Onderzoeksrapport RKC Boxtel doorwerking en rode draden (1275793).pdf

Rekenkamercommissie

OP ZOEK NAAR EIGENAARSCHAP Onderzoek naar de doorwerking van en rode draden in rekenkamerrapporten in Boxtel

Rekenkamercommissie Boxtel

22 december 2021

INHOUDSOPGAVE Leeswijzer

pagina 2

A. BESTUURLIJKE NOTA 1. Inleiding, doelstelling en vraagstelling

3

2. Conclusies uit het onderzoek

6

3. Aanbevelingen

11

4. Reactie college en nawoord RKC

14

B. NOTA VAN BEVINDINGEN 1. Deelvragen over de aanbevelingen

16

2. Deelvragen over de besluitvorming van de aanbevelingen

21

3. Deelvragen over de uitvoering van de aanbevelingen

25

C. BIJLAGE 1. Reactie van het College van B&W

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

1

Leeswijzer Deel A betreft de bestuurlijke nota waarin de doelstelling van het onderzoek, de aanpak, de conclusies en aanbevelingen en de bestuurlijke reactie van het college is opgenomen inclusief het nawoord van de rekenkamercommissie. Deel B is de nota van bevindingen, waarin de antwoorden op deelvragen van het onderzoek worden gegeven.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

2

A. BESTUURLIJKE NOTA 1. Inleiding 1.1 Aanleiding In de bijeenkomst van het presidium op 23 maart 2021 is met de Rekenkamercommissie (RKC) gesproken over mogelijke onderzoeksonderwerpen voor de komende periode. Daarbij is gebleken dat er grote belangstelling bestond voor een onderzoek naar de doorwerking van de aanbevelingen van de RKC. Daarnaast waren de raadsfracties geïnteresseerd in de vraag naar de rode draden in de aanbevelingen uit de RKC onderzoeken; tekenen zich bepaalde patronen af? Ook de RKC zelf vindt het belangrijk de aanbevelingen uit de onderzoeken van afgelopen jaren eens tegen het licht te houden en na te gaan waar verbeteringen mogelijk zijn om de functie en het rendement van de RKC te versterken. In dat opzicht heeft ook de RKC baat bij een dergelijk onderzoek. 1.2 Doel, vraagstelling en onderzoeksvragen Voor dit onderzoek is de volgende hoofdvraag geformuleerd:

Hoe is binnen de gemeente omgegaan met de aanbevelingen uit de door de RKC uitgebrachte onderzoeken van 2016 t/m 2020, hebben die geleid tot verbeteringen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan en is er sprake van rode draden in de aanbevelingen?

Aan deze hoofdvraag zijn de volgende deelvragen ontleend: Deelvragen over de aanbevelingen 1

Hoe worden de aanbevelingen beoordeeld? Zijn deze voldoende concreet, realistisch geformuleerd en duidelijk geadresseerd?

2

Zijn er procedureafspraken ten aanzien van de aanbevelingen van de RKC en de uitvoering hiervan?

3

Zijn er rode draden (patronen) te herkennen in de aanbevelingen: komen er steeds dezelfde aandachtspunten terug en waarop hebben die vooral betrekking?

Deelvragen over de besluitvorming van de aanbevelingen 4

Hoe is de behandelwijze in de raad?

5

Vindt er een inhoudelijke discussie plaats, neemt de gemeenteraad de aanbevelingen over, en wordt daarbij richting gegeven aan de uitvoering van de aanbevelingen?

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

3

6

Is voorzien in een terugkoppeling aan de raad en RKC over de uitvoering van de aanbevelingen?

Deelvragen over de uitvoering van de aanbevelingen 7

Zijn er tussen de raad, college en ambtelijke organisatie afspraken gemaakt over de wijze, waarop de uitvoering van de aanbevelingen vorm krijgt en op welke wijze dit wordt gemonitord?

8

In welke mate en op welke wijze is uitvoering gegeven aan de aanbevelingen?

9

Is sprake van een structurele inbedding in de organisatie, werkwijzen of procedures, zodat het verbetereffect blijvend van karakter is?

Deelvraag over mogelijke verbeteringen 10

Wat kunnen gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie en RKC leren uit de beantwoording van voorgaande vragen?

1.3 Aanpak De volgende RKC onderzoeken uit de periode 2017 t/m 2020 zijn in de analyse betrokken: • Evaluatie burgerparticipatie (2016) • Risicomanagement (2017) • Evaluatie Wegwijs, sociaal team en basisteam jeugd en gezin (2017) • Privatisering accommodaties (2018) • Meldingen openbare ruimte (2018) • Centrumontwikkeling (2019) • Agrifood Capital in beweging (2019) • Nieuwe impulsen wijkgericht werken (2020) • Woonbeleid Boxtel (2020) De beantwoording van de onderzoeksvragen heeft via meerdere lijnen en bronnen plaatsgevonden: • Een analyse van het onderzoeksrapport, de bestuurlijke reactie, het raadsvoorstel, de audioverslagen van de raadsbijeenkomsten en eventuele ingediende moties en/of amendementen, raadsinformatiebrieven over de opvolging van de aanbevelingen per onderzoek en de ambtelijke/bestuurlijke documenten/nota’s, waarin de opvolging van de aanbevelingen zijn weerslag heeft gekregen.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

4

• • •

Een vragenlijst onder de gemeentelijke contactpersonen voor elk onderzoek met de vraag hun oordeel uit te spreken over de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie en de actuele stand van zaken van de aanbevelingen. Interviews, ter verdieping en verduidelijking van de resultaten uit de documentenanalyse en de vragenlijst, met burgemeester, gemeentesecretaris, griffier, directiesecretaris en medewerk(st)ers van ‘MijnGemeenteDichtbij’. Een werksessie met de gemeenteraad waarin een terugkoppeling is gegeven op basis van de eerste resultaten en voorts is ingegaan op de rol van de raadsleden bij de besluitvorming over de aanbevelingen, de informatievoorziening daarover en de doorwerking hiervan.

De resultaten van de documentenanalyse, de inventarisatielijsten, de interviews en de werksessie met de raad vormden de basis voor de conceptrapportage. Deze is in het kader van de hoor- en wederhoorprocedure voorgelegd aan het College van B&W, waarna de eindrapportage is opgesteld ter vaststelling door de gemeenteraad. Het onderzoek heeft plaatsgevonden in de periode juni 2021 t/m september 2021. Vervolgens is de procedure voor hoor en wederhoor gestart.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

5

3. Conclusies uit het onderzoek 3.1 Beantwoording van de centrale vraag De hoofdvraagstelling van dit onderzoek is:

Hoe is binnen de gemeente omgegaan met de aanbevelingen uit de door de RKC uitgebrachte onderzoeken van 2016 t/m 2020, hebben die geleid tot verbeteringen in het gemeentelijk beleid en de uitvoering daarvan en is er sprake van rode draden in de aanbevelingen?

Een samenvattend antwoord op deze hoofdvraag luidt als volgt. Zowel het college van B&W als de raad nemen de aanbevelingen uit de RKC onderzoeken vrijwel steeds (ongewijzigd) over. De doorwerking per onderzoek is heel wisselend: van bijna geen doorwerking tot vrijwel volledige doorwerking. Met name de aanbevelingen uit de onderzoeken over privatisering accommodaties, centrumontwikkeling en wijkgericht werken zijn in (zeer) beperkte mate uitgevoerd. Het beeld voor de onderzoeken burgerparticipatie en woonbeleid zijn al wat positiever. De meest stevige doorwerking is te zien bij de aanbevelingen uit de onderzoeken: Risicomanagement, Evaluatie wegwijs, sociaalteam/ basisteam jeugd en gezin, Meldingen openbare ruimte, Agrifood capital in beweging. Voor die laatste onderwerpen zijn dan ook de belangrijkste verbetereffecten opgetreden. Belangrijke redenen voor stagnatie in de uitvoering van de aanbevelingen zijn: onvoldoende eigenaarschap, weinig sturing en bewaking, gebrek aan capaciteit en personele wisselingen, verkiezingen en vorming nieuw college. Enkele belangrijke rode draden zijn in het onderzoek naar voren gekomen. Dat zijn thema’s, die in verschillende onderzoeken terugkomen.

Deze hebben betrekking op: de rolvervulling door de raad, de realisatiekracht en het organiserend vermogen van de organisatie en het goed gebruiken maken van beschikbare data en de informatieverschaffing. Voor het onderzoeksproces, de besluitvorming over onderzoeksrapporten en de uitvoering van de aanbevelingen zijn in dit onderzoek belangrijke verbetersuggesties naar voren gekomen. Deze zijn gericht op de gemeenteraad, het college van B&W de ambtelijke organisatie en zeker ook voor de RKC zelf. In de navolgende conclusies en de aanbevelingen komen deze aan de orde. Wat daarbij opvalt is dat vooral de fases ‘uitvoering van de aanbevelingen’ en ‘bewaking van de uitvoering’ aandacht behoeven. Na de vaststelling van de aanbevelingen uit het onderzoek door de raad begint het echte werk! Dat heeft alles te maken met eigenaarschap, zowel bestuurlijk als ambtelijk. De titel van dit rapport luidt dan ook: Op zoek naar eigenaarschap. Een goede invulling van de eerdere fases (t/m de vaststelling in de raad) kan daarbij overigens helpen.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

6

3.2 Beoordeling aanbevelingen De eerste deelvraag luidt als volgt. Hoe worden de aanbevelingen beoordeeld? Zijn deze voldoende concreet, realistisch geformuleerd en duidelijk geadresseerd?

Het is belangrijk om het oordeel van betrokkenen te kennen waar het gaat om de kwaliteit van de aanbevelingen. Het oordeel van de raadsleden komt vaak al tot uitdrukking bij de behandeling van de onderzoeksrapportages in de raadsbijeenkomsten. Daarnaast is het goed inzicht te hebben in het oordeel van degenen, die daadwerkelijk met de aanbevelingen aan de slag moeten; bijvoorbeeld in de voorbereiding of uitvoering van beleid. Daarom zijn de contactpersonen voor de verschillende onderzoeken bevraagd of de aanbevelingen voldoende concreet en realistisch zijn en of ze duidelijk genoeg zijn geadresseerd. Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd: • De concreetheid en het realiteitsgehalte wordt over het algemeen positief gewaardeerd: 88% van de aanbevelingen worden als concreet gekwalificeerd en 83% als realistisch. • De adressering van de aanbevelingen is wat minder positief: 69% van de aanbevelingen zijn voldoende geadresseerd. Deze wat lager score wordt nogal eens veroorzaakt, doordat het college of het managementteam geen eigenaren in de organisatie hebben aangewezen om de aanbevelingen op te pakken. Bij de behandeling van de onderzoeken in de raad blijkt dat de raad over het algemeen goed uit de voeten kan met de aanbevelingen, zoals blijkt uit de audioverslagen van de vergaderingen en tijdens de werksessie met de raad over dit onderzoek.

Het college en de ambtelijke organisatie worstelen bij sommige onderzoeken met de uitvoering van de aanbevelingen. Aangeven wordt dat nader overleg met de RKC zou kunnen helpen bij de interpretatie ende uitvoeringsmogelijkheden van de aanbevelingen. 3.3 Procedures ten aanzien van de RKC onderzoeken en aanbevelingen De tweede deelvraag luidt als volgt. Zijn er procedureafspraken ten aanzien van de onderzoeken en aanbevelingen van de RKC en de uitvoering hiervan?

Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd: • Er zijn geen procedureafspraken over de onderzoeken en opvolging aanbevelingen van de RKC. Ook anderszins zijn daar geen richtlijnen voor aanwezig. In de praktijk heeft zich wel een vaste werkwijze ontwikkeld. • Op basis van de ervaringen en de resultaten van dit onderzoek worden suggesties gedaan om de werkwijze te verbeteren. Deze hebben vooral betrekking op het bestuurlijk en het ambtelijk eigenaarschap, de (voorbereiding van de) reactie van het college en de terugkoppeling aan de raad over de uitvoering. Hierop wordt bij de behandeling van de volgende deelvragen nader ingegaan. • Een nauwere samenwerking tussen de RKC’s Boxtel en Sint-Michielsgestel, vooral door vroegtijdige afstemming over de onderzoeksprogramma’s, kan de efficiency vergroten.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

7

3.4 Rode draden De derde deelvraag luidt als volgt. Zijn er rode draden (patronen) te herkennen in de aanbevelingen: komen er steeds dezelfde aandachtspunten terug en waarop hebben die vooral betrekking?

Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd: • Er zijn uit de aanbevelingen van de RKC in de afgelopen jaren drie rode draden te traceren: de rolvervulling door de raad, de realisatiekracht en het organiserend vermogen, en de organisatie van de data en de informatievoorziening daarover. • Bij het zoeken van verbeteringen op basis van deze rode draden kunnen ook lopende trajecten zoals de kerntakendiscussie, het Programmaplan MijnGemeenteDichtbij Next Level en de acties uit het ‘Levend werkdocument naar een nog fijnere samenwerking’ worden gebruikt. 3.5 De behandelwijze in de raad De vierde deelvraag luidt als volgt. Hoe is de behandelwijze in de raad?

Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd: • Ondanks het ontbreken van spelregels over de besluitvorming over RKC-rapporten in de raad, heeft zich een vaste behandelwijze van RKC-rapporten ontwikkeld. • Naast de formele behandelwijze zijn er ook enkele meer informele overlegmomenten rond het proces van RKC onderzoeken, zoals werksessies gedurende het onderzoek en deelname aan raadswerkgroepen na het onderzoek. • De bestuurlijke reacties van het college op concept RKC-rapporten laten steeds zien dat ingestemd wordt met de aanbevelingen, maar tegelijkertijd zijn de reacties vaak weinig concreet en specifiek. Er is geen aandacht voor de wijze, de volgorde, de termijn en eventueel binnen welke projecten de aanbevelingen worden opgepakt. Dit vergroot het risico dat aanbevelingen uit het vizier verdwijnen. • Het bestuurlijk eigenaarschap rondom RKC-onderzoeken is niet duidelijk belegd. Het ligt voor de hand de burgemeester of wethouder als eigenaar aan te wijzen, tot wiens portefeuille het betreffend onderwerp behoort. Als zodanig is die persoon dan ook woordvoerder namens het college in de raadsbehandeling. 3.6 Discussie en besluitvorming in de raad De vijfde deelvraag luidt als volgt. Vindt er een inhoudelijke discussie plaats, neemt de gemeenteraad de aanbevelingen over, en wordt daarbij richting gegeven aan de uitvoering van de aanbevelingen?

Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd: • De inhoudelijke discussie over de RKC-rapporten is beperkt. • De raad is positief over de RKC-rapporten en stemt steeds in met de aanbevelingen. • De raad ziet meerwaarde in het doorvragen bij het college en het eventueel prioriteren in de aanbevelingen.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

8

•

Er wordt nauwelijks richting gegeven aan de uitvoering van de aanbevelingen.

3.7 Terugkoppeling naar de raad De zesde deelvraag luidt als volgt. Is voorzien in een terugkoppeling aan de raad over de uitvoering van de aanbevelingen?

Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd: • Er vindt een jaar na de besluitvorming over de aanbevelingen een terugkoppeling naar de raad plaats via een raadsinformatiebrief. • Deze terugkoppeling is vaak niet duidelijk gekoppeld aan de aanbevelingen, maar geeft meer een beeld van de ontwikkelingen over het betreffend onderwerp. • Ondanks het verschijnen van een raadsinformatiebrief (een jaar na vaststelling van de aanbevelingen) geven raadsleden aan onvoldoende zicht te hebben op de uitvoering van de aanbevelingen. Opname in de langtermijn agenda van de raad en/of de organisatie van een specifieke gespreksavond met betrokken spelers hierover (eenmaal in de twee jaar) zouden betere vormen van terugkoppeling zijn. • Opname in het zaaksysteem borgt dat de aanbevelingen ook in de ambtelijke organisatie goed worden belegd en daarmee een eigenaar krijgen. 3.8 Afspraken over de uitvoering en de monitoring De zevende deelvraag luidt als volgt. Zijn er tussen de raad, college en ambtelijke organisatie afspraken gemaakt over de wijze, waarop de uitvoering van de aanbevelingen vorm krijgt en op welke wijze dit wordt gemonitord?

Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd: • Er zijn geen afspraken vastgelegd over de uitvoering van de RKC-aanbevelingen. Ook vindt er geen actieve monitoring van de opvolging van de aanbevelingen plaats. • In de praktijk heeft zich wel een werkwijze ontwikkeld, waarvoor in dit onderzoek verbetersuggesties zijn gedaan. Deze zijn vooral gericht op het bestuurlijk en ambtelijk eigenaarschap, de reactie van het college op het concept-rapport van de RKC, het daarbij behorende voorbereidingsproces en de wijze van monitoring. 3.9 Uitvoering van de aanbevelingen De achtste deelvraag luidt als volgt. In welke mate en op welke wijze is uitvoering gegeven aan de aanbevelingen?

Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd: • De mate, waarin de aanbevelingen zijn opgepakt en uitgevoerd laten per onderzoek grote verschillen zien. Zo zijn de aanbevelingen uit de onderzoeken risicomanagement, evaluatie Wegwijs en teams sociaal en jeugd, meldingen openbare ruimte en Agrifood Capital goed opgepakt en in belangrijke mate uitgevoerd. Voor de onderzoeken evaluatie burgerparticipatie, wijkgericht werken en

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

9

•

•

woonbeleid geldt dit ten dele. Voor de aanbevelingen uit het onderzoek centrumontwikkeling geldt dit in beperkte mate en voor het onderzoek privatisering accommodaties zelfs in het geheel niet. Als redenen voor de stagnatie in de uitvoering van de aanbevelingen komen vaak naar voren: het ontbreken van en onduidelijkheden in eigenaarschap in de organisatie, het ontbreken van sturing, het gebrek aan middelen (ondermeer personele capaciteit), wisselingen in de organisatie, een nieuwe raad en een nieuw college na de verkiezingen. Aandachtspunten, om de uitvoering van de aanbevelingen te bevorderen, zijn: o een vroegtijdig overleg van de RKC met gemeentelijke vertegenwoordigers over de uitvoeringsmogelijkheden van de concept aanbevelingen; o het opnemen van de wijze en het tempo van de uitvoering van de aanbevelingen in de bestuurlijke reactie van het college op het RKC concept-rapport; o het opnemen van de aanbevelingen in de lange termijnagenda van de raad en in het zaaksysteem zodat er per aanbeveling een eigenaar is; o toelichtingen vanuit de RKC bij werkbijeenkomsten of themasessies van de raad en (tijdelijke) participatie vanuit de RKC in raadswerkgroepen voor onderwerpen, waarbij primair de raad aan zet is.

3.10 Structurele inbedding en verbetereffect De negende deelvraag luidt als volgt. Is sprake van een structurele inbedding in de organisatie, werkwijzen of procedures, zodat het verbetereffect blijvend van karakter is?

Uit de bevindingen kan worden geconcludeerd: • Voor 4 van de 9 onderzoeken zijn duidelijk herkenbare stappen zijn gezet om tot betere werkwijzen te komen, waardoor op deze onderwerpen duidelijke verbetereffecten zijn ontstaan. Voor 3 onderzoeken is dat ten dele het geval. • Voor 2 onderzoeksonderwerpen is nog geen sprake van blijvende dan wel beperkte verbetereffecten. De redenen hiervoor zijn bij de beantwoording van deelvraag 8 al aangegeven.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

10

4. Aanbevelingen Met de hieronder aangegeven aanbevelingen wordt de tiende deelvraag uit het onderzoek beantwoord. Deze vraag luidt als volgt. Wat kunnen gemeenteraad, college, ambtelijke organisatie en RKC leren uit de beantwoording van voorgaande vragen? Omwille van de overzichtelijkheid worden ze hier als stappen in het totale proces van onderzoek, besluitvorming, uitvoering en bewaking weergegeven. Dat geldt voor de eerste 8 aanbevelingen. De aanbevelingen 9 en 10 zijn andersoortig en staan los van dat totale proces. 1 Aan de RKC Versterk de samenwerking met de Rekenkamercommissie Sint Michielsgestel, ondermeer door vroegtijdig overleg over mogelijke onderzoeksonderwerpen en eventuele gezamenlijke uitvoering van onderzoek. Overwegingen: • De onderzoeksprogramma’s van beide RKC’s komen los van elkaar tot stand, terwijl voor beide gemeenten een ambtelijke organisatie werkzaam is. • Op steeds meer onderwerpen is sprake van beleidsharmonisatie. • De efficiency van beide RKC’s kan daardoor mogelijk worden vergroot. 2 Aan de RKC Organiseer als RKC voorafgaand aan het opmaken van het concept-rapport een overleg met portefeuillehouder, directiesecretaris, de inhoudelijke ambtenaar en afdelingshoofd over de belangrijkste aandachtspunten uit het onderzoek.

Overwegingen: • Dit kan helpen om de aanbevelingen concreter te maken en eventueel een relatie te leggen met lopende of komende projecten of processen. Op die wijze worden de aanbevelingen beter ingebed in het totaal van lopende of te starten processen binnen de gemeente. • Het realiteitsgehalte van de aanbevelingen wordt daarmee vergroot. • Wel is het zaak dat de RKC onafhankelijk de uiteindelijke aanbevelingen formuleert. 3 Aan het college van B&W en ambtelijke organisatie Ga in de reactie op het conceptrapport (binnen de hoor- en wederhoorprocedure) niet alleen in op de verificatie van de feiten, maar geef bij de bestuurlijke reactie ook aan op welke wijze en wanneer de aanbevelingen worden uitgevoerd. Overwegingen: • Op dit moment wordt in de reactie van het college meestal volstaan met een instemming, maar wordt niet zichtbaar gemaakt hoe, wanneer, in welke context en door wie de aanbevelingen worden opgepakt. • Een goede doordenking vooraf over de uitvoering vergroot de daadwerkelijke uitvoeringskansen van de aanbevelingen. Ook kan de relatie met lopende of voorgenomen processen en projecten worden gelegd en eventueel een prioritering worden aangebracht.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

11

• •

Voor de behandeling in de raad is het ook belangrijk te weten hoe en wanneer de uitvoering vorm krijgt en waar eventuele obstakels liggen voor de uitvoering. Belangrijk is dan ook dat de RKC bij de aanbieding van het conceptrapport daarvoor ook uitdrukkelijk aandacht vraagt.

4 Aan het college van B&W Laat de portefeuillehouder, die over het betreffende onderwerp van het RKC-onderzoek gaat, ook optreden als vertegenwoordiger van het college bij de raadsbehandeling. Overwegingen: • Op dit moment is het niet duidelijk wie namens het college van B&W woordvoerder is bij de behandeling van RKC onderzoeken. Soms is dat de burgemeester (als portefeuillehouder RKC) en soms een wethouder, die over het betreffend onderwerp gaat. • Een inhoudelijk betrokken collegelid is het best ingevoerd in de betreffende materie en is daarmee ook de eerst aangewezene bij de behandeling in de raad. 5 Aan de raad Betrek als raad ook de daadwerkelijke uitvoering van de aanbevelingen in de beschouwingen en in het debat. Overwegingen: • Op dit moment worden de aanbevelingen van de RKC wat ‘gemakkelijk’ overgenomen. Het prioriteren van de aanbevelingen, de uitvoeringsmogelijkheden en de daarbij behorende (financiële of personele) consequenties komen nauwelijks aan bod. Daarmee ontstaat het gevaar van een verdere stapeling van wensen, zonder stil te staan bij de mogelijkheden en middelen. • Wanneer de reactie van het college in dat opzicht wordt verbeterd (zoals in aanbeveling 2 is aangegeven), wordt dat ook beter mogelijk.

6 Aan het college en ambtelijke organisatie Wijs bestuurlijke en ambtelijk eigenaren aan, die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van de door de raad aangenomen aanbevelingen uit een RKC-rapport. Overweging: • Op dit moment bestaat er veelal een grote onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbevelingen. Er zijn geen eigenaren benoemd. • Het zaaksysteem is een systeem binnen de gemeente waarin zaken worden toegewezen aan een eigenaar • Daarmee loopt de uitvoering van de aanbevelingen risico’s. 7 Aan de raad, college en ambtelijke organisatie Geef een betere invulling aan de bewaking van de aanbevelingen, ondermeer door opname in de lange termijn agenda van de raad en door de organisatie van een informatieve ‘doorwerkingsavond’ voor de raad over de voortgang. Overwegingen: • Met opname in de lange termijnagenda en het zaaksysteem wordt voorkomen dat de aanbevelingen ‘weglopen’. • De huidige terugkoppeling via een raadsinformatiebrief over de uitvoering blijkt onvoldoende te werken.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

12

•

•

In een periodiek gesprek met raadsleden en vertegenwoordigers van college en ambtelijke organisatie alsook de RKC tijdens een ‘doorwerkingsavond’ kan worden gesproken over de implementatie van de aanbevelingen en nieuwe ontwikkelingen daarin. Als basis van deze bijeenkomst wordt gebruik gemaakt van een stand van zaken van de afgelopen onderzoeken. Een goed uitgewerkte raadsinformatiebrief per onderzoek helpt om dit gesprek goed te voeren.

8 Aan de ambtelijke organisatie en de griffie Vertaal voorafgaande aanbevelingen naar een procedure en leidraad voor de behandeling en bewaking van RKC onderzoeken. Overwegingen: • Er zijn op dit moment geen afspraken over een dergelijke procedure, ook al heeft zich in de praktijk wel een bepaalde werkwijze ontwikkeld. • Ook is gebleken dat het nu voor de ambtelijke organisatie, college en raad onvoldoende duidelijk is welk proces moet worden doorlopen tijdens het onderzoeksproces, bij de besluitvorming en de bewaking van de uitvoering van de aanbevelingen. Deze onduidelijkheid is vooral groot, nadat het RKC-rapport is behandeld in de raad. • Helderheid hierover verbetert de kwaliteit van het totale proces. 9 Aan de raad, college en ambtelijke organisatie Zorg ervoor dat bij de formulering van beleid en de uitvoering daarvan meer rekening wordt gehouden met de rode draden uit de RKC onderzoeken: - duidelijke duiding van de positie en de rol van de raad - aandacht voor een reële verhouding tussen ambities en mogelijkheden voor uitvoering in relatie met de beschikbare middelen - een betere organisatie en gebruik van de beschikbare data.

Overwegingen: • Hoewel deze rode draden generieke waarheden zijn en daarmee op elke organisatie van toepassing kunnen zijn, blijkt uit veel RKC onderzoeken dat bovengenoemde thema’s in Boxtel vaak als problematisch naar voren komen en derhalve extra aandacht behoeven. • Daarom zijn structurele verbeteringen op die thema’s nodig voor een beter functioneren van de gemeente. 10 Aan de raad Vraag aan het college nader inzicht te verschaffen in de wijze en termijn, waarop de uitvoering van de aanbevelingen uit de onderzoeken ‘privatisering accommodaties’ en ‘centrumontwikkeling’ alsnog vorm krijgen. Overwegingen: • De genoemde onderzoeken laten een zeer beperkte doorwerking zien. De aanbevelingen zijn niet of beperkt opgepakt. • De inhoud in de raadsinformatiebrieven, indien al verschenen, geeft geen duidelijke aan de aanbevelingen gekoppelde informatie hoe de aanbevelingen zijn opgepakt of waarom dat eventueel niet is gebeurd. Er worden meer algemene ontwikkelingen over het betreffend onderwerp geschetst. • Daarmee is geen recht gedaan aan de besluiten van de raad bij de behandeling van deze onderzoeken.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

13

5. Bestuurlijke reactie en nawoord RKC 5.1 Reactie van het College van B&W In het kader van de hoor – en wederhoorprocedure heeft de RKC het concept-rapport aangeboden aan het College van B&W. In december 2021 is de reactie van het College ontvangen. In Bijlage C is de integrale reactie van het College opgenomen. De reactie is in die zin positief dat met waardering wordt gesproken over het onderzoek en de aanbevelingen worden overgenomen, in zoverre deze aan het College zijn gericht. Wel tekent het College daarbij aan dat de aanbevelingen, die betrekking hebben op de ambtelijke organisatie MijnGemeenteDichtbij (MGD) onder de verantwoordelijkheid vallen van het Dagelijks en Algemeen Bestuur van MGD en zegt toe deze daar ook te agenderen. Voorts geeft het College aan om - in het verlengde van diverse aanbevelingen - de totale procedure rondom RKC-onderzoeken te willen actualiseren en daarbij overleg te voeren met MGD. Daarbij wordt gestreefd naar een verdere harmonisatie met de gemeente SintMichielsgestel. Het is de bedoeling om deze vernieuwde procedure in het tweede kwartaal van 2022 afgerond te hebben. Wat betreft aanbeveling 10 wijst het College erop dat er wat betreft het onderzoek Centrumontwikkeling een beperkt aantal projecten is uitgevoerd. Dit hangt samen met bezuinigingen, de coronacrisis en de beperkte ambtelijke capaciteit, zo wordt gesteld.

Met betrekking tot het onderzoek ‘privatisering accommodaties’ wordt eveneens gewezen op het gebrek aan ambtelijke capaciteit. Het team, dat zich hiermee bezighoudt, is via het werven van personeel volop bezig om haar taken goed op te kunnen pakken.

5.2 Nawoord RKC De RKC dankt het college voor de uitgesproken waardering voor het onderzoek en voor de constructieve wijze waarop men voornemens is de aanbevelingen op te pakken. Terecht wordt geconstateerd dat een deel van de aanbevelingen bij de RKC zelf liggen en bij het bestuur van MGD. Het is goed te constateren dat het College de uitvoering van een aantal aanbevelingen wil combineren in een ‘vernieuwde procedure’ voor rekenkameronderzoek. De RKC is van mening dat de doorwerking van de onderzoeken daarmee kan verbeteren en het rendement van rekenkameronderzoek wordt vergroot. Vooral tijdens de uitvoering van het onderzoek en na de besluitvorming door de raad is duidelijk winst te behalen. Dat heeft alles te maken met ‘eigenaarschap’. De titel van dit onderzoeksrapport verwijst daarnaar. De opmerkingen van het College bij aanbeveling 10, waarbij gewezen wordt op beperkte capaciteit, bezuinigingen en coronacrisis, zijn de RKC bekend. Dat laat onverlet dat besluiten van de raad, zoals over de onderzoeken ‘Centrumontwikkeling’ en ‘Privatisering accommodaties’ ook moeten worden opgepakt. Als dat onmogelijk is, dan zou minstens een terugkoppeling daarover naar de raad worden verwacht. Dat is niet gebeurd. Ten slotte wil de RKC de bij dit onderzoek betrokken vertegenwoordigers van MGD en het College bedanken voor de plezierige en constructieve medewerking tijdens dit onderzoek.

In het bijzonder geldt dit voor Mark Schagen van Leeuwen.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

14

B. NOTA VAN BEVINDINGEN 1. Deelvragen over de aanbevelingen Deelvraag 1 Hoe worden de aanbevelingen beoordeeld? Zijn deze voldoende concreet, realistisch geformuleerd en duidelijk geadresseerd? Voor de beantwoording van deze vragen is gebruik gemaakt van het oordeel van de bij de betreffende onderzoeken betrokken contactpersonen uit de gemeentelijke organisatie. In onderstaande tabel is de beoordeling van de aanbevelingen door de betreffende gemeentelijke contactpersonen weergegeven. Per onderzoek is het aantal aanbevelingen opgenomen en of de aanbevelingen als concreet en realistisch worden beoordeeld en of ze duidelijk geadresseerd zijn. Rapporten

Totaal

Concreet

Realistisch

Adressering

Evaluatie burgerparticipatie

6

5

83%

5

83%

5

Risicomanagement

5

3

60%

3

60%

Onbekend

Evaluatie Wegwijs en teams en jeugd

6

6

100%

6

100%

6

100%

Privatisering accommodaties

4

4

100%

3,5

88%

3

75%

Meldingen openbare ruimte

9

9

100%

9

100%

Onbekend

Centrumontwikkeling

5

5

100%

3

60%

1

20%

Agrifood Capital

3

3

100%

3

100%

3

100%

Wijkgericht werken

7

6

86%

6

86%

5

71%

Woonbeleid

6

4

67%

4

67%

4

67%

Totaal

51

45

88%

42,5

83%

27

69%

83%

Uit het overzicht is op te maken dat de aanbevelingen met name op de mate van concreetheid en het realiteitsgehalte over het geheel positief worden beoordeeld. Dat is wat minder voor het onderdeel ‘adressering’. Uit de gesprekken daarover blijkt overigens dat bij het onderzoek Centrummanagement het negatieve oordeel over de adressering voortkomt uit het feit dat er in de organisatie geen duidelijke eigenaren van de aanbeveling(en) zijn aangewezen. Daarmee lijkt deze negatieve beoordeling vooral voort te komen uit het feit dat in de organisatie geen operationele doorvertaling is gemaakt. Het gaat in de ogen van de RKC te ver om dat in een rekenkamerrapport te doen. Het punt van het eigenaarschap wordt overigens vaak genoemd in de gesprekken. Hierop wordt later nog ingegaan. In de gesprekken over de betreffende onderzoeken is ook ingegaan op de doorlopen onderzoeksprocessen. In de ogen van de geïnterviewden zijn de onderzoeksprocessen goed verlopen. Waar dat niet het geval was lag dat meer aan de organisatie dan aan de RKC, zo wordt gesteld. Bijvoorbeeld omdat er onvoldoende capaciteit was en er sprake was van personele wisselingen. Door meerdere geïnterviewden wordt de benadering van de RKC positief beoordeeld in termen van professionaliteit in de onderzoeksaanpak, de brede scope van het onderzoek met gevoel voor de context en de heldere communicatie.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

15

Conclusies bij deelvraag 1 Het voorafgaande overziende kan worden geconcludeerd: • De concreetheid en het realiteitsgehalte wordt over het algemeen positief gewaardeerd: 88% van de aanbevelingen worden als concreet gekwalificeerd en 83% als realistisch. • De adressering van de aanbevelingen is wat minder positief: 69% van de aanbevelingen zijn voldoende geadresseerd. Deze wat lager score wordt nogal eens veroorzaakt, doordat het college of het managementteam geen eigenaren in de organisatie hebben aangewezen om de aanbevelingen op te pakken.

Deelvraag 2 Zijn er procedureafspraken ten aanzien van de onderzoeken en aanbevelingen van de RKC en de uitvoering hiervan? In de verordening rekenkamercommissie Boxtel (2014) zijn geen procedureafspraken opgenomen over de handelwijze van rapporten van de RKC. Ook anderszins is er geen sprake van expliciete procedureafspraken over de RKC onderzoeken en de aanbevelingen. Wel heeft zich in de praktijk een werkwijze ontwikkeld, die er als volgt uitziet. • Ieder jaar stelt de RKC een onderzoeksprogramma op, waarin de voorgenomen onderzoeken worden aangekondigd. Hieraan voorafgaand heeft de RKC-overleg met het presidium van de raad over mogelijke onderzoeksonderwerpen. Het vastgestelde onderzoeksprogramma wordt ter kennis gebracht aan de raad, het college, het directieteam alsook aan de RKC Sint Michielsgestel. • Voor ieder onderzoek wordt een onderzoeksplan opgesteld, dat ter kennis wordt gebracht aan de gemeenteraad, het college van B&W en het managementteam. • Na het voltooien van het concept-onderzoekrapport, volgt de procedure voor hoor en wederhoor: het college wordt gevraagd om na te gaan of er eventuele feitelijke onjuistheden in het concept-rapport staan. Ook wordt gevraagd om een bestuurlijke reactie vanuit het college. • Vervolgens maakt de RKC het eindrapport op en biedt deze ter behandeling aan de gemeenteraad aan. De behandeling in de raad kent twee stappen.

In een beeldvormende dan wel oordeelsvormende vergadering wordt de rapportage toegelicht en kunnen vragen worden gesteld aan de RKC alsook aan het college. Vervolgens vindt de behandeling in een besluitvormende vergadering plaats. • In het raadsvoorstel over het onderzoek staat steeds opgenomen dat het college een jaar na de behandeling de raad informeert of en op welke wijze de aanbevelingen zijn uitgevoerd. Deze informatie wordt meestal in de vorm van een raadsinformatiebrief verstrekt. Gelet op het ontbreken van duidelijke richtlijnen en op de ervaringen in de praktijk is in de gesprekken en in de werksessie met de raad ingegaan op mogelijke punten ter verbetering, in het totale proces van rekenkameronderzoek, besluitvorming en bewaking. De belangrijkste aandachtpunten, die hieruit voortkomen hebben betrekking op het bestuurlijk en ambtelijk eigenaarschap, de voorbereiding van de reactie van het college en de terugkoppeling aan de raad over de uitvoering. Bij de beantwoording van de andere deelvragen hierna wordt daar nader op ingegaan. Hoewel enigszins bezijden de vraagstelling van dit onderzoek wordt in dit verband ook gewezen op de samenwerking met de RKC Sint Michielsgestel. Beide RKC’s werken voor

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

16

verschillende raden en colleges, maar het gaat om één ambtelijke organisatie (MijnGemeenteDichtbij), die met de aanbevelingen van de RKC’s aan de slag moet. In de huidige praktijk brengt de RKC Boxtel het jaarlijkse onderzoeksprogramma ter kennis aan de RKC Sint Michielsgestel. Omwille van de efficiency is een betere en vooral ook meer vroegtijdige afstemming tussen de onderzoeksagenda’s van beide RKC’s wenselijk. Eventueel kunnen onderwerpen ook in samenwerking worden opgepakt. In dat licht is door de RKC Boxtel het initiatief genomen voor een eerste verkennend overleg hierover met de RKC Sint Michielsgestel. De insteek hierbij is: een actieve afstemming vooraf en goed informeren achteraf. Conclusies bij deelvraag 2 Het voorafgaande overziende kan worden geconcludeerd: • Er zijn geen procedureafspraken over de onderzoeken en opvolging aanbevelingen van de RKC. Ook anderszins zijn daar geen richtlijnen voor aanwezig. In de praktijk heeft zich wel een vaste werkwijze ontwikkeld. • Op basis van de ervaringen en de resultaten van dit onderzoek worden suggesties gedaan om de werkwijze te verbeteren. Deze hebben vooral betrekking op het bestuurlijk en ambtelijk eigenaarschap, de (voorbereiding van de) reactie van het college en de terugkoppeling aan de raad over de uitvoering. Hierop wordt bij de behandeling van de volgende deelvragen nader ingegaan.

• Een nauwere samenwerking tussen de RKC’s Boxtel en Sint-Michielsgestel, vooral door vroegtijdige afstemming over de onderzoeksprogramma’s, kan de efficiency vergroten.

Deelvraag 3 Zijn er rode draden (patronen) te herkennen in de aanbevelingen: komen er steeds dezelfde aandachtspunten terug en waarop hebben die vooral betrekking? Uit de analyse van de rekenkameronderzoeken van de afgelopen jaren komen enkele onderwerpen en thema’s vaak terug. Bij deze rode draden gaat het om drie thema’s: 1. De rollen van de raad als volksvertegenwoordiger, kadersteller en controleur. 2. De realisatiekracht en het organiserend vermogen. 3. De organisatie van de informatie en de informatieverschaffing. Hoewel deze rode draden generieke waarheden zijn en daarmee op elke organisatie van toepassing kunnen zijn, blijkt uit veel RKC onderzoeken dat deze thema’s in Boxtel vaak als problematisch naar voren komen en derhalve extra aandacht behoeven. Ad 1. De rol van de raad als volksvertegenwoordiger, kadersteller en controleur In de sturing van het gemeentelijk beleid heeft de raad een belangrijke rol. Bij de aanbevelingen uit de onderzoeken vraagt de RKC nogal eens aandacht voor het stellen van kaders op hoofdlijnen, het rolvast zijn, het schakelen tussen schaalniveaus en het versterken van de controlerende rol. Kaders op hoofdlijnen De maatschappij ontwikkelt zich steeds meer als een netwerksamenleving. De gemeente is daarbij slechts één van de spelers en dat heeft consequenties voor de kaderstelling: er zal uitdrukkelijk ruimte moeten worden gegeven aan anderen.

Andere dan gemeentelijke spelers kunnen namelijk een belangrijke bijdrage leveren aan de opgaven. De slogan ‘Meewerkend Boxtel’ zegt dat al. Dichtgetimmerde beleidskaders belemmeren deze gewenste ruimte.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

17

Zo komen in de aanbevelingen elementen terug als: het als raad zich sterker richten op maatschappelijke doelen, het vastleggen van een visie en bijpassend ambitieniveau en het sturen op meerjarenprogramma’s in plaats van versnippering van beleid. Rolvast In vele onderzoeken wordt aandacht gevraagd voor het rolvast zijn van de raad. In de rolverdeling tussen raad en college/ambtelijke organisatie is de raad de opdrachtgever ‘wat ‘er moet gebeuren en het ‘hoe’ dat hoort bij het college en ambtelijke organisatie. Dat betekent dat de raad bij de ‘wat’ vraag een stapje vooruit mag zetten, maar bij de ‘hoe’ vraag soms ook een stapje terug. Dit komt bijvoorbeeld tot uiting in aanbevelingen over de verheldering rol van de raad bij burgerparticipatie en het maken van afspraken over de sturing bij regionale samenwerking. Schakelen tussen schaalniveaus De oplossing van problemen en het benutten van kansen vraagt steeds meer om een aanpak op het juiste schaalniveau. Dat vraagt om een houding en vaardigheid om te kunnen schakelen. Opgaven en taken van de gemeente worden vaker in regionaal verband opgepakt. Dat vraagt inzet en betrokkenheid via ‘de heen en weer beweging’ van wijk/dorp naar gemeente, tussen gemeenten en met de verschillende regio’s. Vooral in de onderzoeken over wijkgericht werken en Agrifood Capital/RNOB komt dit thema regelmatig terug.

Versterken controlerende rol Bovenstaande punten hebben consequenties voor de controlerende rol van de raad. De raad moet in zijn controlerende rol ook zicht hebben of er uitvoering wordt gegeven aan de beleidslijnen. Door hoofdlijnen van beleid door te vertalen naar meerjarenprogramma’s voor het college en ambtelijke organisatie, kan de raad de beoogde realisatie van beleid volgen. Een meer samenhangende programmatische aanpak helpt daarbij. In de onderzoeken Centrumontwikkeling en Woonbeleid komt dat in de aanbevelingen tot uitdrukking. Ad 2. Realisatiekracht en organiserend vermogen Er zit regelmatig spanning tussen beleid en de mogelijkheden voor de uitvoering. Het realiteitsgehalte van het beleid is hiermee in het geding. De oorzaak van deze spanning komt voort uit de beleidsformulering zelf en uit beperkingen in het organiserend vermogen. Het organiserend vermogen en de beperkingen daarin hebben met tal van factoren te maken, zoals: onvoldoende capaciteit, veel personele wisselingen, onvoldoende krachtige sturing, helderheid in procesafspraken, discipline bij het projectmatig werken. Bij de beleidsformulering zullen de mogelijkheden en kansen voor uitvoering scherper in beeld moeten zijn en doorvertaald worden naar realistische programma’s.

Het aantal aanbevelingen hierover is talrijk: maak afspraken over doorlooptijden, leg prestatieafspraken vast, vertaal beleid naar een meerjarig uitvoeringsprogramma, maak een organisatorische doorvertaling van een samenhangende aanpak, houd de koers vast en zorg voor een duidelijke rolverdeling. Ad 3. De organisatie van de informatie en de informatievoorziening De ontwikkeling en uitvoering van beleid vragen om de beschikbaarheid van goede informatie. Afgestemd op de rollen van de raad, college en ambtelijke organisatie zal deze informatie vervolgens moeten worden gedeeld en ingezet: van hoofdlijnen naar meer gedetailleerde informatie.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

18

Er wordt steeds meer gesproken over data gedreven gemeenten. Daarbij gaat het erom slim gebruik te maken van beschikbare data om beleidskeuzes te onderbouwen, om de effecten te volgen en om dat ook doelmatig te doen. In verschillende onderzoeken is erop gewezen dat de organisatie van de informatie beter kan en beter moet. Er is veel data beschikbaar, maar deze zijn lang niet altijd gekoppeld aan de beleidsdoelen en de beleidsvragen. Met een betere organisatie van de informatie kan deze data voor de beleidsvorming en de beleidsuitvoering veel meer betekenis krijgen. Voorbeelden zijn aanbevelingen met betrekking tot het stroomlijnen van werkwijzen, het verbeteren van persoonsgebonden registratie, het benutten van de beschikbare data en een duidelijkere koppeling van data aan beleid. Rode draden in verbinding met actuele majeure trajecten Op dit moment lopen in Boxtel enkele majeure trajecten die relatie hebben met voorgaande rode draden. Hierbij wordt vooral gedacht aan de kerntakendiscussie en het Programmaplan MijnGemeenteDichtbij Next Level. Met de kerntakendiscussie worden voor de toekomst belangrijke lijnen voor Boxtel uitgezet. Het gaat om antwoorden op vragen als: wat voor gemeente wil Boxtel zijn, hoe zien we onze taak en rol, wat gaan we wel en wat niet doen, welke ambitieniveaus hanteren we hierbij, e.d.

Hiermee zet de raad op hoofdlijnen belangrijke richtingen voor de toekomst weg. Voor de ambtelijke organisatie is het Programmaplan MijnGemeenteDichtbij Next Level van groot belang. Hierin wordt de strategie uitgezet voor de doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie. Via projecten wordt de organisatie gestimuleerd verbeterstappen te zetten. Deze kunnen ook uitdrukkelijk betrekking hebben op de hiervoor genoemde draden. In verband met het bestuurlijk functioneren wordt ook gewezen op het ‘levend werkdocument naar een nog fijnere samenwerking’ uit 2019. Hierin worden suggesties gedaan voor verbeteringen in de sfeer van de bestuurscultuur, het gebruik van raadsinstrumenten, het vergadersysteem en de volksvertegenwoordigende rol van de raad. De koppeling van de in dit onderzoek beschreven rode draden aan deze lopende trajecten kan helpen de leerpunten uit de RKC-aanbevelingen daadwerkelijk te implementeren. Conclusies bij deelvraag 3 Het voorafgaande overziende kan worden geconcludeerd: • Er zijn uit de aanbevelingen van de RKC in de afgelopen jaren drie rode draden te traceren: de rolvervulling door de raad, de realisatiekracht en het organiserend vermogen, en de organisatie van de informatie en de informatieverschaffing.

• Bij het zoeken van verbeteringen op basis van deze rode draden kunnen ook lopende trajecten zoals de kerntakendiscussie, het Programmaplan MijnGemeenteDichtbij Next Level en de acties uit het ‘levend werkdocument naar een nog fijnere samenwerking’ worden gebruikt.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

19

2. Deelvragen over de besluitvorming van de aanbevelingen Deelvraag 4 Hoe is de behandelwijze in de raad? Noch in de verordening rekenkamercommissie Boxtel (2014) noch anderszins zijn spelregels ontwikkeld voor de besluitvorming over rapporten van de RKC. Wel heeft zich in de praktijk inmiddels wel een gedragslijn ontwikkeld rondom onderzoeken van de RKC. Deze ziet er als volgt uit.  Voorafgaand aan de vaststelling van het jaarlijks onderzoeksprogramma heeft de RKC-overleg met het presidium. Daarbij worden mogelijke onderwerpen besproken en bepaalde accenten bij deze onderzoeksonderwerpen benoemd. Uiteindelijk beslist de RKC zelf over het onderzoeksprogramma.  Voorts maakt de RKC tijdens het onderzoek gebruik van werksessies met raadsleden als het onderwerp zich daarvoor leent. Die zijn vooral bedoeld om bij het betreffend onderwerp de optiek vanuit de raad scherp te krijgen. Tegelijkertijd kan een dergelijke sessie, zo is gebleken, een informatieve functie hebben. Ook is gebleken dat het draagvlak voor het rapport en de herkenbaarheid van de aanbevelingen daarmee worden vergroot.  In de fase van hoor- en wederhoor van de RKC-onderzoeken wordt een conceptrapport voorgelegd aan het college en de ambtelijke organisatie. Daarbij wordt gevraagd na te gaan of er feitelijke onjuistheden in de rapportage staan en wat de bestuurlijke reactie van het college is.

In een nawoord reageert de RKC daar kort op. De ervaring leert dat de feitelijke onjuistheden beperkt zijn. De bestuurlijke reactie bestaat steeds uit het overnemen van de aanbevelingen en is vaak algemeen en weinig concreet. Het college gaat daarbij niet in op de specifieke aanbevelingen, de prioritering daarin of de mogelijkheden voor uitvoering. Daarmee wordt niet goed zichtbaar op welke wijze, in welke volgorde, op welke termijn en eventueel binnen welke projecten/programma’s de uitvoering van de aanbevelingen plaatsvindt. Ook worden er geen voorwaarden gesteld of consequenties benoemd, die kunnen samenhangen met het overnemen van de aanbevelingen, bijvoorbeeld in termen van capaciteit, extra middelen, verschuiving in projecten, e.d. Een dergelijke algemene reactie vergroot het risico dat de aanbevelingen ‘weglopen’ en niet worden opgepakt. Overigens kan de RKC dit ook zelf stimuleren door in de aanbiedingsbrief bij het rapport expliciet vraag om een toelichting door het college op de voorgenomen uitvoering van de aanbevelingen.  De RKC geeft een toelichting in de gespreksavonden/beeldvormende of oordeelsvormende vergadering van de raad. Daarbij is er gelegenheid vragen te stellen over het onderzoek aan de RKC alsook aan het college. Vervolgens vindt behandeling plaats in de besluitvormende vergadering.

Bij de behandeling in de raad is het niet steeds duidelijk wie vanuit het college het woord voert over het RKC-rapport. Vaak wordt de lijn gevolgd dat de burgemeester (als portefeuillehouder RKC) de beantwoording voor zijn rekening neemt en een enkele keer de wethouder binnen wiens portefeuille het onderwerp valt. In de gesprekken wordt opgemerkt dat het voor de hand ligt om de inhoudelijk betrokken portefeuillehouder, die in het kader van het onderzoek ook al vaak geïnterviewd is, de woordvoerder van het college te laten zijn. Belangrijk is dan ook, zo wordt aangegeven, dat de ambtelijke reactie tijdig en in goed overleg wordt kortgesloten met de vertegenwoordiger van het college. Op die manier kan ook het bestuurlijk eigenaarschap worden versterkt. Dat kan inhoud krijgen door de bestuurlijke reactie op te stellen in een overleg tussen de directiesecretaris, betrokken wethouder, de

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

20

inhoudelijke betrokken medewerk(st)er en afdelingshoofd. Een en ander veronderstelt ook dat er duidelijke afspraken worden gemaakt in de ambtelijke organisatie wie, wanneer aan zet is. Op dit moment is dat matig geregeld. Hoewel niet gekoppeld aan de behandelwijze in de raad wordt hier ook gewezen op enkele andere relatiemomenten tussen raad en RKC: de samenstelling van het onderzoeksprogramma, het organiseren van werksessies tijdens een onderzoek, een bijdrage vanuit de RKC aan het introductieprogramma nieuwe raad en de deelname aan raadswerkgroepen als vervolg op RKC onderzoeken. In de werksessie van raadsleden en RKC, in het kader van dit onderzoek, is ook ingegaan op de relatie raad-RKC. Daarbij komen als eerste associaties bij de raadsleden naar voren: ‘steun in de rug voor de raad, waardevolle gefundeerde onderzoeken met goede aanbevelingen, feitelijk, nuchter en realistisch en een prettige wisselwerking raad en RKC’. Maar ook wordt de vraag gesteld: ‘wat gebeurt er met de rapporten’! De kernvraag van dit onderzoek. Conclusies bij deelvraag 4: Het voorafgaande overziende kan worden geconcludeerd: • Ondanks het ontbreken van beleid over de behandelwijze van RKC-rapporten in de raad, heeft zich een vaste behandelwijze van RKC-rapporten ontwikkeld.

• Naast de formele behandelwijze zijn er ook enkele meer informele overlegmomenten rond het proces van RKC onderzoeken, zoals werksessie gedurende het onderzoek en deelname aan raadswerkgroepen na het onderzoek. • De bestuurlijke reacties van het college op concept RKC-rapporten laten steeds zien dat ingestemd wordt met de aanbevelingen, maar tegelijkertijd zijn de reacties vaak weinig concreet en specifiek. Er is geen aandacht voor de wijze, de volgorde, de termijn en eventueel binnen welke projecten de aanbevelingen worden opgepakt. Dit vergroot het risico dat aanbevelingen uit het vizier verdwijnen. • Het bestuurlijk eigenaarschap rondom RKC-onderzoeken is niet duidelijk belegd. Het ligt voor de hand de burgemeester of wethouder als eigenaar aan te wijzen, tot wiens portefeuille het betreffend onderwerp behoort. Als zodanig is die persoon dan ook woordvoerder namens het college in de raadsbehandeling.

Deelvraag 5 Vindt er een inhoudelijke discussie plaats, neemt de gemeenteraad de aanbevelingen over en wordt daarbij richting gegeven aan de uitvoering van de aanbevelingen? Uit de audioverslagen en de uit de waarneming van de RKC-leden bij de raadsbijeenkomsten blijkt dat er bij de behandeling van de RKC-rapporten weinig inhoudelijke discussie plaatsvindt. De reacties van de fracties laten een grote unanimiteit zien wat betreft de complimenten aan de RKC en de instemming met de aanbevelingen. Een enkele keer worden accenten gelegd bij de (gewenste) uitvoering van de aanbevelingen. De prioritering in de aanbevelingen krijgt echter nauwelijks aandacht. Tijdens de werksessie met de raad is besproken dat het wenselijk is dat de raad goed doorvraagt bij het college om zicht te krijgen op de impact van de aanbevelingen en of de opvolging van de aanbevelingen haalbaar is qua tijd, capaciteit en middelen. Aan de hand daarvan kan de raad besluiten om aanbevelingen eventueel niet over te nemen dan wel te prioriteren in de tijd. Ook grijpen de reacties van raadsleden bij de behandeling van RKC onderzoeken soms terug op het nawoord van de RKC, zoals dat in de rapporten is opgenomen. Vaak gaat het dan om het verkrijgen van meer helderheid over de uitvoering, de voortgang en de terugkoppeling daarover.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

21

Bij twee onderzoeken is besloten om een raadswerkgroep in te stellen om de aanbevelingen uit te werken: het onderzoek risicomanagement en Agrifood Capital. Bij één onderzoek is een motie ingediend. Dat was in september 2020 tijdens de behandeling van het rapport over woonbeleid waarin het college wordt opgeroepen om in warme overdracht aan het nieuwe college de focus te leggen op de uitvoering van de woonvisie en het bouwen van huizen om daarmee de opgelopen achterstand in te lopen. Deze motie is verworpen. Alles overziende kan niet worden gesteld dat de raad duidelijk richting of een nadere inkleuring geeft aan de aanbevelingen. In alle gevallen heeft de raad de aanbevelingen overgenomen. 5.1 Conclusies Het voorafgaande overziende kan worden geconcludeerd: • De inhoudelijke discussie over de RKC-rapporten is beperkt. • De raad is positief over de RKC-rapporten en stemt steeds in met de aanbevelingen. • De raad ziet meerwaarde in het doorvragen bij het college en het eventueel prioriteren in de aanbevelingen. • In zeer beperkte zin wordt richting gegeven aan de uitvoering van de aanbevelingen.

Deelvraag 6 Is voorzien in een terugkoppeling aan de raad en de RKC over de uitvoering van de aanbevelingen? In elk raadsbesluit behorend bij een onderzoeksrapport is vastgelegd dat het college de raad een jaar na vaststelling ervan informeert over de uitvoering van de aanbevelingen. De RKC stelt vast dat dit ook daadwerkelijk gebeurt via een raadsinformatiebrief. Deze terugkoppeling is vrijwel steeds algemeen van aard. Meestal wordt er niet specifiek op de aanbevelingen ingegaan, maar worden de ontwikkelingen over het betreffend onderwerp geschetst. Daardoor ontstaat geen scherp beeld over de daadwerkelijke uitvoering van de aanbevelingen. De raad geeft tijdens de werksessie zelf aan ‘we stellen wel kaders maar we controleren onvoldoende’. Daaruit spreekt de wens van de raad om meer zicht te houden op de opvolging en de doorwerking van de aanbevelingen. Nu tekent zich dat nog veelal buiten het gezichtsveld af, aldus de raadsleden. In de gesprekken wordt voorgesteld deze terugkoppeling een meer structurele plaats te geven, bijvoorbeeld door ze op te nemen in de lange termijnagenda van de raad, net zoals de moties en amendementen. Of per aanbeveling een koppeling maken in het zaaksysteem waardoor er voor elke aanbeveling een eigenaar is vastgelegd. Op die manier kan op systematische wijze de status van de uitvoering worden besproken, zo wordt gesteld.

De raadsinformatiebrief is opgenomen bij de ingekomen stukken voor de raad. In de raad wordt er geen aandacht aan besteed. Er mogen geen vragen over gesteld worden. Tijdens de werksessie kwam aan de orde dat het wellicht beter is om er een ‘stuk ter informatie’ van te maken, hier mogen wel vragen over gesteld worden. Als een meer actieve vorm wordt geopperd om eenmaal in de twee jaar een aparte gespreksavond te organiseren en hiervoor de raad, het college, betrokken ambtenaren en de RKC uit te nodigen. Voorts werd tijdens de werksessie de suggestie gedaan dat de RKC ook een bijdrage levert aan het stuk ter informatie.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

22

6.1 Conclusies Het voorafgaande overziende kan worden geconcludeerd: • Er vindt een jaar na de besluitvorming over de aanbevelingen een terugkoppeling naar de raad en de RKC plaats via een raadsinformatiebrief. • Deze terugkoppeling is vaak niet duidelijk gekoppeld aan de aanbevelingen, maar geeft meer een beeld van de ontwikkelingen over het betreffend onderwerp. • Ondanks het verschijnen van een raadsinformatiebrief (een jaar na vaststelling van de aanbevelingen) geven raadsleden aan onvoldoende zicht te hebben op de uitvoering van de aanbevelingen. Opname in de langtermijn agenda van de raad en/of de organisatie van een specifieke gespreksavond met betrokken spelers hierover (eenmaal in de twee jaar) zouden betere vormen van terugkoppeling zijn.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

23

3. Deelvragen over de uitvoering van de aanbevelingen Deelvraag 7 Zijn er tussen de raad, college en ambtelijke organisatie afspraken gemaakt over de wijze, waarop de uitvoering van de aanbevelingen vorm krijgt en op welke wijze dit wordt gemonitord? Er liggen geen formele afspraken over de uitvoering van de aanbevelingen en de monitoring daarvan. Zoals eerder ook al benoemd heeft zich in de praktijk echter wel een werkwijze ontwikkeld. Met name de directiesecretaris speelt in het huidige proces een belangrijke rol. Dit wordt vooral zichtbaar in de fase van het opstellen van de reactie van het college in het kader van de hoor- en wederhoorprocedure alsook bij de terugkoppeling over de uitvoering van de aanbevelingen. De inhoudelijke afdelingen, die vooral als ‘eigenaar’ zouden moeten fungeren, pakken hun rol als eigenaar te weinig op. Afspraken hierover zijn ook niet met de betreffende ambtenaren en afdelingshoofden gemaakt. In meerdere gesprekken wordt dan ook aangegeven dat de werkwijze in dat opzicht niet helder is georganiseerd. Waar bij de beantwoording van deelvraag 4 is gesproken over het bestuurlijk eigenaarschap bij RKC onderzoeken, geldt ook dat het ambtelijk eigenaarschap aandacht behoeft. De monitoring van de uitvoering van de aanbevelingen vindt niet actief plaats.

Dit hangt samen met het feit dat daar ook geen personen voor zijn aangewezen, noch bestuurlijk noch ambtelijk. Het enige moment is het uitbrengen van een raadsinformatiebrief een jaar na de besluitvorming over het RKC-rapport in de raad. Eerder is al gesteld dat deze informatiebrieven weinig specifiek op de aanbevelingen ingaan en meer een stand van zaken weergeeft over het betreffend onderwerp. De raadsinformatiebrieven worden via ‘ingekomen stukken’ ter kennis gebracht aan de raad. Van een actieve bewaking van de uitvoering is geen sprake, noch bij de raad, noch bij het college, noch bij de ambtelijke organisatie. In het proces rondom de RKC onderzoeken zijn in de gesprekken ook suggesties voor verbetering gedaan. Verschillende van deze verbetersuggesties zijn ook bij de beantwoording van de andere deelvragen al aangestipt. In de aanbevelingen bij dit onderzoek wordt daar ook verder op ingegaan. Conclusies bij deelvraag 7 Het voorafgaande overziende kan worden geconcludeerd: • Er zijn geen afspraken vastgelegd over de uitvoering van de RKC-aanbevelingen. Ook vindt er geen actieve monitoring van de aanbevelingen plaats. • In de praktijk heeft zich wel een werkwijze ontwikkeld, waarvoor in dit onderzoek verbetersuggesties zijn gedaan.

Deze zijn vooral gericht op het bestuurlijk en ambtelijk eigenaarschap, de reactie van het college op het concept-rapport van de RKC, het daarbij behorende voorbereidingsproces en de wijze van monitoring.

Deelvraag 8 In welke mate en op welke wijze is uitvoering gegeven aan de aanbevelingen? Uit de door de contactpersonen ingevulde enquêteformulieren en uit de gesprekken is een beeld gevormd over de mate waarin en de wijze waarop de aanbevelingen zijn uitgevoerd. In onderstaand overzicht zijn de bevindingen per onderzoek samengevat.

Rekenkamercommissie Boxtel – Onderzoek doorwerking en rode draden rekenkamerrapporten - 2021

24

Bij de in ‘groen’ aangeduide onderzoeken zijn de aanbevelingen grotendeels of geheel opgepakt en uitgevoerd. Bij de ‘zwart’ aangeduide onderzoeken is dat ten dele het geval. Bij de ‘rood’ aangeduide onderzoeken is dat niet of nauwelijks het geval.