12.29 GRDEBEVELANDEN Jaarstukken 2023
Tekst van het document
Jaarstukken 2023
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
1
doeleinden d.d: 25-04-2024
Inhoudsopgave JAARVERSLAG – programmaverantwoording ............................................................................................ 6 1. Programma Werk, Inkomen en Zorg ............................................................................................................ 7 2. Programma ICT / Informatievoorziening .................................................................................................... 12 3. Programma HRM ........................................................................................................................................ 15 4. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien .............................................................................................. 19 JAARVERSLAG - paragrafen ........................................................................................................................ 21 5. Paragraaf bedrijfsvoering ........................................................................................................................... 22 6. Paragraaf Wet open overheid..................................................................................................................... 26 7. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................................................ 27 8.
Paragraaf financiering ................................................................................................................................ 32 JAARREKENING ............................................................................................................................................ 34 9. Balans per 31 december 2023 ................................................................................................................... 35 10. Waarderingsgrondslagen ........................................................................................................................... 36 11. Overzicht van baten en lasten in de rekening ............................................................................................ 43 12. Rechtmatigheidsverantwoording 2023 Dagelijks Bestuur .......................................................................... 56 BIJLAGEN ....................................................................................................................................................... 57 13. Bijlage taakvelden ...................................................................................................................................... 58 14. Bijlage kostenplaatsen ................................................................................................................................ 63 15.
Bijlage beleidsdocumenten......................................................................................................................... 74 16. Bijlage SiSa Regiodeal ............................................................................................................................... 78
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
2
doeleinden d.d: 25-04-2024
Inleiding Voor u ligt de jaarrekening 2023 van GR de Bevelanden. Ook in het verslagjaar 2023 is de Planning en Control cyclus nauwgezet gevolgd. De beleidsdocumenten die deel uitmaken van deze cyclus heeft u tijdig aangeleverd gekregen. Als onderdeel daarvan bent u in het najaar van 2023 via de Bestuursrapportage geïnformeerd over de stand van zaken en realisatie van de in de Begroting 2023 opgenomen uitgangspunten. In de Jaarrekening 2023 wordt per programma, zowel financieel als inhoudelijk, verslag gedaan en rekening en verantwoording afgelegd over het kalenderjaar 2023. In 2023 is voor de hele organisatie de beschikbare formatie in relatie tot het takenpakket van GR de Bevelanden opnieuw beoordeeld. De afgelopen jaren zijn de taken van de gemeenten toegenomen op basis van decentralisaties. De deelnemende gemeenten zijn formatief gegroeid met 25%. De formatie van de Gebiedsteams, Team Werk en Handhaving, Team Bedrijfsvoering en het Team HRM zijn in diezelfde periode niet evenredig gestegen. Voor de Gebiedsteams, Team Werk en Handhaving en het Team Bedrijfsvoering heeft Berenschot de formatie-calculatie uitgevoerd. Voor het Team HRM heeft intern onderzoek plaatsgevonden. Sinds de oprichting van GR de Bevelanden is het aantal medewerkers toegenomen met 27%, terwijl de formatie van het Team HRM in 2023 was gestegen met 7,3 %.
In 2022 is de I-visie vastgesteld, inclusief een prioriteitsstelling. In 2023 heeft een nadere uitwerking plaatsgevonden. Daarbij is aandacht besteed aan de kwantitatieve groei die niet vertaald was in een groei van formatie. Er is sprake van een toename in accounts met 40%, een groei van het aantal meldingen Servicedesk met 27% en een groei van de te ondersteunen apparaten met 66%. Deze groei was niet vertaald in capaciteit. Daarnaast is aandacht geschonken aan de kwalitatieve ontwikkelingen, die noodzakelijk worden geacht. De uitwerking van de i-Visie heeft door een extern adviesbureau plaatsgevonden. Het bestuur heeft zomer 2023 ingestemd met de uitgebrachte adviezen. Aanvullende middelen zijn beschikbaar gesteld om extra capaciteit te kunnen aantrekken. Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang. In 2023 is ook geïnvesteerd in het versterken van de organisatie; voor wat betreft het management, de interne bedrijfsvoering, de relatie met de deelnemende gemeenten en de betrokkenheid en vertrouwen van medewerkers. Managers zijn in positie gebracht en volgen een ontwikkeltraject. In dit traject is zowel aandacht voor de ontwikkeling van het team, als voor de individuele ontwikkeling. Met de komst van 2 nieuwe managers is er ook sprake van vernieuwing en wordt er aanvullend deskundigheid de organisatie ingebracht.
Het managementteam heeft zich in het tweede half jaar 2023 met name gericht op het verbeteren en borgen van de bedrijfsvoering. Kwaliteit en veiligheid zijn geborgd (functie Chief Information Security Officer, Functionaris Gegevensbescherming, Medewerker Verbijzonderde Interne Controle en de preventiemedewerker), de verplichtingenadministratie en het contractenregister zijn opgezet en de belangrijkste organisatie-beleidstukken zijn geëvalueerd.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
3
doeleinden d.d: 25-04-2024
Het vertrouwen van medewerkers in de organisatie is gegroeid. Medewerkers worden intensief betrokken bij de ontwikkelingen in de organisatie. Samen met de medewerkers is een Missie en visie en zijn kernwaarden geformuleerd. Er is veel enthousiasme voor deelname aan de OR. Daarbij is een verlaging van het ziekteverzuim gerealiseerd naar 5,6 % in november 2023. In september 2023 bedroeg het landelijke percentage 5,5%. Voor de taakvelden Werk, Inkomen en Zorg heeft voor de eerste maal een klanttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden. Ruim 2.300 klanten van GR de Bevelanden hebben een enquête ontvangen. Deze bevatte algemene vragen over de ervaring met GR de Bevelanden en meer specifieke vragen gericht op de dienst(en) die de klant gebruikt. De dienstverlening werd beoordeeld met een 7,7. Op basis van het Klanttevredenheidsonderzoek en het formatiecalculatie onderzoek van Berenschot is in 2023 ook gestart met het optimaliseren en het verder digitaliseren van de klantprocessen. Naast de reguliere werkzaamheden op het terrein van Werk, Inkomen en Zorg zijn in 2023 ook extra taken uitgevoerd, namelijk de verstrekking van energietoeslag en de verstrekking van ‘leefgeld’ aan Oekraïners. Naast het verstrekken van energietoeslag en leefgeld aan Oekraïners, eiste de huisvesting en de begeleiding van vluchtelingen in 2023 veel aandacht van onze organisatie.
De verdubbeling van de Taakstelling Huisvesting Statushouders in 2023 en de doelgroep maakt het noodzakelijk om opnieuw naar beschikbare capaciteit te kijken. Het Werkgeversservicepunt (WSP) heeft ook in 2023 haar bijdrage geleverd aan het bemiddelen van de gemeentelijke doelgroepen naar werk. Van de aangemelde kandidaten is 71% bemiddeld naar werk. Het WSP heeft ook volop geparticipeerd binnen de arbeidsmarktregio Zeeland. Door deelname aan arbeidsmarktprojecten zijn er aanvullende mogelijkheden gecreëerd om doelgroepen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt naar de arbeidsmarkt te begeleidden. Bestuurders zijn geïnformeerd over actuele ontwikkelingen tijdens een Inspiratiesessie op 10 mei 2023 en 25 september 2023. Vanuit het team Werk en Handhaving is eveneens een bijdrage geleverd aan de uitvoering van de bestuursopdracht de Betho. In 2023 heeft een medewerkersonderzoek plaatsgevonden. In 2024 zal daar nader uitvoering aan worden gegeven op basis van het opgestelde Plan van Aanpak. Ook heeft het Team HRM de aanbesteding van het flex-contract voortvarend opgepakt. Daarnaast heeft besluitvorming plaatsgevonden over het werving- en selectiebeleid en het agressieprotocol. Het Generatiepact is verlengd en er is een vertrouwenspersoon benoemd. In 2022 is de i-Visie vastgesteld, inclusief een prioriteitsstelling.
Eind 2022 is een extern adviesbureau gestart met de nadere uitwerking van de i-Visie. Voorjaar 2023 heeft het bestuur met het aangeboden uitvoeringsplan ingestemd. De basis op orde, verdere professionalisering, ontwikkeling op continuïteit en security met ook een duidelijke agenda om te groeien op het gebied van datagericht werken, digitale dienstverlening en ruimte om te innoveren komen hierbij aan bod. Daarbij is op verzoek van het bestuur op de eerste plaats aandacht besteed aan de uitwijk en een hacking-protocol. In 2023 is op basis van het nieuwe model van de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) een nieuw Strategisch Informatiebeveiligings- en Privacybeleid op- en vastgesteld. Na evaluatie is ook een nieuw Suwinetbeleidsplan op- en vastgesteld. Diverse audits en controles hebben plaatsgevonden. Een eerste uitwijktest heeft eveneens in 2023 plaatsgevonden.
Resultaat Onderstaand overzicht geeft inzicht in het rekeningsaldo en de resultaatbestemming: Omschrijving
Bedrag
Gerealiseerd saldo baten en lasten Onttrekking reserves Gerealiseerd resultaat voor bestemming Voorstel resultaatbestemming: - Toevoeging Algemene Reserve - Toevoeging bestemmingsreserve I-visie ICT - Toevoeging bestemmingsreserve Digitaliseren en Optimaliseren WIZ Totaal voorstel resultaatbestemming Gerealiseerd resultaat na bestemming
Bedrag 1.179.665 -167.700 1.347.365
249.650 523.000 137.000 909.650 437.715
Bedragen in hele euro’s. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
4
doeleinden d.d: 25-04-2024
In grote lijnen kent het resultaat na bestemming de volgende uitsplitsing: Programma Werk, Inkomen en zorg Programma ICT Programma P&O Algemene dekkingsmiddelen
522.310 401.140 204.370 219.545
Bedragen in hele euro’s. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
Het positieve resultaat wordt grotendeels veroorzaakt door onderschrijdingen op het salarisbudget, softwarekosten, leasekosten en ontvangen rente op de rekeningschatkistbankieren. Het blijkt steeds lastiger om personeel met de juiste kwalificaties te vinden op de arbeidsmarkt. Hierdoor zijn in 2023 vacatures niet of later in het jaar ingevuld en is de voorgenomen inhuur van personeel niet gerealiseerd. Dit heeft geleid tot een onderschijding op het salarisbudget en het budget voor extern personeel van 3,8% op de totale salarisbegroting. In het najaar 2023 hebben de gemeenteraden ingestemd met de voorstellen i-Visie en middelen beschikbaar gesteld. Het overschot wordt veroorzaakt door de uitwerking van de i-Visie. Na het beschikbaar komen van de middelen is gewerkt aan een uitwerkingsplan om de juiste keuzes te maken. Onderdeel hiervan vormde een nader onderzoek naar de uitvoering en risico’s. De uitkomsten van dit onderzoek kwamen in december 2023 beschikbaar, waardoor uitgaven op het terrein van lease en software doorschoven in tijd. In het najaar is het budget voor het project ‘Digitaliseren en optimaliseren werkprocessen WIZ’ en juridische kosten beschikbaar gesteld. Hierna is gestart met de werving van een projectleider en het opstellen van een uitvoeringsplan die in december 2023 is opgeleverd. In 2024 is de uitvoering van het project gestart.
Als gevolg van een landelijk verhoogd rentepercentage op de schatkistbankrekening en doordat de GR meer dan verwachte liquide middelen op haar bankrekening had staan, hebben wij rente ontvangen. Hiermee is in de begroting 2023 geen rekening gehouden. In 2024 vindt er een aanpassing plaats via de bestuursrapportage en in de begroting 2025 is hiervoor een begrotingspost opgenomen. Voor een nadere analyse en toelichting van dit resultaat per programma wordt verwezen naar hoofdstuk 9, Overzicht van baten en lasten in de rekening.
Managementsamenvatting De exploitatie 2023 van GR de Bevelanden sluit af met een positief resultaat van € 1.347.365 (afgerond). Het saldo van de Algemene reserve is per ultimo 2023 € 662.034.
Bestemming resultaat jaarrekening Voorgesteld wordt het resultaat van de jaarrekening ad. € 1.347.365 als volgt te bestemmen: De Algemene Reserve aanvullen tot de 5% van de reserveringsnorm met een bedrag van € 249.650. Als gevolg van planvorming in 2023 voor de uitvoering in 2024 van de i-visie en het project project ‘Digitaliseren en optimaliseren werkprocessen WIZ’ stellen we voor een bedrag van € 660.000 beschikbaar te houden voor 2024. Het resterende bedrag € 437.715 terugbetalen aan de gemeenten. Drs. M.C. Noordhoek Directeur GR de Bevelanden
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
5
doeleinden d.d: 25-04-2024
JAARVERSLAG – programmaverantwoording
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
6
doeleinden d.d: 25-04-2024
1.
Programma Werk, Inkomen en Zorg
Ontwikkelingen en aandachtspunten Binnen dit programma staat de dienstverlening aan de inwoners centraal met betrekking tot de beleidsterreinen Werk, Inkomen en Zorg. In het voorjaar van 2023 is gestart met de uitvoering van het minima-effectonderzoek. De resultaten van dit onderzoek worden samen met de gemeenten opgepakt waar het gaat om uitvoeringstaken die aan GR de Bevelanden (GR) zijn overgedragen. Op basis van de Kadernota Armoede en Schulden 2021-2024 en het Plan Schulddienstverlening 2022-2025 is een aantal acties gerealiseerd die bijdragen aan een efficiënte en integrale dienstverlening. Het Bevelands Platform Armoede en Schulden is samen met zeven samenwerkingspartijen opgericht. Vanaf 1 april 2023 kunnen wij saneringskredieten inzetten bij problematische schulden. Hiervoor zijn wij een samenwerking aangegaan met de Kredietbank West-Brabant. In het eerste halfjaar zijn wij aangesloten bij de regionale beleidsgroep laaggeletterdheid om de verbinding te leggen tussen schulddienstverlening en laaggeletterdheid. Op basis van de evaluatie Vroegsignalering is de capaciteit met ingang van 1 januari 2023 uitgebreid met structurele en tijdelijke formatie. In januari en februari zijn de medewerkers gestart. In januari 2022 is de nieuwe Wet Inburgering in werking getreden. De regie op inburgering ligt nu bij de gemeenten en de uitvoering ligt bij de GR.
Daarin hebben gemeenten meer mogelijkheden nieuwkomers (asielstatushouders én gezins- en overige migranten) te ondersteunen om zo snel mogelijk aan het werk en op het vereiste taalniveau te komen. Iedereen krijgt een inburgeringstraject op maat. Met iedere inburgeraar wordt een persoonlijk “Plan Inburgering en Participatie” opgesteld. Dit plan wordt geschreven tijdens de brede intake en hierin wordt ook de leerroute vastgesteld. Dit kan de B1 route, zelfredzaamheidsroute of onderwijsroute zijn. Een combinatie van leren van de taal en meedoen aan de Nederlandse samenleving is een belangrijk onderdeel van het nieuwe inburgeringsstelsel. Het volgen van een stage of (vrijwilligers)werk zijn daar voorbeelden van. Eind 2022 is door Berenschot een formatieonderzoek uitgevoerd met betrekking tot de Gebiedsteams, team Werk en Handhaving en team Bedrijfsvoering. De resultaten van dit onderzoek zijn gepresenteerd in het 1e kwartaal van 2023. De voornaamste conclusies uit dit onderzoek waren: De beschikbare formatie is de afgelopen jaren achtergebleven bij autonome ontwikkelingen. Het aantal Wmo-klanten is bijvoorbeeld met 4% per jaar toegenomen en de formatie is daar niet op aangepast. De huidige formatie zorgt voor hoge werkdruk en hiermee een relatief hoog ziekteverzuim.
De hoge werkdruk gaat ten koste van de kwaliteit van het werk, heronderzoeken, klantcontact en ontwikkelcapaciteit. Innovatie en digitalisering blijven hierdoor achter. In het tweede kwartaal van 2023 zijn op basis van de resultaten uit het formatieonderzoek voorstellen gedaan aan het bestuur om te kiezen voor een scenario waarbij wordt geïnvesteerd in verbetering van de bedrijfsvoering (digitalisering, optimalisering werkprocessen) en het deels invullen van de benodigde formatie: De huidige formatie structureel ophogen met 6,5 FTE. Een éénmalige investering in verbetering werkprocessen en ICT. Extra tijdelijke capaciteit voor implementatie verbeteringen. Op de voorstellen heeft positieve besluitvroming plaatsgevonden. In mei 2023 startten wij met een klanttevredenheidsonderzoek. Een onderzoek naar de klanttevredenheid geeft meer inzicht in de uitvoering van onze dienstverlening vanuit klantperspectief. Deze informatie vinden wij waardevol, omdat het aanvullend is op de beleidsmatige en financiële kaders. Op die manier kunnen wij aangeven wat de Bevelandse inwoners van onze dienstverlening vinden.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
7
doeleinden d.d: 25-04-2024
WERK WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN? Wat willen we bereiken - doelen 1. Op basis van de uitgangspunten van de Veranderopgave Inburgering, doen wij een passend aanbod aan hen die onder deze wet vallen, waarbij wij ons ook richten op het financieel ontzorgen van statushouders zodat vroegtijdige financiële problemen worden voorkomen en dat mensen zo snel mogelijk kunnen participeren in de maatschappij; 2. Een werkgeversservicepunt (WSP) dat werkfitte kandidaten die behoren tot de gemeentelijke doelgroepen bemiddelt, dat verantwoordelijk is voor de werkgeversdienstverlening en actief participeert in de arbeidsmarktregio. 3. Alle subsidiemogelijkheden die er zijn op het terrein van reintegratie in kaart brengen en benutten.
Wat gaan we daarvoor doen – resultaatafspraken Activiteit Ad 1: Procesregie inburgering voeren Ad 1: Budget coaching inzetten voor het aanleren van financiële vaardigheden Ad 1: Inkopen taaltrajecten Ad 3: Inzetten op het binnenhalen van subsidies ter dekking van vaste formatie en ter financiering van projecten.
Realisatie 2023 Dit wordt uitgevoerd door de procesregisseur Inburgering. Dit wordt uitgevoerd conform afspraak. Dit is middels een contract ingekocht bij Scalda. Dit wordt GR-breed ingezet en opgepakt.
Indicatoren Naam Indicator Netto Arbeidsparticipatie *
Jeugdwerkloosheid (BBV) ** Ad 1: Aantal ingekochte taaltrajecten Ad 1: Aantal consulten budgetcoachen Ad 1: Aantal pip (persoonlijke inburgeringsplan) Ad 2: Aantal plaatsingen op basis van projecten Ad 3: Totaalbedrag subsidies minimaal € 110.000 ***
Eenheid Percentage van de werkelijke beroepsbevolking t.o.v. de potentiële beroepsbevolking Percentage werkloze jongeren (16 – 22 jaar) Aantal trajecten
Bron
Begroting 67,3%
72,2%
Verwey Jonker instituut Suite4SociaalDomei n Suite4SociaalDomei n Suite4SociaalDomei n
%
7,6 %
--
112
--
471
--
122
Suite4SociaalDomei n Beschikkingen AMR
--
20
€ 110.000
€ 388.359
CBS
Aantal consulten Aantal plannen Aantal plaatsingen Bedrag in €
Realisatie
'*’ cijfers 3e kwartaal 2023 ‘**’ cijfers 2022
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
8
doeleinden d.d: 25-04-2024
INKOMEN WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN? Wat willen we bereiken - doelen 1. We bieden sociale zekerheid aan inwoners die dat nodig hebben; 2. We streven naar een goede balans tussen de behoefte aan inkomensondersteuning van inwoners en de betaalbaarheid van de regelingen voor de gemeenten; 3. Elke inwoner die daar recht op heeft, ontvangt (tijdig) de juiste uitkering en/of bijzondere bijstand; 4. We bieden goede voorlichting zodat inwoners weten welke rechten en plichten zij hebben; 5. We zetten in op vroegsignalering om problematische schulden te voorkomen. 6. We bieden onze inwoners het perspectief op een schuldenvrije toekomst;
Wat gaan we daarvoor doen – resultaatafspraken Activiteit Ad 1 en 2: We beantwoorden vragen van inwoners over financiële problemen. Als het probleem (nog) niet leidt tot het recht op een voorziening, dan verwijzen we door naar ketenpartners. Ad 2: We houden jaarlijks gerichte themacontroles. Ad 3: We richten de processen op het gebied van uitkeringsaanvragen, bijzondere bijstand, minimaregelingen en schulddienstverlening efficiënt in en digitaliseren de aanvraag- en verwerkingsprocessen. Ad 4: In gesprekken informeren we inwoners over rechten en plichten Ad 4: We optimaliseren de informatie op onze website. Ad 5: We geven projectmatig uitvoering aan vroegsignalering van schulden om grotere financiële problemen te voorkomen. Ad 6: We geven uitvoering aan schulddienstverlening
Realisatie 2023 Dit gebeurt tijdens intakegesprekken voor aanvraag PWuitkering en door de klantmanagers Inkomen bij vragen van klanten. Zo nodig wordt intern het contact gelegd met de schulddienstverleners. In 2023 is er één themacontrole uitgevoerd, namelijk de controle op de rechtmatige verstrekking van de energietoeslag 2022. Onderdeel van voorstellen die voortvloeien uit het formatieonderzoek dat door Berenschot is uitgevoerd. De uitvoering hiervan start in januari 2024.
We zijn samen met gemeenten gestart met spreekuren op locaties binnen de gemeenten. Met regelmaat wordt de website gecontroleerd. Ook worden wijzigingen van beleid aangepast op de website. We voeren vroegsignalering uit in overeenstemming met de wet. In de beleidsregels schulddienstverlening is de wijze waarop we dit uitvoeren vastgelegd. We voeren deze wettelijke taak uit o.g.v de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en op basis van het beleidsplan schulddienstverlening 2022-2025. In 2023 is gestart met het toepassen van saneringskredieten.
Indicatoren Begroting
Realisatie
CBS
15-30
14,2
%
Suite4sociaal domein
100
97
Aantal controles
Suite4sociaal Domein, Liaan
4
1
Percentage van het aantal signalen
SDV
100
100
Naam Indicator
Eenheid
Bron
Aantal personen met een uitkering in het kader van de Participatiewet per duizend inwoners vanaf 15 jaar. Aantal besluiten dat binnen de wettelijke termijn is afgehandeld Aantal themacontroles met als resultaat rechtmatige verstrekking van de uitkering. Alle signalen vroegsignalering worden opgepakt door middel van ten minste het verzenden van een brief/sms-bericht. ‘*’ cijfers 3e kwartaal 2023
Bijstanddichtheid per gemeente *
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
9
doeleinden d.d: 25-04-2024
ZORG WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN? Wat willen we bereiken - doelen 1. Inwoners van de Bevelanden zijn in staat om zo lang mogelijk zelfstandig te leven, te wonen en te participeren; 2. Wij zorgen voor adequate ondersteuning en zorg voor inwoners die dat nodig hebben; 3. Wij informeren en adviseren over en bieden toegang tot passende en integrale zorg en ondersteuning.
Wat gaan we daarvoor doen – resultaatafspraken Activiteit Ad 1: We meten de klanttevredenheid over de geboden ondersteuning
Ad 2: We houden rekening met de financiële redzaamheid van de inwoners. Ad 2: We monitoren de beschikbare data en bestedingen voor sturing en grip op de Wmo uitgaven en het aantal verstrekkingen. Ad 3: We informeren inwoners en ketenpartners actief over de wet- en (lokale) regelgeving Wmo.
Realisatie 2023 Ieder kwartaal wordt een verplicht cliëntervaringsonderzoek Wmo uitgevoerd. Daarbij wordt geen rapportcijfer gegeven. Over 2022 was bijna 81% tevreden over de geboden ondersteuning, 6% niet tevreden en 13% neutraal/geen antwoord. De resultaten van de tevredenheidsonderzoeken 2023 worden in het tweede kwartaal 2024 verwacht. Juridisch gezien is het niet mogelijk inzet van de financiële draagkracht van de klanten af te dwingen. De financiële zelfredzaamheid en de mogelijkheid deze in te zetten wordt wel met de klanten besproken tijdens het onderzoek. Via een regionale monitor worden in SWVO-verband de data en bestedingen bijgehouden en wordt daarop gestuurd. Aanvullend worden ook binnen de GR data verzameld voor de Bevelandse gemeenten. Wijzigingen worden o.a. via de website gedeeld met de inwoners en gecommuniceerd met ketenpartners (via email).
Indicatoren Naam Indicator 1. Klanttevredenheid wordt jaarlijks gemeten via onderzoek
Eenheid Rapportcijfer
Bron Rapportcijfer
Begroting 7,25
2.1: Cliënten met een maatvoorziening
Aantal per 10.000 inwoners
740
2.2: Wmo-cliënten die jaarlijks uitstromen naar Wlz
Percentage van het aantal cliënten dat uitstroomt naar de Wlz Aantal publicaties en voorlichtingen
Waar staat je gemeente. CBS Suite Suite4SociaalDomein SVB-portaal Wlz monitor
Realisatie Zie resultaatafspraken. 843
1
8
Communicatieplan WIZ Website GR
pm
2
3.1: Publicaties en voorlichtingsmomenten voor de inwoners en de ketenpartners
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
10
doeleinden d.d: 25-04-2024
Wat heeft het gekost? Omschrijving Programma Werk, inkomen en zorg Totale lasten Totale baten Resultaat
2022 2023 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 6.502 0 -6.502
7.319 0 -7.319
-449 0 449
6.870 0 -6.870
6.791 0 -6.791
-79 0 79
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
11
doeleinden d.d: 25-04-2024
2.
Programma ICT / Informatievoorziening
Ontwikkelingen en aandachtspunten Team ICT levert diensten op het gebied van infrastructuur, programma,s, applicaties en functioneel beheer, informatievoorziening en hardware en apparatuur voor medewerkers van de deelnemende gemeenten, de GR alsmede voor raadsleden en bestuurders. Team ICT levert diensten die zijn vastgelegd in een DVO (beheer) en een Businessplan Informatievoorziening. Deze worden in 2024 in samenspraak met de deelnemende gemeenten herzien.
Ontwikkelingen-Wat is nieuw? In 2021 is de I-visie vastgesteld. In de I-visie is een meerjaren perspectief geschetst voor ICT en Informatievoorziening op de Bevelanden uitgaande van een 100.000 plus gemeente. Na vaststelling van de I-Visie zijn er een aantal speerpunten benoemd: continuïteit, veiligheid, het voorkomen van hacking, en de benodigde capaciteit voor licenties en devices als gevolg van de toegenomen formatie bij gemeenten. De I-visie is ook de basis voor verdere ICT-investeringen in hoogwaardigere dienstverlening vanuit de 5 Bevelandse gemeenten en de GR zelf. In 2023 is gewerkt aan een aantal benoemde quick-wins zoals het vergroten van de servercapaciteit, het versterken van de veiligheid en het uitvoeren van een uitwijktest. Daarnaast is een risico-analyse uitgevoerd en wordt gewerkt aan een nieuw toekomstbestendig ontwerp van de infrastructuur. Het proces wordt begeleid door externe deskundigheid. Daarnaast zijn de deelnemers van de gemeenten getraind in portfolio management. Binnen dit concept worden de prioriteiten van de projecten bepaald en aan de hand daarvan uitgevoerd. Basis hiervoor is een capaciteitsplanning opgesteld waarbij inzichtelijk is gemaakt hoe de beschikbare capaciteit van de GR zich verhoudt tot de gewenste projecten. In 2023 is fors geïnvesteerd op de relatie tussen de deelnemende gemeenten en de GR op het terrein van ICT.
Geconstateerd kan worden dat de relatie aanmerkelijk verbeterd is. Ook het werken op basis van portfoliomanagement draagt hieraan bij. Er is een besef en gevoel van een gezamenlijke verantwoordelijkheid ontstaan.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
12
doeleinden d.d: 25-04-2024
WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN? Wat willen we bereiken - doelen 1. Actuele i-visie 2. Centraliseren Functioneel Beheer 3. Voorspelbare kosten 4. Datagedreven werken 5. Reduceren complexiteit ICT-infrastructuur
Wat gaan we daarvoor doen - resultaatafspraken Activiteit Realisatie 2023 1. I-visie Gereed 2. Voorspelbare kosten en Asset-management en vervangingsinvesteringen in beschikbaarheid actuele systemen. beeld. . 3. Beschikbaarheid actuele systemen. Project Continuïteit en Uitwijk gestart. Realisatie technische vooraarden uitwijk Borsele. 4. Datagedreven werken Beperkte ondersteuning decentrale informatieanalisten 5. Reduceren complexiteit ICTinfrastructuur
Voortdurend proces. Bij elke vernieuwing ter afweging op DOI- tafel voor advies
Indicatoren Naam indicator 1. Vastgestelde I-visie De Bevelanden 2. Centraliseren functioneel beheer 3. Voorspelbare kosten en beschikbaarheid actuele systemen
Eenheid Vastgesteld informatiebeleid Gecentraliseerd beheer Werkelijke kosten
Bron Informatieplan
Begroting 4 jaar
Realisatie Gereed
DAP
7
Jaarplan ICT
Begroting
4. Datagedreven werken
Adviezen
Aanwezige data
5. Reduceren complexiteit ICT infrastructuur
Van 6 naar 1
Softwarepakket
Max. 1% Afwijking begr. ? afwijking begroting Uptime? Uptime 99% Versie max. n-1 2 Inrichten technische infrastructuur 1 Opdracht verstrekt voor makelaar van 6 naar 1.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
13
doeleinden d.d: 25-04-2024
Wat heeft het gekost? Omschrijving Overhead Gemeentelijke overhead ICT / Informatievoorziening Totale lasten Totale baten Resultaat
2022 2023 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil
6.149 123 -6.027
6.569 57 -6.512
821 6 -815
7.391 63 -7.328
6.918 30 -6.888
-473 33 440
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
14
doeleinden d.d: 25-04-2024
3.
Programma HRM
Ontwikkelingen en aandachtspunten De vijf Bevelandse gemeenten hebben hun krachten op gebied van HRM gebundeld. Hierdoor is er een omvang ontstaan waardoor het mogelijk is om meer kwaliteit, continuïteit en efficiëntie te leveren. HRM levert advies, ondersteuning en expertise. De klantteams (HRM adviseurs en coördinatoren) adviseren en ondersteunen op locatie de deelnemende gemeenten en de GR. HRM-ondersteuning verzorgt de tweedelijns dienstverlening: de uitvoering van de personeels- en salarisadministratie, het genereren van managementinformatie. De HRM experts verzorgen beleidsontwikkeling en arbeidsjuridisch advies en eerstelijns dienstverlening voor politiek ambtsdragers. De projectleiders voeren GR-brede projecten uit. In het eerste kwartaal van 2023 is een formatie onderzoek gedaan binnen HRM. Vastgesteld is dat de totale formatiegroei van HRM substantieel achterbleef op de formatiegroei bij de gemeenten. Het aantal medewerkers bij de gemeenten is sinds de oprichting van de GR (2015) met 27% toegenomen. De formatie van HRM is in dezelfde periode met 2% gegroeid. In het tweede kwartaal is aan het DB/AB geadviseerd om voortaan een HR-fte-ratio van 46 te hanteren (zowel bij groei als bij krimp van de gemeenten). Dit betekent voor 2024 een uitbreiding met 3,4 fte. Op de advisering heeft positieve besluitvorming plaatsgevonden.
Om te kunnen voldoen aan de inkoopvoorwaarden en de Europese regelgeving is voor de vijf gemeenten en de GR na een Europese aanbesteding een raamovereenkomst voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten met Unique afgesloten. In maart 2024 loopt de overeenkomst af. De wens is om op het gebied van flexibele arbeid en externe inhuur binnen de Bevelanden gezamenlijk op te trekken. Door samen te werken kunnen we streven naar een beter inkoopresultaat en efficiency. Op dit moment loopt de aanbestedingsprocedure, de verwachting is dat op 1 april de nieuwe contracten in kunnen gaan. Er is in 2023 geïnvesteerd op de i-HRM. In nauw overleg met Centric is gewerkt aan het verbeteren van de werking van het pakket Motion. In 2024 wordt gestart met de aanbesteding van een nieuw pakket. Er is een nieuw informatiepakket samengesteld voor nieuwe medewerkers. Dit maakt deel uit van het proces “on-boarding” waaraan in 2023 ook aandacht is besteed. In het kader van verdergaande harmonisatie is een tweetal beleidsdocumenten vastgesteld, te weten het werving- en selectiebeleid en het Vitaliteitsbeleid. Voor GR de Bevelanden is in juni 2023 een medewerkersonderzoek uitgevoerd. De resultaten dienen tot verbetering van de organisatie en voor de teamontwikkeling.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
15
doeleinden d.d: 25-04-2024
HRM WAT WILLEN WE BEREIKEN EN WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN? Wat willen we bereiken - doelen 1. Invulling geven aan de 3 k’s (kwaliteit ↑ kosten ↓ kwetsbaarheid ↓) 2. HRM beleid en regelingen ontwikkelen en waar mogelijk harmoniseren 3. Verbinding binnen HRM en haar stakeholders optimaliseren 4. E-Hrm systeem ondersteunt de HRM dienstverlening optimaal Wat gaan we daarvoor doen - resultaatafspraken Activiteit Ad1 Kwetsbaarheid
-
Realisatie 2023
Kwetsbaarheid Op 1 april is de functie HR administratief expert toegevoegd ter verbetering van de administratieve processen en vermindering van de kwetsbaarheid. Formatie advies WIZ en HRM betekent voor Minder eenmansfuncties, onderling elkaar kunnen HRM ook op dit punt verbetering: vervangen. In 2023 is de werving voor de eerste uitbreiding succesvol afgerond (een HRMadviseur is inmiddels gestart en een administratie HRM medewerker start op 1 februari).
Kosten/kwaliteit Doorontwikkeling medewerkers -
Aandacht voor inrichting processen
-
Rechtmatigheid salarisadministratie
-
Strategische personeelsplanning
Ad2 Aantrekkelijk werkgeverschap / krapte op de arbeidsmarkt: In verbinding met de deelnemers ontwikkelen HRM beleid
Kosten/kwaliteit Opleidingsplan is actueel. Ingerichte werkprocessen: Gesprekscyclus voor twee organisaties Werkproces aanvragen medewerkers Werkproces indiensttreding In overleg met accountant werkwijze aangepast. Wordt in 2024 opgepakt. -
(door) Vitaliteitsbeleid is opgeleverd en kan worden geïmplementeerd in de deelnemende organisaties.
Ad 2 Harmonisatie (jaarplan HRM): Werving en selectie
Werving en Selectie beleid en arbeidsmarktcommunicatie advies zijn opgeleverd.
-
Introductiebeleid
1. Voor de GR is een informatiemap gemaakt voor nieuwe medewerkers. Daarbij wordt aandacht gegeven aan een goed inwerkprogramma en volgen nieuwe medewerkers vijf modules van het E-learning programma.
-
Uitvoeringsbepalingen salaris
Volledig geharmoniseerd.
-
Reiskosten dienstreizen
Geharmoniseerde regeling reiskosten woon-werk ingevoerd bij alle deelnemende organisaties.
-
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
16
doeleinden d.d: 25-04-2024
-
Verzuimbeleid
Laatste ½ jaar 2023.
-
Opleidingsbeleid
Wordt ingepland voor 2024.
-
Regelingen integriteit
Er is binnen de GR vertrouwenspersoon aangesteld
-
Regeling Generatiepact
Is onderdeel van het vitaliteitsbeleid evaluatie en advies zijn opgeleverd.
-
Verlof / ADV
Harmonisatie is gerealiseerd.
-
Flexcontract
Europese aanbesteding loopt.
-
Arbodienst
Er worden gesprekken gevoerd om het niveau van de dienstverlening op voldoende niveau te houden. Wegens uitval bedrijfsarts en krapte op de arbeidsmarkt was dit nodig.
-
E-learning
Dit wordt gestimuleerd en actueel gehouden. Regelmatig komen er nieuwe modules bij.
-
E-HRM
We zijn met de aanbieder in gesprek om de dienstverlening op gewenst niveau te brengen.
“Teambuilding HRM on the job”;
In 2023 is er onder begeleiding van een extern bureau een teamdag geweest.
een
interne
Ad3 -
-
Jaarlijks gesprekken met de directeuren van de Klant tevredenheid onderzoek en afstemming via gemeenten. En tweemaandelijks in het deelnemersoverleg deelnemersoverleg HRM.
Ad4 -
De HR-cyclus is opgenomen in het E-Hrm Meer processen ondersteunen met e-HRM systeem. Diverse aanvragen voor medewerkers systeem zoals Werving en Selectie en de HR- kunnen inmiddels via het systeem worden cyclus ingediend en afgehandeld. De werking is verbeterd maar blijft nadrukkelijke onder onze aandacht.
Indicatoren Naam indicator Klantevredenheid
Eenheid Score 1-10
Bron Onderzoek
7
Begroting
Realisatie Niet gemeten
Medewerker onderzoek gemiddelde modules
1-10
MO 2022
6,5
6,6
Aantal werkprocessen in EHrm
Per stuk
E-Hrm-systeem
Basis (2021)+1
3
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
17
doeleinden d.d: 25-04-2024
Wat heeft het gekost? Omschrijving HRM Totale lasten Totale baten Resultaat
2022 2023 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 1.993 106 -1.887
1.696 30 -1.666
539 93 -446
2.235 123 -2.112
2.020 143 -1.876
-216 20 236
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
18
doeleinden d.d: 25-04-2024
4.
Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien
Wat heeft het gekost? Algemene dekkingsmiddelen Omschrijving Algemene dekkingsmiddelen Totale lasten Totale baten Resultaat
2022 2023 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 1.029 17.089 16.059
1.119 17.616 16.497
226 2.120 1.894
1.344 19.736 18.392
1.312 19.736 18.424
-32 0 32
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
2023 Rekening
Omschrijving
2022
Begroting
Rekening
Primair
Wijzigingen
Na wijzigingen
Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal
3.242 7.939 1.475 1.308 3.125
3.350 8.268 1.497 1.357 3.144
406 1.016 161 159 377
3.756 9.285 1.658 1.516 3.521
3.756 9.285 1.658 1.516 3.521
Totaal
17.089
17.616
2.120
19.736
19.736
Omschrijving Bijdrage GR Aandeel in verrekening resultaat 2023
Borsele Goes Kapelle 3.756.484 9.284.671 1.657.537 -252.431 -650.111 -105.854
NoordBeveland Reimerswaal 1.516.375 3.520.838 -102.206 -236.764
Totaal 19.735.905 -1.347.366
Bijdragen gemeenten
3.504.054 8.634.560 1.551.682
1.414.169
18.388.539
3.284.074
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
Onvoorzien Omschrijving Totale lasten Totale baten Resultaat
2022 2023 Rekening Primair Wijziging Na wijziging Rekening Verschil 0 114 -114 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -114 114 0 0
Bedragen x € 1.000. Door afrondingsverschillen sluiten de saldi mogelijk niet exact aan.
In 2023 was er een post voor onvoorziene uitgaven van € 114.000. In de verschillende begrotingswijzigingen is deze post geheel ingezet.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
19
doeleinden d.d: 25-04-2024
Rekeningsaldo Rekeningsaldo voor bestemming Rekeningsaldo voor bestemming (+ = voordelig)
1.347.365
Toevoeging Algemene Reserve Toevoeging bestemmingsreserve I-visie ICT Toevoeging bestemmingsreserve Digitaliseren en Optimaliseren WIZ Rekeningsaldo na bestemming( + = voordelig)
249.650 523.000 137.000 437.715
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
Toevoeging Algemene Reserve + bestemmingsreserves Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Toevoeging Algemene Reserve (per gemeente)
178.103 426.457 75.177 69.639 160.274 909.650
Rekeningsaldo per gemeente
Borsele Goes Kapelle Noord-Beveland Reimerswaal Rekeningsaldo ( + = voordelig)
74.328 223.653 30.677 32.567 76.490 437.715
Bedragen in hele euro's. Door afrondingsverschillen sluiten de bedragen mogelijk niet exact aan.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
20
doeleinden d.d: 25-04-2024
JAARVERSLAG - paragrafen
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
21
doeleinden d.d: 25-04-2024
5.
Paragraaf bedrijfsvoering
Planning en control cyclus Voor gemeenschappelijke regelingen geldt een andere Planning en Control cyclus dan voor reguliere gemeentelijke organisaties. De Jaarrekening over het voorgaande kalenderjaar en de Begroting voor het volgende jaar, moeten vóór 15 april aan de deelnemende gemeentebesturen worden aangeboden. Gevolg is dat binnen de GR organisaties meteen aan het begin van een nieuw kalenderjaar met beide stukken aan de slag moet worden gegaan. Zo ook binnen GR De Bevelanden. Kort na de zomerperiode 2023 is over de voortgang van de Begroting 2023 gerapporteerd in de Bestuursrapportage 2023. Deze rapportage is op 2 oktober 2023 in een gezamenlijke bijeenkomst aan de Bevelandse gemeenteraden toegelicht. Zoals gebruikelijk is aan de samenstelling van de voorliggende Jaarrekening 2023 een uitgebreid traject van analyse en overleg met de betreffende contactpersonen van de deelnemende gemeenten voorafgegaan. De Begeleidingscommissie financiën heeft een advies opgesteld en de Gemeenteraden worden in de gelegenheid gesteld om desgewenst een zienswijze kenbaar te maken. Binnen de periode waarin tot een zienswijze kan worden besloten, vindt op 6 mei 2024 een gezamenlijke raadsbijeenkomst plaats, waarin de Jaarrekening wordt toegelicht en vragen worden beantwoord.
Managementteam GR Het management van de GR bestaat uit 1 directeur met 6 managers. In 2023 is er sprake van 2 mutaties binnen het management van de GR. De manager ICT heeft in juli 2023 een andere baan geaccepteerd. De vacature die daarmee ontstond is in eerste instantie opgevuld met tijdelijke externe deskundigheid. Najaar 2023 kon de wervings- en selectieprocedure met succes worden afgerond. De nieuwe manager ICT start in februari 2024. Voor de manager Team Werk en Handhaving is eveneens een succesvolle werving- en selectieprocedure gelopen in 2023. De nieuwe manager is begin oktober 2023 gestart. Ook in 2023 heeft het management van de GR de doorontwikkeling van de organisatie verder opgepakt. Op de diverse onderdelen zijn doelen geformuleerd. Het bestuur is periodiek geïnformeerd over de voorgang.
Organisatieontwikkeling en Bedrijfsvoering Voorjaar 2023 is opnieuw de benodigde formatieomvang vastgesteld. Voor de formatie van de Gebiedsteams, Team Werk en Handhaving en Team Bedrijfsvoering heeft dit plaatsgevonden op basis van een onderzoek door Berenschot. Voor het Team ICT is de benodigde formatie afgestemd op de ambities die zijn verwoord in de i-Visie. In 2023 is gestart met de uitvoering op het terrein van de i-Visie. Hier zijn een aantal quick-wins gerealiseerd met name op het terrein van continuïteit en veiligheid. Op het terrein van Werk, Inkomen en Zorg is in 2023 het onderzoek naar de procesbeschrijvingen en naar de digitalisering van werkprocessen gestart. In 2023 is het Team Kwaliteit vormgegeven. De functies van Chief Information Security Officer (CISO), Functionaris Gegevensbescherming (FG), de Privacy/Security Officer (PO) en de medewerker Verbijzonderde Interne Controle (VIC) zijn in dit team ondergebracht. De operationele en personele aansturing van dit team ligt bij de Concern-controller, die daarmee nog meer in positie komt. Vanaf 2023 zijn gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen verplicht een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening.
Om aan deze verplichting op een goede manier inhoud te kunnen geven is de formatie voor de uitvoering van interne controle en kwaliteit taken op het daarvoor noodzakelijke niveau gebracht. Het managementteam heeft zich ook in 2023 gericht op het verbeteren en borgen van de bedrijfsvoering. In dat kader zijn de belangrijkste organisatiebeleidsstukken opnieuw vastgesteld en zijn de mandaatregelingen geëvalueerd,
Overleg Ondernemingsraad Separaat van de formele overlegvergaderingen tussen de Ondernemingsraad en WOR-bestuurder (directeur), is periodiek ook informeel overleg gevoerd tussen de directeur en leden van de OR. Beide partijen willen elkaar graag vroegtijdig informeren en signalen afgeven. In 2023 hebben verkiezingen plaatsgevonden voor de OR. Van de kant van de medewerkers was daarvoor veel belangstelling.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
22
doeleinden d.d: 25-04-2024
Deelnemerssessies GR de Bevelanden Ook in 2023 hebben een tweetal deelnemerssessies voor GR de Bevelanden plaatsgevonden en wel op 19 april 2023 en 15 november 2023. Op de deelnemerssessies waren het MT van de GR, de Regiegroep en een vertegenwoordiging van de deelnemende gemeenten aanwezig. Tijdens een deelnemerssessie bestaat de mogelijkheid om elkaar bij te praten en de informeren over recente ontwikkelingen. Ook kan met elkaar van gedachten worden gewisseld over initiatieven om de samenwerking nog verder te verbeteren Tijdens de Deelnemerssessies in 2023 bleek dat de relatie is verbeterd en het onderlinge vertrouwen waarneembaar is gegroeid.
Klankbordgroep Vanuit iedere gemeenteraad zijn er twee leden die deelnemen aan de klankbordgroep. De klankbordgroep is in 2023 drie keer bijeengeweest. Ook heeft de Klankbordgroep in november 2023 een kennisdeelsessie rondom burgerparticipatie georganiseerd.
Heroriëntatie Werk, Inkomen en Zorg (WIZ) Voorjaar 2023 heeft zowel het Dagelijks als het Algemeen Bestuur een besluit genomen op het Formatierapport Berenschot over de formatie van de Gebiedsteams en het team Werk en Handhaving. Voor de Gebiedsteams, Team Werk en Handhaving en Team Bedrijfsvoering betekende dit een formatieuitbreiding van 6,5 fte. Daarnaast is een budget van € 90.000 beschikbaar gesteld voor het inrichten van werkprocessen en de digitalisering. Voor de toekomst zijn een aantal speerpunten geformuleerd. Meer dan nu het geval is, dient de burger centraal te staan. We willen daarom onze dienstverlening versterken door een goede integrale toegang en een goede doorverwijzing. Het versterken van de dienstverlening betekent de klant persoonlijk zien. Door extra capaciteit op Beleid kunnen we sneller en adequaat reageren op nieuwe ontwikkelingen. Ook is er dan ruimte om bestaand beleid te evalueren. Tenslotte ontstaat er ook meer tijd om de samenwerking en het gesprek met de beleidsmedewerkers van de deelnemende gemeenten te versterken.
Meerjaren visie informatievoorziening met investeringsplan 2022-2025 In 2022 is de I-visie vastgesteld, inclusief een prioriteitsstelling. In 2023 heeft een nadere uitwerking plaatsgevonden. Daarbij is aandacht besteed aan de kwantitatieve groei die niet vertaald was in een groei van formatie. Er is sprake van een toename in accounts met 40%, een groei van het aantal meldingen Servicedesk met 27% en een groei van de te ondersteunen apparaten met 66%. Deze groei was niet vertaald in capaciteit. Daarnaast is aandacht geschonken aan de kwalitatieve ontwikkelingen, die noodzakelijk worden geacht. De uitwerking van de I-visie heeft door een extern adviesbureau plaatsgevonden. Voorjaar 2023 heeft zowel het Dagelijks als het Algemeen Bestuur een besluit genomen op de voortgang Ivisie en het meerjarenperspectief. De basis op orde, verdere professionalisering, ontwikkeling op continuïteit en security met ook een duidelijke agenda om te groeien op het gebied van datagericht werken, digitale dienstverlening en ruimte om te innoveren komen hierbij aan bod. Daarbij is op verzoek van het bestuur op de eerste plaats aandacht besteed aan de uitwijk en een hacking-protocol.
Formatie HRM Voorjaar 2023 heeft zowel het Dagelijks als het Algemeen Bestuur een besluit genomen over de formatie HRM. Voor het team HRM betekende dit een formatie-uitbreiding met 2 fte. Sinds de oprichting van GR de Bevelanden is het aantal medewerkers – dat werkzaam is bij de deelnemende organisaties - toegenomen met 27%. De formatie van het team HRM is echter niet navenant toegenomen. Ten opzichte van 2015 is de formatie in 2023 gestegen met 7,3 %. De extra HR-Advies capaciteit zal worden ingezet om kennis en ontwikkeling te borgen. Het gaat hier met name om 1e lijns HR-dienstverlening aan bestuurders (burgemeesters en wethouders). Daarnaast zal (administratieve) ondersteuning worden aangetrokken voor het afhandelen van vragen van medewerkers (meldingen via Topdesk), het verbeteren van de digitale HR-processen en de benodigde ondersteuning van de eerstelijns HR-adviseurs.
Aandacht voor medewerkers van de GR Door middel van de GR-talks zijn medewerkers op de hoogte gehouden van alle ontwikkelingen binnen de GR. In 2023 heeft er ook weer een medewerkers-tevredenheids-onderzoek plaatsgevonden. Ook zijn alle medewerkers uitgenodigd hun input te leveren voor het opstellen van een missie en visie voor de organisatie. Voor de onderlinge binding zijn in 2023 diverse personeelsbijeenkomsten georganiseerd.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
23
doeleinden d.d: 25-04-2024
Toelichting op de rechtmatigheidsverklaring van het dagelijks bestuur In de financiële verordening heeft het algemeen bestuur met het dagelijks bestuur afgesproken dat begrotingsonrechtmatigheden, die binnen de beleidskaders van het algemeen bestuur passen, moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden). Maar deze worden niet nader toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. In de paragraaf bedrijfsvoering worden deze wel toegelicht. Naast deze toelichting gaan wij hieronder in op de bevindingen van het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.
Begrotingscriterium Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand zijn gekomen. De begrotingsonrechtmatigheden betreffen allen onderschrijdingen van het budget. Conform artikel 15 lid 4h de financiële verordening van de gemeenschappelijke regeling (vastgesteld op 30 oktober 2023) vallen deze onrechtmatigheden binnen het bestaand beleid. De onderschrijdingen zijn voldoende toegelicht in de toelichting op de baten en lasten in de jaarrekening en bij de programma’s en investeringen.
Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Beschrijving en oorzaak van de bevindingen Er zijn bevindingen geconstateerd uit hoofde van het voorwaardencriterium. Uit de aanbestedingsanalyse is naar voren gekomen dat sprake is van financiële onrechtmatigheidsfouten. In het verleden zijn door de deelnemende gemeenten contracten afgesloten met leveranciers waarvan de lasten via de gemeenschappelijke regeling lopen. Enkele contracten zijn inmiddels omgezet naar contracten tussen de gemeenschappelijke regeling en de leverancier. In het boekjaar 2023 is geconstateerd dat sprake is van één onrechtmatige crediteur. Dit betreft een crediteur met betrekking tot de inkoop van het datanetwerk. Doordat het contract een looptijd heeft tot 30 juni 2023, zijn de lasten tot en met 30 juni 2023 financieel onrechtmatig. Dit komt overeen met een bedrag van € 58.353.
Op dit moment wordt in het kader van de i-Visie en werkplek van de toekomst in kaart gebracht hoe het datanetwerk (inclusief gewenste functionaliteiten en risico’s) in de toekomst eruit moet gaan zien. In de tussenliggende periode is het noodzakelijk dat de internetverbindingen geleverd blijven, vanwege het belang van continuïteit van de dienstverlening van de gemeenten en de GR. Gekozen is om een nieuwe overeenkomst af te sluiten met de huidige leverancier voor een periode van 18 maanden vanaf 1 juli 2023 tot en met 31 december 2024. Ondanks een positief advies van het inkoopbureau West-Brabant en voorcontrole op rechtmatigheid, wordt deze overeenkomst als onrechtmatig aangemerkt. In de berekening is abusievelijk geen rekening gehouden met de indexering van 3% per 1 juni 2024. Doordat het contract doorloopt tot 31 december 2024, zijn de lasten tot en met december 2024 financieel onrechtmatig. De totale fout aan financiële onrechtmatigheid bedraagt € 217.436, dit is € 2.436 boven de Europese aanbestedingsgrens. Verbeterpunten De gemeenschappelijke regeling heeft een contractuele overeenkomst met Stichting Inkoopbureau WestBrabant. Met de Stichting zijn nadere afspraken gemaakt om onrechtmatige crediteuren c.q. contractuele overeenkomsten welke lopen via de deelnemende gemeenten om te zetten.
Hiermee verwacht de gemeenschappelijke regeling in het boekjaar 2024 geen financiële onrechtmatigheden meer te hebben. Inmiddels is het aanbestedingstraject voor datanetwerken gestart, waarbij naar verwachting per einde van het jaar een nieuw contract is afgesloten. Hiermee wordt de onrechtmatigheid opgelost.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
24
doeleinden d.d: 25-04-2024
Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium Het criterium voor misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) is gericht op het waarborgen van rechtmatigheid in financiële beheershandelingen, met de nadruk op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen. Om dit te bereiken, zijn effectieve beheersmaatregelen essentieel. Voor de gemeenschappelijke regeling is het cruciaal dat er doeltreffende maatregelen zijn genomen om misbruik te voorkomen of op te sporen. Hierbij is het van belang dat de geldende wet- en regelgeving helder is, actueel is aangepast en handhaafbaar is. Deze maatregelen M&O zijn verankerd in de bedrijfsvoering. Voor het boekjaar 2023 heeft de gemeenschappelijke regeling geen overkoepelende M&O-nota vastgesteld, wat tevens niet verplicht is. Wel is er specifiek M&O-beleid opgesteld dat vanaf 1 januari 2024 in werking treedt. Na het toetsen van de interne beheersingsmaatregelen ter voorkoming van M&O heeft de organisatie geen gevallen ontdekt waarbij financiële fouten of tekortkomingen zijn opgetreden. Dit geeft aan dat de genomen maatregelen effectief zijn in het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
25
doeleinden d.d: 25-04-2024
6.
Paragraaf Wet open overheid
Op 1 mei 2022 is de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen door de Wet open overheid (Woo). De Woo is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter en makkelijker vindbaar is. Nieuw in de Woo is de openbaarheidsparagraaf die in de begroting moet worden opgenomen als verantwoording. Dit jaar nemen we de verantwoording vanuit de Woo voor het eerst op in het jaarverslag. In de Woo is bepaald: “Eenieder heeft recht op toegang tot publieke informatie zonder daartoe een belang te hoeven stellen”. Verzoekers zijn dus niet verplicht om te motiveren waarom men om informatie vraagt. Inzicht daarover is desondanks interessant om daarvan te leren en onze processen te verbeteren. Daarnaast verplicht de Woo ons om actief informatie openbaar te maken uit 11 informatiecategorieën. Deze verplichting gaat bijvoorbeeld gelden voor de vergaderstukken van de gemeenteraad, convenanten, uitgevoerde onderzoeken en beschikkingen. Daarnaast verlangt de Woo, net als de Archiefwet, een verbetering van de informatiehuishouding. Deze verplichtingen zijn nog niet in werking getreden, maar worden over een periode van 5 jaar gefaseerd ingevoerd. De Woo moet in 2027 volledig geïmplementeerd zijn.
De Woo stelt de functie van een Woo-contactpersoon verplicht. Bij GR de Bevelanden worden de Wooverzoeken behandeld door de juridisch medewerkers van bezwaar en beroep GR de Bevelanden heeft de implementatie van de anonimiseringstool voor onder andere de Woo projectmatig opgepakt. Voor de implementatie van deze anonimiseringstool is in augustus 2023 een projectleider aangesteld. De wettelijke termijn voor het afhandelen van een Woo-verzoek bedraagt 4 weken plus eventueel 2 weken verdaging. De VNG heeft aangekondigd te gaan meten op de afhandeling van de Wooverzoeken binnen de wettelijke termijn.
In 2023 is er 1 Woo verzoek ingediend. Het verzoek was als volgt: Informatie over het aantal personen dat in de jaren 2020, 2021 en 2022 een Wmo aanvraag heeft ingediend en het totaal aantal Wmo verzoeken dat is ingediend. Een overzicht van de aanvragen geordend per type aanvraag met de aanvraagdatum, datum toe- of afwijzing en het dictum van het besluit (reden van toe- of afwijzing). Het verzoek is gedeeltelijk toegewezen. Het gedeelte welke is toegewezen is openbaar gemaakt op grond van hoofdstuk 4 van de Wet open overheid.
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
26
doeleinden d.d: 25-04-2024
7.
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing
Algemeen Jaarlijks vindt een update plaats van het risicomanagement. Dit gebeurt door de organisatie bij de diverse rapportagemomenten te wijzen op de aangedragen risico’s. Een aspect dat hierbij aan bod komt is de wijze waarop de risico’s al dan niet onderdeel moeten zijn van de paragrafen weerstandsvermogen en risicobeheersing van de deelnemende gemeenten.
Beleid De visie op het weerstandsvermogen van de GR hebben wij in de volgende uitgangspunten verder uitgewerkt.
Structureel systeem van risicomanagement De GR hanteert een structureel systeem van risicomanagement. Periodiek worden de risico’s geïnventariseerd en waar nodig beheersmaatregelen genomen, vindt evaluatie plaats van bestaande risico’s en wordt hierover gerapporteerd. Het proces van risicobeheersing krijgt een permanente plaats binnen de bedrijfsvoering en maakt onderdeel uit van de jaarlijkse P&C-cyclus.
Verstandig en praktisch omgaan met risico’s Risico’s zijn onlosmakelijk verbonden met de uitvoering van bedrijfsprocessen en kunnen niet volledig worden uitgesloten. De GR dient bewust om te gaan met de risico’s en de beheersmaatregelen hier zo goed als mogelijk op afstemmen.
Voorzichtig financieel beleid vormt het fundament voor de weerstandscapaciteit De GR wil een structureel financieel gezonde organisatie zijn, met een voorzichtig financieel beleid als fundament voor de weerstandscapaciteit. Dit kan worden bereikt door de volgende uitgangspunten te hanteren: een sluitende meerjarige Programmabegroting; een weerstandscapaciteit die van voldoende omvang is om de risico’s te kunnen opvangen.
Inzicht in risico´s Bij de Programmabegroting, Bestuursrapportage en de Jaarstukken worden de financiële risico´s geactualiseerd en vindt een beoordeling plaats van de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen. In al deze gevallen wordt uw algemeen bestuur hiervan door middel van deze paragraaf in kennis gesteld. Het vorige ijkpunt van de risico’s betrof het traject van het samenstellen van de Bestuursrapportage 2023. Door de kansen op een risico en de financiële gevolgen te ordenen en te rangschikken kunnen deze met elkaar worden vergeleken. Door dit periodiek te herhalen en te wijzen op de mogelijke gevolgen ontstaat de mogelijkheid het bewust omgaan met risico´s te vergroten. Onderstaand is dit uitgewerkt. Kans op een risico Gemiddeld een keer per jaar Gemiddeld een keer per 2 jaar Gemiddeld een keer per 3 jaar Gemiddeld een keer per 4 jaar Gemiddeld een keer per 5 jaar Gemiddeld minder dan één keer per 5 jaar
Klasse 5 4 3 2 1 0,5
Percentage 90% 70% 50% 30% 10% 5%
DE
Gewaarmerkt voor identificatie
27
doeleinden d.d: 25-04-2024
Voor het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit geldt: hoe groter de kans, hoe meer gereserveerd dient te worden. Het bedrag dat hoort bij het geïdentificeerde, geanalyseerde en beoordeelde risico wordt hierbij vermenigvuldigd met het percentage van de aangegeven kans. Financieel gevolg (x) x > € 114.000 € 57.000 < x < € 114.000 € 28.500 < x < € 57.000 € 14.250 < x < € 28.500 x < € 14.250
Klasse 5 4 3 2 1
De indeling van het financieel gevolg is afgeleid van de omvang van de begroting. Voor de hoogste klasse wordt ongeveer 1% van de begrotingsomvang gehanteerd.
Risicokaart Het resultaat van alle kansen en financiële gevolgen van de geïdentificeerde en gekwantificeerde risico´s is onderstaand in beeld gebracht. Op basis van de risicokaart wordt een beeld verschaft op de ongewogen spreiding van risico’s van de GR. Bedrag x > € 114.000
1
€ 57.000 < x < € 114.000 € 28.500 < x < € 57.000
1 1
€ 14.250 < x < € 28.500
1
1
2
3
4
1
x < € 14.250 1
2
5 Kans
Benodigde weerstandscapaciteit Bij het berekenen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt onderscheid gemaakt tussen risico´s met een incidenteel en structureel karakter. Risico´s met een incidenteel karakter kunnen worden opgevangen door eenmalig middelen ter beschikking te stellen. Anders is dat bij risico´s met een structureel karakter. Voor deze risico´s is het nodig ieder jaar opnieuw financiële middelen ter beschikking te stellen, indien deze risico´s zich daadwerkelijk voordoen. De reservering voor het opvangen van risico´s binnen eventuele reserves schiet hierbij tekort, omdat de reserves namelijk alleen bestaan uit incidentele middelen. Om structurele risico´s op te vangen is het daarom nodig te zoeken naar middelen uit de exploitatie, dan wel op een andere wijze deze risico´s af te dekken. Voor het beoordelen van de benodigde weerstandscapaciteit wordt bij structurele risico´s landelijk een factor 2½ aangehouden. De reden hiervan is dat ervan uitgegaan kan worden dat dergelijke risico´s vaak niet meteen gedekt kunnen worden in de begroting. Door risico´s met een structureel karakter te vermenigvuldigen met deze factor is het mogelijk de weerstandscapaciteit in een bedrag uit te drukken en toe te werken naar één beoordelingscijfer (indicator).