(052) Begroting 2026 Tribuut
Tekst van het document
458235
Ontwerp
Toekomstplan Toekomstplan en begroting en begroting 2026-2029 2025-2028
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
1
Inhoud Voorwoord.................................................................................................................................................................. 3 1.
Inleiding......................................................................................................................................................... 4 1.1
Missie en visie .......................................................................................................................................... 4
1.2
Doelstellingen ........................................................................................................................................... 5
1.3
Financiële uitgangspunten en kaders ...................................................................................................... 5
1.4
Overige ontwikkelingen ............................................................................................................................ 7
2.
Programmabegroting 2026 ........................................................................................................................... 8 2.1
Waardebepaling ....................................................................................................................................... 8
2.2
Gegevensbeheer WOZ .......................................................................................................................... 10
2.3
Heffen ..................................................................................................................................................... 11
2.4
Invordering en kwijtschelding ................................................................................................................. 13
2.5
Frontoffice (beantwoording klantvragen) ................................................................................................ 15
2.6
Samenvatting programmaonderdelen .................................................................................................... 16
3.
Bedrijfsvoering ............................................................................................................................................ 17 3.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................ 19
3.3
Risico’s ................................................................................................................................................... 20
3.4
Financiële kengetallen ............................................................................................................................ 24
3.5
Overhead ................................................................................................................................................ 24
3.6
Financiering ............................................................................................................................................ 25
4.
Financiële begroting ................................................................................................................................... 27 4.1
Financiële begroting ............................................................................................................................... 27
4.2
Toelichting op de opgenomen wijzigingen ............................................................................................. 28
4.3
Kostenverdeling per gemeente .............................................................................................................. 30
4.4
Balans ..................................................................................................................................................... 30
Bijlage 1: lasten per taakveld 2026 .......................................................................................................................... 32
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
2
Voorwoord Tribuut Belastingcentrum is een uitvoeringsorganisatie voor zes gemeenten. Alle deelnemende gemeenten hebben te maken met een begrotingsuitdaging voor 2026 en verder. Het zogenaamde “ravijnjaar”. De moeilijke opgave om de begrotingen structureel sluitend te krijgen, heeft ook impact op Tribuut. We voorzien de invoering van nieuwe belastingen bij een aantal gemeenten. De tarieven zullen naar verwachting op onderdelen worden verhoogd om de kosten beter te dekken en voldoende middelen op te halen om de gemeentelijke taken goed uit te voeren. Tribuut is ook gevraagd een bijdrage te leveren aan de kosten besparingen. In een informeel overleg met het bestuur hebben we verschillende besparingen besproken. In de kadernota is een bijlage opgenomen die de besparingen beschrijft. Het resultaat van dat overleg is opgenomen in deze begroting voor 2026 met een doorrekening tot en met 2029. In de begroting is het aantal bezwaren en beroepen voor Tribuut een onzekere factor, die echter wel een belangrijk onderdeel van de kosten uitmaken. Zowel het verwerken van bezwaren en beroepen, als de proceskosten hebben grote financiële invloed op de kosten. Voor de begroting van 2026 zijn we uitgegaan van het aantal bezwaren van 2024 (het op dit moment laatst bekende jaar). Omdat de wetgeving opnieuw is aangepast, gaat de proceskostenvergoeding (PKV) wel structureel naar beneden.
Dat geldt zowel voor de PKV van bezwaren als beroepen. De beroepen kennen een enorm lange doorlooptijd. Daarom hebben we met de accountant afgesproken dat we de PKV opnemen in het jaar dat de uitbetaling plaatsvindt. Tribuut heeft veel waardevolle informatie van inwoners, gemeenten en bedrijfsvoering. Het is belangrijk daar zorgvuldig mee om te gaan. Daarom voeren we op dit moment met een externe deskundige partij een inventarisatie uit naar de informatiebeveiliging van Tribuut. De aanleiding hiervoor is dat onze ICT-structuur de afgelopen jaren behoorlijk is gewijzigd en dit een goed moment is om de beveiliging te herijken. Die inventarisatie concentreert zich op drie aspecten. Ten eerste een analyse hoe Tribuut aantoonbaar kan voldoen aan de BIO en de NIS2 zodra deze definitief wordt ingevoerd. Ten tweede een analyse van de noodzakelijk afspraken die Tribuut zou moeten maken met de SaaS-leveranciers om de informatie die zij voor ons beheren, goed te beveiligen. Ten derde vragen we een advies hoe we dat allemaal contractueel goed vastleggen met onze leveranciers. Necker is op dit moment bezig met een evaluatie van de Gemeenschappelijk Regeling Tribuut uit te voeren in opdracht van het bestuur. De gemeenteraden hebben een gesprek gevoerd met Necker om een bijdrage te leveren aan het onderzoeksplan. Necker verwacht dit voorjaar de evaluatie af te kunnen ronden.
Het MT van Tribuut heeft de ambitie uitgesproken, met deze evaluatie als input, een nieuw strategisch plan te schrijven. Dit plan dient begin 2026 gereed te zijn. Tribuut bestaat op 1 januari 2026 10 jaar. Dat lijkt een goed moment om de strategie te herzien. Eind mei 2025 gaat Tribuut verhuizen. Daar zien we erg naar uit. We hebben ons jaren moeten behelpen met een verouderde huisvesting waarvan het klimaat niet voldoet aan de Arbo-eisen. Dat hebben we met onze nieuwe huisvesting aan de Fauststraat in Apeldoorn opgelost. We huren daar een mooie verdieping die we helemaal opnieuw inrichten. We verwachten daar eindelijk in goede omstandigheden te kunnen werken. Bert Groot Wesseldijk Directeur
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
3
1.
Inleiding
Voor u ligt de toekomstplan en begroting 2026-2029 van de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingcentrum. Tribuut voert de belastingtaak uit voor de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen. Tribuut is een bedrijfsvoeringsorganisatie met een enkelvoudig bestuur. Dat betekent dat de afzonderlijke gemeenten autonoom zijn in het opmaken van beleid voor lokale belastingen en dat Tribuut daar op efficiënte wijze uitvoering aan geeft. Het bestuur van Tribuut heeft in januari 2025 een kadernota besproken en aangehouden. Het MT kreeg de opdracht te onderzoeken hoe de Tribuut kan bijdragen aan de besparingsopgave voor de gemeenten in 2026. Naar aanleiding daarvan is er in maart een informeel overleg geweest en zijn er voorstellen voor besparingen toegevoegd aan de kadernota 2026-2029 die uiteindelijk in april is vastgesteld. In deze kadernota zijn de begrotingsuitgangspunten en de maatstaven die de kostenverdeling naar de gemeenten bepalen, vastgesteld. Deze maatstaven staan aan de basis van dit ontwerp voor wat betreft financiën.
1.1
Missie en visie
“Tribuut voert de belastingtaken WOZ, heffing en invordering uit voor haar deelnemers en adviseert over de optimale aanwending van het belastinginstrumentarium. Het is onze ambitie de beste belastingdienstverlener in de ‘regio’ te worden, met een ijzersterke prijs/kwaliteitverhouding, waar gemeenten graag hun belastingzaken aan uitbesteden en waarvoor medewerkers graag willen werken. Medewerkers en deelnemende gemeenten zijn trots op hun organisatie. De belastingorganisatie groeit zodanig dat dit ten goede komt aan klant en kwaliteit maar ook kostenverlagend is voor alle deelnemers. Daarbij is de Stedendriehoek en aangrenzende gemeenten het domein van mogelijke uitbreiding. De belastingorganisatie is een flexibele organisatie die kan inspelen op de snel veranderende behoeften van interne en externe klanten en staat daarbij borg voor een adequate uitvoering en het ophalen van de juiste belastingopbrengst.” Op het moment van schrijven van deze begroting wordt er een evaluatie uitgevoerd naar de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut. Dit onderzoek wordt door Necker uitgevoerd en zal in het voorjaar van 2025 worden afgerond. Tribuut is voornemens de missie en visie te herijken rond haar 10-jarige bestaan in 2026. Dat zal in samenspraak met bestuur en medewerkers plaatsvinden. Het resultaat van de genoemde evaluatie van de GR zal hier ook input voor zijn.
Om deze missie en visie te realiseren, werkt Tribuut continu aan verbetering en ontwikkeling van haar medewerkers, producten en diensten, werkprocessen en ICT. Zij blijft in gesprek met deelnemende gemeenten zodat de organisatie goed in kan blijven spelen op hun behoeften op belastinggebied. Operationele performance, klanttevredenheid belastingplichtigen en gemeenten worden periodiek gemeten. Het personeelsbeleid is gericht op structurele ontwikkeling van medewerkers. Het is van strategisch belang dat de belastingorganisatie verdergaand digitaliseert en innoveert op het gebied van ICT. De belastingorganisatie kiest niet voor de innovatorpositie, maar wil wel snel mee bij innovatie. Dit betekent dat het bewezen technologie toepast en niet als proeftuin dient voor ICT-experimenten.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
4
1.2
Doelstellingen
Tribuut is een uitvoeringsorganisatie. Als organisatie zoeken we continu naar verbeteringen. De verbeteringen kunnen betrekking hebben op drie centrale elementen. Deze zijn kwaliteit, kosten en klanten.
Kwaliteit
Klanten
Kosten
Klanten Kwaliteit is een onderwerp dat klanten op diverse manieren kunnen ervaren. Van invloed is toegankelijkheid (bijvoorbeeld bij vragen), snelheid van afhandeling (bijvoorbeeld van verzoeken) en de duidelijkheid van de onlineen offlinecommunicatie. Ervaringen van de klant zijn cruciaal voor de waardering van de organisatie. Het ‘luisteren’ naar de ervaringen van de klant doen we dagelijks. Kwaliteit De kwaliteit op organisatieniveau heeft voor een belangrijk deel te maken met de beheersing van de twee hoofdtaken van onze organisatie. Namelijk de uitvoering van de WOZ en het heffen/innen van belastingen. Sinds 2022 heeft de Waarderingskamer de organisatie gewaardeerd met vier sterren (goed). De doelstelling bij de uitvoering van de WOZ is om het oordeel goed (vier sterren of hoger) van de Waarderingskamer te behouden. Ten aanzien van de belastingheffing en inning heeft Tribuut de doelstelling om de belastingopbrengst te optimaliseren volgens de door de gemeenten gewenste opbrengst. De gemeente bepaalt jaarlijks welke belastingopbrengst zij wenst. Tribuut brengt een tarief advies uit en richt haar processen zodanig in dat er binnen de gestelde wettelijke kaders een optimale belastingopbrengst wordt gerealiseerd.
Aan het einde van het belastingjaar controleert de accountant de rechtmatigheid en volledigheid van de opbrengsten en stelt, ten behoeve van de gemeente, deelverklaringen op. Hiermee wordt de kwaliteit van de uitvoering geborgd. Tot slot is de accountantsverklaring over de jaarrekening de borging van de beheersing op organisatieniveau.
1.3
Financiële uitgangspunten en kaders
De budgetten voor structurele en incidentele kosten in de begroting 2026 worden geïndexeerd op basis van de prijsontwikkeling 2023, die in de septembercirculaire 2024 van de overheid, is aangegeven: • • •
Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers: Prijs overheidsconsumptie, netto materieel: Prijs bruto binnenlands product (PIOFACH):
3,80%; 2,20%; 2,60%.
Voor de begroting 2026 is de index geraamd zoals hierboven aangegeven. Deze index wordt toegepast op de werkelijke kosten in de jaarrekening van 2024. Voor het meerjarenperspectief worden de indexen uit dezelfde septembercirculaire toegepast.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
5
Actualisatie maatstaven Deze begroting is opgesteld volgens de kostenverdeelsystematiek zoals die is vastgesteld door het bestuur van Tribuut in januari 2020. In deze methodiek worden, per activiteit en per cluster, de kosten vastgesteld. Deze worden op basis van verschillende verdeelsleutels over de deelnemers verdeeld. Verdeelsleutel
Apeldoorn Brummen Epe
Lochem
Voorst
Zutphen
Totaal
# Woning
80.313
10.422
16.024
16.764
11.014
24.757
159.294
# Niet Woningen
7.732
918
2.001
2.303
1.734
2.221
16.909
€ 262.677
€ 30.061
€ 55.519
€ 65.127
€ 21.857
€ 61.776
€ 497.017
3.176
372
643
610
405
722
5.928
# Aanslagregels totaal
349.434
64.029
85.882
86.201
48.259
113.207
747.012
# ASR inlezen
76.365
30.270
31.898
46.516
21.650
24.197
# ASR Stuf
9.267
-
1.606
1.734
1.089
9.782
# Controleren grondslagen # Biljetten
10.285 98.693
226 11.923
1.035 20.081
1.157 22.610
288 14.307
182 33.406
201.020
# Heffen bezwaren
395
20
92
102
59
567
1.235
# KWS verzoeken
2.238
358
246
280
106
714
3.942
Dwanginvordering
€ 463.742
€ 47.614
€ 51.242
€ 70.245
€ 37.043
€ 134.059
€ 803.945
# Klantcontacten
15.886
2.073
3.108
2.777
2.180
4.770
30.794
Proceskosten-vergoeding #WOZ bezwaren
230.896 23.478 13.173
Toelichting op de maatstaven ten behoeve van de begroting 2026: Algemeen: De maatstaven zijn geactualiseerd op basis van de aantallen Gouw, over het jaar 2024. Woningen en niet-woningen: Betreft de te waarderen objecten (alle WOZ-objecten exclusief WOZ-vrijstellingen) die actief zijn/waren per 01-012024. Onbebouwde grond wordt buiten beschouwing gelaten bij het bepalen van de verdeelsleutel. Proceskostenvergoeding: Betreft de uitgekeerde proceskostenvergoedingen per gemeente in 2024. Bezwaren: Betreft het aantal ingediende bezwaren (verdeeld naar WOZ en Heffen) in 2024. Aanslagregels: Het totaal aantal verzonden aanslagregels van alle belastingsoorten in tijdvak 2024 (heffingsjaar voorafgaande aan het jaar waarin de kadernota en begroting worden opgesteld) exclusief de beschikkingsregels. Voor heffingen die achteraf worden opgelegd, is uitgegaan van het tijdvak 2023. Voor specifieke activiteiten zijn de bijbehorende aanslagregels inzichtelijk gemaakt. Biljetten: Het totaal aantal biljetten in tijdvak 2024. Kwijtscheldingsverzoeken: Betreft het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken (exclusief automatische kwijtschelding) per gemeente in 2024. Inkomsten uit dwanginvordering:
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
6
Het aandeel van de gemeenten in de totaal ontvangen inkomsten uit dwanginvordering in het jaar 2024 (exclusief invorderingsrente). Klantcontacten: Betreft het aantal geregistreerde klantcontacten in 2024 per gemeente (telefoon en e-mail). Btw De budgetten in de begroting zijn exclusief btw geraamd. De betaalde btw wordt bijgehouden en zal tweemaal per jaar middels de transparantie/doorschuifmethode naar rato van de gemeentelijke bijdrage aan de deelnemende gemeenten worden doorgeschoven. De gemeenten kunnen deze btw vervolgens compenseren bij het btwcompensatiefonds. Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is vennootschapsbelasting voor overheidsbedrijven ingevoerd. Tribuut voert als GR alleen de belastingtaak voor de deelnemende gemeenten uit en verleent geen diensten aan derden. Hierom gaat Tribuut niet door de zogenaamde ‘ondernemerspoort’ en is vennootschapsbelasting voor Tribuut niet van toepassing. Dit is al vastgesteld door de belastinginspecteur. Beleidsarm De deelnemende gemeenten behouden autonomie op het beleid voor belastingen. De begroting 2026 is daarmee beleidsarm en gebaseerd op de geldende verordeningen en wetgeving. Eventuele beleidskeuzes door gemeenten die financiële gevolgen hebben voor de uitvoering, zullen in de loop van het jaar in een begrotingswijziging aan het bestuur van Tribuut worden voorgelegd.
1.4
Overige ontwikkelingen
Persoonlijk contact is voor Tribuut erg belangrijk. Onze slogan “goed geholpen, snel geregeld” combineren we met goede bereikbaarheid o.a. middels telefoon en mail, maar ook via MijnOverheid en QR-tags die naar hulpformulieren leiden om contact gemakkelijker te maken. We zien dat daar steeds meer gebruik van wordt gemaakt. Mede om bovengenoemde reden blijven we inzetten op terugbelafspraken met taxateurs, ook wel informele bezwaren genoemd. Die blijken het meest efficiënt in vergelijking met formele bezwaren. Deze werkwijze vraagt om extra personele inhuur gedurende de piekperiode, zeker als we binnen de bezwaartermijn de informele bezwaren willen afhandelen. Tribuut gaat meerdere methoden gebruiken om secundaire objectkenmerken beter in beeld te krijgen, omdat dit de belangrijkste reden is voor gegronde bezwaren. Dit doen we met visuele inspecties in de straat, met voormeldingen en door verkoopinformatie te benutten. Daarmee krijgen we een betere kwaliteit en minder gegronde bezwaren wat weer resulteert in minder proceskosten. De drie basisregistraties BAG-WOZ-BGT werken met elkaar gestructureerd aan de kwaliteit van de (gezamenlijke) data. De gemeenten en Tribuut gebruiken dezelfde applicatie om goed met elkaar te communiceren over nieuwe en gewijzigde kenmerken. Dit betekent een kwaliteitsslag voor de drie basisregistraties.
Om deze situatie te kunnen realiseren, is een goede samenwerking en afstemming met de gemeentelijke BAG-BGT een voorwaarde.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
7
2.
Programmabegroting 2026
Tribuut is georganiseerd op basis van de te onderscheiden belastingprocessen. Deze begroting sluit daarop aan. Voor de overhead worden geen bijdragen van de gemeenten verkregen; de gemeenten neemt immers de dienst “uitvoering van de belastingtaak” af van Tribuut en niet de middelen waarmee die dienst wordt verricht. De kosten van overhead zijn, op basis van het aantal fte’s, doorbelast naar programmaonderdelen 1.1 tot en met 1.5. Voor de leesbaarheid zijn de bedragen afgerond op duizendtallen. Door deze afronding kan het in sommige gevallen lijken alsof de bedragen niet correct optellen. Voor het overzicht van de geraamde lasten per taakveld verwijzen we naar bijlage 1.
2.1
Waardebepaling
Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? Het nieuwe taxatieverslag is inmiddels ingeregeld en hier wordt mee gewerkt Afhankelijk van wat het Ministerie van Financiën beslist, moet dit per 2026 aangepast worden naar de standaard die dan gaat gelden. Project ‘Check uw woning’ inregelen De belanghebbende kan hierbij digitaal de primaire en secundaire kenmerken van een object controleren en/of aanpassen. Door de belanghebbende vanaf het begin te betrekken bij deze informatie, is de kans groot dat de klant begrip heeft voor de waarde van het WOZ-object. In 2025 is er een pilot bij een aantal belastingsamenwerkingen op de secundaire kenmerken. Als deze pilot succesvol is, kan Tribuut ook volgen met één of meerdere gemeenten. Optimaliseren processen van bezwaar en ook beroep In het proces bezwaar starten wij in 2025 met het gebruik van AI voor het ontgrieven van de bezwaren. Het doel is om efficiënter te werken. In 2026 zullen wij dit verder door ontwikkelen. In het proces ‘beroep’ werken we al veel meer met een matrix om de waarde te onderbouwen. Wij zijn aangesloten bij de werkgroep van Ortax om deze te verbeteren, zodat deze uniformer wordt en er minder handwerk nodig is. De vier sterren van de Waarderingskamer behouden We blijven ons werk verbeteren en laten aan de Waarderingskamer zien dat wij onze processen op niveau hebben.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
8
Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.1: Waarderen (x €1.000) Lasten
Verdeelsleutel
2024*
2025
2026
2027
2028
2029
Waarderen
#Objecten
€ 1331
€ 1286
€ 1362
€ 1433
€ 1486
€ 1541
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 816
€ 788
€ 835
€ 878
€ 911
€ 944
PKV uitgekeerd
€ 940
€ 914
€ 428
€ 448
€ 466
€ 485
€ 3086
€ 2989
€ 2625
€ 2760
€ 2863
€ 2970
PKV Totaal lasten Baten Apeldoorn Waarderen
#Objecten
€ 652
€ 630
€ 668
€ 703
€ 728
€ 755
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 437
€ 401
€ 447
€ 471
€ 488
€ 506
PKV uitgekeerd
€ 497
€ 487
€ 226
€ 237
€ 246
€ 256
€ 1586
€ 1518
€ 1341
€ 1410
€ 1463
€ 1518
PKV Totaal Brummen Waarderen
#Objecten
€ 83
€ 82
€ 85
€ 89
€ 92
€ 96
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 51
€ 43
€ 52
€ 55
€ 57
€ 59
PKV uitgekeerd
€ 57
€ 61
€ 26
€ 27
€ 28
€ 29
€ 191
€ 186
€ 163
€ 171
€ 178
€ 184
PKV Totaal Epe Waarderen
#Objecten
€ 141
€ 133
€ 144
€ 152
€ 157
€ 163
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 88
€ 90
€ 91
€ 95
€ 99
€ 102
PKV uitgekeerd
€ 105
€ 95
€ 48
€ 50
€ 52
€ 54
€ 334
€ 319
€ 283
€ 297
€ 308
€ 320
PKV Totaal Lochem Waarderen
#Objecten
€ 152
€ 149
€ 156
€ 164
€ 170
€ 176
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 84
€ 106
€ 86
€ 90
€ 94
€ 97
PKV uitgekeerd
€ 123
€ 104
€ 56
€ 59
€ 61
€ 64
€ 359
€ 359
€ 298
€ 313
€ 325
€ 337
PKV Totaal Voorst Waarderen
#Objecten
€ 105
€ 102
€ 108
€ 113
€ 118
€ 122
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 56
€ 48
€ 57
€ 60
€ 62
€ 65
PKV uitgekeerd
€ 41
€ 53
€ 19
€ 20
€ 21
€ 21
€ 202
€ 204
€ 184
€ 193
€ 200
€ 208
PKV Totaal Zutphen Waarderen
#Objecten
€ 197
€ 190
€ 202
€ 212
€ 220
€ 228
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 99
€ 100
€ 102
€ 107
€ 111
€ 115
PKV uitgekeerd
€ 117
€ 113
€ 53
€ 56
€ 58
€ 60
Totaal
€ 413
€ 403
€ 357
€ 375
€ 389
€ 404
Totaal baten
€ 3086
€ 2989
€ 2625
€ 2760
€ 2863
€ 2970
PKV
*De cijfers over het jaar 2024 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2025 betreffen de begrotingsbedragen.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
9
2.2
Gegevensbeheer WOZ
Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? Doorontwikkeling van workflows in Gouw en Ortax De workflow optimaliseert de uitvoering van de werkzaamheden en verschuift taken meer naar analyse en controle van resultaten achteraf. Team WOZ is ‘in control’ met betrekking tot de foutberichten en de juistheid en volledigheid van de LVWOZ Tribuut gaat zelf actief signaleren en sturen op oplossingen. Hierdoor is zij minder afhankelijk van de Waarderingskamer. We gaan investeren in meer deskundigheid en kennis op dit onderwerp. De eerste stappen zetten in het onderzoek naar Integraal objectenbeheer tussen BAG-BGT-WOZ De samenwerking met de verschillende gemeenten meer optimaliseren met betrekking tot de dagelijkse mutaties en de mutatiedetectie. Onderzoek naar en draagvlak krijgen voor een gezamenlijke aanbesteding voor het beeldmateriaal (luchtfoto, obliek en straatbeelden) en voor de jaarlijkse mutatiedetectie Op dit moment zijn er bij de verschillende gemeenten verschillende bedrijven die beeldmateriaal verzamelen en mutatiedetectie regelen. Het streven is om hierin samen op te trekken om efficiency te krijgen. Voor de laatste twee projecten is nog geen budget gereserveerd We moeten nog starten met deze projecten. Hierdoor kan er nog geen begroting gemaakt worden. Beiden projecten gaan in samenwerking met de gemeenten.
We verwachten wel dat wij bij deze twee projecten extra ondersteuning nodig te hebben. Als hier meer bekend over is zullen wij met een apart projectvoorstel komen. Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.2: Gegevensbeheer WOZ (x €1.000) Lasten Gegevensbeheer
Verdeelsleutel
2024*
2025
2026
2027
2028
2029
#Objecten
€ 1295
€ 1971
€ 2058
€ 2104
€ 2180
€ 2259
€ 1295
€ 1971
€ 2058
€ 2104
€ 2180
€ 2259
Totaal lasten Baten Apeldoorn
#Objecten
€ 647
€ 985
€ 1028
€ 1052
€ 1089
€ 1129
Brummen
#Objecten
€ 83
€ 127
€ 132
€ 135
€ 140
€ 145
Epe
#Objecten
€ 132
€ 200
€ 211
€ 215
€ 223
€ 231
Lochem
#Objecten
€ 141
€ 214
€ 223
€ 228
€ 236
€ 244
Voorst
#Objecten
€ 94
€ 143
€ 149
€ 152
€ 158
€ 163
Zutphen
#Objecten
€ 199
€ 302
€ 315
€ 322
€ 334
€ 346
€ 1295
€ 1971
€ 2058
€ 2104
€ 2180
€ 2259
Totaal baten
*De cijfers over het jaar 2024 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2025 betreffen de begrotingsbedragen.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
10
2.3
Heffen
Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? De klant kan zelf zijn aangifte- en inlichtingenformulieren invullen via E-GOUW Deze gegevens komen automatisch in ons belastingpakket. Hierdoor besparen wij tijd. Samen met Functioneel Beheer en eventueel Gouw zorgen wij dat er een efficiënt proces gebouwd wordt. De wijze van heffing van riool in Brummen is aangepast Op dit moment is de manier van rioolheffing Brummen erg arbeidsintensief en niet werkbaar. We gaan met de gemeente in gesprek om de verordening aan te passen. Dit geeft efficiency. We willen de mogelijkheid onderzoeken om Stufbestanden door Gemeenten te kunnen uploaden in een portal Het proces van stufbestanden is arbeidsintensief. We gaan onderzoeken om dit proces minder arbeidsintensief en efficiënter te maken. Parkeerbezwaren (deels) automatisch afdoen We starten bij afdeling Waarderen in 2025 met een test om hulp te krijgen van AI bij het afhandelen van WOZ bezwaren. Als dit succesvol is kunnen andere bezwaren gaan volgen. Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.3: Heffen (x €1.000) Lasten
Verdeelsleutel
2024*
2025
2026
2027
2028
2029
Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels
€ 940
€ 912
€ 883
€ 932
€ 964
€ 998
Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen
#Biljetten
€ 130
€ 87
€ 89
€ 92
€ 94
€ 96
#Aanslagregels
€ 81
€ 199
€ 211
€ 221
€ 230
€ 239
#Aanslagregels
€ 49
€ 21
€ 21
€ 22
€ 23
€ 24
Controleren grondslagen
#Aanslagregels
€ 67
€ 26
€ 13
€ 14
€ 14
€ 15
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 57
€ 46
€ 48
€ 50
€ 52
€ 54
€ 1323
€ 1292
€ 1266
€ 1332
€ 1378
€ 1427
Totaal lasten Baten Apeldoorn Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels
€ 439
€ 418
€ 413
€ 436
€ 451
€ 467
Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen
#Biljetten
€ 63
€ 42
€ 44
€ 45
€ 46
€ 47
#Aanslagregels
€ 28
€ 65
€ 70
€ 73
€ 76
€ 79
#Aanslagregels
€ 20
€7
€8
€9
€9
€ 10
Controleren grondslagen
#Aanslagregels
€ 10
€ 21
€ 10
€ 11
€ 11
€ 12
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 16
€ 10
€ 15
€ 16
€ 17
€ 17
€ 577
€ 563
€ 561
€ 590
€ 610
€ 632
Totaal Brummen Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels
€ 81
€ 90
€ 76
€ 80
€ 83
€ 86
Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen
#Biljetten
€7
€5
€5
€5
€6
€6
#Aanslagregels
€7
€ 27
€ 28
€ 29
€ 30
€ 31
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
11
Stuf-Vorderingen
#Aanslagregels
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Controleren grondslagen
#Aanslagregels
€ 53
€0
€0
€0
€0
€0
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€1
€1
€1
€1
€1
€1
€ 150
€ 123
€ 110
€ 115
€ 119
€ 124
Totaal Epe Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels
€ 109
€ 104
€ 102
€ 107
€ 111
€ 115
Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen
#Biljetten
€ 13
€9
€9
€9
€9
€ 10
#Aanslagregels
€ 12
€ 28
€ 29
€ 31
€ 32
€ 33
#Aanslagregels
€4
€2
€1
€2
€2
€2
Controleren grondslagen
#Aanslagregels
€1
€2
€1
€1
€1
€1
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€6
€3
€4
€4
€4
€4
€ 144
€ 148
€ 146
€ 153
€ 159
€ 164
Totaal Lochem Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels
€ 107
€ 104
€ 102
€ 108
€ 111
€ 115
Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen
#Biljetten
€ 15
€ 10
€ 10
€ 10
€ 11
€ 11
#Aanslagregels
€ 17
€ 40
€ 43
€ 45
€ 46
€ 48
#Aanslagregels
€4
€2
€2
€2
€2
€2
Controleren grondslagen
#Aanslagregels
€1
€2
€1
€1
€1
€1
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€5
€3
€4
€4
€4
€4
€ 148
€ 161
€ 161
€ 169
€ 176
€ 182
Totaal Voorst Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels
€ 61
€ 59
€ 57
€ 60
€ 62
€ 64
Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen
#Biljetten
€9
€6
€6
€7
€7
€7
#Aanslagregels
€8
€ 19
€ 20
€ 21
€ 22
€ 22
#Aanslagregels
€2
€1
€1
€1
€1
€1
Controleren grondslagen
#Aanslagregels
€0
€1
€0
€0
€0
€0
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€2
€2
€2
€2
€2
€3
€ 82
€ 88
€ 87
€ 91
€ 94
€ 98
Totaal Zutphen Algemene werkzaamheden
#Aanslagregels
€ 143
€ 138
€ 134
€ 141
€ 146
€ 151
Verzenden aanslagen Inlezen en verwerken grondslagen Stuf-Vorderingen
#Biljetten
€ 22
€ 15
€ 15
€ 15
€ 16
€ 16
#Aanslagregels
€8
€ 20
€ 22
€ 23
€ 24
€ 25
#Aanslagregels
€ 19
€ 10
€9
€9
€ 10
€ 10
Controleren grondslagen
#Aanslagregels
€3
€0
€0
€0
€0
€0
Bezwaarafhandeling
#Bezwaren
€ 27
€ 26
€ 22
€ 23
€ 24
€ 25
Totaal
€ 222
€ 209
€ 202
€ 212
€ 220
€ 228
Totaal baten
€ 1323
€ 1292
€ 1266
€ 1332
€ 1378
€ 1427
*De cijfers over het jaar 2024 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2025 betreffen de begrotingsbedragen.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
12
2.4
Invordering en kwijtschelding
Wat willen we bereiken en hoe gaan wij dat doen? Wij willen ontvangen kwijtscheldingstukken automatisch laten inboeken Andere teams maken al een aantal jaar gebruik van automatisch verwerken van documenten. Deze zogenoemde robot zorgt ervoor dat ontvangen stukken niet handmatig door een medewerker gekoppeld hoeven worden aan een dossier. Ons doel is om deze robot in de loop van 2026 ook in te zetten voor de ontvangen kwijtscheldingsdossiers. Hierdoor besparen wij tijd. Dit besteden wij vervolgens aan meer maatwerk aan de klant. Loonvorderingen zelf uit gaan voeren Op basis van het door Tribuut opgelegde dwangbevel is er een wettelijke titel voor het doen van een loonvordering. Op dit moment besteden wij alle dossiers die na dwangbevel nog openstaan uit aan onze externe deurwaarder. Door het zelf leggen van loonbeslagen zullen er minder dossiers naar de deurwaarder gaan. Dit bespaart kosten en zorgt dat een deel van de opbrengsten eerder binnen zijn. Het doel is om in 2026 te starten met een pilot.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
13
Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.4: Invordering (x €1.000) Lasten
Verdeelsleutels
2024*
2025
2026
2027
2028
2029
Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 392
€ 461
€ 476
€ 502
€ 520
€ 539
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 489
€ 575
€ 594
€ 625
€ 648
€ 671
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 300
€ 342
€ 353
€ 370
€ 383
€ 396
€ 1181
€ 1378
€ 1423
€ 1497
€ 1550
€ 1605
Totaal lasten Baten Apeldoorn Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 249
€ 258
€ 270
€ 285
€ 295
€ 306
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 232
€ 275
€ 291
€ 307
€ 318
€ 330
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 172
€ 186
€ 204
€ 213
€ 221
€ 228
€ 652
€ 719
€ 766
€ 805
€ 834
€ 863
Totaal Brummen Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€0
€ 36
€ 43
€ 46
€ 47
€ 49
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 27
€ 34
€ 35
€ 37
€ 38
€ 40
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 10
€ 14
€ 21
€ 22
€ 23
€ 23
€ 37
€ 84
€ 99
€ 105
€ 108
€ 112
Totaal Epe Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 22
€ 31
€ 30
€ 31
€ 32
€ 34
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 50
€ 58
€ 59
€ 62
€ 65
€ 67
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 18
€ 31
€ 22
€ 24
€ 24
€ 25
€ 91
€ 120
€ 112
€ 117
€ 122
€ 126
Totaal Lochem Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 27
€ 30
€ 34
€ 36
€ 37
€ 38
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 55
€ 65
€ 67
€ 70
€ 73
€ 75
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 22
€ 33
€ 31
€ 32
€ 33
€ 35
€ 105
€ 128
€ 131
€ 138
€ 143
€ 148
Totaal Voorst Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 14
€ 16
€ 13
€ 13
€ 14
€ 14
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 37
€ 42
€ 42
€ 45
€ 46
€ 48
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 15
€ 18
€ 16
€ 17
€ 18
€ 18
€ 65
€ 76
€ 71
€ 75
€ 78
€ 80
Totaal Zutphen Kwijtscheldingen
#KWS verzoeken
€ 80
€ 89
€ 86
€ 91
€ 94
€ 98
Betalingsverkeer
#Biljetten
€ 82
€ 101
€ 99
€ 104
€ 108
€ 112
Dwanginvordering
Invorderingskosten
€ 52
€ 60
€ 59
€ 62
€ 64
€ 66
Totaal
€ 214
€ 250
€ 244
€ 257
€ 266
€ 275
Totaal baten
€ 1164
€ 1378
€ 1423
€ 1497
€ 1550
€ 1605
*De cijfers over het jaar 2024 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2025 betreffen de begrotingsbedragen.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
14
2.5
Frontoffice (beantwoording klantvragen)
Wat willen we bereiken en hoe gaan we dat doen? Onze website en MijnTribuut herschrijven wij op B1 niveau In 2024 zijn wij gestart met het project ‘Wij schrijven Tribuut stijl!’. Wij e-mailen en schrijven nu op B1 niveau. Dat is het taalniveau dat de meeste Nederlanders begrijpen. Wij schrijven bijvoorbeeld korte en duidelijke zinnen. En gebruiken ook geen moeilijke woorden. De laatste fase van het project is het herschrijven van alle teksten op onze website en MijnTribuut (onze online omgeving). Wij willen de bezwaren van onze inwoners ook zoveel mogelijk via de robot inboeken De robot verwerkt al een aantal jaren de bezwaren van de ‘no cure no pay bureaus’. Dat gaat goed! Op dit moment kan de robot ook getypte en handgeschreven bezwaren lezen en inboeken. De robot verwerkt dan de bezwaren waar niets mee aan de hand is. Onze aandacht gaat uit naar de bezwaarschriften die dat nodig hebben. Het resultaat is een ontvangstbevestiging op maat. En een meer tevreden klant. Wat gaat het kosten?
Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice (x €1.000) Lasten Klantcontacten
Verdeelsleutel
2024*
2025
2026
2027
2028
2029
#Klant-contacten
€ 760
€ 936
€ 901
€ 948
€ 983
€ 1019
€ 760
€ 936
€ 901
€ 948
€ 983
€ 1019
Totaal Lasten Baten Apeldoorn
#Klant-contacten
€ 403
€ 498
€ 465
€ 489
€ 507
€ 526
Brummen
#Klant-contacten
€ 38
€ 54
€ 61
€ 64
€ 66
€ 69
Epe
#Klant-contacten
€ 77
€ 96
€ 91
€ 96
€ 99
€ 103
Lochem
#Klant-contacten
€ 67
€ 92
€ 81
€ 86
€ 89
€ 92
Voorst
#Klant-contacten
€ 41
€ 48
€ 64
€ 67
€ 70
€ 72
Zutphen
#Klant-contacten
€ 134
€ 147
€ 140
€ 147
€ 152
€ 158
€ 760
€ 936
€ 901
€ 948
€ 983
€ 1019
Totaal Baten
*De cijfers over het jaar 2024 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2025 betreffen de begrotingsbedragen.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
15
2.6
Samenvatting programmaonderdelen
Programmabegroting (x € 1.000) 2024
2025
2026
2027
2028
2029
1.1: Waarderen
€ 3086
€ 2989
€ 2625
€ 2760
€ 2863
€ 2970
1.2: Gegevensbeheer WOZ
€ 1295
€ 1971
€ 2058
€ 2104
€ 2180
€ 2259
1.3: Heffen
€ 1323
€ 1292
€ 1266
€ 1332
€ 1378
€ 1427
1.4: Invordering
€ 1181
€ 1378
€ 1423
€ 1497
€ 1550
€ 1605
1.5: Frontoffice
€ 760
€ 936
€ 901
€ 948
€ 983
€ 1019
Totaal
€ 7646
€ 8565
€ 8273
€ 8642
€ 8955
€ 9280
Apeldoorn
€ 3904
€ 4269
€ 4161
€ 4346
€ 4504
€ 4667
Brummen
€ 529
€ 574
€ 565
€ 591
€ 612
€ 634
Epe
€ 745
€ 883
€ 841
€ 879
€ 911
€ 944
Lochem
€ 778
€ 952
€ 895
€ 934
€ 968
€ 1003
Voorst
€ 461
€ 562
€ 554
€ 579
€ 600
€ 622
Zutphen
€ 1229
€ 1325
€ 1257
€ 1313
€ 1361
€ 1410
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 7646
€ 8565
€ 8273
€ 8642
€ 8955
€ 9280
2024
2025
2026
2027
2028
2029
Personeelskosten Processen
€ 3411
€ 3999
€ 4249
€ 4390
€ 4565
€ 4748
Inhuur processen
€ 597
€ 309
€ 290
€ 304
€ 316
€ 329
Personeelskosten algemeen
€ 956
€ 1286
€ 1269
€ 1411
€ 1465
€ 1521
Automatisering
€ 1167
€ 1192
€ 1225
€ 1261
€ 1295
€ 1331
Huisvesting
€ 227
€ 216
€ 208
€ 214
€ 219
€ 224
Financiën
€6
€ 129
€ 131
€ 132
€ 133
€ 134
Organisatie / Communicatie / Advieskosten
€ 304
€ 520
€ 474
€ 483
€ 495
€ 507
Proceskostenvergoeding
€ 940
€ 914
€ 428
€ 448
€ 466
€ 485
Projectkosten
€ 38
€0
€0
€0
€0
€0
€ 7646
€ 8565
€ 8273
€ 8642
€ 8955
€ 9280
Bijdragen gemeenten
Dekking algemene reserve Totaal Financiële begroting (x € 1.000)
Totaal
*De cijfers over het jaar 2024 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2025 betreffen de begrotingsbedragen.
Bovenstaande tabel geeft een overzicht van de totale lasten en baten van het programma en de individuele bijdragen van de deelnemers aan het programma. Incidentele baten en lasten Er worden in 2026 of volgende jaren geen incidentele lasten of baten verwacht.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
16
3.
Bedrijfsvoering
Dit hoofdstuk gaat over de stand van zaken en beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. De in deze begroting opgenomen formatie ziet u hieronder uitgetekend in het organogram:
De totale bezetting komt daarmee op 55,3 fte. Door vacatureruimte en opgenomen ouderschaps- en zorgverlof wordt deze totale bezetting bijna nooit volledig gehaald. Opname van ouderschaps- en zorgverlof is deels voor eigen rekening. Personeel Het personeel is de belangrijkste factor voor Tribuut. Belangrijke prestatie-indicatoren zijn een medewerkerstevredenheid van tenminste een 7,5 en een ziekteverzuim van maximaal 5%. Hier is vanaf de start van Tribuut grotendeels aan voldaan en dit willen wij blijven nastreven. In 2024 is er opnieuw een MTO gehouden en hieruit is gebleken dat de tevredenheid wordt gewaardeerd met een 7,8. De betrokkenheid van onze medewerkers is hoog en daar zijn we trots op. Dat past ook bij het uitgangspunt dat de verantwoordelijkheid laag in de organisatie kan liggen. Van iedere medewerker wordt verwacht om mee te denken om de processen efficiënter te maken. Door de hele organisatie kan iedereen meehelpen om procesverbeteringen door te voeren. Er moet ruimte zijn om te experimenteren met nieuwe mogelijkheden om zo creatief naar oplossingen te kunnen zoeken. Dit alles met als doel efficiency, lagere kosten en lagere werkdruk. Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
17
Het doel hiervan is om bij te dragen aan een efficiënte organisatie, ruimte te maken voor kwaliteit maar niet tot het direct afschalen personeel. Bij vacatures wordt wel gekeken of opvulling noodzakelijk is. Wat willen we bereiken? Alle medewerkers dragen bij aan het continu verbeteren van de dienstverlening tegen redelijke kosten met behoud van medewerkerstevredenheid en een laag ziekteverzuim. Wat gaan we doen? Zoals al eerder beschreven, gaan wij door met het verbeteren van onze processen. De teamleiders sturen de medewerkers rechtstreeks aan en hebben, doordat zij zelf ook op de werkvloer aanwezig zijn, inzicht in hoe het met de medewerker gaat. Jaarlijks voeren de teamleiders minimaal één HR-gesprek die vastgelegd wordt. Hierin wordt gesproken over persoonlijke ontwikkeling, verantwoordelijkheid nemen, kwaliteit, samenwerking en continu verbeteren. Verder hebben wij eenmaal per maand een ‘ronde tafel sessie’ waar het MT en de teamleiders de laatste ontwikkelingen delen om zo iedereen op de hoogte te houden wat er speelt bij Tribuut. ICT Tribuut heeft een dubbele doelstelling: meer kwaliteit realiseren tegen lagere kosten. Deze dubbele doelstelling is alleen mogelijk door verdergaande verbetering en digitalisering van het verzamelen en verwerken van gegevens en het gebruik hiervan in de dienstverlening.
Goede automatisering maakt ons ook minder gevoelig voor onverwachte hoge aantallen bezwaren. Met het belang van de ICT stijgt ook de afhankelijkheid van leveranciers en kwetsbaarheid van de onderneming bij incidenten. Wat willen we bereiken? Het beheren en ontwikkelen van de ICT-faciliteiten vindt plaats via vijf processen: besturing, inrichting, informatiemanagement, changemanagement en incidentmanagement. Om de ICT optimaal te laten bijdragen aan de organisatiedoelen (kwaliteit verhogen, kosten verlagen en klanttevredenheid verhogen door continu te verbeteren), is gekozen voor een strategie waarin functionaliteiten “as a service” (SaaS) worden ingekocht waar het goed en veilig kan. Om het beheer van de servers, die gemeente Apeldoorn voor ons beheert, uit te kunnen schakelen, hebben we nagenoeg alle applicaties in 2024 in de Cloud gezet. Gemeente Apeldoorn ondersteunt ons voor het overige ICT en desktop-beheer en daarmee zullen we goede afspraken maken omtrent deze ontwikkeling en de ondersteuning. De beschreven strategie is gericht op het verlagen van de inspanning op change- en incidentmanagent en inzetten van eigen capaciteit op het inrichten van applicaties en informatiemanagement (ten behoeve van continu verbeteren en datagericht werken).
Door ons te richten op SaaS-oplossingen en gebruik te maken van moderne koppelingstechnieken kan de ICT verder dienstbaar gemaakt worden aan het continu verbeteren van de werkprocessen. Wat gaan we doen? Door het ‘verSaaSen’ van ICT-applicaties (in een online omgeving plaatsen bij de leverancier) is het belangrijk de koppelingen tussen de systemen goed en veilig in te richten. Deze koppelingen zijn nodig voor het verder stroomlijnen van datagericht werken. Daarvoor is medewerking van de leveranciers nodig maar ook het maken van strikte afspraken is noodzakelijk. We gaan de rol van regievoering op deze applicaties nadrukkelijker naar ons toe trekken omdat er geen beheer door gemeente Apeldoorn meer tussen zit. Huisvesting Eind 2023 heeft gemeente Epe, onze huidige verhuurder, de dienstverleningsovereenkomst opgezegd per 31-122024 en daarmee ook de huur. Gemeente Epe heeft wel aangeven dat wanneer de nieuwe huisvesting later beschikbaar is, een half jaar uitstel geen probleem is. Het uitgangspunt is om uiterlijk voor 1 juli 2025 de nieuwe huisvesting te betrekken. We hebben in samenspraak met de medewerkers een nieuwe locatie gevonden aan de Fauststraat 3 in Apeldoorn. Er is een huurcontract getekend voor 10 jaar. We verwachten eind mei te kunnen verhuizen naar ons nieuwe kantoor.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
18
Wat willen we bereiken? Het realiseren van een Arbo-technisch comfortabele en veilige werkplek die klimaat technisch goed is ingericht. Een moderne inrichting, zodanig dat de werkplekken en faciliteiten ondersteunend zijn aan het continu verbeteren. De locatie is goed bereikbaar met zowel auto als OV en er is voldoende parkeergelegenheid. Wat gaan we doen? We hebben het maken van een ontwerp voor de inrichting uitbesteed aan een ontwerpbureau. Inmiddels wordt er hard gewerkt aan het inrichten van de verdiepingsvloer voor Tribuut. We volgen de uitvoering op de voet en hebben daarover afspraken gemaakt met de uitvoerende partij. Daarnaast zijn we alle facilitaire contracten (schoonmaak, warme dranken, etc.) aan het afsluiten die nodig zijn voor de nieuwe locatie. In de DVO met de gemeente Epe zitten ook facilitaire services die we dus nu zelf moeten afsluiten. In control Tribuut streeft ernaar om duurzaam in control te zijn, zodat inwoners, gemeenten en andere belanghebbenden er op kunnen vertrouwen dat de bedrijfsvoering correct, rechtmatig en betrouwbaar verloopt. Met name voor de belastingopbrengsten is het van belang dat, naast bovengenoemde aspecten, ook de volledigheid beheerst wordt. Immers, de belastingopbrengsten beslaan een substantieel deel van de opbrengsten van een gemeente.
Tribuut heeft het risicomanagement geactualiseerd en streeft naar een proactieve risicohouding met bijbehorende controles. Wat willen we bereiken? Een doorontwikkeling van de beheersmaatregelen en rapportages, zodanig dat deze niet naast het werk als ‘extra taak’ moeten worden ingericht, maar dat deze helpen bij de uitvoering en verbetering daarvan. Tevens het inrichten van een goede controlecyclus met een passende archivering. Daarmee kunnen we over het boekjaar 2024 zelf de rechtmatigheidsverklaring afgeven. Wat gaan we doen? We zetten de lijn voort waarin risicomanagement het uitgangspunt is voor de te nemen beheersmaatregelen. Om recht te doen aan de verschillende belanghebbenden, betrekken we hierbij niet alleen interne medewerkers, maar ook bestuur, accountant en gemeenten. Dit leggen we jaarlijks vast in een controleplan waarin we ook informatiebeveiliging-, privacy, DigiD en eventueel andere controles combineren, omdat er regelmatig overlap in zit.
3.2
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Om te voorkomen dat we financiële tegenvallers achteraf in rekening moeten brengen bij de deelnemende gemeenten, vormt Tribuut sinds kort een algemene reserve. Tribuut loopt namelijk, zoals elke organisatie, wel verschillende risico’s. Een deel hiervan wordt al afgedekt door het treffen van maatregelen, zoals het afsluiten van verzekeringen. De risico’s worden verder ingeschat om met passende maatregelen daar waar dit kan, te voorkomen. In financiële zin hebben we een bedrag € 50.000,- voor onvoorziene tegenvallers opgenomen in de begroting. Op grond van de GR Tribuut belastingcentrum zijn de deelnemers verplicht ervoor zorg te dragen dat Tribuut te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50.000,- dat als structurele post in de begroting onder de noemer ‘onvoorzien’ is opgenomen. Om de risico’s voor de latende gemeenten verder te beperken, heeft Tribuut formeel de mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten.
In het risicomanagement zijn afspraken gemaakt over het weerstandsvermogen in verhouding tot de financiële risico’s.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
19
Risico’s
3.3
Kans Laag
Hoog
Risicoanalyse In het risicobeleid beoordelen we risico’s in een tolerantiematrix op kans en impact. De kleur vertalen we in de mate van waarschijnlijkheid dat een risico voorkomt en waarmee het risico dan ook financieel gedekt moet worden.
4
7
9
2
5
8
1
3
6
Laag Impact
Hoog
Bron: House of Control, COSO Enterprise Risk Model
De groene risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 25% van het risico. De oranje risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 50% van het risico. De rode risico’s worden ingeschat op een waarschijnlijkheid van 75% van het risico. Voor een risico dat 0% scoort, nemen we geen bedrag op. Een risico dat na beoordeling 100% scoort, staat niet in de risicoparagraaf, maar wordt opgenomen in de begroting. Strategisch: betreft globale doelen en is afgestemd op de missie. 1. Uitstappen gemeente Het is duidelijk dat de grootte van de gemeente bepalend is voor de financiële consequenties. De gevolgen zijn lastig te bepalen. Mocht een gemeente uitstappen, dan zal de financiële impact moeten worden bepaald. Vervolgens zal met de achterblijvende gemeenten worden afgesproken hoe dit verrekend kan worden. De inschatting is dat vooral de overhead zal worden verdeeld over minder gemeenten. Ook in de uitvoering kunnen we dan niet direct de bezetting aanpassen naar de nieuwe werkelijkheid en daar gaan ook kosten mee gepaard. De impact is dus hoog. De overhead betreft ruim €2 miljoen (deel personeel, automatisering, huisvesting, financiering, organisatie en advieskosten). Gemiddeld is dat ca. € 350.000,per gemeente. De kans op het uitstappen van een gemeente is laag. Het is voor een gemeente niet eenvoudig het zelf te organiseren.
Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we houden 4-jaarlijks een evaluatie van de GR en daar betrekken we het bestuur en de raden bij. Het risico wordt ingeschat op oranje. 2. Onvoldoende gekwalificeerd personeel Het is moeilijk gekwalificeerd personeel te vinden. Door uitstroom verliezen we kwalitatief personeel en de instroom in vaak onervaren op ons werkgebied. Tot op heden lukt het elke keer nog om gemotiveerd personeel zelf op de leiden. Maar door het opgeven van de Trainee (i.v.m. besparingsopgave) wordt dit risico wel groter. Gemiddeld mogen we een verloop van vijf á zes mensen verwachten. Als we voor drie
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
20
personen geen invulling kunnen vinden en moeten inhuren, dan zijn de kosten daarvan gemiddeld € 40.000,- hoger dan bij een direct dienstverband. Dat zou een risico van € 120.000,- betekenen. De kans en de impact schatten we in op midden. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we leiden medewerkers veelal zelf op. We hebben de teams voldoende groot om dat te kunnen leveren. Zolang het verloop beperkt blijft, is dat ook mogelijk. Het behouden van een trainee-functie is op den duur van belang om geïnteresseerd talent aan ons te binden. Wellicht ontstaat daar in toekomst weer ruimte voor. Dit risico wordt ingeschat op oranje. Operationeel: betreft effectief en efficiënt gebruik van de middelen en realisatie van de belastingopbrengst. 3. Proceskostenvergoeding Door een wetswijziging is de proceskostenvergoeding aangepast. Mocht in enig jaar het aantal bezwaren verdubbelen ten opzichte van het laatst bekende jaar, dan moeten we meer externen inhuren en de kans op proceskosten vergroot. De kans dat de bezwaren verdubbelen, is gemiddeld. Ook de impact is gemiddeld omdat we de processen hierop beter beheersen. De kans is dat de begrote proceskosten daarmee ook verdubbelen. Voor 2026 is dat ongeveer € 300.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we zetten in op goede communicatie gericht op direct contact met Tribuut.
We doen dit samen met de gemeenten en plaatsen nieuwsberichten in lokale stadsbladen, social media en de websites. We hebben het aanslagbiljet in 2024 aangepast en geven uitleg dat zelf bellen makkelijker en goedkoper is. Ook kunnen inwoners via de QR-tag zelf een afspraak maken met een taxateur. Daarnaast zijn er filmpjes en visuals gemaakt om de klant uit te leggen om direct contact met de gemeente of samenwerkingsverband op te nemen. Dit risico wordt ingeschat op oranje. Personeel: betreft personeel en de benodigde competenties. 4. Extra inhuur door toename van het aantal bezwaren In 2023 hebben we ervaren dat een enorme stijging van het aantal bezwaren veel extra werk betekent en dat we daarmee veel extra inhuur nodig hebben voor het afhandelen van deze bezwaren. Zoals al eerder vermeld, gaan we uit van maximaal 14.000 bezwaren die in 2023 ca. € 450.000,- aan extra kosten voor inhuur hebben opgeleverd. In dat jaar hebben we echter nauwelijks tijd gehad voor de herwaardering. Dat kunnen we ons niet nogmaals veroorloven. Bij een verdubbeling van de bezwaren zullen we de inhuur moeten verlengen voor vier maand. De kosten daarvoor zullen rond de € 200.000,- bedragen. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: hierboven (bij proceskostenvergoeding) is al aangegeven welke maatregelen we nemen om het risico van extra bezwaren te beperken.
Daarnaast zijn we op dit moment bezig de automatisering rond dit proces te verbeteren waardoor we de behandeltijd verwachten te beperken. Dit doen we samen met onze leveranciers. Dit risico wordt ingeschat op oranje. 5. CAO-onderhandelingen Tegenwoordig leveren de onderhandelingen een CAO op die voor een jaar geldt. De vaststelling is meestal rond de start van de looptijd van de CAO, in de praktijk rond 1 januari. We begroten volgens de septembercirculaire van het jaar T-2. Dus de begroting van 2026 is gebaseerd op de indexcijfers van september 2024. Goede kans dat de werkelijke loonstijging groter is dan het geïndexeerde budget in de begroting. Ervaring leert dat een afwijking van 2% maar zo kan ontstaan. 2% extra loonkostenstijging (inclusief premies en inhuur) resulteert in een risicobedrag van ca. € 100.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Tribuut heeft geen invloed op de onderhandelingen. Het advies is om de reserve ruim voldoende te vullen zodat een wijziging van de CAO opgevangen kan worden. Dit risico wordt ingeschat op oranje.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
21
PIOFACH: betreft de overige PIOFACH taken die dienend zijn aan de bedrijfsvoering van Tribuut. 6. Inflatie De inflatie wordt in veel contracten doorberekend. De mate waarin is echter verschillend. We volgen alle indexeringen die worden doorberekend exact op de contractafspraken. Een aantal contracten wordt geïndexeerd met inflatiecijfers dat overeenkomt met de gebruikte index in de septembercirculaire. Echter is er ook een aantal dat indexeert op de CPI, die boven de 10% was eind vorig jaar. Hierdoor kunnen de kosten oplopen met 5% extra. Als we dat berekenen over de kosten van automatisering en organisatie/advieskosten dan is dit een risico van € 40.000,- structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Tribuut sluit nieuwe contracten, zeker met ICT leveranciers het liefst af op GIBIT-voorwaarden. Daarvan is indexering op lange termijn misschien niet voordeliger, maar wel veel constanter en daarmee voorspelbaar. De CPI zelf is niet te beïnvloeden. Bestaande contracten zijn niet achteraf aan te passen. Voor andere nieuwe leveranciers zal Tribuut zoveel als mogelijk de Stedendriehoek voorwaarden hanteren. Dit risico wordt ingeschat op oranje. 7. Telefoonsysteem Ons telefoonsysteem zou in 2023 opnieuw aanbesteed moeten worden (we draaien mee op de aanbesteding van gemeente Apeldoorn), maar die aanbesteding is mislukt.
In 2026 zal opnieuw een aanbesteding worden uitgezet. Daarom nemen we een risico op van € 30.000,- structureel. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: Wat betreft de telefooncentrale volgen we de aanbesteding van gemeente Apeldoorn (onze DVO aanbieder hiervoor). Door een grotere schaal van de aanbesteding is het prijsrisico waarschijnlijk lager. Dit risico wordt ingeschat op groen. 8. Huisvesting Gemeente Epe heeft de dienstverleningsovereenkomst, waaronder de huisvesting, opgezegd per 31 december 2024. Nieuwe huurafspraken en nieuwe contracten afsluiten voor facilitaire diensten zal ongetwijfeld leiden tot extra kosten. Denk daarbij aan huur, huurdersinvesteringen, vernieuwen inventaris, afval, post, schoonmaak, etc. We schatten dit risico op € 50.000,-. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: we zoeken pragmatische oplossingen voor facilitaire vraagstukken en zullen waar mogelijk op samenwerking met de deelnemende gemeenten en huurders in het pand om facilitaire diensten goedkoop in te kopen zodat voor Tribuut de kosten laag kunnen blijven. Dit risico wordt ingeschat op oranje. Informatiebeveiliging: betreft het correct omgaan met en beveiligen van bedrijfsinformatie. 9.
Organiseren van Informatiebeveiliging Tribuut heeft, omdat de ICT dienstverlening van Apeldoorn wordt afgenomen, altijd geleund op de expertise van die gemeente voor informatiebeveiliging. Op dit moment hebben we een externe partij ingehuurd om de organisatie rondom informatiebeveiliging te verbeteren. Daaruit komen acties die we op gaan pakken. Echter is al duidelijk dat Tribuut niet de omvang heeft om de rol van een ISO (chief security information officer) zelf in te vullen. We zullen daar structurele invulling aan moeten geven. De kosten om uitvoering te geven het plan van aanpak zal dus waarschijnlijk kosten met zich mee brengen door externe inhuur. We wachten het onderzoek nog af. Maar willen wel vast het risico opvoeren voor de inhuur van 24 dagen per jaar. De kosten daarvoor zullen rond de € 25.000,- liggen. Daarnaast verwachten we eenzelfde bedrag aan kosten te moeten maken voor inrichting van processen en applicaties. De kans schatten we in op hoog. De impact is gemiddeld. Maatregelen die we nemen om dit risico te beperken: We maken goede afspraken met de leveranciers, omdat veel applicaties al volledig als Cloud-toepassing afnemen. Het risico wordt ingeschat op rood.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
22
Overzicht ingeschatte financiële risico’s:
Verloop Algemene Reserve Stand 31-12-2024
€ 2.729
Voorstel toevoegen winst
€ 562.720
Voorstel vrijval bestemmingsreserve SOK
€ 107.765
Af: voorstel uit te keren aan gemeenten
€ -285.617
Weerstandsvermogen
€ 387.597
Ratio weerstandvermogen Risicobedrag
€ 556.250
Weerstandsvermogen
€ 387.597
De dekkingsratio 0,7 Om deze dekkingsratio te beoordelen, wordt landelijk de onderstaande matrix gebruikt. Deze matrix concludeert dat het weerstandsvermogen beoordeeld moet worden met onvoldoende. Tabel beoordeling risicovermogen Categorie Weerstandsvermogen A >2 B 1,4<x<2,0 C 1,0<x<1,4 D 0,8<x<1,0 E 0,6<x<0,8 F <0,6
Beoordeling Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
23
Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen gelden de volgende overwegingen: • Niet alle risico’s zullen in hetzelfde jaar voorkomen, echter is een kansberekening daarop lastig te bepalen. • Risico’s kunnen ook hoger uitvallen bij extreme omstandigheden. • In de herijking van het risicomanagement is vastgelegd dat het doel is een dekkingsratio van 1.0 na te streven. Echter is in de Gemeenschappelijk Regeling een maximum Algemene Reserve afgesproken van 5% van de exploitatiekosten. • Risicomanagement is ook vastgelegd dat de Algemene Reserve gevuld wordt met het resultaat van de exploitatie. Bijstorten in de Algemene Reserve door de gemeenten om een dekkingsratio van 1.0 te behalen is niet wenselijk.
3.4
Financiële kengetallen
Op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording moeten een aantal kengetallen in de paragraaf Weerstandsvermogen worden opgenomen. In onderstaande tabel worden deze kengetallen gepresenteerd: Financiële kengetallen
Realisatie 2024
Begroting 2026
1a. Netto schuldquote
-10,1%
0%
1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte -10,1% leningen
0%
2. Solvabiliteitsratio
41,0%
0%
3. Grondexploitatie
NVT
NVT
4. Structurele exploitatieruimte
NVT
NVT
5. Belastingcapaciteit
NVT
NVT
De balans van Tribuut per ultimo 2024 bestaat voornamelijk uit overlopende activa en passiva. Er zijn met ingang van 2020 vaste activa aanwezig. Deze vaste activa vertalen zich in telefoons, laptops en schermen. Zowel de netto schuldquote als de solvabiliteitsratio worden daarom in extreme mate beïnvloed door het saldo ‘nog door te storten belastingen’ en ‘crediteuren’ dat per ultimo 2024 op de balans van Tribuut staat.
3.5
Overhead
Kosten van Overhead (x € 1.000) 2024*
2025
2026
2027
2028
2029
Personeelskosten algemeen
€ 954
€ 1286
€ 1269
€ 1411
€ 1465
€ 1521
Automatisering
€ 748
€ 1192
€ 1030
€ 1056
€ 1083
€ 1110
Huisvesting
€ 227
€ 216
€ 208
€ 214
€ 219
€ 224
Financiën
€ 112
€ 129
€ 131
€ 132
€ 133
€ 134
Organisatie / Communicatie / Advieskosten
€ 114
€ 520
€ 314
€ 319
€ 327
€ 335
Proceskostenvergoeding
€ 829
€ 489
€ 428
€ 448
€ 466
€ 485
Projectkosten
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Totaal kosten
€ 2983
€ 3832
€ 3380
€ 3580
€ 3693
€ 3810
*De cijfers over het jaar 2024 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2025 betreffen de begrotingsbedragen.
Bovenstaande tabel geeft een overzicht van de totale kosten van de overhead en overige bestuurskosten van Tribuut. Deze kosten zijn verdeeld naar het programma op basis van fte.
Ontwerp toekomstplan en begroting 2026-2029 Tribuut belastingcentrum
24
De verdeling ziet er als volgt uit: Doorbelasting kosten van Overhead (x € 1.000) 1.1: Waarderen
FTE
2024*
2025
2026
2027
2028
2029
12,64
€ 729
€ 921
€ 826
€ 875
€ 903
€ 932
1.2: Gegevensbeheer WOZ
11,11
€ 830
€ 1072
€ 940
€ 996
€ 1027
€ 1060
1.3: Heffen
7,58
€ 498
€ 643
€ 564
€ 597
€ 616
€ 636
1.4: Invordering
8,89
€ 583
€ 754
€ 661
€ 700
€ 722
€ 745
1.5: Frontoffice
5,22
€ 343
€ 443
€ 388
€ 411
€ 424
€ 438
Totaal
45,44
€ 2983
€ 3832
€ 3380
€ 3580
€ 3693
€ 3810
*De cijfers over het jaar 2024 bedragen de werkelijk gemaakte kosten. De jaren vanaf 2025 betreffen de begrotingsbedragen.
3.6
Financiering
Het financieringsvraagstuk van Tribuut was voorheen relatief beperkt, omdat de begroting vooral bestond uit personeelskosten en ICT-uitgaven, waardoor de financiële risico’s gering waren. Inmiddels hebben wij bij de Coöperatieve Rabobank U.A een financiering afgesloten om de kosten van de verhuizing en verbouwing te dekken. Het betreft een lening van € 410.000 tegen een rentepercentage van 4,7% (voor 5 jaar vast). Deze lening moet in 10 jaar worden afgelost. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de Wet Fido een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,2% van het begrotingstotaal. Het begrotingstotaal voor 2026 bedraagt € 8.177.258. De kasgeldlimiet bedraagt daarom € 670.535. Zo lang de korte rente lager is dan de rente voor langere looptijden zal de kasgeldlimiet optimaal worden benut. Renterisiconorm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisiconorm. Als lange financiering wordt volgens de Wet Fido aangemerkt: alle financieringsvormen met een rentetypische looptijd vanaf één jaar. Het renterisico wordt gedefinieerd als de betaalde aflossingen, vermeerderd met het saldo van de contractuele renteherzieningen op de opgenomen geldleningen.
De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 2,5 miljoen. Achterliggende reden voor het gebruik van de renterisiconorm is de spreiding van het renterisico over de jaren. Voor Tribuut geldt de minimumnorm ad € 2,5 mln. voor de renterisiconorm. Dit minimum is bedoeld om kleinere organisaties niet al te zeer te beperken bij het komen tot een efficiënt liquiditeitsbeheer. Financiering Tribuut heeft een eenvoudige rol op treasurygebied. De behoefte is: • Het aantrekken van langlopende geldleningen voor investeringen voor de bedrijfsvoering. • Het overbruggen van de mate van bevoorschotting door de deelnemers. Als grotere investeringen in de bedrijfsvoering worden gedaan, ontstaat behoefte aan langlopende financiering. Dit wordt niet verwacht. Schatkistbankieren Tribuut neemt als decentrale overheid verplicht deel aan het zogenaamde schatkistbankieren. Dit houdt in dat eventuele positieve banksaldi bij het Rijk worden uitgezet. Om het dagelijks kasbeheer te vereenvoudigen, mag Tribuut een drempelbedrag van 0,75% van het begrotingstotaal buiten de schatkist aanhouden. De drempel is nooit lager dan € 250.000. Wat betekent dat Tribuut altijd gemiddeld € 250.000 buiten de schatkist mag houden. Betaalde belastingopbrengsten worden dagelijks overgeboekt naar de schatkist. Uit hoofde van de treasuryfunctie kunnen middelen worden uitgezet.