A22. Tribuut - Aanbiedingsbrief P&C-stukken 2025 D458596
Tekst van het document
[1] Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening. Het voorwaardecriterium komt met name voor in de processen: Ø Europese aanbestedingen Ø Treasury Er zijn geen fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens.
In de rechtmatigheidsverantwoording heeft de directie aangegeven rechtmatig gehandeld te hebben. De totale onrechtmatigheden van € 4.388 zijn lager dan de verantwoordingsgrens van € 232.558. Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften voor de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door het Bestuur hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.
- Europese aanbestedingen Wij komen tot de conclusie dat de contracten welke boven de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen uitkomen er een wettelijke grondslag om dit niet Europees aan te besteden. Voor het overige zijn er geen inkopen hoger dan de Europese aanbesteding gedaan over de afgelopen vier jaar.
Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de tekst voldoet aan het voorgeschreven model.
Wij hebben de directie geadviseerd de interne controle over de Europese aanbestedingen over het hele jaar uit te voeren.
Er zijn drie criteria vastgesteld om financiële rechtmatigheid concreet te maken, te weten: [1] het voorwaardencriterium [2] het begrotingscriterium en [3] misbruik en oneigenlijk gebruik. Bij het opstellen van de jaarrekening legt de directie in de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording afleggen over deze drie criteria.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
14
definitief
Rechtmatigheidsverantwoording - Wet Fido en bijbehorende regelingen Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze zijn niet geconstateerd in uw organisatie. - Oordeel voorwaardencriterium Wij hebben vastgesteld dat de uitkomsten van de interne controle op het voorwaardencriterium juist en volledig zijn en dat het voorwaardencriterium niet leid tot fouten voor vermelding in de rechtmatigheidsverantwoording. [2] Begrotingscriterium Het budgetrecht bepaalt dat het Bestuur toestemming geeft om het te realiseren beleid per programma binnen de vastgestelde begroting uit te voeren. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is, zowel overschrijdingen als onderschrijdingen. In de rechtmatigheidsverantwoording worden alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken tussen het Bestuur en de directie en boven de verantwoordingsgrens uit komen. Het Bestuur wordt expliciet gevraagd in te stemmen met deze afwijkingen bij de vaststelling van de jaarrekening.
- Meer of minder baten dan begroot Op het programma is sprake van meer baten dan begroot. Het is gebruikelijk binnen uw organisatie om afwijkingen van deze aard bij de jaarstukken te vermelden. De afwijkingen tellen daarom niet mee als begrotingsonrechtmatigheid. Wij hebben de directie geadviseerd om in de financiële verordening de afspraak met het Bestuur inzake de rechtmatigheid van afwijkingen van de begroting toe te voegen. Dit betreft de afspraak dat het melden van lagere uitgaven (onderschrijdingen in de lasten) en afwijkingen in de inkomsten (baten) als rechtmatig worden beschouwd voor zover dit wordt toegelicht in de jaarstukken. - Investeringskredieten In 2024 is door het Bestuur een krediet beschikbaar gesteld van € 30.000. De werkelijke investering van de mobile devices bedraagt € 34.388. Dit is een overschrijding van € 4.388. - Oordeel begrotingsrechtmatigheid Wij hebben vastgesteld dat het begrotingscriterium niet hoeft te worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
- Meer lasten dan begroot Er is geen overschrijding van de lasten ten opzichte van de begroting. - Minder lasten dan begroot Op het programma zijn de gerealiseerde lasten minder dan begroot. Het is gebruikelijk binnen uw organisatie om afwijkingen van deze aard bij de jaarstukken te vermelden. De afwijkingen tellen daarom niet mee als begrotingsonrechtmatigheid.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
15
definitief
Rechtmatigheidsverantwoording [3] Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaatsvinden naar de opzet van de interne organisatie.
- Toelichting fouten en onduidelijkheden rechtmatigheid Er zijn geen onrechtmatigheden vastgesteld en daarmee is een verdere toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering met maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen niet noodzakelijk.
Tribuut beschikt heeft in 2024 een M&O beleid opgesteld. Er heeft interne controle plaats gevonden naar misbruik en oneigenlijk gebruik.
- Intern inkoopbeleid Wanneer de normen uit de gids Proportionaliteit herhaaldelijk niet worden nageleefd of wanneer de documentatie en/of motivering ervan ontoereikend is, wordt van de directie verwacht hierover te rapporteren via de paragraaf Bedrijfsvoering.
Toelichting in paragraaf bedrijfsvoering Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording is het een vereiste dat de directie in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting geeft op alle afwijkingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast dient te worden beschreven welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. - Rapportagegrens In artikel 10 lid 3 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering fouten of onduidelijkheden groter dan de rapportagegrens worden toegelicht.
Uw organisatie heeft eigen inkoopbeleid vastgesteld waarin de gids Proportionaliteit is uitgewerkt. In 2024 is geen specifieke interne controle uitgevoerd op het volgen van het intern inkoopbeleid op inkopen onder de aanbestedingsgrens. Er kan derhalve niet gerapporteerd worden over het al dan niet volgen van de gids. Wij hebben de directie geadviseerd verbijzonderde interne controle uit te voeren op de gevolgde inkoopprocedures met een contractwaarde onder de Europese aanbestedingsgrens.
Wij hebben de directie geadviseerd de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording voor de accountant specifiek in de financiële verordening te vermelden - Uitvoering verbijzonderde interne controle De verbijzonderde interne controle is door de organisatie zelf uitgevoerd. De toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering omvat een voldoende beschrijving van hoe de verbijzonderde interne controle heeft plaatsgevonden en hoe deze is verlopen.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
16
definitief
Interne beheersing IT omgeving Op basis van boek 2, artikel 393, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek moet de accountant in zijn verslag aandacht besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Voor onze controle maken we in een beperkte mate gebruik van de automatiseringsomgeving. In de managementletter over 2024 hebben wij de directie geadviseerd de dienstverleningsovereenkomst met Apeldoorn inzake de IT-diensten te actualiseren. Deze is in februari 2025 geactualiseerd en omarmd door beide partijen. Wij hebben de directie geadviseerd een continuïteitsplan op te stellen en daarbij de onderdelen uitwijk, back-up en recovery, systeemmonitoring expliciet op te nemen voor zowel de inrichting welke is uitbesteed aan Apeldoorn als de software applicaties in de Cloud.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
17
definitief
Interne beheersing Risico’s interne beheersing Bij de interimcontrole hebben wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding hiervan hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen in de managementletter gerapporteerd aan de directeur en besproken met het Bestuur op 14 november 2024. In de managementletter hebben wij per proces aangegeven welke bevindingen en risico’s wij zien. Wij hebben hiervoor (mogelijke) interne beheersingsmaatregelen voorgesteld om de risico’s af te dekken. Om voldoende controlezekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening geen materiële afwijkingen bevat als gevolg van het ontbreken van deze (voldoende) maatregelen, hebben wij aanvullende werkzaamheden moeten verrichten. Vanuit de interimcontrole hebben wij van de enkele aandachtspunten voor de jaarrekening 2024 meegegeven. De belangrijkste waren: - Actualisatie van de risico’s in de jaarstukken (beschikbaarheid IT en privacy gevoelige informatie) - Onderzoek naar de fouten in de toeristenbelasting op basis van het uitgevoerde onderzoek - Actie ondernemen op de vorderingen voor 2016 welke in GOUW nog opgenomen zijn
Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole meerdere mutaties beoordeeld en vastgesteld dat deze juist zijn verwerkt. Inkopen: juistheid doorgevoerde mutaties crediteurenstamgegevens De controller en administratief medewerker zijn bevoegd tot het muteren van crediteurenstamgegevens zonder een autorisatie van een tweede persoon. De werkwijze is dat de administratief medewerker wijzigt en de controller de wijziging van de crediteurenstamgegevens autoriseert. Deze werkwijze wordt niet afgedwongen. Hierdoor ontstaat het risico dat onterecht de crediteurenstamgegevens worden gewijzigd. De organisatie heeft aangegeven hier technisch geen opvolging aan te kunnen geven. Derhalve hebben wij bij de jaarrekeningcontrole hier extra werkzaamheden op uitgevoerd. Lokale heffingen: juistheid berekening kwijtscheldingsnorm De bepaling van de normbedragen kwijtschelding vindt twee keer per jaar plaats. Deze berekening wordt gemaakt op basis van een aantal variabelen waarbij per categorie (alleenstaande ouder dan 21 bijv. ) een bedrag wordt vastgesteld aan inkomensnorm, vermogensnorm en waarde auto. De berekening wordt door 1 persoon opgesteld. Hierdoor ontstaat het risico dat de kwijtscheldingsnorm niet juist wordt berekend.
De belangrijkste conclusies uit de managementletter zijn onderstaand weergegeven: Wij hebben vastgesteld dat de kwijtscheldingsnorm voor 2024 juist is berekend. Personeel: juistheid verwerking mutaties salarissen De salarisadministratie wordt beheerd door de gemeente Apeldoorn. Mutaties worden door Tribuut doorgegeven. De verwerking wordt niet getoetst. Twee maal per jaar wordt een vergelijking gemaakt tussen het formatieplan en de opgave van de gemeente Apeldoorn. Hierdoor ontstaat het risico dat mutaties niet (tijdig) zijn verwerkt.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
18
definitief
Onze verantwoordelijkheid Onze opdracht De jaarrekening 2024 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet) én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 77.519 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 232.557 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd. Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Dit betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn, dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden en dat sommige soorten dienstverlening niet toegestaan zijn.
Fraude De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de directie van de organisatie. Ingeval van fraude door de directie melden we dit aan het Bestuur. Wij merken op dat onze werkzaamheden niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij de directie. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn werkzaamheden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
Naast de controle van de jaarrekening hebben wij géén overige diensten en/of adviesopdrachten uitgevoerd. De voor uw organisatie in 2024 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
19
definitief
Afsluiting Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door het Bestuur, op de website van uw gemeenschappelijke regeling, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. De wetgeving rondom de WNT (Wet Normering Topinkomens) geeft aan dat de WNT-verantwoording door de organisatie op internet gepubliceerd moet worden voor een periode van tenminste zeven jaar. De gegevens moeten vrij toegankelijk en eenvoudig te vinden zijn. Afsluiting Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en open communicatie tijdens onze controlewerkzaamheden. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
w.g. Mevrouw H.G.J. de Feiter-Aalderink RA
20
definitief
Bijlage controleverklaring In de volgende bijlagen geven wij de tekst weer welke wij zullen opnemen in de controleverklaring inzake • Fraude • Veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie Dit is niet de volledige tekst van de controleverklaring.
Bijlage controleverklaring fraude
Bijlage controleverklaring veronderstellingen financiële risico’s
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
21
definitief
Bijlage controleverklaring fraude Fraude Wij hebben risico’s geïdentificeerd en ingeschat op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening die het gevolg is van fraude. In onze controleaanpak hebben wij generieke en specifieke controlewerkzaamheden uitgevoerd die inspelen op deze risico’s. Wij hebben tijdens onze controle inzicht verkregen in de entiteit en haar omgeving, de componenten van het interne beheersingssysteem, waaronder het risico-inschattingsproces en de wijze waarop de directie inspeelt op frauderisico’s en het interne beheersingssysteem monitort. Als onderdeel van ons proces voor het identificeren van risico’s op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening die het gevolg is van fraude, hebben wij frauderisicofactoren overwogen met betrekking tot frauduleuze financiële verslaggeving, oneigenlijke toe-eigening van activa en omkoping en corruptie. Wij hebben geëvalueerd of deze factoren een indicatie vormden voor de aanwezigheid van het risico op afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Wij zijn tijdens de controle alert gebleven op indicaties voor signalen van fraude. De uitkomsten van de controlewerkzaamheden hebben wij geëvalueerd. Daarbij hebben we overwogen of er bevindingen zijn die aanwijzing geven voor fraude of het niet-naleven van wet- en regelgeving.
Wij hebben kennis genomen van de beschikbare informatie en om inlichtingen gevraagd bij leden van de directie als ook aan anderen binnen de organisatie. Hieruit volgden geen signalen van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Uit het geheel van onze werkzaamheden volgden geen signalen, specifieke aanwijzingen of vermoedens van fraude. De door ons geïdentificeerde frauderisico’s en uitgevoerde specifieke werkzaamheden zijn hieronder weergegeven.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
22
definitief
Bijlage controleverklaring fraude Geïdentificeerd frauderisico
Controlewerkzaamheden en observaties
MO: Beinvloeden schattingen en doorbreking interne beheersing De directie heeft een unieke positie om fraude te plegen, omdat ze in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersingsmaatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken. Daarom besteden wij bij al onze controles aandacht aan het risico van het doorbreken van maatregelen van interne beheersing door het de directie. Wij hebben in dat kader bijzondere aandacht gehad voor tendenties in schattingen als gevolg van mogelijke druk op de directie om het resultaat te beïnvloeden.
Wij hebben, voor zover relevant voor onze controle, de opzet geëvalueerd van de maatregelen van interne beheersing die het risico op doorbreking van de interne beheersing moeten mitigeren, waaronder de ingebouwde waarborgen in de processen met betrekking tot handmatige journaalposten.
Inhoudsopgave
Samenvatting
In respons op de bevindingen vanuit deze werkzaamheden hebben wij journaalposten geselecteerd op basis van risicocriteria, journaalposten gegenereerd tijdens het proces van opmaken van de jaarrekening met mogelijk resultaat sturend effect. Wij hebben bij de controlewerkzaamheden specifieke aandacht gehad voor eventuele manipulatie of bovenmatige bemoeienis van het management bij de totstandkoming van cijfers en belangrijke toelichtingen. Daarnaast hebben wij op journaalposten die zijn gegenereerd door, of in opdracht van, de directie specifieke controlewerkzaamheden verricht. Wij hebben specifieke controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van schattingen. Wij hebben getoetst of de gehanteerde uitgangspunten en veronderstellingen adequaat zijn. Wij hebben in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van het management bij deze schattingen. Indicatie uitkomst werkzaamheden Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het doorbreken van de interne beheersing door de directie of vooringenomenheid van de directie bij schattingsposten.
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
23
definitief
Bijlage controleverklaring fraude Geïdentificeerd frauderisico
Controlewerkzaamheden en observaties
Prestatieonderbouwingen Het risico dat inkoopfacturen betaald worden, zonder dat hier een prestatie tegenover staat
Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken met betrekking tot het leveren van de prestaties van de ingekochte goederen en diensten. Wij hebben door middel van een deelwaarneming vastgesteld dat de levering van goederen/diensten voor de onderzochte gevallen heeft plaatsgevonden overeenkomstig de inkoopfacturen.
Ongeautoriseerde betalingen Een combinatie van te ruime bevoegdheden ten aanzien van het doorvoeren van wijzigingen in stambestanden crediteuren, de verwerking van inkoopfacturen biedt in opzet aan medewerkers de gelegenheid om onrechtmatige betalingen te laten verrichten met als doel het oneigenlijk toe-eigenen van activa.
Wij hebben, voor zover relevant voor onze controle, de opzet geëvalueerd van de maatregelen van interne beheersing die het risico op het verrichten van onrechtmatige betalingen moeten mitigeren. Tevens hebben wij werkzaamheden verricht op de rechtenindeling in het bankpakket en de interne procedures met betrekking tot de controle van personeelsmutaties. Tot slot hebben wij middels data-analyse alle bankmutaties geanalyseerd.
Corruptierisico Het risico op corruptie door ambtenaren, bestuurders en toezichthouders
We hebben vastgesteld dat er maatregelen zijn genomen rondom het bewaken van de integriteit en het voorkomen van integriteitsschendingen. We hebben navraag gedaan of er meldingen zijn geweest.
Inhoudsopgave
Indicatie uitkomst werkzaamheden Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de inkoop.
Indicatie uitkomst werkzaamheden Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het verrichten van onrechtmatige betalingen.
Indicatie uitkomst werkzaamheden We hebben geen specifieke aanwijzingen voor corruptie of vermoedens van corruptie.
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
24
definitief Bijlage controleverklaring veronderstellingen financiële risico’s Het Bestuur heeft in de regeling van Tribuut vastgelegd (artikel 24) dat het eigen vermogen maximaal 5% van de jaarlijkse exploitatielasten mag bedragen. De directie heeft inzicht gegeven in de financiële positie en de risico’s in de paragraaf Weerstandsvermogen in het jaarverslag. Wij hebben het proces van risicoanalyse en de veronderstellingen die de directie heeft gehanteerd beoordeeld en geëvalueerd. Daarnaast hebben wij beoordeeld of de paragraaf Weerstandsvermogen alle relevante informatie bevat, waarvan wij tijdens onze controle kennis hebben gekregen. Voor het overige hebben wij inlichtingen ingewonnen bij de directie over de kennis van risico's na de periode van de verrichte risicoanalyse. Uit onze werkzaamheden blijkt het gegeven inzicht zoals dat gegevens is door de directie, aanvaardbaar is
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
25
Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet. q Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?
trîbuut 13e! 31 Ci 11jC? fl t YUrn
Nota voor Datum
Het bestuur van Tribuut belastingsamenwerking :
Onderwerp
Van
Bijlage
23 januari 2025 (aangehouden en opnieuw geagendeerd op 17 april 2025) Kadernota Toekomstplan en Begroting 2026 2029 -
:
Michel van Schooten en Bert Groot Wesseldijk
Kadernota Toekomstplan en Begroting 2026 2029 -
Inleiding Voor u ligt de kadernota van Tribuut Belastingcentrum. De kadernota dient meerdere doelen. Enerzijds vormen de kaders in deze nota de basis voor de meerjaren (programma) begroting. Anderzijds wordt de kadernota gebruikt om het bestuur en de gemeenten te informeren over de beleidsontwikkelingen in de komende periode en de mogelijke financiële consequenties hiervan. In de kadernota zijn tot slot ook de financiële uitgangspunten voor de begroting 2026 opgenomen. Samenvatting Indexering De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting 2026 worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2023, die in de septembercirculaire 2024 van het rijk is aangegeven. De index vanaf 2026 is toegepast op de al vastgestelde begroting van 2025. Maatstaven De kosten voor de uitvoering van de belastingtaken worden conform het bedrijfsplan verdeeld aan de hand van de maatstaven (inwoners, objecten, aanslagregels, aanslagbiljetten en invorderingskosten). Voor de begroting 2026 zijn de maatstaven geactualiseerd op basis van de door uw bestuur vastgestelde berekeningswijze in de notitie kostenverdeelsystematiek van januari 2020. Beleidsontwikkelingen In de kadernota zijn de beleidsontwikkelingen beschreven die invloed hebben op de opbrengsten en kosten, de dienstverlening of de maatschappelijke impact.
Tribuut is een uitvoeringsorganisatie en daarmee treft u dus geen beleidswijzigingen aan. Daarin volgen wij de aan de GR deelnemende gemeenten. Gemeentelijke bijdragen 2026 2029 Er wordt een doorrekening gemaakt van de gemeentelijke bijdragen per 2026. De kosten voor de jaren na 2026 worden geïndexeerd conform de percentages uit de septembercirculaire 2024. -
Bijdrage besparingsopgaven gemeentelijke begroting 2026 De kadernota voor 2026 2029 is in de bestuursvergadering van 23 januari 2025 aangehouden. Het bestuur heeft de directeur gevraagd om samen met de Organisatie tot besparingsvoorstellen te komen. De besparingen moeten bijdragen aan de opgave die gemeenten hebben om in 2026 een sluitende begroting te realiseren. In een informeel overleg zijn voorstellen besproken die in de bijlage van deze kadernota zijn opgenomen. De besluiten uit deze kadernota zijn opgenomen in de begroting voor 2026 2029. -
-
tribuut belastingceritrurn
Vervolg
Na de inhoudelijke behandeling en vaststelling van deze kadernota in het bestuur wordt de meerjarenbegroting 2026- 2029 opgesteld. De vastgestelde kadernota wordt ter informatie toegestuurd aan de gemeenteraden. De ontwerpbegroting 2026 2029 wordt aan de raden voorgelegd zodat zij hierop hun zienswijze kunnen geven. Uiteindelijk wordt de ontwerpbegroting in september 2025 voor definitieve vaststelling aan het bestuur aangeboden. -
Besluit
Het bestuur van Tribuut belastingsamenwerking besluit; Bijeen in de vergadering d.d. 17 april 2025; 1. 2. 3. 4.
De maatstaven voor de begroting 2026 vast te stellen. De Kadernota 2026 2029 vast te stellen. De meerjarenbegroting Tribuut 2026-2029 op te stellen op basis van de in deze kadernota beschreven uitgangspunten en ontwikkelingen. Bij het opmaken van de meerjarenbegroting de in de bijlage weergeven besparingen te verwerken.
De voorzitter,
-
De secretaris,
Diitaakend door henk van den Berge
Dhr. H. van den Berge
Dhr. B.J. Groot
esseldijk
72
Kadernota Toekomstplan en Begroting 2026-2029 Datum: 23 januari 2025 Status: Bestuursvergadering 23 januari 2025 (aangehouden tot vergadering van 17 april) Auteur: Michel van Schooten en Bert Groot Wesseldijk Bijlage: Overzicht besparingsmaatregelen
Kadernota Toekomstplan en Begroting 2026-2029 Financiële uitgangspunten voor de begroting 2026 Voor het jaar 2026 worden de volgende uitgangspunten voorgesteld: 1. Indexering De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting van 2026 en verder worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2023, die in de septembercirculaire 2024 van het rijk is aangegeven: • Loonkosten index: 3,8% • Materiële kosten index: 2,2% 1 • Index PIOFACH : 2,6%
bron: Septembercirculaire Gemeentefonds 2024 door Min.BZK
2. Actualisatie maatstaven De kosten voor de uitvoering van de belastingtaken worden verdeeld aan de hand van de maatstaven (inwoners, objecten, aanslagregels, aanslagbiljetten en invorderingskosten). Voor de begroting van 2026 zijn de maatstaven geactualiseerd op basis van de door uw bestuur vastgestelde berekeningswijze in de notitie kostenverdeelsystematiek van januari 2020. Vastgestelde maatstaven begroting 2025
N.B. De proceskostenvergoeding in deze tabel is gebaseerd op de inschatting van begin 2024. In de zomer is door de uitspraak van de Hoge Raad een gewijzigde begroting aan het bestuur voorgesteld. Inmiddels is de wetgeving weer aangepast voor wat
Kadernota 2026-2029
2
betreft de proceskostenvergoeding. In de begroting voor 2026 zullen we uitgaan van de nieuwe wetgeving die geldt voor 2026 en verder.
Voorgestelde maatstaven begroting 2026 Verdeelsleutel
Apeldoorn Brummen Epe
Lochem
Voorst
Zutphen
Totaal
# Woning
80.313
10.422
16.024
16.764
11.014
24.757
159.294
# Niet Woningen
7.732
918
2.001
2.303
1.734
2.221
16.909
€ 262.677
€ 30.061
€ 55.519
€ 65.127
€ 21.857
€ 61.776
€ 497.017
#WOZ bezwaren
3.176
372
643
610
405
722
5.928
# Aanslagregels totaal
349.434
64.029
85.882
86.201
48.259
113.207
747.012
# ASR inlezen
76.365
30.270
31.898
46.516
21.650
24.197
# ASR Stuf # Controleren grondslagen
9.267
-
1.606
1.734
1.089
9.782
10.285
226
1.035
1.157
288
182
# Biljetten
98.693
11.923
20.081
22.610
14.307
33.406
201.020
# Heffen bezwaren
395
20
92
102
59
567
1.235
# KWS verzoeken
2.238
358
246
280
106
714
3.942
Dwanginvordering
€ 463.742
€ 47.614
€ 51.242
€ 70.245
€ 37.043 € 134.059
€ 803.945
# Klantcontacten
15.886
2.073
3.108
2.777
Proceskostenvergoeding
2.180
4.770
230.896 23.478 13.173
30.794
Toelichting op de maatstaven t.b.v. de begroting 2026 Algemeen: Woningen en niet woningen: Proceskostenvergoeding:
Bezwaren: Objecten: Aanslagregels:
Biljetten: Kwijtscheldingsverzoeken: Inkomsten uit dwanginvordering: Klantcontacten:
Kadernota 2026-2029
de maatstaven zijn geactualiseerd op basis van Gouw Tribuut, voor het jaar 2024. Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten excl. WOZvrijstellingen) die actief zijn/waren per 1-1-2024. Betreft de uitgekeerde proceskostenvergoedingen per gemeente over het belasting jaar 2024. De proceskosten voor beroepen lopen over meerdere jaren door, maar hebben in hoofdlijnen een gelijke verdeling. Betreft het aantal ingediende bezwaren (verdeeld naar WOZ en Heffen) in 2024. Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten excl. WOZvrijstellingen) die actief zijn/waren per 1-1-2024. Het totaal aantal verzonden aanslagregels van alle belastingsoorten in tijdvak 2024 (heffingsjaar voorafgaande aan het jaar waarin de kadernota en begroting worden opgesteld) exclusief de beschikkingsregels. Voor heffingen die achteraf worden opgelegd is uitgegaan van het tijdvak 2023. Voor specifieke activiteiten zijn de bijbehorende aanslagregels inzichtelijk gemaakt. Het totaal aantal biljetten in tijdvak 2024. Betreft het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken (exclusief automatische kwijtschelding) per gemeente in 2024 Het aandeel van de gemeenten in de totaal ontvangen inkomsten uit dwanginvordering in het jaar 2024. Betreft het aantal geregistreerde klantcontacten in 2024 per gemeente.
3
3. BTW De budgetten in de begroting zijn exclusief BTW geraamd. Het vervallen van de verruimde koepelvrijstelling heeft hier geen effect op. De betaalde BTW wordt bijgehouden en zal tweemaal per jaar met de transparantie/doorschuifmethode naar rato van de gemeentelijke bijdrage aan de deelnemende gemeenten worden doorgeschoven. De gemeenten kunnen deze BTW vervolgens compenseren bij het btw-compensatiefonds. 4. Beleidsontwikkelingen a. Samenhangende Object Registratie (SOR) Zoals hiervoor al beschreven zijn de ontwikkelingen t.a.v. de SOR nu al onderwerp van gesprek tussen de deelnemende gemeenten en Tribuut. Het gaat hier om het afstemmen van basisregistraties van o.a. BAG, WOZ en BGT. Er wordt landelijk veel gesproken over de kosten die op de gemeenten en samenwerkingsverbanden afkomen. Echter is er nog nauwelijks onderbouwing te vinden voor deze inschattingen. De verwachting is dat deze ontwikkeling leidt tot extra kosten voor een periode van 3 tot 5 jaar. De inschatting is ook dat het daarna nog veel vraagt om de uitwisseling van gegevens op orde te houden. We houden de ontwikkelingen in de gaten. We willen in overleg met de gemeenten afspreken hoe we de objectregistratie in de samenwerking verder vorm kunnen geven. b.
Landelijke pilot secundaire objectkenmerken (“Check uw eigen WOZ-waarde”) Het landelijke project secundaire objectkenmerken, of “Check uw eigen WOZ-waarde”, draait op dit moment als pilot bij een aantal gemeenten. De reacties van de inwoners, die hebben meegedaan aan deze pilots, zijn uitermate positief. Ook het Ministerie van Financiën is hier tevreden over, zoals gelezen kan worden in de laatste brief van de staatssecretaris Financiën aan de Tweede Kamer. Wij zijn ook erg positief over deze ontwikkeling. Als de doorontwikkeling vlot verloopt, dan kan deze landelijke wijze van inventarisatie van secundaire objectkenmerken in 2026 kunnen worden ingevoerd. Onze softwareleverancier is betrokken bij het project. We kunnen dan de gegevens rechtstreek inlezen in onze belastingapplicatie. De kosten zijn nog niet exact bekend, maar de toegevoegde waarde zal groot zijn voor klanten en voor Tribuut. En het zal onze eigen voormeldingen systematiek beperken. c. Verhuizing De kosten voor investeringen in inrichting en meubilair bij de verhuizing geven een afschrijvingspost van ca. €41.000,-. Beide posten worden in 10 jaar afgeschreven. De huur verandert wel, maar ten opzichte van de huur die we op dit moment betalen, is dat beperkt. De servicekosten die we aan gemeente Epe betalen, is inclusief facilitaire voorzieningen.
Voor de Fauststraat zullen we nieuwe contracten moeten aangaan met nieuwe aanbieders. De gevolgen daarvan kunnen we op dit moment nog niet goed inschatten. d. Proceskostenvergoeding (PKV) In september 2024 hebben wij u de gevolgen van de uitspraak proceskostenvergoeding (PKV) van de Hoge Raad voorgelegd. De financiële gevolgen van de uitspraak voor bezwaren en beroepen waren fors. Echter heeft de Staatsecretaris in het nieuwe belastingplan 2025 door aanpassing van de correctiefactor het bedrag weer beperkt voor gegronde bezwaren van bezwaren en beroepen. Ten opzichte van de aanpassing van de begroting door de uitspraak van de Hoge Raad (in september 2024) verwachten we een forse besparing op de proceskosten. Echter kan er enig jaar bij meer bezwaren, wel een beroep worden gedaan op de algemene reserve, omdat het behandelen van meer bezwaren en de eventuele proceskosten wel degelijk een risico vormen. De besparing op proceskosten bestaat uit meerdere onderdelen welke zijn uitgewerkt in de bijlage.
Kadernota 2026-2029
4
e. Nieuwe CAO De CAO kent al een aantal jaren een looptijd van ongeveer één jaar. De huidige CAO loopt tot en met maart 2025. Op dit moment ligt er nog geen akkoord voor de periode daarna. Daarom begroten we met het loonindexcijfer uit de laatst bekende septembercirculaire. Grote afwijkingen moeten we dan in een begrotingswijziging verwerken. De looneis van de bonden is op 7% gesteld voor één jaar, maar het overleg ligt op dit moment stil. f. Functiewaardering herijkingstoets Op verzoek van de OR en vragen van medewerkers van Tribuut, heeft het MT besloten een herijkingstoets voor de functiewaardering uit te voeren. In het medewerkerstevredenheidonderzoek werd ook al geconstateerd dat een groot aantal medewerkers twijfelt aan de waardering van de functie in relatie tot de werkzaamheden. Tribuut maakt gebruik van de HR-21 methodiek. De leidinggevenden hebben samen met de medewerkers functieomschrijvingen gemaakt die specifiek zijn voor werkzaamheden bij Tribuut. (Tot op heden gebruiken we algemene functieomschrijvingen). Deze zijn door een externe adviseur getoetst en in de HR-21 systematiek gewaardeerd. Voor een 5-tal functies (op dit moment 8 personen) leidt de functieomschrijving tot een waardering in een hogere schaal. De werkzaamheden zijn in de loop der jaren met het groeien van de organisatie ontstaan.
Hierdoor is het noodzakelijk de functiematrix aan de passen, wat een bevoegdheid van het Lokaal Overleg is. De financiële consequenties zijn ca. €56.000,- op jaarbasis. g. Inflatie De afgelopen jaren is de inflatie fors toegenomen. Indexcijfers zijn ook aanleiding voor de contracten van vooral softwareleveranciers om de prijzen aan te passen voor 2025. Deze indexering loopt door in de jaren daarna. Het is nog moeilijk in te schatten of de contractueel afgesproken indexaties ongeveer gelijklopen met de indexatiepercentages uit de septembercirculaire. Daarom actualiseren we jaarlijks de kosten van automatisering naar aanleiding van de werkelijke kosten van afgelopen jaar, vermeerderd met de indexeringscijfers uit de laatst bekende septembercirculaire. h. Automatisering De inzet op automatisering is een constante zoektocht. Op dit moment zijn we met ontwikkelingen bezig op het gebied van robotisering en automatisering met behulp van AI (kunstmatige intelligentie). Let wel, robots of AI nemen nooit besluiten. Het zijn hulpmiddelen om processen beter en sneller in te richten. Hierdoor verwachten we echter wel een grotere efficiëntie te behalen, met als resultaat minder inhuur van externen. Maar de kosten zijn op dit moment nog niet inzichtelijk. i. Investeringsbudget In de management letter heeft onze accountant aangedrongen op het opnemen van investeringsbudgetten in de begroting.
Daarmee geeft het bestuur duidelijk goedkeuring aan investeringen die moeten worden gedaan. Hier zullen we uitdrukkelijk aandacht aan besteden in de begroting van 2026. j. Actualisatie van risico’s Sinds enkele jaren maken we een uitgebreide risico-inventarisatie naar aanleiding van het vastgestelde beleid. De risico’s worden in de begroting geactualiseerd. Op advies van de accountant zal er meer aandacht besteed worden aan de onderbouwing van de verhouding tussen de risico’s en de algemene reserve voor het opvangen van die risico’s. k. Opbouwen algemene reserve voor opvangen risico’s Naar aanleiding van een zienswijze van gemeente Zutphen heeft het bestuur gevraagd een algemene reserve op te bouwen die de ingeschatte risico’s dekt. Daarvoor wordt een aangepast paragraaf van het risicomanagement opgesteld en voorgelegd aan het bestuur. Door ze zo reëel mogelijk te begroten,
Kadernota 2026-2029
5
kunnen risico’s zich vaker voordoen, zoals een veel groter aantal bezwaren. Het bestuur heeft uitgesproken een algemene reserve aan te leggen om deze risico’s op te vangen. Jaarlijks zal bij het bestemmen van het resultaat, rekening worden gehouden met het vormen van voldoende reserve. l. Bijdrage besparingsopgave gemeenten In 2026 krijgen gemeenten te maken met het sterk teruglopen van de rijksbudgetten. De gemeenten hebben ons gevraagd te onderzoeken of er mogelijkheden zijn een bijdrage te leveren aan de besparingen die gemeenten moeten realiseren. Natuurlijk kijkt ook Tribuut naar de uitgaven en waar mogelijk zullen we onnodige kosten voorkomen. In een extra overleg met het bestuur is gesproken over de mogelijkheden van besparingen. Daarin zijn een aantal optie doorgesproken die Tribuut heeft voorbereid. De mogelijke besparing en de risico’s van die besparing zijn opgenomen in de bijlage. Deze besparingen worden verwerkt in de begroting voor 2026. Na het opmaken van het resultaat over 2024 zullen we bovenstaande aspecten verwerken in de begroting voor 2026 en doorrekenen op basis van de genoemde indexeringen voor een meerjarenperspectief naar 2029.
Kadernota 2026-2029
6
Besparingsopgaven begroting 2026 In opdracht van het bestuur hebben we onderzocht waar besparingen mogelijk zijn en wat daarvan de gevolgen zijn. Het MT heeft samen met de teamleiders naar besparingen gezocht die realiseerbaar zijn in 2026. Daarbij willen het volgende opmerken: •
• •
We hebben de besparingen bekeken ten opzichte van de laatste begrotingswijziging voor 2024 die geaccordeerd is in de bestuursvergadering van 12 september 2024. Daarin zijn de gevolgen van de uitspraak van de Hoge Raad verwerkt waarin de proceskostenvergoeding werden verhoogd. Inmiddels is de wetgeving daarop wederom aangepast. De aanpassing van de wetgeving is in het onderstaande overzicht verwerkt als eerste besparing. Een aantal besparingen zijn wel mogelijk, maar daarvan adviseert het MT deze niet uit te voeren. Deze zijn in oranje weergegeven. De voorstellen zijn haalbaar en uitvoerbaar volgens het MT, echter hebben we niet alles in eigen hand. Het aantal bezwaren en beroepen is daarin de belangrijkste onzekere factor. We gaan daarbij uit van gemiddelden. Deze besparingen inboeken kan alleen met een goede reservepositie om tegenvallers in enig jaar met een bestuursbesluit snel op te kunnen vangen. Een begrotingswijziging die langs de raden moet vergt 3 à 4 maanden. Dat is veel te lang om te wachten met het nemen van maatregelen om een grotere hoeveelheid telefoon en bezwaren tijdig te kunnen verwerken. We denken wel dat we in november kunnen aangeven wat we verwachten voor de komende aanslagperiode, omdat dan de stijging van de WOZ-waarde en de invloed van tariefwijzigingen bekend zijn.
Maatregel Proceskostenvergoedingen Wetgeving is in december 2024 gewijzigd
Taxatierapporten jurisprudentie doorvoeren
Wat is mogelijk De wettelijke bijdrage is gewijzigd waardoor de bijdragen per toegekend bezwaar verminderd. Bij 2 punten en een taxatieverslag: 2023 725 euro 2024 440 euro 2025 e.v. 296 euro
Wat zijn de risico’s • Gerechtelijke uitspraken op toepassen PKV
Er is een gerechtelijk uitspraak dat • bij een geautomatiseerd opgemaakt taxatieverslag geen 2 uur vergoed hoeft te worden. Als de dit gemiddeld terug kunnen •
Wat levert het op Begroot €901.650,- begroot na 2e begrotingswijziging 2024. Bij het begroten van dezelfde aantallen bezwaren resulteert dit in ca. €500.000,- PKV. Besparing ca €400.000,-
NCNP-bureaus kunnen aantonen dat ze wel 2 uur hebben besteed aan de taxatie. Andere rechters kunnen een andere uitspraak doen
Nu begroot €296,- maximaal voor een gegrond bezwaar van een NCNP-bureau. Dat zouden we dan kunnen verminderen maar €232,per gegrond bezwaar. Besparing
brengen naar 1 uur scheelt dat in PKV
•
Het is mogelijk dat NCNPbureaus een proces uitlokken.
afhankelijk van het aantal gegronde bezwaren. Besparing ca. €80.000,-
Besparen beroepskosten
Afschaffen betalingsherinnering en antwoordenveloppe
In de begroting voor 2026 hebben • we nog relatief veel kosten voor de afhandeling van de beroepen van 2023 en 2024. Na 2026 kunnen we dat bedrag verlagen is de verwachting.
Door het terugdraaien van de zojuist ingevoerde betalingsherinnering besparen we op portokosten en behandeling. Dit kunnen we combineren met het niet meer sturen van een extra brief bij overdracht aan deurwaarder.
• • • • •
Automatiseren van inlezen van de grieven (deels met kunstmatige intelligentie) en taakstelling
In eerste instantie willen we het inlezen van bezwaren automatiseren. Daardoor kan de afhandeling sneller plaatsvinden
•
Het is onzeker hoe de NCNPbureaus gaan acteren. De hoeveelheid bezwaren en het verdienmodel van de gegronde bezwaren en beroepen is wel verminderd, maar we weten nog niet wat dat betekent voor het werkaanbod en de proceskosten.
Voor 2026 schatten we nog een post van ca. €120.000,- aan proceskosten voor beroepen. Vanaf 2027 verwachten we dat dit bedrag zich normaliseert. 2025 €162.000,- begroot 2026 €118.000,- verwacht 2027 € 50.000,- structureel
Verwarring omdat we het net hebben ingevoerd Tegen richtlijn van ministerie en verzoek gemeenteraden Minder kosten worden deels tenietgedaan door latere betaling en incassokosten Kans dat binnenkort verplicht wordt gesteld. Mogelijk weer meer kosten voor deurwaarder.
Vorig jaar is de impact begroot op €6.000,-. Dat bedrag lijken we dan weer te kunnen besparen.
Efficiëntie is afhankelijkheid van de kwaliteit van de machine learning.
Als dit goed werkt bij een normale hoeveelheid bezwaren kunnen we 4 medewerkers een maand korten kunnen inhuren.
Besparing 2026 € 44.000,Besparing 2027 €110.000,-
Besparing €6.000,Het bestuur besluit deze maatregel niet door te voeren omdat het bedrag beperkt is en de genoemde risico beaamt.
Minder inhuur Front Office
en dat bespaart inhuur. De machine leert grieven te lezen en automatisch klaar te zetten ter beoordeling aan de medewerker. In dit bedrag zit ook een taakstelling.
•
In de piekperiode huren we 2 maanden medewerkers in voor het beantwoorden van de telefoon. Dat is in 2025 5 FTE voor 2 maanden. Dat kunnen we beperken met 1 FTE over de volledige periode of door kortere inhuur.
•
•
•
Stoppen met voormeldingen bij woningeigenaren
Op verzoek van de gemeenten • hebben we meer aandacht besteed aan voormeldingen. Het verwerken van voormeldingen op grote schaal vergt veel arbeid. Afgelopen jaren hebben we voor Brummen (’23+’24), Voorst (‘24) voormeldingen verzonden. In 2024 • leverde dat ruim 3500 reactie op, die individueel beoordeeld moeten worden. Dit jaar zullen we opnieuw woningeigenaren
We moeten nog ervaring opdoen met deze automatisering. Hogere aantallen bezwaren kunnen leiden tot incidenteel meer werk, zoals hierboven al benoemd. Het risico bestaat (vooral in 2026 door de hogere WOZwaarde stijging waarschijnlijk) dat de wachttijden oplopen aan de telefoon. Als dat langer duurt is de kans op bezwaren groter, omdat mensen niet willen wachten en een bezwaar inschieten. De andere teams worden extra belast waardoor de kans ontstaat dat er werkachterstanden ontstaan. Voormeldingen dragen bij aan een verbetering van de datakwaliteit. Daarmee zou je minder toegekende bezwaren mogen verwachten. Die verwachting inboeken kan niet zonder voormeldingen. De WAKA wil zichtbare proactief onderzoek naar de kwaliteit. Het is mogelijk dat dit in het oordeel over de kwaliteit
Besparing €45.000,Extra kosten €12.500,-
Minder inhuur over 2 piekmaanden. Besparing €16.000,Het bestuur besluit deze maatregel niet door te voeren. Het risico bestaat dat de kosten op de andere afdelingen hoger zijn om de achterstanden weer in te lopen.
Voor het verwerken van voormeldingen hebben we de afgelopen jaren 2 personen in deeltijd ingehuurd voor 2 maanden. Besparing €20.000,Het bestuur besluit deze maatregel niet door te voeren. Ze wil juist dat er wordt ingezet op het verminderen van
bevragen met voormelding omdat het de kwaliteit verbetert en gegronde bezwaren voorkomt.
Stoppen met controles op grondslagen
Overige personeelskosten
We voeren controles uit voor meerdere belastingen. Grotere controles worden inmiddels door de gemeenten zelf betaald, maar ook dat levert een besparing op. De afgelopen jaren zijn er meer controles uitgevoerd. We kunnen hier wel een aantal jaren in minderen. Het budget in de begroting 2024 in nauwelijks gebruikt.
•
• •
We hebben de afgelopen jaren • een aantal aanpassingen gehad in de overige personeelskosten zoals vergoeding woon-werkverkeer en IKB. In 2024 is duidelijk geworden dat de overige personeelskosten • lager zijn dan begroot. We kunnen de begroting daarop aanpassen.
gaat leiden tot een lagere uitkomst. Het landelijke project om secundaire objectkenmerken uit te vragen bij woningeigenaren kan voormeldingen deels vervangen is de verwachting. De gegevens die binnenkomen moeten we echter wel worden verwerkt. Dit zal ook werk opleveren.
gegronde bezwaren en verbeteren van de datakwaliteit.
Het risico is dat belastingplichtigen ervaren dat niet(juist) aangeven loont. Belastingplichtigen die strikt de belastingen voldoen ervaren dat anderen er mee weg komen.
Afgelopen jaren zijn erdoor inhuur van gespecialiseerde bedrijven kosten gemaakt. Na enkele jaren minder controleren zouden we daarna incidenteel controles kunnen uitvoeren.
Bij opleidingskosten of onvoorziene personeelskosten kan het voorkomen dat we een opleiding uit moeten stellen of nee moeten zeggen. Het binden van personeel mag niet in gevaar komen.
Ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025 kunnen we de overige personeelskosten verlagen.
Besparing €14.000,-
Besparing €50.000,-
Er kan een taakstelling overblijven, • maar die lijkt haalbaar.
Kosten organisatie / communicatie / advieskosten
Opname APP van Ortax opzeggen
De kosten voor communicatie en advies zijn de afgelopen jaren hoger geweest door verschillende trajecten. Voorbeelden zijn de GR evaluatie, herijking van functiehuis en organisatieadviezen. Door hiervoor minder op te nemen en de onderbesteding eruit te halen kunnen we dit taakstellend opnemen in de begroting. De opname-app is een applicatie waar we bij bezwaren van NCNPbureaus de eigenaar vragen met foto’s de kwaliteit van de woning te laten bevestigen. Inmiddels sturen de bureaus de foto’s al mee en kunnen we applicatie wel stopzetten. De meerwaarde is beperkt.
•
We leiden nieuw personeel eigenlijk altijd zelf op. Deze kosten kunnen we niet besparen. Eventuele projecten en externe trajecten die we nog wel willen uitvoeren zullen we met incidentele middelen moeten financieren.
Ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025 kunnen we deze kostenpost verlagen. Besparing €50.000,-
We hebben een opzegtermijn van 3 maand voor contractverlenging. Opzegging per 1 jan 2026 lijkt daarmee haalbaar. Besparing €14.000,-
Opmerking: De risico’s nemen toe bij het inboeken van verwachte besparingen waarvan we de risico’s niet in eigen hand hebben. Voorwaarde is dan wel dat we een goede dekking achter de hand hebben voor het opvangen van deze risico’s. Daarom adviseert het MT de winst van 2024 toe te voegen aan de reserve, in ieder geval tot de 5% van de exploitatiekosten zoals benoemd in de GRregeling. Voor 2026 verwachten dat de kans op hogere kosten groter zijn door een combinatie van verschillende factoren: • De ontwikkeling van de huizenprijzen over 2024 zal leiden tot hogere WOZ-waardes in de aanslag van 2026. • Verwachte hogere tarieven bij gemeenten voor belastingen. • Invoering van nieuwe belastingen (implementatiekosten en meer telefoon, mail en bezwaren) Dit kan leiden tot meer telefoontjes, meer bezwaren en dus meer werk. De vraag is echter of dat structureel zal zijn of dat het in 2027 weer normaliseert. Dan hebben we in 2026 incidenteel wat hogere kosten die we kunnen opvangen met de algemene reserve. Dit pakket aan maatregelen en bijstellingen levert een voor 2026 een bedrag van €726.500,- op aan besparingen t.o.v. de laatst geaccordeerde begroting. In het informeel overleg met het bestuur op 13 maart 2025 kunnen we de voorgelegde opties bespreken. De gekozen opties zullen we verwerken in de begroting voor 2026. Het bestuur besluit de maatregelen (op drie na) door te voeren.
Dat levert een besparing op van €684.500,- t.o.v. de laatste begroting.
tribuut belastingcentrum
Nota voor
:
Datum
vergadering bestuur Tribuut Belastingcentrum 17 april 2025
Onderwerp
:
Doel voorstel
:
Besluit ontwerp toekomstplan en begroting 2026 2029 -
informerend
o opiniërend
X besluitvormend
Van
Michel van Schooten en Bert Groot Wesseldijk
Bijlage
Ontwerp toekomstplan en begroting Tribuut 2026 2029 -
Inleiding In het toekomstplan krijgt u inzicht in de ontwikkelingen die Tribuut aangaan voor de jaren 2026 en verder. Per programma is beschreven wat we willen bereiken en wat we daarvoor gaan doen. Dit is natuurlijk ook vertaald in een begroting. Toelichting Er zijn geen wijzigingen in de doelstellingen van Tribuut. In de uitvoering zijn we echter voortdurend op zoek naar verbeteringen op gebied van kwaliteit en efficiency. De teams voeren daarover zelf voor een belangrijk deel de regie. In de programma’s zijn deze doelstellingen opgenomen. Tribuut blijft inzetten op persoonlijk contact, per telefoon, mail en MijnTribuut. Daarom is informeel bezwaar maken voor ons een belangrijke service naar onze klanten en uiteindelijk is de afhandeling daarvan ook effectief en efficiënt. Het voorkomt formele bezwaren. Het bestuur heeft het MT-opdracht gegeven een inventarisatie te maken van besparingen om bij te dragen aan begrotingstekorten van de gemeenten over 2026 en verder. Daarover is overleg geweest met het bestuur. De besproken voorstellen zijn terug te vinden in de bijlage van de kadernota. De resultaten zijn verwerkt in deze begroting. De lopende CAO eindigt op 1 april 2025. De loonkosten voor 2025 e.v. zijn geïndexeerd op basis van de laatste septembercirculaire. Het risico is aanwezig dat het resultaat van de CAO voor volgend jaar hoger zijn dan de indexering.
Risico’s De risico’s zijn geactualiseerd opgenomen in de begroting. Er is een bedrag van €50.000,- voor onvoorziene kosten in de exploitatie opgenomen. De doelstelling is een weerstandsratio te bereiken die gelijk is aan 1,0. Echter is het bedrag van de reserve beperkt tot maximaal 5% van de exploitatiekosten. Daarmee blijft de ratio steken op ongeveer 0,7. Het bedrag van de reserve is €408.863,- en lijkt daarmee voldoende om de belangrijkste risico’s op te vangen. Financiën De bijdrage van de gemeenten is berekend volgens de maatstaven die zijn vastgesteld in de kadernota.
i7
tribuut belastingcentrum
BesIut Het bestuur van Tribuut Belastingsamenwerking besluit; Bijeen in de vergadering d.d. 17 april 2025, 1. 2.
In te stemmen met het ontwerp toekomstplan en begroting 2026 2029 Het ontwerp toekomstplan en begroting 2026 2029 toe te sturen aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten v66r 30 april 2025, zodat zij eventueel hun zienswijzen binnen 12 weken kenbaar kunnen maken (uiterlijk 1 augustus 2025). -
-
De voorzitter, DigitaaIkenddoorhenk van den Berge
Dhr. H. van de Berge
Dhr. B.J. Groot Wesseldijk
27