9.1 Europese openbare aanbesteding Accountantsdiensten Gemeente Borsele

25

De kwaliteit van de inschrijving zal beoordeeld worden op de volgende criteria:

Subgunnings citeria Kwaliteit

Prijs

Subgunningscriteria kwaliteit 1. Plan van Aanpak: Controleaanpak 2. Plan van aanpak: Natuurlijke adviesfunctie 3. Plan van Aanpak: Teamsamenstelling en continuïteit 4. Presentatie door controleteam Gewogen inschrijfsom Totaal te behalen aantal punten

Maximaal punten 250 150 200

200 200 1000

1. Plan van Aanpak: Controleaanpak (maximale aantal punten 250) Inschrijver dient te beschrijven hoe wordt samengewerkt met de opdrachtgever om de interimcontrole en de jaarrekening te realiseren. De inschrijver dient beknopt maar een volledig in het plan van aanpak inzicht te geven in de toegevoegde waarde van de controleaanpak, waarbij de opdrachtgever wordt meegenomen in de werkwijze voorafgaand, gedurende en na afloop van de controlewerkzaamheden per controlejaar. In het plan van aanpak wordt Inschrijver verzocht om minimaal in te gaan op de volgende beoordelingspunten: • Inzicht in de processen rondom de gevraagde dienstverlening inclusief planning- en Controlcyclus; • De planning jaarrekening en controleplanning zoals wordt gehanteerd door opdrachtgever.

Deze planning is jaarlijks op hoofdlijnen hetzelfde; • Doorlooptijd, benodigde inspanningen (in uren) vanuit de opdrachtgever en wat Inschrijver van opdrachtgever nodig heeft; • De risico’s tijdens de gevraagde dienstverlenging, welke maatregelen neemt Inschrijver hiervoor en op welke wijze zijn de risico’s geborgd; • Hoe ziet de rolverdeling tussen opdrachtgever en Inschrijver eruit, inclusief de visie op gebruikmaking van de resultaten van eigen interne controlewerkzaamheden van de opdrachtgever; • Communicatie tussen opdrachtgever en Inschrijver op alle niveaus; • Welke data-analyses worden gebruikt door Inschrijver en welke resultaten de opdrachtgever hiervan mag verwachten. Onderbouwing in maximaal zes A4 met minimaal goed leesbaar lettertype grootte 10. 2. Plan van Aanpak: Natuurlijke adviesfunctie (maximale aantal punten 150) Inschrijver wordt gevraagd de opdrachtgever te overtuigen van de concrete toegevoegde waarde van de wijze waarop hij de natuurlijke adviesfunctie zal gaan vervullen. Daarbij wenst de opdrachtgever specifiek inzicht te krijgen in de wijze waarop opdrachtnemer rekening houdt met tijdens de looptijd van de overeenkomst op handen zijnde veranderingen in de rechtmatigheidsverantwoording.

26

In het Plan van Aanpak wordt Inschrijver verzocht minimaal in te gaan op de volgende beoordelingspunten: • Visie op de natuurlijke adviesfunctie; • Concrete voorbeelden op basis van past performance waaruit blijkt dat vanuit deze visie concrete toegevoegde waarde aan soortgelijke organisaties kan worden geleverd; • Specifiek de wijze waarop ingespeeld wordt op veranderingen tijdens de looptijd van deze opdracht. Onderbouwing in maximaal vier A4 met minimaal goed leesbaar lettertype grootte 10. 3. Plan van Aanpak: Teamsamenstelling en continuïteit (maximale aantal punten 200) Opdrachtgever hecht veel waarde aan vaste contactpersonen en teamsamenstelling. Er wordt gevraagd om in de offerte de samenstelling en kwalificaties van het controleteam aan te geven, bestaande uit de partner, de controleleider en twee medewerkers die ingezet gaan worden voor de gevraagde dienstverlening. Inschrijver dient aan te geven op welke wijze zij de continuïteit en de vereiste kennis/ervaring van het adviesteam en de dienstverlening zelf maximaal zal waarborgen.

In het Plan van Aanpak wordt Inschrijver verzocht minimaal in te gaan op de volgende beoordelingspunten: • De samenstelling van het team (aantal leden, rolverdeling, etc.); • Van iedere persoon in het team inzicht in het opleidingsniveau, het aantal jaren ervaring en de ervaring bij (vergelijkbare) gemeenten; • Waarom leden van het team gemist kunnen worden, zonder dat de continuïteit van de werkzaamheden en tijdige oplevering van producten in gevaar komen. Onderbouwing in maximaal twee A4 met minimaal goed leesbaar lettertype grootte 10. 4. Presentatie/interview controleteam (maximaal aantal punten 200) Om vast te kunnen stellen dat de Inschrijver beschikt over deskundige adviseurs om de dienstverlening te kunnen uitvoeren zal de Inschrijver worden uitgenodigd voor een presentatie. Aan de inschrijver wordt gevraagd een presentatie te geven, verzorgd door het controleteam dat de daadwerkelijke dienstverlening gaat verrichten bij de opdrachtgever. De opbouw van de presentatie dient uit generieke en specifieke informatie te bestaan en duurt maximaal 45 minuten. Het generieke deel is vormvrij. Het specifieke deel bestaat uit een interview met het controleteam bestaande uit vragen die gesteld zullen worden. Tijdens het interview worden aan alle inschrijvers dezelfde (hoofd)vragen gesteld. Vervolgens kunnen door de beoordelaars verdiepende vragen worden gesteld.

De (hoofd)vragen worden niet vooraf medegedeeld. De beoordelaars willen gedurende het interview voldoende vertrouwen in het kennisniveau van het adviesteam krijgen en een goed beeld van de beoogde samenwerking met opdrachtgever. Bij de beantwoording van de vragen wil men een duidelijk vertrouwen hebben in de kwaliteit van het adviesteam van de Inschrijver. De presentatie vindt in principe plaats op de in de planning opgenomen datum. Het tijdstip waarop u wordt verwacht wordt enkele dagen voor de geplande datum meegedeeld via TenderNed. Het aantal punten dat maximaal aan dit onderdeel kan worden toegekend is aangegeven in 4.6.2. 5. Prijs van de dienstverlening Voor de beoordeling van de bepaling van de laagste prijs gebruikt de gemeente Borsele het ingediende en ondertekende inschrijfbiljet. Het is niet toegestaan wijzigingen aan te brengen in het formulier.

27

De inschrijvingsprijzen en tarieven zijn all-in. Dat betekent dat alle eventuele bijkomende kosten samenhangend met deze opdracht in de tarieven verdisconteerd moeten zijn. Hierbij kan gedacht worden aan bureaukosten, reis- en verblijfkosten, administratiekosten et cetera. De opdrachtgever kan achteraf niet geconfronteerd worden met kosten die niet vooraf door de Inschrijver zijn genoemd. De prijsopgave dient te worden gedaan exclusief BTW en in Euro’s. Een eenmalige korting (een omzetkorting) is niet toegestaan. Eventuele kortingen dienen in het inschrijfbiljet in de aangegeven prijzen verdisconteerd te zijn. De prijs voor de gevraagde dienstverlenging is een vast bedrag voor de onderdelen: • Natuurlijke adviesfunctie (standaard en incidentele dienstverlening); • Jaarrekeningcontrole; bestaande uit de controleverklaring, verslag van bevindingen inclusief SISA-regelingen; • Interim controles; bestaande uit de managementletter en boardletter; • Alle voorbereidende werkzaamheden voor bovenstaande; • Alle hieraan gerelateerde overige (voorbereidende) werkzaamheden voor bovenstaande; • Alle benodigde overleggen voor de dienstverlening. De totale aanneemsom volgens het inschrijfbiljet is de prijs van de dienstverlening gebaseerd op de omschrijving van de opdracht, dit aanbestedingsdocument inclusief alle bijbehorende bijlagen.

De maximaal te behalen score voor het gunningscriterium Prijs is 200 punten. De score wordt als volgt bepaald: De inschrijving met de laagste prijs krijgt 200 punten. Vervolgens wordt het toekennen van de punten aan de overige inschrijvers via de volgende formule bepaald: Laagste aangeboden totale inschrijfsom/ Inschrijfsom betreffende Inschrijver * aantal punten subgunningscriteria prijs (200) = het aantal punten.

28

4.6. Beoordeling van de inschrijvingen en gunning 4.6.1. Werkwijze beoordeling inschrijvingen Beoordelingsteam De beoordeling van de kwaliteit wordt uitgevoerd door een ter zake kundig beoordelingsteam, bestaande uit de wethouder financiën, 2 leden van de auditcommissie, de domeinmanager bedrijfsvoering, de concerncontroller en de coördinator planning & control. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor naar eigen inzicht en behoefte externe deskundigen in te schakelen. Het beoordelingsteam beoordeelt alle geldige inschrijvingen en brengt op basis daarvan een gunningadvies uit.

4.6.2. Beoordelingskader Het beoordelingsteam beoordeelt zowel het schriftelijke als het mondelinge deel. Schriftelijke deel Voor het geven van de individuele percentages (scores) aan de subgunningscriteria gelden de volgende uitgangspunten: Oordeel Plan van Aanpak – schriftelijke deel 1 t/m 3 % Punten waardering Inschrijver wekt zeer veel vertrouwen met zijn invulling 100% (uitstekend) op het onderdeel. De invulling is helder en begrijpelijk. In de ogen van de beoordelingscommissie zal de invulling leiden tot een uitmuntend resultaat. Inschrijver voegt aantoonbaar en naar het oordeel van de beoordelingscommissie grote waarde toe met zijn invulling en overstijgt daarmee de verwachtingen aanzienlijk. Inschrijver wekt zonder meer vertrouwen met zijn 70% (goed) invulling op het onderdeel. De invulling is helder en begrijpelijk. In de ogen van de beoordelingscommissie zal de invulling leiden tot een goed resultaat. Er wordt aantoonbaar enige waarde toegevoegd met de invulling, maar naar het oordeel van de beoordelingscommissie niet meer dan dat. De invulling overstijgt de verwachtingen enigszins. Inschrijver wekt voldoende vertrouwen met zijn 40% (voldoende) invulling op het onderdeel, maar niet meer dan dat.

De invulling is op onderdelen minder helder of begrijpelijk en/of overstijgt de verwachtingen niet, maar zal in de ogen van de beoordelingscommissie wel tot een voldoende resultaat leiden. Er zijn punten voor verbetering vatbaar en/of de toegevoegde waarde is t e beperkt om een hogere waardering te rechtvaardigen. Inschrijver wekt beperkt vertrouwen met zijn invulling 0% (matig) op het onderdeel. De invulling is niet per se onvoldoende, maar wekt ook niet het vertrouwen dat deze zeker tot een voldoende resultaat zal leiden. De invulling is op onderdelen niet voldoende helder of begrijpelijk en/of sluit inhoudelijk niet zonder meer voldoende aan bij de Opdracht. 29

Inschrijver wekt geen vertrouwen met zijn invulling op Knock out (onvoldoende) het onderdeel. De invulling is onvoldoende helder en/of begrijpelijk en/of zal in de ogen van de beoordelingscommissie leiden tot een onvoldoende resultaat Als voor de beschrijvingen het maximaal aantal aangegeven pagina's wordt overschreden, zal enkel het maximaal toegestane aantal pagina's worden beoordeeld. Mondelinge deel Voor het geven van de individuele percentages (scores) aan de subgunningscriteria gelden de volgende uitgangspunten: Oordeel Presentatie/Interview – mondelinge deel (4) % Punten waardering Het controleteam wekt zeer veel vertrouwen. Zij 100% (uitstekend) doorgronden de Inschrijving en Opdracht uitmuntend en is in staat deze overtuigend te vertalen naar een concrete aanpak in de praktijk. Naar het oordeel van de beoordelingscommissie heeft het controleteam aangetoond over de benodigde kennis en expertise te beschikken om een uitmuntend resultaat neer te zetten. Zij overstijgen de verwachtingen aanzienlijk. Het controleteam wekt goed vertrouwen. Zij 70% (goed) doorgronden de Inschrijving en de Opdracht goed. Naar het oordeel van de beoordelingscommissie heeft het controleteam aangetoond over de benodigde kennis en expertise te beschikken om in de praktijk een goed resultaat neer te zetten. Het controleteam overstijgt de verwachtingen echter niet aanzienlijk.

Dit is gelegen in het feit dat de Inschrijving en/of Opdracht niet uitmuntend wordt doorgrond en/of dat de beoordelingscommissie niet overtuigd is van het feit dat het controleteam over de kennis en expertise beschikt om een meer dan goed resultaat neer te zetten. Het controleteam wekt voldoende vertrouwen. Zij 40% (voldoende) doorgronden de Inschrijving en/of de Opdracht voldoende. Het controleteam heeft de beoordelingscommissie er echter niet van overtuigd dat zij over de benodigde kennis en expertise beschikt om in de praktijk een meer dan voldoende resultaat neer te zetten. Het controleteam wekt enig vertrouwen. De 0% (matig) beoordelingscommissie is niet geheel overtuigd dat het controleteam vanuit zijn of haar rol een voldoende resultaat gaat behalen voor de Aanbestedende dienst. De invulling is echter niet geheel onvoldoende.

30

Het controleteam wekt geen enkel vertrouwen. Zij doorgronden de Opdracht en/of de Inschrijving onvoldoende en/of heeft de beoordelingscommissie in het geheel niet kunnen overtuigen van het feit dat zij over kennis en expertise beschikken om tot een voldoende resultaat te kunnen komen.

Knock out (onvoldoende)

Indien een inschrijving bij één of meerdere onderdelen in consensus als Onvoldoende wordt beoordeeld dan leidt dit tot uitsluiting (Knock out) van deze aanbesteding. De gemeente Borsele acht de inschrijving in dit geval hoe dan ook onaanvaardbaar. In de brieven met de uitslag van de gunning zullen de scores op de subgunningscriterium kwaliteit van de betreffende afgewezen Inschrijver en de winnende Inschrijver bekend worden gemaakt.

4.6.3 Verificatiegesprek Wanneer gemeente Borsele dit noodzakelijk acht, zal een verificatiegesprek gevoerd worden met de winnende Inschrijver. Dit gesprek heeft het doel om de samenstelling van de winnende inschrijving te verifiëren. Gemeente Borsele kan de Inschrijver hierbij ook vragen om ter nadere onderbouwing van de inschrijving aanvullende gegevens te overleggen. Deze zijn onderstaand opgenomen:

Nr. 1 2 3 4

Indienen 7 dagen na gunning op Omschrijving vraag/ gevraagd verzoek van opdrachtgever Gedragsverklaring X aanbesteden Verklaring non-faillissement X Verklaring betalingsgedrag X nakoming fiscale verplichting Kopiepolis van de (beroepsX en) wettelijke aansprakelijkheidsverzekering

Het niet, niet tijdig of onvolledig overleggen van gevraagde gegevens leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. In het geval dat na verificatie van de inschrijving de winnende Inschrijver niet blijkt te voldoen, zal de inschrijving worden uitgesloten. De eerstvolgende in de einduitslag komt in dat geval voor gunning in aanmerking.

4.6.4 Gunning Na afronding van de beoordeling bericht gemeente Borsele elke Inschrijver over de voorgenomen gunning. Daarbij wordt de naam van de Inschrijver vermeld waaraan gemeente Borsele voornemens is te gunnen en motiveert gemeente Borsele de keuze, waarbij de behaalde scores van de afgewezen partijen worden afgezet tegen de behaalde scores van de winnende partij. De formele gunningsbeslissing vindt slechts plaats na goedkeuring en instemming van de gemeenteraad van Borsele. De formele beslissing aan welke Inschrijver gegund wordt, wordt meegedeeld aan alle Inschrijvers.

31

Na verzending start een periode van 20 kalenderdagen waarin belanghebbenden bij de arrondissementsrechtbank West-Brabant – Zeeland te Breda, een kort geding kunnen aanspannen tegen de gunningsbeslissing. De gemeente Borsele zal in deze termijn van 20 kalenderdagen geen overeenkomsten afsluiten. In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing een kort geding wordt aangespannen, moeten Inschrijvers de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot na afloop van de hiervoor genoemde termijn van 20 kalenderdagen. Bovendien moeten Inschrijvers voor het geval er een kort geding wordt aangespannen de inschrijving in ieder geval gestand doen tot twee weken na de uitspraak in het kort geding. Aan de mededeling van de voorgenomen gunning kan de inschrijver ten faveure van wie die is genomen geen rechten ontlenen; deze houdt geen aanvaarding in als bedoeld in artikel 6:217 lid 1 BW

4.6.5. Klachtenloket Binnen de gemeente Borsele kunnen ondernemers hun klachten over de betreffende aanbestedingsprocedure indienen via het klachtenmeldpunt KAREL, emailadres: klachtenmeldpunt@wijzijnkarel.nl t.a.v. 'klachtencoördinator aanbestedingen' onder vermelding van de naam van de aanbesteding. Mocht u het niet eens zijn met onze reactie op uw klacht, dan bestaat er daarna de mogelijkheid van de landelijke Commissie van Aanbestedingsexperts. De commissie kan op verzoek van een ondernemer of aanbestedende dienst bemiddelen of een nietbindend advies geven over klachten over de toepassing van de Aanbestedingswet 2012. Bij klachten over aanbestedingen is daarnaast de gang naar de rechter onverkort mogelijk. In het geval van verschil van mening over een aanbesteding kan de volgende volgorde worden aangehouden: Vraag stellen via de Nota van Inlichtingen; Overleg tussen marktpartijen en gemeente Borsele; Klacht indienen bij de klachtencoördinator aanbestedingen van de gemeente Borsele; Landelijke klachtencommissie (Commissie van Aanbestedingsexperts).

32

Bijlagen

33

Bijlage 1. Inschrijvingsbiljet Aanbesteding:

Accountantsdiensten vanaf boekjaar 2025

Opdrachtgever:

Gemeente Borsele

Kenmerk:

Z24.037699/D25.662839

De totale all-in kosten zijn als volgt opgebouwd: Onderdeel

Totale kosten

1. Accountantsdiensten gemeente Borsele per boekjaar

€

* Alle bovenstaande tarieven zijn exclusief BTW Optioneel

Tarief in € per uur

Uurtarieventabel controleteam: a) b) c) d) e)

…… …… …… …… ……

a) € … b) € … c) € … d) € … e) € …

Door middel van het invullen en ondertekenen van dit inschrijvingsbiljet verklaart de inschrijver het onderstaande: 1. 2.

3. 4.

Dat de inschrijving voldoet aan alle voorwaarden zoals die zijn gesteld in het aanbestedingsbeleid met kenmerk Z24.037699/D25.662839 en bijbehorende bijlagen en de bijbehorende Nota(‘s) van inlichtingen. De opgegeven prijzen dienen all-in tarieven te zijn, hetgeen betekent dat alle eventuele bijkomende kosten in de tarieven dienen te zijn verwerkt, zoals, maar niet uitsluitend, reis- en transportkosten, rapportagekosten, administratiekosten en andere logisch tot de opdracht behorende kosten. Dat hij/zij borg staat voor een correcte uitvoering van de opdracht tegen de aangegeven kosten. Dat hij/zij deze verklaring en het Uniform Europees Aanbestedingsdocument naar waarheid heeft ingevuld.

Naam inschrijver:

……………………………………………………………………….

Plaats:

……………………………………………………………………….

Datum:

……………………………………………………………………….

Naam vertegenwoordiger:

……………………………………………………………………….

Functie:

……………………………………………………………………….

Handtekening:

……………………………………………………………………….

34

Bijlage 2. Verklaring referentie voor kerncompetentie Behorende bij de aanbesteding Accountantsdiensten vanaf boekjaar 2025 met kenmerk Z24.037699/D25.662839 inclusief bijlagen. Kerncompetentie: De inschrijver heeft in de laatste 3 jaar accountantscontrolewerkzaamheden uitgevoerd voor een gemeente, die betrekking hadden op minimaal één boekjaar. De accountantscontrolewerkzaamheden besloegen per boekjaar in elk geval een interimcontrole en een controle van de jaarrekening met als resultaten een managementletter, een rapport van bevindingen n.a.v. de jaarrekeningcontrole en een controleverklaring. De inschrijver verklaart hiermee dat de referentie tot volle tevredenheid ten aanzien van tijd, kwaliteit en geld van de referent is verricht. De opdrachtgever kan de referentie toetsen zonder voorafgaande toestemming van de inschrijver. Referentie (naam organisatie) …………………………………………………. Contactpersoon referentie …………………………………………………. Adresgegevens referentie …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. Telefoonnummer …………………………………………………. contactpersoon E-mail contactpersoon …………………………………………………. Korte omschrijving werkzaamheden waaruit bovenstaande kerncompetentie blijkt: Korte omschrijving van de rol van inschrijver: Datum start uitvoering opdracht: Datum einde uitvoering opdracht:

…………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………. ………………………………………………….

Aldus naar waarheid ingevuld en rechtsgeldig ondertekend. Plaats:

…………………………………………………………………………………

Datum:

…………………………………………………………………………………

Naam:

…………………………………………………………………………………

Functie:

…………………………………………………………………………………

Ondertekening:

…………………………………………………………………………………

35

Bijlage 3. Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) - Separaat toegevoegd

Bijlage 4. Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten - Separaat toegevoegd

Bijlage 5. Concept overeenkomst - Separaat toegevoegd

36

Bijlage 6. Eigen verklaring sanctiepakket Rusland Hierbij verklaar ik <naam + functie invullen> namens <naam inschrijver>, naar eer en geweten, dat er geen sprake is van Russische betrokkenheid bij de uitvoering van de overeenkomst met <naam deelnemer> daar bekend onder kenmerk <kenmerk>, die de drempels van artikel 5 duodecies van EU Verordening (EU) 833/2014 van 31 juli 2014 betreffende de betreffende beperkende maatregelen naar aanleiding van de acties van Rusland die de situatie in Oekraïne destabiliseren, zoals gewijzigd bij Verordening 2022/578 van 8 april 2022 overschrijdt. Ik verklaar in het bijzonder dat: a) de opdrachtnemer die ik vertegenwoordig (en de bedrijven die een onderdeel zijn van de combinatie) geen (rechts)personen zijn met een Russische nationaliteit en deze (rechts) personen (natuurlijke personen, bedrijven, entiteiten of organen) niet gevestigd zijn in Rusland; b) de opdrachtnemer die ik vertegenwoordig (en de bedrijven die een onderdeel zijn van de combinatie) geen rechtspersonen zijn (gevestigd in Rusland of een ander land) die voor meer dan 50% eigendom zijn van een Russische partij zoals hierboven onder a) genoemd; c) noch ik noch de onderneming die ik vertegenwoordig een (rechts)persoon (gevestigd in Rusland of een ander land) is die handelt in belang van of op aanwijzing van een Russische partij, zoals bedoeld onder a) en b); d) er geen

onderaannemers, leveranciers of ondernemingen deelnemen wier capaciteit wordt ingeroepen door de opdrachtnemer die ik vertegenwoordig én die een aandeel hebben van meer dan 10% van de contractwaarde waarbij een situatie als onder a) t/m c) zich voordoet.

Naam inschrijver:

……………………………………………………………………….

Plaats:

……………………………………………………………………….

Datum:

……………………………………………………………………….

Naam vertegenwoordiger*:

……………………………………………………………………….

Functie:

Handtekening:

……………………………………………………………………….

……………………………………………………………………….

*Deze Eigen Verklaring dient te worden ondertekend door een rechtsgeldig bevoegd vertegenwoordiger van de inschrijver. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid dient te worden aangetoond middels overlegging van een uittreksel uit het handelsregister. Bij sommige ondernemingen is er sprake van een gezamenlijke bevoegdheid van personen om de onderneming te mogen vertegenwoordigen. Als dat voor uw onderneming geldt dienen alle personen die gezamenlijk bevoegd zijn de onderneming te vertegenwoordigen deze verklaring te ondertekenen.

37