11.6 RUD jaarstukken 2022
Tekst van het document
Jaarverslag en Jaarrekening 2022
• Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
Jaarverslag en jaarrekening 2022
Inhoudsopgave VOORWOORD ....................................................................................................................................................................... 1 1
SAMENVATTING ........................................................................................................................................................... 3
2022 IN HET KORT ................................................................................................................................................................. 5 2
3
4
PROGRAMMA’S ............................................................................................................................................................ 7 2.1
PROGRAMMA MILIEU ...................................................................................................................................... 7
2.2
PROGRAMMALIJN VERGUNNINGVERLENING .................................................................................................. 9
2.3
PROGRAMMALIJN TOEZICHT EN HANDHAVING............................................................................................. 12
2.4
OVERZICHT BATEN EN LASTEN PROGRAMMA MILIEU ................................................................................... 16
OVERZICHTEN ............................................................................................................................................................. 17 3.1
OVERHEAD ..................................................................................................................................................... 17
3.2
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN................................................................................................................... 17
PARAGRAFEN .............................................................................................................................................................. 18 4.1
BEDRIJFSVOERING .......................................................................................................................................... 18
4.2
FINANCIERING ................................................................................................................................................ 22
4.3
WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ........................................................................................ 22
5
VERANTWOORDING BEGROTINGSRECHTMATIGHEID ................................................................................................ 26
6
JAARREKENING 2022 .................................................................................................................................................. 27 6.1
BALANS .......................................................................................................................................................... 27
6.2
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ............................................................................................................... 32
6.3
ANALYSE REKENINGRESULTAAT ..................................................................................................................... 33
6.4
WET NORMERING TOPINKOMENS (WNT) ...................................................................................................... 35
6.5
TOELICHTING BATEN EN LASTEN PER PROGRAMMA ..................................................................................... 37
6.6
OVERZICHT INCIDENTELE LASTEN EN BATEN ................................................................................................. 39
7
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT ............................................................................ 40
8
BIJLAGEN JAARREKENING 2022 .................................................................................................................................. 41 8.1
INFORMATIE PARAGRAAF VERBONDEN PARTIJEN DEEELNEMERS ................................................................ 41
8.2
SiSa-BIJLAGE BIJ DE JAARREKENING ............................................................................................................... 42
8.3
LASTEN EN BATEN PER TAAKVELD ................................................................................................................. 42
Foto voorzijde: Harry Roelands
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
Jaarverslag en jaarrekening 2022
VOORWOORD Voor u ligt de jaarrekening van de RUD Zeeland over 2022 In tegenstelling tot voorgaande jaren is het resultaat van de jaarrekening 2022 € 992.918 negatief. We hebben u via onze voortgangsrapportages al eerder vermeld dat de resultaten achterbleven bij de begroting. De laatste voortgangsrapportage gaf een tekort aan van ruim 7 ton. Dat is nu bijna 1 miljoen geworden. Een fors tekort. In de jaarrekening leggen we daar verantwoording over af. En hoewel het resultaat negatief is zijn we wel blij dat we veel nieuw personeel konden aannemen. Tegelijkertijd vraagt dat een inwerkperiode waarin zij moeten voldoen aan de vastgestelde kwaliteitscriteria. Pas dan mogen we gaan factureren. Dat legt een behoorlijke financiële druk op het resultaat. Ook het ziekteverzuim is fors. Verschuiving van digitaal naar fysiek Het resultaat van de jaarrekening 2022 is € 992.918 negatief. Verschillende redenen liggen hieraan ten grondslag. In 2020 en 2021 is met name veel digitaal werk verzet als oplossing in de coronajaren. In die jaren hebben we dat nog meer dan daarvoor gedaan. In 2022 hebben we niet alleen ons werk op locatie weer opgepakt, we hebben ook een inhaalslag gemaakt op die zaken die we in de twee voorgaande jaren niet konden uitvoeren. Overleggen en samenwerken mocht ook weer op locatie, maar nog meer het opleiden en trainen mocht weer fysiek en in groepsverband.
Hierdoor werden meer uren besteed aan werkzaamheden die we niet konden doorberekenen naar de deelnemers. De voortgangsrapportages gaven dit eerder al aan. De gevolgen van corona namen in de loop van 2022 af. De wereld ging weer open. Dat betekende meer verplaatsingen en samenkomsten. De afspraken en reisuren naar bedrijven, maar ook reizen voor opleidingen (deels inhaalslag) en reizen voor ontspanning (opgebouwd verlof van de twee voorgaande jaren) hadden zichtbaar invloed op de cijfers in 2022. Uitstel en vertraging We kregen daarnaast te maken met uitstel en vertraging. Zo gaf het keer op keer verzetten van de invoeringsdatum van de Omgevingswet enerzijds extra tijd om ons goed voor te bereiden. Aan de andere kant kostte het juist tijd. Door een langere periode tot de inwerkingtreding van de Omgevingswet investeren we ook langer in de voorbereiding. De transitiekosten vallen in de praktijk toch vaak hoger uit dan verwacht en nemen door uitstel verder toe. Naarmate het jaar vorderde, bleek dat het nieuwe zaaksysteem Rx.Mission niet op tijd klaar was voor invoering in 2022. Beide situaties leidden tot fors meer indirecte en generieke uren dan begroot. Milieu en klimaat hoog op de agenda De aandacht voor ons milieu en klimaat is hoger dan ooit. PFAS en stikstof stonden het afgelopen jaar breed in de belangstelling.
Dossiers als PFAS, thermisch gereinigde grond, hergebruik van grond zoals Beaumix, zijn voorbeelden van waar we het afgelopen jaar mee te maken kregen. De impact van zulke dossiers is groot. Het vraagt extra tijd en aandacht. We zijn in afwachting van wet- en regelgeving. Aansluitend volgt het beleid hierop.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
1
Jaarverslag en jaarrekening 2022
Oorlog en energiecrisis Het afgelopen jaar zagen we de verwoestingen en ontreddering als gevolg van de oorlog in Oekraïne. Het menselijk leed is op geen enkele manier te vergelijken met de impact die het heeft op de energiemarkt. Toch benoem ik het hier want de energiecrisis heeft ook grote gevolgen voor de energiemarkt. De energiecrisis werkt als een vliegwiel op de reeds in gang gezette energie maatregelen. Deze waren vanwege klimaatdoelstellingen al in gang gezet, maar krijgen nu veel meer betekenis. RUD Zeeland gaat volop mee in die ontwikkelingen en maakt waar het kan gebruik van de mogelijkheden die het Rijk ons biedt. Drijfveer Tot slot is er toenemende aandacht voor milieuhandhaving. Vermijdbare schade aan ons milieu is dan ook de drijfveer voor landelijke aandacht voor omgevingsdiensten. Gedragen uitkomsten van onderzoeksrapporten leidden naar bestuurlijke trajecten om het VTH-stelsel te versterken. RUD Zeeland levert een substantiële bijdrage en doet dat via de koepel voor omgevingsdiensten. Al deze punten maken duidelijk dat we voor uitdagingen staan. Zowel inhoudelijk als financieel. Maar door het op tijd de juiste aandacht te geven gaan we ze, wat mij betreft, samen met onze deelnemers en (keten)partners vol vertrouwen aan. Als laatste maar niet minst belangrijk wil ik hierbij ons personeel bedanken voor hun enorme inzet voor onze organisatie.
Met als doel een schoon en veilig Zeeland. De werkdruk is fors maar niettemin kunnen we constateren dat jullie met veel inzet en passie je werk gedaan hebben, waarvoor veel dank.
Adrie van der Maas Voorzitter Dagelijks Bestuur
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
2
Jaarverslag en jaarrekening 2022
1 SAMENVATTING In dit hoofdstuk vindt u een samenvatting van onze prestaties. Algemeen Het jaar 2022 stond in het teken van stappen zetten en van de terugkeer naar werken als voor de Corona-jaren. Contact met bedrijven, samenwerkpartners en uiteraard collega’s werd daar waar mogelijk weer fysiek georganiseerd. Het verkennen van de mogelijkheden om hybride, digitaal en fysiek, werken en overleggen te combineren is opgepakt. Dit is nog in ontwikkeling. Doordat er weer fysieke bijeenkomsten mogelijk waren hebben we op het gebied van training en scholing een inhaalslag gemaakt. Aan de voorbereiding van de implementatie van het nieuwe systeem voor de VTHtaken, al dan niet gekoppeld inwerkingtreding van de Omgevingswet, hebben we ook extra uren aan scholing besteed. Vergunningverlening Een dynamisch jaar, waarin de balans thuiswerken en op kantoor werken opnieuw uitgevonden moest worden; een proces dat we samen in goede harmonie doorlopen. Dit proces is nog niet klaar, maar we zien wel, dat elkaar vaker ontmoeten een positief effect heeft. We hebben een aantal collega’s uitgezwaaid en nieuwe collega’s mogen begroeten. We merken dat het inwerken van deze collega’s toch een stuk prettiger gaat wanneer we elkaar weer op kantoor treffen.
Door de krapte in de markt hebben we twee vergunningverleners aangenomen die uit het bedrijfsleven afkomstig zijn en geen ervaring in ons werkveld hebben. Door een goed inwerkprogramma en veel goede wil en steun van de ervaren collega’s gaat deze opleiding heel goed. Dit geeft moed voor de invulling van de volgende vacatures. In totaal zijn er zeven collega’s die een vacature hebben ingevuld. Dit heeft een grote negatieve impact gehad op onze productiviteit, immers moeten deze mensen worden ingewerkt door de zittende collega’s. Dat zelfde geldt voor de voorbereiding op het inwerking treden van de Omgevingswet; er is veel getraind zowel in huis als samen met deelnemers. De komst van de omgevingswet (destijds voorzien per 1 januari 2023) heeft tot extra inspanningen geleid om ‘er klaar voor te zijn’, samen met allerlei betrokken overheidsinstanties. Zoals aangegeven heeft dit tezamen een negatief effect gehad op de productiviteit. Toezicht en handhaving Het aantal uren wat we in 2022 besteedden aan onze producten was tien procent lager dan in 2021. Door gebruik te maken van projectmatige (branche) aanpak en andere manieren van controleren (administratieve controles en zelfcontroles) ligt de realisatie van het aantal uitgevoerde periodieke inspecties nagenoeg op hetzelfde aantal (circa 76%) als in 2021.
Hoewel we streven naar levering van 100% van het aantal geraamde periodieke inspecties, kunnen we dit op basis van de huidige beschikbare capaciteit niet realiseren. We stelden het bestuur en onze deelnemers al eerder op de hoogte. We rapporteerden hierover - en over de risico’s - in onder meer de voortgangsrapportages en ook in de memo aandachtdossiers (AB 5-12-2022). Doordat we niet alles kunnen doen, moeten we keuzes maken in de uitvoering van onze werkzaamheden. Naleving (hercontroles en handhaving), klachten en incidenten krijgen voorrang op onze overige werkzaamheden. Periodieke controles prioriteren we op basis van milieurisico (risicocategorie). De risico’s betekenen schade aan het milieu en leefomgeving op punten die mogelijk voorkomen hadden kunnen worden. Deze schade, ontstaan door het niet volgen van eigen beleidslijnen, is niet-voorspelbaar en lastig te concretiseren of kwantificeren. Het bevoegd gezag alsook RUD Zeeland kan hiervoor aansprakelijk worden gesteld. Daarnaast kan het niet volgen van eigen beleidslijnen leiden tot vermindering in vertrouwen van burgers en bedrijven in het bevoegd gezag en RUD Zeeland als het gaat om de uitvoering van correct milieutoezicht. Realisatie jaarplannen 2022 De jaarplannen van de deelnemers bevatten de raming van de te leveren producten voor de betreffende deelnemer.
Dit jaarplan bevat planbare productvarianten, zoals periodieke controles en actualisatievergunningen. Ook bevat dit jaarplan niet planbare productvarianten zoals klachten en omgevingsvergunningen. Vanuit de jaarplannen wordt middels de P*Qsystematiek het aantal uren berekend. Deze worden vervolgens geraamd over de beschikbare capaciteit. De uren zijn Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
3
Jaarverslag en jaarrekening 2022
vanaf dat moment het criterium. We factureren immers op basis van de uren. Veelal zien we dat toch nog de ‘aantallen geleverde producten’ als maatstaf wordt genomen. In 2022 hebben we de beschikbare uren anders in moeten zetten dan geraamd was, hierdoor zijn aantallen producten niet altijd conform de eerste uitvraag geleverd.
Financieel resultaat 2022 Het resultaat bedraagt € 992.918 negatief. Hieronder staan de belangrijkste oorzaken voor dit negatieve resultaat. Minder productieve uren 2022 is het eerste jaar na Corona waarin de dienstverlening van de RUD weer verder is genormaliseerd. Het is echter ook het jaar waarin er een forse uitbreiding heeft plaats gevonden van de diensten. Dit is vastgelegd in de aangepaste jaarplannen voor de verschillende deelnemers. Omdat we nu voor het tweede achtereenvolgende jaar afrekenen op basis van werkelijke uren zien we dat we achterblijven op de begrote uren. In de 2e voortgangsrapportage hadden we hier reeds een signaal voor afgegeven. Echter we zien ook in 2022 dat niet alle gebudgetteerde kosten zijn gerealiseerd. Nieuwe medewerkers In 2022 zijn 22 nieuwe medewerkers aangenomen die in de eerste periode ingewerkt worden en niet direct productie uren realiseren. Na een aantal maanden gaan deze medewerkers bijdragen aan de productie van de RUD. Krappe arbeidsmarkt Net zoals in 2021 zien we dat we in 2022 de ontstane vacatures maar moeizaam konden invullen. Als gevolg van de extra taken en een verdere professionalisering van de organisatie waren er ook beduidend meer vacatures dan in 2021. Dit had gevolgen voor de uitvoering van diverse projecten.
Als gevolg van het niet (direct) in kunnen vullen van vacatures is er voor sommige cruciale rollen zo mogelijk ingehuurd. Deze vacatures en gevolgen hiervan verklaren een deel van het resultaat. Corona Doordat we in 2022 nagenoeg het gehele jaar verlost waren van de beperkingen, die waren opgelegd als gevolg van Corona, zien we een aantal aspecten die invloed hebben op het resultaat van 2022. We kunnen dit duiden als het “Na Corona Effect”. Hieronder is een korte opsomming van de belangrijkste van deze aspecten: 1. Weer inspecties op locatie, effect meer reistijd en – kosten. 2. Meer opleidingen gevolgd, effect minder factureerbare uren 3. Minder thuiswerken, effect meer reistijd en – kosten Hoog ziekteverzuim In 2022 kenden we hoog percentage ziekteverzuim. Het voortschrijdende percentage is uitgekomen op ruim 9%, terwijl in de begroting rekening is gehouden met een gemiddeld ziektepercentage van 5,2%. Het bovenmatige ziekteverzuim zorgt voor verlies van geplande inzetbare uren. Voor een uitgebreide analyse van het resultaat verwijzen we u naar hoofdstuk 6.
Reserves Reserves spelen een belangrijke rol bij het weerstandsvermogen. Onze reserve positie bedraagt circa € 1.832.326 ofwel 16,5 % van het begrotingstotaal. Dit is nog onvoldoende om onze financiële risico’s te kunnen opvangen. Hiervoor hebben we een reserve nodig van circa € 2,0 mln. In de nota “Afspraken samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” wordt de richtlijn gegeven van maximaal 5% van de totale baten. In hoofdstuk 4.3 gaan we nader in op de afbouw van de reserve positie.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
4
Jaarverslag en jaarrekening 2022
2022 IN HET KORT
Mens Verzuim
Aantal medewerkers
9,14%
101
2021
4,5%
88
Werk (procentueel) Vergunningen
Meldingen activiteitenbesluit
Milieuklachten
80%
68%
94%
182%
(raming 2022: 4.019)
(raming 2022: 247)
(raming 2022: 552)
(raming 2022: 921)
94%
118%
204%
Inspecties (grijs)1
2021
117%
Middelen (in Euro’s) Uitgaven2
Inkomsten2
Restant onvoorzien
Personeel van derden
11,5 mln. 97%
10,5 mln. 94%
€ 118.000 79%
€ 1.095.000 85%
(begroot 2022: 11,9 mln.)
(begroot 2022: 11,2 mln.)
(begroot 2022: € 150.000)
(begroot 2022: € 1.286.000)
104%
€ 59.000
€ 1.088.000
2021
95%
1
Alle inspecties binnen productgroep TH01 (periodieke controles, aspectcontroles, hercontroles, etc).
2 exclusief materiële budgetten ten opzichte van de begroting en mutaties reserves.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
5
Jaarverslag en jaarrekening 2022
10
Lasten per programma
Lasten: per kostensoort
x € 1mln
x € 1mln
3,5
5
9,2
8
7,6
3,4
3,3 0,2
0
8,6
8,3 2,2 0
8,1 3,4
2,2
0,6
1,1
0,7
0 2020
2021
Milieu
2020
2022
Overhead
Personele kosten
Reserves
Personeel Openstaande vacatures
2021
2022
Organisatiekosten
Materieel budget
Taken (aantallen) Verzuim
Vergunningen
Periodieke inspecties
per 31/12
7,4 %
5,0
1,0 2020
2021
4,5 %
9,1 %
169
159
1557
1525
2021
2022
1302
146
1,5
2022
2020
2021
2022
2020
2021
2022
2020
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
6
Jaarverslag en jaarrekening 2022
2 PROGRAMMA’S In dit hoofdstuk treft u de verslaglegging met betrekking tot het programma Milieu. Het programma worden na een brede toelichting gesplitst in twee lijnen te weten Vergunningverlening en Toezicht&Handhaving. Als laatste paragraaf staat het overzicht van baten en lasten van het programma Milieu.
2.1
PROGRAMMA MILIEU
In de onderstaande alinea’s lichten we in algemene zin de uitvoering van onze primaire taken toe. De realisatie is gebaseerd op de uitvoering van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022. In de deelnemersrapportages rapporteren we over de uitvoering van de taken specifiek per deelnemer. Figuur 2-1
Productieve uren 2022
TH RE Overig
: Toezicht en handhaving : Regulering (vergunningen en meldingen) : Bezwaar, beroep, adviesverzoeken, projecten, informatie-ontsluiting
Tabel 2-1
Ureninzet per deelnemer Deelnemer Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen Waterschap Scheldestromen Provincie Zeeland Totaal
Uren volgens jaarplan 5.194 5.825 5.045 2.416 2.275 2.513 4.329 6.449 6.782 8.983 3.063 2.088 3.961 339 38.072 97.334
Realisatie in uren 5.125 4.233 4.806 1.920 2.331 1.994 3.404 5.079 5.682 10.402 3.345 1.929 2.872 22 33.013 86.157
Realisatie in % 99 73 95 79 102 79 79 79 84 116 109 92 73 6 87 89
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
7
Jaarverslag en jaarrekening 2022
Effect lagere realisatie directe uren
Toelichting vergunningverlening Op basis van figuur 2-1 hebben wij 10% minder productieve uren aan vergunningverlening behaald dan geraamd. Niet alle vergunningverlenende taken zijn binnen de wettelijke termijn of PxQ-gestelde termijn afgehandeld. Maar we hebben wel inzet gepleegd op actuele bestuurlijke onderwerpen zoals PFAS, de beoordeling van informatie verstrekt door Belgische overheden (verdrag van Helsinki en Espoo) en de specifieke (complexe) aandachtsdossiers. Ook de ontwikkelingen met betrekking tot de Wet natuurbescherming hebben een effect op vergunningprocedures van bedrijven waarmee wij zijn geconfronteerd. Omdat halverwege 2022 de indruk was dat de Omgevingswet per 1 januari 2023 in werking zou treden hebben wij intensieve in-companytrainingen gedaan waarbij actuele bedrijfsdossiers werden getoetst aan de Omgevingswet; met als doel om bij vergunningverleners het inzicht te vergroten over de Omgevingswet om vragen van bedrijven of overheden makkelijker te kunnen tackelen. Positief is dat ondanks op de krapte op de arbeidsmarkt wij de mogelijkheid hebben gehad om twee vergunningverleners aan te nemen die ingewerkt worden om de werkzaamheden van twee gepensioneerde collega’s over te nemen. Ook hebben wij externe ondersteuning voor vergunningverlenende taken waardoor specifieke verplichtingen zoals actualiseringen konden worden uitgevoerd.
Dus ondanks het niet behalen van de productieve uren, is het beeld dat wij in-control zijn geweest over de uitvoerende taken. Toelichting toezicht en handhaving De vastgestelde beleidslijn, zoals de risicoanalyse voor uitvoering van periodieke controles, vastgelegd in het PxQ Rapport (2017), is niet volledig gevolgd. Dit is structureel, aangezien RUD Zeeland tot op heden onvoldoende middelen heeft om het toezicht volledig conform het vastgestelde beleid uit te voeren. De risico’s betekenen schade aan het milieu en leefomgeving op punten die mogelijk voorkomen hadden kunnen worden door tijdige uitvoering van toezicht volgens de vastgestelde beleidscyclus. De exacte (financiële) risico’s voor het bevoegd gezag, als gevolg van het onvolledig uitvoeren van vastgesteld beleid, zijn echter lastig te concretiseren of kwantificeren. Schade als gevolg van milieuovertredingen of -incidenten is niet voorspelbaar. Het bevoegd gezag alsook RUD Zeeland kan daarbij aansprakelijk worden gesteld voor (milieu)schade die ontstaat door het niet volgen van eigen beleid. Daarnaast kan het niet volgen van eigen beleidslijnen leiden tot vermindering in vertrouwen van burgers en bedrijven in het bevoegd gezag en RUD Zeeland in de uitvoering van correct milieutoezicht. Dit met het oog op het volgen van eigen vastgestelde beleidslijnen en op het gebied van rechtsgelijkheid.
RUD Zeeland prioriteert haar werk op basis van de hoog risicobedrijven (hoog risico bedrijven hebben hogere prioriteit dan laag risicobedrijven) en de specifieke (complexe) aandachtsdossiers. Sinds 2023 ook op basis van niet eerder uitgevoerd toezicht om eventuele (milieu)risico’s zoveel mogelijk te beperken en/of voorkomen. Daarnaast richten we ons op voorgedane incidenten. Op verzoek van het bevoegd gezag volgen we tevens ingediende ad-hoc verzoeken en casuïstiek op. Omgevingswet De projectgroep Omgevingswet stelde een Actieprogramma 2021 op en daarnaast werd een eerste aanzet gemaakt voor een beheerplan. De doelstelling van het Actieprogramma is gereed zijn voor het implementeren en het uitvoeren van de Omgevingswet binnen RUD Zeeland. Dit is inclusief Invoeringswet en de vier AMvB’s, waarbij vooraf afstemming plaatsvindt met de deelnemers vanuit hun doelstellingen. Voor 2022 is de landelijke lijst met de minimum vereisten leidend. Om de doelstelling te halen, stonden er voor de volgende mijlpalen diverse acties op de agenda voor 2022: -
Onderzoek bruidsschat (adviesrol RUD Zeeland aan deelnemers): in 2022 afgerond en gedeeld met alle deelnemers en toegepast bij gemeente Borsele Ontwikkelen producten Omgevingswet: de nieuwe producten zijn vastgesteld in AB d.d. 18 juli 2022, hoewel nog zonder kengetallen Oefenen met DSO: met alle deelnemers zijn testen gedaan om te zien of de aangevraagde activiteiten bij de juiste instanties terechtkomen; dit is succesvol getoetst
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
8
Jaarverslag en jaarrekening 2022
-
Afspraken maken over de rolverdeling tussen deelnemers en RUD Zeeland bij de omgevingstafel/vooroverleg /casemanagement: dit loopt in overleg met deelnemers. Webinars over omgevingstafel hebben plaats gevonden waardoor beter beeld ontstaat van benodigde competenties. Inmiddels is bekend dat de datum van inwerkingtreding van de Omgevingswet 1 januari 2024 is. Niettemin blijft ICT een belangrijke randvoorwaarde. Hiervoor werken we nauw samen met de softwareleverancier (Roxit) en de ICTondersteuning van Terneuzen. Vanwege de specifieke expertise op het gebied van vergunning, toezicht en handhaving, vroeg het provinciaal platform SpOZ ons om het voorzitterschap van de werkgroep VTH op ons te nemen. Deze werkgroep stelde een plan van aanpak en een actieplan op. Belangrijkste mijlpalen dit jaar zijn geweest het opleveren van een rekeninstrument voor milieuleges en de (succesvolle) test bij alle deelnemers of meldingen en vergunningaanvragen bij de juiste behandelaar terechtkomen.
2.2
PROGRAMMALIJN VERGUNNINGVERLENING
De onderstaande grafiek geeft de geleverde vergunningen en meldingen ten opzichte van de afspraken (raming) weer. Figuur 2-2
Omgevingsvergunningen en meldingen activiteiten besluit
Afhandeling vergunningprocedures In 2022 hebben wij 169 vergunningaanvragen (alle RE01-varianten) afgehandeld. In 2021 handelden we 146 vergunningen af. In het afgelopen jaar hebben wij gerapporteerd over de bijzonderheden bij vergunningverleningsprocessen in de individuele deelnemersrapportages. Van rechtswege verleende vergunningen Van de afgehandelde vergunningprocedures (RE01.4) handelden we vier vergunningen niet binnen de termijn af waardoor sprake was van rechtswege verleende vergunningen. Deze procedures behoorden bij één bedrijf. De beslistermijnen zijn verstreken zonder dat een besluit genomen is veroorzaakt doordat een onvoldoende afstemming is geweest in de dossieroverdracht. Dit is besproken met de betrokken deelnemer om dit in de toekomst te voorkomen. Actualiteit van het vergunningenbestand We hanteren een methode om vergunningen te toetsen op actualiteit van vergunningplichtige industriële inrichtingen. Een actuele vergunning biedt een goede bescherming voor het milieu en anderzijds is het zo, dat een actuele vergunning Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
9
Jaarverslag en jaarrekening 2022
een bedrijf meer houvast biedt bij eventuele bedrijfseconomische ontwikkelingen omdat zij niet geconfronteerd worden met eventuele aanpassingen in de bedrijfsvoering omdat vanuit regelgeving maatregelen noodzakelijk zijn. Op basis van een eerdere analyse (juli 2019) pasten we een risicogerichte benadering toe bij vergunningplichtige industriële bedrijven. De deelnemers hebben ingestemd met deze aanpak en budget beschikbaar gesteld. Op basis van de goedgekeurde programmatische aanpak zijn 27 actualisatietoetsingen verricht. Najaar 2022 kregen we steeds meer de indruk dat de Omgevingswet per 1 januari 2023 in werking zou treden. De wens is dat bedrijven met een redelijke recente vergunning of op actualiteit getoetste vergunning (met positief resultaat) zouden hebben bij het inwerking treden van de Omgevingswet. We hebben daarom gemeend om eind 2022 een extra inspanning te verrichten met behulp van ingehuurde adviseurs en hebben wij de toetsing voor 2023 naar voren gehaald waardoor 26 extra toetsingen zijn verricht. De uitwerking en de opvolging van alle actualisatietoetsingen loopt nog. Op basis van de analyse uit 2019 zijn er nu nog 85 locatiedossiers die een toetsing moeten ondergaan.
Daarnaast beoordelen wij bij een veranderingsvergunningen van zowel industriële als agrarische bedrijven tevens de actualiteit van de vergunningvoorschriften indien de onderliggende oprichting-/revisievergunning ouder is dan 10 jaar. In die situatie kan het bestaan dan tegelijkertijd met de voorschriften voor de veranderingsvergunning tevens de overige voorschriften worden geactualiseerd waarbij wij een geconsolideerd vergunningoverzicht samenstellen. Dit voorschriftenpakket is zodanig samengesteld dat er sprake is van een Altijd Actuele Digitale Vergunning (AADV).
Specifieke ontwikkelingen Naast het verlenen van vergunningen zijn er nog een aantal specifieke ontwikkelingen die een korte toelichting verdienen: SPUK Bodem PFAS aandachtslocaties Provincie Zeeland heeft voor het project PFAS aandachtslocaties een specifiek uitkering (SPUK) uit de SPUK bodem 2022 toegekend gekregen. Voor PFAS is onvoldoende in beeld of en waar lokale PFAS-bronnen zich bevinden en/of blootstelling heeft plaatsgevonden. Om inzicht te krijgen in de humane risico’s en de verspreiding van PFAS is het noodzakelijk om aanvullend onderzoek te doen. In 2022 is door de provincie en Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland een start gemaakt met de adviesaanvraag project PFAS aandachtslocaties. Dit betreft een adviesaanvraag Provincie Zeeland aan Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland met betrekking tot de inventarisatie van PFAS-aandachtslocaties. Dit betreft een project met een looptijd tot eind 2024 (conform aanvraag SPUK). Helsinki/Espoo De provincie Zeeland is geconfronteerd met een lozing van PFAS op de Westerschelde door een bedrijf in België. Dit heeft geleid tot een intensiveringring van de uitvoering op onze taken in het kader van de Verdragen van Helsinki en Espoo. Deze taken behelzen – kort gesteld – het beoordelen van effecten van bedrijven in België op het milieu in Zeeland. Voor een maximale toets wordt rekening gehouden met een benodigde capaciteit van ca.
4 fte. Een pilot die heeft gelopen van 1 september tot 31 december had als doel om een betrouwbaar beeld te krijgen van de werkelijk benodigde capaciteit. Met door de provincie beschikbaar gesteld budget is dit jaar vooruitlopend op de pilot één medewerker aangetrokken. Inmiddels is er meer uitzicht in de uitkomst van de pilot. Het beeld is om de huidige werkwijze te contineren en verdere afstemming te hebben met de Belgische overheidspartners om zo efficiënt en effectief mogelijk de advieswerkzaamheden te kunnen verrichten. Aansluitend daarop wordt in samenspraak met de grensgemeenten een pilot gestart waarbij burgers zo goed mogelijk kunnen worden geïnformeerd over ontwikkelingen die plaatsvinden in België. Ook hierbij zal contact worden gezocht met de Belgische overheidspartners. Provinciaal Milieuprogramma Voor het opstellen van het provinciaal Milieuprogramma hebben we input geleverd op diverse thema’s zoals bodem, lucht, geluid, etc. Dit traject kenmerkt zich door een prettige samenwerking en vroegtijdige betrokkenheid. Het Milieuprogramma is gereed en de uitvoering van taken die bij ons liggen gaan in 2023 starten. Voor nieuwe onderwerpen, zoals circulaire economie en licht zal nog moeten worden afgesproken wat de wederzijdse verwachtingen zijn.
Met name de monitoring van milieugegevens om de vorderingen richting de kwantitatieve doelstellingen van het programma te kunnen meten vraagt om aandacht. Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
10
Jaarverslag en jaarrekening 2022
Luchtvaart Het provinciale dossier Vliegveld Midden-Zeeland is een omvangrijk aandachtsdossier. De aanvraag voor de baanverdraaiing is vertraagd en er is in december een handhavingsverzoek m.b.t. de inzet van SAR helikopters ingediend. De ureninzet op de taak ‘luchtvaart’ is fors hoger uitgevallen dan begin 2022 was geraamd. De provincie dient in haar jaarplan 2023 rekening te houden met een continuering van deze (gevraagde) extra inzet. Bodemsanering In het kader van warme overdracht zijn drie extra locaties op de spoedlijst geplaatst. Deels is op deze locaties in 2022 al onderzoek uitgevoerd. Voor deze drie locaties is door de Rijksoverheid SPUK geld beschikbaar gesteld. Naar verwachting worden in 2023/ 2024 voor de locaties beschikkingen genomen. Het verlenen van beschikkingen is in 2022 door een aantal ingrijpende personele wisselingen in een verdere vertraging gekomen. Om dit zoveel mogelijk op te vangen, is er extra inhuur geregeld. De zorgen over de te krappe capaciteit op bodemtaken zullen ook in 2023 nog blijven bestaan. Pas met het invoeren van de Omgevingswet kunnen we de benodigde capaciteit goed bepalen. Zeer Zorgwekkende Stoffen In 2021 hebben wij al diverse bedrijven (die vallen onder het bevoegd gezag van provincie Zeeland) benaderd om informatie aan te leveren met betrekking tot het gebruik van Zeer Zorgwekkende Stoffen (ZZS).
De destijds verkregen informatie betrekken wij bij vergunningverlening en de taken voor toezicht en handhaving. De landelijke aanpak van ZZS wordt gevolgd waarbij wij de ontwikkelingen volgen en indien nodig stemmen wij de verdere aanpak met betreffende stakeholders af. Specifieke aandacht is er voor PFAS. De aanpak van PFAS wordt enerzijds programmatisch opgepakt en anderzijds worden individuele bedrijven aangesproken. Het beleid en de Best Beschikbare Technieken met betrekking tot de aanwezigheid van PFAS-componenten in lucht en/of water zijn in ontwikkeling waardoor bedrijven geconfronteerd kunnen worden met onduidelijkheid over de aanpak of een voorlopige aanpak voor een korte termijn. De staat op gespannen voet met bedrijfsinvesteringen en de wens van bedrijven om invulling te geven aan hun zorgplicht. Om de problematiek te bespreken en een oplossingsrichting te verkrijgen (zeker bij bestaande reeds vergunde processen) vergt afstemming en inzet van allerlei stakeholders. BRIKS Op 9 juli 2020 is in het bestuurlijk overleg over BRIKS-taken voor provinciale bedrijven tussen provincie Zeeland en de Zeeuwse gemeenten een principeakkoord genomen over de werkwijze vanaf 1 januari 2021. Uitgangspunt voor het principeakkoord is dat gemeenten, in opdracht van de omgevingsdiensten, de advisering voor alle provinciale BRIKStaken verzorgen.
RUD Zeeland coördineert deze taken vanuit het wettelijk uitgangspunt dat de provincie het bevoegd gezag is wat betreft BRIKS-taken voor provinciale bedrijven en dat de provincie de BRIKS-besluitvorming heeft gemandateerd aan de omgevingsdiensten. Om de provinciale BRIKS-taken te kunnen en mogen uitvoeren moet worden voldaan aan de kwaliteitseisen VTH2.2. Daarom is er een samenwerkingsovereenkomst opgesteld tussen iedere gemeente, DCMR Milieudienst Rijnmond en RUD Zeeland. Daarmee is de specifieke kennis geborgd die nodig is voor de werkzaamheden ten behoeve van de BRIKS-taken. Op verzoek van provincie Zeeland is vanaf 1 januari 2021 reeds gestart met de implementatie van de werkwijze en wordt het proces afgestemd met de gemeenten, de provincie en de DCMR Milieudienst Rijnmond. In de afgelopen jaren is zowel ervaring opgedaan met het vergunningverleningsproces als met processen in het kader van toezicht en handhaving. Onderdeel van het principeakkoord is dat er een evaluatie zou plaatsvinden van de samenwerking. De eindevaluatie zou tegelijk zijn met het in werking treden van de Omgevingswet. Met het uitstellen van deze Wet is ook de eindevaluatie opgeschort. Eind 2022 is ambtelijk op provinciaal en gemeentelijk niveau afgesproken om over te gaan tot een eindevaluatie. Ambtelijk is het beeld dat de werkprocessen goed op elkaar aansluiten.
Dit neemt echter niet weg dat er verbeterpunten zijn gesignaleerd waaraan gewerkt dient te worden. Toch is in de afgelopen twee jaar vertrouwen in elkaar verkregen om de huidige werkmethodiek te continueren en bestaat dan ook niet de noodzaak om de uitvoering van de provinciale BRIKS-taken op een andere wijze te laten verrichten. Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
11
Jaarverslag en jaarrekening 2022
2.3
PROGRAMMALIJN TOEZICHT EN HANDHAVING
De doelstelling van programmalijn Toezicht en Handhaving van RUD Zeeland is om tot een kwalitatief goede en eenduidige uitvoering van de overgedragen milieutaken toezicht en handhaving in Zeeland te komen. We voeren adequaat toezicht uit op de wet- en regelgeving en treden waar nodig handhavend op volgens de Landelijke handhavingsstrategie (LHS). Wat hebben we gedaan? Geleverde uren Onderstaande grafiek geeft een selectie van de geleverde uren per product weer ten opzichte van de afspraken (raming). Naleving (hercontroles en handhaving), klachten en incidenten krijgen voorrang op onze overige werkzaamheden. De realisatie in 2022 ligt dan ook hoger dan de raming. Figuur 2-3
Ureninzet Inspecties, klachten en handhaving
Inspecties Klachten Handhaving
Raming 30.602 2.307 2.483
Realisatie 26.060 4.341 5.792
Aandachtdossiers Een aandachtdossier is een dossier waarbij er sprake is van een urenbesteding van 50 uur of meer en de overschrijding van de kentallen voor dat betreffende bedrijf meer dan 200% bedraagt. Hiervoor zijn diverse oorzaken aan te wijzen: • • •
overtredingen / situaties / klachten waarbij frequente monitoring gewenst is; ernstige milieuovertredingen / delicten waardoor er een strafrechtelijke / bestuurlijke procedure moet worden gestart; controlefrequentie van de betreffende inrichting is te laag, waardoor er veel bijsturing van het bedrijf nodig is om weer op het gewenste milieu aandachtniveau te komen;
In 2022 zijn er 80 aandachtdossiers die hier aan voldoen. Acht meer dan in 2021 (72). Het aantal zeer intensieve dossiers (> 200 uur) neemt toe van vier naar zeven stuks. Deze zeven dossiers zijn bekend bij de betreffende deelnemers. Drie dossiers zijn in 2022 tot een goed einde gebracht en vallen terug in het reguliere toezichtsregime. Bij twee dossiers is er nog steeds sprake van verhoogde aandacht en voor twee dossiers is intensieve monitoring op dit moment nog steeds noodzakelijk. De inzet voor aandachtdossiers kan per deelnemer per jaar variëren en met name de intensieve dossiers Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
12
Jaarverslag en jaarrekening 2022
kunnen leiden tot significant hogere inzet voor een deelnemer. Op basis van historische gegevens is de verwachting naar de toekomst dat het aantal aandachtdossiers toeneemt. Geleverde producten Toezicht en handhaving Onderstaande grafiek geeft een selectie van de geleverde producten weer ten opzichte van de afspraken (raming). De weergegeven werkelijke uitvoering en de geraamde producten betreft de optelsom van de geleverde producten en gemaakte afspraken met individuele deelnemers. Figuur 2-4
Toezicht en handhaving levering aantallen producten
Aantallen producten 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 Periodieke inspecties
Hercontroles Raming
Productvarianten (in aantallen) Periodieke inspecties Hercontroles Klachten en meldingen Last onder dwangsom
Realisatie
Raming 2.003 908 1218 54
Klachten en meldingen
Last onder dwangsom
In uitvoering
Realisatie 1.525 949 1714 242
In uitvoering 542 780 309 33
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
13
Jaarverslag en jaarrekening 2022
Toezicht Risicogericht werken betekent: de inzet daar plegen waar het nodig of wenselijk is. In 2022 gaven we prioriteit aan het uitvoeren van hercontroles en handhavingsacties, zoals voornemen Last onder Dwangsom. In 2022 is branchegericht werken ingezet bij de vlees- en visverwerkende bedrijven, houden van dieren en afvalwater beheer (metaal). Periodiek komen de inspecteurs samen om de resultaten, aanpak en ervaringen te bespreken. Zo kunnen we de branchegerichte aanpak doorontwikkelen. Klachten en meldingen Door de aard van de klachten gaan we richting de toekomst onze klachtenprocedure doorontwikkelen conform de PDCAcyclus. Figuur 2-5
Afgehandelde milieuklachten
Handhaving In het VTH beleid is opgenomen dat wij bij het constateren van een overtreding handhaven volgens de Landelijke handhavingsstrategie (LHS) (Bron: VTH - Beleid Zeeland 2021 deel A en B, blz 23). Iedere overtreding toetsen we aan de LHS en positioneren we in de interventiematrix. In de LHS is in bijlage 2 een toelichting opgenomen van interventies van licht naar zwaar. Hierbij is bijvoorbeeld opgenomen dat de last onder dwangsom gebeurt volgens zorgvuldig te volgen stappen. In het algemeen is de eerste stap een bestuurlijke waarschuwing, dit houdt in het bekend maken van het voornemen om een last onder dwangsom op te leggen met een hersteltermijn en de mogelijkheid zienswijzen in te dienen. Wanneer er een hersteltermijn gegeven wordt, zal er een hercontrole uitgevoerd moeten worden om na te gaan of er gebruik gemaakt is van de hersteltermijn. Handhavingsverzoeken In 2022 constateerden we een stijging van het aantal handhavingsverzoeken. Zo behandelden we in 2022 een aantal handhavingsverzoeken met betrekking tot de aanwezigheid van PFAS bij bedrijven, geluidsuitstraling en stofemissies. De behandeling van handhavingsverzoeken drukt op de huidige beschikbare juridische capaciteit van de afdeling toezicht en handhaving.
Strafrechtelijk handhaven De aard van de geconstateerde overtredingen en klachten maakt het noodzakelijk dat we ook op juridisch vlak richting de toekomst gaan doorontwikkelen conform de PDCA-cyclus.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
14
Jaarverslag en jaarrekening 2022
Andere toezichtstaken Toezicht op energiebesparing Het terugdringen van CO2-emissie moet onder andere komen van energiebesparing in de sectoren industrie en landbouw en bij instellingen. Maar ook in de toename van de energie-efficiency en inzet van duurzame energiebronnen. De energiebesparingsplicht is een verplichting voor bedrijven en instellingen. In 2022 is gekeken naar hoe energiecontroles in de toekomst structureel geborgd kan worden. We kwamen met een voorstel hoe de RUD de deelnemers doelgericht kan ondersteunen in de doorontwikkeling van de energietransitie en het toezicht daarop. Tevens hebben we in 2022 een inspecteur aangetrokken die zich specifiek bezig houdt met energietoezicht. Ondermijning Vanuit het plan van aanpak ‘Rol en taken RUD Zeeland op gebied van ondermijning’ is er goedkeuring gekomen voor uitbreiding van de VTH-capaciteit. Dit betreft zowel uitbreiding van de reguliere werkzaamheden met het aandachtsgebied ondermijning, alsook het creëren van bewustwording onder alle vergunningverleners en toezichthouders. Zodat zij signalen kunnen herkennen en op de juiste wijze actie kunnen ondernemen. Daarnaast kwam er in 2022 capaciteitsuitbreiding voor deelname aan integrale controles en grotere onderzoeken. De RUD Zeeland doet hier op verzoek van de ketenpartners aan mee.
Het doel is bewustwording op gebied van ondermijning organisatie breed te implementeren en te fungeren als oog- en oorfunctie voor de ketenpartners van de RUD Zeeland. Asbest Het asbestteam werkt, zoals uit de evaluatie in 2020 naar voren kwam, meer risicogericht en informatie-gestuurd. Het aantal administratieve controles is daardoor lager, maar er is meer gecontroleerd bij saneringen, vooral die saneringen die worden uitgevoerd door minder bekende saneringsbedrijven. Dit alles heeft ertoe geleid dat in 2022 weer een aantal interessante zaken ontdekt en opgepakt zijn. Verder is de samenwerking met andere omgevingsdiensten in het Zuidelijk Keten Casus Overleg voortgezet. Op die manier worden kennis en ervaring met andere diensten in Zuid-Nederland gedeeld. Groene wetten Het jaar 2022 was een uitdagend jaar wat betreft de inzet richting samenwerkingspartners en beleidstaken. Lange tijd zijn een deel van de coördinatie- en regietaken ondergebracht bij meerdere collega’s. De omstandigheden zijn bekend bij het bevoegd gezag en de samenwerkingspartners. In dit kader mogen we positief vooruitkijken naar het jaar 2023, waarin we de nodige taken weer voortvarend, efficiënt en positief kunnen oppakken. Daarnaast zijn er een aantal overtredingen geconstateerd vanwege de aanwezigheid van beschermde diersoorten, zoals de wezel en de rugstreeppad.
In sommige gevallen zijn de werkzaamheden stilgelegd, al dan niet door zelfregulatie of door toepassing van spoedeisende bestuursdwang. Zeeland kent relatief veel (15) en omvangrijke Natura 2000 gebieden. Deze gebieden zijn wijdverspreid door de hele provincie. In het vrije veld hielden in 2022 twee koppels toezicht. Zeeland kent ook een hoge recreatiedruk en inspecteurs constateren in toenemende mate overtredingen. Door de grote afstanden tussen de Natura 2000 gebieden en het beperkt aantal inspecteurs voor het vrije veld, is het toezicht beperkt. Ook kunnen de inspecteurs onvoldoende opvolging geven aan klachten en meldingen. Dit alles leidde ertoe dat de inspecteurs grip verliezen op het toezicht op naleving van de groene wetten. In 2022 is een voorstel gekomen om de grip op het toezicht weer terug te krijgen. Dit doen we onder andere door het versterken van het risicogericht en preventief toezicht. In 2023 zal een verdiepingsslag gemaakt worden op het voorstel. Zwembaden/zwemwater Ook in 2022 zorgde de Japanse kruiskwallen in het Veerse Meer voor jeuk bij zwemmers. Hiervoor zijn op het Veerse Meer een aantal waarschuwingsborden neergezet. Bij zwembaden gaven we meer aandacht aan de jaartoetsen. Het jaar door moet de waterkwaliteit op voldoende niveau zijn. Een aantal zwembaden was in overtreding. Zij zijn hierop aangeschreven. Deloitte Accountants B.V.
Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
15
Jaarverslag en jaarrekening 2022
Beleidsmatige thema’s Onderwerpen die de aandacht hebben gehad in 2022 binnen de afdeling toezicht & handhaving: • • • • •
Probleemanalyse (de probleem- en risicoanalyse stelt prioriteiten voor toezicht) LHS (Toepassen en borgen van werkproces LHS) Openbaarheid handhavingsinformatie Preventie (naleving van regels vergroten) Doorontwikkeling risicogericht en informatie gestuurd werken: onder meer via branchegerichte aanpak.
Tabel 2-2
KPI’s Toezicht en handhaving Omschrijving
KPI
Uitvoering geplande periodieke controles
99% van het aantal geplande periodieke controles voeren we uit.
76%
We besteedden meer uren aan niet geplande/ ad hoc zaken. Dit gaat ten koste van de uitvoering van periodieke controles.
Hercontroles
99% van hercontroles voeren we uit.
100%
Uitgangspunt is dat we alle hercontroles uitvoeren.
2.4
Realisatie Toelichting t/m 31-12-2022
OVERZICHT BATEN EN LASTEN PROGRAMMA MILIEU
In het onderstaande overzicht staan de lasten van het programma Milieu waarbij een ‘V’ staat voor voordeel en een ‘N’ voor Nadeel. Tabel 2-3 Lasten en baten programma Milieu 2022 2022 Begroting na wijziging
2022 Gerealiseerd
2022 Verschil
V/N
Lasten Personele lasten Reis- en verblijfkosten Inhuur personeel van derden Overige directe kosten Materiële budgetten Totaal
6.684 168 1.286 99 1.466 9.703
6.731 150 1.095 188 1.089 9.253
48 -17 -191 88 -377 -449
N V V N V V
Baten Overige inkomsten Materiële budgetten Totaal
-1.466 -1.466
-133 -1.089 -1.222
-133 377 244
V N N
Saldo
8.237
8.031
-206
V
Programma Milieu (bedragen * € 1.000)
Een toelichting op de baten en lasten en een analyse van de resultaten staat in de paragraaf Analyse Rekeningresultaat.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
16
Jaarverslag en jaarrekening 2022
3 OVERZICHTEN 3.1
OVERHEAD
Tabel 3-1
Overhead 2022 Omschrijving (bedragen * € 1.000)
2022 Begroting voor wijziging
2022 Wijziging
2022 Begroting na wijziging
2022 Gerealiseerd
2022 verschil
V/N
3.329 3.329
346 346
3.676 3.676
3.400 3.400
-275 -275
V V
-16 -16
-50 -50
-66 -66
-136 -136
-70 -70
V V
3.313
296
3.609
3.264
-345
V
Lasten Overhead Totaal lasten Baten Overhead Totaal baten Totaal saldo
3.2
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN
Onder de algemene dekkingsmiddelen nemen we de bijdragen van de deelnemers op. Tabel 3-2
Lasten en baten Algemene dekkingsmiddelen 2022 Algemene dekkingsmiddelen (bedragen * € 1.000)
2022 Begroting na wijziging
2022 Gerealiseerd
2022 Verschil
V/N
-722 -722
-993 -993
-271 -271
N V
Baten Deelnemersbijdrage Subsidie-opbrengsten Onttrekkingen reserves
-11.089 -153
-10.144 -56 -103
945 -56 50
N V N
Totaal
-11.242
-10.302
940
N
Saldo
-11.964
-11.295
669
N
Lasten Resultaat Onvoorziene lasten Totaal
ONVOORZIEN De directeur van RUD Zeeland mag beschikken over onvoorzien tot een bedrag van € 25.000 per besluit. In 2022 zijn 2 posten als een begrotingswijziging ten laste van dit budget geboekt. Oorspronkelijke budget wat € 155.000. In 2022 zijn een geluidsmeter (€ 12.000) en kosten voor een onderzoek naar de organisatiestructuur (€ 25.000) ten laste van dit budget geboekt op de desbetreffende kostenplaats. Het uiteindelijke niet benutte bedrag is € 118.000.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
17
Jaarverslag en jaarrekening 2022
4 PARAGRAFEN In het Besluit Begroting en Verantwoording zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen te weten: - lokale heffingen; - weerstandsvermogen en risicobeheersing; - onderhoud kapitaalgoederen; - financiering; - bedrijfsvoering; - verbonden partijen; - grondbeleid. Deze paragrafen zijn niet allemaal relevant voor RUD Zeeland. In deze jaarrekening zijn de volgende paragrafen opgenomen: Bedrijfsvoering,, Financiering en Weerstandvermogen & Risicobeheersing.
4.1
BEDRIJFSVOERING
Bouwsteen Structuur Kwaliteitscriteria 2.2 De toetsing op de verplichte kwaliteitscriteria 2.2 is in 2022 afgerond. Het definitieve rapport met bevindingen is voorzien van verder onderbouwing en toelichting. Met de rapportage toont de RUD haar opdrachtgevers dat zij voor de uitvoering van de VTH taken als ‘robuust’ is aan te merken. De rapportage maakt tevens duidelijk op welke (vier) onderdelen nog verbeteracties uitgevoerd moeten worden. Deze verbeteracties zijn meegenomen in het vervolgtraject. Belangrijk punt is om bij in-, uit- en doorstroom van medewerkers de totaal aanwezige kennis op niveau te houden. ISO-certificering Sinds 2017 is RUD Zeeland ISO9001 gecertificeerd. Deze internationale norm toont aan dat het kwaliteitsmanagementsysteem op orde is. Om dit daadwerkelijk te toetsen, wordt er jaarlijks een interne en externe audit uitgevoerd. Hoewel de interne audit door een RUD medewerker uitgevoerd mag worden, besteden we dit toch uit omwille van de onafhankelijkheid van dergelijk bedrijf. Uit de interne audit komen altijd verbeterpunten, zo ook dit jaar. Op deze verbeterpunten zijn acties gezet, om zo tot een nog hogere kwaliteit te komen van onze producten en diensten. De externe audit moet verplicht door een daartoe erkend bedrijf worden uitgevoerd. Deze audit heeft niet geleid tot tekortkomingen, hetgeen inhoudt dat we nog steeds op de goede weg zijn.
Wel zijn er ter suggestie enkele verbetermogelijkheden aangedragen. Deze worden indien haalbaar zo veel mogelijk opgepakt. Privacywetgeving Op gebied van privacy zijn weer stappen gezet om nog vollediger te voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Een nieuwe Functionaris Gegevensbescherming is geregistreerd in het register bij de Autoriteit Persoonsgegevens, welke onafhankelijk toezicht houdt op het naleven van de AVG-voorschriften binnen de organisatie. De samenwerking met Terneuzen is op dit gebied geïntensiveerd, wat onder andere heeft geleid tot betere afspraken en meer duidelijkheid over wie wat moet doen. Om de medewerkers bewuster te maken van de privacywetgeving is in begin 2022 een voorlichting per team gegeven. Nieuwe medewerkers krijgen consequent bij het on-boarden een presentatie over AVG. Hoewel de procedure Melden datalekken reeds in 2018 vastgesteld is, werd er in de praktijk weinig tot niets gemeld. Vanwege het opnieuw onder de aandacht brengen van deze procedure zijn er in 2022 enkele datalekken gemeld welke volgens de procedure zijn afgehandeld. Anonimiseren documenten Ook in 2022 zijn er weer volop documenten geanonimiseerd op basis van de AVG. Het betreft dan stukken welke persoonsgegevens bevatten en naar externen worden verzonden of worden gepubliceerd. Het anonimiseren wordt Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden.
Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
18
Jaarverslag en jaarrekening 2022
uitbesteed aan een extern bedrijf waardoor dit van de eigen medewerkers minder productie uren kost. Deze extra werkzaamheden zijn geen onderdeel van de vastgestelde kengetallen. Wet open overheid Digitaal werken is bij de RUD vanaf het begin van de oprichting omarmd. Nieuwe taken als gevolg van invoering van de Wet elektronisch publiceren (Wep) en de Wet open overheid (Woo) pakken we op. De extra capaciteit die hiervoor ingezet moet worden gaat ten koste van uren die gepland waren voor het primaire proces. Deze bovengenoemde extra werkzaamheden in het kader van de Wep, Woo, maar ook het anonimiseren zijn geen onderdeel van de betreffende kengetallen. Tevens hebben we geen invloed op het aantal ingediende Woo-verzoeken. Afgelopen jaren zien we een toename van het aantal Woo-verzoeken. Een aantal jaren geleden ontvingen wij gemiddeld 5 verzoeken per jaar, inmiddels is dit opgelopen tot 10 per jaar. Daarbij komt dat naast het aantal verzoeken ook de omvang en complexiteit van deze zaken sterk toeneemt. Dit maakt deze verzoeken soms zeer tijdrovend voor de diverse medewerkers welke aan dit verzoek meewerken. Een goed proces hoe zorgvuldig en efficiënt om te gaan met de aanvragen draagt bij aan transparantie. Beleid en het aanwijzen van de wettelijk verplichte contactpersonen zorgen voor een goede inbedding in de organisatie.
Afgelopen periode zijn we bezig geweest om te inventariseren hoe we deze extra werkzaamheden beter vorm kunnen geven. Duidelijk is geworden dat dit wederom extra werkzaamheden zijn, welke in het verleden minder omvangrijk waren. Er zal verder worden gewerkt aan het optimaliseren van het proces inzake de informatie- en Woo-verzoeken. De collega’s worden intern voorgelicht over de Woo, er is een training Woo gevolgd en er staan nog cursussen op de planning. Een plan van aanpak is grotendeels gereed wat beschrijft welke impact de Woo op onze organisatie heeft. Afhankelijk daarvan zullen in 2023 nog concretere stappen worden gezet op gebied van de Woo. Wat hierbij wel vertragend werkt, is de algemene, landelijke onduidelijkheid welke nog heerst over onder andere het publiceren van stukken. Archivering Het proces om te komen tot een goed proces voor archiveren, maar ook de vraag wie de verantwoordelijk daarvoor draagt, is nog gaande. De bewustwording dat de gegevens in ons systeem van groot belang zijn groeit nu de archivering nog niet is uitgewerkt. Bij de conversie naar het nieuwe VTH-zaaksysteem Rx Mission is extra tijd en aandacht gegaan naar de archiefgegevens. Bouwsteen Cultuur Corona Werken in de nieuwe werkelijkheid waarbij we hebben geleerd om optimaal gebruik te maken van de verschillende mogelijkheden om ons werk te doen.
Thuiswerken werd gecombineerd met op kantoor werken, maar ook vergaderingen en opleiding vindt weer fysiek plaats. Er wordt dan gesproken over hybride werken. De mogelijkheden om hybride te vergaderen zijn nog niet beschikbaar in ons kantoor. Er wordt voor bijeenkomsten meer gebruik gemaakt van faciliteiten bij onze deelnemers en externe locaties. Nieuwe website Eind 2021 is de nieuwe website live gegaan. Gedurende het jaar is er veel content toegevoegd, waardoor deze steeds aantrekkelijker wordt voor eventuele bezoekers. De werkgroep website overlegt periodiek wat er actueel is en of er nog zaken vernieuwd moeten worden, dan wel aangepast. Ook wordt zo nodig geanticipeerd op de ontwikkelingen op milieugebied, op zowel regionaal als landelijk gebied. Onze nieuwe website wordt daarnaast steeds beter gemaakt in het kader van digitale toegankelijkheid. Dit betekent dat we er alles aan doen om ervoor te zorgen dat de website toegankelijk is voor zo veel mogelijk mensen, waaronder mensen met een beperking. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat we gebruik maken van heldere taal, grote lettertypen en alternatieve tekst voor afbeeldingen en de mogelijkheid om pagina’s voor te laten lezen, zodat de website ook toegankelijk is voor mensen met een visuele beperking.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
19
Jaarverslag en jaarrekening 2022
Bouwsteen Mensen Instroom/ uitstroom/ doorstroom Het afgelopen jaar stroomden 22 mensen in bij de RUD. Door de werving breder uit te zetten en te investeren in opleiding binnenshuis hebben we deze versterking tot stand kunnen brengen. Veel nieuwe collega’s hebben bij binnenkomst niet het gewenste kennis en ervaringsniveau, maar worden eerst opgeleid en begeleid. De capaciteit die daarvoor nodig is zowel van cursist als begeleider gaat ten koste van productieve en dus factureerbare uren. De salariskosten lopen uiteraard wel door. Op dit moment nemen we het verlies in productie tijdens de opleiding voor lief. De ontstane vacatures op het terrein van financiën en juridisch advies en beleid vragen om extra wervingscapaciteit. In 2022 zijn vier medewerkers met pensioen gegaan, vijf collega’s verlieten de organisatie om andere redenen en 12 collega’s zijn intern doorgestroomd. Ons personeelsbestand kent ultimo 2022 101 medewerkers op de loonlijst. Doordat we de magische grens van 100 medewerkers passeren, komen we in een nieuwe categorie voor een aantal regels. Zo zal de ondernemingsraad uitbreiden en vallen we voor het Klimaatakkoord in de categorie grote organisaties. Dit betekent dat we door slim dan wel schoon woon-werk en zakelijk verkeer, bijdragen aan vermindering van de CO2-uitstoot.
Werving en selectie Door de krapte op de arbeidsmarkt zijn in het afgelopen jaar onze vacatures breder uitgezet. Op extreem moeilijk te vervullen vacatures hebben we het instrument headhunter ingezet. Verzuim Het ziekteverzuim heeft afgelopen jaar flink geschommeld. Tot de zomer lag het cumulatieve percentage boven de landelijke norm van 5,6. In september doken we daar nog onder. Helaas kende het vierde kwartaal een flinke stijging en stond ultimo 2022 het percentage op 9,14%. De gewone griep had duidelijk zijn impact. De trend door het jaar heen is landelijk terug te zien, echter de jaarpercentage is ten opzichte van het landelijke cijfer voor openbaar bestuur en overheden een stuk lager. Dat ligt namelijk op 6,1%. Het management heeft veel aandacht voor het verzuim. Er is sprake van relatief veel langdurig verzuim, bij een beperkt aantal medewerkers en weinig werk gerelateerd verzuim. De meldingsfrequentie over het hele jaar ligt op 1,54. Dit komt overeen met de landelijke cijfers. De meldingsfrequentie is de verhouding tussen het aantal verzuimgevallen en het aantal personeelsleden. Grafiek 8 Ziekteverzuim
Bouwsteen Middelen Vervanging Squit XO De livegang van het nieuwe VTH-applicatie Rx.Mission is samen met de invoering van de Omgevingswet steeds uitgesteld. De samenloop van deze beide veranderingen is in de loop van 2022 losgelaten. Er is nog geen zekerheid of dit Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden. Behorend bij controleverklaring d.d. 6 juni 2023
20
Jaarverslag en jaarrekening 2022
tijdig gaat lukken. De stuurgroep en projectgroep hebben aan de hand van planningen zicht op de voortgang. Ruimte voor tegenslagen is er niet in de huidige planningen. Voor de livegang van Rx.Mission is zijn de nodige testen ingepland om een adequate werking van alle noodzakelijke koppelingen en verantwoorde data-migratie te borgen. Dit is noodzakelijk om de continuïteit van onze taakuitvoering en de administratie verwerking ervan. ICT De nieuwe serveromgeving heeft op het terrein van de werking van de ICT-voorziening positief uitgewerkt. Verdergaande digitale mogelijkheden vraagt ook een stevigere, maatwerk ondersteuning op het terrein van hard- en software. Dit speelt bij het verwerken van geluidsopnamen, zware grafische applicaties, maar ook bij dronebeelden. Digitaal vergaderen is inmiddels ingeburgerd, voor goed hybride te kunnen vergaderen wordt nog op de levering van apparatuur gewacht.