2025.03.13 Bijlage 3 Plan van Aanpak BDO K 1 2 3 BDO

11 DECEMBER 2024

GUNNINGSCRITERIUM K1

Plan van Aanpak

Onze controlefilosofie is fris en innovatief en we voorkomen dubbel werk door maximaal te steunen op de controle van Team Audit, zonder onze objectiviteit uit het oog te verliezen.

1

GUNNINGSCRITERIUM K1 - PLAN VAN AANPAK

‘Dichtbij doen, samen sterk vooruit!’ is de titel van ons voorstel, niet voor niets dezelfde titel als uw bestuursakkoord 2022-2026. In dit onderdeel van ons voorstel laten wij u zien hoe wij ‘samen’ zien in relatie tot onze controlefilosofie. Wij zien een samenwerking voor ons waar partnership centraal staat op een manier die bij u en ons past en bijdraagt aan het Breda van de toekomst. Hoe we dit doen? Dat concretiseren we op deze en de volgende pagina’s. We denken altijd kritisch en onafhankelijk met u mee. In goede samenwerking kijken naar het heden (het jaarrekeningproces), maar ook naar uw thema’s voor de toekomst. We faciliteren een ‘saai en voorspelbaar’ jaarrekeningproces. Als het controleproces ‘loopt’, kunnen we immers goed aandacht geven aan die zaken die u meerwaarde bieden en u echt verder helpen met concrete tips, uitvoerbare adviezen en behulpzame inzichten. Ons team heeft specialistische kennis en ervaring en ons stevige projectmanagement met gezamenlijke scrum-sessies, voorkomt verrassingen in de controle. U heeft een zeer professionele derde lijn (Team Audit) met kwalitatief goede stukken, zo is gebleken in het aanbestedingsproces. In nauwe samenwerking met de (nieuwe) concerncontroller, coördinator Team Audit en de betrokken collega’s van Financiën, richten we de controle in.

Uiteraard vanuit onze onafhankelijke rol, maar wel door maximaal te steunen op de intern uitgevoerde werkzaamheden van Team Audit die we aanmerken als Interne Auditfunctie (IAF) op basis van de landelijke controlestandaarden (jargon: NV COS 610). We investeren samen in de modernisering van de in- en externe controle waarbij we data nog meer gebruiken voor nieuwe inzichten en samen jaarlijks ‘verslimmen’ in de controle. Onze controlefilosofie is fris en innovatief en we voorkomen dubbel werk door maximaal te steunen op de controle van Team Audit zonder onze objectiviteit uit het oog te verliezen. Samen met Team Audit zetten we maximaal in op het jaarlijks ‘verslimmen’ van de controle.

Hoe ziet deze controlefilosofie er dan concreet uit? Zo:  Dubbel werk voorkomen we door optimale samenwerking met Team Audit en gebruik van bewezen controletechnieken;  Aandacht voor de beheersing van uw IT-omgeving en doorontwikkeling van datagedreven controles;  Een efficiënte en effectieve controleaanpak door maximaal te steunen op interne beheersing in de lijn;  Een stevig, deskundig en op maat samengesteld team voor Breda;  Continuïteit waarborgen we door ons 'stevige' team in combinatie met onze branchegroep  Verrassingen voorkomen we door strak en gezamenlijk projectmanagement, waaronder scrumsessies;  Verwachtingen helder voor u door een precies inzicht in datgene wat wij van gemeente Breda verwachten;  Alle gremia tijdig op de hoogte bij mogelijke stagnatie van de controle door gebruik van escalatieladder;  We faciliteren het gesprek tussen college en raad doordat de raad centraal staat in onze adviezen;  De auditcommissie optimaal in positie brengen als ondersteuner van de raad, met gerichte advisering door de twee partners voor de raad;  We brengen gevraagd en ongevraagd advies dat Breda verder brengt, zeker ook vanuit het perspectief van de raad. Dubbel werk voorkomen we door optimale samenwerking met Team Audit en gebruik van bewezen controletechnieken Ons uitgangspunt is ‘samen, tenzij’.

‘Samen’ met Team Audit om dubbele belasting voor de organisatie te voorkomen en een efficiënte controle te realiseren. ‘Tenzij’ omdat er situaties kunnen zijn waarin het, vanuit vaktechnisch oogpunt of vertrouwelijkheid, beter is om minder of niet samen op te trekken (bijvoorbeeld bij een vermoeden van fraude). In nauwe samenwerking met de concerncontroller, coördinator Team Audit en de betrokken collega’s van Financiën, richten we de controle in. Uiteraard vanuit onze onafhankelijke rol, maar wel door maximaal te steunen op de intern uitgevoerde werkzaamheden van Team Audit. In onderdeel K2 van onze inschrijving geven we drie concrete voorbeelden van hoe deze samenwerking er uit ziet. Om optimaal gebruik te maken van elkaars werkzaamheden ondernemen wij ieder jaar al in de planningsfase verschillende stappen, met als doel dat de werkzaamheden van Team Audit en onze werkzaamheden zo goed mogelijk worden afgestemd en dubbel werk wordt voorkomen.

Hiertoe betrekken wij de betrokkenen uit de ambtelijke organisatie op verschillende momenten bij onze afwegingen:  Afstemming controleaanpak: inhoudelijke afstemming van de controleaanpak zoals blijkt uit het Auditplan Breda;  Review werkprogramma’s: ten behoeve van de doorontwikkeling en optimalisatie van Team Audit;  Klankbord: sparringpartner voor concerncontroller, Team Audit en Financiën en ons controleteam;  Evaluatie: ten behoeve van het monitoren van aandachtspunten en verbetermogelijkheden. Een specifieke en eenmalige activiteit voor het eerste jaar is het uitvoeren van een dossierreview bij uw huidige accountant. Enerzijds is dit een formaliteit vanuit onze regelgeving, maar we beogen hier ook mee dat de overgang van accountant zonder verlies aan doorlopende aandachtspunten gebeurt. Uiteraard hecht u grote waarde aan een zorgvuldige en probleemloze accountantswissel. Daarom verdiepen wij ons al in de jaarrekening 2024 gedurende de raadsbehandeling en volgen de laatste vergadering van de auditcommissie met uw huidige accountant. Zodoende staan wij goed voorbereid voor u klaar om meteen te kunnen beginnen zodra de controleverklaring 2024 is afgegeven.

Nadat we kennis hebben gemaakt met de auditcommissie, het college, de directie, concerncontroller, Team Audit en betrokken ambtenaren van Financiën, werken we onze risicoanalyse voor de jaarrekeningcontrole verder uit. Een risicoanalyse specifiek voor Breda waarin we bijvoorbeeld aandacht besteden aan de complexe en langlopende grondexploitaties zoals Bouverijen, verbonden partijen en rechtmatigheid. Dat doen we in gezamenlijkheid. Deze gesprekken resulteren in ons controleplan dat wij achtereenvolgens bespreken met Team Audit, directie, college en de auditcommissie. Om u als raad te faciliteren in uw kaderstellende en controlerende rol nemen wij jaarlijks uw zorg- en/of speerpunten mee in onze controle als extra aandachtsgebieden. Hierover rapporteren wij in onze boardletter en/of ons accountantsverslag die beide specifiek voor u als raad worden opgesteld. Naar aanleiding van de interim-controle stellen we een managementletter én een boardletter op. De managementletter richten we aan het college en de boardletter schrijven we expliciet voor de raad. In de afbeelding hieronder visualiseren we de controlefilosofie van BDO. OMGEVINGSVERKENNING

+

RISICOANALYSE

+

IT-AUDIT & INNOVATIE

+

SAMENWERKING TEAM AUDIT

DOORLOPENDE COMMUNICATIE EN KORTE LIJNEN Figuur 1: een visualisatie van de controlefilosofie van BDO

+

STRAK PROJECTMANAGEMENT

2

GUNNINGSCRITERIUM K1 - PLAN VAN AANPAK

Aandacht voor de beheersing van uw IT-omgeving en doorontwikkeling van datagedreven controles Gemeenten zijn de afgelopen decennia meer digitaal gaan werken, wat zich de komende jaren zeker verder zal voortzetten. Gemeente Breda zet hier ook echt op in via verschillende interne en externe initiatieven, waaronder Bredata. De afhankelijkheid van data wordt dus alleen maar groter. Ook worden gemeenten steeds meer geconfronteerd met digitale dreigingen en cyberaanvallen die de continuïteit van dienstverlening bedreigen of kunnen zorgen voor een datalek. Breda is zich hiervan bewust wat onder andere blijkt uit het feit dat de gemeenteraad unaniem een motie heeft aangenomen om de calamiteitenplannen te actualiseren. In de gehele sector is de beheersing van de IT-omgeving en aandacht voor privacy & cybersecurity zondermeer relevant. De beheersing van de IT-omgeving, privacy en cybersecurity is voor u én (dus) voor ons belangrijk. In onze controlefilosofie- en aanpak integreren we IT langs drie verschillende lijnen: 1. Door inzet van IT-auditors geven we IT de benodigde aandacht en helpen we gemeente Breda verder; 2. Door inzet van bestaande en vernieuwende innovatieve tools voorkomen we ‘domme’ steekproeven; 3. Onze innovator en inspiratiesessie helpen u verdere stappen te zetten in datagedreven controle. 1.

Door inzet van IT-auditors geven we IT de verdiende aandacht en helpen we gemeente Breda verder Wij voeren jaarlijks een IT-audit uit door IT-auditors toe te voegen aan het controleteam. De IT-auditors worden aangestuurd door onze ervaren manager Tommy Reuvekamp, die eindverantwoordelijk is voor IT-audits bij gemeenten als Dordrecht, Oosterhout en Land van Cuijk. Tommy maakt deel uit van de branchegroep Overheid en beschikt daarmee over actuele kennis over (IT) ontwikkelingen voor gemeenten. Hierdoor zijn we ook op het gebied van IT uw sparringpartner. Onze ambities gaan verder doordat we steunen op de beheersing in de lijn waar dat vaktechnisch verantwoord is én doordat we de organisatie helpen met de ambitie waar te maken in de doorontwikkeling naar meer datagedreven interne controle. Door op deze wijze, dus met een brede blik invulling te geven aan de IT-audit zijn we in staat concrete aanbevelingen en verbeterpunten te formuleren waarmee Breda verder kan ontwikkelen in het beheersen van de IT-omgeving. We lezen dat uw huidig accountant de interne beheersing van de IT-omgeving van in ieder geval de financiële applicatie Key2Financiën als ‘effectief’ heeft aangemerkt. Dat is mooi. We zien ook dat gemeente Breda een IT-auditor heeft aangenomen, als een van de stappen in de verdere professionalisering van Team Audit. Dat is al helemaal mooi.

In het Auditplan Breda 2024 wordt beschreven dat de IT-auditor samen met de CIO en CISO de ontwikkeling van de IT-omgeving in kaart brengt, risico’s signaleert en rapporteert. Dit is wat ons betreft een uitstekende basis om met elkaar door te bewegen naar een meer systeemgerichte en datagedreven controle. Onze rol gaat wat ons betreft hierin verder dan wat beschreven is in het programma van eisen; het verrichten van een IT-audit op financieel relevante applicaties. We denken bijvoorbeeld ook aan de voorkant met u mee over de selectie, inrichting en migratie van de financiële applicatie die gaat plaatsvinden. Maar ook in de verdere hervorming van het brede applicatielandschap van Breda helpen we de ambtelijke organisatie met onze concrete tips en inzichten om deze transities en migraties op een goed beheerste wijze te realiseren. We stellen voor om vlak na onze start een werksessie te plannen met onder andere de IT-auditor van Team Audit, waarin we samen de bijzonderheden en ambities ten aanzien van het IT-landschap van de gemeente Breda in kaart brengen en mogelijkheden voor het gebruik hiervan dieper verkennen. Daarbij bepalen we gezamenlijke focuspunten voor de controle door Team Audit en onze (IT-)audit. 2.

Door inzet van bestaande en bewezen innovatieve tools voorkomen we ‘domme’ steekproeven Bij BDO hebben we afgelopen jaren geïnvesteerd in de ontwikkeling van tools om de externe én interne controle efficiënter en effectiever te maken. De voordelen van datagedreven controleren hebben we gevisualiseerd in figuur 2. Voor de jaarrekeningcontrole van gemeente Breda zetten we in ieder geval BTA, PIA en BDO Advantage in. Dit doen wij ook bij andere gemeenten. Wat we met deze applicaties doen? 

Bank Transaction Analyzer (BTA): een analyse waarmee alle verrichte betalingen worden geanalyseerd op basis van gegevens direct uit de BNGapplicatie. De controle wordt daarmee effectiever. Daarnaast hebben we met deze tool recent een fraude ontdekt bij een gemeente.



Purchase Invoice Analyzer (PIA): een analyse waarmee automatisch goedkeuring van inkoopfacturen (mandaten) wordt geanalyseerd. Dit geeft integraal zicht op onjuiste factuurroutes en risicovolle transacties en is dus slimmer en effectiever dan traditionele steekproeven.



BDO Advantage: een tool voor het uitvoeren van een risicogerichte aanpak op journaalposten, waaronder handmatige boekingen. Hierbij wordt onder andere gekeken naar vooraf gedefinieerde ‘bijzondere’ boekingen zoals handmatige boekingen zonder vier-ogenprincipe.

3. Onze innovator en inspiratiesessie helpen u verdere stappen te zetten in datagedreven controle Breda doet al best veel in het kader van innovatie en de ambities liggen echt hoog. Een prachtig voorbeeld hiervan is Bredata. Tommy heeft de rol van 'innovator' binnen de branchegroep Overheid, een rol die hij ook graag vervult voor Breda. Tommy adviseert gemeenten in de breedte op ITgebied, maar vooral op het gebied van innovatie en digitalisering. Eén van de laatste initiatieven voor decentrale overheden waar we erg trots op zijn, is de toepassing van ‘Robotic Process Automation’ (RPA) bij meerdere van onze klanten. We weten dat gemeente Breda erg veel applicaties heeft (meer dan 500) en de organisatie daardoor veel tijd kwijt is met het in- en overboeken van standen en saldi vanuit deze applicaties in bijvoorbeeld de financiële applicatie. Tijdrovend en foutgevoelig werk! Precies op dit vlak hebben we binnen BDO al een robot ontwikkeld die inmiddels draait bij Gemeenschappelijke Regeling Laborijn. Deze robot boekt standen en saldi over vanuit diverse applicaties naar de financiële administratie, zonder dat daar nog menselijke inzet aan te pas komt. Alleen bij bijzonderheden (uitval) wordt een melding gegeneerd en wordt een ambtenaar gevraagd de uitzondering af te wikkelen. We laten echter niet alleen zien wat BDO op de plank heeft liggen aan beschikbare tools.

Tommy gaat ook juist graag met u in gesprek en organiseert elk jaar een inspiratiesessie om u mee te nemen in lopende initiatieven en wat deze kunnen opleveren voor gemeente Breda. Zo weten we dat het ‘aanjagen van vernieuwing en innovatie’ een onderdeel is van het uitvoeringsprogramma wat begin 2024 in de gemeente is ontwikkeld voor de volgende fase van FIT (Flexibel, Integraal en Toekomstgericht). Tommy brengt graag zijn ervaring naar Breda en denkt met u mee. Dit is dan ook een van de vaste agendapunten in de periodieke gesprekken met de ambtelijke organisatie.

Uw data beschikbaar

+

Kansen & risico’s

Figuur 2: de voordelen voor Breda van datagedreven controleren

+

Slimmere besluiten sneller genomen

+

Sturen op indicatoren

+

Nieuwe inzichten

3

GUNNINGSCRITERIUM K1 - PLAN VAN AANPAK

Een efficiënte en effectieve controleaanpak door maximaal te steunen op interne beheersing in de lijn In de balans tussen systeemgerichte en gegevensgerichte werkzaamheden maken we zoveel mogelijk gebruiken van de interne beheersing van Breda, wat ook aansluit bij de zienswijze van Team Audit. In deze balans leggen we het liefst de nadruk op deze systeemgerichte werkzaamheden (steunen op interne beheersing in de lijnorganisatie van Breda, daar waar dat vaktechnisch verantwoord is, vanwege twee gedachtelijnen: 

‘Voorkomen is beter dan genezen’. Bij systeemgerichte werkzaamheden ligt de aandacht op processen en beheersing. Bij gegevensgerichte werkzaamheden ligt de aandacht op transacties (steeproeven). Ons doel is de organisatie van Breda uit te dagen, te prikkelen en te stimuleren om de interne beheersing verder te ontwikkelen. Dit doen we met deze systeemgerichte werkzaamheden en dit sluit ook uitstekend aan bij uw verbeterprogramma ‘FIT voor de toekomst’. Het helpt u dus ook echt verder in het strakker beheersen van interne processen.



Zo min mogelijk ‘tijdrovende steekproeven’. Als de gemeentelijke processen op orde zijn en sprake is van een doordachte IT-audit zonder (onontkoombare) bevindingen, kunnen wij steunen op uw interne beheersing. Beheersingsmaatregelen zijn vandaag de dag onderdeel van systemen en applicaties, dus de eerder beschreven interne en externe IT-audits zijn hierin van belang. De vaak tijdrovende en gedetailleerde gegevensgerichte werkzaamheden (die ook nog eens achteraf plaatsvinden), blijven zodoende beperkt tot een minimum.

Zoals eerder beschreven is onze ambitie om met Team Audit, in samenwerking met de lijnorganisatie, te bewegen van een traditionele naar een meer datagedreven controle. Met gemeente Assen draaien we op dit moment een pilot met het digitaliseren van de P&C cyclus. Onderliggende visie van BDO is dat gemeenten middels digitalisering moeten toegroeien naar ‘continuous monitoring’. Dat bespaart werk en kosten, verhoogt de effectiviteit en de efficiënte inzet van middelen en verbetert de informatievoorziening. Hierdoor kan zowel Team Audit als BDO invulling geven aan 'continuous auditing'. Op termijn spreken we dan niet meer van een P&C- cyclus, maar is betrouwbare informatie op elk moment online realtime beschikbaar. Daarbij rekening houdend met de informatiebehoefte van zowel organisatie, college als raad. We zijn erg trots op deze innovatieve samenwerking en verwachten dat we via een pilot van een aantal processen binnen afzienbare termijn de gehele P&C cyclus kunnen digitaliseren. Dit gebeurt ofwel op de systemen van BDO ofwel op de systemen van gemeente Assen. Dit digitaliseren zal in het begin gaan via diverse RPA's, koppelingen tussen subsystemen etc., maar op langere termijn met nieuwe financiële systemen. Daarbij gaan we ook gebruik maken van AI, om bijvoorbeeld begrote cijfers en analyses te genereren. Omdat er ruim 340 gemeenten zijn is AI uitermate goed toepasbaar.

In onze visie moet deze vorm van digitaliseren een proces zijn waarin integraal gekeken wordt vanuit 4 invalshoeken, namelijk (1) beschikbare technologie, (2) de kwaliteit van interne & externe processen, (3) de betrouwbaarheid van data en (4) de mensen (verandermanagement). We delen dit initiatief en de ervaringen van deze pilot graag ook met Breda om u een 'early adapter' van deze innovatie te maken die uitstekend past bij uw hoge ambities op dit vlak. Het voordeel hiervan voor Breda is dat u als één van de eerste gemeenten kan profiteren van de ontwikkeling in de digitalisering in de P&Ccyclus en interne beheersing. Wij willen daarbij benadrukken dat dit initiatief verder gaat dan het digitaliseren van inkoopfacturen ten behoeve van de interne & externe controle. Dat kunnen wij ook, maar is alleen gericht op de controle. Wij nemen bij deze innovatie de informatiebehoefte van gemeenten en de uitdaging waarvoor u staat als uitgangspunt, rekening houdend met de toenemende krapte op de arbeidsmarkt. Wat ons betreft is dit de toekomst! Een stevig en deskundig team samengesteld op maat voor Breda De controle van gemeente Breda vraagt om een ervaren en deskundig team, gegeven uw uitdagingen, ambities en professionaliteit. Niet alleen om de controle uit te voeren; ook om actief mee te deken in uw strategische vraagstukken.

Daarbij zijn we een team met korte lijntjes met u op alle relevante niveaus, met verschillende persoonlijkheden gericht op de connectie met Breda en een kritische, opbouwende blik. Hieronder en op de volgende pagina hebben we het zeer ervaren kernteam (ruim 80 jaar ervaring met de controle en advisering van gemeenten) weergegeven. In uw programma van eisen vraagt u om een tweepartnermodel. Wij bieden u een driepartnermodel met de volle focus op de gemeenteraad, maar ook op het college en de ambtelijke organisatie. Daarin zien we de rolverdeling als volgt: 1. Marc Steehouwer is als partner accountant voor de raad en eindverantwoordelijk voor de jaarrekeningcontrole en aanverwante onderwerpen. 2. Neil van Engelen is adviespartner en sparringpartner voor de raad. 3. Arne Koole is als partner accountant voor college, directie en organisatie en operationeel verantwoordelijk voor onze dienstverlening.

4

GUNNINGSCRITERIUM K1 - PLAN VAN AANPAK

Ons ervaren, deskundig en senior team staat volledig voor u klaar en stellen we graag aan u voor: 4.

Marc is uw accountant voor de raad en eindverantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening en neemt samen met Neil de bestuurlijke adviesrol op zich. Marc is de voorzitter van de branchegroep Overheid van BDO en is eindverantwoordelijk voor de controle van diverse gemeenten en overheidsorganisaties zoals de gemeenten Dordrecht en Roosendaal en Havenbedrijf Moerdijk.

5.

Neil is uw adviespartner en klankbord voor de raad. Hij organiseert spreekuren, workshops en is aanwezig bij auditcommissievergaderingen waar thema’s worden besproken die wat verder afstaan bij de jaarrekeningcontrole. De rol van adviespartner is hem op het lijf geschreven. In de afgelopen 25 jaar heeft hij zich gespecialiseerd in de overheidsbranche. Eerst als accountant nu als adviseur in o.a. provincie Noord-Brabant.

6.

Arne is verantwoordelijk voor de jaarrekeningcontrole en aanspreekpunt voor het college, de directie en de organisatie. Arne heeft veel ervaring met de controle van 100.000+ gemeenten als ’s-Hertogenbosch, Almere, Amersfoort en Ede. Daarnaast heeft hij bij de controle van het UWV samengewerkt met de interne controlefunctie die was aangemerkt als een IAF in het kader van NV COS 610.

7.

Neeltje is specialist Interne Auditfunctie (IAF) en aanspreekpunt voor Team Audit. Neeltje werkt vanuit de BDO-vestiging in Breda en is inhoudelijk verantwoordelijk voor de controle van gemeenten, waaronder gemeente Roosendaal. Daarnaast is Neeltje de landelijke specialist op het gebied van steunen op interne auditfuncties. Dus een perfecte match met Breda om Team Audit verder te helpen ontwikkelen.

8.

Jan-Willem is verantwoordelijk voor de aansturing van het team en voor het projectmanagement. Jan-Willem leidt als senior manager diverse controles, waaronder die bij gemeente Dordrecht en gemeenschappelijke regeling Sociaal. Jan-Willem heeft een hands-on mentaliteit, werkt gestructureerd en helpt zijn klanten graag verder. Een perfecte match voor Breda om een saaie en voorspelbare controle te realiseren.

9.

Tommy is IT-auditor en uw coach op het gebied van IT-audit, digitalisering en innovatie. Hij is verantwoordelijk voor de toepassing van uw en onze data-tools in de controle. Als innovator verbindt Tommy de moderne techniek met de dagelijkse praktijk. Innovatie gaat verder dan robots en data-analyse; het vereist een nieuwe kijk op processen en data, waarbij de menselijke factor essentieel blijft. De toekomst begint nu!

Naast dit specialistische kernteam staan twee ervaren junior managers en vier ervaren assistent accountants vanuit de branchegroep Overheid, overwegend werkzaam vanuit het meest duurzame kantoor van Breda, voor u klaar om met enthousiasme voor u aan de slag te gaan. Specialistische teams zetten wij in voor onderdelen als de Wnt-verantwoording en de controle van de SiSa-bijlage. Jan Willem is uw aanspreekpunt voor de inzet van specialistische teams in de controle. Onze medewerkers maken een bewuste keuze om zich te richten op controles binnen de lokale overheid. Dit zorgt voor intrinsieke motivatie en garandeert dat specifieke kennis aanwezig is en actueel kan worden gehouden. In de bijlage bij de uitwerking van dit gunningscriterium zijn de competentieprofielen opgenomen. Goed en echt persoonlijk contact is voor ons essentieel. Wij werken het liefst volledig bij u op locatie, onze Bredanaars kijken daar nu al naar uit. De dynamiek van de werkvloer ervaren, het samen bouwen aan het Breda van de toekomst, persoonlijk contact en daarmee ook korte lijnen, zorgen ervoor dat we het samen veel beter en prettiger voor elkaar krijgen. Bij tussentijdse afstemming pakken we liever de telefoon dan dat we een e-mail sturen. Besprekingen voeren we bij u aan tafel en niet digitaal. “BDO HEEFT ONS AFGELOPEN JAREN HELPEN GROEIEN IN DE ROL DIE WE ALS RAADSLEDEN HEBBEN.

MET NAME DE PROACTIEVE BIJDRAGE VAN MARC IN DE VERGADERINGEN VAN DE AUDITCOMMISSIE HEBBEN ONS ECHT GEHOLPEN DE JUISTE KRITISCHE VRAGEN AAN HET COLLEGE TE FORMULEREN, DE BREDE CONTEXT TE BEGRIJPEN EN DE RELEVANTE ONDERWERPEN OP DE AGENDA TE ZETTEN. IK GUN DE GEMEENTE BREDA ECHT DE ACCOUNTANTS VAN BDO!” J.B. (Jacques Katif (voorzitter auditcommissie gemeente Dordrecht) Continuïteit waarborgen we door ons 'stevige' team in combinatie met onze branchgroep Om de continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen, zijn de aansturende functies bewust wat zwaarder bezet, zodat zij (Marc, Neil, Arne, Jan-Willem, Neeltje en Tommy) elkaar kunnen vervangen indien nodig. Er zijn landelijk ruim 200 collega’s lid van de BDO Branchegroep Overheid, waarbij een redelijk deel werkzaam is vanuit ons kantoor in Breda. Dit geeft in de volle breedte flexibiliteit om in voorkomende gevallen mensen te kunnen vervangen zonder verlies van specifieke kennis. Dit geeft ook de mogelijkheid om extra mensen in te zetten mocht er sprake zijn van bijvoorbeeld ziekte, uitval of verloop bij onze of uw mensen. Maximale flexibiliteit dus en nog met de juiste ervaring ook. Anders dan door onvoorziene omstandigheden wisselen we geen teamleden.

Bij mutaties van teamleden vanaf controleleider concluderen we na een persoonlijke kennismaking samen of de voorgenomen vervanger past binnen de lopende professionele samenwerking met gemeente Breda. Bij een eventuele wisseling of tijdelijke vervanging blijft het kennisniveau in stand dankzij inzet van medewerkers met een overheidsfocus en door de wijze van vastlegging over uw (administratieve) organisatie in onze (digitale) dossiervorming en teamoverleggen. Bij tijdelijke afwezigheid van JanWillem als controleleider, bijvoorbeeld door ziekte, zal Neeltje zijn taken per direct overnemen waardoor de continuïteit van onze dienstverlening gegarandeerd is. Ook op partnerniveau borgen we door het driepartnermodel een robuuste betrokkenheid en eventueel noodzakelijke vervanging. Verrassingen voorkomen we door strak en gezamenlijk projectmanagement, waaronder scrumsessies Zoals al aangegeven in de inleiding beogen we een ‘saai en voorspelbaar’ jaarrekeningproces. Dit draagt namelijk bij aan goed bestuur, als raad krijgt u immers tijdige en volledige rapportages. Daarnaast kunnen we daardoor goed aandacht besteden aan die zaken die meerwaarde bieden voor Breda. Daarom investeren wij flink in gezamenlijk projectmanagement. Jaarlijks start het jaarrekeningtraject met een gezamenlijke kick-off met de concerncontroller, Team Audit en betrokken collega’s van Financiën.

Tijdens deze kick-off maken we afspraken over samenwerking, rolverdeling en stemmen we een jaarplanning af. De belangrijkste afspraken nemen wij mee in ons controleplan, dat we bespreken met de auditcommissie. Wij confirmeren ons volledig aan de door u in de offerteaanvraag en het programma van eisen genoemde periode van de controle en rapportering. Om dat te borgen hebben we de flexibiliteit in onze branchegroep Overheid om ons aan onvoorziene omstandigheden aan te passen en toch de deadlines te halen. De branchegroep Overheid is een hechte en landelijke groep van professionals die bewust heeft gekozen voor deze sector. Vanuit onze branchegroep bedienen we 92 gemeenten, 27 gemeenschappelijke regelingen, 15 veiligheidsregio’s, 10 waterschappen en 7 provincies.

5

GUNNINGSCRITERIUM K1 - PLAN VAN AANPAK

Maximale grip op het controleproces realiseren wij bij BDO met behulp van de scrummethodiek waarin alle door ons uit te voeren taken in uren gekwantificeerd op een digitaal planbord worden gezet. In dagelijkse korte ‘sprint-meetings’ evalueren wij de voortgang en signaleren wij eventuele achterstand of knelpunten in de interactie met de ambtelijke organisatie om hier meteen oplossingen voor te organiseren. Wij hechten er waarde aan dat uw bij de jaarrekening betrokken medewerkers hier minimaal wekelijks bij aanwezig zijn. Wat ons betreft is dat ten minste de coördinator Team Audit en het eerste aanspreekpunt vanuit Financiën. De scrummethodiek passen we binnen BDO inmiddels een aantal jaar toe bij elke controleopdracht. Dit heeft veel gebracht. Met deze methodiek hebben we samen het juiste beeld van de voortgang en te besteden uren en de ontstane knelpunten zijn duidelijk. Ook wanneer vragen van u of van ons in de organisatie uitstaan en de voortgang belemmeren wordt dit op deze manier goed zichtbaar en bespreekbaar. Het inplannen van vragenuurtjes tijdens de controleperiode helpt bovendien om de doorlooptijd van vragen te minimaliseren. Vragen zijn sneller duidelijk en kunnen zo ook makkelijker worden afgestemd.

Naast dat deze systematiek alle transparantie aan de ambtelijke organisatie geeft, stimuleert het ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid van uw en onze medewerkers en geeft het u een goed inzicht in de geplande urenbesteding per onderdeel van de controle en per post van de jaarrekening. Onze ervaring is dat deze methodiek de doorlooptijd van de controle verkort, goede grip geeft op de kosten en het risico op meerwerk minimaliseert. Verwachtingen helder voor u door een precies inzicht in datgene wat wij van gemeente Breda verwachten Vooraf wordt door Jan-Willem en Neeltje in overleg met alle betrokkenen uit de ambtelijke organisatie (incl. Team Audit) het hele controleproces uitgezet in de tijd, zodat de planning en verwachtingen voor alle betrokkenen helder zijn. In dit draaiboek staan alle stappen en oplevermomenten voor u en ons in het hele controleproces, uiteraard geheel aansluitend op uw planning voor de aanlevermomenten richting college en raad. Het nakomen van de afgesproken planning en het monitoren hiervan is essentieel voor het slagen van de controle. Hiervoor zetten wij ook de eerdergenoemde scrum-methodiek in om de voortgang te monitoren en bespreken. Uitwisseling van documentatie vindt, naast AMS, plaats via onze digitale BDO Global Portal, waar Team Audit middels dashboards voortdurend inzicht heeft in de status van stukken.

Indien een breder samengestelde groep wat u betreft hier ook toegang toe moet hebben dan is dat uiteraard prima. De BDO Global Portal is een online platform waarin we in een beveiligde omgeving informatie met elkaar uitwisselen en zowel u als wij de voortgang van de aanlevering kunnen monitoren via een dashboard. De rechten hierin kunnen zo worden toegewezen dat uw medewerkers alleen die onderdelen van het Portal kunnen zien die voor hen relevant zijn, dat helpt ook in de borging van interne vertrouwelijkheid van stukken. Om alle verwachtingen scherp te hebben, nemen wij de lijst met op te leveren stukken, die wordt opgenomen in de Portal, vooraf integraal door met de coördinator Team Audit en eventuele andere betrokkenen vanuit de organisatie. Zoals in onderdeel K2 verder is uitgewerkt steunen wij maximaal, uiteraard binnen de regels, op de risicoanalyses, controleplannen, werkzaamheden en rapportages zoals Team Audit deze vastlegt in AMS. In AMS worden echter geen documenten opgeslagen, maar hyperlinks naar de documenten in andere applicaties. Welke stukken we nog separaat via de BDO Global Portal laten lopen, stemmen we zorgvuldig en ruim van tevoren af met Team Audit. Dit voorkomt onduidelijkheden of onjuiste interpretaties die tot onnodige vervolgvragen kunnen leiden tijdens de controle, wat weer tot ongewenste vertraging kan leiden.

De 6-wekelijkse overleggen met Team Audit en de wekelijkse gezamenlijke scrumsessies zijn belangrijk om onjuiste interpretaties te voorkomen of tijdig te onderkennen. Onze ervaring is dat het doornemen van uw balansdossier van het voorgaande jaar ook helpt om te voorkomen dat er verrassingen ontstaan in de controle vanuit niet-gesynchroniseerde verwachtingen. Alle gremia tijdig op de hoogte bij mogelijke stagnatie van de controle door gebruik van escalatieladder Omdat we werken met een controleplan, heldere afspraken maken en omdat we het hele jaar door overlegmomenten hebben, zijn we uitstekend in staat eventuele afwijkingen van de planning en andere knelpunten tijdig te signaleren. Het ligt in onze natuur om in gezamenlijkheid met Breda tot de juiste aanpak, oplossingen en tijdpad te komen. Toch kan zich een situatie voordoen waarbij je er met elkaar niet uitkomt. Een denkbaar voorbeeld kan zijn (vermoedens van) fraude of onregelmatigheden of een discussie over een controlebevinding. In een dergelijke situatie is zorgvuldigheid en afstemming op de juiste niveaus essentieel. Om te garanderen dat het jaarrekeningtraject dan geen hinder ondervindt en/of vertraging oploopt, hebben we voor deze uitzonderlijke situaties een escalatieladder opgesteld. We schuwen het dus niet om onze verantwoordelijkheid te nemen en ook richting de raad als opdrachtgever te escaleren wanneer nodig.

Deze escalatieladder helpt om knelpunten op te lossen.

Onafhankelijk partner BDO

Situatie waarin sprake is van een persoonlijk geschil tussen BDO en directie/college

Voorzitter auditcommissie Marc Steehouwer

Situatie waarin de planning of het goedkeurend oordeel in de controleverklaring in gevaar is.

Voorzitter auditcommissie

Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de concerncontroller en directie, dan wel het goedkeurend oordeel in de controleverklaring in gevaar is. Situatie waarin sprake is van een verschil van inzicht met de organisatie

Niveau escalatieladder BDO

Figuur 3: de escalatieladder

Arne Koole Portefeuillehouder financiën Jan-Willem Both / Neeltje van Dalen Coördinator Team Audit, 1

2

3

4

6

GUNNINGSCRITERIUM K1 - PLAN VAN AANPAK

We faciliteren het gesprek tussen college en raad doordat de raad centraal staat in onze adviezen Betrokkenheid, daar gaan we voor in onze samenwerking. Het perspectief van de raad en een goede afstemming met het college staan in ons team centraal. We schenken aandacht aan de interne beheersing, de kwaliteit van de P&C-cyclus en de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole. Marc, uw eindverantwoordelijke accountant voor de raad, heeft veel kennis en ervaring in lokale overheden en helpt Breda proactief bij haar vraagstukken. Als voorzitter van de branchegroep Overheid van BDO is hij uw strategisch klankbord voor regionale en nationale ontwikkelingen. Marc zet zijn expertise graag in voor Breda, zoals hij dit ook doet of deed bij o.a. de gemeenten Dordrecht en Delft en Havenbedrijf Moerdijk. Tijdens de auditcommissievergaderingen brengt hij u de belangrijkste adviezen en uitkomsten uit onze rapportage ( boardletter en accountantsverslag). Daarbij richt hij zich echt op de ondersteuning van de raadsleden bij het begrijpen van de P&C-producten en de uitkomsten van onze werkzaamheden en helpt bij de interpretatie hiervan. Zodoende weet u als raad welke vragen te stellen zijn aan het college. Deze actief stimulerende houding van Marc wordt sterk gewaardeerd door de andere gemeenteraden die van zijn diensten gebruik maken. Marc licht het controleplan toe aan de auditcommissie.

Hierbij kan de raad speerpunten inbrengen voor onze controle (zoals de invulling van het risicomanagement of de nalevering van een specifieke verordening). Deze onderwerpen krijgen extra aandacht en diepgang in onze controle en onze rapportages. Om de controlerende rol van de raad van Breda te versterken, gaan Marc, de raad en De Rekenkamer Breda twee keer per jaar met elkaar in gesprek. Hier stemmen we het onderzoeksprogramma van de rekenkamer, de ingebrachte speerpunten van de raad en onze eigen aandachtspunten uit de controle op elkaar af. In het kader van de natuurlijke adviesfunctie hebben we nog meer in gedachten. De gerichte advisering van onze adviespartner Neil werken we uit in het volgende onderdeel in dit hoofdstuk. De verdere en bredere invulling van de natuurlijke adviesfunctie werken we uit in hoofdstuk K3. De auditcommissie optimaal in positie brengen als ondersteuner van de raad, met gerichte advisering door de twee partners voor de raad Neil van Engelen is adviespartner voor de raad; een rol die hem op het lijf is geschreven. In de afgelopen 25 jaar heeft hij zich gespecialiseerd in de overheidsbranche. Eerst landelijk, nu vooral als adviseur in Zuid-Holland en Noord-Brabant bij gemeenten als Roosendaal, Dordrecht en Land van Cuijk.

Zijn tijd als accountant is een reis geweest over meerdere kantoren vol uitdagingen en groei waarbij hij ruime ervaring en specialistische kennis heeft opgedaan, bijvoorbeeld in relatie tot duurzaamheid of hyperautomation. Het is zijn persoonlijke ambitie om moeilijke complexe vraagstukken te vertalen in begrijpelijke en duidelijke taal. Neil's motto: “Het moet aan iedere burger uit te leggen zijn”. Neil is niet betrokken bij de controle, maar richt alle aandacht op het ondersteunen van de gemeenteraad met zijn visie en adviezen vanuit de brede context van decentrale overheden. Zijn ervaring bij verschillende gemeenten brengt hij graag bij u aan tafel in een van de workshops. Recentelijk heeft Neil bij diverse klanten workshops georganiseerd over reserves en voorzieningen, (fraude)risicomanagement en de wendbare en weerbare financiële positie. Neil ondersteunt de raad én individuele raadsleden hierin, met zijn kennis van de belangrijke landelijke en Bredase thema’s. Denk aan hoe om te gaan met bezuinigen om financieel gezond te blijven of hoe haalbaar zijn de nieuwe bedrijventerreinen op Rithmeesterpark fase 2, Frankenthalerstraat, Steenakker-Noord en Bavel. Breda heeft hoge ambities en de diverse maatschappelijke ontwikkelingen hebben nu en de komende jaren forse impact.

Wij denken hierbij aan de financiële uitdagingen met de noodzakelijke ombuigingen, de verschillende transities in de gebouwde omgeving vanwege klimaat en duurzaamheid, de woningbouwopgave en de hele digitalisering. Stuk voor stuk grote uitdagingen in een al uitdagend speelveld met krapte in mensen en middelen. Hierdoor moet u als raadslid over veel verschillende thema’s besluiten nemen (zoals financiële kaders). Om uw kaderstellende en controlerende rol goed in te vullen krijgen uw raadsleden uiteraard informatie vanuit het college en ondersteuning van de Rekenkamer Breda. Als accountant en adviseur zien wij de noodzaak ook daar onze visie aan toe te voegen zodat u vanuit verschillende perspectieven bent voorzien van inzicht, context en kaders. Daarom participeren Marc en Neil in iedere auditcommissie, nadat zij deze hebben voorbereid met de voorzitter en de commissiegriffier. In deze vergaderingen komt al veel aan bod is onze ervaring bij andere gemeenten en hebben wij ook gemerkt bij het terugkijken van uw vergaderingen. Daar stopt onze ondersteuning van de raad niet. Wat denkt u van: 1.

Een jaarlijkse schriftelijke analyse van de kadernota met een toelichting in de auditcommissie zodat u de door het college voorgestelde kaders op waarde kunt schatten, weet welke risico’s hierin zitten en goed bent voorbereid op de debatraad en besluitvorming;

2.

Een analyse van de begroting inclusief toetsing van de afspraken in de kadernota, eveneens met een toelichting in de auditcommissie. Hiermee ondersteunen wij u in uw controlerende rol ten aanzien van de afgesproken kaders en duiding t.o.v. onder andere vergelijkbare gemeenten;

3.

Een analyse van de financiële positie in de jaarrekening in relatie tot de begroting, andere gemeenten en de afwijkingenanalyse zoals het college deze heeft opgenomen in de jaarstukken. Deze analyse lichten wij separaat toe in de auditcommissie.

4.

Het ieder jaar meenemen van uw speerpunten in onze controle met een schriftelijke terugkoppeling, zodat u gericht op uw zorgpunten als raadslid wordt geïnformeerd met een diepgang die u nodig heeft om het college de juiste vragen te kunnen stellen;

5.

Een maandelijks inloopspreekuur voor de raad voorafgaand aan de debatraad (of ander moment i.o.m. de griffie) minimaliseert de afstand tussen de raad als opdrachtgever en ons als accountant/adviseur en helpt u individueel aan context, focus en de juiste vraagstelling;

6.

Een jaarlijkse inloopavond voor burgers met uitleg over gemeentefinanciën, kaderstelling, toezicht en controle waarmee we de afstand tussen de gemeente (in de volle breedte) en de burger helpen te minimaliseren, betrokkenheid te vergroten en onze maatschappelijke rol in te vullen;

7.

Twee keer per jaar een themabijeenkomst of workshop over een actueel thema voor de raad zodat u als raad altijd beschikt over de actuele informatie en kennis om scherpte te brengen in uw kaderstelling, risico’s en kansen te begrijpen en zodoende goed bestuur te versterken.

11-12-2024

GUNNINGSCRITERIUM K2

Samenwerking Geen dubbel werk doordat we Team Audit aanmerken als interne auditfunctie in overeenstemming met COS 610 en daar maximaal op steunen

1

SUBCRITERIUM K2 - SAMENWERKING

‘Samen sterk vooruit’ staat centraal in onze visie op de samenwerking. We zien een samenwerking voor ons waar partnership centraal staat op een manier die bij u en ons past en bijdraagt aan Breda. We denken altijd kritisch en onafhankelijk met u mee, vanuit de coöperatieve grondhouding die een BDO-er kenmerkt. In goede samenwerking kijken naar het heden (het jaarrekeningproces), maar ook naar uw thema’s voor de toekomst. U heeft een professionele interne controlefunctie (Team Audit) met goede stukken zoals we die kennen uit de aanbestedingsprocedure. In nauwe samenwerking met Team Audit richten we de controle in. Uiteraard vanuit onze kritische en onafhankelijke rol maar wel door maximaal te steunen op de intern uitgevoerde werkzaamheden van Team Audit die we aanmerken als Interne Auditfunctie (IAF) op basis van de landelijke controlestandaarden (jargon: NV COS 610).

Hoe ziet dat er concreet uit? Zo:  We steunen op de werkzaamheden van Team Audit en maken heldere afspraken;  Geen dubbel werk voor de organisatie door heldere en doorlopende afstemming;  Toegevoegde waarde door een brede blik op interne controle met oog voor duurzaamheid, cultuur en innovatie;  Onze reflectie op de auditcharter en het kwaliteitshandboek Team Audit;  Praktische voorbeelden van effectief en efficiënt steunen op IAF bij zowel de interim- als de eindejaarscontrole;  Korte lijnen en optimale samenwerking bij alle elementen vanuit de ‘Plan Do Check Act’-cyclus. Geen dubbel werk doordat we Team Audit aanmerken als interne auditfunctie in overeenstemming met COS 610 en daar maximaal op steunen. We steunen op de werkzaamheden van Team Audit en maken heldere afspraken Uit de van u ontvangen informatie blijkt overduidelijk dat gemeente Breda de afgelopen jaren fors heeft geïnvesteerd in de interne controlefunctie. Naar wij hebben begrepen hebben deze inspanningen inmiddels geleid tot de gewenste IIA-certificering, een prestatie van formaat en een groot compliment voor Team Audit! Wij hebben het Kwaliteitshandboek, de Audit Charter en het Auditplan Breda 2024 bestudeerd en concluderen daaruit dat wordt voldaan aan de randvoorwaarden om op deze werkzaamheden te mogen steunen.

Dit betekent ook dat Team Audit voldoet aan de strenge vereisten van de landelijke controlestandaarden voor accountants, specifiek NV COS 610. Om zeker te weten dat hier geen speld tussen te krijgen is, hebben we deze zienswijze op voorhand afgestemd met onze collega’s van Bureau Vaktechniek. Van hen hebben we groen licht gekregen om te steunen op de werkzaamheden die worden uitgevoerd door Team Audit. Dit betekent overigens niet dat wij ieder in te nemen standpunt moeten voorleggen aan ons Bureau Vaktechniek, maar gegeven de fundamentele impact van het wel of niet kunnen steunen op Team Audit hebben wij dit uit zorgvuldigheid hier wel gedaan. Er zijn immers nauwelijks gemeenten die hun interne auditfunctie op het hoge niveau hebben ingericht zoals u dit heeft gerealiseerd. Doordat wij maximaal steunen op de werkzaamheden van Team Audit, verleggen we onze werkzaamheden voor een groot deel van uitvoerend naar review van de werkzaamheden van Team Audit. Uiteraard ontslaat ons dit niet van het vormen van een zelfstandig oordeel over de jaarrekening en het uitvoeren van eigen controlewerkzaamheden bij bijvoorbeeld jaarrekeningposten met een verhoogd risicoprofiel. Maar ook in die gevallen zien we een duidelijke kwalitatieve basis bij Team Audit om dit in gezamenlijkheid te doen en dubbeling in werkzaamheden te voorkomen.

Er zijn wel voorwaarden verbonden aan het steunen op de werkzaamheden van Team Audit zoals beschreven in Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden 610 ‘Gebruikmaken van werkzaamheden van interne Auditors’ (verder: NV COS 610). De belangrijkste voorwaarden zijn dat Team Audit voldoende gekwalificeerd, objectief en competent is en dat de aanpak van Team Audit aansluit op de controlestandaarden. De randvoorwaarden die wat ons betreft van toepassing zijn, worden eigenlijk al goed geschetst in het door Breda opgestelde Audit Charter en Kwaliteitshandboek. We hebben de voorwaarden die gelden opgesomd, specifiek voor de samenwerking zoals wij die zien:  Team Audit voert jaarlijks een gemeentebrede risicoanalyse voor de controle uit en deze wordt afgestemd met BDO;  De controleaanpak wordt op basis van de (afgestemde) risicoanalyse vastgelegd in het jaarlijkse Auditplan Breda;  De werkzaamheden en steekproefmethode stemmen we vooraf af, zodat deze niet leiden tot discrepanties laat in het proces  Bij de review van de interne controlewerkzaamheden door Team Audit is minimaal een RA betrokken en die review is zichtbaar;  Processen en gerelateerde (relevante) beheersmaatregelen worden in opzet geëvalueerd en in bestaan vastgesteld;  Er wordt een IT-audit uitgevoerd, in overeenstemming met hoofdstuk 4.4 uit het Bredase kwaliteitshandboek;  Selecties voor steekproeven

worden objectief getrokken en herleidbaar en reproduceerbaar gedocumenteerd;  Betrouwbaarheid van de gebruikte brondata (zoals lijstwerk) wordt zichtbaar gecontroleerd en gedocumenteerd;  Gegevensgerichte detailcontroles worden herleidbaar gedocumenteerd in een vooraf afgestemd werkprogramma;  BDO krijgt leesrechten in AMS en de IT-controls van AMS zijn toereikend met betrekking tot identificatie en authenticatie;  De controledocumentatie die Team Audit heeft vastgelegd voor de systeemgerichte en gegevensgericht detailcontroles is beschikbaar voor BDO;  Bij een bevinding evalueert Team Audit de impact op de controleaanpak en op de getrouwheid van de jaarrekening;  Rapportages, follow-up procedures en evaluatie vindt plaats conform hoofdstuk 5 uit uw Kwaliteitshandboek. Geen dubbel werk voor de organisatie door heldere en doorlopende afstemming Na de kennismaking start de samenwerking met team Audit met de bespreking van de planning, fasering, risicoanalyse en controleaanpak door Team Audit met uw BDO-team. Dit geeft maximale helderheid vooraf en geeft ons ook een prima vertrekpunt voor onze planning en uitwerking van onze controleaanpak. Dubbele belasting wordt op deze manier uitgesloten. Hierbij vinden we het belangrijk om met elkaar het goede gesprek te voeren en niet zonder meer de aanpak van elk jaar door te rollen.

Denk hierbij aan een verbeterde aanpak doordat aanbevelingen vanuit de voorgaande controle zijn opgevolgd door de organisatie. Een ander voorbeeld van verandering is het inzetten van een meer datagedreven aanpak zoals we in hoofdstuk K1 hebben toegelicht om de gedeelde ambitie voor het moderniseren van de interne en externe controle te realiseren. Onze ambitie is om jaarlijks te zorgen voor ‘verslimmen’ van de controle. Door de tijd met elkaar te investeren in een weloverwogen controleaanpak, levert dit een efficiënt en effectieve interne en externe controle op. Neeltje van Dalen heeft voor Breda een volledige focus op de samenwerking met en doorontwikkeling van Team Audit. Neeltje werkt vanuit de BDOvestiging in Breda, maakt deel uit van de branchegroep Overheid en is inhoudelijk verantwoordelijk voor de controle van o.a. de gemeente Roosendaal. Daarnaast is Neeltje vanwege haar kennis en ervaring met interne auditfuncties onze landelijke specialist als het gaat om het optimaal

2

SUBCRITERIUM K2 - SAMENWERKING

inrichten van de samenwerking met Interne auditfuncties in het kader van NV COS 610. Dus een perfecte match met Breda om Team Audit verder te helpen ontwikkelen én om optimaal samen te werken. Behalve Neeltje is ook Arne actief betrokken in de samenwerking met Team Audit. Arne heeft dit jaar nog bij de controle van het UWV samengewerkt met de interne controlefunctie die was aangemerkt als een IAF in het kader van NV COS 610. Zodoende dus twee paar ervaren ogen in ons team om een maximaal effectieve en efficiënte controle met Team Audit in te richten, de verdere modernisering van de aanpak van Team Audit te ondersteunen en een scherpe blik te hebben op kwaliteit en uitvoering van de werkzaamheden. Om de wisselwerking tussen Team Audit en BDO te faciliteren voert Neeltje iedere zes weken overleg met Team Audit, waarbij aan de hand van een vaste agenda in ieder geval ingegaan wordt op actualiteiten, voortgang geplande werkzaamheden, (tussentijdse) bevindingen en dossiervorming. Bijsturing van werkzaamheden en op de goede manier inspelen op actualiteiten voor zowel Team Audit als BDO kan op deze wijze tijdig plaatsvinden. Dit stimuleer de efficiency en effectiviteit en leidt uiteindelijk tot de saaie en voorspelbare jaarrekeningcontrole die we beogen.

Toegevoegde waarde door een brede blik op interne controle met oog voor duurzaamheid, cultuur en innovatie Als accountant blikken we vaak terug. Dat is logisch omdat de jaarrekening pas gecontroleerd kan worden als het jaar voorbij is. Toch kijken we heel graag ook vooruit en willen we Team Audit verder helpen in het realiseren van de ambities. Daarom kijken we in breder perspectief naar Team Audit en de Bredase organisatie. Dit betekent dat we niet alleen kijken naar de traditionele aspecten van kwaliteitsbeleid en auditprocessen, zoals financiële controle en risicobeheer, maar ook naar bredere aspecten die impact hebben op de organisatie en de gemeente (zie thema’s hierna). De ervaring van Neeltje en Arne helpt hierbij om met de blik van buiten naar binnen scherpte te kunnen brengen en toekomstige relevante thema’s of nieuwe technieken proactief op de agenda van Team Audit te zetten. Het gezichtsveld van Team Audit stellen we hiermee dus ook scherp en toekomstgericht. Uit het Auditplan Breda 2024 blijkt dat Team Audit dit op een aantal onderwerpen ook al doet, waaronder risicomanagement en de implementatie van de Omgevingswet (operational audits). Op de door Team Audit geïdentificeerde thema’s sparren we mee en delen we onze ervaringen van andere gemeenten. Door het regelmatige overleg komen deze onderwerpen ook gestructureerd op de agenda.

Onder de noemer ‘Samen sterk vooruit’ dragen we op voorhand graag al drie thema’s aan voor op de agenda voor onze zes-wekelijkse overleggen: duurzaamheid, cultuur en innovatie.  Duurzaamheid: Met duurzaamheid bent u al concreet aan de slag. Een klimaatbegroting is een grote stap om uw doelen concreet te maken en te monitoren. Aandacht voor de eigen rol en footprint vergeten veel gemeenten, maar Breda niet. Daarmee ligt er een goed vertrekpunt. Het verder integreren in de P&C-cyclus, het meetbaar maken van de effecten van uw beleid en de impact van een duurzaam beleid op de gemeentefinanciën zien wij als groeipunten voor Breda. Ivo Beekers is onze duurzaamheidscoach voor decentrale overheden. We nemen Ivo mee naar één van deze overleggen om alle goede initiatieven die u al onderneemt onder de loep te nemen en met u te verdiepen op een verdere integratie hiervan in de P&C-cyclus.  Cultuur: Wat te denken van de impact van cultuur en gedrag op uw organisatie? Een onderwerp dat ook nog eens doorwerkt naar de analyses en werkzaamheden van Team Audit. Onze cultuurcoach Elke van Tiggelen is gedragswetenschapper en vertelt u hier alles over. Voorafgaand aan dat gesprek meet zij cultuur en gedrag van een team of afdeling binnen Breda om verder op in te zoomen. Wat ons betreft doen we dit jaarlijks en rouleren we op deze manier door de hele organisatie.

Hiervoor betaalt u niets extra’s.  Innovatie: In hoofdstuk K1 beschreven we al hoe we Tommy Reuvekamp als innovator in het team hebben opgenomen. We weten dat het ‘aanjagen van vernieuwing en innovatie’ een onderdeel is van het uitvoeringsprogramma wat begin 2024 in de gemeente is ontwikkeld voor de volgende fase van FIT (Flexibel, Integraal en Toekomstgericht). Tommy brengt graag zijn ervaring naar Breda en denkt met u mee. Deze drie onderwerpen komen wat ons betreft ook op de agenda van de vaste bespreekmomenten met de directie, het college en de auditcommissie omdat het de onderwerpen voor de toekomst zijn en gelukkig ook deels al op de verschillende agenda’s staan. Onze reflectie op de auditcharter en het kwaliteitshandboek Team Audit Wij hebben het Kwaliteitshandboek en de Audit Charter bestudeerd. Het is duidelijk dat veel zorg en aandacht is besteed aan het opstellen en het resultaat mag er zijn! Beide documenten bieden een uitstekend raamwerk voor het auditproces en kwaliteitsbeleid en mede hierdoor concluderen we dat Team Audit voldoet aan de strenge vereisten van NV COS610. Wat we bijvoorbeeld goed vinden aan het Kwaliteitshandboek is dat de ‘Plan Do Check Act’-cyclus is ingebed, waardoor kwaliteitsverbeteringen worden gestimuleerd en beheerst, niet alleen bij Team Audit, maar in de gehele organisatie. Dat is wat ons betreft de juiste insteek.

Voorkomen is namelijk beter dan genezen. Team Audit en wij als externe accountant hebben namelijk een gezamenlijk doel; de organisatie uitdagen, prikkelen en stimuleren om de interne beheersing verder te ontwikkelen. Deze zienswijze sluit ook uitstekend aan bij uw verbeterprogramma interne beheersing ‘FIT voor de toekomst’. We hebben ook nog een aanbeveling en observatie in relatie tot het begrip ‘objectiviteit’. In de Audit charter is de organisatorische positie van Team Audit opgenomen, waarbij rapportering door Team Audit plaatsvindt aan de directie en gemeentesecretaris. Een ontbrekend element in de Audit charter is wat ons betreft het inregelen van directe toegang van Team Audit tot de ‘met governance belaste personen’. In het geval van gemeente Breda is dat eerst en vooral de auditcommissie. Om de objectiviteit van Team Audit te vergroten raden we aan om ook formeel te zorgen voor een directe contactlijn tussen de Coördinator Team Audit en de auditcommissie. Dit kan nodig zijn als er bijvoorbeeld bevindingen zijn die gevoelig liggen binnen de organisatie. Dit doet overigens niet af aan onze conclusie dat we kunnen steunen op de werkzaamheden van Team Audit.

Praktische voorbeelden van effectief en efficiënt steunen op IAF bij zowel de interim- als de eindejaarscontrole In de accountantscontrole onderscheiden we drie varianten van samenwerking tussen een interne controlefunctie en BDO. Op basis van de aangeleverde stukken en de inzage verwachten we dat het gebruik van deze drie varianten zich zal voordoen in de verhouding 80% (Variant 1), 15% (Variant 2) en 5% (Variant 3). Bij onze aanpak wordt dus maximaal gesteund op de werkzaamheden van Team Audit (waar vaktechnisch verantwoord), worden doublures voorkomen en is er sprake van een efficiënte en effectieve samenwerking. Wel met behoud van een kritische en onafhankelijke accountant. Welke varianten we onderkennen? Daar gaan we hierna achtereenvolgens op in:  Variant 1 - Steunen op de interne controlefunctie in het kader van NV COS610: We steunen maximaal op de werkzaamheden die Team Audit uitvoert. De aanpak van Team Audit is vooraf afgestemd. In onze werkzaamheden nemen we kennis van de werkzaamheden en uitkomsten. Ook ‘re-performen’ we een gedeelte van de steekproef. Als wij op basis van deze werkzaamheden tot dezelfde conclusies komen als Team Audit en de werkzaamheden zijn op objectieve wijze tot stand gekomen, nemen we de conclusies van Team Audit over.

Wanneer dit onverhoopt niet het geval is, betekent dit niet dat het werk van Team Audit onbruikbaar is voor onze controle, maar evalueren we enkel de uitkomsten anders. We schatten dat voor 80% van de werkzaamheden deze aanpak kan worden gehanteerd.

3

SUBCRITERIUM K2 - SAMENWERKING



Variant 2 - Slim gebruik maken van de werkzaamheden uitgevoerd door de interne controlefunctie: Bij variant 2 maken we slim gebruik van de werkzaamheden die door Team Audit uitgevoerd worden, maar voeren we ook eigen werkzaamheden uit waarover we onze eigen onafhankelijke conclusies vormen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij materiële schattingsposten zoals de grote grondexploitaties. Variant 3 - Geen gebruik maken van de werkzaamheden van de interne controlefunctie: In de praktijk kunnen zich ook situaties voordoen dat we vanuit onze beroepsregels geen gebruik kunnen of willen maken van intern uitgevoerde controlewerkzaamheden. Dit kan bijvoorbeeld zijn bij een vermoeden van fraude of onregelmatigheden of de situatie dat we achteraf niet kunnen vaststellen dat een a-selecte steekproef (een ‘random’ steekproef), ook daadwerkelijk a-select is bepaald. Om dit te voorkomen is juist de regelmatige afstemming bedoeld.



Hoe ziet dat er nu in de praktijk concreet uit? Hieronder hebben we per variant een concreet voorbeeld uitgewerkt voor het sociaal domein, het ruimtelijk domein en het domein bedrijfsvoering. Voorbeeld vanuit het sociaal domein - Variant 1: Door de organisatorische investeringen en ontwikkeling in het proces rondom WMO/Jeugd is het risicoprofiel bij Breda de afgelopen jaren behoorlijk afgenomen. Daarnaast heeft Team Audit de effectieve werking van de interne beheersmaatregelen vastgesteld. De controleaanpak van BDO voor Jeugd/WMO zal zich dan ook hoofdzakelijk richten op de door Team Audit uitgevoerde werkzaamheden (Variant 1). De werkzaamheden en uitkomsten van Team Audit worden gereviewed en 20% van de steekproef wordt ‘ge-reperformed’ door BDO op basis van documentatie in AMS. Deze invalshoek geldt ook voor onze werkzaamheden in relatie tot de ‘verantwoording kosten Jeugdhulp WBO’. Ook bij de controle op de productieverantwoordingen van zorgleveranciers steunen we op de selecties vanuit de organisatie c.q. vanuit Team Audit zolang die aantoonbaar a-select zijn bepaald.

Voorbeeld vanuit het ruimtelijk domein - Variant 1 en 3: Bij de controle op de grondexploitaties gaan we voor Variant 1 wat betreft de controle van de mutaties (onder andere gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten). De werkzaamheden en uitkomsten van Team Audit worden gereviewed en 20% van de steekproef wordt ‘ge-reperformed’ door BDO op basis van documentatie in AMS. Komen we tot dezelfde conclusies, dan nemen we de conclusies van Team Audit over. Indien we andere conclusies trekken, is het onze rol zorg te dragen voor een toereikende onderbouwing hiervan. In relatie tot de controle op de waardering van de balanspost grondexploitatie, zullen we ook ‘eigen’ werkzaamheden verrichten (Variant 2) op de significante schattingen (de grootste grondexploitaties). Als Team Audit controle-informatie heeft verzameld en beoordeeld in relatie tot nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten, dan maken we hier gebruik van. Echter we verrichten hier zelfstandig werkzaamheden op en we vormen onze eigen onafhankelijke conclusies. Ook in de beoordeling van belangrijke parameters als fasering en programmering vormen we onze eigen onafhankelijke conclusies (Variant 2). Ongeacht de keuze van de variant spreken we de belangrijkste grondexploitaties jaarlijks door met de planeconomen om de risico-inschatting en voortgang goed te kunnen doorgronden.

Voorbeeld vanuit het domein bedrijfsvoering - Variant 1: In relatie tot het proces Inkoop vindt een uitgebreide factuurcontrole plaats binnen Breda die wordt gecoördineerd en gereviewed door Team Audit. Onze aanpak richt zich dus op de door Team Audit uitgevoerde werkzaamheden. Vooraf zorgen we voor overeenstemming over de werkwijze in relatie tot een belangrijk aspect van deze controle, de ‘prestatielevering’. De werkzaamheden en uitkomsten van Team Audit worden gereviewed en 20% van de steekproef wordt ‘ge-reperformed’ door BDO op basis van documentatie in AMS. Als wij op basis van deze werkzaamheden tot dezelfde conclusies komen als Team Audit en de steekproef is op objectieve wijze tot stand gekomen, nemen we de conclusies van Team Audit over. In relatie tot de factuurcontrole nemen we Team Audit ook mee in de innovatieve tool ‘Purchase Invoice Analyzer’ die we bij onze gemeenten inzetten. In hoofdstuk K1 lichten we deze tool toe. Hierdoor kunnen we de omvang van de steekproef bij zowel de externe als de interne controle omlaag brengen en helpen we gerichte procesverbeteringen te realiseren in de lijnorganisatie. Korte lijnen en optimale samenwerking bij alle elementen vanuit de ‘Plan-Do-Check-Act’-cyclus Onze visie voor de jaarrekeningcontrole is dat we maximaal steunen op de werkzaamheden van Team Audit en dus zoveel mogelijk aansluiten bij diens inrichting en aanpak.