A9 - Regio Stedendriehoek - Raadsinformatiebrief Evaluatierapport GR D474163
Tekst van het document
Respondenten benoemen processen strakker zijn georganiseerd, dat werkgroepen beter zijn bezet en dat besluitvormingsprocessen meer structuur hebben gekregen. Het wordt gewaardeerd dat medewerkers en bestuurders elkaar snel weten te vinden, dat er collegialiteit is tussen ambtenaren van verschillende gemeenten, en dat men elkaar actief helpt bij complexe dossiers zoals wonen, energie en arbeidsmarkt. Ook de open en benaderbare houding van het regiobureau wordt meermaals expliciet genoemd.
Vraag: Wat vraagt daarbij momenteel nog de meeste aandacht? (N=39) Het meest genoemd als aandachtspunt is de noodzaak om meer focus aan te brengen en keuzes te maken. Respondenten geven aan dat de ambities omvangrijk zijn en dat het risico bestaat dat te veel onderwerpen tegelijk worden opgepakt, wat leidt tot vertraging en verminderde slagkracht. Daarmee samenhangend wordt gewezen op de behoefte om kritisch te kijken naar wat regionaal opgepakt dient te worden in de Regio Stedendriehoek en wat lokaal kan worden opgepakt.
14 / 46
Een tweede belangrijk aandachtspunt betreft de slagkracht en uitvoering. Respondenten vragen om versterking van de uitvoeringscapaciteit, kortere doorlooptijden, minder bureaucratie en meer zichtbare resultaten op kortere termijn. Daarbij wordt aangegeven dat het regiobureau niet alles zelf moet willen uitvoeren, maar gemeenten moet blijven activeren om zelf ook verantwoordelijkheid te nemen. Ook is er behoefte aan verbeterde aansluiting met de colleges, ambtelijke organisaties en raden van de gemeenten. Respondenten zien het als cruciaal dat alle gemeenten aangehaakt blijven, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Respondenten vanuit verschillende gremia benoemen dat de wijze van opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap en taakverdeling aanscherping behoeven. Ook wordt het belang benadrukt van blijvende betrokkenheid van raden, zeker richting de gemeenteraadsverkiezingen van 2026. De overdracht en inwerking van nieuwe bestuurders en raadsleden worden door meerdere respondenten expliciet als aandachtspunt genoemd. Tot slot blijkt uit een aantal antwoorden de behoefte voor betere positionering van de regio. Voor sommige respondenten is onduidelijk welke effecten worden nagestreefd en wie waarvoor aan de lat staat. Daarnaast wordt benoemd dat de positie van de regio in relatie tot bijvoorbeeld de arbeidsmarktregio en veiligheidsregio soms onduidelijk is.
3.3.
Conclusie
De regionale samenwerking in de Regio Stedendriehoek wordt over de breedte duidelijk positiever beoordeeld dan begin 2024. Een meerderheid van de betrokken bestuurders, ambtenaren en raadsleden ziet dat de samenwerking de afgelopen periode sterker is geworden en beter georganiseerd en meer toekomstgericht is. De gezamenlijke inzet op wonen, de verstedelijkingsstrategie en de Regio Deal worden genoemd als concrete en zichtbare resultaten. Daarnaast is er een groter gevoel van onderlinge verbondenheid en kortere lijnen in zowel bestuurlijke als ambtelijke samenwerking. Uit de open antwoorden ontstaat het beeld dat de Regio Stedendriehoek toe is aan verdere professionalisering. De ambities zijn groot en daarom is er behoefte aan het maken van scherpere keuzes, meer uitvoeringskracht en duidelijkere governance. Samengevat ontstaat het beeld van een regio die in korte tijd belangrijke stappen vooruit heeft gezet en daarmee een stevigere positie heeft verworven, maar tegelijk moet blijven investeren in zichtbaarheid, slagkracht en het betrekken van de raden en ambtelijke organisaties.
15 / 46
4. Aanbeveling 1: Regioverhaal In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de eerste aanbeveling. Paragraaf 4.1. behandelt de antwoorden uit de enquête voor raads(adviescommissie)leden. Paragraaf 4.2. gaat in op de resultaten uit de enquête voor het DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg. In paragraaf 4.3. wordt afgesloten met een overkoepelende conclusie. Aanbeveling 1. Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – vorm te geven aan het regioverhaal. De Regio Stedendriehoek heeft de potentie om op te treden als verbindende schakel in Oost-Nederland. Wat daarvoor nodig is, is een gedragen en gedeeld regioverhaal. Waar willen we heen met de regio? Wat is onze stip op de horizon? En wat betekent dat voor prioritering van activiteiten of projecten? Dit verhaal moet worden ontwikkeld, en vervolgens eenduidig worden uitgedragen. Door bestuurders, maar zeker ook door raadsleden. De regio zet stappen om te komen tot het regioverhaal, maar moet dit nog verder ontwikkelen. Geef daarom als raad opdracht aan het college om deze ontwikkeling verder door te zetten, en borg daarbij dat er ook aandacht wordt besteed aan de verbinding met andere samenwerkingsverbanden en andere regio’s als Twente, Zwolle en de Achterhoek.
Gebruik dit regioverhaal om de gemeenschappelijke doelen en acties verder aan te scherpen tot een meer concreet, uitvoerbaar en controleerbaar programma van activiteiten. Leg dit programma vervolgens voor aan de gemeenteraden. In 2024 is de volgende kernboodschap voor de Regio Stedendriehoek geformuleerd: “Centraal in Nederland, waar stad en natuur elkaar ontmoeten, ligt een regio die de kracht van verscheidenheid omarmt. Waar je letterlijk en figuurlijk ruimte vindt om te groeien, terwijl de groene omgeving je ademruimte geeft. Acht sterke gemeenten, ondernemers en onderwijs vinden elkaar in een gezamenlijke ambitie, op weg naar een vitale, veerkrachtige gemeenschap van 500.000 inwoners, 50.000 bedrijven en 250.000 banen. Waar we trots zijn op onze rijke geschiedenis, onze schitterende natuur en onze ondernemende mensen. Waar we omkijken naar elkaar en samen werken aan de toekomst. Van Salland tot de Achterhoek en van de Veluwe tot de IJssel; groen doen zit in ons DNA. Samen pakken we door op de grote uitdagingen van vandaag en morgen, met duurzaamheid, veiligheid en digitalisering als speerpunten. We weten elkaar snel en makkelijk te vinden, om zaken voor elkaar te krijgen. Onze bedrijven innoveren, onze kennisinstellingen leiden de experts van de toekomst op en onze inwoners bouwen mee aan een veilige, verbonden en veerkrachtige regio.
Hier weten we dat afwachten geen optie is. Dus hier doen we ‘t gewoon. Samen. Welkom in Regio Stedendriehoek.”
16 / 46
4.1.
Raads(adviescommissie)leden
Stelling: Als raadslid ben ik met het regioverhaal bekend. (N=28) Van alle respondenten samen is een meerderheid (18 van de 28) in meer of mindere mate bekend met het regioverhaal. Een kleiner deel (18%) geeft aan dat niet of nauwelijks te zijn. Een beperkte groep (11%) staat neutraal tegenover de stelling, wat kan duiden op enige afstand of onzekerheid over de inhoud van het regioverhaal. Wanneer de groep (oud-)RAC-leden en de overige raadsleden apart worden bekeken, komt een duidelijker onderscheid naar voren. (Oud-)RAC-leden zijn gemiddeld iets bekender met het regioverhaal dan raadsleden die geen deel uitmaken (of hebben uitgemaakt) van de RAC. Raadsleden die geen lid zijn (geweest) van de RAC zijn iets minder vaak bekend met het regioverhaal en vaker neutraal of licht kritisch.
Raadsleden (incl. (oud) RACleden) (N=28)
1 2
Raadsleden (excl. (oud) RACleden) (N=19)
1
22
5
4 3
13
2 2
10
(Oud) RAC-leden (N=9)
2
3
1 3
Het beeld bevestigt het te verwachten patroon dat (oud-)leden van de RAC gemiddeld beter bekend zijn met het regioverhaal. Tegelijk laat de spreiding in antwoorden zien dat binnen deze groep ook niet iedereen zich volledig bekend voelt met het regioverhaal. Ook onder RAC-leden geven twee respondenten aan het enigszins oneens met de stelling te zijn. Bij de overige raadsleden lijkt de bekendheid beperkter en oppervlakkiger. De antwoorden laten zien dat het regioverhaal bij deze groep raadsleden niet breed bekend is.
Vraag: Hoe kan het regioverhaal in uw ogen nog worden versterkt: Op de open vraag “Hoe kan het regioverhaal in uw ogen nog worden versterkt?” geven raadsleden en (oud-)leden van de raadsadviescommissie (RAC) verschillende suggesties om het regioverhaal te versterken. Raadsleden (excl. (oud-)RAC-leden De reacties van raadsleden die geen (oud-)RAC-lid zijn, laten vooral zien dat zij het regioverhaal nog meer als verbindend en herkenbaar narratief willen zien. Daarbij moet het een verhaal zijn dat niet alleen door bestuurders, maar ook door inwoners en raden wordt gevoeld en herkend. Daarnaast is er behoefte aan concretisering en meer aandacht in de media. Het verhaal wordt nog te abstract ervaren. Raadsleden willen duidelijker zien wat de regio concreet oplevert, bijvoorbeeld in termen van woningbouw, economie of leefbaarheid. Verder merkt één respondent merkt op dat veel inwoners de naam ‘Regio Stedendriehoek’ niet kennen of verwarren met een lokale krant, wat een signaal kan zijn dat de bredere naamsbekendheid en herkenbaarheid beperkt is.
17 / 46
Ook wordt geopperd om het regioverhaal beter te integreren in lokale visies en programma’s, zodat het ook meer als strategisch instrument gebruikt kan worden. Enkele respondenten pleiten daarnaast voor meer gezamenlijke externe profilering, door gezamenlijk naar buiten te treden met een eenduidige boodschap en ambitie. (Oud-)RAC-leden De (oud-)RAC-leden leggen andere accenten. Verschillende respondenten pleiten voor verduidelijking en aanscherping. Het verhaal zou compacter moeten worden, opgebouwd rond heldere kerntermen die richting geven aan de koers van de regio. Anderen vragen om toegankelijker taalgebruik en een verhaal waarin de verbinding met lokale opgaven sterker wordt gelegd. Een aantal RAC-leden benadrukt daarnaast de noodzaak om raden actiever te betrekken bij het doorontwikkelen van het regioverhaal, bijvoorbeeld door het organiseren van themaraden over de stand van zaken van de regio of door vaker werkbezoeken aan de raden te brengen. Eén respondent noemt de wens om te blijven toetsen of het regioverhaal nog aansluit bij de praktijk.
4.2.
DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg N = 46
Stelling: Het regioverhaal is mij bekend. (N=46) 2 Op deze stelling reageerden de meeste respondenten positief. Van de in totaal 46 respondenten geeft ruim driekwart (77%) aan dat het regioverhaal hen bekend is, terwijl slechts 15% dit niet of nauwelijks herkent. Slechts een kleine groep (6%) staat neutraal tegenover de stelling. Dit laat zien dat het regioverhaal in de verschillende gremia breed bekend is.
4 9
5 4
26
Stelling: Het regioverhaal helpt ons bij de prioritering. (N=46) Op deze stelling reageren respondenten een stuk terughoudender. Hieruit blijkt dat slechts een kleine minderheid (ongeveer 14%) ervaart dat het regioverhaal daadwerkelijk helpt bij het stellen van prioriteiten. Een aanzienlijk deel (32%) is neutraal, wat erop wijst dat men het verhaal wel kent, maar het (nog) niet ervaart als praktisch of richtinggevend instrument. Ruim een kwart (26%) vindt dat het regioverhaal niet helpt bij prioritering.
N = 46
2 11 8 15 19
Dit laat zien dat er een duidelijk onderscheid is tussen de bekendheid en bruikbaarheid van het regioverhaal. Hoewel de meeste betrokkenen het regioverhaal kennen, wordt het nog niet breed gebruikt als instrument voor prioritering.
18 / 46
Stelling: De activiteiten die de regio ontplooit sluiten goed aan op het regioverhaal. (N=46) Van de respondenten is slechts ongeveer een kwart (21%) van mening dat de huidige regionale activiteiten goed aansluiten op het regioverhaal. Ongeveer de helft (49%) heeft neutraal geantwoord en een klein deel (6%) expliciet negatief. Ook geeft een groep (8%) aan hier geen beeld van te hebben. Dit bevestigd het beeld van de vorige stelling dat de koppeling tussen het verhaal en de feitelijke uitvoering beperkt is.
N = 46
1 2
2
5 13 22
Vraag: Hoe kan het regioverhaal in uw ogen nog worden versterkt? De open antwoorden van leden van het DB, AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg bieden een breed spectrum aan suggesties om het regioverhaal te versterken. Een groot deel van de respondenten ervaart het regioverhaal als te algemeen of te abstract, waarbij niet altijd duidelijk is welke concrete keuzes, prioriteiten of opgaven eruit kunnen volgen. Een suggestie die wordt gedaan is om meer focus en richting aan te brengen, bijvoorbeeld door SMART-doelen of een duidelijke vertaling naar concrete opgaven zoals woningbouw, mobiliteit en ruimte voor bedrijvigheid. Ook blijkt uit de antwoorden een behoefte aan een verhaal waarin het onderscheidend vermogen van de regio meer naar voren komt. Het verhaal zou specifieker moeten maken wat de regio Stedendriehoek uniek maakt. Verder wordt door de suggestie gedaan om een duidelijkere koppeling met het ontwikkelperspectief te leggen. Verder geven enkele respondenten aan dat het verhaal beter moet aansluiten bij de bestuursperioden, zodat het een plek kan krijgen in coalitie- of raadsakkoorden. Daarmee lijkt de behoefte te bestaan het regioverhaal periodiek te blijven actualiseren. Anderen benadrukken dat het verhaal doorvertaald moet kunnen worden naar de uitvoeringsagenda’s en dagelijkse praktijk.
Andere antwoorden hebben betrekking op dat het regioverhaal emotioneel nog weinig raakt. Het verhaal zou meer moeten uitstralen waar de regio voor staat, met meer aandacht voor identiteit, cultuur, inwoners en ondernemers. Deze antwoorden wijzen op een behoefte van een meer aansprekend en verbindend verhaal, dat ook een gedeeld gevoel van trots en identiteit uitstraalt en oproept. Een deel van de open antwoorden wijst op de complexiteit en diversiteit van de regio als uitdaging voor het regioverhaal. Meerdere mensen benadrukken dat de Stedendriehoek geen eenduidige regio is en dat de onderlinge verschillen in omvang, karakter en historie van de gemeenten groot zijn. Sommigen stellen dat men daarom niet te krampachtig moet zoeken naar één gezamenlijke identiteit. Anderen zien juist kansen om de diversiteit te benutten als kracht. Tot slot is er een groep antwoorden die wijst op de noodzaak om het verhaal actueel, herkenbaar en blijvend onder de aandacht te houden. Sommige respondenten vinden dat de huidige thema’s mogelijk aan herziening toe zijn. Anderen benadrukken het belang van blijvende herhaling en communicatie, omdat het lang kan duren voordat een verhaal landt.
19 / 46
4.3.
Conclusie
De resultaten van beide enquêtes laten zien dat het regioverhaal bekend is bij de verschillende betrokkenen. Uit de raadsenquête blijkt dat circa tweederde van de raadsleden bekend is met het regioverhaal, met een iets hogere waardering onder (oud-)leden van de RAC. Bij de overige gremia geven meer dan vier op de vijf respondenten aan het regioverhaal te kennen. De praktische bruikbaarheid van het regioverhaal blijkt nog beperkt. Slechts een kleine minderheid van respondenten van de gremia ervaart dat het regioverhaal daadwerkelijk helpt bij de prioritering. Ook de aansluiting tussen het regioverhaal en de feitelijke activiteiten van de regio wordt slechts door een kwart van de respondenten als goed beoordeeld. Dit suggereert dat het regioverhaal momenteel nog niet als sturend instrument in de uitvoering of besluitvorming benut wordt. Dit is mogelijk te verklaren doordat de kernboodschap recent (in 2024) is geformuleerd. Verder onderstrepen de open antwoorden dat er ruimte is voor aanscherping en verdere verankering. Het verhaal is volgens velen te algemeen en mist duidelijke keuzes of prioriteiten. Respondenten vragen om een scherpere profilering en een sterkere koppeling met actuele opgaven zoals woningbouw, mobiliteit en economische ontwikkeling.
Ook is er behoefte aan een meer aansprekend narratief dat inwoners, ondernemers en raadsleden aanspreekt en waarin de eigen identiteit van de regio voelbaar is. Doorwerking aanbeveling 1: Uit de enquêtes ontstaat het beeld dat er duidelijke voortgang is geboekt in het oppakken van aanbeveling 1. Er is een kernboodschap geformuleerd, gedeeld en in grote lijnen bekend bij de raadsleden en de ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen. Tegelijkertijd blijkt uit beide enquêtes dat het regioverhaal nog onvoldoende doorwerkt in de praktijk. Het wordt nog niet vanzelfsprekend gebruikt als instrument voor prioritering, noch als bindend narratief richting raden, inwoners en ondernemers. De herkenning van de meerwaarde van het verhaal blijft daardoor vooral beperkt tot degenen die betrokken zijn bij de regio. Om het regioverhaal een als strategisch instrument te kunnen benutten en een verhaal te laten zijn waar de verschillende betrokkenen, inclusief inwoners en ondernemers, zich in herkennen, is doorontwikkeling nodig. Daarmee wordt de doorwerking van deze aanbeveling als oranje beoordeeld.
20 / 46
5. Aanbeveling 2: Raadsadviescommissie In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de tweede aanbeveling. Paragraaf 5.1. behandelt de antwoorden uit de enquête voor raads(adviescommissie)leden. Paragraaf 5.2. gaat in op de resultaten uit de enquête voor het DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg. In paragraaf 5.3. wordt afgesloten met een overkoepelende conclusie. Aanbeveling 2. Ga als raad de samenwerking aan met andere raden om te zorgen dat de raadsadviescommissie de goede vorm krijgt. De raadsadviescommissie kan een goed middel zijn om de raden eerder en aan de voorkant te betrekken. Vanuit de nieuwe Wgr heeft de raad hier mogelijkheden toe gekregen. Wel is het noodzakelijk dat de raadsadviescommissie goed vorm krijgt. Niet alleen als afstemming of om informatie te delen, maar ook in een adviserende rol. De deelnemende raadsleden kunnen bijvoorbeeld namens hun eigen raad meedenken over kaders en adviseren over projecten en prioritering ten behoeve van het uitvoeringsprogramma. En hun raad informeren over wat er gebeurt binnen de regio, aanvullend op de informatievoorziening vanuit het college en de regio zelf. Immers, een adviescommissie is geen vervanging voor de formele informatievoorziening. Waarbij wel duidelijk moet worden gemaakt dat de raadsadviescommissie niet gaat over inhoudelijke aspecten.
Er worden dan ook geen besluiten genomen. Immers, een adviescommissie is ook geen vervanging voor de besluitvorming in de eigen gemeente en de eigen raad. De leden van de raadsadviescommissie dienen wel mandaat te krijgen vanuit hun raad om mee te denken over de informatievoorziening. De raadsadviescommissie kan ook meedenken over passende betrokkenheid van de raden bij verschillende trajecten. Immers, betrokkenheid bij een concreet project als de fietssnelweg zal anders zijn dan betrokkenheid bij een traject als het regioarrangement. Maak vanuit de raadsadviescommissie afspraken met het dagelijks bestuur over de gewenste betrokkenheid van de raden bij de verschillende trajecten die worden ontplooid in de regio. Borg daarbij wel dat de raadsadviescommissie niet in een te operationele rol vervalt. Zorg er daarnaast voor dat de raadsadviescommissie goed wordt ondersteund vanuit de griffies en de ambtelijke apparaten van de verschillende gemeenten. Denk over het bovenstaande samen als raden na, actief, aanvullend op het traject wat reeds loopt voor de totstandkoming van de adviescommissie.
21 / 46
5.1.
Raads(adviescommissie)leden
Stelling (Alleen ingevuld door (oud) RAC-leden): De RAC heeft een duidelijk omschreven rol in: (N=9) Helemaal mee oneens 1
Enigszins mee oneens 1
Neutraal
1
Het inzetten van raadsinstrumenten. Het versterken van onderlinge samenwerking.
Het adviseren van het algemeen bestuur. Het fungeren als schakel tussen algemeen bestuur en raden.
0
Enigszins mee eens 1
Helemaal mee eens 6
1
0
2
5
0
2
2
2
3
1
1
0
3
4
Deze stelling is enkel voorgelegd aan (oud-)RAC-leden. De antwoorden geven het beeld dat de rolduidelijkheid van de commissie over het geheel genomen positief wordt beoordeeld. De meerderheid van de respondenten herkent de RAC als een gremium met een duidelijke positie. Het sterkste en meest eenduidige beeld ontstaat bij de adviserende rol richting het algemeen bestuur. Vrijwel alle respondenten ervaren dat de RAC op dit vlak een duidelijke functie vervult. Ook de rol als schakel tussen het algemeen bestuur en de raden wordt breed herkend. De rol in het gebruik van raadsinstrumenten wordt wat minder eenduidig beoordeeld. Dit suggereert dat er onduidelijkheid bestaat over de ruimte die RAC-leden hebben en ervaren om dergelijke instrumenten te benutten en te initiëren. De rol van het versterken van de onderlinge samenwerking tussen raden wordt eveneens als duidelijk ervaren.
22 / 46
Verschillende stellingen over de RAC (Alleen ingevuld door (oud) RAC-leden): (N=9) Helemaal mee oneens 0
Enigszins mee oneens 1
Neutraal 0
Enigszins mee eens 3
Helemaal mee eens 4
De RAC wordt tijdig betrokken bij de bepaling van het proces van besluitvorming.
0
1
0
5
3
De RAC werkt prettig samen met het algemeen bestuur.
0
0
0
1
8
De RAC wordt goed ondersteund door de Regio Stedendriehoek.
0
0
0
2
7
Ik word als lid van de RAC voldoende ondersteund vanuit de eigen griffie. De RAC blijft goed op het proces sturen en vervalt niet in inhoudelijke discussie.
0
0
0
5
4
0
0
1
1
7
De RAC heeft op dit moment de goede vorm.
0
1
1
2
5
Leden van de RAC hebben voldoende mandaat van hun eigen raad om te adviseren over het proces omtrent kaders en prioritering.
Naast vragen over de rol van de Raadsadviescommissie (RAC) zijn aan (oud-)leden verschillende stellingen voorgelegd. De antwoorden geven een overwegend positief beeld van de werking van de RAC. De uitkomsten wijzen erop dat de RAC zich in de afgelopen periode heeft ontwikkeld tot een goed functionerend platform binnen de Regio Stedendriehoek. Het meest in het oog springt de zeer positieve waardering voor de samenwerking met het AB en de ondersteuning. Vrijwel alle respondenten geven aan dat de RAC prettig samenwerkt met het AB en goed wordt ondersteund door zowel de Regio Stedendriehoek als de eigen griffies. Daarnaast blijkt dat de RAC goed in staat is haar rol zuiver te houden. De stelling dat de commissie zich richt op het proces en niet vervalt in inhoudelijke discussies, wordt zeer positief beoordeeld.
23 / 46
Ook op het vlak van mandaat en betrokkenheid is het beeld positief. De meeste RAC-leden ervaren voldoende mandaat van hun eigen raad om te adviseren over kaders en prioritering, en vinden dat de RAC tijdig wordt betrokken bij besluitvormingsprocessen. Ook vinden de meeste (oud-)leden dat de RAC op dit moment de juiste vorm heeft gevonden, wat duidt op tevredenheid over de werkwijze, samenstelling en frequentie van overleg.
Vraag:’ Wat is uw algemene indruk van de RAC?’ en ‘Kunt u een (of meerdere) voorbeeld(en) noemen waar de RAC aantoonbaar meerwaarde had?’ De vraag naar de algemene indruk van de Raadsadviescommissie (RAC) laat een duidelijk verschil zien tussen de (oud)leden van de commissie en de overige raadsleden. (Oud-)RAC-leden De (oud-)leden ervaren de RAC als een goed functionerend, betrokken en professioneel gremium waarin met aandacht wordt gewerkt aan de samenwerking tussen raden en aan de advisering richting het AB. Verschillende leden geven aan dat de RAC prettig en kundig werkt, efficiënt is en dat er goed is nagedacht over de opzet van de commissie. Op de vraag ‘Kunt u een (of meerdere) voorbeeld(en) noemen waar de RAC aantoonbaar meerwaarde had?’ (alleen gesteld aan de (oud-)RAC-leden) wordt als voorbeeld de rol van de RAC bij de totstandkoming van de RES 2.0 genoemd. Een ander voorbeeld dat wordt genoemd is dat de RAC een rol heeft gehad in het opzetten van de raadsconferenties. De open sfeer en de betrokkenheid van de leden wordt gewaardeerd. De creatieve en diverse opzet van de radenbijeenkomsten wordt expliciet genoemd als voorbeeld van hoe de RAC bijdraagt aan de verbinding tussen de raden in de regio. Over het algemeen heerst het beeld van een bevlogen en constructief functionerend platform dat door zijn eigen leden als waardevol en relevant wordt beschouwd.
Overige raadsleden Onder de overige raadsleden is het beeld van de RAC duidelijk diffuser en afstandelijker. De RAC wordt door sommigen als zinvol omschreven, maar meerdere raadsleden geven aan dat de commissie in hun ogen nog erg onzichtbaar is. Enkele raadsleden hebben weinig of geen beeld van de RAC. De commissie wordt door meerdere raadsleden omschreven als te technisch en procesmatig van aard, waardoor het onduidelijk is wat zij concreet oplevert. Sommige raadsleden beschouwen de RAC meer als een doorgeefluik dan als een adviescommissie met echte invloed. Tegelijkertijd zijn er ook raadsleden die aangeven dat de RAC heeft bijgedragen aan een beter begrip van de regionale samenwerking. Dankzij de afvaardiging uit hun raad voelen zij zich iets meer betrokken en beter op de hoogte van wat er binnen de Stedendriehoek speelt. Ook klinkt er waardering voor de inspanning die de RAC-leden leveren, al wordt opgemerkt dat de commissie nog niet helemaal “uit de verf komt” en tijd nodig heeft om verder te groeien.
Vraag: Wat geeft u mee aan de nieuwe RAC? (Alleen ingevuld door (oud-)RAC-leden) Aan de (oud-)RAC-leden is gevraagd wat zij zouden willen meegeven aan nieuwe RAC-leden. Meerdere leden geven aan de RAC te adviseren vooral door te gaan op de ingeslagen weg en de huidige werkwijze voort te zetten. De RAC wordt gezien als een waardevolle structuur die goed functioneert, waarbij het van belang is dat raadsleden deelnemen die gemotiveerd zijn. Een lid benoemd als aandachtspunt dat de commissie nauw verbonden moet blijven met de afzonderlijke raden. Het is belangrijk dat RAC-leden aangehaakt blijven op hun eigen raad en voorkomen dat de commissie als een vervanging van de raden wordt gezien. Tot slot wordt meegegeven dat de commissie haar procesmatige en adviserende rol zuiver moet blijven invullen, door te blijven adviseren over kaders en niet over inhoudelijke zaken.
24 / 46
Stellingen:’ Wij hebben beter zicht op wat er in de regio gebeurt doordat wij een raadslid hebben afgevaardigd naar de RAC.’ en ‘Door de RAC hebben wij beter zicht op de processen van besluitvorming.’ De stellingen over de vraag of raadsleden door de RAC beter zicht hebben gekregen op wat er gebeurt in de regio en de besluitvormingsprocessen, laten zien dat de RAC daar een positieve bijdrage aan levert. Dit effect is duidelijk sterker voor de RAC-leden. Van alle respondenten samen is ruim 70 procent het (enigszins of helemaal) eens met de stelling dat zij beter zicht hebben op wat er in de regio gebeurt doordat hun raad een lid heeft afgevaardigd naar de RAC. 20% is het daar niet mee eens of staat er neutraal tegenover. Hetzelfde beeld geldt voor de tweede stelling, waarin 63% van alle respondenten aangeeft beter zicht te hebben op de besluitvormingsprocessen dankzij de RAC, terwijl rond een kwart (23%) daar neutraal of negatief over oordeelt. Daarmee lijkt de RAC in de ogen van de meeste raadsleden haar doel te vervullen als schakel tussen de regio en de raden. Stelling: Door de RAC hebben wij beter zicht op de processen van besluitvorming. (N=28)
Raadsleden (incl. (oud) RACleden) (N=28)
2 2
1 2
9
4 3
Raadsleden (excl. (oud) RACleden) (N=19)
4 2 7
11
5
Stelling: Wij hebben beter zicht op wat er in de regio gebeurt doordat wij een raadslid hebben afgevaardigd naar de RAC. (N=30) Raadsleden (incl. (oud) RACleden) (N=30)
Raadsleden (excl. (oud) RACleden) (N=21)
1 1 5
11 3
9
2
5
2 9
12
(Oud) RAC-leden (N=9)
2 4 3
Wanneer onderscheid wordt gemaakt tussen (oud-)RAC-leden en overige raadsleden, ontstaat een wat genuanceerder beeld. Bij de (oud-)RAC-leden is de waardering duidelijk hoger. Zeven van de negen respondenten (78%) zijn het (enigszins of helemaal) eens dat zij dankzij de RAC beter zicht hebben op wat er in de regio gebeurt, en een vergelijkbaar aandeel vindt dat zij beter inzicht hebben in de besluitvormingsprocessen (78% eens). Onder de overige raadsleden is dat beeld meer gematigd. Van deze groep zegt twee derde (67%) beter zicht te hebben op de regio en ruim de helft (57%) beter zicht te hebben op de besluitvorming.
(Oud) RAC-leden (N=9)
1
1
4
4
25 / 46
Stelling: Als raadslid ben ik tevreden met hoe de raadsladder wordt toegepast. (N=30) Toelichting raadsladder Raden worden op allerlei manieren betrokken in formele en informele zin bij de Regio Stedendriehoek. Om dit nog meer te stroomlijnen is met leden van de Raadsadviescommissie gesproken over de mogelijke manieren van het betrekken van raden bij de regio. Dit aan de hand van de ‘raadsladder’, naar analogie van de ‘participatieladder’. Hoe hoger op de ladder, hoe meer invloed de raad heeft. De treden op de ladder zijn: informerend, beeldvormend, opiniërend, oordeelsvormend en besluitvormend. De eerste twee treden zijn informeel van aard en vallen onder verantwoordelijkheid van de regionale werkorganisatie. De treden daarna zijn formeler van aard en vallen onder verantwoordelijkheid van het lokale AB-lid of portefeuillehouder.
Helemaal mee
Enigszins mee
oneens
oneens
Incl.
Excl.
RAC
RAC
Informeren
1
1
Beeldvormen
0
Opiniëren
RAC
Incl.
Excl.
RAC
RAC
0
1
1
0
0
6
1
1
0
Oordeelvormen
1
1
Besluitvormen
3
2
RAC
Neutraal Incl.
Excl.
RAC
RAC
0
5
4
5
1
3
10
8
2
0
6
5
1
4
4
RAC
Enigszins mee
Helemaal mee
eens
eens
Incl.
Excl.
RAC
RAC
1
11
9
2
1
10
2
1
1
1
5
3
0
5
3
RAC
Incl.
Excl.
RAC
RAC
2
10
4
7
3
9
10
6
4
2
10
5
2
10
7
RAC
N.v.t. Incl.
Excl.
RAC
RAC
RAC
6
2
2
0
5
4
2
2
0
5
3
2
2
2
0
5
6
5
1
2
2
0
3
6
3
3
2
2
0
De resultaten van de stelling “Als raadslid ben ik tevreden met hoe de raadsladder wordt toegepast” laten zien dat raadsleden over het algemeen gematigd positief zijn. De mate van tevredenheid verschilt per trede van de ladder en is, net als bij eerdere stellingen, duidelijk hoger bij (oud-)leden van de Raadsadviescommissie (RAC) dan bij raadsleden die daar geen deel van uitmaken. Voor de eerste trede, informeren, is het oordeel overwegend positief. Van alle respondenten samen is ruim driekwart (73%) (enigszins of helemaal) tevreden over de manier waarop informatievoorziening richting de raden plaatsvindt. Slechts twee respondenten (7%) zijn het hiermee oneens. De tevredenheid is het grootst onder de (oud-)RAC-leden. Vrijwel iedereen in deze groep geeft aan tevreden te zijn. Onder de overige raadsleden is het beeld iets gematigder, maar nog steeds positief.
26 / 46
Bij de tweede trede, beeldvormen, blijft het oordeel overwegend positief. Twee derde van de raadsleden (66%) zegt (enigszins of helemaal) tevreden te zijn met de manier waarop deze vorm van betrokkenheid wordt toegepast. De verschillen tussen RAC-leden en overige raadsleden zijn hier klein. Vanaf de derde trede, opiniëren, wordt het beeld wat diffuser. Onder alle respondenten samen is de helft (50%) tevreden, terwijl ruim een derde (37%) neutraal of enigszins ontevreden is. De (oud-)RAC-leden oordelen ook hier iets positiever dan de overige raadsleden, wat kan samenhangen met hun directe betrokkenheid. Op de vierde trede, oordeelvormen, is het beeld vergelijkbaar met opiniëren. Zes van de tien respondenten (60%) zijn tevreden, terwijl ongeveer een kwart (23%) neutraal of enigszins ontevreden is. Ook hier scoren de RAC-leden iets hoger in tevredenheid dan de overige raadsleden. Dat suggereert dat degenen die direct betrokken zijn bij de voorbereiding van deze momenten beter zicht hebben op hoe de oordeelsvorming verloopt en welke invloed de raad daarbij heeft. De vijfde en hoogste trede, besluitvormen, wordt het minst positief beoordeeld. Van alle respondenten samen is ongeveer de helft (53%) tevreden en ruim een derde (33%) neutraal of enigszins ontevreden. Het verschil tussen RACleden en overige raadsleden is hier het grootst.
Onder de (oud-)RAC-leden geeft twee derde aan tevreden te zijn, terwijl onder de overige raadsleden dat aandeel kleiner is. Dat kan erop wijzen dat de besluitvormende rol van de raden in de regionale context nog niet voor iedereen even zichtbaar of vanzelfsprekend is. Samenvattend zien we dat de tevredenheid het grootst is bij de meer informele en voorbereidende treden (informeren en beeldvormen), en iets afneemt naarmate de invloed van de raden formeler wordt.
5.2.
DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg
Stelling: De gewenste betrokkenheid van de raden per traject zijn mij duidelijk. (N=44) De antwoorden op deze stelling laten zien dat de duidelijkheid over de rol van de raden bij regionale trajecten nog niet overal vanzelfsprekend is. Ruim een derde (36%) is het eens met de stelling en 11% helemaal eens. Daartegenover staat dat ongeveer één op de vijf (21%) respondenten het (enigszins of volledig) oneens is, terwijl 11% neutraal is en 20% aangeeft geen beeld te hebben. Dit betekent dat iets minder dan de helft van de betrokkenen de gewenste betrokkenheid van de raden helder vindt.
N = 44
9 5 2 7
16 5
Het aantal antwoorden dat aangeeft geen beeld te hebben suggereert bovendien dat niet alle gremia actief zicht hebben op de momenten of manieren waarop raden worden betrokken.
27 / 46
Stelling: De RAC wordt tijdig betrokken bij de bepaling van het proces van besluitvorming (alleen voor leden van het AB en DB) (N=6) N=6
Van de zes respondenten geeft de helft aan het (enigszins of helemaal) eens te zijn met de stelling. Eén respondent oordeelt neutraal en twee respondenten geven aan hier geen beeld bij te hebben. Dit wijst erop dat leden van het AB en DB over het algemeen vinden dat de RAC tijdig betrokken wordt, maar dit niet door iedereen even duidelijk of zichtbaar wordt ervaren.
1
2
2
1
Stelling: Adviezen van de raadsadviescommissie worden zichtbaar/herkenbaar verwerkt in voorstellen of programmering). (N=44) Van de respondenten die aangeven zicht te hebben op de manier waarop adviezen van de RAC worden verwerkt, vindt ongeveer de helft (49%) dat adviezen zichtbaar of herkenbaar worden meegenomen in voorstellen of programmering. Ongeveer een kwart (22%) antwoordt neutraal en ruim een kwart (29%) is het enigszins of helemaal oneens met de stelling. Bijna vier op de tien respondenten (39%) geeft aan geen beeld te hebben bij deze vraag. Dit wijst erop dat de doorwerking van de adviezen van de RAC in beleidsvoorstellen en programmering nog beperkt (zichtbaar) is.
N = 44
1 10
17 3
11
2
Vragen: ‘Wat is uw algemene indruk van de RAC?’ en ‘Wat is op dit moment nog het grootste verbeterpunt/de grootste belemmering voor de RAC?’ Reacties op deze twee open vragen laten zien dat de gremia overwegend positief zijn over de RAC. Een groot deel van de respondenten typeert de RAC als een waardevolle aanvulling, met betrokken raadsleden die een brug vormen tussen de raden en de regio. De commissie wordt gezien als een middel dat de betrokkenheid van de raden vergroot en bijdraagt aan draagvlak voor besluitvorming. Een deel van de geeft aan geen of beperkt beeld te hebben van de RAC. Waar wel een beeld is, wordt de RAC vaak omschreven als nog in ontwikkeling. Enkele respondenten merken op dat de RAC nog niet altijd zichtbaar is of nog “meer in haar kracht gezet” kan worden. De commissie functioneert volgens hen goed, maar is in de praktijk nog wat volgend op voorstellen in plaats van richtinggevend. De verbeterpunten die worden genoemd sluiten hierop aan. Verschillende respondenten pleiten voor een uniforme werkwijze in hoe informatie wordt teruggekoppeld naar de raden. Ook wordt genoemd dat de RAC beter moet uitleggen wat haar rol en mandaat precies zijn, om misverstanden over haar positie ten opzichte van de raden te voorkomen. Daarnaast worden organisatorische aandachtspunten genoemd.
Enkele respondenten wijzen op het belang van goede afstemming met de griffiers, omdat het samenspel tussen RAC en griffie soms tot verwarring leidt. Ten slotte klinkt de wens om de communicatie en zichtbaarheid van de RAC te verbeteren, zowel richting raden als richting de andere gremia.
28 / 46
5.3.
Conclusie
Uit de twee enquêtes ontstaat het beeld dat deze aanbeveling in de ogen van respondenten in belangrijke mate is opgevolgd. De Raadsadviescommissie (RAC) wordt door de respondenten gezien als een functionerend platform dat een schakelfunctie vervult tussen de raden en de Regio Stedendriehoek. Tegelijkertijd blijkt uit beide enquêtes dat de zichtbaarheid en verankering van de RAC nog verdere versterking behoeft. De enquête onder raadsleden laat een duidelijk positief beeld zien van de werking van de RAC. Vooral de (oud-)leden van de commissie zelf beoordelen de RAC als een betrokken en professioneel gremium dat goed samenwerkt met het AB en voldoende mandaat heeft om te adviseren. Zij ervaren dat de RAC tijdig wordt betrokken bij besluitvormingsprocessen, goed wordt ondersteund en haar rol zuiver invult door te sturen op proces en kaders in plaats van op inhoud. De meeste leden vinden dat de commissie inmiddels de juiste vorm heeft gevonden en een duidelijke meerwaarde heeft voor de regionale samenwerking. Onder de overige raadsleden is het oordeel ook overwegend positief. Zij waarderen de RAC en dat hun raad via een afgevaardigde wordt betrokken. Wel wordt aangegeven dat er regelmatig te weinig zicht is op wat de commissie precies doet. De RAC wordt soms als technisch of onzichtbaar omschreven.
Wat verder opvalt is dat raadsleden over het algemeen gematigd positief zijn over hoe de raadsladder wordt toegepast. Daarbij is te zien dat dat de tevredenheid het grootst is bij de meer informele en voorbereidende en afneemt naarmate de invloed van de raden formeler wordt. De tweede enquête onder ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen bevestigt dit beeld. De RAC wordt door de meeste respondenten gezien als een platform dat nog in ontwikkeling is, maar zijn meerwaarde al wel aantoont en de betrokkenheid van de raden vergroot. Tegelijkertijd geeft een groot deel aan beperkt zicht te hebben op de commissie. Een beperkt deel ziet dat de input van de RAC herkenbaar wordt verwerkt in voorstellen of programmering. Ook blijkt dat de gewenste betrokkenheid van de raden per traject niet voor iedereen even duidelijk is. Doorwerking aanbeveling 2: De uitkomsten van beide enquêtes laten zien dat de aanbeveling duidelijk is opgepakt. De RAC is opgezet en deze wordt structureel betrokken. Haar rol als verbindende schakel tussen raden en regio wordt breed erkend en gewaardeerd. Tegelijkertijd blijkt dat de RAC door de overige raadsleden en door bestuurlijk en ambtelijk betrokkenen nog gezien wordt als een commissie in ontwikkeling. Er is beperkt zicht op wat de RAC doet en de ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen geven aan dat de input van de RAC nog beperkt zichtbaar wordt verwerkt.
Deze aandachtspunten zijn passend, gelet op de fase waar de commissie zich nu in bevindt. De doorwerking van deze aanbeveling wordt daarom als groen beoordeeld. De structuur staat en functioneert, maar de democratische legitimiteit en zichtbaarheid van de RAC moet verder worden versterkt om de commissie volledig tot haar recht te laten komen.
29 / 46
6. Aanbeveling 3: Programmatische sturing, verbinding en functioneren gremia In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de derde aanbeveling. Over deze aanbeveling zijn alleen stellingen en vragen voorgelegd in de tweede enquête onder ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen. Paragraaf 6.1. behandelt de vragen en stellingen die aan alle gremia zijn gesteld (DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg). Paragraaf 6.2. behandelt de vragen en stellingen die zijn voorgelegd aan het DB en AB. In paragraaf 6.3. wordt ingegaan op de vragen en stellingen die zijn voorgelegd aan de P-beraden, werkgroepen en het Strategisch Team. Paragraaf 6.4. behandelt de resultaten van de vragen en stellingen die zijn voorgelegd aan het gemeentesecretarissenoverleg. In paragraaf 6.5. wordt afgesloten met een overkoepelende conclusie. Aanbeveling 3. Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – de programmatische sturing door te ontwikkelen. Borg daarbij dat de werkorganisatie niet te veel op afstand komt te staan van de ambtelijke organisaties van de gemeenten. De wijze waarop de uitvoeringsagenda programmatisch is aangevlogen is passend voor de activiteiten en projecten die worden uitgevoerd. Maar deze sturing moet wel verder worden doorontwikkeld.
Het moet duidelijk zijn hoe de verschillende overleggen zich tot elkaar verhouden en wat ervoor nodig is om deze overleggen goed vorm te geven. Denk aan het inbouwen van voldoende tijd om de portefeuillehouders te informeren, of het afspreken van termijnen voor het aanleveren van stukken. Daarnaast moet de verbinding tussen de regio-organisatie en de verschillende ambtelijke organisaties goed zijn. Er moet daarbij worden voorkomen dat de regio teveel op afstand komt te staan van de gemeenten, doordat meer taken door de regio worden opgepakt. Het is en blijft van belang dat de ambtelijke organisaties goed blijven aangehaakt bij wat er gebeurt in de regio, en wat dat betekent voor de desbetreffende gemeente. Met de ontwikkeling naar één werkorganisatie wordt hierin een stap gezet, maar borg dat deze ontwikkeling ook wordt doorgezet. Maak daarover werkafspraken binnen de programmateams. Borg daarnaast in de samenwerking dat de gemeentesecretarissen goed blijven aangehaakt. Dit is nodig voor de schakelfunctie tussen de ambtelijke organisatie en het bestuur. Ook hebben de gemeentesecretarissen goed beeld van hun eigen organisatie, bijvoorbeeld in knelpunten die ontstaan in uitvoering en capaciteit en de effecten hiervan op de realisatie van de regionale projecten.
In het gemeentesecretarisoverleg kan worden besproken hoe de regio een rol kan spelen in het oplossen van deze knelpunten.
30 / 46
6.1.
DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg
Stelling: De verschillende overleggen en gremia hebben in mijn ogen duidelijke doelen en rollen. (N=51) Enigszins mee oneens 0
Neutraal
Enigszins mee eens
Helemaal mee eens
NVT/Geen zicht op
DB
Helemaal mee oneens 1
8
26
6
10
AB
1
3
6
25
7
9
RAC
1
2
10
20
6
12
P-beraden
1
4
7
32
6
1
Gemeentesecretarissenoverleg
1
2
16
13
1
18
Werkgroepen
1
3
11
23
6
9
Strategisch team
2
5
14
13
1
16
De antwoorden op deze stelling laten zien dat de duidelijkheid van doelen en rollen over het geheel genomen positief beoordeeld wordt. Bij het DB geeft ruim twee derde (32 van de 51 respondenten) aan dat de doelen duidelijk zijn. Slechts één persoon is het helemaal oneens en niemand is het enigszins oneens. Het DB is daarmee een van de meest positief beoordeelde gremia. De antwoorden voor het AB zijn vergelijkbaar. Ongeveer 64% (32 van de 50 respondenten) vindt dat de doelen en rollen duidelijk zijn. Voor de RAC ligt het aandeel positieve antwoorden iets lager. Ruim de helft (26 van de 50 respondenten) vindt de doelen en rollen duidelijk. De P-beraden laten een opvallend positief beeld zien. Hier zegt bijna driekwart (76%) dat de doelen en rollen duidelijk zijn. Het gemeentesecretarissenoverleg scoort eveneens zeer positief. Ongeveer twee derde (14 van de 21 respondenten) vindt de doelen en rollen duidelijk. Bij de werkgroepen ligt het aandeel positieve antwoorden op ongeveer 58% (29 van de 50 respondenten). Het meest gemengde beeld komt naar voren bij het Strategisch Team. Daarvan vindt 40% (14 respondenten) dat de doelen en rollen duidelijk zijn, terwijl 20% (7 van de 35 respondenten) het oneens is en bijna de helft (16 van de 35 respondenten) aangeeft geen zicht te hebben. Dit is de groep waarin de duidelijkheid van de doelen en rollen het minst helder worden ervaren.
Dit geldt met name voor leden van het AB, DB en het GSO. Eén respondent geeft de suggestie om de rol van het Strategisch Team te herijken. Een andere respondent geeft aan dat niet duidelijk is wat de rol is van het GSO en hoe die zich verhoudt tot het directeurenoverleg ruimte en het Strategisch Team.
31 / 46
Stelling: Ik ben tevreden met de doorlooptijden en aanlevertermijnen voor de gremia waar ik onderdeel van uitmaak. De tevredenheid over doorlooptijden en aanlevertermijnen varieert per gremium. In de bestuurlijke gremia (AB en DB) overheerst een positief oordeel. De andere gremia laten een meer gemengd en in sommige gevallen enigszins kritisch beeld laten zien. Binnen het AB en DB is 50% tevreden, 40% neutraal en 10% ontevreden. Dit duidt erop dat de doorlooptijden en aanlevertermijnen op bestuurlijk niveau overwegend als prettig worden ervaren. Het gemeentesecretarissenoverleg (GSO) toont een iets diffuser beeld. De helft van de respondenten (50%) is tevreden en 26% is ontevreden (13% helemaal oneens en 13% oneens).
AB/DB (N = 10
GSO (N = 8)
1
1 5
4
1
4 2
Werkgroep / ST (N = 32)
P-beraden (N = 11)
11 1
3
3
13
10 4
6
1
Bij de P-beraden verschuift het beeld naar de negatieve kant. Hier is meer dan de helft (55%) ontevreden met de doorlooptijden en aanlevertermijnen en slechts 27% tevreden. Ook de werkgroepen en het Strategisch Team laten een gemengd maar minder positief beeld zien. Van alle respondenten is 40% tevreden en 40% ontevreden. Hiermee behoren deze gremia tot de groepen waar de doorlooptijden en aanlevertermijnen het meest als knelpunt naar voren komen. Een respondent geeft aan dat het aanleveren van stukken vrijwel standaard te laat gebeurt. Er wordt aangegeven dat er veel nazendingen zijn, waardoor het niet mogelijk is om de overleggen goed voorbereid bij te wonen, waardoor de effectiviteit en efficiëntie van de overleggen beperkt is.
Stelling: Mijn gemeentelijke organisatie is goed aangehaakt bij wat er gebeurt in de regio, en wat dat betekent voor mijn gemeente. (N=53) N = 53
Van alle respondenten samen geeft 58% (31 van de 53) aan 11 het (enigszins of volledig) eens te zijn met de stelling. 5 6 Ongeveer een derde (30%) is neutraal en 11% is negatief. 15 Slechts één persoon geeft aan geen zicht te hebben. Dit 25 betekent dat een meerderheid vindt dat hun gemeentelijke organisatie voldoende aangehaakt is bij wat er gebeurt in de regio en wat dat betekent voor de eigen gemeente, maar dat er ook een relatief grote groep is die dit niet of beperkt vindt. Met name respondenten uit de gemeenten Apeldoorn, Epe, Heerde en Voorst antwoorden positief op deze stelling. Respondenten uit Brummen en Lochem hebben deze stelling het minst positief beantwoord.
32 / 46
Stelling: De gremia die wij als Regio hebben ingericht, functioneren effectief en efficiënt. (N=53) De antwoorden laten een overwegend gereserveerd beeld zien N = 53 van de effectiviteit en efficiëntie van de gremia. Slechts 23% van 1 de respondenten is positief (eens). 40% is neutraal en een 5 12 substantiële groep (28%) is negatief (26% eens en 2% geheel 14 eens). Daarnaast geeft 9% aan geen zicht te hebben op deze 21 vraag. De grote neutrale groep wijst erop dat een aanzienlijk deel van de respondenten beperkt zicht heeft op de gremia waar hij/zij geen onderdeel van uitmaakt en/of dat deze groep de verschillende gremia als onvoldoende sterk ziet om deze als effectief te bestempelen.
Stelling: Ik ben tevreden met de manier waarop ik/mijn gemeente nu betrokken ben bij de diverse gremia. (N=53) Bij deze stelling ontstaat een positiever beeld. In totaal is 68% van de respondenten tevreden tot zeer tevreden (62% eens, 6% helemaal eens). Slechts 17% is ontevreden en 13% is neutraal. Slechts één persoon geeft aan geen zicht te hebben. Dit laat zien dat, ondanks twijfels over de effectiviteit en efficiëntie van de gremia, veel respondenten zich wél voldoende meegenomen en betrokken voelen.
N = 53
11 8 7 33
Stelling: Alle gemeenten zijn gelijkwaardig en actief betrokken bij de regio. (N=53) Op deze stelling is het beeld weer duidelijk kritischer. Een meerderheid van 45% is het (enigszins of geheel) oneens met deze uitspraak. Slechts 28% is positief. 21% is neutraal en 6% geeft aan geen zicht te hebben.
N = 53
1 3 15
23 Uit de open toelichting komt naar voren dat capaciteit hierbij een 11 grote rol speelt. Er wordt aangegeven dat kleinere gemeenten, met minder capaciteit, het “erbij” moeten doen en dat grotere gemeenten (Apeldoorn, Deventer) meer ambtelijke capaciteit beschikbaar hebben. Grotere gemeenten worden gezien als dominanter in de samenwerking. Daarbij wordt door meerdere respondenten genoemd dat ongelijkheid niet ook per se oneerlijkheid betekent. De verschillen in inbreng worden als logisch en werkbaar gezien, en kunnen voor kleinere gemeenten zelfs voordelen hebben doordat ze kunnen meeliften op extra capaciteit van grotere gemeenten Respondenten geven aan dat gemeenten betrokken zijn en hun rol pakken, passend bij hun grootte en capaciteit.
33 / 46
6.2.
DB en AB
De volgende stellingen zijn alleen voorgelegd aan het DB en AB.
Ik ben tevreden met de manier waarop aan de afspraak wordt voldaan dat het DB een agendacommissie is en geen besluiten neemt voordat het AB ermee heeft ingestemd.. (N=6) De leden van het Dagelijks Bestuur (DB) en Algemeen Bestuur (AB) zijn overwegend positief over de manier waarop het DB zijn rol als agendacommissie vervult. In totaal is 86% (57% eens, 29% helemaal eens) tevreden met de afspraak dat het DB geen besluiten neemt voordat het AB daarmee heeft ingestemd. Slechts één respondent is neutraal.
N=6
1
2
4
Voldoet de samenstelling wat betreft het aantal leden in het AB (8) en DB (3)? (N=6) Alle respondenten geven aan dat het aantal leden in het AB en DB voldoet. Voor het AB wordt dit als logisch gezien omdat er zo gelijkwaardige vertegenwoordiging is van de gemeenten in het AB. Ook het beperktere aantal DB-leden wordt als logisch gezien door de compactere rol die het DB heeft, passend bij het zijn van een agendacommissie.
Functioneert de manier van besluitvorming (consensus) en de stemverhouding (1 op 1)? (N=6) Ook hier zijn alle respondenten het eens met de stelling. In de open toelichtingen wordt dit vooral gekoppeld aan het principe van gelijkwaardigheid, dat volgens de bestuurders goed tot zijn recht komt in deze werkwijze.
Voldoet de frequentie van de AB-vergaderingen (ongeveer 6x per jaar)? (N=6) Ook hier zijn alle respondenten het eens met de stelling. De toelichtingen laten twee redenen zien. Deze frequentie is benodigd om langlopende, zwaarwegende trajecten goed te kunnen spreken. Nog vaker wordt niet als nodig geacht omdat de AB-leden tussentijds voldoende contact hebben om goed aangehaakt te blijven.
6.3.
P-beraden, werkgroepen en Strategisch Team
De volgende vragen zijn alleen voorgelegd aan de P-beraden, de werkgroepen en het Strategisch Team.
Vragen over de regiodag: ‘Wat vindt u van de opzet van de regiodag? (ochtend plenair, middag pberaden)’, ‘Wat kan daarin beter? (bijv. inhoud, lengte, niveau discussie etc.)’ en ‘Voldoet het aantal keer dat de regiodag plaatsvindt (5x per jaar)?’ (N=35) Opzet regiodag De reacties laten overwegend een positief beeld zien van de huidige opzet van de regiodag, waarbij de ochtend plenair wordt besteed en de middag is gereserveerd voor de P-beraden. Een aanzienlijk deel van de respondenten noemt de opzet efficiënt en praktisch. Verschillende respondenten waarderen specifiek dat verschillende portefeuilles op één dag samenkomen en dat dit gelegenheid biedt voor kruisbestuiving.
34 / 46
Onder de aanwezige deelnemers bestaat wel een terugkerend aandachtspunt. Een deel vindt dat de P-beraden te kort duren om goed inhoudelijk de diepte in te kunnen gaan. Ook wijzen enkele respondenten op dat de sessies niet altijd goed voorbereid zijn en dat er behoefte is aan duidelijkere terugkoppeling over wat met de inbreng gedaan wordt. Frequentie De waardering van de frequentie van vijf regiodagen per jaar is overwegend neutraal tot positief. Een groot deel van de respondenten geeft aan dat de frequentie “prima” of “voldoende” is. Sommigen benadrukken dat de hoeveelheid ontwikkelingen binnen de regio ervoor zorgt dat meerdere bijeenkomsten per jaar nodig zijn om goed aangehaakt te blijven. Een kleiner aantal respondenten vindt de frequentie (te) hoog, en geven de suggestie dat 3 à 4 keer per jaar wellicht ook voldoende zou zijn. Niemand geeft expliciet aan dat het aantal bijeenkomsten te laag is. Verbeterpunten Uit de open antwoorden komen verschillende verbeterpunten naar voren. Betere voorbereiding en aanlevering van stukken Dit is het meest genoemde verbeterpunt. Meerdere respondenten vinden dat agenda’s, stukken en inhoudelijke voorbereidingen voor de regiodag te laat of onvoldoende uitgewerkt worden aangeleverd. Hierdoor is het voor bestuurders soms lastig om zich adequaat voor te bereiden of om ambtelijke betrokkenheid goed te organiseren.
Meer focus en diepgang in discussies Verschillende deelnemers noemen dat discussies soms te hoog-over blijven of te weinig richtinggevend zijn, bijvoorbeeld bij trajecten als het ontwikkelperspectief. Er is behoefte aan duidelijkere doelen per sessie en meer tijd voor strategische discussie. Planning en dagindeling Daarnaast merken enkele respondenten op dat de ambtelijke werkgroepen niet altijd goed zijn aangesloten bij het ochtendprogramma. Dit leidt tot gemiste inhoudelijke verbindingen tussen de ochtend en middag. Ook benoemen sommige respondenten dat er qua planning soms grote gaten zitten tussen het ochtend- en middagdeel. Een enkeling noemt dat de regiodag een lange dag is als men aansluit bij meerdere P-beraden.
Voldoet de rol van het p-beraad als adviseur richting het AB? (N=33) De antwoorden op deze open vraag laten een gemengd beeld zien van de adviserende rol van het P-beraden richting het AB. Een groep respondenten geeft aan dat het p-beraad in hun ogen goed functioneert als adviesorgaan, maar minstens even vaak wordt benoemd dat de rol nog onvoldoende duidelijk, wisselend of niet altijd zichtbaar is. De antwoorden suggereren dat de P-beraden op sommige dossiers goed tot hun recht komen, maar dat op andere dossiers er meer onduidelijkheid bestaat over de rol en positie en hoe die zich verhoudt tot het AB. Een deel van de respondenten geeft aan dat de P-beraden bijdragen aan de betrokkenheid en dat adviezen inhoudelijk waardevol zijn. Er wordt gesignaleerd dat de adviesfunctie goed werkt en leidt tot gedeelde uitgangspunten. Veel respondenten geven aan niet goed te kunnen overzien of de rol voldoet als adviseur richting het AB. Sommigen geven aan dat zij als werkgroeplid verder van het p-beraad afstaan, anderen noemen expliciet dat zij niet weten of het p-beraad formeel adviseur is van het AB. Dat duidt op onduidelijkheid in de positionering en rolafbakening. Ook ontbreekt bij sommigen het zicht op de wijze waarop adviezen van de p-beraden worden verwerkt of teruggekoppeld.
35 / 46
Ook benoemen meerdere respondenten dat stukken vaak te laat worden aangeleverd om een degelijk advies te kunnen voorbereiden, of dat de stukken inhoudelijk “te moeilijk”, “niet doordacht” of “te uitgebreid” zijn. Hierdoor kan het p-beraad zijn rol minder effectief vervullen. Ook blijkt uit sommige antwoorden dat sessies kort zijn, waardoor er onvoldoende ruimte is om het strategische gesprek goed te voeren.
6.4.
Gemeentesecretarissenoverleg
Deze vragen en stellingen zijn alleen voorgelegd aan het gemeentesecretarissenoverleg (GSO) en het AB.
Functioneert de rol van het Gemeentesecretarissenoverleg (GSO)? (N=12) De antwoorden op deze open vraag geven het beeld dat het GSO door de meeste respondenten als een gremium wordt gezien dat nog in ontwikkeling is en waar de rol, toegevoegde waarde en positionering verder moeten worden aangescherpt. Verschillende respondenten geven aan dat het GSO nog zoekende is in zijn rol. De toegevoegde waarde wordt wel gezien, met name in de schakelfunctie, maar is nog niet altijd concreet of zichtbaar. Sommigen geven aan dat het GSO strategischer zou moeten opereren en minder met inhoud bezig zou moeten zijn. Enkele respondenten wijzen erop dat niet altijd duidelijk is welke onderwerpen op de agenda horen, of dat zij zich afvragen of alle gemeentesecretarissen voldoende vroeg in het proces worden aangehaakt om tot een gedragen advies te komen. Ook het ontbreken van duidelijkheid over wat er met adviezen gebeurt wordt meerdere keren genoemd. Dit wijst op een behoefte aan explicietere terugkoppeling, zowel richting GSO als richting de eigen organisaties. Tot slot wordt door enkele respondenten aangegeven dat de positionering van het GSO binnen de regionale structuur niet vanzelfsprekend zichtbaar is, zeker in relatie tot het directeurenoverleg of het Strategisch Team.
Gemeentesecretarissen vervullen aantoonbaar hun schakelfunctie tussen de ambtelijke organisaties en het bestuur en de werkorganisatie van de Regio Stedendriehoek. (N=13) De resultaten laten zien dat de gemeentesecretarissen hun schakelfunctie nog niet voldoende aantoonbaar vervullen. Slechts 23% is het eens met de stelling. 54% is neutraal en 15% is het niet eens met de stelling. Eén respondent geeft aan geen zicht te hebben.
N = 13
2
1 3
7
6.5.
Conclusie
De resultaten uit de tweede enquête laten zien dat stappen zijn gezet in de doorontwikkeling van de programmatische sturing, maar dat deze nog niet volledig is uitgekristalliseerd. Verschillende gremia functioneren op onderdelen goed, maar uit de enquête komt het beeld naar voren dat rollen en taken nog niet overal even helder zijn. Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur oordelen over het algemeen positief over hun rollen en taken. De doelen van deze gremia worden als duidelijk ervaren en de besluitvormingswijze wordt positief beoordeeld. Voor de overige
36 / 46
gremia is het beeld gemengder. Met name de rollen en taken van het Strategisch Team worden als onduidelijk ervaren. De belangrijkste opgaven liggen in: • heldere rolafbakening, • tijdige en consistente voorbereiding van stukken, • betere terugkoppeling van adviezen, • en het structureel versterken van de schakelfunctie van gemeentesecretarissen. Tegelijkertijd blijkt uit meerdere stellingen dat de verschillende gremia over het algemeen wel degelijk als waardevol worden gezien. Ook wordt de opzet van de regiodagen positief gewaardeerd, en veel respondenten ervaren dat hun eigen organisatie redelijk tot goed is aangehaakt bij de regionale samenwerking. De regio heeft hiermee een goede basis gelegd, maar de programmatische sturing vraagt nog om verdere aanscherping, zodat alle gremia optimaal kunnen bijdragen aan een effectieve regionale samenwerking. Doorwerking aanbeveling 3: De resultaten uit beide enquêtes geven het beeld dat de aanbeveling in de afgelopen periode aantoonbaar is opgepakt, maar dat de doorwerking nog niet volledig is geborgd. De doorontwikkeling van de programmatische sturing wordt herkend en veel respondenten ervaren dat de structuur met de verschillende gremia functioneert en waarde toevoegt. Tegelijkertijd laten de antwoorden zien dat de onderlinge samenhang daartussen en de aansturing nog onvoldoende geborgd zijn.
Duidelijkheid van rollen, voorbereiding van bijeenkomsten en de mate en wijze van terugkoppeling verschillen per gremium en niet altijd is duidelijk hoe adviezen doorwerken in besluitvorming. Deze aandachtspunten sluiten aan op de oorspronkelijke aanbeveling: er moet duidelijk zijn hoe de verschillende overleggen zich tot elkaar verhouden en wat ervoor nodig is om de overleggen goed vorm te geven. De doorwerking van deze aanbeveling bevindt zich daarmee in een overgangsfase. Er is zichtbare voortgang, maar dit heeft er nog niet toe geleid dat de programmatische sturing volledig is uitgekristalliseerd. Daarmee wordt de doorwerking van deze aanbeveling als oranje beoordeeld.
37 / 46
7. Aanbeveling 4: Betrekken van ondernemers In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de vierde aanbeveling. Over deze aanbeveling zijn alleen stellingen en vragen voorgelegd in de tweede enquête (DB en AB, werkgroepen, Strategisch Team, P-beraden en het gemeentesecretarissenoverleg). Paragraaf 7.1. behandelt de antwoorden uit de enquête. Paragraaf 7.2. bevat een overkoepelende conclusie. Aanbeveling 4. Geef als raad opdracht aan het college om – in samenwerking met de andere colleges – te werken aan het betrekken van ondernemers bij de samenwerking. Met de nieuwe structuur van de Strategische Board is de hoop – en de verwachting – dat ondernemers sterker worden aangehaakt bij de samenwerking en actief onderdeel worden van de Board. En dat ondernemers meer de meerwaarde gaan zien van samenwerking in de regio. Met het sterker aanhaken van ondernemers kunnen ook hun netwerken beter worden benut. Ondernemers hebben brede netwerken, zowel lokaal als in de regio. De ondernemers die onderdeel uitmaken van dit netwerk kunnen bijdragen aan het uitvoeren van de regionale doelen en ambities, maar zijn nog niet direct in de samenwerking vertegenwoordigd. Zij kunnen worden bereikt via ondernemers die wél onderdeel uitmaken van de Board.