. Ervaringen van de klant zijn cruciaal voor de waardering van de organisatie. Het ‘luisteren’ naar de ervaringen van de klant doen we dagelijks. Kwaliteit De kwaliteit op organisatieniveau heeft voor een belangrijk deel te maken met de beheersing van de twee hoofdtaken van onze organisatie. Namelijk de uitvoering van de WOZ en het heffen/innen van belastingen. In 2022 heeft de Waarderingskamer de organisatie gewaardeerd met vier sterren (goed). De doelstelling bij de uitvoering van de WOZ is om het oordeel goed (vier sterren of hoger) van de Waarderingskamer te behouden. Ten aanzien van de belastingheffing en inning heeft Tribuut de doelstelling om de belastingopbrengst te optimaliseren volgens de door de gemeenten gewenste opbrengst. De gemeente bepaalt jaarlijks welke belastingopbrengst zij wenst. Tribuut brengt een tarief advies uit en richt haar processen zodanig in dat er binnen de gestelde wettelijke kaders een optimale belastingopbrengst wordt gerealiseerd.
Aan het einde van het belastingjaar controleert de accountant de rechtmatigheid en volledigheid van de opbrengsten en stelt, ten behoeve van de gemeente, deelverklaringen op. Hiermee wordt de kwaliteit van de uitvoering geborgd. Tot slot is de accountantsverklaring over de jaarrekening de borging van de beheersing op organisatieniveau.
1.3
Financiële uitgangspunten en kaders
De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting 2024 worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2022, die in de septembercirculaire 2022 van de overheid, is aangegeven: • • •
Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers: 4,20%; Prijs overheidsconsumptie, netto materieel: 2,50%; Prijs bruto binnenlands product: 2,40%.
Voor de begroting 2024 is de index geraamd zoals hierboven aangegeven. Daarmee is de verhouding vergelijkbaar met de begroting over 2023 die in juni 2022 is vastgesteld. Actualisatie maatstaven Deze begroting is opgesteld volgens de vernieuwde kostenverdeelsystematiek zoals die is vastgesteld door het bestuur van Tribuut in januari 2020. In deze methodiek worden, per activiteit en per cluster, de kosten vastgesteld. Deze worden op basis van verschillende verdeelsleutels over de deelnemers verdeeld. Verdeelsleutel
Apeldoorn
Brummen
Epe
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
Lochem
Voorst
Zutphen
Totaal
5
# Woning
79.359
10.149
15.873
16.523
10.872
24.533
157.309
# Niet Woningen
7.454
964
1.793
2.358
1.692
2.220
16.481
Proceskostenvergoeding
€ 317.624
€ 29.655
€ 57.062
€ 47.616
€ 22.782
€ 89.301
€ 564.040
#WOZ bezwaren
1.802
365
275
350
161
486
3.439
# Aanslagregels 349.642 totaal
64.849
86.868
85.162
48.223
114.095
748.839
# ASR inlezen
31.528
33.104
45.842
21.243
23.066
231.815
# ASR Stuf 10.370 # Controleren grondslagen 11.831
98
1.820
1.966
1.057
9.494
24.805
137
992
1.079
282
3.544
# Biljetten
95.502
11.313
20.022
22.090
14.156
33.447
196.530
# Heffen bezwaren
334
19
120
104
40
548
1.165
# KWS verzoeken
2.414
0
232
260
133
770
3.809
Dwanginvordering
€ 491.494
€ 25.466
€ 52.978
€ 62.442
€ 39.952
€ 127.046
€ 799.378
# Klantcontacten
15.771
1.500
3.024
2.635
1.593
5.238
29.761
77.032
17.865
Toelichting op de maatstaven ten behoeve van de begroting 2024: Algemeen: De maatstaven zijn geactualiseerd op basis van de aantallen Gouw, over het jaar 2022. Woningen en niet-woningen: Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten exclusief WOZ-vrijstellingen) die actief zijn/waren per 01-012022. Onbebouwde grond wordt buiten beschouwing gelaten bij het bepalen van de verdeelsleutel. Proceskostenvergoeding: Betreft de uitgekeerde proceskostenvergoedingen per gemeente in 2022. Bezwaren: Betreft het aantal ingediende bezwaren (verdeeld naar WOZ en Heffen) in 2022. Aanslagregels: Het totaal aantal verzonden aanslagregels van alle belastingsoorten in tijdvak 2022 (heffingsjaar voorafgaande aan het jaar waarin de kadernota en begroting worden opgesteld) exclusief de beschikkingsregels. Voor heffingen die achteraf worden opgelegd, is uitgegaan van het tijdvak 2020. Voor specifieke activiteiten zijn de bijbehorende aanslagregels inzichtelijk gemaakt. Biljetten: Het totaal aantal biljetten in tijdvak 2022. Kwijtscheldingsverzoeken: Betreft het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken (exclusief automatische kwijtschelding) per gemeente in 2022. Inkomsten uit dwanginvordering: Het aandeel van de gemeenten in de totaal ontvangen inkomsten uit dwanginvordering in het jaar 2022 (exclusief invorderingsrente).
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
6
Klantcontacten: Betreft het aantal geregistreerde klantcontacten in 2022 per gemeente (telefoon en e-mail). Btw De budgetten in de begroting zijn exclusief btw geraamd. De betaalde btw wordt bijgehouden en zal tweemaal per jaar middels de transparantie/doorschuifmethode naar rato van de gemeentelijke bijdrage aan de deelnemende gemeenten worden doorgeschoven. De gemeenten kunnen deze btw vervolgens compenseren bij het btwcompensatiefonds. Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is vennootschapsbelasting voor overheidsbedrijven ingevoerd. Tribuut voert als GR alleen de belastingtaak voor de deelnemende gemeenten uit en verleent geen diensten aan derden. Hierom gaat Tribuut niet door de zogenaamde ‘ondernemerspoort’ en is vennootschapsbelasting voor Tribuut niet van toepassing. Dit is al vastgesteld door de belastinginspecteur. Beleidsarm De deelnemende gemeenten behouden autonomie op het beleid voor belastingen. De begroting 2024 is daarmee beleidsarm en gebaseerd op de geldende verordeningen en wetgeving. Eventuele beleidskeuzes door gemeenten die financiële gevolgen hebben voor de uitvoering, zullen in de loop van het jaar in een begrotingswijziging aan het bestuur van Tribuut worden voorgelegd.
1.4
Overige ontwikkelingen
Het risicomanagement is herijkt in januari 2022. De in 2018 vastgesteld risico’s zijn opnieuw bekeken en gewogen. Dit moet leiden tot een proactieve risicohouding en een beter gestructureerde controle systematiek en vastlegging. Het heeft overigens niet tot extra risico’s geleid met grote financiële impact. We zijn in 2022 gestart met de benchmark van de Waarderingskamer om daarmee enig vergelijk te krijgen op de belangrijkste kengetallen en kostenstructuur voor specifiek de WOZ ten opzichte van andere gemeenten of samenwerkingsverbanden met vergelijkbare omvang. Hieruit is gebleken dat wij als organisatie budget technisch aan de onderkant van de markt opereren. We hebben met GBTwente en de Connectie (Arnhem e.o.) afgesproken de komende jaren verdiepende analyses te maken om meer van elkaar te leren. Het aantal bezwaren heeft de grootste invloed op onze efficiency. Na het aanslagjaar 2023 is het de vraag wat we mogen verwachten in 2024. Daarbij vragen we ons af: ‘weten de belastingplichtigen de commerciële bureaus beter te vinden, moeten we op nog meer bezwaren rekenen dan in 2022 of zijn een krimpende markt en maatregelen van het ministerie voldoende aanleiding om de bezwaren te temperen?’ In de begroting van 2024 gaan we vooralsnog uit van de trends van een lichte groei ten opzichte van 2022 en beschouwen we 2023 als een uitzonderlijk jaar.
We blijven inzetten op terugbelafspraken met taxateurs, intern benoemen we dit als informele bezwaren. Die blijven het meest efficiënt in vergelijking met formele bezwaren. Deze werkwijze vraagt om extra personele inhuur gedurende de piekperiode, zeker als we binnen de bezwaartermijn de informele bezwaren willen afhandelen.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
7
2.
Programmabegroting 2024
Tribuut is georganiseerd op basis van de te onderscheiden belastingprocessen. Deze begroting sluit daarop aan. Voor de overhead worden geen bijdragen van de gemeenten verkregen; de gemeenten neemt immers de dienst “uitvoering van de belastingtaak” af van Tribuut en niet de middelen waarmee die dienst wordt verricht. De kosten van overhead zijn, op basis van het aantal fte’s, doorbelast naar programmaonderdelen 1.1 tot en met 1.5. Voor de leesbaarheid zijn de bedragen afgerond op duizendtallen. Door deze afronding kan het in sommige gevallen lijken alsof de bedragen niet correct optellen. Voor het overzicht van de geraamde lasten per taakveld verwijzen we naar bijlage 1.
2.1
Waardebepaling
Wat willen we bereiken en wat gaan we daarvoor doen? Het team Waarderen gaat met de volgende onderdelen aan de slag: •
•
• •
Verantwoordingsdocument: Dit is een (digitaal) document welke inzicht geeft in de wijze waarop de WOZwaarde tot stand komt. Hierin staat hoe de WOZ-waarde bepaald wordt, hoe het proces tot stand komt voor het bepalen van de WOZ-waarde, welke gegevens invloed hebben op de WOZ-waarde, hoe modelmatig taxeren werkt en hoe wij als Tribuut controleren of het taxatiemodel ook daadwerkelijk goed werkt. De Waarderingskamer is hier een groot voorstander van. Voormeldingssyteem inregelen: Belanghebbende kan digitaal de primaire en secundaire kenmerken van een object controleren en/of aanpassen met als doel een pand op de juiste manier te waarderen. Door de belanghebbende vanaf het begin te betrekken bij deze informatie, zal de kans groter zijn dat de klant eerder begrip heeft voor de waarde van zijn WOZ-object. Optimaliseren processen van bezwaar en ook beroep. De vier sterren van de Waarderingskamer behouden door op de juiste manier ons werk te blijven doen.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
8
Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.1: Waarderen (x €1.000) Lasten
Verdeel-sleutel
2024
2025
2026
2027
Waarderen
#Objecten
€ 1146 € 1175 € 1213 € 1252
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 703
€ 720
€ 743
€ 767
PKV
PKV uitgekeerd
€ 563
€ 578
€ 590
€ 603
€ 2412 € 2472 € 2546 € 2623
Totaal lasten Baten Apeldoorn Waarderen
#Objecten
€ 561
€ 574
€ 593
€ 612
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 368
€ 377
€ 389
€ 402
PKV
PKV uitgekeerd
€ 317
€ 325
€ 332
€ 340
€ 1246 € 1277 € 1315 € 1354
Totaal Epe Waarderen
#Objecten
€ 118
€ 121
€ 125
€ 129
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 56
€ 58
€ 59
€ 61
PKV
PKV uitgekeerd
€ 57
€ 58
€ 60
€ 61
€ 232
€ 237
€ 244
€ 252
Totaal Lochem Waarderen
#Objecten
€ 133
€ 137
€ 141
€ 146
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 72
€ 73
€ 76
€ 78
PKV
PKV uitgekeerd
€ 48
€ 49
€ 50
€ 51
€ 252
€ 259
€ 266
€ 275
Totaal Voorst Waarderen
#Objecten
€ 91
€ 93
€ 96
€ 99
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 33
€ 34
€ 35
€ 36
PKV
PKV uitgekeerd
€ 23
€ 23
€ 24
€ 24
€ 146
€ 150
€ 154
€ 159
Totaal Zutphen Waarderen
#Objecten
€ 172
€ 176
€ 182
€ 187
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 99
€ 102
€ 105
€ 108
PKV
PKV uitgekeerd
€ 89
€ 91
€ 93
€ 96
€ 360
€ 369
€ 380
€ 391
Totaal Brummen Waarderen
#Objecten
€ 72
€ 74
€ 76
€ 79
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 75
€ 76
€ 79
€ 81
PKV
PKV uitgekeerd
€ 30
€ 30
€ 31
€ 32
€ 176
€ 180
€ 186
€ 192
Totaal
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
9
€ 2412 € 2472 € 2546 € 2623
Totaal baten
2.2
Gegevensbeheer WOZ
Wat wil team WOZ bereiken in 2024 en hoe gaan we dat doen? •
•
•
De drie basisregistraties BAG-WOZ-BGT werken met elkaar gestructureerd aan de kwaliteit van de (gezamenlijke) data. We gebruiken dezelfde applicatie om goed met elkaar te communiceren over nieuwe en gewijzigde kenmerken. Dit betekent een kwaliteitsslag voor de drie basisregistraties. Om deze situatie te kunnen realiseren, is een goede samenwerking en afstemming met de gemeentelijke BAG-BGT een voorwaarde. De Landelijke Voorziening WOZ en de WOZ-administratie zijn nagenoeg gelijk aan elkaar zodat de afnemers zoals de Belastingdienst en het Waterschap maar ook burgers, tijdig en correct worden geïnformeerd. Dat betreft onder meer de WOZ-waarde, de relatie met de BAG en de juiste eigenaar en/of gebruiker. De noodzakelijke module van Gouw wordt vóór de zomer (2023) in gebruik genomen en deze helpt ons om de verschillen inzichtelijk te maken en op te lossen. De optimalisatie van de primaire kenmerken waarbij uniformiteit, volledigheid, actualiteit en samenhang voorop staan. Dit brengt meer efficiëntie in de processen, draagt bij aan een betrouwbare WOZ-waarde en behoud van de vier sterren van de Waarderingskamer. Voor het realiseren van de vele optimalisaties zal team WOZ jaarlijks tijd en capaciteit moeten vrijmaken om de kwaliteit te verbeteren en op peil te houden. Maar ook plannen bespreekbaar maken in het team en met het MT.
Tevens willen we deze acties zichtbaar maken voor de Waarderingskamer om zo de inspecteurs blijvend te overtuigen van ons bewustzijn ten aanzien van de kwaliteit.
Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.2: Gegevensbeheer WOZ (x €1.000) Lasten
Verdeelsleutel 2024
2025
2026
2027
Gegevensbeheer #Objecten
€ 1608
€ 1649
€ 1706
€ 1765
Totaal lasten
€ 1608
€ 1649
€ 1706
€ 1765
Baten Apeldoorn
#Objecten
€ 803
€ 823
€ 852
€ 882
Epe
#Objecten
€ 163
€ 168
€ 173
€ 179
Lochem
#Objecten
€ 175
€ 179
€ 185
€ 192
Voorst
#Objecten
€ 116
€ 119
€ 123
€ 128
Zutphen
#Objecten
€ 248
€ 254
€ 263
€ 272
Brummen
#Objecten
€ 103
€ 105
€ 109
€ 113
€ 1608
€ 1649
€ 1706
€ 1765
Totaal baten
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
10
2.3
Heffen
Wat willen we bereiken en wat gaan we daarvoor doen? •
De inhoud van de belastingbestanden is omvangrijk, maar nog niet geheel volledig. Met name de gegevens voor de gebruikersbelasting OZB, hondenbelasting, toeristenbelasting, forensenbelasting, reclamebelasting en precariobelasting zijn lastig te verkrijgen.
•
We willen volledigheid van de belastingbestanden gaan realiseren, zodanig dat er voldaan wordt aan rechtsgelijkheid en de maximale belastingopbrengst binnen gehaald wordt. Hierbij is het van belang dat belastingcontroles onderdeel zijn van het reguliere werkproces. Naast controles van ‘achter het bureau’ zullen er ook meer controles op locatie gedaan worden. Verder zal er meer informatie bij de gemeentes verkregen moeten worden (afschriften vergunningen, informatie over standplaatsen, gegevens ondernemers toeristenbelasting).
•
Optimalisatie subjectenbeheer: Het verbeteren en optimaliseren van de kwaliteit en volledigheid van het subjectenbeheer. Met name bij de niet-natuurlijke personen is winst te behalen. Dit zal o.a. voordelen hebben met betrekking tot de synchronisatie LV-WOZ, de retour ontvangen post en voor het invorderingsproces. Door deze verbetering kan er efficiënter gewerkt worden. De handmatige werkzaamheden (bijvoorbeeld verwerken uitval GBA) zullen afnemen waardoor er meer tijd is voor het uitvoeren van andere processen.
Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.3: Heffen (x €1.000) Lasten
Verdeel-sleutel 2024
2025
2026
2027
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 794
€ 840
€ 867
€ 895
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 73
€ 74
€ 76
€ 78
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 173
€ 198
€ 206
€ 214
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 19
€ 21
€ 22
€ 23
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 28
€ 30
€ 31
€ 32
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 39
€ 45
€ 47
€ 48
€ 1125 € 1209 € 1249 € 1290
Totaal lasten Baten Apeldoorn Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 371
€ 392
€ 405
€ 418
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 35
€ 36
€ 37
€ 38
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 57
€ 66
€ 68
€ 71
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 8
€9
€9
€ 10
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 18
€ 20
€ 20
€ 21
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 11
€ 13
€ 13
€ 14
€ 501
€ 536
€ 553
€ 571
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 92
€ 97
€ 101
€ 104
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€7
€8
€8
€8
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 25
€ 28
€ 29
€ 31
Totaal Epe
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
11
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 1
€2
€2
€2
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 2
€2
€2
€2
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€4
€5
€5
€5
€ 131
€ 141
€ 146
€ 151
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 90
€ 96
€ 99
€ 102
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€8
€8
€9
€9
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 34
€ 39
€ 41
€ 42
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 1
€2
€2
€2
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 2
€2
€2
€2
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€3
€4
€4
€4
€ 139
€ 151
€ 156
€ 161
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 51
€ 54
€ 56
€ 58
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€5
€5
€5
€6
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 16
€ 18
€ 19
€ 20
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 1
€1
€1
€1
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 0
€0
€0
€1
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€1
€2
€2
€2
€ 75
€ 81
€ 83
€ 86
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 121
€ 128
€ 132
€ 136
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€ 12
€ 13
€ 13
€ 13
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 17
€ 20
€ 20
€ 21
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 7
€8
€8
€9
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 5
€6
€6
€6
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 18
€ 21
€ 22
€ 23
€ 181
€ 196
€ 202
€ 209
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels € 69
€ 73
€ 75
€ 78
Verzenden aanslagen
#Biljetten
€4
€4
€4
€4
Inlezen en verwerken grondslagen #Aanslagregels € 24
€ 27
€ 28
€ 29
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels € 0
€0
€0
€0
Controleren grondslagen
#Aanslagregels € 0
€0
€0
€0
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€1
€1
€1
€1
Totaal
€ 97
€ 105
€ 109
€ 112
Totaal baten
€ 1125 € 1209 € 1249 € 1290
Totaal Lochem
Totaal Voorst
Totaal Zutphen
Totaal Brummen
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
12
2.4
Invordering en kwijtschelding
Wat willen we bereiken en wat gaan we daarvoor doen? Meer datagericht werken Met onze ‘niet kunners/niet willers’ aanpak is Tribuut al meer gericht aan het invorderen maar hier kunnen nog verbeteringen in worden aangebracht. Wat we duidelijk hebben, is dat het juiste gebruik van de ons beschikbare informatie (data) hierbij essentieel is. Wij willen de komende vier jaar meer data verzamelen en gebruiken om zo te achterhalen waar we op welk moment de nadruk in het invorderingstraject kunnen leggen om zo efficiënt en effectief mogelijk bedragen in te vorderen. Hiermee willen we bereiken dat: -
Informatie per klant op een en dezelfde manier wordt geregistreerd. Het overzichtelijk is welke informatie nog actueel is en welke niet langer. Invordering beter kan beoordelen of een klant een ‘niet willer’ of een ‘niet kunner’ is De kosten van de deurwaarder te beperken door vooraf inzicht te hebben in verhaalsmogelijkheden.
De rol van de medewerkers binnen het cluster zal hiermee ook veranderen. Er zal meer geanalyseerd moeten worden. Dat vraagt een andere benadering van de werkzaamheden en dus inzet en flexibiliteit van de medewerkers. Workflows ontwikkelen/meer geautomatiseerde verwerking van gegevens Wij willen in de komende vier jaar ervoor zorgen dat alle correspondentie zo veel mogelijk geautomatiseerd aan de betreffende klant wordt gekoppeld in de belastingapplicatie. Maar ook dat dit geautomatiseerd verwerkt wordt. Daar waar dit niet mogelijk is, willen we een uitval/workflow creëren, zodat medewerkers hier zo min mogelijk uitzoeken denkwerk aan hebben.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
13
Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.4: Invordering (x €1.000) Lasten
Verdeel-sleutels
2024
2025
2026
2027
Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 415
€ 442
€ 457
€ 473
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 517
€ 551
€ 570
€ 589
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 305
€ 323
€ 333
€ 344
€ 1237
€ 1315
€ 1360
€ 1406
Totaal lasten Baten Apeldoorn Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 263
€ 280
€ 290
€ 300
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 251
€ 268
€ 277
€ 286
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 188
€ 198
€ 205
€ 211
€ 702
€ 746
€ 771
€ 797
Totaal Epe Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 25
€ 27
€ 28
€ 29
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 53
€ 56
€ 58
€ 60
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 20
€ 21
€ 22
€ 23
€ 98
€ 104
€ 108
€ 112
Totaal Lochem Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 28
€ 30
€ 31
€ 32
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 58
€ 62
€ 64
€ 66
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 24
€ 25
€ 26
€ 27
€ 110
€ 117
€ 121
€ 125
Totaal Voorst Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 14
€ 15
€ 16
€ 17
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 37
€ 40
€ 41
€ 42
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 15
€ 16
€ 17
€ 17
€ 67
€ 71
€ 74
€ 76
Totaal Zutphen Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 84
€ 89
€ 92
€ 96
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 88
€ 94
€ 97
€ 100
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 48
€ 51
€ 53
€ 55
€ 220
€ 234
€ 242
€ 251
Totaal Brummen Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€0
€0
€0
€0
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 30
€ 32
€ 33
€ 34
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 10
€ 10
€ 11
€ 11
€ 39
€ 42
€ 43
€ 45
Totaal
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
14
€ 1237
Totaal baten
2.5
€ 1315
€ 1360
€ 1406
Frontoffice (beantwoording klantvragen)
Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? Outbound bellen Proactief klanten benaderen voor de afdeling invordering. Hierdoor krijgen wij meer inzicht in de klant en kunnen wij sneller anticiperen tijdens het invorderingsproces. We kunnen samen met de klant zoeken naar oplossingen bij betalingsproblemen en mogelijk voorkomen dat de deurwaarder ingeschakeld wordt. Verbetering van Online regelen/MijnTribuut Het ‘online regelen’ heeft een duidelijke verbetering ondergaan na de grote update van de belastingapplicatie. De klant kan echter nog steeds niet al zijn zaken online regelen. Dit leidt tot telefonische contacten en administratief werk. Graag willen wij de mogelijkheden om de klanten nog beter te faciliteren met online regelen verkennen en gaan toepassen. Uitbreiden mogelijkheden robotisering van het inboeken van bezwaren In 2023 zijn wij begonnen met de ingebruikname van een robot die ons helpt om de bezwaren in te boeken voor de ‘no cure no pay bureaus’. Dit kan verder geprofessionaliseerd en geïntensiveerd worden. Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice (x €1.000) Lasten
Verdeel-sleutel
2024
2025
2026
2027
Klantcontacten
#Klant-contacten
€ 871
€ 892
€ 920
€ 950
€ 871
€ 892
€ 920
€ 950
Totaal Lasten Baten Apeldoorn
#Klant-contacten
€ 462
€ 473
€ 488
€ 503
Epe
#Klant-contacten
€ 89
€ 91
€ 94
€ 97
Lochem
#Klant-contacten
€ 77
€ 79
€ 81
€ 84
Voorst
#Klant-contacten
€ 47
€ 48
€ 49
€ 51
Zutphen
#Klant-contacten
€ 153
€ 157
€ 162
€ 167
Brummen
#Klant-contacten
€ 44
€ 45
€ 46
€ 48
€ 871
€ 892
€ 920
€ 950
Totaal Baten
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
15
2.6
Samenvatting programmaonderdelen
Programmabegroting (x € 1.000) 2024
2025
2026
2027
1.1: Waarderen
€ 2412 € 2472 € 2546 € 2623
1.2: Gegevensbeheer WOZ
€ 1608 € 1649 € 1706 € 1765
1.3: Heffen
€ 1125 € 1209 € 1249 € 1290
1.4: Invordering
€ 1237 € 1315 € 1360 € 1406
1.5: Frontoffice
€ 871
Totaal
€ 7254 € 7536 € 7781 € 8034
€ 892
€ 920
€ 950
Bijdragen gemeenten Apeldoorn
€ 3675 € 3855 € 3979 € 4108
Epe
€ 705
€ 741
€ 765
€ 790
Lochem
€ 746
€ 785
€ 810
€ 837
Voorst
€ 446
€ 469
€ 484
€ 500
Zutphen
€ 1151 € 1210 € 1249 € 1290
Brummen
€ 455
Dekking algemene reserve
€ 75
Totaal
€ 7254 € 7536 € 7781 € 8034
€ 478
€ 493
€ 510
Bovenstaande tabel geeft een overzicht van de totale lasten en baten van het programma en de individuele bijdragen van de deelnemers aan het programma. Incidentele baten en lasten Er worden in 2024 of volgende jaren geen incidentele lasten of baten verwacht.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
16
3. Bedrijfsvoering Dit hoofdstuk gaat over de stand van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.
3.1
Personeel
Personeel is het belangrijkste aspect van het Tribuut. Belangrijke prestatie-indicatoren zijn een medewerkerstevredenheid van tenminste een 7,5 en een ziekteverzuim van maximaal 5%. Hier is vanaf de start van Tribuut aan voldaan en dit willen wij blijven nastreven. In 2022 is er opnieuw een MTO gehouden en hieruit is gebleken dat de tevredenheid wordt gewaardeerd met een 7,9. De uitdaging van Tribuut is wel om de kosten (daar waar mogelijk) te verlagen en de kwaliteit en de klanttevredenheid te blijven waarborgen. Daarom zal er nog efficiënter gewerkt moeten gaan worden. Van iedere medewerker wordt verwacht om mee te denken om de processen efficiënter te maken. Er zullen verschillende processen onder de loep worden genomen. Door de hele organisatie kan iedereen meehelpen om procesverbeteringen door te voeren. Er moet ruimte zijn om te experimenteren met nieuwe mogelijkheden om zo creatief naar oplossingen te kunnen zoeken. Dit alles met als doel efficiency, lagere kosten en lagere werkdruk. Maar duidelijk is dat de bijdrage aan efficiënter werken niet leidt tot ontslag. Wat willen we bereiken? Alle medewerkers dragen bij aan het continu verbeteren van de dienstverlening tegen lagere kosten met behoud van medewerkerstevredenheid en een laag ziekteverzuim. Wat gaan we doen? Zoals al eerder beschreven, gaan wij door met het verbeteren van onze processen.
De teamleiders sturen nu de medewerkers rechtstreeks aan en hebben, doordat zij zelf ook op de werkvloer aanwezig zijn, inzicht in hoe het met de medewerker gaat. Jaarlijks voeren de teamleiders minimaal één HR gesprek wat vastgelegd wordt. Hierin wordt gesproken over persoonlijke ontwikkeling, verantwoordelijkheid nemen, kwaliteit, samenwerking en continu verbeteren. Verder hebben wij eenmaal per maand een ‘ronde tafel sessie’ waar het MT en de teamleiders de laatste ontwikkelingen delen om zo iedereen op de hoogte te houden wat er speelt bij Tribuut. ICT Tribuut heeft een dubbele doelstelling: meer kwaliteit realiseren tegen lagere kosten. Deze dubbele doelstelling is alleen mogelijk door verdergaande verbetering en digitalisering van het verzamelen en verwerken van gegevens en het gebruik hiervan in de dienstverlening. Met het belang van de ICT stijgt ook de afhankelijkheid en kwetsbaarheid van de onderneming. Wat willen we bereiken? Het beheren en ontwikkelen van de ICT-faciliteiten vindt plaats via vijf processen: besturing, inrichting, informatiemanagement, changemanagement en incidentmanagement.
Om de ICT optimaal te laten bijdragen aan de organisatiedoelen (kwaliteit verhogen, kosten verlagen en klanttevredenheid verhogen door continu te verbeteren), is gekozen voor een strategie waarin functionaliteiten “as a service” (saas) worden ingekocht waar het goed en veilig kan. Dit is echter geen doel op zich. Gemeente Apeldoorn ondersteunt ons voor het overige ICT en desktop-beheer en daarmee zullen we goede afspraken maken omtrent deze ontwikkeling en de ondersteuning. Tot nu toe zijn het intranet, de financiële administratie, de website, de belastingapplicatie en Ortax aanbesteed en als cloud oplossing aangeschaft. De beschreven strategie is gericht op het verlagen van de inspanning op change- en incidentmanagent en inzetten van eigen capaciteit op het inrichten van applicaties en informatiemanagement (ten behoeve van continu verbeteren en datagericht werken). Door ons te richten op saas-oplossingen en gebruik te maken van moderne koppelingstechnieken kan de ICT verder dienstbaar gemaakt worden aan het continu verbeteren van de werkprocessen. Wat gaan we doen? Door het ‘versaasen’ van ICT-applicaties (in een online omgeving plaatsen bij de leverancier) is het belangrijk de koppelingen tussen de systemen goed en veilig in te richten. Deze koppelingen zijn nodig voor het verder stroomlijnen van datagericht werken.
Daarvoor is medewerking van de leveranciers nodig maar ook het maken van strikte afspraken is noodzakelijk.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
17
Huisvesting Tribuut belastingcentrum is gehuisvest in een deel van de aanbouw van het gemeentehuis in Epe. Er is gekozen voor concentratie van mensen en middelen op één locatie om kwetsbaarheid te verminderen en schaalvoordelen en gezamenlijk investeringsvermogen te realiseren. De huidige inrichting van het gebouw voldoet echter niet geheel aan de moderne manier van werken waarbij ontmoeten centraal staat en dienstbaar is het continu verbeteren. Ook is gebleken dat het klimaat niet voldoet aan de huidige Arbo-eisen. Sinds de coronapandemie hebben we ook ervaren dat de ventilatie niet aansluit bij de kennis die we hebben opgedaan naar aanleiding van de pandemie. Wat willen we bereiken? Een modernisering van de inrichting, zodanig dat de werkplekken en faciliteiten ondersteunend zijn aan het continu verbeteren. Het realiseren van een Arbo-technisch comfortabele en veilige werkplek die klimaattechnisch goed is ingericht. Wat gaan we doen? De tekeningen voor het ‘nieuwe kantoor’ zijn inmiddels gemaakt (voorjaar 2023) en het wachten is op het akkoord van de gemeente Epe op de begroting en de startdatum van verbouwing. In control Tribuut streeft ernaar om duurzaam in control te zijn, zodat inwoners, gemeenten en andere belanghebbenden er op kunnen vertrouwen dat de bedrijfsvoering correct, rechtmatig en betrouwbaar verloopt.
Met name voor de belastingopbrengsten is het van belang dat, naast bovengenoemde aspecten, ook de volledigheid beheerst wordt. Immers, de belastingopbrengsten beslaan een substantieel deel van de opbrengsten van een gemeente. Tribuut heeft het risicomanagement geactualiseerd en streeft naar een proactieve risicohouding met bijbehorende controles. Wat willen we bereiken? Een doorontwikkeling van de beheersmaatregelen en rapportages, zodanig dat deze niet naast het werk als ‘extra taak’ moeten worden ingericht, maar dat deze helpen bij de uitvoering en verbetering daarvan. Tevens het inrichten van een goede controlecyclus met een passende archivering. Daarmee kunnen we over het boekjaar 2023 zelf de rechtmatigheidsverklaring afgeven. Wat gaan we doen? We zetten de lijn voort waarin risicomanagement het uitgangspunt is voor de te nemen beheersmaatregelen. Om recht te doen aan de verschillende belanghebbenden, betrekken we hierbij niet alleen interne medewerkers, maar ook bestuur, accountant en gemeenten. Halverwege 2023 is er een extra vacature ingevuld om de controller te ondersteunen om de kwaliteit en de reproduceerbaarheid proactief op te kunnen pakken.
3.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Om te voorkomen dat we financiële tegenvallers achteraf in rekening moeten brengen bij de deelnemende gemeenten, vormt Tribuut sinds kort een algemene reserve. Tribuut loopt namelijk, zoals elke organisatie, wel verschillende risico’s. Een deel hiervan wordt al afgedekt door het treffen van maatregelen, zoals het afsluiten van verzekeringen. De risico’s worden verder ingeschat om met passende maatregelen daar waar dit kan, te voorkomen. In financiële zin hebben we een bedrag € 50.000,- voor onvoorziene tegenvallers opgenomen in de begroting. Op grond van de GR Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht ervoor zorg te dragen dat Tribuut te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50.000 dat als structurele post in de
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
18
begroting onder de noemer ‘onvoorzien’ is opgenomen. Om de risico’s voor de latende gemeenten verder te beperken, heeft Tribuut formeel de mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten.
Risico’s
3.3
In de begroting 2024 zijn in het kader van ’reëel begroten’ verschillende financiële effecten verwerkt en worden risico’s zo goed mogelijk gemitigeerd. Toch onderkennen we de komende tijd de volgende risico’s. Het bestuur heeft gevraagd een risicoanalyse toe te voegen in het jaarverslag en begroting, omdat het aanhouden van een algemene reserve voor het opvangen van risico's in deze onzekere tijden voor wat betreft kosten wenselijk is. Het bestuur heeft daartoe besloten om te voorkomen dat een financiële tegenvaller direct leidt tot een aanvullende bijdrage van de gemeenten. Op grond van de GR Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht ervoor zorg te dragen dat Tribuut te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50.000 dat als structurele post in de begroting onder de noemer ‘onvoorzien’ is opgenomen. Om de risico’s voor de deelnemende gemeenten verder te beperken heeft Tribuut volgens de GR mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten.
In ons risicobeleid schalen we risico’s in tolerantiematrix op kans en impact. De kleur vertalen we in de mate van waarschijnlijkheid dat een risico voorkomt en waarmee het risico dan ook financieel gedekt moet worden met een algemene reserve.
Kans Laag Hoog
4
7
9
2
5
8
1
3
6
Laag Impact
Hoog
Bron: House of Control, COSO Enterprise Risk Model
De groene risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 25% van het risico. De oranje risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 50% van het risico. De rode risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 75% van het risico. Voor een risico dat 0% scoort, nemen we geen bedrag op. Een risico dat na beoordeling 100% scoort staat niet in de risicoparagraaf, maar wordt opgenomen in de begroting.
1. Strategisch: betreft globale doelen en is afgestemd op de missie.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2024-2027 Tribuut belastingcentrum
19
Beleidsharmonisatie is een oorspronkelijke opdracht geformuleerd in het bedrijfsplan. We zien echter in de verordeningen van onze deelnemers verschillende grondslagen. Hoe kleiner en complexer de belastingsoort (dan wel hoe gedifferentieerder de grondslag) hoe kwetsbaarder en bewerkelijker de uitvoering. De daarmee samenhangende kosten zijn dan hoger. Niet alleen is een harmonieuzer belastingbeleid van groot belang om de kosten en kwetsbaarheid te verminderen en kwaliteit te verbeteren, maar hierin ontstaat ook een risico. Daar waar belastingsoorten of afwijkende grondslagen worden ingevoerd, zien we complexiteit en kosten stijgen en komt de kwaliteit van de uitvoering onder druk te staan. Het financieel risico van het uitblijven van beleidsharmonisatie en/of het toevoegen van complexe belastingsoorten en/of grondslagen wordt geschat op ca. € 20.000,-. Dit is omdat de huidige werkwijze in de begroting is opgenomen. Maatregelen die we nemen om dit risico te voorkomen: in onze advisering naar gemeenten nemen we afwijkende besluiten mee en stellen daarbij voor wat voor de uitvoering eenvoudigere alternatieven kunnen zijn. Kosten voor afwijkende uitvoering worden zo goed als mogelijk is, doorberekent aan de gemeente. Dit risico wordt ingeschat op groen en is eigenlijk meer een kans op efficiency.
De uitbreiding van de GR door deelname van gemeente Brummen heeft een positieve invloed op Tribuut. De medewerkers zijn trots op Tribuut en dragen dat graag uit. Ze weten ook dat het bestaansrecht van Tribuut daarmee wordt versterkt. Het aansluiten van een nieuwe gemeente kan leiden tot risico’s in de bedrijfsvoering. Hoewel we implementatiekosten zullen verrekenen met Brummen, kunnen er indirect kosten ontstaan die niet zijn voorzien. Ook het samenvoegen van de database is een potentieel risico voor fouten en daarmee extra werk. De komende twee jaren zullen we ook nog moeten investeren in de WOZdata van Brummen omdat die nog niet voldoen aan de kwaliteitseisen die wij en ook de Waarderingskamer hieraan stellen. We schatten dat risico op ca. € 50.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we streven ernaar de uitvoering van Brummen zo veel mogelijk in lijn te brengen met de werkwijze en kwaliteit van Tribuut. Echter zal dat nog 2 jaar duren is de inschatting. Er zal een plan van aanpak worden opgesteld om de aandachtspunten van de Waarderingskamer op te lossen. Eventuele extra kosten worden in rekening gebracht bij gemeente Brummen. Dit risico wordt ingeschat op oranje. 2. Operationeel: betreft effectief en efficiënt gebruik van de middelen en realisatie van de belastingopbrengst. Proceskostenvergoeding De vergoede proceskosten over 2022 zijn opnieuw gestegen.