(053) Overeenkomst voor de levering van accountantsdiensten tussen gemeente Brummen en Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten
Tekst van het document
Zaak:Z053911 - Document:D350449
GEMEEN i E 1-3IRUMME0,4
7 FER 2K1
Overeenkomst Overeenkomst
inzake
Europese
aanbesteding
voor
de
levering
van
accountantsdiensten tussen de Gemeente Brummen en Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten De ondergetekenden: A.
Gemeente Brummen, gevestigd aan de Engelenburgerlaan 31 te Brummen, op grond van
artikel
171
Gemeentewet
rechtsgeldig
vertegenwoordigd
door
de heer A.J. van Hedel, Burgemeester, ter uitvoering van het collegebesluit van 15 oktober 2020 hierna te noemen: "Opdrachtgever". en B. Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten gevestigd aan de Terborgseweg 25-B te Doetinchem hierbij
rechtsgeldig
vertegenwoordigd door mevrouw D. Aalderink,
Kantoordirecteur, hierna te noemen: "Opdrachtnemer" Hierna gezamenlijk te noemen: "Partijen" Overwegende dat: •
Opdrachtgever een overeenkomst voor accountantsdiensten wenst aan te gaan;
•
Opdrachtgever dit middels de 'Europees openbare aanbesteding accountantsdiensten' kenbaar gemaakt heeft;
•
Opdrachtnemer heeft kenbaar gemaakt in staat te zijn de opdracht uit te voeren;
•
Opdrachtgever bereid is onder de navolgende condities de opdracht aan opdrachtnenner te gunnen;
•
Partijen de condities met betrekking tot het verrichten van de werkzaamheden nader wensen vast te leggen in deze overeenkomst.
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:
1
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Artikel 1. Begrippen Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder: 1.
Bijlagen: aanhangsels bij deze overeenkomst, die na door beide partijen te zijn ondertekend, deel
uitmaken van deze overeenkomst. In de bijlagen zijn de
voorwaarden vermeld, waarnaar in deze overeenkomst wordt verwezen. 2. Personeel van opdrachtnemer: de door opdrachtnemer voor de uitvoering van deze overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of door hem ingeschakelde derden, welke krachtens deze overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken. 3. Plaats van dienstverlening: de door opdrachtgever aangegeven plaats waar de door opdrachtnemer te leveren diensten worden geleverd c.q. worden uitgevoerd. 4.
Werkdagen: kalenderdagen, behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen en voor medewerkers van opdrachtgever verplicht gestelde verlofdagen, waarop de werkzaamheden zullen worden verricht.
Artikel 2. Beschrijving van de overeenkomst 1. Bij deze overeenkomst behoren 4 bijlagen, te weten: Bijlage A:
Nota van Inlichtingen d.d. 27 augustus 2020
Bijlage B:
Aanbestedingsdocument
Europees
openbare
aanbesteding
Accountantsdiensten Bijlage C:
Bijlagen bij Aanbestedingsdocument Europees openbare aanbesteding Accountantsdiensten
Bijlage D:
Inschrijving van Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten d.d. 11 september 2020.
2. In geval de bijlagen strijdige bepalingen bevatten, prevaleren de bijlagen in de volgorde als aangegeven in het vorige lid. Het gestelde in de overeenkomst prevaleert boven de bijlagen. 3. Opdrachtnemer
dient
de
diensten
als
opgenomen
in
bijlage
B
en
C
(aanbestedingsdocument en bijbehorende bijlagen) bij deze overeenkomst te leveren op verzoek van opdrachtgever binnen de overeengekomen gestelde kwaliteit. 4.
Opdrachtnemer voert de opdracht uit in overeenstemming met de toepasselijke weten (beroeps)regelgeving. Opdrachtgever zal de daaruit voor Opdrachtnemer en de voor
de
uitvoerende
personen
voortvloeiende
verplichtingen
steeds
volledig
respecteren. Opdrachtnemer is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde regels strijdig of onverenigbaar is. 5. Opdrachtnemer dient zelf gekwalificeerd personeel in te zetten om het leveren van diensten als bedoeld in lid 3 van dit artikel te realiseren.
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:
2
Zaak:Z053911 - Document:D350449
6. Opdrachtnemer heeft zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van de doelstellingen van opdrachtgever met betrekking tot de onderhavige overeenkomst. Opdrachtgever heeft opdrachtnemer daartoe van voldoende en correcte informatie voorzien en zal, indien nodig opdrachtnemer verdere informatie verstrekken, voor zover deze informatie bij opdrachtgever beschikbaar is. 7. Opdrachtnemer verklaart volledig bekend te zijn met de door opdrachtgever vereiste en gewenste producten en diensten. 8. De geleverde diensten dienen te voldoen aan de eisen en wensen die zijn vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten die als bijlage B en C bij deze overeenkomst zijn gevoegd. De producten en diensten zullen van een goede kwaliteit zijn en ten minste voldoen
aan
de
voor
deze
diensten
gestelde
gebruikelijke
eisen
van
goed
worden begrepen de bekwaamheid,
vakmanschap, waaronder in ieder geval
betrouwbaarheid, zorgvuldigheid en deugdelijkheid. 9. Bij de uitvoering van de opdrachten mag geen overlast, belemmering en/of hinder worden toegebracht aan opdrachtgever, zijn medewerkers dan wel derden, mede daaronder
begrepen
de
bedrijfsactiviteiten
van
voornoemden,
tenzij
zulks
redelijkerwijs uit de te verrichten opdrachten voortvloeit en daarom onvermijdbaar is. Artikel 3. Inaangsdatum, duur en einde van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst geldt voor de werkzaamheden ten behoeve van de boekjaren 2021 tot en met 2023 met daarna de optie van vier maal een verlenging van een boekjaar voor de (boekjaren 2024 - 2027) onder de condities en voorwaarden van de opdrachtgever en voor de overeengekomen prijs van de opdrachtnemer. Met de opdrachtnemer wordt een startdatum afgesproken voor de werkzaamheden ten behoeve van het boekjaar. 2. Opdrachtgever is gerechtigd om - indien en zodra de overeenkomst verlengd wordt met een opzegtermijn van één maand het contract voor één of meerdere onderdelen, op te zeggen, zonder dat de opdrachtnemer daaraan enig recht tot vergoeding van schade uit welke hoofde dan ook kan ontlenen. 3. Opdrachtnemer is alleen bevoegd de overeenkomst, met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, indien zij hiertoe is gedwongen op grond van de wet- en regelgeving, waaronder de beroepsvoorschriften op te zeggen. De overeenkomst kan door Opdrachtnemer op redelijke gronden te allen tijde schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een redelijke opzeggingstermijn. De opzegging gebeurt per aangetekend schrijven. 4.
Buiten hetgeen elders in deze overeenkomst is bepaald, is:
a. Ieder der partijen gerechtigd deze overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven, buiten rechte, te ontbinden indien de andere partij ook na schriftelijke
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:
3
Zaak:Z053911 - Document:D350449
aanmaning stellende een redelijke termijn in gebreke blijft aan zijn verplichtingen te voldoen. b. Opdrachtgever gerechtigd, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling zal zijn vereist, buiten rechte de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te ontbinden indien: -
opdrachtnemer surseance van betaling aanvraagt; opdrachtnemer surseance van betaling wordt verleend;
-
opdrachtnemer zijn faillissement aanvraagt;
-
opdrachtnemer in staat van faillissement wordt verklaard;
-
de onderneming van opdrachtnemer wordt geliquideerd;
-
opdrachtnemer zijn huidige onderneming staakt; op een aanmerkelijk deel van het vermogen van opdrachtnemer dan wel op de activa beslag wordt gelegd; opdrachtnemer anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit deze overeenkomst na te kunnen komen.
5. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze overeenkomst bestaan. 6. De opdrachtgever is niet gehouden aan voorwaarden van de opdrachtnemer om de overeenkomst nogmaals schriftelijk op te zeggen. Een automatische verlenging van de overeenkomst is niet van toepassing. Een verlenging gaat pas in na schriftelijk verzoek
van
de
opdrachtgever tenminste
3
maanden
voorafgaande
aan
de
expiratiedatum. Van de opdrachtnemer wordt hierin een proactieve houding verwacht door tijdig de vraag te stellen. Artikel 4. Dienstverlening Opdrachtnemer
zal
alle
benodigde
diensten
verrichten
conform
de
onderhavige
aanbesteding, zonder daarvoor meerwerk te rekenen. Tenzij in onderling overleg anders geregeld en vastgelegd. Artikel 5. Contactpersonen en managementrapgortage 1. Beide partijen zullen contactpersonen aanwijzen, die de contacten over de uitvoering van deze overeenkomst zullen onderhouden. 2. De contactpersoon van opdrachtgever vertegenwoordigt opdrachtgever voor alle zaken die uitvoering van de opdracht betreffen. 3. Opdrachtnemer zal contactpersonen aanwijzen die de Nederlandse taal voldoende machtig zijn in woord en geschrift, en die voldoende kundig zijn om opdrachtgever desgevraagd te kunnen adviseren.
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:_91L
4
Zaak:Z053911 - Document:D350449
4.
Indien opdrachtnemer in de voortgang en/of de uitvoering van de overeenkomst vertraging
dreigt
te
gaan
ondervinden,
dan
wel
heeft
ondervonden,
moet
opdrachtnemer hier zo spoedig mogelijk schriftelijk aan opdrachtgever melding van maken en daarbij de oorzaak van de vertraging aangeven, alsmede de door opdrachtnemer voorgestelde maatregelen om de dreigende vertraging te voorkomen of ongedaan te maken. Overleg omtrent een mogelijke oplossing betekent niet dat opdrachtgever afstand doet van zijn recht schadevergoeding te vorderen. Artikel 6. Personeel van opdrachtnemer 1. Opdrachtnemer moet zorgen dat steeds voldoende en adequaat opgeleid personeel beschikbaar is bij de uitvoering van de overeengekomen diensten. De opdrachtnemer garandeert dat het door haar ingezette personeel om kan gaan met vertrouwelijke informatie, geen strafblad heeft, opdrachtnemer zal indien gewenst een Verklaring Omtrent Gedrag moeten kunnen overleggen aan opdrachtgever. 2. Opdrachtnemer
zal
zich
bekendmaken
met
de
bij
opdrachtgever
geldende
voorschriften inzake arbeidsomstandigheden en huisregels en is verantwoordelijk voor naleving van deze voorschriften. Opdrachtnemer vrijwaart opdrachtgever tegen aanspraken ter zake van voornoemde voorschriften. De aansprakelijkheid uit hoofde van voornoemde vrijwaring is beperkt conform de aansprakelijkheidsbeperking van art. 10 uit deze overeenkomst. 3. Opdrachtnemer moet op verzoek van opdrachtgever terstond één of meerdere medewerkers van het door hem ingezette personeel vervangen indien de medewerker zich niet houdt aan de geldende regels, gedrags- en fatsoensnormen. Opdrachtgever zal opdrachtnemer eenmaal in de gelegenheid stellen corrigerend op te treden door opdrachtnemer een termijn te stellen waarbinnen de medewerker zijn/haar gedrag dient aan te passen. Opdrachtnemer is bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen (zonder tot schadevergoeding gehouden te zijn) in het geval Opdrachtgever vervanging van personeel van Opdrachtnemer gelast zonder dat Opdrachtnemer met vervanging van dit personeel heeft ingestemd
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:
5
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Artikel 7. Betaling 1. Opdrachtnemer moet op de facturen aan opdrachtgever de volgende gegevens vermelden: •
NAW gegevens;
•
IBAN- en BIC gegevens,
O
BTW nummer
•
KvK nummer
O
Factuuradres van de contractant
o
Het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW
•
Specificatie van de dienstverlening
•
Uren per functiesoort die voor de uitvoering nodig was maal contractueel bepaald tarief;
•
De door de gemeente verstrekte budgethouder.
Facturen dienen digitaal in PDF gezonden te worden. 2. De
facturatie
van
de
vaste
prijscomponenten
geschiedt
op
basis
van
een
voorschotnota. Opdrachtgever ontvangt van opdrachtnemer een voorschotnota van maximaal 50% bij aanvang van de werkzaamheden van de interim controle en 50% voorschot bij afronding jaarrekeningcontrole. 3. Werkzaamheden op offertebasis worden maandelijks achteraf in rekening gebracht op basis van nacalculatie. 4.
Betaling vindt plaats binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de desbetreffende factuur.
5. Indien een factuur niet akkoord is, wordt dit zo spoedig mogelijk na ontvangst (bij de crediteurenadministratie van de opdrachtgever) schriftelijk aan opdrachtnemer medegedeeld
met
gelijktijdige
retournering
van
de
betreffende
factuur.
Opdrachtgever zal in een begeleidend schrijven aangeven op welke gronden de factuur
aan
opdrachtnemer
wordt
geretourneerd.
Indien
als
gevolg
hiervan
vertraging optreedt in de in lid 4 vermelde betalingstermijn komt deze vertraging voor rekening en risico van opdrachtnemer. Hij heeft in dat geval geen recht op betaling
van
wettelijke
rente.
Het
recht
van
opschortingsbevoegdheid
van
opdrachtgever wordt enkel gebruikt indien de juistheid van een factuur wordt bestreden, opdrachtgever dit kenbaar heeft gemaakt aan opdrachtnemer en enkel voor dat deel van de factuur dat betwist wordt.
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:
6
Zaak:Z053911 - Document:D350449
6. Overschrijding van een betalingstermijn door opdrachtgever of niet-betaling door opdrachtgever van een factuur op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factuur, onvolledige indiening of van ondeugdelijkheid van de gefactureerde prestaties, geeft opdrachtnemer niet het recht zijn prestaties op te schorten, stop te zetten of de overeenkomst op te zeggen, voor zover dit niet strijdig is met de wettelijke bepalingen inzake de onafhankelijkheid van de accountant. Artikel 8. Verplichtingen van opdrachtnemer 1. Opdrachtnemer verplicht zich, om bij de uitvoering van de diensten de geldende gedags- en beroepsregels en wettelijke regelingen volledig toe te passen. 2. Opdrachtnemer zal terzake een volledig dossier aanleggen en het dossier van de huidige accountant verkrijgen. 3. Opdrachtnemer garandeert een vertrouwelijke en betrouwbare bewaaromgeving. 4.
In
afwijking
van
de
laatste
volzin
van art. 9
lid
3
Overeenkomst
geldt:
Opdrachtnemer is gerechtigd ter zake van de opdracht een eigen dossier aan te houden. Opdrachtnemer neemt passende maatregelen om de vertrouwelijkheid en veilige bewaring van het dossier te waarborgen en de dossiers te bewaren gedurende een periode die voor een goede beroepsuitoefening aanvaardbaar is en die in overeenstemming
is
met
de
wettelijke
bepalingen
en
beroepsregels
inzake
bewaartermijnen. Dit dossier zijn eigendom van Opdrachtnemer. 5. (Intellectuele) eigendomsrechten die reeds voor de datum van deze overeenkomst aan de opdrachtgever of de opdrachtnemer in eigendom toebehoorden (of aan een van hen in licentie zijn gegeven) blijven aan de oorspronkelijke bezitter (c.q. aan de licentiegever) toebehoren. De opdrachtnemer behoudt zich alle rechten van (intellectuele) eigendom voor met betrekking tot de producten van de geest welke hij gebruikt of heeft gebruikt en/of ontwikkelt en/of heeft ontwikkeld in het kader van de uitvoering van de opdracht, en ten aanzien waarvan hij de auteursrechten of andere rechten van (intellectuele) eigendom heeft of geldend kan maken. 6. Het is opdrachtgever uitdrukkelijk verboden, behoudens een wettelijke verplichting, om producten waarin intellectuele eigendomsrechten van opdrachtnemer zijn vervat, dan
wel
producten
opdrachtnemer
waarop
gebruiksrechten
intellectuele heeft
eigendomsrechten
verworven,
waaronder
rusten
waarvoor
mede
begrepen
computerprogramma's, systeemontwerpen, werkwijzen, adviezen, (model)contracten en andere geestesproducten van opdrachtnemer, een en ander in de ruimste zin des woords, te verveelvoudigen, bekend te maken of te exploiteren. Opdrachtgever krijgt wel een uitgebreid gebruiksrecht over de geleverde producten. 7. Indien opdrachtnemer van mening is dat opdrachtgever geen beroep kan doen op de bepalingen uit deze overeenkomst rust de bewijslast ter zake op opdrachtnemer. 8. Indien opdrachtnemer zelf aantoonbare fouten heeft gemaakt zal zij deze voor haar eigen rekening herstellen. Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:
7
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Artikel 9. Aansprakelijkheid en ontbinding 1. Indien opdrachtnemer tekortschiet in de nakoming van één of meerdere van zijn verplichtingen uit deze overeenkomst, zal opdrachtgever hem deswege in gebreke stellen, tenzij nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval opdrachtnemer onmiddellijk in verzuim is. Dit zal de wettelijk verplichte onafhankelijkheid niet in de weg staan. De ingebrekestelling zal schriftelijk geschieden waarbij aan opdrachtnemer een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn. Opdrachtgever is bevoegd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden
wanneer
opdrachtnemer
in
verzuim
blijft,
zonder
gerechtelijke
tussenkomst. 2. Opdrachtnemer is jegens Opdrachtgever uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een (samenhangende serie van) toerekenbare tekortkoming(en) in de uitvoering van de opdracht. Deze aansprakelijkheid is: a. bij controleopdrachten beperkt tot maximaal driemaal het honorarium over de - tot het moment van de toerekenbare tekortkoming(en) - verrichte werkzaamheden in het kader van de desbetreffende controle opdracht. Indien de uitvoering van de controle opdracht een periode bestrijkt die langer is dan 12 maanden, dan wordt het hiervoor bedoelde bedrag gesteld op driemaal het honorarium over de in het kader van de desbetreffende opdracht in de laatste 12 maanden verrichte werkzaamheden; b. bij alle overige opdrachten beperkt tot maximaal eenmaal het honorarium over de - tot het moment van de toerekenbare tekortkoming(en) - verrichte werkzaamheden in het kader van de desbetreffende overige opdracht. Indien uitvoering van de overige opdracht een periode bestrijkt die langer is dan zes maanden dan wordt het hiervoor bedoelde bedrag gesteld op eenmaal het honorarium over de in het kader van de overige opdracht in de laatste de zes maanden verrichte werkzaamheden. 3.
Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer voor vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat de opdrachtgever aan opdrachtnemer onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij opdrachtgever aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds dan wel veroorzaakt is door opzet of grove schuld van opdrachtnemer. Artikel 10. Geheimhouding en beveiliging 1. Beide partijen zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ten aanzien van de informatie over elkaars organisatie en ten aanzien van de opdracht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij zal opdrachtnemer informatie- en gegevensdragers welke haar ter beschikking staan, niet aan derden ter beschikking stellen. Incompany informatieverstrekking is toegestaan.
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman: -
8
Zaak:Z053911 - Document:D350449
2. Personeel
van
opdrachtnemer
dat
betrokken
is
bij
de
uitvoering
van
de
werkzaamheden, voor zover die bij opdrachtgever worden verricht, is verplicht de wettelijke
privacyregels
beveiligingsprocedures
in
alsmede acht
te
door
de
nemen.
opdrachtgever
Opdrachtnemer
zal
aangehouden de
geldende
voorschriften na eventuele gunning toegestuurd krijgen. 3. Op de geheimhoudingsverplichting wordt een uitzondering gemaakt indien: a.
Openbaar making is vereist op grond van enige regel of eis of bindende uitspraak van een regelgevende instantie of overheidsorgaan waaraan één der partijen dient te voldoen;
b.
uit hoofde van een rustende wettelijke (beroeps)plicht op één der partijen en/of personen werkzaam bij/voor of verbonden aan één der partijen;
c.
één der partijen namens zichzelf optreedt, of personen bij één der partijen in dienst of werkzaam voor één der partijen namens zichzelf optreden, in een tuchtrechtelijke, strafrechtelijke of civielrechtelijke procedure, waarin de vertrouwelijke informatie van belang kan zijn.
Artikel 11. Belarmenverstrenoelina, omkoping 1. Opdrachtnemer verklaart dat gedurende het aanbestedingsproces niet een zodanig overleg heeft plaatsgevonden tussen opdrachtnemer en personen die in dienst zijn bij opdrachtgever over de voorbereidingen en/of het aanbestedingsproces, dat heeft geleid tot deze overeenkomst, waardoor de indruk van belangenverstrengeling redelijkerwijs niet vermijdbaar is. 2. Opdrachtnemer verklaart personen die in dienst zijn van opdrachtgever geen voordeel voortvloeiend uit deze overeenkomst te hebben aangeboden of gegeven of te doen aanbieden of zullen geven. 3. Indien
een
onjuiste
blijkt
dat
er
opdrachtgever
de
overeenkomst
verklaring
ontbinden,
heeft zonder
plaatsgevonden, dat
daarvoor
kan
de
opzegging
noodzakelijk is. Artikel 12. Nakoming 1. De diensten moeten volledig aan de in deze overeenkomst (en bijlagen) vermelde eisen beantwoorden. 2. Indien de diensten niet aan het gestelde in de overeenkomst voldoet, kan opdrachtgever eisen dat opdrachtnemer de werkzaamheden nogmaals uitvoert zodat deze alsnog aan het gestelde in de overeenkomst voldoen. De daarmee gemoeide kosten zijn volledig voor opdrachtnemer. 3. Indien opdrachtnemer niet, nadat hij daartoe door opdrachtgever schriftelijk is aangemaand, binnen een in de aanmaning te stellen redelijke termijn voldoet aan de Paraaf gemeente Brunnmen: Paraaf Stolwijk Kelderman:
9
Zaak:Z053911 - Document:D350449
eis bedoeld in lid 2 van dit artikel, kan opdrachtgever, zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst de uitvoering van de werkzaamheden door een derde doen plaatsvinden en de kosten daarvan op opdrachtnemer verhalen. 4. De vorige leden laten de andere rechten of vorderingen van opdrachtgever onverlet. Artikel 13. Geschillen, toepasselijk recht en domiciliekeuze 1. In geval van een geschil geeft de meest gerede van de partijen aan de andere partij schriftelijk te kennen dat er sprake is van een geschil, alsmede een summiere opgave van hetgeen naar het oordeel van die partij het onderwerp van het geschil is. Ieder geschil tussen partijen ter zake van deze overeenkomst zal bij uitsluiting worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde arrondissement van de rechtbank Gelderland, zittingsplaats Zutphen. 2. Op deze overeenkomst met inbegrip van haar totstandkoming, uitlegging en uitvoering is het Nederlands recht van toepassing. Artikel 14. Algemene bepalingen 1. De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van opdrachtnemer, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn op deze overeenkomst uitdrukkelijk van
toepassing
uitgesloten,
ook
als
deze
alsnog
op
een
nadere
offerte,
opdrachtbevestiging of factuur beschreven staan. 2. Kennisgevingen die partijen op grond van deze overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. 3. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 4.
In de gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, dan wel indien wijzigingen van
de
overeenkomst
noodzakelijk
zijn,
treden
partijen
hiertoe in
overleg.
Wijzigingen van de overeenkomst of aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen. 5. Het nalaten door één van de partijen om binnen een in de overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, tenzij de betreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming akkoord is gegaan. 6. Indien één van de bepalingen van deze overeenkomst nietig is of wordt vernietigd, zullen de overige bepalingen van deze overeenkomst van kracht blijven en zullen partijen in onderling overleg een vervangende bepaling overeenkomen. 7. Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om na beëindiging van deze overeenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van deze overeenkomst bestaan.
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:
10
Zaak:Z053911 - Document:D350449
8. In de gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet, dan wel indien wijzigingen van de
overeenkomst noodzakelijk
zijn,
treden
partijen
hiertoe in
overleg.
Wijzigingen van de overeenkomst of aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen. 9. De opdracht wordt door opdrachtnemer uitgevoerd met inachtneming van geldende wet- en regelgeving, de van toepassing zijnde beroepsregels daaronder begrepen. Opdrachtnenner is nimmer gehouden tot enig handelen of nalaten dat met de hiervoor bedoelde wet- en regelgeving strijdig of onverenigbaar is. 10.Opdrachtgever zal alle gegevens en bescheiden, die opdrachtnemer nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de door opdrachtnemer gewenste vorm en wijze aan opdrachtnemer ter beschikking stellen. Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn. 11.Indien en voor zover tegenstrijdigheden voorkomen tussen de bijlagen prevaleert het gestelde in de bijlage met het laagste nummer. Wijzigingen in de bijlagen zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. 12.Opdrachtgever kan zich beroepen op onderstaande herzieningsclausule als bedoeld in artikel
2.163c
en
2.163f
van
de
Aanbestedingswet
2012.
Onderhavige
overheidsopdracht kan worden gewijzigd tijdens de looptijd van de overheidsopdracht zonder hiervoor een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten in het geval: van
nadere
onvoorziene,
maar
noodzakelijke
opdrachten
die
binnen
de
overeenkomst vallen, maar die de totale maximale drempelwaarde gedurende de uitvoering van de opdracht al overstijgen, met een maximum van tienmaal de totale opdrachtwaarde; dat beide partijen gezamenlijk prijswijzigingen zijn overeengekomen; -
van een nadere opdracht die de aard van de opdracht verruimd maar niet wezenlijk wijzigt;
-
dat opdrachtgever geen andere mogelijkheid ziet dan de overheidsopdracht langer te laten doorlopen, door bijvoorbeeld een aanstaande verhuizing, organisatorische wijzigingen, wijzigingen in de markt door bedrijfsovername, met een maximum van 12 maanden; van rechtsopvolging onder algemene of bijzondere titel in de positie van de aanvankelijke
opdrachtnemer,
ten
gevolge
van
herstructurering
van
de
onderneming, waaronder door overname, fusie, acquisitie of insolventie, door een andere
ondernemer
die
voldoet
aan
geschiktheidseisen.
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:
\_..5
.
11
de
oorspronkelijk
vastgestelde
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Wijzigingen kunnen uitsluitend worden toegepast op verzoek van de Opdrachtgever of op verzoek van de Opdrachtnemer, waarbij Opdrachtgever en opdrachtnemer de wijziging(-en) schriftelijk overeen zijn gekomen en schriftelijk zijn vastgelegd, voor zover deze binnen de kaders vallen van de Aanbestedingswet 2012.
Aldus overeengekomen OP 4-2-2021 en in tweevoud ondertekend
Gemeente Brummen
Stolwijk
Kelderman
Fiscalisten
Namens deze: Namens deze:
Dhr. A.J. van Hedel
Mevr. D. 'Aa 'erink
Burgemeester
Kantoordirecteur
‘12-
02- 2-02- (
(datum)
1-1 h
(plaats)
11 /4/
Paraaf gemeente Brummen: Paraaf Stolwijk Kelderman:':-
eA)Zi (datum) J.O.ELIVA:01.... (plaats) 11 -
12
Accountants
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Bijlage A Nota van inlichtingen gemeente Brummen accountantsdiensten
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Nota van inlichtingen Europese aanbesteding '-:
GEMEENTE BRUMMEN
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Aanvullend informatie Deze nota van inlichtingen is via TenderNed beschikbaar gesteld op 27 augustus 2020. In deze nota zijn alle vragen en antwoorden verwerkt. Dit document is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks onvolkomenheden (= onduidelijkheden, tegenstrijdigheden, procedurele gebreken en/of andersoortige gebreken) tegenkomen, dan dient u de aanbestedende dienst hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte te stellen. Nu de termijn voor het stellen van vragen verstreken is, dient de aanbestedende dienst direct na het constateren van de onvolkomenheid daarvan op de hoogte gebracht te worden, echter wel VOORDAT de termijn van indienen van inschrijvingen verstreken is. NOTE: De uiterste termijn voor het indienen van uw inschrijving is 14 september 2020 vóór 12.00 uur. Inschrijvers gaan akkoord met de volgende voorwaarde, wat inhoudt dat zij na antwoord te hebben gekregen op de door hen gestelde vragen en/of geconstateerde fouten en/of tegenstrijdigheden naar aanleiding van het aanbestedingsdocument inclusief de bijlagen, geen aanmerkingen op de rechtmatigheid en inhoud van dit document meer kunnen maken. Inschrijvers accepteren na voornoemd antwoord te hebben gekregen uitdrukkelijk de inhoud van het aanbestedingsdocument inclusief de bijlagen.
Inschrijvers kunnen redelijkerwijze als fouten en/of tegenstrijdigheden aan te merken inhoud niet aan de aanbestedende dienst tegenwerpen. Bij onvolkomenheden wordt van belangstellende ondernemingen een proactieve houding verwacht. Dit wil zeggen dat zij de aanbestedende dienst over geconstateerde onvolkomenheden informeren op een moment dat die onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Wanneer een belangstellende onderneming onvoldoende proactief met een geconstateerde onvolkomenheid omgaat, komt deze voor risico en rekening van die onderneming.
Nota van inlichtingen Gemeente Brummen - EA accountantsdiensten 2020
2
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Vraag Betrekking op bestek/ bijlagen pagina/nr.:
2.
4.
Vraag:
Antwoord:
Bijlage 3 De door u in te schakelen accountant en zijn medewerkers zijn Algemene onderworpen aan de Beroeps- en gedragsregels voor accountants, inkoopvoorwaar- neergelegd in een aantal verordeningen. Deze verordeningen werken den gemeente door in de onderhavige Algemene Inkoopvoorwaarden. De Brummen/ onafhankelijkheid van de accountant vormt een belangrijk onderdeel Algemeen ; van deze overeenkomst. Kunt u hiermee instemmen?
Vragensteller geeft niet duidelijk weer welke onderdelen dit betreft en opdrachtgever kan niet ongezien concessies doen op de inkoopvoorwaarden. Opdrachtgever merkt hierbij op dat de voorwaarden in de overeenkomst prevalleren op de inkoopvoorwaarden.
Bijlage 3 Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Brummen/pagin a 3/ artikel 6.2
Wet- en regelgeving verplicht de accountant het werk op een objectieve en volledig onafhankelijke wijze uit te voeren. Als de gemeente Brummen de prestaties kan keuren, kan zij invloed uitoefenen op de uitkomsten van de diensten. Kunt u daarom verklaren dat dit gaat om een keuring op de gemaakte afspraken en niet op de inhoud en de uitkomst van de prestatie?
Ja, dit is akkoord.
Bijlage 3 Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Brummen/pagin a 3/artikel 7
Op grond van de voor hen van toepassing zijnde wet- en regelgeving hebben accountants al een geheimhoudingsplicht. Wilt u verklaren dat u dit artikel interpreteert met inachtneming van de gedrags- en beroepsregels van accountants?
Ja, dit is akkoord.
Bijlage 3 Vrijwaringen worden als aansprakelijkheid verhogend gezien en zijn Algemene derhalve onverzekerbaar voor Contractant. Bent u bereid artikel 4.5 inkoopvoorwaar- en 14.4 niet van toepassing te verklaren? den gemeente Brummen/pagin a's 2 en 6/ art. 4.5 en 14.4
Ja, dit is akkoord.
Bijlage 3 Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Brummen/pagin a 6/artikel 15
Ja, dit is akkoord.
Wij kunnen geen boetebepalingen accepteren, omdat daarmee de onafhankelijkheid van de accountant in het gedrang kan komen (beroeps- en gedragsregels). Kunt u derhalve instemmen met het buiten werkingstellen van deze bepalingen?
Nota van inlichtingen Gemeente Brummen - EA accountantsdiensten 2020
3
Zaak:Z053911 - Document:D350449
6.
Bijlage 3 Algemene inkoopvoorwaa rden gemeente Brummen/pag. 8/artikel 23.2 en art 23.3
7.
Bijlage 3 Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Brummen/pag. 9/artikel 24.1 Bijlage 2 Programma van eisen/pagina 1/onderdeel 6 Bijlage 2 Programma van eisen/pag. 2/onderdeel 9 Bijlage 2 Programma van eisen/pag. 2/onderdeel 12 Bijlage 6 Kwaliteit, open vragen en het interview/pagi na 3/6.1.1
8.
9.
10.
11.
In verband met de onafhankelijkheid dient een accountant onder eigen verantwoordelijkheid personeel te kunnen vervangen: Stemt u ermee in dit artikel als volgt te formuleren: "Het Personeel van Contractant dat de Prestaties zal verrichten zal zo min mogelijk worden gewijzigd. Indien onverhoopt toch een wijziging moet plaatsvinden al dan niet op verzoek van de gemeente, dan geldt als uitgangspunt dat personen beschikbaar worden gesteld door Contractant die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform de vereiste in de Offerteaanvraag)."? Bent u bereid art. 24.1 wederkerig te maken?
Ja, dit is akkoord.
In het duale stelsel is de gemeenteraad de formele opdrachtgever van de accountant. Derhalve is wettelijk gezien de controleverklaring altijd gericht aan de gemeenteraad. Ben u bereid het artikel hierop aan te passen?
Dat is akkoord.
Het afgeven van een controleverklaring bij de jaarstukken impliceert die jaarstukken het genoemde beeld geven. Ben u bereid het artikel daarop aan te passen?
Ja, dit is akkoord.
Bent u bereid toe te voegen aan deze bepaling: "tenzij anders verzocht door genoemde instanties"?
Als dit slechts een verzoek is en geen vereiste is dit niet akkoord. Als de instanties dit opleggen stemt opdrachtgever hier uiteraard mee in.
Vallen de voorbeelden van management letter en accountantsverslag onder het genoemde maximum van 20 pagina's A4?
Ja, de voorbeeld managementletter en concept accountantsverslag vallen binnen de maximaal 20 pagina's A4.
Dit is geregeld in de concept overeenkomst (bijlage 1 van de aanbestedingsdocumenten), artikel 3. Deze overeenkomst prevaleert boven de inkoopvoorwaarden.
Nota van inlichtingen Gemeente Brummen - EA accountantsdiensten 2020
4
Zaak:Z053911 - Document:D350449
12.
Aanbestedings document / blz. 13 /
13.
Bijlage 6/ blz. 3 Maken de managementletter en het accountantsverslag onderdeel uit / 6.1.1 van de 20 A4 die bij de beantwoording van deze vraag mag worden Rapportagevorm gebruikt?
14.
Geen
Graag ontvangen wij de volgende documenten (indien aanwezig) a. Organogram b. Beschrijving van de inrichting van de financiële functie c. Besturingsfilosofie d. Interne controleplan e. Interne controle-rapportage f. Controleprotocol g. Managementletter en boardletter h. le Burap 2020
Kunnen wij de 'beschikbare documenten'zoals genoemd op bladzijde 13 van het aanbestedingsdocument ontvangen (dit zijn de documenten die op aanvraag beschikbaar zijn).
De door de gemeente beschikbaar gestelde stukken zullen allemaal individueel verzonden worden naar accountantskantoren die daar om vragen.
Zie het antwoord op vraag 11.
De geldende verordeningen zijn gepubliceerd op
https://www.overheid.nl/lokale wet en_regelgeving onder postcode 6971
De raadsbesluiten zijn te vinden op https://www.brummen.nl/bestuur-enpolitiek/gemeenteraadvergaderingen/vergaderingen.html De onderstaande stukken zullen 1 op 1 naar de vragenstellers worden verzonden. In deze verwijzen wij volledigheidshalve naar de geheimhoudingsbepalingen van deze aanbesteding. 15.
Aanbestedings- Inzake meerwerk wordt aangegeven dat hier geen sprake van kan document blz.12 zijn tenzij er sprake is van wezenlijke wijziging van de opdracht. Geeft de uitvoering en/of de oplevering van de opdracht de huidige accountant aanleiding om meerwerk te factureren?
De huidige situatie is niet geheel te vergelijken met de voorwaarden uit deze aanbesteding. Daardoor is de grondslag voor meerwerk niet te vergelijken en kan de vraag niet beantwoord worden.
Nota van inlichtingen Gemeente Brummen - EA accountantsdiensten 2020
5
Zaak:Z053911 - Document:D350449
16.
Aanbestedings document blz. 29
De beroepsaansprakelijkheid is gemaximeerd op 3 maal het jaarhonorarium maar de bedrijfsaansprakelijkheid is gesteld op C 1,5 miljoen. Onze beroepsregels maximeren de aansprakelijkheid in alle gevallen op 3 maar het jaarhonorarium. C 1,5 miljoen ligt hier boven. Dit lijkt ook strijdig met de bepalingen in artikel 9 van de conceptovereenkomst. Wij stellen voor om zowel de beroeps- als bedrijfsaansprakelijkheid te maximeren op 3 maal het jaarhonorarium.
Dat is akkoord.
17.
Bijlage 6, paragraaf 6.1.3
Verwacht u bij de beantwoording van deze vraag ook CV's van de teamleden? Zo ja, kunnen wij deze dan als bijlage toevoegen aangezien de lengte van een CV er voor zal zorgen dat te weinig ruimte overblijft om de vragen gedegen te beantwoorden.
Het is aan inschrijvers om een invulling te geven aan het beantwoorden van de open vragen. In open vraag 6.1.3 wordt niet expliciet gevraagd om het aanleveren van een CV.
18.
Concept overeenkomst artikel 9.3
In dit artikel is opgenomen: 'Deze bepaling is niet van toepassing voor opdrachten tot onderzoek van de jaarrekening zoals bedoeld in artikel 2:393 BW'. Daarmee lijkt de beperking van de aansprakelijkheid zoals verwoord in dit artikel (in lijn met de modelvoorwaarden van de NBA), weer teniet te worden gedaan aangezien de overeenkomst primair ziet op de controle van de jaarrekening. Dit is voor ons dan ook niet acceptabel. Wij stellen voor deze laatste zin te laten vervallen.
Dit is akkoord.
1
Concept overeenkomst artikel 12
Mogen wij aannemen dat dit artikel niet ziet op het verplicht leveren van een goedkeurende verklaring dan wel op het accepteren van fatale termijn waarbinnen de verklaring geleverd moet worden?
Van opdrachtnemer mag verwacht worden dat zij tijdig haar verplichtingen die voortkomen uit de overeenkomst na komt. Als er aantoonbare oorzaken zijn die aan de opdrachtgever te verwijten zijn geldt deze bepaling uiteraard niet.
20.
Programma van eisen punt 3
Het programma van eisen vraagt dat de accountant vaststelt dat de jaarrekening verenigbaar is met Burgerlijk Wetboek Titel 9 en of de in Artikel 2:392 lid 1 onderdelen b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd. Dit lijkt niet relevant aangezien de gemeente onder het Bbv rapporteert? Onze verklaring zal dan ook naar het Bbv en niet BW2 verwijzen.
Dat is correct.
21
Programma van eisen punt 17
Het uitgangspunt (zoals in de huidige situatie) Onder punt 17 is opgenomen: "De huidige werkwijze, connpliance en dossiervornning mag nimmer aanleiding voor de opdrachtnemer zijn dient inschrijver uit te gaan van compliance. om meerwerk in rekening te brengen." Indien er sprake is van noncompliance door de gemeente, zoals fraude of andere niet-naleving, dit meestal zal leiden tot meerwerk omdat het uitgangspunt van de controle is dat de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving. Indien de opdrachtnemer bij de prijsstelling moet uitgaan van een bestaande situatie van non-compliance, kunt u deze dan aan ons toelichten. Nota van inlichtingen Gemeente Brummen - EA accountantsdiensten 2020
6
Zaak:Z053911 - Document:D350449
22.
Model B
23.
Algemene De bepaling waaruit volgt dat Opdrachtgever gerechtigd is de inkoopvoorwaar- prestaties te beoordelen heeft tot gevolg dat Opdrachtgever invloed den artikel 6.2 kan uitoefenen op de diensten van opdrachtnemer en daarmee ook op de inhoud van de door opdrachtnemer af te geven accountantsrapporten en -verklaringen. Dit is bij accountantsdiensten niet acceptabel. De beroepsregels die op accountants van toepassing zijn eisen namelijk een objectieve en volledig onafhankelijke functievervulling door de accountant en verhinderen een formele invloed van de Opdrachtgever. Wij stellen daarom voor om dit artikel niet van toepassing te verklaren. Kunt u daarmee instemmen?
Zie het antwoord op vraag 2.
Algemene
In dit artikel wordt aangegeven dat de door de gemeente
Als bijlage bij deze NVI is de verwerkersovereenkomst toegevoegd.
Algemene
Zie onze opmerking bij de concept overeenkomst artikel 12
Vragensteller stelt hier geen vraag.
24.
25.
De inschrijver moet aangeven of er projectinformatie aanwezig is. Wat bedoelt u met 'projectinformatie'? Werk dat wij doen voor andere klanten is namelijk in niet onbelangrijke mate vertrouwelijk.
inkoopvoorwaar- voorgestelde verwerkersovereenkomst onderdeel uit zal maken van den artikel 7A.3 de overeenkomst die wij met u sluiten. Kunnen wij een exemplaar van deze overeenkomst ontvangen? Voor accountants gelden specifieke voorwaarden voor dergelijke overeenkomsten. Wij willen graag in de gelegenheid zijn om inzake deze overeenkomst nog vragen te stellen t.b.v. de nota van inlichtingen. inkoopvoorwaar-
Projectinformatie is informatie waaruit blijkt dat inschrijver voldoet aan het gevraagde met betrekking tot de referentie en de kerncompetentie. Conform hoofdstuk 3.2.2 hoeft de projectinformatie pas na voorgenomen gunning aangeleverd te worden door de inschrijver die de voorgenomen gunning gekregen heeft.
den artikel 11.1
Nota van inlichtingen Gemeente Brummen - EA accountantsdiensten 2020
7
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Bijlage A Bijlage Verwerkersovereenkomst standaard nov 19
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Verwerkersovereenkomst uitvoering <naam hoofdoveveenkomst> Gemeente Brummen, waarvan <het college van Burgemeester en Wethouders/de Gemeenteraad> de verwerkingsverantwoordelijke is, verder te noemen Verwerkingsverantwoordelijke, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <heer of mevrouw> <persoonsnaam>, <functie> en <Bedrijf>, gevestigd te <plaatsnaam>, KVK-nummer <nummer>verder te noemen Verwerker, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <de heer of mevrouw>, <persoonsnaam> , <functie>, hierna afzonderlijk te noemen "Partij", of gezamenlijk "Partijen" Overwegen het volgende: a) Partijen hebben op <datum> de <titel hoofdovereenkomst>, hierna Hoofdovereenkomst, afgesloten, op grond waarvan Verwerker de volgende dienst(en) levert aan de Verwerkingsverantwoordelijke: <specificatie dienst(en)>; b) Verwerker verwerkt voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst Persoonsgegevens voor Verwerkingsverantwoordelijke; c) Op de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing; d) Partijen willen in aanvulling op de AVG en de UAVG de volgende afspraken over de verwerking van Persoonsgegevens vastleggen in deze verwerkersovereenkomst (hierna: de Verwerkersovereenkomst); Artikel 1 Definities 1.1 Begrippen uit de AVG en de UAVG die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt, hebben
dezelfde betekenis. 1.2 Bijlagen: aanhangsels bij deze Verwerkersovereenkomst, die onlosmakelijk deel uitmaken van deze Verwerkersovereenkomst. Artikel 2 Ingangsdatum en duur 2.1 Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op het moment dat de Hoofdovereenkomst tot stand is gekomen, tenzij Partijen anders overeenkomen. 2.2 Deze Verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat Verwerker de verwerking van Persoonsgegevens op grond van de Hoofdovereenkomst heeft beëindigd en de afspraken over het teruggeven en/of wissen van Persoonsgegevens zijn nagekomen. Artikel 3 Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst 3.1 Verwerker verwerkt de door of via Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst en uitsluitend overeenkomstig schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, daarvan zonder onredelijke vertraging in kennis stellen, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. 3.2 De door Verwerker uit te voeren verwerkingen staan beschreven in tabel 1 van Bijlage 1.
Artikel 4 Inhoudelijke afspraken 4.1 Beveiligingsmaatregelen Verwerker zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens goed te beveiligen, zoals bedoeld in artikel 32 AVG. De wijze waarop Verwerker de passende technische en organisatorische maatregelen aantoont, staat in Bijlage 2. 4.2 Audits Verwerker verleent alle benodigde medewerking aan audits uitgevoerd door een gecertificeerde auditor over de nakoming van de afspraken binnen deze Verwerkersovereenkomst en Bijlagen, tenzij Verwerker door middel van een geldige certificering, die periodiek door een geaccrediteerde instelling wordt getoetst, heeft aangetoond dat Verwerker de gemaakte afspraken nakomt. De kosten van deze audit worden gedragen door Verwerkingsverantwoordelijke (zowel eigen kosten als kosten van Verwerker), tenzij de auditor één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Verwerker constateert die ten nadele zijn van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkersovereenkomst uitvoering <naam hoofdovereenkomst>
1
Zaak:Z053911 - Document:D350449
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
Verwerking buiten de EER Verwerker mag Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (laten) verwerken wanneer is voldaan aan de voorwaarden van artikel 45 en 46 AVG. Wanneer er sprake is van een verwerking buiten de EER, dan stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vooraf op de hoogte. Geheimhouding Personen die werken voor (sub)Verwerker en (sub)Verwerker zelf, moeten Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor Verwerker en subverwerkers hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan de geheimhouding. Subverwerkers De ten tijde van het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst bekende subverwerkers vermeldt Verwerker in tabel 3 van Bijlage 1. Verwerkingsverantwoordelijke verleent hierbij algemene toestemming voor de inschakeling van subverwerkers. Verwerker houdt na de start van de werkzaamheden Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van de beoogde inschakeling van nieuwe subverwerkers. Bij de inschakeling van subverwerkers blijven de artikelen 28.2 en 28.4 AVG onverkort van kracht. Rechten van betrokkenen Als een betrokkene een beroep doet op zijn rechten zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, helpt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke om daarop binnen de wettelijke termijnen een beslissing te nemen.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke werkt Verwerker altijd mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.
Artikel 5 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens 5.1 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, maar uiterlijk binnen 24 uur, informeren na vaststelling van een (vermoedelijke) Inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Verwerker vermeldt hierbij voor zover bekend de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) Inbreuk, de categorie persoonsgegevens, de categorie betrokkenen en het aantal betrokkenen. 5.2 In geval van een Inbreuk neemt Verwerker zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de Inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere Inbreuken te voorkomen. 5.3 Verwerker heeft een gedetailleerd logboek van de Inbreuken en de maatregelen die op Inbreuken zijn genomen. Verwerkingsverantwoordelijke mag dat inzien, wanneer deze daarom vraagt. Verwerkingsverantwoordelijke beslist of de Inbreuk moet worden gemeld bij de 5.4 toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Verwerker ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke waar nodig bij de melding aan de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Artikel 6 Aansprakelijkheid 6.1 Eventuele in de Hoofdovereenkomst overeengekomen beperkingen van de aansprakelijkheid hebben ook betrekking op de Verwerkersovereenkomst.
Artikel 7 Beëindigen verwerkersovereenkomst 7.1 Partijen moeten in de Hoofdovereenkomst afspraken maken over de beëindiging van de Hoofdovereenkomst en de daaruit voortvloeiende teruggave en wissing van Persoonsgegevens. 7.2 De geheimhouding geldt ook nog na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst. Artikel 8 Overige bepalingen 8.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen, ook als alleen één Partij vindt dat er een geschil is, zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan dezelfde bevoegde rechter als genoemd in de Hoofdovereenkomst.
Verwerkersovereenkomst uitvoering <naam hoofdovereenkomst>
2
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Ondertekening Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Ingangsdatum. <
>
Gemeente <naam gemeente> De burgemeester van <naam gemeente>
<Naam organisatie>
namens deze: <naam, functie>
namens deze: <naam, functie>
plaats: <
plaats: <
datum: <
> >
datum. <
Verwerkersovereenkomst uitvoering .-.naam hoofdovereenkomst--
> )
3
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Bijlage 1: Overzicht van te verwerken persoonsgegevens 1. Naam verwerking, doeleinden categorieën van betrokkenen, soort persoonsgegevens en eventuele doorgifte naar derde landen. Naam verwerking
Verwerkingsdoeleinden
Categorieën van Betrokkenen
Doorgifte naar derde landen
Categorie Persoonsgegevens (waaronder bijzondere persoonsgegevens)
2. Contactgegevens Naam: Contactgegevens:
Contactpersoon Verwerkingsverantwoordelijke (NB: Ook buiten kantooruren) Contactpersoon Verwerker (NB: Ook buiten kantooruren)
Naam: Contactgegevens:
Contactgegevens IBD
Telefoonnummer 070-373 8011
NB: Eventuele wijzigingen in bovenstaande tabellen geven partijen op korte termijn aan elkaar door. 3. Ingeschakelde subverwerkers Naam en contactgegevens subverwerker
KvK-nummer
Uitbestede verwerkingen
Toepassing
Verwerkersovereenkonnst uitvoering <naam hoofdovereenkomst>
4
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Bijlage 2: Aantonen passend niveau van beveiliging en aansluiting bij gedragscode Normenstelsel ID De informatiebeveiliging vindt plaats volgens algemeen erkende normen, namelijk: (vermeld normenstelsel, zoals bijvoorbeeld NEN7510, NEN/ISO 27001, PCl/DSS). Di De informatiebeveiliging vindt plaats volgens een algemeen erkende overheidsnorm zoals de BIG (of de BIR, B10) of vergelijkbaar, namelijk: D Anders, nl. De toereikendheid van de informatiebeveiliging blijkt uit de volgende certificering en verklaring van toepasselijkheid: El Periodieke externe controles zoals audits, pentesten of TPM's (bijv. ISAE3xxx SOC type II). ; o Een Assurance rapport van een auditor die is aangesloten bij NOREA; o Eigen controles of eigen mededelingen over de beveiligingsmaatregelen zoals hieronder beschreven: NB: Uit de certificering/periodieke externe controles/audits of uit de eigen controles/beschrijvingen blijkt of kan afgeleid worden dat de beveiliging passend is bij de verwerking(en) genoemd in bijlage 1.
D
Verwerker is aangesloten bij een goedgekeurde gedragscode, te weten
Verwerkersovereenkomst uitvoering <naam hoofdovereenkomst>
5
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Bijlage B Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Gemeente Brummen AANBESTEDINGSDOCUMENT Europese aanbesteding voor Accountantsdiensten
C) Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.
Zaak:Z053911 - Document:D350449
INHOUDSOPGAVE Bijlagen bij dit aanbestedingsdocurnent:
3
Formulieren in te dienen bij inschrijving (§ 2.5.1).
3
1
4
ALGEMENE INFORMATIE OVER PROCEDURE EN OPDRACHT
1.3
De opdracht
1.4
Klachtenmeldpunt
4 4 5 14
INSCHRIJFPROCEDURE
16
2.1 2.2
Planning Informatie-uitwisseling
2.2.2
Inlichtingen en Nota van Inlichtingen Individuele inlichtingen met gerechtvaardigd economisch belang
16 17 17 19 20 20 21 21 23 24 24 25
1.1
Procedure
1.2
Aanbestedende dienst en opdrachtgever
2.
2.2.3 2.3 2.4 2.5
Onjuiste verklaring Inschrijving De inhoud van de inschrijving
2.5.1
Bij inschrijving in te dienen documenten
2.5.2
Na inschrijving in te dienen documenten
2.6
Gestanddoening inschrijving
2.7 2.8
Inschrijven als samenwerkingsverband (combinatie)
3.
Overige voorwaarden aan inschrijving
UITSLUITINGSGRONDEN EN GESCHIKTHEIDSEISEN
3.1
Uitsluitingsgronden
3.2
Geschiktheidseisen
3.2.1
Financiële en economische draagkracht
3.2.2 Technische- of beroepsbekwaamheid 3.2.3 Inschrijving in beroeps- of handelsregister en ondertekening 3.3 Beroep op draagkracht en/of bekwaamheid van derde of van deelnemer van het samenwerkingsverband
4.
GUNNINGSCRITERIA 4.1
Criterium 1: Kwaliteit inschrijver
4.2 4.3
Criterium 2: Prijs Inschrijving met de beste prijs/kwaliteit verhouding
5.
BEOORDELINGSPROCEDURE
5.1
Beoordeling van de bij inschrijving ingediende documenten
5.2 5.3 5.4
Mededeling van directe uitsluiting en/of afwijzing
5.5
Gunning
Bepalen inschrijving met de beste prijs/kwaliteit verhouding Mededeling van de gunningsbeslissing
Aanbestedingsdocument Gemeente Brummen - Accountantsdiensten 2020
28 28 29 29 30 31 32 33 33 33 35 36 36 36 37 38 40
2
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Bijlagen bij dit aanbestedingsdocument: Bijlage 1
Conceptovereenkomst
Bijlage 2
Programma van eisen
Bijlage 3
Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Brummen
Bijlage 4
Model voor het indienen van vragen t.b.v. inlichtingen
Bijlage 5
Begrippenlijst
Bijlage 6
Kwaliteit, open vragen en het interview
Bijlage 7
Checklist
Bijlage 8a
Beoordelingsformulier open vragen
Bijlage 8b
Beoordelingsformulier interview
Bijlage 9
Waarden gunningscriteria
Formulieren in te dienen bij inschrijving (§ 2.5.1): Formulier A
Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Formulier B
Referenties
Formulier C
Prijzenblad
Aanbestedingsdocument Gemeente Brummen - Accountantsdiensten 2020
3
Zaak:Z053911 - Document:D350449
1. ALGEMENE INFORMATIE OVER PROCEDURE EN OPDRACHT 1.1
Procedure
Deze aanbestedingsprocedure heeft betrekking op de Europees Openbare aanbesteding
voor
Accountantsdiensten.
Op
deze
aanbesteding
is
de
Aanbestedingswet 2012, Staatsblad 2012, 542, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 24 juni 2016 (Staatsblad 2016, 242) van toepassing. De aankondiging van deze aanbesteding is ter publicatie verzonden via TenderNed. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de inschrijving met de beste prijs/kwaliteit verhouding doet, op basis van gunnen op waarde. 1.2
Aanbestedende dienst en opdrachtgever
Aanbestedende dienst, tevens opdrachtgever van deze opdracht, is de Gemeente Brummen. Naam aanbestedende
Gemeente Brummen
dienst Bezoekadres/ postadres
Engelenburgenlaan 31
Vestigingsplaats
6971 BV Brummen
Contact voor deze
TenderNed (berichtenmodule)
aanbesteding verloopt
Of indien TenderNed niet bereikbaar via:
uitsluitend via:
r.bennink@bic-bv.nl
Rechtstreeks
benaderen
van
bovenstaande
contactpersoon
is
alleen
toegestaan indien de berichtemodule in TenderNed niet beschikbaar is of niet naar behoren functioneert. Gemeente Brummen Meer informatie over de aanbestedende dienst vindt u op: www_bninam
Aanbestedingsdocument Gemeente Brummen - Accountantsdiensten 2020
4
Zaak:Z053911 - Document:D350449
13
De opdracht
Dit aanbestedingsdocument is geschreven voor een Europese Openbare Aanbesteding
Accountantsdiensten
voor
de
gemeente
Brummen
als
opdrachtgever in dit aanbestedingsdocument. De gemeenteraad is formeel de opdrachtgever bij de aanbesteding van de accountantscontrole. De griffier is hierbij de ambtelijk verantwoordelijke. De doelstelling van deze aanbesteding is de Accountantsdiensten van de aanbestedende dienst optimaal in te vullen. De aanbestedende dienst wenst dit doel te realiseren door middel van een Europese openbare aanbesteding. Voor deze procedure is gekozen aangezien de raming van deze opdracht boven de drempel van Europees aanbesteden valt. Het doel is om een overeenkomst/ relatie aan te gaan met een voor deze opdracht geschikte accountant die tevens aan de hand van de jaarrekening als adviseur moet optreden. Het doel is om één overeenkomst af te sluiten voor een periode van 36 maanden (boekjaar 2021 - 2023) plus een optionele verlenging van vier maal 12 maanden (boekjaar 2024-2027). Totaal dus maximaal 84 maanden. De aanbestedende dienst geeft hierbij nadrukkelijk aan dat zij zich kan beroepen op onderstaande herzieningsclausule als bedoeld in artikel 2.163c en 2.163f van de Aanbestedingswet 2012. Onderhavige overheidsopdracht kan worden gewijzigd tijdens de looptijd van de overheidsopdracht zonder hiervoor een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten in het geval: •
van nadere onvoorziene, maar noodzakelijke opdrachten die binnen de (raam)overeenkomst drempelwaarde overstijgen,
vallen,
gedurende
met
een
maar de
die
de
totale
uitvoering
van
de
maximum
van
driemaal
maximale
opdracht de
al
totale
opdrachtwaarde; •
dat beide partijen gezamenlijk prijswijzigingen zijn overeengekomen;
•
van een nadere opdracht die de aard van de opdracht verruimd maar niet wezenlijk wijzigt;
Aanbestedingsdocument Gemeente Brummen - Accountantsdiensten 2020
5
Zaak:Z053911 - Document:D350449
•
dat
opdrachtgever
geen
andere
mogelijkheid
ziet
dan
de
overheidsopdracht langer te laten doorlopen, door bijvoorbeeld een aanstaande verhuizing, organisatorische wijzigingen, wijzigingen in de markt door bedrijfsovername, met een maximum van 12 maanden; •
van rechtsopvolging onder algemene of bijzondere titel in de positie van de aanvankelijke opdrachtnemer, ten gevolge van herstructurering van de onderneming, waaronder door overname, fusie, acquisitie of insolventie,
door
een
andere
ondernemer
die
voldoet
aan
de
oorspronkelijk vastgestelde geschiktheidseisen; •
er aan de zijde van de opdrachtgever door andere regelgeving een andere behoefte bestaat naar Accountantsdiensten;
Wijzigingen
kunnen
uitsluitend
worden
toegepast
op
verzoek
van
de
Opdrachtgever of op verzoek van de Opdrachtnemer, waarbij Opdrachtgever en opdrachtnemer de wijziging(-en) schriftelijk overeen zijn gekomen en schriftelijk zijn vastgelegd, voor zover deze binnen de kaders vallen van de Aanbestedingswet 2012 vallen. Meer informatie over de inhoud van de opdracht blijkt uit de overige aanbestedingsdocumenten die als bijlagen en formulieren bij dit aanbestedingsdocument zijn bijgevoegd. Omvang van diensten: Diensten Controle jaarrekening 1
(Accountantsverslag, controleverklaring, deelverklaringen) inclusief SiSa.
2
3
Jaarlijks (oplevering eind juni opvolgend boekjaar).
Interimcontrole
Jaarlijks (oplevering voor 31
(Managementletter, Single information
december van het betreffende
Single Audit).
boekjaar).
Certificerende functie
Deelverklaringen: op verzoek
(deelverklaringen).
(oplevering in overleg).
Natuurlijke adviesfunctie 4
Frequentie
(Mondeling en schriftelijk advies: memo's, verslagen e.d.).
Uit eigen beweging en op verzoek (oplevering in overleg).
Aanbestedingsdocument Gemeente Brummen - Accountantsdiensten 2020
6
Zaak:Z053911 - Document:D350449
Overige
losse
adviesopdrachten
vallen
buiten
de
scope
van
deze
aanbesteding, er zal per adviesopdracht bepaald worden of deze wel of niet bij de geselecteerde inschrijver zal worden ondergebracht. In het kader van de overeenkomst is de aanbestedende dienst niet gehouden om ook daadwerkelijk (alle) nadere adviesopdrachten te plaatsen bij de opdrachtnemer. Er geldt derhalve geen afnameverplichting en opdrachtnemer kan aan de overeenkomst geen recht ontlenen op de gunning van nadere adviesopdrachten. Gemeente Brummen hecht veel waarde aan de deskundigheid en aanpak op het gebied van de accountantscontrole, de deelverklaringen en de daaraan gerelateerde natuurlijke advisering voor de komende jaren. Uitgangspunt van de Gemeente Brummen is een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie. Externe controle is hierbij uiteraard noodzakelijk, niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar tevens omdat de organisatie dit zelf wil. Tot de werkzaamheden van de accountant behoren naast de wettelijk vereiste controles
ook
de
werkzaamheden die
voortvloeien uit
de
natuurlijke
adviesfunctie van de accountant. Controle van de jaarrekening De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 gemeentewet. Ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet heeft de gemeenteraad de verordening conform artikel 213 vastgesteld. In deze verordening, te vinden op www overheid nl zijn nadere regels omtrent de accountantscontrole vastgelegd. Verder zal de controle
gebaseerd
moeten
zijn
op
andere
wettelijke
regelingen,
controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen, nota's en richtlijnen.
Aanbestedingsdocument Gemeente Brummen - Accountantsdiensten 2020
7
Zaak:Z053911 - Document:D350449
In overeenstemming met de wettelijke kaders behelst de controle van de gemeentelijke jaarrekening, een controle op: •
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;
•
het
rechtmatig
tot
stand
komen
van
de
baten
en
lasten
en
balansmutaties (indien er gedurende de looptijd van dit contract deze rol wijzigt c.q. wegvalt vindt er overleg plaats tussen opdrachtgever/ opdrachtnemer over de consequenties voor dit contract); •
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 gemeentewet (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV));