Onderzoeksrapport RKC Boxtel doorwerking en rode draden (1275793).pdf
Tekst van het document
Onderzoeken
Toelichting
Evaluatie burgerparticipatie
De aanbevelingen zijn voor ongeveer de helft uitgevoerd. Opgemerkt wordt dat het eigenaarschap niet belegd is voor de uitvoering van de aanbevelingen, maar daarnaast is het onderwerp burgerparticipatie sowieso niet goed belegd in de organisatie. Team communicatie gaat aan de slag met een document waarin rollen en verantwoordelijkheden worden beschreven. Voorts wordt gewezen op de Omgevingswet en het feit dat er omgevingsdialogen gevoerd moeten worden. In deze wet is burgerparticipatie geen voornemen meer maar een plicht. Ten slotte wordt erop gewezen dat aanbevelingen niet systematisch zijn opgepakt door gebrek aan capaciteit, gebrek aan prioriteit, vertrek van medewerkers en het ontbreken van aandacht hiervoor.
Risicomanagement
De aanbevelingen uit dit onderzoek zijn goed opgepakt. Er is een raadswerkgroep geformeerd, die met de aanbevelingen aan de slag is gegaan. Deze werkgroep is ondersteund vanuit de ambtelijke organisatie en vanuit de RKC. De kaders voor risicomanagement zijn omschreven, er is een uitvoeringsagenda, de leidraad projectmatig werken is geactualiseerd op het onderdeel ‘risico’s’ en de paragraaf weerstandsvermogen in P&C producten is aangepast.
Evaluatie Wegwijs en teams sociaal en jeugd
De aanbevelingen zijn voortvarend en overeenkomstig de bedoeling opgepakt en uitgevoerd. Aangegeven wordt dat het RKC-onderzoek een belangrijke aanjager geweest is voor een aantal veranderingen. Zo zijn nieuwe medewerk(st)ers aangesteld. De organisatiestructuur en werkwijzen zijn gewijzigd.: er zijn wijkteams 0 tot 100 jaar gerealiseerd, er is een centrale toegang voor alle vragen, gewerkt wordt met een quick scan aan de voorkant. Er wordt steeds meer gewerkt volgens het principe van ‘zakelijk realiseren’: binnen de beschikbare middelen èn inwoners in hun kracht zetten om gebruik te maken van voorliggende voorzieningen waardoor het beslag op specialistische voorzieningen wordt beperkt.
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
25
Het nieuwe beleidsakkoord wordt gezien als kans om de nieuwe P&C-cyclus voor de komende vier jaar in te richten met programma’s en indicatoren. Er zijn 7 punten binnen het venster sociaal domein als prioriteit benoemd: financiële beheersbaarheid, wijkgericht werken, doorontwikkeling Wegwijs, regiesysteem incl monitoring, structuur eigen organisatie en ontwikkelplan medewerkers. Privatisering accommodaties
De uitvoering van de aanbevelingen is niet opgepakt. Het totale onderzoeksproces tot de vaststelling door de raad is als positief ervaren. Vooral de werksessie, waarbij een goede interactie ontstond tussen raadsleden en ambtenaren, is zeer gewaardeerd. Het niet opvolgen van de aanbevelingen heeft alles te maken met het feit dat er geen eigenaar is benoemd. Overigens bleek tijdens het gesprek dat na een toelichting vanuit de RKC sommige aanbevelingen op een heel praktische manier kunnen worden opgepakt door slim in te pluggen bij lopende processen; bijvoorbeeld bij het onderwerp prestatieovereenkomsten: in de context van de subsidieverstrekking en bij het gevraagde jaarverslag. Op die manier kan slim gebruik worden gemaakt van al in gang zijnde processen in de organisatie. Er is op gewezen dat de bezuinigingen, de verkiezingen en de communicatie over de bezuinigingen bij gemeenschapshuizen het moeilijk maakten aan te komen met nieuwe prestatie overeenkomsten. Ook de bestuurlijk-politieke wil ontbrak op dat moment en werkte in deze blokkerend. Ten slotte is erop gewezen dat het gesprek met de RKC in het kader van dit onderzoek verhelderend heeft gewerkt en helpt om de aanbevelingen op een praktische manier handen en voeten te geven.
Meldingen openbare ruimte
Een groot aantal van de aanbevelingen is uitgevoerd. Zo is het Meldpunt ingericht volgens de huidige servicenormen met inachtneming van de aanbevelingen van de RKC. De beschikbaarheid van sturingsinformatie verbeterd en beter ingericht. Het inzicht is groter en de mate van tevredenheid van de gebruikers is hoger. Er vindt continue evaluatie en doorontwikkeling plaats: in het team is er wekelijks aandacht voor evaluatie en verbetering. Vaststelling van het ambitieniveau voor de dienstverlening (door de gemeenteraad) en daarbij behorende servicenormen moet nog gebeuren. Voorzien is dat binnen de uitwerking van de Evaluatie MGD Next Level beide gemeenten hun ambitieniveau van openbare ruimtemeldingen zullen formuleren. Daarna kan de uitwerking van de aanbevelingen een structurele
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
26
inbedding kan krijgen voor de toekomst. Daarbij is het belangrijk dat een en ander meetbaar en concreet gebeurt, zo wordt gesteld. Voorts wordt aangegeven dat het meldpunt vijf dagen per week is bezet en een uitbreiding van uren is gerealiseerd. De bemensing van het meldpunt is met 6 medewerkers kwetsbaar. Bij ziekte is er direct een knelpunt in de bezetting. Dit hangt samen met het feit dat het aantal meldingen sinds het meldpunt en de digitale mogelijkheden zoals Fixi enorm is gestegen. Er zijn meer digitale meldingen maar niet minder telefonische meldingen. Centrumontwikkeling
De aanbevelingen zijn beperkt uitgevoerd. Er is geen uitvoeringsprogramma vastgesteld. Daarmee bestaat er geen helder zicht op de activiteiten voor de komende periode. Een en ander heeft ook te maken met wisseling van projectleider en wethouders, de verkiezingsperiode en de bezuinigingsdiscussie. Het project Boxtel binnen de Bruggen is op een lager pitje gezet en heeft minder prioriteit (volgens het nieuwe bestuursakkoord). Opgemerkt wordt dat het niet duidelijk is wie er aan de lat staat voor het verder brengen van de aanbevelingen uit het onderzoek. Er is geen duidelijke eigenaar in de ambtelijke organisatie. De vertaling van de aanbevelingen door het college en MT naar de ambtelijke organisatie heeft onvoldoende plaatsgevonden. Bij de besluitvorming over de aanbevelingen is vanuit het college en de raad ook onvoldoende gelet op de uitvoeringsmogelijkheden, gelet op de beperkte middelen in termen van geld en personeel. Overigens zijn er wel enkele projecten in uitvoering. Maar opgemerkt wordt dat er van een meer integrale en programmatische aanpak, zoals in het RKC-onderzoek bepleit, geen sprake is.
Agrifood Capital
De aanbevelingen zijn goed opgepakt. Zo is er ambtelijk een stevige impuls gegeven aan de betrokkenheid van Boxtel bij de regio, bijvoorbeeld door ambtelijke secretaris rollen van overleggen op te pakken, het overleg met manager RNOB te intensiveren, en poho overleggen goed afgestemd voor te bereiden. Ook is de Lokale Regiotafel ingevoerd, maar het kost blijvend energie om die goed te laten functioneren. Dat hangt ook samen met de regionale onderwerpen. Grote regionale processen hebben vaak ook een wat meer abstracte aanloop en een gaan gepaard met langdurige processen. Dat maakt het voor raadsleden lastig.
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
27
Duidelijk is dat bij dit onderwerp een ambtenaar functioneert, die zich ‘eigenaar’ voelt; dat werkt positief door in de uitvoering van de aanbevelingen. Overigens wordt erop gewezen dat de ondersteuning vanuit de RKC bij de omzetting van de aanbevelingen naar de uitvoering zeer gewaardeerd is. Wijkgericht werken
De daadwerkelijke uitvoering van de aanbevelingen heeft in beperkte zin plaatsgevonden. Het RKC-rapport is pas relatief korte tijd geleden (in 2020) verschenen. Door de Corona zijn de externe contacten en externe overleggen (essentieel bij het wijkgericht werken) minimaal geweest. Ook de verkiezingen en de coalitievorming hebben ‘vertragend’ gewerkt. Overigens is in de ‘geest’ van de aanbevelingen wel doorgewerkt aan de verbetering van het wijkgericht werken in Boxtel. Als ‘wapenfeiten’ worden genoemd: • de wijkplannen Selissenwal (loopt) en Boxtel Oost (start dit jaar); • in het college is afgesproken dat wijkwethouders en wijkmakelaars als koppel nadere afspraken maken over de wijze van samenwerking en de contactfrequentie met de wijkorganen. Daartoe is een eerste aanzet gemaakt en het moet gereed zijn eind 2021; • de intenties om meer te gaan werken ‘volgens de stijlkenmerken van de wijkmakelaars’ krijgen vorm binnen MGD Next Level. Voor de beperkte uitvoering wordt de beperkte capaciteit als oorzaak genoemd.
De mate, waarin de aanbevelingen zijn opgepakt en uitgevoerd laten per onderzoek grote verschillen zien. Zo zijn de aanbevelingen uit de onderzoeken risicomanagement, evaluatie Wegwijs en teams sociaal en jeugd, meldingen openbare ruimte en Agrifood Capital goed opgepakt en in belangrijke mate uitgevoerd. Voor de onderzoeken evaluatie burgerparticipatie, wijkgericht werken en woonbeleid geldt dit ten dele. Voor de aanbevelingen uit het onderzoek centrumontwikkeling geldt dit in beperkte mate en voor het onderzoek privatisering accommodaties geldt dit zelfs in het geheel niet. Als redenen voor een beperkte uitvoering van de aanbevelingen worden vaak genoemd: het ontbreken van en onduidelijkheden in eigenaarschap in de organisatie, het ontbreken van sturing, het gebrek aan middelen (ondermeer personele capaciteit), wisselingen in de organisatie, een nieuwe raad en een nieuw college na de verkiezingen. De eerder gesignaleerde rode draad van de spanning tussen beleidsambities en uitvoeringskracht speelt hierbij dus een grote rol. Belangrijk is het dan ook dat in de reactie van het college op het RKC-rapport en bij de behandeling in de raad deze rode draad uitdrukkelijk aandacht te geven. Dat betekent dat uitdrukkelijker stilgestaan moet worden bij de wijze en tempo van uitvoering en de daarvoor benodigde inzet van capaciteit en middelen.
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
28
Een goede doorwerking van de aanbevelingen, zo blijkt uit dit onderzoek, hangt ook samen met een vroegtijdig overleg over de intenties van de aanbevelingen en de mogelijkheden voor de uitvoering daarvan. Zo wordt in de gesprekken geopperd om een gesprek te organiseren tussen RKC, het betrokken collegelid, de betrokken inhoudelijke medewerker(s), het afdelingshoofd en de directiesecretaris. In een dergelijk gesprek kan de RKC de belangrijkste conclusies en de belangrijkste aandachtspunten voor de toekomst toelichten. Daarmee krijgen de gemeentelijke vertegenwoordigers de gelegenheid een eerste reactie te geven over de uitvoeringsmogelijkheden, de relatie van deze aandachtspunten met lopende of voorgenomen projecten en processen, de inzet van middelen, e.d. Met die kennis kan de RKC bij het opmaken van het rapport rekening houden, het realiteitsgehalte van de aanbevelingen versterken en daarmee ook de uitvoeringskansen vergroten. Uit de hiervoor aangegeven terugkijk is gebleken dat een dergelijke werkwijze zou hebben bijgedragen aan een betere uitvoering van de aanbevelingen bij sommige onderzoeken. Waar het gaat om aanbevelingen, waarbij de raad zelf primair aan zet is, kan een warme overdracht ook een goede doorwerking bevorderen. Bijvoorbeeld door een uitgebreidere toelichting in werksessies met de raad of door deelname van RKC leden aan raadswerkgroepen.
Zo is in het verlengde van sommige onderzoeken (bijvoorbeeld risicomanagement en Agrifood Capita/RNOB) door de raad besloten een raadswerkgroep in te stellen. Met de in het onderzoek opgedane kennis over het betreffend onderwerp kan de RKC en adviserende rol spelen bij de start van een dergelijke werkgroep. Ook is het soms nuttig de strekking en de interpretatie van de aanbevelingen toe te lichten. Waar de RKC deze rol heeft gespeeld, is de doorwerking van de aanbevelingen bevorderd, zo blijkt uit dit onderzoek. Overigens moet de RKC hierbij wel alert blijven op de eigen rolzuiverheid; dat wil zeggen: niet doorschieten naar de rol van beleidsadviseur of tot het bedrijven van politiek. 8.1 Conclusies Het voorafgaande overziende kan worden geconcludeerd: • De mate, waarin de aanbevelingen zijn opgepakt en uitgevoerd laten per onderzoek grote verschillen zien. Zo zijn de aanbevelingen uit de onderzoeken risicomanagement, evaluatie Wegwijs en teams sociaal en jeugd, meldingen openbare ruimte en Agrifood Capital goed opgepakt en in belangrijke mate uitgevoerd. Voor de onderzoeken evaluatie burgerparticipatie, wijkgericht werken en woonbeleid geldt dit ten dele. Voor de aanbevelingen uit het onderzoek centrumontwikkeling geldt dit in beperkte mate en voor het onderzoek privatisering accommodaties zelfs in het geheel niet.
• Als redenen voor de stagnatie in de uitvoering van de aanbevelingen komen vaak naar voren: het ontbreken van en onduidelijkheden in eigenaarschap in de organisatie, het ontbreken van sturing, het gebrek aan middelen (ondermeer personele capaciteit), wisselingen in de organisatie, een nieuwe raad en een nieuw college na de verkiezingen. • Aandachtspunten, om de uitvoering van de aanbevelingen te bevorderen, zijn: o een vroegtijdig overleg van de RKC met gemeentelijke vertegenwoordigers over de uitvoeringsmogelijkheden van de concept aanbevelingen; o het opnemen van de wijze en het tempo van de uitvoering van de aanbevelingen in de bestuurlijke reactie van het college op het RKC concept-rapport; o toelichtingen vanuit de RKC bij werkbijeenkomsten of themasessies van de raad en (tijdelijke) participatie vanuit de RKC in raadswerkgroepen voor onderwerpen, waarbij primair de raad aan zet is.
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
29
Deelvraag 9 Is hierbij sprake van een structurele inbedding in de organisatie, werkwijzen of procedures, zodat het verbetereffect blijvend van karakter is? De beantwoording van deze onderzoeksvraag kent een nauwe samenhang met de vorige vraag. Het patroon in de beantwoording komt dan ook sterk overeen. Uit de aangeleverde documenten en de gesprekken is voor de verschillende onderzoeken het volgende beeld worden samengesteld. Bij de in ‘groen’ aangeduide onderzoeken is sprake van verbeterde werkwijzen en een blijvend verbetereffect Bij de ‘zwart’ aangeduide onderzoeken is dat ten dele het geval. Bij de ‘rood’ aangeduide onderzoeken is dat niet of nauwelijks het geval.
Onderzoeken
Toelichting
Evaluatie burgerparticipatie
Ongeveer 50% van de aanbevelingen is opgevolgd en daarbij is een blijvend verbetereffect ontstaan. De kaders voor risicomanagement zijn omschreven, er is een uitvoeringsagenda, leidraad projectmatig werken is geactualiseerd op het onderdeel ‘risico’s’, paragraaf weerstandsvermogen in P&C producten aangepast. Tal van organisatorische maatregelen en veranderingen in werkwijze zijn doorgevoerd. Met name door het ontbreken van ‘eigenaarschap’ van de aanbevelingen is hieraan geen herkenbare uitwerking gegeven en zijn de beoogde verbeteringen niet gerealiseerd. Het meldpunt is ingericht volgens de huidige servicenormen met inachtneming van de aanbevelingen van de RKC. Er vindt continue evaluatie en doorontwikkeling plaats. Binnen de uitwerking van de Evaluatie MGD Next Level zullen beide gemeenten hun ambitieniveau van openbare ruimtemeldingen formuleren waarna de uitwerking van de aanbevelingen een structurele inbedding kan krijgen voor de toekomst. Door personele wisselingen en het ontbreken van duidelijke eigenaren van de aanbevelingen alsook door de toen aankomende verkiezingen met mogelijk andere prioriteringen is aan de aanbevelingen geen duidelijke uitwerking gegeven. Overigens zijn er wel enkele acties uitgevoerd, die nauw samenhangen met de aanbevelingen van de RKC.
Met de instelling van de lokale regiotafel, een actieve ambtelijke en bestuurlijke rol in de regio is grotendeels ingespeeld op de aanbevelingen. Dat laat onverlet dat blijvende inspanning nodig is om de aanbevelingen te blijven waarmaken. Het risico van terugval naar een lichte regionale betrokkenheid blijft immers aanwezig. In de ‘geest’ van de aanbevelingen wordt doorgewerkt aan de verbetering van het wijkgericht werken in Boxtel.
Risicomanagement
Evaluatie Wegwijs en teams sociaal en jeugd Privatisering accommodaties
Meldingen openbare ruimte
Centrumontwikkeling
Agrifood Capital
Wijkgericht werken
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
30
Woonbeleid
In ogenschouw moet worden genomen dat het rapport medio 2020 is vastgesteld en onmiddellijk daarna heeft de corona-periode een negatieve invloed gehad op de doorwerking. Dit onderzoek is nog niet zolang geleden opgeleverd. Dat stelt grenzen aan de feitelijke doorwerking. Dat laat onverlet dat inmiddels enkele acties zijn uitgevoerd, waarmee ingespeeld wordt op de aanbevelingen.
Bij het voorafgaand overzicht is het belangrijk ook het tijdstip van afronding van het onderzoek en de besluitvorming daarover in ogenschouw te nemen. Recent afgeronde onderzoeken als wijkgericht werken en woonbeleid hebben in dat opzicht minder ‘doorwerkingskansen’ gehad. De verbetereffecten zullen vooral komende jaren dan ook kunnen ontstaan. 9.1 Conclusies Het voorafgaande overziende kan worden geconcludeerd: • Voor 4 van de 9 onderzoeken duidelijk herkenbare stappen zijn gezet om tot betere werkwijzen te komen, waardoor op deze onderwerpen duidelijke verbetereffecten zijn ontstaan. Voor 3 onderzoeken is dat ten dele het geval. • Voor 2 onderzoeksonderwerpen is nog geenszins sprake van blijvende verbetereffecten. De redenen hiervoor zijn bij de beantwoording van deelvraag 8 al aangegeven.
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
31
C. BIJLAGE Reactie van het College van B&W Het College van B&W heeft als volgt gereageerd op het concept onderzoeksrapport. ‘De afgelopen periode heeft uw commissie een onderzoek gedaan naar de doorwerking van en rode draden in rekenkamerrapporten in Boxtel. Met het onderzoek, zo geeft u aan, wil de RKC inzicht geven in hoe binnen de gemeente is omgegaan met de aanbevelingen uit de door de RKC uitgebrachte onderzoeken over de periode 2016 t/m 2020. Hebben die geleid tot verbetering van gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan? En is er sprake van rode draden in de aanbevelingen? Wij hebben uw conceptrapportage over dit onderzoek op 29 oktober 2021 ontvangen. In uw begeleidende brief vraagt u: • staan er feitelijke onjuistheden in de concept rapportage? • wat is de reactie van het college op de concept rapportage? Hieronder gaan wij op uw vragen in. Maar eerst willen wij u en uw commissieleden danken voor uw inspanningen die tot deze rapportage hebben geleid. Wij onderschrijven daarbij de onderzoeksopzet. Wel geven wij u hier alvast mee dat sommige aanbevelingen raken aan of gaan over de ambtelijke organisatie. In principe vallen die aanbevelingen buiten onze bevoegdheid, immers die zit bij MGD (directie, dagelijks- en algemeen bestuur).
Dat neemt niet weg dat wij het onze taak vinden om hierop te acteren en wij daarom onze invloed zullen aanwenden om deze aanbevelingen op te laten pakken door MGD. Uiteraard zal dat via het dagelijks- en algemeen bestuur lopen. Hetzelfde geldt voor aanbevelingen die raken aan Sint-Michielsgestel en de werkzaamheden van de Rekenkamer daar, ook dat valt buiten onze bevoegdheid. Feitelijke onjuistheden. Wij hebben geen feitelijke onjuistheden aangetroffen. Uw aanbevelingen. Hieronder gaan wij in op uw aanbevelingen. 1. Aan de RKC. Versterk de samenwerking met de Rekenkamercommissie Sint Michielsgestel, ondermeer door vroegtijdig overleg over mogelijke onderzoeksonderwerpen en eventuele gezamenlijke uitvoering van onderzoek. Overwegingen: • De onderzoeksprogramma’s van beide RKC’s komen los van elkaar tot stand, terwijl voor beide gemeenten een ambtelijke organisatie werkzaam is. • Op steeds meer onderwerpen is sprake van beleidsharmonisatie. • De efficiency van beide RKC’s kan daardoor mogelijk worden vergroot. Hoewel deze aanbeveling inclusief overwegingen aan de rekenkamer zelf is gericht, onderschrijven wij deze volledig. En daar waar nodig willen wij dat stimuleren. Wij willen hierover graag met u in gesprek in hoeverre wij u daarbij behulpzaam kunnen zijn. 2 Aan de RKC.
Organiseer als RKC voorafgaand aan het opmaken van het concept-rapport een overleg met portefeuillehouder, directiesecretaris, de inhoudelijke ambtenaar en afdelingshoofd over de belangrijkste aandachtspunten uit het onderzoek. Overwegingen: • Dit kan helpen om de aanbevelingen concreter te maken en eventueel een relatie te leggen met lopende of komende projecten of processen. Op die wijze worden de aanbevelingen beter ingebed in het totaal van lopende of te starten processen binnen de gemeente. • Het realiteitsgehalte van de aanbevelingen wordt daarmee vergroot.
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
32
•
Wel is het zaak dat de RKC onafhankelijk de uiteindelijke aanbevelingen formuleert.
Ook deze aanbeveling is aan de rekenkamer zelf gericht. Wij ondersteunen deze aanbeveling van harte. Tijdens het laatste rekenkamerrapport dat is ingediend bij het vorige college, dat rapport ging over het woonbeleid, is een dergelijk gesprek als zeer positief ervaren doordat het inderdaad meer duidelijkheid gaf. (Zie verder ons antwoord onder aanbeveling 3). Tijdens deze gesprekken kan dan ook besproken worden dat we weliswaar aanbevelingen overnemen, maar dat er wel een prioritering (personeel, financiën) zal moeten plaatsvinden. 3 Aan het college van B&W en ambtelijke organisatie. Ga in de reactie op het conceptrapport (binnen de hoor- en wederhoorprocedure) niet alleen in op de verificatie van de feiten, maar geef bij de bestuurlijke reactie ook aan op welke wijze en wanneer de aanbevelingen worden uitgevoerd. Overwegingen: • Op dit moment wordt in de reactie van het college meestal volstaan met een instemming, maar wordt niet zichtbaar gemaakt hoe, wanneer, in welke context en door wie de aanbevelingen worden opgepakt. • Een goede doordenking vooraf over de uitvoering vergroot de daadwerkelijke uitvoeringskansen van de aanbevelingen. Ook kan de relatie met lopende of voorgenomen processen en projecten worden gelegd en eventueel een prioritering worden aangebracht.
• Voor de behandeling in de raad is het ook belangrijk te weten hoe en wanneer de uitvoering vorm krijgt en waar eventuele obstakels liggen voor de uitvoering. • Belangrijk is dan ook dat de RKC bij de aanbieding van het conceptrapport daarvoor ook uitdrukkelijk aandacht vraagt. Wij nemen deze aanbeveling over. Wel merken wij op dat het concreet maken hoe, wanneer, in welke context en door wie de aanbevelingen worden opgepakt meer tijd kost en overeenstemming met MGD vergt dan nu zit tussen het aanbieden van het rapport en de gekregen termijn waarbinnen wij moeten reageren. Immers het concreter maken betekent ook dat onderzocht moet worden wat de uitvoeringsmogelijkheden binnen MGD zijn, of er financiële en personele gevolgen zijn en gekeken moet worden of prioritering aan de orde is. Zowel deze aanbeveling als aanbeveling 2 vragen feitelijk om een nieuwe heldere procedure qua inbedding van de onderzoeken van de rekenkamer. Gelet op aanbeveling 1 (versterken samenwerken met de rekenkamer in Sint Michielsgestel) zou het fijn zijn dat deze procedure in de nabije toekomst eveneens geharmoniseerd is. Voorstellen over deze nieuwe procedure, waarbij wij u uiteraard betrekken, kunt u in het tweede kwartaal van 2022 verwachten. In die procedure komen ook de aanbevelingen onder 4, 6, 7 en 8 aan bod.
4 Aan het college van B&W Laat de portefeuillehouder, die over het betreffende onderwerp van het RKC-onderzoek gaat, ook optreden a/s vertegenwoordiger van het college bij de raadsbehandeling. Overwegingen: • Op dit moment is het niet duidelijk wie namens het college van B&W woordvoerder is bij de behandeling van RKC onderzoeken. Soms is dat de burgemeester (als portefeuillehouder RKC) en soms een wethouder, die over het betreffend onderwerp gaat. • Een inhoudelijk betrokken collegelid is het best ingevoerd in de betreffende materie en is daarmee ook de eerst aangewezene bij de behandeling in de raad. Wij nemen uw aanbeveling over in die zin dat wij, bij aankondiging van een nieuw onderzoek door uw rekenkamer, een eigenaar in de vorm van één van de collegeleden zullen aanwijzen. Zodat u bij dat onderzoek ook één bestuurlijk aanspreekpunt heeft en dat de eigenaar namens het college woordvoerder is tijdens de behandeling in de raad.
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
33
5 Aan de raad Betrek als raad ook de daadwerkelijke uitvoering van de aanbevelingen in de beschouwingen en het debat. Overwegingen: • Op dit moment worden de aanbevelingen van de RKC wat ‘gemakkelijk’ overgenomen. Het prioriteren van de aanbevelingen, de uitvoeringsmogelijkheden en de daarbij behorende (financiële of personele) consequenties komen nauwelijks aan bod. Daarmee ontstaat het gevaar van een verdere stapeling van wensen, zonder stil te staan bij de mogelijkheden en middelen. • Wanneer de reactie van het college in dat opzicht wordt verbeterd (zoals in aanbeveling 2 is aangegeven), wordt dat ook beter mogelijk. Deze aanbeveling is aan de raad gericht. Ook wij zien het risico bij een stapeling van wensen die niet of pas veel later worden uitgevoerd doordat onvoldoende is overwogen of er wel voldoende middelen (tijd, personeel, financiën) zijn. Wij verwachten bij het uitwerken van aanbeveling 2 hierover procedureafspraken te maken zodat die overwegingen in het vervolg bij het beoordelen van de aanbevelingen worden meegenomen en er een realistisch beeld ontstaat van wat wel en wat niet of niet meteen kan. 6 Aan het college en ambtelijke organisatie Wijs bestuurlijke en ambtelijk eigenaren aan, die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van de door de raad aangenomen aanbevelingen uit een RKC-rapport.
Overwegingen: • Op dit moment bestaat er veelal een grote onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbevelingen. Er zijn geen eigenaren benoemd. • Het zaaksysteem is een systeem binnen de gemeente waarin zaken worden toegewezen aan een eigenaar • Daarmee loopt de uitvoering van de aanbevelingen risico’s. Ook deze aanbeveling nemen wij over en deze zal onderwerp van gesprek zijn bij het opstellen van de nieuwe procedure die we samen met MGD zullen maken (zie ook ons antwoord bij aanbeveling 3). 7 Aan de raad, college en ambtelijke organisatie Geef een betere invulling aan de bewaking van de aanbevelingen, ondermeer door opname in de lange termijn agenda van de raad en door de organisatie van een informatieve ‘doorwerkingsavond’ voor de raad over de voortgang. Overwegingen: • Met opname in de lange termijnagenda en het zaaksysteem wordt voorkomen dat de aanbevelingen ‘weglopen’. • De huidige terugkoppeling via een raadsinformatiebrief over de uitvoering blijkt onvoldoende te werken. • In een periodiek gesprek met raadsleden en vertegenwoordigers van college en ambtelijke organisatie alsook de RKC tijdens een ‘doorwerkingsavond’ kan worden gesproken over de implementatie van de aanbevelingen en nieuwe ontwikkelingen daarin. Als basis van deze bijeenkomst wordt gebruik gemaakt van een stand van zaken van de afgelopen onderzoeken.
• Een goed uitgewerkte raadsinformatiebrief per onderzoek helpt om dit gesprek goed te voeren. U geeft hier een aantal praktische tips om de raad beter te informeren over de voortgang/doorwerking van het opvolgen van de overgenomen aanbevelingen. Bij de uitwerking daarvan in de nieuwe procedure zullen we daar uiteraard met de griffie overeenstemming zoeken. Daarbij moet wel worden overwogen of een doorwerkingsavond gelet op de huidige ambtelijke capaciteit en de belasting van de raad wel het juiste middel is. 8 Aan de ambtelijke organisatie en de griffie Vertaal voorafgaande aanbevelingen naar een procedure en leidraad voor de behandeling
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
34
en bewaking van RKC onderzoeken. Overwegingen: • Er zijn op dit moment geen afspraken over een dergelijke procedure, ook al heeft zich in de praktijk wel een bepaalde werkwijze ontwikkeld. • Ook is gebleken dat het nu voor de ambtelijke organisatie, college en raad onvoldoende duidelijk is welk proces moet worden doorlopen tijdens het onderzoeksproces, bij de besluitvorming en de bewaking van de uitvoering van de aanbevelingen. Deze onduidelijkheid is vooral groot, nadat het RKC-rapport is behandeld in de raad. • Helderheid hierover verbetert de kwaliteit van het totale proces. Wij zijn het hiermee eens en ook deze aanbeveling wordt in overleg met MGD en de griffie meegenomen in de nieuwe procedure. 9 Aan de raad, college en ambtelijke organisatie Zorg ervoor dat bij de formulering van beleid en de uitvoering daarvan meer rekening wordt gehouden met de rode draden uit de RKC onderzoeken, zoals: - duidelijke duiding van de positie en de rol van de raad - aandacht voor een reële verhouding tussen ambities en mogelijkheden voor uitvoering in relatie met de beschikbare middelen - een betere organisatie en gebruik van de beschikbare data.
Overwegingen: • Hoewel deze rode draden generieke waarheden zijn en daarmee op elke organisatie van toepassing kunnen zijn, blijkt uit veel RKC onderzoeken dat bovengenoemde thema’s in Boxtel vaak als problematisch naar voren komen en derhalve extra aandacht behoeven. • Daarom zijn structurele verbeteringen op die thema’s nodig voor een beter functioneren van de gemeente. Deze aanbevelingen nemen wij over. Dat houdt in dat de bekendmaking van de onderzoeken van de RKC en de rode draden die daaruit voort komen, structureel onder de aandacht van de medewerkers en het bestuur dienen te zijn. Deze structuur wordt mede vorm gegeven in de nieuwe procedure. 10 Aan de raad Vraag aan het college nader inzicht te verschaffen in de wijze en termijn, waarop de uitvoering van de aanbevelingen uit de onderzoeken ‘privatisering accommodaties’ en centrumontwikkeling alsnog vorm krijgen. Overwegingen: • De genoemde onderzoeken laten een zeer beperkte doorwerking zien. De aanbevelingen zijn niet of zeer beperkt opgepakt. • De inhoud in de raadsinformatiebrieven, indien al verschenen, geeft geen duidelijke aan de aanbevelingen gekoppelde informatie hoe ze zijn opgepakt of waarom dat eventueel niet is gebeurd. Er worden meer algemene ontwikkelingen over het betreffend onderwerp geschetst. • Daarmee is geen recht gedaan aan de besluiten van de raad bij de behandeling van deze onderzoeken.
Het is een duidelijke vraag die de RKC aan de raad en indirect aan het college voorlegt. Ten aanzien van de centrumontwikkeling willen wij u wel alvast meegeven dat er zeker wel een aantal projecten zijn uitgevoerd of juist in uitvoering zijn gekomen. Grof geschat bestaat dat uit 50% van het plan. Vertraging in de centrumontwikkeling (project en uitvoeringsprogramma) is vooral veroorzaakt door de bezuinigingen en te weinig ambtelijke capaciteit. En, hoewel de coronacrises te pas en te onpas wordt gebruikt als argument is deze hier wel degelijk mede debet aan de vertraging. Daarboven komt nog op de nawerking van deze coronacrises (die op dit moment nog voortduurt) op de (lokale) economie. We zijn momenteel aan het kijken naar invulling van het uitvoeringsprogramma. Dat moet gebeuren binnen de ambtelijke organisatie. Het uitvoeringsprogramma moet concreet en realistisch zijn en daar zit de uitdaging.
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
35
Met betrekking tot de privatisering accommodaties is het een feit dat hiervoor te weinig ambtelijke capaciteit is. Het team dat zich hiermee bezighoudt is via het werven van personeel volop bezig om haar taken goed op te kunnen pakken.’
Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021
36