042 - Informatie- en communicatieplan Raad 07 april 2021

Administratie controleert maandelijks op ingezette, maar niet verzilverde zorg. Naar aanleiding hiervan wordt er contact opgenomen met de belanghebbende om te achterhalen wat er aan de hand is. Mogelijk is zorg niet meer noodzakelijk en kan deze worden beëindigd. Februari 2021: controle op late of geen declaraties zorgaanbieders (wordt opgenomen in controleregister). Financiële administratie controleert maandelijks op ingezette zorg die niet gedeclareerd wordt. Bij bevindingen of afwijkend declaratiegedrag wordt contact gelegd met de zorgorganisatie met het verzoek structureel en bijtijds te declareren. Februari 2021: controle op overschrijding verplichting waardoor teveel wordt betaald (wordt opgenomen in controleregister). Juni 2021: Structurele steekproeven op kwaliteit rechtmatigheid en doelmatigheid van de afgegeven beschikkingen. In overleg met de accountant wordt het aantal en de frequentie van de controle vastgesteld. Normensets worden ingericht. Rapportage wordt gebruikt als basis voor verbeteren processen. Maatschappelijke effecten 30

De aanpassingen op het gebied van bedrijfsvoering zullen effect hebben op de betrouwbaarheid van de gemeente. Hulp, ondersteuning en voorzieningen dienen beschikbaar te zijn voor degenen die het echt nodig hebben. Deze groep mensen moet erop kunnen rekenen dat er passende hulp beschikbaar is. Door het verbeteren van inzicht, kwaliteit, bestedingen en verplichtingen komt de gemeente beter in control en wordt hulp aan kwetsbare groepen inwoners gewaarborgd.

31

15) Basis op Orde cultuurveranderingstraject Doelen De doelstelling van dit project is een cultuurverandering, waarin alle medewerkers in de uitvoering sociaal domein (TVE en WerkFit) een gedrag laten zien. Er werken professionele medewerkers binnen het sociaal domein (TVE en WerkFit) die: • Werken volgens 1 gezin, 1 plan en 1 regisseur; • Integraal en domein overstijgend denken, handelen en doen laten zien; • Kostenbewust zijn en dat in het concrete handelen en doen in de uitvoering laten zien; • Als medewerkers binnen het sociaal domein (TVE en WerkFit) samen met elkaar een “open” en “toegankelijk” collectief uitstralen; • Zich bewust zijn van het werken in een politiek bestuurlijke omgeving en wat dit voor het werk in het sociaal domein (TVE en WerkFit) betekent; • Als medewerker open staan voor zelfreflectie en daar zowel individueel als collectief aan werken; • Actief werken aan de concerndoelen en resultaten die jaarlijks worden vastgesteld; • Als onderdeel van de ambtelijke organisatie de uitgangspunten van “Wij Werken Voor Brummen” en de grondhouding in eigen handelen, doen en gedrag laten zien en in collectief verband aan werken; • In Obeya’s actief meewerken en bijdragen aan continue procesverbeteringen in de organisatie; • Actief kennis hebben van wetgeving, beleid, beleidsregels en uitvoeringsrichtlijnen en dit in de uitvoering, in eigen handelen, doen en gedrag

laten zien en in collectief verband samen aan werken. Projectresultaten Het gedrag van medewerkers in het sociaal domein (TVE en WerkFit) is veranderd. De cultuur in een organisatie verandert wanneer de mensen in een organisatie ander gedrag laten zien. Door het waarnemen van dit veranderende gedrag van medewerkers kan je constateren dat de cultuur veranderd is. Cultuurveranderingstrajecten kosten tijd en vragen consequente, gerichte aandacht. De resultaten van dit project worden zichtbaar in het minder ruimhartig beschikken van zorg en in de resultaten van de bouwstenen. Mijlpalen in 2021 Half april 2021: a) Er is een plenaire, digitale bijeenkomst gehouden met alle medewerkers TVE waarin dit project en de cultuurverandering wordt besproken, zodat iedereen weet welke richting we op gaan. b) Het opleidings- en scholingsplan is gevuld met de beschikbare informatie. Deze wordt gedurende het traject cultuurverandering geactualiseerd. Half april tot en met juni 2021 a) Met iedere medewerker is een startgesprek gevoerd. b) Daarnaast zijn interne kennisoverdrachten georganiseerd en uitgevoerd Juli tot en met 31 december 2021 a) Met iedere medewerker TVE worden frequent voortgangsgesprekken gevoerd. Het laatste voortgangsgesprek van het jaar is een combinatie met het reguliere jaargesprek.

b) Tijdens groepsgesprekken en Obeya’s worden thema’s geagendeerd gericht op de gedragsverandering. Per cluster worden inhoudelijke casusbesprekingen georganiseerd waarin consulenten elkaars casusbeoordeling toetsen en advies geven bij dilemma’s die zich voordoen. Reflecteren op eigen en elkaars gedrag is uitgangspunt. c) Financiële rapportages worden besproken om inzicht en bewustzijn te creëren wat de financiële gevolgen van het gedrag zijn. d) Het opleidings- en scholingsplan TVE wordt uitgevoerd en geactualiseerd. December 2021 32

a) Tussenevaluatie van het cultuurveranderingstraject is gemaakt. Dit wordt gebruikt om de continuering van het project cultuurverandering voor 2022 vorm te geven. b) Voorbereiding van de uitbreiding van het traject cultuurverandering naar WerkFit Brummen in 2022 is afgerond. Maatschappelijke effecten Ondanks dat dit een intern traject is, zijn de maatschappelijke effecten aanwezig. De cultuurverandering vanuit de grondhouding en vanuit “Wij Werken Voor Brummen” heeft effect op de inwoner. De gezette stappen in dit traject kunnen als een welkome verandering worden ervaren door inwoners. Maar het traject heeft ook een andere zijde, het moet bijdragen aan het minder ruimhartige zorg beschikken. Dat zal gaan leiden tot minder tevreden inwoners en een toename van beroep en bezwaar.

33

16) Basis op Orde 1 gezin, 1 plan 1 regisseur Doelen Er wordt integraal gewerkt in het sociaal domein Er wordt gewerkt vanuit het principe: één gezin, één plan, één regisseur. Er een efficiënte samenwerking tussen alle onderdelen van TVE (dus inclusief WerkFit) Projectresultaten Binnen het integraal werken en werken volgens 1 gezin, 1 plan en 1 regisseur wordt voldaan aan alle voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het belang van de inwoner staat hierin voorop. Werkprocessen zijn hiertoe ingericht Alle medewerkers binnen het TVE (inclusief WerkFit) stralen met elkaar en als team een éénheid uit zowel intern als extern Inwoners geven in het jaarlijks cliëntervaringsonderzoek aan tevreden te zijn met een score van 8 over het onderwerp “integrale werkwijze en het werken volgens 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur” Uit de data analyse blijkt dat bij inwoners met meerdere ondersteuningsvragen er altijd 1 gezin, 1 plan, 1 regisseur is. Mijlpalen in 2021 Er zijn digitale bijeenkomsten in de maanden februari en maart 2021 gehouden waar alle medewerkers binnen TVE aan deelnemen (deze mijlpaal is gerealiseerd en afgerond) Vanaf april kunnen medewerkers elkaar snel en efficiënt vinden.

Op intranet (interne internet) is een “collega-wijzer” ingericht Vanaf juni wordt bij iedere melding of intakegesprek aan de inwoner gevraagd of er contacten en contactpersonen binnen het TVE zijn. In de systemen is dit (volledig AVG proof en pas na toestemming van de inwoner) zichtbaar en toegankelijk. Er wordt door iedere medewerker TVE, (na toestemming van de inwoner) snel en direct contact gelegd met de collega die al actief is. Eind 2e kwartaal kennen alle medewerkers alle medewerkers van het TVE de werkzame principes van het werken met 1 regisseur. Eind 3e kwartaal kennen alle medewerkers de uitgewerkte verdieping van de werkwijze 1 gezin, 1 plan en 1 regisseur Eind 3e kwartaal zijn er met de uitvoering schuldhulpverlening (Plangroep en Steunpunt Geld & Administratie) proces- en werkafspraken gemaakt die zorgen dat er integraal en volgens werkwijze één gezin, één plan, één regisseur wordt gewerkt. Eind 4e kwartaal zijn alle bestaande werkprocessen aangepast op basis van ervaringen in het 1e jaar. Maatschappelijke effecten De inwoner hoeft minder vaak het zelfde verhaal te vertellen aan verschillende medewerkers van het TVE. De ondersteuning aan de inwoner wordt beter, sneller en effectiever en goedkoper uitgevoerd

34

6. Overzicht beslismomenten gemeenteraad Zoals in hoofdstuk 5 is aangeven zijn er voor de bouwstenen en het traject Basis op Orde, projectplannen opgesteld met een focus op het eerste jaar. Aan het eind van het jaar zal er een evaluatie van het project plaatsvinden en een herzien projectplan worden opgesteld voor het tweede jaar. Het overzicht beperkt zich daardoor tot het jaar 2021. Gedurende het implementatieproces kunnen er inzichten ontstaan die leiden tot de noodzaak om tot beleidswijzigingen over te gaan. Het onderstaand overzicht zal elk kwartaal in de kwartaalrapportage aan de Raad opgenomen worden. Hierdoor het de Raad continu een actueel overzicht.

Onderwerp

Maand in de gemeenteraad

Beleidsregels Wmo11 Voorstel maatregelen om de effecten van het abonnementstarief te beperken12 Nieuwe verordening Leerlingenvervoer

Juni September

Ter vaststelling of ter informatie Ter informatie Nader te bepalen

Januari/februari 2022

Ter vaststelling

11 In juni 2021 zullen er nieuwe beleidsregels voor de Wmo door het College worden vastgesteld.

Het vaststellen van beleidsregels is college bevoegdheid. Na vaststelling door het College zullen de nieuwe beleidsregels actief ter informatie aan de raad worden aangeboden 12 Er zal een analyse gedaan worden binnen Bouwsteen W1 instroom en intensiteit van huishoudelijk hulp verkleinen naar mogelijkheden om de effecten van het abonnementstarief te beperken. Een VNG advies wordt hierin meegenomen. Afhankelijk van de uitkomst wordt de uitkomst ter informatie of ter besluitvorming aan de Raad aangeboden. 35

7. Communicatie met de gemeenteraad Over de voortgang van de implementatie zal het College de Raad elke drie maanden een rapportage aanbieden. In de voortgangsrapportage wordt gerapporteerd over onder andere: a) de inhoudelijke voortgang van de implementatie van de bouwstenen en trajecten basis op orde; b) de projectresultaten; c) de mijlpalen; d) de gerealiseerde ombuigingen en meer jaren prognose; e) de maatschappelijke effecten (inclusief de nu niet voorziene effecten) f) de inzet extra formatie bedrijfsvoering Eerder is dit plan aangegeven dat eind 2021 alle projectplannen geëvalueerd worden en er voor 2022 nieuwe projectplannen komen. Het College zal de Raad in februari 2022 een nieuw informatie- en communicatieplan aanbieden. Wie College College

Hoe Burap’s en jaarrekening informatie- en communicatieplan

Wethouders Cathy Sjerps en Ingrid Timmer

Kwartaalrapportages voortgang implementatie Berenschot ter bespreking in het Forum

Frequentie 4 x per jaar 2021: april 2021 2022: februari 2022 2023: februari 2023 4 x per jaar In 2021 is dit 2 x: juli - oktober 2021 In 2022 is dit in januari - april – juli – oktober 2022

Wethouders Cathy Sjerps en Ingrid Timmer Ambtelijk in de denktank sociaal domein van de Raad

Mondeling in het Forum wanneer daar aanleiding voor is Mondeling in de denktank van de Raad

In 2023 is dit in januari - april – juli – oktober 2023 Maandelijks indien van toepassing Op verzoek van de Raad

36