A7 Regio Stedendriehoek Jaarstukken 2023 en Begroting 2025 Regio Stedendriehoek 2024 - D433200

16

4.3 Programma 003 Bestuur en Organisatie

4.3.1 Toelichting Het programma 003 Bestuur en organisatie is het ondersteunende programma van de Regio Stedendriehoek en geeft invulling aan de gemeenschappelijke regeling. Vanuit dit programma wordt het bestuurlijke proces rondom algemeen- en dagelijks bestuur, colleges en raden ondersteund. Primair wordt dit gedaan door de secretaris/directeur, de bestuursadviseur/strateeg en de manager bedrijfsvoering. De manager regionale samenwerking, als ondersteuner van de Strategische Board en functioneel vallend onder programma 2, sluit hierbij ook aan. Samen vormen zij het kernteam van de werkorganisatie, ondersteund door de managementassistent.

Het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur vergaderen beiden minimaal vier per jaar. De voorbereiding van deze

bestuurlijke

overleggen

vinden

plaats

via

het

(ambtelijke)

Strategische

Team,

het

Gemeentesecretarissenoverleg en de (bestuurlijke) Programmaberaden met bijbehorende werkgroepen. Deze laatste worden gefaciliteerd via de diverse inhoudelijke programma’s (zie programma 001). Vanuit programma 003 wordt ook de ondersteuning verleend aan de Raadsadviescommissie en het overleg met de griffiers. Onder dit programma valt ook de voorbereiding en uitvoering van de financiële cyclus (kaderbrief, begroting, jaarstukken) en de bedrijfsvoering, waaronder huisvesting.

In het voorjaar van 2024 is de besluitvorming van de gewijzigde regeling voorgelegd aan alle besturen en raden. Daarnaast is in 2024 het Rekenkamerrapport van de 8 gemeentelijke rekenkamers gepubliceerd. Een groot deel van de uitkomsten van de wijziging en het rapport zijn naar verwachting in 2024 opgepakt. Een aantal zaken loopt door in 2025 of worden in 2025 opgepakt.

4.3.2 De plannen voor 2025 In 2024 is gestart met een nieuwe structuur en met een andere werkwijze. Veel aandacht gaat uit naar het inrichten en zo optimaal mogelijk laten functioneren van de multiple helix programmateams, het zo goed mogelijk ondersteunen van de vernieuwde Strategische Board, het verbinden van het regionale netwerk aan de opgaven en het aanscherpen van het verhaal van de regio ten behoeve van de profilering en positionering van de Regio Stedendriehoek op zowel landelijke als Europese schaal. Dit vraagt ook in 2025 blijvende aandacht.

Daarnaast richten we ons in 2025 op het volgende:

•

Het adviseren en ondersteunen van het Algemeen en Dagelijks Bestuur en andere bestuurlijke overleggen.

•

Het ondersteunen van de raadsadviescommissie en stakeholdermanagement richting de raden.

•

Het vertalen van de adviezen van de Strategische Board naar de werkorganisatie.

•

Het verzorgen van de financiële cyclus (jaarstukken 2024, begroting 2026, kaderbrief 2027).

•

Het opleveren en uitvoeren van het jaarplan 2026 met daarin de concrete activiteiten voor 2026.

•

Stakeholdermanagement provincies en het Rijk.

•

Voorbereiden en uitvoeren evaluatie Regio Stedendriehoek (inclusief aanbevelingen Rekenkamercommissie).

•

Uitvoering reguliere personeels- en bedrijfsvoeringstaken. 17

4.3.3 Kosten: wat gaat het programma kosten omschrijving

Personele lasten Inzet capaciteit Personeelsgerelateerde kosten Totaal personele lasten

rekening

begroting

begroting

2023

2024

2025

455.583 16.759

520.193 24.000

553.615 24.264

472.342

544.193

577.879

87.959

154.000

154.200

87.959

154.000

154.200

30.347 52.489

27.000 60.000

28.431 63.180

Werkplek Kosten werkplek (dig archief, huur, meubilair, kantoorbenodigdheden) Totaal werkplek Control Accountantskosten Kosten controller/financiële ondersteuning Kosten betalingsverkeer

-2.794

-

-

Totaal control

80.042

87.000

91.611

Totaal bestuurskosten

23.711

15.000

15.165

664.054

800.193

838.855

Totaal lasten omschrijving

Bijdragen van gemeenten

rekening

begroting

2023 543.255

begroting

2024 800.193

2025 838.855

Bijdragen gemeenten VNG congres en EWRC Bijdrage huur & diensten Strategische Board

12.896 16.633

Rente deposito

25.809

Totaal baten

598.593

800.193

838.855

Bijdrage uit reserves

56.172

-

-

Saldo

-9.289

-

-

2026 873.720 873.720

2027 910.091 910.091

2028 948.034 948.034

-

-

-

Meerjarenperspectief Lasten Baten Saldo

Toelichting Programma: De inzet capaciteit wijkt in met name fte af t.o.v. het voorgaand jaar, de invulling van de formatie valt bij een aantal functies hoger uit dan begroot in 2024. Daarnaast hebben we voor incidentele ondersteuning een bedrag opgenomen.

18

Indicator Formatie Bezetting

Omschrijving FTE per 1000 inwoners FTE per 1000 inwoners

Apparaatskosten Uitvoeringsagenda Kosten Bestuur

Kosten per inwoner Kosten per inwoner Kosten per inwoner

Externe inhuur Overhead

Kosten als % van totale loonsom+totale kosten inhuur % van de totale kosten

0,05706 0,05706 8,70 0,90 0,32 8,24% 51,61%

4.4 Resultaat 2023-2024 Omschrijving

Rekening

Begroting

Begroting

2023

2024

2025

-

-

-

261.138

-

-

2026

2027

2028

Lasten

-

-

-

Baten

-

-

-

Saldo

-

-

-

Begroot saldo

Gerealiseerd saldo

Voorstel reservering reserve OP

-

Saldo na bestemming reserves

261.138

Meerjarenperspectief

19

5.Recapitulatie op programmaniveau en meerjarenperspectief rekening 2023

begroting 2024

begroting 2025

omschrijving

lasten

baten

lasten

baten

lasten

baten

Uitvoeringsagenda 2023-2030

1.343.329

1.580.755

2.057.542

2.057.542

2.202.287

2.202.287

Strategische Board, Lobby,en Communicatie

416.389

449.390

1.059.365

1.059.365

1.090.962

1.090.962

Bestuur en Organisatie

664.054

654.765

800.193

800.193

838.855

838.855

2.423.772

2.684.910

3.917.100

3.917.100

4.132.104

4.132.104

Geraamd totaal saldo baten en lasten Geraamde resultaat

261.138

positief

-

-

Meerjarenperspectief 2025-2028 begroting 2025

begroting 2026

begroting 2027

begroting 2028

omschrijving Uitvoeringsagenda 2023-2030

lasten 2.202.287

baten 2.202.287

lasten 2.010.644

baten 2.010.644

lasten 2.099.898

baten 2.099.898

lasten 2.193.135

baten 2.193.135

Totaal Uitvoeringsagenda 2023-2030

2.202.287

2.202.287

2.010.644

2.010.644

2.099.898

2.099.898

2.193.135

2.193.135

Strategische Board, Lobby en Communicatie

1.090.962

1.090.962

953.514

953.514

995.682

995.682

1.039.724

1.039.724

Totaal Strategische Board, Lobby en Communicatie

1.090.962

1.090.962

953.514

953.514

995.682

995.682

1.039.724

1.039.724

Stafbureau en Bestuur

838.855

838.855

873.720

873.720

910.091

910.091

948.034

948.034

Totaal Bureau en Organisatie

838.855

838.855

873.720

873.720

910.091

910.091

948.034

948.034

4.132.104

4.132.104

3.837.879

3.837.879

4.005.671

4.005.671

4.180.894

4.180.894

Geraamd totaal saldo baten en lasten

-

Baten gesplitst in Bijdragen derden Inwonersafhankelijke kosten Totale baten

4.132.104 4.132.104

3.837.879 3.837.879

4.005.671 4.005.671

4.180.894 4.180.894

De meerjarige bijdrage per gemeente op basis van de inwoneraantallen van deze begroting is als volgt:

Bijdrage per gemeente (o.b.v. inwoners 2023 CBS) 2025

2026

2027

2028

Apeldoorn

1.529.740

1.420.816

1.482.934

1.547.803

Brummen

193.104

179.354

187.195

195.384

Deventer

940.411

873.449

911.637

951.515

Epe

304.528

282.844

295.210

308.124

Heerde

175.802

163.284

170.422

177.877

Lochem

313.961

291.606

304.355

317.668

Voorst

230.709

214.281

223.649

233.433

Zutphen

443.850

412.246

430.269

449.091

Totaal

4.132.104

3.837.879

4.005.671

4.180.894

9,15

8,50

8,87

9,26

per inwoner

De bijdrage per inwoner bedraagt in 2025 € 9,15. 20

6.

Paragrafen

6.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing In deze paragraaf wordt de relatie gelegd tussen weerstandscapaciteit (in hoeverre beschikt de regio over middelen en mogelijkheden om niet-begrote kosten te dekken) en de risico’s waarvoor geen financiële voorzieningen zijn gevormd of die niet tot afwaardering van activa hebben geleid en die van materiele betekenis kunnen zijn in relatie tot het balanstotaal of de financiële positie. Indien onverhoopt zich een situatie voordoet waarbij dusdanige onvoorziene “schades” optreden die niet uit regionale middelen voldaan kunnen worden zal een beroep gedaan moeten worden op de regiogemeenten.

6.1.1 Weerstandscapaciteit De regio kent geen algemene reserve. De exploitatielasten worden jaarlijks verrekend met de gemeenten.

6.1.2 Risico Medio 2023 is door de secretaris, de bestuursadviseur, de controller en de manager bedrijfsvoering uitvoerig stil gestaan bij de mogelijke risico´s voor onze organisatie. De conclusie is dat deze zeer beperkt zijn en derhalve geen separaat management benodigd is. Er is ook geen extra financiële buffer nodig.

6.1.3

Kengetallen

De volgende kengetallen zijn voorgeschreven: 1.

a

netto schuldquote: de netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de

medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. Omdat er bij leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, wordt bij de berekening van de netto schuldquote onderscheid gemaakt door het kengetal zowel inclusief als exclusief de doorgeleende gelden te berekenen. Op die manier wordt duidelijk wat het aandeel van de verstrekte leningen in de exploitatie is én wat dat betekent voor de schuldenlast. Bij beide berekeningen worden bij de financiële activa de verstrekte leningen opgenomen. De regio heeft geen langlopende leningen meer, deze zijn in 2015 afgelost. Verder staat de Regio in principe niet “rood”. Het kengetal fluctueert met het in “kas” hebben van voorschotten van subsidies. b

netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen: zie bij a. De regio verstrekt geen leningen,

daardoor wijzigt de ratio niet. 2.

solvabiliteitsratio: deze ratio geeft inzicht in de mate waarin de regio in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen.

3.

grondexploitatie; Grondexploitatie is geen deel van het takenpakket van de Regio Stedendriehoek.

4.

structurele exploitatieruimte: deze is niet van toepassing. De structurele exploitatieruimte is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeente of provincie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Bij de regio worden de structurele lasten jaarlijks begroot en vervolgens verrekend met de bijdrage van de gemeenten op basis van inwoneraantallen.

5.

belastingcapaciteit: Belasting heffen is geen deel van het takenpakket van de Regio Stedendriehoek.

21

Het opstellen van de begroting t+1 (t is het huidige jaar) valt gelijktijdig met opstellen van de jaarstukken voor jaar t-1. Vanwege deze werkwijze is het voor de regio niet mogelijk om kengetallen te berekenen op begrotingsbasis.

Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Solvabiliteitsratio Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit

Realisatie 2022 -6,93% -6,93% -24,09% nvt 1.417.264 nvt

Realisatie 2023 -9,73% -9,73% -36,59% nvt 1.804.546 nvt

Resumé: het weerstandsvermogen van de regio Stedendriehoek is niet groot. Indien onverhoopt de regio op enig moment niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen, moet teruggevallen worden op de deelnemende gemeenten. De netto schuldquote in de jaren 2025-2028 kan niet worden berekend omdat deze wordt gebaseerd op de te prognotiseren balans in deze jaren. Deze wordt met name gevormd door de overlopende activa en passiva. Een en ander fluctueert nogal met de subsidies die op dat moment door de administratie lopen. De ontwikkeling van deze posten kan zeer grillig verlopen. Op dit moment prognosticeren wij de balans voor zowel de activa als de passiva kant op € 0. De solvabiliteitsratio over de jaren 2025-2028 kan niet worden berekend omdat er in de begroting geen saldo wordt geraamd.

6.2

Financiering

In deze paragraaf wordt nader ingegaan op het risicobeheer van de financieringsportefeuille. De Wet FiDo en regeling Ruddo zijn van toepassing.

6.2.1 Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft het bedrag aan dat maximaal met korte externe middelen mag worden gefinancierd. Indien boven deze limiet wordt gekomen moet overgegaan worden op een vaste geldlening. De kasgeldlimiet is voor het jaar 2025 bepaald op 8.2% van het begrotingstotaal. Het totaal van deze begroting 2025 bedraagt € 4.132.104 de kasgeldlimiet komt daarbij op € 338.833 De Wet FIDO geeft aan dat voor de kasgeldlimiet een minimumbedrag geldt van € 300.000 (artikel 3, lid 2).

Kasgeldlimiet 8,2% Wettelijke norm kasgeldlimiet

2025 338.833 300.000

2026 314.706 300.000

2027 328.465 300.000

2028 342.833 300.000

22

6.2.2

Renterisiconorm

De renterisico’s op de langlopende financieringsmiddelen wordt ingekaderd door de renterisiconorm. De renterisiconorm is gebaseerd op 20% van de totale begroting. Op basis van de huidige begroting (deze is totaal € 4.132.104) bedraagt de renterisiconorm € 826.421. De Regio neemt overigens in principe geen langlopende financieringsmiddelen op.

Renterisiconorm 20% Wettelijke norm renterisiconorm

6.2.3

2025 826.421 2.500.000

2026 767.576 2.500.000

2027 801.134 2.500.000

2028 836.179 2.500.000

Kredietrisicobeheer

Is niet van toepassing.

6.2.4

Relatiebeheer

De belangrijkste bankrelatie is de BNG. In december 2013 is een zogenaamde “werkrekening” geopend bij de BNG voor het schatkistbankieren, met daaraan gekoppeld een rekening bij de schatkist. Bedragen boven de € 250.000 worden automatisch afgeroomd.

Liquiditeitenbeheer De Regio staat in principe niet “rood”.

Administratieve organisatie liquiditeitsfunctie De basis hiervoor is gelegd in het Treasurystatuut. Dit statuut is eind 2021 geactualiseerd. Het geactualiseerde statuut past beter bij het beperkte liquiditeitenbeheer. Het proces betalen van een factuur is volledig beschreven. Informatievoorziening De regio informeert via de begroting en jaarrekening de provincie over de stand van de kasgeldlimiet.

6.3

Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering omvat de volgende onderdelen: personeel en organisatie, informatisering en automatisering, communicatie, financieel beheer en huisvesting.

Personeel en organisatie In 2024 zullen de organisaties van de gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek en van de Strategische Board Stedendriehoek geïntegreerd. De nieuwe organisatie heeft niet zelf medewerkers in dienst maar huurt deze in of maakt gebruik van medewerkers die door de deelnemende gemeenten bij de Regio worden gedetacheerd. Deze gemeenten krijgen hiervoor een kostprijs dekkende vergoeding. Voor deze opzet is gekozen zodat de regio in de toekomst niet langdurig de financiële lasten hoeft te dragen van personeel als gevolg van reorganisatie en ontslag. De regio werkt grotendeels “papierloos” en heeft het nieuwe werken omarmd, waardoor naast de ontmoeting ook het flexibel werken waar dan ook mogelijk is.

23

Informatisering en automatisering Er wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de reguliere kantoortoepassingen en werkplekapparatuur. Dit volstaat voor de meeste taken. Deze voorzieningen worden afgenomen van de gemeente Voorst. Voor het digitale archief maakt de regio gebruik van het archiefsysteem van de gemeente Voorst Daarbij zijn uiteraard de wettelijk geldende regels voor archivering gewaarborgd. De Regio sluit aan bij informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Voorst. Uiteraard maakt de regio gebruik van de technische beveiligingsmaatregelen die door de gemeente Voorst worden gebruikt.

Communicatie Voor communicatie is de digitale variant gekozen en maakt volop gebruik van de social mediakanalen. Verder heeft de Regio een eigen website.

Financieel beheer De controltaak en de financiële administratie worden verzorgd door de gemeente Apeldoorn. Ook de treasuryfunctie wordt uitgeoefend door de gemeente Apeldoorn.

Huisvesting De regio is gehuisvest in Deventer in de Gasfabriek aan de Zutphenseweg 6, Daarnaast maken wij gebruik om voor omvangrijkere bijeenkomsten e.d. gebruik te maken van de gemeentehuizen van deelnemende gemeenten. Daarnaast beschikken wij nog over een aantal werkplekken in Zutphen (Pakhuis Noorderhaven).

6.4

Verbonden partijen

Het aangaan van banden met een verbonden derde partij gebeurt altijd vanuit het publieke belang. De definitie van verbonden partijen voor een regionaal samenwerkingsverband luidt: verbonden partijen zijn partijen waarmee het samenwerkingsverband een bestuurlijke relatie heeft en waarin zij een financieel belang heeft. Voor de regio is dit niet aan de orde.

6.5

Rechtmatigheid

De financiële rechtmatigheid omvat het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium.

Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals deze in december 2025 door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld.

Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van de lasten in principe onrechtmatig zijn, tenzij in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over-en onderschrijdingen van baten en onderschrijdingen van lasten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het Algemeen Bestuur zijn gemeld.

Ten aanzien van het M&O-criterium is de Notie Misbruik & Oneigenlijk van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een 24

onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik alleen indien deze cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens komen, opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde € 123.963) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen. Voorts is een rapporteringstolerantie van eveneens 3% gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

25

Bijlagen 1.

Taakveldenoverzicht 2025

2.

Staat van personele lasten

3.

Overzicht reserves en van overheidswege ontvangen gelden

4.

Bijdragen deelnemende gemeenten voor begroting 2025

5.

Balans jaarstukken 2023

6.

Niet uit de balans blijkende verplichtingen

26

Bijlage 1: Taakveldenoverzicht 2025 0.1 0.1

Taakveld Bestuur Bestuur

omschrijving post regio Kosten Bestuur Accountantskosten

lasten 116.265 28.431

0.1

Bestuur

0.4 0.4 0.4 0.4 0.4 0.4

Overhead Overhead Overhead Overhead Overhead Overhead

Communicatie Personeelskosten Kosten werkplek (automatisering, meubilair,ed.) Kosten controller en administratie Kosten monitoring Kosten betalingsverkeer

77.925 1.810.675 154.200 63.180 25.000 -

0.4 0.5

Overhead Treasury

Rente schatkistpapieren

-

0.5 0.8 0.8 0.8

Treasury Overige baten en lasten Overige baten en lasten Overige baten en lasten

Agenda Algemeen Bijdragen Overigen Bijdragen gemeenten tbv jaarlijkse exploitatie

-

0.8 0.10 0.10

Overige baten en lasten mutaties reserve mutaties reserve

Mutaties reserve Vrijval reerve ten gunste van exploitatie

0.10 0.11

mutaties reserve resultaat van de rekening van baten en lasten

0.11

resultaat van de rekening van baten en lasten

0.0 2.1

Bestuur en Ondersteuning Verkeer en Vervoer

Programma Mobiliteit

371.972

2.0 3.1 3,1 3.1

Verkeer en Vervoer Economische ontwikkeling Economische ontwikkeling Economische ontwikkeling

Programma Vitaal landelijk gebied Programma Energiesysteen van de toekomst Programma Regionale economie van de toekomst

422.422 67.378 518.889

3.0 8.3 8.3

Economie Wonen en bouwen Wonen enn bouwen

Programma Slimme, goene verstedelijking Programma Gebiedsontwikkeling

308.942 163.909

8.0

Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Stedelijke vernieuwing Totaal begroting 2025

baten

lasten

baten

144.696

-

2.130.980

-

4.132.104 -

4.132.104

-

-

-

4.129.188

4.132.104

-

-

2.275.676

4.132.104

371.972

-

1.008.689

-

472.851

-

4.129.188

4.132.104